www.elsa.ro office@elsa.ro
www.elsa.ro office@elsa.ro
Cuprins Cuvânt înainte Abrevieri şi acronime în ELSA Capitolul I ..................................................................................................... a) Rolul & atribuţiile trezorierului .................................................................. b) Coordonarea activitatii de fundraising ......................................................... Capitolul II - Efectuarea plăţilor şi relaţia trezorierului cu terţi faţă de ELSA ... a) Plăţile ........................................................................................................... b) Relaţiile cu banca ......................................................................................... c) Relaţia cu contribuabilul .............................................................................. Capitolul III - Decontările cheltuielilor efectuate de membrii ai Biroului Local sau Naţional ................................................................................................... Capitolul IV - Primirea documentelor si a arhivei, respectiv predarea lor la sfarsitul mandatului ........................................................................................ Capitolul V - Bugetul anual ............................................................................ Capitolul VI - Bilanţul si descărcarea de gestiune - Comisia de cenzori si rolul ei ................................................................................................................... Legea Contabilitatii nr 82/1991 ....................................................................... Comisia de Cenzori ......................................................................................... Contabilitatea în partidă simplă şi în partidă dublă .......................................... Capitolul VII - Dovezile de plată predate şi primite de Trezorier ...................... Capitolul VIII - Campania 2% ....................................................................... STRATEGIA 2% - Ce are de facut organizaţia care vrea sa colecteze 2%? ....... I. Pregătirea ........................................................................................... II. Campania 2% - dialog elsac - contribuabil ........................................ III. Evaluarea ......................................................................................... Capitolul IX - Posibilităţi de finanţare oferite de ELSA Internaţional ............... ELSA Development Foundation (EDF) ........................................................... ELS (ELSA Lawyers Society) ........................................................................... ANEXĂ - Ghid de strângere de fonduri (Fundraising) ...................................... I. Introducere ................................................................................................... II. Reguli generale ............................................................................................ ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
4 5 6 6 7 9 9 9 10 11 12 13 15 15 17 18 21 22 22 22 23 23 24 24 24 25 25 25 2
www.elsa.ro office@elsa.ro
III. Planul programului de strangere de fonduri ............................................... IV. Activitatea de strangere de fonduri ............................................................. V. Tehnici de strangere de fonduri ................................................................... VI. Concluzie .................................................................................................. Realizare ........................................................................................................ Parteneri ELSA România ................................................................................
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
26 28 30 33 34 35
3
www.elsa.ro office@elsa.ro
Cuvânt înainte “Dragi Trezorieri, Ab initio, acest manual de lucru, a fost conceput cu scopul de a fii un ajutor de nădejde, atât pentru activitatea de zi cu zi a trezorierilor, cât şi a oricărui membru ELSA deopotrivă, dornic de a afla cum funcționează această arie de suport. Revizuirea de față, vine ca o necesitate de adaptare la ultimele schimbări aparute in acest domeniu de activitate, dar şi din dorința de a putea fi mai uşor de utilizat. În speranța că acest handbook va reprezenta un pas înainte, către crearea unei lumi drepte in care există respect pentru demnitatea umană şi diversitatea culturală, vă doresc lectură placută !”
Laurenţiu Gherase Trezorier ELSA România 2013/2014
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
4
www.elsa.ro office@elsa.ro
Abrevieri şi acronime în ELSA BEE = Board Management, External Relations
SLMI = Seminarul Local de Motivare și
and Expansion (atribuțiile Președintelui)
Instruire
IM
ETD = ELSA Training Days
=
Internal
Management
(Secretarul
General)
ITP = International Trainers Pool
FM = Financial Management (Trezorierul)
NTP = National Trainers Pool
AA = Activități Academice
TNAF = Training Needs Assessment Form
L@W = Lawyers at Work
NSS = Network Support System
MCC = Moot Court Competition
ELS = ELSA Lawyers Society
NMCC = National MCC
EDF = ELSA Development Foundation
EMC² = ELSA MCC (tematic)
SotN = State of the Network (Starea Rețelei –
LRG = Legal Research Group
raport)
S&C = Seminare și Conferințe
OYOP = One-Year Operational Plan
IFP = International Focus Programme
SSO = Statutes and Standing Orders
SS = Summer School
OC = Organizing Committee
SV = Study Visit
HOC = Head of OC (Coordonator)
ISV = International SV
CL = Consiliul Local
ÎCN = Întrunirea Consiliului Național
ROI = Regulament de Ordine Interioară CD =
ICM = International Council Meeting
Cartea Deciziilor
STEP = Student Trainee Exchange Programme
BL = Birou Local
SIS = Schimbul Intern de Studenți
BN = Birou Național
MKT = Marketing
BI = Birou Internaţional
RU = Resurse Umane
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
5
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul I a) Rolul & atribuţiile Trezorierului Conform Titlului III din CD : „ I. Cotizaţiile Cuantumul cotizatiei în fiecare Grup Local este de minim 4 lei (ron)/luna pentru oricare membru individual – activ sau observator – iar perioada totală pentru care această cotizatie se încasează este de 9 luni/an calendaristic. În situaţia în care un membru individual achită cotizaţia pe 9 luni, o singură dată, poate beneficia de o reducere. Cuantumul și data până la care se acordă această reducere va fi stabilită de fiecare Birou Local în parte. II. Încasarea cotizatiilor Cotizaţiile se încasează de către Vicepreşedinţii, respective Directorii de departamente, sau membrii delegați în acest scop, în cadrul Consiliilor Locale predându-se Trezorierului, care va remite documentele justificative în termen de maxim 5 zile. În mod normal, orice plată facută de către o persoană trezorierului ar trebui să fie dovedită cu acte, Trezorierul poate emite o chitanţă în care trece suma totală a cotizaţiilor si pe care o înmanează Preşedintelui Grupului Local. După cum prevede partea a doua a Titlului III, cotizaţiile se colectează de catre Vicepreşedinti, respectiv Directorii de departmente. Acest lucru inseamna că trezorierul nu este obligat să ceară cotizaţia de la fiecare membru în parte, rolul său fiind acela de a gestiona fondurile, nu de a le colecta. Dupa încasarea sumei totale de la fiecare department în parte, se procedează la consemnarea acesteia în registrul trezorierului. De aceea se impune o recomandare pentru fiecare departament de a avea o bază de date cu membrii săi, care să fie actualizată după fiecare sesiune de recrutări. Atribuţiile Trezorierului ELSA România: - gestionează resursele financiare ale ELSA România, definite prin art. 68 din Regulamentul de Ordine Interioară; - asigură colectarea şi distribuirea taxelor percepute de la Grupurile Locale; - tine evidenta financiar-contabilă a întregii activităti ELSA România; - are drept de semnătură în toate actele financiare ale asociatiei; - întocmeşte si depune la termen Bilantul Contabil ELSA România după certificarea acestuia de către comisia de cenzori; - elaborează împreună cu Preşedintele si Vicepreşedintele Marketing strategia de obtinere de fonduri la nivel national; - mentine în permanentă legătura cu trezorierii din Grupurile Locale în vederea informării si instruirii acestora; - prezintă un raport anual al activităţii sale, la cererea Consiliului Naţional sau a Biroului National; - se pronuntă cu privire la bugetul aferent fiecărui proiect ELSA România.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
6
www.elsa.ro office@elsa.ro Atribuţiile Trezorierului unui Grup Local: - gestionează resursele financiare ale Grupului Local ELSA, definite prin art. 68 din Regulamentul de Ordine Interioară ELSA România; - ţine evidenţa financiar-contabilă a întregii activităţi a Grupului Local ELSA; - are drept de semnătură în toate actele financiare ale Grupului Local; - întocmeşte si depune la termen Bilanţul Contabil al Grupului Local, după certificarea acestuia de către cenzor sau după caz comisia de cenzori; - elaborează împreună cu Preşedintele si Vicepreşedintele Marketing din Grupul Local ELSA strategia de obtinere de fonduri la nivel local; - informează în permanentă Trezorierul ELSA România cu privire la activitatea sa în cadrul Grupului Local, urmând ca la Conferinta Natională să prezinte un raport de activitate si Bilantul Contabil al Grupului Local respectiv; - prezintă un raport anual la cererea Consiliului Local sau a Biroului Local; - se pronuntă cu privire la bugetul aferent fiecărui proiect al Grupului Local respectiv
b) Coordonarea activitatii de fundraising 1 Conform Titlului I, Partea a II-a a CD, Regulamentul de Obţinere de Fonduri in cadrul ELSA Romania este urmatorul : Articolul 2 – Grupurile Locale pot colabora cu firmele locale din localităţile în care îşi desfăşoară activitatea sau din acele localităţi în care nu există un Grup Local ELSA România. Un Grup Local poate colabora cu o firmă locală aflată într-o localitate în care există un alt Grup Local ELSA România doar cu acordul acestuia din urmă. Acordul se va solicita în scris. Grupul Local căruia i s-a solicitat acordul are la dispoziţie o săptămână de la data solicitării pentru a-şi comunica în scris poziţia faţă de aceasta. Dacă într-o saptămână Grupul Local nu îşi precizează poziţia, se prezumă acordul acestuia. Articolul 3 – Grupurile Locale pot colabora cu firme naţionale doar cu acordul Biroului Naţional ELSA România. Acordul Biroului Naţional se va solicita în scris. Biroul Naţional are la dispoziţie o săptămână de la data solicitării pentru a-şi comunica în scris poziţia faţă de aceasta. Dacă într-o săptămână Biroul Naţional nu îşi precizează poziţia, se prezumă acordul acestuia. Colaborarea cu firmele internaţionale este de exclusivitatea Biroului National. Articolul 4 – Colaborarea cu firmele internaţionale este de competenţa Biroului Naţional. Acesta poate să dea acordul Grupurilor Locale în a negocia şi încheia acte juridice în nume propriu cu firme internaţionale conform prevederilor articolului 3. Conform Păţii a III-a – Strategia de Obţinere de Fonduri : Fiecare Grup Local ELSA România va face publică strategia proprie de obţinere de fonduri pentru perioada mandatului în curs până la data de 15 octombrie. Sancţiunile de rigoare , precum şi motivele de refuz sunt menţionate in art 2 si 3.
In cazul in care nu exista un Director pentru Fundraising, cat si pentru o mai bună înţelegere a strategiei de Fundraising, a se vedea „Ghidul de strângere de fonduri”.
1
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
7
www.elsa.ro office@elsa.ro d) Sponsorizarile -sponsori generali - sponsori pe eveniment Trezorierul unui GL trebuie consultat cu privire la bugetele evenimentelor. Realizarea bugetelor pe eveniment este importantă pentru estimarea reală a cheltuielilor, pentru fundraising si pentru a putea identifica eventuale cheltuieli in exces. Bugetul se va întocmi întotdeauna înainte de eveniment, pentru a avea o situaţie de ansamblu asupra materiilor prime de care este nevoie şi mai ales pentru a putea solicita anumitori sponsori materialele în sine (papetarie, produse de coffee-break etc).
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
8
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul II - Efectuarea plăţilor şi relaţia trezorierului cu terţi faţă de ELSA a) Plăţile Conform Titlului III din CD ELSA Romania: 1. Cotizaţia de membru (Membership Fee) – Fiecare Grup Local membru ELSA România este obligat să plătească cota ce îi revine din cotizaţia ELSA România către ELSA Internaţional. Plata către ELSA România se va face prin virament bancar sau în numerar, după notificarea fiecărui Trezorier al Grupului Local, în prealabil, de către Trezorierul ELSA România. Membership Fee-ul plătit de către ELSA Romania către ELSA Internaţional se calculează pe baza unei formule de calcul care conţine numărul Grupurilor Locale active din Grupul Naţional, numărul membrilor observatori si PIB ţării respective. The Global Membership Fee conţine toate Membership Fee colectate de către ELSA Internaţional de la Grupurile Naţionale, având statutul de membru activ. 2. Taxa de Hosting – Grupurile Locale membre ELSA România care beneficiază de serviciul de Hosting ELSA România sunt obligate să plătească cota ce le revine din cuantumul stabilit în contractul încheiat de către ELSA România şi cealaltă parte, în scopul utilizării, administrării şi menţinerii platformei ELSA România. Fiecare Grup Local are obligaţia de a notifica în scris Biroul Naţional până la data de 31 decembrie a anului curent cu referire la opţiunea de a beneficia sau nu de serviciul de Hosting ELSA România. Plata se va face prin virament bancar sau în numerar în termen de maxim 30 de zile calendaristice de la începutul anului, după notificarea Trezorierului ELSA România de către fiecare Trezorier al Grupului Local. Fiecare Grup Local activ trebuie să suporte cheltuielile referitoare la Hosting Fee-ul ELSA Romania. Aceasta taxă se calculează împărţind suma totală la numărul Grupurilor Locale cu statut de membru activ ELSA Romania. Hostingul reprezintă susţinerea platformei adreselor oficiale de tip nume@elsa.ro si a siteului oficial al ELSA Romania. 3. Taxa ELSA România – Fiecare Grup Local activ are obligaţia să plătească o taxă de 15 RON / lună către ELSA România. Această taxa va fi depozitată într-un fond de urgenţă. Fondul va putea fi accesat doar în urma exprimării voturilor Grupurilor Locale, de către Preşedinţii acestora pe lista de discuţii elsarom-info. Plata taxei se face de către Grupurile Locale Trezorierului ELSA România în cadrul Întrunirile Consiliului Naţional în două tranşe egale.
b) Relaţiile cu banca Trezorierul ar trebui să fie acela care are drept de semnatură asupra contului, eventual alături de preşedinte. El trebuie să păstreze ordinele de plată precum şi confirmarile de plată în arhivă, spre a servi contabilului la perfectarea bilanţului la finalul mandatului. Dreptul de semnatură se poate delega pe o periodă de până la 6 săptămâni unui membru care are motive întemeiate de a avea acces la cont ( ex: Coordonator sau ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
9
www.elsa.ro office@elsa.ro trezorier EMC2, trezorier ICM etc)
c) Relaţia cu contabilul Este de preferat ca trezorierul să lucreze împreună cu un contabil de carieră, care să îl ajute in gestionarea finaţelor şi a arhivei. Contabilul pune în ordine cronologică facturile, ordinele de plată şi alte documente financiare primite de trezorier şi întocmeşte bilanţul la sfârşitul anului fiscal.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
10
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul III - Decontările cheltuielilor efectuate de membrii ai Biroului Local sau Naţional Pentru a deconta bonurile fiscale prezentate de mebrii Biroului Local/ Naţional sau de alţi membrii ELSA, aceştia trebuie sa prezinte trezorierului Bonul fiscal sau chitanţa în original cu ştampila şi semnătura prestatorului de servicii sau a vânzătorului. Trezorierul nu este obligat să deconteze orice cheltuială a membrului ELSA sau a membrului Biroului Local sau Naţional, dacă nu a fost anunţat în prealabil de efectuarea acestei cheltuieli sau nu i se pare potrivită la momentul respectiv si raportată la finanţele actuale ale asociaţiei.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
11
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul IV - Primirea documentelor si a arhivei, respectiv predarea lor la sfarsitul mandatului Trezorierul trebuie sa primeasca la inceputul mandatului sau urmatoarele: • Arhiva • Documentele contabile • Stampila trezorierului • Chitantierul si facturierul Grupului Local • Documentele doveditoare ale existentei si folosirii contului, iar in lipsa acestuia banii existenti in casa. La primirea acestora, trezorierul va intocmi un proces verbal de predare-primire in doua exemplare, unul depozitandu-l in arhiva primita.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
12
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul V - Bugetul anual2 Art 70. Bugetul §1 Trezorierul este obligat să întocmească bugetul pentru mandatul său, ce începe la data de 1 august şi se termină la data de 31 iulie a anului următor. §2 În cazul în care trezorierul nu a intrat în mandat la 1 august, el va întocmi bugetul tot de la data de 1 august a anului în care îi începe mandatul. §3 Bilanţul pe anul fiscal precedent şi un raport având rolul de bilanţinterimar din mandatul precedent, certificat decătre Comisia de Cenzori, este supus aprobării Consiliului Naţional în cadrul Întrunirii Consiliului Național din primăvară. Bugetul pe anul fiscal trebuie să includă atât venituri cât şi cheltuieli. În ceea ce priveşte cheltuielile, acestea pot fi de 2 feluri: cheltuieli făcute cu proiecte şi cheltuieli necesare bunei funcţionari a biroului local. Veniturile estimate pot proveni din: • Cotizaţiile membrilor • Sponsorizări • Finanţări • Fonduri redirecţionate în urma proiectului 2% • Fonduri din taxe de participare, Taxa Postuniversitaria Cheltuielile estimate pot fi: • ELSA Membership Fee, Hosting Fee, Taxa ELSA Romania • Înregistrarea BL/ BN la judecătorie • Contabilitate • Taxa poştale • Consumabile, papetărie, tonner etc. • Materiale promoţionale (pixuri, tricouri, cravate, afise, fluturasi) • Traininguri • Proiecte ale GL / ELSA Romania: conferinţe, seminarii, dezbateri, Postuniversitaria, SLMI, ICN. • Promovarea proiectului 2% • Cheltuieli neprevăzute (aprox 10% din total) -> eventual un fond de urgenţă Recomandari & sugestii • Pastrati un Buffer de aproximativ 10% din totalul de cheltuieli ( cheltuieli neprevazute) • Nu va autolimitati prin impartirea prea stricta a cheltuielor pe categorii – acestea • trebuie sa fie detaliate, dar cu grija pentru a nu fi constrans apoi de bugetul facut –“don’t put yourself in a box” • Bugetul trebuie sa fie întocmit in urma unor discutii cu Biroul Local / National ; • Pastrati o balanta intre venituri si cheltuieli. • Pentru refacerea/actualizarea bugetului, acesta ar trebui votat din nou de către Consiliul 2
Conform Titlului IV din ROI ELSA Romania ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
13
www.elsa.ro office@elsa.ro
•
Local/Consiliul Naţional, chiar dacă acest lucru este ignorant de multe ori şi bugetului i se acordă un rol superficial. Nu puneţi grant-urile şi finanţările nesigure în buget!
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
14
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul VI - Bilanţul si descărcarea de gestiune – Comisia de cenzori si rolul ei TITLUL IV FINANŢE §1 Comisia de cenzori este formată din minim 3 membri şi are în componenţă obligatoriu un expert contabil. §2 Expertul contabil este propus de către ceilalţi doi 2 membri ai comisiei şi este ales de către Consiliul Naţional, cu două treimi din voturile membrilor săi, în cadrul Întrunirii Consiliului Național din toamnă. §3 Ceilalţi doi membri ai comisiei sunt aleşi, la propunerea reprezentanţilor Grupurilor Locale şi/sau a membrilor Biroului Naţional, de către Consiliul Naţional, cu două treimi din voturile membrilor săi, în cadrul Întrunirii Consiliului Național din primăvară. §4 Mandatul Comisiei de Cenzori este de 2 ani şi începe în momentul alegerii. TITLUL V RĂSPUNDEREA §1 Persoanele din cadrul organizaţiei răspund pentru faptele lor, solidar şi personal, potrivit reglementărilor în vigoare. §2 Mandatarea anumitor atribuţii în cadrul asociaţiei se face cu acordul Biroului Naţional în baza unui contract de mandat (procură/împuternicire), cu prevederea detaliată a drepturilor, obligaţiilor şi duratei mandatului respectiv. Durata mandatului nu poate depăşi o lună. §3 În cazul organelor alese sau numite conform Statutului şi Regulamentului de Ordine Interioară, mandatul se consideră încheiat în momentul acceptării funcţiei pentru care au fost alese sau numite, în condiţiile prevăzute de Statut şi de Regulament.
Legea Contabilitatii nr 82/1991 Conform Art 1 alin 2. Grupurile locale cu personalitate juridica se supun acestei legi. Art. 2 (1) Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor obţinute din activitatea persoanelor juridice şi fizice prevăzute la art. 1 trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii prezenţi şi potenţiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile publice şi alţi utilizatori. Art. 3 (1) Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
15
www.elsa.ro office@elsa.ro Art 5 (3) Pentru organizatii patronale si sindicale, precum si pentru alte categorii de organizaţii fără scop patrimonial, care nu desfaşoară activitaţi economice, Ministerul Economiei si Finanţelor aprobă un sistem simplificat de raportare financiara, avand in vedere si cerintele organismelor europene de profil. Art. 10 (1) Documentele oficiale de prezentare a situaţiei economico-financiare a persoanelor prevăzute la art. 1 sunt situaţiile financiare anuale, stabilite potrivit legii, care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare, performanţei financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată. Art. 11 (3) Contabilitatea poate fi organizată şi condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate în condiţiile Ordonanţei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, cu modificările şi completările ulterioare, care răspund, potrivit legii. Art. 27 (1) Exercitiul financiar reprezinta perioada pentru care trebuie intocmite situatiile financiare anuale si, de regula, coincide cu anul calendaristic. (2) Durata exercitiului financiar este de 12 luni. (3) Exercitiul financiar poate fi diferit de anul calendaristic: a) pentru sucursalele cu sediul în România, care aparţin unei persoane juridice cu sediul în străinătate, cu excepţia instituţiilor de credit, instituţiilor financiare nebancare, definite potrivit legii, înscrise în Registrul general, instituţiilor de plată şi instituţiilor emitente de monedă electronică, definite potrivit legii, care acordă credite legate de serviciile de plată şi a căror activitate este limitată la prestarea de servicii de plată, respectiv emitere de monedă electronică şi prestare de servicii de plată, entităţilor autorizate, reglementate şi supravegheate de Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare, societăţilor de asigurare, asigurare-reasigurare şi de reasigurare, entităţilor autorizate, reglementate şi supravegheate de Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, dacă exerciţiul financiar diferă pentru persoana juridică de care aparţin; b) pentru filialele consolidate ale unei societăţi-mamă cu sediul în străinătate, precum şi pentru filialele filialelor, cu excepţia instituţiilor de credit, instituţiilor financiare nebancare, definite potrivit legii, înscrise în Registrul general, instituţiilor de plată şi instituţiilor emitente de monedă electronică, definite potrivit legii, care acordă credite legate de serviciile de plată şi a căror activitate este limitată la prestarea de servicii de plată, respectiv emitere de monedă electronică şi prestare de servicii de plată, entităţilor autorizate, reglementate şi supravegheate de Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare, societăţilor de asigurare, asigurare-reasigurare şi de reasigurare, entităţilor autorizate, reglementate şi supravegheate de Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, dacă exerciţiul financiar diferă pentru societatea-mamă. Art. 29 (1) Situatiile financiare anuale vor fi insotite de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, dupa caz, si de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
16
www.elsa.ro office@elsa.ro Art. 30 Situatiile financiare anuale vor fi insotite de o declaratie scrisa a persoanelor prevazute la art. 10 alin. (1) prin care isi asuma raspunderea pentru intocmirea situatiilor financiare anuale si confirma ca: a) politicile contabile utilizate la intocmirea situatiilor financiare anuale sunt in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile; b) situatiile financiare anuale ofera o imagine fidela a pozitiei financiare, performantei financiare si a celorlalte informatii referitoare la activitatea desfasurata; c) persoana juridica isi desfasoara activitatea in conditii de continuitate; Art. 36 (1) Persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1)-(3) depun un exemplar al situaţiilor financiare anuale la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice, după cum urmează: a) societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate, cu excepţia subunităţilor deschise în România de societăţi rezidente în state aparţinând Spaţiului Economic European, în termen de 150 de zile de la încheierea exerciţiului financiar; b) celelalte persoane juridice, în termen de 120 de zile de la încheierea exerciţiului financiar. Art. 41. - Constituie contravenţie următoarele fapte: 1. deţinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor şi datoriilor, precum şi efectuarea de operaţiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate; 2. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice, respectiv de instituţiile cu atribuţii de reglementare în domeniul contabilităţii prevăzute la art. 4 alin. (3), cu privire la: a) aprobarea politicilor şi procedurilor contabile prevăzute de legislaţie; b) utilizarea şi ţinerea registrelor de contabilitate; c) întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse; d) efectuarea inventarierii; e) întocmirea, semnarea şi depunerea în termenul legal la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice a situaţiilor financiare anuale şi, după caz, a situaţiilor financiare anuale consolidate, precum şi a raportărilor contabile;
Comisia de Cenzori 3 Art 159 (1) Societatea pe actiuni va avea 3 cenzori si un supleant, daca prin actul constitutive nu se prevede un numar mai mare. In toate cazurile, numarul cenzorilor trebuie sa fie impar (...) Art. 161 (1) Cenzorii pot fi actionari, cu exceptia cenzorului expert contabil, care poate fi tert ce exercita profesia individual ori in forme asociative. 3
Este aceeaşi prevazută de Legea 31/1991. ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
17
www.elsa.ro office@elsa.ro (2) Nu pot fi cenzori, iar daca au fost alesi, decad din mandatul lor: a) rudele sau afinii pana la al patrulea grad inclusiv sau sotii administratorilor; b) persoanele care primesc sub orice forma, pentru alte functii decat aceea de cenzor, un salariu sau o remuneratie de la administratori sau de la societate sau ai caror angajatori sunt in raporturi contractuale sau se afla in concurenta cu aceasta; (…) Art. 163 (1) Cenzorii sunt obligati sa supravegheze gestiunea societatii, sa verifice daca situatiile financiare sunt legal intocmite si in concordanta cu registrele, daca acestea din urma sunt tinute regulat si daca evaluarea elementelor patrimoniale s-a facut conform regulilor stabilite pentru intocmirea si prezentarea situatiilor financiare. Art. 164 (1) Cenzorii au dreptul sa obtina in fiecare luna de la administratori o situatie despre mersul operatiunilor. (…) (3) Este interzis cenzorilor sa comunice actionarilor in particular sau tertilor datele referitoare la operatiunile societatii, constatate cu ocazia exercitarii mandatului lor. Comisia de cenzori este formată din 2 membri care aleg un expert contabil. Aceştia verifică activitatea trezorierului din mandatul precedent şi corectitudinea cu care acesta a acţionat în numele Grupului Local sau Naţional ale carui finanţe le gestionează. Acest lucru este in principiu valabil la nivel ELSA Romania, Grupurile Locale putându-şi modifica aceste prevederi. Numarul membrilor comisiei de cenzori trebuie sa fie insa impar!
Contabilitatea în partidă simplă şi în partidă dublă Contabilitatea este procesul prin care informaţiile financiare a unei entităţi sunt înregistrate, clasificate, sumarizate, interpretate şi comunicate. Contabilitatea este o activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor obţinute din activitatea presoanelor fizice şi juridice […] trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii prezenţi şi potenţiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile publice şi alţi utilizatori. 4
Contabilitatea în partidă simplă Evidenţa contabilă în partidă simplă a veniturilor se ţine pe feluri de venituri, după natura lor, astfel: a) venituri din activităţi care constituie fapte de comerţ; b) venituri din profesii libere; c) alte venituri. 4
Conform Legii contabilităţii nr. 82/1991 ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
18
www.elsa.ro office@elsa.ro
Evidenţa contabilă în partidă simplă a cheltuielilor se ţine pe feluri de cheltuieli, în funcţie de natura lor, astfel: a) cheltuielile efectuate în interesul direct al activităţii, cum sunt: - cheltuielile cu achiziţionarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventor şi mărfuri; - cheltuielile cu lucrări executate şi servicii prestate de terţi; - cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrări şi prestarea de servicii pentru terţi; - chiria pentru spaţiul în care se desfăşoară activitatea, pentru utilaje şi pentru alte instalaţii închiriate, utilizate în desfăşurarea activităţii, în baza unui contract de închiriere; - dobânzile aferente creditelor bancare; - cheltuielile cu comisioanele şi cu alte servicii bancare; - cheltuielile cu primele de asigurare; - cheltuielile cu reclama şi publicitatea; - cheltuielile poştale şi taxele de telecomunicaţii; - cheltuielile cu energia şi apa; - cheltuielile cu transportul de bunuri şi de persoane; - cheltuielile de delegare, detaşare şi deplasare; - cheltuielile de personal; - cheltuielile cu impozite şi taxe, altele decât impozitul pe venit; - cheltuielile reprezentând contribuţiile pentru asigurările sociale de stat, pentru constituirea Fondului pentru plata ajutorului de şomaj, pentru asigurările sociale de sănătate, precum şi alte contribuţii obligatorii; - cheltuielile reprezentând contribuţiile profesionale obligatorii datorate asociaţiilor profesionale din care fac parte contribuabilii; b) cheltuielile cu sponsorizarea şi mecenatul; c) cheltuielile de protocol; d) cheltuielile cu amortizarea fiscală; e) în cazul utilizării bunurilor cu folosinţă mixtă (pentru afacere şi în scop personal), cheltuiala deductibilă se determină, după caz, proporţional cu: - numărul de kilometri parcurşi în interes de afacere; - numărul de metri pătraţi folosiţi în interes de afacere; - numărul de unităţi de măsură specifice în alte cazuri; f) alte cheltuieli deductibile plafonat, stabilite potrivit reglementărilor în vigoare privind impozitul pe venit. Contabilitatea în partidă dublă Contabilitatea în partidă dublă constă în sistemul contabil în cadrul căruia fiecare tranzactie, fie că este vorba despre o încasare, fie o plată sub formă băneasca, despre o vânzare sau cumparare de bunuri şi ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
19
www.elsa.ro office@elsa.ro servicii, generează o dublă intrare, în debit, respectiv, credit. Deoarece fiecărei intrări în partea de debit îi corespunde o intrare egală în credit, rezultă că balanţa debit-credit se va afla întotdeauna în echilibru. Dubla înregistrare este un principiu, o convenţie fundamentală, conform căreia orice operaţie economică se introduce în contabilitate prin afectarea simultană şi cu aceeaşi sumă, a doua conturi, din care unul se debitează şi altul se creditează. Dubla înregistrare face parte dintr-o tripletă - contul, dubla înregistrare şi analiza contabilă a operaţiilor economice - care definesc funcţionarea sistemului de înregistrare contabilă. Când vorbim de "dubla înregistrare" trebuie să avem în vedere ca ea nu este doar un principiu (oarecare) al contabilităţii, ci, mai mult, o culme a gândirii contabile, raţionamentul fundamental pe bază căruia Luca Paciolo şi-a construit modelul matematic, ce a devenit apoi o ştiinţa de căpătâi a economiei -contabilitateaşi care antrenează deopotrivă: sistemul documentelor, registrele, bilanţul iniţial, conturile şi regulile de funcţionare a acestora, etc., toate acestea dând caracterul de infailibilitate al contabilităţii, în calitatea sa de sistem ideal pentru evidenţierea capitalului şi a patrimoniului administrat, privit sub dublul său aspect: de valori economice şi de obligaţii sau resurse.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
20
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul VII - Dovezile de plată predate şi primite de Trezorier Trezorierul este obligat să elibereze chitanţă pentru orice sumă încasată de acesta în interesul Grupului Local, in cazul Trezorierilor Grupurilor Locale, respectiv în interesul ELSA Romania pentru Trezorierul ELSA Romania. Chitanţa dovedeşte primirea sumei de bani, iar emiterea ei justifică automat primirea unei sume de bani în numerar de către emitent şi înregistrarea sumelor încasate în registrul de casă şi în contabilitate. Facturile şi chitanţele emise de catre firmele româneşti nu mai sunt documente cu regim special emise de Imprimeria Naţionala sau tipografii autorizate, pot fi acum emise de fiecare firma in parte, atat timp cât conţin informaţiile obligatorii reglemetate prin art. 155 din Codul Fiscal. Elementele obligatorii pe chitanta, sunt urmatoarele : • denumire furnizor • CIF furnizor • nr de inregistrare la registrul comertului al furnizorului • adresa furnizor • suma incasata (in cifre si litere) si ce reprezinta aceasta • denumire client • adresa client • data emiterii chitantei Factura este un document cu regim special care atestă transferul proprietaţii unui bun sau a unei sume de bani catre o persoana juridica. Odata cu intrarea Romaniei in Uniunea Europeana, din 1 ianuarie 2007 regimul facturilor fiscale s-a schimbat, fiind valabile reglementarea stabilita de art.155 Cod FIscal referitoare la facturi. Factura proformă este un document emis de vanzator prin care specifica produsele ce se vor vinde, cu caracteristicile lor principale si pretul. Factura proforma nu este document de plată. Nu conţine marcajele de expediere si trebuie sa mentioneze in clar denumirea "pro forma". În timp ce facture comerciala este o cerere de plata pentru marfurile livrate, factura proformă este o invitaţie la cumparare, trimisa unui cumparator potential.Acest document precontractual este cerut de regulă de stabilimentele de credit solicitantului unui împrumut pentru achiziţionarea unor anumite bunuri, prin care se atesta pretul bunurilor respective, confirmandu-se astfel destinaţia precisă a creditului. Facturile nu sunt o dovada a platii. Chitanta , dovada plaţii, trebuie ataşată facturii, pentru ca aceasta sa produca efecte. Trezorierul trebuie sa foloseasca in continuare chitantierul si facturierul primit de la Trezorierul din mandatul trecut, la tranzitie. Daca se intampla sa i se termine chitanţierul, îşi poate procura altul nou. Seria chitantierului se va completa dupa cum urmeaza: Prima litera a Seriei va fi schimbată succesiv pana la sfarsitul alfabetului, apoi ea se va dubla: A WLT, B WLT, C WLT … Z WLT , AA WLT, AB WLT….. Chitanţele însa se vor numerota în continuare după ultimul număr al chitanţierului anterior. ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
21
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul VIII - Campania 2% Sistemul "2%" permite contribuabililor persoane fizice să direcţioneze 2% din impozitul lor pe venit catre o organizatie neguvernamentala. Este un sistem prin care cetaţenii au posibilitatea să decidă în mod direct ce se întampla cu impozitele lor. Prevederea 2% este un mecanism de transparenţă fiscal prin intermediul caruia fondurile se redirecţioneaza către o organizaţie neguvernamentală (asociatie sau fundatie). Direcţionarea a 2% din impozit este o opţiune si nu o obligaţie, nicio autoritate a statului, nicio organizaţie sau angajatorul nu poate obliga pe cineva să completeze declaratia 2%. Direcţionarea a 2% din impozitul pe venit nu este o donatie!! Este vorba de o suma datorata statului (ca impozit), dar contribuabilul decide modul şi cui va fi ea alocată. Nu este o metoda legală de fraudă fiscală! Contribuabilul nu are dreptul sa ceară nici un fel de beneficii financiare sau de alta natura organizaţiei către care a direcţionat 2%. 5 Persoana care completeaza formularul, trebuie sa aiba urmatoarele date despre organizaţie : • Numele organizatiei • Codul de identificare fiscala (codul fiscal) • Contul organizatiei in format IBAN Categorii de contribuabili: a) Care au venituri din salarii: Declaratia 230 (punctele A si B). Daca atunci nu cunoaste suma corespunzatoare a 2% din impozit, ea va fi calculata de catre organele fiscale, putând lăsa casuta necompletata. b) Care au venituri din alte surse (cedarea folosintei bunurilor, drepturi de autor, etc): Declaraţia 200 (punctul III)
STRATEGIA 2% - Ce are de facut organizaţia care vrea sa colecteze 2%? I. Pregătirea A. Informare 1. Temei legal – Art.57 şi 84 din Legea 571/2003 privind Codul fiscal.10 2. Contribuabil – Art.57 şi 84 se regăsesc în titlul III din Codul fiscal referitor la impozitul pe venit. Spre deosebire de impozitul pe profit care se aplică persoanelor juridice, impozitul pe venit se aplică numai persoanelor fizice. 3. Entităţi non profit care se înfiinţează şi funcţionează în condiţiile legii.
Legea 571/2003 privind Codul Fiscal, art. 84 (2) : Contribuabilii pot dispune asupra destinaţiei unei sume, reprezentând până la 2% din impozitul datorat pe venitul net anual impozabil, câştigul net anual impozabil din transferul titlurilor de valoare, altele decât părţile sociale şi valorile mobiliare, în cazul societăţilor închise, câştigul net anual din operaţiuni de vânzare-cumpărare de valută la termen, pe bază de contract, şi orice alte operaţiuni de acest gen, pentru susţinerea entităţilor nonprofit care se înfiinţează şi funcţionează în condiţiile legii, unităţilor de cult, precum şi pentru acordarea de burse private, conform legii. 5
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
22
www.elsa.ro office@elsa.ro B. Planificare 1. Cine? – echipa a. Coordonatorul b. Persoana de contact i. Comunicarea mesajului iniţial ii. Q&A, comentarii de la contribuabili (telefon, email oficial, adresa fizică pentru scrisori sau vizite) iii. Feedback 2. Ce? – obiectivele propuse: fonduri, imagine, susţinători 3. De la cine? – segmentarea audienţei : identificarea grupurilor de la care vreţi să obţineţi 2% prin campanie, identificarea caracteristicilor respectivului grup, cu cât, mai multe detalii cu atât mai bine (Vârsta, Nivelul de educaţie, Nivelul aproximativ de salarizare, Statutul social, Sexul, Mass-media utilizată, Stare civilă Vârsta copiilor etc.) 4. Cum? – Canalul de comunicare : - comunicare directă – dezavantaj: nevoie de oameni instruiţi - evenimente speciale – dar şi alte evenimente - mass-media: articole, mica/mare publicitate, radio, televiziune - internet: pagini web (eventual pagină specială cu feedback), bannere web, e-mail - afişajul: panotajul şi afişajul de interior (inclusiv în firme pentru angajaţi); - marketingul direct: poştă, telefon Atenţie: orice mijloc aţi folosi, sa includă datele de contact ale persoanei responsabile de comunicare! II. Campania 2% - dialog elsac - contribuabil III. Evaluarea a. Pe plan intern (cum a decurs din punct de vedere financiar, contacte, experienţă – rapoartele de evaluare ar trebui sa ajute pe cei ce la citesc ulterior) b. Pe plan extern – catre colaboratori si nu numai (publicarea rezultatelor pe internet cu multumirile de rigoare, sau transmiterea multumirilor direct catre cei care au ajutat prin mail sau alta forma de contact personal). Argumente pro de oferit contribuabilului: • Nu vă costă nimic ! • Contribuiţi la eficientizarea cheltuirii banului public - deci al dvs.! • Puteţi ajuta la rezolvarea unei probleme din comunitatea dvs., direcţionand 2% către o organizaţie care lucrează în acel domeniu. • Va asiguraţi ca aceşti bani rămân în comunitatea dvs. direcţionandu-i către o organizatie locală. • Puteţi ajuta oameni în nevoie direcţionand 2% către o organizaţie care lucrează pentru ei!
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
23
www.elsa.ro office@elsa.ro
Capitolul IX - Posibilităţi de finanţare oferite de ELSA Internaţional ELSA Development Foundation (EDF) EDF este o fundaţie finanţată de ELSA international si de Grupurile Naţionale pentru a ajuta şi a depaşi slăbiciunile structurale ale reţelei. In cadrul ICM Budva 2009, Consiliul Internaţional a decis sa transforme acest fond ELSA intr-o fundaţie de sine statătoare. Scopul EDF este sa susţină reţeaua din punct de vedere financiar in concordanta cu scopurile şi viziunea ELSA, prin mai multe mijloace: Project Support. Training Support si Network support. Pentru mai multe informaţii, accesati acest link. (http://officers.elsa.org/page/financial-management/). Fundaţia este creată în concordanţă cu legea belgiană şi este înregistrată in Bruxelles, Belgia.
ELS (ELSA Lawyers Society) ELS este asociatia internationala a Seniorilor ELSA si a fost fondata in anul 1981 de catre 5 membrii onorifici ai ELSA. ELS are in momentul de fata peste 600 de membrii care după terminarea facultăţii, continuă să susţină asociaţia şi să se implice in evenimentele ei . Prin cunoştintele şi experienţa lor, aceştia menţin contactele ELSA cu institutiile Europene şi creează altele noi. Membrii ELS se intalnesc la Assembly meeting ( AM ), o data pe an în aceeaşi conjunctura cu ICM-ul din toamnă. Aceasta asociatie are de asemenea un organ executiv ( The Executive Comitee). Calitatea de membru ELS este deschisă oricărui membru ELSA care se apropie de terminarea studiilor sau care a terminat facultatea. Terţi faţă de ELSA sunt acceptaţi dacă aplicaţia lor primeşte acordul a cel puţin doi membrii ELS. Membrii ELS au dreptul să participe la evenimentele ELS şi ELSA. Mijloacele financiare prin care ei sustin reteaua sunt asistenţa financiară la cerere (ad-hoc) şi binecunoscutele ELS Scholarships. În afară de asta, ei ajută prin gasirea sponsorilor, a trainerilor sau prin sfaturile lor juridice.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
24
www.elsa.ro office@elsa.ro
ANEXĂ - Ghid de strângere de fonduri (Fundraising) I. Introducere In principiu, succesul oricarei activitati deriva din doua surse: oameni (cei care o desfasoara si cei care beneficiaza de aceasta) si bani. Aceste surse trebuie foarte bine gestionate, pe baza unor campanii si programe integrate in tactica organizatiei. Deoarece procurarea resurselor financiare reprezinta o necesitate permanenta, se impune o planificare exacta a strategiei si a tacticilor care urmeaza sa fie aplicate de catre organizatie (experienta altor organizatii este, deseori, de foarte mare ajutor). Inainte de a incepe orice eforturi de a obtine fonduri de la altii, stabiliti exact motivele pentru care aveti nevoie de acesti bani, destinatiile pe care ii vor urma ei in activitatea organizatiei. Daca nu primesc explicatii convingatoare cu privire la modul de utilizare a banilor oferiti, putini donatori raman dispusi sa sprijine financiar organizatia dumneavoastra. Odata depasita aceasta etapa, trebuie realizat un plan - foarte bine structurat - al activitatii de strangere de fonduri. Trebuie incluse informatii despre: a) b) c) d) e) f) g) h)
Potentialii donatori; Grupurile donatoare si estimarea sumelor care ar putea fi donate de fiecare grup; Identificarea si dezvoltarea unor motive convingatoare pentru care fiecare donator ar raspunde favorabil solicitarii de fonduri (tinand cont, fireste, de particularitatile fiecarui grup donator); Metodele cele mai potrivite (adaptate situatiei fiecarui grup donator) pentru resolicitarea donatorilor deja verificati; Suma disponibila zilnic pentru desfasurarea activitatilor de procurare de fonduri.
Acest plan trebuie completat de o atitudine cat mai corecta a fiecarui membru al echipei care se ocupa de strangerea de fonduri, care trebuie sa stie - in fiecare clipa - ca: • • •
activitatea organizatiei din care face parte - activitatea fiecaruia din colegii lui – se sprijina pe programul de strangere de fonduri; activitatea de strangere de fonduri este o activitate dificila care trebuie desfasurata in mod continuu; strangerea de fonduri este o activitate fireasca si necesara, nu o munca "injositoare", ea presupune indemanare, pricepere, consecventa si responsabilitate, incredere in colegii de echipa si in puterea celor care conduc activitatile propuse. Un element esential il reprezinta convingerea ca activitatea pentru care solicitati fonduri este foarte necesara si poate fi dusa la bun sfarsit de organizatia dumneavoastra.
II. Reguli generale In organizarea si desfasurarea activitatilor de strangere de fonduri, experienta a evidentiat o serie de reguli cu caracter general: ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
25
www.elsa.ro office@elsa.ro 1. Solicitati fonduri ori de cate ori aveti nevoie, pentru ca nimeni nu va da daca nu cereti. Activitatea unei organizatii nu se poate baza pe rarele cazuri cand donatorii se manifesta din proprie initiative (chiar si in aceste cazuri, este necesara promovarea organizatiei, pentru a anunta activitatile desfasurate si cele planificate). 2. Fiti precisi in cererile dumneavoastra. Stabiliti exact ce si cat cereti. Stabiliti exact cum veti utiliza sprijinul solicitat. 3. Cautati donatori corespunzatori. Unii oameni sunt mult mai deschisi sa sprijine anumite activitati decat altii. 4. Reamintiti donatorilor promisiunile facute. 5. Divizati activitatea de strangere de fonduri. Astfel, membrii echipei se pot concentra asupra actiunilor care le revin. Incercati sa le oferiti, pe rand, posibilitatea sa desfasoare actiuni diferit; astfel poate fi evitata monotonia si pot fi puse in valoare mai bine abilitatile fiecarui membru al echipei. 6. Multumiti donatorilor frecvent si in public. Multumirile adresate personal sunt, de asemenea, extrem de importante. 7. Explicati donatorilor cum ati utilizat ajutorul primit. Astfel va fi evitata orice suspiciune de utilizare nepotrivita, ineficienta sau incorecta. Pentru a relatie pe termen lung intre organizatia dumneavoastra si donator, astfel de schimburi periodice de informatii sunt esentiale. 8. Ca orice alta activitate, strangerea de fonduri se realizeaza mult mai usor prin exercitiu. Adaptati si aplicati experienta altora, experimentati, studiati, exersati continuu.
III. Planul programului de strangere de fonduri Planul pentru strangerea de fonduri trebuie sa descrie obiectivele urmarite, strategia propusa pentru atingerea acestora - cu un plan de actiune cat mai flexibil - termenele limita, bugetul programului. Cand planificati strangerea de fonduri, aveti in vedere atat bani cat si alte forme de sprijin (de exemplu, servicii de tipul spatiilor pentru intalniri, echipamente pentru inchiriere, transport sau publicitate). De regula, un plan de succes pentru strangerea de fonduri impune solicitarea sprijinului cat mai multor persoane, de cat mai multe ori si pe cat mai multe cai. In acest scop, trebuie urmarite cateva etape importante: A. Realizarea unei liste cu posibili donatori 1. O persoana poate deveni donator daca are, mai intai de toate, o cale legala de a contribui si, in al doilea rind, o motivatie suficienta. Pentru realizarea unei liste cat mai complete trebuie utilizat ajutorul tuturor celor din jur: colegi din cadrul organizatiei, prieteni, rude. Lista trebuie sa cuprinda cateva informatii relevante: daca este vorba de un donator cunoscut sau de unul prezumtiv, eventualele reactii anterioare la solicitari similare, motivele pentru care ar fi dispusi sa doneze fonduri, de cine si cand au fost propusi, persoane de contact, alte informatii utile. Drept punct de plecare pentru realizarea listei dumneavoastra de donatori potentiali, puteti utiliza informatii oferite de persoanele care desfasoara sau au desfasurat astfel de actiuni, organizatiile sau asociatiile profesionale ale oamenilor de afaceri, cataloagele unor firme sau cele publicate cu ocazia unor
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
26
www.elsa.ro office@elsa.ro manifestari (expozitii, congrese). Aveti in vedere necesitatea completarii si imbunatatirii permanente a listei realizate. 2. Dupa realizarea listei, donatorii potentiali identificati trebuie ierarhizati functie de nivelul de contributie anticipat. Lista poate fi impartita, de exemplu, in: • donatori foarte mici; • donatori mici; • donatori mijlocii; • donatori mari; • donatori deosebit de generosi. In acest moment, pot fi determinati o serie de indicatori esentiali pentru programul de strangere de fonduri: 1. Suma de bani totala pe care o poate asigura lista realizata si suma care poate fi obtinuta intr-o perioada determinata - astfel puteti stabili, in continuare, cat de agresiva trebuie sa fie campania de strangere de fonduri; 2. Realismul planului de buget al activitatii pentru care solicitati fondurile si masura in care poate fi acoperit prin strangerea de fonduri; 3. Costul programului de strangere de fonduri. Pe aceasta baza, poate fi determinata: • metoda cea mai potrivita de a obtine fondurile; • gradul de realism al obiectivelor organizatiei dumneavoastre. Aceste informatii trebuie prezentate echipei manageriale a programului de strangere de fonduri, astfel incat sa fie posibila eventuala revizuire a strategiei adoptate. Dupa rezolvarea tuturor problemelor aparute in aceasta etapa, se poate trece la urmatorul pas: dezvoltarea motivelor. B. Identificarea si dezvoltarea unor motivatii convingatoare pentru a obtine fondurile 1 Se poate incepe prin realizarea unei liste de motivatii posibile. Folosind informatii privind activitatile desfasurate si cele care urmeaza sa fie desfasurate, va fi elaborat un anunt general pentru programul de strangere de fonduri. 2 Pe baza listelor realizate anterior, se trece la contactul direct cu donatorii. Trebuie oferite informatii despre planurile organizatiei si modul lor de punere in aplicare, astfel incat donatorii sa aiba posibilitatea de a alege dupa preferinte (este posibil, astfel, ca donatorii sa dea - de buna voie - mai mult decat a fost anticipat initial). Nu promiteti lucruri pe care nu le puteti realiza. Aratati donatorilor in ce fel isi servesc propriile interese prin ajutorul pe care il acorda (de exemplu: contribuie la crearea unui sistem financiar echilibrat, apara dreptul la proprietate, ajuta persoane nevoiase). Solicitati sprijin personal - din partea donatorului contactat – dar utilizati si scrisori sau telefoane de recomandare, aranjarea de intilniri cu alti posibili donatori. ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
27
www.elsa.ro office@elsa.ro
Inainte de a lua decizia de a sprijini organizatia dumneavoastra, donatorul va avea o serie de intrebari. Aceste intrebari trebuie anticipate intr-o masura cat mai mare, astfel incat sa fie pregatite raspunsuri adecvate. Toate informatiile prezentate trebuie sa fie plauzibile, toate opiniile trebuie sa fie credibile (si argumentate, de la caz la caz). Donatorul trebuie sa fie convins ca organizatia dumneavoastra are un program bine conceput si oamenii potriviti care sa o conduca, iar banii nu vor fi risipiti. Fiecare donator trebuie sa primeasca periodic un buletin informativ care sa contina un raport al activitatii organizatiei din ultima perioada. Dupa finalizarea unor activitati pe care donatorul le-a sprijinit, trebuie sa i se multumeasca si sa i se explice cum au fost cheltuite fondurile. C. Odata programul de strangere de fonduri demarat in conditii bune, trebuie analizate posibilitatile de dezvoltare Dintre variantele posibile, trebuie alese solutiile optime - punand in balanta, in principal, costul actiunii si fondurile care vor fi obtinute ca rezultat al desfasurarii acesteia. In acest scop, trebuie raspuns la cateva intrebari de baza: • Cat din resursele umane, bani si timp (din totalul disponibil pentru organizatie) se vor cheltui pentru executarea programului de strangere de fonduri in comparatie cu resursele care vor fi obtinute? • Exista alte modalitati de actiune care pot sa aduca resurse mai mari ? • Ce resurse solicita aceste modalitati alternative ? D. Pasul final in dezvoltarea planului presupune respectarea exacta programului stabilit Greutatile care se intrevad pot fi depasite, prin perseverenta si experienta.
IV. Activitatea de strangere de fonduri Pe parcursul derularii programului de procurare de fonduri (in conformitate cu planul realizat anterior) in cazul cel mai nefavorabil, chiar pe parcursul desfasurarii evenimentului principal al programului - poate apare situatia in care fondurile disponibile pentru organizare se dovedesc insuficiente (fondurile disponibile au fost rau distribuite sau au fost obtinute prea tirziu, in suma mai mica sau deloc, iar evenimentul nu a putut fi pregatit cu suficienta atentie). Pentru evitarea in cat mai mare masura a acestor situatii, echipa manageriala a programului de strangere de fonduri trebuie sa analizeze periodic modul de desfasurare a activitatii de stringere de fonduri, precum si exactitatea bugetelor cheltuite si preconizate, termenul de executie al acestora in functie de derularea activitatilor. Pentru ca activitatea de strangere de fonduri sa reuseasca, este nevoie de oameni (echipa care se ocupa de strangerea de fonduri si donatorii) si de un sistem de management performant. Echipa – Activitatea de strangere de fonduri necesita oameni cu aptitudini pentru astfel de activitati si care
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
28
www.elsa.ro office@elsa.ro sunt instruiti (pentru a evidentia aptitudinile, este necesara insa mai intai o activitate practica). Fiecare din membrii echipei de strangere de fonduri trebuie sa inteleaga importanta activitatii pe care o desfasoara. Persoanele care au inteles rolul si scopul activitatii de strangere de fonduri trebuie mentinuti cu un moral ridicat si, in masura in care sunt interesati si dovedesc abilitatile necesare, trebuie sprijiniti prin activitati de instruire. Un aspect tinand de o atitudine manageriala de succes (care include si respectul pentru activitatea desfasurata de fiecare membru al echipei): analizati rezultatele zilnice sau saptamanale ale activitatii de strangere de fonduri in termeni de volum de resurse obtinute, dar tineti minte ca tot ce s-a obtinut se datoreaza echipei care a realizat efectiv activitatile de fundraising. De ei, de experienta si de munca lor, aveti nevoie de fiecare data cand va trebuie bani - adica pe intreaga durata de viata a organizatiei dumneavoastra; de aceea, lor TREBUIE sa le multumiti si sa le fiti recunoscatori. Cei care se ocupa de stringerea de fonduri vor da gres, cu siguranta, de mai multe ori decât vor avea succes dar, dupa fiecare esec, vor invata sa o ia de la inceput, pentru ca intreaga organizatie depinde de puterea lor de a invata din fiecare eroare. O astfel de activitate nu e deloc usoara. Pentru a putea fi mentinut un nivel ridicat al motivatiei, fiecare persoana implicata in activitatea de strangere de fonduri trebuie sa fie informata despre programul organizatiei, bugetul de cheltuieli planificat si justificarea detaliata a obiectivelor si modalitatilor de utilizare a resurselor obtinute (de altfel, intrebari legate de aceste subiecte vor primi si din partea donatorilor contactati). Pe de alta parte, lipsa de loialitate trebuie judecata cu atentie, trebuie aplicate masuri disciplinare, pentru ca aceste persoane reprezinta in mod direct organizatia dumneavoastra in fata celor care pot sa o sprijine. Donatorii – Pentru ca intr-un plan de strangere de fonduri nu se urmareste schimbarea oamenilor, ci "valorificarea" disponibilitatii anumitor persoane fata de o organizatie sau fata de anumite activitati, este obligatorie studierea cat mai detaliata a celor carora le este solicitat sprijinul. Donatorii pot fi condusi de motivatii legate de: • • • •
Rezultatele estimate ale activitatii pentru care se solicita sprijinul, care corespund cu dorinte si asteptari personale; Interese particulare: organizatia solicitanta creeaza (intentionat sau nu, pe baza unor realitati obiective sau nu) convingerea ca poate sprijini, la randul ei, donatorul; Presiunea sociala: donatorul contribuie pentru ca o persoana din anturajul sau apropiat a facut acelasi lucru; Forma in care a fost realizata solicitarea (a fost aleasa foarte bine persoana care a solicitat sprijinul).
Succesul sistematic in activitatea de strangere de fonduri poate fi asigurat numai daca depuneti efortul de a intelege, mai intai, motivul pentru care donatorul ar putea sa raspunda solicitarilor dumneavoastra. Pe de alta parte, procurarea de resurse solicita realizarea unor investitii (oameni, bani, timp). Mai multi oameni implicati si mai mult timp acordat activitatilor de fundraising inseamna sanse mai mari de reusita (tinand cont, bineinteles, de planurile organizatiei si de anumite criterii de eficienta).
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
29
www.elsa.ro office@elsa.ro Sistemul de management – In principiu, sistemul de management se sprijina pe o baza de date (mai exact o banca de date care contine mai multe baze de date) si pe un sistem de monitorizare. Banca de date pentru organizarea informatiilor de interes pentru organizatie, este recomandata utilizarea calculatorului. Informatiile colectate trebuie sa refere atat la donatorii care finanteaza activitatea organizatiei, cat si la posibilii donatori identificati. Informatiile trebuie sa cuprinda cel putin numele complet sau denumirea exacta a fiecarui donator, modalitati de contactare, sume deja acordate sau estimate. Se recomanda si includerea unor detalii foarte utile pentru viitoarele activitati de strangere de fonduri (persoana care a recomandat donatorul, motivatii anterioare, colaborarea anterioara cu donatorul etc.). In plus, informatiile trebuie actualizate si completate ori de cate ori este necesar. Sistemul de monitorizare este esential pentru cunoasterea modului in care se deruleaza programul de strangere de fonduri. Pentru organizarea unei activitati eficiente, se recomanda ca rapoartele sa aiba un character periodic (eventual intr-un format tipizate sau intr-o forma narativa), iar oamenii sa stie cand apar si ce scop au acestea. Foarte utile sunt informatiile pe care fiecare membru al echipei le furnizeaza in legatura cu propria activitate. Bineinteles, trebuie mentinuta o comunicare permanenta cu celelalte departamente din cadrul organizatiei, pentru a putea stabili cu exactitate care sunt necesitatile lor si ce sprijin pot primi.
V. Tehnici de strangere de fonduri Cele mai utilizate tehnici de strangere a fondurilor sunt urmatoarele: a. Solicitarea personala; b. Solicitarea telefonica; c. Solicitarea prin posta; d. Solicitarea prin mass-media. A. Solicitarea personala Intalnirile personale constituie cea mai convingatoare tehnica de strangere de fonduri, eficienta si - de cele mai multe ori - nu necesita investitii speciale. Deoarece este o tehnica dificila, este utilizata in general pentru abordarea donatorilor mari. O intalnire pentru o solicitare personala trebuie pregatita foarte bine. In acest scop trebuie parcurse cateva etape: 1. Identificarea potentialilor donator – Pe unii donatori ii cunoasteti deja, informatii despre altii pot fi colectate prin recomandarea altora. Primele informatii se refera la: nume sau denumire, adresa, telefon. Colectati si sistematizati informatii din mai multe domenii (familie, pasiuni, colaborarea anterioara cu organizatia dumneavoastra etc.) sau alte informatii care pot ajuta la clarificarea motivatiilor anumitor donatori sau la stabilirea strategiei de abordare. 2. Stabilirea persoanei care va realiza contactul cu donatorul potential – Deoarece aceasta tehnica se
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
30
www.elsa.ro office@elsa.ro bazeaza in mod esential pe contact direct, este cu atat mai dificila crearea unei impresii foarte bune de catre reprezentantul organizatiei dumneavoastra. Acesta trebuie, bineinteles, sa cunoasca toate informatiile disponibile privind donatorul potential; tehnica are rezultate maxime daca persoana desemnata a mai avut contacte reusite cu donatorul potential. 3. Dezvoltarea motivelor – Este esentiala identificarea unor motive "valoroase" care trebuie integrate in strategia pentru convingerea donatorului potential. 4. Programarea si intretinerea contactului – Solicitantul va realiza un contact telephonic prealabil si va prospecta disponibilitatea de intalnire a donatorului potential. 5. Prezentarea organizatiei si a activitatilor – Este bine ca intalnirea sa fie precedata de o scrisoare sau un material de prezentare – foarte precisa si bine argumentata - a organizatiei si a activitatilor pe care doriti sa le desfasurati. 6. Intalnirea – Solicitantul trebuie sa fie punctual si foarte bine pregatit. De asemenea, o comportare sigura si care dovedeste o buna cunoastere a scopurilor si a modurilor de actiune ale activitatii este un punct castigat. Indiferent de pozitia donatorului, solicitantul nu are motive sa se simta "strivit" de acesta. Daca, totusi, strategia solicitantului nu are succes iar intalnirea este pe cale sa esueze, solicitantul nu trebuie sa devina agresiv. Solutia cea mai buna este o incercare de reprogramare. Dupa intalnire, analizati rezultatele obtinute si extrageti cateva concluzii pe care le integrati in experienta viitoare. 7. Multumiri – Donatorii mari sunt foarte importanti, prin prisma raportului intre efort si efecte. Lor trebuie sa li se multumeasca imediat, de catre un reprezentant din conducerea organizatiei dumneavoastra, de preferat chiar de catre conducatorul acesteia. Scrisoarea de multumire poate fi reinnoita prin explicarea succeselor organizatiei dumneavoastra care s-au datorat si fondurilor primate de la donator. Bineinteles, nu uitati sa explicati cum au fost folosite fondurile. Intalnirile personale cu donatorii mijlocii sau mici respecta aceeasi cronologie generala. In astfel de cazuri, insa, solicitantul nu trebuie reprezentat de catre persoane importante din conducerea organizatiei, este suficient un grup de oameni bine pregatiti si care au darul convingerii. B. Solicitarea telefonica Aceasta tehnica este utilizata, de obicei, in relatiile cu donatorii mijlocii si mici. Tehnica poate fi utilizata in mai multe forme: 1. Telefoane directe: daca aveti la dispozitie o banca de date pentru donatori (majoritatea lor nefiind la prima contactare). Poate fi folosita si ca un mod de "testare a pietei", in cazul in care se folosesc liste de donatori potentiali. 2. Telefoane dupa scrisoare: dupa trimiterea unei scrisori de solicitare unui donator de la care nu ati primit raspuns, puteti da telefoane pentru a va asigura ca acesta a primit informatiile dumneavoastra. Este un mod subtil de a afla daca doreste sa va ajute sau nu si care sunt motivele sale.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
31
www.elsa.ro office@elsa.ro 3. Telefoane de reamintire: dupa primirea unui raspuns favorabil din partea unui donator care a promis ca va sprijini organizatia dumneavoastra. 4. Telefoane pentru resolicitari: in cazul donatorilor vechi sau a celor deosebit de amabili. Persoanele care vor da telefoane trebuie sa aiba o voce placuta, sa fie calmi si politicosi. Intre anumite limite, poate fi foarte util un set de formulare pentru diferite situatii care pot aparea in conversatii. C. Solicitarea prin posta Aceasta tehnica poate fi folosita mai ales in cazul re-solicitarilor si poate fi utilizata de câteva ori pe an in cazul donatorilor mici si mijlocii. Tehnica poate fi un mod de prospectare in vederea intocmirii sau completarii listei de donatori. Solicitarea prin posta necesita un mare volum de munca, necesita un timp mai indelungat pana la atingerea unor rezultate importante si presupune costuri mai ridicate. Daca aveti in vedere si utilizarea acestei tehnici, aveti in vederi si urmatoarele aspecte: a. Abilitatile necesare pentru realizarea unor scrisori reusite (poate fi necesara colaborarea cu persoane calificate (de exemplu, un agent publicitar); b. Existenta unui numar suficient de donatori, care pot transforma efortul dumneavoastra intr-un succes pe termen lung. Solicitarea prin posta poate fi utilizata in mai multe feluri in activitatea organizatiei: C.1. Programul de re-solicitare – In general, acest program utilizeaza cel mai mult tehnica solicitarilor prin posta, in special in relatiile cu donatorii mici si mijlocii. In acest caz este esentiala mentinerea la zi a bancii de date care cuprinde informatiile privind donatorii. Trebuie sa cunoasteti numele sau denumirea exacta, adresa, telefonul, data ultimei contactari, rezultatul ei, suma obtinuta, modul in care ati multumit. Resolicitarea presupune respectarea urmatoarelor etape: i. Actualizarea bazei de date cu donatori; ii. Multumirea prompta, printr-o scrisoare sau un telefon; iii. Informarea donatorilor cu privire la activitatile si reusitele organizatiei, pentru a-I mentine printre apropiatii dumneavoastra; iv. Re-solicitarea: poate fi realizata de cateva ori pe an, functie de modul in care donatorul a reactionat. C.2. Programul de prospectare – Este necesara o lista a noilor donatori potentiali, a caror disponibilitate urmeaza sa fie testata. Recomandari: - Scrisoarea trebuie sa aiba un stil cat mai personal: intrebati oamenii cu care lucrati daca cunosc pe cineva de pe lista si care sunt problemele acestuia; - Focalizati motivatia: sunt persoane care doneaza numai pentru ca sunt solicitate, de cele mai multe ori insa exista motive precum altruismul, obligatia sociala, nevoia de respect de sine etc. In masura posibilitatilor, tineti cont de aceste motivatii cand redactati mesajul dumneavoastra; ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
32
www.elsa.ro office@elsa.ro - Descrieti activitatile dumneavoastra, incercand sa aratati in ce mod, sprijinindu-va, se ajuta pe ei insisi; - Fiti foarte explicit, explicand exact ceea ce doriti si modul in care veti utiliza fondurile primite; - Argumentati importanta si urgenta situatiei pe care doriti sa o corectati, pentru a stimula o reactie rapida; - Fiti concis: de regula, oamenii se plictisesc repede; - Folositi un post-scriptum: uneori, acest paragraf este citit intai dar, de obicei, este citit cu atentie. Solicitati ceva important cu aceasta ocazie; - Folositi acest prilej pentru a testa si a imbunatati imaginea organizatiei; - Insotiti mesajul de un plic timbrat si cu adresa, prin care donatorul va poate raspunde la cateva intrebari (de exemplu, ce alte informatii ar dori sa mai cunoasca, in ce masura este interesat de evenimente organizate de dumneavoastra etc.). Folositi hartie si plicuri de calitate buna, daca se poate chiar tiparite, pentru a sugera respectul de care se bucura posibilii donatori. C.3. Programul de monitorizare a rezultatelor – Rezultatele trebuie monitorizate permanent, pentru a avea o imagine cat mai corecta a efectului activitatii dumneavoastra. Utilizati informatii precum: 1. Lista destinatarilor; 2. Data trimiterii scrisorilor; 3. Codul scrisorii (daca utilizati diferite tipuri de scrisori); 4. Numarul de raspunsuri (telefonice, prin posta); 5. Numarul de contributii (dupa destinatar, pe zi, saptamanal); 6. Totalul contributiilor; 7. Procentul de contributie; 8. Raspunsuri negative; 9. Raspunsurile la intrebari; 10. Observatii asupra celor care au raspuns; 11. Alte informatii necesare sau utile. D. Solicitarea prin mass-media Este o modalitate mai simpla, care nu implica un efort prea mare, dar care are rezultate greu de estimat; este utilizata, uneori, ca o metoda auxiliara. In cazul utilizarii acestei tehnici se recomanda consultarea unor persoane de specialitate (de exemplu, un agent publicitar). Mesajul transmis prin mass-media trebuie sa fie foarte concis si sa indice, cu exactitate, cine cere, pentru ce cere si modul prin care cei care doresc pot ajuta organizatia solicitanta. Este recomandata indicarea unor modalitati de contactare directa a organizatiei dumneavoastra. In acest fel, aveti posibilitatea de a identifica motivele pentru care donatorii au luat decizia de a raspunde pozitiv mesajului dumneavoastra; aceste informatii sunt utile in dezvoltarea unor motive noi in strangerea de fonduri.
VI. Concluzie Desi deseori foarte anevoioasa, munca de strangere de fonduri este plina de satisfactii. Chiar daca la inceput puteti avea parte de esecuri, perseverati - abilitatea se dobandeste numai prin exercitiu!
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
33
www.elsa.ro office@elsa.ro
Realizare Realizarea acestui Manual a fost posibilă datorită eforturilor depuse de Laurenţiu GHERASE - Trezorier ELSA România 2013/2014. Formatul şi editarea au fost realizate de Ioan SUCIU - Vicepreşedinte Marketing ELSA România 2013/2014.
Contacte utile: Trezorier ELSA România - trez@elsa.ro ELSA Romania 36-46 Mihail Kogalniceanu Blvd., Bucharest office@elsa.ro www.elsa.ro
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
34
www.elsa.ro office@elsa.ro
Parteneri ELSA România
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
35