Materiał wewnętrzny do użytku ZHP
ZBLIŻ WAKACJE manual akcji
Chorągiew Stołeczna ZHP we współpracy z Getin Bank przedstawia innowacyjne narzędzie do przeprowadzania zbiórek publicznych: puszki-pieńki z terminalami wyposażonymi w czytniki paypass. Rozpoczynamy rewolucję technologiczną w kwestowaniu! Chcecie się przyłączyć? Zobaczcie jakie to proste! AKCJA „ZBLIŻ WAKACJE“ Skąd pomysł akcji? Z obserwacji rzeczywistości. Harcerze w Polsce – podobnie jak skauci w USA i na całym świecie – utrzymują się głównie z datków zebranych w kwestach. Dlatego muszą podążać z duchem czasów i szukać skutecznych sposobów dotarcia do darczyńców. Przez lata tradycyjnym narzędziem towarzyszącym społecznym zbiórkom (nie tylko harcerskim, ale też prowadzonym przez wszelkie inne organizacje pozarządowe) były symboliczne puszki, do których wrzucało się datki – monety lub banknoty. Tymczasem, jak pokazuje doświadczenie ostatnich lat, coraz częściej barierą w zbiórce bywa fakt, że potencjalni darczyńcy... nie mają przy sobie gotówki. Udając się do sklepu, szczególnie w dużych miastach, coraz częściej mamy przy sobie tylko kartę płatniczą. Co prawda: możliwość przekazania środków przelewem bankowym jest już standardem, ale wymaga od darczyńcy większego zaangażowania niż kontakt z wolontariuszem w codziennej sytuacji. Czas więc na unowocześnienie ulicznej kwesty - najstarszego sposobu zbierania pieniędzy na cele dobroczynne. ZORGANIZUJ KWESTĘ U SIEBIE Kwesty pomagają nam zebrać fundusze na harcerskie aktywności. Zbiórki uczą też młodzież szacunku do pieniądza, zaradności i przedsiębiorczości i są ważną częścią wychowania ekonomicznego. Harcerze to grupa młodych ludzi, którzy są otwarci na świat i gotowi szukać nowoczesnych i pomysłowych rozwiązań dla codziennych problemów. Dziś, dzięki Wam, możemy potwierdzić, że harcerstwo, mimo stu lat, to organizacja, która nie boi się korzystać z innowacyjnych metod działania. Zorganizuj akcję „Zbliż wakacje“ u siebie – to świetna okazja, by w lokalnych mediach zaczęły się w końcu pojawiać dobre wiadomości! Akcja trwa do momentu rozpoczęcia wakacji. CEL ZBIÓRKI Do udziału w akcji „Zbliż wakacje“ mogą zostać zakwalifikowane zbiórki, których celem jest Harcerska Akcja Letnia 2015. JAK SIĘ ZGŁOSIĆ
Wiecie już, że „Zbliż wakacje“ to akcja dla Was? Zgłoście się! Wyślijcie maila na wojtek.puchacz@stoleczna.zhp.pl z informacją w jakich dniach i jakim sklepie chcielibyście przeprowadzić zbiórkę. W ciągu 24 godzin otrzymacie odpowiedź. Wzór maila: Jan Kowalski, Hufiec ZHP Gdynia Zbiórka w dniach 15-17.06.2015 w sklepie Tesco USTALCIE SZCZEGÓŁY ZE SKLEPEM Kierownictwo sklepu, w którym odbędzie się kwesta powinno zostać uprzedzone o chęci przeprowadzenia akcji z wykorzystaniem terminali paypass. To nowe rozwiązanie, które może budzić duże zainteresowanie klientów. Waszym zadaniem jest ustalenie, czy w ramach Waszej zbiórki będzie możliwe: • • •
powieszenie kilku (1-5) plakatów informujących o nowym sposobie zbiórki rozdawanie ulotek informacyjnych emisja krótkiej informacji o nowym sposobie zbiórki przez system radiowęzła sklepu.
Podczas rozmowy ze sklepem warto użyć naszych atutuów: • •
informacja o zbiórce oraz jej miejscu i czasie pojawi się na stronie www.zblizwakacje.pl sklep będzie mógł pokazać się społeczności lokalnej jako innowacyjny oraz otwarty na działania organizacji pozarządowych, których celem jest wychowywanie
ZGŁOSZENIE ZBIÓRKI PUBLICZNEJ Uzyskaliście zgodę sklepu i potwierdzenie udziału w akcji od Chorągwi Stołecznej ZHP? Doskonale! Przed Wami ostatnie zadanie: zgłoszenie zbiórki publicznej do Ministerstwa Cyfryzacji i Administracji. Najszybciej zrobicie to, jeśli wcześniej zarejestrowaliście Wasz Profil Zaufany i macie konto w systemie ePUAP. Założenie Profilu Zaufanego zajmuje nieco czasu – miejcie to na uwadze. Sama rejestracja zbiórki trwa zaś ok 24 h. Numer zarejestrowanej zbiórki trzeba będzie przekazać do Chorągwi Stołecznej ZHP.
CO OTRZYMACIE OD NAS Drużyny, które zdecydują się wziąć udział w akcji otrzymają od nas materiały pomocne do efektywnego przeprowadzenia akcji i zwrócenia uwagi innych na harcerstwo. Przekażemy Wam: •
Puszki wyposażone w terminale paypass
• • • • •
Plakaty (5 sztuk) Ulotki (200 sztuk) Radiówki (w postaci mp3) Tekst do czytania przez mikrofon w sklepie Pliki graficzne do wykorzystania w social mediach i na Waszych stronach internetowych (cover photo, infografikę)
Puszki paypass podlegają zwrotowi. Puszki należy zwrócić w ciagu 24 godzin od dnia zakończenia akcji na adres: Choragiew Stołeczna ZHP ul. Piaskowa 4 01-067 Warszawa PUSZKI Każda z puszek została wydrukowana na drukarkach 3D. Do zaprojektowania specjalnej, pierwszej edycji innowacyjnych puszek z technologią zbliżeniową dla ZHP zaproszeni zostali znani polscy graficy i designerzy. W akcję pro bono zaangażowali się m.in.: Ola Niepsuj, Jan Feliks Kallwejt, Tymek Piotrowski, Rafał Szczepaniak, Paweł Mildner, Magdalena Łapińska, Malwina Konopacka, Alek "Lis Kula" Morawski, HD. Dzięki nim powstała wyjątkowa linia zabawnych puszek-pieńków o ciekawym designie – każdy z projektów nawiązuje do tematyki harcerstwa. Pilotaż akcji wykazał, że udział puszek paypass wynosi 15% wszystkich zebranych środków. Warto jest zatem pamietać o ustawieniu tradycyjnych puszek, do których klienci sklepu będa mogli również wrzucić drobne, jeśli bardziej odpowiada im tradycyjna forma przekazywania datków. UWAGA: puszki tradycyjne muszą być: • • • •
Bezpiecznie zaplombowane: Nie wystarczy tylko taśma klejąca. Przez plombę należy rozumieć pieczęć hufca bądź choragwi – organizatora akcji Ponumerowane: na każdej puszce w widocznym miejscu zapisz jej numer Oznaczone numerem zbiórki publicznej zgodnym z numerem zbiórki przydzielonym przez Ministerstwo. Bezpieczne: dostęp do pieniędzy musi być niemożliwy, chyba, że plomba zostanie zerwana. To oznacza, że dziurka umozliwiająca przekazanie datku jest tylko przecięciem na wieczku, nie zaś kilkucentumetrowym otworem, z którego pieniądze z łatwością mogą się wysypać.
ILE TO KOSZTUJE Harcerze nie ponoszą kosztów akcji. Wypożyczenie puszek-pieńków możliwe jest dzięki Getin Bankowi, który pokrył koszty produkcji puszek. Wyprodukowanie plakatów oraz ulotek nie obciąża budżetu Waszych drużyn.
Koszty transportu puszek pokrywa Getin Bank. Co więcej, za płatność kartą nie jest pobierana żadna opłata. Kwota zebrana ze wszystkich transakcji w całości wraca do Was! W zamian oczekujemy, że w pełni wykorzystacie potencjał drzemiący w akcji „Zbliż wakacje“ i pokażecie się z jak najlepszej strony. Jak to zrobić? O tym za chwilę! PRZESZKÓL ZESPÓŁ Przed startem akcji koniecznie przeszkól wszystkich harcerzy z obsługi terminali i wyjaśnij im Twoje oczekiwania. Pewnie to dla Ciebie oczywiste, ale jeśli chcesz, by o harcerzach mówiło się pozytywnie, musimy dać ku temu powody. Jest na to kilka sposobów: • • • • •
Bądźcie otwarci na komentarze klientów Uśmiechajcie się (nawet mimo zmęczenia) Bądźcie umundurowani schludnie (bluza i dół od munduru wyprasowane, chusta ładnie i estetycznie zwinięta) Bądźcie proaktywni Komunikujcie się z klientami sklepu, wchodźcie z nimi w interakcję.
Pamietaj, by zwrócić uwagę harcerzy na utrzymanie dobrego kontaktu z kasjerami. To istotne, by nie tylko nie przeszkadzać, ale i być pomocnym. Dobrym przykładem wyjścia naprzeciw i wykazania sie proaktywnościa jest zaproponowanie zbierania wózków, koszyków i odkładanie ich w wyznaczone w sklepie miejsce. Pracownicy na pewno będą Wam wdzięczni, a Wy zyskacie partnerów, którzy przychylnie będą patrzec na Wasze działania. Kto wie, być może sami zbliżą swoje karty paypass.
INSTRUKCJA OBSŁUGI PUSZKI-PIEŃKA
BUTTON ZIELONY KROPKA BUTTON ZIELONY BUTTON ŻÓŁTY BUTTON CZERWONY
włączanie terminala aktywowanie kwoty (wciskamy po każdej zakończonej transakcji) „OK“, potwierdzenie transakcji druk papieru; przyciskamy dłużej po zaakceptowaniu transakcji i po wydrukowaniu kopii dla klienta, aby maszyna wydrukowała więcej papieru anulowanie transakcji, usuwanie
Aby wyłączyć terminal, nalezy jednocześnie przycisnąć button żółty i kropkę. Po zakończeniu zbiórki każdego dnia z każdego używanego terminala należy wydrukować „Zamknięcie dnia“. 1. 2. górna strzałka joisticka 3. „zarządzanie“ 4. button zielony
5. „zamknięcie dnia“ 6. button zielony
KOMUNIKUJ Wykorzystujemy terminale paypass jako pierwsi w Polsce. W związku z tym bardzo wiele zależy od tego, czy klienci sklepu dowiedzą się o możliwości dokonania wpłaty za pomocą karty paypass, czy nie. Wykorzystaj naturalne sytuacje, które dzieją się w sklepie, by poinformować o akcji: • • • • •
Powieś plakaty w widocznym miejscu Przy wejściu postaw harcerza, który z uśmiechem rozdawać będzie ulotki informacyjne mówiąc np.: „Zbliż wakacje swoją kartą paypass“ W sytuacji, gdy klient dokona płatności za swoje zakupy, zaproponuj złożenie datku do puszki paypass kartą W sytuacji, gdy klient przygotowuje drobne, zaproponuj, żeby złożył datek za pomocą karty paypass Na linii kas dbaj o to, by harcerze pakujący zakupy stale trzymali puszki-pieńki i eksponowali je
To od proaktywności Twoich harcerzy i ich zaangażowania w „uświadamianie“ klientów sklepu zależy Twój sukces. A Twój sukces będzie naszym Pamietaj – stanie przy kasie z ponurą miną nie wpłynie na to, że ktoś zauważy puszki. Poniżej standardowy przebieg obsługi klienta: 1. Kasjer rozpoczyna skanowanie zakupów. 2. Harcerz wita klienta sklepu w usmiechem na ustach pytając: „Czy mogę zapakować zakupy?“ 3. Klient płaci za zakupy; jeśli płatność dokonywana jest kartą, koniecznie zaproponuj zbliżenie karty paypass do puszki-pieńka. 4. Podaj torby i podziękuj. Dobre rady: • • • • •
przed rozpoczęciem akcji i w jej trakcie harcerze powinni umyć ręce; będziecie mieli kontakt z żywnością – pamiętajcie o higienie przygotujcie sobie jedną lub dwie torby, które wcześniej rozłożycie, by pakowanie szło szybciej rozdzielajcie chemię od produktów spozywczych; pamietajcie, by pakować z głową – to również świadczy o nas jako harcerzach starajcie się, by produkty zostały zapakowane schludnie jeśli klient nie życzy sobie pakowania zakupów, grzecznie podziękujcie i zróbcie miejsce, by sam zapakował zakupy
Bardzo ważne jest, by zapytanie o chęć zbliżenia karty do naszego pieńka nastapiła w chwili, gdy dokonana zostanie płatność za zakupy. UWAGA: absolutnie zabronione jest zwracanie uwagi klienta w trakcie płatności (wpisywanie kodu pin) – takie działania zostaną odebrane jako niepożądane.
Jeśli klient chciałby wpłacić gotówkę do naszej tradycyjnej puszki, warto wyciagnąć puszkę – pieniek i zapytać: „A może chciałby Pan zbliżyć swoją kartę i przekazać 2 zł na nasze harcerskie wakacje?“ Po złożeniu datku pamietajcie o podziękowaniu. To niezwykle istotny element akcji. ZALETY TERMINALI-PIEŃKÓW • • • • • • •
Oczywiście są nowoczesne Są dizajnerskie Na wyświetlaczu prezentowana jest kwota 2 zł Kwoty płatności nie można zmienić Po dokonaniu płatności drukuje się potwierdzenie (slip) Są wyposażone we własny Internet Naładowane starczają na aż 4 godziny (przy ciągłym użytkowaniu).
ZAMKNIĘCIE DNIA Pamietaj, by na koniec dnia dokonać zamknięcia dnia na wszystkich używanych terminalach. Instrukcja znajduje się wyżej. Zamknięcie dnia nalezy zachować i przesłać wraz z terminalami do Chorągwi Stołecznej ZHP. PODZIĘKUJ Na zakończenie akcji nie zapomnij, by podziękować za współpracę kierownikowi sklepu. Miło będzie, jeśli przekażesz mu drobny upominek harcerski, np. plakietkę, chustę. ROZLICZENIA Datki przekazane za pomocą kart paypass trafiają na konto Chorągwi Stołecznej ZHP. Na podstawie zestawienia płatności karta za dany dzień odpowiednie wartości kwotowe będą przekazywane na konta wskazanych harcerskich hufców. Pamiętaj, że na Tobie, jako organizatrze akcji, ciąży obowiązek terminowego rozliczenia akcji. To także element działań wizerunkowych. Jedna nierozliczona w terminie zbiórka wywiera negarywne opinie o ZHP w skali całego kraju. Dbaj o nasze dobre imię przez dopełnienie wszelkich formalności. PO AKCJI Jeśli wykorzystałeś potencjał akcji w pełni, spodziewaj się, że w społeczności lokalnej Twoja pozycja wzrośnie, a liczba harcerzy w drużynie zacznie wzrastać.
Powodzenia! podharcmistrz Wojtek Puchacz Chorągiew Stołeczna ZHP