Förord De närmaste åren bjuder på flera stora utmaningar för de offentliga driftorganisationerna. Det ställs nya krav på teknisk kompetens genom att byggnaderna tenderar att utrustas med en allt mer avancerad teknik, ekonomimålen görs tydliga genom konkurrensutsättning, kraven på kund- och serviceorientering ökar och miljöoch kvalitetsledningssystemen ställer högre krav på organisationernas personal. Dessutom växer behovet av rekrytering i takt med pensionsavgångar och tilltagande konkurrens om arbetskraften. I denna rapport diskuteras arbetsuppgifter och kompetensområden inom de offentliga fastighetsföretagens driftorganisationer. Med rapporten som grund erhålls möjligheter att identifiera arbetsuppgifter samt göra en bedömning av den egna organisationens kompetensprofil i relation till nuvarande och framtida krav. Av den enkätundersökning som genomförts i anslutning till rapporten framgår att driftorganisationerna tekniskt sett klarar sina åtaganden relativt bra. Enkätsvaren visar också att de viktigaste arbetsuppgifterna finns inom områdena ventilation, värme och energi. Kvalitetsutveckling är det område där driftorganisationerna får sämst betyg och där förväntningarna på förbättring i framtiden är störst. Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet "Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor" (U.FOS) i vilket ingår Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, Församlingsförbundet, Fortifikationsverket, Statens Fastighetsverk, Akademiska hus AB samt Specialfastigheter Sverige AB. Rapporten har utarbetats av Sören Björnbom, System & Energi. En styrgrupp har medverkat i arbetet genom att bistå med material och lämna värdefulla synpunkter. Styrgruppen har utgjorts av Mats Arosell, Landstingsservice Dalarna; Knut Olof Lagerqvist, Västfastigheter; Mikael Zivkovic, Statens Fastighetsverk; AnnKristin Landelius, Specialfastigheter Sverige AB; Hans Nyström, Uddevalla kyrkliga samfällighet; Ove Eklund, Arvidsjaurs kommun; Hans Wiberg, Sundsvalls kommun samt Arne Bauhr, Fortifikationsverket. Ted Lindqvist, handläggare UFOS, har varit sammankallande. Ansvarigt kansli har varit Församlingsförbundet med Björn Gustavsson som projektledare. Stockholm i december år 2000 Driftig kompetens
1
Innehåll Sam ma nfattn ing
3
1. Inled ning
4
2. Vad driften är
5
3. Driftens roll i fastighetsförvaltningen
9
4. Vad driften gör
14
5. Vad driften kan (eller ska kunna)
16
6. Driftens kompetensprofil
20
7. Enkät om driftkompetens
23
@
Svenska Kommunförbundet
11882
Stockholm
Epost: fastighet@svekom.se
2001
• Tfn 08-452 71 00 • Webbplats: www.ufos.to
ISBN: 91-7099-985-6 Tryckeri: Tryckindustri, Solna Text: Sören Björnbom , System & Energi Omslag: Michael Schneider Redigering och form: Björn Hårdstedt Distribution:
2
Driftig kompetens
Tfn 020-31 32 30, fax 020-313240
Sammanfattning Hög medelålder hos personalen i de offentliga fastighetsföretagens driftorganisationer varslar om en stundande generationsväxling. Mer komplexa byggnader och ett offentligt fastighetsföretagande som går från byggorienterat till förvaltningsorienterat, ger nytt innehåll i arbetsuppgifterna. Sammantaget innebär det att kompetensen i driftorganisationerna måste förstärkas. Tekniskt sett klarar sig driftorganisationerna för närvarande ganska bra. Det visar bl a den enkät bland offentliga fastighetsföretag som redovisas i denna rapport. Enkäten visar att de viktigaste arbetsuppgifterna både i dagsläget och i framtiden, finns inom områdena ventilation, värme och energi. Det område där driftorganisa tionerna får sämst betyg, och där de största förväntningarna på en framtida förbättring finns, är "kvalitet" . I första hand handlar det således om att hitta rätt struktur i driftarbetet för att bättre klara de förvaltningsorienterade (funktionella) arbetsuppgifterna. Sådana arbetsuppgifter är t.ex "energi", "miljö" och "kund". Rapporten innehåller ett förslag till metod för kartläggning av driftorganisationens kompetensprofil samt en generell rekommendation att införa någon form av kvalitets- och miljöledningssystem. I rapporten betonas också vikten av ett engagerat och inspirerande ledarskap för att den avsedda kompetenshöjande effekten ska uppnås.
Driftig kompetens
3
l. Inledning Fastighetsorganisationerna inom den offentliga sektorn präglas av personal med hög medelålder. Inom driftorganisationerna har de flesta någon form av gymnasieutbildning, exempelvis yrkesskola, som grundutbildning. Utbildningen i den fastighetstekniska yrkesrollen har vanligen erhållits som intern företagsutbildning och/ eller genom erfarenhet. I takt med att den offentliga sektorns fastighetsföretagande utvecklas, ställs nya krav på driftorganisationen. Den tekniska utvecklingen har gett oss byggnader med mer komplexa teknik- och installationssystem. Utvecklingen från byggorienterat fastighetsföretagande till förvaltningsorienterat ställer också nya krav. Det här innebär att det idag inte räcker med att ha kompetens för de tekniska arbetsuppgifterna - driftorganisationerna måste också ha kompetens inom områdena energi, kvalitet, miljö (inre och yttre), kundorientering och ekonomi! administration. Dessa kommer vi i rapporten att kalla funktionsorienterade arbetsuppgifter. Utmaningen för det offentliga fastighetsföretaget är att förstärka driftorganisationens kompetensprofil- dels med hjälp aven utveckling av den befintliga personalen, dels med en genomtänkt blandning av egna och köpta tjänster. Samtidigt är det viktigt att möta de stora pensionsavgångar som kommer inom de närmaste 10-15 åren. Den personal som rekryteras bör både ha grundkompetens för de tekniska arbetsuppgifterna, och vara väl förberedd för de funktionsorienterade arbetsuppgifterna. Syftet med denna rapport är att förmedla en metod för kartläggning av kompetensprofilen i en driftorganisation samt att utveckla den för att svara mot moderna krav på kvalitet, flexibilitet, effektivitet, teknikkunnande och kundorientering.
4
Driftig kompetens
2. Vad driften är Många anser sig veta vad drift av fastigheter är och vilka arbetsuppgifter som ingår. Sanningen är att en allmängiltig definition av begrepp som "drift" och "underhåll" som alla kan enas om saknas. Nomenklaturen för arbetsuppgifter varierar mellan olika företag i branschen, vilket ofta medför stora svårigheter vid jämförelser. Exempel på problem som kan uppstå när man inte är ense om begreppen är gränsdragning när det gäller underhåll, hyresgästernas utrustning och skötselåtagandet, speciellt avseende lokalvården. Vissa fastighetsföretag inkluderar hela städningen i driften medan andra bara tar med städning av allmänna ytor och driftutrymmen (den s k ÖVA-ytan). I den här rapporten har vi inte ambitionen att presentera någon slutgiltig definition av vad som ingår i begreppet "drift". En vanligt förekommande definition ges i Aff 95 ("Avtal för fastighetsförvaltning"). Där definieras drift som: "åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år, vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt" och "Drift innefattar mediaförsörjning, tillsyn och skötsel. Den funktion som ska upprätthållas är den för tillfället möjliga med hänsyn till slitage och förvaltningsobjektets ålder". I figuren visas AH 95:s definitioner av driftens tre huvudsakliga underkategorier. I de flesta fastighetsföretag innefattar drift också det som benämns löpande underhåll och delar av det planerade underhållet. Flertalet inkluderar även det förebyggande underDrift hållet i driften. När det gäller det planerade underhållet finns MediaTillsyn det ofta skillnader mellan föreDriftåtgärder som försörjning omfattar observation Driftåtgärder som tagen beträffande gränsdragav funktion hos ett omfattar tillförsel av förvaltningsobjekt ningen mot långtidsplanerat elenergi, vatten, och rapportering av bränsle, fjärrvärme eventuella awikelunderhåll vilket kan medföra och fjärrkyla, TVser. signaler via kabel problem. samt bortförsel av Den internationella trenden är dock att drift-begreppet smalnar av, och att det mesta som kallats
Driftåtgärder som förutom justering och vård av förvaltningsobjektet omfattar byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial.
Städning Renhållning
avloppsvatten och avfall.
Driftig kompetens
Skötsel
5
drift istället ingår i kategorier under "underhåll". I ett förslag till Europastandard (prEN 13306 "Maintenance standard" som diskuteras utförligt i UFOS-rapporten "Se om sitt hus - strategier för underhåll av offentliga fastigheter") vidgas sålunda underhållsbegreppet till att även omfatta tillsyn och skötsel. Om detta förverkligas kommer endast mediaförsörjning och avfallshantering att ingå i driften. I den här rapporten har vi emellertid valt att använda Aff:s välkända definitioner av drift och underhåll, och i driften inkludera: • Mediaförsörjning (el, vatten, värme och kyla) • Tillsyn, skötsel och förebyggande underhåll av fastigheterna dvs byggnaden och dess fastighetstekniska installationer samt yttre skötsel av tomtmark. • Lokalvård ingår enligt Aff:s definition i driften. Flertalet av de företag som sköter tillsyn, skötsel och förebyggande underhåll ombesörjer inte verksamhetens lokalvård. Städningen av ÖVAytan ingår i driften. Vi har här valt att inte behandla lokalvården vidare. • Avfallshantering. Vi har därmed också avgränsat rapporten till att inte behandla verksamhetsservice (förutom de tjänster som är direkt kopplade till drifttjänsten). Det betyder att vi inte utvidgar begreppen mot Facility Management (FM). För den som vill läsa mer om FM rekommenderas UFOS-rapporten "Facility Management - Offentligt fastighetsföretagande i ett nytt perspektiv".
Fördelning av kostnader Bildtext: Fördelning av kostnader i ett offentligt fastighetsföretag
Kapital
(Källa: Ltg-förbundets nyckeltal 1999). Tillsyn, skötsel och löpande underhåll och Media är det som "normalt" brukar anses vara "driftkostnaden" .
Media Off. fastighetsföretag
Kapital
Energi Bostadsrättsförening
o
6
20
Driftig kompetens
40
60
80
100
Driftkostnaderna En typisk presentation av kostnaderna i ett fastighetsföretag visas i figuren nedan. Där visas också kostnadsfördelningen i en helt annan typ av fastighetsföretagande - en bostadsrättsförening. De båda exemplen visar att kostnaderna för" drift" procentuellt i stort sett är lika stora. Driftkostnaderna: Tillsyn, skötsel, löpande underhåll, administration och Media (värme, el och vatten) utgör 33 % av de totala kostnaderna i både det offentliga fastighetsföretaget och bostadsrättsföreningen. Vid en fördelning av kostnaderna, exklusive kapital, administration och övrigt, erhålls diagrammet på motstående sida för det offentliga fastighetsföretaget. En av de strategiskt viktigaste frågorna blir följaktligen att arbeta med "effektivitet och erforderlig tillgänglighet" när det gäller mediaförsörjningen av fastigheten. Även den enkätundersökning vi gjort i anslutning till rapporten visar att man anser att ventilation, värme och energi är driftens viktigaste arbetsuppgifter. Bilden till höger är ett konkret exempel på hur man vid Skellefteå lasarett på eget initiativ förbättrat förutsättningarna för en "effektiv" värmeförsörjning. På samtliga roterande värmeväxlare i ventilationssystemen har man monterat "fönster" för att enkelt kunna observera funktionen hos dessa. Två gånger per år utför man i egen regi förebyggande underhåll på utrustningen. När man jämför energiförbrukningar, och då främst värme, i olika lokaler är tendensen att ju längre norrut man kommer desto "räddare är man om värmen". Skellefteå lasarett är ett av de mest värmeeffektiva i landet. Sjukhuset har en normalårskorrigerad värmeförbrukning på 100 kWh/ kvm BRA. Detta motsvarar för Mellansveriges del ca 80 kWh/kvm BRA. Att sjukhuset är planerat med bra värmeförsörjning och systemuppbyggnad är bara en grundförutsättning. Resten av det låga värmeförbrukningstalet beror på en genomtänkt och konsekvent utförd driftstrategi samt ett effektivt förebyggande underhåll av
Driftig kompetens
7
installationerna med bl.a regelbunden kontroll och justering av ventilationens värmeåtervinnare.
Kärnan i driften Följande citat är hämtade från några av de offentliga fastighetsföretag som ingått i styrgruppen för rapporten "Vår kärnuppgift är att tillhandahålla verksamheter lokaler som fyller kraven på bra funktion och arbetsmiljö. Detta till lägsta kostnad." "Driftavdelningen ska tillhandahålla rätt inomhusmiljö och utföra underhållsarbeten så att hyresgästens verksamhet kan bedrivas på bästa sätt, till lägsta möjliga kostnad över tiden. Mål: 1. Hyresgästerna ska tillhandahållas rätt inomhusmiljö till lägsta kostnad över tiden 2. Funktion och värde på installationer och byggnadstekniska konstruktioner ska vidmakthållas 3. Service och underhållsarbeten ska utföras så att kundernas verksamhet kan bedrivas på bästa sätt" "Kärnan i driften för oss är att kunderna dvs hyresgäster, publik, besökare men även byggnader och föremål ska ha rätt klimatkvalitet med så låg energiomvandling som möjligt." En näraliggande tolkning av "Kärnan i driften"
är således att:
"tillgodose hyresgäster och andra med en god arbets- och verksamhetsmiljö till lägsta möjliga kostnad över tiden". Detta understryker ytterligare enkätsvaren om hög kompetens när det gäller bl.a ventilation, värme och energi. Därför torde, i de flesta fall, dessa arbetsuppgifter utgöra grundstommen i driftorganisa tionen.
8
Driftig kompetens
3. Driftens roll i fastighetsförvaltningen Fastighetsföretagets
processer
Bilden nedan beskriver de huvudprocesser som kan definieras i ett fastighetsföretag. Huvudprocess 2, "Fastighetsanknutna tjänster" omfattar det som traditionellt kallas drift. Här ingår fastighetsskötsel och mediaförsörjning men också det löpande (avhjälpande) och förebyggande underhållet. Mer om detta kan man läsa i t.ex. UFOS-rapporten "Rätt begrepp" som bl.a ger exempel på en akti vitetsbaserad indelning. Processligare
IF~'IW'
I
Kund
Proce sen
Input/ Resurser
D IHF~g.& I
D D Aktörer Ägare
t t ttt Företagsledning
Leverantörer
Myndigheter
Förvaltare Utförande
enhet
Bilden är hämtad från UFOS-rapporten "Fastighetsföretagets Informationsbehov". Modellen förutsätter att kunden är lika med hyresgästen, vilket inte alltid är självklart. I vissa offentliga fastighetsföretag anses nog förvaltaren vara kunden även om man primärt servar verksamheten (hyresgästen). Med den tolkning av "kärnan i driften" som vi gjort i denna rapport stämmer dock bilden ganska bra. De arbetsuppgifter pitel2.
som utförs inom driften finns redovisade i ka-
Driftig kompetens
9
Driftens historia Driftens roll i fastighetsförvaltningen har förändrats i och med att fastighetsföretagandet utvecklats. I grunden utför man dock samma arbetsuppgifter som tidigare, varför det för den enskilde i driftorganisationen många gånger är svårt att se sambanden. Tittar vi på den historiska utvecklingen av fastighetsdrift, har arbetsuppgifterna i första hand förändrats när byggnaderna och dess installationer utvecklats. Ursprungligen var det de som brukade byggnaderna (de vi idag skulle kalla hyresgäster eller verksamheter) som svarade för skötseln av dessa. Någon speciell driftorganisation fanns inte, men väl särskild personal anställd för att sköta t. ex. pannor och liknande. Vi skulle kunna börja redan på 1500-talet med att titta på de kungliga hovens personalstater, t ex utgjordes hovets anställda vid slottet Tre Kronor 1585 till stor del av vad vi idag skulle kalla driftpersonal. Då kallades de t ex vedfogde, fyrbötare, trappsopare och ljusekona. Frågan är om inte hovet vid Tre kronor var den första FM-organisationen i Sverige. Det är dock knappast meningsfullt att gå så långt tillbaka i tiden. Mera intressant kan vara att titta på utvecklingen inom landstingens verksamhetsområde, där man tidigt tillämpade modern teknik i byggnaderna. I personalstaten för Falu lasarett år 1881fanns totalt 17 personer upptagna. 6 av dessa kan hänföras till kategorin servicepersonal varav 3 tillhörde det vi idag skulle kalla driftpersonal. 11personer var således medicinsk personal. Redan 1881hade man faktiskt en maskinist anställd. På Lidköpings lasarett fanns på 1950-talet, liksom på de flesta sjukhus, en maskinavdelning. "Instruktionen för maskinpersonalen" daterad 27 augusti 1954reglerar arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter. Instruktionen är fastställd av sjukhusdirektionen. Personalen bestod av 1 st maskinmästare, 1 st reparatör, 1 st elektriker samt ett antal eldare (av ångpannorna). Fortfarande 1954 och under åtminstone 30-35 år till var driften organiserad under respektive sjukhusledning dvs man arbetade nära kärnverksamheten. För sjukhusens del var det vanligt att även den medicintekniska utrustningen hörde till maskinavdelningarna.
10
Driftig kompetens
Från 1960-talet och framåt har byggnaderna, och framför allt installationerna, blivit mer och mer komplexa. Detta kan åskådliggöras med följande två bilder tagna i Falun. Den första bilden visar hur sjukhusets tekniska försörjning såg ut under 1960-talet. I mitten "vårdrummet". Tekniskt sett fanns: • egen värmeförsörjning från panncentralen med oljeeldade ångpannor; • ventilation med till- och frånluft utan värmeåtervinning; • "enkel" teknik där vissa säkerhets- och tillgänglighets aspekter tillgodosågs. Motsvarande bild från 1990-talet visar en helt annan tekniknivå i byggnaderna. Runt samma vårdrum finns nu: • värmeförsörjning med fjärrvärme; • ventilation försedd med värmeåtervinning (efter energikrisen); • kylsystem från vilka återvinning av värme sker (framtvingat av större värmelaster och bättre byggnader) ; • datoriserad styr och övervakning; • fastighetsnä t för IT; • relativt komplicerad teknik med hög säkerhet och tillgänglighet. Den tekniska utvecklingens ökande krav på driften innebar att driftorganisationerna under senare delen av 1970-talet och under 1980-talet expanderade. Personal med specialistkompetens anställdes och organisationernas struktur blev mer teknikorienterad. Vid sjukhusen blev avdelningarna för medicinsk teknik egna organisationer nära primärverksamheten. De gamla maskin-
Driftig kompetens
11
avdelningarna organiserades i försörjningsförvaltningar, men fortfarande under sjukhusets ledning, dvs nära kärnverksamheten. Vid Falu lasarett växte organisationen ganska mycket. Fastighetsteknik hade i slutet av 19S0-talet drygt 50 anställda. Utöver den rent tekniska driften i form av panncentral, elavdelning, ventilationsavdelning, styr- och regleravdelning m m, hade man en egen, ganska stor, avdelning för byggnad och måleri. I slutet av SO-talet och början av 90-talet etablerades de offentliga fastighetsföretagen. Ofta slog man ihop sjukhusens fastighetstekniska avdelningar med fastighetsavdelningarna och LandstingsFastigheter bildades. Därför är det först under den senaste 10-årsperioden som en renodling av fastighetsverksamheten inom landstingen ägt rum. En liknande utveckling har pågått inom många andra offentliga fastighetsföretag.
Idag och i framtiden Idag är de offentliga fastighetsföretagen i full gång med omorientering och effektivisering av hela verksamheten samtidigt som man försöker hitta nya verksamhetsfält. Vissa planerar för att bli FMföretag. Omorienteringen består dock främst i att man går från byggorientering till förvaltningsorientering. I anslutning till förvaltningsorienteringen genomför också många offentliga företag en processorientering lik den som tidigare nämnts i detta kapitel. När det gäller driftsidan är det idag inte ovanligt att man konkurrensutsätter den egna verksamheten och anlitar externa driftentreprenörer. Ofta börjar man med lokalvården. I exemplet Falu lasarett började LandstingsFastigheter Dalarna AB med att teckna driftavtal med driftavdelningen (som tillhör serviceförvaltningen). Detta medförde att en kostnadspress etablerades, och då samtidigt en renodlad fastighets drift krävdes upphörde bygg- och måleriverksamheten inom driftavdelningen. Idag är avdelningen fastighetsteknik en ren driftavdelning med ca 20 anställda varav 2 sköter den byggverksamhet som tillhör driften. Driftavtalets ~änster avseende yttre skötsel och lokalvård (av ÖVAytan) köps liksom tidigare internt inom serviceförvaltningen.
12
Driftig kompetens
LandstingsFastigheter Dalarna AB handlar idag regelmässigt upp drift~änsterna i konkurrens på den öppna marknaden. Krav på kvalitetssäkring och miljö har tillkommit på senare år. Idag strävar man också efter en ökad kundorientering. Många gånger är det svårt för den enskilde bland driftpersonalen att "hänga med i alla turer", men faktum kvarstår att kompetent och trevlig driftpersonal som i huvudsak arbetar med att få byggnadens olika system att fungera och att serva verksamheterna alltid har behövts och alltid kommer att behövas. På den punkten skiljer det sig inte mycket från Gustav Vasas dagar.
Driftig kompetens
13
4. Vad driften gör Tekniska arbetsuppgifter Det har länge saknats en bra beskrivning av de konkreta tekniska arbetsuppgifter som driften ska ha kompetens att utföra. Den bästa sammanställningen finns i Aff 95. I Aff:s dokumentsamling listas de flesta tekniska och administrativa arbetsuppgifter som förekommer i en fastighetsförvaltning. I bilagan om "Profilbestämning" finns en sammanfattning av dessa. Sammanställningen visar på ett överskådligt sätt den tekniska bredd driften måste täcka in antingen med egen kompetens eller via köpta ~änster.
Arbetsuppgifter
ur funktionsperspektiv
De tekniska arbetsuppgifterna innebär att driften måste ha en viss grundkompetens, vilket dock inte betyder att man med självklarhet klarar att tillhandahålla mer komplexa funktioner. Sådana funktioner är exempelvis: • Energi: Effektiv och säker mediaförsörjning • Miljö: Bra inneklimat i fastigheterna och liten yttre miljöpåverkan från fastigheterna • Bra kundrelationer: Kontakten med hyresgästen är en mycket central fråga • Kvalitetssäkring: Att man utför sina arbetsuppgifter med rätt kvalitet • Ekonomi och administration: God totalekonomi, upphandling och styrning av tjänster etc. Dessa arbetsuppgifter fordrar att man hittar ett strukturellt arbetssätt med kompetens att arbeta över flera olika fackområden.
Utvecklingstrend Idag arbetar många offentliga fastighetsföretag, som tidigare nämnts, med omorientering från byggande till förvaltning, och har därmed också påbörjat en orientering mot "processer" och funktioner.
14
Driftig kompetens
Många företag är nu på väg att införa kvalitets- och miljöledningssystem. Ett av syftena inom driftområdet kan vara att man därigenom hittar strukturen för sitt arbete och samtidigt tvingas att fokusera på funktioner tillsammans med de tekniska arbetsuppgifterna.
Driftig kompetens
15
5. Vad driften kan (eller ska kunna) I föregående kapitel diskuterades vilka arbetsuppgifter driften har. Om man ser till de tekniska arbetsuppgifterna och den funktionsorientering som pågår, inser man lätt att det ställs stora krav på både chefer, arbetsledare och utförare för att man ska uppnå ett optimalt resultat. Det räcker inte med att vara en bra tekniker. Det krävs också kunskaper i analys, ekonomi, strukturellt tänkande och socialt beteende.
Fastighetsbranschens enkät 1995 FABUR (Fastighetsbranschens utbildningsråd) genomförde 1995 en enkätundersökning om nuvarande och framtida arbetsuppgifter kopplade till befintliga utbildningsnivåer och framtida utbildningsbehov. Undersökningen avsåg hela fastighetssektorn och fastighetsföretagen i sin helhet (fastighetschefer, förvaltare, driften etc). Enkätundersökningen
visade att:
• Grundutbildningsnivån i branschen är mycket låg, speciellt bland arbetsledare, fastighetsskötare och lokalvårdare. Majoriteten inom dessa kategorier saknar formell utbildning efter grundskolan. Detta betyder dock inte att de anställda saknar kompetens för sina arbetsuppgifter - den kan man få på annat sätt. • Driftcheferna har vanligen gymnasiekompetens och flertalet får också en kontinuerlig fortbildning inom företagen. • Inom de fastighetstekniska områden som utvecklas snabbt t ex ventilationsteknik, styr- och reglerteknik, säkerhet och övervakning är utbildningsnivån troligen för låg för samtliga personalkategorier. Detta gäller i hög grad också inom miljöområdet där samtliga kategorier inom fastighetsförvaltning har för låg utbildningsnivå. • De personalkategorier som möter kunden, dvs främst fastighetsskötare, bör få mer utbildning i marknadsorientering och servicemanagemen t. • Det finns en långtgående önskan att decentralisera arbetsuppgifterna från högre nivåer till lägre. Framför allt kommer fastighetsskötarna att få betydligt fler arbetsuppgifter inom näs-
16
Driftig kompetens
tan alla fastighetsförvaltningens områden, såväl administrativa som tekniska arbetsuppgifter och kundkontakter. • Medelåldern var ca 45 år.
Driftkompetensenkät 2000 I samband med denna rapport har vi genomfört en enkätundersökning för att"fånga upp" driftens kompetensprofil inom de offentliga fastighetsföretagen. En sammanställning av enkätsvaren återfinns i bilaga "Enkä tsvar" Frågorna var av typen: Vilket betyg ger du driften idag och vad anser du viktigt i framtiden? • Idag anser flertalet att driftorganisationerna har en bra kompetens för de tekniska arbetsuppgifterna och att funktionerna energi, kund och ekonomi! administration sköts bra. Mindre bra betyg får endast kvalitetssystem och miljö. När det gäller tekniska arbetsuppgifter får flertalet betyget bra (på skalan dåligmindre bra-b ra-mycket bra). Ett betyg på gränsen till "mindre bra" får yttre arbeten, gas/ tryckluft, kyla och reservkraft. Yttre arbeten och kyla är dessutom två av de arbetsområden där över 70 % svarat att tjänsterna köps på entreprenad . • I framtiden har flertalet av de tekniska arbetsuppgifterna bedömts vara viktiga (på en skala oviktigt-mindre viktigt-viktigtmycket viktigt). Endast yttre arbeten och gas/tryckluft anses inte fullt så viktiga. Viktigast anses ventilation vara men även värme, brandskydd och svagström bedöms som viktiga. När det gäller funktionerna energi, miljö, kund, ekonomi! administration och kvalitet anses energi vara viktigast. • Medelåldern hos driftpersonalen ligger på ca 50 år. • Majoriteten av driftpersonalen i de företag som svarat på enkäten har basutbildning i form av yrkesskola (gymnasium). Eftergymnasial utbildning (högskola) är ovanlig. De som svarat på frågan anger vanligen att 5-10 % tillhör denna kategori. De flesta har dock inte någon speciell fackutbildning inom fastighetsområdet utan har fått sin kompetens via intern fö.etagsutbildning.
Driftig kompetens
17
Riktad enkät vid Faluseminarium I samband med ett seminarium anordnat av Kommunaltekniska föreningen för bl a driftpersonal i Falun i maj, och med deltagande av regionens kommunala fastighetsförvaltningar, bad vi driftpersonalen svara på några enkla frågor om sin ålder, basutbildning, tidigare yrken, företagsutbildning och vad de själva anser viktigast i sitt yrke. • Medelåldern är 46 år. • 55 % har någon form av yrkesskola (gymnasium) som basutbildning; de flesta verkstadsteknisk inriktning eller bygg/rör / el. Tidigare yrken var ofta inom bygg, verkstad etc. Endast ca 5 % saknade helt utbildning efter grundskola. • Utbildning för sina arbetsuppgifter inom fastighetsförvaltning har man framförallt fått inom områdena energi, miljö och data. Utbildning inom ekonomi/administration, kvalitet och kund var mera sällsynt. Utbildningen har genomförts som intern företagsutbildning. • Över 40 % tyckte att "nöjd kund" var viktigast. Som tvåa kom energi som viktigaste arbetsuppgift.
Slutsatser och diskussion De slutsatser som kan dras av enkäterna är följande: 1. Driftorganisationerna har bra kompetens för de tekniska arbetsuppgifterna. Utbildning i fastighetsteknik har de flesta fått genom intern företagsutbildning och genom lång erfarenhet i yrket. 2. De funktionsorienterade arbetsuppgifterna (energi, miljö etc) är viktiga och kräver förstärkning av kompetensen. Speciellt gäller detta kvalitetssystem. 3. De viktigaste tekniska arbetsuppgifterna i framtiden är ventilation, värme och svagström. För att man ska kunna erhålla den bredd och höga kompetens som krävs måste det finnas en väl genomtänkt kompetensprofil för driftorganisationen. Frågor som måste ställas är t ex vad är strategiskt viktigt, var ligger tyngdpunkten i arbetet och vad ska utföras med egen personal respektive med entreprenörer. Givetvis måste man göra en bedömning av vad marknaden erbjuder.
18
Driftig kompetens
Av enkätsvaren framgår att yttre arbeten och vissa specialisttjänster (kyla, högspänning, brand och hiss) i stor utsträckning köps externt. Detta görs dels av kompetensskäl, dels för att t ex tjänster avseende yttre arbeten ofta finns att tillgå på marknaden och att man inte ser dessa som strategiskt viktiga. Flera av dessa tjänster får dock ett ganska lågt betyg i bedömningen av nuläget i våra enkäter (se kapitel 7), vilket kan tyda på att upphandlingsrutiner och kvalitetssäkring inte fungerar tillfredsställande. Sammanfattningsvis kan konstateras att det som saknas för att driftorganisationen ska uppfylla de krav som ställs, inte är brist på teknisk kompetens utan ett strukturellt utvecklat arbetssätt med fokusering på funktionerna (energi, miljö, kvalitet etc). Det bästa sättet att förstärka kompetensprofilen är därför att komplettera med system som tillgodoser funktionskraven. Tillvägagångssättet kommer sannolikt att variera från företag till företag. Som tidigare nämnts har många företag redan påbörjat dessa processer med ambitiösa program inom t ex energioptimering, miljösystem, kvalitetssystem, upphandling och IT. Hur man lyckas med införandet och vilka resultat som uppnås är dock främst en fråga om rätt ledarskap där ledorden (som vanligt) är engagemang och motivation.
Driftig kompetens
19
6. Driftens kompetensprofil
•
8
Med driftens kompetensprofil avses den samlade kunskap och förmåga som driftorganisationen ska ha för att vara opti. . mal för fastighetsföretaget, och för att svara upp mot huvudprocessen II "Fastighetsanknutna • ljänster" som beskrivs i kapitel 3. • I detta kapitel beskrivs en metod för kartläggning av driftorganisationens kompetensprofil samt vad som behövs för att utveckla • den. • Bilden till vänster är ett försök att åskådliggöra dagens situation. Den visar "Drift" med några av de tekniska arbetsuppgifterna (ljusa till vänster) och funktionsorienteringen (mörka till höger) samt den så vanliga bristen på struktur.
•
o
Kartlägg "Driftens kompetensprofil" I bilagan "Profilbestämning" presenteras ett förslag till hur kartläggning av kompetensprofilen kan gå till. Förslaget är baserat på den enkät som vi redovisar i rapporten. Kartläggningen ska resultera i att följande frågor besvaras: • vilken" grundprofil" har driften idag? • vilken profil ska driften ha i framtiden? för att vara till hjälp vid nyrekrytering. Profilbestämningen däremot inte något svar på vilken utbildning som krävs.
ger
Eftersom enkäten visar att ventilation, värme och svagström anses som de viktigaste områdena är det i många fall angeläget att rekrytera personal med goda baskunskaper inom dessa.
Inför system för kvalitets- och miljöledning De frågor som ställs om funktionsorienterade arbetsuppgifter i anslutning till "profilbestämningen"ska bidra till att konkretisera viktiga arbetsuppgifter ur funktionsperspektiv (energi, miljö etc).
20
Driftig kompetens
Arbetsuppgifter som normalt ingår om man inför system för kvalitetssäkring och miljöledning i organisationen. Vår enkät visar t ex att funktionen "kvalitet", som får lägsta betyg idag, anses som mycket viktig i framtiden vilket innebär att man måste satsa inom detta område. De rutiner som ingår i kvalitets- och miljöledningssystem kommer också att på ett naturligt sätt föra samman de tekniska och de funktionsorienterade arbetsuppgifterna till en helhet, samtidigt som orienteringen mot fastighetsförvaltning med dess olika processer renodlas. Därför är införande av någon form av kvalitetssystem och miljöledning troligen en av de viktigaste åtgärderna för att utveckla driftens kompetensprofil.
Led n ingsfu n ktionen En avgörande faktor för att dessa system ska bli de verktyg som krävs för att tillgodose kraven på den framtida driftkompetensen är att de används och utvecklas enligt planerna. Här spelar ledningsfunktionen i driften en mycket viktig roll när det gäller att utifrån den tekniska basen utveckla organisationen mot den processorientering som kvalitets- och miljöledningssystem kräver. Bilden till höger är hämtad från en bok om "Kundorienterad verksamhetsu tveckling" Hur ska tiden bäst rördelas bland medaa'betaroe i (Helling & Helling) och en organisation? beskriver en organisation Kategori av Arbetets InneJa II som kontinuerligt arbetar medarbetare med kvalitet. tveckla FOretagsledning
Om vi i detta fall anser att Stödjande fwtktioner driftledningen är "ledning Ledare på mellannivå Planera och utfllra på mellannivå" så borde i Arbetsledning den kvalitetsarbetande orArbetslag ganisationen cirka 35 % utgöras av löpande arbetsuppgifter, 30 % av "ständiga förbättringar" och 25 % av utveckling. den löpande vt'rluambecm enligt kunden. ~hov och kr.IY
Andelen utveckling minskar ju närmare vi kommer praktiskt utförande.
Driftig kompetens
21
Visioner, pollcie •. marknaderr, nya produlUn. proceSHr. mrtoderoch .ymm
För detta system krävs antagligen en helt annan arbetsfördelning med mycket stora krav på att sprida engagemang och motivation, vilket är en arbetsuppgift som i stor utsträckning åvilar driftledningen. Därför är troligen en förstärkning av driftledningens kompetensprofil mycket viktig för att man ska nå en "optimal" utveckling av driftorganisa tionens kompetensprofil.
Den framtida kompetensprofilen Driftens framtida kompetensprofil eller förmåga att genomföra processen "Fastighetsanknuten service", består av den tekniska baskunskapen som tillförts system för t ex kvalitet och miljöledning samt ett ledarskap med förmåga att motivera och engagera medarbetarna för att "tillgodose hyresgäster och andra med en god arbets- och verksamhetsmiljö till lägsta möjliga kostnad över tiden".
22
Driftig kompetens
7. Enkät om driftkompetens I detta kapitel presenteras resultatet av den enkät som genomförts bland offentliga fastighetsföretag i anslutning till rapporten. 57 av totalt ca 160 tillfrågade företag har svarat på enkäten vilket innebär en svarsfrekvens på 36 %. Eftersom det i huvudsak är kommuner och landsting som svarat är resultatet givetvis präglat av dessa. En modernt fungerande driftorganisation har, på grund av utvecklingen i branschen, fått nya arbetsuppgifter, och dessa har tagits med i enkäten. Exempel på dessa "nya" områden är "miljö" och "kvalitet". Vi ser också en alltmer renodlad funktionsorientering. Med funktioner avses t ex "Säker och effektiv mediaförsörjning", som vi här kallar "Energisäkring", eller "Bra kundrelationer" . Ä ven dessa finns med i enkä ten. Enkätens utformning visas på sid 28. Den kan hämtas i sin helhet på U.EOS webbplats www.ufos.to och anpassas för användning i det egna fastighetsföretaget.
Resultat av enkäten - sammanfattning Faktafrågor Förvaltad yta totalt: 28,5 milj kvm. Antal anställda: Totalt 5700 Totalt antal anställda i driften: ca 2 800 + entreprenörer Medelålder: ca 50 år Utbildningsnivå: Flertalet har någon form av basutbildning, t ex yrkesskola. Få har basutbildning inom fastighetsområdet. När det gäller utbildningsnivån är svaren ofullständiga men ett försök till tolkning är att ca 25 % saknar basutbildning. Maximalt 10-15 % har eftergymnasial utbildning. Om dagsläget Man tycker att driften i stort sett sköter de tekniska arbetsuppgifterna bra. Andelen entreprenader är stor när det gäller yttre skötsel, kyla och hissar liksom elkraft och brandskydd. Enkäten visar att driften sköter energisäkringen bra men miljösäkringen något sämre. Högst betyg får områdena kundorientering och ekonomi/administration medan kvalitetsarbetet får det lägsta betyget.
Driftig kompetens
23
Om framtiden De viktigaste tekniska arbetsuppgifterna anser man finns inom områdena ventilation, värme och brandskydd. Dessa bedöms som viktiga på gränsen till mycket viktiga. Övriga tekniska arbetsuppgifter anses också viktiga men yttre arbeten, gas/tryckluft, hissar samt lyftanläggningar något mindre viktiga « 3,0 i viktighetsgrad). Alla andra arbetsuppgifter ligger på gränsen till "mycket viktigt" men energisäkring anses allra viktigast.
Resultat av enkäten - genomsnittliga värden Del 1. Hur ser det ut idag? Frågan som ställdes var att göra en bedömning på en skala 1-4 om vad man anser om sin driftorganisations kompetens idag. Skala: 1 = dålig, 2 = mindre bra, 3 = bra, 4 = mycket bra. Dessutom skulle de svarande markera om tjänster köps externt. Arbetsuppgifter
Medelbetyg
Andel externt
T1. Yttre arbeten tomt
2,7
77 %
T2. Byggnad utvändigt
3,0
41 %
T3. Byggnad invändigt
3,0
40%
T4. WS-System Va
3,1
35 %
Gas och tryckluft
2,6
49%
Kyla
2,6
71 %
Värme
3,2
32 %
Ventilation
3,1
32 %
Elkraft
3,0
65
Reservkraft
2,7
43
Svagström
3,1
47
Brands kyddsinstallati oner
3,0
61
T5, T6: Elkraft och svagström
T7. Transportanläggningar Anläggningar för avfallshantering
3,0
32
Hissar, rulltrappor o d
3,0
100
Lyftanläggningar
2,6
82
2,9
23
Miljösäkring
2,7
21
Kundorientering
3,0
21
Ekonomi och administration
3,1
21
Kvalitetssystem
2,2
21
Funktion Energisäkring
24
Driftig kompetens
Del 2. Vad är viktigt i framtiden? Frågan som ställdes var att göra en bedömning på en skala 1-4 om inom vilka områden det är "viktigt att driften utvecklas för att tillgodose de framtida krav som troligen kommer att ställas". Skala: 1 = oviktigt, 2 = mindre viktigt, 3 = viktigt, 4 = mycket viktigt. Dessutom skulle de svarande markera om de tror att ~änster kommer att köpas externt. Medelbetyg
Andel externt
T1. Yttre arbeten tomt
2,9
66%
T2. Byggnad utvändigt
3,4
46%
T3. Byggnad invändigt
3,2
38%
Va
3,5
29%
Gas och tryckluft
2,8
53%
Kyla
3,3
61 %
Värme
3,9
37 %
Ventilation
3,9
36%
Elkraft
3,3
53
Reservkraft
3,0
41
Svagström
3,6
36
Brands kyddsinstallationer
3,7
53
Anläggningar för avfallshantering
3,2
56
Hissar, rulltrappor o d
2,9
100
Lyftanläggningar
2,7
73
Energisäkring
3,9
36
Miljösäkring
3,8
34
Kundorientering
3,8
24
Ekonomi och administration
3,6
26
Kval itetssystem
3,7
31
Arbetsuppgifter
T4. WS-System
T5, T6. Elkraft och svagström
T7. Transportanläggningar
Funktion
Ett diagram som jämför svaren på fråga 1 och 2 finns på nästa sida.
Driftig kompetens
25
Resultat av enkäten - grafisk presentation
"Nu"
I
Yttre arbeten tomt
Frågan som ställdes var att göra en bedömning på en skala 1.-4 om vad man anser om sin driftorganisations kompetens idag. Skala: 1. = dålig, 2 = mindre bra, 3 = bra, 4 = mycket bra. Dessutom skulle de svarande markera om tjänster köps externt.
Byggnad utvändigt Byggnad invändigt
Va
I
I
I
Gas och tryckluft
I
Kyla
I
Värme
"Framtiden"
I
Ventilation
Frågan som ställdes var att göra en bedömning på en skala 1.-4 om inom vilka områden det är "viktigt att driften utvecklas för att tillgodose de framtida krav som troligen kommer att ställas". Skala: 1. = oviktigt, 2 = mindre viktigt, 3 = viktigt, 4 = mycket viktigt. Dessutom skulle de svarande markera om de tror att tjänster kommer att köpas externt.
Elkraft I
Reservkraft Svagström Brandskydd Avfallshantering Hissar, rulltrappor
•D
I
-~
Nu
t---
-= -~
Framtiden
I--
-
--
- •-
I
Lyftanläggningar
I
Energisäkring I
Miljösäkring Kundorientering
I
Ekonomi och admin. I
Kva litetssystem I
o
26
Driftig kompetens
I
1
I
I
2
I
I
3
4
5
Profilbestämning i det egna företaget Underlaget som enkäten baserats på, kan vara till hjälp för det egna fastighetsföretaget vid undersökning av driftens nuvarande kompetensprofil och av vilken kompetensprofil man behöver ha för att klara framtida krav. Profilbestämningen har genomförts i två steg: 1. Hur ser det ut idag? 2. Vad är viktigt i framtiden ? Materialet kan förmodligen användas på flera olika sätt i företaget, från företagsledning till driftledning och driftledare. Avsikten är dock inte att kartlägga driftpersonalens enskilda kunskapsnivå utan enbart att göra en "profilbedömning". Grundtanken är att t.ex driftledning och driftledare ska kunna göra var sin "profil" som sedan jämförs. Det kan vara lämpligt att sammanställa betyg och viktighetsgrad i ett diagram liknande det som finns på sid 26. Första sidan i enkäten visas på nästa sida. Enkäten kan hämtas som ordbehandlingsfil på www.ufos.to.
Driftig kompetens
27
Del 1 a: Hur ser det ut idag - Arbetsuppgifter Här avses de tekniska arbetsuppgifter som driftorganisationen utför inom Tillsyn, Skötsel och Förebyggande underhåll. Fyll i bedömningen för respektive T-rubrik (Aff-rubrik) nedan. Bedömning i en skala 1-4 om vad du anser om din driftorganisations kompetens. Skala: I dålig; 2 mindre bra; 3 bra; 4 mycket bra. Sätt kryss i rutan. OBS - om vissa tjänster köps externt, komplettera med ett kryss i högra kolumnen.
=
=
=
=
Betyg: T l Tomt (yttre arbeten - markytor, och lös utrustning)
växter, hårdgjorda
ytor, fast utrustning
1'2 Byggnad utvändigt (yttertak, skärmtak och fasader inkl balkonger, fönster, fönsterdörrar, entreer samt övrigt utvändigt på byggnad)
på tomt
loftgångar,
1'3 Byggnad invändigt (driftutrymmen, gemensamma utrymmen och enskilda utrymmen - avser byggarbeten och byggunderhåll, ej installationer) 1'4 System
för nytande
och gasformiga
medium
1'4.1 Ya och markavvattning (tappvatteninstallationer, dagvattenanläggn ingar, dräneringsanläggn ingar) 1'4.2 Gas och tryckluft (kompletta 1'4.3 Kylinstallationer förångare, kondensor,
avloppsinstallationer,
gas- och tryckluftsanläggningar
(kompletta kylinstallationer: st yr- och övervakningssystem)
kompressorer,
1'4.4 Yärmeinstallationer (bränslelager, värnleproduktion, värmedistribution, rök- och avgas kana ler) 1'5 Elinstallationer 1'5.1 Högspänningsinstallationer
(> I 000 Y)
1'5.2 Lågspänningsinstallationer
« I 000 Y)
1'5.3 Reservkraftanläggningar 1'6 Installationer
för
tele,
signal,
larm
o d
1'6.1 Svagströmsinstallationer 1'6.2 Centrala st yr- och övervakningsanläggningar 1'6.3 Brandskyddsinstallationer: 1'7 Transportanläggningar 1'7.1 Anläggningar
för avfallshantering.
1'7.2 Hissar, rulltrappor
od
1'7.3 Lyftanläggningar:
28
Driftig kompetens
rörsystem,
fjärrvärmecentraler,
Externt?
Utveckling
av Fastighetsföretagande
i Offentlig
Sektor (U.F.O,S)
Driftig kompetens Säkra och utveckla kompetensen i de offentliga fastighetsföretagens driftorganisationer En stundande generationsväxling, mer komplexa byggnader och nytt innehåll i arbetsuppgifterna ställer nya krav på kompetensen i fastighetsföretagens driftorganisationer. Rapporten innehåller ett förslag till metod för kartläggning av organisationens kompetensprofil. Fler exemplar av denna skrift kan beställas på tfn 020-31 32 30 eller fax 020-31 32 40. ISBN 91-7099-985-6