1 (8) Datum
Barn- och ungdomspsykiatri
2017-08-25
Många barn och ungdomar kan uppleva att det är jobbigt att inte veta vad som ska hända då de ska genomgå en utredning på BUP. Utifrån erfarenhet vet vi att det är viktigt att inför kontakten med BUP förklara och skapa förståelse för hur ett besök går till, vem man kommer att träffa och vad som kommer att ske. Speciellt om det är en utredning vid misstanke om exempelvis ADHD eller autism. Även föräldrar (vårdnadshavare) kan känna sig oinformerade och kan därför inte lugna eller förklara för sitt barn. Detta kan resultera i att barn är nervösa inför besöket, eller helt enkelt inte vill komma på besöket. Min utredning är appen som hjälper patienter på BUP att förstå och samtidigt följa med på vad som händer när en utredning genomförs på BUP. En utredning kan upplevas krånglig, men det behöver den inte vara. Med hjälp av en innovativ lösning i form av en app får barn och ungdomar, och deras vårdnadshavare, stöd och hjälp under utredningen. Barnet/Ungdomen, tillsammans med utredare och vårdnadshavare, ”bygger ihop” just sin utredning. Appen ger beskrivningar om händelser och möten som sker under utredningen. Datum och tider läggs in för de olika händelserna. Appen ger sedan användaren en påminnelse innan händelsen inträffar. Under utredningens gång visas i appen hur långt utredningen har kommit och vad som återstår. Det går när som helst att ändra, lägga till eller ta bort händelser, beroende på förändrade behov under utredningens gång.
2 (8) Datum
Barn- och ungdomspsykiatri
2017-08-25
Bakgrund Barn‐ och ungdomspsykiatri (BUP) i Region Västmanland har uppdrag att bedriva specialistverksamhet som diagnostiserar, utreder och behandlar psykisk sjukdom/allvarlig psykisk störning hos barn och ungdomar under 18 år. Verksamheten vilar på medicinsk, psykologisk och social kompetens och sätter barnets behov i fokus. Verksamheten är länsövergripande med öppenvårsmottaningar på flera orter, specialistenheter, slutenvårdsplatser och akutmottagning. På BUP finns personal med olika kompetenser som kompletterar varandra. Psykologer, socionomer, läkare, skötare, sjuksköterskor, arbetsterapeuter och specialpedagoger arbetar tillsammans. På så sätt får de som kommer till BUP en vård som baserar sig på en sammanvägd bedömning av våra samlade kunskaper. En utredning som genomförs på BUP svarar på om barnet eller ungdomen uppfyller en diagnos. Samtidigt kan man även få klarhet kring om det finns andra orsaker till barnets symtom och funktionsnedsättning. Att genomgå en utredning innebär att man behöver komma till BUP flera gånger, både för att träffa olika utredande vårdpersonal och för att göra olika tester. Behovet av utredning är stort. Under 2016 utreddes över 550 barn inom BUP Västmanland, ändå är det många som väntar på utredning. En misstanke om ADHD, autismspektrumtillstånd och intellektuell funktionsnedsättning hos ett barn eller ungdom kan upptäckas av bl a föräldrar, förskola/skola/fritids, BVC, skolhälsovård och barnpsykiatrin. De som träffar barnen/ungdomarna kan känna oro för deras utveckling. Det kan handla om att barnet inte utvecklas och inte fungerar som barn/ungdomar i motsvarande ålder inom områden som t ex tal, språk, kommunikation, motorik, förståelse, lek, samspel, beteende och lärande. Vid misstanke om ADHD finns symptom hos barnet eller ungdomen så som ouppmärksamhet och/eller överaktivitet och impulsivitet. Vid misstanke om autismspektrumtillstånd finns symtom inom områdena social kommunikation, socialt samspel samt begränsade, repetitiva mönster i beteende, intressen och aktiviteter.
Kontinuerligt kvalitetsarbete BUP Västmanland har under en längre tid jobbat med att förbättra sin utredningsprocess. Målet är att utredningar ska påbörjas inom 30 dagar från att beslut om utredning skett. I så lång utsträckning som möjligt ska en utredning planeras i sin helhet innan start (dvs. samtliga besök bokas in) och sedan, som mål, genomföras inom tre månader. En utredning som genomförs inom tre månader ger patienten och föräldrar en överskådlig bild av vad som kommer att ske och när det kommer att ske, och skapar möjligheten för alla inblandade parter att boka in och avsätta den tid som krävs för att genomföra utredningen. Det övergripande målet för BUP Västmanlands kvalitetsarbete är en ökad tillgänglighet till BUP, och att möta det behov som finns för barnpsykiatriska utredningar på ett så effektivt sätt som möjligt, men att samtidigt bibehålla en god kvalitet på de utredningar som genomförs. Majoriteten av utredningarna ska genomföras i en mer komprimerad form, dokumentation och administration ska göras i direkt anslutning till ett besök och alla utredningar ska vara teambaserade, dvs. med psykolog, läkare och socionom. För detta finns flöden och arbetssätt väl beskrivna samt rutiner och instruktioner tydligt dokumenterade, vilket ger ett bra stöd för utredarna. Arbetet med att ständigt följa upp och förbättra utredningsarbetet pågår löpande. BUP Västmanland genomför idag ca 70 % av sina utredningar inom 80 dagar. Under en utredning genomförs i snitt åtta besök. Förutom tydliggörande rutiner och effektivare arbetsflöden har BUP Västmanland gjort en satsning på att digitalisera psykologtester i utredningen. Läsplattor används nu av både psykolog och patient vid genomförande av tester, och en webbaserad testplattform gör det möjligt att enkelt anpassa tester utifrån situationen och resultatet av testet ges direkt utan någon manuell inmatning. En del som identifierats som en brist i utredningsarbetet var ett bra stöd till patienterna och deras vårdnadshavare. Ett stöd som beskriver en utredning utifrån deras perspektiv och ger en bra förståelse för vad en utredning innebär. När barn och ungdomar besöker BUP är det viktigt att förklara hur besöken ser ut, speciellt om de ska gå igenom en utredning för exempelvis ADHD eller autism.
3 (8) Datum
Barn- och ungdomspsykiatri
2017-08-25
Syfte och målsättning BUP har en övergripande målsättning att arbeta för att öka patientens och vårdnadshavarens delaktighet i sin egen vård och behandling. Vi vill hjälpa och stötta patienten och/eller anhöriga att ta ett eget större ansvar och göra mer själva under sin vård hos oss. Att vara en modern vårdgivare idag innebär att vi måste anpassa oss, inte bara till digitaliseringens påverkan på verksamheten, utan även anpassa vår kommunikation och vårt bemötande till vår målgrupp. På längre sikt tror vi att genom ett bättre och utökat nyttjande av ny teknik vi kan frigör tid för vårdpersonal till mer behovskrävande patienter, och därmed bli en modernare vårdgivare och attraktivare arbetsgivare. Målet med BUP-appen Min Utredning är att ge ett digitalt stöd för patienten och dess vårdnadshavare vid en utredning på BUP. Stödet ska på ett tilltalande och lättillgängligt sätt ge information, samt öka kunskap och förståelse hos patient och anhörig för en utrednings alla händelser (steg) och syften. Genom att appen visualiserar utredningen som en fin promenadstig blir också de olika stegen lätta att förstå för såväl vårdnadshavaren som barnet eller ungdomen. Ett klick på ett steg (en händelse) som syns längs stigen presenterar detaljerad information i form av bild, text och berättarröst. På detta sätt beskrivs utredningen utifrån barnets perspektiv, både utifrån hur processen visualiseras och hur den beskrivs, t ex vilket språk som används. Ord och begrepp som en utredare använder kan vara svåra att förstå för ett barn. Syftet är att patienten ska känna sig trygg inför besöket på BUP. Appen ses också som ett stöd för föräldrarna/vårdnadshavarna som många gånger har svårt att förklara för sitt barn vad en utredning innebär och vad som kommer att hända vid ett besök. Genom att ge barn och föräldrar en möjlighet att i förväg förstå och prata om vad en utredning på BUP innebär samt att få hela utredningsplaneringen samlad skapas ett stort mervärde. Att föräldrar ges en god möjlighet att förbereda sitt barn medför att utredningen kan genomföras enligt plan.
Effekter och nytta i verksamheten Utredningsarbetet inom BUP Västmanland är en standardiserad vårdprocess, som är väl beskriven. Rutiner, checklistor och instruktioner finns tillgängliga via regionens kvalitetssystem och journalsystemet stödjer utredare i dokumentationsarbetet i form av standardiserade mallar för vårdplaner och sökord. Utredningar följs upp via regionens beslutsstödsystem. Väntetider, utredningstider, antal besök, mm redovisas och analyseras för att ständigt förbättra och förfina arbetssättet. Min Utredning ska i första hand skapa ett mervärde för patienten. Om Min Utredning kan göra barnet mer förberedd inför besöket på BUP är det rimligt att anta att barnet presterar och agerar mer som det brukar, vilket ger en mer rättvis bild av vad barnet kan. Ett barn som är uppspelt, nervöst eller på annat sätt underpresterar kan medföra att fler besök än planerat krävs. Förhoppningen är att användningen av appen kan skapa trygghet och förståelse för varför patienten behöver komma till BUP och vad som kommer att ske under besöket. Därför kan man i förlängningen anta en minskning av av- och ombokningar samt uteblivna besök. Vilket ger ett effektivt nyttjande av vårdpersonalens tid.
4 (8) Datum
Barn- och ungdomspsykiatri
2017-08-25
Innovation Att skapa en app idag är inget nytt. Det nya med Min Utredning är formen och sättet informationen presenteras på, och till vilken målgrupp den vänder sig till. Den digitala utvecklingen går mer och mer idag mot att individanpassas, skapa en unik upplevelse eller anpassning för de personliga behoven. BUPappen är direkt riktad till barn, och anpassas efter just det barnets utredning. Min Utredning är en innovation inom barn- och ungdomspsykiatrin som skapar ett mervärde för patienten och fyller ett behov som tidigare saknats.
Gamification Användningen av gamification (spelifiering) är användningen av spelmekanismer inom verksamheter som traditionellt inte hör samman med spel. Det är ett sätt att öka användarens upplevelse, inlärning och engagemang. Utifrån att vår patientgrupp består av barn och unga som är väl bekanta med spelande kan gamification var särskilt tilltalande för dem. Spelmekanismer som kan användas är bl a: Storytelling En berättelse som spelaren får följa och fångar spelarens intresse. Spelaren vill veta och förstå varför den spelar spelet och vad den kan uppnå genom att fortsätta spela. Avatar En ställföreträdare/alter ego för användaren. Kan vara i form av en liten bild, eller i form av en karaktär/rollperson. Kan till exempel användas för att ta bort frågor som genus, ålder, gruppering, tillhörighet eller etnicitet. Poäng Representerar ett fiktivt värde. Kan även vara i form av kulor, streck, förmåga, liv eller andra ickemonetära enheter som kan samlas och som erhålls för utförd prestation Match En utmaning eller omgång där t.ex. en uppgift ska lösas. Nivå/Level När karaktären nått en tillräcklig progression/fått tillräckligt många poäng kan den ”levla” upp.
Gamification inom vården En svensk studie som gjorts på Drottning Silvias barnsjukhus1 har tittat på hur gamification tagits emot i en vårdmiljö och vad det innebär. Resultatet visar bl a på att gamification som rehabilitering- och utbildningsverktyg engagerar och motiverar patienterna att genomföra icke lustfyllda aktiviteter så som att ta sina tabletter, gå till doktorn, våga ta en spruta eller på annat sätt utföra tråkiga och smärtsamma aktiviteter. Användandet av gamification som stöd kan skapa en bättre sjukvårdsmiljö för patienter, och särskilt barn. Genom implementering av gamification inom sjukvården finns möjlighet att öka individers engagemang och motivation i sin egen vård.
Risker med gamification Värdet av att implementera gamification i icke-spelverksamheter ifrågasätts och kritiseras ibland. Kritiken gäller bl a att det finns en övertro till vad spel kan åstadkomma i form av positiva beteenden. Risken finns att tappa fokus på användaren och det egentliga syftet, då allt för mycket fokuseras på poäng, nivåer och medaljer. I detta fall finns risk att användarens intresse riktas mer mot insamlandet av poäng än det egentliga budskapet. Spel förknippas också ofta med spelberoende och spelmissbruk. Kritik mot gamification i dessa sammanhang finns bl a när företag använder gamification för att erhålla ökad försäljning i vinstdrivande syfte.
1
https://gupea.ub.gu.se/handle/2077/47587
5 (8) Datum
Barn- och ungdomspsykiatri
2017-08-25
Tillämpning av gamification i Min Utredning När appen Min Utredning togs fram låg fokus på att göra utredningsprocessen tydligare för de som ska gå igenom den. Både app-utvecklare och medarbetare från BUP tyckte att det var viktigt att appen kändes lekfull och rolig. Därför byggdes det in en hel del spelkänsla, särskilt i de delar av appen som direkt riktar sig till barnen/ungdomarna. Samtidigt var det viktigt att hålla fokus på att appen i första hand inte skulle bli ett spel utan förmedla sitt syfte. Det ”speliga” i appen tar sig uttryck exempelvis genom sättet barnet skapar sin avatar. Barnet sätter ihop den lite som en docka, väljer hår, ansikte och kläder genom att trycka på pilar. Att själv få utforma sin karaktär är inte bara menat som en lustfylld del i spelet utan tillåter barnet att relatera till sin karaktär och dess resa. Gamification förmedlas också som helhet genom både det visuella och genom ljudbilden, som är starkt inspirerade från spel. Genom att appen visualiserar utredningen som en fin promenadstig blir också de olika stegen lätta att förstå för såväl vårdnadshavaren som barnet. Användaren startar med att bygga sin egen avatar. Avataren vandrar sedan längs med stigen och visar var i processen barnet befinner sig just nu. Genom att klicka på en händelse som syns längs stigen får barnet upp detaljerad information i form av bild, text och röst. Spelmekanismer kan användas för att få barnet eller ungdomen att interagera med och vara delaktig i hela utredningsprocessen. Det viktigaste när man tänker gamification är att fånga känslan av ett spel snarare än att bara använda de spelmekaniker som vanligtvis associeras med gamification, till exempel poäng, levels (nivåer) och liknande.
6 (8) Datum
Barn- och ungdomspsykiatri
2017-08-25
Utvecklingsarbete Appen Min utredning är framtagen av psykologer, socionomer och läkare från BUP i Region Västmanland tillsammans med utvecklare från IUS Innovation. Appen i sin första version finns klar för både iPhone och Android sedan i mars 2017, och kan gratis laddas ner. Idag, 15 augusti 2017, har appen mer än 800 nedladdningen. Ingen marknadsföring av appen har skett. När bedömningen är gjord och beslut fattat om att en utredning ska genomföras skickas information om att appen finns till patienten tillsammans med kallelsen till utredningen. Via feedback från föräldrar och patienter till utredarna finns vetskapen om att appen ger nytta, dock finns inget bra sätt idag att mäta och följa upp användningen av appen. Exempel från verkligheten En 8-årig pojke har sökt hjälp på BUP, misstanke om ADHD finns och utredning beslutas och planeras. Föräldrarna informeras om appen, laddar ner den och går igenom utredningens olika steg tillsammans med sitt barn. Inför träffen med psykologen där pojken ska få göra olika tester kommer han motiverad och uppspelt till besöket.
Fortsatt utveckling BUP kommer att vidareutveckla appen tillsammans med IUS Innovation. Denna typ av verksamhetsutveckling kräver många olika kompetenser. För att förstå vad digitaliseringen, och specifikt gamification, kan användas till måste utgångspunkten vara den egna verksamheten. Personer med utvecklingskompetens kan förstå hur tekniken fungerar och hur den kan nyttjas, men har inte helhetsbilden av vilka behov och möjligheter som finns inom kärnverksamhetens olika delar. För att möjliggöra utveckling krävs samarbete mellan olika branscher och kompetenser. Göra användaren mer delaktig Just nu är behovet av att öka användningen av appen störst. Idéer och tankar kring vidareutveckling finns, men behovet av feedback från användarna behövs för att veta att rätt saker utvecklas och förbättras. Att involvera användarna i vidareutvecklingsarbetet är viktigt. Därför planeras att bjuda in brukarorganisationer i utvecklingsarbetet. Bibehålla nyfikenheten Att jobba med apputveckling är en helt ny företeelse inom BUP. En uppgift som medarbetarna tyckt varit både inspirerande, nytänkande och roligt. En viktig uppgift för BUP Västmanland är att fortsätta stötta medarbetares kreativitet och engagemang samt hålla nyfikenheten levande. För att jobba innovativt behövs stöttning både när det går bra men även vid misslyckanden. Nyfikna och ansvarstagande medarbetare är en förutsättning för att lyckas med förändring. Nya funktioner Idéer finns nu för att vidareutveckla det ”speliga” i appen. Bland annat ge promenadstigen mer animation och ljud genom att t ex användaren klickar på ett litet träd som växer upp och blir stort, eller klickar på vattnet och det hoppar upp en fisk eller en anka tittar fram, att bakgrunden i appen ändras beroende på vilken tid på året det är. Detta i syfte att öka barnets känsla av att vara delaktig i appen genom att det är roligare att använda appen, och “avdramatisera” utredningen. Förändringen av bakgrunden beroende på årstid skulle också hjälpa till att öka förståelsen för hur lång tid utredningen kommer ta och ungefär när vad kommer att hända. Genom att utveckla interaktiva funktioner där utredare och patient kan kommunicera med varandra genom att skicka meddelanden och liknande skulle skapa mervärde för båda parter. T ex meddela behov av ändrade besökstider, uppmuntrande eller informativa meddelanden inför ett särskilt besök.
7 (8) Datum
Barn- och ungdomspsykiatri
2017-08-25
Behov finns också av en vidareutveckling för att tydligare visa och stötta resultatet av utredningen, t ex att barnet/ungdomen på ett motiverande sätt kan skapa och formulera sina styrkor och svårigheter utifrån en eventuell diagnos. Vidare finns önskemål att verksamheten ska få reda på hur barn och föräldrar upplever de olika stegen i utredningen. Genom att skapa möjligheten för användaren att svara på enkla frågor i en enkät efter ett besök på BUP får verksamheten snabb feedback och därmed underlag till fortsatt förbättringsarbete. Utvecklingsplan Den fortsatta utvecklingsplanen för Min Utredning:
Eventuella prispengar kommer att användas i vidareutveckling av Min Utredning samt för att öka användningen av appen så att så många som möjligt tar del av dess fördelar.
Andra tillämpningsområden Konceptet att använda en app för att beskriva en process, patientens väg genom vården, gör processen lättillgänglig, överskådlig och förståelig. Ett koncept som kan användas inom många verksamheter. Att sedan inkludera gamification i konceptet för att skapa en motivation och ökad förståelse hos patienten/anhörig/förälder/brukaren skapar ett mervärde. Användning av Min Utredning kan idag fritt användas av patienter inom andra landsting och regioner. Dock finns alltid lokala skillnader i hur en utredning genomför, vilka händelser som sker, begrepp och termer som används, osv. Därför kommer behov att finnas att anpassa utredningsprocessen till det lokala behovet. Inom BUP Västmanland finns tankar om att utveckla andra appar för att beskriva andra processer eller flöden och aktiviteter på ett lättillgängligt och informativt sätt för patienten. T ex genomförs ett omfattande projekt inom BUP med att implementera SFBUPs 2 depressionsriktlinje. Riktlinjen beskriver en tydlig behandlingsprocess i flera steg, detta främst utifrån behandlarens perspektiv. En app som beskriver vad behandlingens olika steg innebär för patienten kan ge en tydligare bild och skapa ökad motivation i sin behandling.
Risker och hinder Min Utredning är en liten del i den digitala förändringsresa BUP Västmanland och vården generellt står inför. Nyttjandet av ny teknik på ett effektivt sätt för både vårdpersonal och patient/anhörig/brukare är avgörande för att skapa mervärde. Riskerna finns att satsning på digitalisering och införande av tekniska lösningar för att effektivisera processen skapar merarbete i andra delar av den. Förbättringsarbete och utveckling får inte leda till mer administration. Motstånd Dock är en risk i den stora förändringen att de små värdena går förlorade. Satsningar på stora generella lösningar kan ”tränga undan” de små. Behovet av stöd i form av Min Utredning finns på flera håll, där man med relativt små medel och liten insats kan skapa stor nytta.
2
Svenska föreningen för barn- och ungdomspsykiatri
8 (8) Datum
Barn- och ungdomspsykiatri
2017-08-25
Många och stora förändringar kan lätt skapa motstånd i verksamheten. I en verksamhet som BUP där personalen har till sin uppgift att hjälpa barn och ungdomar som mår dåligt, och där man vet att många som behöver hjälp står i kö och väntar, är känslan ofta otillräcklighet. Tiden till utveckling och förändring upplevs oftast som obefintlig. Förändringsarbete måste ske med stort tålamod för att inte skapa ett motstånd. Därför att det viktigt att användningen av appen ökar. Användning av appen ger oss möjlighet att få feedback på hur bra den är och hur den kan förbättras. Positiv feedback minskar motståndet till att ”lära ut ett spel”. Mer funktioner, inte alltid bättre Desto mer funktionalitet, som t ex interaktiva lösningar, som skapas i en app som Min Utredning ökar behovet av säkerhetshantering. Behovet av t ex inloggningsfunktioner skapar en ökad administration, eller mer komplexare funktioner ger lätt upphov till behov av support, personlig information skapar frågor om vad som är journalinformation, osv. Lättillgängligheten och enkelheten kan försvinna. Upphovsrätt Det är generellt svårt att skydda en app/ett spel på ett bra sätt, däremot är innehållet i appen, t ex text och grafik, upphovsrättsskyddat. Produktägarskap Min Utredning är idag endast utvecklad för och ägs av BUP Västmanland. En utökad användning av appen medför ökade ansvar som ägare. Desto fler som vill vara med och påverka utveckling av appen desto mer komplext blir det. Det finns idag inget hinder för att använda appen, den är gratis att ladda ner för vem som helst. Däremot är den idag ”Västmanland-anpassad”, dvs. informationen i appen är anpassad efter hur BUP i Region Västmanland arbetet med och genomför utredningar av barn vid misstanke om ADHD eller autism. Att äga en produkt och ansvara för underhåll, support och vidareutveckling ställer vissa krav på en verksamhet. BUP är idag inte en verksamhet som kan ta ett sådant ansvar. Ett produktägaransvar måste noggrant tänkas igenom innan det kan tas. Detta är något som ska utredas under den fortsatta utvecklingen.
Marie Frey, verksamhetsutvecklare
Martha Norberg Jansson, psykolog
Emeli Lanninge, socionom
Margit Farkas, överläkare och verksamhetschef BUP Västmanland