7164-111-4 by Sveriges Kommuner och Landsting

Ordning och reda Fastighetsinformationssystem i kommunen

Förord Inom offentlig fasighetsförvaltning finns det ett flertal olika fastighetsinformationssystem med syfte att kunna underlätta för både fastighetsverksamheten och hyresgästerna. Då utvecklingen inom programvarubranschen sker snabbt står många organisationer idag inför det fullbordade faktum att nya program måste köpas in, alternativt gamla system uppdateras. När det gäller att välja ett nytt program måste många viktiga aspekter analyseras, exempelvis kompatibilitet med organisationens övriga datasystem, gamla datasystem och inte minst framtida datasystem. Ett flertal olika projekt har sökt utvärdera och utveckla olika fastighetsinformationssystem. IT bygg och fastighet har exempelvis tagit fram en metod för att kunna konvertera information mellan olika system, Förvaltningsinformation 2002 (FI2002). Huvudmålet med FI2002 är att åstadkomma en för fastighetssektorn gemensam och stabil informationsstruktur för hantering av förvaltningsinformation under fastighetens hela livscykel. En sådan struktur möjliggör en kostnadseffektiv integration mellan olika system samt en bättre informationsöverföring mellan olika företag eller avdelningar. Oavsett val av informationssystem så finns det en gemensam faktor och det är ordning och reda. Med ordning och reda finns förutsättningar för såväl smidig informationshantering

som en bra verksamhetsstyrning inklusive mål- och strategiformulering. Denna skrift syftar till att ge ansvariga i de offentliga fastig hetsorganisationerna ett bra underlag för att utveckla verksamhetens hantering av fastighetsinformation. För att utveckla krävs att man vet var man befinner sig idag och därför presenteras praktiska verktyg för genomförande av nulägesanalys redan i del 1 i skriften. Sedan följer i del 2 en verktygslåda som man kan välja ur beroende på vilka behov som organisationen har. Boken har initierats och finansierats av Sveriges Kommuner och Landstings FoU-fond för fastighetsfrågor och META Fastighetsadministration AB. Författare är Jan Hedlund, META Fastighetsadministration AB. Till sin hjälp har författaren haft en styrgrupp bestående av Anders Nyman, Västerås stad; Benny Fägerstad, Örebro kommun; Gudrun Rydén, Stockholms stads fastighets- och saluhallsförvaltning samt Kurt Strömberg, Eslövs kommun. Till stor hjälp har även Jan Wahlgren och övriga anställda på META varit. Ett stort tack också till Kjell Svensson på Föreningen för förvaltningsinformation som bistått med ovärderlig hjälp med fakta kring FI2002. Linda Andersson och Magnus Kristiansson från Sveriges Kommuner och Landsting har varit projektledare. Stockholm i januari 2006

Innehåll 1 Introduktion och läshänvisningar............................................................................................................................................................................................................................ 3 2 Vad kan man vinna genom ordning och reda på fastighetsinformation? ............................................................................................................................ 8

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Mervärden för hyresgäster och nyttjare/utövare.............................................................................................................................................................................................................. 9 Mervärden vid hantering av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar, etcetera......................................................................................... 10 Möjliggör ett effektivare beslutsfattande......................................................................................................................................................................................................................... 11 Effektivisera projektarbete, fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service................................................................................................................................................. 12 Effektivisera arbetet med att hålla ordning på fastighetsinformationen................................................................................................................................................................... 14 Säkra varaktig kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt............................................................................................................................................................................. 15 Sammanfattande kommentar............................................................................................................................................................................................................................................... 15

3 Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd....................................................................................................................................................................... 16

3.1 3.2 3.3 3.4

Underlag för handlingsplan................................................................................................................................................................................................................................................. 17 Genomgång av indikatormodellen för en typkommun.................................................................................................................................................................................................. 17 Några kommuners test av indikatormodellen..................................................................................................................................................................................................................27 Avslutande kommentarer om modellen med tillhörande test......................................................................................................................................................................................33

4 Redabarometern mäter ordning och reda på informationen........................................................................................................................................................34

4.1 Var står vi idag?......................................................................................................................................................................................................................................................................34

5 Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation?. .................................................................................................................................................37

5.1 5.2 5.3 5.4

Informationshanteringens ABC...........................................................................................................................................................................................................................................37 Vad är verksamhetsintressant fastighetsinformation?...................................................................................................................................................................................................38 Lägesanknuten fastighetsinformation — att använda det geografiska objektet som klädhängare....................................................................................................................38 Sammanfattande synpunkter...............................................................................................................................................................................................................................................46

6 Bättre ordning och reda med FI2002................................................................................................................................................................................................................48

6.1 6.2 6.3 6.4

FI2002 i korthet....................................................................................................................................................................................................................................................................48 ”Läroboksdelen” i projekt FI2002.....................................................................................................................................................................................................................................49 ”Standardiseringsdelen” i projekt FI2002........................................................................................................................................................................................................................52 Framtiden för FI2002............................................................................................................................................................................................................................................................55

7 Visioner för den framtida informationshanteringen.............................................................................................................................................................................57

7.1 Visionerna styrs av mål och verksamhetens behov........................................................................................................................................................................................................57 7.2 Visionerna kan uttryckas i en IT-strategi och en IT-utvecklingsplan..........................................................................................................................................................................57 7.3 Några visioner kring informationshantering anpassat för fastighetsföretag............................................................................................................................................................58

8 Hur kommer man igång med sitt ”ordning och redaprojekt”......................................................................................................................................................73

8.1 Lathund för att bestämma inriktning, ambitionsnivå och avgränsning......................................................................................................................................................................73 8.2 Tips och fällor .......................................................................................................................................................................................................................................................................77 8.3 Exempel på etappindelning vid genomförande av ett ”ordning och redaprojekt”..................................................................................................................................................78

9 Informationsstrategi för utvecklad ordning och reda ........................................................................................................................................................................81

9.1 IT-verksamhetens viktigaste bidrag till fastighetsverksamheten..................................................................................................................................................................................82 9.2 Strategi för informationshantering — strategi för hantering av den enskilda informationen.............................................................................................................................83

10 Processtyrd informationshantering ....................................................................................................................................................................................................................86

10.1 Vad menas med processorientering?.................................................................................................................................................................................................................................86 10.2 Processbeskrivningar för fastighetsverksamheten..........................................................................................................................................................................................................87 10.3 Ritningshantering som en stödprocess till fastighetsverksamhetens kärnprocesser..............................................................................................................................................91 10.4 Processtödd kravspecifikation vid upphandling av IT-stöd..........................................................................................................................................................................................92

11 Två praktiska exempel på effektivare fastighetsverksamhet med ordning och reda................................................................................................94

11.1 Intervju med Landstingsfastigheter Sörmland, Mats Broman och Henrik Sjöberg.................................................................................................................................................94 11.2 Intervju med Jönköpings kommun, Torbjörn Isacsson, projektledare för Tekniska Kontorets nya IT-stöd, Fast3000...................................................................................98

Lästips ................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 104 Bilaga 1–3...................................................................................................................................................................................................................................................................................... 104

© Sveriges Kommuner och Landsting 2006 118 82 Stockholm • Tfn 08-452 70 00 E-post: fastighet@skl.se • Webbplats: www.skl.se ISBN-10: 91-7164-111-4 ISBN-13: 978-91-7164-111-3 Tryckeri: EDITA Östra Aros, Västerås Text: Jan Hedlund Illustrationer/illustrationsunderlag: Jan Hedlund Grafisk form och omslagsbild: Forum1 Distribution: Tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, www.skl.se (välj Publikationer)

Ordning och reda

1 Introduktion och läshänvisningar Mitt intresse för fastighetsverksamhetens informationshantering grundlades i början på 80-talet då vi som konsulter i det stora konsultföretaget tog fram en produkt som vi kallade ”Fastighetsdiagnos” som gick ut på att för en billig penning ta pulsen på en fastighet (läs byggnad) och komma med värde skapande åtgärdsförslag. Vi hade tagit fram 10 olika blanketter som skulle fyllas i med information för att kunna analysera alla områden från hyreskontrakt, drift- och underhållskostnader, lånebild, energi balans till lokaleffektivitet och hyresgäststruktur. Fastighetsföretagen tyckte att detta var mycket intressant och många lät oss göra en pilottest på en byggnad. Blanketterna var tänkta att fyllas i av fastighetsföretagen själva för att hålla nere konsult kostnaderna. Som ni alla förstår var det bara de allra minsta fastighetsföretagen som hade sådan ordning på informationen att man kunde fylla i blanketterna. De hade informationen i huvudet. De flesta hade som man uttryckte det inte ”informationen sorterad på det sättet”. Fastigheten var i allmänhet ett konto i ekonomisystemet och någon särredovisning på byggnad gjordes inte. Begreppet fastighetsdatabas var ännu inte uppfunnet. Det blev vi konsulter som fick fylla i blanketterna och därmed föll idén med produkten. Den blev för dyr. I det sammanhanget myntades begreppet ”Fastighets information är grunden för ett effektivt fastighets företagande” och mitt yrkesintresse har sedan dess kretsat kring fastighetsföretagandets verksamhetsutveckling och behovet av en effektiv informations hantering. Den här boken är ytterligare ett försök

Introduktion och läshänvisningar

att slå ett slag för vikten av att ha en sådan ordning på informationen att man kan bedriva sin verksamhet på effektivast möjliga sätt. Varken mer eller mindre, överdriven ordning skapar bara ökad byråkrati. Detta är förmodligen inte en bok att sträckläsa. Den ska tas fram vid behov för att få mer klarhet i en fråga, för att få tips hur man kan göra eller kanske bara för att få inspiration. Fokus ligger på informationshantering och IT-stöd, men utgångspunkten är hela tiden verksamhetens behov sett ur ett kundperspektiv. Vad hjälper ISOcertifiering, kvalitetsmanualer, processorientering, balanserade styrkort, världens bästa ekonomistyrsystem, om inte detta skapar värde för kunden? Hur kan en effektivare informationshantering skapa nytta, så att vi bli mer värdefulla för våra kunder? På vilket sätt kan vi arbeta effektivare? Hur kan vi erbjuda effektivare produkter (till exempel lokaler och utrymmen) och ge bättre service med hjälp av ordning och reda på informationen? Denna skrift tar sitt avstamp i tidigare framtagna skrifter inom utvecklingssamarbetet ”Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor” samt Sveriges Kommuner och Landstings FoU-fond för fastighetsfrågor. Exempel på dessa tidigare skrifter är ”IT — Strategisk informationshantering i offentliga fastighetsföretag”, ”Driften på webben” samt ”Breda band för smarta hus”. Jan Hedlund

Läshänvisningar Boken är indelad i två delar, där del 1 består av kapitel 1–4. Denna del fokuserar på att genom två konkreta hjälpmedel kunna göra en nulägesanalys i den egna organisationen. Del 2, som består av kapitel 5–11, kan med fördel användas som en verktygslåda för att initiera och inspirera till verksamhetsutveckling.

• Kapitel 1 Vad ska man börja med? Ja, det beror naturligtvis på var man befinner sig idag men generellt kan man säga att man ska börja med sådant som ger störst effekt för kunden i form av lägre kostnad eller förbättrad nytta genom ökad lokal effektivitet, förbättrad service etcetera. Boken betonar begreppet ”ordning och reda” som centralt för att åstadkomma kundnytta idag. Med hjälp av ordning och reda kan man exempelvis åstadkomma: • Effektivare kundkommunikation. • Ökad tillgänglighet till fastighets- och lokal information. • Lägre drift- och underhållskostnader. • Lägre kostnader och bättre service vid hantering av projekt, avtal, fakturor etcetera. • Effektivare ritningsoch dokumenthantering. Inledningsvis förs sålunda i boken en diskussion kring vad man i olika situationer faktiskt kan vinna genom att ha ordning och reda på sin fastighets information.

•

• effektivisera arkivarbetet med att hålla ordning på fastighetsinformationen • säkra varaktig kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt. Här kan man exempelvis hitta resonemang för varför man ska starta upp ett projekt eller få tips om vilka nyttoeffekter som finns när för olika utvecklingsprojekt. De flesta fastighetsorganisationer befinner sig alldeles i början på en fas där man förstått att ordning och reda på fastighetsinformation är viktigt. Många har börjat få hyfsad ordning på grundinformation om fastigheter men få har ännu någon ordning på exempelvis ritningar och förvaltningsdokument. Men det gäller att börja i rätt ände, vilka är våra produkter (varor och tjänster)? Hur ser våra processer ut för att leverera dessa produkter? Arbetar vi samordnat, enhetligt och effektivt? Har vi tydliga effektiviseringsmål? Har vi tagit fram en informationsstrategi? Informationshanteringen ska stödja verksamheten — inte tvärtom! Att skapa ordning och reda och införa effektiva IT-stöd kostar pengar och det är i verksamheten som nyttan skapas som motiverar investeringen.

• I kapitel 3 redovisas ett hjälpmedel för att analysera sitt nuläge i form av en ”indikatormodell”.

I kapitel 2 görs en genomgång hur ordning och reda på fastighetsinformation kan:

Indikatormodellen tar pulsen på fastighetsorganisa tionen ur ett verksamhetsutvecklingsperspektiv med betoning på IT och ger tydliga anvisningar om var de största bristerna föreligger. Modellen innehåller frågor kring följande huvudområden:

• skapa mervärden för hyresgäster och nyttjare/ utövare

• Verksamhetens generella karaktär med betydelse för val av IT-lösningar.

• skapa mervärden vid planering och drift av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar etcetera

• Verksamhetens befintliga arbetssätt och användande av IT-hjälpmedel.

• möjliggöra ett effektivare beslutsfattande

• Verksamhetens hantering av data och information i olika former.

• effektivisera projektarbete, fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service

• Aktuell teknisk IT-plattform, systemarkitektur, IT-säkerhet, aktuell IT-strategi och beslutade IT-

Ordning och reda

projekt, samt aktuell IT-organisation och aktuella IT-resurser. • Ledningens dokumenterade förmåga att utveckla verksamheten och aktuell inställning till IT hos strategiska beslutsfattare. • Omfattning och kraft i framtida intern verksamhetsutveckling. • Verksamhetens uttryckta kortsiktiga behov av IT-stöd. Modellen har testats av fyra kommuner och resultatet redovisas i detta kapitel. Testresultatet kommenteras av författaren för att underlätta förståelsen av hur modellen ska användas. Redan nu kan avslöjas att det finns stora skillnader mellan kommunernas status samt att alla kommuner har haft svårt för att samtidigt bedriva verksamhetseffektivisering och införa IT-stöd, det vill säga i praktiken att plocka hem de nyttoeffekter som förutsatts när IT-projekt startats upp. Resultatet ger också tydliga anvisningar om var någonstans respektive kommun bör börja.

•

I kapitel 4 redovisas ett ytterligare hjälpmedel för att analysera nuläget, ”Redabarometern”. Redabarometern fokuserar enbart på var organisa tionen befinner sig när det gäller ordning och reda på sin fastighetsinformation. Mätningen sker genom att stickprovsanalysera hur organisationen hanterar viss typ av information som är av stor betydelse för verksamhetens ledning och styrning samt för dess dagliga verksamhet. Dessa informationsobjekt är: 1 Areor (knutna till geografiska objekt och kunder). 2 Adresser (knutna till geografiska objekt och kunder). 3 Taxeringsuppgifter (knutet till juridisk fastighet). 4 Tillsyn, drift- och tillsynsinstruktioner (projektdokument). 5 Garantiavtal (projektdokument). 6 Hyreskontrakt (förvaltningsdokument). 7 Arbetsorder (driftdokument).

Introduktion och läshänvisningar

8 Kontaktpersoner (knutet till geografiskt objekt, kontrakt och hyresgäst). 9 Värmeförbrukning (knutet till geografiskt objekt och hyresgäst). 10 Nyckeltalet ”drift- och underhållskostnad per objekttyp och kvadratmeter” (knutet till geografiskt objekt). Dessutom analyseras och betygsätts informationens behandling ur säkerhets- och behörighetssynpunkt samt om hänsyn tagits till informationens relevans och meningsfullhet. Informationen har inte bara valts ut med tanke på dess betydelse i verksamheten utan även med tanke på dess roll som indikator rdning och reda på annan typ av information. på o Modellen tar inte heller bara hänsyn till formell ordning och reda på information och dokument utan även om man faktiskt använder informationen. Finns informationen i Excel och lägger man in den flera gånger? Har man bestämt enhetliga format och har man en enhetlig nomenklatur? Frågorna är många och resultatet erhålls i form av en samman fattande siffra mellan 0 och 100. Mätning görs lämpligen innan man startar upp ett nytt ”ordning och redaprojekt” och gärna efteråt för att se om insatsen gav någon effekt. Den här boken handlar främst om verksamhetsintressant fastighetsinformation och hur man skapar mervärden genom att hantera denna på effektivare sätt. Den gör således inga anspråk på att täcka in hela fastighetsverksamhetens informationshantering. En sådan bok finns det i och för sig också ett stort behov av. Här behandlas enbart lägesanknuten information i fastighetsverksamheten, det vill säga sådan information som på något sätt (nära eller perifert) knyter an till fastigheten, anläggningen, etcetera.

•

I kapitel 5 reder vi ut begreppen med vad som menas med information i allmänhet och lägesanknuten information i synnerhet. Olika typer av fastighetsinformation exemplifieras, liksom skillnaden mellan alfanumeriskt informationsgränssnitt och grafisk gränssnitt. Vi får också svar på vad som menas med ”klädhängare” och hur informationen normalt hanteras i de IT-stöd för fastighetsbranschen som finns idag.

Här illustreras även betydelsen av att strukturera och klassificera information och att skilja på ”primär lagringsplats” där information läggs in och ajourhålls och på sekundära lagringsplatser där till exempel informationen används i en verksamhetsprocess eller sammanställts för presentation för en bredare användarkrets.

Exempelvis betonas vikten av att ha en säkerhetsplan och vad en sådan bör innehålla och vikten av att ha resurser och rutiner för dokumentstyrning. "Ska man lägga ut uppgifter om larminstallationer på intranätet?" och "behövs en särskild organisation för att styra informationshanteringen?" är exempel på frågor som behandlas.

Under slutet av 90-talet och början på 2000-talet bedrevs ett omfattande forskningsarbete i Sverige inom ramen för ITBoF-programmet. Över 100 miljoner kronor satsades av staten och fastighetsbranschen, bland annat av Svenska Kommunförbundet. Mest fokus lades på byggprocessen, men ett projekt var FI2002 som direkt berörde fastighetsverksamhetens informationshantering. Det var ett ambitiöst arbete och resultatet har på olika sätt skapat förutsättningar för att området ska kunna utvecklas vidare i Sverige. Svårigheterna ligger i att få ut budskapet och stimulera fastighetsföretagen att ställa krav på leverantörer och andra att ta till sig och leva upp till de standards som utvecklas för exempelvis informationsöverföringar i förvaltningsskedet. Den här boken vill bidra till informationsspridningen och redovisar därför på olika sätt resultatet från arbetet med FI2002 och på vilket sätt detta kan vara till nytta för fastighetsföretagen.

Följande visioner beskrivs:

• I kapitel 6 redovisas sålunda de viktigaste resultaten från FI2002-projektet och försök görs att tydliggöra innebörden av de standards och format som utarbetats. Mycket handlar fortfarande om visioner, men hur långt kommer man utan visioner? Det är viktigt att tydliggöra visionerna för den framtida informationshanteringen. Det är också intressant att veta vilka möjligheter som idag står till buds för att utveckla hanteringen av olika typer av information. Och vad betyder egentligen ”drömmen om det ultimata informationsflödet”?

• I kapitel 7 redovisas ett antal visioner för informationshanteringen som är aktuella för fastighetsföretag. Drömmar för många, men realitet för ett fåtal. Med nödvändighet är detta ett avsnitt som ganska mycket fokuserar på teknik, men det finns även sådant som handlar om organisation och resurser.

• Skapa och använd en gemensam objektsmodell i 3D för projektskedet. • Inför elektronisk dokumenthantering med standardiserad struktur och metadata för effektiv sökning. • Omforma befintlig pappersinformation till elektronisk för effektivare hantering och lagring. • Skapa en effektiv överföring av informations element från tillblivelse till primär lagringsplats. • Skapa en informationslagring på en primär lagringsplats i ett livscykelperspektiv. • Skapa förutsättningar för en resurssnål, behovsstyrd och säker åtkomst till information. • Skapa tillgång till ”rätt” information som är lämplig för planering, styrning och uppföljning/ utvärdering. • Skapa en effektiv verksamhetsstyrning av informationshanteringen för olika ändamål. • Skapa en effektiv systemarkitektur och effektiva IT-stöd. Inom ramen för beskrivning av varje vision diskuteras också vilka förutsättningar som måste vara uppfyllda för att de olika visionerna ska kunna realiseras. Visioner i all ära men det är också lätt att knäckas av för mycket visioner. Var ska man börja? Vad är viktigast?

•

I kapitel 8 diskuteras kring hur man kan komma igång med sitt ”ordning och redaprojekt”. Här kan man få hjälp av en ”lathund” för att bestämma inriktning, ambitionsnivå och avgränsning. Lathunden fokuserar på en analys av nuläget, vad som är prioriterat i verksamheten just nu, hur projektförankringen är, vad man vill åstadkomma, vilken

Ordning och reda

information som är viktigast att få ordning på, samt på en analys av vilken del av beståndet som det är viktigast att börja med. Man får också tips om vilka fällor man ska undvika och slutligen redovisas ett exempel på en etappindelning av ett ”ordning och redaprojekt” för att inspirera alla kommuner. Boken avslutas med två kapitel där två olika verktyg för verksamhetseffektivisering beskrivs, som är nödvändiga tillbehör i samband med genomförande av ”ordning och redaprojekt”.

I kapitel 9 diskuteras kring hur viktigt det är att ha en IT-strategi och speciellt en genomtänkt informationsstrategi, det vill säga en strategi för hantering av själva informationen, som en bra grund för genomförande av ett ”ordning och redaprojekt”. Informationsstrategin innehåller bland annat följande regler och ställningstaganden:

Allmänna regler:

Teknisk Klassificering

Ansvar

Nomenklatur

Relevans

Identitetssättning

Riktighet

Informationsstruktur

Tillgänglighet

Dataformat

Säkerhet

Format vid kommunikation

Beständighet

Metadata

Resurseffektivitet

I kapitlet ges tips om formuleringar kring dessa begrepp som skulle kunna ingå i en strategi. Tyvärr räcker det inte med att bara ha en bra och genomtänkt IT-strategi. Man måste agera efter denna också vilket har visat sig vara nog så svårt.

•

I kapitel 10 görs en återkoppling och en påminnelse om vikten av att knyta informationshanteringen till verksamhetens olika processer.

Introduktion och läshänvisningar

Verksamhetsutveckling och utvecklad informationshantering måste också gå hand i hand. Informationen ska stödja processen och ska finnas till hands när man behöver den — ”just in time” — och den ska vara rätt och enkel att nå. Beskrivningen utgår ifrån de generella processmodeller som tagits fram inom ramen för FI2002projektet och exempel ges hur till exempel stödprocessen ritningshantering kommunicerar med verksamhetens kärnprocesser. Det ges även tips om hur man, genom att tydligt dela upp process beskrivningen i en del som man själv ansvarar för, och en annan del som ett tänkt framtida IT-stöd ska ansvara för, underlättar för leverantörerna i en upphandling att förstå vilken typ av IT-stöd som man egentligen efterfrågar.

I kapitel 11 redovisas också hur två organisationer stegvis och framgångsrikt har utvecklat sig inom området. Det gäller Jönköpings kommun och Landstingsfastigheter Sörmland. Man har valt helt olika angreppssätt, olika systemleverantörer och har prioriterat olika saker, men tillsammans speglar dessa organisationer på ett intressant sätt vad som är praktiskt möjligt att genomföra idag.

•

Bilaga 1 är en sammanfattande beskrivning av FI2002-projektet och Föreningen för Förvaltnings information (FFi). Den finns i elektronisk form på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida, www.skl.se/fastighet.

•

Bilaga 2 består av indikatormodellen. Den finns i elektronisk form på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida, www.skl.se/fastighet.

•

Bilaga 3 består av Redabarometern. Bilagan finns i elektronisk form på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida, www.skl.se/fastighet.

2 Vad kan man vinna genom ordning och reda på fastighetsinformation? Hur spännande är det egentligen med ordning och reda och tydligt beskrivna rutiner? Hos de allra flesta är detta inte särskilt högt rankat, snarare betecknat som tråkigt och byråkratiskt. Men ändå är just ordning och reda en avgörande förutsättning för en effektiv och kreativ verksamhet. Vem har inte hört talas om nätbokhandeln som skapade en attraktiv beställningsfunktion på nätet, men som när beställningarna väl började rasa in inte hade ordning på stödrutinerna för vare sig debitering eller lagring och distribution. En förväntad framgång förbyttes snabbt i kaos och all kraft fick läggas på att få ordning och reda på de viktiga stödprocesserna med tillhörande IT-stöd. När detta väl var avklarat hade många av kunderna försvunnit. Eller ta exemplet med mobiltillverkaren som inte kunde få fram komponenter i tid till en efterfrågad modell med missade försäljningsintäkter som följd. Man hade ingen beredskapsplan för oväntade försäljningsframgångar. Detsamma gäller förstås även för fastighetsföre tagandet. Förlorade hyresintäkter på grund av bristande kvalitetssäkring av kontrakt och halvbra IT-stöd. Extrakostnader på grund av felaktiga eller dåligt uppdaterade ritningar. Energiläckage genom läckande system eller felaktigt inställda system värden. Onödiga haverier i tekniska system på grund av bristfällig tillsyn, med mera. Det har helt enkelt inte varit särskilt trendigt att hålla på med administrativa rutiner och organisatoriska strukturer. Det är först på den allra senaste tiden som det håller på att bli lite av ett mode att städa upp bland information och rutiner i samband med införande av nytt IT-stöd. Det är först nu som fastighetsföretagen börjar förstå vikten av ordning och reda på sin fastighetsinformation, idag satsas en hel del resurser på att få ordning på exempelvis ritningar och tekniska dokument.

Oftast läggs fokus på den direkta nytta man får vid själva hanteringen av ritningarna och dokumenten. Exempelvis hur mycket tid man sparar genom att man slipper leta, hur mycket billigare det blir att slippa gå till konsulter utan istället direkt själv kunna skriva ut efterfrågade och uppdaterade ritningar och dokument, hur mycket bättre kvalitet man får genom effektivare rutiner för uppdatering, hur projekthanteringen underlättas genom att alla använder samma underlag och man etablerat effektiva rutiner för överlämnande av information och dokument från byggande till förvaltning och vice versa. Och visst är detta oftast tillräckligt för att motivera insatserna men få verkar ha tänkt igenom alla de nya tjänster och andra användningsområden som utvecklade rutiner och hjälpmedel för klassificering, lagring och som grafisk presentation av fastighetsinformation möjliggör. I detta avsnitt ska vi därför ge en samlad överblick över de viktigaste nyttoeffekterna som kan uppstå i olika delar av den kommunala verksamheten. Beskrivningen är redovisad under nedanstående rubriker.

Ordning och Reda på fastighetsinformation: skapar mervärden för hyresgäster och nyttjare/ utövare skapar mervärden vid planering och drift av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar, etcetera möjliggör ett effektivare beslutsfattande effektiviserar projektarbete, fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service

Ordning och reda

effektiviserar arkivarbetet med att hålla ordning på fastighetsinformationen

säkrar varaktig kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt. Nedan beskrivs nyttoeffekterna närmare.

2.1 Mervärden för hyresgäster och nyttjare/utövare Tänk er att vi i samband med framtagande av produktorienterade CAD-modeller (”Intelligenta” CAD-modeller där ett rum eller fönster inte bara är ett antal streck utan ett specifikt objekt eller en specifik produkt vars egenskaper är beskrivna i en direkt kopplad databas) mäter och matar in sådan information som vi funnit vara efterfrågad av hyresgäster och nyttjare. Tänk er att vi till exempel mäter olika typer av areor ned på rumsnivå och för över dessa uppgifter till en ”fastighetsdatabas” och lägger in funktionskoder och andra uppgifter för beskrivning av olika rumsegenskaper i fastighetsdatabasen (till exempel storlek, takhöjd, ventilationsförutsättningar, typ av installationer, om det finns flyttbara väggar, belastningsprestanda, etcetera). Vi lägger in utrustning, inventarier och installationer i en ”installationsdatabas”, samt kopplar dessa uppgifter till hyreskontrakt, till olika typer av lokalbokningskontrakt, till serviceavtal, till hyresgästernas organisatoriska enheter, till medarbetare, etcetera och slutligen att vi möjliggör presentation och sökning i webbmiljö av denna information ned på rumsnivå genom att peka på aktuellt objekt i den grafiska modellen.

en ritning för egen planering av lokalen/anläggningen till aktuellt behov. Kanske finns även möjligheter att digitalt rita in möbler, etcetera. Lokalbokning sker genom att peka på efter frågad anläggning och söka sig ned till rätt lokal, etcetera. • Hyresgästens planering och genomförande av lokalflyttningar förenklas genom tillgång till digitala ritningar på rumsnivå och aktuella rumsdata där man själv kan föra in ytterligare verksamhetsdata. Det går enklare att para ihop ”personliga profiler” för medarbetarna med aktuella rumsprofiler. Det kan exempelvis gälla viss typ av installationer, dataanslutnings punkter eller krav på ventilation.

Nedan visas ett exempel på ett hjälpmedel som använder den digitala bilden över byggnaden för överlagring av olika typer av information:

Följande mervärden för hyresgästen/nyttjaren är då exempelvis lätta att identifiera: • Hyresgästens lokalplanering vid olika typer av verksamhetsförändringar underlättas väsentligt genom digital tillgång till ritningar över lokalerna och enkel och snabb tillgång till komplett och korrekt information om lokalerna. Kanske måste lokalerna snabbt ställas om för annan verksamhet, kanske kan lokalanvändning och lokalsamband effektiviseras genom att flytta runt olika verksamheter så att man i slutänden kanske kan säga upp hela lokaler, våningsplan, etcetera. • Föreningen eller privatpersonen som vill hyra en lokal/anläggning kan direkt visuellt se vilka lämpliga lokaler/anläggningar som finns lediga och vilken utrustning dessa har. Man kan ta ut

2. Vad kan man vinna genom ordning och reda?

Digital bild över byggnad för överlagring av olika typer av information. Självklart måste dessa mervärden ställas mot kostnaderna för att ta fram och ajourhålla CAD-modeller samt mata in och ajourhålla informationen. I en sådan kalkyl kan man oftast snabbt konstatera att

CAD-modeller kräver en viss intern administration och att det är kostsamt att manuellt lägga in uppgifterna i efterhand. Däremot är det fullt realistiskt, om man redan vid upphandling av byggprojekt kräver leverans av intelligenta CAD-filer samt leverans av förvaltnings- och verksamhetsintres-

sant information enligt standardiserat format, till exempel enligt FI2002. Samtidigt måste man dock också se till att denna information med automatik kan överföras till sin primära lagringsplats i en fastighets/installationsdatabas eller motsvarande.

2.2 Mervärden vid hantering av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar, etcetera Att gatukontoret, parkförvaltningen, stadsbyggnads kontoret, mark- och exploateringskontoret etcetera, har nytta av grundinformation om intressanta geografiska objekt, presenterat grafiskt i form av ritningar och kartor med tillhörande data om objekten har man tidigt haft lätt för att inse. Bra hjälpmedel i form av GIS-verktyg har också utvecklats för dessa ändamål. Många har också kommit långt när det gäller att mata in och knyta viktig grundinformation till de grafiska objekten. Man har även utvecklat bra planerings- och uppföljningsinstrument baserat på dessa verktyg, exempelvis olika typer av planeringsunderlag där objektens olika egenskaper klassats och illustrerats grafiskt. De olika underlagen har därefter använts för att till exempel ta fram underhålls- och skötselplaner. Att även fastighetsverksamheten har nytta av sådan information behandlas i kommande avsnitt. Men vilken nytta av information om fastigheter och byggnader har exempelvis Barn- och Utbildningsförvaltningen, Kultur- och Fritidsförvaltningen, Hälso- och Sjukvårdsförvaltningen, Social- och Omsorgsförvaltningen?

objekt, rum, etcetera och enkelt nå informationen via ett grafiskt användargränssnitt på webben. En sådan lösning är säkert efterfrågad av förvaltningar med större behov. Ansvariga för anläggningarna, installationerna, utrustningarna och dess skötsel behöver, sannolikt flera gånger varje dag, snabbt få information eller lägga in information om dessa, vid hantering av akuta fel, vid tillsyn och underhåll, vid byte av komponenter eller vid exempelvis olika ”trimningsinsatser”. Att då snabbt få tillgång till en uppdaterad ritning med tillhörande beskrivning över sina anläggningar och installationer är värt mycket. Samtliga förvaltningar, hyresgäster, etcetera behöver tillgång till samma ”klädhängare” som den grundläggande beskrivningen över byggnaden, anläggningen utgör. Klädhängaren består av en beskrivning av objektstruktur med identiteter på objektets olika delar (till exempel rumsid), grund information om objektet samt en grafisk beskrivning i form av ritning, CAD-modell, etcetera.

Dessa verksamheter har också egna anläggningar, installationer, utrustningar i fastigheterna. För ”barn och utbildning” kan det eventuellt handla om olika installationer och verksamhetsutrustning. För ”kultur- och fritid” kan det gälla allt från till exempel larminstallationer till skötsel av ishallar och badanläggningar. För ”hälso- och sjukvård” kanske det handlar mer om drift och underhåll av specifika sjukvårdsinstallationer och sjukvårdsutrustning.

Självklart finns det effektivitetsvinster att hämta om fastighetsverksamheten ensam ansvarade för klädhängaren och lät de övriga förvaltningarna använda denna för att ”hänga upp” och lagra information om verksamhetens egna anläggningar och egna tekniska installationer. Idag finns det i varje kommun exempelvis säkert tio olika benämningar på en byggnad, på en lokal, på ett rum etcetera, fast det skulle räcka med en, och varje förvaltning lägger in och ajourhåller ”sin” grundinformation om byggnaderna och anläggningarna.

Självklart har ovannämnda verksamheter omedel bar nytta av att ha bra ordning och reda på sin tekniska information och sina ritningar och andra tekniska dokument. Många har också detta redan idag. Men få kan ännu på ett effektivt sätt koppla dessa uppgifter till byggnadsidentiteter, uthyrnings-

Det är nog ingen överdrift att påstå att än så länge är det få fastighetsförvaltningar som kan erbjuda sina kunder en sådan service, och kan man det är det få kunder som verkligen använder sig av möjligheten. Det vanliga är nog istället att var och en sköter sitt — åtminstone inom större förvaltningar.

Ordning och reda

Nedan är ett exempel på hur olika tekniska dokument görs tillgängliga och sökbara på webben via den geografiska objektstrukturen, hämtat från Jönköpings kommuns nya system (FAST 3k) för webbbaserad hantering av fastighetsinformation. Som framgår av flikarna kan även annan typ av information göras tillgänglig på samma sätt.

det är fråga om gator, va-ledningar, byggnader eller markanläggningar. Men detta påminner oss också om vikten av att ha en genomarbetad plan för när det är dags att låta flera ta del av ritningar, beskrivningar och dokument över exempelvis de kommunala fastigheterna. Viktiga frågor som inloggningsförfaranden och andra säkerhets- och behörighetsrutiner måste vara avklarade och väl testade. De aktuella systemstöden måste också vara testade när det gäller buggfrihet och kapacitet. Sist men inte minst måste öppnandet av informationen för flera organisationer vara kopplad till väl genomtänkta utbildningsinsatser och rutiner för kundsupport måste finnas utvecklade.

Bilden till höger är också hämtad från Jönköpings kommuns nuvarande satsning på att successivt göra lägesanknuten fastighetsinformation tillgänglig för flera utanför fastighetsorganisationen. I en framtid hoppas man att kommunen ska ha ett sammanhängande koncept för lagring och presentation av alla sina geografiska objekt oavsett om

2.3 Möjliggör ett effektivare beslutsfattande Många beslut i fastighetsverksamheten och i den övriga kommunala verksamheten fattas mot bakgrund av nyckeltal och styrmått som innehåller fastighetsinformation som en eller flera komponenter. Det kan till exempel gälla investeringsbeslut som fattas mot bakgrund av uppgifter om media förbrukning per kvadratmeter eller lokalkostnader per kvadratmeter för ett visst objekt. Men det kan också vara fråga om mer verksamhetsorienterade nyckeltal som lokalutnyttjande per prestation eller mediaförbrukning per verksamhet och prestation. Andra beslut kan handla om sådana strategiska frågor som hur man kan skapa en effektivare fastighetsverksamhet, till exempel via intern rationalisering eller via outsourcing av vissa verksamheter. Inför denna typ av beslut är det mycket viktigt att man har rätt beslutsunderlag i form av exempelvis aktuella och rättvisande drift- och underhållskost-

2. Vad kan man vinna genom ordning och reda?

nader per objekt och kvadratmeter, per organisatorisk enhet och så vidare, och att dessa är jämförbara med övriga marknadens sätt att mäta. Ordning och reda på fastighetsinformation möjliggör säkrare och snabbare beslut främst genom: • att areor och andra grunduppgifter är riktiga och mätta enligt internationell standard (för dessa definitioner se UFOS skriften ”Rätt begrepp”) • att informationen är lättillgänglig, kan sorteras på önskat sätt och är snabb att få fram • att den aktuella informationen kontinuerligt är uppdaterad • att den historiska informationen är tidsbestämd, relaterad till den verksamhet som bedrevs vid det aktuella tillfället samt går att jämföra med nuläget.

Det sistnämnda förutsätter att till begreppet ordning och reda på fastighetsinformation även fogas att all information datumsätts och att ett särskilt datalager skapas för hantering av historisk information och för framtagning av nyckeltal. Ett särskilt problem, som datalagret måste kunna hantera, är hur man gör när historisk information inte längre är jämförbar med aktuell.

Det finns idag särskilda IT- hjälpmedel för att lagra och hantera sådana data, som hämtar sin information från fastighetsdatabasen, ekonomisystemet, mediauppföljningssystemet, arbetsordersystemet, etcetera, och som kan ta fram önskade tidsbundna nyckeltal.

2.4 Effektivisera projektarbete, fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service Effektivare projektarbete Det blir allt vanligare att arkitekter, projektörer, konstruktörer och byggare arbetar med digitaliserad information och grafiska modeller (olika typer av CAD/GIS-program) och de flesta kommuner har någon form av manual för hur man vill att den digitaliserade informationen, dokumenten och den grafiska modellen (CAD-filen) ska se ut när den överlämnas till kommunen. Fortfarande är det dock si och så med samordningen mellan olika aktörer och med deras förmåga att leva upp till kommunernas krav och önskemål.

projektarbetet effektiviseras avsevärt. Det möjliggör till exempel:

Ordning och reda borde definitivt innebära att kommunerna går igenom och kvalitetssäkrar samtliga ritningar och dokument som är viktiga i förvaltningsprocessen och är aktuella för inläggning i dokumentarkivet. Många av CAD-filerna är idag gamla och mer eller mindre oanvändbara. Dessutom är många av ritningarna inte uppdaterade. Inte minst när det gäller installationsritningar är detta ett stort problem.

• Effektivare åtkomst för inblandade aktörer genom lagring av digital information på gemensamma projektplatser.

Genom att konsulter och byggentreprenörer konse kvent arbetar med digitaliserade ritningar och dokument i av kommunen efterfrågat standardiserat format och att kommunerna bygger upp och kvalitetssäkrar digitala dokumentarkiv och inför rutiner för kvalitetssäkrad dokumenthantering kan

• Ökad sannolikhet för att ritningar och dokument som initialt lämnas ut som underlag för konsulter och projektörer i projektarbetet har tillfredsställande kvalitet. • Ett effektivare och mer samordnat projekteringsarbete genom att samtliga får tillgång till gemensam basinformation om byggnaden/ anläggningen i standardiserat format.

• Effektivare kommunikation mellan beställare och leverantör vid in- och utcheckning av ritningar och dokument via portal, och tydliga regler för elektronisk distribution mellan projektarkivet och beställarens originalarkiv/ förvaltningsarkiv. • Förbättrad kvalitet på ritningar och dokument under projektarbetet genom regler för styrd dokumenthantering (regler för vem som godkänner, granskar, benämner, hur meddelande sker vid uttag, etcetera).

Effektivare förvaltningsarbete Ordning och reda och ökad tillgänglighet på fastighetsinformation enligt tidigare resonemang innebär även mervärden för den operativa fastighetsförvaltningsverksamheten. Det man främst tänker på är exempelvis:

• Enklare, säkrare och snabbare tillgång till kontaktpersoner med tillhörande uppgifter genom koppling av informationen till olika system som hanterar kontrakt, geografiska objekt, arbets order, projekt, etcetera.

Ordning och reda

• Enklare och mer pedagogisk kommunikation med potentiella och befintliga hyresgäster vid lokalförändringsdiskussioner, hyresförhandlingar etcetera, genom tillgång till grafisk information, möjligheter att snabbt illustrera lokalförändringar, informera om tekniska system och tillgång till korrekta areauppgifter av olika slag. • Enklare och säkrare veta och kunna svara på förfrågningar om fastigheternas juridiska status, beteckningar, taxeringsvärden, belastningar, planförutsättningar, med mera, genom tillgång till uppdaterade fastighetsregister. • Säkrare budget- och uppföljningsunderlag genom tillgång till korrekta areauppgifter, korrekta förbrukningsuppgifter, korrekta kostnads/ intäktsuppgifter, etcetera, eftersom dessa är registrerade på det geografiska objektet och inte utfördelade enligt någon fördelningsnyckel. • Effektivare och snabbare ta fram underhållsplaner för fastigheterna baserade på korrekta

uppgifter hämtade direkt från fastighets- och installationsdatabaserna. • Enklare, säkrare och snabbare hitta olika förvaltningsdokument, till exempel ritningar, protokoll, besiktningar och utredningar, genom tillgång till ett effektivt dokumenthanteringssystem. • Enklare, säkrare och snabbare få signaler om när det är dags för besiktningar, uppsägning för omförhandling, hyresgästmöten etcetera, genom utvecklade varningssystem som på olika sätt är kopplade till dokument, kontrakt, kalendrar, etcetera. För att illustrera nyttoeffekterna av mindre letande redovisas i bilden nedan en liten räkneövning. Det ska dock omedelbart påpekas att det krävs en särskild kraftansträngning att i praktiken ”ta hem” besparingen.

Nuläget… Antag att 20 personer letar efter 3 dokument per person och dag. Antag att det idag i snitt tar 10 minuter per dokument (leta fram, kolla att det är det senaste och att det är korrekt, rätt skala, kopiera med mera). 30 minuter x 20 personer = 10 timmar /dag.

Börläget… Antag att 20 personer letar efter 3 dokument per person och dag. Antag att det idag i snitt tar 2 minuter per dokument (leta fram, kolla att det är det senaste och att det är korrekt, rätt skala, kopiera med mera). 6 minuter x 20 personer = 2 timmar /dag.

2. Vad kan man vinna genom ordning och reda?

Besparingen… 8 timmar/dag — 1 heltidstjänst eller cirka 0,5 miljoner kronor per år.

Effektivare fastighetsservice, fastighetsdrift På sid 10 redogjordes för vilka nyttoeffekter olika kommunala verksamheter kan ha av ordning och reda vid hantering av tekniska anläggningar, installationer, med mera. Dessa nyttoeffekter gäller självklart i hög grad även för fastighetsserviceverksamheten och upprepas inte här. Specifika nyttoeffekter erhålls också genom bra ordning och reda på informationen från tekniska system. Informationen används i första hand för att hjälpa till att uppnå följande: • Optimering av drift- och underhållskostnader, främst genom besparingar i energi och vatten. • Ökad hyresgästtillfredsställelse, främst genom förbättrat inomhusklimat, ökad tillgänglighet till mediainformation och snabbare och bättre service vid hantering av akuta fel och vid beställningar från kunden.

• Effektivare utförande av den löpande driftverksamheten, för lägre driftkostnader och förbättrad kommunikation med hyresgäster och lokalnyttjare. • Effektivare mätning av mål och utfall, främst inom området drift- och underhåll för bättre styrning och uppföljning. • Förbättrad stimulans för medarbetarna att arbeta effektivare med driftoptimering genom tillgång till moderna, lättillgängliga och användarvänliga verktyg. För den som vill läsa mer om vinster med ordning och reda när det gäller information från tekniska system rekommenderas att läsa UFOS rapport ”Driften på webben — Strategier för behovsstyrda IT-lösningar för fastighetens tekniska system” utgiven 2002.

2.5 Effektivisera arbetet med att hålla ordning på fastighetsinformationen Med förbättrad ordning och reda och effektiva ITstöd kan de specifika resurserna som avsatts för att arkivera och ajourhålla information och dokument minskas. Mycket av ”arkivarbetet” läggs ut på verksamhetsansvariga genom att rutiner skapats som innebär att ordning och reda automatiskt skapas redan vid källan. Alla som varit inne i ett ritningsarkiv har sett hur ritningar ofta ligger huller om buller, att det finns flera ”original” med mer eller mindre okänd status. Ritningarna förekommer dessutom inte i bara ett arkiv utan ritningskopior finns lite överallt hos olika handläggare. Genom att enbart ha ett elektroniskt arkiv, etablerade rutiner för ajourhållning, regler för hur verksamhetsansvariga själva internt klassificerar och lagrar elektroniska dokument etcetera, minskar behovet av att ha särskilda administrativa resurser för originalarkivets dokumenthantering. Självklart måste dock särskilda rutiner och resurser fortfarande alltid finnas för att arkivera, långtidslagra och göra allmänna handlingar lättillgängliga för allmänheten. Denna verksamhet måste även utvecklas med tanke på att kraven på tillgänglighet

höjs (till exempel ”e-förvaltning”) och att problemet med att hitta tillfredsställande lösningar för långtidsslagring av elektroniska dokument långt ifrån är löst. Det är också viktigt att påpeka att det alltid måste finnas någon som bevakar att regler och rutiner följs. Annars kommer alla typer av dokumenthantering att degenerera. För att uppnå de mervärden som tidigare skisserats för hyresgästen/nyttjaren, etcetera, måste i dags läget särskilda resurser avsättas för att manuellt mäta och föra in verksamhetsintressant information i arkivet och förvaltningssystemen. Genom att konsekvent tillämpa en gemensam standard (IFC och FI2002) för att klassificera, lagra och överföra informationen från byggande till förvaltning, kan dock mycket av arbetet automatiseras. För fastighetsorganisationer som avser servera verksamheten denna typ av information kan det således vara ekonomiskt intressant att redan nu ställa krav på konsulter, entreprenörer systemleverantörer etcetera, på att informationen ska lämnas i dessa format.

Ordning och reda

2.6 Säkra varaktig kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt Idag är människor och kulturer inom organisationerna de viktigaste bärarna av fastighetsinformationen hos de flesta kommuner, i så måtto att det är ofta i människors huvud kunskapen finns om hur olika installationer i fastigheten fungerar och var man kan hitta olika viktiga dokument om fastigheterna. Det finns många som kan vittna om vad som händer när nyckelpersoner slutar. Plötsligt fungerar saker inte längre. Man hittar inte viktiga dokument. Man missar viktiga tidpunkter för besiktningar, etcetera.

inom en femårsperiod. Om man inte ser till att ta till vara all viktig information som finns hos dessa, kommer arbetet med att återskapa informationen bli mycket kostsamt. Det finns således påtagliga skäl att göra någonting åt detta just nu. Och det är här vitsen med ordning och reda kommer in. En av de viktigaste nyttoeffekterna med att skapa ordning och reda är ju att man ser till att viktig information tillvaratas, varaktigt behålls och görs tillgänglig för berörda medarbetare i organisationen.

Verkligheten för de flesta kommuner är att upp till 30–40 % av de anställda kommer att pensioneras

2.7 Sammanfattande kommentar Likaväl som man kan ha olika uppfattning i hemmet om vad som är ”ordning och reda” just i vårt hem, kan man ha olika uppfattning om hur långt man bör gå när det gäller ordning och reda på fastig hetsverksamhetens information. Allt för mycket ordning och reda innebär att man ägnar mer tid till att flytta och sortera prylar och städa än vad man har nytta av. För att alltid kunna ha ett kliniskt rent hem i en barnfamilj med fullständig ordning och reda måste någon i stort sett ägna hela dagarna åt att återställa prylar och städa. Svårigheten ligger därför i att komma fram till en optimal nivå på ordning och reda och hur man bäst organiserar prylarna för att snabbt få tag i rätt sak och för att snabbt kunna sätta tillbaks den. I en verksamhet som inte präglas av dagliga händelser som kräver anpassning av beståndet till hyresgästers, marknadens krav, kan med fördel mindre komplicerade verktyg och rutiner användas. I en sådan typ av fastighetsverksamhet är det svårt att räkna hem alltför avancerade projekt för utvecklad informationshantering av lägesanknuten information.

2. Vad kan man vinna genom ordning och reda?

I en annan fastighetsverksamhet kanske det händer saker varje dag. Man är en serviceverksamhet till en kärnverksamhet som är i ständig utveckling och erbjuder kunden all typ fastighetsanknuten service. Kundens verksamhet förändras hela tiden och man ändrar produktionsteknik och flyttar om mycket. I en sådan verksamhet är nyttan mycket större och lättare att kvantifiera. Genom att analysera hur verksamheten hanterar lägesanknuten fastighetsinformation via den ”redabarometer” som framtagits och som beskrivs under avsnitt 4, erhålls god uppfattning om var man står idag. Genom att kombinera denna kunskap om nuläget med en analys av framtida tänkbara nytto effekter vid förbättrad ordning och reda, kan man ställa upp mätbara mål för verksamheten om hur långt man vill utveckla sin informationshantering och vilka resurser man är beredd att lägga ned. Slutligen är det också viktigt att betona att det s ällan räcker med enbart formell ordning och reda. Det måste finnas inlevelseförmåga, engagemang och plats för improvisation också.

3 Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd Skapa

Överföra

Klassificera

Lagra

Använda

Presentera

Överföra

Ordning och Reda på fastighetsinformation handlar förenklat bara om sex saker: skapa, presentera, överföra, klassificera, lagra och använda. Nog så enkelt kan det verka, men här finns verkligen plats för att trassla till det för sig, något som inte minst många fastighetsorganisationer kan vittna om. Faktum är att de flesta kommuner ännu inte lyckats få ordning på sin fastighetsinformation — till exempel sina ritningar, förvaltningsdokument, verksamhetsnyckeltal eller annan viktig information som behövs inom många områden inom den kommunala verksamheten. Man har svårigheter att hitta former för att klassificera information, finna rätta tekniska lösningar, hitta rätta ambitionsnivåer, skapa effektiva arbetsrutiner och inte minst få sina beslutsfattare att inse värdet med att ha ordning och reda på sin fastighetsinformation. I alltför många kommuner finns informationen lagrad i pärmar, hängmappar, pappersritningar, microfilm, olika typer av CAD-filer, som inscannade ”dumma” bilder eller som mer eller mindre

användbara digitala filer, utan att det finns ett enhetligt sätt att klassificera, lagra, söka och presentera informationen. Kanske har man lyckats med att skapa CAD- och dokumentanvisningar som reglerar hur CAD-modeller, ritningar och dokument ska se ut vid leverans, men efterlevnaden och kontrollen är dålig. Man har ofta inte heller bra rutiner för uppdatering av ritningar och dokument vid förändringar. Många kommuner har försökt förbättra sin ordning och reda genom att skapa tydligare regler för hantering av vissa specificerade typer av elektroniska dokument, pappersdokument, etcetera, men har långt ifrån något helhetsgrepp på informationen. Man har oftast bäst grepp om planeringsinformation, rutinbeskrivningar, projektdokument och liknande där man i allmänhet arbetar med någon form av biblioteksstruktur, lagrad i en gemensam server eller på intranätet. Däremot är det i allmänhet oftast sämre ställt när det gäller rena lägesanknutna informationen i form av förvaltnings- och driftdokument. Dessa återfinns vanligen hos olika ansvariga ute i organisationen. Många använder

Ordning och reda

därför en stor del av sin tid till att leta efter dokument eller på annat sätt hantera dokument och man är osäker på vilken information som är den senaste, den rätta och så vidare. En del kommuner har lyckats ta ett visst helhetsgrepp om sin hantering av den lägesanknutna informationen genom att bland annat ta hjälp av avancerade dokumenthanteringssystem. Man har rutiner för benämning av olika typer av elektroniska dokument, använder standardiserade rutiner för lagring av dokument i biblioteksstruktur och i ett fåtal fall har man även rutiner för att klassificera dokumenten med hjälp av metadata (information om informationen) för snabbare och effektivare sökningar. Men alla dokument som finns i till exempel pappersformat har man fortfarande ingen ordning på. Det vill säga man har fortfarande en mängd olika sätta att hantera och lagra sina dokument. I vissa fall har man påbörjat ett mödosamt arbete med att scanna in de viktigaste pappersdoku menten. Några få kommuner har faktiskt redan idag förhållandevis god ordning och reda även på sin fastighets

anknutna information. All, eller så gott som all information är i elektroniskt format och klassificeras, sorteras samt lagras med tillhörande metadata i en väl genomtänkt informationsstruktur. De gamla ritarkiven är stängda, pärmar reducerade och externa leverantörer samt egen personal använder ett enhetligt sätt att söka, checka in och checka ut dokument. Informationen är lättillgänglig och återfinns med hjälp av presentationssystem i webbmiljö. Sammanfattningsvis kan konstateras att graden av oordning varierar från kommun till kommun vilket även innebär att varje kommun måste finna sin behovsanpassade informationsstrategi och sin genomförandestrategi på sin väg mot bättre ordning och reda. Att klarlägga nuläget är således en viktig början därför presenteras här: • Indikatormodellen — en modell för att snabbt få underlag för att ta fram en handlingsplan för en behovsanpassad och effektiv utveckling av verksamheten och dess informationshantering.

3.1 Underlag för handlingsplan Att arbeta med indikatormodeller av olika slag är en effektiv metod för att på ett någorlunda objektivt sätt slå fast ett nuläge och få bra tips om var de största förbättringspotentialerna finns. Modellerna kan vinklas mot olika områden i verksamheten. Det kan gälla hur man arbetar med utveckling av kärnverksamheten, hur man arbetar med lokaleffektivisering, energioptimering, utveckling av kundrelationer, etcetera. En indikatormodell är i det här sammanhanget förenklat en mall med olika frågor som speglar det aktuella ämnet och där man kan välja att svara

mellan ett antal olika alternativ. Svaren används därefter för att dra slutsatser om nuläget och som underlag för att ta fram utvecklingsplaner inom det aktuella området. I detta fall är indikatormallen en modell för hur man genom att besvara lämpligt utvalda frågor successivt får ett relevant underlag för att ta fram en praktiskt användbar handlingsplan för utveckling av verksamhetens arbetsrutiner med tillhörande ITstöd som på ett effektivt sätt stöder verksamhetens nuvarande och kommande behov.

3.2 Genomgång av indikatormodellen för en typkommun I detta avsnitt ska vi gå igenom indikatormodellen för att successivt få relevant underlag för att ta fram en praktiskt användbar och behovsstyrd IT-strategi med tillhörande utvecklingsplan som på ett effektivt sätt kommer att stödja verksamhetens nuvarande och kommande behov.

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

Kortfattat går modellen ut på att via olika indikatorer slå fast verksamhetens karaktär och var denna står just nu i viktiga IT-relaterade frågor. Modellen innehåller även en nulägesanalys av ledningens kraft att utveckla verksamheten, mätt via uppnådda konkreta resultat och tydlighet i uttryckta framtida

verksamhetsmål. Därefter görs en motsvarande analys av beslutad framtida verksamhetsinriktning, verksamhetsutveckling etcetera, och dess behov av strategiskt IT-stöd. Med detta som grund erhålls en snabb uppfattning om de viktigaste grundstenarna i IT-strategin och vad som bör prioriteras i en principiell utvecklingsplan för verksamhetens IT-utveckling. I utvecklingsplanen beskrivs, förutom prioriterade IT-stödsprojekt, även vad som krävs av den egna organisationen när det gäller standardisering och kvalitetssäkring av information, avsättning av ekonomiska resurser, utveckling av kompetens, uthållighet och engagemang, genomförd verksamhetsutveckling, etcetera. Tanken är att IT-ansvariga, tillsammans med utvalda erfarna medarbetare som har sitt dagliga engagemang i den operativa fastighetsverksamheten, ska utföra testen och göra inplacering mot skalan. Den kunskapsinhämtning som behövs för att göra rätt bedömningar kan hämtas från befintlig statistik, befintliga verksamhetsplaner och handlingsprogram samt via intervjuer med ledningen och strategiskt verksamhetsansvariga.

verksamheten och aktuell inställning till IT hos strategiska beslutsfattare. För prioritering av olika angelägna åtgärder måste dessutom naturligtvis anpassning ske till framtida prioriterad verksamhetsinriktning och aktuella konkreta verksamhetsmål. Indikatormodellen för behovsanpassad IT-utveckling innehåller således följande parametrar för beskrivning av bedömd framtida inriktning: • Bedömd omfattning och kraft i framtida intern verksamhetsutveckling. • Verksamhetens uttryckta kortsiktiga behov av ITstöd. Indikatormodellen är treskalig och ska tolkas så att extremerna i en femgradig skala är borttagna. Den glada figuren (”markeringsknappen”) kan istället placeras var som helst i intervallet för att tydligare markera var verksamheten och organisationen befinner sig. Den text som står i rutorna ska ses som exempel för att spegla en gradvis ökande komplexitet. OBS! En överliggande nivå förutsätter att även de underliggande nivåernas krav är avklarade.

Det går inte att säga att ett visst sätt att driva på utvecklingen av IT-verksamheten i en organisation är bättre än alla andra. Det beror helt på i vilket nuläge man befinner sig, vilken verksamhet som bedrivs och vart man vill nå. Något som vi hoppas illustreras väl efter denna genomgång.

Efter genomgång av varje enskild parameter görs en sammanfattande kommentar av vad som generellt sett bedöms vara viktigast att åtgärda. Detta ska sedan ställas mot ledningens och verksamhetsansvarigas framtidsvisioner och uttryckta kortsiktiga behov.

Indikatormodellen för behovsanpassad IT-utveckling innehåller följande parametrar för nuläges beskrivning:

Alla organisationer och verksamheter befinner sig i ständiga förändringar. Vissa omorganiserar regelbundet, andra har ständiga effektiviseringskampanjer. Några kanske utvecklar verksamheten med nya tjänster, till exempel FM-tjänster. Andra återigen slår ihop flera verksamheter, till exempel att fastighetsverksamheten ingår i en övergripande serviceverksamhet eller slår isär verksamheter, till exempel att fastighetsverksamheten skiljs från övrig teknisk verksamhet.

• Verksamhetens generella karaktär med betydelse för val av IT-lösningar. • Verksamhetens befintliga arbetssätt och användande av IT-stöd. • Verksamhetens hantering av data och information i olika former. • IT-verksamhetens aktuella läge, aktuell teknisk IT-plattform, systemarkitektur, IT-säkerhet, aktuell IT-strategi och beslutade IT-projekt, samt aktuell IT-organisation och aktuella ITresurser. • Ledningens dokumenterade förmåga att utveckla

Självklart påverkar dessa förändringar hur man väljer IT-strategi. Det gäller ju att välja en strategi som står pall för de förändringar som går att förutse. Nedan beskrivs indikatormodellen med dess olika parametrar lite närmare. En ”tom” version av indikatormodellen finns att ladda ner på www.skl.se/fastighet.

Ordning och reda

en ell od un rm to mm ika ko Ind i typ

Verksamhetens generella karaktär med betydelse för val av IT-lösningar Nedan följer ett antal indikatorer som är aktuella för den offentliga fastighetsverksamheten, som beskriver dess karaktär och som i hög grad påverkar

valda IT-lösningar (D:o som används nedan betyder dito, det vill säga samma som föregående ruta).

Verksamhetens generella karaktär Kriterium:

Liten/Låg

Medel

Hög

Inriktning

Fastighetsförvaltning med till- D:o, kompletterat med begränhörande traditionell fastighets- sad andel verksamhetsservice service. (till exempel, städ, flytt, tele).

D:o, kompletterat med ett hyfsat heltäckande FM-koncept (Facilities Management).

Typ av bestånd

Mest kontor, skolor, barnstugor, industri och sjukhem samt mark.

D:o plus butiker och bostäder.

Storlek

Totalt cirka 100 000 –200 000 kvm.

Antal medarbetare

< 20 anställda.

Geografisk utspridning

Samlat bestånd (inom 5 km).

Viss utspridning av beståndet.

Beståndet utspritt i en region.

Extern upphandling av servicetjänster (Fastighets- och verksamhetsservice samt IT-drift)

Liten andel extern upphandling.

Extern upphandling av vissa typer av servicetjänster.

Extern upphandling av de flesta typer av servicetjänster.

Typ av hyresgäster

Kommunala förvaltningar.

D:o, plus privata företag.

D:o plus butiker samt boende.

Beroenden till andra förvaltningar, organisationer

Egen organisation – litet beroende (till exempel egen förvaltning eller bolag).

Del av större organisation. Visst beroende.

D:o med stort beroende.

Markeringarna beskriver fastighetsverksamheten i en traditionell medelstor kommun. Indikatorerna säger oss att IT-strategi och IT-lösningar i detta fall exempelvis måste ta särskild hänsyn till: • Krav på bra IT-stöd för verksamhetsservice (till exempel kraftfulla inköps-, beställnings och faktureringssystem med goda möjligheter att ekonomiskt följa upp olika typer av servicetjänster). • Krav på bra IT-stöd för hantering av kommersiella lokaler (till exempel ett kraftfullt hyressystem och bra system för att hålla ordning på kund ämnen och hyresgäster). • Viss geografisk spridning innebär ökande krav på samordning av olika typer av kundtjänster (helpdesk), samordning av styr- och övervakningen av tekniska system, etcetera. • Extern upphandling av servicetjänster ställer särskilda säkerhetskrav och andra tekniska krav

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

D:o plus kulturella och kommersiella lokaler (ej butiker). Totalt cirka 500 000 kvm. 50 –100 anställda.

Totalt cirka 1000 000 kvm. > 100 anställda.

på system och informationsöverföringar till och från externa leverantörer. • Beroende av en annan organisation kan till exempel gälla anpassning till övergripande ITpolicy, krav på att använda viss typ av IT-stöd, krav på viss typ av redovisning. Genom att på detta sätt reflektera över verksamhetens speciella särart får man god hjälp att hitta de speciella utredningsområden man måste titta närmare på innan val av IT-strategi och innan man upphandlar IT-stöd. Anmärkning: Detta kriterium är viktigare för val av IT-lösning etcetera, om det gäller en godtycklig fastighetsverksamhet. Verksamhetens affärsinriktning (till exempel förädling versus förvaltning, administrativ förvaltning versus teknisk förvaltning, ägande versus förvaltning, fastighetsservice versus verksamhetsservice, management versus utförande) spelar stor roll för verksam hetens behov av IT-stöd.

ik i t ator yp m ko od mm ell un en

Ind

Verksamhetens befintliga arbetssätt och användande av IT-stöd

Nedan följer ett antal indikatorer som beskriver hur långt fastighetsverksamheten har kommit när det gäller att arbeta likartat samt vilken IT-mognad som verksamheten besitter.

man sig i denna situation finns det anledning att göra följande reflektioner:

Markeringarna beskriver ett ganska vanligt tillstånd i dagens fastighetsorganisationer oavsett om man är privat eller offentlig fastighetsförvaltare. Befinner

• Markeringarna tyder också på att IT-mognaden och förståelsen för enhetlig tillämpning saknas på många håll.

• Statusbeskrivningen tyder på att det saknas en utvecklad IT-strategi för verksamheten.

Befintligt arbetssätt och användande av IT-stöd Kriterium:

Liten/Låg

Medel

Hög

Arbetssätt – IT-systemstöd

Tydlig modell för projektstyrning finns – ojämn tillämpning.

Projektledning

Excel är bästa IT-stödet.

Arbetssätt – IT-systemstöd

Gem. IT-stöd finns som sköts centralt. Förvaltare har dock egen uppföljning i Excel eller motsvarande.

Gem. IT-stöd finns som D:o med jämn tillämpning och används av vissa av förvaltarna. samordnade processer.

Gem. IT-stöd saknas på flera lokala enheter. Var och en arbetar på sitt sätt.

IT-stöd finns och används för hantering av arbetsorder och uppföljning. Ojämn tillämpning.

D:o med jämn tillämpning och samordnade processer.

Gemensamt IT-stöd saknas. Excel, Access eller motsv. används flitigt. Var och en arbetar på sitt sätt.

Gemensamt IT-stöd finns men ojämn tillämpning p g a olika arbetssätt.

D:o med jämn tillämpning och samordnade processer.

Gemensamt IT-stöd i form av exempelvis beställnings/fel anmälansystem med arbets orderhantering saknas.

IT-stöd finns och används för hantering av servicetjänster och uppföljning. Ojämn til�lämpning.

D:o med jämn tillämpning och ensade processer.

Gem IT-stöd saknas eller används ej. Egen uppföljning i Excel vanligast.

Gem IT-stöd finns men endast få funktioner används. Gem. mediaoptimeringsstrategi saknas.

Gem. IT-stöd finns och används enhetligt. Koppling finns även till autom. mätning och fakturering.

Kontrakts-/hyresgästhantering Arbetssätt – IT-systemstöd Skötsel och löp. underhåll Arbetssätt – IT-systemstöd Planerat underhåll Arbetssätt – IT-systemstöd Servicetjänster Arbetssätt – IT-systemstöd Mediaoptimering Arbetssätt – IT-systemstöd Kundkommunikation Arbetssätt – IT-systemstöd Hantering av grunddata om fastigheter och dokument Arbetssätt – IT-systemstöd Ekonomi, budget/uppföljning

D:o med jämn tillämpning. Gem. IT-stöd finns men används sporadiskt.

Kundkontakter hanteras i Excel, Enklare IT-stöd för hantering Access eller i pärmar. av kundrelationer finns men används ojämnt.

D:o med jämn tillämpning. Gem. IT-stöd finns och används flitigt.

Strategiskt IT-stöd finns och man bedriver en medveten utvärdering av kundrelationer.

Grunddata om fastigheter hanteras till exempel i Excel, Access, etc. Dokument i arkiv och pärmar.

Enklare IT-stöd finns. Lagring av grunddata sker dock i många system och dokument i olika typer av arkiv.

Centralt ekonomisystem används. Budgetmodul finns för enklare uppföljning.

D:o plus bra IT-stöd för framD:o plus användarvänligt tagning och redovisning av gränssnitt finns till bra ekonomi- och budgetuppföljnings- strategiska nyckeltal. system.

Kvalificerat IT-stöd finns. Uppgifter lagras på ett ställe. Ett originalarkiv för dokument.

Ordning och reda

• Man har inte bedrivit ett gemensamt process arbete som givit utslag i ett enhetligt beteende. • Sannolikt är ledningens intresse för IT och utveckling av verksamheten inte på topp. • Sannolikt är verksamhetens mål luddiga och består mest av ”vackra ord”. Frågan är vad som bäst gagnar denna organisations utveckling. Förändrat yttre tryck, ny ledning, ny

en ell od un rm to mm ika ko Ind i typ

• Dokumenterade rutiner för informationshantering saknas eller tillämpas inte vilket indikerar en svag kvalitetsutvecklingsverksamhet (ITorganisationen ansvarar inte för kvalitetsutveckling men bör kunna ge tips om hur information ska klassificeras och hanteras i verksamheten).

styrmodell eller förändrad insikt om utvecklingsbehoven hos ledningen. Det är knappast troligt att man löser särskilt mycket problem med en ny och välformulerad IT-strategi. Sannolikheten för att den kommer att tillämpas är tyvärr liten. Det löser inte heller problemen med att införa nya och förhoppningsvis bättre system. Man brukar säga att nya system i en gammal organisation medför endast en dyrare gammal organisation eftersom system införande ofta leder till ökad byråkrati och mer informationshantering. Parar man inte detta med verksamhetseffektivisering ökar tyvärr sannolikt även kostnaderna i verksamheten. Vad man bör göra om man befinner sig i denna situation beror bland annat på vad de övriga indikatorerna markerar. En sammanfattande diskussion förs i kapitel 5.

Verksamhetens hantering av data och information i olika former Nedan följer ett antal indikatorer som beskriver hur långt fastighetsverksamheten har kommit när det gäller att hantera information som produceras/förvaltas i organisationen. Det kan underlätta bedömningen om man utgår från rutinerna kring de IT-stöd (ritningsarkiv, dokumenthanteringssystem, fastighetsdatabas, hyressystem, arbetsordersystem, etcetera) som är viktigast som informationsbärare. Hur hanteras exempelvis information från projekt? Hur hanteras allmänna handlingar och andra förvaltningsdokument? Hur hanteras kontraktsupp gifter? Hur hanteras arbetsorderstatistik? Hur hanteras information om IT-miljön? För en mer detaljerad analys av informationshanteringen kan det vara viktigt att hålla åtskillnad mellan olika typer av information och göra flera bedömningar. I tabellen på nästa sida görs dock en sammanvägd bedömning.

ling av verksamhetens informationshantering. I denna organisation kan man förutsätta att man har dålig koll på om den information man får verkligen är korrekt och uppdaterad. Man ägnar även mycket tid för inläggning av samma typ av information i olika system och man lägger ned mycket kraft på att få fram rätt sifferunderlag vid varje redovisning. Man samlar även på sådan information som man mycket sällan behöver. Här krävs krafttag att utveckla informationshanteringen innan det är dags att upphandla nytt ITstöd. Det vill säga man bör omedelbart börja med att utveckla IT-strategin och där ställa tydliga krav på att manuella rutiner för informationshantering i organisationen framtas och implementeras samt uttrycka kraven för hur de framtida IT-stöden ska hantera verksamhetens information med avseende på till exempel klassning, format, tillgänglighet.

Av markeringarna i tabellen kan man konstatera att det finns en hel del att göra när det gäller utveck-

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

ik i t ator yp m ko od mm ell un en

Hantering av data och information

Ind

Kriterium:

Låg

Medel

Hög

Relevans, meningsfullhet

Viss kontroll görs men sällan ekonomiska överväganden.

Regler för vad som ska samlas in finns och ekonomiska överväganden görs vanligtvis.

Tydliga beställar- och leveransroller finns för olika typer av information.

Riktighet

Få eller inga kvalitetssäkringsrutiner finns.

Informationsägare utsedda för all insamlad information. Informationskvaliteten har dock stora brister.

Kvalitetsäkringsrutiner finns och tillämpas. Man kan vara säker på att informationen är riktig.

Tillgänglighet, säkerhet, åtkomst

Klassning av information görs delvis men är dåligt kopplad till säkerhets- och behörighetsrutiner.

Rutiner finns utvecklade (till exempel val av Meta-data för olika typer av dokument) Regler för behörighet för olika typer av information finns dokumenterade och används.

Revision genomförs regelbundet för att kolla att kraven på tillgänglighet/åtkomst och säkerhet uppfylls. Åtgärds program genomförs.

Historik, beständighet

Krav på god arkivvård och gällande miljöpolicy uppfylls delvis.

All viktig information lagras elektroniskt (även historik) på ett arkivsäkert sätt.

Strategi för framtida beständighet finns framtagen och efterlevs.

Resurseffektivitet

Identisk information lagras i många fall på flera olika ställen. I många fall vet man inte var viktig operativ information finns.

Informationen uppdateras oftast på ett ställe. Cirka hälften av alla viktiga dokument lagras elektroniskt

Alla viktiga dokument, ritningar och bilder, med mera lagras elektroniskt. Urval och presentation av information sker likartat och intuitivt.

Standardiserad identitetssättning, format, etc

Regler för unika identiteter för objekt, dokument finns delvis. Mallar finns för olika typer av dokument.

Regler finns för id-sättning, klassificering, format, med mera, vid elektronisk lagring av grunddata, dokument, etc. Tillämpas på cirka hälften av informationen.

Lagring av nytillkommande information benämns och struktureras enligt nationella /internationella standardkrav, typ IFC, FI2002.

Ojämn tillämpning.

IT-verksamhetens aktuella läge På nästa sida följer ett antal indikatorer som beskriver hur långt fastighetsverksamheten har kommit när det gäller att utveckla IT-verksamheten. Redovisade markeringar illustrerar hur det ofta ser ut i en fastighetsorganisations IT-verksamhet idag. Det vill säga man ligger någonstans mellan låg och medel i skalan. Det är lätt att inse att det finns åtskilligt att ta itu med för den interna IT-organisationen. Det är bara frågan om var man ska börja. I allmänhet är det

alltid en bra start att få ordning på sin tekniska ITplattform innan man går vidare. Det är viktigt att dagens verksamhet fungerar stabilt och så effektivt som det är möjligt. Det finns också mycket pengar att tjäna på en effektiv plattform. Att utöka ITorganisationen och ta fram en tydlig IT-strategi, där ju målsättningarna för övriga IT-indikatorer behandlas, är annars givetvis den första naturliga satsningen. Om införande av nytt IT-stöd ska prioriteras eller ej beror på efterfrågetryck och utfallet av övriga parametrar.

Ordning och reda

en ell od un rm to mm ika ko Ind i typ

IT-verksamhetens aktuella läge Kriterium:

Låg

Medel

Hög

Teknisk IT-plattform

Äldre, instabil och ineffektiv teknisk plattform med dålig tillgänglighet.

Hyfsat modern teknisk plattform men kostsam och mindre bra tillgänglighet.

Modern och enhetlig plattform med effektiva nätverk. Dynamiskt utnyttjande av serverpark. Tunna klienter, etcetera.

Systemarkitektur

Många olika system. Många olika databaser. Många ”öar” och spagettiliknande kopplingar mellan olika system.

Samordnat IT-stöd för viktigaste funktioner med få leverantörer. Men fortfarande många ”öar” och komplexa kopplingar.

Processorienterat IT-stöd för de flesta verksamheter. Tydlig systemarkitektur och tydliga gränssnitt mellan olika system. Enhetligt datalager/integrationsplattform.

IT-säkerhet

IT-säkerhetsplan saknas. Systemsäkerhetsplan saknas för enskilda system.

IT-säkerhetsplan finns som behandlar de flesta säkerhetsaspekter men tillämpningen är ojämn

D:o med jämn tillämpning. Systemsäkerhetsplan finns för enskilda system.

Systemsäkerhetsplan saknas. IT-strategi

Organisationens IT-strategi finns ej eller är för översiktlig eller för otydlig för att kunna användas som styrhjälpmedel.

En bra och konkret IT-strategi finns men mest på papperet. Efterlevnaden är ojämn.

En bra och konkret IT-strategi, baserad på övergripande ITpolicy, finns som också konsekvent tillämpas.

Beslutade IT-utvecklingsprojekt

Beslutade IT-projekt förbättrar inte grundläggande brister i verksamheten.

Beslutade IT-projekt tar i viss mån hänsyn till dagens brister.

Beslutade IT-projekt baseras på kunskap om dagens brister och fokuserar på att åtgärda dessa.

Modell för styrning av interna utvecklingsprojekt

Modell för styrning av interna utvecklingsprojekt saknas. Varje projektledare uppfinner sin modell.

Modell för styrning av interna Modell för styrning av interna utvecklingsprojekt finns och utvecklingsprojekt finns i viss mån i teorin men tillämpningen tillämpas konsekvent. är ojämn.

IT-organisation och resurser

Man upphandlar IT-drift och har en teknikkompetent person centralt som sköter all övrig IT, eller man har egen organisation med i huvudsak teknikkompetens.

Oavsett upphandlingsform har man internt resurser och kompetens — förutom inom teknik — inom inköp, systemförvaltning och projektledning av IT-utvecklingsprojekt.

D:o men kompletterad med fastighetsverksamhetskompetens och förmåga att bedriva IT-projekt som verkligen utvecklar kärnverksamheten.

Ledningens dokumenterade förmåga att utveckla verksamheten och aktuell inställning till IT Nu kommer vi till den kanske vanskligaste bedömningen, nämligen att sätta betyg på ledningen och övrig viktig strategisk personal. Inget man vill visa upp precis men den måste göras eftersom förutsättningarna här är i det närmaste avgörande för hur man kommer att lyckas utveckla IT-verksamheten till ett strategiskt hjälpmedel för kärnverksamheten. I en kommun kan fastighetsverksamhetens ledning sägas vara allt från kommunledningen, den politiskt tillsatta förvaltningsnämnden (till exempel fastighetsnämnd, teknisk nämnd), förvaltningsled-

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

ningen och den enskilda fastighetsorganisationen (om denna inte är en egen förvaltning). I vissa kommuner har man en stark politisk styrning. I andra kommuner har man ett starkt tjänstemannastyre med starka förvaltningschefer. I ytterligare andra fall kan ledningen för den egna fastighetsorganisationen i praktiken också ha mycket stort inflytande på hur verksamheten bedrivs. Hur fastighetsverksamhetens ”ledning” ser ut i praktiken måste således bedömas från fall till fall. Avsikten är att det är de personer som i praktiken utgör fastighetsverksamhetens ledning som ska bedömas.

ik i t ator yp m ko od mm ell un en

Ind

Nedan följer ett antal indikatorer som beskriver hur duktig ledningen har varit på att utveckla fastighets verksamheten och vilken inställning ledningen och andra viktiga beslutsfattare har till IT som strategiskt hjälpmedel. Redovisade markeringar illustrerar verkligheten hos många fastighetsföretag. Man prövar nog lite olika handlingsprogram men man har — om man kritiskt granskar — inte åstadkommit särskilt mycket i utveckling av verksamhetens leveranskvalitet och

effektivitet under senare år. Inställningen hos ledningen till IT som strategiskt hjälpmedel är fortfarande avvaktande och ses nog som en möjlighet, men mest som en kostnad. Helt avgörande för val av fortsatt IT-strategisk utveckling är därför om sannolikheten är stor för att det ska fortsätta på detta sätt i samma gamla hjulspår eller om avgörande förändringar i ledningens ambitioner att åstadkomma konkreta resultat är på gång. Med andra ord; hur ser framtiden ut?

Ledningens dokumenterade förmåga att utveckla verksamheten Kriterium:

Låg

Medel

Hög

Dokumenterad verksamhetseffektivisering de 3 senaste åren (kronor)

Verksamhetens kostnader har ökat i fasta priser trots oförändrade leveranser.

Man har via dokumenterade effektiviseringsprojekt kunnat hålla verksamhetens kostnader oförändrade.

D:o plus verksamhetens kostnader har minskat med minst 15 procent.

Grad av kundfokusering utvecklad kunddialog

Kunden (Hyresgästen/nyttjaren, kärnverksamheten) är mest att betrakta som en ekonomisk motpart.

Kunden är viktig och man lyssnar på kunden.

Man har en aktiv kunddialog på alla nivåer och har flera gemensamma verksamhets utvecklingsprojekt (till exempel nya former för incitament).

Verksamhetens mätbarhet i form av resultat (ekonomi, kvalitet, miljö, kund- och arbetstillfredsställelse)

Verksamheten mäts kontinuerligt mest via budgetuppföljning och verbala beskrivningar kring måluppfyllelse.

Verksamheten (åtminstone ekonomin) redovisas månatligen/kvartalsvis med tydliga nyckeltal per kvadratmeter, objekt, kontrakt, hyresgäst eller andra nämnare.

Även kundnyckeltal redovisas.

Kvalitetssystem för säkring av resultat som används i praktiken

Formella kvalitetssystem finns men tillämpningen brister.

Tydlig beskrivning av innehållet, omfattningen och kvaliteten i verksamhetens tjänster.

Tydlig beskrivning även hur resultat säkras vad gäller media optimering, miljö, kundrelationer, etcetera.

Enhetligt arbetssätt och enhetlig redovisning

Olika distrikt/områden arbetar och redovisar på olika sätt.

Man arbetar på olika sätt, men redovisar enhetligt.

Ensade arbetssätt och enhetlig redovisning.

IT-strategi och ITorganisation

Översiktlig IT-strategi finns. Går dock knappast att använda som styrmedel.

Modern IT-strategi finns framtagen men tillämpas ojämnt.

Modern IT-strategi finns framtagen och tillämpas konsekvent.

Projektstyrning av interna projekt

Inga rutiner för att driva interna utvecklkingsprojekt finns.

Vissa rutiner finns men tillämpas sporadiskt. Rutiner för samordning av olika projekt saknas.

Rutiner finns, även för samordning och tillämpas regelbundet.

Högsta ledningens syn på IT

Papper och penna går ofta lika bra.

IT är viktigt men är främst en teknisk fråga. IT ses som en kostnad.

IT är ett strategiskt hjälpmedel för verksamhetsutveckling och effektivisering.

Verksamhetsområdes chefernas syn på IT

Papper och penna går ofta lika bra.

IT är viktigt men är främst en teknisk fråga. IT ses som en kostnad.

IT är ett strategiskt hjälpmedel för verksamhetsutveckling och effektivisering.

IT-ansvarigas syn på IT

IT handlar mest om teknik.

IT är till för verksamheten men det handlar mest om teknik.

IT är ett strategiskt hjälpmedel för verksamhetsutveckling och effektivisering.

Kontinuerlig branschjämförelse görs inom alla områden.

Ordning och reda

en ell od un rm to mm ika ko Ind i typ

Bedömd omfattning och kraft i framtida intern verksamhetsutveckling Nedan följer ett antal indikatorer som beskriver vad som sannolikt kommer hända i verksamheten framöver när det gäller intern verksamhetsutveckling. Av markeringarna kan man konstatera att verksamheten sannolikt kommer att fortsätta att gå på i samma hjulspår. Inga dramatiska förändringar eller initiativ är att förvänta om inte ledningen byts ut eller nya direktiv dyker upp.

Ur strategisk IT-utvecklingssynpunkt betyder detta att sådant man har haft svårt med att lyckas med idag sannolikt kommer att fortsätta att vara svårt. I en sådan situation är det mycket viktigt att använda sina resurser på rätt sätt och sakta men säkert guida organisation mot en mer utvecklad IT-verksamhet och ett effektivare utnyttjande av IT som strategiskt hjälpmedel för verksamhetsutveckling.

Framtida intern verksamhetsutveckling Kriterium:

Låg

Medel

Hög

Organisatoriska förändringar

Inga större förändringar är i sikte.

Organisationsförändring kommer sannolikt att ske inom 2 år.

Organisationsförändring kommer sannolikt att ske inom ett halvår.

Effektivitetsprogram

Inga effektivitetsprogram i sikte.

Visst yttre tryck finns för att effektiviseringsåtgärder måste genomföras inom 1 år.

Effektiviseringsprogram finns beslutade inom minst ett område.

Utveckling av tjänster

Ingen utveckling i sikte.

Viss utveckling kommer att ske när det gäller servicetjänster.

Ett nytt FM-koncept eller motsvarande ska introduceras.

Utveckling av verksamhetens omfattning

Ungefär samma omfattning som tidigare.

Beståndet kommer att öka/ Beståndet kommer att minska/ minska med cirka 10 % årligen. öka dramatiskt.

Kvalitetsutveckling

Ingen drivkraft just nu.

Kvalitets- och miljöansvariga har som uppgift att ta fram åtgärdsförslag.

Kraftfull satsning på kvalitetsutveckling kan förutses.

Kompetensutveckling

Ingen drivkraft just nu.

I samband med att effektiviseringsprogram framtas kommer kompetensutvecklingsprogram att tas fram.

Kompetensutvecklingsprogram finns inbakat i fastställt effektiviseringsprogram.

Utveckling av kundrelationer

Ingen drivkraft just nu.

Utveckling av kundrelationer är ett prioriterat område i verksamhetsplanen – dock ej preciserat.

En satsning på ett utvecklat samarbete med kunden är på gång. Överenskommelse finns.

Verksamhetens uttryckta kortsiktiga behov av IT-stöd Nedan följer en enkel mall som kan användas som indikator på vilka framtida kortsiktiga behov av utvecklat IT-stöd som verksamheten idag känner. Resultatet erhålls som tidigare nämnts via intervjuer med ledningsfunktionen och strategiskt verksamhetsansvariga. En mer detaljerad genomgång görs i samband med framtagande av IT-strategi och IT-plan. Nedanstående indikatorer har enbart som mål att indikera större upplevda behov i verksamheten som grund för en samlad helhetsbedömning av verksam-

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

hetens IT-utveckling och som underlag för direktiv vid framtagande av IT-strategi och IT-plan. Av markeringarna kan man i aktuellt exempel se att verksamhetens uttryckta behov är förståeliga men i vissa fall rimmar dåligt med de behov man borde ha haft enligt de tidigare indikatoranalyserna. Det är således viktigt att förstå att verksamhetens kortsiktiga behov speglar verksamhetens aktuella professionalitet och IT-mognad och är ofta ett uttryck för vad man vill ha snarare än vad man behöver. Man tror exempelvis ofta att IT-stödet är

ik i t ator yp m ko od mm ell un en

Ind

lösningen när det många gånger är verksamhetens rutiner kring systemet som är problemet. Här finns ett pedagogiskt problem som måste lösas via utökad information, utbildning och kommunikation med ledningen och medarbetarna.

I nästa avsnitt ska vi försöka sammanfatta hittills varande analys på basis av de gjorda markeringarna och se om vi kan dra några kloka slutsatser för den aktuella kommunens val av IT-utvecklingsstrategi för fastighetsverksamheten.

Kortsiktiga behov av IT-stöd Kriterium:

Lågt behov

Medel behov

Stort behov

Ledningsfunktionens kortsik- Eftersom kraven på mätning i tiga behov organisationen inte är stora är behoven små.

Ledningen uttrycker behov av bättre system för ekonomisk uppföljning och strategiska styrnyckeltal.

Ledningen vill snabbt ha ett effektivt beslutsstödsystem som stödjer verksamhetens styrmodell.

Inköpsfunktionens kort siktiga behov

Man är nöjd med det inköps/beställningssystem man har.

Man önskar ett effektivare system som bland annat är kopplat till elektroniskt faktura-hanteringssystem.

Man har stort behov av ett modernt inköpssystem som kan användas för alla delar av verksamheten.

Personalfunktionens kortsiktiga behov

Man är nöjd med det system man har.

Man önskar flera nya funktioner i sitt IT-stöd för personal och löner, till exempel för utvecklad tidsredovisning.

Man behöver snarast helt nya system.

Ekonomi/Finans och controllerfunktionens kortsiktiga behov

Man har idag ett modernt system med bra rapporteringsmöjligheter.

Man har ett bra system men önskar bättre rapporteringsverktyg/controllerverktyg, etc.

Ekonomisystemet måste bytas ut snarast.

Övriga administrativa funktioners kortsiktiga behov

Man klarar sig bra med det man har.

Man saknar vissa IT-stöd till exempel för hantering av kontakter eller för att elektroniskt arkivera olika typer av dokument.

Man behöver till exempel ett helt nytt system för ritningsoch dokumenthantering och kanske ett nytt helpdesksystem åt IT-driften.

Fastighetsförvaltningsfunktionens kortsiktiga behov

Man har just infört nya system som man fortfarande trimmar in.

Man behöver några nya moduler, Man har akut behov av ett helt till exempel hyressystem, system nytt samordnat IT-stöd för för lokalbank eller nytt system fastighetsverksamheten. för planerat underhåll.

Projektledningsfunktionens kortsiktiga behov

Man klarar sig bra med det man har.

Man behöver IT-stöd för effektiv lagring av projekthistorik.

Man behöver snarast ett gemen samt IT-stöd för projektstyrning och projektuppföljning.

Fastighetsdriftens kortsiktiga behov

Man har de flesta typer av IT-stöd. Det gäller bara att använda dessa bättre.

Man har behov av ett bättre IT-stöd till exempel mediabudgetering och uppföljning.

Man behöver ett helt nytt arbetsordersystem med möjlighet att hantera och följa upp olika typer av servicetjänster.

FM-funktionens kortsiktiga behov

Man har bra IT-stöd idag för hantering av de flesta funktioner.

Man behöver till exempel ett bättre IT-stöd för hantering av förråd, möbler, etcetera.

Man behöver ett helt nytt ITstöd där man har möjlighet att hålla reda på var olika personer sitter och vilka rum som betalas av vem. Man behöver kanske även bättre IT-stöd för hantering av servicetjänster.

Verksamhetens samlade behov av systemstöd för ökad tillgänglighet, till viss del av den information som finns i specialistsystemen ovan

Man har bra IT-stöd för att på ett enkelt och intuitivt sätt nå önskad information, till exempel via webbaserade applikationer eller datalager.

Behovet är tillgodosett för vissa kategorier, men ej för andra. T ex bra när det gäller personal och ekonomi, men dåligt när det gäller kunder och teknisk drift.

Man behöver helt nya IT-stöd för att göra viktig information mera gänglig och intuitivt sökbar.

(Till exempel arkiv, telefoni, IT-drift)

Ordning och reda

Nuläge – framtid — sammanfattande bedömning av ett typfall Det är lätt att som IT-utvecklingsansvarig resignera efter att ha kommit till ett resultat i indikatormodellen liknande det som beskrivits för typfallet i tidigare avsnitt. Hur långt bort känns inte exempel vis den vision som FI2002 så övertygande skissar upp. Vi som inte ens kan arbeta strukturerat enligt en gemensam processmodell, vi som knappt alls har några dokumenterade rutiner för hantering av vår förvaltningsinformation, vi som inte har en ITstrategi värt namnet, vi som har en ledning som ser ordning och reda och nytt IT-stöd bara som nödvändigt ont, en ytterligare kostnad, etcetera.

nya arbetssätt, ordning och reda och effektiva ITstöd. Men det är inte lätt att övertyga en luttrad ledning. Man har säkert alltför många gånger varit med om projekt som varit vällovliga och där man lovat både ”guld och gröna skogar” men som i själva verket bara resulterat i ökade kostnader. Det gäller därför att även ”sätta sin pant” på att besparingarna uppnås. För att kunna göra detta måste IT-ansvariga och verksamhetsansvariga ta ansvar tillsammans. IT- ansvarig för att hjälpmedel och rätt kompetens tillförs, verksamhetsansvarig för att rutiner utvecklas, service förbättras och besparingar görs.

Enda ljuspunkten är att medarbetarna själva kanske har börjat inse behoven och förstå behoven av verksamhetsutveckling, kvalitetssäkring av information och förnyelse av IT-stödet. Varför man har insett behoven beror kanske på att man upptäckt att många av arbetskamraterna kommer att gå i pension de närmaste åren. Det är inte ovanligt, inom den offentliga sektorn, att så mycket som 30 % av personalen kommer att gå i pension inom 5 år. Mycket av information och kunnande finns i dessa medarbetares huvud eller i deras pärmar, mappar, disketter, etcetera. Något som sannolikt kommer att gå förlorat när personen slutar om inget görs dessförinnan. Man är helt enkelt orolig.

Kanske är ”räddningen” ändå det stora personalbortfall som blir när 40-talisterna försvinner. För att säkerställa strukturkapitalet som finns i huvudet på dessa medarbetare och för att möjliggöra att inte återbesätta de flesta av dessa tjänster krävs förbättrade arbetsrutiner, bättre ordning och reda samt effektivare IT-stöd. Det är verkligen en chans som inte återkommer.

Nyckeln till att få ledningen att avsätta erforderliga resurser för verksamhetsutveckling och IT är självfallet att påvisa de stora besparingar man kan göra och den förbättrade service man kan ge med

Men allt detta förutsätter att det finns IT-ansvariga och verksamhetsansvariga i kommunen som både har kompetens och resurser att ta fram effektiva, behovsstyrda utvecklingsprogram, göra trovärdiga kalkyler och som framgångsrikt kan genomföra komplexa verksamhetsutvecklingsprojekt. Saknas även detta, ja då har vi hamnat i ett verkligt moment 22. För då måste ju ledningen tillsätta sådana resurser och vem ska övertyga ledningen om detta.

3.3 Några kommuners test av indikatormodellen Fyra kommuner har valts ut för test av indikatormodellen. Nedan följer en sammanfattning av resultatet från testerna. Testerna har utförts av företrädare för respektive fastighetsorganisation med kunskap om både den operativa verksamheten och IT-verksamheten. Resultatet får dock inte tolkas som ett uttryck för organisationens officiella ståndpunkter. Under rubriken ”slutsatser för analys” redovisar författarna sina kommentarer utifrån erhållna resultat. Det är viktigt att betona att slut-

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

satserna är av ”teoretisk karaktär”. För mer nyanserade, organisationsanpassade slutsatser krävs en mer ingående kunskap om förhållandena i den enskilda verksamheten. Anmärkning: För kvalitetssäkring av verksamhetens egna kommentarer om nuläget och framtiden är det viktigt att låta dessa gå på remiss i organisationen i en vidare krets. Detta kan också ha en kommunikativ poäng.

tes tar Fyra ind ko ika mm to un rm er od ell en

1. Kriterium: Verksamhetens generella karaktär

Kommun 1 Fastighetsförvaltning

Kommun 2 Fastighetsförvaltning

Kommun 3 Fastighetsförvaltning

Kommun 4 Fastighetsförvaltning

Liten/lågt Medel

Hög

Kort kommentar av ovan

– Förhållandevis stor, komplex och diversifierad verksamhet.

– Förhållandevis stor, komplex och diversifierad verksamhet som är förhållandevis centralstyrd.

– Stor, komplex och diversifierad verksamhet med viss självständighet.

– Förhållandevis liten och homogen verksamhet.

– Utspritt bestånd.

– Liten men ökande andel verksamhetsservice.

– Endast viss utspridning av beståndet, begränsad andel verksamhetsservice.

– Begränsad andel verksamhetsservice.

– Visst beroende av större organisation.

– Ej butiker.

– Alla typer av lokaler, butiker samt bostäder.

– Ej kommersiella lokaler och bostäder.

Slutsatser för analys

– Med den stora och diversifierade verksamheten är det svårt att hitta ett samordnat fastighetssystem som tillfredställer alla parter.

– Här är beroendet till övrig kommunal verksamhet mycket stort. Mycket centralstyrning, inte minst inom IT.

– Man agerar förhållandevis självständigt med hänsyn till kommunens storlek.

– Ganska traditionell fastighetsförvaltning för en mindre kommun.

– Stor utspridning av beståndet.

– Hänsyn måste främst tas till en ökande andel FM-tjänster.

– Man bedriver traditionell fastighetsförvaltning för större kommuner.

2. Kriterium: Befintliga arbetssätt och användande av IT-stöd Kommun 1 Fastighetsförvaltning

Kommun 2 Fastighetsförvaltning

Kommun 3 Fastighetsförvaltning

Kommun 4 Fastighetsförvaltning

Liten/lågt Medel

Hög

Kort kommentar av ovan

Hög

Kort kommentar av ovan

Hög

Kort kommentar av ovan

– Genomgående hög användning av IT-stöd och ensade – Bristande användning av processer. Frågetecken dock IT-stöd för hantering av grund- – Bristande användning av IT- för området kundkommunikadata och dokument, kontrakts- stöd för projektledning. Bra för tion. kontrakt, fastighetsdrift och hantering och kundkommunimedel för resten. kation. – Mestadels olika arbetssätt.

– Dåligt samordnade arbetssätt.

Hög

Kort kommentar av ovan – Relativt ostrukturerat arbetssätt. – Endast enklare IT-stöd finns för annat än planerat underhåll och mediauppföljning.

Slutsatser för analys

– Mestadels ojämnt arbetssätt och tillämpning av IT-stöd.

– Förhållandevis outvecklad verksamhet med hänsyn till storlek.

– Mer fokus på fastigheten än på kunden.

– Kommentarerna tyder på en organisation som arbetat medvetet med att utveckla och ensa processer samt använda IT-stöd som hjälpmedel.

– Verksamheten har sannolikt inte ägnat mycket tid åt strategisk verksamhetsutveckling. Man arbetar på som man alltid har gjort med förhållandevis små satsningar på IT-stöd.

– Sannolikt har inte ledningens intresse för (eller medvetenhet om) IT som hjälpmedel för effektivisering av processer och rutiner tidigare varit på topp.

– Sannolikt har inte ledningens – Detta bör ge utslag i komintresse för (eller medvetenhet mande kriterier… om) IT som hjälpmedel för effektivisering av processer och rutiner tidigare varit på topp.

Ordning och reda

Kommun 1 Fastighetsförvaltning

Kommun 2 Fastighetsförvaltning

Kommun 3 Fastighetsförvaltning

Kommun 4 Fastighetsförvaltning

Liten/lågt Medel

Hög

n er lle u n o de mm rm ko ato k ra Fy indi tar tes

3. Kriterium: Hantering av data och information

Hög

Kort kommentar av ovan

– Man uppfyller endast lågt ställda krav och det finns lång väg att vandra när det gäller att utveckla informationshanteringen ur de flesta aspekter.

– Man har kommit långt när det gäller klassificering och kvalitetssäkring av olika typer av information.

– Man uppfyller endast lågt ställda krav och det finns lång väg att vandra när det gäller att utveckla informationshanteringen ur de flesta aspekter.

– Man har kommit en bit på väg men man har fortfarande en lång väg att vandra.

Slutsatser för analys

– Organisationen har inte bästa grepp om sin informationshantering vilket tillsammans med brister i samordning av arbetssätt, med mera, medför att det sannolikt finns en betydande effektiviseringspotential.

– Om man kombinerar detta resultat med kriterium 2 är det lätt att dra slutsatsen att man historiskt ägnat mer tid åt ”ordning och reda” än åt verksamhetsutvecklande åtgärder.

– Kommentarerna tyder på att organisationen ägnar mycket administrativ tid åt att lägga in, ta fram och behandla information och att man ändå är osäker på informationens kvalitet.

– Goda förutsättningar finns dock att nu gå vidare med verksamhetsutvecklingsprogram.

– Det finns en anmärkningsvärd obalans mellan god ordning på arbetsrutiner och relativ oordning på information.

– Organisationen har inte bästa grepp om sin informationshantering vilket tillsammans med ostrukturerat arbetssätt medför att det sannolikt finns en betydande effektiviseringspotential.

– Frågetecken kring aspekten ”meningsfullhet och relevans”.

– Man har utsett informationsägare och har påbörjat arbetet med att mer strukturerat lagra ritningar och dokument.

4. Kriterium: IT-verksamhetens aktuella läge Kommun 1 Fastighetsförvaltning

Kommun 2 Fastighetsförvaltning

Kommun 3 Fastighetsförvaltning

Kommun 4 Fastighetsförvaltning

Liten/lågt Medel

Hög

Kort kommentar av ovan

– IT-verksamheten ligger på medelnivå totalt sett men man saknar IT-strategi och man har ostrukturerad systemarkitektur.

– Man har kommit långt när det gäller IT-verksamhetens utveckling men fortfarande finns viss väg att vandra innan systemarkitektur, säkerhets rutiner och till exempel projektstyrning är på topp.

– IT-verksamheten ligger på medelnivå men är i positiv utveckling och man har skapat en bra teknisk plattform.

– IT-verksamheten ligger i stort på låg nivå utom när det gäller teknisk plattform där man ligger på hög nivå.

Slutsatser för analys

– Plan för IT-strategisk utveckling saknas.

– Resultatet förstärker bilden av att organisationen under längre tid ägnat mycket tid och kraft åt att utveckla informationshantering och IT-teknik.

– Kommentarerna ger intrycket av att man arbetar medvetet med frågorna. Frågan är väl närmast med vilken kraft det sker.

– Det är uppenbart att det har saknats resurser och kompetens för att utveckla IT-verksamheten.

– Man anser att man har en upp daterad IT-strategi. Men med stora investeringsprogram med nytt ITstöd i sikte, ny organisation, omfat tande effektiviseringsprogram (se övriga kriterier, nedan) finns all anledning att se över denna.

– Kommentarerna kring informationshanteringen indikerar också att IT-strategin knappast kan innehålla en informationsstrategi som också resulterat i beslutade utvecklingsplaner för informationshanteringen.

– Man har hyfsade IT-resurser som dock ännu inte lämnat motsvarande avtryck i verksamhetens IT-utveckling. Detta befäster ytterligare sannolikheten för att ledningens intresse för IT tidigare inte varit på topp.

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

– Det mesta kan dock bli ännu bättre.

– Det mesta genomförs spontant när problem uppkommer. – Plan för IT-strategisk utveckling saknas. – IT är främst en fråga om teknik och kostnader.

tes tar Fyra ind ko ika mm to un rm er od ell en

5. Kriterium: Ledningens dokumenterade förmåga att utveckla verksamheten

Kommun 1 Fastighetsförvaltning

Kommun 2 Fastighetsförvaltning

Kommun 3 Fastighetsförvaltning

Kommun 4 Fastighetsförvaltning

Liten/lågt Medel

Hög

Kort kommentar av ovan

– Ledningens förmåga att utveckla verksamheten har hittills varit låg och synen på IT är att det handlar om teknik och kostnader.

– Ledningen har visat god förmåga att utveckla verksamheten och har en positiv syn på IT som strategiskt hjälpmedel för verksamhetsutveckling.

– Ledningens har visat god förmåga att utveckla verksamheten och har en positiv syn på IT som strategiskt hjälpmedel för verksamhetsutveckling.

– Ledningens förmåga att utveckla verksamheten har hittills varit låg och synen på IT är nog mest att det handlar om teknik och kostnader.

– Hos operativt ansvariga är medvetenheten dock stor om IT som strategiskt hjälpmedel för verksamhetsutveckling.

– Brister är dock att man fortfarande arbetar på lite olika sätt (har höga administrativa kostnader?) och att man saknar bra rutiner för att driva interna projekt.

– Tendensen är dock vikande när det gäller bland annat enhetligt arbetssätt, IT-strategier och styrning av IT-projekt.

– Hos operativt ansvariga är medvetenheten dock stor om IT som strategiskt hjälpmedel för verksamhetsutveckling.

Slutsatser för analys

– Man har bedrivit formell verksamhetsutveckling genom att ta fram kvalitetssystem, med mera, men tillämpningen har bedömts ha allvarliga brister.

– Resultatet visar att ledningen under senare år har bedrivit en aktiv verksamhetsutveckling och att man kommit en bra bit.

– Intrycket är att man för ett antal år sedan gjorde en hel del verksamhetsutvecklande insatser men att man nu börjar tappa en hel del tempo.

– Verksamheten bedrivs sannolikt ”som den alltid har gjorts med få verksamhetsutvecklande initiativ”.

– Man har lyckats hålla kostnaderna på nollnivå de senaste – Verksamheten bedrivs sanno åren — men från vilken nivå? likt ”som den alltid har gjorts”.

– Det finns dock tendens att vilja mäta mera och kvalitetsutveckla verksamheten.

6. Kriterium: Framtida intern verksamhetsutveckling Kommun 1 Fastighetsförvaltning

Kommun 2 Fastighetsförvaltning

Kommun 3 Fastighetsförvaltning

Kommun 4 Fastighetsförvaltning

Liten/lågt Medel

Hög

Kort kommentar av ovan

– Genom omorganisation med tydliga mål hoppas man på en framtida kraftfull verksamhetsutveckling med tydliga effektiviseringsprogram.

– Ledningen utstrålar utvecklingskraft. Man utvecklar kundrelationer, tjänsteutbudet, kvaliteten och har startat upp flera viktiga effektiviseringsprojekt.

– Den bedömda kraften i fram- – Den bedömda kraften i framtida intern utveckling ligger på tida intern utveckling ligger på medelnivå. medelnivå. – Inga dramatiska förändringar i sikte.

– Dock kraftfull satsning på kompetensutveckling.

Slutsatser för analys

– Genom omorganisation med ny ledning skapas goda förutsättningar för att införa nytt IT-stöd som motor för verksamhetseffektivisering.

– Resultatet visar att det föreligger närmast idealiska förutsättningar för att satsa på införande av nytt IT-stöd i kombination med tillhörande verksamhetsutveckling och effektivisering.

– Intrycket av en ledning med vikande kraftfullhet förstärks när man tittar framåt.

– Eftersom behovet av verksamhetutveckling med tillhörande bra IT-stöd är stort krävs ett kraftfullt stöd från ledningen.

– Det är viktigt att kommande verksamhetsmål avspeglas i ITsatsningarna.

Kort kommentar av ovan

– Är man verkligen beredd att satsa på den verksamhetsutveckling som till exempel krävs – För att få detta måste man för bättre ordning och reda vid nog kunna påvisa tydliga effektiviseringsvinster. införande av nytt effektivare IT-stöd.

Ordning och reda

n er lle u n o de mm rm ko ato k ra Fy indi tar tes

7. Kriterium: Kortsiktiga behov av IT-stöd Kommun 1 Fastighetsförvaltning

Kommun 2 Fastighetsförvaltning

Kommun 3 Fastighetsförvaltning

Kommun 4 Fastighetsförvaltning

Liten/lågt Medel Hög/högt

Kort kommentar av ovan

– Verksamhetens uttryckta behov av bättre IT-stöd är högt inom de flesta områden. Det är endast inom området personalhantering som behovet bedöms som lågt.

– Verksamhetens uttryckta behov av bättre IT-stöd är högt inom de flesta områden. Inom till exempel ekonomi, inköp dokumenthantering, projektuppföljning och media behöver man helt nya verktyg.

– Verksamheten uttrycker ett medelbehov med undantag för ritningsoch dokumenthantering, inköp samt vissa IT-stöd för driften.

– Ledningen uttrycker stort behov av effektivare beslutsstödssystem. – Akut behov finns också av ett helt nytt samordnat IT-stöd för fastighetsverksamheten. – Stort behov även av nytt ITstöd för inköp.

Slutsatser för analys

– Verksamheten är mycket medveten om att man behöver bättre IT-stöd. Frågan är om man är lika medveten om behovet av att effektivisera och ensa arbetsrutiner och skapa effektiva rutiner för informationshantering.

– Behovet är anmärkningsvärt högt i förhållande till vad man hittills åstadkommit. Man lägger sannolikt mycket administrativ kraft på att åstadkomma bra ordning och reda och på att utveckla verksamheten. Här borde finnas en betydande effektiviseringspotential.

– Kommentarerna tyder på att verksamheten anser att man arbetar hyfsat effektivt idag och att man har hyfsade IT-stöd.

– Verksamheten är medveten om att man behöver bättre ITstöd. Frågan är om man är lika medveten om behovet av att effektivisera och ensa arbetsrutiner och skapa effektiva rutiner för informationshantering.

– Dålig överensstämmelse mellan ledningens intresse och verksamhetens upplevda behov.

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

– Undantaget är dock informationshanteringen. Mycket administrativ kraft läggs sannolikt ned på denna.

– Risken finns att man bara inför nya system.

tes tar Fyra ind ko ika mm to un rm er od ell en

Sammanfattande slutsatser inför analys av fortsatt IT-utveckling

Aktuella beskrivande parametrar

Kommun 1 Fastighetsförvaltning Låg

Med.

Hög

Kommun 2 Fastighetsförvaltning Låg

Med.

Hög

Kommun 3 Fastighetsförvaltning Låg

Med.

Hög

Kommun 4 Fastighetsförvaltning Låg

Med.

Hög

NULÄGET Verksamhetens generella karaktär Befintliga arbetssätt och användande av IT-stöd Hantering av data och information IT-verksamhetens aktuella nuläge Ledningens dokumenterade förmåga att utveckla verksamheten FRAMTIDEN Framtida intern verksamhetsutveckling Kortsiktiga behov av IT-stöd

En ”kortkort” sammanfattning av enkätsvaren i form av ”glada gubbar” Sammanfattande slutsatser Kommun 1 Fastighetsförvaltning

Kommun 2 Fastighetsförvaltning

Kommun 3 Fastighetsförvaltning

Kommun 4 Fastighetsförvaltning

– Mestadels ojämnt arbetssätt och ojämn tillämpning av IT-stöd tyder på viss ineffektivitet.

– Mycket goda förutsättningar finns för vidareutveckling av IT-stödet.

– Det är uppenbart att man snarast måste skapa bättre ordning och reda på sin informationshantering och införa effektiva IT-stöd för denna innan man går vidare.

– Mestadels ojämnt arbetssätt och ojämn tillämpning av IT-stöd tyder på viss ineffektivitet.

– Å andra sidan är effektiviseringspotentialen hög. Det finns sannolikt mycket att ”skruva” på. – Ledningens intresse för frågan är avgörande eftersom det krävs både resurser och uthållighet. Genom omorganisationen skapas unika möjligheter som måste tillvaratas. – Eftersom verksamheten inte är van vid effektiviseringsåtgärder är det särskilt viktigt att tydliga rutiner finns för införande av IT-stöd med samtidig verksamhetsutveckling där ansvar för hemtagning av förutsatta nyttoeffekter utdelas och resultatet verkligen säkras.

– Stora investeringar i nytt IT-stöd står inför dörren. Då är det viktigt att ha en uppdaterad IT-strategi baserad på aktuell verksamhetsidé med en tydligt prioriterad IT-utvecklingsplan. – Bra projektstyrsystem för samordning av interna projekt med bland annat tydliga rutiner för resurssäkring och nytto/kostnadsanalyser bör också ha högsta prioritet. – Tydliga rutiner måste också finnas för införande av IT-stöd med samtidig verksamhetsutveckling där ansvar för hemtagning av förutsatta nyttoeffekter utdelas och resultatet verkligen säkras.

– Med en relativt återhållsam ledning är det särskilt viktigt att påvisa vilka vinster/besparingar detta kan ge i form av förbättrad service till kärnverksamheten, minskad administration, förbättrad styrning, etcetera.

– Å andra sidan är effektiviseringspotentialen hög. Det finns mycket att ”skruva” på. – Ledningens intresse för frågan är avgörande eftersom det krävs både resurser och uthållighet. Här kan man resa vissa farhågor.

– Man bör börja från början med ordning och reda på – I övrigt gäller samma komförvaltningsinformation i ett mentarer som för Kommun 2 kring projektstyrning och hem- samordnat IT-stöd. tagning av nyttoeffekter. – Viktigt är att påvisa vinster och besparingar, se vidare resultatanalys för Kommun 2.

Sammanfattande slutsatser för vidare analys och val av utvecklingsinriktning.

Ordning och reda

3.4 Avslutande kommentarer om modellen med tillhörande test Avsikten med indikatormallen är framförallt att den ska användas för att: • På ett pedagogiskt sätt presentera verksamhetens aktuella status inom ett antal områden av betydelse för framtida utveckling av verksamhetens arbetsrutiner inklusive dess informationshantering. • Tydliggöra vilka verksamhetsutvecklande åtgärder, med koppling till informationshantering och IT, som bedöms som mest angelägna. • Vara ett av flera underlag för framtagning av direktiv till ny IT-strategi och ny IT-utvecklingsplan. Genomgången med testkommunerna visade på stora intressanta inbördes skillnader mellan kommunerna vilket indikerar att modellen genom sina frågor på ett tydligt sätt speglar kommunernas olika utveckling inom respektive områden.

Resultatet visar också att det går att dra relativt långtgående slutsatser på basis av svaren till ledning för framtida utveckling av verksamheten och verksamhetens IT-stöd. Det kanske mest anmärkningsvärda resultatet är att samtliga kommuner haft påfallande svårt att få ihop ”hela paketet” med samtidig utveckling av verksamhetens processer för ökad effektivitet med införande av effektiva IT-stöd. Samtliga kommuner saknade en medveten strategi för att lyckas med detta. Det går således inte nog att understryka nödvändigheten av att ha en av ledningen beslutad och av verksamheten tillämpad strategi för införande av IT-stöd med samtidig verksamhetseffektivisering samt att ha en införandestrategi som rimmar med organisationens kompetens och resurser.

Hur man kan arbeta med modellen… Indikatormodellen är tänkt för strategiskt utvecklingsarbete i verksamheten. Den lämpar sig därför väl att använda i samband med ledningens arbete med strategiska planer, verksamhetsplaner, etcetera. Den kan även vara ett pedagogiskt hjälpmedel att användas i samband med utvecklingsarbete tillsammans med berörd nämnd för att öka delaktighet och förståelse för det aktuella områdets utvecklingsbehov. Tanken är att var och en som ska delta i arbetet inledningsvis själv fyller i mallen och drar even-

3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd

tuella slutsatser för egen del. Därefter går man tillsammans igenom frågorna i workshopsform för att komma fram till en gemensam uppfattning om nuläget. Det är viktigt att inte allt engagemang läggs på att göra en helt ”rätt” bedömning av nuläget. Det räcker oftast med ”ungefär”. Det viktiga är att lägga krutet på analysdelen, det vill säga på de slutsatser som ska dras efter varje huvudgrupp av frågor. Analysdelen är den svåra delen. För att kunna dra rätt slutsatser krävs kunskap och erfarenhet.

4 Redabarometern mäter ordning och reda på informationen Att använda den ovan beskrivna indikatormodellen ger en bra överblick av nuläget och hur en fastighetsorganisation arbetar med information och ITstöd. Det ger även en konkret bild över var förbättringspotentialen finns. Ett ytterligare sätt att göra en analys av den egna organisationen är att använda Redabarometern. Det är ett sätt att fokusera på hur långt man har kommit i sitt arbete med att ha ordning och reda på fastighetsinformationen. Redabarometern — en mätmetod för att via stickprovsanalys ta reda på var man just nu befinner sig när det gäller ordning och reda i verksamhetens informationshantering

Redabarometern Indikatormodellen — tar pulsen på arbetet med IT-stöd

mäter ordningen och redan på fastighetsinforma tionen

4.1 Var står vi idag? Syftet med Redabarometern är att på ett objektivt sätt mäta var organisationen står idag när det gäller ordning och reda på verksamhetens fastighetsinformation. Men tanken är även att den ska användas vid uppföljning efter genomförande av åtgärder som syftar till att förbättra informationshanteringen för att på så sätt kunna mäta vilket värde åtgärderna har skapat. Mätningen sker genom att stickprovsanalysera hur organisationen hanterar viss typ av information som är av stor betydelse för verksamhetens ledning och styrning samt för dess dagliga verksamhet. Dessa informationsobjekt är: 1 Areor (knutna till geografiska objekt och kunder). 2 Adresser (knutna till geografiska objekt och kunder).

3 Taxeringsuppgifter (knutet till juridisk fastighet). 4 Tillsyn, drift- och tillsynsinstruktioner (projektdokument). 5 Garantiavtal (projektdokument). 6 Hyreskontrakt (förvaltningsdokument). 7 Arbetsorder (driftdokument). 8 Kontaktpersoner (knutet till geografiskt objekt, kontrakt och hyresgäst). 9 Värmeförbrukning (knutet till geografiskt objekt och hyresgäst). 10 Nyckeltalet ”drift- och underhållskostnad per objekttyp och kvadratmeter” (knutet till geografiskt objekt).

Ordning och reda

Dessutom analyseras och betygsätts informationens behandling ur säkerhets- och behörighetssynpunkt samt om hänsyn tagits till informationens relevans och meningsfullhet. Informationen har valts ut med tanke på dess betydelse i verksamheten, men även med tanke på dess roll som indikator på ordning och reda på annan typ av information. Ju bättre ordning och reda man har desto högre poäng får man. Men man kan också få minuspoäng. Minuspoäng erhålls om man inte använder den aktuella informationen på ett effektivt sätt för verksamhetens ledning och styrning. Extremt god ordning och reda kombinerat med en outvecklad ledning och styrning av verksamheten kan enbart vara kostsam. En sådan verksamhet indikerar också att man fokuserar mer på formell än reell kvalitet. Detta kan i princip vara ett sämre tillstånd än om man med visst besvär och utan särskilt god ordning ändå tar fram erforderliga uppgifter för att leda och styra verksamheten. Att ha ordning på informationen är således en sak — vad man gör med den en annan! Redabarometern innehåller därför också frågor som handlar om hur man exempelvis hanterar innehållet i de aktuella dokumenten ovan. Med finare engelska ord kallas detta för ”content management” eller ”product data management”. För att inte stimulera till överbetoning på ordning och reda har ytterligare en begränsning lagts in i regelverket kring statusbeskrivningen innebärande att inga pluspoäng kan erhållas förrän man åtgärdat minuspoängen. Fördelningen av poäng mellan olika typer av information är medvetet lite olika. Resultatet normeras så att maxpoäng ger indextalet 100.

Nedan redovisas ett exempel på en sammanfattning framtaget för en typkommun som fått indextalet 44,44. Av diagrammet framgår exempelvis att informationsobjektet areor har getts stor betydelse och där får man drygt 14 poäng om man behandlar denna typ av information på optimalt sätt. Av diagrammet framgår också att typkommunen har mest besvär med att få poäng när det gäller hanteringen av tillsynsdokument med tillhörande information. Diagrammet nedan mäter hur olika typer av information behandlas.

Man kan även analysera vilken typ av informationsbehandling som man har störst svårighet med. Av nedanstående diagram framgår de kriterier för informationsbehandling som använts för att bedöma graden av ordning och reda. Av diagrammet framgår också att kriteriet klassificering, sökbarhet ger flest maxpoäng, cirka 19 och att typkommunen har mest besvär med de två översta kriterierna.

Rent praktiskt går mätningen till så att man svarar på ett 60-tal olika frågor i en Excelmall som finns att ladda ner på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida. När frågorna är ifyllda summeras poängen till en numerisk och en grafisk sammanfattning.

Hur man kan arbeta med modellen… Redabarometern är lämplig att använda i samband med uppstartning av ett ”ordning och redaprojekt” som till exempel att få ordning på grundinformation om fastigheter/anläggningar, att utveckla den digitala ritningshanteringen eller att införa ett kvalificerat system för dokumenthantering. För

4. Redabarometern mäter ordning och reda på informationen

att kunna ge korrekta svar krävs relativt detaljerad kunskap om verksamhetens informationshantering inom olika områden. Oftast finns denna kunskap hos olika personer med speciell kunskap om en viss del av verksamheten.

Det är således främst personer som arbetar direkt i den operativa verksamheten som är bäst lämpade att fylla i svaren. En variant är således att skicka Redabarometerns olika delar till de personer som är bäst lämpade för att svara på frågorna, för att därefter sammanställa svaren. En annan variant är att någon tar på sig rollen som intervjuare. Till exempel i samband med uppstartningen av projektet då man ändå går runt och intervjuar strategiska medarbetare för att klarlägga verksamhetens behov/krav och önskemål på utvecklade rutiner och IT-hjälpmedel. Redabarometern har testats av ett antal kommuner som samtliga vittnar om att man fått ökade insikter i verksamheten om tillståndet i kommunen och var de viktigaste bristerna finns. I en kommun, som inledningsvis skickade ut hela Redabarometern till ett antal medarbetare, blev det en ”aha-upplevelse” för deltagarna att man visste så lite om verksamhe-

tens informationshantering utanför sitt eget snäva område. De olika medarbetarna redovisade total poäng som varierade mellan cirka minus 15 till plus 40. Bara att få denna insikt motiverade arbetet med att fylla i frågorna. Så småningom kunde man enas om på vilken nivå man stod. Varje verksamhet är unik och man har olika mål och inriktning. Därför går det aldrig att säga vilken poäng som generellt sätt är den optimala eller vilken typ av information eller informations behandling som är viktigast. Däremot kan man inom varje organisation bestämma detta och man kan även i samband med uppstartning av ett ”Ordning och redaprojekt” sätta ett visst värde på varje poäng man kan komma att få. På så sätt kan man säga att Redabarometern även blir ett användbart hjälpmedel för att definiera och följa upp att de kvantifierade nyttoeffekter man förutsatte när man startade upp projektet.

Ordning och reda

5 Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation? 5.1 Informationshanteringens ABC Information är data som är strukturerat på sådant sätt att den har innebörd för rätt mottagare med rätt mottagarutrustning (”mjuk- och hårdvara”). Få saker har påverkat människan under de senaste hundra åren så mycket som den explosiva utvecklingen av olika informationsflöden. Vi kan snart inte längre tänka oss ett samhälle utan tillgång till datorer, E-mail, tv, mobiler, etcetera. Vi producerar mer information än någonsin och vi konsumerar och lagrar mer information än någonsin i människans historia. Informationen finns i många olika former, till exempel som siffror, text, bilder, etcetera och kan presenteras på många olika sätt, till exempel som pappersdokument, pappersritning, digitala dokument, tabeller, OH-film, foto, videofilm, etcetera. Den presenterade informationen kan också aggregeras till exempel i form av sammansatta dokument (rapporter, driftkort, manualer, instruktioner), PowerPoint-presentationer, CAD-modeller, bildspel, musikvideos, etcetera. Vi matar in/lägger in information på olika sätt, till exempel via en penna, pensel, via ett tangentbord och en inmatningsbild, via en kamera, mikrofon, etcetera. Vi skapar, bearbetar och förädlar information via olika hjälpmedel, till exempel via ord- och bildbehandlingsprogram, beräkningsprogram, databashanteringsprogram, etcetera Vi tar emot information via våra fem sinnen och kanske även via det sjätte. Fastighetsinformation tar vi emot främst via syn och hörsel. Vi använder papper, plastfilm, elektroniska displayer, hörlurar, hög-

5. Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation?

talare, stereo, tv- apparater, mobiler etcetera, som informationsmedium (jämför multimedia). Information/data lagras och transporteras i olika format. För transport används numera mest IP-protokoll. För informationsöverföring används idag XML. För bearbetning och lagring används oftast olika standardiserade filformat, till exempel .doc eller .pdf för dokument, .dwg för ritning .jpg för bild, .xls för tabeller, etcetera. Informationen görs sökbar via olika igenkänningstecken, till exempel via en identitet, namn, objekttillhörighet, författare, ansvarig, standardiserade begreppsnomenklaturer, via en objektstruktur (se nedan), via särskild lagrad information om informationen, så kallade metadata, via lagring i en relations- eller objektsdatabas där olika informationssamband angivits, etcetera. Den elektroniska informationen tar över mer och mer trots att vi knappt vet hur vi ska lagra den för att få den att överleva 10-årsåldern. Efter 10 år utan uppgradering av hård- och mjukvara är just nu risken stor för att vi inte längre kan förstå/läsa informationen. Den har åter degenererat till data, det vill säga består av ettor och nollor som vi inte kan tyda. Visst kan det tyckas märkligt att vi ägnar så mycket tid åt att fundera ut hur vi ska producera, konsumera, presentera och korttidslagra information, men så lite tid på att skapa hjälpmedel för att ordna upp informationen i vår vardag så att den till exempel blir lätt att hitta, lättillgänglig, meningsfull, betyder samma sak för alla, är kvalitetssäkrad och lagringsbeständig. Det är lätt att resignera inför informationsflödet och den nya teknik som hela tiden sköljer över oss.

Vad är viktigt, vad kan kastas, vad ska säkerhetsklassas, vad ska långtidslagras, hur ska den göras sökbar för andra, hur ska den förädlas för att bli meningsfull i olika beslutssituationer, etcetera. Utan regler och krav på ordning och reda blir det

precis som med fotoalbumet där hemma — ett dåligt samvete som man inte orkar ta tag i samtidigt som man successivt glömmer de minnesvärda ögonblick som fotona gestaltar.

5.2 Vad är verksamhetsintressant fastighetsinformation? Innan vi går vidare måste vi klargöra vad vi menar med verksamhetsintressant fastighetsinformation. Vad skiljer egentligen denna från övrig verksamhetsintressant information? Information kan vara av många olika slag. Det kan exempelvis vara information för att kommunicera ett budskap. Det kan vara information om kunder och andra kontakter, projekt, uppdrag, leverantörer, etcetera. Men det kan också vara planeringsinformation, ekonomisk information om verksamheten, beslutsstödsinformation och annan mer verksamhetsstrategisk information. Det kan också vara information om personalen. Men vad är då fastighetsinformation? Det finns säkert många som hävdar att fastighetsinformation är all information som handlar om fastighets verksamheten. En intressantare avgränsning ur informations-hanteringssynvinkel är dock att definitionsmässigt skilja på information som är generell för alla typer av företag och information som är specifik för fastighetsföretag. Med den senare definitionen är fastighetsinformation främst sådan information som är knuten till fastighets-

verksamhetens specifika produkter och tjänster såsom fastighetsförvaltning, teknisk fastighetsdrift, lokalförsörjning med hantering av byggprojekt, olika former av lokalanknuten verksamhetsservice, etcetera. För generell informationshantering finns generella lösningar för att hantera informationen, generella IT-stöd (till exempel ekonomi- och personalsystem), etcetera. För att hantera fastighetsverksamhetsspecifika processer med tillhörande specifik fastighetsinformation krävs branschinriktade lösningar och branschinriktat IT-stöd. Fastighetsbranschen har en stor fördel framför många andra branscher när det gäller branschspecifik information. Man har sina fastigheter, byggnader och anläggningar att hänga upp informationen på för att göra den mer lättillgänglig och sökbar. Information som är knuten till ett sådant lägesbundet (geografiskt/fysiskt) redovisningsobjekt kan man kalla för lägesanknuten fastighetsinformation. Vilka andra branscher har sådana klädhängare? Hur detta fungerar ska vi titta närmare på nu.

5.3 Lägesanknuten fastighetsinformation — att använda det geografiska objektet som klädhängare Ett viktigt sätt att strukturera information och göra den mer sökbar är att ”hänga upp” den på någon form av redovisningsobjekt som återfinns i någon form av objektstruktur. Från ekonomisystemvärlden har de flesta lärt sig att koddelarna fyller denna funktion. Man kan strukturera informationen men hjälp av koddelarna projekt, ansvarsenhet, aktivitet, motpart, förvaltningsobjekt, etcetera. Andra viktiga redovisningsobjekt är begreppen leverantör, personal, avtal, installation, rum och inventarier. Med lägesanknuten fastighetsinformation menas sådan information som med nödvändighet eller

med fördel knyts till sådana redovisningsobjekt som är ett eller flera geografiska objekt (förvaltningsobjekt, fastighet, byggnad, uthyrningsenhet, plan, rum, anläggning, markobjekt, infrastrukturobjekt såsom gator och ledningar, etcetera). Objekten har ett inbördes sammanhang och är relaterade i en objektstruktur. Bild 11 på nästa sida beskriver exempelvis att ett förvaltningsobjekt kan innehålla många byggnader och markanläggningar, men också att en byggnad kan bestå av flera förvaltningsobjekt. En juridisk fastighet kan bestå av flera byggnader och numera

Ordning och reda

Objektstruktur Geografiska objekt Uthyrningsenhet

Byggnad Våningsplan Rum

Förvaltningsobjekt Anläggning

Tekniska system installationer Inventarier

Juridisk fastighet

Markdelar Markanläggning Infrastruktur objekt Gator, ledningar

Bild 11.

kan en byggnad också bestå av flera fastigheter (tredimensionell fastighetsbildning). Klädhängaren kan uppträda i två principiellt olika former. Det vanliga har hittills varit att informationen ”hängs upp” på de geografiska objektens identiteter i en databas och söks via en mapp-

struktur som speglar de ovan illustrerade inbördes sammanhangen hos de olika geografiska objekten. Informationen presenteras därefter alfanumeriskt i formulär, rapporter, tabeller, med mera, i olika fastighetssystem. Se exempel, bild 12 nedan.

Bild 12.

Det andra sättet är att informationen fortfarande ”hängs upp” på de geografiska objektens identiteter i en databas, men söks direkt via grafiska presentationer av de geografiska objekten. Här är det vanligt att man ”zoomar” sig ned i strukturen från till exempel ett förvaltningsområde ned till det aktuella våningsplanet där man även ser alla ingå-

ende rum. När man väl kommit på rätt nivå kan man välja att se olika typer av information som är lämpade för att knytas till exempelvis de olika rummen. Den alfanumeriska informationen presenteras således med den grafiska beskrivningen av objektet som bakgrund. Se exempel, bild 13 på nästa sida.

5. Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation?

Bild 13. En grundregel för ordning och reda är att all information läggs in endast en gång där den strukturmässigt hör hemma, det vill säga i det system som naturligt är Master (primär lagringsplats) för informationen och att det är detta system som leve-

rerar denna information till övriga IT-stöd som är nyttjare av samma information. Idag sker detta hos de flesta kommuner fortfarande oftast via direkta kopplingar och överföringsprogram mellan olika system. Se bild 14 nedan.

Bild 14. I modern informationshantering sker detta via särskilda integrationsplattformar där leverantörer och beställare levererar och hämtar information i förut bestämda format, till exempel via XML-filer och regler från FI2002. Se bild 15 och avsnitt 5.

Information som förs mellan olika moduler som tillhör samma leverantör kommer givetvis även i framtiden att föras direkt mellan de olika modulerna. Ska sådan information nyttjas av andra moduler måste informationen ändå alltid göras tillgänglig via integrationsplattformen.

Ordning och reda

Bild 15. Nedan ska vi exemplifiera olika typer av information för att få ett bättre grepp om vad det är för information som i praktiken hanteras i den dagliga

fastighetsverksamheten och hur man använder olika klädhängare för olika typer av information.

1. Exempel på förvaltningsintressant information som med ”nödvändighet” knyts till det geografiska objektet: a) Grunduppgifter om byggnader, byggnadsdelar, tekniska system, tekniska installationer, markanläggningar, mark, vägar, olika typer av ledningar, etcetera. Exempel på grunduppgifter är objektets identitet, kopplingar med närliggande objekt, objektets olika beståndsdelar, area uppgifter och byggnadsår. b) Juridisk information om fastigheter såsom register beteckningar, ägare, rättigheter, etcetera.

5. Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation?

Denna typ av information byggs upp i samband med att objektet skapas och ändras varje gång objektet förändras. I tabellen på nästa sida exemplifieras sådan information lite mer specificerat. Det är viktigt att välja rätt detaljeringsnivå vid inregistrering och lagring av information och anpassa denna till det faktiska användandet. Det är kostsamt att lagra och ajourhålla informationen.

1. Exempel på förvaltningsintressant information som med ”nödvändighet” knyts till det geografiska objektet: Administrativa, ekonomiska grunduppgifter

Förvaltningsenhet Beteckning, kontonummer, kommun, off. beteckn, ingående fastigheter, infrastrukturobjekt, ägare, adresser, ändamål, kontaktman, (namn, adress, telefon, org.enh). Uthyrningsenheter (förekommer på flera nivåer) Identitet, ändamål, typ, uthyrbar area, allmänna kontraktsvillkor, underhållsplaner, etcetera.

Tekniska grunduppgifter

Byggnad – uppvärmning och ventilation Uppvärmningssätt, panna, ålder, eldas med, anslutning till panncentral, fjärrvärme, etcetera. Typ av ventilation (självdrag, fläktstyrd frånluft, till- och från). Serviceansvarig, serviceavtal. Ombyggnadsåtgärder Beskrivning av olika ombyggnadsåtgärder.

Juridiska grunduppgifter

Fastighet — grunduppgifter • Juridisk identitet, (Registerområde, traktnamn, block- och enhetsnummer). • Koordinater för fastighet, byggnad med unikt id, etcetera. • Adresser. • Lagfart. • Lagfarna ägare, m adresser, etc. • Andel i samfällighet, etcetera.

Fastighet Off. beteckn, kontonummer, församling, (mark, byggnad), ägare, tomtarea, antal byggnader inkl id, adress(-er), anv.sätt, servitut, avtal. Bokfört värde, datum, ack. avskrivning plus datum. Värde vid senaste värdering plus datum.

Byggnad, uthyrningsenheter Id, populärnamn, byggnadsår ombyggnadsår, byggnadsarea, bruksarea (olika slag), bruttoarea, adresser, huvudsakligt användningssätt.

Byggnad – tappvarmvatten, vattentemp. Uppvärmning (värmeväxlare, elektrisk helt år eller sommar, värmepump, etcetera). Tappvarmvatten, radiatorvatten (temp vid kran, radiator, utgående temp panna).

Byggnad – övrigt Inomhustemp. för olika areor, belastning, dimensionering, typ av styrutrustning för tekniska system, typ av låssystem, typ av säkerhetssystem (brand, inbrott, intrång, etcetera), typ av datanätverk (byggnadsnivå), tryckkärl, kyla.

– mätning Värme, tappvarmvatten, verksamhetsel (individuellt, kollektivt, inte alls).

Fastighet — taxeringsuppgifter • Info om fastighetens olika taxeringsenheter med värderingsenheter (mark/byggnad). • Typkoder. • Taxeringsvärden.

Att information med nödvändighet knyts till ett objekt innebär i denna skrift att det är fråga om olika grunduppgifter som är mycket nära knutna till objektet och som har sin naturliga hemvist hos objektet. Detta innebär i sin tur att de IT-hjälpmedel som hanterar grunduppgifter om geografiska objekt ska vara primär lagringsplats för denna typ av information. Med andra ord är ett fastighetssystem som hanterar förvaltningsintressanta grunduppgifter om geografiska objekt på olika nivåer primär lagringsplats för denna information. På samma sätt som ett personaladministrativt system som hanterar anställda är primär lagringsplats för grunduppgifter om anställda, etcetera.

Uthyrningsenheter D:o plus vitvaror, etcetera. Fastighet — övrigt • Rättigheter, servitut, med mera för fastighet, samfällighet, gemensamhetsanläggning. • Planer, bestämmelser. • Samfällighetsföreningar.

I moderna IT-system för fastighetsägare/fastighetsförvaltare finns ofta en eller två fristående/ integrerade moduler benämnda ”fastighets-/installationsdatabas”. Dessa är i allmänhet primär lagringsplats –”klädhängare”– för förvaltningsintressant grundinformation av typ 1a) enligt ovan. Modulerna är i sin tur är oftast kopplade till olika administrativa specialistsystem såsom modul för hyra, tillsyn, nyckelhantering, etcetera. Informationen presenteras ”alfanumeriskt”, det vill säga i form av siffror eller text. För de som har byggt upp sina geografiska objekt med hjälp av intelligenta CAD/GIS-modeller ska-

Ordning och reda

pas och lagras den digitala informationen i särskilda databaser kopplade direkt till modellerna. Det är logiskt. Informationen presenteras överlagrat på den grafiska beskrivningen av objektet. Än så länge finns dock få konkreta exempel på fungerande systemkoncept där CAD/GIS-system eller motsvarande är Master för sådan grundinformation om fastigheter som även efterfrågas av de olika administrativa specialistsystemen.

ovan. Sådan information uppdateras dagligen från Lantmäteriverket. Registret innehåller mycket olika information och det mesta är enbart intressant för specialister. Förvaltningsintressant information kopplas eller överförs ofta (speglas) till den egna fastighetsdatabasen. I Fastighetsregistret finns också exempelvis koordinater för fastigheter, byggnader etcetera, som utnyttjas av olika GIS-system (system för geografisk informationshantering).

Lantmäteriverkets fastighetsregister är i allt väsentligt master för juridisk information av typ 1b) enligt

2. Exempel på förvaltningsinformation som har en aktuell och nära koppling till det geografiska objektet är: a) Bygginformation som övergår i förvaltnings information och som exempelvis beskriver objektets typ, form och prestanda, via olika typer av dokument, till exempel i form av CADmodeller, ritningar, beskrivningar, driftinstruktioner, mötesdokument, besiktningsdokument, bilder och olika skrivna dokument. b) Förvaltningsinformation som skapas i den löpande förvaltningen och som beskriver aktuella egenskaper eller tillstånd som objektet har just nu, har haft tidigare eller planeras ha i en framtid. Exempel på detta är OVK-protokoll och andra typer av besiktningsprotokoll, olika tillstånd, underhållsplaner, kontraktsuppgifter, förbrukningsuppgifter, ansvarig förvaltare och skötselprogram. c) Teknisk driftinformation som skapas i den löpande förvaltningen av objektens olika tekniska system. Exempel på detta är flöden, temperaturer, förbrukningsuppgifter och larm. Master för bygginformation under projektets livslängd är projektarkivet. När projektet avslutas kvalitetssäkras informationen och förs över till ett originalarkiv för lagring och ajourhållning och för vidare transport till andra system. Informationen

5. Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation?

bearbetas därefter ofta ytterligare och förs över till ett förvaltningsarkiv för daglig hantering och presentation i en bredare krets av användare. Många har bristande ordning i sina originalarkiv för förvaltning. De finns på många olika ställen och informationen är svår att hitta. En verksamhet med ordning och reda har bara ett originalarkiv för ovannämnda typ av information. Master för informationen är ett dokumenthanteringssystem som har funktioner för klassning och strukturering av dokumentinformation och funktioner för lagring, uppdatering och arkivering. Informationen skapas och används kontinuerligt i den dagliga fastighetsverksamheten och görs tillgänglig för flera genom att man skapar ”länkar” eller ”titthål” till dokumenthanteringsarkivet direkt från fastighets- och installationsdatabasen eller från andra IT-stöd som är bättre anpassade för en bredare och mer användarvänlig, grafisk presentation, till exempel en bild över uthyrda rum åt en viss hyresgäst, se vidare senare avsnitt. I följande tabeller exemplifieras denna typ av information lite mer detaljerat.

(2. Exempel på förvaltningsinformation som har en aktuell och nära koppling till det geografiska objektet) 2a. Förvaltningsintressant projektinformation I huvudsak CAD-modeller, ritningar och dokument

Byggnad — ombyggnads åtgärder Allmän beskrivning av olika ombyggnadsåtgärder.

Byggnad — hustyp och form

Byggnad — övriga beskrivningar

Planer, sektioner, fasader, detaljer. -Arkitekthandlingar. -Konstruktionshandlingar. -Installationer (värme, vatten sanitet, ventilation, yttre ledningar). -El, tele, data.

Byggnadsmaterial (ytterväggar, tak, bjälklag), portar, areor och volymer (bostad, lokal, källare, vind, garage, lager, tillv, med mera). Mötesdokument. Driftinstruktioner. Besiktningsdokument.

(2. Exempel på förvaltningsinformation som har en aktuell och nära koppling till det geografiska objektet) 2b. Intressant förvaltningsinformation skapad i förvaltningsskedet Leveransavtal, Besiktningar, bestämmelintyg ser, tillstånd, etc. Serviceavtal, garantiavtal, förvaltningsoch driftentreprenadsavtal. Livsmedeltillstånd och liknande från miljö och hälsa. Oljeleverans avtal, Anticimex-avtal, hissavtal, abonnemang (el, fjärrvärme, kyla, vatten, gas, etcetera). Ev länkning till övergripande avtal.

OVK-besiktning, (PCB, miljö, etc.), elsäkerhetsbesiktning, brandsyneprotokoll. Sotarintyg, provtryckningar, anläggningsintyg, hiss- och lyft anordnings protokoll.

Ansvarig

Aktuella mätetal

Ansvarig förval- Energistatistik (värme, vatten, tare. el). Hyrsgästlistor, kontaktpersoner. Ekonomiska Ansvarig teknisk uppgifter. drift. Kvalitets och miljöuppgifter, Akutansvarig vid inbrott, kyla, till exempel brand, etcetera. olika typer av felstatistik och uppgifter om inomhusklimatet.

Tryckkärlsbesiktningar, cistern besiktningar.

Beroende förhållanden

Övriga förvaltnings dokument

Hyreslistor, debiteringslistor.

Pågående, kom mande, avslutade tvister.

Systematiskt brandskyddsarbete FS-nycklar för interiör besiktning. Utlåning av nycklar, ritningar, med mera.

Hyreskontrakt, kontraktstider, uppsägning, uppräkning.

Gemensam el, vatten eller liknande teknisk sammankoppling.

P-avtal, arrenden, Servitutsavtal. GA-avtal, andra nyttor och skyldigheter.

Byggnadshistoriska inventeringar, orienteringsritningar och andra ritningar. Radonvärdesuppgifter. Garantidokument.

Vitvaror.

Som en intressant randanmärkning kan noteras att den förvaltningsintressanta projektinformationen som finns i originalarkivet oftast bara står för cirka 30 % av den totala förvaltningsintressanta informationen. Anmärkning: För den intresserade läsaren finns idag på adressen www.metadata.se ett förslag till standardiserad struk-

Kontrakts uppgifter

turering och förteckning av dokument inom bygg- och fastighetssektorn som är framtagen inom ramen för FOU-projektet ”IT Bygg och Fastighet 2002” och som bygger på den internationella standarden ISO/IOC 82045. Denna används som underlag vid uppbyggnad av dokumentarkiv, inläggning av metadata, etcetera. Master för information från tekniska system är så kallat styr- regler och övervakningssystem eller system

Ordning och reda

för styrautomation. Informationen förs via olika givare från de tekniska systemen till uppsamlande enheter som även transformerar och normerar informationen så att den blir digital och begriplig för uttolkare av informationen. Informationen transporteras därefter vidare och lagras i särskilda databaser som är kopplade till olika analyshjälpmedel och samordnade presentationssystem, företrädes vis numera i webbmiljö. Presentationssystemen är i

allmänhet utformade så att man både kan titta och ändra parametrar i de tekniska systemen. I nedanstående ruta exemplifieras denna typ av information lite mer detaljerat: Anmärkning: För den intresserade läsaren hänvisas i övrigt till UFOS två skrifter ”Grepp om driften” och ”Driften på webben”.

(2. Exempel på förvaltningsinformation som har en aktuell och nära koppling till det geografiska objektet) 2c. Intressant teknisk driftinformation I huvudsak värden i tabeller, bilder och kurvor

Ofta i tabellform

Ofta som dynamiska bilder

• Larm (utlöst larm, servicelarm, manöverfel, larmstatus). • Loggning av variabel (förbrukning, mätvärden, styrsignaler). • Presentation av historiska data (tidkanaler, start/stopp, ändrade börvärden, etcetera).

• Flödesbilder (luftbehandlings aggregat, temperaturer, CO2 närvaro, luftfuktighet, ljusnivå…).

Ofta statiska bilder eller tabeller • Mediaförbrukning. • Trendjämförelser.

3. Exempel på verksamhetsintressant information som har en aktuell och nära koppling till det geografiska objektet är: a) Information som är en del av ”den effektiva arbetsplatsen” och består av mer eller mindre fristående prylar som är lämpliga att knyta till det geografiska objektet, till exempel möbler, tavlor, telefoner, datorer och andra inventarier, olika typer av skyltar, nyckelsystem, etcetera. b) Information om personer som har anknytning till objektet, till exempel formell hyresgäst, kärnverksamhetens nyttjare av olika slag, medarbetare i egna eller andra förvaltningar, etcetera, där det geografiska objektet är lämpligt att använda som pekare.

information i ett presentationsvänligt grafiskt användargränssnitt (ritning, karta eller bild) som bygger på den geografiska objektstrukturen. I de mer avancerade lösningarna sköts även ajourhållning direkt via det grafiska användargränssnittet. Detta blir då också inmatningsformulär till de olika berörda specialistsystemens databaser.

De enskilda uppgifterna finns oftast i de olika specialistsystemens databaser och görs i allmänhet tillgängliga för en bredare krets som överlagrad

Det är i det här sammanhanget viktigt att skilja på fastighetsverksamhetens egna behov av information och nyttjarnas/hyresgästernas/externa intressenters behov av information. Här finns mycket delikata ansvars- och säkerhetsproblem. Exempelvis, hur lämpligt är det att information om kulturobjekt, nyckelsystem etcetera, görs mer eller mindre tillgängliga för många? Hur klokt är det till exempel att nyttjarna själva är ansvariga för uppdatering av ovannämnda verksamhetsinformation om denna ingår som en viktig komponent i fastighetsverksamhetens olika servicetjänster? Det är bäddat för missnöjda kunder. Man vill som kund ha bra och korrekt service, men man är sällan motiverad att ajourhålla information som kanske mest behövs av en tjänsteleverantör.

5. Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation?

Denna typ av information har blivit allt intressantare att koppla till de geografiska objektens struktur i takt med ökande krav från kärnverksamheterna och intresset hos fastighetsorganisationerna att även leverera olika typer av servicetjänster direkt till verksamheterna.

Hittills har vi beskrivit olika klädhängare för obearbetad information med anknytning till geografiska objekt, det vill säga icke förädlad information. Det har hittills i stort handlat om att ta hand om informationen och presentera den som den ser ut. Men

det finns också information med anknytning till geografiska objekt som förädlats för att få bättre underlag för styrning och uppföljning av verksamheten. Exempel på sådan information är olika typer av nyckeltal.

4. Exempel på bearbetad förvaltnings- och verksamhetsinformation som med fördel kan kopplas till geografiska objekt är: a) Bearbetad information i form av till exempel nyckeltal där objektsinformation (till exempel ekonomiska uppgifter eller areauppgifter) ingår som en del i nyckeltalet.

I nedanstående ruta exemplifieras sådan information lite mer detaljerat:

4. Exempel på bearbetad förvaltnings- och verksamhetsinformation som med fördel kan kopplas till geografiska objekt Förbruknings-/ nyttjandenyckeltal

Ekonomiska nyckeltal

Kvalitetsnyckeltal

Miljönyckeltal

Nyckeltal relaterade till kärnverksamheten

Till exempel: Mediaförbrukning per objekt och kvm.

Till exempel: Hyra per kvm och lokaltyp. Intäkt av servicetjänst/ kund.

Avvikelser per tidsperiod. Tillgänglighet per tidsperiod.

Andel byggnader med lägre miljöbelastning än x %.

Lokalkostnader per verksamhetsprestation.

Utnyttjande av anläggning per anställd. Kontorsarea per anställd.

Drift- och underhållskostnad per kvm och lokaltyp. Driftnetto, avkastning, per kvm, etcetera.

Andel byggnader med Uppfyllande av verksam- fungerande energioptihetsmål per tidsperiod. meringsprogram. Kundtillfredsställelse per typ av tjänsteleverans.

Areaförbrukning/ lokal kostnad per anställd. Olika servicekostnader per anställd.

Antal konverterade oljepannor det senaste året.

5.4 Sammanfattande synpunkter Det är lätt att fascineras av hur effektivt informationen flödar inom till exempel resebranschen. Tänk att du ska ta ett flyg från Singapore till Sydney, en rutt där det går flera turer varje dag. Du startar kanske 12 timmar innan från Stockholm. Andra åker från Kanada, Frankrike, Egypten, etcetera på andra tider. Alla åker med bagage. Alla betalar sitt individuella pris. Vid ett visst givet klockslag finns alla dessa människor där tillsammans med sitt bagage i en liten tub. Flygplanet har förberetts ur säkerhetssynpunkt, personalsynpunkt, mat- och förströelsesynpunkt. Slottider har bokats. Man flyger tillsammans ett antal timmar innan man sprids ut för vinden igen.

För att detta ska fungera krävs en hel del standardi seringsarbete och en samordnad informationshantering som berör alla flygbolag, flygplatser, resebyråer, etcetera. I belysning av detta lilla exempel framstår fastighetsbranschens informationshantering som lite underutvecklad. Vi kan ju inte ens standardisera och synkronisera vår egen interna information och vi får inte ut den information som vi behöver. Varför är det så, kan man fråga sig. Svaret är givetvis att fastighetsbranschens informationshantering inte är lika verksamhetskritisk. Vi har våra kunder och vårt arbete kvar även om vi inte märker att en

Ordning och reda

fläkt stannar, även om vi inte har ordning på våra papper, även om vi inte kan leverera nyckeltal, etcetera. Det här avsnittet har velat visa hur vi trots allt har utvecklat början till en struktur för hur vi ska handskas med vår lägesanknutna information från inläggning, via lagring till presentation. En struktur som många fastighetsägare/fastighetsförvaltare delvis redan har börjat tillämpa men där många fortfarande har en relativt lång väg att vandra.

5. Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation?

Slutligen är det viktigt att påpeka att likaväl som informationen i sig bara ska behöva läggas in en gång och på ett standardiserat sätt, för att därefter enkelt överföras till andra system, bör de olika objektstrukturerna (i detta fall för geografiska objekt) beskrivas på ett standardiserat sätt. Detta för att man inte manuellt ska behöva bygga upp strukturerna i varje nytt enskilt system som tas i bruk. Här är vi inte i närheten idag. Men det är här som IFC och FI2002- standarderna kommer att bli värdefulla hjälpmedel.

6 Bättre ordning och reda med FI2002 6.1 FI2002 i korthet FI2002 (FastighetsInformation 2002) är ett forskningsprojekt som drevs inom ramen för ett FoU-program som hette ITBoF (IT Bygg och Fastighet). Programmet finansierades till 60 procent av näringslivet och till 40 procent via statliga forskningsmedel. FI2002-projektet avslutades år 2002, men projektresultatet förvaltas och vidareutvecklas av Föreningen för Förvaltningsinformation (FFi). Det framtagna materialet är mycket omfattande och det är lätt att som läsare gå vilse och missa väsentligheterna. Men det finns många lovvärda tankar och råd i de olika publikationerna som olika aktörer i fastighetsbranschen kan ta till sig. Huvudintrycket är sammanfattningsvis att den största delen av materialet har en undervisande karaktär eller i alla fall kan användas i undervisningssyfte och att projektet FI2002 genomsyrats av ambitionen att ge råd, skapa standards, mallar etcetera, inom de flesta förekommande områden i en fastighetsverksamhet.

Företagsspecifik information

Men detta har inte varit projektets viktigaste syfte och är kanske inte heller det viktigaste resultatet. Ett mål med projektet FI2002 är att ett obrutet och kostnadseffektivt informationsflöde säkerställs under en fastighets hela livscykel. ”FI2002-projektets syfte är att skapa bättre förutsättningar för fastighetsbranschen att utnyttja IT:s potential och därmed på ett avgörande sätt medverka till effektivare verksamhet och ökad kundnytta”. ”FI2002-projektets strategi är att utveckla en branschgemensam och stabil grundstruktur för den centrala information som hanteras i verksamheten samt att med den som utgångspunkt utveckla anvisningar, rekommendationer, standarder med mera, för hur information i olika dokument och datoriserade informationssystem ska struktureras och redovisas”.

Företags totala informationsbehov

= Integrations behov (FI2002)

Branschgemensam information (FI2002)

Ordning och reda

FI2002-projektet ska således i första hand uppfattas som en ambition att skapa en för fastighetsbranschen gemensam standardiserad informationsstruktur och en gemensam standard för överföring av information mellan olika processer/delprocesser och stödsystem.

Nedan redovisas närmare resultatet av FI2002-projektets arbete uppdelat på en ”läroboksdel” och en ”standardiseringsdel”.

6.2 ”Läroboksdelen” i projekt FI2002 Läroboksdelen ger läsaren många av de grundläggande pusselbitar som behövs för att förstå den komplexa och omfångsrika informationshanteringen som gäller för flertalet fastighetsägande organisationer — och det är oavsett om man har en kommunal tillhörighet eller är av typen privat kommersiellt bolag. Den innehåller även mallar för framtagning av upphandlingsunderlag.

Processhandboken ger läsaren grundläggande kunskaper om hur processer ska beskrivas och hur man med hjälp av processerna kan presentera ett arbetssätt som beskriver ett nuläge eller önskat börläge. Handboken redovisar de processer som är fastighets branschens vardag och som i hög påverkar det informationsflöde som senare ska hanteras. Tre av fastighetsföretagandets nyckelprocesser hanteras relativt noggrant. Det är processerna för ”Upplåta & hyra ut”, ”Planera och genomföra förändringar” samt ”Tillhandahålla fastighetsanknuten service”. Processerna visar framförallt vilka de viktiga händelserna är och händelsens krav på resurser, information och resultat.

6. Bättre ordning och reda med FI2002

Användningen av grafiska processmodeller och processkartor har sin stora fördel i den tydliga visuella beskrivningen av hur arbete och information flödar. Projektet visar dock inte på metoder att även lägga in ansvarsnivå eller utförandenivå i processkartorna. Det är en brist, eftersom det på ett tydligt sätt kan spegla vem som i verkligheten ansvarar för eller handhar viktig information i organisationen. Se vidare avsnitt 10 om processer.

Informationshandboken ger underlag för fastighetsägaren att från exempelvis FM-verksamhetens behov skapa och förstå vikten av informationsstrategi och informationssystemstrategi. Finns insikten och intresset, ökar kompetensen hos de företag som använder, utvecklar eller handlar upp IT-baserade stödsystem. Avsnittet visar även på styrkorna och svagheterna med att styra verksamheten med hjälp av nyckeltal. FM-verksamheten beskrivs från perspektiven ”styrande information”, ”insatser och utfall”, ”stödjande information”, vilket ger en bred bild av aktuella behov.

Även här används de tre nyckelprocesserna som beskrivs ovan som grund till en mer ingående informationsanalys. I handboken ges användaren en modell för att stegvis ta sig an utveckling av informationssystem. Stegen är genomförbarhetsbedömning, systemutredning, systemanalys, systemdesign, systemimplementering och slutligen test och underhåll av system.

• För en lokalförsörjare eller en förvaltare beskrivs utformningen som en två- eller tredimensionell ritning eller modell med information om till exempel area, typ av utrymme, vem som är hyresgäst etcetera. • För förvaltaren och nyttjaren kan utrymmet visa en rad olika egenskaper, till exempel kapacitet, säkerhetsegenskaper, logistik, sambandsegenskaper etcetera. • För en ekonom beskrivs utformningen i ekonomiska termer och nyckeltal, till exempel hyresintäkt per kvadratmeter.

Denna del är ett av de viktigaste dokumenten i publikationen. Här ges de grundläggande förklaringarna när det gäller synen på de krav fastighetssektorn bör ha på återvinningsbar information och dess strukturer. Produktmodeller är att betrakta som grundläggande för att effektivisera informationshanteringen både från projektering till förvaltning och mellan system i förvaltningsskedet. Modellens hantering av objekt medger att byggnadsverk kan beskrivas i detalj på en mycket låg nivå, vilket är grundläggande för informationsutbyten. Här beskrivs hur ett objekts utformning och egenskaper i olika sammanhang kan beskrivas på ett flexibelt sätt. • För en byggherre beskrivs utformningen som olika krav som utrymmet funktionellt, tekniskt och ekonomiskt ska uppfylla.

Ordlistan är också ett av de viktigaste dokumenten för att det ska gå att kommunicera över huvud taget. Självklart reagerar man som läsare på att det år 2002 måste skapas en ”ny” begreppsförklaring för fastighetsbranschen. Men även om innehållet och definitionerna säkerligen blir eller är föremål för diskussioner, är det uppenbart att en samordnad terminologi underlättar för alla inblandade parter. Svårigheten ligger nog istället i att övertyga branschens aktörer att använda de definitioner som läggs fast. Det är ju inte lätt att lära gamla hundar att ta till sig nya konster, som bekant. Ofta fastnar man ju på intern begreppsförvirring inom den egna organisationen, vilket om något indikerar på svårigheten att skapa en branschgemensam grund.

• För en framtida användare beskrivs utformningen som en tredimensionell CAD-modell med inredning och utrustning, nyttjarinformation med mera.

Ordning och reda

Boken ger en översikt av programarbete med hjälp av checklistor och mallar. De för fastighetsbranschen vanliga och ofta prioriterade processerna att ”Förändra genom projektering och byggande” och ”Planera nyttjande och förändring” beskrivs tämligen ingående. En grund läggs på hög nivå för informationsöverföring från projektering till förvaltning.

I denna översiktliga rekommendation som behandlar processen att ”Tillhandahålla fastighetsanknuten service” beskrivs hur drift- och underhålls information kan struktureras, i enlighet med tidigare beskrivet mönster.

Den schematiska bilden visar ett exempel på mångfalden av systemstöd som måste samverka för att grundläggande och önskad funktionalitet ska bli verklighet. En intressant iakttagelse är behovet av en dokumentdatabas och byggproduktmodell som del i informationshanteringen, vilket belyser att den här typen av ”dokumentbaserad” information efterfrågas allt mer som komplement till databasinformation.

Avsnittet beskriver uthyrning som en av de viktiga processerna i fastighetsföretaget. Innehållet är ganska schematiskt men beskriver huvuddragen och grundläggande struktur och informationskrav.

Rekommendationen går inte på djupet, men kan ändå tjäna som en viss vägledning.

6. Bättre ordning och reda med FI2002

• leverantören, som snabbt kan sätta sig in i materialet och därmed leverera en offert som tillgodoser köparens krav • köparen, som ges stöd då underlaget för upphandlingen tas fram, vilket minskar risken för att missa information till leverantören eller krav på denne.

Mallarna är skapade i MS-Word och låsta som formulär, vilket innebär att leverantören styrs av upphandlaren när svaren ska levereras, vilket skapar jämförbara strukturer i offerterna som underlättar jämförbarheten. Mallar för upphandling av informationssystem. Avrapportering av ITBoF projekt nr 902. Del av etapp 4 av FI2002-projektet. Upphandlingsmallarna ger användaren en bra grund att stå på vid upphandling av informationssystem. Genom att använda en gemensam modell för upphandling av informationssystem effektiviseras processen för både köpare och säljare. Mallarna säkerställer vilka dokument som ska ingå i underlaget samt dess inbördes förhållande, vilket ökar möjligheterna för:

Kompletteras mallarna med ett modernt, säkert verktyg för sammanställning och redovisning av lämnade offerter underlättas främst köparens utvärderingsprocess. Man får utgå ifrån att Föreningen för Förvaltningsinformation kommer att säkerställa att mallarna är uppdaterade avseende de krav som ska ställas på leverantörer för att följa FI2002. Publikationerna finns tillgängliga på hemsidan hos Föreningen för Förvaltningsinformation, www.fi2.se.

6.3 ”Standardiseringsdelen” i projekt FI2002 Arbetet med FI2002-projektets standardiseringsdel har karakteriserats av en önskan att på ett smart sätt sammanföra de standarder som redan finns för att i samförstånd skapa en ökad enighet kring en ny standard där det tidigare saknats regler. Det är så vitt man kan bedöma nog den enda vägen att gå fram för att skapa en gemensam hållbar svensk standard eller en svensk ”de facto” standard.

samt redovisning av genomförda praktiska tester som visar hur informationsöverföringen skulle kunna gå till i praktiken. 3 Gränssnitt till andra förekommande standards såsom IFC, BSAB, och ny svensk standard för metadata. Med detta har man lagt grunden för en standard som kan få en bred förankring. I botten finns även STEP som är en ISO-standard.

1 Underlag till en de facto-standard med bland annat ordlista, förslag till struktur och innehåll till en branschgemensam databasuppbyggnad för hantering av central information om objekt av olika slag som hanteras i fastighetsverksamheten.

En neutral standard/format för informationsöverföringar skapar förutsättningar för enklare överföringar mellan exempelvis två leverantörer med olika uppbyggnad av objektstrukturen. Med användning av den skapade standarden ”FI2XLM” och överens kommelse kring ”taggning” av informationen erhålls ett generellt kommunikationsgränssnitt. Detta illustreras närmare i figuren på nästa sida.

2 Definition av ett generellt och neutralt filformat för utväxling av grunddata (via verktyget XML)

Ett sätt att enklare förstå begreppen ”metadata” och gemensam ”taggning” av informationen är att

FI2002-projektet har framförallt skapat:

Ordning och reda

jämföra med musikens värld. MP3-filer har de flesta hört talas om. Likaså att man i olika mediaspelare enkelt kan sortera sin musik i artist, album, årtal, genre, låtnummer, etcetera. Detta beror på att det till MP3-filerna hör vissa metadata i form av taggar som man kan ge dessa betydelser. Men för att detta ska fungera med alla typer av mediaspelare måste dessa leverantörer ha kommit överens om hur taggarna ska användas och definieras. Annars kommer exempelvis artistnamnet att dyka upp som album och vice versa. Som många av oss har upptäckt har inte leverantörerna ännu kunnat komma överens om detta. För den som vill veta mera om vad XML och metadata betyder och innebär ger Statskontorets rapport ”Vägledning XML-teknik och metadata" daterat

6. Bättre ordning och reda med FI2002

2003-12-13, bra vägledning. Man kan även gå in på www.fi2.se och www.metadata.se och hitta fler bra beskrivande dokument. När det gäller kopplingen till andra standards och format är det inte helt enkelt att av FI2002-materialet läsa sig till var gränserna går mellan exempelvis de krav på informationsstruktur med mera, som tas om hand av den internationella IFC-standarden och de krav som ställs genom användningen av FI2002 när det gäller informationsstruktur och format för informationsöverföring via XML-scheman med tillhörande regelverk. I IFC behandlas främst konstruktionsfasen med sina byggproduktmodeller. Dessa ger underlag till förvaltningsinformation som överförs via XML till FI2002-format. Med det senare menas en FI2002-

strukturerad databas och att informationsöverföring sker via en FI2002-definierad XML-fil till den mottagande databasen för förvaltningsinformation. Bilden nedan försöker visa vad IFC tar hand om och vad FI2002 tar hand om av informationen och gränssnittet mellan dem. Till FI2002-projektets ”standardiseringsdel” ska även läggas de grundläggande standardanpassningar

av FI2002 till BSAB-systemet som genomförts, samt den samverkan som etablerats med ansvariga för det standardiseringsarbete som bedrivits i Sverige kring dokumenthanteringen inom ramen för IT-BoF-projektet och som bygger på den etablerade dokumentstandarden ISO/IEC 82045. (Se till exempel slut rapport ”Implementering av dokumenthantering” från 2002).

IFC (Industry Foundation Classes)

FI2002

Byggprodukter

Förvaltningsinformation

Hanterar byggproduktmodeller som är avsedda för produktionsskedet.

Standardiserat gränssnitt

FI2002

Hanterar information i förvaltningsskedet och i krav från projektens tidiga skeden.

IFC-instdelar (+ skåp) – ID-referens

IFC-modellens objekt tolkas och konverteras till FI2002-modellens struktur

IFC-byggdelar (+ skåp) – ID-referens

Utrymmen och tillhörande ytskikt Byggdelar

Ordning och reda

6.4 Framtiden för FI2002 Det är lätt att logiskt inse att ett neutralt gemensamt gränssnitt med tillhörande definitioner under skeden som projektering och byggande inklusive överlämnande till den förvaltande organisationen måste vara framtidens kommunikationsmodell. Och att detta borde gälla även för informations överföringar mellan olika lagringsplatser i förvaltningsverksamheten. Men hur och när är det lönsamt att själv ställa dessa krav på min egen informationshantering? Det behövs sålunda konkreta och praktiska exempel på vad man tjänar på att använda FI2002 i olika situationer, och tydliga beskrivningar av hur den standardiserade informationen ska kunna hållas levande av ansvariga funktioner inom fastighets företaget. Som tidigare nämnts marknadsförs och vidare förädlas resultatet av projektet FI2002 av Föreningen för Förvaltningsinformation. Våren 2005 hade föreningen 51 medlemmar i form av företag, kommuner, konsulter, landsting med flera. I samband med att föreningen planerades sattes följande mål upp:

Långsiktiga mål: • Etablera FI2002-modellen som de facto-standard. • Etablera förvaltningsorganet FI2002 som en branschgemensam samarbetsorganisation. • Erhålla acceptans för FI2002 från myndigheter.

Kortsiktiga mål: • Informera om FI2002-modellen och den konkreta branschnyttan med denna. • Erhålla en acceptans för FI2002-modellen från hela FM-sektorn. • Förmedla en insikt om behovet av en funktionell organisation för förvaltning av FI2002resultatet. Hittills har föreningen ägnat stort engagemang i att vidareutveckla FI2002- modellen och det på modellen baserade kommunikationsgränssnittet FI2XML och att etablera detta som en de factostandard. Den fortsatta inriktningen tyder också på

Hur ska det här gå till?

Ett standardiserat sätt att flytta information förenklar och ger ekonomiska fördelar.

6. Bättre ordning och reda med FI2002

en fortsatt fokusering på att få branschens aktörer att ta till sig FI2002-standarden och därmed bredda användandet. Exempelvis genom att olika IT-stödsleverantörer går samman för vidareutveckling av den gemensamma FI2002-standarden och genom att beställarna ställer tydliga krav på leverantörerna vid upphandling av IT-stöd när det gäller att uppfylla FI2002- kraven. Ett par klarlägganden som branschens aktörer saknar mest just nu när det gäller tillämpning av FI2002 är: • Ett antal konkreta vardagliga exempel med tydliga och enkla kostnads- intäktsanalyser som översiktligt kvantifierar hur mycket aktörerna såväl i projektskedet som i förvaltningsskedet kan tjäna på att standardisera informationshanteringen enligt IFC, FI2002, etcetera. • En beskrivning av vilka krav som det är rimligt och lönsamt att ställa i olika situationer vid upphandling av IT-stöd med tillhörande lagringsplatser, informationsöverföringar, etcetera. Här borde en enkel lathund tas fram av till exempel föreningen. Måste man beskriva exakt vilken information som ska hanteras enligt FI2002 eller räcker det med en enkel hänvisning? Det är nog så att det är först när man konkret kan visa att ett standardiserat arbetssätt eller en standardiserad informationshantering leder till att saker och ting utförs till lägre total kostnad och med större nytta för kunden och den egna organisationen, som FI2002 blir en standard som man självklart tillämpar.

Man kan också hoppas på att de som ansvarar för utveckling av FI2002-materialet etablerar samverkan med det utvecklingsarbete som bedrivs och har bedrivits inom AFF-kommittén (Avtal För Fastighetsförvaltning) under de senaste 10 åren. Inom ramen för AFF-arbetet har man också tagit fram begreppsnomenklatur och bedrivit ett omfattande struktureringsarbete inom fastighetsförvaltningens informationshantering i syfte att tydliggöra avtalade tjänster. Tydliga avtal mellan två tydliga parter och med tydligt beskrivna tjänster är effektivitetsdrivande. Som en av den viktigaste grundinformationen i denna beskrivning finns förvaltningsobjekten och dess beståndsdelar, till exempel som underlag för statusbeskrivning på installationer. Information överförs från leverantör till beställare och vice versa. Självklart ska en gemensam standard och en gemensam nomenklatur användas vid sådana överföringar som rimmar såväl med AFF:s som FI2002:s krav. Redan nu är dock FI2002 något som varje fastighetsägare eller förvaltare bör titta närmare på för att själva bedöma om man långsiktigt kommer att tjäna på att till exempel använda FI2002-standarden eller ej. Använd också gärna de hjälpmedel som finns i den här boken för att bedöma vilken ambitionsnivå för informationshantering som passar just dig. I bilaga 1 finns en kompletterande översiktlig beskrivning av FI2002-projektet och FFi. Slutligen ett klarläggande vad gäller namnet på defacto-standarden; FI2 har blivit ett kortare namnalternativ, som används alltmer istället för FI2002.

Ordning och reda

7 Visioner för den framtida informationshanteringen 7.1

Visionerna styrs av mål och verksamhetens behov

I avsnitt 2, ”Vad kan man vinna genom ordning och reda på fastighetsinformation?” klarläggs vilka mervärden som kan skapas inom olika områden av fastighetsverksamheten. Exempelvis: • Mervärden för hyresgäster och nyttjare/utövare vid lokalplanering, lokalbokningar och lokalflyttningar. • Mervärden vid planering och drift av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar, etcetera. • Mervärden genom effektivare beslutsfattande genom tillgång till korrekt information. • Besparingar genom effektivare projektarbete, effektivare fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service. • Besparingar genom effektivare arkivarbete för att hålla ordning på fastighetsinformationen.

Grundläggande för vilka visioner med rimlig tidshorisont man kan ”kosta på sig” är naturligtvis i vilket nuläge man befinner sig. Det går alltid att önska, men om ribban läggs för högt är risken stor att man river ut sig, att man inte orkar fullfölja sina visioner. Grundläggande för den egna visionens utformning är även den egna verksamhetens storlek, omfattning och inriktning, aktuella mål för verksamhetens utveckling, etcetera. Därför blir ingen vision den andra lik. Men det är självklart viktigt att så många i verksamheten som möjligt har klart för sig hur den ultimata visionen kan se ut så att man har samma syn på den långsiktiga färdriktningen. Delar av denna vision beskrivs på olika ställen i boken. I detta avsnitt görs ett försök till en mer sammanfattande beskrivning av visionen inom informationshanteringens olika områden.

• Mervärden genom kvalitetssäkring av kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt.

7.2 Visionerna kan uttryckas i en IT-strategi och en IT-utvecklingsplan Informationen i en verksamhet genomgår alltid en resa från dess tillblivelse till dess destruktion. Viss information är långlivad, annan blir bara en dagslända. Numera är det mesta av informationen i elektronisk form. På gott och ont. Detta har ställt helt nya krav på informationshanteringen, men också skapat helt nya möjligheter. Liksom inom så många andra områden styr IT självklart utvecklingen inom informationshanteringen. Det har därför blivit naturligt att beskriva verksamhetens

7. Visioner för den framtida informationshanteringen

visioner inom detta område inom ramen för verksamhetens IT-strategi och IT-utvecklingsplan. Visionerna spänner över samtliga områden i ITstrategin, vilket med önskvärd tydlighet framgår av kommande avsnitt. Den som är intresserad av att läsa mer om IT-strategier etcetera, kan exempelvis läsa ”IT — Strategisk informationshantering i offentliga fastighetsföretag” framtagen av UFOS.

7.3 Några visioner kring informationshantering anpassat för fastighetsföretag I detta avsnitt diskuteras ”drömmen om det ultimata informationsflödet” när det gäller lägesanknu ten fastighetsinformation. En dröm som idag är fullt tekniskt möjlig och som ytterst få kommuner — men ändå några — just nu siktar emot. Den bygger på att informationen skapas på ett ställe och i en obruten kedja transporteras, lagras och presenteras för att användas under allt från byggande, förvaltning, förändring till destruktion av anläggningarna. Den sömlösa informationshanteringen.

Figuren illustrerar hur informationen skapas i samband med genomförande av projekt eller under det dagliga arbetet i verksamheten, för att därefter via olika styrsystem (styrdokument, IT-stöd, manuella rutiner, etcetera) och med hjälp av särskilda informationshanteringsresurser i verksamheten slussas vidare till olika lagringsplatser för eventuell bearbetning. Från lagringsplatserna hämtas via olika sökrutiner information och presenteras för verksamhetens intressenter och för allmänheten. Detta styrs också via olika regelverk och resurser som skapats för ändamålet.

Som tidigare beskrivits i avsnittet om nuläge passerar informationen ett antal stationer på vägen från det den skapas till den används. Detta illustreras på ett lite annorlunda sätt i nedanstående figur. Fokus i denna figur är att se själva informationshanteringen lite mer som en process med en start och ett slut och betona verksamhetens del i denna process.

Lagra, bearbeta

Info från projektet Objektstruktur CADmodell

Ritningar och andra dokument

Informationselement

På följande sidor presenteras ett urval av olika visioner som är kopplade till informationshanteringen och som knyter an till beskrivningen ovan.

Söka och presentera för verksamheten

Original e-arkiv

Förvaltn. e-arkiv

Fastigh. databas

Original övr.arkiv utfasas

Förvaltn. övr.arkiv utfasas

Databas Bearb. info

Personal

Kunder Nyttjare

Leverantörer

n s ete

Skapa/ Fånga

Handlingar

Dokument

Informationselement

Info från daglig verksamhet

Föreningar Särskilt långtidsarkiv

Diarium, arkiv; ärenden

Lagra, bearbeta

Ta ut Använda

Styrfunktion i verksamheten

Media

Enskilda personer

Söka och presentera för allmänheten

Ordning och reda

Vision 1: Skapa och använd en gemensam objektsmodell i 3D för projektskedet Det har länge funnits en vision utomlands och i Sverige att använda en gemensam tredimensionell objektsmodell över anläggningen/byggnaden i projektskedet, med standardiserad objektstruktur (klädhängare för fastighetsinformation) och standardiserad tillhörande objektsanknuten information (värde/entiteter/informationselement och dess attribut, till exempel värde ”1000”, tillhörande attribut ”kvm BRA”). Denna vision börjar idag bli verklighet och uttrycks numera framförallt via standardbegreppet IFC och i Sverige håller en standard enligt regelverket FI2002 på att etableras. IFC (Industry Foundation Classes) är en internationell standard för att beskriva en tredimensionell objektsmodell (objektstruktur med tillhörande information) för ett projekt eller ett byggnadsverk. IFC är framförallt framtagen för projektskedets informationshantering men objektsmodellen går givetvis att använda även i förvaltningsskedet. Detta innebär att man från programskedet till förvaltning utgår ifrån en gemensam objektsmodell, som innehåller all samlad information om ett projekt. Projektörer, entreprenörer och beställare kan under projektets gång använda informationen till projektplanering, kalkyler, energi beräkningar, visualiseringar, upphandlingar, förvaltning, etcetera. Bilden till höger illust rerar den idealiserade visionen. Standardiseringssträvandena har bland annat medfört att man genomfört flera projekt där man redan på projekteringsstadiet har simulerat och testat den virtuella byggnadens framtida funktioner med tillhörande prestanda. Det finns också numera färdiga standardprogramvaror som stöder detta. I Sverige förses byggobjekt som väggar, dörrar och fönster med BSAB-koder och överföringsfiler skapas. Eftersom objektsmodellen är central och gemensam måste juridiska gränsdragningar lösas för tydlig-

7. Visioner för den framtida informationshanteringen

görande av ansvar (till exempel vem gör vad och i vilken ordning) och deltagarnas roller definieras. I praktiken kommer också i de flesta fall respektive disciplin (A, E, K, etcetera) att för lång tid framöver arbeta med egna IFC-certifierade programvaror som är mer eller mindre knutna till objektsmodellen. IFC-standarden börjar idag på allvar att implementeras i CAD-programvarorna. Alla stora leverantörer av CAD-system (till exempel Autodesk med AutoCad/Revit och Graphisoft med ArciCad) har redan anpassat sina system till IFC-standard för flera discipliner, för att möjliggöra utbyte av struktur och information. Vid leverans av objektsmodellen med tillhörande information till beställaren för vidare användning i förvaltningsskedet förutsätts att en filtrering och sortering samt klassificering av informationen görs enligt beställarens anvisningar, till exempel enligt FI2002. Uppbyggnaden av dessa anvisningar (CADmanualer, dokumentanvisningar, etcetera) och dess efterlevnad är avgörande för effektiviteten i förvaltningsskedets informationshantering. Modellen förutsätts i den ultimata visionen även kunna hantera historik i ett livscykelperspektiv så att alla förändringar som objektet genomgår kan återskapas. Denna vision ligger dock långt bort även för de ivrigaste visionärerna.

Anmärkning: En del av FI2002 kan sägas representera en databas med en struktur som tillåter att grundläggande förvaltningsinformation kan hanteras på ett standardiserat sätt, det vill säga förvaltningsskedets motsvarighet till byggskedets IFC-modell. Informationen kan vara teknisk, ekonomisk eller administrativ. Strukturen är också förberedd för hantering av dokumentreferenser och dokument. För vidare information om IFC och FI2002, se avsnitt 6.

Vision 2: Inför elektronisk dokumenthantering med standardiserad struktur och metadata för effektiv sökning Så gott som alla dokument och handlingar skapas och lagras idag elektroniskt. I de flesta fall skapas även papperskopior. För juridiska dokument är originalen fortfarande oftast i pappersform även om elektroniska signaturer mer och mer börjar accepteras. Omsättningshastigheten på dokument och handlingar är också mycket långsam. Därför har alla även idag olika typer av pappersarkiv, pärmar med mera, som hanterar historiska dokument. Idag hanterar de flesta organisationer elektroniska dokument förhållandevis oorganiserat. Man låter filnamnet stå för den viktigaste identifieringen och i bästa fall har man i gemensamma mappar skapat enkla mappstrukturer som är baserade på någon form av objektstruktur (till exempel: förvaltningsobjekt/byggnad/lokal) och olika typer av samlingsnamn för olika typdokument. I många fall, särskilt när det gäller driftdokument, finns dokumenten oftast i handläggarnas pärmar och datorer, men de elektroniska dokumenten är sällan sökbara så att alla kan hitta dem. För att inte tala om alla exceloch worddokument som var och en skapar i verksamheten och lagrar i sina egna klienter (PC). Visionen är att alla dokument som skapas klassificeras på ett av verksamheten förutbestämt sätt och i enlighet med internationell och nationell standard. Detta betyder exempelvis att dokumenten klassificeras i olika dokumenttyper efter sin karaktär och roll i verksamheten och tillförs specifik information i form av olika metadata anpassat för varje typ av dokument. Metadata kan sägas beskriva dokumentets karaktär och innehåll för att underlätta sökning av viss typ av information (jämför med metadata för en MP3-fil som beskrevs i ett tidigare avsnitt). Hantering av dokument med sitt innehåll är i sig en hel vetenskap och består egentligen av flera olika delar. En del är att ha ordning på själva dokumenten och göra dessa enkelt sökbara, en annan att ha koll på innehållet i dokumenten och göra denna information enkelt tillgänglig för brukarna. Det är det förstnämnda som brukar kallas för dokumenthantering. Det sistnämnda brukar på engelska kallas för Content Management, Product Data Manage ment, etcetera, och är på sätt och vis ett eget område där det idag börjar dyka upp alltfler visioner och verktyg. Se vidare vision 4 ”Skapa en effektiv

överföring av informationselement från tillblivelse till primär lagringsplats”. Ytterligare en del är att foga in dokumenten i en process/ett ärende, eller ett projekt, så att dokumenten tillsammans utgör till exempel ett ärende eller en handling. Men denna vision handlar som sagt om dokumenthantering. Nedan redovisas ett exempel på metadata för ett typiskt dokument.

Version

<-------------------!

DokumentVersion

<-----------!

Namn = "1.6" Godkänd

<-------------------!

Författare

<----------------!!

Person

<--------------------!!

Förnamn = "Jan"

Efternamn = "Hedlund"

Tel = "633 29 01"

!! Avdelning <------------------!! Namn = "H/Su" Händelse

<-----------------!!

Datum = "2001-05-17" Person

<----...

Leverans av dokument från externa leverantörer regleras genom olika styrdokument (CAD- och Dokumentanvisningar) men även genom att styr parametrar läggs in i de olika IT-stöd som används för produktion och lagring av informationen. Regler upprättas även för hantering av interna dokument, och hjälpmedel skapas exempelvis genom att ta fram olika mallar för olika typer av dokument. Till varje mall finns regler för metadata och lagrings rutiner kopplade som exempelvis förhindrar att dokumenten kan lagras individuellt. Se exempelvis intervjun med Jönköpings kommun, avsnitt 11.

Ordning och reda

Anmärkning: För den intresserade läsaren finns idag på adressen www.metadata.se ett förslag till standardiserad strukturering och förteckning av dokument inom bygg- och fastighetssektorn som är framtagen inom ramen för FOU-projektet ”IT Bygg och Fastighet 2002”. Denna kan användas som underlag vid uppbyggnad av dokumentarkiv, inläggning av metadata, etcetera.

Denna vision hjälper dock inte för att effektivisera lagringen fullt ut. Mycket information finns kvar i pappersform och kommer att finnas så för lång tid. Det finns inte bara ett originalarkiv, det finns många. Här behövs således fler visioner.

Vision 3: Omforma viktig pappersinformation till elektronisk för effektivare hantering och lagring Många kommuner är idag på gång med att överföra olika typer av pappersdokument till elektronisk form. I samband därmed har man oftast även utvecklat sina klassificeringsrutiner enligt ovan och infört kompetent IT-stöd för dokumenthantering och för arkivering av dokument.

viktiga dokument till elektronisk form för att bara behöva ha ett aktivt dokumentarkiv. Andra nöjer sig med ett mera selektivt program baserat på specificerade nyttokostnadsanalyser. Nedan illustreras visionen med strukturerad arkivering av olika typer av ritningar och CAD-modeller:

Ambitionsnivån är dock mycket olika. Några är fast beslutna att inom några år ha överfört alla sina

Idag: Många arkiv på många olika ställen Pappersritningar

Microfiche

CD/DVD Autocad, etc.

Cals, tif-format, etc.

CD/DVD Cadmodell med databas

Dwg-, dng-format, etc.

Regler för uppdatering.

Projektarkiv Regler för att hämta och lämna.

Originalarkiv

Förvaltningsarkiv

Regler för att lämna. Från dwg till calsritning.

I morgon: Alla typer av ritningar finns i ett originalarkiv

7. Visioner för den framtida informationshanteringen

Nedan illustreras visionen med ett originalarkiv för traditionella dokument, handlingar eller motsvarande. I samband med registrering försöker man vanligtvis också att höja standarden och modernisera formatet på befintlig elektronisk information, se vision 2.

Den intresserade läsaren kan läsa mer om det standardiseringsarbete som bedrivits i Sverige kring dokumenthanteringen i IT-BoF:s rapport ”Implementering av dokumenthantering” från 2002.

Olika förvaltningsarkiv

Pärmar Ritningsarkiv

Ett originalarkiv

Regelverk för biblioteksstruktur, filnamn och metadata för olika typer av dokument.

Dokumentarkiv för övrig fastighets anknuten info

Mappbibliotek i server eller klient Hängmappar Cd-skivor

Pärmar, cd, dvd etc.

Dokumenthanterare för att samla, lagra, titta och hantera in- och utlåning av information.

Dokumentarkiv projektinfo

Regelverk för att hämta och lämna.

Vision 4: Skapa en effektiv överföring av informationselement från tillblivelse till primär lagringsplats Denna vision handlar främst om informations objekten/entiteterna/värdena som finns strukturerade under olika former av attribut, ingår i dokument, i handlingar, etcetera.

en fastighetsdatabas kan sysselsätta en heltidstjänst om man har ett lite större fastighetsbestånd. Se exempelvis de nyttoeffekter som Landstingsfastigheter Sörmland räknade med i intervjun, avsnitt 11.

De flesta som försöker höja ambitionsnivån på sin informationshantering genom att exempelvis hämta in projektinformation från projektskedet till förvaltningsskedet upptäcker snabbt att detta är mycket resurskrävande. Exempel på information man kan vara intresserad av är objektstruktur och identiteter på informationsbärare/klädhängare, (till exempel anläggning, byggnad, våningsplan, lokal och rum), olika typer av grundinformation som till exempel areor, funktionskoder och andra uppgifter för beskrivning av olika rumsegenskaper (till exempel storlek, takhöjd, ventilationsförutsättningar, olika typer av installationer, etcetera.

Annan information som man vill hämta in till för valtningsskedet kommer exempelvis från Lantmäteri verkets fastighetsregister och andra externa källor.

Bara att komplettera ritningar och mäta ytor på rumsnivå för att därefter manuellt lägga in dessa i

Visionen är förstås att denna typ av överföringar ska kunna ske med automatik. Men inte nog med det, man vill ju också att den lösning som skapats, med automatisk överföring av information mellan två olika typer av IT-stöd, inte ska vara känslig för om någon av leverantörerna uppgraderar sitt IT-stöd eller om man beslutar att byta något av ITstöden. För att realisera denna vision måste man delvis ha realiserat de tidigare visionerna. Man måste exempelvis ha standardiserade regler för klassificering

Ordning och reda

av information. Men man måste också införa standardiserade regler för val av teknik och format för överföring av information, till exempel via XML och integrationsplattformar. (XML är ett språk/en teknik för att beskriva vad och hur information ska överföras från ett ställe till ett annat som har visat sig vara lättbegriplig och effektiv och som alltfler numera tillämpar, speciellt i webbmiljö. Man kan också säga att det är en utveckling av HTMLkoden). Den ultimata visionen är givetvis att man även med automatik kan överföra den information man får om objekten i en förvärvssituation in i de egna

förvaltningssystemen. Det ställer än högre krav på egna regelverk och krav på att följa internationell och svensk standard. Men också givetvis krav på att alla andra följer samma regler. För att denna vision överhuvudtaget ska vara möjlig att realisera krävs storverk av branschorganen och fastighetsföretagen — en bransch som ännu inte enats om sådana enkla saker som gemensam nomenklatur för olika i verksamheten förekommande begrepp, regler för strukturering och identitetssättning av byggnader, etcetera.

Vision 5: Skapa en informationslagring på en primär lagringsplats i ett livscykelperspektiv Denna vision handlar både om skrivna dokument, ritningar, foton, videos etcetera, som är någon form av sammansatt information, och om själva informationselementen, entiteterna eller värdena som finns strukturerade i olika former av attribut, dokument eller handlingar, etcetera. Den sammansatta informationen kan skapas i samband med byggprojekt eller i den löpande förvaltningen. Den kan komma från kunder, leverantörer, allmänheten etcetera, eller skapas i den egna verksamheten. Den kan ingå i ett pågående projekt eller ärende eller vara en del i en allmän handling.

Visionen är att sådan information bara ska behöva läggas in en gång på ett ställe på sin primära lagringsplats på sätt som beskrivits i tidigare visioner och att informationen åsätts sådana metadata att dessa enkelt kan kopplas ihop med ett visst projekt, ett ärende, etcetera. Kopplingar ska även finnas mellan den primära lagringsplatsen och de olika verksamhetsprocesser i den löpande verksamheten som behöver tillgång till informationen. I visionen ingår även att det finns regler skapade för publicering av informationen.

Publicering

Hantering av inläsningar

Hantering av löpande verksamhet, till exempel:

Diariehantering Ärendehantering Hantering av arkiv för långtidslagring

Hantering av byggprojekt

7. Visioner för den framtida informationshanteringen

Databas för sammansatt information med "dokument"hanteringsfunktioner

• ekonomihantering • hyreshantering • tillsynsplanering • underhållsplanering • daglig drift • styr- och övervakning.

Hantering av övriga projekt

Det räcker givetvis med en lagringsplats för hela organisationen. Det behövs inte en lagringsplats för fastighetsinformation och en annan lagringsplats för övrig information. I visionen ligger även att den sammansatta informationens historik kan sparas och följas. Informationselementen kan vara en specifik adress sorterat under attributet adresser. Detta kan vara en specifik areauppgift sorterat under attributet lokalarea. Det kan vara ett ritningsnummer sorterat under attributet ritningsinformation eller metadata

Cad-modell Cad-ritningar

om ritning. Det kan vara uppgifter om nästa besiktningstillfälle sorterat i ett dokument eller i ett ITstöd under attributet OVK-besiktning. Visionen är att dessa bara ska läggas in en gång på sin primära lagringsplats (den plats från vilken informationen ajourhålls och dess kvalitet bevakas) i organisationen. Därifrån ska eventuella överföringar till sekundära lagringsplatser ske eller informationen hämtas för olika typer av bearbetning och presentation. Se till exempel nedanstående figur:

Bild- och dokument & ritningsregister, inkl Viewer Datalager & budget/ Analysverktyg Grunduppgifter

Graﬁsk modell för förvaltning

Infrastrukturobjekt

Förvaltningsobjekt Styrobjekt

Verksamhetsstöd för: • Ekonomihantering

Digital kartinfo

Byggnader

Markanl

• Hyreshantering • Arbetsorderhantering

GIS

Juridiska data

Juridisk fastighet

• Tillsynsplanering (FU) Vånings plan

Markanl delar

• Mediauppföljning • Projekthantering • Underhållsplanering • Styr- och övervakning

Installationer

• Nyckelhantering

Rum

• Lokalvård (Upphandl)

Utrustning Byggnadsdelar (yttre skalskydd)

I visionen ligger även att man i förekommande fall historiskt ska kunna se värden för utvalda tidsperio der. Detta innebär bland annat datumsättning och specifik lagring/presentation av informationen för varje tidsperiod. Det duger således inte att bara kunna se historisk information i rapportform. Den historiska informationen är helt avgörande för förmågan att kunna följa upp och utvärdera verksamheten.

För att visionen ska vara möjlig att realisera krävs därför att man har förverkligat ett helt knippe av olika visioner för informationshanteringen. Förutom några av dem som redan nämnts är de viktigaste: • att regelverk finns upprättade för klassificering av informationen, inte minst ur säkerhetssynpunkt, se vidare nästa avsnitt

Ordning och reda

• Att informationsansvariga är utsedda för varje typ av information med ansvar att lägga in och ajourhålla densamma. I ansvaret ligger även att bevaka riktighet, säkerhetsklassning, historik, samt långsiktig arkivering av information, etcetera. • Att samordnade moderna IT-stöd för hantering av lägesanknuten information i fastighetsverksamheten är införda som kan hantera historisk information enligt ovan. • Att rutiner för automatisk överföring mellan olika IT-stöd som använder informationen är

skapade med tidigare nämnd överföringsstandard och användande av teknik med integrationsplattform (fungerar även med primitivare överföringsteknik men i ett längre perspektiv till högre kostnad). Här finns en lång väg att vandra för många organisationer. Areauppgifter läggs exempelvis sannolikt in idag på minst tio olika ställen för olika ändamål, få har utsett informationsansvariga och de allra flesta har, med några få undantag där tvingande krav har ställts, inga rutiner alls för hantering av historisk information.

Vision 6: Skapa förutsättningar för en resurssnål, behovsstyrd och säker åtkomst till information Få visioner är så tydligt uttryckta av politiker och tjänstemän som visionen om en bättre presentation av informationen för allmänheten och att göra informationen mer lättillgänglig. Allmänheten har klagat på dålig insyn och information om/kommunikation med den offentliga verksamheten. Hemsidor och portaler för både allmänheten och den egna verksamheten har skapats. E-visioner har tagits fram. Utvecklingsarbete pågår exempelvis inom bland annat Statskontoret för att möjliggöra för allmänheten att se alla ärenden som förekommer och hur handläggningsprocessen fortskrider oavsett om det är en eller flera myndigheter som handlägger ärendet. Det mesta ska med andra ord nu ut på nätet och rutiner måste skapas för standardiserad och säker informationsöverföring mellan myndigheter. Men hänsyn måste även tas till avvägningen mellan rätt till insyn och sekretesskydd. Bättre rutiner för samordning mellan diarieregister, ärendehantering och arkiv för långtidslagring måste också skapas i organisationerna för att visionen ovan ska kunna bli verklighet. Det blir dyrt när man manuellt måste lägga in samma information i verksamheten flera gånger eftersom man sällan har tillräcklig ordning och reda på informationen och tillräckligt bra IT-stöd för att informationen ska kunna hämtas direkt från källan. Det stora problemet är i detta sammanhang egentligen inte att lägga in information — det kommer att gå bättre och bättre i takt med att visionerna ovan

7. Visioner för den framtida informationshanteringen

realiseras — utan att bestämma vilken fastighetsinformation som ska göras tillgänglig och för vilka. Informationssamhället med mycket och tillgänglig information har många fördelar men diskussionen har på senare tid intensifierats kring främst säkerhetsaspekterna med att göra känslig information tillgänglig via nätet. Det finns många som hävdar att har man bara en gång lagt ut information på nätet, kan obehöriga få tillgång till denna oavsett vilka säkerhetsrutiner som skapas. Det är naturligt att bli fundersam kring det rimliga i att lägga ut alla larminstallationer, brandväggar, styr- och övervakningsinformation på nätet för att de egna driftteknikerna snabbare ska kunna analysera, åtgärda och förebygga fel, uppdatera information, etcetera. Även tillgänglighet till informationen via mobilen kan ifrågasättas ur säkerhetssynpunkt. Vi måste räkna med att det finns människor och organisationer som är ute efter att sabotera kommunens olika anläggningar. Visionen innebär således förutom tidigare nämnda visioner att det måste finnas utarbetade rutiner i verksamheten för klassificering och säker hantering av olika typer av information samt tekniska lösningar för säker lagring, sökning och åtkomst till information. Detta regleras i en säkerhetsplan. För att få en känsla för omfattningen av vilka rutiner som måste finnas i en fastighetsverksamhet presenteras nedan det viktigaste innehållet i en sådan säkerhetsplan. Säkerhetsplanen ska behandla bland annat följande säkerhetsområden:

Administrativa och organisatoriska säkerhets åtgärder Här ingår rutiner för ansvarsfördelning, säkerhetsorganisationen, säkerhetsinstruktioner, information/utbildning till personal, rutiner för utveckling och införande av IT-stöd.

Informationsklassning Här ingår åtgärder och rutiner för att klassa information i olika säkerhetsklasser, regler för att handha information främst relaterat till uppställda sekretesskrav, tillgänglighetskrav, beständighetskrav och riktighetskrav.

System- och programteknisk säkerhet Här ingår restriktioner för åtkomst, principer för loggning, radering i aktuella system och program men också skydd för otillbörliga ändringar till exempel i ekonomisystemet.

Åtkomstkontroll Här ingår auktorisation, lösenord, virusskydd, intrångsdetektering och andra begränsande åtgärder.

Kommunikationssäkerhet

Tekniska säkerhetsåtgärder

I området ingår allmänna säkerhetsåtgärder i teknisk infrastruktur för att garantera tillgänglighet, riktighet, etcetera, inklusive utbildning och kontrollsummeringar.

Här kan nämnas bevakning, inpasseringskontroll, larm och strålningsavskärmning.

Terminalsäkerhet

Funktionssäkerhet och driftsäkerhet Området omfattar främst åtgärder i fråga om kraftförsörjning, brandsäkerhet, automatisk driftövervakning och underhållsavtal.

Här innefattas rutiner och kontroller för användning av arbetsplatsdatorer i nätverk.

Reservplaner, katastrofplaner Här ingår planerade åtgärder, till exempel manuella rutiner, om datasystem sätts ur funktion.

Vision 7: Skapa effektiv tillgång till ”rätt” information som är lämplig för planering, styrning och uppföljning Vi har hittills ägnat oss åt visioner som har mycket med inläggning, klassificering, och överföring av information att göra. Det är ju grunden. Men som användare av information tänker man mest på hur man kan få tag på och använda informationen. Allra mest irriterande är nog att det är så svårt att få fram de nyckeltal som behövs för planering, styrning och uppföljning av verksamheten.

ofta råder stor osäkerhet kring vad olika uppgifter står för, vad de omfattar, om de är meningsfulla, korrekta och uppdaterade och om de tidsmässigt hänger ihop med övrig information. Detta kan man bara komma till rätta med om man realiserar åtminstone delar av de visioner som nämnts tidigare och fokuserar på att ta fram den typ av grundinformation som man vet behövs som beslutsunderlag.

I detta avsnitt ska vi därför titta närmare på hur en vision ser ut för optimal informationshantering ur ett beslutsstödsperspektiv, det vill säga hantering av strategisk information.

Det är inte lätt för många att veta vad som behövs, när det inte ens finns konkreta mätbara mål eller det saknas anvisningar för vilka nyckeltal verksamheten lämpligen bör styras på. Detta är också en brist i många offentliga fastighetsföretag. Här är det dock fråga om ett managementproblem och måste lämnas utanför ramen för denna skrift.

Rent allmänt har offentlig fastighetsverksamhet varit dålig på att skapa rutiner för att enkelt ta fram den information som man behöver för planering, styrning och uppföljning av verksamheten. Man ägnar varje år oproportionerligt med tid och resurser för att leta, bearbeta och sammanställa information för olika typer av ändamål. Det går att skylla på många saker, till exempel dåliga ekonomi- och personalsystem, men faktum är att det från och med mitten på 90-talet har funnits IT-stöd och teknik för att lösa denna typ av informationshantering. Felet har istället bland annat varit — ja just det — bristen på ordning och reda på den grundläggande information som behövs för att skapa nyckel talen och beslutsunderlagen. Klassiskt är att det

Det är det också när verksamheten upplever att det hela tiden kommer en massa rapporter från olika håll som man inte vet vad man ska göra med. Det finns sålunda ofta också en hel del slentrianinformation som cirkulerar runt på avdelningarna och som skymmer sikten för viktig strategisk information. Men om man enbart ser till själva informationshanteringen handlar visionen om att hämta information från olika primära lagringsplatser, bearbeta denna och presentera den strategiska informationen på önskvärt sätt.

Ordning och reda

DATA-

Beslutande styrmål för verksamheten t ex:

LAGER

kundnytta kapitalvård effektivitet professionalism.

Kvalitetssäkrade grunddata kring t ex: hyresgäster fastigheter projekt medarbetare ansvarsenheter.

Kvalitetssäkrade resultat kring t ex: hyreskostnader kundtillfredsställelse ekonomiskt resultat administrationskostnad arbetstillfredsställelse.

Förstklassigt rapportverktyg för presentation av styrmått/nyckeltal rapporter med mera.

Figuren ovan illustrerar hur informationshantering och IT-stöd bör samverka för att visionen ska uppnås. IT-stödet består i detta fall av ett datalager, ett antal bearbetningsprogram för att skapa komplexa nyckeltal, en avancerad rapportgenerator samt ett lättillgängligt presentationsgränssnitt. Tillsammans bildar detta ett så kallat beslutsstödsystem. Grundinformationen hämtas från sina primära lagrings-

platser, eventuellt via en integrationsplattform. Ser man specifikt till visionen att skapa ”rätt” information för ekonomisk budget- och nyckeltalsanalys med koppling till fysiska/geografiska objekt och till olika IT-stöd som primärt ska hantera denna information kan bilden nedan ge en viss vägledning.

Hyressystem

Hyressystem Datalager för strategisk information med modul för budget- och budget uppföljning.

–Hyra/objekt

Anläggningsregister –Kapitalkostnad/objekt

Ekonomisystem Utfall Underhållssystem

Mediasystem –Mediakostnad/objekt

Anläggningsregister –Kapitalkostnad/objekt

Underhållssystem

• Hämtar tidigare års resultat per objekt från källsystem.

–Adm.kostnad, skatt/objekt

–Underhållskostnad/objekt

–Hyresprognos/objekt

–Underhållsprognos/objekt

Prognos • Hämtar budget per objekt från källsystem.

Städsystem –Städprognos/objekt

• Genomför budget simuleringar.

Städsystem –Städkostnad/objekt

• Presenterar resultat på valda rubriker.

Arbetsordersystem –Driftskostnad/objekt Tillsynskostnad/objekt

7. Visioner för den framtida informationshanteringen

Budgeterad självkostnad/objekt

Vad krävs då för att realisera visionen. Det kan inledningsvis vara intressant att studera hur kommunerna tänker just nu, kring detta ämne. Stockholm stad skriver exempelvis i sin gällande e-strategi från 2001 att det är viktigt att utveckla ett bra koncept för hantering av strategisk information — det vill säga någon form av beslutsstödssystem: Mål Genom en strategisk satsning på IT-stöd för ledning och styrning kan följande uppnås: • Bättre underlag för beslut genom ökade möjligheter att bearbeta och analysera information. • Bättre förutsättningar för styrning och uppföljning mot fastlagda mål genom snabbare åtkomst och analyser. • Bättre förankring av underlag för beslut genom ökade möjligheter att sprida rapporter och analyser till olika nivåer under stadens organisation. • Mer tid för kärnverksamheten genom att framställning av rapporter och analyser underlättas.

realisera visionerna ovan krävs ju förutom sådant som nämnts tidigare bland annat följande: • Rutiner för klassificering av grunddata som ska användas för planering, styrning och uppföljning till aktuella redovisningsobjekt redan vid inläggning på primär lagringsplats. Klassificeringen innebär att grunddata relateras till de olika aktuella redovisningsobjekten till exempel fastighet, anläggning, projekt, kund, resultatenhet, nyttjare, medarbetare, etcetera på ”rätt” detaljnivå i objektstrukturen för att senare kunna användas vid framtagning av strategisk information • Rutiner för klassificering vid registrering av mål och resultatuppgifter (utfall) på samma sätt som ovan. Klassificering görs till exempel vid registrering av mål- och utfall direkt i beslutsstödssystemet (till exempel olika typer av mål) eller vid inläggning i arbetsordersystem, inläggning i mediauppföljnings system, vid kontering i ekonomisystem, etcetera.

• Lägre kostnader för tillgång till information.

…och så här säger man kortfattat att det ska gå till att uppnå målen: För att åstadkomma ovanstående mål är det av strategiskt värde att genomföra följande insatser: • Vidareutveckling av projekt för ledningsinformation (LIS). Syftet är att skapa förutsättningar för att göra informationen från stadens system avseende ekonomi, personal och verksamhet åtkomlig på ett lättillgängligt sätt. En fortsatt utbyggnad av LIS med lokalt informationslager för förvaltningar, utveckling av centralt informationslager för stadsledningen samt anslutning av fler informationskällor från stadens verksamhets system bör genomföras. • Utveckling av stadens personal- och ekonomi administrativa system. • Införa IT-stöd för planeringsprocessen, som syftar till att öka möjligheterna för samverkan inom staden och ge snabbare underlag för planering och beslut. • Genomförande av projekt för insamling av nya typer av information inom till exempel trafik- och miljöområdena bör övervägas.

Det finns således en stark tro att IT-stöden ska lösa alla problem. Har vi bara bra IT-stöd så… Men riktigt så enkelt är det inte och det är man naturligtvis medveten om i Stockholms stad. För att

• Rutiner för överföring av grunddata, mål och utfall till datalagret för strategiska informations uttag och koppling till redovisningsobjekt på samma objektnivå som skett vid registreringen. Men har registreringsnivån exempelvis varit på förvaltningsobjektsnivå (ett förvaltningsobjekt består av flera byggnader) och nyckeltal med aktuell information senare ska visas på byggnadsnivå måste rutiner även finnas för schablonmässig fördelning ned på byggnad efter vald fördelningsnyckel. • Rutiner för koppling av informationen till hierarkiskt strukturerade rubrikmallar för framtagande av olika typer av sammanställningar. Om till exempel en ekonomisk uppgift registreras på ett eller flera konton ska dessa kopplas till en speciell rubrik i mallen. Säg att rubrikmallen speglar hur vi vill redovisa drift- och underhållskostnad enligt branschstandard. Ett visst år har man ett konto som heter exempelvis ”snöröjning”. Detta konto kopplas till rubriken ”snöröjning” som i sin tur ingår i den övergripande rubriknivån ”fastighetsskötsel”. Denna i sin tur ingår i den övergripande rubriknivån ”driftskostnad”. Kontots innebörd och innehåll kan ändras genom åren men rubriken består. • Framtagna rapportmallar för olika utvalda ändamål för standardiserad och enhetlig presentation av informationen i verksamheten.

Ordning och reda

• Definition av ett lättillgängligt användargränssnitt för sökning och presentation, till exempel i webbmiljö med väl utvecklade behörighets- och säkerhetsfunktioner. Därtill behövs givetvis ett IT-stöd i form av ett beslutsstödssystem med datalager som kan hantera redovisningsobjektens struktur, rapportmallarna, utspridning av information på objekt för aktuell tidsperiod, kan hantera historik samt kan utföra beräkningar och sammanställningar snabbt. Men

det krävs också att systemet har bra sökfunktioner, avancerad rapportgenerator där information kan ”vridas” godtyckligt och inte minst har ett bra användargränssnitt för presentation i webbmiljö, etcetera. Mot bakgrund av ovannämnda beskrivning är det lätt att inse varför det är så svårt att ”få till det” när det gäller den strategiska beslutsstödsinformationen.

Vision 8: Skapa en effektiv verksamhetsstyrning av informationshanteringen för olika ändamål Denna vision innebär att det finns kompetenta och tillräckliga resurser för att planera, styra, och övervaka hanteringen av informationen. Kallas även med ett fint ord för ”Information Management”.

• Vård av primära lagringsplatser, diarier/ärendehantering, arkiv för långtidslagring, etcetera. • Framtagande och underhåll av regelverk för överföring av information till sekundära lagringsplatser.

Av tidigare resonemang är det uppenbart att de Styrfunktion i skisserade visionerna • Framtagande och verksamheten inte realiseras eller underhåll av regelverk underhålls av sig själva. för behandling av I själva verket är det information som ska mycket förvånande användas för strateatt så många organigiska informations sationer satsar så lite uttag (beslutsstödsresurser på en medvesystem). ten och styrd informationshantering. Vi säger • Framtagande och att vi lever i ett informaunderhåll av tekniskt tionssamhälle men ändå regelverk för överföring satsar vi så lite och satsar vi, av information mellan olika är det på lättbegripliga saker som lagringsplatser (främst olika exempelvis bredband, Internet, nytt typer av benämningar och format). ekonomisystem och gemensam teknisk plattform. Det är bra, men nu är det dags att ta ett • Bistå med framtagande av företagsgemensamma steg vidare. rapporter, framtagande av olika nyckeltal, etcetera. Bland viktiga arbetsuppgifter kan nämnas: • Framtagande och underhåll av regelverk och rutiner vid skapande och leverans av olika typer av information (CAD-modeller, ritningar, bilder, dokument, värden, etcetera). Detta gäller såväl externa som interna leverantörer. • Framtagande och underhåll av regelverk och rutiner för inläggning av informationen på primära lagringsplatser (i ett originalarkiv, en fastighetsdatabas, i ett hyressystem, etcetera).

7. Visioner för den framtida informationshanteringen

• Framtagande och underhåll av regelverk för alla informationsansvariga. Och sist men absolut inte minst: • Bedriva en uppsökande, kontaktskapande verksamhet med medarbetarna på alla nivåer i företaget för att hela tiden vara uppdaterad när det gäller behov av en viss typ av information, rapportsammanställning, nyckeltal, med mera.

Nedan följer ett utdrag ur Fortifikationsverkets ITstrategi där man behandlar hur IT-verksamheten på olika sätt ska kommunicera med verksamheten.

För att garantera den operativa verksamhetens delaktighet och engagemang i IT-verksamhetens utveckling ska bland annat följande rutiner tillämpas:

Ledningens engagemang Kontinuerlig information om IT-verksamhetens utveckling och behov av strategiska ställningstaganden ska ges på FORTV:s ledningsmöten. Ledningen ska vara representerad i styrgruppen för samtliga större förbättringsprojekt som syftar till införande av verksamhetens IT-stöd

Systemråd (intern användarförening) Särskilda Systemråd ska finnas för att diskutera och samordna gemensamma IT-frågor inom respektive system/ systemfamilj. Ledamöterna består av utsedda systemförvaltare och utsedda kontaktpersoner i den operativa verksamheten. Även FORTV:s IT-partner (driftleverantör) bör bjudas in.

IT-konferenser En gång om året ska samtliga berörda i FORTV:s ”IT-nätverk” träffas till en gemensam IT-dag för utbyte av information och diskussion kring frågor.

I det här sammanhanget är det slutligen särskilt viktigt att understryka behovet av underhåll, tillsyn och kontroll. Det finns inbyggt i alla verksamheter att skapade rutiner degenererar efter hand om ingen håller ordning på att rutinerna efterlevs.

I detta fall gäller det såväl rena informationsfrågor som frågor kring IT-stöd med tillhörande teknik.

Nätverkssammankomster IT-staben ska proaktivt verka för och beredas möjlighet att delta i de nätverkssammankomster som regelbundet sker inom varje verksamhetsgren hos FORTV (till exempel inom ekonomi, personal, fastighetsdrift, projekt).

Användarträffar IT-staben ska deltaga och verka för att strategiska användare också deltar i de användarträffar som arrangeras av respektive leverantör av IT-stöd.

Utbildning IT-staben ska tillhandahålla en av verksamheten efterfrågad utbildning inom IT-området. Aktuella behov ska kontinuerligt uppdateras.

FO/FE-sammankomster IT-staben ska proaktivt verka för och vid lämpliga tillfällen beredas möjlighet att delta i de sammankomster som sker inom varje fastighetsområde/fastighetsenhet. IT-staben ska även på andra sätt (exempelvis via enkäter) förvissa sig om att verksamheten inom FORTV verkligen känner engagemang och delaktighet och att IT-staben ger den stöttning och service i IT-frågor som verksamheten behöver.

gå till — en helt annan att leva efter de regler som finns. Det finns alltför gott om exempel på hur den formella kvaliteten är oantastlig, men där til�lämpningen i praktiken inte ens lever upp till första stycket i regelverket.

Det är således en sak att ha tagit fram rutiner, mallar med mera för hur informationshanteringen ska

Vision 9: Skapa en effektiv systemarkitektur, systemsamverkan och effektiva IT-stöd Det må finnas hur bra regelverk för hantering av själva informationen som helst, men om det inte finns en effektiv långsiktig strategi för utvecklad systemarkitektur som är anpassad till vad som faktiskt leverantörer av IT-stöd för fastighetsbranschen kan leverera, så har man ju bara kommit halvvägs.

Hur visionen bör se ut för en enskild organisation beror givetvis på hur verksamheten ser ut, hur verksamheten är organiserad, etcetera. En heltäckande beskrivning av lämpliga strategier för fastighetsorganisations långsiktiga systemstrategi inklusive affärssystem (till exempel hyressystem, beställ-

Ordning och reda

nings- och inköpssystem och projektstyrnings system) och olika stödsystem (ekonomisystem, personalsystem, etcetera) ligger tyvärr också utanför ramen för denna skrift.

Men så här kan en översiktligt visionen se ut för en effektiv systemarkitektur för den lägesanknutna fastighetsinformationen som samtidigt är anpassad för de större systemleverantörernas systemkoncept:

Hantering av lägesbunden fastighetsinformation Information kopplad till geografiska objekt

Presentations- och bearbetningsmiljöer

Fastighetsdatabas/ Installationsdatabas

Juridiska grunduppgifter om geografiska objekt.

Lantmäteriets fastighetsregister

Förvaltningsintressant projektinformation om geografiska objekt.

Löpande intressant förvaltningsinformation om geografiska objekt.

Intressant teknisk information om geografiska objekt.

Normering

Originalarkiv/ Förvaltningsarkiv

Styr- och övervakningssystem

Löpande intressant verksamhetsinformation med koppling till geografiska objekt.

Olika specialistsystem, till exempel personal, ekonomi, hyra, arbetsorder

Av figuren framgår hur olika typer av lägesanknuten information skapas och läggs in på olika typer av primära lagringsplatser varifrån informationen hämtas via en integrationsplattform till olika typer av bearbetning och presentation. Karaktäristiskt för denna struktur är exempelvis: • Objektstrukturer, benämningar, identiteter är desamma oavsett var i informationskedjan man befinner sig.

7. Visioner för den framtida informationshanteringen

Helst via integrationsplattform

Allmänna grunduppgifter om geografiska objekt.

Lagringsplatser Klädhängare

Webbaserade system för grafisk/alfanumerisk presentation av information med koppling till geografisk objektstruktur.

System för att bearbeta/ förädla information med koppling till geografisk objektstruktur.

• Överföringar sker med hjälp av standardiserade format, till exempel FI2002 och XML. • Informationen lagras på en naturlig primär lagringsplats som också rimmar med de större IT-stödsleverantörernas systemarkitektur vid leverans av IT-stöd för olika ändamål, till exempel ritningsoch dokumenthantering, arbetsorder hantering, system för styr- och övervakning, eller hantering av juridisk information.

• Integrationsplattformen med sina regler för lämning och hämtning av information är navet i kedjan.

3–

4–La gra

Transport e r

Ingenting blir bättre än sin svagaste länk sägs det. Detta är något att tänka på när man bygger upp sin vision om det fastighetsverksamhetens framtida informationshantering. Det tjänar sålunda inte så

De viktigaste komponenterna i denna informationskedja sammanfattas i nedanstående bild:

1–

Skapa

ssifice a l K – 2

• Sökning och presentation av information görs via webbgränssnitt.

nd 6–Anvä a 5 –Presente r

• Informationen läggs in och underhålls enbart på sin primära lagringsplats. Alla andra system hämtar sin information från denna plats.

mycket till med aldrig så standardiserade rutiner för klassificering och överföring av information om det inte finns engagerade medarbetare som både förstår och bejakar de regler som satts upp.

Ordning och reda

8 Hur kommer man igång med sitt ”ordning och reda-projekt”? 8.1 Lathund för att bestämma inriktning, ambitionsnivå och avgränsning I detta avsnitt ska vi diskutera kring hur man kan välja behovsanpassade strategier för att successivt realisera sina visioner i takt med tillgängliga resurser. Det viktiga är att de olika steg man tar är konsekventa och fullt ut genomförda och att ett valt utvecklingssteg inte leder till en återvändsgränd varifrån det är mycket dyrbart att gå vidare. I värsta fall kanske man måste börja om. Som vi nämnt tidigare är också utgångsläget, verksamhetsinriktning och framtida verksamhetsmål de viktigaste parametrarna för val av strategi. I det här sammanhanget är det viktigt att komma ihåg att det är ett faktum att de flesta IT-utvecklingsprojekt mer eller mindre misslyckas i den meningen att man i hyfsat rätt tid och till rätt peng

uppnår efterfrågat resultat. Det är också klarlagt vad detta främst beror på. Det handlar oftast om bristande engagemang och krav från ledningen, bristfällig behovsanalys, otydlig målbild, outvecklade egna rutiner för projektdrivning av IT-utvecklingsprojekt, för lite avsatta interna resurser för test och genomförande, bristande uthållighet, för hög ambitionsnivå, etcetera. Som en liten hjälp, presenteras i detta avsnitt en lathund för hur man snabbt kan komma fram till en behovsanpassad genomförandestrategi för utveckling av ordning och reda, som har förutsättningar att bli lyckosam. Lathunden innehåller följande steg:

Nuläget, till exempel enligt "Redarbarometern", "indikator modellen".Viktigaste styrkor — viktigaste svagheter.

Prio i verksamheten just nu. Beskriv de fem viktigaste prioområdena.

Vad vill man åstadkomma? – nu och på sikt. Beskriv och rangordna fem viktiga resultatmål.

Vilken information är viktigast att få ordning på? Informationsobjekt, typ av ritningar, typ av dokument.

Vilken del av beståndet är viktigast att börja med? Typfastigheter, ålder, störst brister, projektaktuella, etcetera.

8. Hur kommer man igång med sitt ”ordning och reda-projekt”?

De olika stegen beskrivs närmare nedan. Tanken är att när man gått igenom samtliga steg, analyseras

det sammantagna resultatet och läggs till grund för strategiformuleringar.

Nuläget Hur ser utgångsläget ut exempelvis enligt ”reda barometern” och ”indikatormodellen” ?

Vilka var de viktigaste styrkorna vilka var de viktigaste svagheterna?

Styrkor kan vara: • Vi har en modern fastighetsdatabas där grundinformation (informationsobjekt, pekare till ritningar och dokument) har lagts in. • Vi har en bra CAD-manual som beskriver vilka krav vi har på leverantörer av digitala ritningar och dokument. • Vi har ett nytt elektroniskt dokumenthanteringssystem som fungerar framförallt för externa dokument. • Vi har ett utvecklat processtänkande och hyfsade gemensamma hjälpmedel och rutiner för förvaltningsprocessen, hyresprocessen och projektprocessen.

• Vi har enats om en standardiserad objektstruktur, nomenklatur och identitetssättning som också tillämpas. • Det finns en tydlig IT-strategi som ger stöd för hur rutiner och hjälpmedel för ”ordning och reda” ska byggas upp. • Det finns en stark politisk vilja att få bättre ordning och reda på sin fastighetsinformation. • Det finns medel och resurser för att satsa på projekt för utveckling av ordning och reda. • Det finns ett efterfrågetryck i organisationen för att få bättre tillgänglighet och bättre kvalitet på fastighetsinformationen.

Svagheter kan vara: • Grundinformation om fastigheter läggs in i många olika system (till exempel i olika excelprogram och/eller accessdatabaser) trots att det finns en gemensam professionell fastighetsdatabas. • Vi har inga gemensamma rutiner för hur vi internt klassificerar och lagrar löpande förvaltnings- och driftdokument. • Vi har hittills bara digitaliserat 20 % av alla viktiga ritningar och dokument. • Vi har inga gemensamma hjälpmedel för att ”samla upp” styrinformation i förvaltningsoch driftdokument. Den finns på lösa lappar eller i huvudet på ansvariga (till exempel tidpunkt för garantibesiktningar, tillsyn eller när garantiavtal går ut).

• Vi har inga regler för informationsansvar när det gäller exempelvis kvalitetssäkring och har inte säkerhetsklassat information. • IT-strategin är än så länge bara en pappersprodukt. Det sker inget medvetet utvecklingsarbete att verkligen nå upp till IT-strategins visioner och regelverk. • Kommunen saknar tydliga mål och nyckeltal för verksamhetseffektivisering. • Ansvarig för genomförande av ”ordning och reda projektet” har detta som en till-likauppgift på max 25 %. • Organisationen består till minst 30 % av 55+ och datormognaden är förhållandevis låg.

Ordning och reda

Vad är prioriterat i verksamheten just nu? Vad som är prioriterat i verksamheten varierar exempelvis med politisk majoritet, hyresgäst- nyttjar-krav och aktuellt mode (ett mode kan till exempel vara att satsa på utvecklad kundkommunikation, mediaoptimering, utvecklade säkerhetsrutiner eller driftrationalisering genom outsourcing). Dessa trender är i allmänhet mycket tydliga och de ger en bra fingervisning om vad som just nu kan vara lämpligt att föra fram som intressanta utvecklingsprojekt.

Det är exempelvis ingen slump att denna skrift tillkommer just nu. Det är en allmän trend bland fastighetsägare i Sverige idag att satsa på att få bättre ordning och reda på sin fastighetsinformation. Steg nummer 2 i denna lathund är sålunda att exempelvis ange 5 saker i fallande angelägenhetsgrad som just nu prioriteras i kommunen och i den egna verksamheten.

Vad vill man åstadkomma? Vad är det viktigaste man vill åstadkomma med sitt ”ordning och redaprojekt”. Rangordna gärna från 1 till 5. Här kan man få vägledning av förstudiearbetet, uppdragsdirektiv, intervjuer med berörda medarbetare och med ledningsgruppen, erfarna konsulter som man samarbetar med i exempelvis byggprojekt, i internt utvecklingsarbete, etcetera. Nedan följer en lista på tänkbara resultatmål: • skapa ett bättre ritningsoch dokumentarkiv för att minska letande.

• höja kvalitet och sökbarhet på grundinformation om fastigheter • få bättre koll på uthyrbara areor • rationalisera arkivfunktionen för ritningar och förvaltningsdokument • göra ritningarna och dokumenten mer tillgängliga för förvaltare och driftfolk • använda ritningen som grafiskt sök- och presentationsgränssnitt • utveckla rutinerna för dokumentklassificering

• höja kvaliteten på ritningarna för effektivare projektgenomförande

• utveckla rutinerna för hantering av grundinformation, ritningar och dokument

• minska antalet lagringsplatser, det vill säga ej ha arkiv för både papper och e-dokument

• öka tillgängligheten till handlingar och dokument för allmänheten.

Vilka informationsobjekt, vilka ritningar, vilka dokument är viktigast att få ordning på? Det är bra att tidigt ange vad det är som man i första hand är ute efter att få ordning på. Det finns en utbredd ”bra att ha mentalitet” i de flesta organisationer. Det är dyrt att samla och ajourhålla information och man brukar säga att bevisbördan för uppkomna nyttoeffekter ligger på den som kräver att en viss information ska läggas in i systemen. Det är också effektivt att tidigt utse informationsansvariga för inläggning och ajourhållning av den utvalda

8. Hur kommer man igång med sitt ”ordning och reda-projekt”?

informationen. Ansvarig bör den vara som är närmast ansvarig för den verksamhet som har mest nytta av informationen. Försök att begränsa listan så mycket som möjligt i en första etapp. På nästa sida följer exempel på typ av information som man oftast tidigt vill ha bra ordning på.

Informationselement • Grundinformation om fastigheter/byggnader/ anläggningar, etcetera. Här gör man ett urval av de viktigaste administrativa, ekonomiska, tekniska samt juridiska uppgifter man anser sig behöva ha bra tillgänglighet och god ordning på, exempelvis fastighetsbeteckningar, adresser, areor, byggnadsår, typ av uppvärmningssystem, taxeringsvärden, uppgifter om installationer, etcetera. • Projektinformation, förvaltningsinformation och driftinformation, exempelvis info om ombyggnadsåtgärder, kontraktsuppgifter, tidpunkter för OVK-besiktningar och annan tillsyn, tidpunkt för garantibesiktningar, förbrukningsuppgifter, uppgifter om larm etcetera.

mest intresserad av A-ritningar (planritningar) och installationsritningar. • Förvaltnings- och driftdokument, exempelvis serviceavtal, garantiavtal, förvaltnings- och driftentreprenadsavtal, oljeleveransavtal, Anticimexavtal, hissavtal, abonnemang, sotarintyg, provtryckningar, anläggningsintyg.

Bearbetad information: • Mätetal, nyckeltal och dokument som beskriver verksamhetens mål, planering och resultat. I vissa fall skapas dessa dokument och värden innan de läggs in i systemstödet i andra fall skapas dessa direkt i systemen med hjälp av övriga uppgifter. Försök att begränsa listan så mycket som möjligt i en första etapp

Dokument: • CAD-modell och digitaliserade ritningar (CADritning eller bild). Oftast är man inledningsvis

Vilken andel eller typ av fastighetsbeståndet/anläggningar är det viktigast att börja med? Det är dyrt att samla in information och kvalitetssäkra ritningar liksom att scanna in pappersdokument. Även om det sistnämnda på senare år har blivit mycket billigare. Informationsinsamling, kvalitetshöjning av information, med mera är således något som måste pågå under flera år. Ett bra sätt att begränsa projektet är därför att dela in fastighetsbeståndet i olika prioritetsgrupper beroende på fastigheternas egenskaper, aktuell verksamhet som bedrivs i fastigheterna, etcetera. De antagna nyttoeffekterna styr ordningen. Exempel på indelningsgrund är: • Typ av fastighet, typ av anläggning, och så vidare. Olika fastigheter/anläggningar är olika intressanta att ha uppdaterad och kvalitetssäkrad information för. I vissa fastigheter händer ingenting, för vissa finns inte ens ritningar. I vissa fastigheter ändras sällan rumsindelning, med mera, till exempel bostäder, kulturfastigheter. I andra sker nästan dagligen förändringar, till exempel kontor, sjukhus, industrifastigheter. Vissa fastigheter har komplexa installationer som man vill hålla ordning på, andra har knappast några alls.

• Ålder. Ålder är ofta en bra indikator. För nya hus har man i allmänhet bättre kvalitet på ritningar och information. Det är således inget större arbete att få ordning och reda på dessa fastigheter. Varför inte börja med dessa. • Konstaterade informationsbrister. För vissa fastigheter är läget när det gäller ritningar och fastighetsinformation väsentligt sämre än för andra. Tillhör dessa gruppen prioriterade typfastigheter enligt ovan kan det vara intressant att börja med dessa. • Typ av verksamhet, typ av hyresgäster. Vissa typer av hyresgäster eller vissa typer av verksamheter efterfrågar mer information om fastigheten/anläggningen än andra. Man ändrar mycket i lokalerna, man flyttar om mycket, etcetera. • Närmast aktuella för större förändringsprojekt. Självklart är det ofta lämpligt att lyfta fram informationshanteringen i samband med genomförande av olika förändringsprojekt. Samtidigt är det viktigt att påpeka vikten av att hålla ihop projektet. Drar projektet för mycket ut på tiden kan engagemang och fokus minska.

Ordning och reda

Parallellt arbete med projektförankring och projektkommunikation Projektkommunikation och projektförankring är avgörande för om ett projekt lyckas eller inte. Hur förankrat är ett tänkt ”ordning och redaprojekt. Har man gjort förstudie? Finns en bra beskrivning över projektet och dess resultatmål? Hur engagerad är den egna ledningen? Är ledningens ambitionsnivå i fas med tänkt projektbehov. Hur engagerad är övriga i kommunen? Hur har projektet kommunicerats. Har andra förvaltningar i kommunen fått vara med och påverka? Finns inriktningsbeslut? Finns tillräckliga medel avsatta? Finns

engagerade personer för att driva projektet, för att utveckla rutiner i verksamheten, för att fylla systemen med information, etcetera? Hur långsiktig är man? Finns utsedda ansvariga för hemtagning av vinster och besparingar? Frågelistan kan göras lång. Svaren på frågorna ger värdefull information om hur projektet ska sättas upp och drivas vidare. Det är viktigt att man arbetar med dessa frågor parallellt med de andra stegen i lathunden!

8.2 Tips och fällor Det finns några enkla tips på tågordning och några vanliga misstag som man kan undvika. Dessa kan sammanfattas enligt följande: • Beskriv och kom överens om visionen så att den långsiktiga färdriktningen är klarlagd. • Ta fram IT-strategin för avgörande delar — speciellt för hantering av olika typer av information. • Kartlägg verksamhetens viktigaste behov och synkronisera detta med verksamhetens önskemål (harmoni mellan vad verksamheten behöver och vad den vill ha). • Genomför nytto/kostnadsanalyser. • Kartlägg processer och rutiner i verksamheten — beskriv börläget hur det borde fungera med nya rutiner och nytt IT-stöd för att nyttoeffekterna ska uppstå. • Se och beskriv hela projektet men formulera noga en första etapp som man till fullo behärskar för att snabbt åstadkomma resultat och minska risker. • Bedriv samtidig verksamhetsutveckling/processutveckling i samklang med IT-projektet. • Dra inte igång ett ”ordning och reda projekt” utan att vara tydlig på vilket resultat man vill åstadkomma i slutändan.

8. Hur kommer man igång med sitt ”ordning och reda-projekt”?

• Gör medvetna val när det gäller klassificerings rutiner, anpassning till standardformat, standard nomenklatur, typ av informationsuttag, etcetera, utifrån visionerna. Det kostar så lite att inledningsvis tänka efter vad man behöver mot att ha lagt ned miljontals kronor och sedan inte kunna använda informationen. Projekt för digitalisering av ritningar, inscanning av dokument, etcetera bör ej startas upp utan att man har gått igenom detta. Tänk på att det mesta som har digitaliserats och scannats in på 90-talet är i stort sett oanvändbart idag på grund av kvalitetsbrister, format som inte kan översättas eller andra brister. Det är lätt att denna trend fortsätter. • Man kan ta små steg bara dom går åt rätt håll. • Genomför gärna pilotprojekt för att lära, men se till att inte binda sig för hårt till en teknisk lösning och en leverantör. Sammanfattning: Exempel på rätt ordning: Nuläge, vision, nyttoanalys, rutiner för klassificering, formatering, medvetna val av ambitionsnivå, första etapp — tydlig målbeskrivning, börläge för processer, kravspec upphandling av IT-stöd, införande, inmatning, konvertering, inscanning, digitalisering av dokument, etcetera.

Sammanfattning: Exempel på fel ordning (om det inte görs som pilotprojekt): Tidig bindning till leverantör, tidigt inköp av hårdvara för lagring, införande av IT-stöd för dokumenthantering, digitalisering, inscanning och sen pröva och se.

Ett viktigt och avgörande fel är att ledningen inte förstår att förstudiearbete, krav-spec-arbete, projektledning vid upphandling och införande kräver ett professionellt kunnande i projektstyrning, verksamhetskunnande och lång erfarenhet av genomförda IT-projekt för att undvika alla fällor. Det finns mängder med färska exempel i även större kommuner där man väljer helt oerfarna personer i verksamheten som projektledare för stora komplexa IT-projekt.

Behöver det påpekas att det sistnämnda fortfarande är absolut vanligast?

8.3 Exempel på etappindelning vid genomförande av ett ”ordning och redaprojekt” Nedan följer ett exempel på en vanligt förekommande etappindelning av ett ordning och reda projekt. Exemplet utgår från en fastighetsorganisation som idag främst har bristande ordning och reda på ritningar, men som nu är beredd att successivt lyfta sig för att på sikt, med hjälp av ett grafiskt användargränssnitt, även kunna erbjuda nya typer

Steg 1

Ordning och reda på ritningar för effektivare hantering och ökad tillgänglighet

Det viktigaste akuta behovet har konstaterats vara att införa ordning och reda när det gäller ritningar. Så snart som möjligt ska alla typer av ritningar klassificeras på samma sätt, alla ritningarna ska lagras på ett ställe, det ska bara finnas en och samma metod för att snabbt hitta, presentera och skriva ut ritningar i önskat format, etcetera. Detta innebär bland annat: • Utarbetande av rutiner för klassificering och standards, till exempel enligt IFC och FI2002, för olika typer av ritningar inklusive beskrivning av metadata enligt föreslagen svensk standard. • Utarbetande av rutiner för in- och utcheckning av ritningar. • Utarbetande av anvisningar för dokumentstyrning vid överlämnande av projekthandlingar. • Städning av nuvarande pappersarkiv som förberedelser för digitalisering.

av servicetjänster till en krävande kärnverksamhet. Exemplet visar inte på alla små steg utan endast på tre större viktiga steg av avgörande karaktär Vi förutsätter att vald etappindelning och ambitionsnivå är resultatet av genomförda avgränsningsdiskussioner enligt ovan.

• Genomförande av projekt för upphandling och införande av IT-stöd för ritningsoch dokument hantering som på ett tydligt sätt skiljer på projekt arkiv, originalarkiv och förvaltningsarkiv, har en inbyggd grafisk viewer och inbyggda och anpassade rutiner för ritningshantering vid genomförande av projekt och för ajourhållning av ritningar. • Inscanning av viktiga ritningar som behövs i förvaltningsskedet i valt standardformat enligt fastställd prioritering. • Utveckling av rutiner och avsättning av resurser för intern eller extern hantering av ritningsarkivet. Vid upphandling av IT-stöd är det framförallt viktigt att tänka på att systemet kan anpassas till vald vision och IT-strategi och att funktionalitet finns i systemet för identifierade krav i kommande etapper.

Ordning och reda

Steg 2

Ordning och reda på övrig fastighetsanknuten information för effektivare hantering och ökad tillgänglighet

Parallellt med projektet för digital ritningshantering görs en analys över vilken annan fastighetsanknuten information som det är angeläget att tidigt kvalitetssäkra och göra tillgänglig för en bredare krets. Skapa därefter motsvarande rutiner som för ritningar ovan, för all övrig fastighetsanknuten information och dokument. Öka ambitionsnivån gradvis enligt resultatet från genomgången med lathunden ovan.

ment kan ta viss tid. Det är framförallt att etablera interna rutiner som kan ta längst tid där datormognad och personalens motivation är avgörande för framgången. Börja med några få dokumenttyper med tillhörande dokumentinformation som alla upplever som angeläget att få ordning på, till exempel OVK-besiktningar eller garantibesiktningar. Upprätta enkla mallar och ”tvingande” rutiner för åsättande av metadata, lagring, etcetera.

Att bestämma och etablera rutiner för klassificering, standardisering, in- och utcheckning av doku-

Steg 3

Ordning på styrinformation och förbättrad presentation för ökad användarvänlighet

När man erhållit ordning och reda på ritningar och dokument är det dags att ta nästa steg och komplettera konceptet med: • Förbättrad ordning och reda på ”styrinformation” som finns i förvaltningsdokumenten, till exempel genom koppling till arbetsordersystem. • Ett mer avancerat grafiskt presentationssystem där fastighetsanknuten information från främst fastighetsdatabasen överlagras och knyts till objekt på ritningen. Den styrinformation som finns i förvaltnings dokumenten lagras bäst i verksamhetssystemen, till exempel system för hyreshantering eller tillsyn. Saknas lämpliga verksamhetssystem får man hitta andra former för att lagra informationen, till exempel direkt i dokumenthanteringssystemet eller i fastighetsdatabasen. Funktioner för larmning exempelvis, måste då finnas i dessa system. Överlagring av information på ritningar är en teknik som idag är väl etablerad och som snabbt utvecklas.

8. Hur kommer man igång med sitt ”ordning och reda-projekt”?

Konceptet innebär att man med olika teknik knyter informationen till utvalda objekt på ritningen — en ritning som kan vara en bild (till exempel en calsritning) från förvaltningsarkivet som man har kompletterat med ”koordinatsättning” av de utvalda objekten. Informationen som ska visas upp kopplas till koordinaterna. För att inte bli beroende av att de systemkällor man hämtar informationen ifrån är öppna lagrar man ofta den utvalda informationen i ett mellanlager som uppdateras till exempel en gång per dygn. Lansering av ett ”ordning och reda” projekt enligt ovan måste ske med både morot och piska. Som medarbetare måste man underordna sig och anpassa sig till ett nytt sätt att hantera dokument. Som belöning ser IT-ansvariga till att man får ett IT-stöd som är användarvänligt och där man snabbt når all behövlig fastighetsanknuten information. I bild 42 på nästa sida, illustreras schematiskt de olika etapperna.

Ritningar Ritningar

Pappersritningar

Microfiche

CD/DVD Autocad, etc.

CD/DVD Cadmodell med databas

Uppdatering.

Projektarkiv

Förvaltningsarkiv

Originalarkiv

Dokumentarkiv övrig fast. ankn info

Tillsyn

Larm

Hämtas

Styrinfo från dokument Dokumentarkiv projektinfo

Info att presenteras på ritningar

Pärmar

Grafisk presentation Viewer

Hängmappar

Digitala format

Digitala format med metadata

Fastighetsdatabas m.fl. källor

Bild 42. Etapp 1: Ordning och reda på ritningar samt ökad tillgänglighet med hjälp av viewer i webbmiljö. Etapp 2: Ordning och reda på övriga dokument samt ökad tillgänglighet med hjälp av viewern i webbmiljö.

Etapp 3: Ordning och reda på styrinformation från dokument samt förbättrad grafisk presentation av fastighetsanknuten information. Anmärkning: I praktiken görs sällan uppdelning mellan förvaltningsarkiv för ritningar och andra dokument i olika system.

Ordning och reda

9 Informationsstrategi för utvecklad ordning och reda Det måste finnas en övergripande IT-vision och en IT-strategi på kommunnivå, och motsvarande lokal vision och strategi på fastighets- och lokalförsörjningsnivå. Den lokala visionen och strategin måste baseras på den övergripande.

hjälpmedel och språngbräda mot ökad demokrati och insyn i den kommunala verksamheten, till exempel genom att etablera 24-timmarsmyndigheten, eller om ökad jämlikhet genom att alla medborgare får tillgång till bredband.

IT-visionen är grunden för IT-strategin. IT-strategin är grunden för utveckling av IT-verksamheten. Verksamhetens mål och inriktning är grunden för IT-visionen och IT-strategin. Informationsstrategin är en del av IT-strategin och behandlar hanteringen ilder, av själva informationen i form av värden, text, b dokument, ritningar, etcetera.

Den lokala visionen och strategin handlar mera om kärnverksamhetens behov och fastighetsorganisationens roll att inom sitt område tillfredsställa dessa behov.

Övriga delar av IT-strategin är exempelvis uppbyggnad av systemarkitektur, hantering av säkerhet, rutiner för upphandling och införande av IT-projekt, IT-kompetens och resurser, IT-organisation för utveckling och förvaltning. Den övergripande IT-visionen och IT-strategin på kommunnivå handlar ofta om att använda IT som

Lokal IT-vision och IT-strategi • Verksamhetsutveckling och IT.

Detta avsnitt begränsas till att behandla informationsstrategin för fastighetsorganisationen, det vill säga hantering av den enskilda informationen och då speciellt vissa allmänna regler som inte behandlas på andra ställen i boken. Se nedanstående illustration. Men först ett litet avsnitt som behandlar hur IT i fastighetsverksamheten totalt sett kan göra verksamheten effektivare.

…varför IT kan göra verksamheten effektivare

• Hantering av den enskilda informationen. • Uppbyggnad av systemarkitektur. • Uppbyggnad av teknisk infrastruktur och tekniska system. • Hantering av säkerhet. • Rutiner för upphandling och införande av IT-projekt. • IT-kompetens och resurser. • IT-organisation för utveckling och förvaltning.

9. Informationsstrategi för utvecklad ordning och reda

…skapar or dning och re Allmänna regler

da Teknisk klassificering

Ansvar.

Nomenklatur.

Relevans.

Identitetssättning.

Riktighet.

Informationsstruktur.

Tillgänglighet.

Dataformat.

Säkerhet.

Format vid kommunikation.

Beständighet.

Metadata.

Resurseffektivitet.

9.1 IT-verksamhetens viktigaste bidrag till fastighetsverksamheten Det överskuggande målet för fastighetsverksamheten i en kommun förutsätts vara att kunna erbjuda kärnverksamheterna en effektiv lokalförsörjning med tillhörande serviceverksamhet till så låga kostnader som möjligt. IT-verksamhetens bidrag i en fastighetsorganisation är därför i första hand att hjälpa till att uppnå dessa mål. Detta sker på olika sätt, till exempel genom att erbjuda fastighetsverksamheten effektiva ITtekniska lösningar (teknisk plattform), genom att tydliggöra kraven på rutiner och standardiserad informationshantering samt inte minst genom att tillgodose verksamhetens krav på effektiva IT-stöd. Verksamheten har krav på effektiva IT-stöd för exempelvis:

Förbättrade kommunikationsmöjligheter med kärnverksamheten, till exempel: Effektivt IT-stöd för att kunna erbjuda mer verksamhetsanpassade lokallösningar, förbättra kunddialogen och skapa ett effektivare lokalutnyttjande (ökad kundprestation per kvadratmeter). Effektivt IT-stöd för kundkontakt via samordnade kundcentraler, och för uppföljning av kundrelationer (”kunden vill bara möta en ansvarig part, ett budskap, etcetera”). Effektivt IT-stöd för kundkommunikation via webbgränssnitt för felanmälningar, beställningar, ärendeuppföljning, etcetera.

Förbättrade kommunikationsmöjligheter för medarbetarna, till exempel: Effektivt IT-stöd för spridning av företagsinformation (till exempel via internwebben). Effektivt IT-stöd för mer användarvänliga gränssnitt till specialistsystemen (till exempel via särskilda webbgränssnitt). Effektivt IT-stöd för medarbetarna i sina olika roller (förvaltare, projektledare, driftansvariga, etcetera) att på ett samordnat och snabbt sätt få tillgång till relevant information och relevanta system.

Förbättring av verksamhetens processer, till exempel: Effektivt IT-stöd till verksamhetens olika processer, främst när det gäller: – planering, budgetering, genomförande och uppföljning av förvaltningsobjekt, investeringsprojekt, avyttringsobjekt samt underhållsprojekt – planering, genomförande och uppföljning av fastighetsdrift med tillhörande servicetjänster (till exempel arbetsorderhantering, tillsynsplanering, inköpshantering, media mätning med mediaanalys). Effektivt IT-stöd för bättre ”ordning och reda”, det vill säga för att bättre hålla ordning på och kvalitetsutveckla verksamhetens information, dokument, ritningar, etcetera. Effektivt IT-stöd för att minska mängden dubbelarbete så att man kan undvika att till exempel lägga in grunduppgifter om fastigheter och nedlagd tid av olika slag flera gånger i ett antal olika register på olika ställen i organisationen. Effektivt IT-stöd för att möjliggöra för medarbetarna att arbeta varhelst och närhelst de behöver tillgång till information och systemstöd.

Förbättrad informationshantering kring byggnadernas tekniska system Effektivt IT-stöd till utvecklad teknisk fastighetsdrift i byggnader för att exempelvis möjliggöra sänkningar av kostnader för olika typer av media (el, värme, vatten, etcetera) och för att förbättra inomhusklimatet.

Förbättrad styrning och uppföljning, till exempel: Effektivt IT-stöd för hantering av information för mätning och redovisning av förvaltnings objektens årskostnader, hyresnivåer, etcetera. Effektivt IT-stöd för hantering av information för mätning och redovisning av verksamhetens produktivitets- och effektivitetsutveckling (”det som blir mätt blir gjort”).

Ordning och reda

Effektivt IT-stöd för hantering av information för mätning och redovisning av kundtillfredsställelse, medarbetarnas arbetstillfredsställelse, kvalitetsutveckling, miljöpåverkan, etcetera.

För att uppnå en effektiv informationshantering och få effektiva IT-stöd är det nödvändigt att ha en tydligt övergripande IT-strategi och att den valda strategin för hantering av fastighetsanknuten information inordnas i denna strategi.

9.2 Strategi för informationshantering — strategi för hantering av den enskilda informationen I övriga avsnitt har behovet av strategi för främst teknisk klassificering av information tydliggjorts. Till exempel behovet av strategi för val av nomenklatur, identitetssättning, informationsstruktur, dataformat, format vid kommunikation mellan olika lagringsplatser, metadata, etcetera. Denna del av informationsstrategin behandlas därför ej här. Fokus läggs istället på den del av informationsstrategin som mer handlar om informationens syfte och bidrag till verksamhetens möjligheter att effek-

tivt genomföra sina åtaganden och uppfylla sina uppsatta mål. Grundläggande för en effektiv informationsstrategi i detta avseende är exempelvis att informationen ska uppfylla höga krav på meningsfullhet/relevans, riktighet, tillgänglighet/åtkomst, säkerhet samt resurseffektivitet. Vad som menas med detta beskrivs närmare nedan:

Meningsfullhet/relevans Det långsiktiga målet är att all fastighetsanknuten information som lagras och ajourhålls har relevans och upplevs som meningsfull av den person/organisation den är skapad för.

• Beslut om att samla in information och hålla den uppdaterad ska baseras på ekonomiska överväganden. Bevisbördan ska åligga den som vill samla på informationen.

Detta innebär exempelvis att strategin skulle kunna innehålla följande formuleringar:

• Verksamheten ska ha en informationshantering som bygger på ett tydligt rollspel mellan beställande och levererande parter och det ska finnas rutiner för precisering av den beställda informationens innehåll, presentationsformat, kvalitet, leveransfrekvens, med mera.

• All information ska ytterst syfta till att stödja verksamhetens visioner och mål. Det är bara relevant information som ska samlas in och hållas ajour.

Riktighet Det långsiktiga målet är att all information ska uppfylla höga krav på riktighet såväl i det korta som i det längre perspektivet. Detta innebär exempelvis att strategin skulle kunna innehålla följande formuleringar: • Informationsägare (ansvariga) ska utses för all slags information. Informationsägaren ska ansvara för att manuella rutiner för hantering av informationen finns upprättade. Exempel på sådana rutiner är rutiner för teknisk klassi ficering, kvalitetssäkring och för uppdatering. Informationens kvalitet ska kunna anges på ett tillfredsställande sätt, till exempel noggrannhet

9. Informationsstrategi för utvecklad ordning och reda

vid mätning, tidpunkt för insamling/mätning samt ansvarig för insamling. • Information för verksamhetsstyrning och verksamhetsuppföljning och annan relevant information ska dateras och kunna följas historiskt. • Personal som hanterar viss specifik information (till exempel vid kontering) ska vara införstådd med vad informationen ska användas till. • Procedurer och rutiner ska skapas i verksamhetens olika processer som underlättar och stimulerar till att uppdatering av information vid olika typer av förändringar verkligen genomförs.

Tillgänglighet/åtkomst/säkerhet Målet är att viss specifik information alltid ska finnas tillgänglig och åtkomlig för rätt person/organisation när den efterfrågas och i så skiftande miljöer som är tekniskt/ekonomiskt och säkerhetsmässigt möjligt (kontoret, hemmet, mobilt, etcetera).

• Särskilda regler ska finnas upprättade som beskriver hur olika typer av information enligt ovan ska behandlas och vilken åtkomst som ska finnas till informationen (bland annat säkerhets- och behörighetsrutiner).

Detta innebär exempelvis att strategin skulle kunna innehålla följande formuleringar:

• Regler för identitetssättning av varje typ av information ska finnas dokumenterade.

• Klassning av information ska ske med avseende på vilka som ska använda informationen och på karaktär av information. Av denna ska framgå om viss specifik information är verksamhets gemensam, områdesgemensam, avsedd för kunder, ägaren, etcetera och om informationen exempelvis är företagsintern, hemlig (olika grader), strategisk för styrning/uppföljning eller på annat sätt fordrar specifik behandling.

• Revision ska regelbundet ske av att kraven på tillgänglighet/åtkomst uppfylls för olika typer av information enligt ovan. Åtgärdsprogram ska upprättas i förekommande fall för att rätta till avvikelser. Åtgärdsprogram kan avse såväl rutiner för hantering av viss information som tekniska förbättringar.

Historik/beständighet Det långsiktiga målet är att all relevant sammanställd information diarieförs och arkiveras på ett beständigt och för verksamheten effektivt sätt samt givetvis uppfyller aktuella myndighetskrav. Med detta menas att exempelvis dokument/bilder/ ritningar arkiveras elektroniskt och processorienterat, att informationen är tillgänglig för alla berörda samt att urval/sökningar kan göras på relevanta urvalsbegrepp (till exempel ansvarig person, leverantör, beställning, projekt, datum). Detta innebär exempelvis att strategin skulle kunna innehålla följande formuleringar:

• Regler ska finnas för vilka format, med mera som ska användas för kommunikation mellan myndigheter, för elektronisk arkivering och hur informationens beständighet och åtkomst kan säkras för framtiden (exempelvis hur man undviker begränsningar i läsmöjligheter på grund av teknikförändringar). • Rutiner och IT-stöd ska finnas för arkivering av olika typer av information som möjliggör att all relevant information arkiveras elektroniskt och processorienterat samt att urval kan göras på relevanta urvalsbegrepp.

• Kraven på god arkivvård enligt senast uttryckta politiska nivå ska uppfyllas och gällande miljöpolicy iakttas.

Resurseffektivitet Målet är att kostnaderna för att producera, underhålla, lagra/arkivera data eller information inom fastighetsverksamheten ska vara så låg som möjligt.

• Data/information ska knytas till unika identiteter och ska lagras samordnat och systematiskt.

Detta innebär exempelvis att strategin skulle kunna innehålla följande formuleringar:

• Arkivering av sammanställd information (dokument, bilder, ritningar, etcetera) ska så långt möjligt ske elektroniskt, se ovan.

• En viss specifik data/information ska samlas in och hållas ajour endast på ett ställe.

• Transport av data/information ska ske i generella och standardiserade format (till exempel

Ordning och reda

enligt FI2002, XML och med hjälp av kommunikationsprotokollet TCP/IP).

ska enkelt kunna ske utan att särskild programmeringskompetens måste användas.

• Lagring av data/information ska ske i öppna och standardiserade databaser för enkel och effektiv åtkomst (till exempel SQL, Oracle).

När det gäller olika slag av teknisk klassificering, se även övriga kapitel.

• Överföring av data/information mellan olika programvaror/miljöer ska ske så effektivt som möjligt med tanke på tydlighet, flexibilitet, ansvar, konsekvenser vid uppdatering av applikationer, med mera (till exempel genom att använda programvara för systemintegration). • Generella och standardiserade format ska så långt möjligt användas i gränssnittet mot användaren (till exempel PDF för text, jpg/jpeg för bilder). • Urval och presentation av information i rapporter, nyckeltal (standardiserade och egna) med mera,

9. Informationsstrategi för utvecklad ordning och reda

Till slut en liten uppmaning. Det är en sak att ha enats om formuleringar i informationsstrategin, en helt annan att verkligen leva upp till strategin. Ordning och reda är bland det svåraste som finns att prioritera i en organisation. Och det kan ofta leda till enbart formell kvalitet och ökad byråkrati. Till strategin ska därför fogas en prioriterad genomförandeplan som åskådliggör hur uppfyllandet av strategin kommer att gå till i praktiken. Denna plan integreras därefter i organisationens totala ITutvecklingsplan. Planen måste givetvis regelbundet följas upp vad gäller måluppfyllelse, om något verkligen ska hända.

10 Processtyrd informationshantering

10.1 Vad menas med processorientering? Få förstår intuitivt vad som menas med processtyrd informationshantering eller vad det innebär att arbeta processorienterat. En process kan beskrivas som en händelsekedja från A till Ö som ofta går på tvärs mot verksamhetens olika funktioner eller linje organisationens ansvarsenheter.

Processerna ser till helheten, till hela kedjan av händelser och aktiviteter, till exempel från kundbehov, produktion till leverans och support. En processtyrd organisation har en helhetssyn på sina erbjudna tjänster från start till mål. Alla arbetar mot samma mål. Detta till skillnad från en funktionsorienterad organisation som gärna suboptimerar varje enskild funktions resultat.

I nedanstående bild visar de lodräta stuprören funktionerna i verksamheten och de vågräta pilarna exempel på processer som funktionerna ingår i.

Ledande process

Process för att utveckla affärsstrategi

Process för inköp

Det kan säkert vara en nyttig övning att fundera på om den egna organisationen arbetar processorienterat eller ej. Många har gått igenom sina processer och det finns kvalitetspärmar framtagna men det betyder inte alltid att man arbetar processoriente-

Kärnprocess

Avisering, fakturering

Inköp

Projektgenomförande

Kontraktshantering

Lokalplanering

Affärsutveckling

Process för tjänsten att tillhandahålla fastigheter och utrymmen. Kundbehov, lokalförändringsförslag, skapa kontakt, förändra lokal, överlämna lokal.

Stödjande process

rat. Man har den formella kvaliteten, men i praktiken arbetar man på i sina stuprör som förut. Arbetet med att utveckla och underhålla processer följer ungefär följande utvecklingstrappa:

Ordning och reda

Och går man vidare är det alltför ofta man fastnar i ”navelskåderi”. Som om verksamheten hade ett egenvärde. Man måste gå utanför sin egen verksamhet och analysera kundens processer och behov. Hur passar våra tjänster bäst i detta perspektiv? Hur tänker kunden? Hur bör våra processer se ut för att maximalt stödja kundens behov?

4. Process management 3. Processutveckling 2. Processanalys 1. Processorientering och processkartläggning

En process eller en aktivitet beskrivs ofta med hjälp av en så kallad ”fisk” och betraktas vid analysen ur fyra perspektiv enligt bilden nedan. Informationsbehovet studeras ur samtliga dessa perspektiv.

Många har svårt att komma över första steget. Man nöjer sig ofta med att ha kartlagt processerna.

Kontroll (Mål, nyckeltal, regel, idé, policy, avtal)

Insats (Order, larm, förfrågan, rapport)

Utfall Process/aktivitet

(Produkt, faktura, rapport, lokalbeskrivning)

Stöd (Handbok, checklista, grävmaskin, programvara)

10.2 Processbeskrivningar för fastighetsverksamheten Inom ramen för arbetet med FI2002 har det tagits fram översiktliga beskrivningar av fastighetsverksamhetens huvudprocesser. Många använder idag dessa som utgångspunkt för att beskriva sina egna processer.

10. Processtyrd informationshantering

På nästa sida redovisas en beskrivning av fastighetsverksamhetens huvudprocesser enligt FI2002.

Styrprocesser

Affärsidé, vision

01 Utveckla affärsstrategi

03 Planera, styra ekonomi

Affärsstrategi, affärsmål

Ekonomiska planer

Affärsplan, verksamhetsplaner 02 Planera, styra verksamhet

0 Utveckla affärsstrategi och produkter

11 Finansiell fastighetsförvaltning

Utrymme med service

Kundbehov 12 Planera och genomföra förändring

Primär verksamhet

Finansiellt resultat

13 Upplåta, hyra ut Kundanpassat utrymme

1 Tillhandahålla fastigheter och utrymmen

Hyresavtal

Förvaltnings informatör

21 Tillhandahålla fastighetsanknuten service

22 Tillhandahålla funktionella verksamhetsplatser

23 Tillhandahålla verksamhetsanknuten service

2 Tillhandahålla service

Stödja, utveckla Hantera finanpersonella siella resurser resurser

9 Stödprocesser

Hantera informationsresurser

Hantera, upphandla produktionsresurser

Kunskapsstöd (administration, juridik etc)

Förvaltnings resultat

Service resultat

Hantera ekonomiska resurser (redovisning, hyror etc)

FM-resultat

På nivå 0 redovisas styrprocesserna, på nivåerna 1 och 2 redovisas kärnprocesser och på nivå 9 redovisas stödprocesser. En processtyrd informationshantering innebär att man ser på informationsbehovet utifrån processperspektivet. När vi befinner oss i ett visst skede i processen behöver vi just den här informationen. Det ska då vara enkelt för berörda att nå den, den ska vara korrekt och uppdaterad och den ska vara anpassad efter det aktuella behovet.

Respektive ”fisk” måste brytas ned ytterligare en eller flera nivåer för att tydligare kunna beskriva behov av viss enskild information och enskilda dokument under den aktuella aktiviteten. Nedan redovisas en nedbrytning av processen ”att pla-

10. Processtyrd informationshantering

Om vi fortfarande håller oss till kärnprocessen ”att tillhandahålla fastigheter och utrymmen” så måste den brytas ned ett par steg för att kunna användas som hjälpmedel att identifiera informationsbehovet. Landstingsfastigheter Sörmland har till exempel brutit ned huvudprocessen ovan i en underprocessen ”att planera och genomföra förändringar” och har med nedanstående processbild i sin kravspec för upphandling av IT-stöd för ritningsoch dokumenthantering för att tydliggöra informationsbehovet i varje givet skede i processen.

nera nyttjande och förändring” ytterligare en nivå. Bilden på nästa sida beskriver processen ”beskriva verksamheten” som är en del av processen ”att planera nyttjande och förändring”.

10.3 Ritningshantering som en stödprocess till fastighetsverksamhetens kärnprocesser Om vi ändrar fokus och tittar speciellt på hantering av ritningar så är ”ritningsoch dokumenthantering” i sig en stödprocess som innehåller ett antal aktiviteter, som till exempel att upprätthålla ordning i arkivet, ta emot och leverera ritningar efter beställningar, se till att ritningar är uppdaterade, svara på frågor, etcetera. Eftersom stödprocesser ska stödja kärnprocesserna är det naturligtvis inte fruktbart att exempelvis optimera stödprocessen ritningsoch dokumenthantering och dess informationshantering utan att analysera och optimera hur stödprocessen kan stödja de kärnprocesser som använder ritningar och övriga förvaltningsdokument. Trots att detta kan låta självklart är det få organisationer av dem som just nu utvecklar sin ritningsoch dokumenthantering — genom att exempelvis

digitalisera ritningsarkivet — som verkligen har analyserat och beskrivit den optimala ritningshanteringen ur ett processorienterat perspektiv. Det man bör göra är naturligtvis att gå igenom de olika kärn- och stödprocesser som använder ritningar och dokument för att se och förstå vilka behov som uppstår under resans gång i de olika processerna. Nedan illustreras ett exempel på hur ritningshanteringen kan belysas ur tre vanliga processperspektiv för en traditionell fastighetsverksamhet. Denna beskrivning kan vara en bra utgångspunkt för den egna analysen. Även här är det viktigt att bryta ned processerna så långt att varje enskild processaktivitets behov av ritningar och dokument tydligt framgår.

Bilden är översiktlig och texten liten. Därför förstoras som ett förtydligande exempel den del av bilden som illustrerar processen att ”förändra genom projektering och byggande” på nästa sida.

10. Processtyrd informationshantering

Förändra genom projektering och byggande

10.4 Processtödd kravspecifikation vid upphandling av IT-stöd Att i samband med införande av IT-stöd tidigt studera och beskriva hur man vill arbeta i en framtid (börläget) är en nödvändighet för att konkret kunna beskriva projektets värdeskapande effekter. Men det är också nödvändigt att använda det beskrivna börläget i det verksamhetsutvecklingsarbete/förändringsarbete som borde vara obligatoriskt inför införande av ett nytt IT-stöd. Genom att jämföra nuläge med börläge (GAP-analys) får varje enskild enhet som ska nyttja IT-stödet en bra uppfattning om det arbete som man har framför sig. Detta ligger därefter som grund för det handlingsprogram för verksamhetsutveckling som varje berörd enhet förutsätts ta fram och genomföra i samband med införande av IT-stödet. Upphandling och införande av IT-stöd är således en bra motor för processutveckling av verksamheten. I själva verket kanske den effektivaste mekanism för att åstadkomma en verklig förändring som står till buds. Tyvärr har den hittills använts alldeles för lite. Det har diskuterats kring för- och nackdelar med att vid upphandling av IT-stöd basera sin kravspeci fikation på de processbeskrivningar man har tagit fram i samband med att man har studerat börläget

för en viss process. Fördelen är, om processbeskrivningen tydligt skiljer på vad som är manuella rutiner och vad som förväntas ske med hjälp av IT-stödet, att det är lättare för leverantören att förstå de skall- och börkrav som finns i den verbala beskrivningen av kraven. Nackdelen kan vara att det är tidskrävande för alla anbudsgivare att sätta sig in i hur just denna kund avser att arbeta med det aktuella IT-stödet. Särskilt som det oftast är fråga om att leverera ett standardsystem som med naturlighet endast kan stödja ett fåtal olika varianter på arbetssätt utan särskilda anpassningar. Resonemanget hos anbudsgivare är vanligtvis att man är beredd att engagera sig närmare i beställarens arbetsrutiner om man på något sätt prekvalificeras och får genomföra ett pilottest eller dylikt. Vid offentliga upphandlingar är det viktigt att redan från början vara tydlig med hur utvärderingsprocessen går till. Har man för avsikt att anta ett anbud av en leverantör som har ett system som till fullo är anpassat efter det börläge man har tagit fram, måste processbeskrivningar bifogas och frågorna ställas på sådant sätt att det verkligen går att

Ordning och reda

utvärdera om den aktuella leverantörens produkt uppfyller kraven eller ej. Nedanstående illustration visar ett exempel på delar av en processbeskrivning som är anpassad för en kravspecifikation i samband med upphandling av IT-stöd för mediabudgetering och mediauppföljning. Av beskrivning framgår tydligt vad som IT-stödet förväntas klara av i processen att samla in och lagra mätvärden och vad som förväntas skötas via manuella rutiner. Till sist kan man fråga sig varför de flesta fastighets organisationer tar så lätt på frågan om vikten av att

10. Processtyrd informationshantering

ha en strategi för informationshantering som optimalt stöder verksamhetens processer. En förklaring kan vara att man ofta från ledningshåll tyvärr inte ser informationshantering i allmänhet och hantering av arkiv i synnerhet som något som kräver full uppmärksamhet och kvalificerade resurser. Ibland kan man få känslan av att uppgiften att sköta informationshanteringen i verksamheten har samma status som man tidigare betraktade fastighetsskötsel. Vilken status denna verksamhet har i just din kommun går lätt att konstatera genom att studera hur ordningen ser ut i arkivet, se på kvaliteten på ritningarna och hur verksamheten hanterar olika förvaltnings- och driftdokument.

11 Två praktiska exempel på effektivare fastighetsverksamhet med ordning och reda 11.1 Intervju med Landstingsfastigheter Sörmland, Mats Broman och Henrik Sjöberg Utgångsläget Landstingsfastigheter Sörmland har länge varit medveten om behovet av bättre stöd för ritningsoch dokumenthantering. Man har haft bra ordning på ritningar och projektdokument i så måtto att man haft alla ritningar samordnade i ett digitalt ritningsarkiv i Landlord och pekare till övriga ritningar och dokument som endast finns på bildkort eller i pappersformat. Man har alla a-ritningar i CAD-format (olika varianter, oftast i dwg-format) och har scannat in alla installationsritningar. Resten finns på bildkort och papper. Till ritningar finns manuellt införd metadata och hänvisning finns även till lagringsplats i pappersarkivet. Man har också mycket bra ordning på information om tekniska system och installationer. Även på kärnverksamhetens installationer som man har serviceavtal med, till exempel autoklaver. Denna information används oftast i samband med fel anmälan och vid genomförande av tillsyn och underhåll. Uppgifterna ajourförs i samband med förändringsprojekt och vid förändringar som uppstår i samband med arbetsorderhanteringen. Vissa brister i den manuella hanteringen finns dock i samband med att installationer försvinner. Det är lätt att dessa installationer hänger kvar i systemet. Lednings- och förvaltningsdokument hanteras i ett LFS-gemensamt bibliotek och sorteras under olika logiska mappar. Inga metadata läggs på dokumenten men dokumenten är lätta att hitta. För driftdokument är det dock sämre. Dessa lagras i allmänhet i olika pärmar hos ansvariga befattnings

havare. Någon riktig ordning på dessa dokument har man idag inte, även om man säkert hittar dokumenten om man frågar rätt person. Däremot har i allmänhet all viktig information, om vad som ska göras eller vad som är gjort, hämtats från dokumenten och lagts in i Landlords olika moduler. Driftinstruktioner är lagrade i pärmar och finns i pappersarkivet. Pekare finns i Landlord till lagringsplats och den viktigaste informationen finns dokumenterad som instruktioner i samband med genomförande av återkommande tillsyn. Det vill säga man har ordning på styrningen av driften, men inte på själva dokumenten. LFS har ju använt datoriserat stöd för arbetsorderhantering sedan i mitten av 80-talet. Alla inkommande dokument som diarieförs (avtal, besiktningar, med mera) finns tillgängliga på nätet. Alla diarieförda dokument finns naturligtvis också i pappersarkivet. (LFS är bemyndigade att hålla riksarkiv). Pappersarkivet är däremot inte något som man som förvaltare etcetera, besöker om man inte måste. Juridisk information om fastigheterna finns lagrad. Denna har hämtats från Lantmäteriet. Ingen ajourhållning sker i dagsläget eftersom man menar på att det sker så få förändringar i fastigheterna. Information om den yttre miljön finns dokumenterad (skötselytor, med mera) men är ej inlagd. Några arbetsordrar knutna till markobjekt kan således inte skapas i dagsläget.

Ordning och reda

Styrinformation om tekniska system som kommer från styr- och övervakningssystemen lagras i dessa. Larm etcetera, genererar dock arbetsorder i systemet. Energianalyser, driftoptimering, med mera,

görs således från styr- och övervakningssystemen. Driftstatistisk registreras manuellt månatligen med hjälp av handdator och förs in i mediauppföljningssystem.

Bakomliggande visioner, strategier, etcetera Det finns inte någon aktuell långsiktig IT-strategi i den meningen att den är tydligt beskriven, fastlagd och beslutad. Landstingets övergripande IT-strategi gäller, och man har för avsikt att ta fram en handlingsplan för utveckling av IT, som i mångt och mycket är baserad på denna. Naturligtvis finns dock en bakomliggande vision för utveckling av en ny modell för informationshantering och för det nya IT-stödet, även om denna inte är fullständig. Visionen utgår från att all förvaltningsintressant information som skapas i projektskedet, med automatik ska kunna föras in i förvaltningssystemen. I första hand gäller det areor

och volymer, men även intressanta byggnadstekniska data och information om alla installationer. Överföringsformatet ska vara den leverantörsoberoende kombinationen IFC och FI2002. I visionen ingår som ett inledande steg att införa ett särskilt dokumenthanteringssystem och låta detta i fortsättningen bli originalarkivet för ritningar. I ett nästa steg ska även övriga dokument och handlingar läggas in med sina metadata. I visionen ingår också att grafiskt presentera förvaltningsintressant information på webben via dokumenthanteringssystemet, genom att hämta informationen från Landlord och överlagra denna på ritningar i Cals-format.

Beskrivning av aktuellt projekt och vald teknisk lösning Projektet innehåller tre etapper. • Etapp 1 omfattar införande av grafiskt informationssystem. • Etapp 2 omfattar att registrera rum och hyresgästomfattning på ritning. • Etapp 3 omfattar ny CAD-manual för informationsöverföring från CAD-modell till förvaltning. Nedan följer en närmare beskrivning av innehållet.

Utvecklat IT-stöd för sortering, lagring och åtkomst till data/information för grafisk presentation Man har idag upphandlat ett nytt dokumenthanteringssystem som ska ersätta Landlord som ritningsarkiv och möjliggöra att uppnå visionen om ett originalarkiv med grafisk presentation enligt ovan, den nya produkten heter Trix Organizer. Trix Organizer är ett dokumentsystem för hantering av alla slags dokument i form av handlingar,

11. Två praktiska exempel

ritningar, CAD-modeller, komponentdokument, kartor, bilder, mappar och pärmar. Dessutom stödjer Trix de dokumentflöden som verksamheten kräver, till exempel ett dokuments status i de olika skeden som verksamheten kräver kontroll över. På samma sätt stöds alla händelser i ett ärende av systemet så att dokumenten kan grupperas efter händelser i kronologisk ordning. Trix har således stöd både för processhantering och ärendehantering. Trix är tänkt att fungera som både originalarkiv, förvaltningsarkiv och presentationssystem i så måtto att ritningarna även överförs och lagras i Cals-format för presentation på webben för en bredare publik tillsammans med överlagrad intressant förvaltningsinformation. Förvaltningsinformationen hämtas från Landlord (troligen via ett mellanlager för att inte bli beroende av att Landlord är igång) och kopplas ihop med ritningen via den lagrade objektstrukturen. Allt sker i överföringsformatet FI2002. Den information som man inledningsvis avser hämta från Landlord och visa upp är tomställda lokaler, ingående rum i hyreskontrakt, senaste ronderingslistor samt så småningom nycklar, installationer, etcetera.

Ritningar och dokument med metadata

Specialistsystem

Info till och från CAD-modeller FI2002 xml Info till och från fastighetsdatabas

Cals-format Originalarkiv

Landlord

Förvaltningsarkiv

FI2002 xml

Info till och från hyra, AO, etc Info till och från personalsystem

FI2002 xml

Info till och från kundsystem

Grafiskt presentationssystem i webb-miljö kopplat till aktuell objektstruktur

Datalager med knytning till objektstruktur

Trix Organizer

Info till och från ekonomisystem

Etc, etc

I ovanstående bild görs ett försök till beskrivning över hur systemkonceptet med hittillsvarande tankar är tänkt att fungera. Arbetet med att föra över ritningar och ritningsinformation från Landlord till Trix är idag genomförd (genomfördes med automatiserade rutiner) och Cals-ritningarna skapade (sker med automatik efter viss handpåläggning). Just nu pågår arbetet med att hitta formerna för att hämta verksamhetsintressant information från Landlord för grafisk presentation tillsammans med ritningarna på webben.

Utvecklad klassificering och hantering av ritningar och dokument Idag sker manuell inläggning av förvaltnings intressant information samt manuell inläggning av metadata om ritningar i Landlord. Arkivering sker på cd/server/galge. Från relationsritningar ritas hyresobjekt och rum in och areor mäts samt läggs manuellt in i Landlord. Ritningsfilerna registreras i Landlord och lagras på server samt konverteras till dwf-format för publicering på webben. I framtiden ska det manuella arbetet ovan automatiseras så att till exempel areor, rumsinformation, med mera, direkt kan överföras från projekthand-

lingarna till Landlord, och ritningen med sina metadata till dokumenthanteringsystemet. För att realisera visionen ovan krävs förbättrade rutiner (ny CAD- och dokumentmanual) för överlämnande av ritningar och dokument från projekt till förvaltning enligt konceptet IFC och FI2002. Det gäller såväl överföringsformat som struktur och innehåll på tillhörande metadata. Motsvarande rutiner krävs även för intern hantering av ledningsförvaltnings- och driftdokument. Krav på standardiserat överföringsformat enligt FI2002 gäller inledningsvis objektstruktur (fastighet, byggnad, plan, rum, etcetera), utrymmesinformation (funktionskoder och olika typer av areor) samt ritningsstämpel. Därefter kommer krav på förvaltningsintressant bygginformation och information om installationer. Rutiner för ut- och incheckning av ritningar vid förändringar måste också utvecklas och anpassas till det valda IT-stödet. Målet är att även detta ska genomföras med automatikfunktioner på samma sätt som ovan. Arbetet med att rita in rum och kontraktsomfattning samt arbetet med rutinerna ovan, pågår för

Ordning och reda

närvarande. Ambitionsnivån upplevs dock just nu som otydligt definierad.

Nytto- kostnadsanalys I samband med beslut om projektstart genomfördes en nyttokostnadsanalys där kostnaderna för olika alternativ — från att inte göra någonting till det valda alternativet — beskrevs i monetära termer och för- och nackdelar via verbal beskrivning. De viktigaste vinsterna (förutsätter incaddning enligt FI2002) med det valda alternativet i monetära termer bedömdes översiktligt vara: • Besparing av en arkivtjänst på grund av automatiserade arbetsmoment (cirka 300 000 kronor/ år). • Billigare ”uppritning” av gamla handlingar inför projekt (cirka 2:50 kr/kvadratmeter istället för flera tiotusentals kronor per projekt). • Mindre eget letande (cirka en halv timme per vecka för förvaltare och driftspersonal betyder en besparing på cirka 250 000 kronor/år).

Kostnaderna bedömdes i första hand vara: • Kostnad för system samt inläggning av polygoner för rums- och areamätning på befintligt bestånd (cirka 500 000 kronor). • Årsavgift (50 000 kronor). • Kostnad för ny CAD-manual (ej bedömd). • 2:50 kr/kvadratmeter för uppcaddning enligt FI2002. Eftersom man just nu är mitt inne i projektet har ingen efterkalkyl hunnits genomföras. Några ansvariga för hemtagning av besparingarna har inte heller utsetts. För att tydliggöra nyttan med att göra information och kommunikation tillgänglig via serviceportal konstaterades att 20–25 % av kundernas felanmälningar/beställningar efter ett halvårs drift gjordes via serviceportalen. LFS har idag cirka 50 000 arbetsordrar varav cirka hälften är kundrelaterade. Det innebär att cirka 500 arbetsordrar skapas varje månad via portalen vilket motsvarar lika många färre telefonsamtal per månad. Kunderna kan även kolla status på utestående arbetsordrar. (Kan även

11. Två praktiska exempel

kollas på arbetsordrar som ringts in.) Avgörande för framgången har sannolikt varit en attraktiv länkplats till serviceportalen på Landstingets hemsida.

Strategi för fortsatt utveckling Viss osäkerhet synes råda idag om vad som ingår i nuvarande projekt och vad som i realiteten är ett fortsättningsprojekt. Just nu pågår främst arbetet med att ta fram ny CAD-manual och färdigställa helhetskonceptet med grafisk presentation av prioriterad information från Landlord på serviceportalen. Successivt avser man att fylla på med mer efterfrågad information. LFS ingår från årsskiftet 2005 i en nybildad Service organisation i Landstinget Sörmland som ett av 5 affärsområden. Övriga områden är kost, transport, städ och data. Detta innebär att ett projekt för att utveckla verktyget ”ordning och reda på ritningar och dokument” måste utvidgas betydligt. Man har kommit så långt att man bestämt att använda Landlord som arbetsordersystem för all typ av felanmälan och beställningar liksom dess installationsdatabas för att hålla ordning på olika prylar. Sannolikt kommer även en gemensam kundcentral att bildas uppdelat på ett rent ”callcenter” och en ”kundbutik” för konferensbokningar, boka mat, boka bilar, etcetera. Någon uttalad strategi för nästa steg finns inte ännu tydligt beskriven, men tanken är att även alla typer av övriga dokument och handlingar ska läggas in i dokumentarkivet med tillhörande metadata enligt FI2002-standard. Idag finns heller ingen skriftligt beslutad informationsstrategi hos LFS som tydligt ger anvisningar om hur dessa frågor ska behandlas.

Sammanfattande kommentar LFS har, i jämförelse med de flesta fastighetsorganisationer, haft mycket goda förutsättningar att relativt snabbt och enkelt kunna skörda nyttan av att ha en god ordning på sin lägesanknutna information med tillhörande dokument och handlingar. Man har sedan lång tid ett väl fungerande ”affärssystem”, Landlord, som master för förvaltningsintressant lägesanknuten fastighetsinformation, som åtminstone stöder drift- och serviceverksamheten på ett effektivt sätt (till exempel för underhållsplanering, arbetsorderhantering, mediauppföljning, etcetera).

Man visste också sedan tidigare var man hade sina ritningar och hur man kunde finna dessa via Landlords ritningsregister och inlagda metadata, pekare, etcetera. Med relativt enkla åtgärder kan man snart skörda nyttan av ett dokumentsystem och standardiserat överföringsgränssnitt enligt FI2002, genom att ta bort dagens manuella hantering av informationsförändringar i samband med genomförande av projekt. Stora besparingar och vinster ligger i den ökade tillgänglighet till information och dokument för serviceorganisationen och för landstingets kärnverksamhet som ett grafiskt användargränssnitt i webbmiljö (serviceportalen) innebär. Även här har man det förspänt genom de nya möjligheterna att

enkelt koppla förvaltningsritningar till informationen i Landlord och presentera denna på serviceportalen. Men de stora besparingarna erhålls när man kan koncentrera lagring av all typ av information och dokument med tillhörande metadata på en plats i ett originalarkiv och inte som nu i flera arkiv, olika format, olika pärmar, cd-skivor, etcetera. Inte minst när man på sikt kan samordna pappersarkivet (riksarkivet) med originalarkivet. Det sistnämnda kräver dock att man till exempel kan hantera elektroniska signaturer och kan lösa kravet på lagringsmediets lämplighet för långtidslagring. Här har man dock en lång väg att vandra.

11.2 Intervju med Jönköpings kommun, Torbjörn Isacsson, projektledare för Tekniska Kontorets nya IT-stöd, Fast3000 Utgångsläget Man har på Tekniska kontoret länge varit medveten om behovet att strukturera verksamhetens information. Arbetet med att strukturera upp och klassificera digitala dokument samt skapa tydliga anvisningar (CAD-manual, mallar, dokumentklassificering, biblioteksstruktur, med mera) för externa och interna leverantörer, har pågått under i stort sett hela 90-talet. I samband med arbetet med Y2K genomfördes inventeringar av använd hårdvara och mjukvara. Detta resulterade bland annat i att man 2001 f attade beslutet att genomföra en förstudie med målet att köpa ett nytt fastighetssystem. Studien inleddes med Torbjörn Isacsson, driftchef som projektledare. Arbetet bedrevs tillsammans med kommunkollegor, branschkonsulter och leverantörer av IT-stöd. Förstudien fokuserades mot att hitta en modell för att få ordning och reda på viktig verksamhetsinformation och presentera denna för användarna på ett lättillgängligt och användarvänligt sätt. I kartläggningsprocessen ingick bland annat att gå igenom samtliga befintliga system, analysera processer samt beskriva var aktuell information skapades och hur den användes. Det fanns sedan en tid tillbaka rutiner för in- och utcheckning samt lagring av dokument i doku-

menthanteringssystemet e-Change. Detta är en webbaserad produkt som gör att dokumenten är åtkomliga för användarna. Systemet har dock ingen koppling till de fysiska objektens struktur med dess grundinformation, vilket gör att sökningar, med mera, inte blir så intuitiva. Alla dokument fanns inte heller i elektronisk form. Valet stod mellan att leva kvar med de specialistsystem som fanns (hyressystem, ekonomisystem, och så vidare) och skapa en lösning utifrån dessa eller om ett helt nytt affärssystem skulle upphandlas (verksamhetssystem). Förstudien resulterade i beslutet att tills vidare leva kvar med dagens specialistsystem och istället bygga upp ett nytt egenutvecklat systemkoncept för överföring, lagring och presentation av information, där informationen hämtas från befintliga specialistsystem. Saknas funktionalitet i något avseende tas ställning från fall till fall var denna ska ligga — i befintliga system eller i det nyutvecklade systemet. Huvudargumentet för att inte välja en standardlösning var att det inte gick att finna några system på marknaden som uppfyllde kraven och som hade färdiga kopplingar till det befintliga ekonomisystemet, DevisX, eller till personalsystemet.

Ordning och reda

Bakomliggande strategier, etcetera Det finns inte någon långsiktig IT-strategi i den meningen att den är tydligt beskriven, fastlagd och beslutad, men naturligtvis finns det en bakomliggande vision för utveckling av en ny modell för informationshantering och för det nya IT-stödet. Huvudmålet var att göra informationen mer lättillgänglig för egna och kunders behov. För att åstadkomma detta krävdes i första hand bättre ordning och reda på lägesanknuten information och ett bra IT-stöd. Några nyckelord för kommande systemutveckling definierades tidigt: Webbteknik. Databaser, relationsdatabaser SQL-frågebaserade. HTML och XML. Gränssnitt och märkord. Tunnare klienter. Ökad mobilitet. Plattformoberoende. Verksamhetsstöd och verksamhetsstyrning. Affärsprocesser. Nyckelorden kan förtydligas/kompletteras med bland annat följande: • Informationen ska kunna nås av alla i kommunen, det vill säga såväl den egna fastighetsverksamheten som av alla olika typer av kunder (till exempel hyresgäster och nyttjare i kärnverksamheten och övriga servicefunktioner i kommunen).

• Det nya systemet ska kunna ta hand om vilka data, vilken information som helst. • ”Single sign on”. Bara logga in en gång. • Man ska inte behöva ha klientprogramvara för att köra systemet. • Det fysiska objektet är det viktigaste sökobjektet, men även andra sökobjekt ska kunna användas, till exempel kontrakt/avtal. • Det är de som använder informationen mest som ska uppdatera informationen (när det gäller till exempel teknisk information är det ofta maskinister och annan fastighetspersonal som är knuten till ett objekt). • Information ska bara behöva läggas in en gång. Informationen ska således hämtas ifrån källan (där den ajourhålls och kvalitetssäkras). Det innebär att kopplingar ska finnas till ekonomisystemet DevisX, fastighetsdatabas- och hyressystemet F2000, dokumenthanteringssystemet e-Change, kartverktyget Kartago, etcetera. • Inledningsvis ska systemet sortera och presentera obearbetad information. Tillkommande funktioner kan vara beräkningsprogram av olika slag för bearbetning av informationen. • Informationsöverföringar ska ske med hjälp av XML-filer (Ej ekonomifiler som blir för stora med XML). Inget krav ställdes på gränssnittet vid informationsöverföringar att följa den av branschen rekommenderade standarden FI2002.

Beskrivning av aktuellt projekt och vald teknisk lösning Utvecklad dokumenthantering Tekniska kontoret hade redan från början bra ordning och reda på sina ritningar och dokument, så tillvida att det fanns etablerade rutiner för formatering, klassificering, in- och utcheckning samt lagring av dokument. Det som saknades var främst att ha dokumenten i elektronisk form. Det vill säga, att endast ha ett originalarkiv. De senaste åren har ett omfattande arbete lagts ned på att scanna in olika typer av allmänna handlingar. Idag finns cirka

11. Två praktiska exempel

65 000 dokument inscannade (varav cirka 40 000 ritningar) av de uppskattningsvis 100 000 dokument som är aktuella att scanna in. Detta arbete pågår kontinuerligt. Med hjälp av studenter scannas idag även så kallade ”förvaltningspärmar” in och lagras i arkivet. Ett dokument kostar cirka 14 kronor att lägga in med sina metadata, varav cirka 5 kronor är själva inscanningskostnaden. Att lägga in metadata är

således kostsamt. Totalt för de senaste åren har det lagts ned cirka 1,5 miljoner kronor på att göra dokument digitala. Alla så kallade allmänna handlingar scannas in med metadata. Trettiotre olika metadata har valts ut för användning. Olika dokument beskrivs på olika sätt och med olika mängd metadata. Själv behöver man bara fylla i ett fåtal. Dokumenthanteringssystemet fyller automatiskt på med resten. Det finns cirka trettio olika typdokument. För övriga skrivna dokument, till exempel i Word och Excel används särskilda formatmallar för olika bestämda typer av dokument. När ett sådant dokument ska sparas måste först ett antal frågor besvaras. Dokumentet förs därefter direkt till e-Change. Ett sådant dokument kan ej sparas i den egna mappen. I CAD-manualen ställs krav på hur CAD-filen ska se ut och vilken ”intelligens” denna ska ha (exempel vis att lägga ut så kallade polylines för att mäta BRA-areor eller andra areor). Sådan information används dock lite. Därför finns idag en stor tvekan inför vilka krav som ska ställas på CAD-filer i framtiden. Inget särskilt projekt pågår idag för att höja ritningarnas användbarhet via ökad intelligens, etcetera, till exempel via vektorisering. Ska ”intelli genta” CAD-modeller användas i förvaltningen som grafiskt användargränssnitt krävs en egen organisation internt bara för att hantera och uppdatera dessa. Det vill säga att ställa krav på att leverera denna typ av information enligt standard av typen IFC och FI2002 är inte aktuellt idag. De hjälpmedel (viewers) som finns fungerar bra för att mäta areor, skissa väggförflyttningar, etcetera. Förändringar läggs idag in i pappersformat för att därefter scannas in. Alternativt noteras förändringar via så kallad redlining på redan inscannade ritningar. Dessa dokument lagras i en särskild underhållsmapp. En gång per år köps revidering av ritningarna utifrån. Konsulterna checkar ut ritningarna, (version PB), och genomför ändringarna, skickar tillbaka de uppdaterade ritningar för beställarens godkännande. Svårt dock att få någon som tar ett samlat ansvar för uppdateringar. Lönar sig ej med egen personal. Det är också viktigt att påpeka att endast 65 % av husen är inlagda i det elektroniska arkivet. För cirka 35 % av husen finns överhuvudtaget inga ritningar att tillgå.

100

För att få bättre kontroll på installationer har ett kartläggningsarbete startats upp. Hittills är alla larminstallationer kartlagda som ett viktigt hjälpmedel för att leva upp till fastighetsägarens ökade ansvar för brandskydd. Nästa steg är att kartlägga och beskriva övriga installationer för till exempel vvs och el. Än så länge hanteras inte driftinstruktioner. De finns i både digitalformat och i pappersform.

Utvecklat IT-stöd för sortering, lagring och åtkomst till data/information Beslut fattades att utveckla ett eget IT-stöd, benämnt FAST3000 för sortering, lagring samt presentation av lägesanknuten data/information. Tanken var inledningsvis att systemet endast skulle vara ett kombinerat datalager som hämtade sin originalinformation från de befintliga expertsystemen och ett presentationssystem där den sorterade informationen presenterades på webben. Problem uppstod dock genast eftersom den befintliga fastighetsdatabasen i FAST2000 (används av det befintliga hyressystemet) inte kunde hantera information ned på rumsnivå. Därför bestämdes att det nya systemet skulle bli master för grunduppgifter om fastigheter och istället leverera information till FAST2000. Det vill säga systemet blev relativt omgående både en traditionell fastighetsdatabas och ett embryo till en integrationsplattform (mellanstation vid överföring av information mellan olika system) i och med att systemet både hämtar och lämnar information. Tekniskt har Microsoft valts som plattform och sålunda är systemet utvecklat med hjälp Dot.net (programmeringsspråket) och Biztalk Server (applikation för att på ett strukturerat sätt hantera informationsöverföringar) samt SQL-server som databashanterare. Överföring av information från andra system sker via XML-filer. Överföring av ekonomisk information sker via vanlig filöverföring. Ett litet problem har varit att många leverantörer inte haft fastställda gränssnitt för leverans av information utan detta har projektet själv tvingats lösa. Det kan ta lite tid att hitta var originalinformationen ligger i de olika systemen. Ett annat problem har varit att få andra kommunala förvaltningar att släppa ifrån sig information. Gränssnittet har av projektet beskrivits enligt följande: ”Gränssnitt i FAST3000 byggs av termer och begrepp. Med gränssnittsdefinitionerna bestäms det ”språk” som gör det möjligt att läsa

Ordning och reda

data från en annan databas. Exempel på en sådan gränssnittsdefinition är ÖFF, överföringsformat, som definierats av Lantmäteriet.

Nedanstående bild är ett försök att i en principfigur illustrera det utvecklade systemkonceptet.

Detta överföringsformat blir branschgemensamt genom att det upprättas och underhålls av ett statligt verk. Andra exempel på branschinitiativ för att upprätta gränssnittsdefinitioner är SbXML och FI2002 datamodell. Dessa gränssnitt har tagits fram genom utvecklingsprojekt och är beroende av användarföreningar för fortsatt utveckling, underhåll och publicering”. Tekniska kontoret önskar, genom bildandet av ett nätverk, vara med och stödja en utveckling med överföringsformat som kan nyttjas av många. Någon standard av typ FI2002 har dock ej ännu använts i systemet, eftersom detta bland annat skulle ha ställt krav på utveckling av de olika informationslämnande systemens gränssnitt. En fortlöpande bevakning av resultat och en öppenhet att ta till sig ”tänket” i FI2002 kommer dock att finnas.

Systemet är konstruerat för att ta emot och hantera all typ av information. 15 % av informationen kommer ifrån ”projekt”. Resterande 85 % är annan förvaltningsinfo. I vissa fall skapas enbart ”titthål” till andra system. Så är fallet till exempel när det gäller e-Change och Kartago. Här används systemets sökfunktion och objektstruktur för att hämta upp och visa dokument som finns lagrade i expertsystemen. Vinsten är ett samordnat, enhetligt och mer användarvänligt sätt att söka och presentera informationen. Även ekonomisk information hanteras i systemet. Det går att se resultat och göra budgets för olika objekt i systemet. Det går att få ut enkla rapporter, men än så länge är utbudet begränsat. Varje dag hämtas också information från personalsystemet och kopplas till de fysiska objekten och till behörighetssystemet. Systemet kan också hantera infor-

Presentation av ritningar, dokument, ekonomisk info, med mera i webbmiljö knutet till de fysiska objekten

Ttthål

Ttthål FAST 3000

Ritningar dokument E-change

Kartor planer Kartago

Hybridsystem

Teknik Dotnet och verktyget Biztalk, databashanterare: SQL-server.

• Datalager • Master för grundinfo • Presentation • Integrations- plattform.

Rent datalager Areauppgifter m.m.

Överföring av info via XMLfiler (ej ekonomi)

Information från befintliga specialsystem, till exempel: Ekonomi

11. Två praktiska exempel

Hyra

Underhåll

Media

Personal

FIR

101

mation om nycklar och lås och koppla denna till ritningar. Det finns även en nyutvecklad modul, för att hantera larminstallationer för brand med mera, som är färdig att läggas ut.

teringen måste effektiviseras. Motsvarande beräkning för Jönköpings kommun har ännu inte utförts”.

Säkerhetsmässigt är behörigheten till systemet knuten till den inloggning som görs i kommunens nätverk. Därefter sker skärpning i behörigheten genom att individuellt begränsa möjligheterna att nå olika ”flikar” i systemet. Ett problem (som numera är löst) har varit att åstadkomma partiell behörighet att titta på eller ändra viss information som skär på en annan ledd än flikarna.

Fortfarande pågår arbete i projektet med att utveckla systemet med det som just nu känns mest angeläget och efterfrågat i organisationen. Man arbetar även vidare på att säkra informationen elektroniskt och successivt förbättra informationens kvalitet och format. Från och med 2005 avser man att successivt öppna upp systemet för andra förvaltningar och för den egna kärnverksamheten.

Nytto- kostnadsanalys Det finns inte en framtagen nyttokostnadskalkyl för utvecklingsprojektet i den meningen att det fanns ett beslutsunderlag innan projektstart som konkret och mätbart visade vilka nyttoeffekter som skulle uppnås och som jämförde dessa med budgeterade kostnader. Nedan följer projektets egna kommentarer: ”Projektet har initierats för att skapa underlag för utveckling av ett heltäckande fastighetsinformationssystem med följande huvudmotiv: – Idag är människor och kulturer inom organisationen bärare av informationen. – Om fem år har 40 % av dessa lämnat organisationen med pension. – Informationen behöver i högre grad knytas till organisationen/strukturen genom systemstöd och tydlig göras genom definierade roller. – Säkerställa att informationen varaktigt behålls i organisationen/strukturen.

Strategi för fortsatt utveckling

Man är medveten om i projektet att det just nu finns några viktiga vägval som måste göras. – Ska systemet tydligt utvecklas mot en integrationsplattform och ett datalager med användarvänligt gränssnitt i webbmiljö för att få tillgång till informationen, eller ska systemet utvecklas mot ett traditionellt fastighetssystem som successivt kommer att innehålla även de olika specialistsystemen. Det förstnämnda innebär att ett standardiserat fastighetssystem upphandlas med en egen inbyggd fastighetsdatabas, installationsdatabas etcetera, och att FAST3000 återgår till att bli ett rent datalager och en integrations/presentationsplattform. Väljs istället det senare alternativet inleds på allvar resan mot ett eget individuellt utvecklat fastighetssystem. – Om satsningen på individuell utveckling kommer att fortsätta är den viktiga följdfrågan om Tekniska kontoret ska fortsätta att utgöra motorn i detta utvecklingsarbete eller om detta arbete ska överlämnas till externa leverantörer av standardsystem.

Möjliga besparingar kan mätas i ökad kundnytta, högre kvalitet på information som hanteras i systemet, bättre säkerhet vid beslutsfattande, kortare tid för att få fram information för beslut och analys, effektivitet i förvaltningsverksamhet. Informationen finns kvar i organisationen även efter pensionsavgångar”.

– Än så länge hanterar systemet i huvudsak ”obear betad” information, det vill säga befintlig information visas upp på ett mer samlat, pedagogisk och lättillgängligt sätt. Önskemål finns även att systemet ska kunna användas för att hantera mer ”förädlad” information, till exempel för att ta fram och redovisa olika nyckeltal. För detta krävs en hel del utveckling av systemet med beräkningsfunktioner kopplat till en avancerad rapportgenerator. Även här finns valet att satsa på egenutveckling eller på etablerade standardsystem.

”I rapport från C4 Teknik, Kristianstad har konstaterats att inom 10 år finns ett underskott på tekniker i Sverige med 30 %. Detta innebär att vi måste arbeta 30 % snabbare eller 30 % smartare. Informationshan-

Det finns ännu så länge ingen tydlig beslutad ITstrategi inom Tekniska kontoret eller inom kommunen som ger tydlig vägledning i dessa frågeställningar.

– Kunna möta olika konkurrenssituationer som skapar fastighetsanknuten service.

102

Ordning och reda

Slutligen bör uppmärksammas konflikten mellan ökad tillgänglighet och kraven på säkerhet och sekretess. Hur säkert är det till exempel att lägga ut ritningar över larminstallationer etcetera, på intranätet? Vilka ska verkligen ha tillgång till olika typer av information? I vilka situationer eftersträvas liten tillgänglighet? Idag finns ingen skriftligt beslutad informationsstrategi hos Tekniska kontoret eller kommunen som tydligt ger anvisningar hur dessa frågor ska behandlas.

Sammanfattande kommentar Utgångsläget för Tekniska kontoret, när beslutet fattades om att införa ett nytt samordnat IT-stöd, var att det redan fanns en god ordning och reda på ritningar och dokument samt bra rutiner för uppdatering, ajourhållning, med mera. Däremot saknades ett gemensamt elektroniskt originalarkiv, ett samordnat IT-stöd för verksamhetens olika specialistfunktioner samt ett bra IT-stöd för att på ett samordnat och lättillgängligt sätt presentera

11. Två praktiska exempel

efterfrågad information för sällananvändare av specialistsystem. Drivkraften i projektet ligger i en övertygelse om att en ökad ordning och reda på förvaltningsinformation kombinerat med en ökad tillgänglighet till denna information ger stora effektivitetsvinster för organisationen. Den ökade tillgängligheten förväntas ge ett bra stöd för processerna ”att tillhandahålla effektiva lokaler med tillhörande effektiv service” genom hela processkedjan. Något som saknas när informationen ligger inbäddad i olika moduluppbyggda specialistsystem. Drivkraften har varit så stark att resurser har satsats på att utveckla ett eget IT-stöd utan tydliga krav på en stödjande långsiktig IT-strategi eller krav på konkreta nyttokostnadskalkyler med ansvariga för hemtagning av nyttoeffekter. Detta har också hittills överskuggat ett eventuellt behov av att effektivisera verksamhetens olika processer och arbetsrutiner och införa effektivare och mer samordnat IT-stöd för verksamhetens olika specialistfunktioner.

103

Lästips Sveriges Kommuner och Landstings nätbokhandel (www.skl.se, välj Publikationer): Svenska Kommunförbundet och Hedlund, J. (1998): Grepp om driften Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, UFOS, Hedlund, J., Basiri, F. och Hårdstedt, B. (red). (2002): Driften på webben. Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, UFOS och Hedlund J. (1996): IT — Strategisk informationshantering i offentliga fastighetsföretag.

Svenska Kommunförbundet, UFOS, Brunell, M. (red) och Åslund B.(red). (2002): Breda band för smarta hus. Svenska Kommunförbundet och Åslund B. (2002): På tal om portal.

www.fast3000.se www.metadata.se www.fi2.se

Bilagor Bilaga 1: En kompletterande översiktlig beskrivning av FI2002-projektet och Föreningen för Förvaltningsinformation. Bilaga 2: Indikatormodellen som verktyg. Enkät i Wordformat för test av den egna verksamheten. Verktyget är försett med Smiley-markeringar som användaren själv kan dra till den position på skalan som bäst beskriver verksamheten.

104

Bilaga 3: Verktyget Redabarometern. Enkät i Excelformat, förberedd för användaren att själv fylla i. I bilagan finns även ett exempel på hur en ifylld enkät kan se ut. Bilagorna finns för digital nedladdning på Sveriges Kommuner och Landstings nätbokhandel. Gå till skl.se, välj Publikationer och leta rätt på Ordning och reda.

Ordning och reda

Ordning och reda Fastighetsinformationssystem i kommunen För att effektivisera informationshanteringen och göra information snabbt tillgänglig för användarna, måste man ha ordning och reda på den bakom liggande fastighets- och verksamhetsinformationen. Flera omfattande standardiseringsarbeten internationellt och i Sverige har förbättrat förutsättningarna för utbyte av information. Men ordning och reda på informationshanteringen förutsätter att även verksamheten hänger med och utvecklas i samma takt, något som inte alltid är fallet. Denna bok syftar till att ge ansvariga inom de offentliga fastighetsorganisationerna ett bra underlag för att formulera mål och strategier för utveckling av verksamhetens hantering av fastighetsinformation utifrån var verksam heten befinner sig idag. Syftet är även att visa hur ett första steg till ett lyckosamt genomförande kan se ut, med förslag till praktiska verktyg för nuläges analys i den egna organisationen, och en verktygslåda för att initiera och inspirera till verksamhetsutveckling.

ISBN 91-7164-111-4

118 82 Stockholm. Besök: Hornsgatan 20 Tfn: 08-452 70 00. Webbplats: www.skl.se Fler exemplar av denna skrift kan beställas på tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, eller på förbundens webbplats www.skl.se, välj Publikationer. Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet i samverkan