www.elsa.ro office@elsa.ro
www.elsa.ro office@elsa.ro
Cuprins PROGRAM ...............................................................................................................
3
PLENARA DE DESCHIDERE ................................................................................. 4 PLENARA DE ÎNCHIDERE .................................................................................... 4 Bine de ştiut... ............................................................................................................
5
1. Material de lucru Președinți .................................................................................... 8 2. Material de lucru Secretari Generali .......................................................................
11
3. Material de lucru Trezorieri .................................................................................... 14 4. Material de lucru Activităţi Academice ...................................................................
17
5. Material de lucru Seminare& Conferinţe ................................................................ 20 6. Material de lucru Student Trainee Exchange Programme .......................................
23
7. Material de lucru Marketing ................................................................................... 25 8. Material de lucru Resurse Umane ........................................................................... 28 Parteneri ELSA România ............................................................................................ 30
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
2
www.elsa.ro office@elsa.ro
PROGRAM ORA
08.00 16.00
Joi
Sosire participanţi
16.00 19.00
Plenara de deschidere
19.00 20.00
Atelier 1
20.00 21.00
Atelier boboci / Instruire ofiţeri
ORA 08.00 10.00
Vineri Mic dejun
10.00 12.00
Atelier 2
12.00 12.30
Coffee break
12.30 14.30
Atelier 3
14.30 16.00
Prânz
16.00 18.00 18.00 18.30 18.30 20.00
ORA 08.00 10.00
Sâmbătă
ORA
Duminică
Mic dejun
08.00 11.00
Mic dejun
11.00 xx.xx
Plecare participanţi
10.00 14.00
Training
14.00 15.30
Prânz
15.30 21.00
Plenara de închidere
Atelier 4 Coffee break Atelier 5
20.00 21.00
Atelier comun Profilul asociaţiei 21.00 23.00
Timp liber
23.00 xx.xx
Masquerade Ball
21.00 23.00
Cină
21.00 23.00
Gala seniorilor / Cină
23.00 xx.xx
Dirty Farmers Party
23.00 xx.xx
Madagascar Party
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
3
www.elsa.ro office@elsa.ro
PLENARA DE DESCHIDERE Joi 10.04.2014 - 16:00 1. Deschiderea oficială a Întrunirii Consiliului Național XXXIII. Cuvânt introductiv din partea Biroului Naţional 2. Prezentarea Comitetului de Organizare 3. Alegerea Moderatorului și Secretarilor de plenare. Votarea ordinii de zi. 4. Acordarea dreptului de vot Grupurilor Locale 5. Instruirea Secretarilor - Pauză 6. Prezentarea Comisiei Electorale 7. Raport ICM Malta 8. Prezentare ÎCN XXXIV – organizator ELSA Craiova 9. Prezentare evenimente reţea 10. Acordare distincţii 11. Diverse 12. Închiderea plenarei
PLENARA DE ÎNCHIDERE Sâmbătă 12.04.2014 - 15:30 1. Revizuirea dreptului de vot și a ordinii de zi 2. Candidaturi NMCC 3. Candidaturi NETD IDER 4. Candidaturi Întrunirea Consiliului Naţional XXXV 5. Candidaturi Biroul Naţional 2014/2015 - Se înmânează buletinele de vot. Pauză 15 minute pentru completarea buletinelor de vot. 6. Prezentarea și votarea procesului-verbal al atelierelor de lucru 7. Vot propuneri modificare ROI şi CD ELSA România 8. Anunţarea rezultatului alegerilor 9. Diverse 10. Cuvântul de încheiere al Comitetului de Organizare ÎCN XXXIII 11. Închiderea oficială a ÎCN XXXIII Băile Herculane
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
4
www.elsa.ro office@elsa.ro
Bine de ştiut… Ce este Întrunirea Consiliului Național? Aceasta este evenimentul cu ocazia căruia se reuneşte Consiliul Național, care este organul decizional al ELSA România. Ce este Plenara? Plenara este intrunirea tuturor membrilor delegațiilor prezente la eveniment. Cine poate participa la Plenara? La Plenara poate participa orice membru ELSA Romania, indiferent de funcția ocupată. De asemenea, pot participa invitați din afara ELSA România. Cine nu are drept de vot în cadrul Plenarei? Grupurile Locale care nu întrunesc condițiile mai jos menționate, Grupurile Locale observatoare precum și membrii individuali ELSA România, nu au drept de vot in Plenară. Art. 6.2 Condiţiile pentru obținerea dreptului de vot §1 Pentru a obţine dreptul de vot, un Grup Local trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii: i) să dovedească ataşament faţă de viziunea, scopul şi obiectivele ELSA; ii) să achite obligaţiile financiare faţă de ELSA România; iii) să desfăşoare programul de stagii de pregătire şi consiliere profesională Postuniversitaria sau STEP înainte de fiecare Întrunire a Consiliului Național; iv) să organizeze cel puţin un eveniment care să implice participarea membrilor a cel puţin unuia dintre celelalte Grupuri Locale ELSA, după ultima Întrunire a Consiliului Național; un eveniment se consideră organizat dacă este prezent cel puţin un membru dintr-un alt Grup Local ELSA. Când evenimentul este vizită instituţională sau vizită de studiu, trebuie să fie prezenţi cel puţin cinci membri; v) delegaţia unui Grup Local la Întrunirea Consiliului Național trebuie să îndeplinească condiţiile prevăzute în art. 4 al prezentului Regulament de Ordine Interioară; vi) să trimită chestionarul necesar alcătuirii stării reţelei pentru toate ariile de activitate şi având toate câmpurile completate, cu minim 7 zile înainte de Întrunirea Consiliului Național; vii) să desfăşoare un eveniment care tratează tematica IFP în decursul unui an şi un concurs de procese simulate în intervalul cuprins între două Întruniri ale Consiliului Național consecutive viii) să desfășoare cel puțin două evenimente de instruire pe semestru. §2 Pentru menţinerea dreptului de vot în Plenara de închidere, membrii Biroului Local sau delegaţii acestora trebuie să fi participat la jumătate plus unu din numărul atelierelor de lucru. Cine sunt Secretarii Plenarei? Procesul-verbal al Plenarei este intocmit de Secretarii Plenarei, aleși în acest sens dintre participanții la lucrările Plenarei.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
5
www.elsa.ro office@elsa.ro Cine conduce Plenara? Plenara este condusă de catre un Moderator ales în acest sens dintre participanții la lucrările Plenarei. Ce este Atelierul de Lucru? Atelierul de Lucru este cadrul general de dezbatere a problemelor specifice unui departament. Discuțiile din Atelierul de lucru sunt menite a facilita luarea într-un mod cat mai eficient a unor hotărâri și decizii in cadrul Plenarei Conferinței Naționale ELSA România. Cine poate participa la un Atelier de Lucru? La un Atelier de Lucru poate participa orice membru ELSA Romania, indiferent de funcția ocupată în cadrul Grupului Local, precum și un reprezentant al Biroului Național. De asemenea, la Atelierul de Lucru pot participa invitați din afara ELSA România. Cine are drept de vot în cadrul Atelierului de Lucru? Fiecare Grup Local iși exprima votul în cadrul unui Atelier de Lucru prin intermediul unui singur reprezentant desemnat în acest sens. Cine nu are drept de vot în cadrul Atelierului de Lucru? Membrii Grupurilor Locale ce participă la Atelierul de Lucru în altî calitate decat aceea de reprezentanți ai Grupurilor Locale, precum și orice membru al Biroului Național prezent, sunt lipsiți de dreptul la vot în cadrul Atelierului de Lucru. Aceștia pot lua parte în mod activ la discuții și pot fi consultați de reprezentantul Grupului Local din care provin, privind votul ce urmează a fi exprimat. Cine sunt secretarii Atelierelor de Lucru? Procesele-verbale și celelalte documente ale Atelierelor de Lucru sunt intocmite de secretarii Atelierelor de Lucru, alesi in acest sens dintre participantii la lucrarile atelierului. De regulă, secretarii sunt alesi din cadrul acelor grupuri locale ce au o reprezentare mai numeroasă în cadrul atelierului de lucru. Cine conduce Atelierul de lucru? Atelierul de Lucru este condus de către un moderator ales în acest sens dintre participanţii la lucrările atelierului. Următoarele ateliere de lucru vor fi susținute la acest ÎCN:
Președinți (BEE):
Susținut de moderatorii desemnați de către Biroul Național, și la care vor participa toți președinții prezenți.
Secretari Generali (IM):
Susținut de Secretarul General ELSA România, Marian Mănescu, și la care vor participa toți secretarii generali ai Grupurilor Locale prezente.
Trezorieri (FM):
Susținut de Trezorierul ELSA România, Laurențiu Gherase, și la care vor participa toți trezorierii GruELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
6
www.elsa.ro office@elsa.ro purilor Locale prezente.
Activități Academice (AA):
Susținut de Vicepreședinte Activități Academice ELSA România, Bogdan Ilea şi Director MCC, Roxana Diaconu, și la care vor participa toți membrii AA prezenți.
Seminare și Conferințe (S&C):
Susținut de Vicepreședinte Seminare și Conferințe ELSA România, Diana Finkelstain, și la care vor participa toți membrii S&C prezenți.
Student Trainee Exchange Programmer(STEP):
Susținut de Vicepreședinte Student Trainee Exchange Programme ELSA România, Cosmin Tănase, și la care vor participa toți membrii STEP prezenți.
Marketing (MKT):
Susținut de Vicepreședinte Marketing ELSA România, Ioan Suciu, și la care vor participa toți membrii MKT prezenți.
Resurse Umane (RU):
Susținut de Vicepreședinte Resurse Umane ELSA România, Cătălin Curteza și la care vor participa toți membrii RU prezenți. Cum se desfăşoară Atelierul de instruire al ofiţerilor? Atelierul se adresează persoanelor care în cadrul atelierelor departamentale vor ocupa poziţia de moderator sau secretar şi constă într-un training ţinut de Secretar General ELSA România, Marian Mănescu Cum se desfăşoară Atelierul pentru boboci? Atelierul se adresează persoanelor aflate pentru prima dată la Întrunirea Consiliului Național și va avea ca scop prezentarea modului de desfășurare a evenimentului, familiarizarea cu Biroul Național, cu structura asociației noastre la nivel național și internațional. Atelierul va fi ținut de reprezentanți ai Biroului Național. Pentru o ședere cât mai plăcută: • Să nu uitați să vizitați pagina de Facebook a evenimentului și să consultați indicațiile organizatorilor. • Să nu uitați voia bună acasă. • Să vă aranjați transportul astfel încât să ajungeți înainte de ora 15 :00, pe 10 aprilie, pentru a ajunge din timp la Plenara de Deschidere. • Să veniți pregătiți cu ținută corespunzătoare pentru Balul Juriștilor și pentru Plenare.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
7
www.elsa.ro office@elsa.ro
1. Material de lucru Președinți De citit și adus cu voi la atelierul de lucru: Materialul de lucru de mai jos; Cartea Deciziilor ELSA România; Regulamentul de Ordine Interioară ELSA România; Statutes and Standing Orders of ELSA; Council Meeting Decision Book; Handbook on Strategic Planning. Atelierele de lucru din cadrul ÎCN XXXIII Băile Herculane se vor bucura de o nouă abordare. Plecând de la experiența atelierelor din trecut, de data aceasta vom încerca să tragem concluzii practice după fiecare discuție, iar acestea să fie înscrise într-un document care să fie transmis succesorilor. Fiți pregătiți să prezentați un raport de activitate care să releve activitatea desfășurată în mandatul vostru, de la Conferința Națională XXXII – Predeal și până în prezent. Raportul de activitate va fi transmis până joi, 3 Aprilie 2014, ora 23.59, la adresa president@elsa.ro. De asemenea, vă reamintim că pentru a avea drept de vot trebuie să completați formularul pentru Starea Rețelei (SotN), care de asemenea trebuie transmis cel târziu până vineri, 4 Aprilie 2014. Anterior începutului Conferinței Naționale, citiți cu atenție materialul de lucru și semnalați orice nelămuriri la adresa president@elsa.ro. O altă modalitate pentru a clarifica eventualele probleme este să folosiți grupul de facebook “Presedinti ER 2013-2014”. În ipoteza în care nu veți participa la Întrunirea Consiliului Naţional și dețineți funcția de președinte în Grupul vostru, vă rog să comunicați acest aspect până joi, 10 Aprilie 2014 la adresa president@elsa.ro numele și datele de contact ale persoanei care vă înlocuiește.
Agenda de lucru Joi, 10 aprilie 2014 19:00-20:00 - Atelier Introductiv. Joint BEE, IM, FM. Scop: După prezentarea delegațiilor și a participanților vom trece la votarea moderatorilor și secretarilor de ședință, urmând ca introducerea să se încheie prin votarea ordinii de zi. Se vor stabili regulile. Mijloace: Moderatorii și secretarii vor fi aleși în urma propunerilor, pe bază de vot public. Participanții pot veni cu amendamente la ordinea de zi. După definitivarea ei aceasta va fi supusă la vot public. Comentarii: Dacă aveți anumite întrebări/nelămuriri vă rog să le adresați în cadrul acestui atelier introductiv. Este oportun să propuneți orice fel de subiect veți considera necesar să se discute pe parcursul ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
8
www.elsa.ro office@elsa.ro atelierelor.
Vineri, 11 aprilie 2014 10:30-11:00 - Rapoarte de activitate BEE/SoTN Scop: Rezultatele rapoartelor de activitate aferente fiecărui Grup Local. Raport ICM Malta. Mijloace: Prezentârile vor fi urmate de discuții de tip masă rotundă. Comentarii: Este necesar să aduceți cu voi exemplare tipărite ale Rapoartelor voastre de activitate pentru a le distribui celorlalți participanți la atelierul de lucru, precum și orice alte materiale relevante cu privire la activitatea desfășurata în cadrul Grupului Local.
11:00-12:00 - Starea rețelei. Joint BEE, IM, FM Scop: Rezultatele formularului „Starea rețelei”. Poziționarea ELSA România conform rezultatelor formularului „Starea rețelei” la nivelul întregii rețele. Mijloace: Prezentârile vor fi urmate de discuții de tip masă rotundă.
12.00 - 12.30 - Coffee break 12:30-14:30 - Strategie atragere parteneri și sponsori Scop: O problemă care a existat întotdeauna în cadrul rețelei ELSA România este lipsa unor parteneri și sponsori care să oferte sprijinul logistic, academic și financiar pentru dezvoltarea activității noastre. Neavând în acest moment o strategie coerentă, atelierul își va propune să creioneze într-un document pașii concreți necesari în vederea imbunătățirii situației pe termen mediu, pe baza cărora să fie obținută Mijloace: Se va pune la dispoziție handbook-ul recent redactat la nivel internațional pe tema planificării strategice. Pot fi avute în vedere și o listă de aspecte discutate pe această temă în trecut – de exemplu, în cadrul unui joint pe o temă asemănătoare s-a pus în discuție crearea unei echipe naționale de fundraising, cu reprezentanți din mai multe Grupuri. Se vor folosi atât discuții de tip masă rotundă, cât si lucru pe echipe. Comentarii: Este recomandat să aduceți orice fel de materiale considerați că ar fi utile discuției. De asemenea, este oportună invitarea în cadrul atelierului a persoanelor care în Grupul Local din care proveniți au fost responsabile cu desfășurarea unor activități de fundraising.
14:30-16:00 - Prânz 16:00-18:00 - Implementarea Strategic Goals în rețeaua ELSA România Scop: Adoptate în cadrul ICM Cologne, în urmă cu un an, Obiectivele strategice pentru perioada 20132018 nu sunt îndeajuns de cunoscute și avute în vedere de către Birourile Locale, iar până în prezent nu sau efectuat nici destule demersuri de către Birourile Naționale pentru implementarea acestora (ținând cont de faptul că și anterior anului 2014 s-a lucrat pe Obiectivele Strategice 2008-2013). Se va urmări ca la finalul acestui atelier să se conștientizeze importanța acestora și a ceea ce ele presupun, pentru a se începe în ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
9
www.elsa.ro office@elsa.ro cel mai scurt timp o aplicare reală a acestora în activitatea noastră. Mijloace: Se vor urmări două etape: - evaluarea aplicabilității și a gradului de cunoaștere Obiectivelor Strategice în acest moment; - pași concreți pentru aducerea lor la cunoștința actualelor si Birourilor Locale din mandatul 2014 – 2015, respectiv folosirea lor în planificarea și desfășurarea activității. Comentarii: Puteți găsi care sunt Obiectivele Strategice la adresa http://officers.elsa.org/page/strategicgoals/. De asemenea, aceastea sunt incluse și în Decision Book ELSA International.
18:00-18:30 - Coffee break 18:30-20:00 - Prezentare candidaturi. Joint BEE, IM, FM Scop: Prezentarea candidaturilor pentru Biroul Național 2014/2015. Mijloace: Prezentare din partea fiecărui candidat. Acordare de feedback. Sesiune de întrebări.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
10
www.elsa.ro office@elsa.ro
2. Material de lucru Secretari Generali Vă rog să citiţi şi să aveţi pregătite următoarele documente: Statutes and Standing Orders of ELSA Council Meeting Decision Book One Year Operational Plan of ELSA International Regulamentul de Ordine Interioară ELSA România Cartea Deciziilor ELSA România Rapoarte de activitate Atelierele de lucru din cadrul ICN Băile Herculane se vor bucura de o nouă abordare. Plecand de la experiența atelierelor din trecut, de data aceasta vom încerca să tragem concluzii practice după fiecare discuție, iar acestea să fie înscrise într-un document care sa fie transmis de fiecare dintre noi succesorului. Vă rog sa pregătiţi rapoarte de activitate. Modelul raportului de activitate va fi furnizat de către Secretarul General ELSA România.
Marian Mănescu
Secretar General ELSA România 2013/2014
Agenda de lucru Joi, 10 Aprilie 2014 19:00-20:00 - Atelier Introductiv Joint. BEE, IM, FM. Scop: După prezentarea delegațiilor și a participanților vom trece la votarea moderatorilor și secretarilor de ședință, urmând ca introducerea să se încheie prin votarea ordinii de zi. Se vor stabili regulile privind desfășurarea atelierului de Internal Management. Mijloace: Moderatorii și secretarii vor fi aleși în urma propunerilor, pe bază de vot public. Participanții pot veni cu amendamente la ordinea de zi. După definitivarea ei aceasta va fi supusă la vot public. Comentarii: Dacă aveți anumite întrebări/nelămuriri vă rog să le adresați în cadrul acestui atelier introductiv. Este oportun să propuneți orice fel de subiect veți considera necesar să se discute pe parcursul atelierelor.
20:00-21:00 - Instruirea moderatorilor și a secretarilor
Scop: Pregătirea moderatorilor și a secretarilor de ședințe pentru ca aceștia să își îndeplineasca eficient atribuțiile în cadrul Întrunirii Consiliului Naţional. Mijloace: Scurt training pentru moderatori si secretari. ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
11
www.elsa.ro office@elsa.ro Comentarii: Secretarii vor prelua modelul de proces-verbal de la Secretarul General ELSA România. Este necesar ca Secretarii de atelier și plenare să dispună de un laptop pe tot parcursul Întrunirii Consiliului Naţional.
Vineri, 11 aprilie 2014 10:00-11:00 - Starea Reţelei Scop: Rezultatele rapoartelor de activitate și ale formularului „Starea rețelei”. Prezentarea se va face de Secretarul General ELSA România, Marian Mănescu. Raport ICM Malta, prezentat de către Gabriel Badea. Mijloace: Prezentările vor fi urmate de discuții de tip masă rotundă. Comentarii: Este necesar să aduceți cu voi exemplare tipărite ale Rapoartelor voastre de activitate pentru a le distribui celorlalți participanți la atelierul de lucru, precum și orice alte materiale relevante cu privire la activitatea desfășurata în cadrul Grupului Local.
11:00- 12:00 - Starea rețelei. Joint BEE, IM, FM Scop: Rezultatele formularului „Starea rețelei”. Poziționarea ELSA România conform rezultatelor formularului „Starea rețelei” la nivelul întregii rețele. Mijloace: Prezentările vor fi urmate de discuții de tip masă rotundă.
12.00 - 12.30 - Coffee break 12:30-13:30 - Ce transmitem mai departe?
Scop: Tranziția este un element extrem de important în parcursul unui membru de Birou Local și al întregii echipe. Vom urmări să găsim împreună acele aspecte care în activitatea voastră de zi cu zi au fost total diferite față de cum ați așteptat sau cum vi s-a transmis că se va întâmpla. Mijloace: Se va lucra pe echipe, iar ulterior vom centraliza datele obținute într-un document întocmit la finalul acestui atelier, care să rămână în arhiva fiecărui secretar.
13:30-14:30 - Colaborarea în cadrul rețelei Scop: Discutarea metodelor existente care permit transferul de know-how în cadrul ELSA România. Identificarea unor modalități care să faciliteze ajutorarea Grupurilor Locale aflate în dificultate. Mijloace: Ne vom folosi de rezultatele obținute în urma rapoartelor de activitate, SotN, a experiențelor precedente privind sistemul de coaching și a chestionarului privind starea rețelei, precum și a formelor existente de colaborare între Grupuri folosite la nivel internațional.
16:00-18:00 Metode de evaluare a activității Scop: Găsirea unui mecanism de evaluare internă privind calitatea evenimentelor organizate, gradul de satisfacție al membrilor privind activitatea asociației, gradul de implicare al membrilor, etc. Esențial este ca acesta să nu impună foarte multă birocrație și să ofere date concrete, care să poată fi transmise de către Secretarul General celorlalti membrii ai Biroului Local / Național în vederea optimizării activității.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
12
www.elsa.ro office@elsa.ro Mijloace: Plecând de la un model oferit de către Secretarul General ELSA România, se va stabili forma finală a acestui mecanism, care să fie ulterior transmisă în cadrul tranziției.
18.00 - 18.30 - Coffee break 18:30-20:00 – Prezentare candidaturi. Joint BEE, IM, FM Scop: Prezentarea candidaturilor pentru Biroul Național 2014/2015. Mijloace: Prezentare din partea fiecărui candidat. Acordare de feedback. Sesiune de întrebări.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
13
www.elsa.ro office@elsa.ro
3. Material de lucru Trezorieri Nu uitaţi să citiţi şi să aduceţi cu voi următoarele documente/materiale la atelierul de lucru: Materialul de lucru de mai jos. Regulamentul de Ordine Interioară şi Cartea Deciziilor ELSA România în vigoare după ÎCN XXXII Predeal. Raportul vostru de activitate (pentru Trezorierii Grupurilor Locale ELSA România). Buna dispoziţie! Fiţi pregătiţi să prezentaţi un raport de activitate care să releve activitatea desfăşurată, de la ÎCN Predeal până in prezent, şi pe care să îl tipăriţi în suficiente exemplare pentru a fi distribuit în cadrul Atelierului de Lucru. Raportul de activitate va fi transmis Trezorierului ELSA România nu mai târziu de duminică, 06.04.2014 pe adresa de email trez@elsa.ro. De asemenea, vă reamintesc că pentru a avea drept de vot, trebuie să completaţi formularul pentru Starea Reţelei (SotN)! În ipoteza în care nu veţi putea participa la ICN Baile Herculane şi deţineţi funcţie de trezorier, vă rog să comunicaţi Trezorierului ELSA România, nu mai târziu de duminca, 06.04.2014 la adresa trez@elsa.ro, numele şi datele de contact ale persoanei care vă va înlocui. Cu cât vei veni mai pregătit la ÎCN, cu atât mai bun va fi rezultatul final! Dar probabil cel mai important, nu uita să aduci cu tine energie pozitivă, idei noi şi desigur spiritul ELSA! Bine
aţi
revenit
la
Atelierul
de
Lucru
al
Trezorierilor,
locul
unde
banii
vorbesc!
Laurenţiu Gherase
Trezorier ELSA România 2013/2014
Agenda de lucru Joi, 10 aprilie 2014 19:00-20:00 - Atelier Introductiv Joint. BEE, IM, FM. Scop: După prezentarea delegațiilor și a participanților vom trece la votarea moderatorilor și secretarilor de ședință, urmând ca introducerea să se încheie prin votarea ordinii de zi. Se vor stabili regulile privind
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
14
www.elsa.ro office@elsa.ro desfășurarea atelierului de Internal Management. Mijloace: Moderatorii și secretarii vor fi aleși în urma propunerilor, pe bază de vot public. Participanții pot veni cu amendamente la ordinea de zi. După definitivarea ei aceasta va fi supusă la vot public. Comentarii: Dacă aveți anumite întrebări/nelămuriri vă rog să le adresați în cadrul acestui atelier introductiv. Este oportun să propuneți orice fel de subiect veți considera necesar să se discute pe parcursul atelierelor.
20:00-21:00 - Instruirea moderatorilor și a secretarilor
Scop: Pregătirea moderatorilor și a secretarilor de ședințe pentru ca aceștia să își îndeplineasca eficient atribuțiile în cadrul Întrunirii Consiliului Naţional. Mijloace: Scurt training pentru moderatori si secretari. Comentarii: Secretarii vor prelua modelul de proces-verbal de la Secretarul General ELSA România. Este necesar ca Secretarii de atelier și plenare să dispună de un laptop pe tot parcursul Întrunirii Consiliului Naţional.
Vineri, 11 aprilie 2014 10:00-11:00 - Rapoarte de activitate Scop: Parcurgearea fiecărui raport de activitate pregătit pentru acest ÎCN, cât şi împărtăşirea cu ceilalţi a experienţelor din mandat, atât cele bune cât şi cele rele. Mijloace: Prezentarea rapoartelor, urmate de discuţii constructive pe marginea lor.
11:00- 12:00 - Starea rețelei. Joint BEE, IM, FM
Scop: Rezultatele formularului „Starea rețelei”. Poziționarea ELSA România conform rezultatelor formularului „Starea rețelei” la nivelul întregii rețele. Mijloace: Prezentările vor fi urmate de discuții de tip masă rotundă.
12.00 - 12.30 - Coffee break 13:00-13:45 - Tranziţia de Financial Management Scop: Prezentarea aspectelor ce trebuie avute în vedere pentru realizarea unei tranziţii cât mai eficiente. Mijloace: Echipe de lucru, sesiune de întrebări şi răspunsuri.
13:45-14:00 - Propuneri de modificare acte constitutive
Scop: Discutarea eventualelor propuneri de modificare a ROI şi CD ELSA România. Mijloace: Prezentarea propunerilor şi supunerea lor aprobării atelierului de lucru.
14:30-16:00 - Prânz 16:00-18:00 - Joint S&C + Trezorieri ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
15
www.elsa.ro office@elsa.ro Scop: Să fie aduse la cunostinţă posibilităţile de finanţare ELSA International pentru proiectele departamentale organizate, să înţeleagă cum se face un buget general pe eveniment, în colaborare cu un trezorier, care să îi pună la dispoziţie informaţiile necesare întocmirii bugetului. Mijloace: Lucru pe grupe Aplicaţii practice Q&A Comentarii: Acest atelier îşi propune îmbinarea cunoştinţelor unui membru S&C cu cele ale unui Trezorier prin lucrul în echipă, cu scopul de a dobândi informaţii cu privire la întocmirea unei posibile aplicaţii pentru granturi destinate evenimentelor de anvergură.
18:00-18:30 - Coffee break 18:30-20:00 - Prezentare candidaturi. Joint BEE, IM, FM Scop: Prezentarea candidaturilor pentru Biroul Național 2014/2015. Mijloace: Prezentare din partea fiecărui candidat. Acordare de feedback. Sesiune de întrebări.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
16
www.elsa.ro office@elsa.ro
4. Material de lucru Activităţi Academice Nu uitaţi să citiţi şi să aduceţi cu voi următoarele documente/materiale la atelierul de lucru: ROI ER Predeal CD ER Predeal (partea AA) PV AA ÎCN XXXII Predeal PV IDER 26-29.09.2013 Fiecare Vicepreședinte va întocmi un raport de activitate, care va fi distribuit în cadrul atelierelor celorlalți Vicepreședinți pentru a familiariza participanții cu activitatea fiecărui Grup Local. Nu uitați să trimiteți raportul de activitate și pe adresa vpaa@elsa.ro cel târziu miercuri 26.03.2014. Raportul de activitate va conține evenimentele desfășurate, evenimentele curente și viitoare, informații privind activitatea noiembrie 2013 – aprilie 2014. În cazul în care un Vicepreședinte lipsește în Atelierul de lucru, Delegatul va prezenta Vicepreședintelui Activități Academice ELSA România delegația semnată de către Vicepreședintele în cauză. Nu uitați să aduceți cu voi voie bună, spiritul ELSAc, și nu în ultimul rând, elixirul magic. NeVedemLaBăileHerculane!
Bogdan Ilea
Vicepreşedinte Activităţi Academice ELSA România 2013/2014
Agenda de lucru Joi, 10 aprilie 2014 19:00-20:00 - Opening Workshop Scop: Deschiderea programului de lucru a Activități Academice ELSA România, Alegerea Moderatorului și a Secretarilor de Ședință. Mijloace: Cuvânt de început din partea Vicepreședintelui Activități Academice ELSA România și a Directorului MCC. Se propun persoane pentru Moderator. Se propun persoane pentru Secretari de Atelier. Predarea scrisorilor de autorizație.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
17
www.elsa.ro office@elsa.ro Se prezintă materialele și agenda de lucru pentru ICN XXXIII. Se supune la vot agenda de lucru. Comentarii: Discuții libere tip masă rotundă.
Vineri, 11 aprilie 2014 10:00-11:00 - LRG (Atelier 1) Scop: Familiarizarea participanților cu cele două LRG-uri, Administrația Publică în Sistemul de Drept Românesc, și Missing Children Europe. Mijloace: Prezentarea raportului LRG A.P.S.D.R. de către Vicepreședinte Activități Academice ELSA România. Prezentarea raportului LRG MCE de către Coordonatorul Național. Comentarii: Discuții de tip masă rotundă.
11:00-12:00 - Starea Reţelei Scop: Cunoașterea situației fiecărui departament din cadrul rețelei ELSA România Mijloace: Prezentarea evenimentelor încheiate, în curs de desfășurare și viitoare a Grupurilor Locale, de către Vicepreședinții Activități Academice. Prezentarea proiectelor atipici Activități Academice ELSA România. Familiarizarea și schimbarea de informații între membri departamentului. Comentarii: Discuții de tip masă rotundă.
12.00 - 12.30 - Coffee break 12.30-13.30 - MCC & NMCC (Atelier 2)
Scop: Familiarizarea și votarea regulamentelor de desfășurare a NMCC pentru viitor. Mijloace: Prezentarea regulamentului de desfășurare și a regulamentului de aplicare a NMCC de către Director MCC ELSA România. Prezentarea viziunii și polticii privind concursurile de procese simulate ELSA România de către Biroul Național. Prezentarea modificărilor petrecute în cadrul ICM Malta 2014. Comentarii: Discuții tip masă rotundă.
13.30 - 14.30 - HRMCC & EMC2 Scop: Familiarizarea membrilor departamentului cu principalele evenimente ale rețelei ELSA Internațional. Mijloace: Prezentarea materialelor cu privire la EMC2 și HRMCC.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
18
www.elsa.ro office@elsa.ro Prezentarea datelor pentru edițiile anului 2014. Comentarii: Discuții tip masă rotundă.
14.30-16.00 - Prânz 16:00-18:00 - Propuneri modificări ROI & CD ELSA România (Atelier 3)
Scop: Familiarizarea și ajungerea la un consens în ceea ce privește modificările aduse departamentului Activități Academice. Mijloace:: Prezentarea modificărilor propuse departamentului. Medierea discuțiile între Grupurile Locale. Stabilirea unor propuneri de comun accord. Comentarii: Dezbateri și discuții de tip masă rotundă. Pentru a evita istoria ICN Predeal, toate propunerile vor fi înaintate către vpaa@elsa.ro înainte cu 2 săptămâni de desfășurarea ICN Băile Herculane.
18.00 - 18.30 - Coffee break 18:30-19:30 - Prezentare candidați VP AA ELSA România 2014/2015 (Atelier 4) Scop: Cunoașterea și familiarizarea membrilor departamentului cu posibilii candidați pentru funcția de VP AA ELSA România. Mijloace: Prezentarea Planului de Acțiune de către candidați. Prezentarea Planului Strategic privid Activități Academic de către candidați. Sesiune de întrebări din parte membrilor pentru candidați. Verificarea și validarea candidaților. Comentarii: Prezentare urmată de discuții de tip masă rotundă.
20.00-20.30 - Manuale & Co Scop: Familiarizarea membrilor cu noul format a documentelor interne. Mijloace: Prezentarea noului Manual Activități Academice. Prezentarea regulamentului pentru Concursul de Eseuri. Prezentarea altor formulare și documente utile departamentului. Comentarii: Discuții tip masă rotundă.
20:30-21:00 - Statistici Rețea & Raport AA 2013/2014
Scop: Familarizarea Grupurilor Locale cu Deciziilor luate în cadrul Întâlnirii Departamentale ELSA România 2013, Prezentarea evenimentelor naționale ce vor avea loc în mandatul 2013-2014. Mijloace: Prezentarea evenimentelor naționale și a convențiilor încheiate de către Vicepreședinte Activități Academice ELSA România și Director Moot Court Competitions ELSA România. Comentarii: Discuții tip masă rotundă.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
19
www.elsa.ro office@elsa.ro
5. Material de lucru Seminare&Conferinţe Vă rog să citiţi premergător următoarele documente: Cartea Deciziilor ELSA România după ÎCN XXXII Predeal ROI ELSA România după ÎCN XXXII Predeal Prezentele Materiale de Lucru Rapoartele de activitate ale celorlalte Grupuri Locale S&C Handbook SV Handbook IFP Handbook Human Rights Handbook Guidelines for ELSA Delegations Toate documentele necesare ELSA sunt disponibile pe grupul elsa-rom-sc@yahoogroups.com, la secţiunea Files, Acte S&C reactualizate. Vă rog să pregătiţi rapoartele de activitate în aşa fel încât să surprindeţi elementele esenţiale demne de menţionat, cu accent pe cele mai importante evenimente care au avut loc în cadrul departamentului S&C din fiecare Grup Local. Raportul de activitate va fi transmis Vicepreşedintelui departamentului Seminare&Conferinţe ELSA România nu mai târziu de miercuri, 02.04.2014 pe adresa vpsc@elsa.ro. Anterior începutului Intrunirii Consiliului National, citiţi cu atenţie materialul de lucru şi semnalaţi orice nelămuriri la adresa mai sus menţionată. O altă modalitate pentru a clarifica eventualele probleme este să folosiţi lista de discuţii elsa-rom-sc@yahoogroups.com. În cazul în care nu sunteţi subscrişi la această listă, vă rog sa contactaţi Vicepreşedintele departamentului Seminare&Conferinţe ELSA România sau Vicepreşedintele Seminare&Conferinţe local cât mai curând posibil. În ipoteza în care sunteţi Vicepreşedinte local şi nu veţi participa la Întrunirea Consiliului Naţional, vă rog să comunicaţi acest fapt Vicepreşedintelui departamentului Seminare&Conferinţe ELSA România nu mai târziu de joi, 03.04.2013. Trimiteţi la adresa vpsc@elsa.ro numele şi datele de contact ale persoanei care vă înlocuieşte şi toate materialele necesare menţionate anterior. De asemenea, în situaţia în care veţi desemna un delegat rog să aveţi premergător Întrunirii Consiliului Naţional o sesiune de instruire a acestuia.
Diana Finkelstain
Vicepreşedinte Seminare&Conferinţe ELSA România 2013/2014
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
20
www.elsa.ro office@elsa.ro
Agenda de lucru Joi, 10 aprilie 2014 19:00-20:00 - Atelier introductiv Scop: expunerea şi pregătirea cadrului de lucru pentru următoarele zile. Mijloace: Prezentarea participanţilor. Alegerea Moderatorului şi a Secretarului de Atelier. Prezentarea agendei de lucru. Stabilirea regulilor de desfăşurare a Atelierelor de Lucru. Teambuilding. Comentarii : Pentru acest AL nu sunt necesare materiale de lucru.
Vineri, 11 aprilie 2014 10.00-10:30 - Prezentare ICM Malta
Scop: evidenţierea punctelor de interes asupra cărora trebuie să ne axăm atenţia pe viitor în realizarea activităţii departamentale. Mijloace: Prezentare ICM Malta 2014 Analizarea materialelor de la ELSA Internaţional şi aprofundarea informaţiilor Promovare evenimente S&C ELSA România la nivel internaţional
10:30-11:30 - IFP
Scop: Evaluarea stadiului în care ne aflăm cu privire la implementarea noii teme IFP. Mijloace: Discutarea proiectelor organizate cu tema IFP. Prezentarea Handbook-ului IFP. Găsirea unei soluţii pentru a creşte anvergura proiectelor IFP organizate de departamentul S&C în reţeaua ELSA România.
11:30-13:00 - Starea reţelei Scop: Punerea la curent a reţelei cu privire la activitatea posterioară ÎCN XXXII Predeal a tuturor Grupurilor Locale şi obţinerea unor sugestii şi feedback-uri de la participanţii la AL. Pentru o eficienţă mai mare, se doreşte o implicare a tuturor membrilor prezenţi la AL, fiecare proiect fiind prezentat de câte un membru din delegaţia respectivă, începând cu Vicepreşedintele local sau cu Coordonatorul pe proiect. Mijloace: Prezentarea rapoartelor de activitate şi a unui scurt feed-back aferent fiecărui eveniment. Adresarea de întrebări din partea participantilor la AL cu privire la proiectele prezentate. Comentarii: În această etapă se doreşte identificarea şi chiar oferirea unor soluţii, problemelor întâlnite pe
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
21
www.elsa.ro office@elsa.ro parcursul organizării unor anumite evenimente. Sunt necesare rapoartele de feed-back şi produsele de marketing pentru a identifica punctele bune şi punctele slabe ale fiecărui GL în scopul ameliorării lor. Pentru acest AL este necesar un videoproiector.
13:00-14:00 - Modificări ROI şi CD ELSA România Scop: Discutarea regulamentelor interne în ceea ce priveşte departamentul Seminare&Conferinţe, cu scopul de a le adapta la reglementările internaţionale şi de a creşte calitatea evenimentelor S&C. Mijloace: Propuneri de modificări ale regulamentelor. Reglementarea unor criterii de calitate pentru proiectele S&C.
14:00-14:30 - Prezentare candidaturi Seminare&Conferinţe ELSA România
pentru
poziţia
de
Vicepreşedinte
Scop: Prezentarea candidaturilor în vederea analizării lor şi cu intenţia de a lămuri eventuale aspecte neclare. Mijloace: Prezentarea de catre fiecare candidat. Q&A
14:30-16:00 - Prânz 16:00-18:00 - Joint S&C + Trezorieri Scop: Să fie aduse la cunostinţă posibilităţile de finanţare ELSA International pentru proiectele departamentale organizate, să înţeleagă cum se face un buget general pe eveniment, în colaborare cu un trezorier, care să îi pună la dispoziţie informaţiile necesare întocmirii bugetului. Mijloace: Lucru pe grupe Aplicaţii practice Q&A Comentarii: Acest atelier îşi propune îmbinarea cunoştinţelor unui membru S&C cu cele ale unui Trezorier prin lucrul în echipă, cu scopul de a dobândi informaţii cu privire la întocmirea unei posibile aplicaţii pentru granturi destinate evenimentelor de anvergură.
18:00-19:00 - Atelier final Conţinut: Prezentarea şi votarea PV. Evaluare şi feed-back pentru AL. Q&A
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
22
www.elsa.ro office@elsa.ro
6. Material de lucru Student Trainee Exchange Programme Pentru buna desfășurare a Atelierelor de Lucru STEP, vă rog să citiți următoarele documente: Regulamentul de Ordine Interioară ELSA România; Cartea Deciziilor ELSA România; Prezentul Material de lucru, secțiunea STEP; STEP Handbook; Minutele de la ultimele două ICM, secțiunea STEP, pentru a fi familiarizați cu discuțiile referitoare la desfășurarea programului STEP. Toate aceste materiale sunt disponibile în secțiunea „Files” a grupurilor de discuții elsa-rominfo@yahoogroups.com sau elsa-rom-step@yahoogroups.com. De asemenea, vă rog să pregătiți câte un raport de activitate, pe care să-l trimiteți pe lista de discuție elsarom-step@yahoogroups.com până cel târziu joi, 3 aprilie 2014, și pe care să-l aveți la voi în minim 8 exemplare, pentru a fi distribuite în cadrul Atelierelor de Lucru. Raportul de activitate ar trebui să cuprindă atât activitățile deja desfășurate, cât și proiecte pe care intenționați să le organizați în perioada următoare. În cazul în care Vicepreședintele STEP al unui Grup Local nu va putea fi prezent la lucrările acestei Conferințe Naționale, el va trebui să delege o altă persoană, urmând ca aceasta să prezinte Vicepreședintelui STEP ELSA România delegația semnată și stampilată de către Vicepreședintele STEP precum și de Secretarul general al Grupului Local din care provine. Dacă aveți nelămuriri în legătură cu acest material de lucru sau doriți să îi aduceți completări, vă rog să nu ezitați să contactați Vicepreședintele STEP ELSA România la vpstep@elsa.ro.
Cosmin Tănase
Vicepreşedinte STEP ELSA România 2013/2014
Agenda de lucru Joi, 10 aprilie 2014 19:00-20:00 - Atelier Introductiv Scop: După prezentarea delegațiilor și a participanților vom trece la votarea moderatorilor și secretarilor de ședință, urmând ca introducerea să se încheie prin votarea ordinii de zi. Mijloace: Moderatorii și secretarii vor fi aleși în urma propunerilor din partea participanților pe bază de
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
23
www.elsa.ro office@elsa.ro vot public. Participanții pot veni cu amendamente la ordinea de zi. După definitivarea ei aceasta va fi votată prin vot public. Comentarii: Dacă aveți anumite întrebări/nelămuriri vă rog să le adresați în cadrul acestui atelier introductiv. Să veniți pregătiți de acasă cu diferite subiecte de interes, pentru a asigura o participare efectivă la lucrările Atelierului STEP.
Vineri, 11 aprilie 2014 10:00-10:30 - Rapoarte de activitate STEP/SoTN
Scop: Prezentarea activităţii departamentului STEP al fiecărui GL Mijloace: Fiecare VP STEP îşi va prezenta raportul de activitate, după care va urma o sesiune de întrebări Comentarii: Fiecare VP este rugat să aducă raportul de activitate printat în mai multe exemplare. Stabilirea situaţiei exacte a GL ELSA România în ceea ce priveşte proiectele STEP. Prezentarea graficului Stării Reţelei.
10:30-12:00 - Probleme identificate în desfăşurarea proiectelor STEP/ Strategii de Job Hunting şi Student Hunting Scop: Identificarea de probleme şi soluţii în ceea ce priveşte desfăşurarea proiectelor STEP şi Identificarea strategiilor de JH şi SH aplicate până acum. Mijloace: Ridicarea problemelor, discutarea lor şi propunerea de soluţii, identificarea soluţiilor, prezentarea de către fiecare GL a strategiilor folosite şi discutarea lor în vederea îmbunătăţirii acestora.
12:00-12:30 - Coffee break 12:30-14:30 - Prezentare candidaturi 14:30-16:00 - Prânz 16:00-18:00 - Raport ICM Malta
Scop: Cunoaşterea situaţiei actuale la nivel internaţional a departamentului STEP a tuturor membrilor.
18:00-18:30 - Coffee break 18:30-19:30 - Formulare Scop: Prezentarea şi clarificarea formularelor specifice STEP.
19:30-20:00 - Atelier final
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
24
www.elsa.ro office@elsa.ro
7. Material de lucru Marketing Pentru buna desfășurare a Atelierelor de Lucru Marketing, vă rog să citiți şi să aveţi la voi următoarele documente: Regulamentul de Ordine Interioară ELSA România în vigoare după ÎCN XXXII Predeal; Cartea Deciziilor ELSA România în vigoare după ÎCN XXXII Predeal; Identity Handbook; ELSA România Online Site Management Handbook 2014; Manualul de utilizare Google Drive; Materialele care nu sunt încă disponibile vor fi puse la dispoziţia voastră pe Google Drive cel târziu cu 7 zile înainte de prima zi a Întrunirii Consiliului Naţional XXXI. ROI ELSA România şi CD ELSA România în vigoare după ÎCN XXXII Predeal sunt disponibile pe site-ul ELSA România (http://elsa.ro/index.php/home/regulament-si-statut), iar Identity Handbook este disponibil pe grupul de facebook al Vicepreşedinţilor Marketing (Marketing ELSA Romania 2013-2014). De asemenea, veţi primi până în data de 30.03.2014 un model de raport de activitate, pe care vă rog să îl trimiteţi completat pe adresa de email vpmkt@elsa.ro până în data de 05.04.2014; vă rog să aveţi la voi 2 exemplare listate din raportul de activitate. Pe lângă acest aspect, vă rog să realizaţi o prezentare Powerpoint cu toate materialele realizate de departamentul vostru de la ÎCN XXXII Predeal (afişe, mape, ecusoane, reviste, flyere etc.). Aş fi recunoscător dacă aţi aduce câteva din aceste materiale şi în format fizic. Ar fi foarte util dacă aţi dispune de un laptop, cu următoarele programe instalate: Microsoft Office Word, Microsoft Office Powerpoint, Adobe Photoshop. În cazul în care Vicepreședintele Marketing al unui Grup Local nu va putea fi prezent la lucrările acestei Întruniri a Consiliului Naţional, el va trebui să delege o altă persoană şi să o instruiască în mod adecvat pentru participare activă, urmând ca aceasta să prezinte Vicepreședintelui Marketing ELSA România delegația semnată și ştampilată de către Vicepreședintele Marketing local, precum și de Secretarul General al Grupului Local din care provine. Modelul de delegaţie este disponibil în pachetul de templates pe Google Drive. Dacă aveți nelămuriri în legătură cu acest material de lucru sau doriți să îi aduceți completări, vă rog să contactați Vicepreședintele Marketing ELSA România pe adresa de email vpmkt@elsa.ro.
Ioan Suciu
Vicepreşedinte Marketing ELSA România 2013/2014
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
25
www.elsa.ro office@elsa.ro
Agenda de lucru Joi, 10 aprilie 2014 19:00-20:00 - Atelier Introductiv
Scop: După prezentarea delegațiilor și a participanților şi câteva exerciţii de teambuilding, vom trece la votarea moderatorilor și secretarilor de ședință, urmând ca introducerea să se încheie prin votarea ordinii de zi. Mijloace: Moderatorii și secretarii vor fi aleși în urma propunerilor din partea participanților pe bază de vot public. Participanții pot veni cu amendamente la ordinea de zi. După definitivarea ei aceasta va fi votată prin vot public. Comentarii: Dacă aveți anumite întrebări/nelămuriri/sugestii vă rog să le adresați în cadrul acestui atelier introductiv. Să veniți pregătiți de acasă cu diferite subiecte de interes, pentru a asigura o participare efectivă la lucrările Atelierului Marketing.
Vineri, 11 aprilie 2014 10.00-11.30 - Rapoarte de activitate şi de situaţie Marketing la nivelul Grupurilor Locale Scop: Familiarizarea Vicepreşedintelui Marketing ELSA România si a tuturor omologilor săi cu situaţia departamentelor Marketing la nivel local, pentru identificarea eventualelor probleme/dificultăţi şi găsirea unor soluţii acolo unde se impune. Mijloace: Fiecare Vicepreşedinte Marketing va prezenta pe scurt activitatea departamentului său, rulând pe fundal prezentarea Powerpoint cu materialele realizate şi eventual activităţile desfăşurate. Cei prezenţi pot adresa întrebări şi pot contribui cu idei la eventualele probleme ridicate în prezentare. Comentarii: Vicepreşedinţii îşi vor exersa aptitudinile de public speaking şi vor fi impulsionaţi ca în prealabil să se pună bine în temă privind situaţia propriului departament.
11.30-12.00 - Raport ICM Malta
Scop: Informarea Vicepreşedinţilor Marketing despre chestiunile discutate în cadrul atelierelor Marketing la ICM Malta, respectiv despre prestaţia delegaţiei ELSA România în general. Mijloace: Delegata Marketing ELSA România, Sonia BENGA (Vicepreşedinte Marketing ELSA ClujNapoca) va ţine o prezentare a aspectelor relevante din cadrul ICM Malta.
12.00-12.30 - Coffee break 12.30-14.30 - Exerciţiu practic - Partea I Scop: Participanţii îşi vor exersa abilităţile de lucru în echipă, task management şi time management. Mijloace: Echipele vor primi o sarcină complexă (detaliată într-o fişă de proiect), ce va implica atât o etapă de planificare a activităţii echipei şi de realizarea unei fişe de sarcini pentru fiecare membru din echipă, cât şi de design efectiv, prin realizarea de schiţe şi concepte vizuale. Timp de lucru: 90 min. ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
26
www.elsa.ro office@elsa.ro Comentarii: Exerciţiul va debuta cu o prezentare detaliată a obiectivelor ce trebuie atinse din partea Vicepreşedintelui Marketing ELSA România (30 min).
14.30-16.00 - Prânz 16.00-17.00 - Exerciţiu practic - Partea a II-a
Scop: Participanţii îşi vor exersa abilităţile de public speaking şi negociere. Mijloace: Fiecare echipă îşi va prezenta proiectul, alegând drept speakeri persoane cu puţină experienţă în acest sens (Vicepreşedinţii locali nu pot fi speakeri). În expunere trebuie atinse puncte specifice stabilite prin fişa de proiect. Comentarii: Timp de expunere: 15 minute.
17.00-18.00 - Perspective Marketing în următorii ani
Scop: Se vor identifica principalele obiective pe care trebuie să le atingă Departamentele locale Marketing în următoarele mandate, raportat la evoluţia asociaţiei din ultimii ani, în special a anumitor proiecte/evenimente (STEP, NMCC, ÎCN, Şcoli de vară, IDER etc.). Mijloace: După o expunere a situaţiei actuale privind asociaţia din partea Vicepreşedintelui Marketing ELSA România, se vor purta discuţii libere în cadrul atelierului. Comentarii: Se va încerca elaborarea unui plan pe o perioadă de 2 ani privind activităţi specifice ce vor trebui întreprinse de Departamentul Marketing pentru a ţine pasul cu starea reţelei la nivelul tuturor departamentelor.
18.00-18.30 - Coffee break 18.30-19.00 - Prezentare candidaturi Vicepreşedinte Marketing ELSA România 2014/2015 Scop: Familiarizarea participanţilor cu candidaţii pentru funcţia de VP Marketing ELSA România 2014/2015 şi oportunitatea oferită acestora de a îşi exersa expunerea candidaturii în faţa unui public. Mijloace: Candidaţii îşi vor susţine candidatura în faţa atelierului, după modelul stabilit pentru plenara de închidere (cu timp alocat pentru expunere liberă, respectiv întrebări din partea publicului).
19.00-20.00 - Atelier final
Comentarii: Vicepreşedintele Marketing ELSA România va împărţi celor prezenţi diplomele de participare la atelier şi se vor purta discuţii informale, cu o scurtă retrospectivă asupra mandatului 2013/2014.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
27
www.elsa.ro office@elsa.ro
8. Material de lucru Resurse Umane Pentru buna desfășurare a Atelierelor de Lucru Resurse Umane, vă rog să citiți și să aveți la voi următoarele documente: Raportul de activitate al fiecărui Vicepreședinte Resurse umane; Planul de tranziţie; Modelul de training pentru tranziţie; Handbook RU – varianta pentru Vicepreşedinţi; Handbook RU – varianta pentru membri; ROI ELSA România; CD ELSA România; Orice propuneri de modificare a actelor interne din partea voastră. Notă: Toate aceste documente se vor adăuga în timp util la secțiunea Files a grupului de facebook R(ili) U(andărful).
Cătălin Curteza
Vicepreşedinte Resurse Umane ELSA România 2013/2014
Agenda de lucru Joi, 10 aprilie 2014 19:00-20:00 - Atelier introductiv
Scop: Prezentarea participanţilor şi a agendei de lucru. Teambuilding şi diverse. Mijloace: Prezentarea participanţilor; Prezentarea și votarea agendei de lucru; Alegerea secretarilor de atelier; Teambuilding; Diverse.
Vineri, 11 aprilie 2014 10:00-12:00 - Recrutare şi integrare Scop: Evaluarea procesului de recrutare/selecţie şi a mijloacelor de integrare. Mijloace: Prezentare din partea VP RU ELSA România;
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
28
www.elsa.ro office@elsa.ro
Brainstorming pe mijloacele optime de integrare; Obţinerea unor concluzii.
12:00-12:30 - Coffee break 12:30-14:30 - Instruire
Scop: Reluarea conceptelor de instruire şi revizuirea tenhicilor folosite în acest mandat. Mijloace: Prezentare din partea VP RU ELSA România; Compararea rezultatelor şi tehnicilor folosite la nivel local; Adaptarea soluţiilor pentru fiecare GL; Brainstorming 2.0.
14:30-16:00 - Prânz 16:00-18:00 - Motivare şi activităţi conexe
Scop: Stabilirea unor repere de evoluţie pentru eforturile de motivare a membrilor şi transmiterea informaţiilor între mandate. Mijloace: Prezentare din partea VP RU ELSA România; Stabilirea îmbunătăţirilor ce pot fi aduse la proiecte pe mandatul viitor; Brainstorming şi concluzii; Planificarea tranziţiei pe termen scurt şi termen lung.
18:00-18:30 - Coffee break 18:30-20:00 - Acte interne şi chestiuni diverse
Scop: Stabilirea modificărilor ce trebuie aduse actelor interne cu privire la departamentul nostru şi nu numai. Mijloace: Prezentarea, discutarea şi votarea modificărilor pentru actele interne ELSA România; Prezentarea TTT2015 – OC ELSA Cluj-Napoca; Prezentarea candidatului pentru VP RU ELSA România din mandatul 2014-2015; Diverse.
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
29
www.elsa.ro office@elsa.ro
Parteneri ELSA România
ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • office@elsa.ro • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001
30