1 Organisation – allgemeine Elemente

1 Organisation – allgemeine Elemente

Sobald mehrere Menschen ein gemeinsames Ziel erreichen wollen, müssen die verschiedenen Aufgaben geordnet und aufeinander abgestimmt werden. Wir sprechen auch in der Umgangssprache davon, einen Anlass – beispielsweise ein Fest – zu «organisieren».

Unternehmungen schaffen sich bewusst eine Ordnung, mit der sie ihre Ziele am besten erreichen können.

■ Stellen und Abteilungen Teilaufgaben von Unternehmungen (Funktionen), die durch einzelne Mitarbeitende erfüllt werden, bezeichnen wir in der Organisationslehre als Stellen. Die Umschreibung der Aufgaben mit den dazugehörenden Kompetenzen (Entscheidungsbefugnissen) erfolgt in sogenannten Stellenbeschreibungen. Für die Darstellung und den Inhalt von Stellenbeschreibungen gibt es keine allgemeinen Regeln. Damit aber Unklarheiten, Missverständnisse und Konflikte vermieden werden können, sollte eine Stellenbeschreibung mindestens die Aufgaben, die Kompetenzen (Befugnisse) und die Verantwortung einer Stelle genau festlegen.

■ Beispiel einer Stellenbeschreibung

Bezeichnung Aufgabe

Anforderungen Stellung

Vorgesetzte Stelle Unterstellte Mitarbeiter Stellvertretung

Kompetenzen (Befugnisse)

Verantwortung Leiter/Leiterin Verwaltung

■ Erledigung und Überwachung des Zahlungsverkehrs ■ Führung und Auswertung der Buchhaltung ■ Telefondienst sicherstellen ■ Abgeschlossene kaufmännische Lehre ■ Direkt dem Geschäftsleiter unterstellt

■ Unterschreiben der im Arbeitsbereich anfallenden Post ■ Anfordern der Inventarwerte ■ Erstellung der Kennzahlen ■ Führung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung mit quartalsweiser Abrechnung der Mehrwertsteuer ■ Zeitgerechte Mahnung der säumigen Debitoren ■ Halbjährliche Erstellung einer den gesetzlichen Erfordernissen entsprechenden Bilanz und Erfolgsrechnung

Ein Grundsatz in der Organisation heisst: Jede Stelle muss jene Kompetenzen erhalten, die notwendig sind, um die Aufgabe richtig erfüllen zu können. Erst dann können die Mitarbeitenden auch die Verantwortung für die korrekte Aufgabenerfüllung und die sich allenfalls daraus ergebenden Konsequenzen übernehmen. ■ Organigramm Um einen Überblick über den Aufbau einer Unternehmung zu erhalten, wird die Gliederung der Gesamtaufgabe eines Betriebs in Abteilungen und Stellen häufig grafisch dargestellt. Eine solche grafische Darstellung der Abteilungen und Stellen einer Unternehmung heisst Organigramm. Eine Abteilung setzt sich dabei meistens aus mehreren Stellen zusammen.

■ Organigramm einer Unternehmung

Generalversammlung

Verwaltungsrat

Geschäftsleitung

Unternehmungsleitung

Einkauf Produktion Verkauf Verwaltung

Stellen

Abteilungen

Bei einer Aktiengesellschaft besteht die Unternehmungsleitung im weitesten Sinne aus drei Ebenen: Die Generalversammlung der Aktionäre (als oberstes Organ) wählt und beauftragt den Verwaltungsrat (VR) mit der Oberleitung der Gesellschaft. In grossen Unternehmungen überträgt der Verwaltungsrat die Verantwortung für die Geschäftsführung oft an ein VR-Mitglied (= Delegierter des Verwaltungsrates) oder an einen Direktor bzw. eine Direktorin. Der Delegierte des Verwaltungsrates bzw. der geschäftsführende Manager einer Unternehmung wird auch Chief Executive Officer (CEO) genannt.