iged.it n°1/13

GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DIGITALI

ISSN 1720-6618

FOCUS Amministrazione digitale

APPROFONDIMENTI La mobility in ambito business

SCENARI Il digitale e la scuola

EVENTI OMAT Milano 2013

Anno XXI - Primo trimestre 2013 LO/0690/2008

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La stampa entra in una nuova dimensione.

MILANO, 21 / 22 / 23 maggio 2013 Politecnico di Milano / Campus Bovisa / Aula Carlo De’ Carli

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Make, RepRap, 3Dprinting ... le sigle sono diverse ma il risultato è comune: la stampa di oggetti tridimensionali con stampanti a getto di materia. In rete, le informazioni al riguardo si moltiplicano rapidamente.

MakeForum nasce con l’obiettivo di dimostrare concretamente come oggi si possa dare vita a oggetti fisici con un semplice click, grazie ai più innovativi sistemi di stampa tridimensionale.

Una vera rivoluzione per innumerevoli settori industriali, come architettura, edilizia, gioielleria, meccanica, medicina, moda, nautica.

MakeForum: stampa 3d, vantaggi al cubo.

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SCUOLA DEL DESIGN Organizzazione: ITER S.r.l. - Via Rovetta, 18 - 20127 Milano (MI) - tel. +39 02 2831161

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EDITORIALE 01-2013

2013, GRAN BELL’ANNO

Editore

ITER srl www.iter.it Direttore Responsabile

Domenico Piazza A questo numero hanno collaborato:

Chiara Borea, Giancarlo Butti, Carlino Casari, Paolo Catti, Stefano Foresti, Roberto Guarasci Nello Iacono, Martijn Iseger, Daniele Marazzi, Romano Menicacci, Christian Mondini, Claudia Nasuti, Francesco Pucino, Benedetto Renelli, Pierluigi Ridolfi, Claudio Rorato, Gianni Sandrucci, Teresa Sibilio, Marco Tognetto, Davide Valotti.

Responsabile segreteria di Redazione

Petra Invernizzi Redazione

iged.it

Via Rovetta, 18 20127 Milano TEL: +39 02.28.31.16.1 FAX: +39 02.28.31.16.66

iged@iter.it www.iter.it/iged.htm Progetto Grafico

housegrafik info@housegrafik.com www.housegrafik.com Stampa

Ingraph Srl Seregno (MI)

Autorizzazione del Tribunale di Milano n.

157 del 7 marzo 1992. La tiratura di questo numero è di N. 10.000 copie. Pubblicità inferiore al 45%. Non si restituiscono testi e materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell’Editore.

L’elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze. Ogni articolo firmato esprime esclusivamente il pensiero di chi lo firma e pertanto ne impegna la responsabilità personale. Le opinioni e più in genere quanto espresso dai singoli autori non comporta alcuna responsabilità per l’Editore.

Saranno i 3.000 e più anni di storia, saranno le migliaia di miliardi di euro di debito accumulato per lo più negli ultimi venti anni, sarà che “... Chist’è ‘o paese d’ ‘o sole...” ma noi italiani siamo in genere abitudinari, poco propensi ai grandi cambiamenti e all’innovazione, eppure questo 2013 ce ne sta portando molte, moltissime e ... “stimolanti”.

Il debito pubblico è enorme, ben maggiore dei 2.020 miliardi di euro che abitualmente si citano in quanto nel totale mancano i debiti delle Regioni, dei Comuni e delle società di loro pertinenza ... c’è chi stima che solo Regioni e Comuni aggiungano un debito di circa 300 miliardi mentre le società sottoposte sono una voragine non quantificata.

A tutto questo si aggiunge il fatto che lo Stato, le Regioni, i Comuni e le società o agenzie di loro pertinenza hanno un debito di centinaia di miliardi verso le imprese; forse si contabilizza la spesa, ma certamente non la si paga. Insomma, uno Stato in bancarotta.

Dopo la recente votazione, che ha visto un partito nuovo e assente dalla televisione diventare il primo partito (singolo, senza apparentamenti) per voti raccolti, assistiamo alle corse per ridurre gli sprechi da parte di tutti gli altri e ci domandiamo: ma dov’erano questi partiti fino a ieri? Chi mungeva la vacca? E chi custodiva la stalla?

Ma veniamo al nostro piccolo: “piccolo è bello” purtroppo non è più vero, occorre crescere di dimensione, fare veramente squadra e battere territori nuovi ... insomma, anche chi ha più di XX anni di edizioni, come iged.it, deve fare startup, cioè innovare e anche noi non ci sottraiamo a questa necessità generale.

Da un lato ITER (il nostro editore) lancia un nuovo progetto www.makeforum.it dedicato alla produzione additiva o stampa 3D, e dall’altro, nell’ambito di OMAT360, avviamo un nuovo tema: la Gestione dei Dati Territoriali digitali, argomento che coinvolge tutti gli aspetti in termini di riconoscimento, interpretazione, digitalizzazione, archiviazione ed utilizzo di questa fonte sempre più importante di informazioni. Sul prossimo numero di iged.it ne parleremo ampiamente grazie agli esperti ed alle imprese del settore.

Infine, ma certamente non meno importante, l’appuntamento di OMAT Milano che vede un’agenda molto interessante ed attuale, una mostra rinnovata ed assai utile per aggiornare gli investimenti fatti o per farne di nuovi e, altra novità di quest’anno, ben due libri editi da Iter che si potranno acquistare ad OMAT a condizioni di favore: Documenti digitali, a cura di Roberto Guarasci e Antonietta Folino, pagg. 500, ISBN 97888-903419-3-9, e Dalla carta alle nuvole, di Giancarlo Butti, pagg. 280, ISBN 9788-88-903419-2-2 Gran bell’anno questo 2013!

Domenico Piazza direttore responsabile iged.it P. S. Una interessante novità per i nostri lettori:

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INTERVISTA

06

La vision di HP: prima le persone, poi la tecnologia

Intervista a Luca Motta, Printing Category Director, Printing and Personal Systems, Hewlett-Packard Italiana

LUCA MOTTA

Director Business Printing Category Director, Printing and Personal Systems, HewlettPackard Italiana Articolo a pagina 06

FOCUS

47

La cartella clinica digitale

E la scheda paziente informatizzata

48

Centri Servizi

Istruzioni per innovarsi e sopravvivere alla crisi (parte 1)

08

Amministrazione digitale

Le leggi ci sono, ma mancano le norme di attuazione SCENARI

13

Scienze del documento Quale futuro ci aspetta?

ROBERTO GUARASCI

Università della Calabria Articolo a pagina 13

Il digitale e la scuola Istruzioni per l’uso

Smart Cities

L’innovazione a servizio di uno sviluppo sostenibile APPROFONDIMENTI

25

La mobility

In ambito business

29

Privacy

Il nuovo Regolamento UE

Amministratore Unico, Bremp Articolo a pagina 48

52

Un nuovo e innovativo approccio alla gestione documentale

Una gestione documentale user friendly con più controllo e meno sforzo ... grazie ai metadati

18

22

BENEDETTO RENELLI

MERCATO

36

I commercialisti e le ICT Un matrimonio che s’ha da fare!

54

Endorser

Conosciamolo meglio!

DALLE AZIENDE

57

Soluzioni per la Business Integration Gestire i documenti digitali ed i processi aziendali con soluzioni perfettamente integrate in SAP EVENTI

61

OMAT: la rivoluzione digitale si fa strada

La prossima edizione si terrà a Milano il 17 e 18 Aprile: ecco le prime anticipazioni

65

Non è solo la crisi 39

La PEC diventa intelligente CARLINO CASARI

Responsabile del trasferimento tecnologico per il settore ISOC del CRS4 Articolo a pagina 22

Ormai tutte le aziende utilizzano la PEC, ma le singole caselle PEC possono non bastare per sfruttare al massimo i vantaggi della dematerializzazione

40

La Dematerializzazione dei DDT È possibile!

ESPERIENZE

43

Anche la carta sta ammazzando la tua azienda RECENSIONI

66

L’Associazione Amici dell’Accademia dei Lincei edita in occasione dell’anniversario dell’unità d’Italia nel 2011 “Canti e poesie per un’Italia unita” e “L’unità d’Italia dalle pagine della gazzetta ufficiale”

Agra editrice pubblica l’annuario dell’industria alimentare in Europa

La dematerializzazione

L’esempio dell’e-procurement per la PA

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intervista

La vision di HP: prima le persone, poi la tecnologia Intervista a Luca Motta, Printing Category Director, Printing and Personal Systems, Hewlett-Packard Italiana DI STEFANO FORESTI

Abbiamo incontrato Luca Motta per parlare delle strategie di HP rispetto agli scenari di mercato attuali e futuri.

Quali sono oggi le principali esigenze dei vostri clienti?

Per quanto riguarda il mondo printing and computing systems, oggi le esigenze dei clienti di HP sono principalmente due.

La prima esigenza è quella di gestire un’infrastruttura già installata nel modo più efficiente possibile, controllando i costi di esercizio e governando al meglio la convergenza tra analogico e digitale che ha caratterizzato questi ultimi anni. Possiamo definire “consolidamento” questo primo aspetto.

La seconda è la gestione dell’informazione all’interno di un sistema di Document Management. Qui le variabili in gioco sono innumerevoli, a partire dal livello di intervento richiesto: le nostre soluzioni devono essere integrate in un ecosistema già esistente (e se sì, quale?), oppure si tratta di studiare e implementare l’infrastruttura da zero? Molto dipende dalla struttura aziendale e dalle sue dimensioni, ma non solo: i processi di business interessati possono essere estremamente differenti, come differenti possono essere i livelli di intervento. Il denominatore comune comunque può essere identificato nell’esigenza di ottimizzare costi e risorse, ridurre gli sprechi e aumentare la competitività.

HP dispone di un portfolio di soluzioni veramente com-

... “l’innovazione sta rendendo sempre più accessibili i benefici della tecnologia, spostandosi decisamente verso un concetto di servizio”...

LUCA MOTTA Printing Category Director, Printing and Personal Systems, Hewlett-Packard Italiana

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pleto, che va dal soddisfacimento delle semplici esigenze di stampa, all’acquisizione di informazioni, fino alla gestione dell’intero ciclo di vita dell’informazione.

come quello che stiamo attraversando, la creatività è un fattore sempre più determinante. Anche per far fronte ai nuovi scenari incontro cui andremo, HP ha ripreso a investire fortemente in ricerca e sviluppo.

Qual è oggi la posizione di HP sul mercato?

Non a caso siamo stati i primi a sviluppare il concetto di e-print e a renderlo disponibile su tutte le nostre stampanti, anche di fascia consumer. Grazie a questa tecnologia, ogni device è dotato di un proprio indirizzo email, al quale possono essere inviati i documenti per la stampa utilizzando il nostro cloud proprietario. In questo modo, i documenti sono disponibili sempre e ovunque. Anche in questo caso, il fine non è la tecnologia: ciò che conta sono le risposte alle esigenze dei nostri clienti.

Da un lato, HP si pone come fornitore di soluzioni a livello globale, dall’ambito domestico alle realtà più complesse e strutturate, offrendo competenza in ogni fase della gestione.

L’esperienza acquisita sul campo e la varietà dell’offerta fanno di HP un partner affidabile per ogni tipo di esigenza.

L’approccio di HP per la gestione documentale è del tipo Software As a Service, ed è stato portato alla massima espressione in seguito all’acquisizione di Autonomy, dando vita a un sistema di information management estremamente scalabile, in grado di adattarsi anche alle esigenze delle piccole e medie imprese. Il software in questione si chiama CM Flow Professional ed è in grado di governare il flusso di informazioni dall’acquisizione alla gestione, grazie all’integrazione con il cloud proprietario di HP e con il potentissimo motore di ricerca IDOL. Ovviamente tutte le nostre soluzioni supportano l’utilizzo in mobilità e consentono la condivisione e la collaborazione, senza trascurare i massimi standard di tracciabilità e sicurezza.

L’estrema scalabilità e flessibilità ci consente di essere competitivi e di proporre un’offerta tecnologica avanzata di prodotti e soluzioni HP. Per HP, l’informazione è un bene aziendale in grado di potenziare il business.

Come interpretate l’attuale ruolo della tecnologia?

Le nuove tecnologie permetteranno sempre di più agli attori di cambiare ruolo. Chi era fornitore diventerà cliente, chi era cliente diventerà fornitore. La trasformazione è già in atto da tempo: abbiamo visto aziende tradizionali diversificare la propria offerta verso settori lontani dal loro core business.

Qual è il ROI medio delle soluzioni HP? Dipende molto dal tipo di business e di infrastruttura.

Mediamente il ritorno dell’investimento avviene in un periodo di 18-24 mesi. Tuttavia, in alcuni casi si rientra in meno di un anno: ad esempio, i tablet con firma grafometrica sviluppati su piattaforma Windows 8 sono in grado di apportare benefici davvero consistenti a diverse attività, come ad esempio le banche, le assicurazioni e il settore dell’ospitalita’ alberghiera.

In questi casi, il ROI può avvenire in tempi molto ridotti.

Che cosa possiamo aspettarci dalla partecipazione di HP a OMAT in qualità di main sponsor?

Nel corso della sessione plenaria di apertura illustreremo la nostra vision e parteciperemo al dibattito durante il talk show.

Nelle sessioni successive, approfondiremo le nostre soluzioni nello specifico, a partire dalla nostra piattaforma di content distribution in grado di raccogliere i dati da più sorgenti, armonizzarli e raggiungere una profilazione dell’utente di ultima generazione.

Inoltre, porteremo le nostre soluzioni più innovative di printing, software e mobility il linea con le strategie di HP.

Questo perché l’innovazione sta rendendo sempre più accessibili i benefici della tecnologia, spostandosi decisamente verso un concetto di servizio. Ad esempio, sempre più spesso le grandi organizzazioni di utilities offrono servizi innovativi, che integrano il cloud e la mobilità per percorrere nuove strade di business. In questo senso, più che di un’evoluzione tecnologica, si tratta di un’evoluzione del rapporto fornitore/cliente.

Questo scenario apre enormi opportunità di sinergia per la realtà di HP, che fa dell’esperienza e del know how i propri punti di forza. In un periodo di crisi economica

STEFANO FORESTI

Marketing communication, ITER

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focus

Amministrazione digitale

Le leggi ci sono, ma mancano le norme di attuazione DI PIERLUIGI RIDOLFI

Nell’ultimo numero di questa rivista abbiamo tracciato una prima analisi del Decreto-Legge 179/12 dopo la sua conversione in legge, il cosiddetto “Sviluppo 2”, e abbiamo messo in risalto due aspetti negativi: su un piano formale la sua mostruosa lunghezza e complessità, su un piano sostanziale il rinvio frequentissimo a decreti di attuazione. Come è ben noto, in assenza di tali decreti le norme non sono applicabili: la legge si riduce allora a un’esibizione di dottrina giuridica senza alcuna futura rilevanza sullo sviluppo del Paese. Quella legge ha ormai tre mesi: un vecchio proverbio dice che non si può fare tutto in un giorno, ma che non dovrebbe passare un giorno senza che si sia fatto qualche cosa. Nel nostro caso il proverbio risulta clamorosamente in difetto, perché è diffusa la percezione che in questi tre mesi non sia accaduto nulla.

Lo stesso organismo chiave, il motore della legge, la tanto attesa Agenzia per l’Italia digitale, è lungi dall’essere operativa. È vero che c’è un Direttore, ma lo sanno solo gli addetti ai lavori: il sito dell’Agenzia è nudo e rimanda ancora a DigitPA, con il “vecchio” management. E allora, se l’Agenzia non è operativa, chi predispone la parte tecnica – che è poi la sostanza – dei decreti di attuazione Gli uffici legislativi dei Ministeri? Non è così, non è mai stato così. A questi uffici compete

l’impianto giuridico del decreto, ma il contenuto - che è essenzialmente tecnico - non può che essere predisposto da un organismo tecnico. Così, in passato, nel campo dell’Amministrazione digitale, funzionavano l’Aipa e successivamente il Cnipa e DigiPA; analogamente, in campo fiscale nei riguardi del MEF, si comportava - e si comporta ancora - l’Agenzia delle Entrate.

In sintesi, mi sembra che si sia fermato tutto. Colpa della crisi politica in atto? Solo in parte, perché il problema della scarsa priorità data alle norme di attuazione esiste da tempo e il moltiplicarsi delle norme lo ha esasperato. Come uscire allora da questa situazione di stallo?

Prima di proporre delle soluzioni, vale la pena esaminare in dettaglio il quadro normativo, almeno per quanto riguarda il tema dell’Amministrazione digitale sul quale c’è il conforto di una pluriannuale esperienza: sugli altri temi introdotti dal Decreto sulla crescita, occorrerà ancora tempo per sedimentare idee e valutare soluzioni.

Il CAD, dopo le numerose modifiche apportate dal DecretoLegge sopra citato, prevede ben 32 DPCM (Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri), di cui è stata pubblicata in G.U. solo una piccola parte. Tenuto conto che alcuni DPCM possono essere riuniti, per

analogia di argomenti, in un unico provvedimento, ne mancano ancora almeno una ventina. In più sono previsti vari Decreti ministeriali, dei quali pure non ci è evidenza di pubblicazione.

La tabella a fianco riassume la situazione, che è particolarmente intricata. Innanzi tutto, il frequente riferimento alle “regole tecniche di cui all’articolo 71” comporta ogni volta l’esigenza di un DPCM: anche se non è escluso che, in caso di argomenti affini, il DPCM possa essere uno solo. Questo potrebbe essere il caso di quanto previsto ai vari articoli sui documenti informatici e sulla firma digitale. La materia ha avuto una grande evoluzione nel corso degli otto anni di vita del CAD, ma è stata ben disciplinata solo la parte che riguarda la firma elettronica. Per gli altri argomenti (formazione e conservazione dei documenti), vi sono state numerose bozze di regole tecniche arrivate fin quasi alla soglie del parto, che poi, per un motivo o per l’altro, sono miseramente abortite. Pertanto, su questa materia così vitale per la gestione degli archivi informatici vale ancora - incredibile! - la vecchia delibera Cnipa n. 11 del 2004.

Per quanto riguarda la firma elettronica, l’ultima modifica al CAD in materia introduce anche il concetto, da alcuni fortemente voluto ma anche molto contestato, di “firma

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Articoli del CAD in cui sono richiesti decreti di attuazione

2. Finalità e àmbito di applicazione.

3-bis. Domicilio digitale del cittadino.

Sintesi del contenuto dell’articolo in relazione ai decreti richiesti Con DPCM sono stabilite le modalità, i limiti ed i tempi di applicazione delle disposizioni del CAD alla Presidenza del Consiglio dei Ministri.

Con DPCM sono stabilite le modalità, i limiti ed i tempi di applicazione delle disposizioni del CAD all’Amministrazione economica-finanziaria Con D. Min. Interno ecc. sono definite le modalità di gestione e utilizzo dell’Anagrafe della popolazione residente..

5. Effettuazione dei pagamenti con modalità informatiche.

Con D. MEF da pubblicare entro il 1° marzo 2013 sono definiti i micro-pagamenti.

5-bis. Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche.

Con DPCM sono adottate le modalità di attuazione.

6-bis. Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti.

Decreto MSE, da emanare entro 60 giorni, per definire le modalità di accesso e di aggiornamento.

11. Registro informatico degli adempimenti amministrativi per le imprese.

Con DPCM sono stabilite le modalità di coordinamento, di attuazione e di accesso al Registro.

18. Conferenza permanente per l’innovazione tecnologica.

DPCM per disciplinare il funzionamento della Conferenza.

20. Documento informatico.

Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici, nonché quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata, e le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico sono stabilite ai sensi dell’articolo 71 (DPCM) Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell’articolo 71 (DPCM).

21. Documento informatico sottoscritto con firma elettronica.

D. MEF per stabilire modalità per assolvere obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

22. Copie informatiche di documenti analogici.

DPCM per individuare particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico.

23-bis. Duplicati e copie informatiche di documenti informatici.

23-ter. Documenti amministrativi informatici.

I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71 (DPCM) Le copie e gli estratti informatici del documento informatico hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71 (DPCM) Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite con DPCM

28. Certificati qualificati.

Con DPCM sono stabilite le modalità per inserire le qualifiche in un certificato separato.

30. Responsabilità del certificatore.

Il certificato qualificato può contenere limiti d’uso chiaramente evidenziati nel certificato secondo quanto previsto dalle regole tecniche di cui all’articolo 71 (DPCM).

34. Norme particolari per le pubbliche amministrazioni e per altri soggetti qualificati.

Con DPCM sono definite le categorie di terzi e le caratteristiche dei certificati qualificati rilasciati a terzi da parte delle PA.

35. Dispositivi sicuri e procedure per la generazione della firma.

Con DPCM è fissato lo schema nazionale per la valutazione e certificazione di sicurezza nel settore della tecnologia dell’informazione.

38. Trasferimenti di fondi

Il trasferimento in via telematica di fondi tra pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è effettuato secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 (DPCM).

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39. Libri e scritture.

40. Formazione di documenti informatici.

I libri di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 (DPCM).

Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le regole tecniche di cui all’articolo 71 (DPCM).

DPCM per fissare la data dalla quale viene riconosciuto il valore legale degli albi ecc. su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei.

41. Procedimento e fascicolo informatico.

Regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell’articolo 71 (DPCM).

42. Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni.

Sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71 (DPCM)

43. Conservazione dei documenti.

I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 (DPCM).

44-bis. Conservatori accreditati

I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza, chiedono l’accreditamento presso Agenzia Italia Digitale (ma occorre DPCM di cui all’art. 43).

51. Sicurezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle pubbliche amministrazioni

Le modalità che garantiscono l’esattezza, la disponibilità, l’accessibilità, l’integrità e la riservatezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture sono individuate ai sensi dell’articolo 71 (DPCM).

55. Consultazione delle iniziative normative del Governo.

Con DPCM sono individuate le modalità di partecipazione del cittadino alla consultazione gratuita in via telematica.

59. Dati territoriali.

60. Base di dati di interesse nazionale.

62. Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR).

63. Organizzazione e finalità dei servizi in rete.

65. Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.

Con DPCM sono stabilite composizione e funzionamento del il Comitato per le regole tecniche sui dati territoriali delle PA e contenuto delle banche dati.

DPCM per individuarle.

DPCM per realizzarla.

La PA deve adottare strumenti idonei alla rilevazione immediata, continua e sicura del giudizio degli utenti, in conformità alle regole tecniche da emanare ai sensi dell’articolo 71 (DPCM).

DPCM per individuare i casi in cui è richiesta la sottoscrizione mediante firma digitale.

DPCM per definire caratteristiche e modalità di rilascio della CIE.

66. Carta d’identità elettronica e carta nazionale dei servizi.

71. Regole tecniche.

73. Sistema pubblico di connettività (SPC).

CIE e CNS possono essere utilizzate quali strumenti di autenticazione telematica per l’effettuazione di pagamenti tra soggetti privati e pubbliche amministrazioni, secondo le modalità stabilite con le regole tecniche di cui all’articolo 71 (DPCM).

Le regole tecniche previste nel presente codice sono dettate, con decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) o del Ministro delegato per la pubblica amministrazione e l’innovazione, di concerto con i Ministri competenti, sentita la Conferenza unificata di cui all’articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, ed il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, previa acquisizione obbligatoria del parere tecnico dell’Agenzia Italia Digitale, in conformità ai requisiti tecnici di accessibilità di cui all’articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4 Le regole tecniche del Sistema pubblico di connettività sono dettate ai sensi dell’articolo 71 (DPCM).

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elettronica avanzata con valore giuridico” che però, in difetto delle relative norme tecniche, è come se non esistesse. Vi è anche da notare che l’assenza dei decreti relativi alla conservazione dei documenti inficia l’applicabilità delle norme sulla qualificazione dei conservatori accreditati, che, con tempestività e correttezza, DigitPA aveva a suo tempo predisposto.

Sono stati invece pubblicati fulmineamente i DPCM relativi all’articolo 2, che sono di marginale utilità generale ed estremamente semplici.

Di DPCM importanti pubblicati c’è solo quello relativo al SPC, richiamato dall’articolo 73.

Quali proposte allora? Ne vedo due sole, collegate fra loro, fondamentali, e riguardano il Governo: la prima, avere il coraggio di mettere effettivamente in moto l’Agenzia per l’Italia digitale, dotandola delle risorse quantitative e qualitative necessarie per il suo corretto funzionamento e garantendole il supporto politico indispensabile per un’autonomia di valutazione e di proposta, premessa per la sua autorevolezza; la seconda, coinvolgere l’Agenzia nella fase di costruzione delle norme e affidarle la predisposizione di tutti i decreti di attuazione.

Faccio un esempio: il decreto sullo sviluppo all’articolo 1 sorprendentemente reinventa la carta di identità elettronica (CIE) e la apre ai servizi in questo modo: “Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta del Ministro dell’interno e del Ministro dell’economia e delle finanze, di concerto con il Ministro della salute, con il Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione e con il Ministro delegato per l’innovazione tecnologica, d’intesa con la Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le regioni, e le province autonome di Trento e di Bolzano, ai sensi dell’articolo 3 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, sentita l’Agenzia per l’Italia digitale, è disposto

anche progressivamente, nell’ambito delle risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, l’ampliamento delle possibili utilizzazioni della carta d’identità elettronica anche in relazione all’unificazione sul medesimo supporto della carta d’identità elettronica con la tessera sanitaria, alle modifiche ai parametri della carta d’identità elettronica e della tessera sanitaria necessarie per l’unificazione delle stesse sul medesimo supporto, nonché al rilascio gratuito del documento unificato, mediante utilizzazione, anche ai fini di produzione e rilascio, di tutte le risorse disponibili a legislazione vigente per la tessera sanitaria.

Le modalità tecniche di produzione, distribuzione gestione e supporto all’utilizzo del documento unificato, nel rispetto di quanto stabilito al comma 1, sono stabilite entro sei mesi con decreto del Ministro dell’interno, di concerto con il Ministro dell’economia e delle finanze, con il Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione e con il Ministro delegato per l’innovazione tecnologica e, limitatamente ai profili sanitari, con il Ministro della salute”.

La spiegazione politica di tale provvedimento è che si tratterebbe di una semplificazione burocratica perché in questo modo si risparmia una “card”: infatti, invece di due card, una per l’identità (CIE) e l’altra per servizi (CNS) se ne avrebbe solo una, la CIE, aperta ai servizi.

La realtà è del tutto diversa: inserire l’accesso ai servizi sulla CIE è complicatissimo: avere due card invece di una è un fatto banale, visto che ciascuno di noi, per varie esigenze, ha nel portafoglio mediamente già 5-10 card (Carta di credito, bancomat, carta sanitaria, carta fedeltà supermercato, carta aziendale, ecc.).

Il problema è vecchio di almeno dieci anni e periodicamente rinasce, rendendo lentissima – come è sotto gli occhi di tutti – la diffusione della CIE, la cui esistenza sarebbe l’unica parte valida della norma. Solo se l’Agenzia per l’Italia digitale, invece di limitarsi a rispondere al “sentita” della norma, potesse intervenire

con autorità, spiegare perché la norma è sbagliata e proporre un’altra soluzione, si potrebbe risolvere il problema. Mi sembra anche evidente che, quando ci sono tanti ministeri coinvolti, solo un Ente terzo, che si sia guadagnato rispettabilità, potrebbe intervenire per mediare e costruire una corretta soluzione.

Altrimenti è tanto tempo perso, come sta accadendo

PIERLUIGI RIDOLFI

Già membro del collegio dell’Aipa e successivamente del Cnipa; già Presidente della Commissione interministeriale per la dematerializzazione

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scenari

Scienze del Documento

Quale futuro ci aspetta?

DI ROBERTO GUARASCI

Nel dicembre 2012, anche a seguito di pressanti richieste delle associazioni professionali e di categoria, l’ISTAT ha aggiornato la sua classificazione delle professioni (<http:// cp2011.istat.it/>) inserendone un gruppo relative alla comunicazione ed alla gestione documentale. Tra di esse quella del Terminologo, del Documentalista e del “Conservatore dei documenti digitali” prevista quest’ultima - fin dal 2005, dall’art.

44 bis del Decreto legislativo 82 del 7 marzo 2005 Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Il dettato legislativo prescriveva che questi operasse in sinergia con un’altra figura, prevista fin dal 2000, il “responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”. In en-

trambi i casi le competenze richieste prevedevano un mix di saperi che difficilmente trovava riscontro nei percorsi formativi delle università italiane se si eccettuavano sporadici casi di percorsi di presunta specializzazione post laurea nei quali si cercava – con risultati non sempre ottimali – di colmare le evidenti lacune tecnologiche di pubblici dipendenti con skill quasi sempre economicogiuridici. Se si prova a leggere in maniera comparata l’incipit del D.P.R. 428/98 con quello del citato D.P.R. 445/00 che lo sostituisce si coglie l’intento specifico del legislatore di marcare l’evoluzione del sistema di protocollo verso un più complesso sistema di gestione documentale indicando, contestualmente, una necessaria evoluzione delle compe-

tenze degli addetti, perfettamente in linea con lo scenario europeo, ma ragionevolmente in controtempo rispetto a quello nazionale.

Il responsabile della conservazione, per come anche si evince dai requisiti richiesti da DIGITPA, con la Circolare 29 dicembre 2011, n. 59, a coloro i quali intendono iscriversi all’albo dei conservatori accreditati, dovrebbe possedere competenze «a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione dei documenti informatici e della dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate e che sia in grado di rispettare le norme del CAD e le regole tecniche previste dall’art. 43 del CAD in materia di iged.it 01.2013

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sistema di conservazione di documenti informatici». Identici sono i requisiti previsti dall’art. 5 della Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali nelle quali regole si specifica in aggiunta, al comma 4 dello stesso articolo, che «nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati».

Le competenze e le figure professionali, quindi, sono puntualmente e ragionevolmente definite. Non così i “luoghi” nei quali acquisirle.

Fino ad oggi, alle scelte non sempre lungimiranti del sistema formativo nazionale si aggiungeva anche una difficoltà formale. In Italia - come notavamo poc’anzi - la classificazione delle professioni è redatta periodicamente dall’Istituto Nazionale di Statistica (ISTAT) ed è per la massima parte allineata con la ISCO - International Standard Classification for Occupations - standard di classificazione delle professioni elaborato dall’ILO - International Labour Organization -. Nel gennaio 2012 il Ministero dell’Università

e della Ricerca Scientifica (MIUR) con nota del 31 gennaio 2012, protocollo n. 169 relativa all’offerta formativa 2012-2013 ha, per la prima volta, «definito un protocollo d’intesa MIUR-ISTAT, con l’obiettivo di integrare il progetto Sistema informativo sulle professioni con le informazioni inserite nella banca dati dell’Offerta Formativa (OFF), al fine di fornire un più efficace strumento di orientamento per gli studenti».

Ciò nel tentativo di regolamentare l’estrema variabilità delle titolazioni e dei contenuti formativi dei percorsi di studio universitari, costruendo una riferibilità tra le figure professionali in uscita e le richieste del mondo del lavoro. Nella progettazione di un percorso di studi diventava quindi obbligatorio il perfetto allineamento tra le figure professionali in uscita e la classificazione delle professioni che – come già detto - ha inserito il Conservatore dei documenti digitali solo dal dicembre 2012, colmando un vuoto quasi decennale tra la prescrizione normativa e il recepimento della figura professionale. Eppure oltre alle previsioni di obbligatorietà il complesso quadro normativo nazionale dalla Legge 241/90 in poi, per continuare con il Decreto Legislativo 150/09 e finire con la Legge 221/2012, da molti anni presupponeva sempre di più la disponi-

bilità di informazioni quantitative da parte dei decisori delle pubbliche amministrazioni non mai esplicando compiutamente a quali profili curricolari queste crescenti attività erano in carico. La corretta realizzazione del ciclo delle performance o l’applicazione delle norme per il contrasto alla corruzione nelle pubbliche amministrazioni - per citarne solo alcune - non possono prescindere dalla disponibilità puntuale ed aggiornata dell’informazione documentale.

La realizzazione del Fascicolo Sanitario Elettronico previsto espressamente come obbligo dalla citata Legge 221/2012 non è realizzabile senza una corretta definizione degli oggetti documentali che lo compongono ed in assenza di una codifica standardizzata delle informazioni necessarie per evitare ambiguità ed errori in situazioni critiche e di emergenza. Esso poi altro non è che un sottoinsieme del più generale Fascicolo del Cittadino del quale l’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente costituisce l’ineliminabile presupposto, alla stessa stregua del Fascicolo dello Studente, del Fascicolo Previdenziale, ecc. Unica Anagrafica con basket documentali settoriali a somiglianza di quanto accadeva nelle strutture documentali analogiche nelle quali si realizzavano un fascicolo e tanti sotto fascicoli, partizioni logico-fisiche del primo del quale - nel cartaceo - si percepiva materialmente l’unicità e la riconducibilità parte-tutto nella materialità dei contenitori che racchiudevano gli atti. In un punto preciso della storia della nazione l’inefficienza e l’elefantiasi della macchina burocratica dello Stato è stata però personificata nella gestione cartacea dei procedimenti amministrativi, quasi come se un supporto scrittorio potesse, per la sua stessa natura, essere il responsabile di inadeguatezze strutturali di ben altra origine e dimensione.

A ciò si aggiunga che i sistemi informativi della pubblica amministrazione, fin dal loro nascere, saranno spesso considerati semplici gestori di processi contingenti dei quali non sempre si riuscirà a cogliere

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la visione d’insieme anche per la frammentarietà e disorganicità delle singole realizzazioni. Le competenze professionali richieste seguiranno questa artificiale dicotomia tra il tecnicismo del dato e la concettualità dei contenuti.

La visione efficientista, che vedeva nella produzione legislativa specializzata e nell’uso massivo dell’informatica uno dei modi per ovviare alla inadeguatezza dei servizi offerti dall’amministrazione pubblica, determinò la convinzione che il contenuto dell’azione amministrativa fosse ipostatico, ovvero trasferibile liberamente in “contenitori” tra loro diversi non tenendo in nessun conto l’esperienza umana ed il contesto socio-culturale nel quale l’azione stessa si era originariamente collocata ne, tantomeno, i mezzi tecnologici utilizzati.

Miliardi a raffica contro la burocrazia. Servono per i computer che renderanno veloci rimborsi IVA, pratiche di pensione, rinnovo patenti, titolava il «Corriere della Sera» del 4 maggio 1993; Lo Stato gioca la “carta” dell’ informatica per ridare efficienza alla pubblica amministrazione, sempre il «Corriere della Sera» del 15 dicembre 1994.

Su questo substrato la profonda crisi politica del paese nei primi anni Novanta ottunde la capacità programmatoria di lungo respiro e accentua stereotipi e modelli duali che hanno avuto una vita spesso commisurata alle risorse stanziate per la loro sperimentazione. La divaricazione sempre più marcata tra dati/informazioni e documenti se da un lato ha protratto nel tempo l’ambiguità semantica e concettuale tra i due termini ha anche attenuato gli effetti del taylorismo informativo nei pubblici uffici rendendo meno evidente la costruzione dell’ufficiofabbrica di molte realtà private ed è stata perciò spesso accettata se non incoraggiata.

In quegli anni l’informatica diventò quindi l’alfiere di una “nuova Italia” anche perché l’industria nazionale, spesso produttrice di apparati più che di soluzioni, intravide in quella

favorevole contingenza una opportunità difficilmente ripetibile di conquistare definitivamente un mercato gestito dall’offerta e non dalla domanda. Non il ripensamento di una società in transizione verso il digitale ma un digitale applicato in maniera posticcia ad una amministrazione che apparentemente lo subiva ma in effetti lo rifiutava, non riuscendo a percepirne le motivazioni, la logica e, prima di tutto non avendo evidenza dei miglioramenti reali nella gestione dei procedimenti amministrativi. Sono gli anni delle centinaia di miliardi di vecchie lire destinate al progetto Giacimenti culturali. Quasi trent’anni dopo - nel 2012 - resta la considerazione della Corte dei conti, nella memoria del procuratore generale Salvatore Nottola al giudizio sul rendiconto dello Stato «Nonostante vari tentativi di giungere a una stima attendibile dei beni culturali, non esiste oggi una catalogazione definitiva specie per i reperti archeologici.

Inoltre, per i grandi musei statali non esiste una stima del valore delle opere possedute».

Questo precario equilibrio riuscirà a sopravvivere senza grandi traumi fino alla fine del decennio, complice anche la preminenza data al documento digitalizzato più che al digitale nativo. All’avvento del nuovo millennio eventi internazionali di grande impatto mediatico evidenzieranno l’impossibilità del perdurare della separazione. Il ruolo delle mail nella mancata previsione del fallimento della Enron [2001] e la funzione dei social network nell’affaire Strauss-Kahn [2011] saranno solo i punti estremi di una diversa percezione della inevitabile riconsiderazione della dualità tra il documento ed i suoi avatar: dati e informazioni. Purtroppo gran parte dei danni erano già stati fatti e la contrazione generale delle risorse limiterà la possibilità di correzioni e ripensamenti organici degli scenari.

L’esplosione informativa dei decenni successivi determinerà una rapida evoluzione del modello di organizzazione e gestione della conoscenza sia dal punto di vista della

struttura che dei tempi di riposta.

Ad un modello sostanzialmente gerarchico, piramidale, se ne sostituirà rapidamente uno reticolare e multicentrico nel quale il valore e la determinazione dei nodi cognitivi, le categorie, non saranno stabili o a variabilità lenta, ma tenderanno ad assumere una dinamica sempre più accelerata all’interno della quale non sempre sarà possibile individuare con certezza una logica associativa.

Dai legami deboli di Granovetter ci si incammina verso i lampi di Barabasi.

Mentre in altre nazioni il termine Documentazione o Scienze del Documento si fonde naturalmente con quello di Scienze dell’Informazione, in Italia il concetto di information science o di sciences et techniques de l’information et de la documentation è diventato un Giano bifronte: da un lato l’Informatica e dall’altro l’Ingegneria dell’informazione entrambe sostanzialmente autoconsistenti. Il Documentalista e le Scienze della Documentazione sono spariti senza lasciare nemmeno traccia nel lessico d’uso. Pochissimi si sono addolorati per la perdita perché è mancata anche la memoria di quello che era stato e di quello che poteva essere.

Ancora una volta le università non hanno fatto eccezione e non sono state estranee al più generale processo di disallineamento delle competenze, ma anzi lo hanno in molti casi perpetuato pienamente allineandosi al trend del paese. Le Scienze dell’Informazione hanno assunto una connotazione esclusivamente tecnicistica e saperi umanistici e saperi tecnologici, lungi dal completarsi, si sono rigidamente divisi e l’idea - di per sé corretta - della valutazione prevalentemente quantitativa ha fatto il resto. Costruiti degli ambiti disciplinarmente circoscritti all’interno dei cui confini culturali era necessario chiedere di essere valutati in ordine alla scientificità della propria produzione e della propria attività di ricerca si è accelerato un processo di ripiegamento. I pochi tentativi di trasversalità esistenti sono caduti davanti allo spettro dell’eterodossia e della non congruità. Il panorama dei iged.it 01.2013

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corsi di studio universitari ha espunto la gran parte delle sinergie tra le scienze del testo e del documento e le scienze dell’informazione, lasciando al mondo extra universitario la formazione e l’acquisizione delle competenze non solo obbligatorie, ma sempre più richieste dalla società civile e dal mondo delle imprese.

Lontano e di più ampia portata risuona il monito dell’Unione Europea della necessità di una comune politica per la gestione delle competenze e dei posti di lavoro in ambiente digitale con l’avvertenza di una fortissima carenza di figure professionali entro il 2015. Periodicamente però riaffiorano dei “lampi”. Google nel 2012 riscopre Paul Otlet come teorico del web, la metafora dei Linked Open Data è quella di un “cervello del mondo” cara al Mundaneum ed all’Istituto Internazionale di Bibliografia, i Knowledge Worker di Peter Drucker, così come i Documentalisti del Centro Nazionale di Documentazione del C.N.R. negli anni ’50 estrapolano informazioni dai diversi media per aumentare la catena del valore, il processo di creazione della conoscenza teorizzato da Nonaka e Takeuchi orientato all’estrazione di informazioni dall’interno delle organizzazioni, presenta fortissime similitudini con gli assiomi di base della Documentazione della prima metà del secolo scorso. Del Resto W. Boyd Rayward aveva già suggerito che le teorie di Otlet e dei suoi contemporanei costituivano le teorie di base delle scienze dell’informazione, specificando poi che “accettiamo che scienza dell’informazione sia un termine ora convenzionalmente adottato sulla base dei tentativi degli ultimi cinquanta anni o quasi per studiare in modo formale e rigoroso procedimenti, tecniche, condizioni ed effetti che si rendono necessari per migliorare l’efficacia dell’informazione, variamente definita e compresa, come dispiegata ed usata per una serie di scopi connessi ai bisogni individuali, sociali e collettivi”. Ciò però non individua una ragion d’essere delle scienze del Documento ma ne connota al più l’essere state la base teorica di una

multiforme produzione intellettuale che, presentando significative aree di sovrapposizione, si è poi evoluta secondo direttive di sviluppo proprie sia in ragione della finalità d’uso che delle diverse matrici filosofiche e concettuali di partenza. La ridefinizione di un ruolo e di uno spazio risiede però proprio nel riconoscere il valore di queste necessarie aree di sovrapposizione culturale con altri ambiti disciplinari, riappropriandosi del ruolo di mediazione informativa non più tra il documento e l’utente finale, ma tra i documenti e il web dei dati. Fin dal suo nascere il documentalista - o comunque vogliamo oggi chiamarlo - è stato legato ai dati e non ai documenti, all’informazione e non ai supporti materiali. L’estrazione ed elaborazione dell’informazione documentale, la costruzione delle strutture di classificazione ed i formalismi di rappresentazione sono sicuramente alcuni degli elementi di una nuova frontiera verso la quale andare con la certezza che la figura professionale non sarà più monolitica ma dovrà necessariamente disaggregarsi in unità professionali che condividono una base comune di conoscenze e delle abilità peculiari del dominio prevalente. “L’un des élements du changement doc devrait être repésenté par le concept collaboration”1, afferma l’International Council on Archives, testimoniando come la consapevolezza stia progressivamente estendendosi a tutte le scienze del testo e del documento. L’evoluzione del web e l’aumento della pervasività del digitale che, inizialmente, hanno rappresentato un momento di rottura diventano ora un elemento di spinta alla riappropriazione di un ruolo ed alla definizione di una nuova mappa epistemologica delle competenze in un universo virtuale nel quale è sempre più pressante la richiesta di sinergie, di collegamenti, di strutture di classificazione delle quali il Memex di Vannevar Bush rappresenta l’archetipo.

Nella prima metà dell’Ottocento il capitano William Allen in navigazione sul Niger scoprì che i tamburi

parlanti usati dagli indigeni “primitivi” erano tonali e disambiguavano il significato mediante frasi di contesto. Trasmettevano frasi intere e complesse contestualizzate non parole semplici o messaggi standardizzati di avvertimento, di gioia o di paura. Erano in grado di creare neologismi e di esprimere significati complessi. Nello stesso periodo Samuel F.B. Morse era alle prese con il suo codice telegrafico che doveva viaggiare lungo i fili del telegrafo.

Anche in questo caso ognuno ignorava l’esistenza dell’altro, lontani dal sogno visionario di Xanadu, metafora di un mondo atomicamente disaggregato nel quale cercatori di piste con diverse uniformi e diversi nomi convergono verso un unico punto d’arrivo percorrendo insieme solo brevi tratti del cammino.

Avranno le università la lungimiranza di raccogliere la sfida e tracciare il cammino?

NOTE 1 JOAN BOADAS I RASET, De Quoi les citoyen ont-ils-besoin?

S’adapter ou disparaître, in Comma, 2010-1, p. 106.

ROBERTO GUARASCI

Università della Calabria

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presenta

DOCUMENTI DIGITALI Nel 2008 veniva pubblicato Dal Documento all’Informazione, volume a più mani con il quale abbiamo cercato di offrire un primo strumento di lavoro per quanti, a diverso titolo, si trovavano alle prese con le problematiche connesse alla gestione della documentazione amministrativa nel difficile momento della transizione dal cartaceo al digitale. il gradimento incontrato ci ha spinto a ripensare completamente il volume, sia nei contenuti che nella strutturazione logica dei contributi, aprendo ad un confronto con la situazione dei paesi europei limitrofi e ponendo anche l’accento sulla formazione delle figure professionali e sugli strumenti di ricerca delle informazioni.

ROBERTO GUARASCI è professore ordinario di Documentazione presso l’Università della Calabria e Consigliere per l’Innovazione del ministro della Pubblica Amministrazione.

ANTONIETTA FOLINO è ricercatore presso l’Università della Calabria per il settore scienze del libro e del documento.

Un’iniziativa: ITER S.r.l. Via Rovetta, 18 20127 Milano (MI) tel. +39 02 2831161 fax +39 02 28311666 www.iter.it

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scenari

Il digitale e la scuola Istruzioni per l’uso DI NELLO IACONO

1. PREMESSA: DIGITALE E CONFUSIONE L’inizio dell’anno scolastico è stato caratterizzato da diversi annunci da parte del Miur sui progetti di “dematerializzazione della scuola” (orrendo termine) che stanno interessando sia i processi amministrativi e gestionali (che coinvolgono soprattutto il rapporto tra scuola e famiglie) e sia i processi educativi (che coinvolgono soprattutto, ma non solo, il rapporto

tra insegnanti e studenti). Parliamo delle iscrizioni online, dei registri elettronici, ma anche delle iniziative afferenti la Scuola Digitale, come Cl@ssi 2.0, Lavagne Interattive Multimediali, computer nelle classi, tablet agli insegnanti e così via.

Il 2012 è stato l’anno dell’approvazione della legge di conversione del decreto “Crescita 2.0”, che ha riguardato anche il tema dei Centri Scolastici Digitali e dell’uso dei libri

in formato digitale. Registrando su quest’ultimo una inversione di tendenza significativa, portando fino al 2014/15 l’inizio dell’obbligatorietà.

Ossigeno per l’industria libraria, meno per l’innovazione scolastica e l’economia delle famiglie.

Tante iniziative di innovazione che appaiono però connotate in negativo da un elemento comune che rischia di renderle in gran parte inefficaci: manca la pianificazione e la gestione

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del cambiamento. Manca un disegno complessivo di riorganizzazione in cui queste innovazioni possono essere non solo valorizzate, ma anche prese in carico dalle singole scuole e dai vari centri gestionali dell’amministrazione pubblica. E stride, così, il contrasto tra una scuola che dal punto di vista organizzativo non ha ancora completato la transizione verso il disegno (quello sì strategico) della “scuola dell’autonomia”, con edifici al limite della fatiscenza e in gran parte inadeguati quindi a supportare lo sviluppo di nuove modalità educative, e gli interventi di “passaggio al digitale”, centrati principalmente sull’acquisizione di strumentazione elettronica.

Ma andiamo per ordine.

2. IL DIGITALE NEI PROCESSI AMMINISTRATIVI E NELLA GESTIONE Secondo il Miur, il “Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, università e ricerca e dei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, studenti e famiglie” può portare a risparmi per circa 30 milioni, legati in particolar modo all’introduzione di pagelle e registri online, comunicazioni scuola-famiglia via web e libretto studente elettronico.

I 30 milioni sono così articolati: • 4 milioni alla primaria (in media due euro a studente); • 10 milioni alla scuola secondaria di primo grado (circa 6 euro ad alunno); • 16 milioni di euro alla scuola secondaria superiore.

Ad esempio, le iscrizioni online, coinvolgendo circa un milione e 700mila studenti, consentono un risparmio per il Miur di quasi 5 milioni di fogli di carta e 84mila ore di lavoro delle segreterie scolastiche che non dovranno più inserire a mano i dati dai modelli cartacei.

Si dirà: d’accordo, ma le spese connesse all’acquisizione delle applicazioni, alla loro messa a regime, alla

loro gestione, alla formazione delle segreterie amministrative e degli insegnanti, al rafforzamento delle connessioni in banda larga?

Come ha ricordato in un intervento su Repubblica la preside Mariapia Veladiano1, dal dire al fare è necessario prevedere un insieme di attività e predisporre risorse significative, tutto fuorché “senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica”,

almeno nella fase iniziale.

La sua critica, che si pone non tanto sulla fattibilità dell’iniziativa, quanto sulla valenza della scelta, parte comunque dall’elencare ciò che viene richiesto alle scuole per attuare quanto previsto: “Dopo aver trovato le risorse per acquistare o affittare i notebook per tutte le aule di tutte le scuole del regno e per pagare i contratti alle aziende incaricate di risolvere i pluriquotidiani problemi tecnici e di garantire assistenza continua, dopo aver formato tutti gli insegnanti, governato le rivolte per lo stress iniziale da voti scomparsi e da password smarrita, blindato il sistema contro allievi-piccoli-hackerinformatici, alla fine funziona”.

Se le iscrizioni online hanno chiaramente mostrato l’improvvisazione nella comunicazione alle famiglie di un cambiamento così importante ma attuato senza l’adeguata preparazione (le file alle segreterie scolastiche non si sono ridotte in modo significativo), per i registri elettronici il problema è ancora maggiore, perché la scelta effettuata dal Ministero non solo non ha tenuto conto delle condizioni necessarie per attuare il cambiamento, ma anche, banalmente, del bilancio economico complessivo dell’operazione. E quindi il tema della fattibilità si misura su più versanti.

Elenco quelli che mi sembrano i più rilevanti: a) Qual è il valore che si preserva consentendo alle diverse scuole di decidere la forma del proprio registro elettronico? Perché invece di recepire le diverse esigenze e centralmente realizzare un unico applicativo per tutti gli ordini di scuola (magari in formato open source e con requisiti di interoperabilità e di qualità ben definiti) con enormi risparmi di acquisto e manutenzione, si è deciso invece di indicare di fatto alle scuole la strada dell’acquisto in ordine sparso? Il risultato è che questo investimento del Miur non si riflette in risparmi e omogeneità di comportamenti da parte delle scuole.

Qual è la strategia di sviluppo dei iged.it 01.2013

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sistemi informativi della PA che così si pensa di perseguire? b) Chi ha valutato le condizioni necessarie (strumentali e di competenze) per gli insegnanti? I registri online richiedono che ciascun insegnante abbia un tablet o un computer di classe? Ma allora sappiamo già che la norma non è applicabile oggi a tutte le classi di tutte le scuole e lo sarà per le solo scuole secondarie (e le primarie?) quando saranno tutte attrezzate con almeno un computer, come prevede il Miur con lo stanziamento di 24 milioni? c) In più, entra l’obbligo delle comunicazioni elettroniche con la famiglia. Da subito. In un Paese in cui il 41% degli adulti non ha mai usato Internet. Nel paradosso più totale, alcune scuole pensano di mettere a disposizione delle famiglie che non hanno un computer a casa e una connessione alla rete, una postazione a scuola. Così si prevede che i genitori vadano a scuola per poter leggere sul web (assistiti, credo) le comunicazioni che li riguardano... Possibile che nessuno al Miur stia seguendo con attenzione questa confusione dilagante? Possibile che il principio dell’autonomia scolastica possa sollevare il Ministero dal prevedere un serio e accurato piano di gestione del cambiamento?

Possibile che il tema dell’inclusione digitale e dell’alfabetizzazione digitale del Paese sia sconosciuto all’estensore di queste norme?

Ma di fronte a questi problemi di fondo, per chi vuole davvero realizzare un cambiamento e non fermarsi agli aspetti di superficie e di immagine, buona parte del mondo della scuola si è invece diviso sulla questione se queste iniziative possano spingere le famiglie verso una partecipazione minore alla vita della scuola, disincentivando le relazioni con gli insegnanti e quindi conducendo, come effetto collaterale, ad un’attenzione (nel caso dei registri e delle pagelle online) solo al voto e

non all’intero processo educativo.

Così, piuttosto che pensare al problema di fondo, e cioè l’inadeguata organizzazione scolastica, causa prima della caduta di relazioni tra la scuola e le famiglie, ma in generale del rapporto tra la scuola e il territorio, si mette sotto i riflettori l’ultima innovazione che elimina semplicemente la necessità di compiere lunghe e ripetitive operazioni manuali e cartacee.

Perché il tema principale è quello organizzativo, da più punti di vista, e ci sono alcuni elementi chiave del malessere della nostra scuola, dai quali non si può prescindere: • la governance centrale, che non riesce a proporre indirizzi, a dare una visione educativa d’insieme, a stabilire dei modelli di valutazione delle performance e di sviluppo delle risorse umane, a fornire servizi che consentano l’ottimizzazione delle energie e delle risorse sui processi ripetitivi e meno “di valore aggiunto” (esemplare il caso dei registri elettronici); • le strutture di supporto al cambiamento, in grado di pianificare e governare il complesso processo di cambiamento che si vuole realizzare, strutture che non ci sono; • le organizzazioni scolastiche di coordinamento, incapaci di fornire supporto alle scuole e ristrette in compiti amministrativo-burocratici; • le organizzazioni scolastiche territoriali, le cui azioni sono lasciate all’iniziativa volontaria e non coordinata, indirizzate ad accorpamenti (illegittimi) che penalizzano la qualità del servizio scolastico in nome di una presunta efficienza, in netta controtendenza con quanto avviene nei Paesi di maggiore eccellenza scolastica, come la Finlandia; • il sistema di gestione delle competenze degli insegnanti e delle conoscenze e delle esperienze, di fatto inesistente se non in qualche raro ed isolato caso, comunque non “messo a sistema”, e anzi ostacolato dalla riduzione del tempo di “ridondanza”, quello cioè da

poter dedicare al miglioramento e alla condivisione delle buone pratiche. In assenza, tra l’altro, di un sistema di incentivi e di merito del personale scolastico e delle scuole.

Come si può pretendere di introdurre “innovazioni” (e quindi cambiamenti) senza allo stesso tempo prevedere dei piani di cambiamento che intervengano in modo specifico su questi punti chiave?

3. IL DIGITALE NELLA DIDATTICA Tutto ciò ha un peso rilevante anche negli interventi sul digitale che interessano la didattica e che, non trovando un terreno favorevole proprio a causa della mancanza delle condizioni di base, rimangono avanguardie, “best practices” non esportabili e generalizzabili, episodi luminosi e, allo stesso tempo, occasioni perdute.

E questo si aggiunge al problema di base dell’inadeguatezza di molti edifici scolastici, inadeguati non solo per la mancanza delle idonee misure di sicurezza, ma anche per la concezione rigida dello spazio classe (quando c’è, rispetto al numero troppo elevato di alunni per classe).

Basta dare qualche sguardo in altri Paesi Europei per vedere che la qualità del servizio scolastico è correlata anche alla presenza di spazi idonei, alle modalità didattiche nuove di apprendimento cooperativo, oltre che alla possibilità di compresenza di più insegnanti, alla presenza di insegnanti “coordinatori”. Ma per indirizzare un modello educativo innovativo ci vuole una visione.

E invece. Invece prevale l’attenzione all’efficienza e ai costi, come se dalla scuola non dipendesse lo sviluppo del maggiore patrimonio che possiamo costruire in autonomia: il patrimonio cognitivo delle nuove generazioni.

Anche la questione sui libri digitali è stata affrontata in modo superficiale, non come un tema di cambiamento rilevante nella didattica, ma come una ennesima “digitalizzazione dell’esistente”. E allora non si è tanto

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discusso dei requisiti a cui devono rispondere i libri digitali (dal punto di vista del formato e della qualità didattica), ma solo del fatto che editori e famiglie fossero pronti a fare a meno della carta. E così, mentre la qualità didattica dei libri cartacei si riduce senza controllo (chi valuta l’adeguatezza, la presenza dei requisiti minimi?), molti editori iniziano a spacciare per eBook il formato pdf dei libri cartacei. Un passaggio perfettamente inutile.

4. REQUISITI PER IL CAMBIAMENTO E allora? Allora è necessario che l’innovazione sia concepita come una cosa seria.

Innovare significa cambiare, nel profondo, i comportamenti e le dinamiche. Non è frutto di improvvisazione né di fenomeni spontanei e automatici. Non si produce digitalizzando senza riorganizzare processi e senza cambiare le strutture in modo coerente.

Eppure si è molto parlato nell’ultimo anno dell’esperienza dell’ITIS Maiorana di Brindisi, capofila nel progetto di realizzazione dei materiali didattici digitali da parte delle scuole, come una buona pratica da rendere sistema, con la possibilità di andare anche oltre la nozione di “libri di testo”, abbracciando l’esperienza ricca e ambiziosa dei materiali didattici costruiti in rete.

Non si può procedere, come purtroppo finora si è fatto, con una evidente carenza di programmazione degli interventi, disattenzione alla gestione del cambiamento e sottovalutazione delle condizioni necessarie e dei supporti utili per l’effettiva realizzazione delle norme. Niente di più naturale che norme come quelle sui registri elettronici siano rimandate, contrastate, rimangano disattese o

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non producano i risultati attesi.

Ci vogliono studi di fattibilità, analisi del contesto, identificazione chiara degli obiettivi e definizione di un piano organico di cambiamento.

Magari realizzato avvalendosi delle competenze e delle esperienze di coloro che sono chiamati a realizzarlo.

Anche questa è innovazione.

NOTE 1 Vedi http://www.repubblica.it/ speciali/repubblica-delle-idee/ edizione2012/2013/01/02/news/ perch_il_registro_elettronico_un_ illusione_educativa-49803899/

NELLO IACONO

Stati Generali Innovazione

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scenari

Smart Cities L’innovazione a servizio di uno sviluppo sostenibile DI CARLINO CASARI

Ho partecipato di recente ad un convegno sul tema delle opportunità di sviluppo, in Sardegna, legate all’ICT. A parte l’ovvietà del tema sono emersi, nel corso del convegno, una serie di elementi che portano alla necessità di un’accurata riflessione.

L’obiettivo più o meno annunciato del convegno era quello di un’analisi dello stato dell’ICT regionale, per

poi presentare una proposta di stimolo all’innovazione da parte di un importante istituto bancario.

Ha colpito in particolare la rappresentazione fornita da un funzionario di banca, che snocciolava statistiche su statistiche, a partire dagli scenari mondiali per poi immergersi in quelli nazionali e regionali. Statistiche che nella scientificità della rappre-

sentazione bancaria potevano solo essere quelle del 2011, in assenza dei bilanci consolidati del 2012 sui quali poter elaborare, e senza che nessuno si sia posto la questione dell’utilità di basare le strategie per il 2013 sulle analisi di due anni prima. È emerso in definitiva il contrasto stridente tra una certa visione ragionieristica dei policy makers, che sono

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più che esperti di controllo di gestione, dopo che le cose sono già avvenute, e la realtà di chi l’innovazione la deve pensare e fare per davvero.

Di chi deve mettere nel conto che la percentuale delle idee di successo NON è statisticamente significativa, anche se una sola idea di successo è talvolta in grado di muovere grandi numeri, a patto che il contesto di sviluppo sia favorevole.

Nello specifico la Sardegna è certamente un posto speciale per l’ICT nazionale: primo sito web nazionale, primo newspaper on-line al mondo, VideoOnLine, Tiscali, etc., ma di fatto di tutta questa capacità di pensare cose innovative è sempre rimasto ben poco, essendo regolarmente mancata la capacità del sistema economico di cogliere tali opportunità. Andando a vedere i numeri, ancorché del 2011, non è che il resto d’Italia se la passi meglio. Se il fatturato di tutto il comparto ICT (fonte Assinform) si attesta sui 58 G€, in diminuzione rispetto agli anni precedenti, la sola Apple dichiarava un fatturato 2011

di 108 G$, in costante crescita (dai 65 G$ del 2010 ai 156 G$ nel 2012).

In sintesi tutto l’ICT italiano vale meno di un telefonino. È pertanto lecito chiedersi cosa ci sia di sbagliato nell’approccio italico all’ICT e quali siano le strade da percorrere per ridurre il gap esistente rispetto ai contesti più evoluti.

Ci sono due fronti sufficientemente presidiati, che sono quello all’estremo iniziale della catena, dove si producono nuove idee/prototipi, e quello finale, dove esiste una struttura articolata di soggetti piccoli, medi e grandi che si occupano di gestire il cliente finale. Manca di sicuro tutto lo strato intermedio, che si occupa di trasformare idee e prototipi in prodotti appetibili per il mercato.

Manca in particolare quel sistema finanziario, caratteristico di Silicon Valley, Tel Aviv e poche altre realtà a livello globale, in grado di garantire la formazione e lo sviluppo del capitale attraverso il meccanismo delle Start-up, condizione ormai essenziale per la creazione di nuovi posti di lavoro, ricchezza diffusa e sviluppo.

Chiaramente l’avvio di un circuito virtuoso, in grado di mettere insieme tutte le componenti di eco-sistema, richiede non solo la rivisitazione degli schemi di business a cui siamo abituati, ma anche risorse sufficienti per il kick-off. Un’occasione unica in tale direzione è rappresentata in questo momento dai progetti Smart Cities in corso, e da quelli in fase di prossimo avvio, a valere sui bandi MIUR di marzo e luglio 2012. A fronte di un impegno di risorse pubbliche per circa 850 M€ questi bandi mettono in moto risorse per circa 1,6 G€ da qui al 2015. Si tratta in generale di progetti di ricerca industriale che toccano argomenti innovativi di grande impatto, e dalle dimensioni sufficienti per consentire lo sviluppo di soluzioni proponibili sul mercato, a patto che si riesca a superare la logica tutta italiana dei progetti fine a se stessi.

Sui progetti nei quali è coinvolto il CRS4 (http://www.crs4.it/) stiamo provando a sviluppare un ragionamento in ottica Open Business, iged.it 01.2013

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dove la chiave di volta di tutto il ragionamento risiede nel concetto di Open Data. L’idea di fondo è quella che i grandi progetti siano in grado di orientare le linee strategiche dei rispettivi settori interessati, e possano fungere da attrattori di idee di innovazione, con un orizzonte di sviluppo in grado di estendersi ben oltre gli obiettivi di realizzazione definiti a priori per i singoli progetti.

Perché un tale processo possa prendere forma è necessario creare Community di Innovazione attorno ai main-stream dei progetti. Questo può avvenire sia attraverso la sottomissione sistematica di proposte di ricerca industriale coerenti con le linee di sviluppo già avviate, sia attraverso l’adozione di paradigmi di tipo Open che consentano, attraverso la condivisione di sorgenti, dati o business, di amplificare le potenzialità di sfruttamento economico dei risultati scientifici e tecnologici acquisiti.

Laddove il primo dei meccanismi mantiene la sua utilità nel gestire le esigenze di sviluppo di nuova tecnologia, limitando il rischio di disperdere le risorse pubbliche in mille rivoli che spesso si traducono in economia di sostentamento, il secondo meccanismo consente invece di rendere disponibile la tecnologia per sviluppi applicativi pervasivi su larga scala.

Nello specifico dei progetti Smart Cities in cui è presente il CRS4 vengono esplorate entrambe le direzioni. In particolare il progetto Cagliari2020, che si occupa di servizi per la pianificazione della mobilità sostenibile e degli impatti ambientali correlati, contiene già in sè entrambi gli elementi. Sono già stati sottomessi infatti altri progetti di grandi dimensioni che ne rinforzano il percorso strategico, e altri ne verranno proposti nel medio periodo. Ma parallelamente si è previsto che la piattaforma Cagliari2020 consenta l’accesso in modalità Open Data ad alcuni dei suoi livelli informativi.

La proposta Cagliari2020 nasce dall’esigenza sempre maggiore di

strumenti e soluzioni tecnologiche che consentano l’ottimizzazione della mobilità urbana. Cagliari, con la sua Area Vasta, è un case study ideale per lo sviluppo e la sperimentazione in questo scenario, anche perché è già operativo un sistema di gestione del trasporto pubblico all’avanguardia rispetto agli standard di settore. Attraverso l’acquisizione di informazioni sui veicoli in circolazione nei corridoi di riferimento, e l’integrazione di tali informazioni con le abitudini di spostamento delle persone, si potrà ottenere una rappresentazione puntale del sistema della mobilità cittadina.

L’integrazione di modellistica ambientale e della mobilità con i sistemi per la gestione intelligente del trasporto (ITS), consentirà in Cagliari2020 l’ottimizzazione dei flussi di traffico pubblico e privato nell’area urbana, e il controllo e la riduzione delle emissioni di sostanze inquinanti. Uno degli output attesi è quello di fornire alle organizzazioni pubbliche coinvolte una serie strumenti di supporto alle decisioni basati sui modelli innovativi che saranno sviluppati nell’ambito del progetto. Nei confronti delle imprese interessate saranno invece rese disponibili le specifiche delle API del sistema, al fine di consentire, in un contesto di Business Community, lo sviluppo di applicazioni esterne per la creazione di servizi innovativi verso istituzioni e cittadini. Il tutto con un occhio alle opportunità per le Start-up innovative che rispondono ai requisiti del Decreto Sviluppo 2.0.

Il raggiungimento di tali obiettivi nell’ambito dello specifico contesto locale risulta particolarmente sfidante e richiede un forte coinvolgimento di tutti gli attori dell’eco-sistema, con un ruolo non secondario per le istituzioni coinvolte. Ci sono ancora dei nodi burocratici che devono essere dipanati al fine di garantire l’accesso ai dati in modo strutturale.

Ed è inoltre necessario un forte impegno istituzionale per facilitare la partecipazione di imprese e startuppers locali a questi processi collabo-

rativi, sfruttando tutti gli strumenti di agevolazione nella disponibilità degli enti locali.

Alcuni tavoli per la concertazione di tali azioni sono già operativi ed è previsto l’annuncio di diverse iniziative a partire dalla primavera, con il coinvolgimento di un intero eco-sistema di imprese, incubatori, sistema finanziario e istituzioni.

Il modello di Open Business previsto per il progetto sfrutta paradigmi già noti, analoghi a quelli pay-per-use più in voga (Apple, Google, etc.). L’idea è quella di remunerare in modo preponderante gli sviluppatori delle singole applicazioni, garantendo però un flusso finanziario sostenibile verso l’owner della piattaforma e verso gli altri soggetti che hanno titolarità su dati e o processi, in modo da consentire il mantenimento e lo sviluppo della piattaforma sul lungo periodo.

In questo modo si garantisce anche la sostenibilità nei confronti delle comunità locali, che non hanno necessità di sobbarcarsi grandi investimenti infrastrutturali, ma possono accedere ai servizi della piattaforma in modalità cloud, pagando i servizi sulla base dell’effettivo utilizzo. Il funzionamento del modello a regime si basa in larga misura sui risparmi generati dall’utilizzo della piattaforma, di cui una parte può essere reimpiegata per sostenerne i costi.

CARLINO CASARI

Responsabile del trasferimento tecnologico per il settore ISOC del CRS4

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approfondimenti

La mobility in ambito business DI CHRISTIAN MONDINI E DI CLAUDIA NASUTI

Dopo anni in cui il binomio “carta e penna” è stato il più diffuso e incontrastato strumento di lavoro in mobilità (dimostrando ampiamente sia una buona efficacia, sia moltissimi limiti), le soluzioni per la Mobile Enterprise stanno oggi cambiando profondamente l’approccio delle organizzazioni pubbliche e private all’innovazione dei processi di Business. Applicazioni mobili, device innovativi e scelte tecnologiche scalabili hanno consentito a molte aziende di riprogettare i propri processi, per ottimizzarli e migliorarne il grado di efficienza ed efficacia. In questo contesto, un ruolo propulsivo non trascurabile è stato – ed è –

svolto dall’avvento dei New Tablet, che hanno saputo condensare in un unico dispositivo caratteristiche di elevata portabilità, buona capacità di visualizzazione, connettività e usabilità. Questa poliedricità di opportunità negli ultimi due anni ha fatto dei New Tablet i principali abilitatori di un vero e proprio nuovo paradigma organizzativo, finalizzato a far convergere sull’utente un insieme di opportunità offerte dalle nuove soluzioni ICT: l’accesso in mobilità a risorse in cloud; la connessione “sociale” con la propria rete di contatti; la digitalizzazione dei processi estesa sul campo fino alla raccolta di firme autografe.

I New Tablet, vale la pena ricordarlo, hanno fatto il proprio ingresso nel nostro paese da poco meno di tre anni, proponendosi non come l’evoluzione di dispositivi già esistenti ma come una novità per affrontare in modo diverso le molteplici esigenze degli utenti Mobile. L’effetto sui mercati è stato inequivocabile: volumi di vendita significativi e in continua crescita, che hanno contribuito ad attutire, nel complesso, il calo nelle vendite dei device tradizionali - in particolare PC e Notebook.

Il fenomeno New Tablet, quindi, sta modificando non solo le scelte di acquisto, ma anche i modelli di adozione e le esperienze di fruizione

Figura 1 – La diffusione dei New Tablet nelle aziende italiane: un confronto con la Ricerca 2011

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Figura 2 – L’adozione dei dispositivi New Tablet per quattro categorie di figure professionali nelle aziende italiane

delle opportunità offerte dalle ICT. Una vera e propria rivoluzione culturale che nasce, si sviluppa e si impone nella sfera consumer e che, cambiando le abitudini delle persone, arriva a “contagiare” inevitabilmente – e anche profondamente – gli ambiti business.

Per analizzare questa “rivoluzione” l’Osservatorio New Tablet & Business Application della School of Management, ha coinvolto i CIO delle principali aziende italiane per comprendere come New Tablet e Business Apps stiano concretamente condizionando le loro strategie e, più in generale, i percorsi di adozione di soluzioni Mobile Business nelle imprese del nostro paese. L’analisi sui CIO ha offerto una prospettiva chiara del fenomeno e l’opportunità di cogliere i trend realmente in atto in questo contesto.

I New Tablet e le Business Apps stanno creando fermento nelle priorità con cui sono definiti gli investimenti ICT a supporto della Mobility. Nel 2012, gli investimenti in tecnologie

e soluzioni Mobile Business hanno avuto una priorità “medio-alta” o “alta” per il 37% dei CIO che hanno risposto alla Survey. Queste stesse percentuali sembrano inoltre destinate ad aumentare nel 2013: infatti la priorità degli investimenti nel Mobile Business sarà “medio-alta” o “alta” per il 55% dei CIO. Oltre la metà dei CIO che hanno partecipato alla Ricerca 2012 ha già introdotto dispositivi New Tablet (56%). Tra questi CIO prevale una netta percezione di soddisfazione verso questi device: infatti, il 66% si dichiara pienamente soddisfatto dell’adozione dei New Tablet e un altro nutrito gruppo (31%) “abbastanza soddisfatto”.

Tra i CIO che non hanno ancora adottato i New Tablet (44%), la maggioranza si dimostra intenzionata a introdurli: alcuni hanno già deciso di farlo nel breve termine (12% sul totale), mentre altri stanno valutando di farlo nel medio/lungo periodo (25% sul totale). Infine, meno di 1 CIO su dieci (7%), a oggi, dichiara

di non aver intenzione di adottare i New Tablet, prevalentemente per motivazioni “oggettive”: circa i 3/4 di questi CIO, infatti, non ha personale in mobilità da supportare o non trova il dispositivo adatto alle necessità del proprio business, mentre un’altra piccola parte ha recentemente concluso un progetto in cui ha introdotto un altro device. È interessante confrontare questi valori con quelli analoghi emersi dall’indagine nella Ricerca 2011. Il dato che colpisce di più non è tanto la crescita di chi ha adottato i New Tablet (che comunque passa dal 47% del 2011 al 56% del 2012), quanto piuttosto la dimensione di chi non ha intenzione di adottarli: nel 2011 un CIO su quattro (26%) si era dichiarato “disinteressato all’adozione”, mentre, a poco più di sei mesi di distanza, i disinteressati sono scesi a meno di 1 su 10 (7%).

Relativamente alle figure professionali dotate di dispositivi New Tablet, la Ricerca 2012 conferma quanto già emerso lo scorso anno:

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• gli Executive & C-Level nella maggioranza dei casi (65%) utilizzano già questi dispositivi (in crescita del 19% rispetto al 2011) oppure li riceveranno nel futuro (33%); • il personale di Vendita in parte già li utilizza (29%, +64% rispetto al 2011), ma soprattutto è destinato a riceverli nel futuro (65%); • tra i Manutentori poco più di 1 su 10 (13%) ha il New Tablet e il 45% li avrà a disposizione nel breve-medio periodo – resta invece quasi inalterato il numero di CIO che non ritengono i New Tablet adatti per queste figure professionali (42% nel 2012 e 45% nel 2011); • i Trasportatori li utilizzano poco (solo nel 8% dei casi) e solo in pochi (19%) li riceveranno in futuro (5% a breve e 14% nel medio/lungo termine). Si conferma peraltro il numero di CIO non interessati a introdurre i New Tablet a supporto di questa figura professionale (73% sia nel 2012 sia nel 2011).

flessibilità e “prontezza di risposta”.

Nel futuro questo consentirà alle aziende di avere a disposizione un maggiore numero di possibilità per sviluppare le mobile Apps, rendendo ancora più “critico” il tema legato alla loro integrazione e coordinamento.

L’avvento di New Tablet e Business Apps sta contribuendo a scardinare le “storiche” barriere all’adozione di progetti di Mobility in ambito Business: barriere sia organizzative (scarso commitment a livello di Top Management, resistenze da parte degli utenti, dovute a scarsa familiarità coi terminali, inerzie all’adozione, timore di perdere autonomia a favore di un maggiore controllo, scarso coinvolgimento del Middle Management con conseguente comportamento “inerziale”) sia tecnologiche (difficoltà di integrazione e sincronizzazione tra diversi sistemi, autonomia e resistenza dei terminali, usabilità dei dispositivi, sicurezza dei dati contenuti nel device e dell’accesso al Sistema Informativo, limiti di banda, grado di copertura della rete).

Oltre ai device è necessario introdurre Business Apps a supporto dei processi aziendali. Per fare questo i CIO si stanno rivolgendo a diversi attori, capaci di rispondere, volta per volta, alle specifiche richieste. In alcuni casi (meno del 30%) lo sviluppo è avvenuto internamente, facendo leva sulle risorse e competenze presenti nell’organizzazione. Nella maggior parte dei casi la scelta è ricaduta su attori esterni: molto spesso “piccole” Software House esperte di applicazioni Mobile, evidentemente privilegiando l’esigenza di supportare efficacemente il singolo processo portato in mobilità, mentre, meno frequentemente, i CIO si sono rivolti a System Integrator o “grandi” Software House, considerando critico l’aspetto di integrazione tra le Apps e i sistemi informativi esistenti.

Le sfide quindi non mancano: rispetto al passato gli utenti sono sempre più spesso dotati di una maggiore consapevolezza sul funzionamento di device e software; i nuovi modelli di interazione di tipo “touch” condizionano le logiche di sviluppo delle applicazioni, sempre più orientate alla facilità di utilizzo; il grado di “immediatezza” che ne deriva impatta e riduce le esigenze di formazione da erogare agli utenti; l’elevata portabilità si accompagna a opportunità di visualizzazione e condivisione dei contenuti, introducendo nuove esigenze di accesso ai dati in mobilità. Sono tutti elementi che rappresentano nuove potenziali fonti di valore per le organizzazioni.

Per poterle sfruttare appieno, i CIO stanno cercando di comprendere come gestirle, in quanto introducono nuovi trade-off e rimettono in discussione scelte che sembravano ormai consolidate: relative ai modelli e alle logiche di integrazione tra applicazioni e applicazioni e tra Sistemi e applicazioni, alle soluzioni per garantire la sicurezza di dati e

Accanto a questi attori “tradizionali”, stanno facendo l’ingresso sul mercato anche Web Agency e sviluppatori indipendenti, preferiti, rispettivamente, per la cura degli aspetti grafici delle loro soluzioni e per la

dispositivi, ai modelli di gestione della connettività, all’ampiezza dei perimetri dei processi supportati in mobilità e delle informazioni a questi connesse.

La gestione consapevole di queste sfide consentirà di creare valore, massimizzando le nuove opportunità offerte dall’innovativo ecosistema ICT di cui i New Tablet, il cui effetto è stato e continua a essere dirompente, rappresentano comunque solo la punta dell’iceberg.

Per vincere la sfida occorre sviluppare nuovi paradigmi: modelli di governance dell’ICT non più rivolti a famiglie indistinte di utenti, ma il più possibile calibrati sulle esigenze di ciascun singolo individuo e sistemi informativi flessibili orientati a logiche “discrezionali”.

CHRISTIAN MONDINI

Osservatorio Mobile Biz App, School of Management del Politecnico di Milano

CLAUDIA NASUTI

Osservatorio Mobile Biz App, School of Management del Politecnico di Milano

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approfondimenti

PRIVACY Il nuovo Regolamento UE

DI GIANCARLO BUTTI

Il nuovo Regolamento UE sulla privacy introduce importanti e impegnative variazioni rispetto alla normativa attuale; il percorso per il suo rilascio appare comunque ancora lungo e difficoltoso.

Oltre alle numerose variazioni che negli ultimi tempi hanno contraddistinto la complessa normativa privacy italiana, si iniziano ad intravedere gli aspetti più caratterizzanti che contraddistingueranno il nuovo Regolamento europeo in tema di privacy ora in fase di discussione:

REGOLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO concernente la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e la libera circolazione di tali dati (regolamento generale sulla protezione dei dati).

Oltre al regolamento, che sostituirà la vecchia direttiva 95/46/CE, è in corso di analisi anche una direttiva che dovrebbe regolamentare ambiti specifici (trattamento dei dati a fini di prevenzione, indagine, accertamento o perseguimento dei reati e

nell’ambito delle connesse attività giudiziarie).

Una piccola precisazione sulla terminologia delle normative europee è doverosa: • un Regolamento UE, una volta approvato dagli organi preposti (Parlamento europeo, Consiglio dell’Unione europea) diventa immediatamente operativo in tutti gli stati UE senza necessità di ulteriori interventi (la normativa comunitaria è prioritaria in caso di difformità da quella nazionale); • una Direttiva UE richiede invece iged.it 01.2013

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un successivo recepimento a livello nazionale.

mento e quali sono i numerosi punti aperti dello stesso:

La tempistiche attualmente ipotizzate per l’emissione del nuovo Regolamento prevedono la pubblicazione della versione definitiva entro la metà del 2013 (con diverse variazioni/ integrazioni rispetto all’attuale), la sua approvazione entro l’attuale legislatura (giugno 2014) ed ulteriori 2 anni di tempo dalla approvazione per l’adeguamento ai nuovi requisiti normativi.

• applicazione della norma anche fuori dall’UE • protezione fin dalla progettazione e protezione di default • documentazione delle misure di sicurezza (simile al DPS) • obbligo di notifica delle violazioni all’autorità ed agli interessati • aumento notevole delle sanzioni • consenso esplicito • diritto all’oblio ed alla cancellazione dei dati • diritto alla portabilità dei dati • obbligo di istituzione del responsabile della protezione dei dati • regole per il trasferimento dati a terzi • codici di condotta e certificazione.

Più articolato il processo della direttiva, che come detto deve essere successivamente recepita dagli stati membri.

Alcuni degli aspetti del nuovo Regolamento sono già stati oggetto di recepimento da parte dl legislatore italiano, seppur limitando l’adempimento richiesto solo a specifiche categorie di titolari.

In particolare con il decreto legislativo 28 maggio 2012, n. 69, che modifica l’articolo 32 del Codice (Dlgs 196/03) ed introduce l’artico 32 bis, un fornitore di servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico dovrà comunicare al Garante qualunque violazione di dati personali che abbia subito.

Salvo casi particolari, tale comunicazione dovrà essere effettuata anche nei confronti dei singoli interessati i cui dati siano stati oggetto di violazione.

Un onere di non poco conto, per il quale il Garante ha già predisposto regole più specifiche nonché un modello di segnalazione (“Linee guida in materia di attuazione della disciplina sulla comunicazione delle violazioni di dati personali”).

Il nuovo Regolamento UE estende a qualunque titolare tale obbligo e quindi sarà necessario, ad esempio, che chiunque tratti dati personali si doti di adeguati strumenti di monitoraggio, rafforzando le proprie misure di sicurezza.

A parte questa piccola ma significativa anticipazione, elenchiamo alcuni dei punti chiave del nuovo Regola-

Alla prima stesura, che è disponibile ormai da oltre un anno, ha fatto seguito l’emissione di una serie di emendamenti, proposti dal relatore della norma, che mirano ad esempio a limitare il potere della Commissione Europea (che si è riservata di adottare atti delegati su molti degli articoli del Regolamento).

Per contro risulta molto difficile per il legislatore emettere una norma di un livello sufficientemente alto da non essere condizionata da aspetti prettamente tecnici che, con l’attuale evoluzione delle tecnologie, potrebbero diventare obsoleti in tempi molto limitati.

Alcune di queste regole si applicano in prima stesura solo ai titolari di trattamento che hanno un numero di dipendenti superiore ai 250, ma si prevede che come discriminante possano essere introdotti parametri diversi, quali ad esempio il fatturato o il numero di soggetti dei quali si trattano i dati.

Oltre agli emendamenti del relatore molti altri organismi, compreso il Gruppo dei Garanti europei, stanno esprimendo pareri e preoccupazioni.

Gli stessi emendamenti del relatore sono stati oggetto di osservazione ad

esempio da parte della federazione delle banche europee.

Il lavoro da compiere quindi è ancora notevole per riuscire ad armonizzare le varie esigenze.

In questa sede è impossibile analizzare nel dettaglio la normativa, per cui prenderemo in considerazione alcuni esempi degli aspetti meno chiari della stessa, che potrebbero portare a non pochi problemi interpretativi.

Consideriamo il perimetro applicativo della norma.

La normativa italiana considerava come dato personale praticamente qualunque informazione fosse in qualche modo abbinabile ad una persona (fisica, giuridica…). Estendendo la tutela della norma a quasi ogni informazione presente in azienda, i titolari di trattamento erano costretti (positivamente) a provvedere alla tutela delle proprie informazioni ovunque queste fossero (sistema informativo, documenti…).

Successivamente la normativa italiana è stata adeguata a quella europea (attuale) limitando la tutela alle sole persone fisiche.

Tale limitazione ha avuto in realtà limitati effetti pratici, visto che restano sia ambiguità interpretative (ad esempio come considerare un professionista o un artigiano? si tratta di persone fisiche o di aziende?), sia perché le persone fisiche che operano per una persona giuridica sono comunque tutelate (non è più tutelata una società per azioni, ma lo è il suo amministratore delegato…).

Capire qual è il perimetro è quindi fondamentale, ma proprio nella ridefinizione del perimetro il nuovo Regolamento introduce elementi di ambiguità.

Ecco alcune definizioni: Articolo 1 Oggetto e finalità 1 Il presente regolamento stabilisce norme relative alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale e norme relative alla libera circolazione di tali dati.

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DALLA CARTA ALLE NUVOLE

L’informazione a portata di mano.

Sempre. Ovunque.

Anche questo nuovo libro di Giancarlo Butti è un lavoro che nel mio orizzonte professionale trova non frequenti riscontri bibliografici. È un pozzo XXL di informazioni, spazia infatti da come creare e gestire documenti di varie modalità, alla ricerca tramite parole chiave o parametri, alla business intelligence, per rituffarsi nell’integrazione con gli ERP, senza dimenticare le normative cogenti, i modelli di fornitura dei servizi informatici e direi ovviamente la sicurezza delle informazioni, il tutto con una dovizia di dettagli e particolari da mettere in seria difficoltà il lettore impreparato a tale valanga di informazioni specie se qualche argomento è stato lasciato alle spalle da qualche tempo.

SILVANO ONGETTA, PAST PRESIDENT AIEA

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Rivolgersi alla Reception per l’acquisto.

L’AUTORE

GIANCARLO BUTTI LA BS7799, LA ISO IEC 27001, CRISC, ISM Master di II livello in Gestione aziendale e Sviluppo Organizzativo presso il MIP-Politecnico di Milano.

Si occupa di ICT, organizzazione e normativa dai primi anni 80, ricoprendo diversi ruoli: analista di organizzazione, security manager ed auditor presso gruppi bancari.

Consulente in ambito documentale, sicurezza, privacy… presso aziende di diversi settori e dimensioni.

Ha all’attivo oltre 600 articoli su 20 diverse testate (è stato per anni membro del Comitato tecnico della rivista iged.it) e 17 fra libri e white paper, alcuni dei quali utilizzati come testi universitari.

Tiene corsi e seminari, è docente presso ITER e ABI Formazione in ambito privacy, audit ICT e audit normativo. È socio e proboviro di AIEA (www.aiea.it) e socio del CLUSIT (www.clusit.it).

Partecipa ai gruppi di lavoro di ABI LAB sulla Business Continuity, di ISACA-AIEA su Privacy EU ed è membro del Comitato degli esperti per l’innovazione di OMAT360.

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Articolo 2 Campo di applicazione materiale 1. Il presente regolamento si applica al trattamento interamente o parzialmente automatizzato di dati personali e al trattamento non automatizzato di dati personali contenuti in un archivio (*) o destinati a figurarvi. (*) Dall’articolo 4 riprendiamo la definizione di archivio: (4) “archivio”: qualsiasi insieme strutturato di dati personali accessibili secondo criteri determinati, indipendentemente dal fatto che tale insieme sia centralizzato, decentralizzato o ripartito in modo funzionale o geografico.

Dalle definizioni riportate nell’articolo 2 e 4 sembrerebbe che (contrariamente alla situazione attuale) un dato personale scritto ad esempio a mano su un foglio di carta non sia tutelato se quest’ultimo poi non è inserito in un uno specifico archivio e che tutta un’altra serie di trattamenti non lo sia (ad esempio scambiare informazioni su qualcuno a voce, appendere un manifesto con dati personali scritto a mano…).

giuridica ragionevolmente può utilizzare, con particolare riferimento a un numero di identificazione, a dati relativi all’ubicazione, a un identificativo on line o a uno o più elementi caratteristici della sua identità genetica, fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale; (2) “dati personali”: qualsiasi informazione concernente l’interessato.

Sempre dall’articolo 4 riprendiamo la definizione di interessato: (1) “interessato”: la persona fisica identificata o identificabile, direttamente o indirettamente, con mezzi che il responsabile del trattamento o altra persona fisica o

In questo caso si introduce un elemento discrezionale (ragionevolmente può utilizzare) per stabilire se il dato trattato sia o no un dato personale.

Tale discrezionalità porterà certo a controversie circa il cosa possa essere

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considerato ragionevole e cosa no, con possibili comportamenti difformi da parte dei vari titolari.

Sempre in ambito di perimetro il Regolamento introduce un elemento fortemente innovativo: l’estensione della norma e quindi la tutela dei cittadini europei anche presso titolari esteri di trattamento.

Articolo 3 Campo di applicazione territoriale …

Il presente regolamento si applica al trattamento dei dati personali di residenti nell’Unione effettuato da un responsabile del trattamento che non è stabilito nell’Unione, quando le attività di trattamento riguardano: a) l’offerta di beni o la prestazione di servizi ai suddetti residenti nell’Unione, oppure b) il controllo del loro comportamento.

L’idea è ambiziosa, ma decisamente poco attuabile con una definizione come quella qui riportata. Come può un titolare di trattamento stabilito negli USA che offra servizi tramite un proprio sito discriminare se chi si connette risiede (“risiede”, non necessariamente abita o è presente in quel momento) o meno nell’unione europea (salvo ovviamente chiederlo espressamente)?

Nel qual caso, dovrebbe adottare regole diverse per i cittadini europei e per gli altri?

Quindi tutti i titolari, ovunque questi siano nel mondo dovranno decidere se rispettare la normativa europea o viceversa dovranno impedire che cittadini europei possano accedere ai loro servizi?

Una buona idea, che necessita di pesanti ritocchi se vuole essere realmente applicabile.

Da ultimo, sempre sul perimetro riportiamo l’articolo 2: Le disposizioni del presente regolamento non si applicano ai trattamenti di dati personali: d) effettuati da una persona fisica senza finalità di lucro per l’esercizio

di attività esclusivamente personali o domestiche; e) effettuati dalle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento o perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali.

evidenziate, del nuovo Regolamento è infatti la necessità per i titolari di trattamento di mettere in atto, fin dalla progettazione dei trattamenti, una serie di misure di tutela dei dati personali, dando poi evidenza delle loro scelte.

E la relativa proposta di emendamento:

L’uso da parte del titolare di standard consolidati e linee guida riconosciute consente un approccio strutturato e sistematico al problema, con l’obiettivo primario di misurare, provare e, solo se necessario, investire per migliorare il reale livello di sicurezza raggiunto, finalmente riferito non ad un astratto elenco di regole (misure minime) ma alle reali, documentate esigenze dell’azienda. La conformità sarà una conseguenza, mentre gli schemi utilizzati costituiranno un linguaggio comune utilizzabile sia all’interno, che verso gli interlocutori esterni istituzionali e non.

d) effettuati da una persona fisica per l’esercizio di attività esclusivamente personali o domestiche; Al riguardo si ricorda che l’attuale normativa italiana prevede l’esclusione dell’applicazione del Codice privacy nel caso di trattamento di dati personali per finalità esclusivamente personali, salvo il caso in cui i dati siano destinati alla comunicazione sistematica o diffusione.

In estrema sintesi non si può pubblicare la foto su internet (costituisce diffusione) di un amico senza il suo consenso (in realtà la portata di tale articolo è molto più ampia ed ai più è sconosciuta).

Inoltre il Codice prevede comunque che chiunque (compreso quindi anche il privato cittadino) tratti dati personali, debba adottare idonee misure di sicurezza (articolo 31 del Codice) e risponde per i danni cagionati in seguito al trattamento.

In estrema sintesi se smarrite il cellulare con registrati dati, messaggi di terzi o altro e qualcuno subisce per questo motivo un danno ne rispondete anche come privati cittadini.

Fra i vari soggetti che intanto si stanno preoccupando di valutare quale sarà il reale impatto sulle aziende e sugli enti pubblici del nuovo Regolamento vi è il Gruppo di Ricerca dell’AIEA (Associazione Italiana Information Systems Auditors www. aiea.it, capitolo italiano di ISACA www.isaca.org) che sta da un lato mappando articolo per articolo la nuova normativa e le sue differenze rispetto all’attuale normativa italiana, e dall’altro definendo quali sono gli strumenti operativi per un corretto adeguamento.

Una delle caratteristiche, già prima

L’obiettivo del GdR di AIEA, che è già in contatto con gli altri gruppi europei di ISACA, è quello di produrre per l’entrata in vigore del Regolamento, un documento unico a livello europeo, con declinazioni specifiche di adattamento per ogni stato membro.

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approfondimenti

I commercialisti e le ICT Un matrimonio che s’ha da fare!

DI PAOLO CATTI E DI CLAUDIO RORATO

I Commercialisti sono da sempre tra i partner privilegiati delle imprese.

E questo è ancor più vero quando la dimensione media dell’impresa è piccola, la struttura organizzativa agile e il Professionista ricopre il ruolo del prezioso consigliere esterno dell’imprenditore. In un contesto come quello italiano, caratterizzato da una percentuale di imprese di piccolissime, piccole e medie dimensioni pari a circa il 98% del nostro intero tessuto imprenditoriale, i Professionisti non possono che rappresentare un importante “punto di aggancio” al mondo delle imprese.

Un mondo che, purtroppo, sta vivendo anni di intensa crisi e risente sempre più spesso della difficoltà culturale di non sapere come rinnovarsi, in particolare facendo innovazione.

Un’innovazione che, come dimostra da anni l’attività del gruppo di Ricerca Osservatori ICT&Management della School of Management del Politecnico di Milano, deve saper guardare con lungimiranza e maggiore consapevolezza al ruolo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT), che rappresentano un’opportunità indispensabile per sostenere il business, tanto nella sua operatività quanto nella sua evoluzione strategica.

Da questa profonda convinzione, nasce l’Osservatorio ICT & Commercialisti: per parlare di ICT alle

imprese del nostro Paese, attraverso l’impegno di parlare di ICT a chi con le imprese quotidianamente lavora, i professionisti, in un contesto caratterizzato da dinamiche di profonda trasformazione, tra un quadro normativo in evoluzione e nuove esigenze di recupero di produttività ed efficienza.

Ma qual è il grado di sensibilità informatica che emerge da questa ricerca, condotta su oltre 600 Studi professionali del nostro Paese?

Emergono luci e ombre. Da un lato, infatti, si riscontra ancora una bassa propensione verso l’inserimento di tecnologie innovative degli Studi, tra le quali anche le molteplici soluzioni di supporto alla dematerializzazione. Dall’altro, fa riscontro il riconoscimento da parte dei professionisti, di una forte consapevolezza sul proprio ruolo, percepito come in grado di aiutare a diffondere nelle imprese una crescente cultura innovativa.

Il 63% del tempo lavorativo degli Studi è assorbito dalle attività di compilazione dei dichiarativi delle Persone Fisiche e di gestione della contabilità della clientela, da sempre business consolidati e “tradizionali” per l’intera categoria. I software prevalentemente utilizzati sono quelli dedicati al calcolo e alla trasmissione degli adempimenti verso la Pubblica Amministrazione e valgono circa tre volte di più rispetto ai software non legati a par-

ticolari obblighi di legge. L’elevata produzione di carta, che contraddistingue entrambe le attività, è fonte di rischio - immediato o prossimo - di saturazione degli archivi per il 62% dei Commercialisti.

La diffusione non è omogenea nemmeno per i cosiddetti strumenti informatici “di “base” - PEC, smart card, business key, ecc. - quelli cioè che abilitano i Commercialisti allo svolgimento di alcune attività o all’accesso di alcuni servizi per conto dei propri Clienti. Unica eccezione è la PEC, obbligatoria per legge e diffusa tra tutti, ma non da tutti utilizzata.

Da queste premesse emerge un contesto in cui il potenziale delle tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione, di fatto, sembra poco sfruttato. Eppure alcune tecnologie informatiche aprirebbero grandi opportunità di efficienza e ottimizzazione negli Studi professionali del nostro Paese: in particolare, un ruolo di assoluto primo piano può essere svolto dalle soluzioni a supporto dei progetti di dematerializzazione.

Le tecnologie della dematerializzazione sono in grado di dare un contributo significativo al miglioramento della produttività, alla diminuzione dei consumi di carta e al risparmio di spazio dedicato agli archivi. Le soluzioni a oggi disponibili per la dematerializzazione

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Figura 1 – L’adozione degli strumenti per la dematerializzazione negli Studi Professionali

negli Studi Professionali si possono suddividere in quattro categorie principali:

dei materiali di consumo (carta, toner, ricambi dei macchinari) e sugli spazi fisici occupati dagli archivi.

Conservazione Sostitutiva: conservazione digitale e a norma di legge di documenti fiscali dematerializzati, sostitutivi della custodia cartacea dei documenti fiscali; Gestione Elettronica Documentale (GED): software per la gestione interna dei documenti aziendali dematerializzati; Extranet e Portali: utilizzati per lo scambio di documenti tra imprese e Clienti o altri soggetti esterni all’azienda; Mobility: rappresenta “l’ultimo miglio” della dematerializzazione, reso possibile grazie alle nuove generazioni di smartphone, tablet e PC portatili.

Dalla Ricerca sono emerse le seguenti percentuali di adozione: solo 12% per la Conservazione Sostitutiva, 14% per la GED e 22% per Portali/Extranet, che “collegano” lo Studio alle imprese Clienti.

Queste tipologie di progetti sono in grado di generare benefici sui tempi di esecuzione delle attività, sui costi

Le motivazioni che hanno incoraggiato l’utilizzo sono prevalentemente dovute a benefici attesi in termini di efficienza (Figura 1).

Gli incerti, cioè coloro che si dicono disposti a investire su questi strumenti da qui a due anni, sono il 39% per la Conservazione Sostitutiva, il 48% per la GED e il 30% per i Portali/Extranet. La vera sfida per il futuro sarà proprio quella di capire quanti, tra costoro, diventeranno utenti effettivi e quanti, invece, rimarranno tra coloro i quali non vedono nelle soluzioni di demate-

rializzazione un utile supporto per la crescita del proprio business.

A tale proposito, tra coloro che manifestano disinteresse verso gli strumenti di dematerializzazione, le motivazioni sono così distribuite (Figura 2): Conservazione Sostitutiva: il 60% non la ritiene una priorità, nonostante il 63% dei Commercialisti abbia dichiarato di avere problemi con gli archivi, mentre il 58% non percepisce benefici economici; GED: il 35% non la ritiene adatta allo Studio, mentre il 18% considera più sicura la forma tradizionale di archiviazione (faldoni cartacei e cartelle elettroniche sui PC); Portali/Extranet: il 41% non li ritiene adatti allo Studio, mentre il 19% considera più sicuri i metodi tradizionali (mail, consegna presso lo Studio, posta). iged.it 01.2013

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Figura 2 – Le motivazioni di disinteresse verso gli strumenti di dematerializzazione

La prima sintesi che emerge dalla Ricerca rivela che una quota significativa della categoria – da un minimo del 38% a un massimo del 49% - non riconosce ancora il legame tra questi strumenti e i problemi che caratterizzano l’attività degli Studi, con motivazioni che, come si vedrà più avanti, rappresentano dei falsi miti o delle resistenze di natura culturale.

Tutto questo in un contesto che vede gran parte del lavoro dei Commercialisti basarsi proprio sulla gestione di documenti, che sempre più spesso lo stesso legislatore spinge verso logiche di gestione dematerializzata (si pensi per esempio alla Fatturazione Elettronica, ai Bilanci in XBRL, ai Libri e Registri contabili, ecc.).

Nel Report completo disponibile su www.osservatori.net è presente anche un tool per la quantificazione dei benefici della dematerializzazione nelle attività di contabilità per Persone Fisiche e Società, che

ciascuno Studio può personalizzare in base alle proprie dimensioni di attività. Con l’introduzione della dematerializzazione dei documenti si incide sia sull’efficienza dei processi, che sugli output prodotti, impattando prevalentemente su 3 tipologie di costo: tempi di esecuzione delle attività, spazi occupati dagli archivi cartacei, materiali di consumo (carta, toner stampanti e fax, ecc.).

I benefici che si ottengono vengono distribuiti sulla singola pagina o sul singolo documento trattato.

L’applicazione del modello a diversi casi reali mostra alcune interessanti evidenze, clusterizzabili per tipologia di Studio considerata: uno Studio di piccola dimensione con un fatturato intorno ai 50 mila euro raggiunge un beneficio totale annuo pari a circa il 20% del suo Fatturato annuo. L’altro Studio, più strutturato, con un fatturato al di sopra del milione di euro, può arrivare ad ottenere benefici annui totali fino al 10% del suo fatturato annuo.

PAOLO CATTI

Osservatorio ICT&Commercialisti, School of Management Politecnico di Milano

CLAUDIO RORATO

Osservatorio ICT&Commercialisti, School of Management Politecnico di Milano

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approfondimenti

La PEC diventa intelligente Ormai tutte le aziende utilizzano la PEC, ma le singole caselle PEC possono non bastare per sfruttare al massimo i vantaggi della dematerializzazione DI ROMANO MENICACCI

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è diventata uno strumento digitale indispensabile per le comunicazioni ufficiali con necessità di invii e consegne attestabili. Inoltre, ha ridotto significativamente le spese per le raccomandate e altri servizi tradizionali di posta.

Ma la sola introduzione della PEC è sufficiente per parlare di dematerializzazione? E soprattutto, l’utilizzo che se ne fa porta benefici?

La risposta è si: l’utilizzo della PEC porta numerosi benefici, ma la sola introduzione di una casella PEC non basta, specialmente se stiamo parlando di Aziende o organizzazioni.

I messaggi PEC devono essere trattati opportunamente da diversi uffici e catalogati, in modo intelligente, per facilitare la ricerca e il recupero delle informazioni.

Il singolo cittadino trae benefici immediati dall’utilizzo della PEC: basti pensare che senza lasciare casa, o assentarsi dal lavoro, senza file e spendendo pochi decimi di euro, può inviare una PEC che ha lo stesso valore legale di

una raccomandata A/R, dal proprio computer, conservando documento e ricevute direttamente nella casella stessa.

Anche le aziende e le organizzazioni possono godere degli stessi benefici della PEC, ma queste hanno un’ulteriore opportunità di risparmio e di aumento dell’efficienza, se integrano le caselle PEC nei sistemi aziendali e nei propri processi. Grazie a sistemi di gestione PEC, come il Legalmail Enterprise di InfoCert, le caselle PEC sono inserite nei sistemi documentali.

La spedizione di una PEC genera risparmi sia di tempo di preparazione e imbustamento, che di costi di stampa, spedizione e archiviazione. Le ricevute di accettazione e consegna, grazie al sistema di gestione PEC, sono automaticamente riconciliate e inserite nella pratica già archiviata nel sistema documentale.

Ma è nella fase di ricezione che il sistema di gestione PEC introduce intelligenza nei processi di comunicazione aziendale. Infatti, ogni casella risulta presidiata e il messaggio può essere automaticamente inoltrato al dipendente o l’ufficio che aveva originato la comunicazione. La casella PEC InfoCert, può anche essere multiutente e legata ad un intero ufficio.

Inoltre, le funzioni intelligenti sono molteplici: ad esempio, la possibilità di avere dei dashboard per gestire le code dei messaggi o controllare i tempi di evasione/risposta, aspetto cruciale quando al messaggio PEC è legato un

procedimento amministrativo o l’erogazione di una prestazione con livelli di servizio garantiti. Il sistema di gestione PEC può inoltre eseguire invii massivi e la composizione automatica di messaggi prelevando i contenuti da basi dati. È evidente che dotandosi di un sistema di gestione PEC si ha l’opportunità di cogliere il massimo dei benefici, sia economici (riduzione dei costi di postalizzazione) che di efficienza organizzativa. Infatti, il sistema di gestione PEC che riconcilia le ricevute archiviandole nei sistemi documentali evita lo smarrimento, la dispersione documentale e riduce i tempi di ricerca di messaggi e ricevute che in fase di opposizione assumono un valore altissimo, evitando i rischi di sanzioni Solo quando la PEC entra in un flusso di gestione documentale automatizzato, i risultati possono andare ben oltre il semplice contenimento della spesa e ottimizzare anche i flussi di lavoro quotidiano.

ROMANO MENICACCI

Responsabile Consulenza di Processo e normativa, InfoCert iged.it 01.2013

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approfondimenti

La dematerializzazione dei DDT È possibile!

DI PAOLO CATTI, DANIELE MARAZZI, CHIARA BOREA

L’utilizzo di soluzioni ICT a supporto della Digitalizzazione dei processi è un tema presente, oggi più che mai, nelle agende delle principali aziende e Pubbliche Amministrazioni italiane.

Cresce, infatti, la consapevolezza che l’introduzione delle ICT offre un’importante opportunità di semplificazione dei processi, generando al contempo sia un recupero di produttività sia un sensibile miglioramento dell’efficacia nell’erogazione dei servizi. Anche nei processi di trasporto e consegna merci, le opportunità per ottenere significativi benefici sono tutt’altro che trascurabili. Di particolare interesse è la possibilità di digitalizzare processi che, tradizionalmente, prevedono il ricorso a documenti riportanti firme autografe.

L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano (i risultati completi della Ricerca 2012 sono disponibili su www.osservatori.net) – ha indagato le modalità attraverso cui è possibile trasmettere, gestire e conservare in modalità elettronica il Documento di Trasporto, grazie all’implementazione di procedure di Trasmissione Telematica e Conservazione Sostitutiva coerenti con quanto previsto dalla normativa vigente.

Il processo relativo alle attività logistiche di trasporto e consegna merci è sicuramente noto nel suo svolgimento “tradizionale” (Figura 1): tutta la documentazione a supporto è in formato cartaceo e ne viene conservata copia cartacea da tutti gli attori coinvolti (in generale, almeno tre: Fornitore, Tra-

sportatore e Cliente destinatario della consegna).

Durante la Ricerca si sono indagati i possibili modelli di Digitalizzazione del suddetto processo, ne sono state individuate tre macro-famiglie (Figura 2), in particolare: (i) i modelli di Dematerializzazione unilaterale degli archivi, (ii) i modelli di Digitalizzazione dei flussi informativi e (iii) i modelli di Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo. Naturalmente, i vari modelli - che possono essere combinati anche solo parzialmente - supportano in modo diverso il processo, permettendo di conseguire benefici di efficienza e di efficacia anche molto diversi (per natura e per entità) ma presentando anche differenti complessità realizzative o specifici prerequisiti abilitanti.

I MODELLI DI DEMATERIALIZZAZIONE UNILATERA DEGLI ARCHIVI I modelli di Dematerializzazione unilaterale degli archivi sono caratterizzati da una gestione dei documenti interni basata su sistemi di Gestione Elettronica Documentale e di Conservazione Sostitutiva abbinati a una modalità di trasmissione cartacea, eventualmente integrata da un flusso dati in parallelo.

In questo scenario, il fornitore che attiva la spedizione decide – in modo indipendente e trasparente per gli altri attori del processo – di portare in Conservazione Sostitutiva i Documenti di Trasporto (DDT) attivi (prodotti dallo stesso fornitore), stampando esclusivamente la copia del DDT da consegnare al cliente.

Il fornitore rinuncia, quindi, all’eventuale “prova di avvenuta consegna della

Figura 1 – Il processo tradizionale di trasporto e consegna merci

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Gestione interna delle informazioni

Gestione Elettronica Documentale &

Conservazione Sostitutiva Gestione Elettronica Documentale &

Conservazione Carta Conservazione Carta

Sola Trasmissione Cartacea

Trasmissione Cartacea e Flusso Dati in parallelo

Solo Flusso Dati

Trasmissione delle informazioni Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione | School of Management - Politecnico di Milano (www.osservatori.net)

Figura 2 – I diversi modelli di gestione del Documento di Trasporto

merce al cliente”, teoricamente rappresentata dalla firma/sigla del cliente sulla copia del DDT che rientra in sede.

Lato passivo, per contro, il cliente destinatario della consegna può scegliere - anche qui, in modo totalmente trasparente agli altri attori del processo - di portare in Conservazione Sostitutiva i DDT ricevuti, naturalmente previa acquisizione dell’immagine mediante scansione.

I benefici conseguibili, in questo caso, sono essenzialmente paragonabili a quelli della Conservazione Sostitutiva delle fatture, (attive e passive): 1-2 €/ documento, lato attivo, e tra 0,7 e 1,5 €/documento, lato passivo.

Se, poi, i sistemi di scansione sono dotati di soluzioni “intelligenti” di Data Capturing in grado di automatizzare la registrazione dei dati a sistema, il beneficio - lato passivo - può arrivare fino a 3-4 €/documento.

I MODELLI DI DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI Nei modelli di Digitalizzazione dei flussi informativi, la modalità di gestione interna delle informazioni è sostanzialmente indifferente: a caratterizzare questo approccio è la modalità di trasmissione che prevede invio cartaceo ad accompagnare la merce integrato da un flusso dati in parallelo.

In questo contesto il fornitore e cliente si accordano per attivare un dialogo - in formato elettronico strutturato - parallelo al flusso fisico delle merci,

che rimane comunque accompagnato da un Documento di Trasporto cartaceo. Si introducono, quindi, messaggi strutturati - per esempio, l’Avviso di Spedizione (ASN), l’Avviso di consegna (DesAdv), lo stesso DDT e la Notifica Ricezione Merci (RecAdv) - ai soli fini gestionali e di processo, mentre si mantengono - presso tutti i soggetti coinvolti - gli archivi fiscali cartacei per i DDT. L’attestazione di presa in carico della merce e la prova di avvenuta consegna - ove previste - sono costituite dall’apposizione di una firma autografa (o, come già detto, di una semplice sigla) sulla copia-fornitore del DDT cartaceo.

I benefici conseguibili derivano sia dalla maggior efficienza ed efficacia ottenibili sul processo (ottimizzazione delle operazioni di logistica in ingresso, grazie alla disponibilità di informazioni in anticipo sulla consegna fisica) sia dal superiore controllo sul processo stesso (grazie al monitoraggio tempestivo delle principali fasi, come, per esempio, l’avvenuta consegna).

La quantificazione di questi benefici presenta elementi di complessità maggiore - e varia, anche sensibilmente, in funzione delle caratteristiche dei diversi contesti applicativi.

L’incremento di produttività stimato, tuttavia, si colloca in un ordine di grandezza superiore rispetto ai modelli descritti in precedenza: considerando la coppia cliente-fornitore, si va dai 10 €/consegna ai 20 €/consegna.

I MODELLI DI COMPLETA DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI Nei modelli di Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi, i flussi informativi si sostituiscono in toto alla documentazione cartacea a valenza fiscale che accompagna la merce e le informazioni sono gestite internamente mediante soluzioni di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Sostitutiva. La documentazione a bordo mezzo si semplifica, riducendosi alla sola Scheda di Trasporto, documento non rilevante ai fini fiscali. Gli archivi cartacei vengono sostituiti dalla Conservazione Sostitutiva diretta dei messaggi scambiati nel flusso informativo parallelo alla consegna fisica della merce, che possono anche sostituirsi alle prove di presa in carico della merce e di avvenuta consegna. In alternativa, è possibile anche impiegare device mobili - tablet, smartphone o palmari - per raccogliere elettronicamente le firme autografe come attestazione di conferma di avvenuta consegna o della presa in carico della merce (in analogia con quanto avviene nello scenario tradizionale).

I benefici conseguibili - per la coppia cliente-fornitore - vanno da circa 15 €/ consegna fino a 25 €/consegna, in funzione del contesto e della situazione di partenza.

LE LESSON LEARNED TRASVERSALI Le opportunità di declinazione dei principi della Digitalizzazione evideniged.it 01.2013

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ziate presentano elementi trasversali applicabili anche in altri ambiti. In particolare, le stesse domande fondamentali che è opportuno si ponga chi vuole “fare” progetti di Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi risultano profondamente trasversali ai diversi contesti: “dove oggi è presente una firma autografa, serve?”; “se serve, a chi serve (regolamento interno, Legislatore?) e per quale scopo (controllo, conferma, riconoscimento, opponibilità giuridica?)?”; “se non serve la firma, quanto costa mantenere quel processo, basato sul

cartaceo?”; “come si coinvolgono tutti gli attori su cui impatterà l’innovazione legata alla Dematerializzazione (clienti, fornitori, PA ecc.)?”.

(Ri)scoprire la corretta risposta alle prime domande in molti casi ha consentito di trovare il necessario consenso per far partire i progetti. L’impatto dell’innovazione sugli attori coinvolti, infine, rappresenta un elemento non trascurabile. Nel caso della Dematerializzazione del DDT - dove la firma “non serve”, ma ha acquisito nel tempo un valore formale profondamente ra-

dicato nelle prassi - l’adozione del modello più efficace emergerà dal miglior compromesso tra benefici desiderati e grado di collaborazione che è possibile raggiungere nella “relazione a tre” tra fornitore, cliente e trasportatore: maggiore è la volontà di fare efficienza e incrementare l’efficacia da parte dell’intero sistema, più interessanti sono le opportunità di reingegnerizzazione del processo e, di conseguenza, il valore ottenibile attraverso la Digitalizzazione dello stesso.

PAOLO CATTI

DANIELE MARAZZI

CHIARA BOREA

Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, School of Management del Politecnico di Milano

Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, School of Management del Politecnico di Milano

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ROME, SEPTEMBER 18.19.20, 2013

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esperienze

La dematerializzazione: l’esempio dell’e-procurement per la PA Come il Programma di Razionalizzazione degli acquisti attua la smaterializzazione dei processi di acquisto della Pubblica Amministrazione DI TERESA SIBILIO

Con i recenti provvedimenti sulla spending review il Legislatore è tornato a occuparsi del tema della spesa pubblica per beni e servizi puntando con forza, ancora una volta, sul ruolo di Consip in qualità di centrale di committenza nazionale per conto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, poiché le esperienze di questi anni hanno confermato come la centralizzazione degli acquisti e l’aggregazione della domanda portino vantaggi economici a chi ne sa sfruttare le potenzialità (Fig.1).

Le leggi emanate nell’ultimo biennio prevedono numerosi impatti per Consip e per il sistema di procurement nazionale. Consip ha dunque il ruolo di partner di riferimento per le PA nella gestione strategica ed operativa dei processi di acquisto di beni e servizi e la accompagna nel suo cammino verso la modernizzazione, contribuendo a migliorare il rapporto tra PA, cittadini ed imprese.

Infatti, il Programma di razionalizzazione degli acquisti, avviato dal MEF in attuazione della legge finanziaria del

Figura 1 – Le leggi emanate nell’ultimo biennio

2000 ha l’obiettivo di realizzare il processo di innovazione tecnologica e di progressiva digitalizzazione all’interno della PA, all’insegna dell’efficienza operativa e della trasparenza procedurale.

IL PROGRAMMA DI RAZIONALIZZAZIONE • per le PA: rappresenta un centro di competenze per l’ottimizzazione degli acquisti e la semplificazione dei processi di approvvigionamento, in grado di veicolare un’ampia gamma di prodotti e servizi a costi competitivi e ad adeguati standard qualitativi; • per le Imprese: rende disponibili strumenti di acquisto innovativi in grado di generare una riduzione dei costi commerciali a fronte dell’accesso ad un mercato ad elevato potenziale; e consente di raggiungere i seguenti obiettivi: ottenere economie di scala mediante aggregazione della domanda ed offerta di prodotti standardizzabili; garantire ampiezza della gamma offerta; monitorare sistematicamente i livelli di servizio; efficientare i processi di acquisto e modernizzare i comportamenti di acquisto; promuovere gli strumenti di e-Procurement. iged.it 01.2013

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Nell’azione di razionalizzazione, assume certamente un rilievo centrale l’aspetto del risparmio economico sui prezzi d’acquisto, generato dall’aggregazione della domanda delle amministrazioni. Il ruolo di centrale di committenza che Consip riveste, infatti, porta inevitabilmente a focalizzare gli sforzi soprattutto sul processo di selezione delle migliori soluzioni offerte dal mercato sotto l’aspetto economico, ambientale e sociale, mentre le fasi a monte della procedura di gara (quantificazione dei fabbisogni) e a valle (controllo dell’esecuzione del contratto e monitoraggio delle attività) restano sotto la responsabilità delle amministrazioni.

Un esempio di contenimento dei costi e degli impatti ambientali su cui vale la pena di soffermarsi è rappresentato dalla dematerializzazione dei flussi cartacei e dall’archiviazione ottica sostitutiva: essa libera enormi risorse economiche strettamente collegate al ritorno di efficienza e alla razionalizzazione degli spazi fisici, alla drastica riduzione del tempo di gestione e ricerca documentale, all’eliminazione delle spese postali e della conservazione fisica in archivi cartacei per almeno un decennio.

Un esempio viene dai sistemi di eprocurement, generalmente associati ad una maggiore efficacia, efficienza e trasparenza dell’azione amministrativa pubblica e privata. Tali sistemi sono costituiti da piattaforme digitali in cui ogni transazione viene effettuata tramite firma digitale e posta certificata, senza necessità di ricorso a documenti cartacei. Essi stessi rappresentano quindi uno strumento di dematerializzazione in quanto consentono di azzerare i costi connessi alla gestione cartacea degli atti di acquisto e, attraverso l’offerta di prodotti verdi, permettono a molte piccole e medie imprese e a molte amministrazioni di risolvere questioni legate all’acquisto di beni e servizi, generando una domanda crescente di sostenibilità.

Con D.P.R. n. 101/2002 il Governo Italiano ha disciplinato l’utilizzo delle procedure digitali nello svolgimento delle procedure di procurement

pubblico, mettendo a disposizione delle pubbliche amministrazioni uno strumento per gli acquisti di beni e servizi che si giovasse dell’impiego della piattaforma elettronica predisposta su indicazione del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) e gestito da Consip: il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA).

Nella visione d’insieme del sistema degli acquisti pubblici, il MePA - attivo da oltre nove anni, durante i quali ha conosciuto una crescita progressiva sia in termini di utenti abilitati (PA e Imprese), sia in termini di volumi di acquisti effettuati - è stato concepito come strumento complementare alle Convenzioni e agli Accordi quadro, sistematicamente predisposti ed aggiudicati da Consip per valori contrattuali superiori alla soglia comunitaria, configurandosi come mezzo per diffondere le procedure elettroniche e per ottimizzare i processi di acquisizione per valori al di sotto della soglia comunitaria (Fig.2).

Legislativo 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), in particolare al Capo II e Capo III, in materia di documenti informatici sia per quanto concerne la firma elettronica, sia per le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti stessi.

L’accesso al MePA avviene attraverso il portale www.acquistinretepa.it e l’inserimento delle credenziali rilasciate al momento della registrazione. Due sono le modalità attraverso le quali le Pubbliche Amministrazioni (ovvero i Punti ordinanti) abilitate possono effettuare acquisti sul Mercato elettronico: • l’ODA (Ordine Diretto di Acquisto) che consente l’acquisto di una o più offerte disponibili, direttamente a catalogo senza possibilità di modificarne le condizioni; • la RdO (Richiesta di Offerta) che prevede l’acquisizione di una o più offerte attraverso l’individuazione e la descrizione di beni e servizi e la se-

Figura 2 – Gli strumenti di acquisto per la PA

Si tratta di un vero e proprio mercato virtuale che offre la possibilità alle amministrazioni di acquistare direttamente dai cataloghi dei fornitori abilitati o di effettuare richieste di offerta a più fornitori.

Nel MePA trovano pertanto applicazione le norme stabilite dal Decreto

lezione dei fornitori ai quali inviare l’invito ad offrire.

In ogni caso, la scelta della procedura da adottare (OdA oppure RdO) deve essere fatta nel pieno rispetto della normativa prevista per l’approvvigionamento di beni e servizi della Pubblica Amministrazione e dei principi

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di trasparenza e semplificazione delle procedure, di parità di trattamento e non discriminazione (ai sensi dell’art.

328 del D.P.R. 5 ottobre 2010).

Di seguito viene riportato uno schema esemplificativo delle fasi in cui si articola una RdO (Fig.3).

In qualsiasi fase del procedimento, è possibile inviare una comunicazione ai fornitori invitati (durante i termini di presentazione delle offerte) o ai concorrenti (dopo la chiusura dei termini di gara). Anche la fase di stipula verrà gestita attraverso il sistema: dopo la selezione del concorrente aggiudicatario, verrà prodotto in automatico il

Figura 3 – Le fasi di una Richiesta di Offerta

Il Sistema consente la gestione della “seduta pubblica” virtuale in occasione dell’apertura di ognuna delle tre buste (A, B e C), garantendo in ogni contesto la visibilità ai concorrenti delle informazioni loro dovute secondo la normativa in materia (D.p.r. 207/2010).

Il MePA mette a disposizione un’area “Comunicazioni” per garantire tracciabilità e affidabilità nella ricezione e nell’invio delle comunicazioni.

Tutte le comunicazioni tra le Amministrazioni utenti e i fornitori, infatti, transitano sul sistema e non via e-mail.

fac-simile di contratto con i dati della gara e dell’offerta aggiudicataria.

Il documento sarà sottoscritto con firma digitale dal Punto Ordinante e inoltrato al concorrente tramite inserimento nel sistema, determinando il definitivo perfezionamento del contratto tra le parti.

Procedendo ad esaminare gli acquisti effettuati dai Punti ordinanti attraverso il MePA e le relative transazioni effettuate, evidenziate nel grafico seguente (Fig.4), suddivisi per categoria merceologica, come è dettagliato nel

Figura 4 – MEPA risultati raggiunti

grafico che segue (Fig.5), e ripartiti tra le varie tipologie di Imprese (Fig.6), si possono desumere i risparmi ottenuti con l’utilizzo di procedure d’acquisto totalmente telematiche.

Se si considera che un documento cartaceo di tre pagine costa alla PA circa 25 euro nel corso della sua intera vita (i 10 anni che la legge impone per la sua conservazione “a norma”), i benefici economici della totale dematerializzazione del processo d’acquisto legati all’utilizzo del MEPA – sul quale dal 2005 a oggi sono state effettuate circa 270mila transazioni - sono stati quantificati in circa 246 milioni di euro, cui si sommano i benefici legati all’eliminazione della stampa, circa 150 tonnellate di carta in meno, e alla riduzione delle emissioni di CO2 per un analogo valore.

Il dato è stato determinato prendendo in considerazione: il costo medio annuo per un documento (variabile da15 a 20 euro) che include la spesa per carta, logistica, personale impiegato e periodo di conservazione in base alla legge (10 anni); il numero di flussi di documenti normalmente utilizzati per ciascuna operazione; il numero di copie di ciascun documento in ciascun flusso. Nel caso di acquisti attraverso la modalità della Richiesta di offerta (ossia invitando più fornitori) è stato stimato anche il costo (spese di invio) relativo ai contatti con i fornitori (lettere di invito, lettere di aggiudicazione) in tutta la procedura. Tali voci, che vengono completamente abbattute dall’utilizzo del MEPA, sono state poi moltiplicate per il numero di Ordini d’acquisto e Richieste di offerta poi aggiudicate, effettuati nell’intero anno per ottenere il risparmio totale.

Ma a chi si occupa di procurement viene chiesto un salto di qualità: integrare il concetto di costo durante tutto il ciclo di vita rappresenta un’ulteriore opportunità di razionalizzazione della spesa, nel necessario passaggio dall’ottica di breve periodo a un’ottica temporale più ampia coincidente con la vita utile di un prodotto.

Questa evoluzione richiede al settore pubblico l’assunzione di un ruolo esemplare nel contesto di modernizzazione del Paese, sia in ambito ambieniged.it 01.2013

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Figura 5 – Dinamica temporale del transato e del numero di transazioni del MePA distinti per categorie merceologiche (2005-2011)

Figura 6 – Distribuzione del totale transato per classi dimensionali di imprese (2011)

tale, sia in ambito economico e sociale.

Seppur l’aggravio in termini di complessità, supplemento di analisi, aumento dei rischi di contenzioso non sia trascurabile - e non sempre l’evoluzione del mercato sia adeguata - è fondamentale proseguire in tale processo di razionalizzazione, soprattutto laddove la connessione tra consumi di risorse e impatti ambientali e sociali implica minori costi di gestione calcolati nel lungo periodo.

Il calcolo dei risparmi conseguiti dall’applicazione di tale metodologia ci sostiene nell’implementare valutazioni dei costi che perseguono risparmi di acquisto e gestionali sempre più significativi, soprattutto in ambito energetico. Ad esempio, nell’offerta di Personal Computer Desktop, l’utilizzo di prodotti efficienti da un punto di vista energetico, dotati delle “etichette ambientali” più avanzate, comporta un risparmio di 3,4 milioni di euro per gli acquisti direttamente effettuati attraverso Consip, considerata una vita

media per macchina pari a cinque anni. Questi risparmi salirebbero a 9,61 milioni di euro se le stesse caratteristiche di risparmio energetico fossero incluse negli acquisti di pc desktop effettuati in un anno dall’intera PA italiana (stimati in circa 300mila apparecchiature).

Oltre al risparmio economico, il vantaggio ambientale in termini di riduzione delle emissioni di CO2 è pari a 12.548 tonnellate, che potrebbero diventare 36mila qualora l’intera PA acquistasse apparecchiature con le stesse caratteristiche. Se a questo si affianca anche un comportamento “consapevole”, ovvero si disconnette dalla rete elettrica il pc, i risparmi valutati sull’intero ciclodi vita possono crescere di un ulteriore 15%, sia in termini di costi, che di tonnellate di CO2 “risparmiate”.

Invece, per quanto riguarda i sistemi di stampa e copia, la scelta di stampanti che applichino i meccanismi di gestione energetica previsti dagli

standard più avanzati comporta vantaggi per la PA quantificabili in 6,5 milioni di euro su un ciclo di vita di cinque anni in termini di risparmio energetico (calcolati sull’intero parco della PA in sostituzione annua pari a circa 40mila apparecchiature) e una diminuzione della CO2 emessa pari a 24mila tonnellate. Inoltre, il vantaggio derivante dall’inclusione obbligatoria della funzionalità di stampa fronte retro sull’intero parco installato (pari a circa 200mila stampanti), comporterebbe un risparmio diretto di 66mila tonnellate di carta, 66mila tonnellate di CO2, e minori costi per circa 60 milioni di euro l’anno.

Per quanto riguarda le fotocopiatrici, il risparmio di consumi elettrici sui cinque anni di vita media sarebbe di 8,8 Gwh, con una riduzione di emissioni di CO2 pari a 5.900 tonnellate e un risparmio di costi pari a 1,6 milioni di euro l’anno 1.

Da quanto rappresentato, dai dati economici e dai volumi decisamente rilevanti, a Consip è attribuito un ruolo decisivo sia per la razionalizzazione della spesa della PA, sia per gli impatti ambientali generati dalle scelte delle forniture.

Siamo convinti che non ci sia futuro che non sia “sostenibile” e che il ruolo del procurement sia quello di indirizzare il cambiamento, soprattutto in quei settori in cui la domanda pubblica riveste un ruolo primario, valorizzando in maniera trasparente, non discriminatoria e ponderata, il processo di selezione delle migliori soluzioni di mercato.

NOTE

1

Vedi anche il Quaderno Consip I-2013 “Le acquisizioni di beni e servizi sotto soglia attraverso il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione” sul sito www.consip.it

TERESA SIBILIO

Responsabile Acquisti Beni e Servizi IT di Consip

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La cartella clinica digitale

e la scheda paziente informatizzata DI MARCO TOGNETTO

La struttura portante del sistema informativo delle aziende o degli enti modernamente organizzati sono le procedure di back office, cioè quelle applicazioni di gestione, di ricerca e di archiviazione delle informazioni digitali che consentono di gestire e controllare tutta la parte operativa.

L’archiviazione delle cartelle cliniche, nel caso specifico, e di altri documenti che devono essere conservati, crea non pochi problemi alle aziende sanitarie, sia in termini di stoccaggio che di consultazione.

abbassare i costi ed aumentare la produttività del flusso del documento stesso.

La scheda paziente, che contiene le informazioni sulle visite ambulatoriali, è invece informatizzabile e dematerializzabile.

Oggi, con l’archiviazione digitale delle cartelle cliniche, la consultazione di qualsiasi documento avviene nel giro di pochi minuti. Il servizio permette dunque, alla struttura sanitaria, di ricercare in maniera facile e sicura le cartelle cliniche dei propri pazienti semplicemente dal computer.

Per quanto riguarda la duplicazione della cartella clinica l’iter da seguire comporta la compilazione di un “modulo di richiesta”, la trasmissione dello stesso al personale preposto all’archivio, l’estrazione della cartella clinica dai faldoni in cui è collocata, la fotocopia (che a seconda delle dimensioni può richiedere tempi ragguardevoli) ed infine la consegna al paziente. Tutto questo compatibilmente con la disponibilità di persone, macchine, e soprattutto del documento stesso che si vuole consultare, che spesso è in visione presso i reparti.

L’obbiettivo principale della soluzione, che prevede l’utilizzo di una piattaforma documentale unita a modelli di scanner documentali ad alta velocità, è quello di fornire un sistema che permetta una gestione pratica, rapida e personalizzabile delle cartelle cliniche e delle schede pazienti per le visite ambulatoriali.

Prima di continuare è necessario distinguere le due tipologie di documenti finora citate: la cartella clinica è un documento che attualmente non è possibile dematerializzare, e per questo motivo viene digitalizzata ed archiviata in un luogo remoto per

I vantaggi della conversione dei documenti, da supporto cartaceo a quello digitale, sono molteplici, come immediatezza nella consultazione, azzeramento dei tempi di ricerca, elevatissimo grado di sicurezza per la tutela dei dati memorizzati, consultazione anche da parte di più utenti contemporaneamente, possibilità di stampa immediata, migliore gestione delle risorse umane e non ultimo il recupero di spazio in archivio dopo la conversione, per fare spazio magari ad ambulatori o servizi remunerativi e non costosi per l’ospedale.

Oltre al servizio di scansione sono disponibili tutta una serie di servizi collaterali come il servizio di stampa e consegna al pubblico della documentazione sanitaria, presso l’ospedale, delle cartelle cliniche ai pazienti, oppure il ritiro delle cartelle cliniche nel caso l’ospedale volesse effettuare il servizio presso locali esterni e liberare da subito gli spazi.

Al contrario, se la struttura ospedaliera volesse eseguire il lavoro on-site è possibile installare le postazioni di acquisizione e tutti i macchinari relativi al servizio nei locali dedicati.

Altro servizio molto apprezzato, disponibile in alcuni software specializzati come DocFinder, è quello della carta della salute. Mediante l’inserimento delle proprie credenziali personali il paziente può accedere alla propria documentazione clinica da qualsiasi parte del mondo ed in qualsiasi momento.

MARCO TOGNETTO

Direttore Commerciale, Gruppo Tognetto

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Centri Servizi

Istruzioni per innovarsi e sopravvivere alla crisi (parte 1) DI BENEDETTO RENELLI

L’arte di arrangiarsi e la rigidità dei contratti di lavoro hanno permesso negli ultimi 25 anni lo sviluppo di una realtà molto diffusa in Italia, molto meno all’estero, che è il Centro Servizi specializzato nell’outsourcing documentale. Trattare documenti nell’azienda il cui core business non è il trattamento della carta è diventato troppo oneroso e si preferisce affidarne la gestione a Centri Servizi esterni.

Le dimensioni variano molto: dai 2-3 addetti ai 1000 e oltre, anche con impianti delocalizzati all’estero, con volumi dalle poche migliaia ai parecchi milioni di pagine l’anno.

Il servizio inizialmente richiesto dalle aziende/offerto dal centro servizi rientra spesso in una delle seguenti categorie: • Stoccaggio carta; • Scansione; • Cattura di dati dai documenti; • Produzione di media contenenti immagini e/o dati; • Pubblicazione online dei documenti; • Stampa; • Postalizzazione.

Questa prima gamma di servizi negli ultimi 10 anni si è evoluta e si sono aggiunte altre categorie: • Gestione della conformità; • Ciclo passivo della fatturazione; • Verifiche contabili; • Conservazione sostitutiva.

La crisi ha colpito anche questo settore: • I Centri Servizi che operano con il settore pubblico, se non hanno

alle spalle una struttura finanziaria più che adeguata, sono costretti a chiudere a causa del ritardo nei pagamenti; • I Centri Servizi che operano con il Privato sono costretti a ridiscutere i contratti in sede di rinnovo su basi economiche più basse.

Quali strategie può mettere in atto il Centro Servizi per innovarsi e sopravvivere alla crisi?

Le risposte sembrano essere: • Ridurre i costi • Cogliere nuove opportunità Ridurre i costi I costi maggiori sostenuti dai Centri Servizi sono in genere legati alle attività manuali. Capire come ridurre i costi spesso diventa capire dove si “perde” tempo.

Lungi dall’essere un esame esaustivo tentiamo di evidenziare alcune situazioni che possono rappresentare potenziale spreco di tempo e quindi di lievitazione dei costi.

Strumenti consigliati dai Venditori di Scanner Il mercato dell’hardware e del software nei Centri Servizi è stato veicolato dai produttori/distributori degli Scanner. Spesso gli scanner costituiscono la quota di investimento hardware più elevata nell’avvio di un Centro Servizi. Il venditore dello scanner è sempre stato l’interlocutore principale con cui interagire, il guru del settore, il genio dei servizi, insomma la persona ritenuta in

grado di aiutare il Centro Servizi ad organizzare e avviare al meglio il proprio lavoro. Ma a volte il portafoglio prodotti del venditore è un po’ limitato. Il risultato che si osserva è che, quando ci si rivolge al commerciale di una casa che produce scanner, il centro servizi opera con lo scanner suggerito e il software in bundle con lo scanner. Quando invece ci si rivolge a un distributore la scelta aumenta, ma i prodotti migliori non sono trattati dai distributori di hardware.

In sintesi, i software adottati da molti Centri Servizi interfacciano gli scanner e offrono poche funzionalità in più. In genere è possibile trovare la rilevazione di un patch o di un codice a barre oltre allo scarto delle pagine bianche. Su questi software molti centri hanno plasmato la loro organizzazione e basato la propria offerta. Quello che propongono o che sono in grado di offrire in genere è costituito da: • Normalizzazione carta; • Scansione con riconoscimento di Codici a Barre; • Scarto delle pagine bianche; • Produzione di file tiff o pdf; • Produzione di dati.

Il risultato di questa situazione è che il perimetro dei servizi offerti è molto limitato, all’interno di questo perimetro il personale operativo sopperisce alle mancanze del software con maggiori attività manuali, l’organizzazione del lavoro non è ottimale, si allungano i tempi di produzione e aumenta il rischio di introduzione di errori.

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Vediamo alcune situazioni tipiche in cui il software fornito con lo scanner crea questo tipo di problemi: Preparazione o Normalizzazione della carta Preparare la carta da dare in “pasto” allo scanner è sempre il primo passo da compiere. È un’attività esclusivamente manuale la cui eccessiva durata spesso dipende dal software che guida lo scanner.

Ecco come fa a separare i documenti, il software fornito in bundle con lo scanner: Separazione dei documenti a mezzo patch code, obbliga a fare la stampa di quantità industriali di fogli separatori, ad introdurli fisicamente all’inizio di ogni documento e a rimuoverli dopo la scansione. Spesso, per il suo alto costo di gestione, si preferisce non utilizzarlo ritenendo più economico fare la scansione di un documento alla volta, rinunciando alla velocità dello scanner e pagando il prezzo di tempi di scansione più lunghi.

Separazione dei documenti per mezzo di un codice a barre già presente sulla prima pagina del documento, per quasi tutti i software bundle è possibile rilevarlo ma a condizione che sia di un certo tipo (2 di 5 o 39 o EAN….), che sia l’unico codice a barre presente sul foglio e/o che si trovi in una determinata posizione, diversamente non viene rilevato e bisogna decidere se rinunciare alla velocità dello scanner o stampare un etichetta di barcode del tipo accettato e appiccicarla nel riquadro giusto o gestire un patch code, in ognuno dei casi c’è un prezzo da pagare.

O peggio ancora, laddove un codice a barre dovesse sfuggire al rilevamento non è possibile separare manualmente il documento, costringendo a ripetere il lavoro riacquisendo un documento alla volta per assicurare la corretta separazione.

separare i documenti oltre che per i codici a barre, anche in base alle dimensioni della carta, all’orientamento della pagina o in base alle informazioni in esso contenute.

alternativa si appiccica con lo scotch lo scontrino sul foglio A4.

In entrambi i casi c’è una maggiore costo di gestione e una maggiore attività manuale dell’operatore.

Documenti di formato A3 piegati a “libretto” impossibili da tagliare per disposizioni del committente. I software bundle obbligano a fare la scansione di una pagina (metà A3) alla volta, ignorando la possibilità di acquisire tutto il set di fogli in formato A3 e dividere poi elettronicamente l’immagine in due parti di formato A4 e a rinumerare il tutto nella giusta sequenza. Anche in questo caso per le mancanze del software non si riesce a sfruttare a pieno la velocità dello scanner e si obbliga l’operatore a una maggiore attività manuale.

Documenti di grande formato, un documento composto da pagine di formato A3 e/o A4 che presenta in alcuni parti una o più pagine di formato A2 o superiore, i software bundle non prevedono questa eventualità e non sono in grado di gestirla, al più è possibile mettere in piedi una escamotage inserendo una pagina bianca nella posizione in cui deve essere inserita l’immagine di grande formato, ed è poi cura dell’operatore tenere il conto delle immagini bianche inserite e delle corrispondenti mancanti e sostituirle manualmente in secondo momento.

Documenti di dimensioni piccole da normalizzare in un formato predeterminato. È il caso degli scontrini o di fotografie da acquisire singolarmente e riportare centrati in una pagina A4. Molti software bundle non sono in grado di acquisire il documento nelle sue dimensioni reali e renderlo in un formato normalizzato. Pertanto, in fase di preparazione della carta bisogna ricorrere alle fotocopie o in

In una situazione del genere appare chiaro che oltre ai rallentamenti dovuti alla gestione manuale dell’evento, la mancanza di un controllo fatto dal software non assicura la sostituzione puntuale dell’immagine bianca con la corrispondente immagine di grande formato.

L’assenza di un processo controllato dal software genera allungamento dei tempi e possibilità di errori.

I software bundle forniti con lo scanner ignorano che è possibile iged.it 01.2013

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Scansione con riconoscimento dei codici a barre Abbiamo già detto che tutti i software bundle rilevano i codici a barre ma con delle importanti limitazioni: • A volte il codice a barre non è rilevato (motore di riconoscimento poco affidabile); • Non tutti permettono la lettura di codici a barre bidimensionali; • Se sono presenti più codici a barre sul foglio riconosce solo il primo; • Non consente di discriminare tra tutti i codici a barre letti; • Non permette di riconosce più tipologie di barcode contemporaneamente; • Il codice a barre è letto solo se si trova sulla prima pagina.

scritte; • Quando ci sono fogli con poche scritte.

Inoltre, la qualità dei documenti cartacei e la risoluzione di acquisizione influenzano e limitano la capacità di lettura del motore di riconoscimento.

Il software bundle non segnala la mancata lettura di un codice a barre, pertanto, non è possibile sapere se e dove un codice è sfuggito alla cattura, questo è molto grave se ad accorgersene è il committente, ……potrebbe essere già tardi per rimediare.

Produzione di dati Normalmente i file di dati prodotti dai software bundle sono dei TXT o dei CSV, non tutti sono in grado di:

Scarto delle pagine bianche Il software bundle, o per meglio dire il driver dello scanner, consente l’eliminazione delle pagine bianche in base al peso dell’immagine acquisita.

In pratica si fissa una soglia e si stabilisce che sopra tale soglia l’immagine è mantenuta sotto è eliminata. Appare chiaro che il metodo è alquanto “empirico” e una volta eliminata l’immagine non c’è più modo di recuperarla per sottoporla a verifica.

Il software bundle non tiene traccia della posizione d’origine e, nel caso di eliminazione erronea, si perde la corrispondenza logica fronte e retro delle pagine.

Il software bundle risulta inefficace nei seguenti casi:

A questi problemi in genere si fa fronte con la capacità dell’operatore di mettere “le toppe” a scapito della produttività oppure, nella migliore delle ipotesi, si commissiona lo sviluppo di software ad hoc.

• Quando ci sono fogli bianchi ma con del rumore di fondo; • Quando si hanno da eliminare fogli bianchi con fincature ma senza

Produzione di file di immagini Il software fornito con lo scanner è normalmente in grado di produrre file immagini di vario formato e sicuramente i TIF e i PDF, ma non tutti i software bundle sono capaci di: • Produrre file PDF-A; • File PDF searchable; • Duplicare parti e/o produrre subset del documento; • Naming del file con contatore universale; • Produrre lo stesso file di immagini in formati diversi e/o versioni a risoluzioni diverse.

• Produrre file XML; • Alimentare direttamente un DB; • Consentire un minimo di data entry o la cattura con OCR; • Integrare i dati accedendo a database esterni o file guida; • Classificazione automatica dei documenti.

Nel primo caso la qualità del lavoro spesso decade pesantemente perché è soggetta all’errore umano, nel secondo caso spesso il costo per documento prodotto diventa molto elevato erodendo cospicui spazi di marginalità.

Invece, per tutte queste problematiche, il mercato offre soluzioni in grado di superare brillantemente queste difficoltà facendo risparmiare grosse quantità di tempo nell’erogazione dei servizi.

Strutture IT sovradimensionate Per far fronte alle richieste del cliente, non disponendo di strumenti

adeguati e avendo una conoscenza limitata del mercato, si ricorre allo sviluppo di soluzioni ad hoc spesso con personale interno. La chimera dello sviluppo in casa a volte abbaglia e stordisce. I tempi di realizzazione e i costi sostenuti il più delle volte non sono in linea con le attese della proprietà né tantomeno sono paragonabili con quello che il mercato offre. Nella decisione dello sviluppo in casa e, peggio ancora, di mantenere quanto realizzato spesso influiscono fattori devianti dall’obbiettivo di migliorare la redditività dell’azienda. Il programmatore a volte si pone l’obbiettivo di dotarsi di uno strumento da usare come leva nei confronti dell’azienda. Il responsabile operativo ha come obbiettivo il mantenimento di un delicato punto di equilibrio raggiunto dopo molte pene.

Esaminiamo alcune delle motivazioni più ricorrenti spesso addotte dai vari elementi decisionali per sviluppare in casa o per non modificare nulla.

• Non ci sono altri software che fanno quello che ci serve; • Il nostro software ormai è ottimizzato per quello che ci serve; • Ormai è rodato funziona e non si tocca; • Il personale operativo è addestrato e costa troppo tempo formarlo; • È ammortizzato e non ci costa nulla; • E se cambiano le specifiche del committente, possiamo modificarlo a nostro piacimento.

In queste motivazioni spesso troviamo non conoscenza delle proposte del mercato, Il tecnico/programmatore a volte si pone come obbiettivo di crearsi uno spazio che lo renda indispensabile agli occhi della proprietà, mentre il responsabile operativo quello di mantenere l’attuale forza lavoro perché sulla dimensione di questa è legata la sua possibilità di carriera interna.

Esistono inoltre situazioni di rischio per l’azienda quando non si ha più il know-how all’interno per mettere mani al proprio software.

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Esistono invece piattaforme per centri servizi che a una frazione del costo di uno sviluppatore permettono di fare le cose in maniera molto più produttiva e in un tempo nettamente inferiore a quello necessario allo sviluppatore.

Da un punto di vista dell’operativo, l’addestramento è questione di poche ore, e in più si opera in un ambiente standardizzato per le varie lavorazioni e spesso si eliminano possibilità di errore umano che invece con le soluzioni ad hoc costringono a rilavorazioni.

A conclusione di questa prima parte si desidera richiamare l’attenzione su un aspetto spesso poco considerato, ma a nostro avviso fondamentale: innovare non significa necessariamente inventare; non sempre le

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innovazioni sono invenzioni.

Nel centro servizi, anche un servizio esistente, reinterpretato con uno strumento software capace di lavorare eliminando gli sprechi di tempo, può contribuire a ridurre i costi, a recuperare marginalità e a ridare slancio al business.

Punteremo lo sguardo poi su servizi più evoluti proponibili a margini elevati quali la gestione della conformità, la gestione della fatturazione, ecc, purché siano trattati con i software adeguati.

Continua…

Nel tentativo di introdurre nuovi elementi per capire come ridurre i costi dell’indicizzazione dei documenti ci occuperemo di: • data capture, del perché in molti centri servizi sia visto con scarsa confidenza; • data entry, sicuramente costoso, ma se reinterpretato a dovere in molti casi può ridiventare molto profittevole.

BENEDETTO RENELLI

Amministratore Unico, Bremp

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mercato

Un nuovo e innovativo approccio alla gestione documentale Una gestione documentale user friendly con più controllo e meno sforzo ... grazie ai metadati DI MARTIJN ISEGER

Nei processi di gestione documentale, la corretta gestione dei metadati si traduce in una miriade di benefici di business, da una ottimizzazione dei processi dei workflow, dei processi di business e della gestione degli accessi, ad una più veloce ed accurata navigazione e ricerca di informazioni, che riconducono ad un generale miglioramento delle performance di business.

Un approccio basato sui metadati, rende un sistema documentale più user friendly, partendo dal concetto che sia più facile per l’utente descrivere “cosa” si cerca piuttosto che indovinare “dove” (ad esempio, in quale cartella) è memorizzato.

NON PERDERE PIÙ TEMPO PER TROVARE LA POSIZIONE CORRETTA DI UN DOCUMENTO Si, sembra banale, ma l’approccio tradizionale basato su cartelle per memorizzare e organizzare i documenti deriva da un problema spinoso, che tutti gli utenti sperimentano ogni giorno. Un file può essere posizionato esclusivamente in una cartella, e questo porta sempre a creare copie indesiderate di documenti o a perdita di tempo per trovare un documento.

Un approccio dinamico basato sui metadati, ovvero sulle informazioni intrinsecamente legate al documento, permette di trovare in maniera semplice il documento senza duplicazioni: il documento in cartelle virtuali e quindi in molteplici posizioni.

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Per esempio un’offerta può essere visualizzata tramite una vista che elenca tutti i documenti commerciali, in una che elenca solo le offerte commerciali per data, per cliente, per prodotto, per commerciale, per stato di approvazione all’interno di un processo di workflow, etc Queste viste possono essere a disposizione di tutta l’azienda o create e salvate dai singoli utenti “on-demand”, in maniera tale da permettere di organizzare e riorganizzare i documenti in maniera immediata nel modo più comodo per ciascuno.

Inoltre, l’utilizzo massivo di metadati associati ai documenti rende notevolmente più veloce trovare i documenti tramite chiavi di ricerca.

NESSUNA SECCATURA NELLA DISTRIBUZIONE DELLE INFORMAZIONI, LA REPLICA O L’ARCHIVIAZIONE Secondo un concetto di archiviazione dinamica, anche la copia di documenti è basata sui metadati, in quanto replicare un documento significa permettere di replicare determinati dati in altri archivi remoti.

Per esempio, alcuni documenti potrebbero essere replicati in un archivio cloud-based per la pubblicazione o l’archiviazione, oppure alcuni documenti potrebbero dover essere replicati da una sede centrale ad una filiale, mentre altri da una filiale alla sede centrale.

Invece di archiviare alcune cartelle in uno storage ad accesso esterno, l’utente può creare delle regole dinamiche di archiviazione per controllare quali documenti ed informazioni debbano essere archiviati: per esempio può decidere di archiviare solamente quei documenti che rientrano in una determinata classe documentale e che non sono più vecchi di tre anni.

In tal senso si possono ipotizzare un numero infinito di scenari per utilizzare i metadati per controllare quali informazioni sono processate e come.

IL CONTROLLO AUTOMATIZZATO DEGLI ACCESSI La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti regolano il controllo degli accessi ai documenti sulla base delle autorizzazioni che i documenti ereditano dalla cartella in cui risiede il documento: un tale sistema si è però dimostrato essere poco flessibile, oneroso dal punto di vista della manutenzione nonché soggetto ad errori inaccettabili per organizzazioni complesse.

La gestione dinamica degli accessi basati sui metadati, significa che i cambiamenti ai metadati permettono di guidare i cambiamenti nei permessi ai documenti in maniera istantanea. Ad esempio, un contratto di lavoro può avere le autorizzazioni derivate da diversi tipologie di metadati: la classe di documento specificato (“contratto di lavoro”, in questo caso) può limitare l’accesso al documento al dipartimento risorse umane. Inoltre, un campo relativo al dipendente nei metadati del documento può ampliare l’accesso al documento, offrendo al dipendente in questione la possibilità di visualizzare, ma non modificare, il documento. E ancora, il supervisore

del dipendente può automaticamente avere un accesso al documento stesso, in base ai metadati dell’oggetto dipendente.

In una soluzione di Entreprise Content Management basato sui metadati, è completamente dinamico: ciò significa che le modifiche ai metadati possono avere immediate ed automatiche modifiche sui permessi del documento.

MIGLIORARE IL CONTROLLO E RIDURRE I TEMPI DEI PROCESSI DOCUMENTALI Grazie alle funzioni di workflow dei sistemi documentali di nuova generazione, le attività di gestione corrente di un’azienda possono essere automatizzate e l’assegnazione dei compiti può essere effettuata alle persone giuste al momento giusto - senza bisogno di programmazione. Una volta che un compito viene assegnato, le informazioni e la responsabilità per il completamento del compito stesso sono affidati al giusto utente.

Esempi di automazione dei processi possono essere l’approvazione dei contratti, il flusso delle fatture di acquisto, il trattamento delle domande di lavoro e per una miriade di altri casi che richiedono la revisione, la modifica e/o l’approvazione da parte di diversi soggetti.

Gli stati di una fattura, all’interno di un workflow, possono essere per esempio: “ricevuto”, “in attesa di approvazione”, “approvato”, “rifiutato” e “saldato”.

L’amministratore può definire chi può spostare un documento all’interno o all’esterno di un certo stato.

Le funzionalità di workflow basate sui metadati, permettono di migliorare l’efficienza dei processi di business, eliminando i colli di bottiglia, garantendo la consistenza e qualità nella documentazione e assicurando che gli utenti non saltino accidentalmente uno step in importanti procedure.

Le soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) M-Files Corporation trasformano il modo in cui le aziende gestiscono, proteggono e condividono informazioni grazie a un approccio unico fondato sui metadati.

Oltre 16.000 aziende in più di 100 paesi utilizzano MFiles presso le loro sedi, in ambienti ibridi o cloud per potenziare la produttività e la qualità, nonché per garantire la conformità alle normative e agli standard di settore.

Megasoft è il distributore italiano che ha sviluppato MegaDoc, personalizzato M-Files alle esigenze del mercato italiano: sfruttando le funzionalità del prodotto, implementando il modulo di conservazione sostitutiva per consentire la gestione delle informazioni e la smaterializzazione dei processi amministrativi.

MARTIJN ISEGER

Marketing Manager, EMEA di M-Files Corporation

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mercato

Endorser Conosciamolo meglio!

DI FRANCESCO PUCINO

L’endorser è quel dispositivo opzionale di cui può essere dotato uno scanner documentale professionale, se provvisto anche di alimentatore automatico di fogli, che serve a stampare dei caratteri sui documenti cartacei durante la loro scansione: in pratica ogni foglio che passa attraverso lo scanner, oltre ad essere digitalizzato e convertito in immagine, viene anche automaticamente stampigliato.

A seconda della marca e del modello di scanner, la stampa può avvenire prima che l’immagine venga cattu-

rata, oppure dopo la sua cattura: nel primo caso parliamo quindi di preendorser, nel secondo caso invece di post-endorser.

Se la stampa dei dati avviene prima della scansione, l’immagine digitale risulterà del tutto identica a quella del documento cartaceo. Se invece la stampa dei dati avviene dopo la scansione, l’immagine sarà priva di tali dati. In quest’ultimo caso la si può comunque simulare via software, mediante una funzionalità, solitamente chiamata di endorser elettronico o di watermarking, che

consente di apporre i medesimi dati anche sul documento digitale. Tale funzionalità software è talvolta integrata direttamente nel driver dello scanner stesso, talvolta invece fornita dall’applicativo software che pilota lo scanner.

Spesso gli scanner hanno funzionalità di scansione fronte/retro, ma raramente si trovano endorser duplex, per cui anche se la scansione avviene per entrambi i lati del documento, la stampa avviene solo su uno dei lati del foglio.

Solitamente gli endorser sono costituiti da una testina di stampa, simile a quella che si trova nelle comuni stampanti da scrivania ink-jet, che può essere manualmente posizionata nel punto in cui si desidera avvenga la stampa, che si materializzerà come una riga di testo lungo il senso di trascinamento del foglio. Ciò perché la testina resta fissa nella sua posizione, ed è il foglio che si muove, durante appunto il processo di scansione.

Acquisendo documenti eterogenei tra loro, per evitare che il testo da stampare si sovrapponga a quello già presente sul documento, si suole posizionare la testina di stampa all’altezza dei margini del documento, così che la stampa avvenga in un’area presumibilmente vuota.

Fig.1 Particolare della testina di stampa di cui è dotato l’endorser.

Ovviamente, nel momento in cui uno scanner è dotato di questo tipo di dispositivo, l’interfaccia del dri-

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Fig.2 La scritta verticale a destra è quella

scansione, o una combinazione di questi elementi.

Purtroppo non si può decidere di definire cosa stampare in funzione del contenuto della pagina stessa, cosa che risulterebbe assai comoda in certe circostanze: infatti nel momento in cui l’immagine del documento è a disposizione dell’applicazione per l’elaborazione (es: riconoscimento ottico dei caratteri, classificazione, etc…), il foglio di carta ha ovviamente già attraversato lo scanner per cui non gli si può stampare più nulla.

ver consente all’utente di definire cosa deve essere stampato: un testo costante, un contatore numerico che si auto-incrementa, data ed ora di

Inoltre bisogna comunque tener presente che una volta definita la stringa da stampare ed avviata l’acquisizione, non la si potrà modificare fino a che non saranno state acquisite tutte le pagine contenute nell’alimentatore di fogli (ADF). Infatti, per mantenere alta la velocità di acquisizione, gli scanner utilizzano una tecnologia di bufferizzazione delle immagini chiamata scan-ahead o pre-fetch: ef-

stampata dall’endorser: si noti come la testina di stampa è stata opportunamente posizionata in modo da non sovrascrivere le informazioni già presenti sul documento.

Fig.3 L’interfaccia per il settaggio dei parametri di stampa dell’endorser fornita dal driver dello scanner non è sempre comoda ed immediata da usare: molto meglio se il software applicativo ne riesce a gestire direttamente la parametrizzazione!

fettuano cioè l’acquisizione della pagina seguente, disponibile nell’ADF, prima ancora che l’applicativo la abbia richiesta, così da ottimizzare le performance dell’hardware.

Fortunatamente, taluni software evoluti di data-capture e documentcapture (proprio come il nostro Recogniform Reader...), consentono di gestire l’endorser in maniera automatica, evitando di utilizzare manualmente l’interfaccia del driver dello scanner: in questo caso la stringa di testo da stampare può essere definita programmaticamente, senza intervento manuale dell’operatore, evitando quindi errori e velocizzando la fase di acquisizione e di segnatura dei documenti cartacei.

FRANCESCO PUCINO

CEO di Recogniform Technologies SpA, membro IEEE ed AIIM, svolge attività di ricerca nel settore imaging dal 1990.

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dalle aziende

Soluzioni per la Business Integration Gestire i documenti digitali ed i processi aziendali con soluzioni perfettamente integrate in SAP DI DAVIDE VALOTTI

un’azienda poiché consente di rispondere ai requisiti dettati da nuovi mercati/settori e di adeguare i processi per renderli conformi alle nuove normative ed alle trasformazioni del mercato.

Purtroppo la flessibilità viene spesso pagata a caro prezzo e diviene una vera e propria sfida riuscire a sviluppare una nuova soluzione personalizzata nel rispetto dei vincoli di tempo e di investimento.

INTRODUZIONE In uno scenario, quale quello attuale, dominato da grandi cambiamenti in tutti i settori e dalla competizione globale, il successo è strettamente legato alla rapidità di reazione ed all’efficacia con cui si riesce a fidelizzare i propri clienti nel tempo, garantendo i margini di profitto con un attento controllo sui costi.

Per le soluzioni IT è diventato un “must” riuscire a migliorare l’efficienza operativa, nonostante la tendenza di riduzione della capacità di spesa e di investimento.

I sistemi informativi devono supportare in modo trasversale tutte le differenti funzioni aziendali gestendone le risorse. Il costante sviluppo di nuovi processi ed applicazioni produce un notevole incremento della complessità dei sistemi stessi.

Se viene seguito un percorso di svilup-

po che non tiene adeguatamente conto delle necessità di integrazione viene rapidamente meno la trasparenza delle informazioni, e diviene impossibile garantire flessibilità e scalabilità, ostacolando di fatto le possibilità di crescita dell’azienda.

Numerosi studi e ricerche effettuati in Italia ed in Europa confermano come sia possibile cogliere importanti benefici dall’automazione dei processi, che vengono amplificati di un ordine di grandezza e colti nella loro interezza quando si affronta il tema con una approccio integrato e si realizza una completa automazione del ciclo dell’ordine.

Per questo motivo le aziende necessitano, oggi più che mai, di strumenti “state-of-the-art” e di applicazioni “chiavi in mano” che consentano loro di soddisfare i nuovi requisiti, introducendo nel sistema SAP le funzionalità richieste per ottenere la tanto auspicata automazione del ciclo dell’ordine in modo semplice, rapido, trasparente e soprattutto indipendente dalla “forma” dei documenti stessi: carta, pdf, EDI .

Potenzia il tuo ERP! La flessibilità garantita dai gestionali SAP nella definizione delle interfacce di processo rappresenta un indubbio vantaggio nelle fasi di espansione di iged.it 01.2013

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SEEBURGER SAP SOLUTION EXTENSIONS Le SAP Solution Extension di SEEBURGER: • “Purchase to Pay” • “Order to cash” • “smart-eInvoicing” • “SCM Monitorig” • “Generic Workflow” • eMobility • Managed File Transfer (MFT)

l’approvazione su dispositivi mobili grazie all’integrazione con la soluzione “eMobility”.

Tutti i formati e i media sono supportati: • Le Fatture EDI e PDF sono automaticamente convertite in SAP IDOC. • Le Fatture cartacee e fax vengono scannerizzate, interpretate in automatico e convertite in SAP IDOC.

Rappresentano una vasta gamma di strumenti ed applicazioni standard per realizzare in tempi rapidi una vera piattaforma di integrazione dei processi B2B in SAP e ne garantiscono un completo e trasparente controllo “end-to-end”.

I benefici per il reparto IT e per gli altri dipartimenti sono così immediatamente conseguibili: il primo usufruirà di processi standard senza necessità di sviluppi personalizzati, i secondi usufruiranno di soluzioni semplici da utilizzare ma in grado di soddisfare ogni richiesta e requisito di business.

Tutte le Fatture sono controllate grazie a regole standardizzate, chiaramente definite, e facili da monitorare.

Discordanze ed eccezioni sono identificate e visualizzate automaticamente.

Dettaglio delle Funzionalità Purchase to Pay Il processo di automazione della Fattura “end-to-end” consente di tracciare tutti i processi, le fasi di approvazione e di analizzare l’intero ciclo di gestione della fattura direttamente in SAP. Consente inoltre di impostare le interfacce di archiviazione per agevolare la completa dematerializzazione della fattura e dispone di funzionalità per

Order to Cash Per elaborare velocemente gli ordini e migliorare i livelli di servizio al cliente ed il Cash Flow è indispensabile rendere automatiche le operazioni di order entry e l’elaborazione end-to-end in SAP. Diviene così possibile registrare e controllare tutti i passi del processo, ed analizzare il flusso dell’Ordine. La soluzione consente di impostare liberamente le interfacce di archiviazione/ dematerializzazione e di visualizzare le informazioni direttamente dai dispositivi mobili, usufruendo delle funzionalità della soluzione “eMobility”.

• I file EDI e PDF vengono automaticamente convertiti in formato SAP IDOC. • Gli ordini cartacei e quelli via fax vengono scannerizzati, letti auto-

Processo automatico di gestione delle fatture passive in SAP

maticamente e convertiti in formato SAP IDOC. • Gli ordini telefonici sono inseriti manualmente.

Tutti gli ordini sono controllati con regole standard, chiaramente definite e facili da monitorare.

Discordanze ed eccezioni sono identificate e visualizzate automaticamente. smart eInvoice Il recente recepimento della direttiva 2010/45/EU emanata dalla Comunità Europea da parte di diversi stati membri ha semplificato ed uniformato su base comunitaria alcuni requisiti del processo di Fatturazione Elettronica dando un nuovo impulso alla sua adozione negli stati membri.

L’equiparazione tra Fatture elettroniche e cartacee ai fini della conformità legislativa, unita alla possibilità di garantire autenticità ed integrità sulla base del processo adottato comporta la possibilità di inviare Fatture in formato EDI o PDF a costi estremamente contenuti, con conferma automatica della ricezione. La soluzione smart eInvoice di SEEBURGER permette alle Aziende di elaborare automaticamente le Fatture elettroniche fino alla ricezione finale, aiutandole nel conseguire una significativa riduzione dei costi SCM Monitoring La soluzione di monitoring e analisi per SAP estende in modo significativo le funzionalità di gestione dei processi B2B di SAP con il quale si integra perfettamente.

Unifica in sé tutti gli strumenti di monitoraggio sia tecnico che di business, liberando la funzione IT dalle attività di verifica e risoluzione delle eccezioni nei processi B2B. Questo strumento supporta le seguenti funzionalità: • Monitoring aziendale end-to-end e cross system in SAP, dall’ingresso dei documenti nel sistema alla registrazione finale in SAP; • Gestione trasparente e monitoraggio dei processi aziendali; • Allerta, anche via eMobility, in caso di interruzioni, allungamento dei tempi di consegna, reclami dei Clienti, eccezioni nei processi.

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Rimani connesso tutto l’anno, iscriviti alla omat community OMAT360, il portale dedicato ai professionisti dell’information management.

OMAT360 nasce con l’obiettivo di diffondere la cultura relativa alla gestione elettronica di documenti, informazioni e processi aziendali.

Grazie a un’esperienza ultra ventennale nel settore, una redazione specializzata e contatti con aziende, istituzioni e associazioni, il portale costituisce un punto d’incontro fondamentale tra chi cerca e chi offre soluzioni per gestire al meglio il patrimonio di dati proprio di ogni organizzazione.

www.omat360.it ITER - via Rovetta 18 - 20127 Milano - tel. 02.28.31.16.1 - fax 02.28.31.16.66 - www.iter.it - iter@iter.it Approf_Butti_h.indd 11

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Generic Workflow Workflow generico in SAP, questo strumento offre un supporto semplice per: • Gestione e identificazione dei processi; • Escalation management; • Contatto degli utenti mobili (eMobility); • Monitoraggio degli accessi; • Ideale per la gestione di processi complessi nel sistema SAP. Senza necessità di procedere al customizing dello standard. eMobility per SAP Con la soluzione eMobility, cellulari e dispositivi mobili diventano parte integrante dei processi aziendali di approvazione e di monitoring/allerta.

Tutte le più recenti piattaforme mobili sono supportate (iOS, Android, BlackBerry, Windows Phone, PC e Mac). È possibile personalizzare il “look and feel” di ogni app direttamente in SAP, per questo la soluzione eMobility può essere installata e resa funzionale in modo facile e veloce senza necessità di programmazione aggiuntiva.

Questo strumento consente di accedere alle informazioni critiche e di approvare i documenti, come ad esempio le Fatture, da qualsiasi dispositivo mobile.

MFT Managed File Transfer (MFT) per SAP elimina le possibili fonti d’insicurezza dei dati grazie al monitoraggio esteso e completo dei trasferimenti dati da e verso il sistema SAP. MFT per SAP consente agli amministratori di interrompere i downloads incontrollati da SAP, assicura che informazioni

confidenziali non vengano trasferite via email, CD o FTP. Al contempo rende possibili trasferimenti di alti volumi di dati in modo efficiente e controllato e garantisce l’effettiva consegna in tempi certi.

I Benefici per il Business Nonostante le tecnologie di automazione e digitalizzazione dei processi di business siano ormai disponibili da molti anni, si registrano ancora delle notevoli barriere alla loro adozione.

Nonostante gli analisti siano concordi in tutta Europa nell’evidenziare i grandi benefici conseguibili dalla dematerializzazione dei documenti e soprattutto dalla digitalizzazione dei processi il grado di adozione in termini di percentuale di documenti elettronici sul totale si attesta, nel migliore dei casi ,tra il 15 ed il 25%.

Parlando di “Order Entry” il tipico tasso di documenti cartacei uniti a metodi di inserimento manuale supera il 70% anche nei paesi più evoluti nell’adozione di tecnologie di integrazione B2B. Questi indici esprimono la difficoltà delle aziende nell’avviare e nel completare i progetti di automazione e digitalizzazione dei processi aziendali.

Questa difficoltà diventa stridente per le aziende che hanno investito risorse importanti nel sistema gestionale.

Molte aziende che hanno adottato SAP e dispongono quindi di processi molto efficienti nell’area dell’Order to Cash e del Purchase to Pay all’interno della soluzione ERP sperimentano in ogni caso alti costi di elaborazione poiché il punto nodale è rappresentato dall’inserimento dei documenti in SAP.

Per inserire gli ordini in SAP è indispensabile raggrupparli, verificarli, completarli ed anche correggerli. Questo processo manuale richiede personale specializzato e dedicato, costretto a svolgere compiti ripetitivi ed esposti alla possibilità di introdurre errori che generano poi eccezioni nel processo difficili da gestire.

Per cogliere appieno i benefici dell’adozione di un sistema gestionale come SAP è indispensabile realizzare al massimo la digitalizzazione dei processi.

Maggiore sarà il grado di integrazione ed automazione dei processi e della conseguente eliminazione dei supporti cartacei, più grandi saranno i benefici tangibili ed intangibili conseguibili dall’azienda.

Le SAP Solution Extension di SEEBURGER sintetizzano anni di Best Practices e rappresentano l’elemento in grado di attivare e completare in tempi certi e con investimenti prevedibili i progetti di dematerializzazione e digitalizzazione.

La loro unicità, a differenza di altre soluzioni presenti sul mercato, consiste nella completa integrazione nell’ambiente SAP del quale sfruttano l’efficienza, la standardizzazione e le potenzialità.

Completano le funzionalità di SAP, centralizzano il punto di inserimento dei documenti commerciali nel gestionale stesso e dispongono di interfacce facilmente utilizzabili anche dal personale non IT. In conclusione le Solution Extension di SEEBURGER sono l’elemento chiave per la realizzazione di un sistema moderno, consolidato e completamente automatizzato per l’inserimento dei documenti commerciali, indipendentemente dal formato di ricezione in SAP.

DAVIDE VALOTTI

Senior Presales Consultant, Seeburger

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eventi

OMAT: la rivoluzione digitale si fa strada

La prossima edizione si terrà a Milano il 17 e 18 Aprile: ecco le prime anticipazioni A CURA DELLA REDAZIONE

Si avvicina la prossima edizione di OMAT, la mostra convegno dedicata alla gestione delle informazioni digitali e dei processi aziendali.

Il mondo intorno a noi è sempre più legato alle informazioni e alle nuove tecnologie. Oggi più che mai, per ogni azienda è essenziale saper gestire in modo efficiente ed econo-

mico il proprio patrimonio di dati e informazioni.

Grazie all’esperienza maturata in oltre vent’anni (la prima edizione risale al 1990 e la prossima sarà la 42°) OMAT costituisce un momento prezioso per le aziende di aggiornarsi sulle soluzioni più innovative disponibili sul mercato e interagire direttamente con i protagonisti del

processo di digitalizzazione in atto nel nostro Paese, grazie a un ampio programma di conferenze e laboratori, affiancato da un’area dimostrativa altamente specializzata.

UN EVENTO A MISURA DI BUSINESS Nell’ultimo anno si è parlato tanto di agenda digitale, ma il progetto

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sembra stentare a concretizzarsi.

Recentemente è stato approvato lo statuto dell’agenzia digitale per l’Italia, che diventa così operativa, ma le incertezze del momento politico fanno dubitare che le misure per un’Italia digitale verranno messe in atto nel breve periodo. Eppure, il nostro Paese e le piccole imprese ne avrebbero enormemente bisogno: con la digitalizzazione si renderebbero più efficienti molti processi aziendali, con consistenti benefici sulle logiche di business.

Il digitale può davvero rimettere in moto il business. Quest’anno più che mai, OMAT – che può contare sulla main sponsorship di HP - intende lanciare un messaggio positivo: non a caso la campagna pubblicitaria dell’edizione milanese recita “la rivoluzione digitale si fa strada”, sottolineando come il passaggio al digitale si stia, seppur faticosamente, concretizzando.

I PRINCIPALI TEMI DELLA CONFERENZA Uno degli obiettivi principali di questa edizione di OMAT è mostrare concretamente come gestire in modo intelligente, fruttuoso e innovativo i dati digitali, orientandosi tra le direttive italiane ed europee.

Grande spazio verrà dedicato alla presentazione delle tecnologie in campo, in outsourcing, in house o attraverso il cloud, mostrando casi reali e best practice di gestione del digitale.

Tra le tecnologie abilitanti, meritano senza dubbio un’attenzione particolare le firme e i timbri digitali, strumenti necessari per snellire i processi di business, ridurre i costi e portare innovazione in azienda.

Nuovi modi di lavorare si stanno facendo strada. Sempre più spesso i lavoratori portano in azienda i propri tablet, smartphone e pc (il fenomeno è detto BYOD, bring your own device). Gli utenti possono così accedere ai dati aziendali e lavorare ovunque si trovino: l’ufficio si sma-

terializza e i soggetti sono sempre più in mobilità. Come gestire al meglio questa situazione? Quali sono i vantaggi e i rischi? Come interagisce questo processo con il fenomeno del cloud?

Non mancheranno i momenti pratici, in cui toccare con mano e sperimentare i nuovi strumenti che la tecnologia ci offre: i Laboratori, sessioni brevi e interattive dove formazione ed esperienza si incontrano.

Il programma culturale ha beneficiato dell’apporto del Comitato degli esperti per l’innovazione di OMAT360, coordinato da Flavia Marzano. Il contributo di professionisti che vivono il quotidianamente digitale “dall’interno” è stato fondamentale per capire e soddisfare le esigenze di un pubblico qualificato e di un mercato sempre più competitivo.

Come da tradizione, l’area espositiva di OMAT ospiterà le soluzioni delle realtà più innovative del mondo dell’information management, che metteranno le proprie soluzioni a disposizione dei partecipanti per test e live demo.

Per maggiori informazioni e per iscriversi all’evento, il sito internet è www.omat360.it/mi13.

LE PRIME ADESIONI Al momento di chiudere questo numero di iged.it (22 marzo), hanno confermato la propria partecipazione le seguenti organizzazioni: HP (main sponsor) Banctec, Bremp, Canon, GCK solutions, Docsweb, Elo Digital Office, Gruppo Tognetto, I.R.I.S., InoTec, Kodak, M files, Megasoft, Nica, Recogniform, SB Italia e Seeburger.

Molte altre aderiranno a breve.

Per maggiori informazioni e per iscriversi all’evento, il sito internet è www.omat360.it/mi13.

ANTICIPAZIONI

BREMP Bremp presenterà a OMAT Milano 2013 diverse soluzioni innovative per la dematerializzazione dei documenti e la cattura dati.

Il Portale ChicoDocs. Sistema di condivisione in linea di documenti con accesso via web da pc, tablet e smartphone. Soluzione ideale per i Centri Servizi che vogliono offrire soluzioni documentali via web ai propri clienti.

ChicoImage versione 5. La nuova versione dell’affermato prodotto ChicoImage con potenziamento dell’OCR per i documenti destrutturati, nuove funzionalità per gestione della Conformità dei documenti, nuove funzionalità per le Mail in entrata con supporto PEC. Fatture passive. Il nuovo sistema di riconoscimento e cattura automatica dei dati delle fatture passive senza definizione dei template.

Insieme a Fujitsu Italia e Snt, Bremp propone ai Centri Servizi soluzioni comprensive di Scanner Fujitsu, Garanzia On Site per 3 anni, 3 licenze del Software ChicoImage Standard Suite della durata di 6 mesi, 3 giorni di assistenza on site per configurazione ed avviamento software.

CANON Canon sarà presente a OMAT con nuove soluzioni per l’acquisizione dei documenti, studiate per supporta il lavoro mobile e la connettività cloud. I dispositivi di connessione intelligenti si stanno diffondendo sempre più; gli analisti di IDC prevedono che nel mondo saranno venduti circa 1,4 miliardi di questi strumenti entro il 2013 e che la loro ampia diffusione stia influenzando

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fortemente lo stile di lavoro. Oggi molti lavoratori portano i propri dispositivi mobili negli ambienti professionali e desiderano sfruttare l’ampia gamma di funzioni dei propri smartphone o tablet, indipendentemente da dove si trovano.

Le nuove soluzioni di Canon sono state specificatamente realizzate per supportare questo trend di mercato e permettono agli utenti di effettuare scansioni e di inviarle direttamente su cloud. In questo modo i collaboratori di un’azienda possono inserirsi nei processi aziendali direttamente dal punto in cui viene effettuata l’acquisizione del documento, migliorando la propria efficienza. E le aziende possono mettere i propri servizi a disposizione dei clienti più tempestivamente, riducendo i tempi di risposta al mercato.

CGK SOLUTIONS CGK Solutions presenta ad OMAT Milano 2013 il nuovo Sistema di acquisizione per i documenti di identità IDENTIFICAMI e lo scanner massivo da 170 PPM della InoTec, l’innovativo Scanner Scamax M06– led con tecnologia tedesca.

In partnership con l’azienda S2i e Avision Italia, la CGK Solutions ha realizzato una soluzione che permette la scansione ed il riconoscimento ottico di qualsiasi documento d’identità. Dalla lettura delle patenti, carte d´identità e passaporti Italiani, fino al riconoscimento dei documenti d’identità e passaporti stranieri a norme ICAO. Inoltre, la CGK Solutions, in collaborazione con l’azienda tedesca InoTec, specializzata nella produzione di Scanner ad alta produttività specifici per il trattamento di grandi quantitativi di documenti, presenta al mercato Italiano l’innovativo Sistema d’acquisizione composto dallo

Scanner Scamax 4x3 e dall’esclusivo software di gestione ImagePort2K. CGK Solutions si presenta a questo importante evento con l’obiettivo ambizioso di far conoscere ed apprezzare al mercato le importanti novità riguardanti il Nuovo Scamax 4x3, dotato dell’innovativa tecnologia di illuminazione a Led, garanzia di robustezza e risparmio energetico, del sistema di trascinamento senza vetrini e con velocità di scansione da 170 immagini al minuto con risoluzione reale di 600 DPI. OMAT Milano 2013 rappresenterà la vetrina ideale per poter presentare i Sistemi d’acquisizione nella loro completezza. Infatti la CGK coglierà l’occasione per presentare le caratteristiche e le funzionalità del software di gestione dedicato: L’ImagePort2K della software house, l’Italiana S2i.

Scamax 4x3 con software di gestione ImagePort2K, il Sistema di acquisizione che coniuga qualità e produttività con il quale la CGK lancia la sfida al complesso mercato italiano.

ELO DIGITAL OFFICE ELO Digital Office presenta a OMAT la nuova app per Smartphone, disponibile sia per iPhone che per iPad. Grazie alla tecnologia di ELO Web Access e a una connessione sicura e stabile verso l’archivio ELO, ora è possibile ricercare informazioni in modo intuitivo con iSearch, salvare tue foto nell’archivio, creare nuove cartelle e visualizzare tutti i maggiori tipi di file nel downloading con la progession bar e molto altro ancora.

Tutti i task vengono visualizzati in tempo reale, per una mobilità del 100%.

ELO app per Smartphone è scaricabile gratuitamente dall’App Store.

I partecipanti di OMAT potranno verificare l’integrazione della ELO app con ELO ECM Suite 2011.

GRUPPO TOGNETTO Ad OMAT Milano 2013 con la partecipazione di Kyocera Document Solutions ed eNova, Gruppo Tognetto si presenta con una veste completamente nuova, offrendo soluzioni innovative per la stampa e la gestione dei flussi di stampa, ma soprattutto per l’archiviazione e la gestione elettronica dei documenti.

In questa edizione Gruppo Tognetto presenta infatti il software BlueCode©. per la gestione dei flussi di stampa e DocFinder© la piattaforma documentale integrata con le multifunzioni di Kyocera e gli scanner protocollatori di eNova.

Un tempo riservata solo a grandi aziende, DocFinder si adatta oggi a tutte le organizzazioni attente ai costi e sensibili al trattamento dei propri dati: Gruppo Tognetto conta tra i propri clienti ospedali, cliniche private, federazioni sportive, ministeri, aziende private, banche, assicurazioni e liberi professionisti come avvocati e studi legali.

HP HP presenterà a OMAT la propria visione aziendale: creare nuove possibilità per consentire alle tecnologie di avere un impatto significativo sulle persone, le aziende e la società tramite un’ampia gamma di prodotti che include dispositivi di stampa, personal computer, software, servizi e infrastrutture IT, per rispondere in modo completo alle esigenze dei clienti. Per maggiori informazioni sulla filosofia HP, si segnala l’intervista a Luca Motta pubblicata su questo numero di iged.it.

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MEGASOFT M-FILES CORPORATION Per la prima volta ad OMAT insieme al gruppo internazionale dell’americana M-Files Corporation, Megasoft presenta la propria soluzione di gestione documentale MegaDoc by MFiles, caratterizzata da un innovativo approccio basato sui metadati: con un’interfaccia user friendly che la rende di facile e di immediato utilizzo, sia nella versione client che nella versione WEB, MegaDoc garantisce ricerche estremamente efficienti che permettono di aumentare la produttività dei processi di business e riutilizzare i documenti senza duplicazioni o copie. Le funzionalità di workflow, completamente integrate nel sistema documentale, garantiscono un’attribuzione automatica dei compiti in maniera semplice e funzionale. La modalità offline rende possibile l’utilizzo del sistema indipendentemente dalla connettività al server e la versione mobile garantisce l’accessibilità da supporti tablet o smartphone. Il modulo di conservazione sostitutiva permette di gestire in completa autonomia o con il supporto di un servizio esterno i processi di smaterializzazione a norma di legge.

NICA A seguito dei cambiamenti strutturali dell’economia negli ultimi tre anni, la domanda di archiviazione documentale continua a rivolgersi principalmente verso le applicazioni che, a costi molto contenuti, siano in grado di offrire significativi incrementi di efficienza e notevoli riduzioni dei costi interni dell’azienda. Partendo da questi presupposti,

NICA presenta ad OMAT Milano 2013, due novità: DOCS2, la versione 2 della soluzione in grado di realizzare in modo efficace la dematerializzazione dei documenti cartacei delle aziende.

Il sistema ha come obiettivo l’eliminazione dei supporti cartacei nel punto in cui emergono in azienda e la loro sostituzione con documenti elettronici.

ProFit e ProF24, le nuove soluzioni per la gestione automatica sia del ciclo delle fatture passive, sia degli F24 con costi a consuntivo in base ai documenti effettivamente elaborati.

Prevedono una rete di Centri Servizi che offrano alle aziende Italiane la elaborazione completa delle Fatture ricevute o degli F24. Il servizio prestato al Centro Servizi sarà fatturato in base ai documenti elaborati e quindi con un costo certo e definito in base all’effettivo utilizzo dell’applicazione.

Recogniform Mobile Capture 1.0.

La nuovissima soluzione software per utilizzare qualsiasi Tablet e SmartPhone come un vero e proprio scanner portatile da cui inviare documenti, completi di metadati, al proprio sistema documentale, qualsiasi esso sia.

Inoltre, così come ormai tradizione, Recogniform Technologies, regalerà ai visitatori del proprio stand, fino ad esaurimento scorte, una utilissima pubblicazione di introduzione alla lettura ottica che ne spiega in modo divulgativo tecnologia, utilizzo e segreti.

SB Italia presenta DOCSWEB

RECOGNIFORM Recogniform Technologies presenterà durante l’edizione 2013 di OMAT Milano diverse novità.

Recogniform Reader 11.0. La nuovissima versione della piattaforma di lettura ottica utilizzabile per estrarre dati ed informazioni da moduli e documenti cartacei sia strutturati che non strutturati. Nella major release corrente sono stati introdotti ulteriori innovazioni che rendono ancora più semplice, efficace e completa l’esperienza del data-capture.

Recogniform ImageProcessor 8.0.

La nuova major release del potente sistema di elaborazione batch delle immagini con centinaia di funzioni avanzate che consento di migliorare, convertire e verificare la qualità di documenti digitali.

Recogniform ID Processor 3.0. Il sofisticato sistema per l’estrazione automatica di dati dai documenti di identità, integrabile con qualsiasi applicativo di terze parti, anche senza modificarne il codice sorgente.

DOCSWEB è una piattaforma applicativa avanzata di Enterprise Content Management utilizzata da centinaia di migliaia di utenti per gestire i documenti strutturati e nonstrutturati.

DOCSWEB fornisce tutti gli strumenti applicativi per ottimizzare la gestione dei documenti emessi e ricevuti, migliorare il workflow collaborativo e garantire la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali conforme alle normative.

Ad OMAT verranno illustrate e dimostrate: - L’anteprima della nuova versione DOCSWEB AIR: il documentale in mobilità - Le soluzioni innovative di Firma Grafometrica : Sign What You See - I Servizi a Valore di SB Italia: oltre 60 milioni di documenti all’anno in conservazione sostitutiva - Le tecniche di calcolo del ROI: quanto vale per la tua azienda un progetto di ECM www.sbitalia.com www.docsweb.it

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eventi

NON È SOLO LA CRISI Anche la carta sta ammazzando la tua azienda DI GIANNI SANDRUCCI

Curiosamente, all’odierna onnipresenza della tecnologia per gestire le informazioni digitali, fa riscontro un corrispondente “insolito” aumento dell’uso della carta. Anche se al giorno d’oggi abbiamo accesso, grazie alla tecnologia, a molte più informazioni che in passato, abbiamo ancora e sempre bisogno di stamparle. Questo ci dicono gli incrementi quasi lineari dell’aumento del consumo di carta negli ultimi decenni. È come se per dare un senso a quello che leggiamo (leggere, capire ed elaborare), si debba per forza passare attraverso la carta stampata.

La carta continua ad essere un mezzo straordinario. Leggero e flessibile, ad alta risoluzione, supporta migliaia di caratteri, può presentare illustrazioni sia in bianco e nero che a colori, e il suo alto livello di contrasto rende tutto molto facile da leggere. Chi “usa” i documenti cartacei è in grado di ottenere da questi una grande quantità di informazioni paralinguistiche: il layout può indicare caratteristiche di qualità o estetica, il modo in cui è suddiviso, disposto e distribuito il testo può contribuire a mostrare immediatamente la complessità di un documento, così come lo spessore di un libro o di un report forniscono indicazioni sul suo contenuto. Le caratteristiche “ipertestuali” dei libri, con sommari, note e indici, li rendono ideali per letture non lineari. Ed inoltre i libri/documenti fanno anche un buon odore!

Ma la carta costa, ed ucciderà il nostro business!

Le aziende stanno sempre più rendendosi conto che riducendo la presenza della carta nel loro ciclo di vita, questa riduzione non torna solo utile per qualificarsi come “impresa socialmente responsabile”, ma i risparmi sono effettivi e garantiscono al tempo stesso velocità e recupero di produttività. L’eliminazione/riduzione della carta in azienda porta alla immediata eliminazione/compressione dei costi derivanti da (foto)copia, stampa, spedizione, conservazione e smaltimento, nonché ricerca.

I risparmi possono arrivare anche fino a 30 volte il costo di acquisto! In altre termini, una risma di carta che costa 4,00 euro (valore medio) può arrivare a costare fino a € 120, senza considerare tutto il lavoro di gestione della stessa, che comprende l’attività dedicata all’acquisto della carta, al fotocopiarla, al distribuirla, al recuperare la carta stampata dalla stampante, applicarvi una o più firme, portarla al fax, collocarla in una busta, affrancarla, archiviarla e, se ci serve una copia elettronica, fare una scansione del documento cartaceo. E ci fermiamo qui, senza spingerci a considerare i costi di casi limite, quali quello dei “camminatori” con il compito di “trasferire i documenti” c/o alcune regioni del nostro belpaese.

Il costo della carta in azienda, indipendentemente dalle dimensioni, è molto probabile che sia molto di più rispetto alle stime aziendali, se esistenti (sigh!). Calcolare il TCO (Total Cost of Ownership) della

“carta” in azienda, non può prescindere dal considerare attentamente, come abbiamo visto anche in passato in “Facciamo due conti“, elementi di costo sia diretti che indiretti.

Allora, per un attimo, lasciamo perdere l’ambiente e pensiamo invece a noi stessi e al nostro business, e se a qualcuno fosse sfuggito, o se lo fosse dimenticato, è il caso di ribadire il concetto che la paperless company migliora realmente e concretamente la nostra competitività!

Vieni a scoprire a Milano (11 aprile), Torino (15 maggio), Roma (11 luglio) e Bologna (26 settembre) i quattro elementi chiave per liberarsi della carta. Quando e come usarli anche nel Cloud. Quando usare la firma elettronica avanzata e quella grafometrica, come organizzarsi per conservare nel tempo i documenti digitali. Nel rispetto della normativa vigente.

E risparmiare un sacco di soldi aumentando l’efficienza. www.key4paperless.com

GIANNI SANDRUCCI

CEO, ITAGILE iged.it 01.2013

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recensioni

L’Associazione Amici dell’Accademia dei Lincei edita in occasione dell’anniversario dell’unità d’Italia nel 2011 “Canti e poesie per un’Italia unita” e “L’unità d’Italia dalle pagine della gazzetta ufficiale”

Agra editrice pubblica l’annuario dell’industria alimentare in Europa.

Esce quest’anno la prima edizione dell’annuario industria alimentare in Europa, editato da Agra Editrice.

Casa editrice specializzata nel settore agroalimentare, Agra considera gli annuari il proprio core business.

Il volume (1.140 pagine) è completo e accurato: contiene circa 10.000 industrie alimentari dei 17 paesi dell’Europa occidentale. Oltre ai dati anagrafici dell’azienda, l’annuario fornisce informazioni su prodotti, fatturato e management aziendale.

Contiene inoltre il rapporto ‘Situazione punti di forza e criticità dell’industria alimentare in Europa’: utile strumento per conoscere la realtà e i trend del settore alimentare.

L’annuario è disponibile anche nella versione cd-rom: comoda sia per ricerche e selezioni di informazioni, sia per usare i dati ricavati per scopi commerciali, come operazioni di mailing mirato.

Fondata nel 1603 da Federico Cesi (scienziato e naturalista) con lo scopo di promuovere e diffondere la conoscenza scientifica, quella dei Lincei è la più antica accademia scientifica del mondo. Fra i suoi primi soci vanta Galileo Galilei e Giovan Battista della Porta. L’Associazione Amici dell’Accademia ha lo scopo di stabilire e mantenere un collegamento tra l’Accademia dei Lincei e il mondo culturale - scientifico, e quello economico - imprenditoriale.

L’associazione ha pubblicato, in occasione delle celebrazioni per l’unità d’Italia, “Canti e poesie per un Italia unita” e “L’unità d’Italia dalle pagine della Gazzetta ufficiale”: due volumetti volti a far rivivere lo spirito di cambiamento e il fermento presente negli anni del risorgimento.

Coloro che ordineranno il volume citando iged.it riceveranno un simpatico omaggio.

Tra il 1821 e il 1861 (anni in cui si concentrano avvenimenti decisivi per l’Unità d’Italia) furono composti numerosi cori, inni e odi. In Canti e poesie per un’Italia unita ne sono stati selezionati venti dall’autore, Pierluigi Ridolfi.

L’unità d’Italia dalle pagine della Gazzetta ufficiale narra i fatti accaduti tra il 1860 e il 1870 attraverso passi tratti dalla gazzetta ufficiale del regno. La gazzetta viene pubblicata la prima volta il 4 gennaio 1860 e può essere considerata il primo giornale con funzioni di quotidiano nazionale. Sono riportati alcuni episodi chiave del risorgimento come l’impresa dei mille, il conflitto stato chiesa, il rapporto con le potenze europee, la questione del sud Italia.

Una interessante novità per i nostri lettori: Agevolazioni e Incentivi: tutte le opportunità contro la crisi economica su www.FASI.biz Consultazioni gratuite; con il coupon NDV2MZ sconto del 15% sull’abbonamento.

Industria alimentare in Europa 2012 Prezzo: volume 130,0 euro Cd-rom 302,5 euro

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I T E R S E M I N A R I P RO F E SS I O N A L I

EXECUTIVE ASSISTANT

EMAIL MARKETING

EVENTO 2.0

Il seminario ha lo scopo di aumentare l’efficacia e l’efficienza delle relazioni professionali di a segretarie e assistenti di direzione, la cui funzione comporta degli elementi di relazione, d’iniziativa e di organizzazione.

Un seminario operativo, grazie al quale imparerà come scrivere messaggi efficaci, che non vengano interpretati come spam e nel pieno rispetto delle norme sulla privacy.

Un seminario per imparare ad organizzare un evento con il web. Strumenti, tecniche, economie e molta esercitazione pratica, grazie ad una simulazione di gestione di un evento in ottica 2.0. Dall’importanza strategica dell’evento come strumento di relazione e comunicazione, alle diverse forme di promozione e ai nuovi strumenti a disposizione dell’event manager.

FRONT OFFICE D’ECCELLENZA

SOCIAL MEDIA STRATEGY

Questo seminario è rivolto principalmente alle persone addette al ricevimento e al centralino, il cui lavoro quotidiano comporta responsabilità di relazione, d’iniziativa, di organizzazione e di presa di decisione.

COME REALIZZARE UN PIANO INDUSTRIALE E FINANZIARIO PER L’IMPRESA E LE BANCHE Il seminario illustra come impostare un “Business Plan” da presentare alle Banche per ottenere i crediti necessari, alle migliori condizioni e nel contempo consente all’imprenditore di evidenziare le implicazioni economiche e finanziarie per attuare il proprio programma di sviluppo.

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Facebook, MySpace, Linkedin e gli altri Social Media hanno cambiato per sempre il nostro modo di comunicare. Le aziende sono oggi di fronte a un bivio: adeguarsi oppure essere scavalcate dal cambiamento, a vantaggio della concorrenza.

TECNICHE DI PROBLEM SOLVING Le tecniche di problem-solving possono essere applicate quotidianamente per tutti i problemi correnti e creano sistemi e metodi di lavoro che risolvono i problemi già apparsi e riducono l’insorgere di nuovi problemi: questo seminario spiega come fare.

WEBMARKETING Dal SEO/SEM ai web analytics e alle strategie di promozione in rete. Un seminario indispensabile per tutti coloro che vogliono sfruttare al massimo il canale online per studiare il mercato e sviluppare nuovi rapporti commerciali (promozione/pubblicità, distribuzione, vendita, assistenza alla clientela, etc.) tramite il Web.

GESTIONE DEI CONTRASTI E DEI CONFLITTI L’obiettivo del seminario è portare i partecipanti a distinguere tra contrasti e conflitti e aiutarli affinché riescano nei momenti di disaccordo a muoversi alla ricerca della migliore soluzione e non dell’affermazione a priori del proprio punto di vista.

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E IGITAL D E N O OLUZI LA RIV TRADA SI FA S

Linea business Linea normativa Linea nuove tecnologie

Milano, 17 - 18 aprile 2013 Atahotel Executive, viale don Luigi Sturzo 45 www.omat360.it/mi13 Orientarsi non sempre è facile ma, oggi più che mai, stare al passo con lo sviluppo delle tecnologie digitali è un aspetto cruciale per ogni attività di business.

Dal 1990, OMAT è la più importante mostra convegno italiana dedicata alla gestione delle informazioni digitali e dei processi aziendali, un punto di incontro puntuale per tutti i protagonisti dell’information management e per chi desidera affrontare il mercato in modo sicuro, intelligente e vincente.

L’innovazione procede a tutta velocità. Tutte le strade portano a OMAT.

Omat è un progetto ITER S.r.l. - Via Rovetta, 18 - 20127 Milano (MI) - tel. +39 02 2831161 - fax +39 02 28311666 - www.iter.it Approf_Butti_h.indd 9 Omat_210x280_QR.indd 1

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