2012 Standard Operational & Procedure Parade Wisuda Himpunan
Tim Lapangan Ikatan Mahasiswa Metalurgi Institut Teknologi Bandung
Standard Operational & Procedure Parade Wisuda Himpunan Tim Lapangan Ikatan Mahasiswa Metalurgi Institut Teknologi Bandung IMMG ITB Pada lampiran berikut, akan dijabarkan seluruh hal yang sebaiknya dipersiapkan untuk menjalankan teknis parade wisuda sehingga diharapkan parade berjalan lancar dan sesuai harapan.
1. Publikasi Parade Wisuda
: publikasi ini diperlukan sebagai bentuk
pensuasanaan bahwa himpunan akan mengadakan parade wisuda sehingga pihak – pihak terkait telah mempersiapkan diri untuk mendukung parade wisuda. Publikasi ini sebaiknya disesuaikan waktu dan jumlahnya mengingat sasarannya antara lain:
a. Massa kampus Hal ini diperlukan sebagai bentuk pensuasanaan parade wisuda himpunan ke massa kampus dan juga massa himpunan yang tentunya akan melihat publikasi sembari menjalani rutinitas perkuliahan.
b. Massa himpunan Publikasi untuk massa himpunan mungkin lebih detail daripada publikasi massa kampus mengingat massa himpunan yang tentu harus mempersiapkan diri untuk nantinya mengikuti parade wisuda. Selain itu komunikasi yang baik dengan massa himpunan harus tetap dijaga oleh panitia.
2. Konsep Parade Wisuda
: hal ini penting untuk menunjang penampilan
himpunan selama berjalan saat mengarak para wisudawan. Sehingga hal yang harus dipersiapakan adalah properti parade itu sendiri yang antara lain adalah:
a. Miniatur tanur Miniatur ini pada dasarnya diupayakan untuk selalu ada dalam setiap parade sebagai ciri khas himpunan. Konsep pembuatan, perencanaan progress, serta ketersediaan logistik pendukung pembuatan harus dipersiapkan dengan baik mengingat waktu pembuatannya yang relatif membutuhkan waktu
b. Perkusi Perkusi dalam hal ini menjalankan fungsinya untuk memeriahkan parade wisuda, untuk itu diperlukan secukupnya jumlah lagu dan latihan yang baik demi menjamin kekompakan dan keramaian yang kontinu selama parade berlangsung.
c. Properti perform Properti perform pada dasarnya diperlukan untuk pensuasanaan selama parade. Selain pensuasanaan, kemeriahan juga hadir melalui kostum yang menarik perhatian. Sehingga hal ini diperlukan untuk diproritaskan untuk dipertimbangkan dengan baik demi mendukung parade
d. Lagu himpunan Sama halnya dengan kelengkapan lain, lagu juga bisa membangkitkan semangat selama parade. Hal ini tentu tidak bisa lepas dari ketersediaan cukup list lagu yang bisa dinyanyikan, pemimpin yel, serta tingkat kehafalan dari massa himpunan atas lagu yang ada. Oleh karena itu sosialisasi dan produksi lagu harus ditingkatkan
3. Konsep Perform : konsep ini perlu dipersiapkan mengingat diujung parade kita akan mempertunjukkan suatu bentuk kreatifitas baik kepada wisudawan, massa kampus, bahkan masyarakat sekitar sehingga diperlukan suatu persiapan yang baik. Hal yang perlu dipersiapkan adalah:
a. Kostum perform Tentunya dalam mendukung perform, kostum adalah hal yang menunjang jalannya cerita. Sebaiknya hal ini dipersiapkan dengan baik, karena first impression dari penonton dan juri tentu kepada kostum yang dikenakan.
b. Properti dan hal pendukung Properti dan hal pendukung ini meliputi musik, peralatan, serta hal lain yang mendukung jalannya perform. Hal ini diperlukan untuk diperhatikan mengingat kelancaran perform sangat ditentukan oleh pendukung – pendukung ini.
c. Alur cerita perform Alur cerita yang dimaksud pada dasarnya adalah alur perform dalam apapun bentuk performnya. Sebaiknya alur ini disosialisasikan ke massa dan diadakan gladi sehingga persiapan menjadi lebih matang.
d. Performer Performer ini terkait dengan pembagian peran yang tepat dan sesuai. Usahakan untuk ada pembagian tugas yang merata sehingga ketika di lapangan tidak terlalu sulit menjalankan perform. Latihan dan penguasaan performer terhadap konsep perform juga harus baik demi maksimalnya perform untuk wisudawan kita.
4. Persiapan Teknis : adalah persiapan yang meliputi kesiapan di bidang teknis lapangan yang tentunya akan menentukan kelancaran saat kita di lapangan. Hal ini diperlukan agar seluruh massa dapat memahami bagaimana nanti kita akan berkegiatan di lapangan. Teknis yang seharusnya dipersiapkan adalah:
a. Perangkat lapangan Perangkat lapangan sebaiknya ditentukan dari awal bergantung akan kebutuhan di lapangan nanti. Perangkat lapangan yang direkomendasikan untuk ditentukan adalah beberapa orang danlap yang nantinya akan bertugas membantu koordinator lapangan dalam merapikan barisan, mengontrol massa, memimpin lagu – lagu himpunan, memimpin mars di beberapa titik, dsb.
b. Penjemputan orang tua Teknis yang harus dipersiapkan antara lain adalah bagaimana mekanisme penjemputannya, pintu keluarnya, dikumpulkan dimana, akan mengikuti acara apa, dsb.
c. Penjemputan wisudawan Sama dengan penjemputan orang tua, hal – hal yang tercantum di penjemputan orang tua juga harus dipersiapkan untuk wisudawan. Hal tambahan yang harus dipersiapkan adalah kesiapan wisudawan untuk mengikuti parade.
d. Penyambutan wisudawan Penyambutan wisudawan adalah prosesi ketika wisudawan disambut oleh massa himpunan yang menjadi pertanda mulainya arak – arakan. Hal yang harus dipersiapkan antara lain mengenai formasi, komposisi acara penyambutan, mekanisme penyambutan, perangkat acara, dsb.
e. Parade + prosesi selama parade Khusus untuk parade yang harus dipastikan adalah sosialisasi yang jelas kepada massa himpunan mengenai rencana kegiatan kita selama mengikuti parade, akan lewat mana, akan prosesi dimana, formasi, serta catatan – catatan lain yang diperlukan demi mendukung kelancaran parade. Penjagaan kerapian barisan, kondisi massa himpunan, nyanyian dan bunyi – bunyian juga harus dipastikan untuk mendukung kemeriahan parade itu sendiri.
f. Perform Layaknya penyambutan wisudawan, hal – hal yang dipersiapkan pada penyambutan juga berlaku di perform. Namun ada faktor tambahan yang dipertimbangkan yakni mengenai penonton dan musik ataupun alat pendukung perform lainnya.
g. Penonhiman Penonhiman adalah prosesi akhir dari parade wisudaan itu sendiri, konsep acara serta pengisi acaranya juga harus dipersiapkan agar tetap sarat makna dan memberikan kesan yang baik dan meriah kepada para wisudawan dan massa himpunan.
5. Persiapan Lain : persiapan ini meliputi hal – hal penting lain yang terkadang luput dari perhatian sehingga terkadang datang mendadak dan kurang persiapan. Persiapan ini antara lain adalah:
a. Penyusunan timeline persiapan parade wisuda Hal ini penting dilakukan sebagai koridor kerja kita sehingga lebih terkontrol dan terlaksana dengan baik. Timeline juga menjadi penyemangat dan target tersendiri yang harus dicapai panitia untuk nantinya memaksimalkan kinerja.
b. Pembagian tugas persiapan untuk kemudian bergerak sinergis Pemerataan pembagian tugas di awal dan penyamaan frame adalah hal penting untuk dilakukan agar semuanya bisa merasakan kepemilikan dan kinerjapun bisa efektif dan efesien. Dalam pembagian tugas pastikan juga aspek kaderisasi yang harus tetap dijamin demi kelangsungan organisasi.
c. Sosialisasi ke massa himpunan mengenai parade wisuda Komunikasi adalah hal penting yang harus dibangun mengingat keterlibatan yang nantinya akan diwujudkan cukup tinggi. Sosialisasi wajib diadakan untuk kontroling serta peningkatan partisipasi. Sosialisasi tidak dibatasi dalam bentuk forum saja, terbuka untuk pengembangan metode lain yang menjawab tujuan.
d. Tag tempat pemasangan baliho di dinding jalan sabuga Untuk kegiatan ini sebaiknya kita harus sudah standby dari pukul 3 sore dan tag tempat kemudian melakukan pemasangan. Baliho harus dijaga paling tidak hingga semua himpunan memasang baliho agar lebih terkontrol
e. Tag tempat pengumpulan orang tua di depan sabuga Tempat pengumpulan orang tua juga harus ditag, kegiatan ini dilakukan pagi hari di hari H wisuda, usahakan memilih tempat yang mudah dilihat dan pasang penanda. Tempat harus dijaga dan dipasang penanda atribut misal bendera.
f. Tag tempat massa himpunan nunggu wisudawan Tempat ini harus ditag untuk menyediakan lokasi massa himpunan menunggu wisudawan. Usahakan tempat sudah siap paling telat sejam sebelum penyambutan dilaksanakan. Beri tanda tempat yang kita tag dengan memasang baliho
g. Tag tempat penonhiman Mengingat acara prosesi akhir adalah penonhiman dan area sekitar timur jauh terbatas, kita harus segera memblock tempat untuk nantinya kita gunakan sebagai lokasi penonhiman. Segala persiapan di tempat harusnya telah disediakan dan dipersiapkan paling telat 2 jam sebelum prosesi.
h. Tag parkiran untuk orang tua wisudawan Tag parkiran ini dimaksudkan untuk mempermudahkan panitia dalam menghantar orang tua. Selain pertimbangan lahan parkir yang terbatas sehingga untuk kenyamanan orang tua, tempat parkir kita tag langsung setelah wisnite berakhir
i. Check kondisi baliho dan bendera himpunan Hal ini dilakukan saat periapan, pemastiaan ini dilakukan demi maksimalnya pembawaan atribut selama parade berlangsung
j. Persiapan dokumentasi selama parade Dokumentasi adalah hal yang penting dilakukan terlebih untuk momen yang sangat berbahagia ini sehingga diperlukan dokumentasi yang baik untuk menunjang parade
k. Persiapan kebutuhan wisudawan saat parade Kebutuhan yang dimaksud antara lain adalah ketersediaan minuman, makanan, dsb. Kebutuhan – kebutuhan untuk massa himpunan juga harus dipertimbangkan
l. Persiapan acara untuk orang tua saat parade wisuda Pada saat selesai prosesi, tidak semua orang tua akan langsung pulang atau mengikuti parade. Sehingga diperlukan kesiapan panitia untuk memberikan alternative yang bisa diambil oleh orang tua untuk apapun keputusan orang tua saat wisudawan mengikuti parade.
m. Briefing koordinator LO Mengingat LO adalah orang yang paling sering berinteraksi dengan wisudawan dan orang tua, maka komunikasi dengan LO harus baik. Sampaikan seluruh keperluan dan pastikan semuanya tersampaikan ke orang tua. Dapatkan juga informasi dari orang tua dan wisudawan melalui para LO.
n. Briefing massa himpunan Perencanaan briefing hari H kepada wisudawan juga harus dipertimbangkan, gunakan metode yang tepat untuk menunjang keefektifan dari briefing yang dijalankan
o. Survey lapangan Kecil namun penting, pengetahuan mengenai detail lapangan adalah modal awal untuk sukses di lapangan. Persiapkan segala hal yang masih bisa dipersiapkan sebelum akhirnya turun ke lapangan.
Tambahan: ď€
ď€
Panitian wisuda semestinya sudah mencakup wisnite dan arak – arakan. Hal ini dimaksudkan untuk mengefektifkan kinerja panitia serta kejelasan tanggungjawab. Untuk itu lakukan koordinasi yang baik karena itu awal dari kesuksesan kepanitiaan. Catatan ini bukan paduan utama, pengembangan sangat diharapkan demi kemajuan bersama
Catatan Lain :