Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 19 november 2012. In het clubgebouw van sv Diemen. Aanwezig: 50 geregistreerde leden en een aantal die de presentielijst niet hebben getekend. 1. Opening. De voorzitter, P.J. (Hans) ter Horst opent stipt om 20.00 uur de vergadering. Hij staat stil bij het overlijden van Simon Haas en Dirk Buitenhuis. 2. Mededelingen. De voorzitter deelt mee dat er geen aanvullende mededelingen zijn. Er zijn wel 3 punten van orde: -het tekenen van de presentielijst voor degenen die dat nog niet hebben gedaan; -het verzoek om bij het stellen van vragen duidelijk de naam te melden voor de secretaris; -mobiele telefoons uitzetten. 3. Ingekomen stukken. Er zijn geen ingekomen stukken ontvangen door de secretaris. Ook zijn er geen schriftelijke voorstellen van leden gekomen om extra agendapunten op te nemen. Mondeling is de afmelding ontvangen van Boaz Saam en Patrick van Berkel. Schriftelijk is de afmelding ontvangen van Robin Ternede. 4.
Vaststelling van de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 21 november 2011. De notulen worden per bladzijde bij acclamatie goedgekeurd. De notulist wordt bedankt. 5. Jaarverslag van de secretaris. De gebundelde verslagen van de diverse onderdelen van de vereniging 2011-2012 en de notulen van november 2011 zijn beschikbaar gelegd in de bestuurskamer en ze zijn gepubliceerd op de website. Deze verslagen geven geen aanleiding tot bemerkingen. 6. Financiën. De stukken 6A en 6B zijn in definitieve vorm in de vergadering beschikbaar. 6.A Vaststelling van de jaarrekening 2011/2012. Roel Stallinga (penningmeester tot 1 juli 2012) geeft een korte toelichting op de belangrijkste afwijkingen die de basis vormen van het overschot. Er is een klein voordelig saldo van € 3329, - . Hans bedankt de oud-penningmeester Roel Stallinga voor zijn inzet. 6.B Vaststelling van de begroting 2012/2013. Ook hier geeft Roel een korte toelichting. In het 10 jaar overzicht staat een tekort van - € 5000, -; dit is een klein foutje; de sponsoring door Rabobank ad € 5000, - had hier moeten worden vermeld waardoor de begroting 2012-2013 sluitend is. De ALV gaat bij acclamatie akkoord. 6.C Verslag van de kascontrolecommissie. Na voorlezing van het volledige verslag van de kascontrolecommissie door de secretaris verleende de vergadering aan het bestuur décharge voor het gevoerde financieel beleid. Er waren geen vragen. 6.D Benoeming kascontrolecommissie. Hans wijst de vergadering er op dat statutair de kascontrolecommissie wisselend moet worden aangevuld. Vanuit de ALV is ( ondanks het indringend verzoek van Hans daartoe) maar één nieuwe kandidaat gekomen om toe te treden tot de kascontrole commissie. Dit betreft Roel Stallinga. De drie leden van de kascontrolecommissie G. Hibbel, F.M. Scheffers en P.F.
1
Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 19 november 2012. In het clubgebouw van sv Diemen. Oomstee zijn voor het seizoen 2012-2013 weer beschikbaar. Ook Jack Cousin blijft beschikbaar als het volgens de statuten noodzakelijke reservelid. De samenstelling van de kascontrole commissie zal nader worden bezien. Hans bedankt de kascontrolecommissie voor hun inzet. Applaus vanuit de vergadering. 7. Bevestiging van de vaststelling van de contributie. Hans geeft aan dat afgelopen seizoen een score is bereikt van 99% ten aanzien van de inning van de contributie. Dit door de grote inzet van de penningmeester. Hij wijst er op dat met strakke hand zal worden opgetreden tegen wanbetalers. De vergadering gaat akkoord met het handhaven van de contributie op het niveau van 2011-2012. 8. Situatie kunstgrasvelden. Hans meldt de vergadering dat de gemeenteraad akkoord is gegaan met het vervangen van de kunstgrasmatten op veld 2 en 3 en het volledig reconstrueren van veld 1 tot kunstgras met verlichting. Applaus vanuit de vergadering. Vervolgens wordt aan alle aanwezigen een glas champagne uitgereikt en wordt getoast op dit besluit. Hans geeft een overzicht van de ideeën die nader moeten worden uitgewerkt. Jan Muller vraagt of de voetpaden weer volledig terug kunnen komen. Frank Affolter stelt aan de orde dat we in feite 4 velden moeten hebben en geeft aan dat hij gehoord heeft dat 80 jeugdige aanmelders zijn weggezonden. Hans geeft aan dat dit een onzin verhaal is. Wel klopt de 4 velden maar er is fysiek geen ruimte voor. Hans verstrekt ook een toelichting op de financiële bijdrage van de vereniging van € 75000, waarvan € 25000, - ineens en de rest gespreid in de huur tarieven. De vergadering gaat bij acclamatie akkoord met deze financiële verplichting. Hans benadrukt nogmaals dat onze “eigen bijdrage” het doorslaggevende punt is geweest bij de gemeentelijke besluitvorming. Frank Scheffers stelt de vraag waarom de financiële verplichting nog niet in de begroting tot uitdrukking komt. Penningmeester Bram Kloosterman geeft aan dat dit pas in de begroting 2013-2014 wordt geactiveerd. Peter gaat in op een verhaal van radio Diemen op zondag 18-11 waarin werd gesteld dat veld 2 en 3 vanaf januari niet meer bespeeld mogen worden. Dit is een onzin verhaal. 9. Uitvoering kantinediensten. In september is begonnen met het individueel inroosteren van de leden voor de verplichte kantinediensten. Met het inroosteren van de teams is gestopt. Hans geeft aan dat het niet goed gaat met individueel roosteren. Bijna 50 % komt niet opdagen. Alle ontwijkende smoezen zijn inmiddels bekend maar de handhaving is moeilijk voor het bestuur. Het bestuur overweegt in uiterste instantie de contributie te verhogen met bijvoorbeeld € 40, -. Wie zijn dienst uitvoert krijgt dit geld terug. Dit werkt al bij veel verenigingen. Het bestuur is daar echter nog geen voorstander van. Hij vraagt echter meer suggesties voor verbetering. Elly Oudshoorn geeft aan dat de communicatie nu slecht is en geeft aan dat we moeten nadenken over het bereiken van de leden via social media of app’s voor de telefoon. Daarnaast weten veel leden niet hoe ze website kunnen bereiken of “willen het niet weten”. Tinus Post geeft aan dat iedereen wel weet wanneer en waar moet worden gespeeld. Elly benadrukt dat dit de verdienste is van de inzet van de leiders. Frank Affolter geeft aan dat een systeem moet worden bedacht waarbij je wordt beloond in plaats van gestraft, dat is gevoelsmatig anders. Dit kan door bijvoorbeeld zelf je naam of met vrienden op een, al dan niet, digitale lijst te plaatsen. Hij geeft aan dat bij CTO de kantinedienst goed verloopt. Peter meldt dat hij 2 x per week daar bezoeker is en dat zeer regelmatig de keuken en buffet volledig is gesloten. Hans Post vraagt te onderzoeken om weer over te gaan per team maar dan met het aanwijzen door het bestuur van de op te roepen personen.
2
Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 19 november 2012. In het clubgebouw van sv Diemen. Paul Brouwer stelt dat dit dan weer een sub- verantwoordelijkheid voor de leiders wordt en verzet zich daar tegen. 10. Uitvoering coรถrdinatie scheidsrechters zondag en bestuurskamerbezetting op zondag. Dit onderwerp is opgevoerd omdat door het overlijden van Simon Haas een geweldige leemte in de uitvoering is ontstaan. Hans meldt echter positief nieuws. 4 weken geleden heeft een ouder van een F- pup zich gemeld om de coรถrdinatie van de scheidsrechters te gaan regelen. Dit betreft Patrick van Berkel. Hij kon helaas vanavond niet aanwezig zijn. Hij is enthousiast begonnen aan deze taak en fluit zelf ook wedstrijden. Het bestuur verwacht dat daarmee een probleem is opgelost. Vervolgens schetst Hans het grote probleem van de bestuurskamerbezetting op zondag. We overwegen zelfs een advertentie in de krant te plaatsen. Staande de vergadering geeft Martin Miermans aan dat hij deze taak aanvullend ook wil gaan vervullen. Hij doet dit werk ook al op zaterdagmiddag. Hij is zo zeer begaan met de taakvervulling van Henk van Dijk voor de vereniging dat ook hij die extra steun aanbiedt. Deze wordt door Hans dankbaar aanvaard en nog nader uitgewerkt. Vervangers voor Martin zijn echter nog altijd welkom en nodig. Hans geeft vervolgens aan dat het zoeken naar personen die de rol van coรถrdinator van een leeftijdsgroep jeugd B, C, D, voor de jeugdcommissie bijna hopeloos is en dat daar ook een oplossing voor moet komen. 11. Huldiging jubilarissen. Er zijn dit jaar 4 te huldigen jubilarissen binnen de vereniging. Voor Ruud Minnema 25-jaar lid houdt Peter een toespraakje. Hans zet Bram Uljee in het zonnetje vanwege 25- jaar lidmaatschap. Martien houdt de toespraak voor Rob Dubelaar, 50 jaar- lid en Peter voor Roel Helmer 60 jaar- lid. Van iedere jubilaris worden de inzet en verdiensten voor de vereniging en het trouwe lidmaatschap nog eens benadrukt. In plaats van spelden worden nu ere- schalen met een persoonlijke inscriptie uitgereikt. Voor alle partners van de jubilarissen was er natuurlijk het traditionele boeket bloemen. 12. Pauze. Er wordt een pauze gehouden van 21.00 uur tot 21.15 uur. 13. Bestuursverkiezing. Het bestuurslid R.(Roel) Stallinga, penningmeester, is zoals afgesproken op 30 juni afgetreden. Hans bedankt Roel met een kort toespraakje en een boeket bloemen. Bram Kloosterman is met ingang van 1 juli 2012 Roel opgevolgd. De vergadering gaat akkoord met de benoeming. De vergadering gaat tevens akkoord met de benoeming van Jurry Fritz tot bestuurslid kantinezaken. Hans en Robin van Tilburg zijn volgens rooster aftredend en stellen zich herkiesbaar. De ALV is daarmee akkoord. Marco Stuifzand is door studie niet meer beschikbaar als 2e secretaris. Met een kort toespraakje en een boeket bloemen wordt ook hij bedankt. Er zijn geen tegenkandidaten voorgedragen bij de secretaris. Hans doet daarna een dringend beroep op de leden om openstaande bestuursfuncties en binnen de jeugdcommissie te gaan vervullen. Vooral binnen de Jeugd. 14.
Rondvraag.
Hans Post; spreekt namens de kantinegroep dat het qua werkdruk uit de klauwen loopt en dat er dringend een oplossing moet komen. Het gaat anders absoluut fout. Mijndert Verkaik
3
Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 19 november 2012. In het clubgebouw van sv Diemen. ondersteunt dit en geeft aan dat als er geen oplossing komt hij per 1 januari stopt. Hij kan het huidige werk niet meer vol houden. Frank Affolter; vraagt wat de huidige rol van Marciano als TC jeugd is, hij is er bijna niet meer. Hans vindt dit geen onderwerp om hier te bespreken. Frank Affolter; geeft aan dat de B en C selecties behoefte hebben aan spitsen. Hij dringt aan op interne scouten en het “halen”van spelers elders. Hans geeft aan dat we geen spelers van elders willen halen. Dit is tegen het beleid van de vereniging. We willen geen passanten/ gelukszoekers. Talenten die wel zelf willen komen zijn echter welkom. Michael Helmer; gaat in op het spelersvolgsysteem en vraagt naar toelichting en resultaten. Hij geeft aan dat al in de F en E intern gescout moet worden. Als lagere teams lang bij elkaar blijven tot D, C willen de spelers/ ouders vaak al niet meer naar de jeugdselecties. JC lid Metin Köse verstrekt de toelichting. We zijn pas begonnen en nog te kort om al conclusies te trekken. We zijn begonnen met techniek trainingen door aparte trainers, gesprekken met de hoofdtrainers, selectietrainingen medio maart/ april etc. Michael Helmer; stelt het gebruik van alcohol buiten de kantine en het beleid aan de orde. Gisteren zag hij een team dat buiten alcohol dronk, glaswerk mee naar buiten nam en zelfs een eigen fles Bacardi bij zich had. Een ieder weet waarschijnlijk wel welk team dit is. ( Nb. Zondag 2). Michael geeft aan dat hij de indruk heeft dat dit gedoogd wordt en dat we als vereniging blij mogen zijn dat de KNVB nog niet is langs gekomen met een fikse boete. Hans stelt dat dit zeker niet gedoogd wordt en wordt besproken met het team en de leider. Daarnaast wordt door Philip elke thuiswedstrijd omgeroepen dat er geen alcohol en glaswerk naar buiten mag. We zijn bezig met de voorbereidingen van een formeel terras waar alcohol mag worden gedronken in plastic bekers. Hans Post; stelt nog een vraag over de begroting. Zijn we met alle Haagse maatregelen en de economie niet te optimistisch geweest met begroting. Bram Kloosterman stelt dat er conservatief op eerdere ervaring is begroot. Hij gaat echter de begroting per doelgroep samenstellen en nauwkeurig de ontwikkeling volgen en zonodig bijsturen. Frank Affolter; geeft aan dat hij de wedstrijd- en inloopkleding van de B en C sel. er niet uit vindt zien in verhouding tot andere verenigingen. Philip Oomstee ( kleding – en sponsorcoördinator) legt het beleid aan Frank uit. De vraag van Frank krijgt weinig steun uit de vergadering. 15. Sluiting. -Hans benut de sluiting om alle vrijwilligers hartelijk te bedanken voor hun inzet voor de vereniging. De verenigingscultuur moet aansluiten bij de ambities van de leden. Om dit te ondersteunen geeft hij een mondeling overzicht wat er allemaal in het seizoen 2011-2012 is bereikt en in gang gezet. Nu hebben we weer de uitdaging van het project kunstgras. Hij roept iedereen nogmaals dringend op zich aan te melden als vrijwilliger. De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun komst en voor hun positieve deelname aan de vergadering. Hij sluit daarna de vergadering om 22.15 uur. Diemen, 20 november 2012 Ondertekening: Datum:
P.J. ter Horst, voorzitter
P.P van Rooij, secretaris.
4