7099-520-6

Upphandling av skolskjutsar ~~SVENSKA

KOMMUNFÖRBUNDET

IT I SVENSKA TAllFÖRBUNDET

© Svenska Kommunförbundet 1995 Adress: 11882 STOCKHOLM, tfn 08-772 4100 ISBN: 91-7099-520-6 Text: Mats Börjesson och Lennart Kalden~n Produktion och layout: Björn C Hårdstedt Omslagsteckning: Michael Schneider Tryck: Katarina Tryck AB, Stockholm Distributör: Kommentus förlag, tfn 08-709 59 90

Förord

Stora delar av den yrkesmässiga persontrafiken har varit reglerad under lång tid. Under de senaste åren har avregleringar genomförts inom stora delar av branschen. Samtidigt har vi fått en lagstiftning med regler för hur den offentliga upphandlingen ska gå till. Såväl upphandlare som entreprenörer har därmed ställts inför situationer som de inte har någon rutin för att hantera.

r upphandlingar är ofta priset det främsta konkurrensmedlet. I skolskjutsningen är också trafiksäkerhetskrav och andra kvalitetskrav mycket viktiga. Det får inte vara så att en upphandling i konkurrens leder till att de trafiksäkerhetsmässiga kraven eftersätts eller äventyras när skolskjutsningen ska utföras. Dessa måste säkerställas i samband med upphandlingen och också följas upp under avtals tiden.

Mot denna bakgrund har Svenska Bussbranschens Riksförbund, Svenska Taxiförbundet och Svenska Kommunförbundet beslutat att gemensamt ta fram en handledning som kan vara till hjälp i samband med kommunernas upphandling av skolskjutsar.

Det är vår förhoppning att handboken ska utgöra ett värdefullt stöd vid skolskjutsupphandlingar. Samtidigt är vi övertygade om att det finns mycket kunnande och erfarenheter på fältet som måste tas tillvara. En del har vi försökt fånga upp via de referensgrupper som har varit knutna till projektet. För att vi ska kunna förbättra handboken när det är dags att trycka nästa upplaga är alla synpunkter värdefulla. Hör därför gärna av dig till någon av nedanstående representanter för förbunden.

Arbetet med att ta fram handboken har letts aven grupp bestående av Anders Andersson (Svenska Taxiförbundet), Staffan Bergman (Bussbranschens Riksförbund) och Janne Rusk (Svenska Kommunförbundet). Texten har Mats Börjesson och Lennart Kalden~n tagit fram. Granskningen av juridiken har utförts av Ulf Palm, Svenska Kommunförbundet.

Lycka till med upphandlingen!

Svenska Kommunf6rbundet, Svenska Bussbranschens Riksf6rbund och Svenska Taxif6rbundet i november 1995.

Innehåll

1. Överblick över uppgiften

5

Att upphandla är en ansvarsfull uppgift. Att få grepp över upphandlingsprocessen.

Gör en realistisk tidsplan. Förberedelser och start.

2. Allmänt om Lagen om offentlig upphandling (lOU)

11

Lagens tillkomst. Lagens indelning. Upphandlande enhet. Affärsmässighet.

Upphandlingsformer. Särskilt om upphandling av tjänster över tröskelvärdet.

Särskilt om upphandling under tröskelvärdet. Överprövning, skadestånd, tillsyn.

3. Allmänt om skolskjutsupphandling

17

Lagstiftningen. Upphandlingsprocessen. Prismodeller. Avtalsperioden.

Offentlighet och sekretess.

4. Förfrågningsunderlag och annonsering

31

Förfrågningsunderlag, uppläggning. Formella uppgifter för upphandlingen.

Uppdragsbeskrivning. Kvalitetskrav. Krav på fordon och utrustning. Krav på förare.

Pris och betalningsrutine. Bedömningsgrunder för anbud. Krav på och kontroll av anbudsgivare. Avtalsformalia. Annonsering och anbudstid.

5. Anbudsprövning

48

Mottagande och öppnande. Uteslutning av anbud. Jämförelse och nollställning.

Beslut. Avtal skrivs.

6. Transporternas genomförande

52

Störningar inträffar. Trafiksäkerhet. KvalitetsuppfÖljning.

Förändringar och tilläggsbeställningar.

Bilaga l. Checklista vid upphandling över tröskelvärdet

56

Bilaga 2. Checklista för upphandling under tröskelvärdet

57

Bilaga 3. Exempel på förfrågningsunderlag

58

Bilaga 4. Exempel på avtal för skolskjuts

62

Bilaga 5. Anbudsblankett

69

Bilaga 6. Blankett för annons i Official Journal (OJ)

70

Bilaga 7. Exempel på annons i svenska tidningar

71

Bilaga 8. Exempel på annons för avslutad upphandling

72

Kapitel 1

..

Overblick över uppgiften 1.1

Att upphandla är en ansvarsfull uppgift

Vare sig man ska upphandla kommunens alla skolskjutsar eller endast några turer, oavsett om man har ett helhetsansvar för upphandlingen eller ingår i ett team och har ett delansvar, är det en ansvarsfull uppgift att genomföra en upphandling. En lag har införts om hur offentlig upphandling ska gå till, men det finns också annan lagstiftning att ta hänsyn till.

Oavsett om din bakgrund är som handläggare i skolskjutsfrågor, skolfrågor i allmänhet eller som sakkunnig inom upphandlingsområdet handlar det nu om att arbeta med en formell process. Den processen kan vara så enkel att den kan lösas med några telefonsamtal med leverantörer på hemorten, eller så pass omfattande att en annons ska sändas till EG:s "Official Journal" i Luxemburg.

Förr gällde det kommunala upphandlingsreglementet som kommunen hade antagit. Nu ska Lagen om offentlig upphandling tillämpas. Efter Sveriges anslutning till EES-avtalet 1 januari 1994 gäller den nya lagen där ett av syftena är att ge näringsidkare från hela EES-området tillfälle att vara med och lägga anbud.

Den kommunala upphandlingen är av betydande omfattning. För många näringsidkare är de offentliga kunderna de viktigaste och deras handläggning och upphandlingsbeslut kan vara skillnaden mellan framgång eller nedläggning av företaget. Det gör att många följer och intresserar sig för hur kommunerna sköter upphandlingen. Det är därför särskilt viktigt att upphandlingen sköts på ett korrekt och opartiskt sätt.

1.2

Att få grepp över upphandlingsprocessen

Upphandlingen är en så pass komplicerad och omfattande process att man så tidigt som möjligt måste skaffa sig en överblick över hela upphandlingsprocessen och utarbeta en tidsplan. Det finns fem enkla frågor som kan underlätta struktureringen av arbetet.

Vad?

Vem?

När?

Hur?

Vilka?

Vad? Vad ska upphandlas? I det här fallet i första hand skolskjutsar men det kan också ingå slöjd- eller bad turer, skolmattransporter etc.

Vad som ska upphandlas bör beskrivas tydligare; • Vilket område I vilka linjer?

• Hur många barn?

• Var ligger skolorna och var bor barnen?

• Vilka kvalitetskrav ska ställas?

Vem? Vem är upphandlande enhet? Görs upphandlingen på uppdrag av någon annan nämnd? Ska flera nämnder eller förvaltningar inom kommunen samverka? Är det aktuellt att samverka externt (t ex med länstrafikhuvudmannen)?

När?

När ska trafiken starta? Vid vilken tidpunkt bör entreprenörerna få besked?

Den här frågan leder över till den viktigaste uppgiften i starten att få fram en tidsplan.

Hur? Hur ska upphandlingen ske? Ska upphandlingen delas upp eller inte? Vilken upphandlingsform ska användas? Finns det andra utgångspunkter som angetts från uppdragsgivare, politiska nämnder mm?

Vilka?

Vilka förberedelser behöver göras? Finns skolskjutsplan? Handlar det om att begära anbud på befintliga skolskutsturer eller ska entreprenörerna ha full frihet att utforma ett "transportpaket"? Är prissystemen klara eller ska de utformas före upphandlingens start? Vilka förberedelser ansvarar du för? När måste du vara klar med din del? Vilka måste du ha hjälp med?

Bilaga 1 och 2 till denna handledning visar en checklista för upphandling över respektive under tröskelvärdet.

1.3

Gör en realistisk tidsplan!

Reglerna för upphandling bygger bl a på olika tidsgränser av formell karaktär. För att kunna göra en realistisk tidsplan är det därför lämpligt att" gå baklänges".

Svaren på frågan "När?" i förra avsnittet är utgångspunkter för tidsplanen, alltså: • När ska trafiken starta?

• Vid vilken tidpunkt bör entreprenörerna få besked?

Vanligt är att trafiken startar vid höstterminens start, som oftast ligger i vecka 33. Anbudsgivarna, såväl de som får uppdraget som andra anbudsgivare, bör få besked om utfallet så tidigt som möjligt. Det är inte ovanligt att entreprenören har anställd personal som sköter skolskjutsen. Därför bör man räkna med en rimlig tid för eventuell uppsägning av personal. Inom såväl bussbranschen som taxibranschen är den avtalsenliga uppsägningstiden sex månader.

Dpphandlaren bör också ta hänsyn till att om en ny entreprenör får uppdraget, måste han ges en rimlig tidsmarginal för att vid behov skaffa nya fordon.

Ett problem är att kraven i LOD på anbudstider m m innebär att upphandlingen måste påbörjas långt innan skolans verksamhet är planerad i detalj vad gäller tider, gruppindelningar, elevantal och dylikt. Detta kan man klara genom att bilägga en preliminär skolskjutsplan till förfrågningsunderlaget. I avtalet får man sedan ange hur förändringar av skolskjutstransportema ska regleras (se avsnitt 6.4).

En annan viktig fråga för tidsplaneringen är vilken typ av upphandling som ska tillämpas. Här finns olika regler för upphandlingar över respektive under tröskelvärdet på 200 000 ecu (f n cirka 1,6 mnkr), vad gäller upphandlingsformer, annonsering, anbudstid mm.

,/

Är värdet under eller över 200 000 ecu? "-

Under

t

Annonsering frivillig Anbudstid skälig

Över

•

Annonsering i OJ + anbudstid 37-52 dagar

Ligger upphandlingen över 200 000 cell ska man räkna med sammanlagt sex-åtta veckor för annonsering och anbud. Om upp-

handlingen omfattar ~änster för minst 750 000 ecu ska dessutom en förhandsannonsering ske inför budgetåret.

Vid upphandlingar under 200000 ecu räcker det med skälig tid för eventuell annonsering och anbudstid. Man bör dock räkna med minst fyra veckor.

Det är realistiskt att räkna med drygt en månad för anbudsprövning och beslut. Förvaltningen behöver i normalfallet tre veckor för att jämföra och komma fram till en rekommendation över vilket anbud som ska väljas. Är det en politisk nämnd eller styrelse som fattar beslutet krävs längre tid.

Sist men inte minst gäller det att uppskatta den tid som erfordras för att ta fram förfrågningsunderlag, annons och andra förberedelser. Det kan gälla en samverkan med länstrafiken eller att konstruera en ersättningsmodell.

Avslutningsvis ska redovisas två exempel, det ena gäller upphandling av ~änster för över 200000 ecu, det andra avser upphandling under 200000 ecu.

Exempel över 200 000 ecu, öppen upphandling utan förhandsannonsering Förfrågningsunderlag klart och tillgängligt

19 december

Annons till OJ, anbudstid (minst 52 dagar, om förhandsannonsering skett, 37 dagar)

20 dec-24 feb

Anbudsmottagning, prövning, rekommendation Beslut om entreprenör (2 v) om nämndbeslut ska tas krävs som regel längre tid Besked till entreprenörerna (drygt 4 månader), annons om resultatet i OJ Trafiken startar

27 feb-13 mars 17-31 mars 1 april 15 augusti

Arbetet med förfrågningsunderlaget omfattar planering av behovet av fordon, diskussion med trafikhuvudmannen om vilka elever som kan åka med ordinarie linjetrafik (och därmed inte ingå i upphandlingen) och diskussioner om kvalitetskrav. Planeringstiden kan bl a bero på vilka fordon som ska användas och vilka trafikvolymer som är aktuella. Det är viktigt att påpeka att även kommunen ~änar på att bÖ1ia förberedelserna i tid.

När det gäller anbudstiden bör det påpekas att det tar viss tid innan anbudsgivaren hunnit få förfrågningsunderlaget och kan börja arbeta med anbudet.

Exempel under 200 000 ecu, förenklad upphandling Förfrågningsunderlag klart Ev annons, anbudstid (t ex 1 månad) Anbudsmottagning, prövning, rekommendation Beslut om entreprenör (2 v) om nämdbeslut ska tas krävs som regel längre tid

23 februari 24 feb-24 mars 27 mars-l3 april 17-28 april

Besked till entreprenörerna (drygt 3 månader) Trafiken startar

1 maj 15 augusti

Därtill kommer förberedelsetiden för förfrågningsunderlaget.

1.4

Förberedelser och start

En del åtgärder behöver vidtas direkt. En huvudansvarig för upphandlingen ska utses. Om upphandlingen har gjorts tidigare finns säkert upparbetade rutiner med tidsplaner för avstämningsmöten m m. Annars måste tidsplanen förankras så att alla inblandade känner till vad som gäller. Alla handläggare som ska delta i projektet måste vara informerade, ansvarsområden ska klargöras. Förutsättningarna för annonseringen ska kartläggas och annonsen i OJ ska förberedas.

En skolskjutsupphandling innehåller allt från att identifiera behoven till att följa upp och utvärdera verksamheten. För detta krävs att olika kompetenser finns representerade. Exempel på kvalifikationer som bör ingå är: • • • • •

ekonomisk och kalkylmässig kompetens sakkunnig på skolområdet någon som kan trafiksäkerhetsfrågor kunskaper i förhandlingsteknik någon bör vara väl insatt i LOU och andra juridiska frågor med anknytning till upphandling

• kommersiell- och marknadskännedom Samordning av transporter med andra enheter inom kommunen eller med andra huvudmän kan behöva göras.

Enligt lagen (1978:438) om huvudmannaskap för viss kollektiv persontrafik får en kommun, ett landsting eller en trafikhuvudman som upphandlar taxi~änster även beakta åtaganden av anbudsgivaren att hålla en god taxiservice för allmänheten. Mot den bakgrunden förekommer det att förfrågningsunderlag innehåller uppgift härom. Såväl länsrätt som kammarrätt har dock i ett fall underkänt ett sådant hänsynstagande med hänvisning till att bestämmelsen inte är förenlig med LODs krav på icke-diskriminering. Så länge frågan inte har prövats av regeringsrätten (prövningstillstånd har begärts) är det dock osäkert vad som gäller.

Den förvaltning som ansvarar för skolverksamheten bör lämpligen ta fram uppgifter om vilka elever som ska åka skolskjuts, var de bor, var skolorna är belägna samt dagar och tider för transporterna. Är skolförvaltningen decentraliserad måste också samordningsfrågorna beaktas.

Kvalitetskraven och riktlinjerna för skolskjutsningen ska formuleras av den ansvariga nämnden. Om nämndorganisationen är decentraliserad måste likställdhetsprincipen i Kommunallagen beaktas.

Den del av skolskjutsningen som är inordnad inom ordinarie linjetrafiken diskuteras med länstrafikhuvudmannen.

Som synes är upphandlingsprocessen ett lagarbete där flera nämnder och förvaltningar kan vara involverade.

Kapitel 2

Allmänt onl Lagen om offentlig upphandling (LOU) 2.1

Lagens tillkomst

Den 1 januari 1994 trädde Lagen om offentlig upphandling (LOV, SFS 1992:1528) i kraft. Lagen är en följd av EES-avtalet - som började gälla vid samma tidpunkt - och ersätter de upphandlingsreglementen som funnits i kommuner och landsting. Det är upphandlande enheter som omfattas av lagen. Det innebär bl a kommuner, landsting och de kyrkliga församlingarna, men även bolag i vilka kommuner / landsting har ett dominerande inflytande.

Reglerna i LOV skiljer sig åt beroende på om kontraktsvärdet ligger under eller över vissa tröskelvärden. Skolskjutsning är en s k A-~änst (A2) där tröskelvärdet är 200000 ecu, vilket f n motsvarar ca 1,6 mnkr.

2.2

Lagens indelning

Lagen är indelad i sju kapitel. Skolskjutsupphandling berörs av kapitlen I, S, 6 och 7 i LOV. • Kapitel l innehåller allmänna och gemensamma regler för den offentliga upphandlingen. Här definieras viktigare begrepp, t ex "upphandlande enhet" och de olika upphandlingsformerna. Ä ven bestämmelser för annonsering och vilka krav som får ställas på entreprenörer återges. Formerna för anbudsgivning, mottagande och prövning av anbud finns också i detta kapitel.

• KapitelS innehåller särskilda regler för upphandling av ~änster över tröskelvärdet. Tjänsterna är indelade i s k A- och B-~änster (se bilaga till LOV). Skolskjutsning är en A-~änst vilket innebär fullständig regel tillämpning.

• I kapitel 6 finns de regler som gäller för förenklad upphandling, dvs upphandling under tröskelvärdet.

• I kapitel 7 återfinns regler om överprövning och skadestånd.

2.3

Upphandlande enhet

I 1 kap 2, 5 och 6 §§ framgår vilka juridiska personer som omfattas av LOU. "Upphandlande enhet" är: A. Statliga, kommunala och andra myndigheter, beslutande för-

samlingar i kommuner, landsting och kyrkliga kommuner.

B. Bolag, föreningar, samfälligheter och stiftelser som har inrättats för att fullgöra uppgifter i det allmännas intresse enligt § 6.

C. Företag inom vatten, energi, telekommunikations- och transportområdena som har fasta nät och i vilka stat, kommun, landsting eller kyrkliga kommuner har ett bestämmande inflytande.

Upphandlande enhet kan antingen vara kommunen eller den nämnd som har i uppdrag att upphandla skolskjutsarna.

Trafikhuvudmannens upphandlingar omfattas också av LOV.

2.4

Affärsmässighet

Huvudprincipen (enligt 1 kap. 4 §) vid all upphandling är att upphandlingen ska utföras affärsmässigt, d v s: • De konkurrensmöjligheter som finns ska utnyttjas.

• Upphandlingen ska även i övrigt genomföras affärsmässigt.

• Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn.

Kravet inrymmer alla de hänsyn som måste tas för att upphandlingen ska bli så ekonomisk och ändamålsenlig för kommunen som möjligt. Skyldigheten att ta tillvara konkurrensmöjligheterna ställer krav på ett aktivt handlande från kommunens sida. Det innebär att man ska utnyttja den konkurrens som finns och verka för att den upprätthålls. Anbudsgivare ska få tävla på lika villkor och anbuden ska bedömas sakligt och objektivt. Inga andra hänsynstaganden än de som har med själva affärsförbindelsen får göras.

2.5

Upphandlingsfonner

Il kap 5 § står de viktiga definitionerna av de olika upphandlingsformerna. Öppen upphandling -

upphandling där alla leverantörer får lämna

anbud. upphandling där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud.

Selektiv upphandling -

Förhandlad upphandling med annonsering och utan annonsering-

upphandling där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem. upphandling där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer ska lämna skriftligt anbud och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.

Förenklad upphandling -

Direktupphandling -

upphandling utan infordrande av skriftligt

anbud.

Skillnaden jämfört med tidigare upphandlingsreglementen är i princip att selektiv upphandling tillkommit. För ~änster som skolskjutsning ställs mycket speciella krav för att få använda förhandlad upphandling över tröskelvärdet.

2.6

Särskilt om upphandling av tjänster över tröskelvärdet

Kapitel 5 i LOU innehåller de särskilda reglerna för tjänsteupphandling över tröskelvärdet.

Hur tröskelvärdet beräknas Tröskelvärdet för ~änsteupphandlingar är 200000 ecu. Ecu-värdet i upphandlingssammanhang framgår av förordningen om tröskelvärden enligt lagen om offentlig upphandling och är för närvarande 8,00169 svenska kronor.

Tröskelvärdet beräknas exklusive moms. Värdet ska beräknas för hela avtalsperioden. Om avtalet innehåller förlängningsklausuler ska bedömningen vid beräkningen av upphandlingens värde vara att klausulen utnyt~as. Upphandlingen får inte delas upp i syfte att underskrida tröskelvärdet.

Vilka upphandlingsformer får användas? Öppen eller selektiv upphandling ska användas vid tjänsteupphandling över tröskelvärdet. Under vissa förutsättningar (5 kap 16 och 17 §§) får förhandlad upphandling genomföras:

1. i särskilda fall där ~änsterna eller därmed förknippade risker av särskilda skäl gör att någon förhandsvärdering inte kan utföras; 2. de tjänster som ska upphandlas gör att förfrågningsunderlag inte kan upprättas med tillräcklig precision; 3. om ~änsterna av tekniska eller konstnärliga skäl eller p g a ensamrätt endast kan utföras aven entreprenör;

4. om synnerlig brådska - orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses eller förhållanden som den upphandlande enheten inte är ansvarig för - gör det omöjligt att hålla tidsfristerna vid öppen eller selektiv upphandling; 5. om upphandlingen gäller tilläggs~änster eller upprepade leveranser under vissa förutsättningar.

Punkterna 3-5 gör det möjligt att använda förhandlad upphandling utan annonsering, se 5 kap 17 och 18 §§ i LOU för närmare beskrivning.

Av ovanstående punkter kan ingen av punkterna 1-3 anses tillämplig på skolskjutsning. När det gäller "synnerlig brådska" i punkt 4 kan det exempelvis handla om att befintlig entreprenör gått i konkurs och måste ersättas snabbt. Tilläggs~änstero dylpunkt 5 ovan - bör vara reglerat i befintligt skolskjutsavtal, se avsnitt 6.4 och bilagorna 3-4. Förhandlad upphandling av dessa skäl ska därför inte behövas.

Under upphandlingen är det (enligt 19 §) möjligt att gå över från öppen eller selektiv upphandling till förhandlad upphandling:

1. om anbud som lämnats inte överensstämmer med förfrågningsunderlaget och inte kan nollställas (enligt 1 kap 21 §), 2. om det vid öppen eller selektiv upphandling inte inkommit några lämpliga anbud och en rapport lämnas till EU-kommissionen på dess begäran. l båda fallen är det en förutsättning att kontraktsvillkoren från förfrågningsunderlaget inte väsentligen ändrats.

2.7

Särskilt om upphandling under tröskelvärdet

Kapitel 6 i LOU innehåller de särskilda reglerna för upphandling under tröskelvärdet. Därutöver gäller både de allmänna bestämmelserna (kap 1 1-6 §§) samt föreskrifterna om överprövning och skadestånd (kap 7).

Vilka upphandlingsformer får användas?

Förenklad upphandling ska genomföras. Det innebär bl.a. mindre långtgående krav om anbudstid och annonsering. Det betyder också att alla leverantörer har rätt att lämna anbud och att förhandling får ske med en eller flera anbudsgivare. Förhandling är alltså tillåtet vid förenklad upphandling. Om anbud kan komma att antas utan förgående förhandling ska detta framgå av förfrågningsunderlaget (6 kap 3 § sista stycket).

Direktupphandling får användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl som synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses eller som förorsakats av den upphandlande enheten. Direktupphandling är dock inte aktuell för skolskjutsar, dels beroende på att rutiner för köp av en mindre mängd tilläggstransporter bör regleras i avtalet (se 6.4 samt bilaga 4), dels för att NOV uttalat att direktupphandling i normalfallet endast bör komma i fråga när det gäller värden på högst ett basbelopp.

2.8

Överprövning, skadestånd, tillsyn

Möjligheten att begära laglighetsprövning (kommunalbesvär) vid upphandlingar är borta. Nu gäller istället en möjlighet till överprövning före den tidpunkt då entreprenör valts, respektive en möjlighet att begära skadestånd inom ett år efter den tidpunkten.

Överprövning En entreprenör som har lidit eller kan komma att lida skada som följd av att den upphandlande enheten brutit mot LOV, kan ansöka hos länsrätten om att åtgärder ska vidtas. Länsrätten har tre möjligheter. Efter ansökan kan länsrätten besluta: att upphandlingen får avslutas först efter det att rättelse gjorts; att upphandlingen ska göras om; att avslå ansökan.

Ansökan görs till länsrätten i den domkrets där den upphandlande enheten har sin hemvist. Länsrätten kan fatta ett omedelbart beslut att upphandlingen inte får slutföras förrän länsrätten har fattat slutligt beslut ("interimistiskt beslut"). Länsrätten får inte pröva ansökningar efter det att beslut om entreprenör fattats.

Skadestånd Den upphandlande enhet som inte följt LOV kan bli skyldig att ersätta en entreprenör för de skador denne åsamkats. Skadeståndstalan väcks vid allmän domstol (tingsrätt) senast ett år efter det att beslut om entreprenör fattats.

Om anbudsgivare eller annan, som anser att han lidit skada, vinner skadeståndsmålet kan ersättning utgå för nedlagda kostnader för att förbereda anbud och i övrigt delta i upphandlingen eller för utebliven vinst (positiva kontraktsintresset).

Nämnden för offentlig upphandling Nämnden för offentlig upphandling (NOV) ska utöva tillsyn över den offentliga upphandlingen, d v s granska de rutiner som tillämpas för att bedöma om de stämmer överens med lagstiftningen.

Nämnden har sitt kansli i Stockholm. I nämnden sitter representanter för Kommun- och Landstingsförbunden, offentliga myndigheter och en företagarorganisation. NOV har följande adress: Nämnden för offentlig upphandling Box 2012 10311 STOCKHOLM Telefon 08-454 44 40, fax: 08-791 72 81

Kapitel 3

Allmänt om skolskjutsupphandling 3.1

Lagstiftningen

Vad avses med skolskjuts?

Enligt Skolskjutsförordningen avses med skolskjuts befordran av elev till eller från skolan och som har anordnats av det allmänna särskilt för ändamålet och som ej är av tillfällig natur.

Begreppet skolskjuts har en betydligt snävare definition i lagens mening än i allmänt språkbruk. Skolbarnstransport som kan anses som tillfällig, t ex resor till bad, sporthall, utflykter, är enligt Skolskjutsförordningen inte skolskjuts. De omfattas därför inte heller av de särskilda skolskjutsbestämmelserna. För att säkerställa att en sådan transport utförs med samma krav på trafiksäkerhet som en skolskjuts enligt förordningen, måste detta regleras i avtalet mellan kommunen och entreprenören.

Kommunens skyldighet att anordna skolskjuts Enligt Skollagen (SFS 1985:1100, 1991:1111 m fl) är kommunen skyldig att anordna skolskjuts för elever i grundskolan och särskolan, om skolskjuts behövs med hänsyn till trafikförhållandena och andra omständigheter. Det är kommunen som med stöd av lagen bestämmer när skolskjuts ska anordnas.

Det finns ingen lagreglerad skyldighet att anordna skolskjuts för förskolan och gymnasieskolan. Det hindrar dock inte att kommunen ordnar skolskjuts även för dessa elever.

Om en kommun med stöd av lagen eller frivilligt anordnar skolskjuts ska den ske enligt de regler som finns för skolskjutsning.

Reglerna gäller oavsett om kommunen utför skjutsen i egen regi eller har någon entreprenör.

Författningar som reglerar skolskjutsning De författningar som beskriver vad som särskilt reglerar skolskjutsning är: • Förordning om skolskjutsning (SFS 1970:340)

• Trafiksäkerhetsverkets föreskrifter om skolskjutsning (TSVFS 1988:17) • Trafiksäkerhetsverkets föreskrifter om anordningar för utmärkning av skolskjuts (TSVFS 1985:43)

I vilka fall ska skolskjutsarna upphandlas Verksamheter som kommunen enligt lag eller på frivillig väg anordnar kan utföras i egen regi eller genom att någon entreprenör anlitas. Det är kommunen som bedömer hur verksamheten ska utföras och om den ska bedrivas i egen regi eller med hjälp av någon entreprenör. Vid valet mellan egen regi och entreprenad är det viktigt att väga in alla de konsekvenser och effekter som alternativen medför. För en riktig bedömning av kostnaderna för egenregialternativet måste samtliga kostnader tas med.

Om verksamheten bedrivs i egen regi behöver ingen upphandling göras. Om ett kommunalägt bolag anlitas så är inte det att betrakta som egen regi. Sådana bolag ska behandlas på samma sätt som andra entreprenörer och konkurrera om uppdraget på samma villkor som dessa.

Om kommunen inte avser att utföra skolskjutsningen i egen regi, måste en upphandling av dessa tjänster göras. Några undantag finns dock, där någon egentlig upphandling inte behöver göras.

Skolbarn som åker med den ordinarie linjetrafiken och där kommunen ersätter trafikhuvudmannen enligt den ordinarie taxan behöver inte upphandlas eftersom linjetrafiken redan är upphandlad.

I vissa situationer tillåts förälder och lärare att skjutsa elever. I vilka fall detta kan ske framgår av Yrkestrafikförordningen § 3.

Någon upphandling behöver inte göras i dessa fall.

Kraven på att upphandlingen ska ske i enlighet med LOD föreligger när en upphandlande enhet (t ex kommun) ska köpa varor eller tjänster från företag. Dessutom ska upphandling ske i följande fall: • köp mellan kommuner (inklusive kommunalförbund) • köp mellan kommun och kommunalt bolag, stiftelse m m • köp mellan kommun och statlig myndighet eller statligt bolag, stiftelse m m • köp mellan kommunala bolag, stiftelser m m Kraven på tillståndshavare för yrkesmässig trafik, fordon och utrustning beskrivs mer ingående i kapitel 4 om förfrågningsunderlaget (avsnitt 4.9).

Vem får utföra skolskjutsning?

En entreprenör som utför skolskjutsning på uppdrag av kommunen måste ha tillstånd att driva yrkesmässig trafik. I yrkestrafikIagen skiljer man mellan taxitrafik och beställningstrafik med buss.

Av trafiktillståndet framgår vem som är tillståndshavare, vilken slags trafik tillståndet avser, villkor som gäller för trafiken samt vem som är trafikansvarig. Vilka krav som ställs på den som driver yrkesmässig trafik finns angivna i yrkestrafikIagen och yrkestrafikförordningen. Det är Länsstyrelsen som prövar frågor om tillstånd och utövar tillsyn över att tillståndshavaren bedriver verksamheten enligt gällande bestämmelser.

3.2

Upphandlingsprocessen

Verksamhetens organisation och upphandlingens förutsättningar En skolskjutsupphandling innehåller allt från att identifiera behoven av skolskjuts till att göra uppföljning och utvärdering av verksamheten. För detta krävs många olika kompetenser och kunskaper - om skolans verksamhet, trafiksäkerhetsfrågor, upphandlingsjuridik, förhandlingsteknik etc. Samordning av transporter mellan olika enheter inom kommunen eller med andra huvudmän kan också vara nödvändig. Upphandlingsprocessen är därför ett lagarbete där flera nämnder och förvaltningar är involverade.

För att upphandlingsarbetet ska fungera krävs att de olika arbetsuppgifterna identifieras och att ansvarfördelningen klargörs.

Att ta fram uppgifter om vilka elever som ska åka skolskjuts, var de bor, var skolorna är belägna och dagar och tider för skolskjutsarna är naturligen en uppgift för den som ansvarar för skol verksamheten. Om det ska ligga på respektive skolenhet eller på skolkontoret eller dess motsvarighet kan vara en bedömningsfråga.

Om dessa uppgifter ligger på respektive skolenhet måste samordningsfrågorna särskilt beaktas.

De kvalitetsmässiga kraven och riktlinjerna för skolskjutsningen ska formuleras av den nämnd som har ansvaret för verksamheten.

Normalt sker en del av skolskjutsningen med den ordinarie linjetrafiken. Planeringen av vilken skolskjutsning som ska ske med linjetrafiken och hur linjetrafiken ska anpassas till skolskjutsningen bör ske i samarbete mellan kommunen och länstrafiken.

Den skolskjutsning som är tänkt att gå med den ordinarie linjetrafiken kan naturligtvis upphandlas på vanligt sätt. Om kommunen ersätter länstrafiken för detta med vad som motsvarar den ordinarie taxan behöver den inte upphandlas.

Den skolskjutsning som ska utföras som beställningstrafik ska turplaneras. Det kan göras av skolkontoret, rektorsområdet eller aven trafikplanerare centralt placerad i kommunen. Man kan också överlåta på anbudsgivarna att planera turerna.

Samverkan I det upphandlingsreglemente som de flesta kommuner tidigare hade för sin upphandling fanns krav på att samverkan mellan kommunala organ särskilt skulle beaktas vid upphandlingen.

Några sådana krav finns inte angivna i lagen om offentlig upphandling. Det hindrar inte att kommunala organ ska eftersträva att samverka där detta är motiverat av affärsmässiga skäl eller ur effektivitetssynpunkt. En sådan samverkan får dock inte stå i strid med vad som föreskrivs i LOU. I skolskjutsförordningen föreskrivs att samråd ska ske mellan berörda intressenter.

Samverkan inom kommunen Kommunerna har organiserat sin verksamhet på olika sätt. Behovet av och hur samverkan ska ske är avhängigt detta. Kommunens storlek och befolkningsstruktur är också av betydelse när formerna för samverkan ska utformas.

En samverkan mellan olika skolenheter och skolformer inom kommunen syftar till att samordna skolans organisation så att kostnaderna för skolskjutsningen kan hållas nere. Det kan gälla start- och sluttider för att minimera behovet av fordon eller minska antalet turer. Det kan också vara för att samordna kommunens krav på fordon såväl vad gäller trafiksäkerhetskrav som andra kvalitetskrav.

Samordning med andra verksamheter inom kommunen, såsom färdtjänst och kompletteringstrafik, kan också vara motiverad.

Samverkan kan syfta till att samordna fordonskraven eller att planera de olika transporterna så att behovet av fordon begränsas och att de utnyttjas effektivt. I glesbefolkade delar där antalet köruppdrag är begränsade kan det vara nödvändigt med samverkan för att skapa en tillräcklig volym för ett fordon .

Ett annat skäl för samverkan är att skolskjutsning kräver olika specialistkunskaper som det kan vara svårt för en person att besitta. För att kunna planera skolskjutsningen krävs kunskaper om skolans organisation. För att kunna bedöma lämpliga färdvägar och på- och avstigningsplatser krävs trafikteknisk kompetens. Den som svarar för upphandlingen måste vara förtrogen med ekonomiska, kommersiella och juridiska spörsmål.

Samverkan med läns trafiken och landstinget Länstrafiken är huvudman för den lokala och regionala kollektivtrafiken i länet och landstinget har ansvaret för sjukresorna.

Det finns ett nära samband mellan den tidtabellslagda kollektivtrafiken och skolskjutsningen. I många fall är det samma bussar som används för skolskjutsning och linjetrafik.

Där resandeunderlaget är stort kan det krävas ett stort antal bussar under en mycket kort period för att klara skolskjutsningen och den linjelagda kollektivtrafiken. Genom att förskjuta skoltiderna kan resandet spridas ut över en längre tidsperiod och antalet bussar kan därmed minskas. Stora besparingar kan därvid göras eftersom kostnaden för bussar som används under en kort period av dagen oftast är mycket hög.

På landsbygden råder ofta det motsatta förhållandet, dvs att resandeunderlaget är litet. Ett visst turutbud vad gäller den allmänna kollektivtrafiken kan ändå vara motiverad för att upprätthålla en viss service. Om skolskjutsningen kan samordnas med linjetrafiken kan den totala kostnaden för trafiken begränsas.

Mellan skolskjutsning och sjukresor finns få beröringspunkter vad gäller själva trafiken. I glesbygd kan det ändå finnas ett behov av samarbete eftersom antalet köruppdrag är begränsat. Genom att samarbeta vid upphandlingen kan större volymer skapas som ger tillräckligt med köruppdrag för ett fordon.

I Trafikhuvudmannaskapslagen (SFS 1978:438) ges kommuner och landsting rätt att överlåta upphandlingen av taxi~änster på trafikhuvudmannen. Det innebär att länstrafiken kan upphandla och teckna avtal om skolskjutsar med taxi. När det gäller skolskjutsar med buss finns för närvarande inte samma möjligheter. Det hindrar inte att länstrafiken biträder kommunen i upphandlingsarbetet. A vtalet måste dock upprättas mellan kommunen och entreprenören.

Den nu pågående Samreseutredningen har till uppgift att lägga förslag om hur samarbetet mellan olika huvudmän ska kunna förbättras.

Egen regi-verksamhet Det finns inget hinder mot att kommunen helt eller delvis utför skolskjutsningen i egen regi.

Om kommunen bestämt sig för att bedriva delar av skolskjutsningen i egen regi, ska dessa delar inte vara med i upphandlingen.

När upphandlingen startat går det inte att "plocka bort" delar av transporterna till egen regi-verksamheten.

Om det sker får det inte förekomma några konkurrensfördelar för egen regi-verksamheten i förhållande till andra anbudsgivare.

Egen regi-verksamheten får inte på något sätt delta i förberedelserna eller utvärderingen av upphandlingen. För att uppfylla kravet på affärsmässighet och objektiv behandling kan det bli nödvändigt med extern konsultmedverkan. En färdig uppdelning mellan en beställare (upphandlande) och en utförarfunktion är också nödvändig. Principen "vattentäta skott" mellan upphandlande enhet och egen regi-verksamhet bör råda.

Följande villkor bör enligt NOU ställas om egen regi-verksamheten deltar i en upphandling: • De som lämnar anbud i egen regi-verksamhet ska inte ha något inflytande på utformningen av förfrågningsunderlaget.

• Förfrågningsunderlaget ska vara detsamma till samtliga anbudsgivare.

• Förfrågningsunderlaget ska lämnas ut vid samma tidpunkt till samtliga anbudsgivare.

• Samma anbudstid ska gälla för samtliga.

• Anbudslämnare inom egen regi-verksamhet ska inte få något inflytande eller kunna delta i anbudsprövning och val av entreprenör.

Om verksamheten ska upphandlas från ett kommunägt bolag är det inte frågan om egen regi, eftersom verksamheten drivs aven annan juridisk person (se även avsnitt 2.3). Upphandling enligt LOU ska därför ske. Kravet på affärsmässighet innebär då att de konkurrensmöjligheter som finns ska tas tillvara. Således kan kommunen inte vända sig enbart till det kommunägda bolaget för att upphandla skolskjuts. Ett sådant bolag ska betraktas som vilken annan anbudsgivare som helst.

Samverkan med entreprenörer Det är viktigt att kommunen har ett bra samarbete med de entreprenörer som utför skolskjutsningen. I Vägverkets föreskrifter sägs att samråd bör ske i god tid före skolstart med de som kommer att svara för skolskjutsningen.

När förfrågningsunderlaget tas fram får ingen av de tänkbara anbudsgivarna medverka.

Anbudsförfrågan får inte heller utformas så att endast den som har tidigare kunskaper om hur skolskjutsningen har utförts kan avge ett anbud.

3.3

Prismodeller

Det finns olika modeller för hur priset för skolskjutsar kan beräknas. I detta avsnitt beskrivs några olika prismodeller teoretiskt.

Vissa aspekter som brukar vara väsentliga för att nå ett bra utfall speglas.

Utgångspunkter för prismodeller Efter de avregleringar som har genomförts inom transportområdet bestäms numera priserna helt utifrån marknadskrafterna tillgång och efterfrågan. Det slutliga priset är i vårt fall resultatet av spelet mellan anbudsgivarnas produktionskostnader och eventuella pålägg, kommunens efterfrågan och konkurrensen i anbudsupphandlingen. De olika prismodellerna kan vara uppdelade på olika fasta och rörliga delar eller kombinationer av fasta och rörliga delar. De rörliga kostnaderna kan delas upp i timberoende och kilometerberoende kostnader Transportföretagens kostnadsbild ser, i stark sammanfattning, ut på följande sätt: Här ingår fasta fordonskostnader, som bl a värdeminskning (avskrivning) och ränta. Ju större fordon, desto högre andel fasta kostnader. Till fasta kostnader räknas också garage, administration, fordonsskatt m m.

Fasta kostnader -

Personalkostnader, den kostnadsandel som är klart störst när man tittar på hela kostnadsbilden.

Resursutnyttjandet har stor betydelse för hur personalkostnaden slår igenom på priset. (T ex om en förare behöver avlönas två timmar för att utföra ett uppdrag på en halvtimme.)

Timberoende kostnader -

Rörliga fordonskostnader som drivmedel, underhåll, reparation, däck m m .

Kilometerberoende kostnader -

De olika komponenterna kan inverka olika beroende på vilka trafikförhållanden som råder. Tidsåtgången för att köra en viss sträcka kan variera betydligt beroende på trafikträngsel, hastighetsbegränsningar, vägstandard, väglag etc. Ä ven försäkringskostnader m m varierar beroende på var verksamheten bedrivs.

Kommunen bör ange en fastställd prismodell i förfrågningsunderlaget och anbudsblanketten. I annat fall kan det bli svårt att jämföra anbuden.

Bedömningsprinciper för kommunen Den som upphandlar skolskjutsar bör när prismodellen ska konstrueras ta hänsyn till följande: • Möjlig att jämföra och kontrollera • Förändringar i volym • Produktionskostnad Ett strategiskt val kan vara att priserna för olika transportuppdrag ska spegla produktionskostnaden så väl som möjligt. Om prismodellen inte överensstämmer med transportföretagets kostnadsbild måste anbudsgivaren gardera sig för den osäkerhet som finns.

För kommunen är det viktigt att priserna kan jämföras vid anbudsprövningen. Lika viktigt är det att fakturorna kan kontrolleras gentemot utförda körningar.

Upphandlingsprocessen är lång och avtalstiden ännu längre.

Volymförändringar inträffar, elever kommer till eller flyttar. Förändringar i elevantalet kan påverka transportkostnaderna genom att större fordon krävs eller att fler turer måste köras. I många fall kan en ökning av antalet elever klaras inom ramen för befintliga resurser. Om entreprenören vet att inga ändringar kommer att göras, kan priset beräknas säkrare, men om inga ändringar får ske begränsar det skolans möjligheter att rationalisera verksamheten eller genomföra schemaändringar.

För att ge utrymme för förändringar och ändå ge entreprenören större säkerhet kan prismodellen kompletteras med principer för hur förändringar i körningarna ska ersättas. Man kan också ange inom vilka marginaler körsträckan eller elevantalet tillåts förändras utan att det ska påverka ersättningen.

Olika prismodeller Nedan beskrivs olika prismodeller med kommentarer bl a utifrån ovanstående.

A. Pris per skolskjutstur Ett fast pris för en skolskjutstur, per dag eller per läsår medför en enkel administration. Det tar också hänsyn till anbudsgivarens produktionskostnader (förutsatt att tidpunkten för transporten är känd).

För att täcka in förändringar kan kommunen välja att kombinera ett fast pris per linje med ett rörligt pris för utökning eller minskning av uppdraget. + Jämförbarhet / kontrollerbarhet + Förändringar - Produktionskostnader

B. Fast pris per elev Fördelarna med ett fast pris per elev är att det blir mycket enkelt att beräkna och kontrollera totalkostnaden. För en transportör med flera olika fordonsstorlekar kan denna modell vara fördelaktig eftersom fordonen kan användas friare. Därmed stimuleras effektivitet i transportplaneringen.

Det är dock svårt att avspegla produktionskostnaderna, vilket gör att anbudsgivaren kan behöva gardera sig. + Jämförbarhet / kontrollerbarhet + Förändringar - Produktionskostnad

(En variant på modellen är att även låta den bli beroende av hur långt varje elev reser, således ett "pris per elev-km".)

C. Kilometerpris (enbart)

Ersättningen beräknas efter hur lång sträcka som körs. Modellen är lätt att kontrollera, den kan hantera förändringar men speglar produktionskostnaderna dåligt.

D. Timpris (enbart)

Ett timpris speglar produktionskostnaden bättre eftersom lönen är en så stor del av totalkostnaden. Förändringar i transportvolym kan hanteras. Den tid som skolskjutsen tar är dock svårare att kontrollera.

- Jämförbarhet/kontrollerbarhet + Förändringar + Produktionskostnad

E. Kombinationer Ovanstående prismodeller kan kombineras. Priset kan bestå av en fast komponent och en eller flera rörliga, t ex en fast komponent samt därutöver en tim- och en km-beroende komponent.

Kombinationsmodeller avspeglar produktionskostnader bäst (om de relateras till den grundläggande kostnadsbilden) och är bra för att hantera förändringar. De kan ibland vara svåra att beräkna och kontrollera.

+ Jämförbarhet / kontrollerbarhet + Förändringar + Produktionskostnad

F. Fast pris får hela uppdraget Ett fast pris för skolskjutsningen (hela eller delar) för hela verksamhetsåret. Förutsätter ett väl genomarbetat förfrågningsunderlag där endast smärre justeringar behöver göras under året. Enkel fakturahantering och kontroll.

*

Vid upphandling av busstrafik är det vanligt med ersättningsmodeller där det finns en fast del i botten för att ställa fordonet till förfogande. Taxis prismodeller bygger oftast på olika kombinationsvarianter. Den traditionella taxitaxan är en sk brytpunktstaxa där priset baseras på enbart tidsåtgången upp till en viss hastighet, för att sedan enbart beräknas utifrån körsträckan. Det finns också varianter där ett pris per km läggs ovanpå ett pris per timme, d v s man tar samtidigit hänsyn till körsträckans längd och den tid det tar att utföra uppdraget.

Eftersom förändringar nästan alltid inträffar bör ett fast pris kombineras med ett rörligt pris per km och/ eller timme, att användas vid förändringar.

En prismodell som ger stort utrymme för förändringar av skolskjutsplanen under avtalsperioden, är att begära ett fast pris per fordon och ett rörligt pris (per km och / eller timme) att tillämpas vid alla köruppdrag oberoende av vilken skolskjutstur som körs.

Entreprenören kan då på ett säkrare sätt beräkna alla fasta kostnader samt gardera sig för förändringar i transportvolym.

Om man vid förändringar av köruppdragen tar hänsyn till både ändrad körsträcka och tidsåtgång, kan anbudsgivaren på ett ännu säkrare sätt beräkna ett pris nära produktionskostnaden utan att behöva gardera sig för osäkerheter om vilka förändringar i köruppdragen som kan komma att ske.

Hur ska transportsträckan beräknas?

Oberoende av vilken prismodell som väljs, måste man definiera vilken sträcka som ska ligga till grund för beräkning av ersättningen. Detta är inte minst viktigt för jämförelsen mellan inkomna anbud. De alternativ som kan förekomma är

A. Effektiv sträcka Ersättningen beräknas för den sträcka varifrån den första eleven hämtas till den sista eleven lämnas. Tomkörning till och från där köruppdraget börjar respektive slutar tas inte med vid beräkningen av körsträckans längd. Kostnaderna för tom körningen får anbudsgivaren kalkylera in i priset för den effektiva körsträckan.

Om fordonet går tomt under någon del av köruppdraget så ingår den sträckan vid beräkning av den totala ersättningen.

B. Skolskjutsturen fram och åter Körsträckan beräknas i detta fall för hela skolskjutsturen räknat från en bestämd punkt exempelvis skolan. Körsträckan mäts då "varvet runt". Modellen fungerar bra om nya turer tillkommer men om flera turer körs i en följd kan det uppstå tveksamheter om hur körsträckan ska beräknas.

C. "Garage till garage"

Metoden att beräkna körsträckan från garage till garage har sitt ursprung från tiden när taxibranschen var reglerad och det fanns en fastställd uppställningsplats för varje fordon. Uppställningsplatsen kunde då användas som utgångspunkt för beräkning av körsträckan. Numera finns ingen uppställningsplats som är fastställd av myndighet. Om metoden ska tillämpas måste fordonens uppställningsplatser fastläggas i avtalet.

Beräkningsmetoden utgår ifrån att fordonet körs tillbaka till uppställningsplatsen efter att turen är slutförd. Så är långt ifrån alltid fallet, när det gäller taxifordon, som ofta kan fortsätta med andra köruppdrag direkt efter det att skojskjutsturen är slutförd .

3.4

Avtalsperioden

A vtalsperiodens längd Nämnden för offentlig upphandling (NOD) har uttalat följande: • Avtal ska vara tidsbegränsade. Tills vidare-avtal kan därför inte accepteras.

• Avtal kan normalt tecknas på upp till två år med en förlängningsmöjlighet för köparen på max 1 år. Då större fordon (buss) används kan längre avtalstid accepteras.

• Längre tid kan accepteras vid avtal som fordrar mycket stora investeringar eller särskild kompetens.

• Flera förlängningar i följd kan inte accepteras.

Utöver NOUs uttalanden kan en del ytterligare aspekter belysas om avtalstidens längd.

Entreprenören föredrar oftast långa avtal. De ger trygghet och stabilitet i verksamheten, som gör att det går att ha ett långsiktigt perspektiv när det gäller investeringar och personalutbildning.

För den som upphandlar är bilden inte lika entydig. Med korta avtalsperioder är det lättare att upprätthålla en bestående konkurrens. Det ger också större möjligheter att förändra skolskjutsorganisationen. Alltför korta avtal kan också vara till nackdel för den upphandlande enheten. Att upphandla kräver resurser vilket inte rimligen kan göras varje år.

Korta avtal kan också försämra konkurrensen genom att entreprenörerna inte är beredda att ta den affärsrisk det innebär att investera i nya och mer trafiksäkra fordon.

Beträffande förlängningsklausuler (prolongering) kan nämnas att termen "option" ibland används. För att undanröja eventuella missförstånd föreslås att ordet "förlängning" eller "prolongering" används.

Index för prisjustering Med en kort avtalsperiod kan anbudsgivarna oftast överblicka kostnadsutvecklingen i sin kalkyl. Ju längre avtalsperioden är, desto större behov har anbudsgivaren att gardera sig för en okänd eller osäker kostnadsutveckling. För att undvika den prishöjning som kan bli resultatet när anbudsgivaren måste gardera sig för osäkerheter i kostnadsutvecklingen, kan ersättningen justeras under avtalsperioden i förhållande till kostnadsutvecklingen. En

indexering av ersättningen kan ligga i båda parters intresse att ha med. Följande index kan komma i fråga.

Konsumentprisindex (KPI) KPI speglar utvecklingen av konsumenternas priser i Sverige. I KPI ingår t ex grupper av vanliga konsumtionsvaror som kläder och mat. Även bostadskostnader ingår. I KPI ingår även moms vilket innebär att indexet förändras när moms-satsen ändras. KPI beräknas av Statistiska Centralbyrån (SCB). KPI mäts varje månad.

Nettoprisindex (NPI) NPI utgörs av KPI reducerat för effekter av indirekta skatter, framför allt moms. NPI beräknas liksom KPI av SCB. Eftersom entreprenörens kostnader inte berörs aven förändring av momsens storlek är NPI att föredra framför KPI. NPI mäts varje månad.

Busstrafikprisindex (BTP!) Ansvariga för BTPI är Bussbranschens Riksförbund (BR) och trafikhuvudmännens intresseorganisation Sv Lokaltrafikförenngen (SLTF). Indextalen som i huvudsak bygger på indextal från SCB, publiceras av de bägge organisationerna en gång per månad. Kostnaderna som ligger till grund för indextalen redovisas utan moms.

BTPI består av sex olika indexserier som avspeglar kostnadsutvecklingen inom branschens olika områden.

BTPI 1, Lokaler fasta anläggningar och liknande BTPI 2, Personal BTPI 3, Fordon BTPI 4, Fordonsskatt BTPI 5, Fordonsförsäkring BTPI7, Petroleumprodukter bl.a. dieselbränsle Indexserierna för moms (BTPI 6) och km-skatt (BTPI 8) har utgått då dessa kostnader inte längre är aktuella. Skatten per körd km har ersatts med skatt per liter dieselbränsle. Den sistnämnda skatten ingår i BTPI 7. BTPI kan användas i kombination med NPI.

Taxi-index "Taxi-index" är framtaget av SCB på uppdrag av Svenska Taxiförbundet. SCB mäter och beräknar taxiföretagens ingående kostnader, som utmynnar i ett index. Taxi-index tar inte hänsyn till momseffekter. Taxi-index mäts varje kvartal.

Under en avtalsperiod som sträcker sig över mer än ett år är det skäligt att räkna upp priserna i förhållande till kostnadsökningar.

Uppräkningen bör ske enligt ett index som är lätt tillgängligt och som beräknas av någon opartisk aktör.

När man väljer index får det inte vara med utgångspunkt från vilket index man tjänar mest på. Indexeringens syfte är inte att gynna någon av avtalsparterna. Valet av index bör göras så att det så väl som möjligt speglar kostnadsökningarna för skolskjuts med de fordon som är aktuella för uppdraget.

När priserna ska räknas upp utgår man från en basmånad till vilken indexförändringar relateras. Den eller de månader som används för att beräkna indexförändringar benämns regleringsmånad. Av förfrågningsunderlaget ska framgå hur ofta och på vilket sätt indexuppräkningen ska ske. Reduktion av indextalen förekommer eftersom företagen antas kunna rationalisera verksamheten och därför inte ska få tillgodogöra sig hela kostnadsökningen. I skolskjutstrafik som är välplanerad är dock möjligheten till rationalisering begränsad och uppräkningen kan då tillämpas utan reduktion.

3.5

Offentlighet och sekretess

"Offentlighetsprincipen", eller rättare "principen om allmänna handlingars offentlighet", finns inskriven i 2 kap Tryckfrihetsförordningen (TF). Där framgår när allmänna handlingar ska vara offentliga och de inskränkningar som får göras. Dessa inskränkningar regleras i Sekretesslagen.

För upphandling gäller absolut sekretess (6 kap 2 §). Den absoluta sekretessen innebär att anbud ovillkorligen är hemliga till dess avtal träffats eller till dess upphandlingen avslutats på annat sätt. Även anbudsansökningar eller intresseanmälningar bör betraktas som hemliga på samma grund som anbud.

Utöver anbud och ansökningar gäller sekretess även följande: • sänd lista över de som fått förfrågningsunderlag eller inbjudan att lämna anbud • öppningsprotokoll • förteckning över anbudsgivare • jämförelsematerial, förhandlingsinnehåll etc • beslut om val av entreprenör Huvudregeln är att anbud och avtal är att betrakta som offentlig handling efter det att upphandlingen är avslutad.

Kapitel 4

Förfrågningsunderlag och annonsering 4.1

Förfrågningsunderlag, uppläggning

Förfrågningsunderlaget ska skrivas så att det är lätt att hitta olika uppgifter och enkelt för anbudsgivaren att kontrollera att han fått med allt. Det finns flera olika sätt för hur förfrågningsunderlag och avtal kan läggas upp.

Till förfrågningsunderlaget kan bifogas skolskjutsplan, avtalsförslag och anbudsblankett. Skolskjutsplanen kommenteras i avsnitt 4.3, anbudsblanketten i bilaga 5.

När ska avtalsförslaget utformas?

En variant är att göra en detaljerad anbudsförfrågan där avtalsförslaget medsänds förfrågningsunderlaget. Avtalet kan göras kort, genom att man hänvisar till förfrågningsunderlaget som bilaga till avtalet.

En annan variant är att i förfrågningsunderlaget ingår det avtal som parterna senare skall underteckna.

Vi har valt att presentera ett detaljerat förfrågningsunderlag som innehåller ett helt avtalsförslag. Härigenom får anbudsgivarna redan från början reda på alla avtalsvillkor och avtalstecknandet kan ske enkelt och snabbt. Exempel på ett förfrågningsunderlag finns i bilaga 3.

Struktur i förfrågnings underlaget Förfrågningsunderlaget bör innehålla följande: • bedömningsgrunder vid anbudsprövningen och vilka kriterier som kommer att vara av betydelse vid prövning av anbudet, • kommersiella villkor för upphandlingen, pris och betalningsvillkor, • beskrivning av tjänsten och teknisk kravspecifikation, kvalitetskrav, krav på fordon och krav på förare, • leverantörskrav (företagsuppgifter) Vid förenklad upphandling bör dessutom anges följande: • om ett anbud kan komma att antas utan föregående förhandling

• att anbud ska lämnas skriftligen. Anbud som lämnats genom telegram eller telefax ska bekräftas omgående genom egenhändigt undertecknad handling och bör vara inne innan anbudstidens utgång • på vilket sätt leverantören kan lämna upplysningar som begärs enligt LOV 6 kap § 9.

Förfrågningsunderlaget kan struktureras enligt nedan:

A. B. C. D. E.

Formella uppgifter om upphandlingen Uppdragsbeskrivning Krav för uppdraget Pris och betalningsrutiner Avtalsformalia

Dispositionen av förfrågningsunderlaget kan t ex göras så att alla administrativa villkor med adresser, kontaktpersoner, bedömningsgrunder och datum finns samlade på en förstasida. Därefter görs en beskrivning av uppdraget, krav på förare och fordon samt pris- och betalningsrutiner. Sist finns de formella villkoren kring själva avtalet som kommunen anger ska gälla.

Förfrågningsunderlaget får inte utformas så att informationen om upphandlingen anpassas för att endast en viss leverantör kan komma ifråga.

För att underlätta för den som ska lämna anbud och för den som ska jämföra dem, bör en förarbetad anbudsblankett användas. Ett exempel på sådan blankett återfinns som bilaga 5.

Förfrågningsunderlaget omfattas av sekretess Förfrågningsunderlaget bör inte vara tillgängligt för envar förrän det skickats ut. Det finns stöd för ett sådant förfarande i TF 2 kap, 7 §. Sändlista, ansökningar eller intresseanmälningar bör betraktas som hemliga.

Sekretessfrågor beskrivs mer utförligt i avsnitt 3.5.

4.2

Formella uppgifter för upphandlingen

(Se punkt A i exempel på förfrågningsunderlag, bilagt handledningen.)

På förfrågningsunderlagets första sida bör de formella sakuppgifterna för upphandlingen stå. Det är information som anbudsgivaren behöver för att kunna lämna ett korrekt anbud. Uppgif-

terna överensstämmer till stor del med det som ska finnas med vid annonsering av uppdraget. Ä ven om uppgifterna finns angivna i annonsen ska de upprepas i förfrågningsunderlaget. Blankett för annons kan rekvireras från Kommentus Förlag.

De uppgifter som bör framgå av förfrågningsunderlagets första sida är följande: 1. Upphandlande enhet 2. Tjänstekategori och beskrivning av uppdraget 3. Hänvisning till de lagar och bestämmelser som gäller för skolskjuts 4. Information om huruvida anbud får lämnas för del av skolskjutsuppdraget (beroende på marknadssituationen kan man överväga att dela upp uppdraget så att även mindre företag kan lämna anbud).

5. Eventuellt förbud mot alternativa utföranden 6. Avtalstidens längd 7. Dag och plats för öppnande av anbud 8. Vilka ekonomiska garantier som krävs 9. Betalningsvillkor 10. Vilken information om anbudsgivaren som begärs 11. Hur länge anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud 12. Bedömningsgrunder vid anbudsprövningen och vilka kriterier som kommer att vara av betydelse vid prövning av anbudet 13. Kontaktperson för upplysningar och svar pä frågor.

14. Sista dag för mottagande av anbud 15. Adress till vilken anbuden ska sändas 16. Leverantörsuppgifter

4.3

Uppdragsbeskrivning

(Se punkt B i exempel på förfrågningsunderlag.)

Uppdragsbeskrivningen ska innehålla en beskrivning av de skolskjutsar som ska utföras och vad som gäller i samband med skolskjutsuppdraget.

Skolskjutsplan eller elevlistor Om man har tagit fram en skolskjutsplan kan det vara lämpligt att den biläggs förfrågnings underlaget. Eftersom upphandlingen måste påbörjas långt innan skolterminen startar kan oftast inte skojskjutsplanen vara färdig i alla detaljer. En preliminär skoJ-

skjutsplan eller föregående års plan kan då bifogas som underlag för anbudet. Det bör också av förfrågningsunderlaget framgå om förändringar av skolskjutsturerna kan komma att ske.

Principerna för hur man tar fram en skolskjutsplan finns redovisade i Skolskjutshandboken, utgiven av Svenska Kommunförbundet 1994.

Ett alternativ till att ha en skolskjutsplan som underlag för anbudet är att lämna ut en elevförteckning med uppgifter om varje elevs hämtadress, skola och start- och sluttider. Det blir då en uppgift för anbudsgivaren att planera turerna och med vilka fordon de ska utföras.

För den som ska lämna anbud är det viktigt att kunna beräkna antal körda mil och antal timmar för varje fordon som kommer att användas samt antal elever som maximalt ska åka med. Om detta material finns utarbetat i något datorprogram så underlättar det väsentligt för anbudsgivaren om de får tillgång till detta på diskett.

Vid omfattande skolskjutsuppdrag kan det också underlätta om anbudet kompletteras med att disketten återlämnas med anbudsgivarens uppgifter inlagda.

Kommunens regler om maximal restid och längsta väntetid vid ankomst till skola respektive avgång från skola kan anges, så att ingen lämnar alternativa anbud som avviker från dessa krav.

Om kommunen har särskilda krav utöver vad lagstiftningen föreskriver och som kan påverka fordonsanvändningen ska detta anges i förfrågningsunderlaget. Det kan exempelvis gälla ståplatser.

Kommunen måste besiktiga aktuella skolvägar eller på annat sätt skaffa sig kunskap om trafikförhållandena. Detta har troligtvis gjorts i samband med att skolskjutsorganisationen utarbetades, se avsnitt 3.

Enligt föreskrifterna från tidigare TSV bör kommunen ha samråd med bl a de som ska svara för skolskjutsningen, föräldrar, trafiknämnden m fl före skolskjutsårets början. Samrådet med entreprenören kan antingen ske efter det att upphandlingen avslutats, eller i samband med skolskjutsplaneringen. Om samrådet sker i samband med skolskjutsplaneringen, får det emellertid inte ske så att någon anbudsgivare särbehandlas. Alla anbudsgivare måste få samma information samtidigt. Förfrågningsunderlaget får heller

inte utformas så att endast den som har tidigare kunskaper om hur skolskjutsningen utförs kan avge anbud.

Kompletterande uppgifter Förutom transporterna till och från skolan används skolskjutsfordon ofta även för andra transporter inom skolan. Det kan vara körningar till bad, slöjd eller utflykter. Eftersom priset per skolskjutsuppdrag ofta är direkt avhängigt av den totala transportvolymen är det en fördel att upphandla även dessa transporter samtidigt som ordinarie skolskjutsar. Transporter till slöjd och bad är ofta schemalagda och omfattningen kan därför beskrivas. Transporter för utflykter m m är svårare att i detalj beskriva, men några exempel bör kunna tas fram och ingå i uppdragsbeskrivningen.

Om transport av gods eller speciell utrustning som eleverna behöver ska ingå bör det också finnas med under uppdragsbeskrivningen. Det kan t ex vara att intern post mellan skolor tas med eller att elevernas skidor och annan sportutrustning ska tas med utan särskild ersättning.

Praktiska rutiner Det är också viktigt att beskriva vilka rutiner och regler som gäller i samband med skolskjutsningen. Nya transportörer som avser att lägga anbud känner inte till vilka rutiner eller regler som ska följas exempelvis vid sjukanmälning eller andra ändringar som påverkar transporten. Det är viktigt att beskriva hur förändringar av transporterna ska beställas och rapporteras.

Kommunen har ett ansvar för att bestämmelser och föreskrifter om skolskjutsning efterlevs. Kommunen måste därför kunna göra kontroller av såväl förare som fordon. Praktiska rutiner för hur detta ska genomföras bör finnas angivna i förfrågningsunderlaget.

4.4

Kvalitetskrav

(Se punkt e3 i exempel på förfrågningsunderlag.)

De kvalitetsmässiga kraven kan vara svåra att precisera och ange men får ändå inte bortses ifrån vid en skolskjutsupphandling. Det förekommer att bussföretag lämnar nollfelsgaranti för linjetrafikuppdrag. Även garantier för miljöåtgärder på fordon förekommer.

Företagen har egna rutiner för att följa upp kvalitetsgarantierna.

Motsvarande kan även tillämpas när det gäller skolskjutsning.

Kvalitetskrav och rutiner för kvalitetssäkring ska anges i förfrågningsunderlaget.

Kvalitet för skolskjutsning kan definieras som att rätt fordon finns på rätt plats vid rätt tidpunkt och hinner fram till resmålet i rätt tid och på rätt sätt. Kvalitet handlar också om trafiksäkerhet, service, trygghet och fordonens skötsel. Ett avtal om skolskjuts bör innehålla kvalitetsnivå och beskrivning av hur kvaliteten ska upprätthållas. En kvalitetsgaranti kan t ex utformas så att anbudsgivaren anger maximalt antal tillfällen per termin som fel får inträffa. För att följa upp företagens utfästelser kan vite kopplas till den garanterade kvaliten.

Rutiner för internkontroll och felrapportering kan hämtas från ISO 9004:2 (Kvalitetssystem, Allmänna riktlinjer om ~änster). Praktiskt kan kvalitetssäkringen ske genom att entreprenören några gånger per termin redovisar vilka störningar som inträffar och de åtgärder som vidtagits. För de fall entreprenörerna inte kan åtgärda störningar själva, kan det vara lämpligt om entreprenören någon gång per termin lämnar förslag till åtgärder för en ökning av kvalitet och effektivitet totalt sett. Gemensamma träffar som dessa utvecklar verksamheten.

4.5

Krav på fordon och utrustning

(Se punkt C1 i exempel på förfrågningsunderlag.)

Föreskrifter för skolskjutsfordon För skolskjutsfordon gäller ett antal föreskrifter: • Fordonskungörelsen, FK (SFS 1972:595) • Förordning om skolskjuts (SFS 1970:340) • TSV:s föreskrifter om skolskjutsning med ändringar (TSVFS 1988:17-21) Innan fordon används i yrkesmässig trafik ska en skriftlig anmälan om fordonet göras till länsstyrelsen. Fordon i yrkesmässig trafik får även ett yrkestrafikmärke som ska vara fastsatt på nedre vänstra hörnet på vindrutan och vara väl synligt utifrån. Fordonet ska också vara lämplighetsbesiktigat (gäller endast bussregistrerade fordon) samt kontrollbesiktigas årligen.

Fordon som används för skolskjutsning ska vara försedda med särskilda skyltar som markerar skolskjuts. Dörrarna på vänster sida ska inte kunna öppnas av passagerare. De övriga dörrarna ska inte kunna öppnas ofrivilligt. Sittplatserna i personbilsregistrerade fordon ska vara utrustade med bilbälte.

Utrustning och utrymme Utöver de krav som anges i föreskrifter kan kommunen ställa kompletterande krav på fordon och utrustning. Det kan exempelvis vara krav på barnbilkuddar eller bältesutrustning i bussar.

Eftersom många barn idag har allergiska besvär kan man även begära att fordonen, så långt det är möjligt, ska vara av material som inte är allergiframkallande. Man kan också ställa krav på att rökning inte får vara tillåten i fordonen.

För att funktionshindrade elever ska kunna åka med skolskjutsen kan det behöva ställas särskilda krav när det gäller fordonets handikappanpassning exempelvis lågt insteg eller utrymme för rullstol.

Storleken på fordonet kan anges i form av sittplatser och ståplatser om sådana accepteras. Om anbudsgivarna får föreslå alternativa transportlösningar, måste man tydligt ange om det är krav på sittplats för alla elever eller om stående elever kan accepteras. I det senare fallet måste man ange den längsta tid eller körsträcka som det kan accepters att elever tvingas stå.

Fordonets ålder De fordonskrav som har störst inverkan på priset är dess storlek och ålder. Den fordonsstorlek som krävs bör framgå av skolskjutsplanen. Hur gamla fordonen får vara är en bedömning som måste göras av kommunen.

Vad som är en acceptabel högsta ålder för fordon varierar beroende på fordons typ. Bussar t ex, är byggda för längre livslängd än personbilar. Den högsta ålder som kommunen vill medge inverkar på priset.

Om en enskild transportörs uppdrag omfattar flera fordon kan man sätta en övre gräns för ett enskild fordons ålder och för fordonsparkens genomsnittliga ålder. Att ett fordon har några år på nacken behöver inte betyda att trafiksäkerheten inte är tillfredsställande. Vad som är mest viktigt är att det sker ett kontinuerligt underhåll och kontroll. Man kan exempelvis i förfrågningsunderlaget kräva att bussar över en viss ålder ska genomgå fler kontrollbesiktningar än normalt.

4.6

Krav på förare

(Se punkt C2 i exempel på förfrågningsunderlag.)

I detta avsnitt beskrivs lagstiftade förarkrav samt kompletterande, för kommunen frivilliga krav.

Lagstiftade krav på förare Regler för vilka förarbevis som krävs för olika typer av fordon finns i Körkortslagen (SFS 1977:477), Yrkestrafikiagen (YTL, SFS 1988:263) och i Yrkestrafikförordningen (YTF, SFS 1988:1503).

Från och med 1995 krävs också förarlegitimation för förare i taxitrafik. Begreppet "taxitrafik" innebär yrkesmässig trafik med personbil eller lätt lastbil som inte är linjetrafik. Således ingår en del skolskjutsfordon i kategorin "taxitrafik" och omfattas därför av kravet på taxiförarlegitimation. För bussförare finns krav på kompetensbevis om föraren har arbetat mindre än ett år eller kör längre än fem mil från stationeringsorten.

Föraren har enligt Skolskjutsförordningen ansvar för att eleverna använder bilbälte eller särskild skyddsanordning när sådan krävs.

Föraren har också delat ansvar med trafikföretaget för att fordonet inte används i strid med föreskrifterna i Skolskjutsförordningen.

Förarna har även att följa förordningen om kör- och vilotider samt färdskrivare vid vägtransporter (gäller yrkesmässig trafik exkl taxi, SFS 1993:184) eller förordningen om vilotider vid vissa vägtransporter (gäller bl a taxi, SFS 1994:1297). Den senare trädde i kraft 1995.

Kommunens krav på förare Kommunen bör se skolskjutsen som en del av elevernas trafiksäkerhetsträning. Därför bör kommunen ställa krav på att föraren uppträder som ett föredöme i trafiken och medverkar till att barnen uppträder på ett trafiksäkert sätt i trafiken. Omfattningen av kraven på förarens medverkan i trafiksäkerhetsarbetet påverkar naturligtvis priset.

Kommunen kan ställa krav på att förare i skolskjutsning ska föregå med gott exempel i trafiken och informera om ordningsregler och trafiksäkerhet i skolskjuts. Andra krav kan vara att delta i trafiksäkerhetsundervisning någon gång per läsår eller att delta i samråds- och informationsmöten med föräldrar, lärare, väghållare etc.

Förarna bör ha sådan lokalkännedom att de kan utföra uppdraget på ett tillfredsställande sätt. Föraren bör också veta hur han ska ta hänsyn till problem för allergiker eller elever med särskilda behov.

I provet för förarlegitimation för taxi respektive kompetensbevis för buss finns kravatt vid behov kunna hjälpa passagerare som har särskilda behov av hjälp. r förfrågningsunderlaget kan anbudsgivaren uppmanas att beskriva personalens erfarenhet och / eller utbildning, samt hur de arbetar för att bibehålla kompetensen.

Krav på att föraren bär uniform eller är klädd så man lätt kan identifiera vederbörande kan tas in i förfrågningsunderlaget.

Skolskjutsförares ålder kommer regelbundet upp till debatt. Det finns för närvarande inget lagligt hinder för äldre förare att köra yrkesmässig trafik. Kommunen kan kräva medicinska kontroller alternativt ha en åldersgräns för de som kör skolskjuts. En lämplig åldersgräns kan vara att skolskjutsförare inte tillåts vara äldre än gällande pensionsålder.

4.7

Pris och betalningsrutiner

(Se punkt D i exempel på förfrågningsunderlag.)

Prissystem Av förfrågningsunderlaget ska framgå hur priset för skolskjutsen ska anges i anbudet. I annat fall kan anbuden bli svåra att jämföra om anbudsgivarna tillåts hitta på egna ersättningsmodeller. r vissa situationer kan priset bli lägre om anbudsgivarna får välja mellan olika prissystem. Detta går att styra genom utformningen av anbudsblanketten.

r avsnitt 3.3 har redovisats alternativa modeller för beräkning av ersättningen för skolskjutsning.

Betalningsrutiner Det är också viktigt att ange vilka betalningsrutiner som ska tillämpas eftersom det påverkar anbudsgivarens likviditet och ekonomiska planering och därmed också anbudet. Eftersom skolskjutsning är regelbunden trafik där ersättningen kan beräknas i förväg kan enkla betalningsrutiner läggas upp. Man bör eftersträva att minimera de administrativa kostnaderna och lägga upp rutinerna så att de fakturerade kostnaderna är lätta att kontrollera .

Det kan vara lämpligt att använda sig av månadsvisa betalningar för skolskjutsningen. Det kan ske genom två olika metoder: • Betalning i efterskott varje månad • A conto-betalning med senare avstämning Det kan också vara lämpligt att kompletterande transporter och förändringar ersätts mot särskild fakturering.

Index-metoder Om prisuppräkning ska ske under avtalstiden ska det i förfrågningsunderlaget anges vilket index som ska tillämpas och metoden för prisuppräkningen. I avsnitt 3.4 presenteras aktuella indexmetodtlr. Detaljerna om basmånad och regleringsmånad ska anges.

4.8

Bedömningsgrunder för anbud

(Se punkt A4 i exempel på förfrågningsunderlag.)

Vilka bedömningsgrunder finns?

Reglerna för hur anbud ska bedömas har skärpts genom LOD. Bedömningsgrunderna regleras i 1 kap 22 § och 6 kap 12 § (under tröskelvärdet). I förfrågningsunderlaget ska den upphandlande enheten ange vilka bedömningsgrunder som kommer att tillämpas. LOD medger att bedömningsgrunderna anges i förfrågningsunderlag eller i annonsen. Lämpligen anges de i båda.

Den upphandlande enheten kan välja mellan två olika bedömningsgrunder: A. Lägsta anbudspris B. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till samtliga omständigheter som • pris • driftskostnader • funktion • miljöpåverkan etc.

Om B-metoden används ska kommunen i förfrågningsunderlaget eller i annonsen ange vilka omständigheter som tillmäts betydelse.

Helst bör det anges i båda. Enligt LOD ska omständigheterna om möjligt rangordnas efter angelägenhetsgrad med den viktigaste först. Omständigheterna bör preciseras så långt det är möjligt.

Vilken bedömningsgrund bör användas?

I skolskjutsupphandlingar kan det finnas skillnader mellan anbuden när det gäller fordon, kompetensnivåer, personal och

serviceåtaganden. Därför är det olämpligt att enbart bedöma anbuden utifrån lägsta anbudspris. Det är betydelsefullt att fordonen är lämpliga, att företaget har resurser att utföra uppdraget och vilka kvalitetsgarantier som kan lämnas. Skulle "lägsta anbudspris"-metoden användas ställer det mycket stora krav på förfrågningsunderIaget och binder kommunen helt till att välja anbudet med det lägsta priset.

Metod B bör användas som bedömningsgrund.

Kommunen bör undvika att ange någon inbördes rangordning mellan bedömningskriterierna eller inriktning för hur bedömningen ska genomföras. Görs en sådan rangordning uppstår lätt tolkningstvister. Det är istället lämpligare att ange att en helhetsbedömning kommer att göras där en sammanvägning görs av samtliga de faktorer som man har med som bedömningskriterier.

Det anbud ska antas som antingen har lägsta pris eller är det ekonomiskt mest fördelaktiga. I det senare fallet bör de faktorer som anges på något sätt gå att översätta i ekonomiska termer om det är möjligt.

När B-metoden används är det mycket viktigt för bägge parter att alla faktorer som anges verkligen värderas, annars riskerar anbudsgivarna att få fel indikationer.

4.9

Krav på och kontroll av anbudsgivare

(Se punkt A3 i exempel på förfrågningsunderlag.)

Kommunen kan ställa krav på anbudsgivare. Vid anbudsprövningen kan kontroller av anbudsgivare genomföras. En lika viktig uppgift är den löpande kontrollen under avtalstiden.

I förfrågningsunderlaget (och i annonsen) ska kommunen beskriva

vilka krav som ställs och hur granskningen av anbudsgivarna kommer att ske.

Vilka krav ger LOV möjlighet att ställa?

Enligt 1 kap. 17-18 §§ kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandlingen av följande skäl: • Leverantören är i konkurs eller i likvidation, föremål för ackord mm.

• Leverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation eller försatt i konkurs, tvångslikvidation m m.

• Leverantören är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraft vunnen dom.

• Leverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen.

• Leverantören har inte fullgjort sina åligganden avseende skatter och avgifter.

• Leverantören har underlåtit att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga uppgifter, i dessa avseenden.

Kommunen ska i annonsen eller i inbjudan till anbudstävlingen ange hur leverantören kan visa att han uppfyller de uppställda kraven.

Kontrollen av om företaget har betalat skatter och avgifter eller om det har skulder till kronofogden, görs genom Riksskatteverkets blankett, RSV 4820. Där framgår också om företaget har F-skattesedel. Kommunen ska också kontrollera att företaget är registrerat i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret. Kontrollen av om fel begåtts i yrkesutövningen hör samman med yrkestrafiktillståndet, vilket beskrivs nedan.

Krav som kan ställas på underentreprenörer • Vanligt med underentreprenörer Inom transportbranschen är det inte ovanligt att anbudsgivaren har underentreprenörer. Inom bussbranschen finns samverkande bussföretag, i taxinäringen finns beställningscentraler som oftast ägs av de ingående enskilda taxiföretagen. I det senare fallet är det vanligt att taxiföretagen innehar trafiktillståndet, beställningscentralen har tillstånd endast om den bedriver egen trafik (t ex handikappfordon som ägs gemensamt).Det är alltså vanligt förekommande att underentreprenörer utför själva trafiken.

Förfrågningsunderlaget bör skrivas så att samma krav gäller för underentreprenörer som för anbudsgivare. Kommunen kan också begära att anbudsgivaren redovisar om han avser att anlita underentreprenörer, samt för vilka delar detta ska ske.

• Beställaransvar När det gäller beställningstrafik med buss har beställaren ett lagfäst ansvar för att entreprenörerna har nödvändiga tillstånd för sin verksamhet. Om en entreprenör saknar trafiktillstånd kan den ansvarige i kommunen komma att dömas till böter enligt 22 § YTL. Detta beställaransvar gäller om han kände till eller hade skälig anledning att anta att tillstånd saknades. Det är viktigt att löpande uppföljning sker av att respektive entreprenör innehar trafiktill-

stånd. Kommunen bör ha sådan kontakt med länsstyrelsen så att kommunen genast får information om att tillstånd dragits in eller varning har utdelats.

• Kontroll vid upphandlingen och under avtalsperioden Här är det också på sin plats att peka på dels den kontroll av anbudsgivare och underentreprenörer som kommunen gör vid själva upphandlingen, dels den kontroll kommunen bör göra under avtalsperioden. Kommunen kan i avtalet lägga ansvaret för kontrollen av underentreprenörerna på entreprenören. Kommunen bör regelbundet begära utdrag från Kronofogdens utsökningsregister. Detta kan också gälla förändringar av entreprenörens eller underentreprenörens F-skatteförhållanden.

Krav på yrkestrafiktillstånd • Länsstyrelsens prövning vid ansökan om trafiktillstånd Alla transportörer (de som utför trafiken) måste för att få bedriva verksamheten ha tillstånd för yrkesmässig trafik. Av trafiktillståndet framgår vem som är tillståndshavare, vilken typ av yrkesmässig trafik som tillståndet avser, eventuella villkor för trafiken samt vem som är trafikansvarig. Länsstyrelsen utfärdar trafiktillstånd efter prövning, där bl a lämplighetsprövning ingår.

Lämplighetsprövningen innebär; • ekonomisk prövning av den sökande • vandelsprövning (länsstyrelsen kontrollerar om den sökande gjort sig skyldig till brott) • prövning av yrkeskunnandet

• Löpande uppföljning och tillsyn Länsstyrelsen ska även göra uppföljning av lämpligheten och utöva tillsyn över tillståndshavarna, vilket kan ge som resultat att länsstyrelsen återkallar trafiktillståndet. Intensiteten i länsstyrelsernas tillsyn över yrkestrafiken varierar över landet. Riksdag och regering har beslutat om olika åtgärder för att tillsynen ska kunna skärpas. Tillsynen är idag ingen garanti för att kontrollen blir fullständig.

Kommunen bör ha en löpande uppföljning av att entreprenörer och underentreprenörer uppfyller de krav som ställs på dem.

Kommunen kan se till att den får information för kännedom om länsstyrelsen återkallar tillstånd eller riktar varning till tillstånds-

havare. Kommunen kan också, utan kostnad, begära utdrag från Kronofogdens utsökningsregister kontinuerligt.

Krav på bankgaranti För att säkerställa att avtalet kan slutföras utan extra kostnader för kommunen kan kommunen begära att entreprenören ska ställa bankgaranti. När företaget begär bankgaranti gör banken en kreditbedömning. Såväl banken som kommunen kan begära utdrag från kreditupplysningsföretag som Upplysningscentralen (VC). UC gör bl a en riskbedömning där 1 är högsta risk och 5 lägsta risk.

Undantag från Konkurrenslagen Konkurrenslagen började gälla 1 juli 1993. Lagens tillämpning har resulterat i att de försäljningsorganisationer som finns inom bussoch taxinäringarna kan falla under Konkurrenslagens förbud mot säljsamverkan. Försäljningsorganisationerna (inom taxibeställningscentralerna) ägs ju oftast av de ingående företagen (transportörerna).

Enligt Konkurrensverkets tolkning av Konkurrenslagen får mindre företag samverka om deras andel av den relevanta marknaden uppgår till högst 15 % ("bagatellundantaget"). Gränsen skjuts nedåt till 10 % av marknaden om något av företagen i samarbetet har en omsättning över 10 mnkr. Ligger företagen över "bagatellundantaget" krävs ett särskilt undantagsbeslut från Konkurrensverket.

För taxi har den relevanta marknaden definierats som omsättningen av samtliga taxitransporter i respektive län. De entreprenörer som är osäkra på om de faller under förbudet bör ansöka om icke ingripande-besked eller undantag från Konkurrensverket.

I förfrågningsunderlaget bör anges att anbudsgivare ska uppfylla Konkurrenslagens krav. Anbudsgivaren måste då i förekommande fall visa att han uppfyller kraven. Kommunen bör kontrollera detta.

4.10 Avtalsformalia (Se punkt E i exempel på förfrågningsunderlag.)

I avtalet finns angivet vad som gäller för uppsägning, tvist mm.

Inom andra branscher är det vanligt att man hänvisar till olika branschvisa överenskommelser eller standardvillkor.

I förfrågningsunderlaget ska avtalsvillkoren finnas med. De klausuler som kan komma ifråga är följande: • • • • • • •

Avtalets giltighetstid Eventuell förlängningsklausul (prolongering) Klausul om hur tvist löses Grunder för att avtalet ska kunna hävas omedelbart Formerna för uppsägning av avtalet Eventuella regler för om avtalet får överlåtas (traderas) Regler för eventuella förändringar av ägarbilden hos entreprenören

4.11 Annonsering och anbudstid Annonsering i "Official Journal" Med LOU kom också regler för obligatorisk annonsering i EUs "Official Journal" i vissa fall. Syftet är att företag från hela EESsfären ska kunna få information om anbudstävlingar på ett enhetligt sätt. "Official Journal" (OJ), som ges ut i Luxemburg, är EU:s officiella tidning för publicering av föreskrifter, upphandlingsannonser mm. Annonserna registreras också i databasen TED (Tender Electronic Daily).

LOU föreskriver minimitider för tiden mellan annonsens avsändande och anbudstidens utgång. Tidsfristerna är långa för att undvika risk för diskriminering av utländska leverantörer.

Allmänna regler för annonsering beskrivs i 1 kap 7-11 §§. För ~änsteupphandlingfinns dessutom regler i kapitelS och 6.

De olika typerna avannonsering För skolskjutsar finns reglerna i S kap, §§ 11-12 samt 20-22, vad avser upphandling över tröskelvärdet och tidsfrister. I 6 kap, 4 och 5 §§ finns bestämmelserna för upphandling under tröskelvärdet.

LOU:s krav på annonsering är följande:

• Förhandsannonsering Om de planerade upphandlingarna under budgetåret omfattar minst 750 000 ecu (f n 6 mnkr) ska förhandsannonsering ske före budgetårets start. Det beräknade värdet för upphandlingarna ska då anges.

• Upphandling över tröskelvärdet Öppen upphandling. Anbudstiden är minst 52 dagar från avsän-

dandet avannonsen till sista dag för inlämnande av anbud. Om förhandsannonsering skett kan anbudstiden förkortas till 37 dagar.

Selektiv upphandling. Intresserade leverantörer ska ges minst 37

dagar för att komma in med intresseanmälan. Därefter har de intresserade som valts ut en anbudstid på minst 40 dagar från den dag inbjudan avsändes.

Förhandlad upphandling. Även här tillämpas systemet med

intresseanmälan. Minimitiden är 37 dagar efter annonsens avsändande. Därefter följer förhandlingar med en eller flera leverantörer som anmält intresse. Förhandlad upphandling kan även genomföras utan annonsering i vissa särskilda fall (se 2.6).

Påskyndat förfarande. Påskyndat förfarande kan användas vid

selektiv eller förhandlad upphandling vid brådska med anledning av omständigheter som inte kunnat förutses eller som inte beror på den upphandlande enheten. Då kan tiden för intresseanmälningar förkortas till 15 dagar samt anbudstiden till 10 dagar.

Annons om upphandlingsresultatet. Senast 48 dagar efter beslut

ska annons om hur upphandlingen avslutats sändas till OJ. Annonsen bör innehålla uppgift om vem som antagits som leverantör.

Upphandling under tröskelvärdet För upphandling av tjänster som understiger 200 000 eCll ska anbud infordras genom annons eller skrivelse. Annonsen behöver inte sättas in i "Official Journal". Huvudregeln om affärsmässighet (bl a att ta tillvara de konkurrensmöjligheter som finns, se 1 kap., 4 §) gäller.

Anbudstiden ska vara skälig, följande moment bör tas med i beräkningen: • postbefordan för att få ut förfrågningsunderlaget • arbetstid för entreprenören att planera för och räkna på uppdraget • postbefordran för att sända in anbud Det är viktigt att inte ta för lätt på entreprenörens behov av att analysera och räkna på anbudet. Kostnadsbilden ska analyseras, eventuellt måste entreprenören kalkylera på kostnaderna för att skaffa

nya fordon, anställa förare etc. Underentreprenörer ska kontaktas o s v.

Praktiska frågor om annonsen i "Official Journal" Annonsen till OJ ska skrivas på något av EU:s officiella språk, vilket således medger att annonsen utformas på svenska. Nämnden för offentlig upphandling har gett ut blanketter för annonsering i OJ. Enligt annonsförlaga i EG:s "~änstedirektiv" ska annonsen innehålla de uppgifter som framgår av blanketten.

Annonsen ska sändas "på lämpligt sätt" till OJ vilket vanligtvis är fax. Uppgift om avsändningsdag ska finnas med. Om annonsen gäller påskyndat förfarande ska annonsen sändas in med telex, telegram eller fax.

Övrig annonsering För övrig annonsering gäller endast huvudregeln om affärsmässighet, d v s att ta tillvara de konkurrensmöjligheter som finns .

KapitelS

Anbudsprövning 5.1

Mottagande och öppnande

Anbudets form Anbud ska avges skriftligt. Anbudet ska sändas eller lämnas in i slutet kuvert märkt med"Anbud skolskjuts..." (särskild beteckning för upphandlingen bör finnas). Anbud per telegram eller fax är inte giltiga.

Mottagande Inkomna anbud får inte öppnas förrän anbudstiden gått ut. Från detta krav finns ett undantag vid förhandlad upphandling (l kap 21 § andra stycket). Anbud och de handlingar som hör till ska förvaras på betryggande sätt.

Öppnande När anbudstiden gått ut ska anbuden öppnas snarast möjligt. Det sker vid en formell förrättning (sammanträde) där minst två utsedda handläggare från den upphandlande enheten ska delta.

Inkomna anbud förs upp i en förteckning som ska bestyrkas av de som deltar i öppnandet.

Om någon av anbudsgivarna begär det ska en av Handelskammaren utsedd person delta vid anbudsöppnandet. Kostnaden för detta ska betalas av den som inkommit med en sådan begäran.

Rättning av anbud Den upphandlande enheten får medge att anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning, felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet (eller i ansökningen om att få lämna anbud).

LOD medger även förtydligande och komplettering av anbud j vissa fall. Detta beskrivs under avsnittet 5.3 om "nollställning".

5.2

Uteslutning av anbud

En första bedömning ska göras om anbud ska förkastas eller tas med i den fortsatta handläggningen. Skolskjutsning är en lag-

reglerad skyldighet för kommunen att tillhandahålla. Det måste därför vara ett högt prioriterat bedömningskriterium att den ska fungera dagligen. Alla faktorer som kan orsaka störningar i verksamheten ska undvikas. Av det skälet är det viktigt att vara noga vid granskningen av företagen.

Anbud kan förkastas av flera skäl: A. Anbud som inte kommit in i tid får inte prövas utan ska förkas-

tas.

B. Anbud som inte uppfyller formkraven (skriftligt) är inte giltiga.

C. Om alternativa utföranden inte tillåtits genom särskild skrivning i annonsen, ska sådana alternativ förkastas i anbuden. Det innebär inte att hela anbudet behöver förkastas om något av alternativen överensstämmer med förfrågan.

D. Orimligt låga anbud får förkastas om man begärt förklaring till det låga anbudet och inte fått tillfredsställande svar.

E. Anbud från företag enligt 1 kap, 17 § (se avsnitt 4.9) får förkastas.

F. Anbud som i övrigt inte uppfyller kraven ianbudsunderlaget får förkastas.

Punkten D ovan ger kommunen möjlighet att, vid oförklarligt låga anbud, begära in kalkylunderlag från entreprenören.

5.3

Jämförelse och nollställning

Jämförelse av anbuden är en mycket grannlaga uppgift. Anbudsjämförelsens inledande del kallas nollställning, vilket innebär att anbuden görs jämförbara. I detta avseende lönar det sig att lägga ned mycket tid på förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget bör, med hjälp av enhetlig blankett för själva anbudet, vara så utformat att anbuden går att jämföra.

Nollställning Vid öppen och selektiv upphandling, enligt 1 kap 21 § i LOU, får ett anbud förtydligas och kompletteras om det sker i syfte att göra anbuden sinsemellan jämförbara. Förutsättningen är dock att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.

Här är det viktigt att peka på att nollställning avser förtydliganden och kompletteringar, inte någon form av förhandlingar. För skolskjutsar kan det t ex avse att anbuden ska avse samma sträcka, om anbudsgivarna har beräknat sträckans längd olika kan nollställning ske för att få anbuden jämförbara. Begreppet "jämförbara"

syftar på att anbuden ska gå att jämföra, inte på att anbudsgivare ska få tillfälle att förbättra sina anbud för att de i vissa delar ska bli lika fördelaktiga som konkurrerande anbudsgivare. Då har nollställningen gått över till särbehandlande förhandling efter anbudstidens utgång, vilket inte är möjligt vid öppen och selektiv upphandling.

Uppläggning av jämförelsen När anbuden sammanställs och jämförs kan det vara lämpligt att göra en jämförelse för var och en av de bedömningsgrunder som angetts (se avsnitt 4.8). Här förutsätts att bedömningsprincipen "ekonomiskt mest fördelaktiga anbud" angetts i förfrågningsunderlaget. De bedömningsgrunder som angetts i förfrågningsunderlaget ska kunna värderas. Exempelvis kan sammanställningar göras för pris, garanterad service, fordon, personal, samt jämförelser av anbudsgivarna totala resurser och ekonomiska situationer.

Jämförelsen kan göras för varje skolskjutstur eller fordonstyp, beroende på vilken uppläggning som valts i förfrågningsunderlaget.

Anbudsgivarna rangordnas efter vilket anbud som är det mest fördelaktiga för kommunen.

Det praktiska arbetet med att jämföra anbuden kan starta med prisjämförelse.

Dokumentation Jämförelsen ska vara väl dokumenterad, rangordningen mellan anbuden ska motiveras. Om upphandlingen blir föremål för överprövning eller skadeståndstalan är en välgjord dokumentation ett måste.

Övergång till förhandlad upphandling I vissa fall får kommunen övergå från öppen eller selektiv upphandling till förhandlad upphandling: 1. Om de anbud som kommit in inte motsvarar förfrågningsunderlaget och inte kan nollställas, eller; 2. Om det inte lämnats in några anbud alls eller inte lämnats in några lämpliga anbud.

I vårt fall kan det vara frågan om att anbud inte lämnats på någon enskild skolskjutstur, eller att anbuden avser för små fordon. När man går över till förhandlad upphandling får dock de ursprung-

liga anbudsvillkoren inte ändras väsentligt. Förhandling får inte ske med någon som inte lämnat in anbud.

5.4

Beslut

Beslut om upphandlingen fattas av kommunen eller den nämnd eller styrelse som är upphandlande enhet, alternativt av det utskott eller av den ~änsteman som fått beslutanderätten delegerad till sig.

För delegering av beslutsrätten krävs beslut av nämnden i fråga.

Upphandlingen är avslutad när leverantörsbeslut har fattats.

5.5

Avtal skrivs

Sedan beslut om leverantör har fattats kan avtal skrivas. Avtalstecknandet blir enkelt om den exemplifierade uppläggningen i avsnitt 4.1 tillämpas. Då biläggs ett avtalsförslag som anbudsgivaren kan acceptera genom särskild markering i anbudet. Det alternativ som innebär att avtalet utformas efter beslutet om entreprenör kan inte rekommenderas.

Såväl kommunen som entreprenören ska ha var sitt exemplar av avtalet.

Kapitel 6

Transporternas genomförande 6.1

Störningar inträffar

När upphandlingen är avslutad och avtalet tecknat startar den praktiska verksamheten. Förhoppningen är självfallet att allt ska fungera utan störningar. Tyvärr kan man inte undvika att mer eller mindre allvarliga störningar inträffar i de flesta verksamheter. Det kan vara ändrade trafikförhållanden som gör att skolskjutsen blir försenad, skadegörelse av elever, lärare som ändrar schemat utan att informera alla som berörs eller transportörer som inte underhåller sina fordon på ett tillfredsställande sätt. Ä ven om sådana händelser eller förhållanden inte är vanligt förekommande, inträffar de ibland och orsakar irritation och otrygghet och kan även inverka störande på undervisningen.

Det är viktigt att i förväg ha fastlagt hur man ska hantera och åtgärda störningar och incidenter som uppstår för att minska olycksrisker.

Det krävs också en kvalitetsuppföljning för att säkerställa att trafiksäkerheten inte åsidosätts eller att andra kvalitetskrav inte uppfylls. Det är ofrånkomligt att turer måste förändras eller att extraturer måste köras. Därför måste man ha fastlagt vem i kommunen som får beordra eller ställa in turer.

Enligt TSV:s föreskrifter har Skolstyrelsen ett ansvar för att reglerna efterlevs. Skolstyrelsen (eller motsvarande) ska också ha samråd med: • entreprenören för skolskjutsningen • föräldraföreningar • representanter för skolskjutsförarna Därför är det angeläget att lägga upp rutiner och regler för hur samråd ska ske och hur kommunens uppgift att kontrollera och inspektera skolskjutsen ska genomföras.

6.2

Trafiksäkerhet

Trafiksäkerhet - ett ansvar för alla Olyckor och tillbud inträffar tyvärr ibland i skolskjutsningen.

Bristande trafiksäkerhet eller slarv kan självfallet inte accepteras och en kontinuerlig uppföljning med avseende på trafiksäkerhet och kvalitet måste därför ske. Trafikutövaren och föraren är skyldiga att följa de regler som finns i form av lagar och förordningar.

Det är polisens ansvar att följa upp och kontrollera att lagstiftningens regler efterlevs. Det är också bara polisen som har den formella möjligheten att ingripa om skolskjutsningen bedrivs i strid mot gällande lagstiftning. Det hindrar inte att kommunen har ett ansvar för skolskjutsningen så att den genomförs på ett trafiksäkert sätt. För att tillsynen och kontrollen ska fungera krävs härvid ett samarbete mellan polisen och kommunen.

Kommunens åtgärder vid brister För att veta hur man ska genomföra kontroller och ingripa mot brister måste man skilja mellan vad som är lagöverträdelser och vad som är avsteg från vad som har överenskommits i avtal mellan kommunen och entreprenören. Man bör också skilja mellan brister som måste åtgärdas och allvarliga lagöverträdelser som kräver ett omedelbart ingripande. Man bör i avtalet ha reglerat hur kontroller kan genomföras och vad som gäller i de olika situationerna. Det är också viktigt att veta vem som har rätt att ingripa i de olika situationerna.

Ingripanden som har med myndighetsutövning att göra kan bara göras av polisen. Att stoppa en transport, utfärda omedelbart körförbud eller förhindra en förare att köra vidare är exempel på sådana ingripanden. En polisman kan däremot inte ingripa om det enbart är fråga om ett avtalsbrott såvida man inte har reglerat detta i avtalet och gjort en överenskommelse med polisen. Ett exempel på ett sådant fall kan vara att man i avtalet har lagt fast att det inte är tillåtet att ta stående passagerare i skolskjuts. Om detta trots allt inträffar måste man i avtalet ha reglerat vilka påföljder detta föranleder.

Brister som har iakttagits men som inte kräver omedelbara åtgärder bör noteras och rapporteras till entreprenören. Det kan vara brister i förarens körsätt eller på fordonets utrustning. Hur rapporteringen och uppföljningen ska gå till och vilka påföljderna blir om inte bristerna åtgärdas bör framgå av avtalet.

Vid allvarliga överträdelser, där barnens säkerhet är i fara, bör det vara möjligt för kommunen att omedelbart ingripa. Det innebär inte att kommunen kan eller får ta över polisens uppgifter. Vad kommunen bör kunna göra vid allvarliga trafiköverträdelser är att förhindra att skolskjutsningen fullföljs och att transporten löses på annat sätt på transportörens bekostnad. Kommunens representant kan däremot normalt inte kvarhålla föraren eller förhindra denna att köra fordonet vidare. Detta är en polisiär uppgift. Vem i kommunen som har rätt att ingripa mot att skolskjutsningen fullföljs måste liksom andra viktiga förhållningssätt regleras i avtalet.

Entreprenören ska vara underrättad om vem i kommunen som har rätt att förhindra att skolskjutsen fullföljs.

I samband med flygande besiktningar vid poliskontroller kan även skolskjutsfordon få anmärkningar eller påpekanden. Kommunen bör ha ett samarbete med polisen så att man fortlöpande kan få information från dessa kontroller.

6.3

Kvalitetsuppföljning

Kvalitetsuppföljning kan beskrivas som en del i det löpande samarbetet mellan kommunen och entreprenören. Kvaliteten kan dels följas upp genom iakttagelser och rapportering från kommunen eller elever / föräldrar, dels genom egenkontroll med rapportering från entreprenören. Oavsett var tonvikten ligger måste kommunen ha en kontrollrutin för att skolskjutsningen utförs på det sätt man avtalat.

Kontaktpersoner Oavsett hur kvaliteten ska följas upp är det viktigt att det finns en kontaktperson hos kommunen och en hos entreprenören. Grundprincipen ska sedan vara att alla rapporter om störningar, förändringar o dyl. ska ske mellan dessa två kontaktpersoner.

Egenkontroll hos entreprenören Egenkontrollen hos entreprenören innebär att denne själv kontrollerar att verksamheten sköts enligt avtalet och att det i avtalet skrivs in vilka brister entreprenören ska rapportera. Med dessa rapporter som grund kan regelbundna träffar ordnas mellan kommunen och entreprenören. Inför dessa träffar kan kommunens kontaktperson ställa samman synpunkter från skolpersonalen samt själv göra inspektioner.

Sanktioner För att få uppföljning och kontroll att fungera måste det finnas klart definierade påföljder vid olika typer av brister. Traditionellt innehåller avtal om skolskjuts endast omedelbar hävning som påföljd. Hävning kan endast tillämpas vid mycket allvarliga brister.

Garanterad service för tidhållning, fordonskvalitet och personal kan regleras i avtalet. För att få en striktare syn på entreprenörens åtagande kan straffavgifter tas ut vid olika typer av förseelser.

Straffavgifter kan kopplas till transportörens egenkontroll. Straffavgift kan bli aktuell då entreprenören inte rapporterar de fel som han enligt avtalet är ålagd att rapportera, eller om entreprenören inte åtgärdar de brister som uppstått.

Om konstaterade brister och störningar inte åtgärdas efter skriftlig erinran, kan det ligga till grund för att kommunen häver avtalet med omedelbar verkan.

6.4

Förändringar och tilläggsbestäIlningar

För att skolskjlItsningen ska fungera väl måste det dagliga samarbetet mellan skolans / kom munens personal och skolskju tsförarna fungera. Informella kontakter måste därför vara tillåtna.

Samtidigt måste samarbetet i vissa avseenden vara formaliserat och reglerat i avtalet.

Ibland måste skolskjuts turerna förändras eller kanske till och med ställas in. Ibland behöver extraturer utföras. I avtalet måste det vara reglerat vem hos beställaren som har befogenhet att göra tilläggsbeställningar. Detta är nödvändigt för att kunna göra en uppföljning och kontroll av fakturor för extra transporter.

Ibland kan hållplatslägen behöva flyttas, permanent eller tillfälligt.

För att inte trafiksäkerheten ska äventyras krävs att detta sker i samråd med berörda parter i enlighet med vad som föreskrivs i Skolskjlltsförordningen.

Bilaga 1

Checklista vid upphandling över tröskelvärdet V' V' V' V'

Välja upphandlingsform Forma projektgrupp Upprätta tidsplan Förankra tidsplan

V' V' V' V' V' V' V'

Underlag från skolförvaltningen Bedöma hur många elever som kan åka med ordinarie linjetrafik Samordning med länstrafikhuvudmannen Samråd / samordning med andra (inom kommunen, landstinget) Upprätta förfrågningsunderlag Förbereda annons till OJ Förbereda annan annonsering eller information

V' Sända annons till OJ V' Verkställa annan annonsering eller information V' Förfrågningsunderlag ut V' V' V' V' V' V' V' V'

Anbudstiden går ut Öppning av anbud, öppningsförrättning Öppningsprotokoll Ev. nollställning av anbud Jämförelse av anbud Rekommendation till beslutsfattare Ev. utsändning till nämnd (bör undvikas p g a sekretessen) Beslut

V' V' V' V'

Förbereda annons om resultatet till OJ Besked till ej antagna anbudsgivare Tecknande av avtal Annons om resultatet till OJ

V' Förbereda genomförande av skolskjutsningen V' Samråd med entreprenören V' Samråd med övriga (lärare, föräldrar)

Bilaga 2

Checklista för upphandling under tröskelvärdet V V V V

Välja upphandlingsform Forma projektgrupp Upprätta tidsplan Förankra tidsplan

V V V V V V

Underlag från skolförvaltningen Bedöma hur många elever som kan åka med ordinarie linjetrafik Samordning med länstrafikhuvudmannen Samråd/samordning med andra (inom kommunen, landstinget) Upprätta förfrågningsunderlag Förbereda annons (i svensk tidning) eller information

V Verkställa annons eller information V Förfrågningsunderlag ut V V V V V V V V

Anbudstiden går ut Öppning av anbud, öppningsförrättning Öppningsprotokoll Ev. nollställning av anbud Jämförelse av anbud, eventuell förhandling med anbudsgivare Rekommendation till beslutsfattare Ev. utsändning till nämnd (bör undvikas p g a sekretessen) Beslut

V Besked till ej antagna anbudsgivare V Tecknande av avtal

V Förbereda genomförande av skolskjutsningen V Samråd med entreprenören V Samråd med övriga (lärare, föräldrar)

Bilaga 3

Exempel på förfrågningsunderlag Denna bilaga kan hämtas gratis som ordbehandlingsfil från konferensen Skolskjutsforum i Kommunförbundets BBS SK Direkt. Den kan även beställas på diskett från Kommentus förlag med beställningssedel sist i denna handbok.

A.

Formella uppgifter om upphandlingen

Al

Upphandling av skolskjuts

Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud på skolskjuts i XX kommun. Transporterna ska ske med buss och taxi. Kategori CPV 60.21.22.00

I denna anbudsförfrågan beskrivs hela uppdraget, men ni får lämna anbud på bara en del om ni så önskar. För alla anbud gäller att anbudsblanketten i bilaga 5 måste användas

A2

Upphandlingsform (öppen upphandling)

Upphandling kommer att ske som öppen upphandling enligt lag om offentlig upphandling. Det innebär att alla leverantörer får lämna anbud och att anbud kommer att antas utan att förhandling förs med någon av anbudsgivarna.

Alternativ lydelse vid upphandling under tröskelvärdet:

A2

Upphandlingsform (förenklad upphandling)

Upphandling kommer att ske som förenklad upphandling enligt lag om offentlig upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.

A3

Anbudsgivare

Anbudsgivare och eventuella underentreprenörer ska uppfylla kraven enligt YrkestrafikIagen (YTL SFS 1988:263) och Yrkestrafikförordningen (YTF SFS 1988:1503). Anbudsgivaren och eventuella underentreprenörer ska vara företag registrerat för F-skatt och ej vara försatt i eller föremål för ansökan om konkurs eller likvidation.

Kontroll kommer att ske om anbudsgivarna och eventuella underentreprenörer fullgjort sina skyldigheter gentemot samhället vad avser skatt och avgifter.

A4

Bedömningsgrunder

Trafiken ska ske med fordon som uppfyller kraven enligt fordonskungörelsen (FK, SFS 1972:595) samt uppfylla ytterligare krav enligt beskrivning nedan. Trafiken ska ske enligt förordning och föreskrifter om skolskjuts (SFS 1970:340 TSVFS 1988:17-1988:21) och förordning om kör- och vilotider samt färdskrivare vid vägtransporter (SFS 1993:184) Förordning om vilotider vid vissa vägtransporter (SFS 1994:1297).

Vid jämförelse av anbuden kommer en helhetsbedömning att göras där hänsyn tas till följande faktorer (utan rangordning): • Företagets totala resurser och möjlighet att fullgöra uppdraget (bör om möjligt preciseras) • Företagets garanterade servicenivå • Pris för uppdraget • Pesonalens kompetens • Fordonens lämplighet ink] ålder • Fordonens miljöklassning.

AS

Avtalstid

Avtalstiden ska vara XX år med början (datum), med rätt för köparen att förlänga avtalet under ytterligare 1 år.

A6

Anbud

Anbud ska vara XX kommun, (adress) tillhanda senast (datum).

Anbud ska lämnas i förslutet kuvert som är märkt" Anbud skolskjuts". Anbuden ska gälla fram till och med (datum).

A7

Förfrågningar

Frågor beträffande förfrågningsunderlaget besvaras av ...

AS

Avtalsförslag

För anbudet gäller villkoren enligt bifogade avtalsförslag. På anbudsblanketten ska anges om villkoren godkänns. Om inte avtalet godkänns ska förslag på ny avtalstext bifogas anbudet.

Observera att endast smärre justeringar kan godtas eftersom förutsättningarna i förfrågan inte får ändras under upphandlingens gång.

B

Uppdragsbeskrivning

Bl

Allmänt om skolskjuts

Skolskjuts är regelbunden tidtabellslagd trafik avsedd för transport av elever till och från skola. För skolskjuts gäller trafiksäkerhetsverkets föreskrifter om skolskjutsning TSVFS 1988:17-TSVFS 1988:21.

Skolskjutstransporter ska ske med .... Under läsåret 19XX/XX kommer preliminärt XX elever att helt eller delvis åka med Trafikhuvudmannens ordinarie linjetrafik.

Skolskjutsarna är anpassade till skolstart på morgonen och varierande sluttider för olika stadier. Skoltransporterna ska ske varje skoldag ca 178 dagar / år. Transportvolymen kan ändras inom de gränser som anges i anbudet. Utöver fasta transporter till och från skola ska fordonen kunna användas för kompletterande transporter till bad mm. Planerade extraturer finns i skolskjutsplanen, men ytterligare transporter kan bli aktuella.

B2

Skolskjutsplan

Trafiken är upplagd enligt bifogade skolskjutsplan som framgår av bilaga X. Observera att planen inte är fastställd utan kan ändras inför skolstarten och under skolåret på grund av att elever flyttar till eller från kommunen.

Under inskolningsperiod första veckorna på höstterminen kommer tiderna att avvika från de som anges i skolskjutsplanen i bilagan.

Eventuella extra transporter ersätts mot särskild redovisning.

B3

Övrigt

Elevers bagage, såsom skidor m m, ska tas med utan extra kostnad.

Bagaget måste förvaras på ett säkert sätt i fordonet. Kostnader för kontakt med fordon och dirigering av fordon ingår i transportuppdraget.

C

Krav för uppdraget

CI

Krav på fordon och utrustning

Krav på fordon och utrustning framgår av avtalsförslagets § 6.

C2

Krav på förare

Krav på förare som ska köra skolskjuts framgår av avtalsförslagets § 7.

e3

Kvalitetskrav Krav på kvalitetskontroller m m framgår av avtalsförslagets § 9.

D

Pris- och betalningsrutiner

Framgår av § 8 i avtalsförslaget samt anbudsblanketten.

E

Avtalsformalia

Formalia om hävning av och tvist om avtalet framgår av §§ 16-17 i avtalsförslaget.

XX KOMMUN, Skolstyrelsen, Underskrift

Bilaga 4

Exempel på avtal för skolskjuts Denna bilaga kan hämtas som ordbehandlingsfil från Kommunförbundets elektroniska informationstjänst SK Direkt. Information om SK Direkt kan du beställa på fax 08-641 1535.

§ 1. Parter Mellan XX kommun, org.nr XX, nedan kallad kommunen) och XX, arg.nr XX nedan kallad entreprenören, har följande avtal träffats.

§ 2. Avtalstid Detta avtal gäller XX år från och med 15 juni 19XX. Avtalet förlängs därefter med ett år, om inte någon av avtalsparterna säger upp avtalet senast 6 månader före avtalstidens utgång.

Uppsägning ska vara skriftlig.

Avtalet kan endast förlängas en gång.

(Se i övrigt avsnitt 3.4 i handledningen beträffande NOUs uttalanden om avtalstid)

§ 3. Omfattning Detta avtal gäller skolskjuts, mattransporter, transporter till och från idrott, bad, slöjd och eventuellt andra transporter av elever i anslutning till skolaktiviteter. Transporterna ska ske med XX i enlighet med förfrågningsunderlagets punkt B.

§ 4. Uppdragsbeskrivning För skolskjuts gäller trafiksäkerhetsverkets föreskrifter om skolskjutsning TSVFS 1988:17 med ändringar.

Skolskjuts är regelbunden trafik avsedd för transport av elever till och från skola. Skolskjutsarna är anpassade till skolans starttid på morgonen och olika sluttider. De transporter som ska utföras framgår av bilaga XX. Beskrivningen av transporterna i bilaga 1 kan ändras under avtalsperioden. Skolskjutstiderna kan t ex förändras om körtiderna behöver justeras. Tiderna kan också ändras genom att elever tillkommer eller flyttar.

Utöver de fasta transporterna till och från skola ska fordonen kunna användas för kompletterande transporter till idrott, bad m m.

Förändringar av transporterna får endast beställas av den som har sådan befogenhet och som kommunen meddelat entreprenören.

I uppdraget ingår att ta med elevers bagage, såsom skidor m m, utan extra kostnad. Eleverna eller deras föräldrar ansvarar för att bagaget är emballerat på ett trafiksäkert sätt.

I uppdraget ingår att medverka vid informationsträffar i skolan 23 gånger per läsår.

§ 5. Krav på entreprenör och eventuella underentreprenörer Entreprenören ska fullgöra sina skyldigheter mot det allmänna vad beträffar skatt, mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter. Entreprenören ansvarar även för att eventuella underentreprenörer fullgör dessa skyldigheter.

Entreprenören ansvarar för att eventuella underentreprenörer innehar F-skattebevis. Entreprenören ansvarar för att förändringar beträffande entreprenörens eller underentreprenörers F-skattestatus meddelas kommunen.

§ 6. Fordon De fordon som används ska vara godkända av Svensk Bilprovning eller annan ackrediterad fordonsbesiktning samt klara trafiksäkerhetsverkets föreskrifter om skolskjuts TSVFS 1985:43. Fordonen ska så långt det är möjligt innehålla material som inte är allergiframkallande. Rökning är ej tillåten i fordonen.

Under avtalsperioden får inte fordon vara äldre än som anges i tabellen nedan. Fordon som är äldre än ålder för utökad besiktning ska besiktigas 2 gånger per år hos Svensk Bilprovning eller annan ackrediterad fordonsbesiktning. Om transportuppdraget omfattar fler än 3 fordon av samma kategori får inte genomsnittliga åldern överstiga genomsnittsålder angiven i tabellen nedan.

Fordonstyp Storlek Buss Buss Buss Buss Taxi Taxi

> 30 pass 20-30 pass 18-19 pass

9-17 pass 5-7 pass ~ 5 pass

Högsta ålder Genomsn. Utök. besiktning 18 år 12 år 11 år 10 år 10 år 8 år

10 år 8 år 7år 6 år 6 år 6 år

15 år 10 år 8år

§ 7. Personal Förare ska vara väl utbildad för ändamålet och inneha förarlegitimation samt ej vara äldre än gällande pensionsålder. Förare ska vara svensktalande och ha god lokalkännedom samt vara väl förtrogen med och ta hänsyn till de problem som allergiker och resenärer med andra speciella behov har. Personalen ska vara uniformerad eller klädd så att det är lätt att identifiera vem som är förare.

Förare ska föregå med gott exempel i trafiken och hjälpa till att informera om ordningsregler och trafiksäkerhet vid skolskjuts.

Entreprenören är ansvarig för att förarna är informerade och förbinder sig att iaktta de regler för skolskjutsning som kommunen fastställt.

§ 8. Ersättning Ersättningen för skolskjuts beräknas för varje skolskjutstur i enlighet med bilaga 1.

Förändring av skolskjutsplanen kan komma att ske under avtalsperioden. Kommunen äger rätt att ändra körsträcka eller transporttid med högst 10% per år i förhållande till den redovisade planen beräknat totalt för transportörens alla uppdrag som ersätts enligt detta avtal under förutsättning att förändringen inte avser utökning av antalet fordon. Ersättning vid förändringar, tillägg och extra beställningar regleras med ersättningen per timme och kilometer som framgår av bilaga 1.

Anser endera parten att ändring utöver de ovan nämnda toleransramarna bör föranleda jämkning av ersättningen äger endera parten rätt att påkalla förhandling om ersättningen.

Ersättningen utbetalas den 10:e varje månad med dagersättningen gånger antalet trafikerade dagar i närmast föregående månad. För kompletterande transporter och förändringar utgår ersättning efter månadsvis faktura. Transportuppdrag som utförts på uppdrag av person som inte äger rätt att göra tilläggsbeställningar ersätts inte av beställaren

Alternativ lydelse av § 8: § 8. Ersättning Kommunen betalar entreprenören mot räkning 30 dagar netto efter utförd transport och mottagen faktura. Slutfakturering för ändringar ska ske senast 15 dagar efter respektive termins sista kalenderdag.

Priserna i avtalet ska vara fasta till 31 december 199X. Från och med 1 januari 199X justeras priserna halvårsvis med förändringen av X-index beräknad med maj 199X som basmånad samt maj och november som regleringsmånad. Första indexuppräkningen avser perioden januari-juni 199X baserat på index för november 199X.

Kommentar om index: Om BTPI används ska vägnings talen for de olika andelarna framgå.

§ 9. Kvalitet Transporterna ska utföras med tillförlitlighet och tidspassning. De ska utföras på ett trafiksäkert sätt, vilket innebär att föraren ska tillse att elever kan stiga i och ur fordonet utan trafiksäkerhetsrisker.

Entreprenören ska själv svara för kontroll av att verksamheten sköts enligt avtalet och rapportera brister och avvikelser från den avtalade kvaliteten. Det innebär t ex ansvar för att meddela olämpliga hållplatsplaceringar, dåligt underhåll eller annat som kan försämra trafiksäkerheten.

Störningsrapport Entreprenören ska minst två gånger per termin lämna redovisning över vilka störningar och förseningar som inträffat och vilka åtgärder som har vidtagits för att förhindra att störningarna upprepas.

Förbättringsförslag Entreprenören ska minst två gånger per termin lämna in förslag på åtgärder för att öka kvaliteten och effektiviteten i verksamheten samt redogörelse för vilka åtgärder som vidtagits för att genomföra tidigare förslag till förbättringar.

Kommunen ska senast x månader före trafikstart lämna uppgifter om den tidtabell som ska tillämpas för skolskjutsningen.

Om upptäckta störningar och brister inte rapporteras och ingen förbättring sker efter skriftlig erinran kan detta vara grund för hävning av avtalet. Om inte utlovade åtgärder genomförs för att undvika att störningar upprepas ska detta vara grund för straffavgift (se § 13).

Entreprenören är skyldig medge att av kommunen utsedd person gör inspektion av säkerhet och utrustning i samband med transportuppdraget.

§ 10 Omförhandling Om förutsättningarna för avtalet väsentligt förändras under avtalstiden ska nya förhandlingar upptas om endera parten begär det.

§ 11. Försäkring m m Entreprenören är skyldig att utöver trafikförsäkring hålla ansvarsförsäkring som täcker skador som har orsakats av entreprenören.

Entreprenören svarar gentemot kommunen enligt lag och gällande rätt för skador som entreprenören orsakat.

Exempel på tillägg om säkerhet önskas: Entreprenören ska ställa säkerhet med av kommunen godkänd bankgaranti eller motsvarande. Säkerheten ska uppgå till XX kr (alternativt XX % av årlig kontraktssumma).

Kommentar: Om säkerhet ska krävas ska beloppet stå i proportion till uppdraget.

§ 12. Överlåtelse av avtalet och ägarskifte Om transportörens rörelse säljs i sin helhet eller är aktiebolag och till mer än 50 % byter ägare ska avtalet omedelbart upphöra, om inte kommunen lämnar sitt skriftliga medgivande till att avtalet ska gälla för nya ägaren.

Entreprenören får inte utan särskilt godkännande från kommunen anlita eller byta underentreprenör.

§ 13. Fel eller försening Om entreprenören inte fullgör sina åligganden enligt avtalet utgår straffavgift. Straffavgift tas ut i följande fall då felen inte rapporteras av entreprenören.

• • • •

om transporten inte utförs enligt uppdragsbeskrivningen, om transporten inte sker med förare enligt avtal, om transporten inte körs med fordon enligt avtal, om den garanterade servicen enligt avtalet inte följs.

Om fel och störningar rapporteras tas straffavgiften ut om entreprenören eller kommunen inte genomför de åtgärder som man själv föreslår för att undvika att störningar och fel upprepas.

Straffavgiftsbeloppet är 1 000 kr.

Kommentar: Straffavgiftsbeloppet kan sättas iforhåIlande till uppdragets storlek

Skulle entreprenören utföra avtalad ~änst på ett felaktigt sätt eller skulle ~änsten försenas eller helt utebli, har kommunen rätt att fullgöra den eftersatta tjänsten med egna eller andras fordon.

Entreprenören ska därvid i skälig omfattning ersätta kommunen för uppkomna merkostnader. Ersättningen utgår inte om entreprenören kan visa att felet eller utevaron inte beror på vårdslöshet eller försummelse från hans sida.

§ 14. Ersättning vid inställd trafik Vid inställd trafik (t ex lärarstrejk, snöstorm) ska entreprenören ha ersättning för de kostnader som denne har med anledning av att trafiken står stilla. Detta gäller inte arbetskonflikt vid det egna företaget.

Om kommunen försummat att i tid meddela lovdagar ska ersättning för lovdagen utgå som för vanlig skoldag.

Vid allvarliga brister där barnens säkerhet är i fara äger av kommunen särskilt utsedd person rätt att förhindra att skolskjutsen fullföljs. Om ersättningstransport behöver tillkallas ska denna bekostas av entreprenören.

§ 15. Straffavgiftsbefrielse Straffavgift, ersättning eller andra krav utgår inte om bristande fullgörelse av parternas åtagande beror på omständighet utanför parternas kontroll såsom arbetskonflikt, mobilisering, förfogandeförbud, rekvisition, beslag, eller liknande händelse.

Händelser som kan hänföras till parternas organisation och verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från leverantör eller därmed jämförliga förhållanden utgör inte grund för straffavgifts- eller ersättningsbefrielse.

§ 16. Hävning av avtalet Kommunen äger rätt att häva avtalet i följande fall: • om entreprenören i väsentligt hänseende icke utför sina åligganden och rättelse ej sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran; • om upptäckta störningar och brister inte rapporteras och rättelse ej sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran; • om entreprenören försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden:

• om entreprenören eller transportörens underentreprenörer inte uppfyller sina plikter mot samhället vad gäller skatter och allmänna avgifter; • om entreprenörens trafiktillstånd upphör att gälla.

Entreprenören äger rätt att häva avtalet om ersättningen för uppdraget uteblir eller om ersättningen kraftigt försenas. Försummelsen ska vara av väsentlig betydelse för entreprenören.

§ 17. Tvist Tvist med anledning av detta avtal ska avgöras av allmän domstol vid köparens hemort om inte parterna enas om annat.

Ort och datum För kommunen (XX-nämnd)

För entreprenören

Underskrift

Underskrift

Bilaga:

Anbudsblankett

Bilaga 5

Anbudsblankett Anbudsblankett för skolskjutsupphandling i XX kommun, förfrågningsunderlag (med avtalsförslag) Anbudsgivare: ...

Org.nr: ..

Adress:.

Tin & fax: ...

Kontaktperson: .

Anbudet avser skolskjuts i XX kommun. Nedanstående priser är exkl moms.

Alternativ 1 , Pris för skolskjutstur

Tur

Uppgifter per dag Km

Uppgifter per dag Tim/min

l

80

1.40

2

90

2.10

3

160

4

30

3.10 050

Ersättning per dag

Fordon Typ/årsmodell

Antal sittoch ståplatser

Utrustning, an.m

/ / / /

Ersättning vid förändring och kompletterande transporter

kr/km

kr/hm

Alternativ 2, Pris per fordon + pris/km och pris/timme

Fordonstyp

Årsmodell

Antal sittoch stäplatser

Kr/är

Kr/km

Kr/hm

Utrustning anm

/ / Garanterad service

Vi garanterar att förseningar i förhållande till överenskomna tider inträffar högst ...... ggr per termin. Övrig information

Antal fordon i företaget: Antal anställda i företaget:

bussar

.. taxi

övriga fordon

. heltid ........ deltid

Anbudsgivaren ansluten/ej ansluten till Biltrafikens Arbetsgivareförbund Avtalet i anbudsförfrågan godkänns/godkänns ej Uppdraget kommer att genomföras av företaget ensamt/ med kontrakterade underentreprenörer / med underentreprenörer som kommer att kontrakteras.

Anbudet gäller t o m datum:.

Underskrift, datum Förteckning över bilagor

Blankett RSV 4820

(bilaga

)

Kopia på traJikhllstånd

(bilaga

)

Besked om bankgaranti

(bilaga . )

Lista på ev underleverantörer

(bilaga ..... )

Bilaga 6

Blankett för annons i Official Journal (OJ) Blanketter för annonsering i Official Journal beställs från Kommentus Förlag, tfn 08-709 59 25, fax 08-709 59 45. Blanketterna är föremål för löpande revidering, och för närvarande pågår översättning till svenska. Nedan visas exempel på första sidan i det nuvarande blankettsetet.

O~ve

Annex III, BCD

92J50IEEC

SE

llIO·22.50

EN

.-

nOll

•

Commission of the European CommuniLies

SW E DEN

publication in thc: Supplement 10 the 0ffic:ia.I Jouma.I of the European CoIlUllUlliLics 2. Rue MCfCler. L-2985 1.w=lboIul: Fax: 009352-490003 and -495719

OPEN. RESTIUCTEO AND NEGOTIATI!ll PRQCEDURE

1-

I

Address

PO<t code Telcpbone

~ 53 55

57

Telex

1.2

ConkBctino.~ortw

[illl I

Name

I

(l'e$Ccved for the Commi.aioal

OJ

II

2.1

~

D PnbUcatloo with _ (n:scnc:d

for eJtc:cptional cascs)

Calegory of service and descrlption -CPV referanca numbar

TIck or crou as appropriatc:

Entcr as appropriate

~Dsab'e<:t

CPV R.fenat.

Maintcnancc and n:pajr services

~D

___._

Land transport services (a). iocludin.g annoured ear servi.cu.

and courier sel'ViceL excem. tranmon of mail

~D ~~_._w

04

05

06

D D D

Transport of mail by land (a) and by air

TtI<commanicalioaa services (b)

Flnanclal services: (a) losurancc services

r--

D

~ ~D

~D ~D

c..!.!-D

In,l BanldDR and investmenl services

c

Computcr and related services

R&Oservi=(d) AccoWlting. aumling and book-kceping services Market research and. public opinion poUinl scrvkcs ManagemCrtl consullant services (e) and rtlated services

I

cleadIiD<s

Colqory n{ savi<e lIld deocription • CPV reren:noe numbet

Ol

I I I I I

I

Awlll"d procedure eho...n

D Reslricted proc<dwe D Nego<iated pn><><dun:

I

I

~I

I Postal address UD I I Fax[illl I

I I I

~ D Open proc<dwe 02

•

Penoa rcsponsibJe:

Referencc Dumher:

1.1

ScMec:o

I

Bilaga 7

Exempel på annons i svenska tidningar Annons i Svenska tidningar kan göras lite mer informellt uppställd. Den får emellertid inte innehålla annan information än annonsen i OJ:

Anbud om skoltransporter XX Kommun begär härmed in anbud för skolskjuts med buss i XX kommun.

Kontraktsperiodens längd är XX år med möjlighet till förlängning med XX år.

Förfrågningsunderlag beställs senast (datum) från (adress, tfn, tfx) Anbud måste lämnas på den blankett som finns i förfrågningsunderlaget. Anbud kan lämnas för del av uppdraget.

Anbudsgivare ska ha trafiktillstånd enligt YTL. Kontroll av skatt och avgifter kommer att ske genom att blankett RSV 4820 måste fyllas i.

Sista dag för mottagande av anbud: (datum).

Anbuden kommer att öppnas hos XX Kommun (adress).

Anbud ska gälla till och med (datum).

Anbuden ska sändas till (adress).

Bilaga 8

Exempel på annons för avslutad upphandling No SE-Exempellösa Transport services (95/S 129-XXXXX/EN) 1. XX Kommun, adress 2. Öppen upphandling 3. Skolskjuts med buss och taxi, Kategori CPV 60.21.22.00 4. Datum för tilldelning av kontrakt 5. Pris och service (utvärderingskritierier) 6. Antal anbud 7. Antagna anbud (namn och adress på antagna leverantörer) 8. Pris SEK (exkl. moms, min- och maxnivåer anges) 9. Underentreprenörer som förekommer ...

10. Övriga upplysningar ...

11. Datum för publicering (datum).

12. Datum för mottagande avannonsen (anges av mottagaren)

•

Fler böcker om teknik, management och ekonomi från Kommunförbundet •

Betalare (om annan än varumottagaren)

Beställning

Varumottagares namn

Datum

Företag, förvaltning e d

Beställarens handläggare (namn, telefon)

Ga tu / boxadress

Sänd denna beställningssedel till:

KOMMENTUS FÖRLAG Postnummer

lOrt

11799

AB

STOCKHOLM

Ordertelefon 08-709 59 90. Eller faxa denna blankett till 08-19 24 10.

Artikelnr

Pris exkl ~ 5 ex

Varubeskrivnjng

Antal

moms 7099-493-5

Beställarstrategier (1995)

175:·

150:-

7099-518-4

Boken om P (1995)

175:-

125:-

7099-148-0

Bära eller brista - tillståndsbedömning av asfaltbeläggningar (1991, 1992, 1993)

125:-

100:-

7099-299-1

Den kommunala färdtjänsten, kommunala jämförelsetal (1993)

115:-

115:-

7099-149-9

Det kommunala underhållsberget - Gator och vägar (1991)

70:-

50:-

7099-164-2

Det kommunala underhållsberget - Vatten & avlopp (1991)

90:-

70:-

7099-433-1

Effektiva maskiner - Handbok i maskinadministration (1994)

150:-

125:-

7099-331-9

Externa reSurser i kommunaltekniken (1994)

150:-

125:-

7099-310-6

Flyttning av fordon (1993)

150:-

125:-

7099-185-5

Fordons- och maskinkalkylering - MetOd för investeringar, med kalkylblankett (1992)

85:-

85:-

7099-522-2

Funktionella gator - Handbok för D&U-entrepren. med funktionsansvar (1994)

450:-

375:-

7099-529-X

Funktionella gator - PC-diskelt (1994)

250:-

250:-

7099-452-8

Funktionella parker - Upphandling av parkentreprenader med funktionsansvar (1995)

450:-

375:-

7099-491-9

Funktionella parker - PC-diskett (1995)

250:-

250:-

7099-165-0

Gata på data (1991)

50:-

50:-

7099-202-9

Gator för alla (1992)

150:-

125:-

7099-428-5

Galuunderhåll för äldre - Video (1990)

350:-

350:-

7099-380-7

Helgjutna lösningar - Betongbeläggningar på utsatta platser (1994)

195:-

175:-

7099-163-4

Hoppfulla transporter - Effektivisera kommunens transporter (1991)

95:-

75:-

7099-353-X

I valet och kvalet - Handbok för val av beläggningsåtgärd (1994)

175:-

150:-

7099-227-4

Isotopmätare för packningskontroll - FOU-rapport #25 (1992)

85:-

85:-

7099-191-X

Kommunalt bolag? (1991)

130:-

130:-

7099-489-7

Kommunalt trafiksäkerhetsprogram - Handledning (1995)

75:-

50:-

7099-523-0

Kommunemas parker 1994 - Mängder & kostnader, jämförelsetal (1995)

250:-

195:-

7099-505-2

Kommunernas väghållning 1994 - Mängder & kostnader, jämförelselal (1995)

250:-

195:-

7099-358-0

Kontoplan för kommunal väghållning (1994)

85:-

70:-

7099-528-1

Kritik på teknik 1995 - redovisning av kundenkäter (1995)

125:-

75:-

7099-252-5

Ledning tör att styra (1992)

150:-

125:-

7099-153-7

Ljusa ideer - För billigare gatubelysning (1991)

95:-

75:-

7099-521-4

Ljus över konkurrensen - Konkurrensutsättning av gatubelysning (1995)

175:-

150:-

Miljöanpassad gatuskötsel (1995)

175:-

150:-

7099-496-X

Fortsättning på nästa sida ..

Vid stora köp kan vi lämna ännu bättre priser. Ring 08-772 43 36.

D Sänd ett ex av Kommentus litteraturkatalog.

•

Fler böcker om teknik, management och ekonomi från Kommunförbundet •

Betalare (om annan än varumottagaren)

Beställning

Varumottagares namn

Datum

Företag, förvaltning e d

Beställarens handläggare (namn, telefon)

Gatu /boxadress

Sänd denna beställningssedel hll:

KOMMENTUS FÖRLAG Postnummer

lOrt

11799

AB

STOCKHOLM

Ordertelefon 08-709 59 90. Eller faxa denna blankett till 08-19 24 10.

Arhkelnr

Pris exkl ;o: 5 ex

Varubeskrivning

Antal

moms 7099-068-9

Ogräsbekämpning på hårda ytor - FoU-rapport #23 (1990)

85:-

70:-

7099-405-6

Möblering av gaturummet (1994)

150:-

125:-

7099-406-4

På rätt plats - Handbok i upplåtelse av oHentliga platser (1994)

150:-

125:-

7099-388-2

På väg igen - Återvinning av asfalt (1994)

150:-

125:-

7099-166-9

REBEL -91, del 1. Grundläggande principer för gatubelysning (1991)

90:-

90:-

7099-437-4

REBEL -91, del 2. Planering och projektering av gatubelysning (1995)

350:-

250:-

250:-

250:-

7099-438-2

REBEL -91, del2. PC-diskett med underlag för upphandlingsdokument enl ovan

7099-225-8

REBEL -91, del 3. Drif1 och underhåll av gatubelysning (1992)

50:·

50:-

7099-531-'

Resultatansvar på olika vis - Variationer i intentioner och tillämpning (1995)

175:-

150:-

7099-490-0

Resultatmån (1995)

175:-

150:-

7099-176-6

Rän pris på asfalten (1991)

40:-

40:-

7099-173-1

SalIstryparen - mindre sall i kommunen (1991)

75:-

50:-

7099-312-2

Skolskjulshandboken (1994)

195:-

175:-

7099-273-8

Skyddsbehandling av betong (1992)

125:-

110:-

7099-460-9

Slingriga detektorer - Kvaliletssäkring och nya läggningsmetoder (1995)

95:-

75:-

7099-290-8

Slurry Seal - informationsskrif1 om slam försegling (1992)

60:-

60:-

7099-429-3

Stensäkert val - Stenmaterial i beläggningsmassor (1994)

75:-

50:-

7099·399·8

Släpp fram ideerna - Utveckla kommunens förslagsverksamhet (1994)

75:-

50:-

7099-504-4

Släpp fram ideerna - Idekatalog med 58 belönade förslag från kommunema (1994)

50:-

35:-

7099-360-2

Styr i mål- Styrsystem i förändring (1994)

150:-

125:-

7099-244-4

Säkrare trafik i vår kommun (SÄTIK) - Metadbok (1992)

150:-

125:-

7099-217-7

Säkrare trafik i vår kommun (SÄTIK) - Åtgärdskatalog (1992)

100:-

100:-

7099-360-2

Styr I mål- Styrsystem i utveckling (1994)

150:-

125:-

7099-308-4

Teknisk service i Europa - Kommunalteknlkens organisation i fyra länder (1993)

150:-

125:-

7099-256-8

TEN K, gatukontoren samarbetar i Småland (1992)

60:-

40:-

7099-404-8

Tillbaka till stenåldern - Handbok i stensättning (1994, 1995)

195:-

175:-

7099-143-X

Tjäna på kvalitet- Kvalitetsarbete i teknisk förvaltning (1991)

75:-

50:-

7099-465-X

Upphandling av avfallshämtning - Med underlag för upphandling (1995)

275:-

225:-

7099-492-7

Upphandling av avfallshämtning - PC-diskett (1995)

250:-

250:-

7099-420-6

Upphandling av skolskjutsar (1995)

250:-

175:-

7099-315-7

Utmärkt l

150:-

125:-

7099-498-6

Väghållningens juridik (1990, 1992, 1995)

195:-

175:-

-

Utmärkning av vägarbeten (1993,1994,1995)

Vid stora köp kan vi lämna ännu bättre priser. Ring 08-772 43 36.

D

Sänd ett ex av Kommentus litteraturkatalog.