7099 848 5 by Sveriges Kommuner och Landsting

Utveckling av Fastighetsfรถretagande i Offentlig

Miljรถledning i offentliga fastigheter TRE GODA EXEMPEL

Miljöledning i offentliga fastigheter

© Svenska Kommunförbundet 1999 Adress: 118 82 Stockholm. Tfn 08-772 41 00 Epost: fastighet@svekom.se Webbplats: www.svekom.se ISBN: 91-7099-848-5 Tryckeri: Katarina Tryck AB, Stockholm Text: Sara Bergman & Niki Sporrong Redigering och form: Björn Hårdstedt & Ulla Meier Omslagsbild: Michael Schneider Distribution: Kommentus Förlag, tfn 08-709 59 90

Miljöledning i offentliga fastigheter

Förord Många offentliga fastighetsföretag har inlett ett arbete som syftar till att minska verksamhetens miljöpåverkan. I denna strävan krävs att arbetet styrs, organiseras och genomförs på ett sätt som säker ställer att man når de mål som satts upp. Denna skrift lyfter fram hur offentliga fastighetsföretag kan arbeta med strategisk miljöledning, miljöledningssystem och därmed förenliga handlingar och arbetssätt. Syftet är att stimulera till ett aktivt och långsiktigt miljöarbete och förse fastighetsorganisation erna med ett hjälpmedel som stöd i uppbyggnaden av ett eget system för miljöledning. I skriften ges råd, checklistor och förslag till arbetsmetodik. Dessutom redovisas några goda exempel på hur man i praktiken kan arbeta med miljöstyrningen.

Skriften har initierats och finansierats av samverkansgruppen Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor, U.F.O.S. I samverkan deltar Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbun det, Statens Fastighetsverk, Svenska Kyrkans Församlings- och Pastoratsförbund, Fortifikationsverket, Försvarsmakten samt Byggforskningsrådet.

För innehållet i skriften svarar Sara Bergman Kemi & Miljö AB i samverkan med Niki Sporrong, Ord & Vetande AB. Till sin hjälp har de haft en styrgrupp bestående av Jan-Henrik Marinder, St Tuna-Torsångs kyrkliga samfällighet; Johnny Niskanen, Lands tingsfastigheter Sörmland; Ingemar Bengtsson, Falkenbergs bo stads AB; Bo Strömbeck, Regionfastigheter; Jari Lalla, Statens Fast ighetsverk och Anders Runström, Fortifikationsverket. Svenska Kommunförbundet har varit projektansvarigt kansli genom Anna Carin Grandin, Jenny Persson och Ted Lindqvist. Stockholm i augusti 1999

Miljöledning i offentliga fastigheter

Innehållsförteckning Förord................................................................................................3 Sammanfattning..............................................................................5 Framgångsfaktorer och fallgropar.................................................8 Miljöanpassa fastighetsföretagandet......................................... 12 Flera vägar till strukturerat miljöarbete..................................... 20 Huvudmomenten i miljöledningssystem................................... 25 Införandet av miljöledningssystem............................................. 34 Tre goda exempel.......................................................................... 41 Fastighetskontoret i Kalmar är miljöcertifierat......................... 41 Miljöpolicy för fastighetskontoret i Kalmar kommun.............. 45 Kalmars metod för bedömning av miljöaspekter..................... 47 Fortifikationsverket satsar på ISO 14001 utan certifiering.... 50 Fortifikationsverkets miljöpolicy................................................. 57 ABB – miljöcertifierat fastighetsföretande i privat regi........... 60 Miljöpolicy för ABB Facilities Management............................... 68 ABB Facilities Management: Kartläggning av miljöaspekter.. 68 Litteraturförteckning..................................................................... 70 Bilagor 1. Exempel på förteckning över miljöaspekter..................................72 2. Förslag till utvärderingsmodell.......................................................74

Miljöledning i offentliga fastigheter

Sammanfattning Fastighetsföretagandet påverkar miljön på många olika sätt. En ergianvändningen är kanske det område som resulterar i störst påverkan. Men valet och hanteringen av byggmaterial, samt kemi kalieanvändningen (t ex köldmedier i kylanläggningar) har också stor betydelse. Många fastighetsföretag är dessutom stora bestäl lare, inte bara av material utan av hela hus. Som beställare har de ett stort ansvar för slutprodukten och bör ställa miljörelaterade krav på alla underleverantörer. På senare år har allt fler fastighetsföretag valt att miljöanpassa verksamheten. Målet är naturligtvis att minska miljöpåverkan i alla led: att bygga, förvalta, riva och demontera på ett mer mil jöanpassat sätt. Miljöarbetet kan också vara ett sätt att höja sin konkurrenskraft och att tillgodose kundernas önskemål och krav. Ett systematiskt miljöarbete kan dessutom leda till ekonomiska besparingar.

Det finns olika sätt att organisera sitt miljöarbete. Ett bra sätt att strukturera arbetet och se till att man når de uppsatta målen är att använda sig av miljöledningssystem, vare sig det är något av de standardiserade systemen, ISO 14001 och EMAS, eller ett annat system. Man kan mycket väl skapa ett eget miljöledningssystem baserat på grundkraven i de etablerade systemen. För fastighets företagare finns idag flera system som den egna branschen tagit fram. Den här skriften innehåller exempel från tre organisationer som arbetar med miljöledningssystem inom fastighetsföretagan det. De har alla valt att skapa ett system som kan certifieras en ligt ISO 14001, men de har lagt upp arbetet på olika sätt. För att miljöledningssystemet ska ge bestående och lång siktiga resultat måste ledningen vara engagerad och stödja arbetet. Det är ledningen som ytterst ansvarar för att mil jöledningssystemet fungerar och att målen uppnås. Med fullt stöd från ledningen kan man fatta snabba beslut, och arbetet blir mer effektivt. Om ledningen inte är genuint intresserad är risken stor att miljöarbetet tappar styrfarten. Även mellanchefernas stöd är förstås betydelsefullt, eftersom de ofta har ekonomiskt ansvar.

Miljöledning i offentliga fastigheter

När ett miljöledningssystem införs tillsätts ofta en projektledare och eventuellt en projektgrupp. Både under uppbyggnadsskedet och när systemet är klart och ska tas i drift är det angeläget att mil jöarbetet samordnas med den ordinarie verksamhetsstyrningen. Miljöarbetet ingår i linjeansvaret och därför bör man undvika att skapa en separat organisation som arbetar med miljöfrågor. Men inom större organisationer och organisationer som har betydande miljöpåverkan kan man behöva tillsätta både miljöchef med stab och lokala miljösamordnare. Deras roll blir att tillsammans med ledningen sätta upp mål, skapa rutiner och följa upp arbetet. De ska också ge service till verksamhetens olika delar i form av utred ningar, utbildning, med mera.

Det är viktigt att alla i organisationen känner sig delaktiga i mil jöarbetet. Personalen bör involveras i arbetet och måste fortlö pande få veta vad som händer för att ett engagemang ska uppstå och bibehållas. Kommunikation är centralt, och många väljer att utnyttja alla tillgängliga informationskanaler för att nå medarbet arna. Ett miljöarbete som involverar alla kan skapa broar mellan avdelningar som sällan har med varandra att göra och överbrygga gamla samarbetsproblem inom organisationen. Miljöarbetet blir ett gemensamt mål för hela verksamheten. Vilket system man än väljer att arbeta med finns det ett antal ”steg” man bör gå igenom. För att få en tydlig bild av nuläget att utgå ifrån när man formulerar sina mål bör man göra en mil jöutredning. Det är viktigt att betrakta verksamheten ur ett hel hetsperspektiv. Det sista och kanske viktigaste momentet under miljöutredningen är den så kallade värderingen, prioriteringen av vilka frågor man ska arbeta med. Det gäller att välja ut några för verksamheten viktiga områden, och undvika att arbeta med alla faktorer som påverkar miljön på en gång.

Miljöutredningen ger förhoppningsvis en god grund för beslut om miljöpolicy, mål och handlingsplaner – som är centrala delar i alla miljöledningssystem. Miljöpolicyn är ett övergripande dokument som anger riktningen för hela miljöarbetet. En del organisationer har redan en miljöpolicy eller väljer att skriva miljöpolicyn först, för att sedan justera den efter miljöutredningen. Policyn bör spegla de prioriteringar som man har valt att göra.

Utifrån miljöpolicyn sätter man sedan upp övergripande och detal jerade mål för miljöarbetet. Man bör inte sätta upp för många mål.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Det är bättre med färre mål som uppfylls, än många mål som man sedan inte klarar av att uppnå. Ett mål bör vara utmanande, men realistiskt! För att uppnå målen kommer man överens om hand lingsplaner. Handlingsplanerna bör ange vem som är ansvarig, vad som ska göras för att målet ska uppnås och när det ska ske.

Ett miljöledningssystem måste också inkludera rutiner för upp följning och utvärdering. Det innebär kanske att man måste skapa rutiner för att regelbundet mäta vissa parametrar, som till exempel energianvändning och avfallsmängder.

Användningen av miljöledningssystem ger inte bara struktur, utan kan också leda till direkta besparingar, till exempel genom effekti vare resurshushållning och minskning av avfallsmängder. Andra positiva effekter är ökad konkurrenskraft, effektivare arbetsrutiner för till exempel upphandling och ett ökat engagemang bland medarbetarna. Miljöarbetet kan även leda till en ny känsla av samhörighet – en ”vi-känsla” – inom organisationen. Samtidigt ska man komma ihåg att miljöarbetet ofta blir ytterligare en uppgift som ska genomföras inom ramen för de ordinarie arbetsuppgif terna och att införandet innebär en ansträngning för hela organisationen. – Med den här nya känslan av samhörighet tycker jag att vi släcker lyset och spar på elen.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Framgångsfaktorer och fallgropar Framgångsfaktorer Ledningen måste stå bakom miljöarbetet En aktiv ledning och aktiva chefer är en förutsättning för ett lyckat miljöarbete. Genom engagerade handlingar och beslut visar ledningen vägen för hela organisationen. Införandet av ett miljöledningssystem måste vara ett väl underbyggt och förankrat beslut. Ledningen ska ha en verklig vilja att uppnå resultat och fungera som en drivkraft i arbetet. Projektledarens kompetens och mandat Valet av projektledare för att införa miljöledningssystemet är betydelsefullt. Projektledaren ska leda arbetet framåt och klara av att uppmuntra till förändrade beteenden och attityder. Det är viktigt att personen har erfarenhet av att driva en förändrings process. Projektledaren måste också ha ett tydligt mandat från ledningen, ledningens förtroende och förmågan att förankra miljö arbetet på alla nivåer inom organisationen. Den utsedda projektle daren och en eventuell projektgrupp måste få tid och resurser till sitt förfogande.

Integrering ger många fördelar En integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksam hetsstyrningen ger många fördelar. För verksamhetsplanering och budgetprocess finns redan rutiner och etablerade arbetssätt, och om man integrerar miljöfrågorna med befintliga styrsystem spar man både tid och arbete. Dessutom blir uppföljningen av miljöar betet en naturlig del av organisationens övriga uppföljning.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Skapa delaktighet Att bygga upp och införa miljöledningssystem tar tid. För att för ankra och upprätthålla takten i arbetet är det viktigt att kontinu erligt informera medarbetarna om hur arbetet fortlöper och vilka resultat man har uppnått. Använd befintliga kanaler som möten, anslagstavlor och personaltidning, samt alla andra sätt du kan komma på.

Men informationen får inte bara flöda ”uppifrån och ned”. I de flesta fall har medarbetarna goda idéer på miljöförbättrande åt gärder. De bör tas till vara och kan till exempel ligga till grund för handlingsplaner.

Bra utbildning skapar engagemang och förståelse Ett miljöledningssystem blir bra först när medarbetarna känner ett engagemang för arbetet och förstår syftet med det. Alla medarbe tare bör därför genomgå en grundläggande miljöutbildning som är anpassad efter den egna verksamheten. Utbilda nyckelpersoner De betydande miljöaspekterna som framkommit vid miljöutred ningen ger information om vilka funktioner som behöver utbild ning och i vilka frågor. Fastighetstekniker, inköpsansvariga och vaktmästare är exempel på nyckelpersoner som bör få fördjupad utbildning inom sitt område. Glöm inte symbolhandlingarna! Självklart ska arbetet fokuseras på de viktiga miljöfrågorna, men symbolhandlingar är också viktiga för att göra miljöarbetet trovär digt. Plastmuggar i fikarummet ger fel signaler till besökare och medarbetare. Att arbeta med mindre frågor kan också vara ett sätt att göra alla medarbetare delaktiga i miljöarbetet. Hämta erfarenheter utifrån Att bygga nätverk och byta erfarenheter med andra bör vara en viktig komponent i arbetet med miljöledningssystem. De frågor som din organisation brottas med är med stor sannolikhet på dag ordningen inom andra organisationer också. Även helt olika verk samheter kan ha nytta av att samverka. Uppfinn inte hjulet på nytt!

Miljöledning i offentliga fastigheter

Fallgropar En process – inte ett projekt Införandet av ett miljöledningssystem är inte ett projekt, utan sätter igång en förändringsprocess i hela organisationen. Det handlar om att hitta nya arbetsrutiner, men också om en attityd förändring hos medarbetarna. Den här sortens förändringar tar tid, och måste få göra det. Om man börjar med att skapa förhopp ningar om snabba förändringar och resultat kan många som har engagerat sig bli besvikna, och i värsta fall kan arbetet avstanna. Ha tålamod – det tar tid att förändra. Man får inte ha bråttom. Varje människa måste hitta ”sig” i förändringen. Miljöutredningen blir för omfattade Många ägnar sig i miljöutredningen åt långa, generella be skrivningar av det miljöarbete som har gjorts och görs inom organisationen. Den här typen av beskrivningar ska inte ingå i en miljöutredning. Miljöutredningen ska ge en nulägesbeskrivning av hur den egna verksamheten påverkar miljön och vilka miljöled ningsrutiner som finns.

Tänk också på att avgränsa miljöutredningen! Syftet med den är att få fram de viktigaste miljöfrågorna i den egna organisationen – inte att analysera allt in i minsta detalj.

– Radioaktivt avfall, surt nedfall eller utdöda laxbestånd. Vad är mest ISO?!

Byråkratisk dokumentation Ett miljöledningssystem, särskilt om det ska kunna certifieras el ler EMAS-godkännas, leder till dokumentation. Det finns en risk att dokumentationen blir betungande och alltför byråkratisk. För sök därför att skriva så enkla och tydliga dokument som möjligt. Anpassa dokumentationen till organisationens storlek och typ, och ta inte fram onödiga rutiner. Svårt att prioritera Många tycker att det är svårt att prioritera bland alla angelägna miljöfrågor som lyfts fram i mil jöutredningen och i arbetet därefter. Allt blir viktigt. Men eftersom man sällan har resurser att åtgärda alla miljöfrågor på en gång, måste man prioritera. Det gäller att inse från bör jan att miljöarbetet måste koncentreras

Miljöledning i offentliga fastigheter

kring de stora miljöfrågorna och de befintliga resurserna fördelas därefter. Lägg inte lika mycket energi på att välja miljöanpassade gem, som på att välja energisystem!

För ambitiösa mål Det kan också vara svårt att formulera realistiska mål. Tänk på att organisationen själv bestämmer ambitionsnivån i miljöarbetet – utöver att klara lagstiftningens krav. Målen bör vara utmanande men realistiska! Integrera när tiden är mogen Det pratas mycket om att miljöarbetet måste integreras med resten av verksamheten för att det ska fungera, och själva sakfrågan mås te mycket riktigt integreras i den vanliga verksamhetsplaneringen. Men många organisationer är inte mogna för en fullständig inte grering av miljöfrågorna i den ordinarie verksamhetsstyrningen. Miljöfrågorna drunknar lätt i det ständiga flödet av uppgifter som ska lösas och arbetet kan dessutom bli svårt att mäta och följa upp. Var därför särskilt noga med att skapa tydliga rutiner för uppfölj ning och utvärdering om ni har valt att integrera miljöarbetet med andra styrsystem i verksamheten. Svårt att hålla liv i arbetet I många organisationer avtar ledningens engagemang med tiden. Det ”dagliga bruset” gör att miljöfrågorna hamnar längre ned på dagordningen. Miljöfrågorna är inte heller lika uppmärksammade idag som tidigare. Frågor kring arbetslöshet och sjukvård får mer utrymme i media, vilket kan påverka ledningens engagemang. Användningen av ett miljöledningssystem som ger struktur och kräver kontinuerlig uppföljning är en bra förutsättning för ett livskraftigt miljöarbete.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Kapitel 1.

Miljöanpassa fastighetsföretagandet! Det här kapitlet handlar om de skäl och drivkrafter som kan finnas för att arbeta med miljöledningssystem inom fastighets företagandet.

Man brukar skilja på inre, målstyrda drivkrafter och yttre, krav styrda drivkrafter. Inom det offentliga fastighetsföretagandet spelar politiska beslut ofta en viktig roll. Den offentliga sektorn har också ställts inför många förändringar på senare år, till ex empel krav på ett mer resultatinriktat tänkande och en större utsatthet för konkurrens.

Särskilt viktiga frågor inom fastighetsföretagandet är energian vändningen, material- och produktval samt hanteringen av rest produkter. Eftersom fastighetsföretag också är stora beställare har de ett stort ansvar för slutprodukten och för att miljörelaterade krav ställs vid upphandlingen. Utvecklingen inom bygg- och förvaltningsbranschen går snabbt framåt. Ett av de områden som utvecklas just nu är arbetet med att miljöanpassa branschen. Många inkluderar även arbetsmiljö, hälsa och säkerhet i sitt miljöarbete. Det är viktiga frågor som har många beröringspunkter med den så kallade yttre miljön. Den här skriften behandlar dock bara miljöarbete inriktat på den yttre miljön. Fastighetsföretagandet påverkar den omgivande miljön på flera olika sätt. Energianvändningen ger bland annat utsläpp av koldi oxid som bidrar till växthuseffekten, samt föroreningar som bidrar till försurning och övergödning av vatten och mark. Läckage av köldmedier från kylanläggningar kan leda till skador på ozon skiktet. Förbrukningen och hanteringen av byggmaterial och andra produkter får olika effekter beroende på vilka val man gör. Begränsad miljöpåverkan och återanvändning/återvinning bör styra valet.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Målet med ett miljöarbete är att minska miljöpåverkan i alla led: att projektera, bygga, förvalta, riva och demontera på ett mer miljöanpassat sätt. Det blir möjligt om man leder och organiserar miljöarbetet på ett målinriktat, systematiskt och strukturerat sätt. Ett bra sätt att utveckla ett fungerande miljöarbete är att använda sig av miljöledningssystem, antingen något av de standardiserade systemen, ISO 14001 och EMAS, eller ett annat system.

Krav utifrån och en vilja att göra något Det kan finnas flera olika skäl till att man påbörjar ett miljöarbete. Det kan röra sig om en insikt som växer fram inom organisationen om att verkligheten och kraven på verksamheten förändras eller om krav utifrån kunder eller lagstiftning. Ibland är det en speci fik händelse som en olycka eller ett ämne som uppmärksammas i media som sätter igång processen. Man brukar tala om drivkrafter i miljöarbetet. Drivkrafter är grunden för den personliga motivationen. De kan baseras på nå got vi vill uppnå – till exempel en vision om hur framtiden ska se ut – eller på krav utifrån. De drivkrafter som styrs av vad man vill, dvs av ens egna mål, kallas inre eller målstyrda drivkrafter. När krav utifrån – till exempel lagar, en verksamhetspolicy eller andra personers åsikter – styr talar vi om yttre eller kravstyrda drivkrafter.

En inre drivkraft kan omfatta hela samhället eller vara inriktad på det egna jaget. Den kan också bestå av en kombination av de två. Målsättningen kan till exempel vara att trygga alla människors rätt till en god livsmiljö genom att förebygga och be gränsa miljöförstöringen samt återställa skadad miljö. Samtidigt kan målet på en individuell nivå vara att värna om sin egen och sina barns hälsa. För många företag och verksamheter kan kundernas efterfrågan vara den vik tigaste drivkraften, och inom den of fentliga förvaltningen spelar politiska drivkrafter ofta en viktig roll. Ett starkt motiv hos ledningen kan vara att det finns pengar att spara på att se över resursanvändningen inom verksamheten.

– … och allting är gömt bakom sockeln. – Vad är sockeln tillverkad av?

Miljöledning i offentliga fastigheter

Sjugenerationsperspektivet Ett långsiktigt synsätt och ett uthålligt nyttjande av naturresurserna är ingenting nytt. Bland de nord amerikanska indianerna fanns en tradition att planera för framtida generationer. Iroquiindianernas hövd ingar fick lära sig att deras beslut skulle gynna den sjunde framtida generationen. På det sättet försäkrade man sig om att gruppen skulle leva vidare.

En inre drivkraft är kanske starkare och mer långsiktig än en kravstyrd drivkraft, men kravstyrda driv krafter är en vanlig utgångspunkt för ett miljöarbete. De kan också övergå till målstyrda drivkrafter under arbetets gång, eftersom driv krafter ofta uppstår då vi lär oss något nytt som får oss att tänka om och ändra våra prioriteringar.

Gemensam strävan mot ett hållbart samhälle

Visioner om hur vi vill att framtiden ska se ut är ofta utgångspunkten för våra inre drivkrafter. Idag de lar många människor i världen en Samma synsätt, om än med ett kortare tidsperspektiv, återspeglas i ett nutida talesätt: ”Vi har vision om en hållbar utveckling som inte ärvt jorden av våra förfäder, vi har fått den till alla är delaktiga i. Den kallas Agen låns av våra barn.” da 21, vilket bokstavligen betyder ett handlingsprogram för nästa århund rade, alltså en agenda för 2000-talet (på engelska är ju 2000-talet ”the 21st century”). Arbetet som ledde fram till Agenda 21 började i den så kal� lade Brundtland-kommissionen, en FN-kommission ledd av Gro Harlem Brundtland. Under 1987 definierade den uthållig ut veckling som ”en utveckling som leder till ett samhälle som kan tillfredsställa dagens behov utan att äventyra kommande genera tioners möjligheter att tillfredsställa sina behov”.

Kommissionen hade skapat en vision/målbild om en hållbar utveckling, men hade ingen klar bild av hur den skulle kunna uppnås. Därför kallade FN representanter för alla världens länder till ett möte i Rio de Janeiro 1992: Förenta Nationernas konferens om miljö och utveckling. Under det mötet tog man fram ett hand lingsprogram för nästa århundrade – Agenda 21. Där presente ras strategier för hur vi ska kunna uppnå visionen inom olika områden. I Rio-deklarationen står det bland annat: ”För att uppnå en hållbar utveckling måste skyddet av miljön utgöra en integrerad del av utvecklingsprocessen och inte betraktas som något isolerat

Miljöledning i offentliga fastigheter

därifrån.” Miljöfrågorna måste alltså bli en del av alla verksam heter, alla beslut vi tar och de val vi gör.

Hållbar utveckling i Sverige Sveriges Riksdag och Regering har ställt sig bakom principen om en hållbar utveckling. Redan 1994 kom en proposition grundad på Rio-deklarationen (prop 1993/94:11). Man har också på olika sätt stimulerat arbetet med lokala handlingsplaner i kommuner runt om i landet. De flesta kommuner inledde ett Agenda 21-arbete före eller under 1996. En förutsättning för ett hållbart samhälle är som sagt att miljöfrå gorna integreras i all verksamhet. Riksdagen slog därför tidigt fast samhällssektorernas generella miljöansvar. Redan i miljöproposi tionen 1987/88:85 står det: ”Alla samhällssektorer ska genomsyras av en ansvarsfull hushåll ning med och omsorg om miljö- och naturresurserna.”

Under 1996 fördes ambitionerna för miljöarbetet in i regeringsför klaringen. Den 17 september 1996 sade Göran Persson till Sveriges riksdag:

”Sverige ska vara en pådrivande internationell kraft och ett fö regångsland i strävan att skapa en ekologiskt hållbar utveckling. Välståndet ska byggas på en effektivare användning av naturresur serna – energi, vatten och råvaror.” Samma tankegångar återkommer i regeringsförklaringen från oktober 1998:

”Sverige ska vara ett föregångsland i omställningen till hållbar utveckling. Arbetet med att skydda miljön, stimulera lokala initiativ och främja kretsloppstänkandet fortsätter.”

Regeringsförklaringarna visar att regeringen har ambitioner att skydda miljön, verka för en effektiv användning av naturresurser och främja en hållbar utveckling. I Miljövårdsberedningens rapport 1996:2 konstaterar man att:

”Alla statliga myndigheter – inte enbart miljömyndigheterna – måste ta sitt ansvar för miljön i den utsträckning de bidrar till och kan påverka problemen och dess lösning.”

Miljöledning i offentliga fastigheter

Man skriver också att:

”Statsförvaltningens miljöarbete ska utvecklas till ett föredöme.”

Regeringen har därmed tilldelat de statliga myndigheterna en roll som föregångare inom alla områden, inklusive fastighetsföre tagandet.

Miljöfrågorna – en naturlig del av verksamheten För den offentliga verksamheten i Sverige är alltså kraven uppifrån tydliga. Miljöfrågorna måste bli en naturlig och självklar del av alla myndigheters verksamhet på samma sätt som ekonomin är det. Vid miljöanpassningen av fastighetsföretagandet i Sverige spelar den offentliga sektorn en minst lika viktig roll som den privata, eftersom den äger 90 miljoner kvadratmeter och den privata 80 miljoner kvadratmeter.

Det offentliga fastighetsföretagandet, kanske framför allt kommu ner och landsting, har på senare år ställts in för flera förändringar, till exempel krav på ett mer resultatinriktat tänkande. Verksam heten är mer konkurrensutsatt idag, och i konkurrensen kan ett fungerande miljöarbete få stor betydelse. Förutom direktiv från regering, riksdag och många kommunstyrelser, ställer de som utnyttjar de offentliga lokalerna i allt större utsträckning krav på att byggande och förvaltning sköts på ett miljöanpassat sätt, även om deras krav kanske i första hand gäller inomhusmiljön. Kraven kan gälla klimat, materialval, resurssnålhet, begränsad användning av miljö- och hälsofarliga produkter samt ökad återvinning och återanvändning. Andra vanliga krav är möjligheten att källsortera avfall och att kunna påverka kostnaderna för el och uppvärmning. Önskemål och krav kan också komma inifrån organisationen. Personalen kanske kommer i kontakt med brukarna eller hanterar dagligen de material och system som finns i fastigheterna, och vill själva ta initiativ till förbättringar. Lagstiftning och politiska direktiv utgör viktiga drivkrafter för de offentliga fastighetsförvaltarna. De områden som främst berörs av politiska beslut är kanske:

■ Energianvändningen. Den beslutade omställningen av energi systemet, med en kärnkraftsavveckling baserad på folkomröst ningen, har lett till att många offentliga verksamheter undersökt möjligheterna till effektivisering och energisparande.

Miljöledning i offentliga fastigheter

■ Skydd av ozonskiktet. Sveriges lagreglerade avvecklingsplan för farliga köldmedier styr alla offentliga verksamheter enligt lag. ■ Kretsloppsanpassning. Regeringens kretsloppsdelegation har föreslagit producentansvar för bland annat byggvaror. Som ett alternativ till ett lagstadgat producentansvar har bygg- och fast ighetsbranschen, genom Byggsektorns kretsloppsråd, erbjudit ett frivilligt producentansvar som sammanfattas i en handlings plan. Handlingsplanen innehåller ett antal åtaganden som bygg sektorn gemensamt genom sina företag och organisationer ska förverkliga.

Fastighetsföretagandets miljöpåverkan För att kunna miljöanpassa verksamheten måste man veta vilka delar som påverkar den yttre miljön. Inom fastighetsföretagandet finns olika källor till miljöpåverkan, som lite grovt kan delas upp i tre huvudområden:

Resurshushållning

Resurshushållningen är en mycket viktig del av fastighetsförvalt ningen. Den omfattar till exempel energianvändningen och vat tenförbrukningen. Energianvändningen består av en kombination av många olika användningsområden av varierande storlek, som uppvärmning, ventilation och belysning. Resurshushållningen påverkas i stor utsträckning av de systemval som görs redan under projekteringsskedet vid nybyggnation. Momentet är ofta utlagt på entreprenad och de direktiv som ges för uppdraget påverkar resursförbrukningen under hela byggnadens livslängd. Tekniska system för till exempel uppvärmning, ventilation och vattenförsörj ning är dessutom ofta mycket kostsamma att byta ut i ett senare skede. Resurshushållningen kan förbättras genom effektiv användning, samt en övergång till andra, mer hållbara energisystem än fossila bränslen och kärnkraft.

Material- och produktval

Material- och produktval berör både ny- och ombyggnationer, drift och underhåll. När man ska välja material till förändringar och reparationer i fastigheten kan man idag stödja sig på de livscykel analyser som har gjorts för vissa material inom byggsektorn. Vid val av produkter till lokalvården kan man till exempel välja miljö

Miljöledning i offentliga fastigheter

märkta produkter framför andra. Det är viktigt att se till helheten och ta hänsyn till de människor som ska använda lokalerna eller produkterna. De material och produkter som används får inte vara giftiga eller allergiframkallande.

Restprodukthantering

Restprodukthanteringen handlar i stor utsträckning om käll sortering. I många äldre hus finns det ämnen och material som kan skada både vår hälsa och miljön. Vid ombyggnader måste de tas om hand på rätt sätt. Men källsortering omfattar också omhänder tagande av färgrester vid ommålning, återvinning av byggmaterial och andra restprodukter. I många fastigheter genereras också ett dagligt avfall (sopor, matrester, pappersskräp) som måste sorteras och tas om hand på bästa sätt. En annan viktig del i restprodukt hanteringen är att ta hand om äldre köldmedier som innehåller till exempel CFC eller HCFC.

Beställarens stora ansvar När Samverkansgruppen för utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S.) gjorde en förstudie av miljöarbetet inom fastighetsföretagandet under 1995 visade det sig att de största bristerna fanns inom fastighetsförvaltningen. Förvaltningen av en fastighet står också för det längsta skedet av en byggnads livslängd och kan därför ha större påverkan på den yttre miljön. Men man får inte glömma bort att mycket i förvaltningen läggs fast re dan innan man börjar bygga!

– It’s a deal!

Fastighetens miljöpåverkan styrs i stor utsträckning av de val som man gör redan innan den byggs, i programmerings- och projekteringsfasen. Eftersom själva byggandet ofta läggs ut på entreprenad har beställaren ett stort ansvar under projekterings fasen. Det är då man väljer både material och de system som ska stå för till exempel vattenför sörjning, värme, kylsystem och ventilation. Inom byggbranschen används två olika entreprenadfor mer: utförandeentreprenad (t ex generalentreprenad) och funktionsentreprenad (t ex totalentreprenad). Möjligheten att påverka system- och materialval varierar beroende på vilken typ av entreprenad man väljer, men miljöansvaret för en fastighet börjar alltså redan vid projekteringen. Det gäller att ställa

Miljöledning i offentliga fastigheter

krav på leverantörerna, och att kontrollera att kraven verkligen uppfylls.

När man vet vilka miljöaspekter som har störst betydelse kan man börja planera sitt miljöarbete. Det är viktigt att det offentliga fast

En fastighets miljö påverkan beror både på material- och systemval. Kom ihåg att man redan vid projekteringen grundlägger många miljö påverkande faktorer.

Möjligheten att påverka styrs av entreprenadformen I en utförandeentreprenad bestämmer byggherren (beställaren) vilket material som ska föras in i huset. Arkitekter och konsulter har också en stor möjlighet att påverka materialvalet, eftersom de upprättar förfrågningsunderlaget till entreprenörerna. Vid en utförandeentreprenad är allting färdigprojekterat innan det läggs ut på entreprenad. Entreprenören har därför relativt liten möjlighet att påverka materialet. Beställaren har, trots att arbetet läggs ut på entreprenad, rätten att besluta om alla komponenter. I en funktionsentreprenad däremot bestämmer byggherren (beställaren) i huvudsak bara över funktionerna i fastigheten, till exempel lokalyta och verksamhetsanknutna krav. Entreprenören ansvarar då även för projekteringen och har därmed en stor möjlighet att påverka materialvalet. Man kan dock som beställare specificera miljökrav, på samma sätt som för funktionerna i fastigheten.

ighetsföretagandet utnyttjar de kunskaper och erfarenheter som finns inom miljöområdet. På det sättet kan man driva utvecklingen mot ett mer miljövänligt fastighetsföretagande i stället för att rea gera på andras krav. Det gör också kunderna – de primära verk samheterna – mer nöjda.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Kapitel 2.

Flera vägar till strukturerat miljöar bete Det här kapitlet handlar om fördelarna med att strukturera sitt miljöarbete med hjälp av ett miljöledningssystem.

Det finns idag två standardiserade miljöledningssystem, ISO 14001 och EMAS. Man kan också använda sig av system som utvecklats av branschen eller skapa ett eget system anpassat för den egna verksamheten. Två nyckelbegrepp som kännetecknar alla system är förebyggande åtgärder och ständiga förbättringar. Användningen av miljöledningssystem ger inte bara struktur, utan kan också leda till direkta besparingar, främst genom en bättre resurshushållning. Andra fördelar är ökad konkurrens kraft, effektivare rutiner för exempelvis upphandling och ett ökat engagemang bland medarbetarna.

Vägen till ett miljöanpassat fastighetsföretagande kan se ut på många olika sätt. Ett företag eller en organisation kan besluta sig för att upprätta en miljöpolicy och ett miljöprogram, för att därefter genom regelbundna uppföljningar och miljörevisioner kontrollera att föresatserna verkligen genomförs. Många väljer att arbeta med miljöledningssystem för att säkerställa att miljöpolicyn uppfylls. Att införa ett miljöledningssystem är inte synonymt med ISO 14001 eller EMAS som är de två standard iserade systemen. En organisation kan mycket väl skapa ett eget miljöledningssystem som kanske är baserat på grundkraven i de etablerade systemen. Andra väljer att arbeta efter anpassade system som den egna branschen tagit fram. Exempel på sådana är Svenska Kyrkans Miljödiplomering och FR 2000 som är framtaget av Företagarnas Riksorganisation. Även ett eget system kan lägga grunden för ISO-certifiering eller EMAS-godkännande längre fram. Vilket system man än väljer att arbeta efter är det viktiga med miljöarbetet att uppnå målet – att minska verksamhetens miljö påverkan. Miljöledningssystemet ger arbetet en struktur som gör

Miljöledning i offentliga fastigheter

det lättare för organisationen eller verksamheten att uppnå de mål man satt upp. Hur man bör gå tillväga vid införandet av ett miljö ledningssystem beskrivs närmare i kapitel 4.

Miljöledningssystemen strukturerar miljöarbetet Ett miljöledningssystem är ett verktyg (precis som ett ekonomisys tem) som ska hjälpa ledningen att följa de flöden i verksamheten som på olika sätt påverkar miljön. Det förser organisationen med ett systematiskt och effektivt sätt att hantera miljöfrågorna. Verk samheten betraktas i ett helhetsperspektiv och systemet innehåller kartläggning, beslut om policy och mål, handlingsplaner, uppfölj ningar och utvärderingar. Två nyckelbegrepp är förebyggande åtgär der och ständiga förbättringar. Miljöledningssystemet bör integreras i organisationens ordinarie styrning och bli en naturlig del av den. Införandet av ett miljöledningssystem ger struktur och långsiktig het och gör gradvisa förbättringar av arbetet möjliga. Det kan ock så stärka organisationens konkurrenskraft och göra den rustad att möta både dagens och morgondagens kundkrav. Dessutom ger ar betet med miljöledningssystemet medarbetarna en bättre överblick över verksamhetens miljöpåverkan och leder ofta till att de enga gerar sig i miljöfrågorna. Det kan göra arbetsplatsen mer attraktiv både för de medarbetare som redan finns där och för dem som man vill rekrytera i framtiden. Överblicken och engagemanget är också viktiga beståndsdelar i det övergripande syftet att kontrollera och begränsa organisationens miljöpåverkan.

Två etablerade system Det finns idag två internationella, standardiserade system för miljöledning: ISO 14001 och EMAS. Båda systemen ger möjlighet till en objektiv, extern bedömning av miljöarbetet – en så kallad ISO-certifiering eller ett EMAS-god kännande1.

ISO 14001 är en internationell miljöledningsstandard som kan användas för certifiering av alla typer av organisationer. Standarden har tagits fram på näringslivets eget initiativ och inne

Efter godkännandet blir företaget EMAS-registrerat. I denna skrift används termen EMAS-godkänd som samlingsbegrepp för både godkännande och registrering.

Miljöledning i offentliga fastigheter

håller krav på vad ett miljöledningssystem ska omfatta. ISO 14001 är en av flera standarder i ISO 14000-serien. Andra standarder i 14000-serien som är klara eller är under utarbetande är till exempel standarder för livscykelanalys, miljömärkning, miljörevision och miljöprestanda. ISO 14001 har stora likheter med kvalitetsstandarden ISO 9000, vilket har bidragit till att många organisationer väljer att arbeta enligt dessa båda system. ISO 9000 håller på att revideras och den nya omarbetade versionen kommer att likna ISO 14001 ännu mer.

År 1992, innan ISO 14001 fanns i färdigt skick, utkom en brittisk standard (BS 7750) som var den första standaren för miljöledning. Det går fortfarande att certifiera sig mot BS 7750, även om dess betydelse har blivit marginell sedan den internationella ISO 14001 blev klar.

EMAS (Eco Management and Audit Scheme) är en EU-förordning som behandlar miljöledning och miljörevision. EMAS fastställdes i juni 1993 genom beslut av EU:s miljöministrar och förordningen gäller i Sverige sedan den 1 januari 1995. Trots att det är en för ordning är anslutning till systemet frivillig. Tidigare kunde endast industriella anläggningar ansluta sig till EMAS, men inom ramen för den nu gällande förordningen kan så kallad försöksverksamhet få bedrivas inom andra sektorer. Riksdag och regering har beslu tat att ett flertal verksamheter utanför industrisektorn ska kunna registrera sig under dessa förutsättningar. Detta innebär att sedan den 1 augusti 1998 är EMAS i Sverige även öppet för andra typer av organisationer, exempelvis offentliga institutioner, bygg- och anläggningsföretag samt fastighetsföretag.

Inom EU pågår en revidering och utvidgning av den nuvarande EMAS-förordningen. De mest centrala förändringarna innebär mycket kortfattat att EMAS nu öppnas för i princip alla de organi sationer som är intresserade av en EMAS-anslutning. Beskrivning en av hur ett miljöledningssystem ska se ut blir densamma som i ISO 14001-standarden. Övriga EMAS-tillägg som kravet på miljöre vision och miljöredovisning är emellertid kvar. Den nya reviderade EMAS-förordningen väntas börja tillämpas hösten 1999. ISO 14001 och EMAS har samma syfte: systemen är verktyg som ska säkra ett väl fungerande miljöarbete. De bygger på att man kontinuerligt förbättrar sitt miljöarbete. Ambitionsnivån eller

Miljöledning i offentliga fastigheter

valiteten på miljöarbetet bestämmer man själv, främst genom k föresatserna i miljöpolicyn och miljömålen. Miniminivån i båda systemen är dock alltid att nå upp till lagstiftningens krav. För att man ska erhålla en extern verifiering måste miljöarbetet följa vissa riktlinjer och läggas upp på ett speciellt sätt. En jämförelse mellan ISO 14001 och EMAS Likheterna mellan EMAS och ISO 14001 är betydligt större än skillnad erna. Det finns dock ett antal skillnader. De viktigaste är: ■ Miljöutredningen är enligt EMAS obligatorisk och förordningen specificerar vad den ska omfatta. I ISO 14001 finns inget uttalat krav på miljöutredning. Standarden säger i stället att organisationen bör genomföra en miljöutredning om man inte tidigare arbetat med miljöledningssystem. I praktiken startar de allra flesta organisationer sitt miljöledningsarbete med någon form av miljöutredning. ■ EMAS-förordningen slår fast att interna miljörevisioner ska genomföras regelbundet – minst vart tredje år. I ISO 14001 är revisionsfrekvensen inte fastställd, men ska i praktiken ske årligen. ■ EMAS föreskriver att organisationen regelbundet ska utarbeta en offentlig miljöredovisning. Något sådant krav finns inte i ISO 14001. Det enda som enligt ISO-standarden måste vara offentligt är miljöpolicyn. ■ ISO 14001 är en standard som organisationer kan bli certifierade mot. EMAS är en förordning som leder till ett godkännande och en registrering. ■ EMAS-registrerade organisationer får möjlighet att, med vissa restriktioner, använda en särskild symbol tillsammans med en deltagarförsäkran. ISO-standarden har ingen symbol. ■ EMAS gäller inom EU och EFTA, medan ISO 14001 gäller för hela världen.

Fördelar med ett systematiskt miljöarbete Det finns många fördelar med ett miljöledningssystem. Förutom att det ger miljöarbetet struktur (och en identitet om man använder något av de standardiserade systemen), leder det ofta till förbätt ringar som ger direkta besparingar, såsom: ■ återanvändning av material, mindre spill och effektivare resurs

användning som ger lägre inköpskostnader;

■ minskad energianvändning;

Miljöledning i offentliga fastigheter

■ minskade kostnader för kvittblivning av avfall, t ex genom att

mängden byggavfall som går till deponi minskar; ■ ett bättre och mindre sortiment av kemiska produkter och för brukningsartiklar. Ett systematiskt miljöarbete leder dessutom ofta till andra positiva effekter som är svåra att mäta i kronor och ören, till exempel: ■ Att aktivt ta ansvar för miljöfrågor innebär förbättrad ”good

will” och kan leda till bättre relationer med befintliga och nya kunder. En certifiering eller ett EMAS-godkännande möjliggör en trovärdig kommunikation mot marknaden. ■ Upphandlare börjar ställa krav på ett strukturerat miljöarbete. Att arbeta med miljöledning stärker alltså konkurrenskraften och kan leda till ökad försäljning och nya kunder. ■ Arbetet ger mervärde i organisationen i form av effektivare arbetssätt, tydligare rutiner, helhetsperspektiv och långsiktighet både inom miljöområdet och inom andra områden. ■ Att arbeta med miljöledningssystem är ett sätt att föregå kundernas/hyregästernas krav på miljöarbete, i stället för att reagera då kraven kommer. ■ Genom ökad kunskap och miljömedvetenhet, samt bättre han teringsrutiner minskar risken att drabbas av miljörelaterade olyckor, exempelvis genom läckage eller dumpning, eller att omedvetet inte uppfylla vad lagstiftningen kräver. ■ Risken att drabbas av oförutsedda miljökostnader minskar genom att det finns rutiner för till exempel miljöinventering innan köp. ■ Förbättrade relationer med de myndigheter som ansvarar för miljöfrågorna är ett resultat av miljöledningssystemet. ■ För de flesta människor ligger miljöfrågorna varmt om hjärtat. Många organisationer vittnar om att medarbetarna varit en viktig kraft i arbetet och kommit med många goda idéer. ■ Miljöarbetet bygger ofta broar och bryter upp revir mellan avdelningar och olika delar av organisationen. Det skapar helt enkelt samhörighet och ”vi-känsla”. Vissa företag vill påbörja ett miljöarbete av det skälet. Miljöarbetet blir något som man samlas kring och som berör alla.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Kapitel 3.

Huvudmomenten i miljölednings system I det här kapitlet går vi igenom huvuddelarna i ett miljölednings system: miljöpolicy, mål och handlingsplaner. För att få en bra utgångspunkt för arbetet bör man också göra en miljöutredning. Den avslutas med en värdering, då man skiljer ut de delar av verksamheten som har störst påverkan på miljön. Vid värde ringen bör man också ta hänsyn till de drivkrafter som påverkar verksamheten, så att man väljer ut de miljöaspekter som ger bäst resultat att arbeta med. En röd tråd ska löpa genom miljöutred ning, miljöpolicy, mål och handlingsplaner. För att miljöledningssystemet ska fungera effektivt måste man också ha bra uppföljningsrutiner. Ledningen ska regelbundet kontrollera måluppfyllelsen och besluta om förbättringar. Miljöpolicy, mål och handlingsplaner är centrala de lar i alla miljöledningssystem. För att systemet ska fungera och verkligen leda till gradvisa för bättringar krävs även bra uppföljningsrutiner. Det här kapitlet beskriver miljöutredningen – den kartläggning av den egna miljöpåverkan som ofta inleder arbetet – samt miljö ledningssystemens huvudmoment. För att miljöarbetet ska kunna certifieras enligt ISO 14001 eller godkännas enligt EMAS krävs ytterligare moment som till exempel verksamhetsrutiner, dokumenterad organisationsoch ansvarsfördelning, doku mentstyrning och avvikelsehan tering. Dessa moment omfattas inte av den här rapporten.

Den så kallade miljöledningssnurran ger en schematisk bild av de olika steg som ett miljöledningssystem omfattar.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Miljöutredningen Vid en miljöutredning kartlägger man sambanden mellan vad organisationen gör och den miljöpåverkan som verksamheten ger upphov till. Miljöutredningen fungerar sedan som beslutsunder lag för organisationens fortsatta miljöarbete och lägger grunden för bland annat miljöpolicy, miljömål och handlingsplan. Vissa organisationer har en miljöpolicy redan innan de genomför mil jöutredningen. Det utgör inget hinder eller skäl att avstå från en miljöutredning. Däremot kan man behöva justera policyn då utredningen är klar.

Det stora arbetet i miljöutredningen är ofta att kartlägga miljöaspek terna. Miljöaspekter är de delar av verksamheten – aktiviteter, va ror eller tjänster – som orsakar miljöpåverkan. Det kan till exempel vara luftutsläpp i samband med tjänsteresor eller från arbetsmaski ner, utsläpp från kemikalieanvändningen vid lokalvård, energian vändningen vid uppvärmning eller utsläpp från läckande kylma skiner. I princip ska miljöutredningen omfatta alla miljöaspekter inom verksamheten. Det kan ibland vara svårt att hålla isär begreppen. Tänk då i termer av orsak och verkan. Miljöaspekten är orsaken och miljö påverkan är dess verkan, dvs den effekt som miljöaspekten har på miljön. Miljöaspekten leder följaktligen till miljö påverkan.

ISO 14001 och EMAS poäng terar att man ska ta hänsyn till både normal och onormal drift och potentiella nödsitua tioner när man identifierar miljöaspekterna. EMAS ställer dessutom ytterli gare krav på innehållet i miljöutredningen. Utöver bullerstörningar för omgivningen ska till exempel internt buller behandlas.

Vid identifieringen av miljöaspekterna underlättar det om man börjar med att dela in organisa tionen i delverksam heter/aktiviteter. Den här bilden exemplifierar de olika momenten som ingår i en miljöutredning.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Miljöaspekt

Miljöpåverkan

Utsläpp från tjänsteresor

Utsläppen bidrar till växthuseffekten, övergödning och bildandet av fotokemiska oxidanter.

Kemikalieanvändningen vid lokalvård

Användningen kan ge utsläpp av giftiga och svårnedbrytbara ämnen till avloppet, som i sin tur förorenar vattnet.

Energianvändning vid uppvärmning av lokaler

Miljöpåverkan beror av hur energin har producerats. Energiproduktionen kan bidra till växthuseffekten, övergödning och/eller försurning. Den kan också innebära reglering av vattendrag, som därmed förändrar ekosystemet.

Utsläpp av CFC/HCFC från läckande Bryter ned ozonskiktet och bidrar till kylmaskiner växthuseffekten.

För fler exempel på miljöaspekter inom fastighetsföretagandet, se bilaga 1. Nästa steg i miljöutredningen är att analysera de olika miljö aspekternas storlek eller omfattning, det vill säga att kvantifiera deras miljöpåverkan. Kvantifieringen utgör grunden för det sista momentet i miljöutredningen som är värderingen. Den görs i första hand med hjälp av uppgifter och mått som enkelt kan tas fram inom organisationen. Tjänsteresornas omfattning kan till exempel en kelt beskrivas i antal mil/år. Värderingen blir tydligare om man med hjälp av emissionsfaktorer från exempelvis Naturvårdsverket eller Väg- & transportforskningsinstitutet (VTI) räknar ut vilka utsläpp resevolymen motsvarar. Miljöaspekten ”kemikalieanvändning vid lokalvård” kan enkelt sammanställas eller uppskattas i kg eller liter. En ergianvändningen vid till exempel uppvärmning av lokaler mäts lämpligen i kWh.

När kvantifieringen är klar ska miljöaspekterna värderas för att skilja ut de delar av verksamheten som har störst miljöpåverkan, de så kallade betydande miljöaspekterna. Vid värde ringen bör man också ta hänsyn till de olika drivkrafter som påver kar verksamheten; miljöaspekter som känns särskilt angelägna för ledning, personal, kunder eller den allmänna opinionen värderas högre, eftersom möjligheterna att uppnå ett bra resultat ökar när motivationen är hög. Syftet med värderingen är helt enkelt att få

Miljöledning i offentliga fastigheter

fram de miljöaspekter som det ger bäst resultat att arbeta med. Om värderingen resulterar i ett stort antal betydande miljöaspekter bör organisationen göra en prioritering bland dessa.

Enligt standarden ISO 14001 bör miljöutredningen också innehålla en genomgång av tillämplig miljölagstiftning och hur den egna verksamheten efterlever denna. Miljöbalken trädde i kraft Tips den 1 januari 1999 och den har följts av ett antal nya för ordningar. En fullständig miljöutredning bör dessutom Det går att prenumerera på CD-skivor eller pärmar omfatta befintliga miljöledningsrutiner inom organisa med författningstexter. tionen. De flesta organisationer arbetar redan med mil Aktuella författningar finns jöfrågor i någon utsträckning, och vid miljöutredningen numera också tillgängliga bör man granska det nuvarande systemet för att sätta på Internet. miljömål, hur uppföljningen går till, om miljöutbildning genomförts osv. De rutiner som redan finns fungerar som grund för uppbyggnaden av ett mer fullständigt system. Miljöutredningen är också ett utmärkt verktyg för att belysa organisationens miljörelaterade kostnader och visar ofta på möjligheter till besparingar (se föregående kapitel).

Miljöpolicy Miljöpolicyn är ett centralt dokument i alla miljöledningssystem. En miljöpolicy ska uttrycka miljöarbetets övergripande inriktning och organisationens vilja till förbättring. Den lägger också fast organisationens ambitionsnivå. Miljöpolicyn ska formuleras så att den känns relevant för flera år framåt. Den bör självklart spegla organisationens värderingar och verksamhetens inriktning och omfattning. I de fall då det finns en övergripande mil jöpolicy inom organisationen måste den egna policyn utformas inom ramen för dess riktlinjer och åtaganden. Det är organisationens högsta ledning som upprättar miljöpolicyn och som därmed ansvarar för dess inne håll. Miljöpolicyn ska göras känd för alla medarbe tare. För att lyckas med det bör man avsätta tid för att diskutera policyn på till exempel ar betsplatsmöten. Det räcker oftast inte med information vid ett tillfälle, utan det behövs kontinuerlig information. En miljöpolicy bör

Miljöledning i offentliga fastigheter

vara kortfattad och tydlig, eftersom den ska vara övergripande och omfattas av alla i organisationen. Miljöpolicyn är offentlig och ska finnas tillgänglig för kunder, ägare, allmänhet och andra intresserade. I miljöredovisningen el ler i miljöavsnittet i årsredovisningen har miljöpolicyn en självklar plats. Om man strävar efter en ISO-certifiering eller ett EMAS-godkän nande finns det formella krav på att miljöpolicyn måste innehålla: ■ ett åtagande om att förebygga föroreningar; ■ ett åtagande om att följa tillämplig miljölagstiftning och andra krav som berör organisationens verksamhet; ■ ett åtagande om ständig förbättring. Kravet om att följa gällande lagstiftning brukar uppfattas som självklart och därmed svårt att foga in i policyn på ett natur ligt sätt. Nedan följer några exempel på formuleringar som kan användas i policyn: ”Vi ska eftersträva ständig förbättring utöver vad miljölagstift ningen kräver.” ”Vi ska klara eller överträffa kraven i lagar och förordningar.”

”Vi ska sträva efter att ligga steget före lagar och regler på miljö området.”

Arbetar man enligt EMAS ska miljöpolicyn även innehålla ett åtagande om öppenhet i miljöarbetet. Generellt brukar det vara så att en väl utformad miljöpolicy som tar upp de viktiga miljöfrå gorna och som uppfyller ISO-standardens krav också räcker för ett EMAS-godkännande.

Miljömål Miljöpolicyn utgör grunden för de övergripande och de detaljerade miljömålen. Policy och mål baseras på de betydande miljöaspekt erna som framkom i miljöutredningen. Det ska finnas ett tydligt samband – en röd tråd – mellan miljöutredning, miljöpolicy, mil jömål och handlingsplaner. Det som organisationen har slagit fast i miljöpolicyn ska prägla hela miljöarbetet, som baseras på både övergripande och detaljerade miljömål.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Det kan ibland vara svårt att skilja på policy, övergripande och detaljerade mål. En policy uttrycker organisationens viljeriktning. Den brukar innehålla allmänna uttryck som ”Vi ska hushålla med resurser och minska avfallet.” eller ”Vår verksamhet ska bedrivas så att miljön skyddas och råvaror och energi används på ett effektivt sätt.” De övergripande målen är långsiktiga och behöver inte vara mätbara, men bör ändå vara konkreta. De ska utformas så att de uppfyller åtagandena i policyn. Med en formulering i miljöpolicyn som den ovan kan ett övergripande mål vara: ”Vi ska minska energianvänd ningen”. Ofta är det ledningen som formulerar de övergripande målen. De detaljerade målen ska hjälpa organisationen att uppnå de övergripande målen och formuleras normalt av de som arbetar med respektive område. Detaljerade mål utgör delmål på vägen mot de övergripande målen och är mer konkreta. De bör i så stor utsträckning som möjligt vara mätbara. Två detaljerade mål som följer av ovanstående övergripande mål kan vara: ”Oljeförbruk ningen ska minska med 15 % under 1999” och ”Elanvändningen ska minska med 5 % under 1999.” De övergripande målen sätts ofta för en längre tidsperiod, medan de detaljerade målen vanligen gäller ett år i taget.

Miljömålen hänger intimt samman med den handlingsplan eller handlingsplaner som visar hur målen ska nås. För att kunna sätta väl genomtänkta, förankrade och realistiska detaljerade miljömål måste man veta vilka åtgärder som kan genomföras och när, samt vilka resurser de tar i anspråk. Därför bör man arbeta parallellt med mål och handlingsplaner. Många organisationer som är ovana att sätta mål för miljöarbetet gör misstaget att ta fram miljömål ”mellan tummen och pekfingret”. Det finns tydliga fördelar med att ”göra arbetet baklänges” i stället. Det innebär att med Tips! arbetarna involveras i arbetet med att fundera ut aktuella Man brukar säga att miljöåtgärder. Utifrån dessa kan organisationen sedan for målet ska vara SMART: mulera sina miljömål. Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Trendsättande.

Man bör inte sätta upp för många övergripande och detal jerade miljömål. Det är oftast bättre med ett färre antal mål som uppfylls än många mål där arbetet kvarstår vid årets slut. Ambitionsnivån bör vara: utmanande, men realistisk.

Miljömålen bör i så stor utsträckning som möjligt integreras i den ordinarie verksamhetsplaneringen. Om organisationen

Miljöledning i offentliga fastigheter

dokumenterar sina verksamhetsmål i en verksamhetsplan eller i en budget bör även miljömålen finnas med där.

Handlingsplan För de detaljerade målen ska en eller flera handlingsplaner upp rättas. I en större organisation kan det vara klokt att upprätta ett flertal handlingsplaner uppdelade på olika avdelningar eller funk tioner. I en liten organisation går det kanske att sammanfatta alla aktiviteter i en övergripande handlingsplan. De som ska genom föra åtgärderna bör delta i planeringen så tidigt som möjligt, helst i arbetet med att formulera handlingsplan och detaljerade mål. I nästa kapitel finns en utförligare beskrivning av själva införandet av ett miljöledningssystem och organisationen för detta. Handlingsplanen ska beskriva de aktiviteter eller åtgärder som måste genomföras för att man ska uppnå miljömålen. Den bör dessutom innehålla uppgifter om: ■ vem som ansvarar för att utföra åtgärden/aktiviteten; ■ vilka resurser som krävs för genomförandet (ekonomiska, personella, kunskapsmässiga med flera); ■ tidpunkt då åtgärden ska vara genomförd; ■ system för rapportering/uppföljning.

En handlingsplan för att nå det tidigare nämnda målet om att ”minska elförbrukningen med 5 procent under 1999” kan se ut så här: Åtgärd/aktivitet

Ansvarig

Tillsättande av energiansvariga Driftschef på inom varje område möte

Resurser En dags

Tidsplanering

Uppföljning

Sept 1999

Rapportering

utbildning för

arbetsplats-

fem personer

Installation av ny effektivare Driftsansvarig 250 000 kr Nov 1999 på ventilation på skolan Solstrålen

Rapportering

Byte till lågenergilampor i hela på

Rapportering

Resp

25 000 kr

Dec 1999

Även arbetet med handlingsplanerna bör samordnas med organisa tionens övriga strategiska och operativa planering. Det innebär i praktiken ofta en samordning med budgetarbetet.

driftmöte

Miljöledning i offentliga fastigheter

En miljöhandlingsplan är inte ett statiskt dokument. Tvärtom, organisationen behöver kontinuerligt utvärdera om aktiviteterna är tillräckliga för att uppfylla miljömålen.

Uppföljning Uppföljningen är central för att miljöledningen ska fungera effek tivt. Vid uppföljningen kontrollerar man måluppfyllelsen. Det är framförallt viktigt för att mäta kontinuerliga förbättringar. För att man ska kunna göra en bra uppföljning måste ett antal parametrar eller nyckeltal inom verksamheten mätas och dokumenteras regel bundet.

Det kan vara svårt att hitta bra indikatorer för att mäta förbättring ar. Många fastighetsföretag har driftuppföljningssystem där man mäter och följer upp en rad miljörelaterade parametrar, till exem pel energianvändningen. Med hjälp av driftuppföljningssystemet är det lätt att ta fram olika nyckeltal för uppföljning. Det finns även andra system, till exempel miljöstatusmetoden för byggnader, som kan användas för uppföljning. Dessa system har en given plats i miljöledningssystemet.

Miljörosen används ofta i samband med miljöstatusmetoden. Den illustrerar måluppfyllnaden för olika miljöaspekter. Den här bilden visar resultatet på olika områden i inomhusmiljön. Ljusgrå yta = bedömd miljöstatus. Mörkgrå yta = målsatt miljöstatus.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Ett annat centralt verktyg i den interna uppföljningen är revisionen av miljöledningssystemet. Vid miljörevisionen granska bland annat graden av måluppfyllelse, att fastställda rutiner följs och att miljö lagstiftningen efterlevs. Miljörevisionen ska ge ledningen övergri pande information om hur miljöledningssystemet fungerar så att den kan besluta om åtgärder för att komma tillrätta med eventuella problem och vad som kan vara en lämplig nivå för framtida för bättringar. En revision bör göras med viss regelbundenhet. Revisionsfrekven sen bestäms av organisationens storlek, verksamhetens miljöpåver kan och av resultaten från tidigare miljörevisioner. Både ISO 14001 och EMAS ställer vissa krav på revisionsfrekvensen. Normalt bru kar hela systemet och verksamheten revideras årligen. Revisionen kan delas upp på ett par tillfällen. Förutom den interna revisionen kräver ISO 14001 och EMAS att revision utförs av tredje part, så kallade certifierings- eller underhållsrevisioner. I ISO 14001-standarden finns ledningens genomgång med som ett viktigt uppföljnings- och planeringsverktyg. Organisationens högsta ledning ska regelbundet gå igenom miljöledningssystemet för att se hur det fungerar. Det övergripande syftet är att säkerstäl la kontinuerliga förbättringar av miljöarbetet.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Kapitel 4.

Införandet av miljöledningssystem Det här kapitlet handlar om de organisatoriska frågor som man bör tänka på vid införandet av ett miljöledningssystem. Införandet är början på en långsiktig process som kommer att påverka hela verksamheten och som kräver en särskild ansträngning av alla. Det tar tid, oavsett om man siktar på en certifiering eller inte. Ledningen har ett särskilt ansvar. Utan ledningens stöd kommer miljöarbetet troligen att avstanna. Ledningen måste se till att de resurser som krävs finns till förfogande, samt följa upp och utvärdera arbetet. Det är också viktigt att alla medarbetare in volveras och att man lyckas skapa ett engagemang och en känsla av delaktighet. För att miljöarbetet ska fungera effektivt måste det integreras med den övriga verksamhetsplaneringen. Redan vid starten bör man också tänka på att skapa en organisation som inte bara är anpassad till själva införandet, utan som också fungerar på lång sikt.

Införandet av ett miljöledningssystem kan liknas vid stegen i en trappa.

Att införa ett miljöledningssystem är att påbörja en process. Ändå kan man under själva införande fasen se arbetet mer som ett projekt, som på ett naturligt sätt övergår i en kon tinuerlig förändringsprocess där man genomför ständiga förbättringar och där verksamhetens miljöpåverkan mins kar allt mer. För att miljö ledningssystemet ska fungera måste man organisera arbetet på ett bra sätt och ställa de resurser som krävs till förfogande.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Ett väl förankrat beslut Det tar tid att införa ett miljöledningssystem och arbetet kräver en hel del personella och finansiella resurser, framförallt inlednings vis. Ledningens beslut om att påbörja arbetet måste därför vara väl underbyggt. Dessutom måste man ta hänsyn till redan existerande styrsystem inom organisationen. Är man certifierad enligt ISO 9000 finns det många gemensamma krav och rutiner som kan användas vid arbetet med miljöledningssystemet. Andra kvalitetsutveck lingssystem som Utmärkelsen Svensk Kvalitet (USK) eller Qvalitet, Utveckling, Ledarskap (QUL), som är Landstingsförbundets an passning av USK-kriterierna, innehåller också miljöavsnitt. Om or ganisationen har arbetat med något av dessa eller liknande system bör erfarenheterna från det arbetet tas tillvara. Detsamma gäller för ledningssystem för arbetsmiljö eller säkerhet och hälsa som kan finnas inom organisationen. Innan man påbörjar det rent praktiska arbetet är det viktigt att ta reda på vilka resurser och vilken kompetens som finns innanför de egna väggarna. Man bör fundera på om extern hjälp behöver tas in i form av en konsult som drivande kraft eller bollplank. Det måste också finnas en budget för hela projektet, så att inte arbetet upphör eller avstannar på grund av brist på resurser. De interna kostnaderna för införandet av ett miljöledningssystem är svåra att uppskatta, eftersom det så gott som alltid genomförs som en del av det ordinarie arbetet, men oftast är de långt större än de externa kostnaderna. För vissa moment kan det också vara nödvändigt att anlita extern hjälp. Trots att de interna kostnaderna sällan vägs in i budgeten för miljöledningssystemet, så bör ledningen vara medve ten om att arbetet innebär en ansträngning för hela organisationen.

Bestäm organisation för införandefasen Det är av avgörande betydelse att miljöarbetet samordnas med resten av verksamheten. Miljöarbetet är inte ett separat arbets område och dess organisation och rutiner ska så långt som möjligt samordnas med organisationens övriga rutiner. Själva införandet av ett miljöledningssystem kräver ofta att man utser en ansvarig person och eventuellt en arbetsgrupp. Den ansvarige, projektledaren, bör ha en bred helhetssyn på både organisationen och miljöfrågorna. Personen måste också kunna driva förändringsarbetet framåt, samt ha förmågan att förankra

Miljöledning i offentliga fastigheter

miljöarbetet på alla nivåer i organisationen. Projektledarens och arbetsgruppens roller och ansvarsområden bör vara tydliga och de måste ha ledningens fulla stöd.

När själva organisationen för införandet av miljöledningssystemet finns på plats är det dags för projektledaren och projektgruppen att formulera en detaljerad arbetsplan, inklusive tidsramar. Man bör också fundera över hur arbetet med miljöledningssystemet ska organiseras på lång sikt.

Genomför miljöutredningen Många organisationer väljer att börja arbetet med att genomföra en miljöutredning. Målet med miljöutredningen är att ta reda på vilka delar av verksamheten som påverkar miljön – med andra ord att kartlägga och värdera miljöaspekterna.

De betydande miljöaspekterna lägger grunden för utformningen av miljöpolicy och miljömål. De delar av verksamheten som prioriterats i miljöutredningen ska avspeglas i policy, övergripande och detaljerade mål. Det fortsatta arbetet kommer att styras av miljöpolicyn. Genom att hålla sig till den kurs som policyn anger kommer organisationen att styra mot rätt mål.

Ledningen – en nyckelresurs Miljöledningssystem är ett ledningsverktyg. Ledningen eller chefen har också en mycket viktig roll vid införandet av ett miljö ledningssystem. Det är ledningen som tar ut riktningen och skapar motivation, och deras inställning till miljöfrågor är avgörande för om miljöarbetet ska lyckas. Ledningen arbetar fram organisa tionens miljöpolicy och övergripande mål, och måste ta ansvar för att arbetet genomförs på allvar. De prioriteringar som ledningen gör i inledningsskedet kommer att prägla det framtida arbetet.

Förutsättningen för ett effektivt miljöarbete är resurser, såväl ekonomiska som personella. Ledningen ska se till att beslut följs och att de resurser som behövs för att uppnå målen finns tillgäng liga. Minst en gång per år bör ledningen också gå igenom miljöled ningssystemets delar, följa upp målen och utvärdera hur effektivt miljöledningssystemet är. Eftersom alla medarbetare involveras vid införandet av miljöled ningssystem är det viktigt att besluten förankras hos medarbe

Miljöledning i offentliga fastigheter

tarna. Detta skapar engagemang och känslan av att vara delaktig. Även det är ledningens ansvar.

Utbildning och kommunikation – för att skapa delaktighet För att miljöledningssystemet ska fungera effektivt måste medarbetarna känna sig delak tiga och motiverade inför förändringsarbetet. Information och kommunikation är viktigt för att de inte ska känna sig överraskade av de förändringar som genomförs. Om medarbetarna informeras och kan förstå vad som ska ske och varför, blir det oftast lättare för dem att acceptera förändringen.

Ett bra sätt att skapa delaktighet är att aktivt involvera fler med arbetare i miljöledningsarbetet. Projektgruppen bör till exempel bestå av representanter från olika delar av organisationen. Projekt ledaren bör också ta hjälp av olika medarbetare för olika arbets moment.

Ofta innebär miljöarbetet att man måste höja kompetensnivån både hos vissa nyckelpersoner och hos alla anställda. För att organisa tionen ska få ut så mycket som möjligt av utbildningen bör den gå hand i hand med genomförandet av miljöledningssystemet och stödja processen. Förutom kunskap om miljöfrågor bör utbildning en ta upp själva arbetsmetodiken, det vill säga hur man arbetar systematiskt med miljöfrågor.

Uppföljning Att regelbundet följa upp målen och handlingsplanerna är själv klart centralt, framförallt för att se om miljösituationen successivt förbättras. Men uppföljningen syftar även till att:

■ säkerställa att organisationen inte överträder krav i lagar och förordningar; ■ uppfylla koncernens/ägarens och eventuella miljömyndigheters krav på redovisning av miljöinformation. Eftersom uppföljning och redovisning intimt hänger samman är det viktigt att samordna redovisningskrav med rutinerna för uppföljning, till exempel för energianvändning.

”Eftersom alla med arbetare involveras vid införandet är det viktigt att besluten förankras hos med arbetarna.”

Miljöledning i offentliga fastigheter

Integrering med andra ledningssystem Ett miljöledningssystem omfattar samma delar som andra mål styrda ledningssystem. Gemensamt för alla ledningssystem är att arbetet ska drivas i en ständig förbättringsprocess. Det är därför logiskt och rationellt att integrera miljöledningssystemet i den styrning av verksamheten som redan finns. Det kan gälla till exempel budget/mål i verksamhetsplaneringen och uppföljnings rutiner, eller mer komplexa system för kvalitetsstyrning och/eller kvalitetsutveckling. Integreringen kan vara fullständig, men måste inte vara det. Det kan till exempel finnas skäl för att ha separat kvalitets- och miljöpolicy.

Det går också utmärkt att integrera miljöfrågorna i befintliga system för arbetsmiljö och säkerhet eller tvärtom. Under senare år har ett integrerat synsätt på miljö-, arbetsmiljö- och säkerhetsfrå gorna vuxit fram inom många organisationer eftersom det finns starka, naturliga kopplingar mellan områdena. Gränserna för vad som kan betecknas som ”yttre miljö”, ”säkerhet” och ”hälsa” är flytande.

”Gränsen för vad som kan betecknas som yttre miljö, säkerhet och hälsa är flytande.”

Många anser att hanteringen av miljöfrågorna blir kraftfullare och effektivare, och att man undviker dubbelarbete genom ett integrerat arbetssätt. Det leder också till färre dokument att hålla reda på samt till kostnadsbesparing ar genom integrerad kontroll/revision.

Införandet övergår i långsiktigt arbete Införandet av ett miljöledningssystem tar tid. Det brukar ta 1,5–2 år att bygga upp och införa ett miljöledningssystem som leder till en certifiering av verksamheten. Väljer man att arbeta med bara huvudmomenten kan det självklart ta kortare tid. Hur lång tid det tar beror också av andra faktorer, som vana att arbeta med liknande ledningssystem, verksamhetens art och storlek, organisationens mognad i miljöarbetet, projektledarens kunskap och arbetssätt samt ledningens stöd.

När införandefasen är över gäller det att få arbetet att fungera på lång sikt. Det är dags att utse en permanent organisation för arbetet med miljöledningssystemet. Den kan se ut på många olika sätt. Kanske väljer man att lägga ut ansvaret för olika delar på dem som har det övriga verksamhetsansvaret, kanske väljer man att

Miljöledning i offentliga fastigheter

a rbeta vidare med en mindre del av projektorganisationen, eller att helt enkelt kombinera de två. En tydlig ansvarsfördelning är hur som helst lika viktig i den permanenta organisationen som i pro jektorganisationen. Att upprätthålla miljöledningssystemet tar också tid och pengar i anspråk. Kostnaderna styrs i stor utsträckning av om systemet är certifierat/EMAS-godkänt eller ej. För att upprätthålla ett ex ternt godkännande krävs både regelbundna interna revisioner och uppföljande revisioner av certifieringsorganet respektive EMASkontrollanten, vilket naturligtvis kostar pengar. För ett litet företag kan det vara särskilt kostsamt och tidskrävande att införa ett full ständigt miljöledningssystem. På lång sikt kan det ändå visa sig vara en god investering.

Att gå vidare till en certifiering/godkännande eller inte För många har begreppet att införa ett miljöledningssystem blivit s ynonymt med en certifiering enligt ISO 14001 eller en EMASregistrering. Det gäller kanske främst affärsdrivande verksamheter, där certifiering och/eller registrering idag ses som en konkurrens fördel. Naturligtvis är möjligheten till ett objektivt godkännande viktig för såväl trovärdigheten utåt som för utvecklingen av miljö arbetet. Genom den externa kontrollen bekräftas det egna miljöar betet. Den ger också en klar indikering på hur arbetet fungerar. Men varje organisation kan skapa sitt eget miljöledningssystem. Ett eget system kan mycket väl fungera som ett ledningsverktyg i miljöarbetet, utan att man går hela vägen fram till certifiering eller godkännande. I många fall kan den bästa lösningen vara att så att säga plocka russinen ur kakan och bygga ett eget system. Andra föredrar att börja med skalet, med andra ord baskraven i ISO 14001 och EMAS, som får bli grunden till ett eget miljöledningssystem som man eventuellt bygger vidare på framöver. För en del orga nisationer kan det bästa sättet att komma igång med miljöarbetet inom rimlig tid vara att starta med ett något mindre omfattande system. Inget hindrar att man samtidigt har som målsättning att satsa på en certifiering eller ett EMAS-godkännande i framtiden. Vissa organisationer vill ha ett miljöledningssystem som uppfyller de formella kraven för certifiering utan att man certifierar syste met. Kvaliteten upprätthålls genom regelbunden kontroll av utom stående revisorer.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Garanterar miljöledningssystem att miljöhänsyn tas? Det framförs ibland att det är fullt möjligt att ha ett miljölednings system och samtidigt ha en mycket låg nivå på sitt miljöarbete. Det ligger ingen osanning i detta påstående. Användningen av ett miljöledningssystem är ingen kvalitetsgaranti på miljöarbetet. EMAS och ISO 14001 kräver som minimum att man följer miljölag stiftningen, vilket självklart är en skyldighet vare sig man inför ett miljöledningssystem eller ej. Kraven på ständig förbättring blir inte särskilt betungande om miljöarbetet startar från en mycket låg am bitionsnivå. Användningen av ett miljöledningssystem säger inte heller någonting om miljökvaliteten på de varor och tjänster som verksamheten producerar.

Eftersom ett miljöledningssystem inte är en kvalitetsstämpel på miljöarbetet, så är det viktigt att inte stirra sig blind på ISO-certifi katet eller EMAS-godkännandet. Inköpare bör till exempel begära in en beskrivning av själva miljöarbetet, miljöpolicyn och de vikti gaste målen som ett komplement till certifikatet för att kunna göra en bra bedömning av leverantören.

I ett miljöledningssystem är miljömål och handlingsplaner centrala delar, vilket tar udden av en del av kritiken. En organisation som fastställer miljömål har åtminstone en uppriktig vilja att åstadkom ma förbättringar.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Kapitel 5.

Tre goda exempel Följande texter handlar om hur införandet av ett miljölednings system kan gå till i verkligheten. De är baserade på intervjuer med personer som haft en nyckelroll vid införandet och som har följt processen från början till slut. Vi har valt att exemplifiera en kommunförvaltning, en statlig myndighet och ett privat fastig hetsföretag: Fastighetskontoret i Kalmar, Fortifikationsverket och ABB Facilities Management AB. Alla tre organisationerna har valt att arbeta med certifiering enligt ISO 14001, men man har valt olika vägar dit.

Fastighetskontoret i Kalmar är miljöcertifierat Fastighetskontoret i Kalmar är en kommunal förvaltning som ansvarar för Kalmar kommuns samordnade fastighetsförvaltning och lokalvård. De är också ansvariga för nybyggnad och ombygg nad av lokaler för kommunal verksamhet. Som första kommunala förvaltning i landet införde fastighetskontoret kvalitetslednings systemet ISO 9002 och certifierades i oktober 1996. Redan under 1997 gick man vidare med en miljöcertifiering. Den blev klar den 1 december 1998. Fastighetskontorets ansvarsområden sträcker sig från att bygga till, bygga om och bygga nytt till att ta hand om driften och sköt seln av alla kommunens fastigheter. Fastighetskontoret äger också kommunens byggnader.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Under arbetet med kvalitetscertifiering bestämde sig fastighets kontoret för att satsa på ett miljöarbete med stöd av miljölednings system. I kvalitetspolicyn, som formulerades i januari 1994, finns en vision som växte fram i diskussionerna med personalen: Vi, fastighetskontoret, måste vara föregångare inom branschen till för ändringen mot ett resurssnålare samhälle. De satte också upp ett kvali tetsmål som gick ut på att införa miljöledningssystemet ISO 14001 under 1998. Det ledde till att de började ar beta med miljöledningssystem våren 1997. – Vi kom till insikt om att våra hyresgäster, t ex barn- och ungdomsförvaltningen där barnomsorgen ingår, låg före oss. De hade börjat med miljöarbete i det lilla formatet, som kompostering och sopsortering. Vi insåg att de skulle börja ställa krav och bestämde oss för att vi måste bli bätt re än våra hyresgäster. Vi vill ha nöjda kunder och känna att vi ligger steget före, berättar Kerstin Engdahl, miljösam ordnare och avdelningschef.

Samtidigt beslut om miljöarbete

I oktober 1996 fattade man inom kommunen ett politiskt beslut om att alla kommunens verksamheter skulle påbörja ett miljöarbete och upprätta en miljöpolicy. – Politikernas beslut i kommunstyrelsen och personalens insikter i samband med kvalitetsarbetet kom nästan samtidigt. Så det fanns krav både uppifrån och underifrån på att vi skulle sätta igång.

Fastighetskontoret valde att arbeta med ett standardiserat miljö ledningssystem eftersom de hade goda erfarenheter av det kvali tetsledningssystem som de infört. På fastighetskontoret tror man inte heller på ”eget miljöarbete”. Det är lätt hänt att det hamnar vid sidan av resten av verksamheten eller avstannar efter en tid. – Standarden är en metod som fungerar. Den är tvingande, miljöarbetet måste in i verksamheten, och det är ett långsiktigt arbete. Miljölednings systemet kräver ju en utomstående granskning, interna revisioner och genomgång av hela systemet två gånger per år, så kallade ledningens genomgång, förklarar Kerstin Engdahl.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Standarden ISO 14001 bygger på ständiga förbättringar och på fast ighetskontoret tycker man att den erbjuder en bra modell att jobba med. Miljöfrågorna integreras i verksamheten och alla aktiviteter genomförs med perspektivet kvalitet och miljö.

Ingen särskild projektorganisation

På fastighetskontoret har man inte tillsatt någon speciell projekt grupp för införandet av miljöledningssystemet – projektledar gruppen är samma grupp som ledningsgruppen. Kerstin Engdahl är kvalitets- och miljösamordnare, men hon är också avdelnings chef för städavdelningen. Som samordnare är det hennes jobb att bland annat uppmuntra och uppmärksamma processen. Hon är också ansvarig för att upprätta revisionsplaner, ledningens ge nomgång samt för samordning och uppföljning av miljölednings systemet. Arbetet med miljöledningssystemet bereds i den så kallade samverkansgruppen. – Vi tror inte på speciellt tillsatta personer som sitter vid sidan om verk samheten. Arbetet är inte heller bara en ledningsfråga. Personalen måste vara med. Utan engagerade medarbetare uppnås inga goda resultat, men självklart måste också ledningen vara engagerad. Chefen på fastighetskontoret, Sune Johansson, är engagerad. Han visar alla andra att han tar sig tid med miljöarbetet och att det är en viktig fråga. Kerstin Engdahl tror möjligen att införandet av ett miljöledningssystem går fortare med ett ovanifrån-perspektiv, men att man i längden vinner på att arbeta med det underifrånperspektiv som de har valt.

Så här gick fastighetskontoret tillväga

De började arbetet med en personalutbildning i studiecirkelform. Varje anställd blev kallad till 18 timmars obligatorisk utbildning under våren 1997. Studiecirkeln träffades fyra gånger. De använde boken ”Frågor och svar om miljöarbete” som stiftelsen Håll Sve rige Rent gav ut för ett par år sedan. Den är baserad på frågor från svenska ungdomar. – Vi tycker att studiecirkelformen fungerar jättebra. I studiecirkeln kan vi använda oss av varandras erfarenhet och klokskap, säger Kerstin Engdahl.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Miljöutredningen gjordes efter att utbild ningen hade genomförts. På det sättet Miljöutbildning för all personal i studiekunde man få in information om styrkor cirkelform våren 1997 och svagheter från samtliga avdelningar. Miljöutredning – nulägesanalys av de I miljöutredningen togs alla miljöaspekter olika verksamheternas direkta miljö fram och därefter skapades ett register påverkan över dem. Enligt bedömningsmodellen Miljöaspektregister poängsattes de olika miljöaspekternas Metod för bedömning av miljöaspekter påverkansgrad för att få fram verksam Betydande miljöaspekter hetens betydande miljöaspekter (se sid Miljöpolicy 47). Vid bedömningen sågs kommunens Miljömål och handlingsprogram miljöprogram som en viktig aspekt att ta Införande och drift hänsyn till, förutom lagar och förordning Certifieringsrevision i november 1998 ar som nämns i ISO-standarden. På det sättet kunde de slutligen plocka fram fyra stycken miljöaspekter som de ville prioritera.

Processen – en röd tråd 1 2

3 4 5 6 7 8 9

De fyra var:

■ upphandling och inköp: av entreprenader och tjänster, ■ transporter, ■ uppvärmning olja, ■ uppvärmning el. – Vi blev alla förvånade över den höga poängsumman för transporter. I vår verksamhet är ju transporterna bara ”förflyttning”, inte själva verk samheten som för en taxirörelse. Att uppvärmningen kom högt upp kom däremot inte som någon förvåning.

Miljöpolicyn formulerades efter miljöutredningen

När de valt ut de miljöaspekter som miljöarbetet skulle koncentre ras kring skrev de miljöpolicyn (se faktaruta), som sedan fastställ des av kommunstyrelsen. Fastighetskontoret är direkt underställda kommunstyrelsen, som därför måste godkänna miljöpolicyn. De måste också anpassa sin miljöpolicy till kommunens övergripande miljöpolicy, men när fastighetskontoret formulerade sin policy var kommunens policy bara ett förslag. Delar av miljöpolicyn består av material som personalen tog fram under studiecirklarna. Dessutom ställs specifika krav i ISO 14001 som de har tillgodosett. Både miljöpolicyn och miljöutredningen innehåller icke-mätbara, övergripande mål. I miljöutredningen står det bland annat ”Vi ska

Miljöledning i offentliga fastigheter

vara goda förebilder och leva som vi lär.” De mätbara målen finns inlagda i miljö ledningsprogrammet. – Det är de mätbara målen som är viktiga, de som man kan mäta och som ger resultat på lång sikt, säger Kerstin Engdahl. När miljöpolicyn var klar arbetade man fram handlingsprogram, fast i Kalmar kallar de dem för miljöprogram. De ska innehålla tidsplaner, samt uppgifter om vilka som är ansvariga och vilka resurser som kommer att finnas tillgängliga. För bilar finns det till exempel en plan för när de ska bytas ut, vilka bränslesnåla alternativ eller alternativa bränslen som finns, när de ska vara försedda med avgasrening och vem som ansvarar för att arbetet blir utfört.

Rådgör med hyresgästerna

I sitt förvaltningsarbete rådgör fastighets kontoret med hyresgästerna i vissa frågor. – Vi gör enkäter som vi skickar ut till våra hy resgäster, men vi har inte hunnit göra någon kring miljöarbetet ännu, berättar Kerstin Engdahl. – I vårt kvalitetsarbete gör vi åter kommande enkäter om vår verksamhet. Det är ett sätt att få in synpunkter. I den senaste enkäten till våra städkunder ställde vi frågan: ”Tycker du att vi uppfyller dina krav på en miljöanpassad städning?” Vi fick överras kande positiva svar.

Miljöpolicy för fastighetskontoret i Kalmar kommun Vår miljöpolicy är att med allas insats målmedvetet arbeta förebyggande och långsiktigt för att skapa en livsmiljö byggd på miljö- och resurshushållning. För att leva upp till policyn måste vi infria följande krav som policyn bygger på: ■ Kunden: vi ska tillgodose våra kunders krav och förväntningar på miljö- och kretsloppsanpassade lokaler, fastighets service och städtjänster. ■ Underleverantören: vi ska ställa krav på och samarbeta med miljömedvetna underleverantörer. ■ Transporter: vi ska utföra transporter så att föroreningen av luft, mark och vatten minskar. ■ Uppvärmning med olja och el: vi ska välja värmekälla så att föroreningen av luft, mark och vatten minskar. ■ Lagstiftning: vi ska genom ständig utvärdering och förbättring ligga steget före gällande miljölagstiftning. ■ Vår personal: vi ska utbilda, informera och stimulera vår personal till engagemang och delaktighet inom miljöområdet. ■ Vårt ansvar: vi har alla ett miljöansvar i vårt arbete.

De har också både hyresgäster och städkunder som är miljömed vetna och ställer frågor och krav som rör till exempel städningen och uppvärmningen. Men det är väldigt olika nivå på medvetenhe ten hos olika hyresgäster. Vid förändringar sker samråd med de som nyttjar lokalerna. Lösningarna måste också vara ekonomiskt försvarbara.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Pengar från Trygghetsfonden bidrog till certifiering

Fastighetskontoret fick pengar från Trygghetsfonden för arbetet med att införa miljöledningssystemet: 245 000 kronor. De har inte räknat på kostnaderna för eget arbete, utan endast externa tjänster, till exempel kostnader för utbildning, studiematerial och konsul ter. Certifieringskostnaden är inte heller inkluderad. De har inte använt riktigt alla pengarna (se nedan). Kostnader för ISO 14001 Övriga konsulter

1997

1998

37 157

20 351

Traktamenten, reseersättningar

171

320

Avgifter för kurser, studiebesök

3 660

14 592

Studiecirkelträffar

12 896

1 212

1 625

PO Lokalhyror Böcker

510

519

Facklitteratur

4 865

1 575

Datamaterial

2 400

Databehandling, miljöbokhyllan

1 400

Administrativa tjänster, Stadsbyggnadskontoret

920

2 111

Resekostnader

142

739

Representation

330

740

62 316

45 990

Totalt Summa kostnader: 108 306 kronor

De har ingen årlig budget för miljöledningsarbetet. Det är ju inte grerat och ska inte separeras från den övriga verksamheten. Därför har de inte gjort några kostnadsberäkningar för det egna arbetet. – Det är inte så mycket att räkna på, menar Kerstin Engdahl. Vi måste helt enkelt klara av det. Vi har inga extra pengar för det, utan måste prestera det inom den personalbudget som vi har. Vi ser det som en investering för framtiden, ett överlevnadssätt. Några eventuella kostnader eller besparingar som orsakats av det nya arbetssättet har man ännu inte sett. Det är helt enkelt för tidigt för att förändringar i verksamheten ska ha slagit igenom. Själva miljöcertifieringen gick relativt lätt. På fastighetskontoret tror man att man har haft stor hjälp av den tidigare kvalitets

Miljöledning i offentliga fastigheter

certifieringen. De hade redan kämpat sig igenom ett liknande system, och beskrivit många flöden och rutiner. Vad de behövde göra var att förtydliga och delvis lägga till saker vid införandet av miljöledningssystemet.

Ett gemensamt engagemang

Enligt Kerstin Engdahl är det viktigt att det finns ett engagemang inom hela verksamheten. Personalen mås te känna sig motiverad. Det är därför det är så viktigt med utbildning av personalen. Men det är förvånans värt lätt att motivera folk till miljöarbete, lättare än kvalitetsarbete, eftersom miljöarbetet ofta är tydli gare och erbjuder tydligare exempel. – Att starta ett miljöarbete är en process. Man måste vänja sig inom organisationen. Det går inte över en natt, avslutar hon. För mer information, kontakta Sune Johansson, Fastighetschef, tel: 0480-45 05 05, e-post: sune.johansson@kommun.kalmar.se och Kerstin Engdahl, tel: 0480-45 05 35, e-post: kerstin.engdahl@ kommun.kalmar.se eller besök Kalmar kommuns hemsida: www. kalmar.se

Kalmars metod för bedömning av miljöaspekter Kartläggningen av miljöaspekterna följs av en bedömning av deras betydelse, vilket ger en uppfattning om i vilken utsträckning och i vilken ordning de ska åtgärdas. Varje miljöaspekt tilldelas poäng beroende på överensstämmelse med givna påståenden eller svars alternativ. Resultatet blir en poängmässig rangordning där de mil jöaspekter som tilldelats flest poäng är de mest betydande.

Definitioner

Miljöaspekt = delar av en organisations aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster som kan inverka på miljön. Betydande miljöaspekt = miljöaspekt som har eller kan ha betydande påverkan på miljön.

– Ja just det! I ”Grepp om driften” stod det att man lätt kan spara 10 % i energiförbrukning per år om man installerar DUC.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Styrande dokument Tilldela miljöaspekten den högsta poäng där en eller flera frågor kan besvaras med ja. Notera i sammanställningen vilka frågor som bejakats (t ex 5 a, c). 5 poäng:

a. Är miljöaspekten reglerad av lagstiftning/myndighetskrav som uppfylls utan marginal? b. Strider miljöaspekten mot förvaltningens/bolagets miljömål? c. Är miljöaspekten prioriterad i kommunens gemensamma program (miljöskydds-, naturvårdsprogram m fl)? d. Innehåller produkten ämnen som enligt kommunens miljökrite rier (Västernorrlandpärmen + KF-beslut) inte ska upphandlas? 3 poäng: a. Är miljöaspekten reglerad av lagstiftning/myndighetskrav som uppfylls med god marginal? b. Innehåller produkten ämnen som enligt kommunens miljökrite rier inte bör upphandlas? 0 poäng: a. Är miljöaspekten varken reglerad av lagstiftning/myndighets krav, egen miljöpolicy/miljömål eller kommunens gemensamma program?

Miljöeffekter Vilka av följande miljöeffekter ger aspekten upphov till (enligt Naturvårdsverkets 13 miljöhot)? Kvantiteten vägs in först i nästa fråga. Förklaringar till miljöhoten står att läsa på Naturvårdsver kets hemsida: www.environ.se Miljöhot: nej = 0 poäng; ja = 1 poäng 1. 2. 3. 4. 5.

Klimatpåverkande gaser Uttunning av ozonskiktet Försurning av mark och vatten Fotokemiska oxidanter/marknära ozon a) Luftföroreningar i tätort b) Buller i tätort

Miljöledning i offentliga fastigheter

6. Övergödning av vatten och mark 7. Påverkan genom metaller 8. Påverkan av organiska miljögifter 9. Introduktion och spridning av främmande organismer 10. Nyttjande av mark och vatten som produktions- och försörj ningsresurs 11. Exploatering av mark och vatten för bebyggelse, anläggningar och infrastruktur 12. Anspråk på särskilt värdefulla områden (enligt kommunens naturvårdsprogram) 13. a) Brutna kretslopp b) Osorterat avfall och/eller miljöfarliga restprodukter Övriga faktorer:

1 4. Nyttjande av ändliga naturresurser 15. Påverkan på stads- eller landskapsbilden

Omfattning Hur stor är miljöaspektens miljöpåverkan som helhet med hänsyn till storlek/använd mängd/halt? Ta bland annat hänsyn till hur många av miljöhoten under rubriken ”Miljöeffekter” som berörs. 1 poäng = liten; 3 poäng = måttlig; 5 poäng = stor

Opinion Poäng tilldelas de miljöaspekter som medför ett speciellt intresse eller orsakar många klagomål hos intressenter såsom kommunin vånare, företag, forskare, myndigheter, politiker (allmänpolitiska värderingar), miljöorganisationer, media, anställda och/eller andra intressenter. Vilken omfattning har opinionens intresse för miljöaspekten? 1 poäng = liten; 3 poäng = måttlig; 5 poäng = stor

Miljöledning i offentliga fastigheter

Fortifikationsverket satsar på ISO 14001 utan certifiering Fortifikationsverkets huvuduppgift är att förvalta de av statens fastigheter som används för försvarsändamål. De ansvarar för ett mycket stort fastighetsbestånd spritt över hela landet. Brukare är i de flesta fall Försvarsmakten, som själv har gjort miljöfrågorna till en profil fråga. Fortifikationsverket har valt att arbeta med både ISO 14001 och ISO 9001, och är nu på väg att införa båda systemen. För att inte i onödan spendera skattepengar satsar de på en certifierbar verksamhet, men ingen certifiering. Införandet av miljöledningssystemet ISO 14001 ska vara genom förd under 1999. Fortifikationsverket är en myndighet inom Försvarsmaktens ansvarsområde och tillhör sedan 1 januari 1999 Finansdeparte mentets ansvarsområde. Verket ansvarar för ett mycket stort fastighetsbestånd. Fastigheterna är spridda över hela landet, men de flesta ligger naturligtvis i garnisonsorterna. Beståndet omfattar cirka 15 000 byggnader och runt 6 miljoner kvadratmeter (bruttoa rea), omkring 2 450 större befästningar, ett stort antal truppbefäst ningar, cirka 70 flygfält och 420 000 hektar mark. Deras hyresgäster är Försvarsmakten och övriga myndigheter inom Försvarsdeparte mentets ansvarsområde.

Organisationen består av en stab i Eskilstuna och tre geogra fiskt uppdelade förvaltningsavdelningar med egna driftenhe ter. Fortifikationsverket leds av ledningsgruppen som består av generaldirektör Torsten Engberg och verkets fem avdelningschefer. Dessutom finns en politisk styrelse, utsedd av regeringen.

Engagemang och direktiv uppifrån

Det fanns flera skäl till att Fortifikationsverket valde att satsa på ett miljöarbete. Dels fanns det några personer på Fortifikationsverket som hade ett stort intresse för miljöfrågor, bland annat general direktör Torsten Engberg och chefen för plan- och miljösektionen, Ulf Tomner. Dels har arbetet bedrivits på uppdrag av regeringen genom direktiv i de årliga regleringsbreven. Dessutom har deras hyresgäst, Försvarsmakten, gjort miljöfrågorna till en profilfråga. De har uttryckt förväntningar på en miljöanpassad fastighets

Miljöledning i offentliga fastigheter

förvaltning i sin miljöplan. Med alla dessa skäl tillsammans fann det sig ganska naturligt att starta ett miljöarbete. – Försvarsmakten är en krävande, men samarbetsvillig och miljö intresserad brukare, säger Ulf Tomner. De har både kunskap och ambitioner och vi har därför valt att samordna vårt miljöarbete med bru karnas miljöarbete, främst Försvarsmakten. I 1996 års regleringsbrev fick Fortifikationsverket till uppgift att lägga särskilt vikt vid miljöarbetet. Det ledde till att verket initie rade det fortsatta miljöarbetet genom att formulera en miljöpolicy som angav organisationens viljeinriktning. Policyn är godkänd av regeringen. – Vi började med att skriva en miljöpolicy under 1996. Den blev en smär re roman, på gränsen till för lång. Sedan dess har vi försökt att banta ned den, säger Ulf Tomner.

Både kvalitet och miljö

I 1997 års regleringsbrev fanns en uppmaning om att överväga miljöledning. När Fortifikationsverket fick det uppdraget från regeringen började de fundera över hur de ville organisera sitt arbete. De kom fram till att de ville ha ett ISO-baserat system, ISO 14001, som integrerades i det ordinarie ledningssystemet. De ville samtidigt införa ett kvalitetsledningssystem, ISO 9001. – Det innebär naturligtvis ett större arbete att införa två system sam tidigt, men för att få ett bestående miljöarbete måste vi ha ordning och reda på hela vårt ledningssystem och kontroll över både ekonomi och verksamhet, säger Ulf Tomner.

Förklaringen till behovet av kvalitetsledning finns i myndighetens korta historia. Fortifikationsverket startade sin verksamhet i juli 1994 och har inte hunnit jobba upp rutiner och processer ännu. Tidigare var de en uppdragsmyndighet, Fortifikationsförvalt ningen, som fick uppdrag från Försvarsmakten. Då var de inte fastighetsförvaltande, utan fungerade som ett stöd för Försvars makten. De utförde dessutom tillståndsprövningar enligt miljö lagstiftningen för Försvarsmaktens verksamhet, på till exempel skjutfält och flygflottiljer. De gjorde bland annat miljökonsekvens beskrivningar och arbetade alltså med miljöfrågor redan innan de blev ett fristående verk.

Vid starten 1994 hade de ansvaret för fastighetsförvaltningen, men driften låg kvar hos Försvarsmakten. Först vid årsskiftet 1997/98

Miljöledning i offentliga fastigheter

överfördes även fastighetsdriften till Fortifikationsverket. Det inne bar en stor organisationsförändring. Från att ha varit 160 personer, var de vid början av 1998 i stället 1 600 personer. Det uppstod därmed ett stort behov av att förändra ledningssystem och rutiner inom organisationen. – Om vi redan hade haft väl fungerande lednings- och uppföljningssystem hade vi kanske valt att bara integrera miljöledningssystemet i den ordina rie verksamheten, säger Ulf Tomner. Men hur många organisationer har det, även om de har funnits betydligt längre än vi?

Tydliga mål och riktlinjer

Fortifikationsverket har inte gjort någon prioritering mellan kvali tetsarbetet och miljöarbetet, men för införandet av miljölednings systemet finns ett regeringsuppdrag som ska uppfyllas. Målet är att Fortifikationsverket ska ha infört och tillämpa ett kvalitetssäkrat miljöledningssystem före den 31 december 1999, med utgångs punkt i de nationella miljömålen, den statliga inrikt ningen och Fortifikationsverkets miljöpolicy. I regeringsuppdraget finns också en form av tidtabell. Under 1998 skulle de bland an nat genomföra miljöutredning, miljöpo licy, miljöledningsprogram och miljöåt gärder i upphandlingen. Det finns alltså tydliga riktlinjer för vad de ska uppnå. –…målet är ISO 14001-märkt, hur ska jag göra?

Fortifikationsverket ser inte kretslopps anpassning av fastighetsförvaltningen som främst ett administrativt eller tekniskt problem, utan en fråga om utbildning och motivation. Det gäller att göra dem som ansva rar för och sköter anskaffning, underhåll och drift samt avyttring medvetna om miljöfrågorna och den roll de kan ha för att verka för ett hållbart samhälle.

Så här gick Fortifikationsverket tillväga

Fortifikationsverket började med att genomföra en breddutbild ning för att engagera så många som möjligt under 1997. Den genomfördes i de tre förvaltningsområdena Eskilstuna, Kristian stad och Boden. Merparten av de då 160 anställda gick utbildning en. Den var inte obligatorisk, men framhölls som angelägen. Sedan gjorde de en miljöutredning, som ju ligger till grund för en stor del av det fortsatta arbetet. Den påbörjades i maj 1997 och

Miljöledning i offentliga fastigheter

blev klar i februari 1998. Det var en halvårsprocess som var väldigt arbetskrävande. Den gjordes med insikt om att de skulle överta även driftsansvaret för fastigheterna, så efter bästa förmåga tittade de även på parametrar för driften. – Vi lade medvetet ned mycket energi på miljöutredningen för att vi skulle få bästa möjliga fotfäste, säger Ulf Tomner. Den har också stått sig ganska bra, även om den innehåller några felaktiga uppgifter för utsläpp till luft av förbränningsprodukter. De började också tidigt arbeta med miljöfrågor i upphandlingen. Fortifikationsverket har en stor upphandling av konsulttjänster och entreprenader, samt inköp av material och produkter till driften. Under 1997 genomfördes om- och nybyggnader av lokaler och anläggningar för cirka 700 miljoner kronor. Verket tecknar också ramavtal för stora mängder elinstallationsvaror, vitvaror, belys ningsarmaturer m m. Man utvecklade därför upphandlingsmallar som ställer miljörelaterade krav bland annat på konsulter och i av tal. Inledningsvis var det krav på redovisning av miljöpolicy, däref ter utvecklades det till krav på miljöplan, och nu kräver man även redovisning av miljöledningssystem och en anpassad miljöplan för projektet. Utvecklingsarbetet genomfördes av dem som normalt arbetar med den här typen av uppgifter.

Energianvändningen en stor fråga

Vid miljöutredningen valde man ut ett antal områden som var särskilt viktiga ur miljösynpunkt. Drift och underhåll står för cirka 60 procent av Fortifikationsverkets verksamhet, i kostnader räknat. Om- och nybyggnationer står för knappt 30 procent. Dessutom har de en del avyttringsverksamhet, ett område som ökar starkt. – Vid en prioritering gäller det att skilja på elefanter och mygg! säger Ulf Tomner. Inledningsvis har vi koncentrerat arbetet på elefanterna: energi användningen och material- och resursförbrukningen. Fortifikationsverket har länge arbetat med att minska energian vändningen av både ekonomiska skäl och miljöskäl. När man köper energi för runt 400 miljoner kronor om året, så betalar även en liten besparing hela miljöledningssystemet flera gånger om. Förbrukningen av värmemedia har minskat de senaste fem åren, vilket har inneburit en del besparingar, och dessutom har andelen fossila bränslen minskat.

Miljöledning i offentliga fastigheter

När det gäller material och resursförbrukningen försöker de hitta styrmetoder för val av miljövänligare alternativ. De hanterar cirka 1 000 ton byggmaterial varje år. – Man kan inte få folk att stå och räkna gipsskivor. I stället försöker vi få dem att välja bättre material, med stöd av bland annat målsättningar från Byggsektorns kretsloppsråd och metoder för miljövärdering som har tagits fram av marknaden. Fortifikationsverket arbetar också med vattenförbrukningen, ozon nedbrytande köldmedier, kemikalieanvändning, hantering av avfall och markanvändning. I verksamhetsplanen finns specifika miljömål inlagda. – Vi har däremot inga specifika handlingsplaner för miljöarbetet. Kanske blev det lite för integrerat, säger Ulf Tomner. Vi har insett att vi måste backa lite och ta fram verksamhetsvisa handlingsplaner för just miljöfrå gorna. Vi gick direkt på uppdraget i verksamheten, och ser nu att det blir svårt att utvärdera arbetet när det är så väl integrerat. Det är svårt att få överblick.

Miljöarbetet en del av den vanliga verksamheten

Hela miljöarbetet genomförs som en del av den ordinarie verksam heten. De har varit återhållsamma med att bilda speciella arbets grupper. Ulf Tomner har redan från början varit ansvarig för att driva miljöarbetet, först som chef för plan- och miljösektionen och sedan 1998 som kvalitets- och miljöchef. Han är direkt underställd generaldirektören. Tjänsten som kvalitets- och miljöchef är helt ny i organisationen, och tillsättandet av den är både en prioritering och en markering. Vissa personers tjänster har delvis förändrats. I janu ari 1998 utpekades miljöutredare i respektive förvaltningsområde. De utsågs bland de jurister som arbetar med tillståndsprövningar, och som därför redan har en viss kompetens på området. De kon kreta uppgifterna har dock lagts i den ordinarie linjeorganisatio nen. Den som är ansvarig för en respektive verksamhet har också ett miljöansvar. – Det var ett medvetet val för att vi skulle uppnå bestående förändringar, trots att det kanske på vissa sätt är en trög väg, säger Ulf Tomner. Men under de senaste åren har vi haft så många utredningar och arbetsgrupper om allt mellan himmel och jord att vi kände att det var viktigt att hålla det inom den ordinarie organisationen.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Man har organiserat det så att man lagt in miljöuppdrag i den ordinarie verksamheten, till exempel utveckling av nya upphand lingsmallar med miljöaspekter. I uppdraget ingår krav på återredo visning i den ordinarie redovisningen: i halvårsredovisningen och årsredovisningen. Tidsramar för uppdraget finns också inlagda i verksamhetsplanen. De har valt att arbeta med hela verksamheten.

– Det går inte lika bra överallt, men vi gör det i alla fall, säger Ulf Tomner.

Ledningen driver på arbetet

Ledningsgruppen är engagerad i miljöarbetet, framför allt general direktör Torsten Engberg som själv har ett stort intresse för miljö frågor. – Generaldirektören är själv pådrivande i arbetet, säger Ulf Tomner. Det är väldigt stor skillnad mot att bara acceptera vad folk gör. Resten av ledningsgruppen har ett engagemang, men prioriterar kanske inte miljöfrågorna på samma sätt. Det är ju avdelningsche ferna som är ansvariga för att alla verksamhetens mål uppnås, och som ska få resurserna att räcka till. Ulf Tomner sitter inte själv med i ledningsgruppen, men rapporterar till den fyra gånger per år. Då går de igenom revisioner och förbättringsförslag, gör en analys och ger förslag till åtgärder. Den politiska styrelsen är inte drivande i miljöarbetet, men styrelseledamöterna är intresserade och stöder verkets miljöinriktning.

En gång per år sker ledningens genomgång av miljöledningssyste met. Då går man igenom hela systemet. Framöver kommer de även att ha externa revisioner. I höst vill Ulf Tomner genomföra en första revision med en extern person för att få en bekräftelse utifrån på att det fungerar som det ska.

Olika typer av utbildningar stöder processen

Ute i driftsorganisationen genomför Fortifikationsverket nu en ”motivationsutbildning” med hjälp av Det Naturliga Steget. Driftspersonalen ingick ju inte i organisationen när den första ut bildningsinsatsen gjordes. Utbildningen påbörjades under 1998 och genomförs ute i de olika regionerna; bara den södra tredjedelen av landet är klar. All personal är kallad, men man är inte tvungen att gå utbildningen.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Man har också genomfört ett antal utbildningar i miljörevision. Avdelningarna har pekat ut intresserade personer som då fått en chans att utveckla sitt engagemang. Cirka tio personer har tagit chansen. De har haft olika fackkompetens, till exempel om flyg baser eller avloppsreningsverk. Dessutom har några personer gått Försvarets 10-poängsutbildning i miljöfrågor i Östersund. Inom Försvarsmakten går miljösamordnarna på alla regementen den kursen. Fortifikationsverket har alltså kompetenta hyresgäster som inte behöver utbildas för att förstå miljöfrågorna. Det gör det lättare att få förståelse för olika åtgärder som behöver genomföras. Generellt försöker Fortifikationsverket använda sig av den på marknaden tillgängliga kunskapen i så stor utsträckning som möjligt. Det leder också till en kontinuerlig kompetensutveckling bland personalen.

Kostnaderna låga i förhållande till vinsterna

När Fortifikationsverket räknar på kostnaderna för införandet av miljöledningssystemet har de inte inkluderat den största kost naden: personalens tid. De budgeterade kostnaderna inkluderar bland annat kostnader för utbildning, konsulter och produktion av miljöredovisningen. – Vi har överhuvudtaget inte räknat på de egna kostnaderna. Vi ser det som kompetensutveckling och ett arbete som måste göras som en långsiktig satsning, säger Ulf Tomner. Men naturligtvis är de interna kostnaderna mycket större än de budgeterade kostnaderna. I kostnaderna för utbildningen ingår inte personalens tid, utan bara den externa hjälp som de köpt vid breddutbildningen i inled ningsskedet och av Det Naturliga Steget. Totalt runt 200 000 kr.

Konsulthjälpen som de anlitade för att göra miljöutredningen kostade runt 600 000 kronor och framtagandet av miljöredovis ningen kostade cirka 200 000 kronor, men då fick man också hjälp med att strukturera den. Man ska även i fortsättningen göra ex terna miljöredovisningar, men då kommer man att lämna mer eget underlag och kostnaden kan förhoppningsvis stanna runt 70 000 kronor.

Miljöledning i offentliga fastigheter

– Det låter kanske som om införandet har kostat mycket pengar, men systemet är lönsamt på sikt. Dels undviker vi miljösanktionsavgifter för över trädelser av lagar i miljöbalken. En sådan över trädelse kan exempelvis kosta 500 000 kronor. Dels gör vi besparingar, framför allt på energisi dan, säger Ulf Tomner. För mer information, kontakta Ulf Tomner, tel: 016-15 40 00, e-post: uftr@fortv.se, eller besök Fortifikationsverkets hemsida: www.fortv.se

Fortifikationsverkets miljöpolicy

Några goda råd ■ System ska vara enkla och begripliga, annars är det inget hjälpmedel. ■ Miljöförbättringarna blir inte alltid som det var planerat i systemet, men det kan vara bra åtgärder trots det. Var beredd att ändra systemet! ■ Människor är olika! Satsa först på dem som vill själva, de blir sedan självgående. ■ Utbildning och information kan aldrig överdrivas. ■ Engagera kunden. ■ Var konkret. ■ Ta vara på andras erfarenheter.

FORTV är en central förvaltningsmyndighet med uppgift att förvalta statens fastigheter av sedda för försvarsändamål (ändamålsfastighe ter). Försvarsfastigheterna och den verksam het som Försvarsmakten och övriga brukare bedriver med utnyttjande av mark, anlägg ningar och lokaler har en betydande inverkan på miljön. FORTV:s verksamhet som förvaltare av försvarsfastigheter medför redan nu behov av åtgärder av betydelse för miljön, till exempel: ■ tillståndsansökningar enligt miljöskyddslagen,

■ bullermotverkande åtgärder till följd av beslutade koncessioner, ■ avveckling av ozonnedbrytande släck- och kylmedia,

■ miljökrav vid upphandling av konsulter och entreprenörer.

Genom en miljöanpassad fastighetsförvaltning ska FORTV bidra till att nödvändiga tillstånd kan erhållas för försvarsverksamheten. Miljöpolicyn syftar till att utveckla FORTV som en miljömedveten fastighetsförvaltare. Försvarsfastigheterna ska inordnas i en krets loppsanpassad samhällsutveckling. I praktisk handling innebär det att FORTV i nära samarbete med brukarna ska: ■ verka för att öka kunskaper, insikt och motivation om nöd

vändigheten av kretsloppsanpassning och resurshänsyn inom fastighetsförvaltningen;

Miljöledning i offentliga fastigheter

■ medverka i forskning och teknikutveckling inom fastighetsför

valtningens område av betydelse för miljön; ■ förvalta försvarsfastigheterna med hänsyn till natur- och kultur miljö och inom ramen för gällande miljölagstiftning; ■ verka för att miljöfrågorna inom fastighetsförvaltningen samordnas med brukarnas miljöarbete. FORTV ska inom fastighetsförvaltningens samtliga verksamhets grenar (anskaffning, underhåll och drift samt avyttring) verka för: ■ att fastighetsförvaltningen inriktas mot ett miljöanpassat livs

cykeltänkande med god hushållning vad avser material, energi och vatten; ■ att kretsloppsanpassade produkter, material och produktions metoder används; ■ att tekniska lösningar väljs så att utsläpp till mark, vatten och luft minimeras; ■ att restprodukter från nyproduktion, ändringar och rivning käll sorteras; ■ att den del av byggavfallet som deponeras halveras till sekel skiftet; ■ att en god bebyggelse- och arbetsmiljö skapas och bibehålles; ■ att det kulturhistoriska värdet värnas,framför allt genom anpassning av verksamheten till byggnadernas förutsättning; ■ att miljökonsekvenser klarläggs och miljökrav ges hög prioritet i planering och genomförande av anskaffning, underhåll och drift samt avveckling; ■ att miljökonsekvensbeskrivningar (MKB) utarbetas för att klargöra miljöförhållanden; ■ att samverkan sker med civila lokala, regionala och centrala myndigheter gällande planer, miljömål etc; ■ att erfarenheter och kunskaper från bl a miljöprövning, drift och underhåll samt avyttring dokumenteras och utnyttjas som grund för förändring av fastighetsbeståndet; ■ att FORTV och andra myndigheters miljöregler tillgodoses av le verantörer (av material, energi och tjänster) med dokumenterad miljöpolicy; FORTV ska inom området Anskaffning härutöver verka för:

Miljöledning i offentliga fastigheter

■ att underlätta att framtida ändring och avyttring (särskilt riv

ning) bland annat genom att dokumentera material- och medi ainnehåll i anläggningar och lokaler.

FORTV ska inom området Underhåll och drift härutöver verka för: ■ att fastighetsunderhåll och fastighetsdrift genomförs med god

hushållning och miljöanpassat.

FORTV ska inom området Avyttring härutöver verka för: ■ att miljöbesiktning sker före rivning;

■ att saneringsbehov identifieras och att erforderlig sanering ge

nomförs; ■ att rivet byggnadsmaterial sorteras och återbrukas i ökande om fattning; ■ att metoder för rivning eller plombering av lokaler och anlägg ningar med avseende på miljöfarliga fastighetstillbehör, bygg material och komponenter vidareutvecklas.

Miljöledning i offentliga fastigheter

ABB – miljöcertifierat fastighetsföretagande i privat regi ABB Facilities Management AB är ett företag som driver fastighets företagande. De tillhör ABB-koncernen och förvaltar fastigheter över hela Sverige. Företaget har skapat ett eget verksamhetssystem där de integrerat både kvalitets- och miljöfrågor. Arbetet har givit hela verksamheten en bättre struktur och lett till certifiering enligt både ISO 14001 och ISO 9001. Dessutom har de anställda blivit bättre på att arbeta i projekt och ökat sin analysförmåga. Något som de kommer att ha nytta av under lång tid framöver.

ABB Facilities Management är en del av den internationella ABBkoncernen, men de ansvarar bara för fastigheter i Sverige. Totalt förvaltar de runt 1,7 miljoner m2. Själva fastigheterna ägs till stor del av Nordisk Renting AB (till 20 % ägt av ABB) som sedan har ett ”lease-back”-avtal med ABB. Företagets huvuduppgift är att driva fastighetsföretagande och att se till att fastighetsförvaltningen är lönsam. ABB är deras i särklass största kund, men i många av fastigheterna finns också externa hyresgäster. ABB Facilities Management AB är uppdelat i tre regioner: Västerås (runt 1/3 av verksamheten), Nordregion och Sydregion. På före taget arbetar 90 personer. De ansvarar för drift, underhåll, ny- och ombyggnationer, marknadsföring, uthyrning och kundservice. De köper det mesta av drifts- och underhållstjänsterna, och när det gäller byggarbeten köper de på totalentreprenad, men styr natur ligtvis konsulternas arbete genom de krav som de ställer.

Företaget hette tidigare ABB Fastighet AB. Namnbytet speglar till viss del en svängning i verksamheten, från en renodlad, teknisk fastighetsförvaltning till en mer kundanpassad uthyrningsverk samhet. Vissa avtal med hyresgästerna, främst ute i landet, är så kallade kallhyror, men i Västerås har ABB Facilities Management nästan alltid totalansvar för fastigheterna. Man räknar med att mängden avtal med totalansvar ska öka i framtiden. Då ansvarar företaget för helheten, inklusive möblemang, datorer, telefon m m. Allt i enlighet med kundens behov. Det vill säga att de sköter alla funktioner åt kunden, som bara kan flytta in i helt klara lokaler och betalar en totalhyra.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Ledningsbeslut ledde till miljöarbete

ABB har givit alla delar av koncernen direktiv om att de ska vara miljöcertifierade före 1998 års utgång och det var ett ledningsbeslut som ledde till att ABB Facilities Management påbörjade arbetet. Hans Johansson sitter själv med i ledningsgruppen i egenskap av teknisk chef med ansvar för miljö, kvalitet, teknik, inköp och pro jektledning. Han blev den som tilldelades rollen att driva arbetet. Ledningen ser arbetet som en långsiktig satsning och diskuterar miljöarbetet på varje möte, men är kanske inte direkt pådrivan de. De går också igenom hela systemet två gånger per år. Hans Johansson fortsätter att vara operativt drivande.

Skapade ett eget verksamhetssystem

ABB Facilities Management AB arbetar enligt ett eget verksamhets system som de lagt upp själva. Trots det egna upplägget var målet en ISO 14001-certifiering, och under uppbyggnaden av verksam hetssystemet kontrollerade de naturligtvis att standardens krav på ett miljöledningssystem var tillgodosedda Hans Johansson gillar inte system, rutiner och administration som bara finns till för sakens skull. Det viktiga är enligt honom den kreativa processen och vad man verkligen kommer fram till i verksamheten. Han ville inte ha ett separat miljöledningssystem, utan ett verksamhetssystem som gav överblick och struktur åt hela verksamheten. Därför drev han igenom modellen med ett integrerat verksamhetssystem, trots visst motstånd. Idag är alla nöjda med det egna systemet. Det har givit dem en helhetssyn på verksamheten och en bra dokumentation som täcker alla delar. Det har också lett till att både miljö- och kvalitetsaspekter har integrerats med den ordinarie verksamhetsplanen.

Så här gick man tillväga

På ABB Facilities Management skrev man miljöpolicyn innan arbetet med att analysera verksamheten påbörjades. Vid ut formningen av policyn tittade de på koncernens miljöpolicy och försäkrade sig om att deras egen policy överensstämde med den. Under hösten 1997 började de titta på alla processer i verksam heten. Man delade upp verksamheten i sju huvudgrupper, efter verksamhetens olika delar. Sedan involverade man cirka 50 per soner i arbetet med att analysera processerna. Varje huvudgrupp

Miljöledning i offentliga fastigheter

innehöll flera processer – totalt analyserades 65 stycken. Man kan jämföra processanalysen med miljöutredningen inom ett miljö ledningssystem, men dokumentationen omfattade många flera aspekter, som till exempel kvalitetsfrågor.

För varje huvudgrupp utsågs en projektledare som skulle ansvara för att analysen blev gjord. Man bildade också en styrgrupp på åtta personer som kontinuerligt rapporterade av vad som hände ute i projektgrupperna. Arbetet genomfördes parallellt med den övriga verksamheten och blev klart under våren 1998.

När de var klara med processanalyserna tittade de med ”miljöglasögon” på varje process. På det sättet tog de fram cirka 150 miljöaspekter. Sedan gjorde de en prioritering så att det bara blev fyra stycken kvar. Man ägnade mycket tid åt att komma överens om hur man skulle vikta olika aspekter (se sid 69). Till sist kom man överens om att ta hänsyn till lagar (5), miljö (5), marknad (3), ekonomi (3) och opinion (1) vid valet, och att man skulle lägga olika vikt vid olika delar (se siffran inom parentes). De fyra aspekterna man valde ut är: ■ energi, ■ freon (köldmedia), ■ PCB, ■ avfallsåtervinning/rivning.

– Det är oerhört viktigt att arbeta med de stora frågorna, att hålla sig på makronivå! menar Hans Johansson. Under våren 1998, då analysen var klar, reviderades miljöpolicyn något och de fyra prioriterade aspekterna fördes in i texten. Miljö mål och handlingsplaner är helt integrerade i verksamhetssystemet och blir på så sätt en naturlig del av den dagliga verksamheten. Miljöarbetet dokumenteras också i den övriga verksamhetsdoku mentationen och man ger inte ut någon offentlig miljöredovisning.

Arbetet ledde till kvalitetscertifiering

Under hösten 1998 implementerade de systemet och de certifiera des enligt ISO 14001 i november 1998. Eftersom de hade utformat

Miljöledning i offentliga fastigheter

ett eget system för hela verksamheten, med en enda verksamhets plan, så var de tvungna att lägga in ett korsreferensregister i sys temet så att de externa revisorerna kunde hitta de dokument som rörde miljöledning.

Arbetet med verksamhetssystemet ledde också till en kvalitets certifiering enligt ISO 9001. De är dessutom på väg att certifieras enligt BS 7799, ett informationssäkerhetssystem, i ett pilotprojekt. De har hela sitt verksamhetssystem utlagt och dokumenterat i da tormiljö, och är därför lämpliga för en sådan provcertifiering.

Skapade en egen arbetsmetodik

Under arbetets gång har Hans Johansson haft stöd från en extern konsult. Konsulten har fungerat som bollplank, och han och Hans tog tillsammans fram ett metodikupplägg för analysprocessen. När projektgrupperna började arbeta hade de alltså en metodik att följa som bland annat innehöll syfte, riktlinjer, ansvar och befogenhe ter, utförande, former för beskrivning av arbetet, framtagande av dokument som styr eller påverkar processerna man analyserade, samt olika mått på processerna. Hans Johansson upptäckte under arbetets gång att det fanns många brister och att folk måste lära sig att arbeta i projektform. Därför genomförde man en utbildning som man själv lade upp. Den behandlade vad ett bra projekt måste innehålla. Alla anställda gick utbildningen och fick lära sig arbetsformer för projektarbete.

Arbetet med verksamhetssystemet har fått medarbetarna att tänka analytiskt, att se helheten och dokumentera verksamheten. Det har fått många goda effekter i organisationen som de inte hade räknat med. Tidigare var de till exempel dåliga på interna projekt, trots att de driver externa projekt hela tiden.

Personligheten påverkar arbetet

– Det är svårare att finna sin roll i ett internt projekt, menar Hans Johansson. Det gäller att skapa projektgrupper där de olika personlig heterna kompletterar varandra. Det är viktigt att ta hänsyn till det. Man kan inte sätta bara ”processmänniskor” tillsammans. Det blir kanske rätt i slutändan, men arbetet går långsamt och är sällan särskilt kreativt. På ABB Facilities Management AB hade man redan tidigare ana lyserat alla medarbetares personligheter. Det var i samband med att företaget lämnade ASEA-tiden och ville förändra sin företags

Miljöledning i offentliga fastigheter

kultur. Idag tar man hänsyn till personligheten i organisationen, till och med på ledningsnivå. Man har också lyckats förändra företags kulturen och organisationen. – Det var svårt i början. Vi var inte vana att jobba i interna projekt, men idag finns en enorm förståelse för den här typen av arbete. Arbetet har inneburit en utbildning, inte bara resulterat i en pappersprodukt. Men man måste ha tålamod, ett fruktansvärt tålamod, säger Hans Johansson.

Arbetet gav ny syn på kontroll av upphandling

Vid tillämpningen av verksamhetssystemet skedde inga föränd ringar på personalsidan, men det gällde för personalen att lära sig att jobba med det system de tagit fram. Systemet har på det hela givit mer ordning och reda. Man ska ju hela tiden kunna visa att man uppnår de krav som man satt upp.

Kanske har man under arbetet med verksamhetssystemet och mil jöfrågorna fått upp ögonen för hur stor betydelse inköps- och upp handlingsprocessen har. Idag ställer ABB Facilities Management högre och mer systematiska krav vid upphandling, men framför allt följer de upp kraven. De kräver verifikationer på att kraven verkligen är uppfyllda och har skapat en struktur för att kontrol lera att det stämmer. – Vi ställde naturligtvis krav förut också, men vi kontrollerade sällan att de verkligen följdes. Nu när vi börjat göra det möts vi ofta av starka reak tioner. Ibland känns det som om vi knuffar hela byggsektorn framför oss i förhandlingarna med olika underleverantörer, säger Hans Johansson.

Ständiga förbättringar

Under arbetet med verksamhetsanalysen fick de också in 250 för bättringsförslag. Det ledde till att de skapade ett eget datoriserat system för förslag till ständiga förbättringar. Om någon anställd kommer på en idé lägger han/hon in den på datorn, och den tas sedan om hand av IT/utvecklingsavdelningen. De utser kanske en genomförare eller för upp frågan till ledningsgruppen för dis kussion. Vissa förslag förkastar de. ”Ständiga förbättringar” står idag alltid på agendan för ledningsgruppens möten. Systemet med ”Ständiga förbättringar” är en motor i hela systemet som ser till att det blir bättre och bättre hela tiden. Förslagen klassificeras också som tillhörande en viss process och område (verksamhet el ler miljö). Cirka 25–30 procent av alla förslag som kommer in rör miljörelaterade frågor.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Utbildning, visioner och engagemang

Generellt har man som policy på ABB Facilities Management att ge utbildning då de anställda vill utbilda sig. Inför arbetet med verk samhetsanalysen var Karl-Henrik Robèrt från Det Naturliga Steget där och pratade en hel dag, men det var främst i egenskap av vi sionär. Efteråt valde runt 8 personer att gå på Det Naturliga Stegets kurs i Stockholm. Två personer har också läst en 20-poängskurs om miljö på KTH. Efter Robèrts föredrag ordnade man en ovanlig form av ”kick-off” – de brukar alltid starta interna projekt med en kick-off. Persona len transporterades med buss till sopstationen, där de fick sortera sopor och även fick i uppgift att göra i ordning ett område för att sitta och äta. Sedan ordnade man fest på soptippen… – Vi hade inget organiserat miljöarbete i företaget tidigare, men när man sätter igång så hittar man alltid folk i verksamheten som är engagerade, är Hans Johanssons svar på en fråga om personalens egna engagemang. – Det blir också en positiv spiral i den dagliga verksamheten som skapar engagemang. För att hålla engagemanget uppe och nå ut med information gav man under processen ut en separat tidning kring arbetet. Man hade också en speciell anslagstavla där arbetet dokumenterades löpande. För att kommunicera arbetet har Hans Johansson använt alla tillgängliga kanaler. De har informationsmöten för alla fyra gånger om året, distriktsmöten, avdelningsmöten, intranetsidor och en interntidning. – För den som söker information själv har det funnits information, men vissa personer kan vara svåra att nå. Då har avdelningsmöten och infor mationsmöten varit de bästa kanalerna, säger Hans Johansson. Ibland har jag valt att ta upp frågor i ledningsgruppen, som sedan fört ut informa tionen till respektive avdelning. Miljöarbetet har bara givit upphov till positiva konsekvenser. Hela processen har blivit bra och har ökat den analytiska kapaciteten i organisationen. – Men det har varit jobbigt, och otacksamt i början, säger Hans Johansson. Vi har ett högt tempo här och jag har kanske svårt att presentera mina idéer på ett bra sätt.

Miljöledning i offentliga fastigheter

De löpande kostnaderna en del av verksamheten

När man räknade på kostnaderna för det nya verksamhetssystemet och certifieringen tog man inte med några löpande kostnader; de ingår i verksamheten.

– Vi jobbar alltid med projekt, säger Hans Johansson. Den interna b udgeten inkluderar inte personalkostnader.

Arbetet har hittills kostat cirka 1 miljon kronor. Av den summan står konsultkostnaderna för runt 80 procent, resten har gått till utbildning, kick-off och avslutning.

Genomför miljöutredningar för alla fastigheter

Innan analysprocessen hade de inget strukturerat miljöarbete, men de har jobbat mycket med energifrågan under hela 1990-talet. De har idag ett avancerat styr- och övervakningssystem för alla fastig heter och energikostnaderna sänks hela tiden med hjälp av utred ningar och förslag. Sedan verksamhetssystemet infördes har de också börjat göra mil jöutredningar för alla fastigheter. För det arbetet har de utbildat alla sina förvaltare, så att de ska förstå innehåll och genomförande även om de köper upp tjänsterna. ABB Facilities Management är också med i gruppen ”Miljöstatus för byggnader”, en organisation bestående av privata fastighets ägare/förvaltare som försöker skapa gemensamma instrument för miljöutredningar i fastigheter. Målet är att sätta en standard i branschen så att olika miljöutredningar genomförs på liknande sätt och lätt kan jämföras med varandra.

Kvalitet och miljö lockar kunder

Hela tiden har en av de drivande faktorerna i arbetet varit ”säljar gumentet”; ABB ska stå för kvalitet och miljö. Det är något som fö retaget tjänar på och även något som kunderna efterfrågar. Någon form av miljöarbete är ett krav i nästan alla förfrågningar som de får idag. På ABB Facilities Management mäter man hela tiden hur nöjda kunderna är, och siffran har stigit hela tiden. Dagens nivå är så bra att det börjar bli svårt att nå längre, men de sätter fortfarande upp mål för varje år.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Under så kallade partnersamtal diskuterar ABB Facilities Management olika önskemål med hyresgästerna. På checklistan för partnersamtalen ingår bådas miljöarbete. Miljöutredningens status diskuteras också och ger ibland upphov till gemensamma handlingsplaner för fastigheten. Alla åtgärder redovisas i form av vad de kostar och därför blir budgetsystemet den egentliga hand lingsplanen.

Gemensamma projekt diskuterar de inte så ofta med kunderna. De har ju ett affärsmässigt förhållande, där båda är ute efter att hålla kostnaderna nere. Men om de ser en möjlighet till samarbete som kan innebära en vinst för båda, så brukar de ta upp det till diskussion. Ett exempel på ett sådant samarbete är en verkstad i Västerås som skulle installera tryckluft. Där föreslog ABB Faci lities Management AB att energin som tryckluften avger skulle användas för uppvärmning av lokalerna och erbjöd sig att betala en del av installationskostnaden.

Några goda råd på vägen

Hans Johansson vill gärna ge de som är på väg att starta en sådan här process ett gott råd:

Ha tålamod! Processer tar tid och man kan inte köra över folk. Det bör man för övrigt aldrig göra i interna projekt; man ska ju fort sätta att arbete tillsammans i lång tid framöver. – Det var också väldigt svårt att få folk att förstå poängen med själva inte greringen, dvs utformningen av ett komplett verksamhetssystem snarare än enskilda miljö- och kvalitetsstyrningssystem, säger Hans Johansson. Men idag kan alla se fördelarna! För mer information, kontakta Maria Molin, tel: 021-32 19 31, eller Hans Johansson, e-post: hans.johansson@sefas.abb.se

ABB Facilities Management: Kartläggning av miljöaspekter Syfte: Att identifiera sådana miljöaspekter som har en betydande miljöpåverkan i syfte att arbeta vidare med dessa miljöaspekter för att minimera dess miljöpåverkan. En lista över miljöaspekterna ska hållas aktuell. Ansvar och befogenheter: Chefen T ansvarar för att listan hålls aktuell och betydande miljöaspekter identifieras. Respektive do kumentägare ansvarar för att miljöpåverkan identifieras och doku menteras i respektive process.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Miljöpolicy för ABB Facilities Management Miljöpolicyn syftar till att styra vårt miljöarbete genom ständiga förbättringar, så att vi blir den mest naturliga samarbetspartnern där inre och yttre livsmiljö sätts i centrum. ■ Vår verksamhet ska drivas i samklang med gällande miljölagstiftning. Vår strävan är minsta möjliga miljöpåverkan. ■ ABB Facilities Management ska skapa förutsättningar för resurshushållning i såväl förvaltningen som i byggprocessen genom att förespråka produkter och utförandeformer som är framtagna med hänsyn till det naturliga kretsloppet. ■ Vi strävar mot ett ökat miljöengagemang genom att kontinuerligt höja kunskapsnivån för miljöfrågor hos alla medarbetare, kunder och leverantörer. ■ Genom medarbetarnas agerande ska vi visa att miljöfrågorna i allra högsta grad är strategiska framtidsfrågor. ■ ABB Facilities Management ska vara ledande när det gäller användandet av teknik som ger minsta möjliga energi- och driftkostnader, utan att miljö- och klimatkrav åsidosätts. ■ Varje medarbetare är ansvarig för att miljöpolicyn verkställs inom organisa tionen. Det juridiska ansvaret för yttre och inre miljöpåverkan åvilar VD. ■ ABB Facilities Management ska aktivt följa forsknings- och utvecklingsarbetet inom miljöområdet.

Utförande: • Steg 1: Respektive process identifierar dess påverkan på miljön. Ansvarig: Dokumentägare. • Steg 2: Sammanställning och analys (förslag prioritering) av miljöche fen. Mall ”Lista över miljöaspekter” används. Ansvarig: Chefen T. • Steg 3: Genomgång av listan en gång per år med CECO. Ansvarig: Chefen T. • Steg 4: Godkännande av ledningens genomgång: Ansvarig: VD. • Steg 5: Kommunikation så att alla kän ner till de betydande miljöaspekterna enligt processen information/kommu nikation. Ansvarig: Chefen T.

Bedömningskriterier

Systemet ”Miljöstatus för byggnader” utgör grunden och strukturen i vårt arbete med att identifiera miljöaspek ter som har betydande miljöpåverkan. Verksamheten är indelad i: förvaltning, produktion och kontor. Förvaltning och produktion har i sin tur studerats utifrån inomhusmiljön, utomhusmiljön, energi och naturresurser.

Miljöaspekterna listas och prioriteras en ligt tabell nedan. Förutom poängen 0–2 p, viktas också bedömningskriterierna med olika faktorer. Exempel 1: Lag i fall 2 p ger med faktorn 5 = 10 p. Orsaken till faktorerna är att lagar och miljö bedöms vara ”viktigare” att åt gärda än marknad, ekonomi och volym. Opinionen är inte oviktig, men vi styrs av marknadens uppfattning. Max poäng = 40 p, Min poäng = 0 p. Betydande miljöaspekter är de fyra aspekterna som har fått högst poäng och prioriteras som viktigast, samt målsätts.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Bedöming av miljöaspekter 2 p

1 p

0 p

Fakta

1 Lag (faktor 5) – lagstiftning, förordningar och föreskrifter Lagliga gränsvärden Aviserad skärpning av överskrids. Föreskrifter gränsvärden och/eller innehålls ej. Kortfristigt användningsförbud. överskridande av gränsvärden.

Ämnet används enl före- skrift. Ingen föreskrift eller aviserad skärpning av gränsvärde/föreskrift föreligger.

Se instruktion i Miljöbesiktningspärm (se kolumn Fråga Miljö) + fakta i databasen på genomförda inv.

2 Opinion (faktor 1) – opinioner, miljöorganisationer, privata initiativ och medarbetaracceptans Ämnet utsätts fort- löpande för kritik trots att föreskrifter följs. Privat-, lokal-, mediakritik.

Neutrala institut, Ämnet utsätts inte för Massmedia, tidningar organisationer, forskare, kritik. m m. experter varnar och kräver införande eller skärpning av föreskrifter.

3 Marknad (faktor 3) – kunder, framtida kunder Skulle ge ABB Fac en Skulle kunna ge för- stor fördel att ta bort/ delar om ABB Fac minimera miljöaspekten. arbetar med frågan.

Kunderna har inget intresse av att ABB Fac arbetar med frågan.

Partnersamtal, övriga kund- och säljkontakter m m.

4 Ekonomi (faktor 3) – inköp, drift och skrotning/avfall Kostnaden är mycket hög.

Kostnaden är Kostnaden är låg. medelstor.

Driftsbudget och driftsutfall.

5 Volym (faktor 3) – förbrukning inklusive mängd i fastigheter Stor volym Mellanstor volym Liten volym

Se instruktion i Miljöbesiktningspärm (se kolumn Fråga Miljö) + fakta i databasen på genomförda inv.

6 Miljö (faktor 5) – ekologiska kriterier, miljöpåverkan Stor miljöbelastning. En del miljöbelastning.

Ingen miljöbelastning eller knappast av betydelse.

Utvärdering se kolumnen ”Har följande miljöeffekt”.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Litteraturförteckning

Vill du veta mer? AB Svenska Miljöstyrningsrådet: Officiellt organ för miljöcerti fierade företag, organisationer, produkter och tjänster. Box 70, 107 24 Stockholm, tel: 08-700 62 54, fax: 08-700 62 59, hemsida: www. miljostyrning.se Agenda 21: Förenta Nationernas konferens om miljö och utveck ling. (1993) Miljö- och naturresursdepartementet. Bonniers Telenor Företagarinfo ISO Guiden: Katalog över samtliga svenska ISO 9000- och ISO 14001-certifierade företag samt EMAS-registrerade anläggningar. Tel: 08-674 01 00, fax: 08-612 12 90, hemsida: www.btfi.se Boverket: Central myndighet för samhällsplanering, stadsutveck ling, byggande och boende. Box 534, 371 23 Karlskrona, tel: 0455-35 30 00, fax: 0455-35 31 00, hemsida: www.boverket.se EKU-delegationen: delegationen för hållbar upphandling. Miljödepartementet, 103 33 Stockholm, tel: 08-405 19 68, fax: 08-405 41 86. Energimyndigheten: Energimyndigheten ska skapa förutsätt ningar för ett ekologiskt och ekonomiskt hållbart energisystem. Box 310, 631 04 Eskilstuna, tel: 016-544 20 00, fax: 016-544 20 99, hemsida: www.stem.se Kretsloppsanpassad fastighetsförvaltning (1997) Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.). Miljöanpassat fastighetsföretagande: En förstudie. (1996) Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.). Miljöarbete i statliga myndigheter: En vägledning om integrering av miljöhänsyn. Miljövårdsberedningens rapport 1996:2. Miljöbalksutbildningen: Information om den nya miljöbalken, frågelåda och länkar till författningar. Se hemsidan: www.miljö balksutbildningen.gov.se

Miljöledning i offentliga fastigheter

Miljöledning (1997) Brorsson T. & Larsson G. EMS AB. En handbok och en arbetsbok för införande av miljöledningssystem i företag och andra organisationer. MiljöledningsGuiden, steg för steg mot ISO 14000 och EMAS. (1998) SIS Forum AB. En faktabok och ett verktyg som beskriver hur miljöledningssystem kan införas inom organisationen. Miljörapporten: Nyhetsbrev, seminarier m m. Miljörapporten, 106 12 Stockholm, tel: 08-796 66 90, fax: 08-22 77 44. Miljöstatus för byggnader, Sekretariat 1999: AB Jacobson & Wid mark, 181 83 Lidingö, tel: 08-731 20 00. Näringslivets Miljöchefer (NMC): Ett nätverk som har till syfte att underlätta och utveckla näringslivets miljöarbete genom informa tionsspridning, utbildning och erfarenhetsutbyte. Box 8133, 104 20 Stockholm, tel: 08-657 10 00, fax: 08-653 31 93, hemsida: www.nmc.a.se NUTEK Miljöstyrning i småföretag: för beställning av informa tionsmaterial samt information och hänvisningar i miljöfrågor. Tel: 020-22 10 10. SIS Forum: Ett företag ägt av SIS och STG som erbjuder organisa tioner stöd i tillämpningen av standarderna i ISO 14000- och ISO 9000-familjerna. Box 6455, 113 82 Stockholm, tel: 08-610 31 40, fax: 08-30 14 40, hemsida: www.sis.se/forum SIS Förlag: För beställning av ISO 14001 samt andra standarder inom ISO 14000-serien, tel: 08-610 30 60, fax: 08-30 18 50, hemsida: www.sis.se/forlag Svensk Byggtjänst: För beställning av litteratur, information om nyheter och utbildningar, se hemsidan: www.byggtjanst.se Svenska miljönätet: Data och information om Sveriges miljö och miljöarbeten inom svenska myndigheter, företag och ideella organisationer. Se hemsida: www.smn.environ.se Svenska rättsnätet: Samtliga nu gällande författningar tillgängliga på Internet i SLS (svensk lagsamling) samt myndighetsföreskrifter. Se hemsida: www.notisum.se/sls Swedac (Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll) är ett nationellt ackrediteringsorgan. Box 878, 501 15 Borås, tel: 033-17 77 00, fax: 033-10 13 92, hemsida: www.swedac.se.

Miljöledning i offentliga fastigheter

Bilaga 1.

lm iljö

frå

n tio

ör

od pr ls

M ar

rb Av f

fö

til p

uf ll til

äp

sl Ut

Aktivitet

Exempel på förteckning över miljöaspekter

Precisering av miljöaspekt

Drift och underhåll av fastigheter Driftel och belysning X • Elenergi används. X • Lysrörsavfall uppkommer farligt avfall). Uppvärmning X • Värmeenergi och elenergi används. Skötsel av grönytor och X • Vatten förbrukas. parkeringsplatser X • Konventionellt avfall uppkommer. X • Saltanvändning innebär fram förallt utsläpp till mark. Städning X • Disk-, tvätt- och rengöringsmedel ger utsläpp till vatten. X • Vatten förbrukas. Kyl-, värme- och klimat- (X) • Eventuellt läckage av köldmedier anläggningar ger utsläpp till luft av CFC/CHCFC eller HFC. X • Elektricitet används. Osv ROT-projekt Renovering, om- och tillbyggnad X • Material, vatten och energi används. X • Bygg- och rivningsavfall och ev även farligt avfall uppkommer. X • Lokal miljöfråga i form av t ex påverkan på grönytor och buller för omgivningen. Val av byggmaterial och X • Påverkar främst vilket byggmateutrustning rial och utrustning som förbrukas. X • Påverkar också mängd och typ av avfall som genereras. Osv

ga frå

Precisering av miljöaspekt

iljö

ör

tio

in lls pr

sf ö

til pp

til

Aktivitet

lv at

Miljöledning i offentliga fastigheter

Av fa

su r

Ut sl ä

Nyproduktion Byggande X • Material, vatten och energi förbrukas. X • Bygg- och rivningsavfall och ev även farligt avfall produceras. X • Lokal miljöfråga i form av t ex påverkan på grönytor och buller för omgivningen. Val av energisystem X • Påverkar energiförbrukning och typ av energi som används. Val av fastighetens plats X • Påverkar energiförbrukning både vid byggande och för de framtida hyresgästerna. X • Marken kan vara förorenad av tidigare verksamhet på platsen. Osv Kontorsverksamhet Lokalutnyttjande X • Värmeenergi, el och vatten förbrukas. Kontorsarbete X X • Hur kontorsarbetet utförs påverkar generering av konven tionellt avfall och förbrukning av energi och material. Osv Transporter Tjänsteresor X • Utsläpp till luft av kväveoxider, koldioxid, kolväten och stoft. Arbetsredskap/fordon X • Utsläpp till luft av kväveoxider, koldioxid, svaveloxider, kolväten och stoft. X • Bullret kan upplevas som störande för omgivningen. Osv

Miljöledning i offentliga fastigheter

Bilaga 2.

FÖRSLAG TILL UTVÄRDERINGS MODELL Syftet med utvärderingen är att hitta de mest betydande miljö aspekterna, dvs de aktiviteter som orsakar mest miljöpåverkan. Varje aktivitet bedöms utifrån miljömässiga kriterier och kvantitet Kriterium 3 poäng 2 poäng Miljömässiga Aktiviteten innebär kriterier stor positiv eller negativ miljöpåverkan Kvantiteter

1 poäng

Aktiviteten innebär begränsad positiv eller negativ miljö- påverkan

Miljöaspekten innebär liten eller ingen positiv eller negativ miljöpåverkan

Medelstora

Små

Betydande

och poängsätts på skalan 1–3 enligt nedan.

Poängen för ”Miljömässiga kriterier” och ”Kvantiteter” adderas till en summa i kolumnen ”Summa miljöpåverkan”. De betydande miljöaspekterna markeras genom fetstil av summan.

Organisationens verksamhet kan innebära både negativ och positiv miljöpåverkan. För att göra denna positiva och negativa miljöpå verkan tydlig i utvärderingen markeras miljöaspekter med positiv miljöpåverkan med ett P före poäng. Miljöaspekter med negativ miljöpåverkan markeras med ett N före poäng. Negativ miljöpåverkan betyder att aktiviteten medför en försäm ring av miljön lokalt, regionalt eller globalt. Positiv miljöpåverkan innebär att miljösituationen förbättras tack vare verksamheten eller en viss aktivitet.

Kriterium 3 poäng 2 poäng Drivkrafter Drivkrafterna medför att aktiviteten är angelägen ur miljösynpunkt.

Drivkrafterna medför att aktiviteten i begränsad omfattning är angelägen ur miljösynpunkt.

1 poäng Drivkrafterna medför att aktiviteten inte är angelägen ur miljösynpunkt.

Miljöledning i offentliga fastigheter

När det slutliga valet av prioriterade miljöaspekter ska göras, värderas dessutom de drivkrafter som påverkar aktiviteten. Även detta kriterium poängsätts på skalan 1–3 enligt nedan.

Poängen för ”Summa miljöpåverkan” och ”Drivkrafter” adderas i kolumnen” Summa totalt”. De prioriterade miljöaspekterna, dvs de miljöaspekter som man sätter mål och gör handlingsplaner för, markeras med fetstil.

Miljöledning i offentliga fastigheter

tio g

frå

iljö

en ka

ör

od ar

rb al

f Av

fö

til su

På nästa sida visas hur några miljöaspekter har värderats med hjälp av denna modell.

ll äp

til

Miljöaspektregister

äp

Utvärdering Betydande miljöaspekter och prioriterad miljöaspekt markeras med fet stil

3 9

N 6

N 5

lt ga iljö ta si er m er to et äs r a an aft a r m rie ntit m rk m m ve ivk m iljö ite va Su på Dr M kr K Su

Precisering av miljöaspekt • Energi används. N 3 2 • Lysrörsavfall uppkommer (farligt avfall). Kommentar: Det finns bra kontroll och statistik över fastigheternas elförbrukning. Totalt förbrukades 4370 MWh fastighetsel under 1998. Användningen ger upphov till följande utsläpp: NOx: 105 kg CO2: 94 ton S: 26 kg Högaktivt avfall: 17 kg Medelaktivt avfall: 52 kg Lågaktivt avfall: 114 kg Cirka 1 000 lysrör kasseras varje år.

Aktivitet Driftel och belysning X X

• Värmeenergi används. Kommentar: Det finns bra kontroll och statistik över fastigheternas värmeförbrukning, som var 6 710 MWh 1998. Detta ger upphov till följande utsläpp: NOx: 1 914 kg CO2: 1 552 ton

N 3

Uppvärmning X

S: 1 364 kg

v f Av

r ar

p lls

ö kf ka

frå

iljö

e or

u od

n uk

b ör

s ur

l til

p äp

te at

Aktivitet Precisering av miljöaspekt Skötsel av grönytor och X • Vatten förbrukas. parkeringsplatser X • Konventionellt avfall uppkommer. X • Saltanvändning innebär framförallt utsläpp till mark. Kommentar: Inga bekämpningsmedel används. Små mängder trädgårdsavfall uppkommer. Detta komposteras inte. Saltanvändningen uppgår till cirka 30 kg årligen. Städning X • Disk-, tvätt- och rengöringsmedel ger utsläpp till vatten. X • Vatten förbrukas. Kommentar: Städning upphandlades för 225 000 kr 1998. Vid den städning som de egna fastighetsskötarna utför förbrukades 75 liter rengöringsmedel och 5 liter golvpolish.

l til

t uf

Miljöaspektregister

N 2

N 1

lt ga r ta iljö si te to m an fter äs ier tite a a ra m r m m rk n m m ve rivk iljö ite va K M kr D Su Su på

Utvärdering Betydande miljöaspekter och prioriterad miljöaspekt markeras med fet stil

Miljöledning i offentliga fastigheter

Miljöledning i offentliga fastigheter TRE GODA EXEMPEL På senare år har allt fler fastighetsföretag valt att miljöanpassa sin verksamhet. Målet är att minska miljöpåverkan i alla led: att bygga, förvalta, riva och demontera på ett mer miljöanpassat sätt. Miljöarbetet kan vara ett sätt att höja sin konkurrenskraft och att tillgodose kundernas önskemål och krav. Ett systematiskt miljöarbete kan också leda till ekonomiska besparingar. Denna skrift lyfter fram hur offentliga fastighetsföretag kan arbeta med system för strategisk miljöledning. Syftet är att stimulera till ett aktivt och långsiktigt miljöarbete och förse fastighetsorganisationerna med ett hjälpmedel som stöd i uppbyggnaden av ett eget system för miljöledning. I skriften redovisas tre goda exempel på hur man kan arbeta med miljöstyrning i praktiken. Dessutom ges råd, checklistor och förslag till arbetsmetodik. Fler exemplar av denna skrift kan beställas från Kommentus Förlag, tfn 08709 59 90, fax 08-709 59 80. www.svekom.se ISBN 91-7099-848-5

SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET