I förening inlaga

I förening EN HANDBOK FÖR PRAKTISKT FÖRENINGSARBETE

LINUS OLOFSSON JOHANNA EKENMAN ERIK A OLSSON

© Linus Olofsson, Johanna Ekenman, Erika Olsson och Studieförbundet Vuxenskolan 2014 Författare: Linus Olofsson, Johanna Ekenman, Erika Olsson Projektledning: Eva Odelius-Hennevelt Grafisk form & art direction: Pasadena Studio Omslagsillustration: Martin Nicolausson Tryckinformation och ISBN: Se sista sidan.

Boken ingår som en del i SVs erbjudande till föreningslivet.

Kompletterande material, mallar och övningar finns digitalt, kontakta din SV avdelning för mer information.

Studieförbundet Vuxenskolan Besöksadress: Franzéngatan 6 Postadress: Box 30083, 104 25 Stockholm Tel: 08-587 686 00 E-post: info@sv.se Webb: www.sv.se

I FÖRENING

5

7

������������������������������������������������ Inledning

9

������������������������������������������������ Föreningen

19

����������������������������������������� Styrelsen

27

���������������������������������������� Ordföranden

37

���������������������������������������� Sekreteraren

47

����������������������������������������� Kassören

51

����������������������������������������� Valberedningen

63

���������������������������������������� Revisorn

69

���������������������������������������� Ekonomi

i föreningen

81

����������������������������������������� Möten

95

���������������������������������������� Medlemmar

101

��������������������������������� Att

leda en ideell förening

110

���������������������������������� Ordlista

113

���������������������������������� Fallövningar

116

���������������������������������� Fördjupning

7

Inledning Föreningslivet i Sverige utgör en grundsten för det demokratiska samhället. Vår mångåriga tradition av att arbeta tillsammans har skapat ett system för att reglera gemensamma tillgångar och fördela arbetsuppgifter. Traditionen är således gammal men det sker en ständig utveckling av arbetssätt och områden.

Nya mötesformer efterfrågas och samhällets förändringar leder till nya utmaningar och personer med olika uppfattningar som ska enas.

En förening utvecklas också över tid och det kan behövas olika arbetsformer och förhållningssätt vid olika tidpunkter.

Denna handbok är tänkt som ett stöd för dig som vill engagera dig i en förening och som inspiration för dig som redan är aktiv. Den passar också utmärkt att läsa tillsammans med din styrelse i form av en utbildningsdag eller en studiecirkel och som underlag för gemensam diskussion. Du kan använda ”I förening” som uppslagsbok eller välja att läsa de kapitel som berör dig.

Till handboken har Studieförbundet Vuxenskolan tagit fram en rad digitala mallar och verktyg samt studieplaner. Ta gärna kontakt med din SV-avdelning om du vill veta mer.

1 ”En förening bildas för att tillföra sina medlemmar något, en service eller ett sätt att påverka.”

9

Föreningen En förening består av ett antal människor som delar en idé eller en vision. Det kan vara något man vill göra, eller kanske något man vill undvika att göra. I Sverige har vi historiskt sett använt oss av föreningsliknande arbetsformer, och det demokratiska hantverk som vuxit ur föreningsrörelsen är en grund för vårt politiska system. Även om det inte finns någon specifik lagstiftning som reglerar ideella föreningars verksamhet styrs föreningslivet av en rad olika regelverk och lagar. Det har genom vår långa tradition av föreningsarbete genom århundradena uppstått en gemensam uppfattning om hur arbetet i en förening ska gå till och en rad principer som de flesta föreningar idag anammar.

En förening bildas för att tillföra sina medlemmar något, en service eller ett sätt att påverka. Den demokratska processen bygger på att medlemmarna genom att rösta kan fatta beslut som rör föreningens verksamhet. Beslutsprocessen ska vara demokratisk och ett vanligt arbetssätt är att varje medlem har en röst.

Det är ingen som vet hur många föreningar som finns idag i Sverige, då inte alla föreningar finns registrerade, men i SCB:s register finns drygt 130 000 föreningar och uppskattningsvis uppgår det totala antalet till över 200 000 stycken. Spannet i organisation och verksamhet är stort, det finns ideella föreningar som består av ett fåtal personer med ett mycket avgränsat syfte och det finns organisationer med hundratusentals medlemmar, spridda över hela landet. Det finns föreningar som enbart arbetar med ideella krafter och det finns de som har ett stort antal anställda och en omfattande omsättning.

Vad krävs för att en organisation ska få räknas som en ideell förening och inte som till exempel en ekonomisk förening eller

10

I FÖRENING

ett företag? Enligt Skatteverkets definition ska en ideell förening bedriva verksamhet av ideell karaktär och, eller, inte ha till syfte att främja sina medlemmars ekonomi. För att vara en egen juridisk person och ansöka om organisationsnummer krävs att föreningen har: ■■

Bildats av minst tre personer.

■■

Antagit stadgar som reglerar namn, syfte och beslutsgång.

■■

Tillsatt en styrelse.

Enligt FN:s definition av föreningar krävs att: ■■

Enheten skall vara en formell organisation.

■■

Det ska inte finnas någon vinstutdelning vilket betyder att eventuellt ekonomiskt överskott inte skall återbördas till ägare eller huvudman.

■■

Enheten skall vara institutionellt skild från den myndig-

■■

Enheten skall vara självstyrande.

■■

Medlemskap eller deltagande i enheten får inte vara tvångs-

hetsutövande delen av den offentliga sektorn.

mässigt.

Civilsamhållet i Sverige kan beskrivas som den aktivitet som utgörs av alla de initiativ där människor går samman av fri vilja för att förbättra i sin egen eller andras vardag. Det som kännetecknar det civila samhället är det frivilliga deltagandet och att verksamheten styrs av dess medlemmar, utifrån ett gemensamt intresse eller värdegrund. ”Det civila samhället” fångar in flera olika begrepp såsom social ekonomi, ideell sektor, folkrörelser och idéburna organisationer. Avgränsningarna och definitionerna är inte givna – det ligger kanske i det civila samhällets natur.

I det civila samhället ryms stiftelser, föreningar och kooperativ, men även informella nätverk och möten. Här finns knattefotbollen, religiösa församlingar, den stiftelsedrivna friskolan och kooperativa företag. Det civila samhället är nödvändigt för

Föreningen

11

att staten och näringslivet ska fungera effektivt. Det är också betydelsefullt i sig självt, såväl samhällsekonomiskt som för den enskilda människan.

Ideella föreningar omfattas inte av någon specifik lagstiftning i Sverige, att jämföra med ekonomiska föreningar som lyder under lagen om ekonomiska föreningar (Föreningslagen).

Därmed inte sagt att en förening får bryta mot andra lagar i samhället i föreningens namn. Om föreningen skulle göra något olagligt är det de ansvariga som kommer att ställas inför rätta som privatpersoner. Det är därför viktigt att du som engagerar dig i en förening vet vilket ansvar och vilka befogenheter du har.

Föreningsåret De flesta föreningar följer ett förutbestämt mönster under året och föreningens årshjul startar med årsmöte, eller stämma som en del föreningar kallar det.

På årsmötet är alla medlemmar välkomna, hur det kallas till årsmöte och hur rösträtten ska fördelas finns beskrivet i föreningens stadgar, föreningens eget regelverk. Årsmötet antar verksamhetsberättelse och budget och väljer styrelse, valberedning samt revisorer. Det är också årsmötet som tar ställning till och godkänner fjolårets ekonomiska resultat och balansräkning, styrelsens verksamhetsberättelse och, om ombuden tycker att styrelsen gjort ett gott arbete under det gångna året, ger årsmötet styrelsen ansvarsfrihet. I ett sådant beslut röstar inte styrelseledamöterna själva, eftersom de är jäviga.

Se modellen på nästa sida.

12

I FÖRENING

ÅRSMÖTE

Medlemsaktivitet

Stadgar Verksamhetsplan Budget

Styre lse Valb ere dn ing Revi sor er

lse ätte ber s t al he till v am rslag s e rk Fö tels Ve rät be s ion vis Re

Konstituerande styrelsemöte

Medlemsaktivitet

Medlemmar

Styrelsemöte

Styrelsemöte

Medlemsaktivitet

Styrelse Styrelsen utses på årsmötet. Det är reglerat i stadgarna hur många personer som ska ingå i styrelsen och vilka av posterna som väljs på årsmötet och vilka poster som styrelsen fördelar sinsemellan.

Oftast är det ordföranden och eventuell vice ordförande som väljs på årsmötet. Det är bra om styrelsen består av ett ojämnt antal ledamöter. Om styrelseledamöternas mandattid är två år bör perioderna överlappa varandra så att hälften av ledamöternas väljs vart annat år. Styrelsen har under året i uppdrag att arbeta för medlemmarna utifrån antagen verksamhetsplan och budget.

Styrelsen har också skyldighet att agera om det uppstår situationer som påverkar föreningens verksamhet eller tillgångar.

Föreningen

13

Valberedning Valberedningen utses på årsmötet bland de som är närvarande.

En person utses att vara sammankallande. Valberedningens uppgift är att följa styrelsens arbete under året, ta reda på vilken kompetens som behövs i styrelsen och att förbreda val av nästa års styrelse och övriga eventuella förtroendeposter som revisorer och presidiet till själva årsmötet.

Revisorer Revisorn är den som granskar styrelsens arbete – såväl räkenskaper som förvaltning av tillgångar och verksamhet. En ideell förening kan ha både lekmannarevisorer, som utses bland föreninges medlemmar, och auktoriserade revisorer.

Stadgar Stadgarna är föreningens eget regelverk, det vill säga medlemmarnas överenskommelse om föreningens syfte och arbetssätt.

Vill medlemmarna ändra hur många som ska sitta i styrelsen eller hur ofta årsmötet ska äga rum så görs det genom att ändra stadgarna. Stadgarna gör också att den ideella föreningen blir en juridisk person, vilket innebär att föreningen kan få ett organisationsnummer, öppna bankkonto och teckna avtal.

För att stadgan ska göra föreningen till juridisk person måste den innehålla vad som är föreningens ändamål, vem som kan bli medlem, var föreningens säte finns och vem som får företräda föreningen.

Några punkter att tänka på för den som skriver stadgar: ■■

Enkelhet. En stadga ska inte vara svårare än nödvändigt, och många saker behöver aldrig regleras. Hjälpa, inte stjälpa är viktigt att tänka på!

■■

Långsiktighet. En stadga ska behandla de inslag i föreningen som är konstanta och sådant som kan antas inte kommer att ändras varje år. Självklart ska man inte vara rädd

14

I FÖRENING

för att reglera saker som kanske snart kommer att ändras men erfarenheten säger att problemet oftare är det motsatta. När ni skriver stadgar är det bra att bygga in tillräckligt mycket flexibilitet – så att stadgan fortfarande är aktuell efter fem år och alla de konstiga idéer som hinner passera tills dess.

■■

Undvik negationer. Istället för att beskriva allt som inte får hända och hur det inte ska vara är det bättre att skriva hur det ska vara. Det är ett lätt sätt att göra stadgan enklare att arbeta med.

En förenings livscykel För ekonomiska föreningar finns studier som visar på en förenings olika faser och att det krävs olika insatser från medlemmarnas sida, som ägare av föreningen, över tid. Fritt översatt till ideella föreningar skulle detta kunna beskrivas så här: ■■

Uppbyggnadsfas. Föreningen uppstår i ett konkret behov.

Medlemmarna har en gemensam problemuppfattning och syftet med föreningen är oftast uppenbart för de som är engagerade. Det är lätt att finna förtroendevalda och många ställer upp på ideellt arbete. Det är nu som föreningens kultur skapas. Utmaningen för de förtroendevalda är att skapa rutiner och att sätta dessa på pränt, att sätta ramar för det fortsatta arbetet och att göra föreningen känd för omvärlden.

■■

Förvaltningsfas. Arbetet flyter på. Föreningen har rutiner och struktur. Utmaningen i denna fas är att behålla engagemanget hos medlemmarna. Det kan till exempel uppstå en klyfta mellan de som är aktiva och de som inte är det.

Det kan bli svårare att finna personer som vill ta förtroendeuppdrag. De som är engagerade kan uppleva att de inte vet vad medlemmarna vill och medlemmarna att de inte förstår styrelsen vilken upplevs som en intern klubb.

Föreningen

■■

15

Upphörande eller nystart. Föreningens syfte upphör eller blir ifrågasatt, det finns olika meningar hos medlemmarna kring vad föreningen ska ägna sig åt och de fastlagda regelverken ifrågasätts. Styrelsen och andra ledande i föreningen kan tappa i förtroende och det kan antingen uppstå konflikter, så att medlemsmötena blir stormiga, eller så upphör medlemmarna helt enkelt att gå på möten och betala medlemsavgift. Om inte föreningens syfte blir klarlagt och upplevs tillräckligt angeläget för medlemmarna kommer föreningen att upphöra. Utmaningen ligger i att våga diskutera föreninges syfte, ifrågasätta verksamheten och att släppa in såväl nya idéer som nya personer i arbetet om föreningen ska överleva. Lyckas man kan föreningen få en nytändning och åter träda in i en uppstartsfas.

Att starta en förening 1. Uppstart Bjud in de personer som kan vara intresserade av att föreningen startas. Ha gärna med en samtalsledare eller processledare som kan se till att ni håller er till frågan, att mötet slutar i utsatt tid och att alla får komma till tals. Gör gärna en nulägesanalys och försök formulera föreningens syfte. Välj en interimsstyrelse som får mandat att förbereda starten samt kalla till det första riktiga mötet, det konstituerande årsmötet. Om ni vill att er förening ska ingå i en distrikts- eller riksorganisation ska ni ta kontakt med denna i ett tidigt skede för hjälp och stöd.

Om ni är ett fåtal personer som vill starta en förening utser ni er själva till interimsstyrelse.

Interimsstyrelsens uppgift: ■■

Ta fram förslag till stadgar, med syfte och namn.

■■

Förbereda val av styrelse.

■■

Förbereda val av revisorer.

■■

Förbereda och kalla till konstituerande årsmöte eller stämma.

16

I FÖRENING

2. Konstituerande årsmöte – det första mötet Bjud in alla personer ni tror är intresserade av att föreningen bildas och personer som ni vill se som medlemmar. Om ni vill ingå i en riksorganisation är det bra att bjuda in en representant från denna.

Om möjligt skicka ut förslag till stagdar och styrelseledamöter i förväg, i annat fall se till att handlingarna finns till hands för alla närvarande. På mötet fattas beslut om att bilda föreningen och vad den ska heta. Ni ska också anta stadgar, välja styrelse, valberedning och revisorer. Det är viktigt att mötet protokollförs.

3. Konstituerande styrelsemöte Detta bör hållas så fort som möjligt efter årsmötet. Här fattas beslut om vem som är firmatecknare och har rätt att företsräda föreningen. Gör en tidplan för hur det fortsatta styrelsearbetet ska se ut.

4. Ansök om organisationsnummer hos Skatteverket En förening måste inte ha ett organisationsnusmmer, men om ni vill öppna bankkonto, teckna avtal med andra organisationer eller ansöka om bidrag så brukar det krävas. Ansökningsblankett finns på www.skattverket.se och ni måste också skicka med protokoll från konstituerande möte där det framgår att ni bildat en förening, namn, stadgar, namn på styrelsens ledamöter och protokoll på vem eller vilka som är firmatecknare.

5. Ansökan om bankkonto För att ansöka om bankkonto, bankgiro eller plussgiro behöver ni oftast ett organistaionsnummer och protokoll som tydligt visar vem eller vilka som får företräda föreningen, det vill säga tecknar föreningens firma. Boka tid med den bank ni vill bli kund hos och fråga vad som gäller.

Föreningen

17

6. Registrering hos Bolagsverket Vissa föreningar som bedriver näringsverksamhet kan ansöka om att få namnet registrerat hos Bolagsverket. Se vad som gäller för er på www.bolagsverket.se om frågan blir aktuell.

Att lägga ner en förening En förening kan tyna bort när de engagerade inte längre vill eller orkar med sitt uppdrag, den kan också plötsligt förlora sitt syfte på grund av yttre omständigheter. Till exempel en föräldraförening på en skola som läggs ner. Om ni har omfattande verksamhet och anställd personal behöver ett avslut planeras noga.

Börja med att se efter vad som står i stadgarna. Oftast krävs två på varande följande medlemsmöten, varav det ena ska vara ordinarie årsmöte. Var noga med att följa den formella beslutsgången och att det tydligt framgår i protokollet att föreningen har upphört och vad som händer med eventuella kvarvarande tillgångar.

Om er förening har ett organisationsnummer ska ni ansöka om avregistrering hos Skatteverket. Blanketten ska vara undertecknad av behörig firmatecknare och vidimerad kopia på det justerade protokollet bör skickas med. Det ska även framgå vad som hänt med föreningens eventuella kvarvarande tillgångar.

Ni måste också kontakta er bank för att avsluta eventuella bankkonton, bankgiron med mera och om ni haft F-skatt och anställd personal måste ni avregistera er separat för detta hos Skatteverket.

2 ”Styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningens tillgångar och verksamhet.”

19

Styrelsen Styrelsen är den grupp som mellan årsmötena ska se till att besluten blir verkställda. Styrelsen arbetar på uppdrag av medlemmarna och rapporterar tillbaka till dem på föreningens årsmöte. I centrum för styrelsens arbete står styrelsemötet där styrelsen träffas för att leda, planera och organisera föreningens arbete.

Rollfördelning I styrelsen har ni ett gemensamt ansvar för de beslut ni fattar och de beslut ni låter bli att fatta! Men det betyder inte att alla måste göra allt. Utgå från er årsplanering och fördela arbetsuppgifterna mellan er. Vanliga roller i en styrelse är: Ordförande ■■

Leder föreningens arbete.

■■

Leder styrelsens arbete.

■■

Kallar till möten.

■■

Ser till att föreningens olika roller arbetar tillsammans mot gemensamma mål.

■■

Är föreningens ansikte utåt och representerar föreningen.

■■

Är ofta firmatecknare.

Vice ordförande ■■

Tar över ordförandens arbetsuppgifter om denna inte kan närvara.

Kassör ■■

Sköter föreningens ekonomi, själv eller med hjälp av en anställd eller inköp av tjänst.

20

I FÖRENING

■■

Svarar för löpande rapportering om föreningens ekonomi till styrelsen.

■■

Leder budgetarbetet.

■■

Ansvarar för att rapportera och förklara föreningens resultat och balans för medlemmarna.

■■

Ansvarar för årsredovisning och bokslut.

■■

Ansvarar för eventuell deklaration och andra kontakter med Skatteverket.

■■

Ansvarar för kontakter med bank.

■■

Sköter ansökningar av extern finansiering t ex från kommun eller projekt.

■■

Är ofta firmatecknare.

Sekreterare ■■

För protokoll på styrelsens möten.

■■

Ansvarar för att protokollen blir justerade.

■■

Ser till att styrelsen, revisorer, valberedning och eventuellt medlemmar får tillgång till justerade protokoll.

■■

Skriver ofta verksamhetsplan och verksamhetsberättelse.

■■

Kan ansvara för information till medlemmarna om det inte finns en särskild post med informationsansvar.

Informationsansvarig ■■

Skriver medlemsbrev.

■■

Uppdaterar hemsida och sociala medier.

■■

Skriver insändare och rapporter till tidningar.

■■

Ansvarar för pressmeddelanden.

Medlemsansvarig ■■

Är kontaktperson för medlemmarna.

■■

Planerar och genomför medlemsundersökningar.

■■

Uppdaterar medlemregister.

Studieansvarig ■■

Är kontaktperson för ert studieförbund.

■■

Planerar utbildning och utveckling.

Styrelsen

■■

21

Upprättar en plan för de förtroendevaldas kompetensutveckling.

Personalansvarig – för föreningar med anställd personal ■■

Har löpande ansvar och är kontaktperson för anställda.

■■

Ansvarar för anställningsförfarande.

■■

Ansvarar för utvecklings- och lönesamtal.

■■

Upprättar befattningsbeskrivningar och delegationsordning tillsammans med verksamhetschef.

■■

Ansvar för att styrelsen känner till och lever upp till rådande

■■

Är kontaktperson för eventuell arbetsgivarorganisation.

■■

Ansvarar för att personalen omfattas av lagstiftat försäkrings-

arbetsmiljölagstiftning.

skydd.

Lokal eller fastighetsansvarig – för föreningar med fastigheter och eller lokaler ■■

Ansvarar för kontrakt, avtal och överenskommelser som rör föreningens fastigheter.

■■

Upprättar årligen en fastighetsplan för underhåll och reparation.

■■

Leder arbetsdagar, projektansökningar med mera som rör fastighet och lokaler.

■■

Håller koll på nödvändiga försäkringar.

■■

Ansvarar för att föreningens lokaler lever upp till rådande lagkrav för brandskydd, säkerhet med mera.

Aktivitetsansvarig – utifrån föreningens större aktiviteter ■■

Samordnar arbetsgrupper vid större aktiviteter, som till exempel den årliga sommarfesten, en loppmarknad eller ett läger.

■■

Rapporterar till styrelsen och håller, i samarbete med kassören, koll på aktiviteternas budget.

22

I FÖRENING

Ansvarsområden utifrån föreningens verksamhet ■■

Om föreningen har en lite större verksamhet är det bra att utse olika verksamhetsansvariga utifrån föreningen behov.

Dessa personer kan antingen ingå i styrelsen eller vara fristående och adjungeras till styrelsen vid behov. Det kan handla om ansvariga för lokaler, material, arkiv, cafévärdar, ledare för ungdomsklubben och så vidare. Sätt på pränt vad som förväntas och när och hur rapportering sker till styrelsen.

Styrelsens dokument I och med att styrelsen är vald på årsmötet har dessa personer ett gemensamt ansvar för föreningens tillgångar och verksamhet. För att fördela ansvaret och göra arbetet praktiskt genomförbart kan styrelsen behöva fördela vissa arbetsuppgifter och därmed inskränka rätten för några och utöka rätten för andra.

Detta sker med attestrutiner och delegationsordning Firmatecknare I samband med det första styrelsemötet, det konstituerande styrelsemötet, beslutar styrelsen om hur föreningens firma ska tecknas. Det ska tydligt framgå i protokollet vem eller vilka som har rätt att göra inköp, teckna avtal med mera i föreningens namn. Om inget dokument upprättas och firmateckningsrätten inte regleras i stadgarna är det hela styrelsen som gemensamt måste skriva på avtal och underteckna inköp, hur liten summan än är.

Attestrutiner I samband med konstituerande styrelsemöte bör styrelsen också upprätta en attestrutin, det vill säga inskränka firmatecknarens befogenheter utifrån olika nivåer. Till exempel kan ordföranden ha rätt att ensam göra affärer och betala räkningar i föreningens namn upp till 5 000 kronor, och därutöver krävs underskrift

Styrelsen

23

av såväl kassör som ordförande eller en övrig ledamot. Tänk igenom vilka nivåer som är lämpliga för er verksamhet!

Delegationsordning Styrelsen kan också delegera arbetsuppgifter till en person som inte är vald på årsmötet, till exempel en verksamhetsledare eller ekonomibyrå. Det ska tydligt framgå vad som delegeras, inom vilka ekonomiska ramar och vem i styrelsen som godkänner utfört arbete. Ansvaret kan aldrig delegeras!

Vilka får vara med på styrelsens möten?

Självklart ska alla ordinarie styrelseledamöter vara med på styrelsemöten men hur är det med andra? Revisorer, styrelsesuppleanter, valberedning eller intresserade medlemmar?

Revisorer I och med att revisorerna är medlemmarnas ögon och öron på styrelsens sätt att förvalta föreningens kapital och verksamhet är det naturligt att revisorerna får vara med om de vill. Gör upp mellan styrelse och revisorer vilket möte som är lämpligt att vara med på.

Suppleanter och ersättare Suppleanter eller ersättare väljs av årsmötet för att kunna träda in i arbetet när någon inte kan närvara i styrelsemötet. Det är bra att ta en diskussion om vad som förväntas. Ska suppleanter eller ersättare vara aktiva eller passiva? Är suppleanterna aktiva betyder det att de är precis som ordinarie styrelseledamöter men att de saknar rösträtt om inte någon av de ordinarie ledamöterna är frånvarande. Passiva suppleanter är ersättare som endast träder in om någon är frånvarande. Då blir suppleanten en vanlig styrelseledamot och har rösträtt. Det är långt ifrån alla föreningar som väljer att ha suppleanter eller ersättare.

24

I FÖRENING

Valberedningen Valberedningen har vanligtvis inte någon speciell närvarorätt utöver att de är medlemmar men det är givetvis bra om valberedningen får vara med vid något eller några tillfällen för att se hur styrelsen fungerar tillsammans, om det saknas någon viss kompetens och för att diskutera kommande val.

Intresserade medlemmar I en del frågor kanske fler medlemmar vill vara delaktiga i arbetet i föreningen, bara för att lyssna in eller för att engagera sig i arbetet. Antingen bildas ett utskott för just den frågan eller så bjuder ni in för fler att delta på era möten. Ha så öppna möten som möjligt för att skapa delaktighet och engagemang.

Närvaro och styrelseplanering Att få alla i styrelsen att kunna närvara på alla möten kan vara en riktig utmaning. Ett enkelt sätt att undvika de största krockarna är att i början av året göra ett kalendarium. Då kan ni redan från början utesluta tider där det kommer vara omöjligt att ha möten. Glöm inte bort att stämma av med stadgarna när ni ska genomföra ert årsmöte så att ni bokar in också det i kalendern.

Ett kalendarium ger en bra översikt och gör det lättare att planera när ni ska börja med vissa uppgifter och när andra bör vara avslutade. När ni planerar årets möten kan ni också diskutera om ni vill ha roterande ordförandeskap och i så fall vem som ska leda vilket möte. Känner ni er osäkra på hur ofta ni behöver ha möten? Titta på förra årets protokoll, hur ofta träffades den förra styrelsen och vilka frågor tog de upp vid de olika mötena?

Styrelsens arbete mellan möten Delegera En styrelse som har en tydlig rollfördelning och som delar ut arbetsuppgifter och poster med eget mandat får mer gjort mellan

Styrelsen

25

mötena. Det kan vara uppdrag som löper över tid eller enstaka uppgifter. Har ni omfattande verksamhet kan ni med fördel utse utskott eller arbetsgrupper. Styrelsen fattar beslut om vilka arbetsuppgifter som ingår och vilka ekonomiska ramar som gäller.

Inför styrelsens möten Skicka ut dagordning och eventuella beslutsunderlag i tid! Ta gärna med några meningar under varje punkt på dagordningen som beskriver vad frågan handlar om. Det gör att hela styrelsen vet vad som ska avhandlas och har tid att sätta sig in i frågorna.

Ha inte för ambitiösa dagordningar, det slutar lätt med att ni måste bordlägga och hoppa över frågor som ni inte hunnit med.

Lär er att prioritera.

Efter styrelsens möte Se till att hela styrelsen snarast efter mötet får tillgång till protokollet. Ett bra protokoll är kortfattat men tar upp nödvändig information för att kunna tjäna sitt syfte som beslutsdokumentation. Om ni har stor verksamhet och många aktiviteter kan det vara en bra idé att bryta ut alla beslutade verksamheter samt vem som är ansvarig i en särskild lista. Listan blir ett komplement till protokollet och det blir lättare att överblicka verksamheten.

Lyft bara upp punkter som beslutats på mötet och finns protokollsförda så att listan överensstämmer med protokollet, annars finns det risk att ni går vilse i vad som egentligen beslutats.

Håll kontakten Se till att styrelsens arbete rullar mellan mötena. Använd mailkonversation för kortare avstämning eller rapportering och använd ”svara alla-funktionen” så att hela styrelsen har insyn i den diskussion som förs. Ordföranden kan också hålla kontakt via telefon med övriga ledamöter. Skapa gärna rutiner för hur ni hanterar gemensamma dokument för bästa insyn och delaktighet.

3 ”Att vara ordförande i en ideell förening – liten eller stor – är ett utmanande uppdrag.”

27

Ordföranden Vilket ansvar har du som ordförande? Vilka dokument måste du upprätta? Hur leder man en verksamhet som styrs av ideella krafter? Att vara ordförande i en ideell förening, liten eller stor, är ett utmanande uppdrag. Kunskap om hur din förening är uppbyggd, klarhet i uppdraget och vetskap om vilka styrmedel du har till ditt förfogande underlättar ditt arbete.

Ordförandens uppgift Det är ni själva i styrelsen som bestämmer vem som ska göra vad och hur ni vill fördela arbetet i styrelsen. I ordförandens uppdrag brukar man dock vanligtvis räkna in att: ■■

Leda föreningens arbete.

■■

Leda styrelsens arbete.

■■

Kalla till och leda möten.

■■

Se till att föreningens olika roller arbetar tillsammans mot gemensamma mål.

■■

Vara föreningens ansikte utåt och representera föreningen.

Nyvald För att kunna leda föreningen är det en grundförutsättning att du känner till och delar föreningens syfte. Blunda och fundera över hur du skulle beskriva din förenings ändamål med en mening. Skriv ner meningen på ett papper och jämför sedan din formulering med ändamålsparagrafen som finns i era stadgar.

Stämmer din bild med stadgarna?

En förening skapas av en grupp människor med en gemensam idé. Något man vill uträtta, skapa eller kanske motsätta sig.

Det som styr vem som kan vara med i föreningen och vilket syfte föreningen har finns nedtecknat i föreningens stadgar. Dock är

28

I FÖRENING

det rådande kultur, eller ”så gör vi här” ofta det som i praktiken avgör hur föreningen hanterar beslut och svåra situationer.

Styrelsen, med ordföranden i spetsen, har ett tungt ansvar för att skapa ett gott klimat i föreningen och att aktivt bidra till en kultur som ni kan står för.

Som nyvald är det alltså viktigt att du sätter dig in i föreningens syfte och verksamhet. Ta reda på hur man arbetat tidigare, hur den förre ordföranden lagt upp arbetet och vilka rutiner som funnits. Stäm av föreningens årscykel, interna och publika aktiviteter och vilka externa kontakter du behöver ta under året.

Om möjligt boka ett möte med den avgående ordföranden och gå igenom följande punkter: Den nyvalde ordförandens checklista: ■■

Gällande stadgar.

■■

Tillgång till tidigare protokoll och dagordningar.

■■

Arbetsordning eller reglemente.

■■

Policys.

■■

Attestrutiner med nivåer.

■■

Delegationsordning.

■■

Beslutad budget och verksamhetsplan.

■■

Lista över externa kontakter, t ex kontaktperson på banken, i andra organisationer, arbetsgivarorganisation mm.

■■

Tillgång till alla föreningens kontrakt och avtal. Gå igenom och notera uppsägningsdatum.

■■

Om er förening är en del av en riksomfattande eller regional organisation: Hur ser organisationen ut, när är det gemensamma möten t ex ordförandekonferenser, hur fungerar demokratin det vill säga när är det stämma, hur många ombud får ni skicka o s v.

■■

Tillgång till föreningens ekonomiska historia.

■■

Be den avgående ordföranden beskriva sin syn på föreningens största utmaningar och möjligheter.

Ordföranden

29

Vad styr ditt uppdrag?

Ditt uppdrag är att leda styrelsens arbete vars uppgift i sin tur är att, under den period ni är valda, arbeta för föreningens bästa.

Hur vet man då som styrelseledamot, eller ordförande vad medlemmarna vill? Hur ser ansvaret ut och vilka befogenheter har du som ordförande? Det finns en rad dokument som reglerar vad du och dina styrelsekamrater både får göra och vad ni måste göra.

Stadgar Stadgarna är föreningens egen lag. Du kan alltid gå tillbaka till stadgarna när du undrar över hur ett beslut ska fattas, när medlemmarna ska kallas och om styrelsen är beslutsmässig då några ledamöter saknas på ett styrelsemöte.

Verksamhetsplan och budget I de flesta föreningar antas verksamhetsplan och budget av årsmötet men det förekommer också att styrelsen själva har mandat att ta fram och godkänna budget. Se till att ni arbetar aktivt med budget- och verksamhetsuppföljning under året. Avsätt tid vid era styrelsemöten att göra verksamhetsuppföljning och budgetavstämning så att ni är säkra på att ni följer det uppdrag medlemmarna gett er. Om något inträffar som gör att ni markant kommer att gå över budgeten eller inte klarar att uppfylla verksamhetsplanen kan ni kalla till ett extra medlemsmöte och förklara vad som har hänt. Lägg samtidigt fram förslag till reviderad budget och verksamhetsplan utifrån de nya förutsättningarna.

Arbetsordning eller styrelsepolicy En arbetsordning är ett dokument som oftast antas av styrelsen.

Arbetsordningen är de förtroendevaldas egna överenskommelse om ansvarsfördelning, rutiner och möten och omfattar ofta

30

I FÖRENING

styrelsen, valberedningen och revisorernas uppdrag. Se över dokumentet årligen och revidera under året om förutsättningarna ändras!

Dagordningar och protokoll Se till att alla som behöver får tillgång till styrelsens dagordningar och justerade protokoll. Välj en metod som passar er, via mail, en gemensam databas eller som papperskopior i en pärm i er lokal. Se till att alla i styrelsen får tillgång till informationen och har möjlighet att hålla sig à jour med vad som beslutats.

Om ni har en stor verksamhet med många aktiviteter och många olika beslut kan det vara klokt att du som ordförande inför en beslutslista där alla beslut från protokollet bryts ut i en egen lista där det tydligt framgår vad som beslutats, när det ska vara genomfört och vem som är ansvarig.

Föreningens kultur De flesta föreningar har oskrivna regler och lagar, ett eget ”så gör vi här” eller ”så har det alltid varit”. Det kan vara ett önskvärt, kreativt och tillåtande klimat eller en negativ kultur som skapar osäkerhet och konflikter. Oavsett vilket är det viktigt att känna till det oskrivna regelverket för att förstå hur verksamheten fungerar och för att kunna driva en utveckling eller förändring i föreningen. Att skapa ett gott klimat är kanske en av de viktigaste uppgifterna för dig som ordförande och det kräver ett medvetet och långsiktigt arbete.

Din egen agenda Du har säkert en egen bild av vad du vill åstadkomma som ordförande, vad som är föreningens viktigaste uppgift och hur du vill använda din tid som förtroendevald. Sätt mål för ditt eget arbete och se till att dela dina tankar med den övriga styrelsen.

Dolda agendor är sällan lyckosamt för ideella föreningar.

Ordföranden

31

Omvärldens krav Om er förening bedriver verksamhet som vänder sig till fler än era medlemmar kommer ni troligtvis att omfattas av en rad regelverk och krav från omginingen. Det kan vara bankens eller Skatteverkets krav på underlag som styrker firmatecknare, livsmedelslagstiftning om ni bedriver caféverksamhet eller kanske brandskyddsregler som kommunen kräver att ni följer om ni till exempel äger ett hus. Ta reda på vad som gäller just er och skapa rutiner för uppföljning och dokumentation.

Protokoll Verksamhetsplan & budget Policys Arbetsordning Reglemente Stadgar

Så styr du föreningen Årsplanering Planera årets verksamhet i god tid! Avsätt utrymme på ert första styrelsemöte. Om styrelsen har nya ledamöter se till att alla får presentera sig och berätta vad de har för tankar med sitt uppdrag. Använd blädderblock eller whiteboardtavla och skissa gemensamt upp de aktiviteter, verksamheter och möten ni ska genomföra under året enligt verksamhetsplanen och era egna önskemål.

32

I FÖRENING

Planera in årets styrelsemöten och eventuella medlemsmöten, kom överens om när och var ni träffas. Det är viktigt att alla som ska ha tillgång till handlingar, dagordningar och protokoll med mera vet var de hittar dessa. Skapa rutiner för era gemensamma dokument.

Kontakt med övriga förtroendevalda Du som ordförande har ett ansvar att samordna arbetet mellan styrelsen, valberedningen och revisorer. Stäm av i början på verksamhetsåret hur och när revisorer och valberedning vill ha insyn i styrelsens arbete, när de vill ha protokoll samt tillgång till föreningens räkenskaper. Bjud gärna in valberedare och revisorer att närvara under ett styrelsemöte och avsätt tid att fika tillsammans eller möjlighet för valberedningen att träffa de olika styrelseledamöterna enskilt i samband med mötet. Du kan som ordförande alltid använda valberedningen som bollplank om du vill diskutera styrelsens utmaningar, om du stöter på konflikter i styrelsen eller om du skulle vilja ha in ny kompetens i styrelsen.

Att leda bra möten Om ordföranden lägger upp en plan för arbetet blir det enklare för de övriga ledamöterna att göra ett gott jobb, och styrelsen kan koncentrera sig på verksamheten istället för att fastna i ändlösa diskussioner om hur man ska jobba och vem som ska göra vad. Särskilt om du har flera nya ledamöter utan större erfarenhet av föreningsarbete är det viktigt att du har en tydlig och förutsägbar struktur.

Förbered mötet Se till att en kallelse till styrelsemötet, med dagordning och eventuella beslutsunderlag går ut senast en vecka innan mötet.

Om ni har ett arbetsutskott förbereds oftast beslutsunderlagen

Ordföranden

33

här innan de går vidare till styrelsen för beslut. I en styrelse utan arbetsutskott kan det vara bra att göra en kort avstämning med sekreterare och kassör innan du sätter dagordningen. Har de några särskilda punkter de vill lyfta?

Skriv dagordningen och gärna några rader som förklarar vilka frågor som ska avhandlas. Om du har ett färdigt förslag till beslut kan även detta skrivas ut direkt i dagordningen eller i ett bifogat beslutsunderlag. Om du har en diskussionslysten styrelse där mötena lätt drar ut på tiden kan det vara en bra idé att tidsätta de olika punkterna på mötet så att ni hinner hela agendan innan midnatt.

Enklast är att skicka dagordning och möteshandlingar via mail och be om synpunkter på dagordningen så att du hinner förbereda eller komplettera till mötet. En grundsten i ett demokratiskt styrelsearbete är att hela styrelsen har tillgång till samma information.

Att leda styrelsemötet Skapa ett gott klimat på era möten! Tänk som en regissör och välj lokal, eventuell förtäring och tidpunkt som passar. Valet av plats och möblering påverkar mötet mer än du tror, ett pampigt styrelserum med ett stort bord där styrelsen sitter långt ifrån varandra kommer att ge en mer formell ton än om ni är hemma hos varandra, sitter på café eller i er egen lokal. Fundera över vilket klimat du vill skapa och välj plats efter detta.

Se till att alla blir sedda och kommer till tals under mötet.

Om du har ledamöter i styrelsen som gärna pratar mycket kan du använda dig av olika metoder för att fördela ordet, till exempel göra en runda där var och en får 3 minuter att yttra sig kring en viss fråga, eller dela en stor styrelse i bikupor.

Var inte rädd att sätta upp spelregler för hur och när ledamöterna får diskutera. Var tydlig med vilken fråga ni diskuterar, hur lång tid ni har avsatt för denna fråga och om det är en dis-

34

I FÖRENING

kussionspunkt, informationspunkt eller beslutspunkt. Använd dig gärna av en talarlista.

När ni kommer till beslut, formulera tydligt förslag till beslut och fråga styrelsen om de kan besluta enligt förslaget. Det är viktigt med tydlighet i vilka beslut ni faktiskt fattar. Det är en träningsak att formulera klara och tydliga förslag och ingen kräver att det ska vara perfekt, det viktiga är att du tar det lugnt och ser till att din styrelse hänger med på vad de har att ta ställning till. Stäm av med sekreteraren så att rätt formulering kommer med till protokollet.

Efter mötet Kom överens med sekreteraren om hur och när protokollet ska justeras och när det justerade protokollet finns tillgängligt för styrelsen. Ett smidigt arbetssätt är att sekreteraren mailar ojusterat protokoll till ordförande och justerare senast en vecka efter styrelsemöte. När dessa justerat protokollet mailar sekreteraren vidare detta till hela styrelsen eller laddar upp det på en gemensam databas samt arkiverar underskrivet pappersoriginal med eventuella bilagor i en pärm.

Telefon och webkamera Styrelsemöte via telefon eller webkamera är ett gott alternativ om ni bor långt ifrån varandra eller har några få frågor att avhandla. Det genomförs som ett fysiskt möte men kräver större disciplin på talarordning och tydliga beslutsunderlag.

Mail och sociala medier Om det passar er verksamhet och ni ha många olika frågor att hantera kan diskussion och avstämningar mellan styrelsemöten, via mail, sociala medier eller gemensamma databaser, vara ett bra alternativ. Glöm inte att samma spelregler gäller här som på de fysiska styrelsemötena. Alla ska ha tillgång till all informa-

Ordföranden

35

tion, utrymme att komma till tals, tydlighet i förslag till beslut och möjlighet att ställa sig bakom, eller motsätta sig förslaget.

Jag, en ordförande Reflektera över ditt ledarskap Fundera över följande frågor: Tycker du att du hittat formen för din styrelse eller finns det områden där du skulle vilja få till en utveckling? I så fall: ■■

Hur skulle du vilja att det var?

■■

När och hur ska du starta en förändring?

■■

Har ni bra styrelsemöten?

■■

Har styrelsens ledamöter tydliga uppdragsbeskrivningar?

■■

Vet styrelsen vilka befogenheter de har mellan mötena?

■■

Hur följer ni upp beslut som fattats?

■■

Har ni roligt i styrelsearbetet?

■■

Har medlemmarna tillräcklig insyn i styrelsens arbete?

Skaffa dig ett bra bollplank. Det kan vara valberedningen eller kanske en tidigare ordförande i din förening eller i en annan förening. Diskutera frågor du är osäker på, hur du ska hantera eventuella konflikter i styrelsen eller andra utmaningar föreningen står inför.

Fundera också över hur din ledarstil påverkar styrelsen. Det är ditt arbete att se till att samordna, driva på arbetet och samtidigt se till att styrelsen mår bra. Detta kan göras på många olika sätt! Är du en vallhund, knähund eller ensamvarg? Ibland kan du behöva utmana din egen ledarstil och anpassa dig efter den situation som arbetet befinner sig i. I ett skede kan det vara extra viktigt att få med dig alla, i ett annat skede att sätta tydliga ramar eller att ta en konflikt med någon som stör arbetet.

4 ”Xxxxxx Xxxxxxxxx xxxxxxxxväxa xxxxx.

Xxxxx xxxx xx xxxx xxx ”Sekreteraren är ofta xxxxx den som för föreningens äxxxxxx xxxx protokoll och den som xxxxx.” texter.” skriver

37

Sekreteraren Vad gör en sekreterare? Måste verksamhetsberättelsen följa en viss mall? Varför vill banken ha protokoll? Vad betyder konstituerande?

Ska vem som helst få se protokollen? Är det din uppgift att skriva insändare och uppdatera hemsidan?

Sekreterarens uppgift Sekreteraren är ofta den som för föreningens protokoll och den som skriver texter, medlemsblad och håller i arbetet med att skriva verksamhetsplan och verksamhetsberättelse.

Om det inte finns en särskild ledamot på sekreterarmandat kan uppgiften att skriva protokoll cirkulera bland ledamöterna.

Då är det extra viktigt att det finns en mall för hur protokollet skrivs så att det får ett likartat utseende varje gång.

I föreningar med anställd personal kan sekreterararbetet utföras av en verksamhetsledare eller tjänsteman med organisationsansvar.

Sekreterarens arbetsuppgifter är att: ■■

Skriva protokoll på styrelsemöten.

■■

Se till att protokollen blir justerade.

■■

Se till att protokollen blir distribuerade till styrelsen, val-

■■

Föra vidare information från styrelsen till medlemmarna,

beredningen och revisorerna. till exempel med protokoll, protokollsammanfattningar och medlemsbrev.

■■

Arkivera justerade protokoll och andra originalhandlingar.

■■

Sammanfatta och skriva verksamhetsplan och verksam hetsberättelse.

38

I FÖRENING

Vad är ett protokoll?

Protokollen utgör en ryggrad i styrelsens arbete och har flera olika funktioner. Det fungerar som ert kollektiva minne när ni fördelar arbetet och hjälper er komma ihåg vad ni gjorde sist. Ni kan alltid gå tillbaka till protokollet när ni undrar över vad ni egentligen pratade om på majmötet eller vem som var ansvarig för att laga taket. Protokollet är också ert fönster mot medlemmarna. När valberedning och revisorer vill följa styrelsens arbete är protokollen en viktig källa för information och insyn.

Protokollet har också en juridisk funktion och kan fungera som en överenskommelse kring vem som har rätt att företräda föreningen det vill säga teckna föreningens firma, eller hur ni delegerar arbetsuppgifter.

Styrelsen har ett gemensamt ansvar för de beslut som fattas.

Därför är det viktigt att protokollen tydligt redovisar vem som fanns med på mötet, vad som beslutades och om någon reserverade sig mot beslutet. Om något i efterhand går snett är det viktigt att allt är rätt nedtecknat på mötet så att ni kan gå tillbaka och se vad ni faktiskt beslutade.

Protokollets uppbyggnad På varje protokoll bör det framgå när och var mötet hölls och vilka som fanns närvarande. Det ska också gå att utläsa vilket möte i ordningen det är, till exempel styrelsemöte nummer 6–2016 eller med hjälp av löpande numrering av punkterna, dv s om det första styrelsemötet avslutas med § 8 Avslut startar möte nummer två med § 9 Öppnande. Detta för att inget protokoll ska falla mellan stolarna eller att styrelsen har ”hemliga” möten mellan de ordinarie.

Det blir också lättare att läsa protokollen i efterhand om de följer samma mall. Ett förslag:

Sekreteraren

39

Styrelsemöte nr 3-2017 Datum: 2017-06-20 Tid: 19–21 Plats: Lilla mötesrummet Närvarande: Marco, Per, Natalia, Kalle, My Förhinder: Micke § 1

Öppnande

§ 2 Val av mötesfunktionärer § 3

Fastställande av dagordning

Titta på er förenings protokoll och jämför gärna med protokoll från en annan förening. Arbeta fram en mall som passar just er förening. Det ser snyggare ut och ni undviker att tappa viktiga punkter som gör protokollet oanvändbart i efterhand.

Det är också bra om paragraferna följa samma ordning vid varje möte, till exempel: Inledande punkter:

Aktuella ärenden:

§ 1

Öppnande

§ 8

Beslutsärende

§ 2

Val av justerare

§ 9

Beslutsärende

§ 3

Fastställande av

§ 10 Beslutsärende

dagordning

§ 11 Beslutsärende

§ 4

§ 12 Diskussionspunkt

Föregående

mötesprotokoll

§ 13 Övriga frågor

Fasta punkter:

Avslut:

§ 5

Runda för rapporter

§ 14 Nästa möte

§ 6

Ekonomirapport

§ 15 Avslut

§ 7

Personalärenden

40

I FÖRENING

Var noga med att följa dagordningen när du skriver protokoll.

Använd samma rubriker och ändra inte i numreringen av punkterna. För gärna korta anteckningar från en viktig diskussion och avsluta punkten med att tydligt beskriva vad ni sedan beslutade. Förslagsvis: § 9 Sommarfesten Styrelsen diskuterade upplägg av sommarfesten. Plats och mat fungerade bra förra året men det skulle vara roligt med fler besökare.

Styrelsen beslutade: att Maja annonserar i tidningen senast

en månad före festen

att Marco lägger ut inlägg om festen i

sociala medier under maj månad

Det är viktigt att det alltid framgår vad som beslutades, vem som blev ansvarig och när beslutet ska vara verkställt. Om ni har långa styrelsemöten och omfattande verksamhet kan det vara klokt att föra över allt som beslutats i en särskild beslutslista.

Ta fram några av din förenings tidigare protokoll, gärna några av de som du själv har skrivit. Titta på dessa och fundera över: ■■

Framgår det av protokollet vilken förening det rör, var och när mötet hölls och vilka som fanns med på mötet?

■■

Hur tas ärendena upp? Är dagordningen indelad i olika grupper av frågor?

■■

Har ni fasta punkter som är återkommande vid varje möte?

■■

Är det lätt att hitta i protokollet?

■■

Hur justeras och undertecknas protokollet?

■■

Har ni, eller skulle ni behöva, en innehållsförteckning?

■■

Använder ni er av bilagor? Och i så fall hur ser hänvisningarna till dessa ut?

■■

Kommer någon som inte var med på mötet att förstå?

Sekreteraren

41

Vem ska läsa protokollet?

Styrelsen Protokollet är i första hand styrelsens egna minnesanteckningar.

Se till att det finns med så mycket information att ni kommer i håg vad ni pratade om och vad ni beslutade. Om ni vid något möte har en djupare diskussion eller gör ett visionsarbete kan det vara klokt att lägga minnesanteckningarna från diskussionen som en bilaga till protokollet så att ni inte glömmer kloka idéer men samtidigt kan hålla protokollet kort.

Revisorerna Föreningens revisorer granskar inte bara föreningens räkenskaper utan också hur styrelsen agerat. I protokollen måste framgå vem eller vilka som har behörighet att teckna avtal, göra inköp och attestera fakturor. Det är också viktigt att det tydligt framgår vilka beslut som fattats och om någon reserverat sig vid beslutet.

Valberedningen Valberedningen har i uppgift att förbereda val av styrelse så att det blir en väl sammansatt grupp med rätt kompetens. Vilka närvarade vid mötet? Fanns det olika åsikter? Hur fördelas arbetsuppgifterna? Skriv så tydligt att även den som inte var med på mötet kan följa er tankegång!

Medlemmarna Beroende på vilken verksamhet ni har, hur stor föreningen är och hur engagerade medlemmarna är kan ni välja att skicka ut hela det justerade protokollet eller att göra en kortare populärversion, en protokollssammanfattning, till medlemmarna. I en del föreningar skriver ordföranden eller sekreteraren ett kort medlemsbrev eller mail efter styrelsemötet där man kort lyfter viktiga frågor som avhandlats på styrelsemötet.

42

I FÖRENING

Bank, kunder, leverantörer och myndigheter Protokollet har även en juridisk funktion i att tala om vem som är föreningens firmatecknare, det vill säga får föra föreninges talan, teckna avtal, göra inköp och så vidare. Fullständigt namn och personnummer bör framgå.

Eftervärlden Glöm inte bort att äldre protokoll är en fantastisk källa för eftervärlden. Tänk på att skriva så utförligt att din text är begriplig, se till att bilagor kommer med i hanteringen och att era protokoll arkiveras på ett säkert sätt!

Justera protokollen Den största utmaningen med protokoll är inte att få dem skrivna utan att få dem justerade, insorterade i pärmen och utskickade.

Att få protokollen justerade är viktigt för att besluten ska bli rätt och att revisorn ska kunna se att ni fattat beslut om de uppdrag som styrelsen har. Att ordförande och justerare godkänt det du skrivit och att du uppfattat beslut rätt är en trygghet för dig som sekreterare Ett vanligt förfarande är att du mailar över det ojusterade protokollet till ordförande och justerare direkt efter, eller senast en vecka efter styrelsemötet. Justerare och ordföranden läser igenom, gör eventuella ändringar och skickar sedan tillbaka protokollet till dig.

När alla är nöjda skriver du ut och ser till att få originalet undertecknat. Sedan scannar du protokollet så att du kan skicka ut det till styrelsen, valberedningen och revisorerna, alternativt lägga det på en gemensam digital databas. Sätt också in originalet i en pärm för arkivering. Ett annat enkelt sätt om ni inte har en så stor verksamhet är att ta med protokollet till nästa styrelsemöte, gå igenom det gemensamt i styrelsen och därmed justera det på plats.

Sekreteraren

43

Arkivering Spara styrelseprotokoll med bilagor, protokoll från årsmöte och andra medlemsmöten, beslutad budget, verksamhetinriktning, aktuella stadgar, arbetsordning med mera i en pärm på en plats som är tillgänglig för styrelsen under året. När året närmar sig sitt slut är det enkelt för dig att sammanfatta verksamheten i en verksamhetsberättelse och utifrån denna göra ett förslag till verksamhetsplan för kommande år. När året är avslutat är det din uppgift att samla alla dokument i ett arkiv, där också föreningens räkenskaper, fotografier och andra handlingar hör hemma.

Organisera arkivet så att det är lätt att hitta, år för år. Se till att arkivet hålls torrt, mörkt och svalt så att ni inte riskerar mögel eller solskador. Använd aldrig tejp, klister eller metallgem och undvik plastfickor då de riskerar att skada pappret. Om ni har en förening med mångårig, omfattande dokumentation behövs ett register över vad som finns i ert arkiv. Var noga med att bara spara originalhandlingar så att inte kopior tar upp plats i onödan!

Sekretess I vissa föreningar bedrivs verksamhet som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt, till exempel i föräldrakooperativ och kvinnojourer. Se till att skriva protokollet så att ni inte riskerar att lämna ut information som omfattas av tystnadsplikt. Detta gäller även om ni har anställd personal eller om det kommer upp ärenden med obetalda skulder med mera där ni inte bör lämna ut personliga uppgifter i protokollet. Om ni för er egen skull behöver beskriva en händelse med känsliga uppgifter bör ni lägga detta i en protokollsbilaga som inte lämnas vidare, annat än till styrelse och revisorer, och i protokollet enbart beskriva vilket beslut som fattats i frågan. Detta gäller också om ni har verksamhet som kan betraktas som ”företagshemligheter” till exempel förhandlar med en annan aktör.

44

I FÖRENING

I övrigt bör protokollet betraktas som öppet, det är ju medlemmens sätt att få insyn i verksamheten. Viktigt är att du som sitter i styrelsen kommer i håg att du är vald i förtroende av medlemmarna och ska kunna vara öppen med vad ni arbetat med i styrelsen.

Hur skriver du?

Fundera över ditt eget språk. Använder du många ord eller är du helst kortfattad? Läs igenom några av de protokoll du skrivit och rannsaka din text: ■■

Använder du förkortningar som kan vara svåra att tyda?

■■

Använder du slang eller uttryck som blir obegripliga för den som läser texten om några år?

■■

Är det lätt att följa med i diskussion och beslut?

■■

Är du bra på att sammanfatta en lång diskussion?

■■

Fråga gärna dina styrelsekamrater om vad de tycker!

5 ”Kassören ansvarar för att det finns en budget och rapporterar löpande hur den efterföljs.”

47

Kassören Det är lätt att tro att kassören ensam är ansvarig för hela föreningens ekonomi men kassören ansvarar endast för att förvalta ekonomin i styrelsen. Det är hela styrelsen som gemensamt är ansvarig för att ekonomin sköts enligt föreningens stadgar!

Ansvar i ekonomifrågor – så hänger det samman I förvaltningen av ekonomin ingår att kassören avger ekonomisk rapportering till sin styrelse så att styrelsen har all nödvändig information för att kunna fatta beslut om till exempel intäkter, investeringar, kostnader och lån. Här är det viktigt att kassören och övriga medlemmar i styrelsen tillsammans kommer överens om hur rapporteringen ska gå till, hur ofta rapporteringen ska ske, vilka punkter som ska redovisas och på vilket sätt föreningens ekonomi ska presenteras för att resten av styrelsen ska kunna få en bra överblick. Kassören ansvarar även för att det finns en budget framtagen och rapporterar löpande hur den efterföljs.

Föreningen kan ha externa och interna revisorer som granskar verksamheten och föreningens ekonomi. En extern revisor är en person utanför föreningen, ofta en auktoriserad revisor som jobbar för en revisionsfirma, och en intern revisor är en medlem i föreningen. Revisorerna ansvarar för att granska styrelsens arbete och kontrollera att allt går rätt till i föreningen. Det gör de bland annat genom att ta del av protokoll från styrelsemöten och medlemsmöten, gå igenom föreningens räkenskaper och bokföring samt att vid årets slut skriva en revisionsberättelse där de antingen rekommenderar eller avråder att styrelsen får ansvarsfrihet. Men det är bara medlemmarna som kan besluta om ansvarsfrihet vilket sker under årsmötet.

48

I FÖRENING

Ofta har kassören och den övriga styrelsen inte så mycket samarbete med revisorerna under årets lopp, men det kan vara till stöd, för både styrelsen och revisorerna, att löpande stämma av och informera varandra om vad som händer i föreningen.

Kassörens löpande arbete Kassören har ett förtroendeuppdrag i styrelsen som innebär att för medlemmarnas räkning ta hand om föreningens ekonomi på bästa sätt. Det är ett av de mest krävande uppdragen i styrelsen och samtidigt en stimulerande och intressant roll! Det är inget som säger att kassören inte i sin tur kan delegera uppgifter till andra medlemmar i styrelsen eller föreningen, men det är kassörens ansvar att uppgifterna blir utförda. Exempel på kassörens arbetsuppgifter är: ■■

Sköta medlemsregister.

■■

Ansvara för handkassa.

■■

Betala räkningar.

■■

Betala ut medlemmars utlägg.

■■

Skicka fakturor.

■■

Stämma av att fakturor och medlemsavgifter betalats.

■■

Stämma av konton.

■■

Göra bokföring.

■■

Upprätta ekonomiska rapporter.

■■

Ta fram och följa upp budget.

■■

Följa upp föreningens likviditet.

■■

Upprätta bokslut.

■■

Söka bidrag.

■■

Deklarera och betala skatter.

■■

Om personal finns: Sköta löner och inbetalningar av skatter och arbetsgivaravgifter.

Som kassör är det viktigt att ha alla underlag och dokument i god ordning och att löpande sköta sina uppgifter, dels för att

Kassören

49

kunna rapportera till styrelsen och för att god bokföringssed kräver det, men också för att inte sitta med hela årets bokföring nätterna innan årsmötet!

Det är också viktigt att tänka på hur föreningens ekonomiska handlingar förvaras, är det i pappkassar på kansliet eller hemma på kassörens köksbord? Oavsett var kassören utför sina arbetsuppgifter så bör det finnas möjlighet att låsa in materialet så att inte obehöriga har tillgång till det. Det är också viktigt att övriga i styrelsen vet var materialet finns och har tillgång till det om kassören till exempel skulle bli sjuk.

Som ny kassör i en förening tar du över alla ekonomiunderlag från tidigare år. Det är viktigt att få en bra överlämning med den tidigare kassören samt att få tillgång till tidigare års bokföring, elektroniskt eller på papper. Så snabbt som möjligt måste du också få tillgång till föreningens konton på till exempel banken, plusgirot och Skatteverket. Det är också bra att stämma av vilka personer som har tillgång till föreningens konton och att avsluta behörigheter för tidigare kassörer och personer som inte längre är förtroendevalda.

Kontakta också gärna föreningens revisorer och etablera en god kontakt. De kan vara till hjälp och stöd i ditt nya uppdrag!

6 ”Valberedningen föreslår vilka personer som ska väljas till föreningens styrelse.”

51

Valberedningen Valberedningen är den grupp av förtroendevalda som förbereder val inför föreningens årsmöten. Att sitta i valberedningen innebär ett stort ansvar och ett noggrant förarbete, det är ett uppdrag som löper under hela året och inte bara veckorna före årsmötet!

Valberedningen finns för att föreslå kandidater till uppdrag inom föreningen, samt noggrant motivera förslagen. Vilka val som ska göras på årsmötet anges i föreningens stadgar men kan också återfinnas i beslut som fattats av tidigare årsmöten.

Valberedningens uppgift Gemensamt för alla valberedningar är att de föreslår vilka personer som ska väljas till föreningens styrelse. I vissa föreningar får styrelsen utse sina roller och fördela ansvar sinsemellan, i andra ska dessa roller föreslås av valberedningen. Titta i stadgar och eventuell arbetsordning eller reglemente vad som gäller för er förening. Även ständigt adjungerade representanter, som representant från Studieförbundet Vuxenskolan, fackliga företrädare eller representanter för personalen kan ibland föreslås av valberedningen.

Valberedningen kan också ha ansvar för att förbereda val av: ■■

Dechargeutskott (verksamhetsrevisorer).

■■

Revisorer, lekmän eller auktoriserade.

■■

Nomineringskommitté.

■■

Ombud till distriktets eller regionens årsmöte och till sam-

■■

Årsmötespresidium, ordförande och vice ordförande samt

arbetsorganisationers årsmöten. årsmötets sekreterare, protokolljusterare och rösträknare.

52

I FÖRENING

Arvoden Om din förening betalar ut arvoden och andra ersättningar till era förtroendevalda blir det ofta valberedningens uppgift att föreslå nivåer för hur mycket som ska betalas ut. Undersök era ekonomiska förutsättningar så att arvoden eller andra ekonomiska ersättningar blir relevanta och ekonomiskt försvarbara.

Val av valberedning Valberedningen väljs av årsmötet men valet av valberedning är nästan aldrig ett val som valberedningen själv föreslår kandidater till. Anledningen är att det är svårt för de som själva sitter i valberedningen att undersöka sin egen lämplighet och att bedöma sitt eget arbete på ett opartiskt sätt. Det är dock viktigt att även förslaget till en ny valberedning blir genomtänkt och väl förberett. Valet av valberedning brukar förberedas av årsmötespresidiet i samråd med föreningens förtroendevalda ledning.

Det kan vara en bra idé att meddela om ni ställer upp för omval eller inte. Det är ofta en fördel om inte hela valberedningen byts ut på en gång. En del föreningar har som policy att låta valberedningen bytas ut efter ett rullande schema. Om valberedningen till exempel består av tre personer brukar en ny ledamot väljas in varje år och den som innehavt uppdraget i tre år är sammankallande sitt sista år i valberedningen.

I större föreningar och riksorganisationer förekommer även en separat nomineringskommitté som har i uppgift att förbereda valet av valberedning. Kriterier kan vara ledamöternas geografiska hemvist eller andra förtroendeuppdrag som till exempelvis ordföranden på läns- eller regionsnivå.

Valberedningens uppdrag Valberedningen behöver ta reda på: ■■

Antal styrelseledamöter enligt stadgarna.

■■

Vilka uppgifter styrelsen har.

Valberedningen

■■

53

Vilka roller som ska väljas på årsmötet, t ex ordförande och kassör.

■■

Övergripande målsättning för föreningen.

■■

Hur den sittande styrelsen fungerar.

■■

Vad som är en bra sammansättning i styrelsen.

■■

När valberedningsförslag ska vara klart inför årsmötet.

Utgå från föreningens stadgar och andra dokument som styr verksamheten, till exempel reglemente eller arbetsordning och om det är möjligt, stäm av med föregående års valberedning.

Vem blir valberedare?

Eftersom valberedningens uppgift är att föreslå vilka personer som ska sitta på vilka poster i föreningen är det viktigt att den består av personer med ett stort kontaktnät, som är utåtriktade och har lätt för att knyta nya kontakter. För att kunna hitta rätt person till rätt plats är det viktigt att du känner till hur arbetet inom föreningen fungerar och vilka krav som ställs på de olika kandidaterna.

Personfrågor är ofta känsliga. Det är viktigt att du har modet att stå för dina åsikter även när de inte är bekväma och att du har en hög integritet, så att de som pratar med dig i förtroende vet att det de säger inte kommer längre än till de andra i valberedningen.

Sist men inte minst bör du som sitter i valberedningen inte kandidera till någon av posterna ni skall förbereda val till.

Valberedningens process och arbetssätt Genom att arbeta strukturerat ser ni till att valberedningens förslag till årsmötet blir väl underbyggda, genomtänkta och motiverade. Syftet är att de personer ni föreslår tillsammans ska ha de kompetenser som behövs för att kunna leva upp till de mål och förväntningar som finns för föreningen.

54

I FÖRENING

De olika stegen för att nå dit är: 1 ) Planera valberedningens arbete och skapa en tidsplan.

2 ) Sätt vilka kriterier som gäller för det olika uppdragen.

3 ) Genomför en utvärdering av den sittande styrelsen.

4 ) Planera nominering och rekrytering.

5 ) Ta emot tips på kandidater från medlemmarna och för-

ankra de förslag ni tänker lägga.

6 ) Var närvarande vid själva valtillfället.

7 ) Avsätt tid för uvärdering och uppföljning.

Planera arbetet Börja ert första möte strax efter årsmötet så att ni på ett tidigt stadium är överens om vilka uppgifter ni har och hur ni skall lägga upp det kommande valberedningsarbetet.

Planering av året Börja med att diskutera och att göra en enkel tidsplan för arbetet. En övergripande analys av föreningens tillstånd och vilka kompetenser de förtroendevalda behöver ha för att leva upp till förväntningarna, kan göras på ett tidigt stadium. Utvärdering av den sittande styrelsen kan vara bra att börja med ungefär i halvtid, det vill säga när det har gått ett halvår. Är ett ordförandebyte eller liknande redan känt så bör den frågan få lite extra tid i planeringen.

Arbetsformerna Börja första mötet med att ta beslut om praktiska frågor, till exempel hur ni ska hantera situationer där ni i valberedningen inte är överens. Målet borde vara att ni ska komma fram till ett gemensamt förslag. Diskutera också vikten av att de samtal ni för om och med olika personer stannar inom valberedningen.

Ni måste kunna lita på varandra och de som talar med er måste vara säkra på att det de säger inte sprids till andra.

Valberedningen

55

Bestäm hur era möten ska vara, träffas ni och gör det mesta ihop eller delar ni upp uppdragen mellan er och rapporterar via mejl.

Beslut Det finns i grunden två olika förhållningssätt till hur frågor hanteras: majoritetsbeslut eller vetorätt.

Vid majoritetsbeslut avgörs frågor där ni är oense helt enkelt genom att ni röstar och den sida som får flest röster vinner.

Fördelen är att även kontroversiella personer har en chans att få ett förtroendeuppdrag. Nackdelen är att det lätt leder till fördjupade motsättningar, där den minoritet som blir nedröstad kan bli missnöjd och i slutänden riskerar att inte känna att de kan stå bakom beslutet.

Vetorätt innebär att det räcker med att någon i valberedningen inte tycker att en person ska föreslås för att det namnet ska falla. Fördelen är att valberedningen har lättare att komma fram till ett gemensamt beslut som alla står bakom helt och fullt.

Nackdelen är att kontroversiella personer väldigt snabbt blir bortprioriterade, även om de är kompetenta.

Om ni väljer att använda vetorätt under ert gemensamma arbete är det viktigt att alla är restriktiva med att använda den och att ni anstränger er extra noga för att inte blanda ihop sak och person.

Kriterier för styrelseledamöter Med utgångspunkt från vad som är bra för föreningen behöver valberedningen få en överblick över vilken kompetens som behövs för att nå de uppställda målen. Tänk dock på att kompetens bara har ett värde när den ställs i förhållande till en uppgift och dess mål. Eftersom kompetens inte alltid går att skaffa sig snabbt är det viktigt att inte tänka kortsiktigt utan göra uppskattningar om hur behovet av kompetens kan komma att se ut

56

I FÖRENING

framöver. I begreppet kompetens ingår kunskaper, färdigheter, erfarenheter, kontakter, värderingar och attityder. Kompetens är alltså långt mer än kunskaper. Det är viktigt att komma fram till en gemensam definition av kompetens, eller olika kompetenser som behövs.

Tankeövning Blunda och tänk på tre personer: ■■

en ordförande.

■■

en banktjänsteman.

■■

en föreläsare.

Vilka personer ser du framför dig? Hade banktjänstemannan en funktionsnedsättning? Var ordföranden en kvinna? Bar föreläsaren huvudduk? Diskutera med övriga valberedningen.

De flesta föreningar strävar även efter att uppnå andra saker, som jämställdhet, mångfald och föryngring. Självfallet kommer kunniga, intresserade personer med samarbetsförmåga högst upp på önskelistan. Titta på hur föreningens medlemsgrupp ser ut, eller vad vision och målsättningar pekar mot, så att föreningen inte missar viktig kompetens för att ni glömde att titta åt alla håll där den kan finnas.

Positiv särbehandling kan också användas för att ”komma i kapp” och skynda på utvecklingen för att få in till exempel fler unga i styrelsen. Genom att låta någon ung gå före någon äldre, som kanske har en bredare kompetens, kan ni snabba på processen med att föryngra styrelsen och också ge möjlighet för den unga att skapa sig kunskap och erfarenhet i styrelsen.

Diskutera med den övriga valberedningen eller styrelsen vad mångfald innebär för er förening. Är det: ■■

olika erfarenheter?

■■

olika personligheter?

■■

olika kön?

Valberedningen

■■

olika ålder?

■■

från olika geografiska platser?

■■

från olika tematiska delar av föreningen?

57

Diskutera också vad en bra sammansättning innebär för just er förening genom att lista vilka önskemål ni har under följande rubriker: ■■

olika kompetenser och erfarenheter.

■■

olika personligheter och drivkrafter.

■■

könsfördelning.

■■

åldersfördelning.

■■

geografisk hemvist.

Utvärdering av de sittande När ni vet vilken kompetens ni söker hos ert framtida lag är det dags att utvärdera den styrelse som sitter idag. Valberedningen behöver inte bara skaffa sig en bild över hur de fungerar som lag utan även vilken kunskap, kompetens och erfarenhet som var och en av ledamöterna har.

Se över vilka poster det är ni ska förbereda val av och ta kontakt med de personer som har dessa förtroendeuppdrag. Ta reda på vilka intresseområden, kunskaper, kompetenser och erfarenheter de har. Ge dem också möjligheter att lämna förslag till hur arbetet kan förbättras. Det är bra om ni deltar på styrelsemöten för att med egna ögon se hur arbetet fungerar.

Ett annat sätt att hålla er informerade om arbetet i styrelsen är att prata med revisorerna. Årsmötet har gett dem i uppgift att granska styrelsen så de borde kunna ge er en preliminär bedömning. Då ni inventerar de förtroendevalda är det också bra att ta reda på hur aktiva de olika personerna har varit och framför allt om någon knappt har deltagit alls. Trots att detta kan kännas jobbigt bör ni kontakta honom eller henne och ta reda på varför.

Om någon har uteblivit nästan helt finns ofta en anledning till

58

I FÖRENING

detta. Ibland kan det vara fullt legitima personliga orsaker som inte bör påverka nästa års möjligheter, andra gånger kan det tyvärr visa sig vara någon som inte har tillräckligt med tid eller engagemang, trots goda förutsättningar i övrigt.

Det är också bra för valberedningen att veta om någon har droppat av för att uppdraget inte var vad personen förväntade sig. Om det händer är det viktigt att höra på vilket sätt den förtroendevalda tycker att verkligheten skiljer sig från den information han eller hon hade då vederbörande tackade ja till uppdraget. Med den kunskapen i bagaget kan ni förhoppningsvis undvika att samma sak sker nästa år.

Det pratas ibland om det heliga omvalets princip men faktum är att det inte finns några förtroendeuppdrag som är på livstid. Därför är er uppgift inte bara att passivt invänta besked från vilka som vill sitta kvar och vilka som väljer att tacka för sig. Er uppgift är att ta fram det bästa laget för er förening. Varje val är bara en mandatperiod och den som varit helt rätt ett år kanske inte passar lika bra under året som kommer. Av samma anledning finns det ingenting som hindrar att någon som var förtroendevald för några år sedan kan bli aktuell igen. Er uppgift är att försöka hitta rätt person till varje uppdrag utan en massa fördomar och skygglappar.

Förslag på intervjufrågor till styrelsen: ■■

Vilken verksamhet planerar ni under året?

■■

Vad tycker medlemmarna att föreningen ska göra?

■■

Hur fungerar styrelsearbetet?

■■

Vad fungerar bra i styrelsearbetet?

■■

Vad kan utvecklas?

■■

Vilka kompetenser saknas i styrelsen för det fortsatta

■■

Vad tycker du att vi ska leta efter för personer på kortare

styrelsearbetet? eller längre sikt?

Valberedningen

59

Nomineringar och rekrytering Att hitta nya kandidater är inte alltid lätt men för en valberedning som arbetar under hela verksamhetsåret ökar möjligheterna. Valberedningsarbetet måste få ta tid, använd er av ett brett nätverk utifrån årsmötet, eventuell personal, aktiva medlemmar, vänner och bekanta.

Ta inte för givet att du kommer ihåg namn på alla intressanta människor du har sett, talat med eller fått rekommenderade under året utan skriv ner deras namn så att ingen glöms bort.

Oavsett hur bra personkännedom och stora kontaktnät ni som sitter i valberedningen har finns det alltid bra personer därute som ni inte redan känner till eller känner. Berätta gärna för medlemmarna att de kan föreslå sig själva. Det är bra att det finns folk som vill bli förtroendevalda och som är beredda att argumentera för varför de tror sig kunna göra ett bra jobb.

När valberedningen träffar kandidaterna är er uppgift att ge dem en så god uppfattning som möjligt om vad uppdraget innebär innan de tackar ja.

Förslag och förankring När alla nomineringar har kommit in och alla intervjuer är genomförda är det dags för nästa steg: att sätta ihop gruppen. Om det finns fler föreslagna kandidater än det antal som ska väljas måste valberedningen avgöra vem eller vilka som ska föreslås.

Utöver kompetens finns det en del praktiska saker att ta hänsyn till. Det är en fördel om det finns mer än en av vardera kön eller mer än en ung person i styrelsen så att den som blir utsedd inte känner sig som ett alibi för jämställdhet eller föryngring.

Att alla de som är aktuella är kunniga och intresserade kan man ta för givet men var noga med att se till att de också har tid att engagera sig så mycket som uppdraget kräver. Förtroendevalda behöver ha tid för möten, förberedelser, egen utbildning, resor, omvärldsbevakning och reflektion.

60

I FÖRENING

Slutligen gäller det att inte tappa bort den bästa gruppen genom att bara jämföra varje kandidat för sig. Det är viktigt att det finns olika kompetenser och roller i styrelsen och att de kompletterar varandra. Även i de fall det inte är valberedningens uppgift att föreslå vem som ska bli till exempel sekreterare, kassör eller utbildningsansvarig i styrelsen är det en fördel om ni har tänkt igenom dessa uppdrag och vet att det finns minst en person bland de föreslagna som är villig att ta på sig detta.

Det kan vara både svårt och känsligt att berätta för någon att den inte kommer med i ert förslag. Det bästa ni kan göra är att respektfullt och ärligt redogöra för vilka kompetenser ni har prioriterat och hur ni har tänkt. Det är viktigt både för den bortvalda personens skull och för er förmåga att förankra ert beslut.

Tänk också på att berätta för den eller de som inte är föreslagna innan ni går ut med ert förslag. Om ni sköter det på ett bra, taktfullt och respektfullt sätt behöver det inte bli allt för dramatiskt eller kännas som ett personligt misslyckande. I grund och botten borde det vara positivt att det finns andra som är villiga och bättre lämpade. Försök också hitta andra möjligheter för personen att bidra på så att det inte blir slutet på den personens engagemang i föreningen.

Tips för att bemöta den som inte blir föreslagen till omval: ■■

Behandla personen som du själv skulle velat bli behandlad.

■■

Se till att valberedningen agerar enigt.

■■

Kontakta personen i god tid före valet.

■■

Ge tydliga, konkreta förklaringar till varför valberedningen vill ändra styrelsen.

■■

Tala om vad personen gjort bra under tiden i styrelsen.

■■

Ge personen möjlighet att själv avsäga sig uppdraget.

■■

Följ upp en första kontakt med ytterligare en eller flera kontakter med personen för att svara på eventuella frågor.

Valberedningen

61

Nästa steg är att skriva ihop ert förslag så att det kan skickas ut tillsammans med möteshandlingarna. Ta inte bara med de olika namnen utan redogör kort för hur ni har arbetat, vilka kompetenser ni anser behövs utifrån den analys ni gjort och lämpliga kriterier på kandidaterna. Skriv också gärna en kort presentation av varje namn och varför just den personen föreslogs. Det räcker med en mening eller två om varje person. Är det fler kandidater än de ni har med i ert förslag bör de kandidaterna också anges i möteshandlingarna.

Valtillfället På mötet ska någon av er i valberedningen föredra ert förslag.

Börja med att berätta hur ni har arbetat under året och hur nomineringsprocessen har sett ut. Det är också ett bra tillfälle att presentera de olika personerna och motivera varför ni har valt just dem, hur ni har resonerat och vilka kompetenser ni har försökt få ihop.

Ibland händer det oväntade saker på ett möte. Skulle någon av de föreslagna personerna ta tillbaka sin kandidatur under mötet bör valberedningen be om en ajournering så att ni kan komplettera ert förslag. Det kan också hända att någon lägger ett motförslag under mötet. Då bör alla i valberedningen vara beredda att gå upp och försvara det förslag ni har arbetat fram, framför allt med argument om en helhet och en grupp som kompletterar varandra.

7 �Revisorerna är en av de viktigaste kontrollmekanismerna i organisationen!�

63

Revisorn Revisionslagen är för de ideella föreningarnas del begränsad till att gälla endast de som är skyldiga att upprätta årsredovisning.

Endast i mycket stora föreningar ställs krav på auktoriserad eller godkänd revisor. I mindre föreningar är uppdraget som revisor oftast ett förtroendeuppdrag och helt ideellt. Även om man i de flesta ideella föreningar kan ha lekmannarevisorer – för vilka det inte finns några formkrav – bör man se till att denna eller dessa uppfyller vissa kvalifikationer.

Revisorn bör: ■■ ■■

vara en person som har förtroende från samtliga intressenter. ha tillräckliga kunskaper i, och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden för att kunna utföra sitt uppdrag. Kraven är naturligt större i en stor förening än i en liten förening med enkla förhållanden.

■■

vara oberoende gentemot föreningsledningen.

■■

vara myndig.

■■

inte vara försatt i konkurs.

Revisorerna väljs på årsmötet och är ansvariga inför detta. De ska: ■■

granska ekonomin.

■■

göra förvaltningsrevision.

Den ekonomiska granskningen består bland annat av: ■■

genomgång och kontroll av räkenskaperna.

■■

inventering av tillgångarna.

■■

kontroll av att de ekonomiska handlingarna förvaras på ett säkert sätt.

■■

kontroll av att gällande kontoplan följs.

64

I FÖRENING

■■

kontroll av att betryggande försäkringar finns.

■■

kontroll av att alla skyldigheter mot samhället fullgjorts.

Förvaltningsrevisionen har främst två syften: ■■

att kontrollera att styrelsen har skött förvaltningen på ett

■■

att undersöka om styrelsens förvaltning stämmer överens

riktigt sätt. med stadgarna, ändamålet i föreningen och föreningsstämmans beslut.

Revisorns uppgift Som revisor har du en viktig uppgift. Medlemmarna i organisationen är beroende av att alla led fungerar, inte minst kontrollmekanismerna, och du är en av de viktigaste kontrollmekanismerna i organisationen! Du garanterar som revisor innehållet i den ekonomiska informationen och årsberättelsen. Som revisor kan du också fungera som ett stöd för styrelsen i föreningen. För att få ett fungerande arbetsklimat är det viktigt att ha kontakt fler gånger under året än just vid revision av årsbokslutet eller underskrift av årsberättelser. Stämningen blir lätt ansträngd och kassören och styrelsen känner sig pressad när man ska bli kontrollerad. Mötet med dig som revisor kan bli mycket mer positivt och vara till hjälp om man har en tätare kontakt.

Att ha god kontroll och en god ordning ger ett gott rykte.

Organisationen är beroende av detta goda rykte för att kunna hålla en god relation till så väl medlemmar och intressenter som bidragsgivare. Ett gott rykte ger också möjlighet till tilldelning av ytterligare bidrag som kan utveckla verksamheten och samtidigt hjälpa bidragsgivaren att nå sitt mål.

Förvaltning Revisorsarbetet är inte bara att granska siffrorna i bokföringen, det är lika viktigt att protokoll är väl förda och finns signerade

Revisorn

65

och att beslut fattats i stadgeenlig ordning. Det är bra om styrelsen beslutat om en delegationsordning som fastställer vem som fattar beslut och inom vilka beloppsgränser beslut får tas.

Finns det protokollförda beslut gällande: ■■

stora utgiftsposter.

■■

delegationsordning.

■■

anställningar eller arvoderingar.

■■

ingångna avtal, framför allt med stora ekonomiska löften.

■■

ekonomisk uppföljning.

■■

beslutsuppföljning.

■■

medlemsförteckning.

Det är tradition att revisorn besöker årsmötet och läser upp revisionsberättelsen och svarar på eventuella frågor.

Ekonomi Alla som sköter ekonomin i mindre föreningar, kretsar och distrikt är inte utbildade ekonomer och boksluten kan bli av varierande kvalitet. Här får du anpassa nivån efter storlek på förening.

En ordnad redovisning som tar fram relevant beslutsunderlag ökar läsvärdet på bokslut och ekonomiska rapporter. Redovisningen skall vara ett instrument för att tidigt upptäcka problem så att man kan förebygga ekonomiska svårigheter. Det är viktigt att styrelsen regelbundet får bra ekonomiska rapporter så att de kan vidta rätt åtgärder i rätt tid.

Bokföringens trovärdighet är också viktig eftersom bokslut skickas in som redovisning och information till bidragsgivare.

Som revisor har du en viktig roll som företrädare för medlemmarna, vilka är styrelsens uppdragsgivare. Det är medlemmarnas medel styrelsen skall förvalta på ett så bra sätt som möjligt ur medlemmarnas perspektiv. Du ska som revisor hjälpa medlemmarna att bevaka sina intressen.

66

I FÖRENING

För att kunna se på den ekonomiska utvecklingen över flera år är det viktigt att det finns en kontinuitet i redovisningen. Detta gör det möjligt att göra jämförelser mellan olika år. Ett bra redovisningssystem visar en riktig bild av föreningen och dess verksamhet.

Att kontrollera: ■■

Finns det projekt?

■■

Finns det någon semesterlöneskuld?

■■

Är lönekostnaden för ej uttagen kompensationstid för

■■

Är ej utbetalade resersättningar och arvoden skuldförda?

■■

Finns det någon preliminär skatteskuld?

■■

Finns det någon skuld avseende sociala avgifter?

■■

Har upptagna fordringar ett reellt värde? Går de att få in?

■■

Vad har föreningen för inventarier? Är de rätt avskrivna?

■■

Är utbetalningar till personal t ex lön, arvode och rese-

personalen skuldförd?

Borde man skriva av några?

räkningar attesterade?

■■

Hur är avvikelserna mot budget?

■■

Hur ser nästa års budget ut?

■■

Är verksamheten ekonomiskt bärande, d v s medlemmar i förhållande till utgifter?

■■

Gör stickprovskontroll på någon månad.

Uppställningar för årsredovisningar är ibland mer eller mindre oläsliga. Ställ krav på att den uppställning du ska granska är begriplig, även för föreningens medlemmar!

Granskning av projekt Projekt är vanligt förekommande i föreningar. Redovisningen av projektmedel ser väldigt olika ut, vissa bidragsgivare kräver särskilda konton, andra ungefärliga redovisningar. Det är också

Revisorn

67

viktigt att ha god kontroll på projektredovisningar för att veta vad som är basen i ekonomin, projektmedel varar ju inte för evigt, så att föreningen inte tecknar sig för kostnader som sedan inte går att finansiera.

Att kontrollera: ■■

Att inte handkassa redovisas som en kostnad.

■■

Är kostnader på projektet hänförbara till detsamma?

■■

Följer redovisningen budgeten i projektansökan?

■■

Redovisas det man sökte projektmedel för?

8 ”Föreningens ekonomi ska vara i god ordning så att medlemmarna kan följa upp verksamheten.”

69

Ekonomi i föreningen Föreningens ekonomi ska vara i god ordning så att medlemmarna kan följa upp verksamheten och styra den mot de mål ni ställt upp, men också för att följa lagar och regler.

Rutiner I varje styrelse bör det finnas en arbetsordning för vad som ingår i de olika styrelseposterna och det bör också finnas en attestrutin som bestämmer vem eller vilka som får godkänna kostnader. Attestrutinen kan ha olika nivåer, kassören kan till exempel ensam få attestera utgifter upp till en viss nivå men för större utgifter kan det krävas att både ordförande och kassör ska attestera.

Det måste också finnas ett beslut om vem eller vilka som är firmatecknare och får företräda föreningen i ekonomiska och juridiska avseenden, till exempel ta ut pengar från banken, teckna avtal och underteckna skrivelser i föreningens namn.

Detta görs vanligen på det konstituerande mötet, direkt efter årsmötet. Ofta är det kassören och ordförande som agerar som föreningens firmatecknare, antingen var och en för sig eller ”i förening”, det vill säga att två måste underteckna för att till exempel ett avtal ska vara giltigt.

Bokföring – så går det till Ofta pratar man lite slarvigt om både bokföring och redovisning i de här sammanhangen. Redovisning är ett vidare begrepp, där bokföring ingår. Bokföring är när du för in uppgifter i en bokföringsbok eller ett bokföringsprogram. Det handlar också om arkivering av uppgifter, avstämning av konton och att ta fram rapporter. Medan framtagning av budget, analys av rapporter och upprättande av bokslut är delar i redovisningen.

70

I FÖRENING

Varför ska man bokföra?

Det mest givna svaret är för att kunna följa upp verksamheten och styra den mot de mål föreningen ställt upp. Men det finns även andra institutioner som kan var intresserade av att se hur föreningens ekonomi mår: ■■

Leverantörer – för att kunna teckna nya avtal eller om ni behöver ha förlängd betalningstid på era fakturor.

■■

Banken – om föreningen behöver låna pengar eller vill ha ett kreditkort.

■■

Skatteverket – när ni deklarerar i inkomstdeklarationen måste föreningen ha ordning på bokföringen.

Det finns också lagar som måste följas vad gäller bokföringen och det är upp till varje förening att se över vilka lagkrav som gäller. Som ideell förening omfattas man av regler i skattelagstiftningen – som att varje år lämna in en särskild självdeklaration eller särskild uppgift till Skatteverket. Föreningen behöver därför bokföra intäkter, kostnader, tillgångar och skulder på ”bokföringsmässiga grunder”. Bokföringsmässiga grunder innebär att intäkter och kostnader ska redovisas det beskattningsår de avser, oavsett när pengarna betalats ut eller kommit in på bankkontot.

Bedriver man näringsverksamhet i sin förening, som inte har en direkt koppling till verksamheten, så är man dessutom bokföringsskyldig enligt lag. En förening kan också ha bestämmelser i sina stadgar som ställer vissa krav på bokföringen. En förening som inte är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen behöver inte följa bestämmelserna i bokföringslagen.

Vad bokför man?

Varje händelse av ekonomisk art, d v s allt det som påverkar ekonomin i föreningen, ska bokföras. Det kan vara att en tillgång/ skuld förändras eller att en intäkt eller kostnad uppstår. Ett kvit-

Ekonomi i föreningen

71

to på 20 kronor är lika viktigt att bokföra som ett kommunalt bidrag på 20 000 kronor.

Bokföringen ska normalt alltid grunda sig på en skriftlig handling, ett underlag. Denna skriftliga handling kallas för verifikation.

Många banker erbjuder idag bokföringsprogram där alla kontohändelser bokförs automatiskt, tänk då på att själva bokföra alla kontanta transaktioner i handkassor och på andra konton som inte omfattas av banken.

När bokför man? Även om de flesta föreningar inte lyder under bokföringslagen så är det en bra regel att följa deras krav på löpande bokföring.

Kassören kan antingen själv lägga upp en plan för bokföringen, alternativt bestämmer styrelsen tillsammans hur ofta en ekonomisk rapport ska presenteras, och därmed får kassören anpassa bokföringen efter den tidsplanen.

Kontoplan För att få en överblick över var föreningens pengar kommer ifrån delar man i bokföringen upp tillgångar och skulder, intäkter och kostnader på olika konton i en så kallad BAS-kontoplan, vilket är en standard som används av såväl svenska företag som föreningar. Dessa konton är uppdelade på 8 grupper.

Nedan följer några exempel på vad som tillhör respektive kontogrupp: Kontogrupp 1–2 tillhör Balansräkningen 1 ) Tillgångar A ) 1200 – Inventarier B ) 1500 – Kundfordringar (ni skickar fakturor) C ) 1600 – Skattekonton D ) 1900 – Bankkonton/handkassor

72

I FÖRENING

2 ) Eget kapital och skulder A ) 2060 – Eget kapital B ) 2440 – Leverantörsskulder (ni betalar fakturor) C ) 2600 – Momskonton D ) 2700 – Personalens skatter & avgifter Kontogrupp 3–8 tillhör Resultaträkningen 3 ) Intäkter (medlemsavgifter, försäljning) 4 ) Utgifter för material/tjänster (som krävs för att bedriva verksamheten/föreningen) 5 ) Övriga externa utgifter A ) 5010 – Lokalhyra B ) 5800 – Resekostnader (tågbiljetter) C ) 5900 – Marknadsföring 6 ) Övriga försäljningskostnader (kortavgifter, representation) A ) 6070 – Representation B ) 6100 – Kontorsmaterial C ) 6200 – Post och telefon 7 ) Personalkostnader 8 ) Finansiella intäkter & kostnader A ) 8990 – Årets resultat

Ha inte för många konton! Det är lätt att bli för detaljerad och dela upp kostnaderna på många olika konton. Utgå från vad som är viktigt för medlemmarna och styrelsen att veta, är det hur mycket pengar som har lagts på inköp av pennor eller är det hur mycket kontorsmaterial i allmänhet har kostat föreningen? Är det någon särskild post som du vill hålla koll på, kostnad eller intäkt, skapa ett eget konto för just den posten!

Dubbel bokföring Varje transaktion bokförs på minst två konton, det kallas kontering. På så vis får man bättre överblick av sin ekonomi. Man

Ekonomi i föreningen

73

vill veta inte bara varifrån pengarna har betalats in eller ut utan också varför, vad kostnaden eller intäkten handlar om.

Oavsett om föreningen har ett bokföringsprogram, ett exceldokument eller en kassabok att föra transaktionerna i så görs det enligt samma princip. Varje verifikat bokförs i både debet och kredit och summan ska alltid bli densamma i varje kolumn.

Se exempel på bokföring nedan: VERIFIKAT DATUM KONTO

DEBET

1

KREDIT

3010 Medlemsavgift

.

500 . 500

2

1930 Bankkonto

.

4010 Material

940

1 000 .

6052 Porto

60

.

3

1910 Handkassa

. 15

6980 Möteskostnader

15

.

.

50 000 .

21/3

23/3

23/5

4

1910 Handkassa

26/10 1930 Bankkonto

2300 Återbetalning

50 000

Känner man sig osäker på vilken summa som ska föras in i debet respektive kredit så är det bra att ha som tumregel att ”följa pengarna”, det vill säga betalas det in eller ut på till exempel bankkontot? Betalas det in så ska beloppet anges i debet (se verifikat 1 i exemplet), betalas det ut så ska beloppet anges i kredit (se verifikat 2 i exemplet).

Det kan ibland tolkas som att debet alltid är plus och kredit alltid är minus men det beror på vilket kontoslag det är:

74

I FÖRENING

■■

En tillgång ökar i debet och minskar i kredit (kontogrupp 1)

■■

En skuld minskar i debet och ökar i kredit (kontogrupp 2)

■■

En intäkt minskar i debet och ökar i kredit (kontogrupp 3)

■■

En kostnad ökar i debet och minskar i kredit (kontogrupp 4–7)

Är man osäker på hur ett verifikat ska bokföras finns det särskilda observationskonton (konto 8990) som man tillfälligt kan använda sig av under tiden man tar reda på hur posten ska bokföras. När året är slut måste man ha korrigerat alla poster på observationskontot. Det får inte finnas några sådana oklara poster kvar i bokslutet.

Fel blir det ibland och då får man rätta sina verifikat i efterhand. När man gör en rättelse ska det tydligt framgå vilket verifikat rättelsen avser och varför man gör rättelsen. Det är också viktigt att notera på det verifikat man rättar att det finns en rättelse längre fram i bokföringen och rättelsens verifikatnummer, annars är det lätt hänt att man rättar samma fel flera gånger!

Man får aldrig bara ta bort eller stryka en felaktig verifikation.

Det finns två arbetssätt att bokföra verifikationer. Om föreningen omsätter mindre än 3 miljoner får man använda kontantmetoden. Det innebär att intäkter och kostnader bokförs när betalningen sker. Vid räkenskapsårets utgång måste dock alla obetalda skulder och fordringar som tillhör det året bokföras.

Fakturametoden innebär att man bokför fakturorna när de skickas ut (kundfakturor) eller när de kommer in (leverantörsfakturor). Sedan bokförs betalningen separat när den utförs. Skillnaden mellan metoderna är endast tidpunkten för bokföringen.

Balans- & resultatrapport När månaden är slut och bokföringen är gjord tar man ut en sammanställning över alla ekonomiska händelser i föreningen, en balans- och resultatrapport. Rapporten är uppdelad i två delar, den första heter balansräkning och innehåller alla föreningens

Ekonomi i föreningen

75

tillgångar och skulder och visar balansen dem emellan vid en viss given tidpunkt. Här finns också föreningens eget kapital redovisat, det är skillnaden mellan en förenings tillgångar och skulder.

Summan av tillgångarna och summan av eget kapital och skulder måste vara lika stora i varje balansräkning!

Den andra delen av rapporten kallas för resultaträkningen och det är en uppställning av en periods intäkter och kostnader med resultatet (vinsten eller förlusten) längst ner. En resultaträkning presenterar alltid vad som hänt i föreningen under en viss tidsperiod, till exempel under 1 månad eller 1 år.

Det finns mallar för hur en balans- och resultaträkning bör vara uppställd och de följer då numreringen i BAS-kontoplanen.

Gemensamt för resultaträkningar är att de börjar med intäkterna. Sedan kommer olika typer av utgifter och sist resultatet (vinsten eller förlusten). Ibland visar man också resultat efter olika kostnadsgrupper, till exempel bruttovinst.

Det är vanligt att man i resultaträkningen har en kolumn för jämförelse med föregående tidsperiod eller med budgeten.

Bokslut Att göra bokslut handlar om att avsluta den löpande bokföringen för ett räkenskapsår och göra olika bokslutsdispositioner, till exempel periodiseringar, avskrivningar, lagerförändringar och nedskrivningar. Därefter får man fram årets resultat. Ofta innebär bokslutsarbetet även en avstämning och kontroll av att bokföringen som gjorts under året är korrekt och att man gör nödvändiga rättelser i de fall misstag gjorts eller felaktigheter hittas.

Beroende på föreningens storlek och verksamhet finns det olika krav på hur bokslutet ska upprättas. De flesta mindre föreningar behöver endast ta fram ett förenklat årsbokslut som innehåller en balans- och resultaträkning för hela året. Det finns färdiga mallar för förenklade årsbokslut att tillgå på Skatteverkets hemsida.

76

I FÖRENING

Bokslutet består ofta av två delar, förutom den ekonomiska berättelsen i form av ett förenklat bokslut kan bokslutet innehålla en verksamhetsberättelse som beskriver föreningens aktiviteter och händelser under året.

Bokslutet ska granskas av föreningens revisorer och fastställs slutligen på årsmötet tillsammans med hur årets resultat ska disponeras. Då först anses det föregående året vara avslutat.

Bokslutsdispositioner Som vi tidigare skrivit ska intäkter och kostnader redovisas det beskattningsår de avser, oavsett när pengarna betalats ut eller kommit in på bankkontot. Det innebär att man vid bokslutet behöver göra verifikationer på upplupna intäkter och kostnader.

För det använder man särskilda balanskonton: ■■

1700 – förväntade intäkter och förutbetalda kostnader

■■

2900 – förväntade kostnader och förinbetalda intäkter Här följer några exempel på sådana bokslutsdispositioner.

31/12 förskottshyra som avser januari men som betalas i december.

VERIFIKAT DATUM KONTO

DEBET

65

. 1200

31/12 1930 Bankkonto

1710 Förutbetald hyra

1200

KREDIT

.

Medlemsavgiften för nästkommande år betalas i december.

VERIFIKAT DATUM KONTO

DEBET

KREDIT

66

1200

.

31/12 1920 Plusgiro

2991 Förbetald medlemsavgift

1200

Ekonomi i föreningen

77

När det nya året startas behöver en motsvarande korrigering göras av de upplupna intäkterna och kostnaderna.

VERIFIKAT DATUM KONTO

DEBET

1

1710 Förutbetald hyra

. 1200

5010 Hyra

1200

.

VERIFIKAT DATUM KONTO

DEBET

KREDIT

2

1200

.

1/1

1/1

2991 Förbetalda

KREDIT

medlemsavgifter .

3010 Medlemsavgift 1200

Om föreningen har gjort en vinst kan föreningen beskattas, beroende på vilken typ av förening det är. En allmännyttig ideell förening beskattas inte för medlemsintäkter och sådana intäkter som har ett naturligt samband med verksamheten, som till exempel försäljning av studiematerial och t-shirts eller intäkter som behövs för att driva och finansiera föreningens verksamhet, till exempel lotterier, insamlingar och arrangemang.

Budget En budget är en prognos över framtida planerade ekonomiska händelser som rör resultaträkningen, både intäkter och kostnader, och sträcker sig ofta över ett år. Budgeten är ett viktigt verktyg i arbetet att styra föreningens ekonomi, det vill säga att stämma av verkligt resultat med det planerade resultatet och utifrån det fatta relevanta beslut. Föreningen får på det sättet större kontroll över hur man ska fördela sina ekonomiska resurser.

78

I FÖRENING

För enkelhetens skull bör budgeten stämma överens med de konton som presenteras i föreningens resultaträkning så att det är lätt att följa upp den.

Likviditet Likviditet är måttet på föreningens kortsiktiga betalningsförmåga. Har man möjlighet att betala sina skulder i tid är man likvid. Ibland behöver man göra en likviditetsbudget utöver den vanliga budgeten för att se att man kommer att ha möjlighet att betala sina räkningar när de inkommer eller för att planera för när det är lämpligt att göra större inköp.

Projekt Många föreningar arbetar med verksamhet i projektform. Innan föreningen lämnar in en större projektansökan är det viktigt att göra en noggrann riskbedömning av projektet. Har ni tillräcklig stabilitet i er organisation för att klara av att genomföra projektet? Vad händer om det dröjer med utbetalning av projektmedel? Vad händer om ni inte uppfyller projektredovisningen och inte får hela det sökta beloppet? Se till att styrelsen avsätter tid för att diskutera igenom olika scenarion!

Finns det en extern bidragsgivare har denna ofta egna krav på redovisningen. Se till att alla som arbetar med projektet vet vad som gäller för utgifter, dokumentation med mera i projektet. Projektet ska ha en separat ekonomi för att inte ordinarie verksamhet ska finaniseras med projektmedel och de flesta externa finansiärer kräver en separat huvudbok för sitt projekt.

När projektmedlen kommer ska de bokföras mot ett intäktskonto. Kostnader och intäkter bokförs sedan löpande mot projektkostnader och mot projektintäkter. Det gäller att se upp så att man inte luras att tro att man har mer pengar än man egentligen har. Har man pengar som ska med över bokslutet gör man ett skuldkonto där man krediterar det som finns kvar.

Ekonomi i föreningen

79

Förutom själva bokföringen är det viktigt att projektredovisningar skickas in i tid till bidragsgivaren. Om man inte tar itu med redovisningen direkt blir det mycket svårare att klara av detta senare, när personer som då var aktiva kanske är svåra att få tag på. Man glömmer också fortare än man tror. Bra redovisningar i god tid ger ett gott rykte.

9 ”Möten är på många sätt grunden i föreningen, föreningens blodomlopp.”

81

Möten När du sitter i en styrelse eller är aktiv i en förening så kommer du att delta på många möten. Möten är på många sätt grunden i föreningen, föreningens blodomlopp. En del möten är korta, en del formella, andra är inspirerande och en del är utrtråkiga. Här är ett kapitel som handlar om att skapa bra möten!

Olika sorters möten kräver olika planering, olika upplägg och olika förberedelser. Till alla möten bör det skrivas någon form av protokoll, så att alla vet vad som togs upp. Efter ett beslutsmöte måste det framgå vad som beslutades och om någon reserverade sig. Från andra typer av möten kan det räcka med minnesanteckningar eller stödord.

Vad är ett bra möte?

Oavsett om du planerar ett beslutsmöte, en inspirationsträff, ett stormöte eller ett litet möte med ett fåtal deltagare så finns det några aspekter som är avgörande för om det ska bli ett bra möte.

■■

Syfte. Den som kallar eller bjuder in till mötet måste vara klar över mötets syfte.

■■

Tid. Välj en tidpunkt som passar deltagarna. Fundera över vad som är bäst, en vardagskväll eller helgdag? Ett kort eller långt möte?

■■

Plats. Välj en plats som är lämplig. Behöver ni tala ostört?

Ska det vara mysigt? Är det viktigt att det är lätt att ta sig dit?

■■

”Rätt” personer. Se till att de personer som har rätt att närvara har fått kallelse eller inbjudan. Hemliga möten eller möten där medlemmarna inte fått inbjudan i tid skadar förtroendet för föreningen och styrelsen. Försök få med företrädare från samarbetspartner som har mandat att fatta beslut.

82

I FÖRENING

■■

Vad är beslut, vad är information, vad är diskussion? Var tydlig med vilka frågor ni ska diskutera och vilka beslut ni har att fatta. Har ni som grupp mandat att fatta dessa beslut?

■■

Lika villkor. Se till att deltagarna har tillgång till samma information och att ni använder ett begripligt språk. Se till att alla som vill delta kan komma, även deltagare med en funktionsnedsättning, eller den som inte har en egen bil o s v.

■■

Avslut – uppföljning. Gör en tydlig avslutning av mötet, tala om vad som händer nu eller hur återkoppling av det ni beslutat sker.

Olika typer av möten ■■

Beslutsmöte. Kanske det vanligaste mötet, som ibland används mer än vad som vore mest effektivt. Tydliggör vilka beslut som ska fattas, vilket underlag som finns för bakgrunden till beslutet och om konsekvenserna av det är utredda.

Varför ska beslutet tas, vem ska genomföra det och när ska det vara klart? Finns det resurser, ekonomiska eller personella, kopplade till beslutet behöver det också tydliggöras.

■■

Informationsmöte. Ett vanligt möte men oftast inte så kreativt som skulle behövas för att informationen ska nå fram.

Vad är det du vill informera om och hur gör du för att alla ska förstå din information. Kan du använda dig av kreativa metoder eller tid för diskussioner, eller av frågor från deltagarna?

■■

Idémöte eller utvecklingsmöte Detta möte behöver kanske vara lite mer kreativt än de tidigare beskrivna. Hur får du till ett klimat som är positivt och ger utrymme för nya lösningar och ideer? Ett sätt kan vara att brainstorma på en whiteboard, ha gruppdiskussioner med blädderblock eller idégenerering med post-it lappar.

■■

Planeringsmöte. Vad är det ni ska planera, är det rätt personer med på mötet, för de frågor som ska tas upp? Vilket mandat har gruppen? Hur ser ni till att arbetet genomförs?

Möten

83

Oavsett vilken sorts möte det handlar bör du alltid utgå ifrån den eller de deltagare som har minst makt. Planera inbjudan och handlingar inför mötet så att alla kan ta till sig informationen. Fundera igenom hur själva mötet ska utformas så att även den som är ny, i minoritet eller riskerar att hamna utanför blir delaktig. Detta innebär att du som leder mötet, och befinner dig i en maktposition, kan behöva ändra ditt språk, kanske möblera om i mötesrummet eller förklara oskrivna regler för dem som inte tidigare varit med i er förening. Inkluderande möten leder till att fler personer känner sig välkomna och delaktiga, på så sätt blir ni fler som kan driva och utveckla föreningen.

Formellt beslutsfattande Beslut fattas genom att ordföranden ställer proposition på vart och ett av de förslag som framkommit under överläggningen.

För att undvika missförstånd frågar ordföranden om förslagen är rätt uppfattade och formulerar sedan förslaget så att det kan besvaras med ja eller nej. För att få en positiv anda på mötet, frågar ordföranden vilka som röstar för ett förslag istället för att fråga vilka som är emot. Medlemmarna beslutar genom att svara ja, vilket heter acklamation. Om ordföranden anser att ja-rösterna överväger säger ordföranden att förslaget antagits och fastställer detta med ett klubbslag. Överväger rösterna mot säger ordföranden att förslaget avslås med ett klubbslag.

Omröstning, votering En medlem som inte anser att ordföranden gjort rätt bedömning begär omröstning genom att klart och tydligt säga ”votering”, innan ordföranden slår klubban i bordet. När en votering är begärd ska den genomföras.

Omröstning kan göras genom handuppräckning, genom att sträcka upp röstkort eller genom en sluten omröstning. Detta anges i föreningens arbetsordning. Innan votering sker genom

84

I FÖRENING

upprop eller med sluten omröstning måste en röstlängd upprättas och justeras. En förteckning görs över de närvarande röstberättigade medlemmarna.

Sluten omröstning Sluten omröstning avvänds ofta vid personval men kan även användas i andra frågor. Vid sluten omröstning används valsedlar där de rövstberättigade skriver precis det som ska skrivas, rätt namn, rätt antal eller ja eller nej.

Omröstning med flera förslag, kontrapropositionsvotering Finns det fler än två förslag som står mot varandra ska först ett huvudförslag utses. Ordföranden frågar medlemmarna med vanlig acklamation. Det förslag som ordföranden hörde flest ja på vid omröstning utnämns till huvudförslag. Finns det många förslag blir det flera omröstningar innan voteringen är slutförd.

Kontrapropositionsvotering Motförslagsomröstning

Förslag 1

Förslag 2

Vinnande förslag

Vinnande förslag

Styrelsens förslag

Vinnande förslag

Avslag

Möten

85

Kontrapropositionsvotering Motförslagsomröstning, steg 2

Förslag 1

Förslag 2

Vinnande förslag A

Förslag 3

Förslag 4

Vinnande förslag B

Vinnande förslag A

Vinnande förslag B

Vinnande förslag

Vinnande förslag

Styrelsens förslag

Vinnande förslag

Avslag

Mötesformalia för årsmöte Mötets öppnande Mötets öppnande och val av funktionärer för mötet, håller vanligtvis ordföranden för föreningen i. Sedan lämnas klubba och mötet över till den valda mötesordföranden och sekreteraren.

86

I FÖRENING

Fastställande av dagordningen Fastställande av dagordning och möjlighet att anmäla övriga frågor, här vill mötespresidiet veta hur många övriga frågor som kommer in, så att de kan disponera tiden för mötet rätt. En princip för årsmöten är att inga beslutande frågor tas upp som övriga frågor eftersom de som har fått kallelsen och dagordningen, men inte är på plats då inte haft möjlighet att känna till de frågorna.

Fastställande av röstlängd Fastställande av röstlängd innebär att ni upprättar och godkänner en lista över vilka personer som har rösträtt på årsmötet. I stadgarna kan det anges hur många medlemmar som måste vara representerade för att vi ska kunna ta beslut.

Fastställande av arbetsordning Fastställande av arbetsordning, är en punkt som främst finns på större årsmöten. Den hanterar helt enkelt hur beslutsordningen ska gå till, alltså hur ska det gå till när vi tar ett beslut.

Frågan om mötets stadegenliga utlysande, eller godkännande av kallelsen Stäm av vad det står i stadgarna. Redogör för årsmötet när kallelsen till årsmötet skickades ut och hur det gick till och därefter tillfrågas mötet om de närvarande kan godkänna kallelseförfarandet.

Genomgång av verksamhetsberättelse samt ekonomisk berättelse Styrelsen berättar vad som hänt under året, genom en verksamhetsberättelse och en ekonomisk berättelse, ibland också kallad årsberättelse. Här tas också frågan upp vad föreningen ska göra med det ekonomiska resultatet där styrelsen lämnar ett förslag kring hur vinst eller förlust ska hanteras.

Möten

87

Revisionsberättelse Revisorerna går igenom sin revisionsberättelse samt förslag om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet.

Ansvarsfrihet Beslut om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen.

Hantering av verksamhetsplan och motionsbehandling Verksamhetsplan, motioner och övriga förslag kan ibland vara förberedda, ibland genomförs påverkanstorg eller diskussioner på plats på årsmötet.

Val Val av styrelse, revisorer och valberedning. Övriga frågor Under denna punkt bör inga beslut fattas, om det kommer upp viktga frågor är det ofta bättre att bordlägga dessa och kalla till ett extra medlemsmöte.

Mötets avslutande Om föreningen har en nyvald ordförande kan mötesordföranden gärna lämna över mötesklubban och låta honom eller henne avsluta mötet.

Beslutsfraser för mötesordförande Som mötesordförande använder du dig av några fraser, speciellt på årsmötet.

■■

Mötesordföranden frågar församlingen: Är vi redo att gå till beslut?

■■

Församlingen svarar: Ja!

■■

Mötesordförande: Kan vi godkänna föredragningslistan?

■■

Församlingen svarar: Ja!

88

I FÖRENING

■■

Mötesordföranden: Någon däremot?

■■

Därefter slås klubban i bordet.

Det kan också låta så här, i fråga om stadgenligt utlyst.

■■

Mötesordförande: Kan vi då anse årsmötet

■■

Församlingen svarar: Ja!

stadgeenligt utlyst?

Eller efter att styrelsen redogjort för sin verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse. Samt revisorernas berättelse. Det är berättelser, vilket innebär att de inte beslutas om, utan bara läggs med protokollet, som bilagor.

■■

Mötesordförande: Kan vi då lägga verksamhetsberättelsen och den ekonomiska berättelsen till handlingarna/till protokollet?

■■

Församlingen svarar: Ja!

Och angående det ekonomiska resultatet.

■■

Mötesordförande: Kan vi godkänna styrelsens förslag att resultatet överförs i ny räkning. (även kallad balanserad vinst, vilket är de pengar som är kvar när eventuella avsättningar i fonder gjorts)

■■

Församlingen svarar: Ja!

Eller i fråga om val.

■■

Mötesordförande: Kan vi besluta i enlighet med valberedningens förslag?

■■

Församlingen svarar: Ja!

Att planera för ett årsmöte Ett väl genomfört årsmöte kräver god planering. Ta fram stadgarna och se vad som gäller för er förening.

Möten

89

Inför mötet Styrelsen och valberedningen bör ha kontakt löpande under året. Verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse med bokslut ska vara klar i god tid. Gör gärna en intern tidsplan med revisorerna för när de ska ha fått styrelsens underlag och när de är färdiga med revisionserbättelse så att den hinner gå ut med handligarna inför mötet.

Fundera också över val av lokal, eventuell föredragshållare och förtäring. Kanske vill ni ha något extra som händer i samband med årsmötet, någon form av underhållning, disksussionskväll eller kanske en fest.

Förbered gärna en presentation som tydliggör verksamhetsberättelse och ekonomiskt resultat, till exempel ett bildspel eller en kort film.

Glöm inte att förbereda blommor eller avtackningspresenter till ledamöter som avgår och eventuella föredragshållare.

Kalla medlemmar och revisorer i enlighet med stadgarna.

Se till att medlemmarna får tillgång till dagordning, verksamhetsberättelse och andra handingar så att de hinner förbereda sig inför mötet.

Under mötet Beroende på hur många som är närvarande och om det är många nya medlemmar, gör gärna en presentationsrunda. För en lista över vilka som är närvarande. Låt också den nyvalda styrelsen presentera sig.

Använd mötesdeltagarna för att få in synpunkter på aktiviteter, hemsida och årets program. Kanske kan ni lägga in ett lite friare diskussionspass eller göra en enkel enkät.

Om mötet skulle bli stormigt, eller om det uppkommer helt nya förslag under mötets gång kan ni gärna ta en paus så att mötesprecidiet hinner bena ut frågestälningen. Är det frågor som har en avgörande betydelse för föreningens varande kan ni väl-

90

I FÖRENING

ja att kalla till ett extra medlemsmöte där ni hunnit förbereda underlag i god tid. Ett årsmöte bör inte fatta beslut i frågor som inte funnits med i den utskickade dagordningen.

Efter mötet Direkt efter årsmötet bör den nya styrelsen samlas för konstituerande styrelsemöte och boka tid för nästa möte.

Följ upp att protokollet från årsmötet blir justerat och kommer tillbaka till styrelsen så fort som möjligt. Gör gärna en kort sammanfattning av mötet och lägg ut informaton på er hemsida eller medlemsbrev.

Det är också bra att upprätta en fullständig adresslista med årets samtliga funktionärer och uppdatera hemsida, kontaktuppgfter hos kommun, bank och så vidare. Boka också gärna en styrelseutbildning eller kickoff som start för årets verksamhet.

Styrelse med roterande mötesordförande En del föreningar arbetar aktivt med att få fler i styrelsen att ta mer ansvar och växa i rollen som förtroendevald. Ett sätt är att ha ett roterande mötesordförandeskap. I slutet av varje möte väljer ni vem som ska ha hand om nästa möte. Då blir det den personen som sammanställer dagordning, fixar fikat, en bra möteslokal och kallar alla på rätt tid – eller vad ni bestämmer ska ligga i ansvaret.

Det är inte säkert att allt är perfekt första gången, de positiva effekterna är att alla i styrelsen lär sig att hålla i ett möte, att den som är vald till ordförande inte alltid planerar och sätter dagordningen samt att alla i styrelsen känner ett ansvar för att mötet blir bra då de själva varit i situationen där de har lett ett möte.

Processinriktade möten Processinriktade möten, eller inspirationsmöten, kan ibland upplevas som flummiga eller vaga. Därför kräver dessa möten

Möten

91

extra tydlig struktur så att ni verkligen kan ta höjd i diskussionen och ändå landa i konkreta förslag och handlingsplaner.

Var noga med att beskriva mötets syfte och sätt mötet i ett större sammanhang genom att beskriva hur resultatet från mötet kommer att användas i föreningens fortsatta verksamhet.

Utse en processledare eller mötesledare som inte själv är allt för engagerad i de frågor ni ska diskutera. Det kan vara en frihet för den som är ordförande eller verksamhetsledare att få koppla av från sitt ordinarie uppdrag för en kväll och delta aktivt i diskussionen på samma villkor som övriga medlemmar eller deltagare. Mötesledarens uppgift är att se till att ni håller er till rätt frågeställningar och att ni hinner avsluta diskussionen på utsatt tid.

Ha också en plan för hur mötet ska dokumenteras. Finns det någon som kan agera mötessekreterare och skriva ner allt som sägs? Använder ni er av blädderblock där de olika grupperna själva dokumenterar sin diskussion? Kan ni filma eller fotografera redovisningar? Välj den form som passar er bäst, men se till att på något sätt sätta diskussionen på pränt så att ni kan använda den i ert fortsatta arbete!

Oavsett om mötet är långt eller kort brukar processinrikta-

Utvärdera

de möten följa en viss modell:

Ramar

Nuläge

Idéfas

Genomföra

Åtgärdsplan

Prioritera

■■

Ramar. Inled mötet med att sätta tydliga ramar för tid, plats och deltagande i mötet så att alla närvarande har gemensamma spelregler och förväntningar.

92

■■

I FÖRENING

Nuläge. Gör en gemensam nulägesanalys så att deltagarna får en gemensam bas att utgå från.

■■

Idéfas. Detta är mötets visionära del där ni beskriver ett önskat läge. Använd brainstorming eller andra kreativa metoder och se till att det blir högt i tak. I denna fas är ingen idé för yvig eller ogenomtänkt för att kunna presenteras!

■■

Prioritera. Utgå ifrån era idéer och visioner och gör en gemensam prioritering av vad ni vill börja arbeta med eller vad ni behöver åtgärda. Välj ut ett lämpligt antal områden eller frågeställningar så att uppgiften blir hanterbar.

■■

Åtgärdsplan. Här är det läge att bli konkret. Arbeta med protokoll eller tydlig handlingsplan. Det ska framgå vad som ska göras, när det ska göras och vem som är ansvarig.

■■

Genomföra. Detta sker ofta efter mötet. Kom överens om vilka tidsramar och ekonomiska ramar som gäller och vilka befogenheter de enskilda personerna eller arbetsgrupperna har.

■■

Utvärdera. Utvärderar ni själva ert arbete eller låter ni någon annan se vad ni åstadkommit? Sammanställ en utvärdering och ta med till nästa möte för återkoppling så att ni nu kan göra en ny gemensam nulägesanalys. Var befinner ni er nu och hur har ni flyttat fram positionerna?

Några tips på metoder för ett bra möte: ■■

Inledning. Gör en tydlig inledning där mötets syfte framgår, låt deltagarna delge sina förväntningar.

■■

Parkeringsruta. Sätt upp ett blädderblocksark någonstans i lokalen där den som vill kan skriva upp parkerade frågor.

Det vill säga viktiga ämnen som inte ryms i mötets agenda, eller diskussioner som ni inte hunnit slutföra och vill ta upp vid senare tillfälle.

■■

Möblering. Tänk igenom vilken möblering som skapar bäst förutsättningar för ert möte. T ex runda bord, biosittning, skolsittning, stolar i cirkel, stående möte eller gående möte

Möten

■■

93

Runda. Se till att alla kommer till tals genom att göra en runda där var och en får en viss tid till sitt förfogande, t ex en minut.

■■

Bikupa. Om det finns många olika åsikter, låt deltagarna surra i ”bikupor” två och två eller tre och tre.

■■

Äggklocka. Begränsa talartiden – använd timer eller äggklocka så att var och en talar i t ex max tre minuter.

■■

Talar-pinne. Den som håller i pinnen talar, övriga är tysta och lyssnar.

■■

Fasta tider för olika punkter. Markera i dagordningen hur lång tid de olika punkterna får ta så att ni hinner hela dagordningen på utsatt tid. Alla hjälps åt att hålla dessa.

■■

Strategi och vision. Avsätt tid för strategiska diskussioner

■■

Lyft mötesdeltagarna. Låt olika personer vara expert på sitt område eller föredragande i olika frågor.

■■

Sammanfatta. ”Det bästa jag hört någon säga idag”.

■■

Tid till avslut. Gör en runda där var och en får sammanfatta: ”Detta tar jag med mig från vårt möte”.

■■

Närande och tärande-lista. Låt mötesdeltagarna, som en enkel avslutning, lista vad som varit närande respektive tärande med mötet. Ta detta med dig till planeringen av nästa möte och återkoppla till deltagarna vilka förändringar som gjorts vid nästa tillfälle ni ses.

10 ”Det är medlemmarna som har grundat föreningen och som har mandat att förändra syfte och verksamhet.”

95

Medlemmar En förening består av sina medlemmar. Det är medlemmarna som har grundat föreningen, som har mandat att förändra syfte och verksamhet och det är bara medlemmarna som kan fatta beslut om att föreningen ska upphöra. Medlemmarnas forum är årsmötet eller stämman och beslut ska fattas i demokratisk anda, så som det är beskrivet i stadgarna. Men vad gör man när medlemmarna inte kommer till årsmötet? När man som styrelse inte vet vad de vill?

Styrelsens drömläge för en förening är medlemmar som kommer på årsmöte, betalar sin medlemsavgift utan påminnelser och gärna ställer upp för förtroendeuppdrag. De kommer på arbetsdagar och aktiviteter och är lätta att få tag på. Men så är det inte alltid. Det är inte ovanligt att styrelsen känner besvikelse över medlemmarnas bristande engagemang, motvilja mot att arbeta ideellt och brist på återkoppling till styrelsen kring hur verksamheten sköts. Känns det så i er förening är det kanske dags att avsätta tid för att skapa en strategi kring medlemsfrågorna!

Medlemsstrategi Nulägesanalys Ta reda på fakta om era medlemmar genom att göra en enkel enkät, ring till fem slumpvis valda medlemmar och fråga eller avsätt tid på årsmötet för en gemensam diskussion. Välj de frågor som passar er: ■■

Vad får man som medlem i vår förening?

■■

Vad förväntas man bidra med som medlem?

■■

Vad tycker era medlemmar? Vad vill dom?

■■

Varför är medlemmen medlem i just er förening? Är de nöjda med sitt medlemskap?

96

I FÖRENING

Komplettera med fakta från ert medlemsregister: ■■

Hur många medlemmar har ni?

■■

Var bor dom och hur gamla är dom? Hur ser medlemsutvecklingen ut?

Önskat läge Skapa en gemensam vision, antingen i styrelsen eller i form av ett medlemsmöte med de medlemmar som vill vara med.

I den bästa av världar ser det ut så här i vår förening om 5 år: ■■

Hur många medlemmar har vi?

■■

Vad får medlemmarna ut av att vara medlem i just er förening?

■■

Vilken typ av verksamhet och aktiviteter bedriver medlemmarna för att nå föreningeens syften?

Vad behöver vi göra för att nå dit?

Skapa en handlingsplan för era medlemmar. Sätt tydliga mål!

■■

Hur många nya medlemmar vill ni nå?

■■

Vilken är er målgrupp?

■■

Vad ska ni göra för att behålla de medlemmar ni har?

Medlemskap Titta i era stadgar, det bör finnas reglerat hur man blir medlem i er förening, hur man begär utträde ut föreningen och om man kan bli utesluten. Det kan också finnas reglerat olika typer av medlemskap, till exempel huvudmedlem och stödmedlem eller familjemedlem. Det är viktigt att det framgår hur medlemskapet är förknippat med medlemsavgift och rösträtt, och finns inte detta i stadgarna bör ni revidera dessa eller komplettera med en utförligare beskrivning i er arbetsordning eller reglemente.

Fundera också över om det finns reglerat vem som kan bli medlem med full rösträtt och vem som är valbar till förtroendeuppdrag. Det är tillåtet att sätta upp regler vem som kan bli

Medlemmar

97

medlem, tillexempel att bara bilägare eller föräldrar med förtidigt födda barn får bli medlemmar och det är tillåtet att låta minderåriga rösta i föreningen. Tänk dock på att bidragsgivare, till exempel er kommun eller en riksorganisation kan sätta upp regler som begränsar era önskemål, till exempel att medlemskapet ska vara öppet för alla eller att det endast är ungdomar över 16 år som får företräda föreningen.

Det förekommer också att föreningar har olika typer av medlemskap där ett huvudmedlemskap innebär full medlemsavgift och full rösträtt och att det utöver detta finns någon form av stödmedlemskap med begränsad eller ingen rösträtt på föreningens årsmöte. Olika föreningar hanterar stödmedlemskap olika ekonomiskt. I en del föreningar som vill ha många medlemmar kan stödmedlemskapet vara billigare än huvudmedlemskapet. I andra kan det förekomma ett dyrare stödmedlemskap, utan rösträtt, där den med ekonomiska möjligheter kan visa sitt stöd till föreningen utan att för den delen vilja bidra aktivt i föreningslivet, annat än att till exempel få en fin inbjudan till sommarfesten.

Vad ska det kosta att vara medlem?

Det är årsmötet eller i vissa fall ett särskilt budgetmöte som fastställer medlemsavgiften utifrån styrelsens förslag. Om ni är medlemmar i en riksorganisation kan ni dock vara tvungna att följa organisationens riktlinjer. Se över hur stor andel av era intäkter som kommer från medlemsavgifterna. Tror ni att ni tappar medlemmar om ni höjer medlemsavgiften? Är det viktigt att ha många medlemar för att det till exempel ger er kraft i påverkansarbete eller pengar i form av aktivitetsbidrag? Det är tillåtet att ha gratis medlemskap men tänk på att det då krävs någon form av aktiv handling, som att till exempel skriva under en medlemsansökan, för att ni ska kunna styrka vilka medlemmar ni har, och som ett bevis för medlemmen att den har rösträtt på årsmötet.

98

I FÖRENING

Fantomenklubben eller kamporganisation?

Ofta är styrelsen orolig över att medlemmarna är oengagerade och att det som förtroendevald är svårt att veta vad medlemmarna egentligen vill. Det är dock inte säkert att ett lågt engagemang betyder att man är missnöjd med styrelsens arbete, snarare tvärt om.

Graden av engagemang beror också helt på medlemmens förväntningar på medlemskapet. Tänk först att du blir medlem i ”Fantomenklubben”. Du betalar din avgift, får ett medlemskort, en ring och medlemstidning på posten. Du förväntar dig inte att åka på årsmöten eller föra din talan utan tar emot medlemspaketet och så är du nöjd. När du inte vill ha medlemstidningen längre slutar du betala medlemsavgiften och så är det inte mer med det.

Om du däremot går med i en bygdeutvecklingsförening eller en politisk organisation förväntar du dig att gå på medlemsmöten, debattera med andra engagerade eller kanske vara med och skapa en möteslokal. Du vill helt enkelt ha en arena för påverkan och debatt. Om du inte är nöjd med föreningens inriktning kommer du troligvis att arbeta för en förändring inom föreningen, brinner du för verksamheten ska det mycket till innan du går ur som medlem.

Ett medlemskap kan alltså betyda olika mycket och brist på engagemang måste inte betyda missnöje från medlemmens sida.

Fundera över var på skalan er förening finns, om ni har medlemmar som ser er som en fantomenklubb eller kamporganisation.

Engagerade medlemmar Ett annat sätt att se engagemansnivån hos medlemmarna och vad var och en får ut av ett medlemskap är vilken tid de väljer att lägga på föreningsverksamhet. När man vill engagera fler medlemmar är det enklast att rekrytera människor som redan delar föreningens syfte, som redan kommer på era aktiviteter o s v.

Medlemmar

99

Förtroendevald som leder och utvecklar föreningen Förtroendevald Ideellt engagerad medlem Aktivt deltagande medlem Medlem Känner till föreningen, deltar vid aktiviteter

Vad skulle ni kunna göra för att få några av dem som är intresserade av er verksamhet att bli medlemmar? Vad kan ni göra för att få några av era medlemmar att ta klivet och engagera sig i föreningens verksamhet, eller vilja ta ett förtroendeuppdrag? Har ni olika höga trappsteg, det vill säga är tröskeln in i föreningen låg eller hög, har ni många medlemmar, men få som väljer att ta förtroendeuppdrag? Och slutligen, hur kan ni få fler att vilja ta en ledande roll i föreningen? Gå tillbaka till dig själv, vad är det som har gjort att du har valt att engagera dig?

Ob

11 ”Att samordna en grupp människor som arbetar gratis är inte det lättaste uppdraget.”

101

Att leda en ideell förening Att samordna en grupp människor som arbetar gratis eller utan nämnvärd ersättning är inte det lättaste uppdraget. Ofta brinner de som är engagerade för en viss fråga och det är inte alltid helt enkelt att samordna olika tolkningar eller intressen som ryms inom föreningen. Hur gör jag då som ledare i en förening? Hur får jag med mig styrelsen? Hur hanterar jag konflikter eller kanske brist på engagemang? Det finns såklart ingen färdig mall, men vi vill ändå dela med oss av några tips och tankar kring ledarskapet!

Var klar över syftet!

En förening har alltid ett syfte. Se till att vara tydlig med detta och gör aktiviteter och verksamhet som ligger i linje med er förenings ändamål. Försök inte greppa över för mycket. När verksamheten blir spretig eller det uppstår konflikter kring vilken inriktning ni bör välja kan ni alltid gå tillbaka till stadgarnas ändamålsparagraf och pröva förslaget mot detta. Om ändamålsparagrafen känns förlegad behöver ni troligtvis initiera ett större arbete kring hela er förenings varande och uppdrag.

Var tydlig med din egen agenda!

Om du har en ledande position i en förening måste du alltid vara klar över din egen agenda. Vad vill du åstadkomma? När är du nöjd med din insats och hur ser din vision ut för föreningens framtid. Om du själv är klar över vad du vill och förmedlar det till de andra medlemmarna kommer arbetet att gå mycket enklare!

Lyssna på medlemmarna!

Skapa kanaler för medlemmarna att göra sig hörda. Det kommer inte att ske av sig självt utan ni behöver skapa ett sätt som passar er.

102

I FÖRENING

Kanske via brainstorming på årsmötet, via en digital medlemsenkät eller genom att ringa upp ett antal medlemmar årligen.

En del föreningar sätter till exempel i system att ringa de medlemmar som inte betalt medlemsavgiften för att artigt fråga om de glömt bort den. Om de vill avsluta sitt medlemskap fråga varför, och vad som skulle få dem att bli medlemmar igen.

Avsätt tid på ett styrelsemöte eller föreningsmöte och be deltagarna rita sin vision eller svara på några frågor som ett underlag för en gemensam diskussion. Förslag på frågeställningar: ■■

I den bästa av världar ser vår förening ut så här om 10 år.

■■

De tre viktigaste frågorna att arbeta med just nu.

■■

Detta vill jag att vi ska ha åstadkommit före nästa årsmöte.

■■

Jag är nöjd med min insats när…

Fånga upp fler engagerade!

Ju fler ni är som delar på arbetet i föreningen desto lättare och roligare. Intervjua nya medlemmar och medlemmar som ofta kommer på era aktiviteter. Fråga dem vad de vill och skapa en bank av engagerade personer. Förslag på frågor: ■■

Vilken roll har du i föreningen idag?

■■

Vilken roll skulle du vilja ha?

■■

Vad får du för stimulans och kunskap genom att arbeta i föreningen?

■■

Vad är din hjärtefråga i föreningens verksamhet?

Svaren blir utmärkta argument för fortsatt medlemsrekrytering, styrelsen får en bank av intresserade människor som kan finnas med i arbetsgrupper eller vid aktiviteter och valberedningen får en tipslista på möjliga förtroendevalda.

Delegera mera För att få fler engagerade i föreningen spelar det också roll vilken bild styrelsen förmedlar av uppdraget. Är det ett fåtal personer som

Att leda en ideell förening

103

gör allt och uppgiften måste ske på samma sätt som det alltd gjort är det svårt att få nya personer att komma in i verkamheten. Har den avgående ordföranden suttit på sin post i 25 år och det förväntas att den som en gång åtagit sig ett styrelseuppdrag gör detta på livstid kan valberedningen få ett tufft jobb att hitta kandidater.

Inför ett delegerande arbetssätt, ordföranden ska inte göra allt. Inte bara för att det blir ett alltför tungt uppdrag utan också för att föreningen blir mycket sårbar om all kunskap och nätverk finns hos en person. Var noga med att avgränsa uppdragen och tydliggöra vad det innebär. Delegera gärna uppgifter till personer även utanför styrelsen. Skriv ner några punkter kring uppdraget. Vad är det som ska göras? Tidsplan? Vilka befogenheter följer med uppdraget och vilka ekonomiska ramar finns?

Hur ska uppgiften återkopplas till styrelsen?

Om ni har många olika arbetsgrupper med personer som inte sitter i styrelsen kvävs löpande kontakt och samordning avgrupperna så att ni håller budget och verksamhetsplan för året.

Aktivitetslista för verksamhet VAD

HUR

NÄR VEM

Klippa gräset Med föreningens klippare Veckovis

Anna

Förslag på uppdragsbeskrivning Gräsklippning Anna har fått i uppdrag att klippa gräset varje vecka under sommaren. Varje klippning med föreningens klippare tar ca 2 timmar. Anna köper benisn och fyller tanken. Kostnadersättning mot kvitto.

104

I FÖRENING

Olika principer för engagemang Det finns många olika anledningar till att vi är engagerade i föreningar och verksamheter. Olika människor har olika drivkrafter. Var öppen för att olika personers engagemang ser olika ut. Om vi sätter ett tydligt mål, som alla ser och förstår, är det lättare att ena gruppen. Målet ska vara utmanande, varken för svårt eller för enkelt att uppnå.

Snabb feedback på hur det går är viktigt för att den som arbetar med en uppgift ska känna för ett fortsatt engagemang. Vi behöver också kunna ge uppdraget fullständig koncentration.

Gör vi uppgiften för sällan, eller i förliten omfattning, får vi inte igång engagemanget.

Lär känna din styrelse eller arbetsgrupp. Vad vill de? Vad gör att de känner engagemang? Är det gemenskapen med andra, att åstadkomma samhällsförändringar eller är de engagerade i föreningen för sin egen personliga utveckling? När du vet vad som driver dina styrelsekamrater kan du lättare synliggöra varför ni kanske hamnar i konflikt. Anpassa era träffar efter gruppens önskemål. Är det viktigt att avsätta mycket tid för gemenskap? Behöver ni bjuda in inspirerande föredragshållare eller snabbt komma framåt i arbetet så att inte de otåligare i gänget tappar lusten till uppdraget?

Det gäller alltså att hitta balansen så att ni både hinner fika och förändra världen!

Ledare = Coach?

Att engagera en samling människor och motivera dem att utföra timtals av oavlönat arbete är inte alltid den lättaste uppgiften!

Ett sätt att ta sig an ledarskap i en ideell förening är att snarare coacha än att beordra. En vanlig definition på coachning är att skapa förutsättningar för, och underlätta en annan persons prestation eller utveckling. Med ett coachande förhållningssätt är du som ledare tydlig med din egen inriktning men bemödar dig

Att leda en ideell förening

105

också om att ta reda på vad de övriga i föreningen vill och bidra till att de kan åstadkomma detta.

Som valberedare eller ordförande ser du till att få rätt person på rätt plats. Om arbetet i styrelsen inte fungerar som du tänkt börjar du med att fundera över varför. Prata med dina styrelseledamöter, fråga dem vad de skulle vilja utveckla och om de är bekväma med de arbetsuppgifter som vilar på deras bord.

Utgå inte ifrån att du har fel personer i styrelsen utan att det är rätt personer, men möjligtvis på fel plats.

Gör detta systematiskt, ring till exempel runt och intervjua ledamöterna eller avsätt tid i samband med styrelsemöten där du rutinmässigt stämmer av hur de trivs med sitt uppdrag, vad de vill arbeta vidare med och hur det gått sedan ni sågs senast.

Om du känner din styrelse väl, och var och en är klar över sina möjligheter att påverka och att arbeta i föreningen underlättas arbetet. Förslag på frågor: ■■

Vad ger dig kraft just nu? Vad tar din kraft just nu?

■■

Vad vill du utveckla i föreningens verksamhet?

■■

Hur fungerar ditt uppdrag just nu?

■■

Hur vill du utveckla ditt förtroendeuppdrag?

■■

Vad behöver du för att komma vidare med dina arbetsuppgifter?

■■

Vilken är den största utmaningen just nu?

■■

Är det någon fråga eller arbetsuppgift du vill släppa?

■■

I såfall, vad händer om ingen annan tar på sig att slutföra

■■

Vad vill du presentera på nästa medlems- eller styrelsemöte?

den uppgiften?

Du kan också utmana någon i styrelsen att göra ett visst uppdrag som känns utmanande eller svårt. Eller varför inte utmana dig själv? Men glöm inte bort att det ska vara hanterbara uppgifter. Dåligt samvete över det man inte gjort är den sämsta drivkraften för ett positivt arbetsklimat. Se också till att fördela

106

I FÖRENING

arbetsuppgiftena så att inte en liten grupp eller ett fåtal personer gör allt.

Positivt förändringsarbete Utgår ni från det positiva och lyfter fram det ni gör bra kommer ni att ha mycket roligare tillsammans. Hantera de problem som dyker upp, men låt de positiva succéerna ligga till grund i ett förändringsarbete.

När det inte blir som man tänkt I alla föreningar finns faser då arbetet är tungt, det uppstår konflikter eller pengarna tryter. Det är inget konstigt, det vore till och med märkligt om verksamheten alltid gick på räls. Våga lyfta konflikter och problem i styrelsen och med valberedningen. Om föreningen stöter på så stora problem att årets verksamhetsplan och budget inte kommer att hålla så kalla till ett extra medlemsmöte. Tänk på att föreningen består av sina medlemmar och att du, oavsett om du är ordförande eller kassör, bara är satt att förvalta föreningens tillgångar och verksamhet utifrån årsmötets riktlinjer.

Om du är ordförande är det inte ditt jobb att lösa alla problem eller att utföra all verksamhet, utan att skapa förutsättningar för föreningen att göra det. Fråga dig vad som är problemet, varför det uppstått och vilka olika lösningar som är möjliga.

Kom ihåg att det alltid finns fel, problem och utmaningar i all verksamhet. Det är lätt att det är där vi lägger vår energi och fokus. Vi letar efter problemen, vi analyserar problemen, vi funderar på var de sitter och sen försöker vi hitta lösningar på problemen och göra en handlingsplan för dem. Det blir väldigt mycket fokus på problemen helt enkelt. Och hur kul är det?

Vi drivs oftast av att vi har en dröm, en bild av hur något ska vara eller hur vi vill ha det i framtiden. Om vi fokuserar på det

Att leda en ideell förening

107

som är bra, och det är ju oftast det mesta, så kan vi skapa en positiv energi som gör att vi gör ännu mer bra saker, och därmed löser vi de andra problemen också.

Hantera ett problem Be den styrelseledamot eller medlem som kommer med ett problem till dig svara på frågan ”varför” 5 gånger innan ni fattar beslut i frågan för att vara säkra på att ni verkligen förstått grundorsaken till problemet.

Ett exempel på detta kan vara: ■■

Problem: ”Det regnar in i föreningslokalen”

1 ) Varför? För att taket är trasigt.

2 ) Varför? För att vi inte lagade det i somras på arbetsdagen.

3 ) Varför? Vi hade inte köpt brädor och plåt till arbetsdagen 4 ) Varför? Vi har ingen som ansvarar för det.

5 ) Varför? För att styrelsen saknar tydlig arbetsfördelning

Problemet är alltså att det regnar in, men grundorsaken kan vara att styrelsen har en oklar arbetsfördelning.

SSS Lyft upp era Små Snabba Succéer. Bakom varje problem finns det en dröm, och drömmen kom först, eller hur?

Fira Lägg in avstämningspunkter för att fira ert arbete. Vila i det ni åstadkommit en stund innan ina rusar vidare till nästa utmaning.

Några ord på vägen!

Du som har en ledande befattning har alltså också i uppgift att hålla ihop arbetet i föreningen. Utgå ifrån stadgar, verksamhets-

108

I FÖRENING

plan och andra policydokument och se till att ett steg leder till ett annat.

Starta varje möte med att återkoppla till vad som hände på det förra, och avsluta mötet med att tala om vad som blir nästa steg, eller när nästa möte äger rum. Avsätt tid för att utvärdera och ge varandra feedback så att ni ständigt kan utveckla era arbetsformer.

Synliggör dina styrelsekamrater och medlemmar, tänkt inte att du måste göra allt. När det är arbetsuppgifter som faller mellan stolarna eller inte blir utförda i tid kan du lyfta detta men skuldbelägg inte den som fallerat. Se orsaken till varför det som borde inträffat inte inträffade så att ni kan undvika samma misstag i framtiden.

Det är ingen som sagt att det ska vara lätt att arbeta i en ideell förening. Däremot är ett ideellt uppdrag ofta lärorikt, spännande och till och med nödvändigt för det civila samhällets utveckling.

Att engagera sig i en ideell förening kan också vara fantastiskt roligt! Du kommer att få med dig erfarenheter och inspirerande möten.

Lycka till med ditt uppdrag och ha så kul!

110

I FÖRENING

Ordlista Absolut majoritet. När ett förslag får mer än hälften av de av-

A

givna rösterna.

Acklamation. Omröstning genom att ropa ”ja” under mötet.

Adjungera. Att knyta en extra person till styrelsen, till exempel

en sakkunnig.

Ajournera. Att ta en paus i mötet.

Agenda. Se: Dagordning.

Ansvarsfrihet. Beviljar årsmötet den styrelse som skött sitt upp-

drag korrekt.

Arbetsordning. Bestämmer exempelvis om tider och yttrande-

rätt vid mötet.

Avslag. När en motion eller ett förslag förkastas.

Beslutsordning. Är den turordning i vilka förslagen läggs fram

B

för mötet när man ska fatta beslut.

Besvara. En motion anses besvarad om det som föreslås redan

är utfört.

Bifall. När en motion eller ett förslag accepteras av mötet.

Bordläggning. Innebär att man beslutar skjuta upp beslutet till

ett senare tillfälle.

Dagordning. Lista över vilka frågor som ska behandlas på mötet.

D

Enhälligt beslut. När alla är överens i en fråga.

E

Enkel majoritet. Mer än hälften av avgivna röster.

Fyllnadsval. Extra val under året om någon förtroendevald har

avgått innan mandattiden gått ut Försöksvotering. Brukar användas när någon begärt votering.

Då prövas styrkeförhållandena mellan förslagen genom handuppräckning. Ordförande gör en uppskattning av mötets mening. Tycker mötet att ordförandens uppfattning är fel, begärs rösträkning.

F

Ordlista

J

111

Justerare. Person som läser igenom protokollet för att se att det

stämmer överens med vad som beslutades på mötet.

Jämkning. Att ta fram ett förslag som passar flera oeniga parter.

K

Konsensus. Då alla ombud är eniga i en fråga.

Kontrapropositionsordning. Omröstning då fler än två förslag

ställs mot varandra, ett huvudförslag utses och detta ställs mot det vinnande förslaget bland övriga förslag Kontrareplik. Kort inlägg av person som tidigare haft ordet och

som har bemötts av en som har fått en replik Konstituera. Styrelsen konstituerar sig efter årsmötet genom

att fördela uppdrag och funktioner sinsemellan.

Kvalificerad majoritet. Ibland krävs det i stadgarna mer än

hälften av rösterna, exempelvis 2/3 eller 3/4, för att ett beslut ska gälla.

M

Mandatperiod. Tidsperiod för vilken en förtroendevald väljs Motion. Skriftligt förslag som kommit in till årsmöte.

Mötesordförande. Leder mötet, behöver inte vara föreningens

ordförande.

N

Nominera. Utse en kandidat som står till förfogande vid per-

sonval.

O

Ordningsfråga. Kan begäras när som helst under mötet. Gäller

frågor som har att göra med mötesordningen, ej sakfrågor.

P

Presidium. Består av valda funktionärer som ska leda mötet.

Proposition. Förslag från styrelsen till medlemsmötet.

Propositionsordning. Den ordning förslag skall ställas mot var-

andra.

R

Relativ majoritet. Får det förslag som får flest röster – även om

det är mindre än hälften av rösterna.

Remiss. Innebär att en fråga lämnas över till styrelsen eller an-

dra grupper för att de ska yttra sig.

Replik. Kort inlägg i debatten som svar.

Reservation. Att tydigt visa avståndsstagande från ett vinnande

beslut.

112

I FÖRENING

Revisor. Går igenom det gångna året och kontrollerar verksam-

het och ekonomi, det kan finnas så väl interna som externa, auktoriserade revisorer. Revisorerna föreslår om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet eller inte.

Röstlängd. En förteckning över de som har rösträtt och därmed

möjlighet att fatta beslut. I lokala föreningar består röstlängden ofta av aktuell medlemsförteckning.

Sluten omröstning. En anonym röstning som sker skriftligt

S

Sakupplysning. Upplysning som kan vara till nytta för de när-

varande vid mötet; en sakupplysning går före i talarlistan Streck i debatten. En ordningsfråga som innebär att mötet tar

ställning till att diskussionen skall avslutas. Bifalls det, får ingen mer sätta upp sig på talarlistan, utöver de som anmäler sig omedelbart.

Talarlista. Lista över de som begärt ordet

T

Tidsbegränsning. Innebär att varje talare bara får prata ett visst

antal minuter.

Tilläggsförslag. Tilläggsyrkande, ett tillägg till ett redan väckt

förslag eller motion.

Valberedning. Förbereder personval och föreslår kandidater.

V

Votering. Omröstning, exempelvis handuppräckning eller med

röstsedlar. Kan begäras av mötesdeltagare som tycker att ordföranden inte gjort en rättvis bedömning vid acklamation.

Yrkande. Förslag

Y

Yttrande. Styrelsens utlåtande över exempelvis en motion. Återremiss. Mötet tycker att ärendet bör utredas ytterligare.

Å

Ärendet kan till exempel skickas tillbaka till styrelsen. Överläggning. En allmän diskussion och meningsutbyte under

mötet. Förekommer ofta innan beslut fattas.

Ö

113

Fallövningar Fall 1 Du är styrelsens kassör och det har länge diskuterats att köpa in en ny dator. Strax före årsmötet får du höra av en annan styrelseledamot att ordföranden redan skrivit avtal med sin syster som har en it-firma om att köpa fem nya datorer med tillbehör.

Styrelseledamoten som kontaktat dig anar oråd.

■■

Vad gör du?

■■

Hur borde detta ha gått till?

■■

Hur kan en sådan händelse förebyggas?

Fall 2 Du är ordförande i en bygdeutvecklingsförening och har åkt till Italien för en veckas semester. Första morgonen i Florens väcks du av telefonen då den nyanställda kanslichefen (hon har arbetat en vecka) ringer och berättar att det varit inbrott på kontoret, men ingen dörr eller fönster är uppbrutna så tjuven måste ha haft nyckel. Kontoret är helt upp och nervänt, kassaskrinet med handkassan från förra helgens marknad och café är borta, så också bankdosor, hela nyckelskåpet och lön- och personalpärmen.

Föreningens ekonomiansvarige är sjukskriven sedan en längre tid och i morgon ska lönerna betalas ut till era fyra projektledare.

■■

Vad gör du?

■■

Hur borde detta ha gått till?

■■

Hur kan en sådan händelse förebyggas?

Fall 3 Du är ledamot i en förening med ansvar för era byggnader. Föreningen har många år på nacken och arbetar med många olika

114

I FÖRENING

frågor och driver också externt finansierade projekt. I styrelsen sitter nio personer och ofta medverkar projektledare, arbetsgrupper och representanter från andra närliggande föreningar.

Ni har möten minst en gång i månaden och mötena blir ofta långa och diskussionerna drar ut på tiden. Dessutom har ni ofta telefonmöten mellan styrelsemötena för att kunna planera all verksamhet och så att alla ska vara delaktiga i alla frågor.

Du tycker att styrelsearbetet är allt för tidskrävande och uppdraget känns tungt. När du vill avsäga dig styrelseuppdraget övertalar ordföranden dig att bli kvar i styrelsen för föreningens bästa, för att det är fyra andra ledamöter som suttit längre som också tänker sluta och valberedningen kan inte finna fem nya möjliga kandidater samtidigt.

■■

Vad gör du?

■■

Hur borde detta ha gått till?

■■

Hur kan en sådan händelse förebyggas?

Fall 4 Det är årsmöte och du är nyvald som kassör. När punkten ”medlemsavgifter” kommer upp på dagordningen är det en medlem som förselår att sänka medlemsavgiften från 1 050 kr/år till 150 kr/år. Mötet verkar tycka att detta är ett bra förslag men det är några som motsätter sig förslaget och det blir en vild diskussion om föreningens syfte och hur många medlemmar ni har.

■■

Vad gör du?

■■

Hur borde detta ha gått till?

■■

Hur kan en sådan händelse förebyggas?

Fall 5 Du är ordförande i en liten intresseförening för pendlare. En medlem i föreningen har skrivit en skarp insändare i lokaltidningen och undertecknat i föreningens namn, utan din eller den övriga styrelsens vetskap. Nu ringer en av tidningens reportrar

Fallövningar

115

upp och säger att han är på väg hem till dig med en fotograf för att göra ett mittuppslag kring föreningens intressanta synpunkter i frågan med anledning av insändaren.

■■

Vad gör du?

■■

Hur borde detta ha gått till?

■■

Hur kan situationer som denna förebyggas?

116

I FÖRENING

Fördjupning Cecilia Elmqvist, Ändamålsparagrafen: ledarskap i folkrörelser, Idealistas förlag, 2013 Niklas Hill och Angeli Sjöström Hederberg, Medlemsmodellen.

Trinambai Consulting, 2013 Karin Källström, Juridikboken, för ideella föreningar, Idealistas förlag, 2014 Jan Lindblad och Björn Lundén, Ideella föreningar, Björn Lundén Information, 2011 Björn Lundén, Styrelsearbete i föreningar, Björn Lundén Information, 2013 H Nelson-Bülow och S-Å Lennung, Styrelse, stämma och stadgar i förening, Studentlitteratur AB, 2005 Jan Rollof, Ledarskap för kreativitet, Studentliteratur AB, 2011 BAS kontoplan, www.bas.se Bokföringsnämnden , www.bfn.se Bolagsverket, www.bolagsverket.se Skatteverket , www.skv.se Verksamt, www.verksamt.se