Politiskt ledarskap klokskap, passion och vision
Inledning Att bli kommunstyrelsens, landstingsstyrelsens eller regionstyrelsens ordförande är ett av de finaste uppdrag man som politiker kan få. Det innebär att Du fått både väljarnas och Dina partivänners förtroende. Det är en givande, men även krävande uppgift att axla det yttersta ansvaret. Jag vet från mina år i lokalpolitiken som kommunstyrelsens ordförande och ledande oppositionsföreträdare att framgångarna delar man medan motgångarna får man möta själv. Under mina år som lokalpolitiker använde jag SKL som en källa till kunskap och som en berikande mötesplats där jag träffade kollegor från hela landet. Det finns stunder under en mandatperiod när det är gott att dela det yttersta ledarskapets utmaningar med andra som har samma uppdrag – och ansvar. Som ordförande i SKL har jag aktivt verkat för att förbundet på olika sätt stödjer de förtroendevalda. Mandaperiodens tema och stora kommunikationssatsning, ”En fråga om demokrati”, har fått ett stort genomslag runt om i landet. Med den här skriften vill SKL illustrera olika sidor av det politiska ledarskapet. Skriften är resultatet av möten författarna haft med politiska ledare i nätverk, utbildningar och konferenser anordnade av förbundet. Min förhoppning är att Du ska uppleva att skriften både inspirerar och utgör ett stöd i Ditt uppdrag att förverkliga visionerna i Din kommun, landsting eller region.
Anders Knape Ordförande, Sveriges Kommuner och Landsting
Politiskt ledarskap
3
4 Politiskt ledarskap
Ledare på flera arenor Oavsett dina förväntningar blir det ganska snart uppen bart att du är ledare. Av ett tidigare engagemang följer plötsligt ett nytt politiskt ledarskap. Från en dag till en annan förväntas du ta en ledarroll i många olika sammanhang. Medborgare förväntar sig redan första dagen att du ska kunna uttala dig om hur saker och ting ska ordna sig. Chefstjäns temännen vill snarast ha en tydlig relation till sin politiker. Men även den politiska organisationen krä ver ett ledarskap.
Ta initiativ till kontakt med medborgarna I Sverige är medborgarna i allmänhet välinformerade, engagerade och ställer höga krav på utbudet och kvaliteten på servicen. Som förtroendevald och ordförande företräder du det offentliga och får stå till svars för det som inte anses fungera. Det är viktigt att hitta ett sätt att kommunicera med medborgarna där du kan beskriva vad du vill med ditt politiska ledarskap, vad som kan förväntas. Kommunikationen blir också ett sätt att få veta hur medborgarna har det. Om man till exempel är nöjd med vården eller om man känner sig trygg i sitt boende. Om du som politisk ledare har initiativet i kontakten med medborgarna minskar risken för att starka grupper och enskilda intressen i allt för hög grad kommer att forma bilden av läget i kommunen eller landstinget. Som ordförande måste man alltid eftersträva helhetsansvar.
Politiskt ledarskap
5
Använd förvaltningen Tjänstemännen ska bidra till att den politiska viljan får genomslag i verksamheten. Men för att inte bli en del av förvaltningen måste du som politiker delegera till andra. Att hitta en balans mellan dig själv och chefstjänstemannen är helt avgörande för om det politiska ledarskapet ska fungera. Det handlar om regelbundna möten med chefstjänstemannen där spelregler klaras ut och där det politiska uppdraget och tjänstemannauppdraget tydliggörs. Tillit skapas genom öppna samtal om vem som gör vad och där utgångspunkten är det av kommun- eller landstingsfullmäktige beslutade styrdokumentet.
” Det var först när jag hörde andra berätta om hur bra sam arbete de hade med sin kommundirektör som jag förstod att det inte fungerade något vidare här hos oss” (Nyvald KSO i en mellanstor kommun)
En del politiker berättar om hur svårt de upplever det när tjänstemän ibland kräver snabba besked i svåra frågor. Att kommunens högsta tjänsteman är väl förtrogen med den politiskt styrda organisationens villkor är grundläggande. Det handlar om att kunna ge stöd även till osäkra majoriteter. Det handlar om att ta ansvar för att styrelsen och dess ordförande ska vara välinformerade och ha tillgång till relevanta beslutsunderlag. Det handlar också om ansvar för att politiskt fattade beslut blir kända i organisationen och att de genomförs. Fungerande samspel mellan chefstjänstemän och ledande politiker är en framgångsfaktor. För att kunna påverka samspelet är det viktigt att förstå vad som finns i organisationens kultur. Har politiker tidigare haft rollen att legitimerare tjänstemännens förslag? Har politiker och tjänste-
6 Politiskt ledarskap
män tidigare pratat bakom ryggen på varandra, undanhållit information och liknande är det troligt att sådana förväntningar finns kvar. Ständiga samtal om hur man vill arbeta tillsammans med chefstjänstemännen kan vara ett sätt att komma framåt.
Sök stöd i den politiska organisationen I de flesta kommuner och landsting finns en tydlig majoritet uppdelad i borgerligt block eller rödgrönt block. I andra kan vi se allianser där majoriteter inte alls följer blockgränser och där det finns vågmästarpartier. Oavsett hur valutgången blev är det ordförandes uppgift att skapa ett ”regeringsdugligt” styre. Genom att inledningsvis identifiera de frågor man kan enas om skapar man en positiv anda och en första förutsättning att komma vidare. Genom oppositionen får man möjlighet att pröva argument i en öppen debatt. Oppositionen har en central roll i en demokrati genom att visa på alternativ. Som politisk ledare kan man välja att se motståndarna som en utvecklingskraft eller som ett störande moment. Tillgången till tidig information och möjlighet att delta ökar sannolikt oppositionens intresse av att bli konstruktiv.
Politiskt ledarskap
7
Ta grepp om styrningen Styrning och ledning handlar om vilken inriktning kom munen eller landstinget ska ha och på vilket sätt man ska garantera att den inriktningen också kommer att genom föras. Högsta ansvaret för styrprocessen har kommun styrelsens respektive landstingsstyrelsens ordförande. Det är också ordföranden som måste ta initiativ när in riktningen inte följs.
För att åstadkomma förändringar behövs medvetenhet om vilken kultur som råder. Har alla brukarnas och medborgarnas bästa för ögonen? Finns en öppenhet för att lyssna på och lära av varandra? Som ordförande har man genom sitt handlande möjligheter att påverka kulturen.
Uttryck vilja genom mål Mål är ett sätt att uttrycka inriktningen. Fullmäktige fattar beslut om inriktningsmål som bryts ner och konkretiseras längre ner i organisationen. Många upplever att de fastnar i definitioner när mål ska formuleras. Det är viktigt att inte eftersträva exakthet. Politik är inte en vetenskap, utan en mix av ideologi, fakta och fingertoppskänsla. Det är inte heller ovanligt att mål och mått för att styra och följa upp blir så många att man som politiker omöjligt kan få överblick och skilja det väsentliga från mindre väsentligt. En annan fälla är att man bestämmer mål och mått som fångar aktiviteter i verksamheten i stället för effekter eller värdeskapande för medborgare och brukare. Ge-
8 Politiskt ledarskap
nom att ställa sig frågan i vilken grad målet skapar värde för medborgare eller brukare kan man kontrollera om det är resultatmål eller inte. Mål som ska fastställas måste vara rimliga till antalet, relevanta, jämförbara och tidssatta. Det är viktigt att inte välja bort kvalitativa mål som kan vara svåra att mäta. Arbeta för att hitta andra relevanta indikatorer för om målet uppnåtts. Undvik dubbelarbete och skapa bättre möjlighet att jämföra genom att använda framtagna, etablerade mått som finns på nationell nivå.
Säkra hög kvalitet på processen Styrprocessen ska garantera att de politiska prioriteringar som är gjorda också blir genomförda. Använd styrelsen för att lägga upp den strategiska dagordningen. Fundera över processen och var noggrann med utformningen. Vilka ska vara med? Vilken typ av underlag finns det behov av? Hur ser tidplanen ut? Hur och när och med vilka kommunicerar vi? Vilka spelregler finns? Med stöd av tjänstemännen påbörjas planeringsarbetet oftast med en omvärldsanalys. Det är ett sätt att identifiera utmaningar och få överblick över den verklighet kommunen eller landstinget verkar i. Med utgångspunkt från analysen och ambitionerna ska prioriteringar göras, mål formuleras och resurser fördelas.
” Den som aldrig har något att ångra har aldrig gjort något.”
Politiskt ledarskap
9
Följ upp och utvärdera Uppföljning och utvärdering är ett av politikens viktigaste redskap och ger förutsättningar för utveckling och förbättring. Ett eftersatt moment är själva analysen. Man följer upp, tar del av nyckeltalen men hoppar över momentet att försöka förstå varför det ena eller andra inträffade. Genom att ständigt efterfråga resultat och analyser från tjänstemännen bidrar man till en kultur där det blir viktigt att leverera resultat. Det är också viktigt att säkra att resultaten förmedlas till medborgarna och att tillfällen till dialog skapas. Som ordförande måste man vara den person som känner till det aktuella läget först. Den förväntningen måste tydliggöras för de högsta tjänstemännen.
Ta ansvar för helheten Helhetsansvar innebär att ha bra överblick, inte detaljkunskap, över alla de frågor och verksamheter som rör kommunen eller landstinget. Överblick över såväl kärnverksamheter, bolag, om samverkan och om fattade beslut. Man behöver kunna förklara prioriteringar och särskilda satsningar för medborgarna. Det innebär också ett särskilt ansvar för ekonomin, att resurser finns som motsvarar verksamhetens omfattning och behov. Som ordförande behöver du se till att det finns forum för att koordinera arbetet med gränsöverskridande frågor som till exempel jämställdhet och hållbar utveckling. För att de ska få genomslag måste de bli en del av styrningen som följs upp och utvärderas. Genom att tydliggöra begrepp och ansvarig beslutsnivå skapas en tydlighet i styrsystemet. Bypolitik och nämndspartier1 är uttryck för särintressen. Som styrelsens ordförande med ansvar för helheten behöver man också kunna hantera särintressena utan att för den skull minska intresse och engagemang för sakfrågor. Det kan handla om ett aktivt samarbete i ordförandegruppen och kanske tydligare formuleringar i uppdragsbeskrivningen till nämnden.
1 Nämndspartier är ett uttryck för när en nämnd driver sina frågor utan hänsyn till helheten.
10 Politiskt ledarskap
Balansera förväntningar Även den som inte gjort sig en tydlig bild av rollen att vara politisk ledare kommer tvingas till det av verkligheten. Politiker med några års erfarenhet minns ibland hur de som nytillträdda kände krav på sig att kunna besvara al las frågor. Förväntningarna är ofta så höga att de känns utopiska. De egna förväntningarna är också höga. Man vill förändra, sätta spår, engagera, skapa rättvisa, mo dernisera, samarbeta och självklart bli uppskattad.
Det är viktigt att påminna sig om att man omöjligt kan veta allt eller uppfylla allas förväntningar. Ärlighet och uppriktighet är framgångsvägar. Att säga att man inte vet men be om att få återkomma i frågan väcker respekt. Ofta går det att hänvisa frågor vidare till verksamheten. Genom att själv ställa frågor visar man sitt engagemang och ödmjukhet inför att lära. Glöm inte att höga förväntningar ger stöd åt förändringar, på samma sätt som att låga förväntningar motverkar förändringar.
” Jag kommer ihåg min första dag på nya upp draget när tele fonen ringde och en av cheferna ville att jag skulle ge besked i en mycket svår sakfråga.”
Hantera ensamheten på toppen Politiker med lång erfarenhet kan beskriva situationer där de upplevt sig vara utsatta och helt ensamma. Det kan handla om konflikter med tjänstemannaorganisationen där den enda heltidsarbetande politikern blir utsatt och har svårt att få förståelse från sina politikerkollegor som inte känner konflikten inpå huden. Det kan handla om rollkonflikter där du som
Politiskt ledarskap
11
” Får man säga att man gillar makt och att ha inflytande och kunna påverka.”
12 Politiskt ledarskap
arbetsgivare möter negativa reaktioner från medarbetarna. En eller flera medborgare kan känna sig förfördelade och utsätta ordföranden för press. Det kan vara särskilt besvärligt i små kommuner där alla känner alla. Det kan också vara en fråga som får stor medial uppmärksamhet och där du som ansvarig måste uttala dig men där övriga politiker ”passar” av partitaktiska skäl. Upplevelsen av att vara utsatt och ensam är säkert en bidragande förklaring till flera avhopp från ledande förtroendeuppdrag. För att bättre klara av svåra situationer kan nätverk med andra ledande politiker vara ett sätt för att ventilera svårigheter och få stöd. Mentorskap kan vara ett annat sätt. Regelbundet samarbete med ledande politiker i andra kommuner eller landsting vidgar perspektiven och ger impulser till hur det egna uppdraget kan utvecklas.
” Det är tomt när man vänder sig om.”
Brinn utan att brinna upp Att brinna för ett uppdrag eller för en fråga innebär alltid risk för överhettning. De flesta politiker har säkert mer än en gång upplevt uppdraget som övermäktigt. Man förväntas vara med i alla sammanhang, ha överblick och samtidigt vara insatt i sakfrågor. Att värna om sitt privata liv, sina relationer och ta sig tid för eftertanke är det bästa sättet att hantera risken för utbrändhet. Tänk på att ständig tillgänglighet styr förväntningarna på den högsta politikern. Det är viktigt att skapa utrymme i almanackan för egen tid. Fundera även över hur den egna tiden används. När och hur svarar du på post och e-post? Vilken tid lägger du på att träffa medborgare och brukare? Efterfrågar du det stöd som du behöver av förvaltningen?
Ha rätt tidsperspektiv Passionen för politiken och bilden av ett framtida samhälle har alltid varit en drivkraft för förändringar. Gissningsvis har de flesta förändringar skett under lång tid. Om man ska kunna hantera alla förväntningar är det viktigt att hitta en balans mellan att få något gjort nu och tillåta att vissa saker
Politiskt ledarskap
13
tar tid. Eftersom politiker utvärderas av väljarna var fjärde år behövs ett sätt att skapa förståelse för att vissa saker måste ta tid. Öppenhet, såväl inåt organisationen som utåt, med de val och överväganden som gjorts kan öka förståelsen.
” Varje vecka skriver jag VFSH (vad fan som helst) i almanackan för att vara säker på att jag får en stund för mig själv.” Inse begränsningarna Man har genom sitt uppdrag en central roll, men möjligheten att åstadkomma (stora) förändringar är beroende av så många faktorer. Det kan handla om personlig utstrålning, karisma och om förmåga att få människor med sig. Det är inte något som man övar in på kort tid. Det kan handla om kanaler och nätverk för att nå ut med det man vill. Det finns inte alltid en lokal tidning med en juste bevakning av kommunala och landstingskommunala angelägenheter. Det kan också handla om att man tar över en misskött kommun som behöver saneras både vad gäller verksamhet och ekonomi. Det är inte något en politiker blir populär av, i det korta perspektivet i alla fall. Om ett nödvändigt saneringsarbete ska bli framgångsrikt måste såväl organisationen som medborgarna få förståelse för motiven.
14 Politiskt ledarskap
Utmaningar för det politiska ledarskapet Det är svårt att slå fast om vår tid idag innehåller fler utmaningar än någon annan men det kan vara betydelse fullt att fundera över vad i omvärlden som just nu påver kar uppdraget och det politiska ledarskapet.
Många trender är övergripande och påverkar i sin tur andra trender. Värderingsförändringar med ökad individualisering, demografiska förändringar, förändringar i miljö, globalisering och teknisk utveckling är sådana. Konsekvenserna av dessa syns på olika sätt i vårt samhälle.
Individuella krav och många aktörer Ökad konkurrens och valfrihetslagstiftning har ökat antalet aktörer inom välfärdsapparaten. Privata företag, kooperativa och ideella organisationer kompletterar de egna utförarna inom vården, omsorgen och skolan. Det innebär att man behöver arbeta annorlunda med uppdrag och uppföljning. Upphandlingskompetens, prissättning och ersättningssystem är exempel på viktiga och svåra frågor. Eftersom ansvaret för såväl kvalitet som ekonomi finns kvar måste varje kommun och landsting utveckla system för att följa upp kvalitén och se till att resurserna fördelas rättvist. Som politisk ledare behöver man förvissa sig om att kompetens finns i organisationen och att system finns för att hantera den ökade konkurrensen.
Politiskt ledarskap
15
16 Politiskt ledarskap
Demografin påverkar hela samhället De flesta kommuner i Sverige har befolkningsminskning. Några storstadsområden och pendlingsområden växer. Utmaningen blir att skapa förutsättningar för människor att bo och leva i hela landet. Den åldrande befolkningen behöver inte vara ett problem i sig men tillsammans med ökade förväntningar skapas ett gap mellan upplevt behov och tillgängliga resurser. Det ställer krav på resurstillskott. Som ansvarig politiker måste man tänka på helheten och ta initiativ till omprioriteringar och effektiviseringar. Generationsväxlingen innebär bland annat att fyrtiotalistgenerationens starka ställning inom samhällssektorn kommer att minska. Det får konsekvenser som man måste förhålla sig till. Hur ska vi ersätta kompetensen? Vilka värderingar är viktiga för nästa generation? Vill människor engagera sig politiskt? Är organisationen redo?
Det globala samhället Finanskrisen 2009 blev en dramatisk påminnelse om att vi är en del av världsekonomin. EU medlemskapet har inneburit att vi fått en överstatlig lagstiftning som många sätt påverkar vardagen. Vi handlar med hela världen som butik. Vi reser som aldrig tidigare. Det går inte att undvika påverkan utifrån, om det ens är önskvärt. Men det går att göra organisationen mer flexibel och öppen för att möta förändringar. Som politisk ledare måste man ständigt uppdatera sin kunskap om omvärlden och fundera över hur organisationens förmåga att möta förändringar kan stärkas. Om medarbetarna är engagerade och delaktiga för att hitta lösningar på nya utmaningar så ökar förmågan till omställning.
Politiskt ledarskap
17
Tillgång till informationskanaler Informationsteknologin har bidragit till större öppenhet och tillgänglighet. Fler människor kan ta del av mer. Det innebär också att fler kommer att ha och uttrycka åsikter om såväl enskilda politiker som den politiska organisationen. Politiska ledares handlingar och uttalanden kommer ständigt att utvärderas och kommenteras. Det positiva är öppenheten som gör att många är informerade men baksidan är inslag som hot-och förtalskampanjer. Några kommuner och landsting har valt att ge ut en egen tidning för att på det sättet nå ut med information. På senare år har sociala medier i form av blogg och twitter blivit ett sätt för en del politiker att nå ut med sitt budskap. Kanske ska man inte stirra sig blind på om lokala medier begränsar möjligheterna. Det är viktigt att inte glömma bort att medarbetarna i organisationen är de bästa – eller sämsta marknadsförarna.
18 Politiskt ledarskap
Kommunikation är A och O Samtalet är politikers viktigaste verktyg, det tål att sägas om och om igen. Det handlar om att lyssna och att ställa frågor, ta initiativ till samtal och ligga steget före. Att ex empelvis ställa frågor om varför barn och unga i den egna kommunen har låga betyg i jämförelse. Eller att initiera debatt kring hur företagsklimatet och besöksnäringen kan utvecklas.
Bjud in medborgarna till äkta dialoger Att bjuda in medborgare och brukare till konsultation eller deltagande ökar möjligheten för att många goda idéer ska komma fram. Det påverkar också framtida förväntningar. Det är viktigt att inte ”bjuda in med armbågen” utan tänka igenom vad syftet är så att inte fel förväntningar ställs. Det finns många som har erfarenhet av medborgarträffar där den ena önskelistan efter den andra presenteras. En situation som blir omöjlig att hantera. Bjud i stället in till samtal i god tid, innan allt är färdigtänkt och beslut nästan fattat. Att ta god tid på sig i förplaneringen innebär att genomförandearbetet går snabbare. Ta också ansvar för att de förslag och synpunkter som medborgarna har tas om hand och att återkoppling sker.
” Jag sitter nästan aldrig på kontoret utan rör mig ute bland folk för att prata om vad jag vill med kommunen.”
Politiskt ledarskap
19
Se medarbetarnas viktiga roll Det är helt nödvändigt att få med sig organisationen om den politiska viljan ska få genomslag. Medarbetarna har en nyckelroll för bilden av kommunen och förväntningarna på den. Om tjänsterna som levereras till medborgare och brukare är av hög kvalitet leder det till större nöjdhet och därmed större tilltro till kommunens förmåga. Som ansvarig politiker måste du förvissa dig om att ansvariga chefer förmedlar uppdrag och ansvar i hela organisationen. Du behöver också veta vilka möjligheter medarbetarna har att vara delaktiga och bidra till en bra utveckling. Det är ett mått på organisationskulturen.
” För att känna av klimatet hade vi återkommande medarbetar enkäter och jag träffade också en mindre grupp kloka med arbetare med blandad kompetens för informella samtal.” Landstingsstyrelseordförande med lång erfarenhet
Utveckla samverkan med andra Samverkanslösningar är nödvändiga för att utföra vissa uppdrag. Det kan handla om kommunalförbund om räddningstjänst, gemensam nämnd för gymnasieskola eller en gemensamt driven familjecentral. Samverkan där du som politisk ledare ska tillvarata intressen som rör en målgrupp. Framgångsrik samverkan avgörs till största delen av vilket klimat som skapas i samverkansorganet. Är uppdraget tydligt? Har alla uttalat sin avsikt med samverkan? Går det att skapa en situation där alla kan känna sig som vinnare – är kompromisserna rimliga? Är samarbetet respektfullt?
20 Politiskt ledarskap
Politiskt ledarskap
21
Avslutningsvis Att vara förtroendevald är stort. Att vara politisk ledare med ansvar för helheten är ännu större. Med uppdraget följer makt och möjlighet till insyn och påverkan. En roll som måste hanteras med stor ödmjukhet men också tydlighet. Man måste få något att hända. Trots helhetsansvaret fylls dagarna av både små och stora frågor, det är så det ser ut. Det är kanske just den variationen som gör uppdraget så utmanande och samtidigt lustfyllt. Det gäller bara att inte drunkna i mängden av dagliga frågor utan hålla fast vid sin strategiska avsikt. Uppdraget måste vara en lagom blandning av passion, vision och klokskap.
Den här texten är författad av Märit Melbi i samarbete med Lena Lindgren. Värdefulla synpunkter på innehåll och form har vi fått av ett tiotal ledande politiker i kommun och landsting. För ytterligare information om politiskt ledarskap och erbjudanden från Sveriges Kommuner och Landsting kontakta: Lena Lindgren, lena.lindgren@skl.se, 08-452 76 10 Märit Melbi, marit.melbi@skl.se, 08-452 76 41
22 Politiskt ledarskap
Upplysningar om innehållet: Sveriges Kommuner och Landsting 118 82 Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel 08-452 70 00, Fax: 08-452 70 50 info@skl.se, www.skl.se © Sveriges Kommuner och Landsting, 2010 ISBN/Bestnr: 978-91-7164-586-9 Text: Märit Melbi i samarbete med Lena Lindgren Illustrationer: Syster Diesel Produktion: ETC Tryck: Modintryckoffset, 2010
Den som har fått förtroendet att leda en kommun- eller landstingsstyrelse har ofta en lång politisk erfarenhet. Samtidigt konstaterar många att detta uppdrag är annorlunda än tidigare. Det politiska ledarskap utgår från förtroendet från väljarna, det är ofta själva drivkraften bakom engagemanget. Politiskt ledarskap är praktiskt vardagsarbete blandat med klokskap men ger förhoppningsvis också utrymme för passion och visioner. Ett hållbart politiskt ledarskap bygger på att rollen och uppdraget ständigt utvecklas och stärks. Med den här skriften vill vi ge en bild av uppdraget, vilka situationer man kan ställas inför och vad som kan vara viktigt att fundera över.
Post: 118 82 Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: 08-452 70 00 www.skl.se