Accountants verslag 2013 by Plan Nederland

Accountantsverslag g 2013

Stichting Terre des Hommes Nederland 11 april 2014

Inhoudsopgave

De contactpersonen bij

Pagina

KPMG voor dit verslag zijn:

Aanbiedingsbrief

Hans Vermeeren Audit Partner, Den Haag, KPMG Accountants N.V.

1 Samenvatting 1.

■

Tel: +31 70 338 2424 vermeeren.hans@kpmg.nl

2. Accountantscontrole

■ Scope, aanpak en uitkomsten

3. Jaarrekening

■ Staat van baten en lasten

■ Balans: Reserves en fondsen

■ Balans: Overige balansposten

■ Verslaggevingaspecten

4. Bevindingen controle

■ Bevindingen interim controle

■ Overige bevindingen en adviezen

■ Intern en extern toezicht

5. Overig

Menno Hoogduin Audit Manager, Den Haag, KPMG Accountants N.V. Tel: + 31 70 338 2158 hoogduin.menno@kpmg.nl

Belangrijkste bevindingen

1. Samenvatting Belangrijkste bevindingen

Controle is afgerond, goedkeurende verklaring

Status controle en controleverklaring ■ De controle is afgerond. ■ Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt.

g baten en Hogere bestedingen aan doelstellingen, per saldo positief resultaat

Kosten vrijwilligersgroepen zijn anders toegerekend op basis van schatting management, analyse zal in 2014 worden gedocumenteerd

Kosten winkels bevatten mogelijk bestedingen die tot de kostprijs verkoop behoren, analyse zal in 2014 plaatsvinden

CBF keur is verlengd onder voorwaarden

Belangrijkste bevindingen ■ De planning en controlcyclus bevat knelpunten. Mogelijkheden tot aanpassingen zullen worden onderzocht. ■ De extra bijdragen van de Nationale Postcode Loterij zijn in overeenstemming met RJ 650 gepresenteerd als baten acties d d derden. T Terre d des H Hommes wilil d de di discussie i mett d de R Raad d voor d de Jaarverslaggeving hierover aangaan omdat management van mening is dat deze extra baten meer kwalificeren dan baten eigen fondsenwerving.

■ Wij adviseren Terre des Hommes een analyse uit te voeren op de kosten van winkels om na te gaan of sprake is van kosten die tot de verwervingskosten (kostprijs) van verkochte goederen zouden moeten worden gerekend. Dit leidt tot een zuiverder beeld van de werkelijke kostprijs van de verkopen. ■ Het beheer van nalatenschappen is vanaf eind 2013 uitbesteed. Hiermee samenhangende risico’s zijn voldoende ondervangen. ■ Observaties en adviezen uit eerdere jaren zijn grotendeels opgevolgd. Met betrekking tot zaken die niet zijn opgevolgd achten wij de risico’s gering. ■ Het CBF keur is verlengd onder de voorwaarde dat gevolg wordt gegeven aan verbeterpunten. De verbeterpunten hebben betrekking op de verwerking van de baten en lasten uit de MFS II subsidie en presentatie van de kostprijs verkopen.

■ Ondanks lagere baten uit nalatenschappen is sprake van een positief resultaat, als gevolg van extra baten NPL en SHO actie y voor Syrië.

De baten en lasten van de MFS II subsidie zijn correct verwerkt. In de jaarrekening is een toelichting opgenomen over de bruto verwerking van baten en lasten MFS II.

■ De bestedingen aan doelstellingen nemen toe door meer beschikbare gelden (NPL en SHO).

De kostprijs van verkopen is van verwaarloosbare omvang. Wij vinden de afwijking van RJ 650 op dit punt daarom niet significant.

■ De MFS II subsidie is bijna volledig gecommitteerd. ■ De kosten van vrijwilligersgroepen zijn dit jaar voor een groter deel toegerekend aan doelstellingen. De nieuwe toerekening is gebaseerd op een schatting door het management maar de analyse die hieraan ten grondslag ligt is nog niet gedocumenteerd. ■

2. Accountantscontrole Scope, aanpak en uitkomsten

De controle is afgerond

Geen resterende controleverschillen

Controleopdracht

Controleverschillen

De opdracht tot controle van de geconsolideerde jaarrekening is uitgevoerd conform de gemaakte afspraken die zijn vastgelegd in de opdrachtbevestiging van 26 november 2013. Onze controle heeft tot doel het uitbrengen van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid van de geconsolideerde jaarrekening.

Alle controleverschillen zijn gecorrigeerd.

Opzet en reikwijdte controle Goedkeurende controleverklaring

Uitgevoerde controles door regiokantoor Indonesië zijn niet altijd zichtbaar in de projectdossiers

Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de geconsolideerde jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Niet uitgesloten is dat afwijkingen voorkomen die voor de geconsolideerde jaarrekening als geheel niet van belang zijn. Ons onderzoek richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de Raad van Toezicht en het management van Terre des Hommes. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Status van de controle Onze controle is afgerond.

De planning en control cyclus bevat knelpunten, mogelijkheden tot aanpassingen zullen worden onderzocht

Terre des Hommes wil

Controle in de regio’s Voor de controle op de kosten in de regio’s steunen wij op de procedures van Terre des Hommes en onze samenwerking met het operational audit team. team Jaarlijks vergezellen wij het operational audit team op een bezoek in een regio. In 2013 hebben wij de operational audit in Indonesië bijgewoond. Onze voornaamste bevinding is dat de beheersingsmaatregelen op orde zijn maar dat uitgevoerde controles niet altijd zichtbaar zijn vastgelegd in projectdossiers. Voor details van onze bevindingen verwijzen wij naar ons rapport van 4 februari 2014.

discussie met de RJ starten over presentatie baten NPL

Gang van zaken tijdens de controle p in de p planning g van onze controle in relatie tot ■ Een aandachtspunt de planning en control cyclus van Terre des Hommes is de rapportagedatum voor het aanleveren van cijfers door de regiokantoren. Deze datum valt in de eerste week van onze controle, waardoor bij aanvang van onze werkzaamheden nog geen sprake is van een volledige concept jaarrekening. Later starten met de accountantscontrole is geen mogelijkheid in verband met de datum van vaststellen van de jaarrekening. Gevolg is dat Terre des Hommes beperkte tijd heeft om een jaarrekening op te stellen. Het management herkent het knelpunt en geeft aan de mogelijkheden tot aanpassing te onderzoeken. ■ In december 2013 hebben wij bij Terre des Hommes gemeld dat de extra bijdragen van de Nationale Postcode Loterij, op grond van RJ 650 gepresenteerd moeten als baten uit acties van derden derden. In de eerste conceptcijfers waren deze baten gepresenteerd als baten eigen fondsenwerving. Dit is besproken met het management en in de definitieve jaarrekening zijn de baten juist gepresenteerd. Wij zullen samen met Terre des Hommes een andere presentatie van de baten uit acties derden onder de aandacht van de Raad voor de Jaarverslaggeving brengen. Verder adviseren wij om tijdig met ons in gesprek te gaan, en te blijven, over onderwerpen die van significante invloed zijn op de externe verslaggeving. Controleverklaring Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt.

3. Jaarrekening Staat van baten en lasten

Per saldo EUR 4,1 miljoen hogere baten door acties SHO en extra bijdragen NPL

Kengetallen

Staat van baten en lasten

EUR 1.000

Werkelijk

Begroot

Werkelijk

2013

2012

2013

2012

2011

23,3%

23,5%

24,1% 93%

Kosten/baten eigen fondsenwerving

Baten Baten uit eigen fondsenwerving Baten uit gezamenlijke acties

Baten eigen fondsenwerving gedaald, vooral

10 528 10.528 772

13 250 13.250 -

Werkelijk

11 383 11.383

g p g baten Bestedingspercentage

85%

87%

Bestedingspercentage lasten

85%

82%

79%

5,0%

5,5%

Baten uit acties derden

6.973

2.250

Subsidies van overheden

8.470

6.568

8.880

nalatenschappen (-/- EUR 1,4

Rentebaten en baten uit beleggingen

349

500

419

miljoen)

Overige baten

-15

Som der baten

27.077

22.610

22.960

Structurele hulpverlening

17.897

14.000

16.052

Noodhulp en rehabilitatie

1.686

1.000

944

hulpverlening

2.036

2.260

1.965

Bewustwording/voorlichting

1.322

2.161

1.000

22.941

19.421

19.961

Kosten beheer en administratie Eigen bijdrage

68,7%

61%

72%

Overhead organisatie

27,5%

32,2%

37,8%

Overhead hulpverlening

10,4%

11,6%

11,0%

Bron: Jaarrekening 2013

Lasten

Door extra bijdragen ook

Besteed aan doelstelling

hogere bestedingen

Uitvoeringskosten eigen organisatie

Positief resultaat

Werving baten Kosten eigen fondsenwerving

2.454

2.327

2.678

Kosten gezamenlijke acties

162

145

142

Kosten acties derden

171

145

201

257

300

3.017

2.916

3.225

1.075

972

1.197

27.032

23.309

24.383

-699

-1.423

Kosten verkrijging subsidies van overheden Kosten van beleggingen

Beheer en administratie Som der lasten

Jaarresultaat Bron: Jaarrekening 2013

3. Jaarrekening Staat van baten en lasten

Baten eigen fondsenwerving

Baten uit eigen fondsenwerving

Besteed aan doelstellingen

dalen met EUR 0,9 miljoen

De baten uit eigen fondsenwerving bestaan hoofdzakelijk uit vaste bijdragen van donateurs (EUR 4,7 miljoen), nalatenschappen (EUR 1,3 miljoen) en verkoopopbrengsten via de winkels (EUR 2 miljoen). In 2013 zijn minder nalatenschappen ontvangen dan in 2012 (afname van EUR 1,4 miljoen). In totaal zijn baten uit eigen fondsenwerving met EUR 0,9 miljoen afgenomen.

Door de extra bijdrage van de NPL en de SHO acties is in 2013 meer besteed.

Baten uit eigen gezamenlijke acties

Tot vorig jaar werden de kosten van vrijwilligersgroepen vrijwel volledig (94%) toegerekend aan kosten fondsenwerving. Circa 6% werd toegerekend aan kosten voor bewustwording/voorlichting.

SHO baten EUR 0,7 miljoen, vooral Syrië actie

Van NPL EUR 4,7 miljoen extra e t ao ontvangen t a ge

Grootste deel van MFS II subsidie is gecommitteerd

Meer bestedingen als gevolg van de extra baten

Dit betreft de bijdragen van de SHO. In 2013 heeft Terre des Hommes bijdragen ontvangen ten behoeve van projecten in Syrië (EUR 49K) en de Filippijnen (EUR 0,7 miljoen). Van deze middelen is EUR 0,6 miljoen in 2013 gecommitteerd. Het nog niet bestede deel is in overeenstemming met de verslaggevingsrichtlijnen opgenomen in een bestemmingsfonds. Baten uit acties derden De baten uit acties derden betreffen de bijdragen van de Nationale Postcode Loterij (NPL). Naast de reguliere jaarlijkse bijdrage van EUR 2,3 miljoen heeft de NPL in totaal EUR 4,7 miljoen extra verstrekt voor twee specifieke projecten.

De bestedingen aan noodhulp en rehabilitatie betreffen voornamelijk de noodhulp in de Filippijnen Filippijnen. Kosten werving baten

g g van 2013 wordt 30% van deze kosten toegerekend g aan Met ingang bewustwording/voorlichting. De overweging van het management is dat de eerdere verdeling geen recht doet aan de werkelijke inspanningen die vrijwilligersgroepen verrichten aan voorlichting en bewustwording. Wij hebben het management geadviseerd zorg te dragen voor een gemotiveerde cijfermatige onderbouwing van de nieuwe verdeling, mede omdat deze verdeling direct effect heeft op de berekening van het CBF kostenpercentage. Ter vergelijking: op basis van de verdeling vorig jaar zou dit percentage boven de 25% uitkomen. In 2014 zal de analyse verder worden uitgewerkt en vastgelegd.

Subsidies van overheden Andere verdeling g van kosten vrijwilligers moet verder worden onderbouwd

Dit betreft volledig de MFS II subsidie (2011 – 2015). De baten worden in overeenstemming met de verslaggevingsrichtlijnen verantwoord in lijn met de lasten (projectcommitteringen, overmakingen aan alliantiepartners en kosten voor monitoring, coördinatie en overhead). De bestedingen van de alliantie in 2013 liggen in lijn met het budget (lichte overschrijding). Terre des Hommes verwacht dat het resterende budget in 2014 volledig gecommitteerd zal zijn, en dat alle projecten eind 2015 zijn afgerond.

3. Jaarrekening Staat van baten en lasten Kengetallen Percentages zijn goed en in

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 00% 2010

lijn met vorig jaar

Beheer en administratie 07% 06% 05% 04% 03% 02% 01% 2011

2012

2013

Kosten/baten eigen fondsenwerving Bestedingspercentage baten Bestedingspercentage lasten

■ Kosten/baten eigen fondsenwerving (23,3%, 2012: 23,5%) Dit kengetal geeft het aandeel weer van de kosten eigen fondsenwerving ten opzichte van de baten eigen fondsenwerving. Terre des Hommes voldoet aan de CBF norm (maximaal 25% gemiddeld over drie jaar) op basis van toepassing van de nieuwe verdeling van kosten van vrijwilligersgroepen. Wanneer de verdeling van vorig jaar zou zijn toegepast was het percentage voor 2013 uitgekomen it k op 25 25,6%. 6%

00% 2010

2011

2012

Kosten beheer en administratie

2013

Norm

■ Bestedingspercentage lasten (85%, 2012: 82%) Dit kengetal geeft de verhouding weer tussen de bestedingen aan de doelstelling en de totale lasten. Terre des Hommes heeft in 2013 een norm van 85% bepaald. ■ Kosten beheer en administratie (4%, 2012: 5%) Dit kengetal geeft aan wat het aandeel van de kosten beheer en administratie is van de totale lasten (inclusief bestedingen aan doelstellingen). Terre des Hommes hanteert intern een norm van 5,0%.

■ Bestedingspercentage baten (85%, 2012: 87%) Dit kengetal geeft de verhouding weer tussen de bestedingen aan de doelstelling en de totale baten. Terre des Hommes heeft in 2013 een norm van 85% bepaald.

3. Jaarrekening Staat van baten en lasten

Terre des Hommes blijft ruim boven de minimale norm voor eigen bijdrage in het kader MFS II

Gunstige ontwikkeling overheadpercentages

Naast de kengetallen op de vorige pagina, die op grond van de regelgeving verplicht dienen te worden opgenomen in het jaarverslag, vermeldt Terre des Hommes nog drie andere kengetallen. ■ Eigen bijdrage (68,7%, 2012: 61%) Dit kengetal geeft aan hoeveel procent van de totale inkomsten wordt verkregen vanuit bronnen anders dan subsidies van BuZa (MFS alsmede andere subsidies). Door de overheid is een norm gesteld van minimaal 25%. Terre des Hommes voldoet hier ruimschoots aan. ■ Overhead organisatie (27,5%, 2012: 32,2%) Terre des Hommes hanteert dit kengetal ten behoeve van de monitoring van de ontwikkeling van uitvoeringskosten eigen organisatie. Het geeft aan wat het aandeel is van de uitvoeringskosten eigen organisatie ten opzichte van de baten. Terre des Hommes hanteert een norm van 30%. ■ Overhead hulpverlening (10,4%, 2012: 11,6%) Dit kengetal dient ten behoeve van de monitoring van de uitvoeringskosten hulpverlening en wordt berekend door de uitvoeringskosten hulpverlening af te zetten tegen de totale kosten structurele hulpverlening en noodhulp/rehabilitatie. Terre des Hommes hanteert een norm van 10%.

3. Jaarrekening Balans: Reserves en fondsen Reserves en fondsen

Vermogen neemt licht toe door positief resultaat

Balans Resultaat EUR 1.000 Continuïteitsreserve

Particulier doneert de

Bestemmingsreserves* Bestemmingsreserves Overige reserves

komende vijf jaar EUR 0,1

Bestemmingsfondsen**

miljoen in totaal

Totaal reserves en fondsen

31-12-2012

Balans

2013

31-12-2013

4.000

505

-124 124

381

4.341

-22

4.319

190

247

8.903

8.947

Bestemmingsreserves Dit betreft de reserves financiering materiële vaste activa doelstelling en reserve financiering financiële vaste activa. De omvang hiervan is gelijk aan de boekwaarde van deze posten. Overige reserves Dit betreft de reserve direct beschikbaar voor doelstelling. Een speciaal doel is niet aangewezen voor deze reserve, waardoor geen sprake is van een bestemmingsreserve.

Bron: jaarrekening 2013

Bestemmingsfondsen *

Bestemmingsreserves betreffen door de Raad van Toezicht/ Directie of bestuur bestemde reserveringen om tot uitdrukking te brengen welk deel van het besteedbaar vermogen bestemd is voor bijzondere bestedingsdoeleinden.

Onder de bestemmingsfondsen is opgenomen dat deel van het eigen vermogen dat een beperkte bestedingsmogelijkheid heeft doordat een derde (de gever) deze beperking heeft aangegeven of doordat het geld is ingezameld voor een specifiek doel.

j de nog g te besteden SHO middelen die voor de Dit betreft hoofdzakelijk noodhulp in de Filippijnen zijn bestemd. Daarnaast is sprake van twee fondsen op naam, waarvan het New Future Fund nieuw is in 2013. Dit fonds is gevormd als gevolg van een vijfjarige samenwerking met de familie Van Breen. De familie zal jaarlijks een bedrag van EUR 20.000 doneren.

Algemeen Het eigen vermogen bestaat uit de continuïteitsreserve, bestemmingsreserves, overige reserves en bestemmingsfondsen. Het onderscheid hiertussen is gebaseerd op het doel van aanwending en de herkomst. Continuïteitsreserve Deze reserve is gevormd als buffer, zodat de activiteiten van Terre des Hommes enige tijd kunnen worden voortgezet bij financiële tegenslagen. De intern gestelde norm voor de omvang van de continuïteitsreserve bedraagt eenmaal de jaarlijkse begrote kosten voor bedrijfsvoering. Dit valt ruim binnen de regels van het CBF, dat een norm van 1,5 keer de kosten voor de organisatiekosten (zijnde k kosten b bedrijfsvoering d ijf i en ffondsenwerving) d i )h hanteert.

3. Jaarrekening Balans: Overige balansposten

Kortlopende verplichtingen nemen voornamelijk toe

EUR 1.000

door besteding van de extra bijdragen NPL

Vorderingen

Balans

Materiële vaste activa bedrijfsvoering Materiële vaste activa doelstelling Financiële vaste activa doelstelling Vorderingen Liquide middelen Totaal activa Reserves en fondsen

Balans

31-12-2013

31-12-2012

1 383 1.383

1 422 1.422

378

502

7.903

6.070

18.687

17.354

28.355

25.351

8.947

8.903

Langlopende schulden

5.866

6.807

Kortlopende schulden

13.542

9.641

Totaal passiva

28.355

25.351

De vorderingen bestaan voornamelijk uit de vordering op de NPL (EUR 2,3 miljoen) en de vordering op het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MFS II, EUR 4,5 miljoen). De vordering op de NPL betreft de jaarlijkse bijdrage uit de reguliere trekkingen. Langlopende schulden De post langlopende schulden bestaat volledig uit projectschulden die na meer dan één jaar voldaan moeten worden. Kortlopende schulden p schulden betreffen voor het merendeel p projectschulden j De kortlopende die binnen één jaar voldaan moeten worden (EUR 12,6 miljoen). De extra bijdragen van de NPL van EUR 4,7 miljoen zijn in 2013 volledig gecommitteerd. Dit betreft projecten die in 2013 en 2014 worden uitgevoerd. Hierdoor is sprake van een forse toename van de kortlopende verplichtingen.

Bron: Jaarrekening 2013

Materiële vaste activa In 2013 is EUR 136K geïnvesteerd in diverse winkels (inventaris). De materiële vaste activa doelstelling betreffen de ambulanceboot en hospitaalboot in de Amazone. Financiële vaste activa Dit betreft de uitstaande lening in Indonesië inzake microkrediet.

3. Jaarrekening Verslaggevingsaspecten

Bruto presentatie van baten

Presentatie

Kosten winkels

en lasten MFS II is correct

De jaarrekening 2013 is opgesteld overeenkomstig de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen (RJ 650).

De kosten van winkels worden onderscheiden in kostprijs van goederen en directe kosten. De prijs die (soms) wordt betaald voor goederen wordt tot de kostprijs gerekend. Omdat de meeste goederen om niet worden verkregen is de kostprijs naar verhouding verwaarloosbaar (EUR 25K).

Waardering en resultaatbepaling Analyse van kosten winkels nodig om zuiverder kostprijs

De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar.

te bepalen

Toekomstparagraaf In de bijlage is de vooruitblik naar 2014 opgenomen. Deze informatie zou moeten worden opgenomen als toekomstparagraaf in het jjaarverslag. g

Alle overige kosten worden gerekend tot de directe kosten. Wij adviseren Terre des Hommes een analyse uit te voeren op de directe kosten om na te gaan of sprake is van hierin betrokken kosten die tot de verwervingskosten (kostprijs) zouden moeten worden gerekend. Dit leidt tot een zuiverder beeld van de werkelijke kostprijs van de verkopen verkopen.

Baten uit subsidies overheden (MFS II) Als penvoerder van de MFS II alliantie “Child and Development” loopt Terre des Hommes risico over de volledige subsidie, inclusief het deel dat de alliantieleden toekomt. In overeenstemming met de verslaggevingvoorschriften verantwoordt Terre des Hommes de g MFS subsidie als bate en worden de overmakingen g aan volledige alliantieleden als kosten structurele hulpverlening gepresenteerd.

4. Bevindingen controle Bevindingen interim controle

Beheer van nalatenschappen

Bevindingen interim controle

Superuser

uitbesteed

Naar aanleiding van onze interim werkzaamheden in oktober 2013 hebben wij de volgende opmerkingen. Deze opmerkingen zijn in oktober 2013 besproken met de directeur en controller.

Bevindingen 2012 deels

Nalatenschappen

opgevolgd, resterende

Terre des Hommes heeft het beheer van nalatenschappendossiers vanaf november 2013 uitbesteed aan VFI-Nalaten. Er zijn voldoende maatregelen getroffen die waarborgen dat Terre des Hommes inzicht heeft in de dossiers alsmede de volledigheid hiervan.

Bevinding 2012: Monitoring op de activiteiten van de superuser vindt niet plaats. Een medewerker die het recht heeft op het gebruikersprofiel superuser heeft de mogelijkheden om aanpassingen in de software en data aan te brengen. Met het profiel van superuser kunnen in de software aangebrachte functiescheidingen worden doorbroken.

risicoâ&#x20AC;&#x2122;s zijn beperkt

Zo verlopen alle aanmeldingen via Terre des Hommes, worden de nalatenschappen rechtstreeks op de bankrekening van Terre des Hommes ontvangen en zijn de individuele dossiers digitaal in te zien door Terre des Hommes. Follow-up bevindingen 2012 Wij zijn tijdens de interim-controle nagegaan in hoeverre Terre des Hommes opvolging heeft gegeven aan de bevindingen die wij in 2012 hebben geconstateerd. geconstateerd Beheer digipas Bevinding 2012: Het is niet bekend waar de digipas (om de betalingen per bank te autoriseren) van de voormalige controller zich bevindt. Hoewel diverse controls in het proces voorkomen dat sprake is van een risico op onrechtmatige betalingen, adviseren wij het pasbeheer aan te scherpen scherpen.

Terre des Hommes onderkent dit maar heeft er vanwege het lage risico voor gekozen om prioriteit te geven aan andere verbeterpunten, en opvolging van dit punt op te pakken bij de invoering van het beoogde nieuwe systeem. Opvolging 2013: De status is ongewijzigd. Wij schatten het risico van ongewenste functievermenging in als gering, doordat sprake is van voldoende functiescheiding in het proces rondom het aangaan van verplichtingen en het registreren en betalen daarvan. Wij zullen dit punt volgend jaar niet opnieuw benoemen. Betaalorganisatie Bevinding 2012: In het proces van registreren, controleren en betalen van facturen is sprake van ongewenste functievermenging. Deze is ondervangen met aanvullende handmatige controles. In 2012 zijn deze aanvullende controles verder uitgebreid. Opvolging 2013: in 2013 is controletechnische functiescheiding aangebracht in het proces van registreren, controleren en betalen van facturen facturen.

Opvolging 2013: De pinpas is weer terecht en wordt op de afdeling financiĂŤle administratie beheerd.

4. Bevindingen controle Bevindingen interim controle

Interne controle salarissen efficiënter Bevinding 2012: In het proces van salarismutaties en –betalingen wordt gebruik gemaakt van extracomptabele overzichten voor controledoeleinden. Dit is inefficiënt en de kans op fouten neemt toe. Bevinding 2013: Wij hebben geconstateerd dat dit proces niet is gewijzigd ten opzichte van 2012. Wij schatten de kans op significante fouten gering en zullen dit punt volgend jaar niet opnieuw benoemen. Pinpasbeheer Bevinding 2012: De medewerker die is belast met het registreren van de bankafschriften is tevens bevoegd tot het doen van kasopnames. Het risico bestaat dat sprake kan zijn van bankopnames voor privédoeleinden en dat deze niet (tijdig) worden gesignaleerd. Terre des Hommes onderkent het risico maar schat dit laag in. Op basis van andere aanwezige controles en onze bevindingen uit voorgaande jaren schatten wij het risico op een materiële onjuistheid eveneens laag in. Bevinding 2013: Deze procedure is in 2013 gelijk gebleven ten opzichte van 2012. Wij schatten het risico op significante fouten gering en zullen dit punt volgend jaar niet opnieuw benoemen.

4. Bevindingen controle Overige bevindingen en adviezen

Organisatiestructuur

Overige bevindingen en adviezen

Plannen voor integraal ICT systeem

gewijzigd

Herstructurering organisatie

Terre des Hommes is gedurende 2013 aangevangen met de voorbereidingsfase van de implementatie van een integraal ICTsysteem. Het doel is dat alle interne stakeholders (hoofdkantoor, regiokantoren, donateursadministratie, landenkantoren, vrijwilligerswinkels) zijn aangesloten op hetzelfde platform zodat sprake zal zijn van een eenduidige integrale informatievorm. Het ontwerp van het platform zal naar verwachting in 2014 gereed zijn, waarna het gefaseerd zal worden opgeleverd.

In 2013 is de organisatie van Terre des Hommes geherstructureerd met het doel de integrale samenwerking te bevorderen. Verbetermogelijkheden planning en control cyclus worden onderzocht

De afdeling marketing en communicatie is gesplitst in een backoffice en een frontoffice afdeling en het Management Team (MT) bestaat uit de directeur en de controller. Het MT wordt ondersteund door drie coördinatoren van de afdelingen back office, front office en programma’s.

Andere structuur

g van het MT De directeur en de controller hebben door de verkleining meer verantwoordelijkheden gekregen en hebben meer energie gestoken in de operationele processen. Terre des Hommes ziet 2013 als een transitiejaar en heeft gemeld dat in 2014 de structuur wordt aangepast en het takenpakket van directeur en controller zal worden herzien.

vrijwilligersgroepen wordt

Analyseren planning en controlcyclus

overwogen

Doordat wij een bepaalde minimale doorlooptijd nodig hebben voor onze werkzaamheden moeten wij de controle starten op een moment dat de jaarcijfers nog niet volledig zijn.

Plannen voor integraal g ICT systeem op schema

Het tijdpad tussen opstellen en definitief vaststellen van de jaarrekening is kort. Wij zijn van mening dat als Terre des Hommes iets meer tijd beschikbaar heeft, de kwaliteit van de jaarrekening kan toenemen toenemen.

Wij raden aan te inventariseren welke huidige beheersmaatregelen buiten de systemen om zijn geïmplementeerd en deze te verankeren in het nieuwe ICT-systeem. ICT-systeem Vrijwilligerswinkels Terre des Hommes overweegt de structuur inzake de vrijwilligersgroepen anders in te richten. Onderbrengen in een aparte stichting is een optie. Wij wijzen erop dat het onderbrengen in een aparte stichting niet per definitie betekent dat de jaarcijfers van de vrijwilligersgroepen geen deel meer uitmaken van de jaarrekening van Terre des Hommes. Het antwoord op de vraag of sprake moet zijn van consolidatie is afhankelijk van factoren als zeggenschap, financiële en organisatorische verbondenheid en het optreden onder gemeenschappelijke naam.

Terre des Hommes is voornemens na te gaan hoe de verschillende fases in het jaarrekeningtraject beter op elkaar kunnen aansluiten.

4. Bevindingen controle Overige bevindingen en adviezen

Geautomatiseerde gegevensverwerking Bij het beoordelen van de interne risicobeheersings- en controlesystemen heeft tevens een beoordeling plaatsgevonden van de betrouwbaarheid en de continuĂŻteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. In het kader van de jaarrekeningcontrole zijn met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuĂŻteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking geen aandachtspunten te melden.

4. Bevindingen controle Intern en extern toezicht

Hoewel de constatering juist is merken wij op dat de kostprijs van verwaarloosbare omvang is (EUR 25K) en derhalve geen sprake is van een materiële fout.

CBF keur hernieuwd onder

CBF

de voorwaarde dat gevolg

Audits

wordt gegeven aan verbeterpunten

In 2013 heeft het CBF een audit uitgevoerd. Terre des Hommes komt opnieuw in aanmerking voor erkenning als Keurmerkhouder, onder de voorwaarde dat tijdig gevolg wordt gegeven aan de verbeterpunten die het CBF heeft gecommuniceerd in de brief van 18 december 2013.

Verwerking baten en lasten

Op enkele van deze punten gaan wij nader in, omdat dit een directe relatie heeft met onze werkzaamheden.

Verantwoordingsverklaring

Verwerking MFS-II subsidie

Het CBF vereist een door het bestuur en toezichthoudend orgaan vastgestelde verantwoordingsverklaring inzake de onderstaande punten:

MFS II subsidie is correct

Verwerking kostprijs

penvoerder van de alliantie en p presenteert de Terre des Hommes is p volledige subsidie als baten. Overmakingen aan de alliantieleden worden als bestedingen verantwoord. Het CBF is van mening dat dit niet correct is en vraagt Terre des Hommes hier nogmaals kritisch naar te kijken en de gekozen wijze van verantwoording bij Terre des Hommes en de alliantiepartners nauwgezet toe te lichten. De reden voor het bruto verantwoorden van baten en lasten, inclusief de delen die de alliantieleden toekomen, toekomen is gelegen in het feit dat Terre des Hommes niet slechts een kassiersfunctie vervult maar risico loopt over de totale subsidie indien één van de partijen in gebreke blijft. Bij aanvang van het MFS II tijdvak hebben wij hierover met onze vaktechnische afdeling overleg gehad. De toegepaste verwerkingswijze is correct. Conform de wens van het CBF is dit in de jaarrekening nu beter toegelicht.

Wanneer uit de analyse van de overige kosten van winkels (zie ook pagina 11) blijkt dat een groot deel tot de verwervingskosten kan worden gerekend wordt het effect groter en zullen wij erop aandringen om in de jaarrekening over 2014 de kostprijs anders te presenteren.

■ hoe intern toezicht op bestuurlijke en/of uitvoerende taken is georganiseerd, en hoe daaraan uitvoering wordt gegeven; ■ hoe gewerkt wordt aan een optimale samenstelling van het bestuur en een eventueel toezichthoudend orgaan; ■ hoe het functioneren van directie, bestuurders en eventuele toezichthouders wordt geëvalueerd geëvalueerd. Een samenvatting van deze verklaring dient in het jaarverslag te zijn opgenomen. Terre des Hommes voldoet aan de door het CBF gestelde eisen en heeft in het jaarverslag een verantwoordingsverklaring opgenomen.

Verwerking verwervingskosten winkels Het CBF geeft aan dat de verwervingskosten van de winkelverkopen in mindering zouden moeten worden gebracht op de brutowinst, en dat deze nu als kosten eigen fondsenwerving zijn gepresenteerd.

5. Overig

Voldoende aandacht voor

Het voorkomen van fraude en naleving wet- en regelgeving

Kwaliteitsborging

fraudebeheersing

De Directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Het is vervolgens de taak van de Raad van Toezicht om vast te stellen in hoeverre de Directie de benodigde beheersmaatregelen heeft genomen om de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving te waarborgen.

KPMG heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer:

Geen aanwijzingen voor fraude

KPMG is onafhankelijk

Tijdens de controle van de jaarrekening identificeren wij de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant in het kader van de controle van de jaarrekening voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving regelgeving. Terre des Hommes is zich bewust van frauderisico’s en er is een fraudepreventiebeleid vastgesteld. Wij hebben gedurende onze werkzaamheden geen aanwijzingen voor fraude geconstateerd.

■ KPMG KPMG-voorschriften voorschriften en -procedures procedures omtrent onafhankelijkheid onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de KPMG Professional Code. Deze Professional Code geldt voor iedere KPMG’er en wordt steeds geactualiseerd. Op onze website, www.KPMG.nl, treft u de verkorte versie van onze Professional Code aan. ■ Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, directeuren, KPMG-professionals en ondersteunende stafdiensten. ■ Ciënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten. ■ Intern en extern kwaliteitsonderzoek. ■ Reviews door partners die niet bij de opdracht betrokken zijn zijn, ter waarborging van een deugdelijk/deskundig oordeel. Bevestiging onafhankelijke positie Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

© 2014 KPMG Accountants N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263683, is een dochtermaatschappij van KPMG Europe LLP en lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG, KPMG het logo en ‘cutting cutting through complexity complexity’ zijn geregistreerde merken van KPMG International.