7164 119 x by Sveriges Kommuner och Landsting

Hur viktig är helheten? Var med och utveckla tankarna om helhetssyn och decentraliserat ansvar i kommuner och landsting

❞ ❞

Helhetssyn fordrar kunskaper om samband mellan olika delar i organisationen och goda relationer. Elvy Söderström, kommunstyrelsens ordförande i Örnsköldsviks kommun

Om man kan få verksamheten att inse att de måste lämna resurser till andra där de gör bättre nytta, så har man kommit långt. Jan Brithon, landstingsdirektör i Landstinget Västmanland

Helhetstänkande för ökad effektivitet Det talas mycket om behovet av helhetssyn i kommuner och landsting. Resurserna räcker inte till och många politiker och ledande tjänstemän brottas med organisationer som känns svåra att styra på ett effektivt sätt. En stor del av diskussionen handlar om stuprörstänkande inom olika verksamhetsgrenar och oförmåga att se brukares och patienters samlade behov. I budgettider sätts den egna verksamheten i första rummet och den samlade analysen får stå tillbaka. För att ta reda på om och hur man kan stärka helhetstänkande och samordning samtalade vi med ett trettiotal ordförande i kommun- och landstingsstyrelser och kommun- och landstingsdirektörer. Samtalen kretsade ofta kring följande frågor: − Hur kan en utvecklad ledning och styrning stärka helhetstänkande? − Hur kan ökad helhetssyn och samordning uppnås samtidigt som fördelarna med ett decentraliserat ansvar finns kvar? − Hur kan helhetstänkande och samverkan göra att resurserna används på ett mer effektivt sätt, så att medborgarnas samlade behov tillgodoses på ett bättre sätt? Det är frågor som vi inom sektionen för demokrati och styrning tar med oss i ett nystartat utvecklingsarbete. Vi välkomnar dig som ledande politiker och tjänsteman att delta i arbetet. På baksidan av foldern kan du se hur du praktiskt kan dra nytta av de diskussioner som förs i projektet. Där kan du också läsa hur du själv kan bidra med erfarenheter och frågeställningar. Lennart Hansson Sektionschef

Bengt Klintbo Projektledare

Vad har hänt? Många förtroendevalda och tjänstemän berättar om en verklighet där ökade behov hos medborgare/brukare/patienter och högre krav från statsmakterna har lett till en ökad specialisering och komplexitet i organisationen. För att klara behoven för olika målgrupper har respektive verksamhet fortlöpande begärt mer och mer resurser till sitt ”stuprör” och utvecklat särskilda arbetssätt för den egna professionen. Med tiden har det blivit svårt att hålla ihop de olika delarna. Alltmer politisk och administrativ kraft går åt till att samordna verksamheter som drar åt olika håll. Verksamheter och nämnder slåss mot varandra i kampen om resurser och tar inte ansvar för sin tilldelade budget. Kommunala bolag är ovilliga att se att de ingår i den kommunala ”familjen”.

Vad kan man göra? Samtalen med ledande politiker och tjänstemän visade entydigt att frågor kring helhetstänkande tillhör den dagliga agendan. Det fordras ständiga insatser för att få organisationen att se sig som en del i helheten och gå åt samma håll. Det finns samtidigt ett spänningsfält mellan helhetstänkande och decentralisering. Ledningen måste se till att delegerat ansvar och kreativitet inte hämmas när behovet av ett helhetsgrepp ökar. Hur gör man då? Kan man föra in nya synsätt i styrningen av arbetet i kommuner och landsting? Det hjälper knappast att peka med hela handen och fatta ett beslut om att helhetssyn ska råda i organisationen. Snarare handlar det om ett tydligt ledarskap, förändrade attityder och utveckling på lite längre sikt, menade de politiker och tjänstemän vi talade med. På de följande sidorna fördjupas resonemanget kring några av de frågor som dök upp i samtalen.

Kan visionen bidra till helheten? Visioner och visionsstyrning är vanligt i kommuner och landsting och man kan fråga sig om det ett bra sätt att samordna beslut och verksamhet. Tanken är ju att gemensamma ”målbilder” ska samla organisationen och visionen ska underlätta för var och en att se sin del i en helhet. Är det så? Kan visionen göra det lättare att styra organisationen mot ett gemensamt mål? Finns det utrymme för dig som ledare att fundera över de större frågorna och hitta en tydlig riktning i ditt ledarskap på lång sikt och i den långsiktiga styrningen? Hur hittar man modet att sedan styra utvecklingen åt det hållet?

❞ ❞

Länge trodde vi att någon annan skulle lösa våra problem. Men ur detta skapades insikten att ”Nu är det vi som gäller” och då startade vi visionsarbetet. Stefan Gustafsson, kommunstyrelsens ordförande i Sävsjö kommun

Målbild “Västerås Mälarstaden 2013” är ett viktigt kitt för att hålla ihop och se helheten i chefsgruppen. Visionen har tydliggjort rollerna för förvaltningar och bolag som delar i helheten. Monica Ericsson, stadsdirektör i Västerås stad

Kan tydligare ansvar leda till helhetssyn? Samtalen med styrelseordförande och ledande tjänstemän utmynnade ofta ut i en diskussion om hur tolkningen av uppdrag, ansvar/roller och befogenheter påverkar helhetstänkande och ansvarsutkrävande. Enighet om uppdraget bör rimligen leda till tydligare förväntningar om helhetsansvaret. Vad betyder det i praktiken? Kan oklara gränser mellan förtroendevalda och tjänstemän påverka viljan att ta eget ansvar för delarna och helheten? Behöver kommunallagen justeras för att ge kommunstyrelsen ett tydligare mandat att styra över nämnderna? Kan belöningar påverka ansvarstagandet för helheten?

❞ ❞

Det viktigaste är politisk tydlighet om helheten, om det saknas så börjar det pysa. Bengt Dahlqvist, kommunstyrelsens ordförande i Vaggeryds kommun

Det är viktigt att i dialog resonera om förväntningar på helhetsansvar i uppdraget. Stig Fagerström, kommunchef i Timrå kommun

Hjälper det att organisera om? En trend i den politiska organisationen är att kommun- och landstingsstyrelsen fokuserar sin roll till driftansvar och effektivitet. I många fall avskaffas också drift- och facknämnder. Istället bildas utskott till fullmäktige. De har demokrati- och befolkningsperspektivet. I fullmäktige möts de olika perspektiven för styrning av organisationen. För att få ihop helheten har olika kommuner och landsting valt att inrätta ledningsgrupper bland ledande förtroendevalda och tjänstemän. En politisk ledningsgrupp omfattar ordförande i styrelser, nämnder och bolag och nämndordföranden, där varje nämndordförande förutom sitt delegerade ansvar även har ansvar för helheten. I motsvarande ledningsgrupp bland tjänstemän har förvaltnings- och bolagscheferna också dubbelt ansvar, både för sin egen organisation och för helheten. Finns det andra sätt att utveckla organisationen för att främja helhetssyn? Kan samma effekt uppnås med t ex gemensamma beredningar för flera nämnder och förvaltningsgemensamma strategigrupper? Är omorganisationer över huvud taget lösningen?

❞ ❞

Organisationen bör spegla synsättet att politiker inte ska blanda sig i driften. Glenn Andersson, landstingsstyrelsens ordförande i Landstinget Västmanland

Ordförandeträffar är den politiska ledningsgruppen för att samla helheten. Benita Vikström, kommunstyrelsens ordförande i Oxelösunds kommun

Kan nya arbetsformer vara en lösning? Många menar att helhetstänkande förutsätter en tydlig och effektiv styrning i organisationen. Det kan ske med hjälp av en genomtänkt budget- och planeringsprocess samt strategier och mål på kort och lång sikt. Tillsammans är de ”hårdvaran” som skapar ramarna för en fungerande styrning. Men räcker det? Forskning och utvärdering av framgångsrika organisationer visar att det också behövs ”mjukvara”. För att skapa handlingskraft och förståelse för helheten lyfts värderingarnas och relationernas betydelse fram och dialogen sätts i centrum. Vilka krav ställer det på dig som förtroendevald respektive chefstjänsteman? Hur kan man skapa utrymme för en dialog innan besluten istället för synpunkter och protester i efterhand?

❞ ❞ ❞

Vi har kommit till vägs ände med att förändra den organisatoriska strukturen, nu behöver vi utveckla samspel och arbetsformer. Lars Andåker, landstingsdirektör i Landstinget i Sörmland

Direktivrätt behövs inte, det är viktigare att det informella fungerar bra för att uppnå helhetstänkande Mona Boström, landstingsdirektör i Landstinget Halland

Tidigare kom varje nämnd för sig till budgetberedningen men nu har vi ändrat så att alla lyssnar till varandras argument för att få helhetsbilden. Ewa Lindstrand, kommunstyrelsens ordförande i Timrå kommun

Vad händer i utvecklingsprojektet? Just nu pågår … • En studie av erfarenheter av visionsstyrning i kommuner och landsting för att kunna sprida goda exempel. • Insamling av exempel från kommuner och landsting när det gäller arbets former som stärker helhetssynen. Bidra gärna med förslag! • Insamling av exempel från kommuner och landsting på hur planeringsprocessen kan utvecklas för att främja helhetstänkandet. Bidra gärna med förslag!

Tankesmedja För att öka kunskaperna och hitta rätt i samtalet om helhetstänkande och samordning har vi bildat en tankesmedja med representanter från kommuner och landsting: • Ingrid Amrén, ordförande i landstingsstyrelsen, Landstinget Gävleborg • Glenn Andersson, ordförande i landstingsstyrelsen, Landstinget Västmanland • Lars Andåker, landstingsdirektör, Landstinget Södermanland • Mona Boström, landstingsdirektör, Landstinget Halland • Stefan Hedin, ordförande i kommunstyrelsen, Sandvikens kommun • Ulf Lindelöw, kommunchef, Oxelösunds kommun • Anna Sandborgh, kommundirektör, Karlstads kommun • Elvy Söderström, ordförande i kommunstyrelsen, Örnsköldsviks kommun

Deltag i utvecklingsarbetet! Elektroniskt nyhetsbrev För dig som vill ha information och tips 4–6 gånger per år om utvecklingsarbete och diskussioner i andra kommuner och landsting.

Nätverk För dig som vill diskutera hur man kan främja helhetstänkandet i organisationen.

Eget projekt För dig som vill ha hjälp att dra igång ett utvecklingsprojekt i din egen kommun eller landsting.

Idéer och synpunkter För dig som vill veta mer eller har synpunkter och idéer om hur man kan arbeta med frågor om helhetstänkande.

Kontakta Sektionen för demokrati och styrning Bengt Klintbo, tel 08-452 7639, bengt.klintbo@skl.se Jesper Stenberg, 08-452 7666, jesper.stenberg@skl.se Lena Lindgren, 08-452 7610, lena.lindgren@skl.se

ISBN 91-7164-119-x

118 82 Stockholm, Besök Hornsgatan 20 Tfn 08-452 70 00, Fax 08-452 70 50 info@skl.se, www.skl.se Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet i samverkan