7164-752-8 by Sveriges Kommuner och Landsting

Utveckling av fastighetsfรถretagande i offentlig sektor (UFOS)

Nyttoanalyser fรถr lokalinvesteringar

Det här är UFOS Den offentliga sektorn äger och förvaltar tillsammans cirka 90 miljoner kvadrat meter lokalyta. De fastighetsorganisationer som hanterar förvaltningen av dessa byggnader har som uppgift att ge maximalt stöd till den offentliga sektorns kärnverksamheter och att hålla dem med lokaler och service som har rätt kvalitet till lägsta kostnad. UFOS (Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor) bedriver utvecklingsprojekt som ger offentliga fastighetsförvaltare verktyg att effektivisera fastighetsföretagandet och att höja kvaliteten för hyresgästerna. Bakom UFOS står Sveriges Kommuner och Landsting, Fortifikationsverket, Akademiska Hus och Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter Sverige AB. Sedan 2004 deltar även Energimyndigheten för att särskilt stötta projekt som syftar till energi effektivisering och minskad miljöbelastning i fastighetsföretagandet. Denna satsning går under namnet UFOS Energi. UFOS energisamarbete har hittills resulterat i 18 publikationer, både handböcker och idéskrifter, i något som kallas för Energibiblioteket. Syftet med detta är att ta fram goda exempel från offentliga fastighetsägare och att visa på praktiska verktyg. Se Energibiblioteket som en verktygslåda – den självklara startpunkten för dig som arbetar med energifrågor! Mer information hittar du på www.offentligafastigheter.se.

Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (UFOS)

© UFOS och Sveriges Kommuner och Landsting 2011 118 82 Stockholm, tfn 08-452 70 00 E-post fastighet@skl.se Webbplats www.offentligafastigheter.se ISBN 978-91-7 164-752-8 Tryckeri Modintryckoffset, Stockholm 2011 Text Rikard Berg von Linde och Anna Rogberg Grafisk form och produktion ETC Omslagsbild Tomas Mattila/MASKOT Övriga bilder Daniel Lagerlöf, Hans Skoglund, Erik Holmstedt, Nina Tallec/PUBLIC IMAGE. Pia Nordlander, Casper Hedberg/SKL. Håkan jansson/MASKOT Distribution Skriften beställs på www.skl.se/publikationer

Nyttoanalyser fรถr lokalinvesteringar

Förord 5

Förord Investeringar i lokaler har stor strategisk betydelse eftersom de är långsiktiga och påverkar organisationens förmåga att tillhandahålla vård, utbildning, kultur, omsorg eller andra tjänster. De innebär också att kapital binds, vilket påverkar den ekonomiska handlingsfriheten under många år, ofta under längre tid än man kan förutse behovet av lokaler. Därmed är det av stort intresse för offentliga huvudmän att konsekvenser av olika investeringsalternativ blir allsidigt belysta och att besluten grundas på både breda och djupa beslutsunderlag. Denna skrift syftar till att belysa hur nyttovärderingar kan användas som besluts- och diskussionsunderlag. Skriften belyser bland annat PENG-modellen är en metod som utvecklats inom IT-branschen men som också går att använda vid nyttoanalys av fastighetsinvesteringar. I skriften beskrivs även generella beslutsprocesser inför lokalinvesteringar hos några olika aktörer; Locum, Ramunderskolan i Söderköping, Malmö stad samt Försvarsmakten. Dessa processer innehåller i varierande omfattning moment av nyttoanalys. Skriften vänder sig till beslutsfattare inom fastighetsorganisationerna samt respektive verksamhet som nyttjar lokalerna. Grundläggande för att verksamheterna ska kunna fatta optimala strategiska och taktiska lokalbeslut är att de har tillgång till fastighetsorganisationens expertkunnande. Verksamheternas nyttoanalyser av lokalinvesteringar är i hög grad beroende av god rådgivning och medverkan från fastighetsorganisationen Skriften har initierats och finansierats av UFOS – ”Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor”. Här ingår Sveriges Kommuner och Landsting, Akademiska Hus, Fortifikationsverket, samt Samverkansforum för statliga byggherrar genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter. Konsulter har varit Rikard Berg von Linde och Anna Rogberg från Evidens AB. Till sin hjälp har de haft en styrgrupp som bidragit med material och synpunkter. Styrgruppen har bestått av Karin Wittenfelt, Malmö stad, Anders Daniels, Statens fastighetsverk, Hans Bergenståhl, Fortifikationsverket. Ulf Sandgren och Sonja Pagrotsky, Sveriges Kommuner och Landsting, har på uppdrag av UFOS varit projektledare. Stockholm i december 2011

Innehåll

Sammanfattning

Kapitel 1. Inledning

Kapitel 2. Vad är nytta?

Sammanfattande slutsatser om en definition av begreppet nyttoanalys

Kapitel 3. PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys

Nyttan av en PENG-analys

Resultatet av en PENG-analys

Hur går en PENG-analys till?

Exempel på tillämpning av PENG-modellen i offentliga fastighetsorganisationer

Exempel 1: Statens fastighetsverk – Kvarteret Krubban

Exempel 2: Landstinget i Östergötland – Samlokalisering av Laboratoriemedicinskt centrum

Kapitel 4. Behovsanalys i tidigare UFOS-arbete

Investeringar ska ge ökad koncernnytta

Nyttobedömning

Arbetsmodell vid lokalinvesteringar

Nyttobedömning – Förstudie

Skriftens exempel på bedömning av en utbildningslokal

Diskussion

Kapitel 5. Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer

Exempel 1. Beslutsprocessen inför Lokalinvesteringar: Locum

Exempel 2. Beslutsprocessen inför Lokalinvesteringar: Ramunderskolan i Söderköping

Exempel 3. Beslutsprocessen inför Lokalinvesteringar: Malmö stad

Exempel 4. Försvarsmakten: Lokaleffektivisering som ett led i beslutsprocessen

Kapitel 6. Diskussion och slutsatser

Bilagor

Referenser

Intervjuer

8 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Sammanfattning

Investeringar i lokaler har stor strategisk betydelse eftersom de är långsiktiga och påverkar organisationens förmåga att tillhandahålla vård, utbildning, kultur, omsorg eller andra tjänster. De innebär också att kapital binds, vilket påverkar den ekonomiska handlingsfriheten under många år, ofta under längre tid än man kan förutse behovet av lokaler. Därmed är det av stort intresse för offentliga huvudmän att konsekvenser av olika investeringsalternativ blir allsidigt belysta och att besluten grundas på både breda och djupa beslutsunderlag. Denna skrift syftar till att belysa hur nyttovärderingar kan användas som besluts- och diskussionsunderlag. För att kunna resonera kring metoder och tillämpning av nyttoanalys behövs en definition utifrån kontexten offentliga fastighetsinvesteringar. I denna skrift definieras nyttoanalys enligt följande: En analys som utifrån relevanta intressenters perspektiv värderar och i monetära termer mäter graden av behovstillfredsställelse för alternativa lösningar. Definitionen kräver att man beslutar sig för vilka intressenter som ska beaktas i analysen och den poängterar också att man måste ställa olika alternativ mot varandra. Intressenter kan vara hyresgäst, användare i form av medborgare eller skattebetalare, andra offentliga förvaltningar, koncernledning i form av kommun-, landstings- eller statsledning m.fl. Alternativen utgörs normalt av ett så kallat nollalternativ, dvs. man fortsätter med nuvarande lösning men genomför också investeringar av olika omfattning, samt alternativ till investeringar såsom inhyrningar, verksamhetsförändringar etc. Inom IT-branschen har man arbetat mycket med nyttoanalyser och en metod som utvecklats inom branschen för att beskriva nyttor förknippade med olika investeringsalternativ är den så kallade PENG-modellen. PENG-modellen stämmer väl överens med definitionen av nyttoanalys ovan. Under arbetet med denna skrift har endast två fastighetsrelaterade tillämpningar av PENG-modellen identifierats, dels inom Statens fastighetsverk och dels inom Landstinget i Östergötland. Erfarenheterna från arbetet med PENG-modellen är både positiva och negativa. Arbetet uppfattas av vissa som alltför omfattande och omständligt, anslaget blir gärna alltför brett och tvivel uppstår över värdet av de slutsatser som dras. Andra erfarenheter pekar på positiva effekter som t.ex. stor intern

Sammanfattning 9

uppslutning kring komplicerade frågor och effektiv förankring inför beslut. I skriften beskrivs även generella beslutsprocesser inför lokalinvesteringar hos några olika aktörer: Locum, Ramunderskolan i Söderköping, Malmö stad samt Försvarsmakten. Dessa processer innehåller i varierande omfattning moment av nyttoanalys. En observation som görs i denna skrift är att nyttoanalyser förekommer i mycket liten utsträckning i samband med lokal- och fastighetsinvesteringar. Detta är en naturlig följd av rådande styrsystem och organisationsformer. Fastighetsorganisationens uppdrag är vanligen avgränsat till att på ett kostnadseffektivt sätt leverera lokaler som uppfyller de krav verksamheterna ställer, samt att försäkra sig om att verksamheten är beredd att betala den hyra som investeringarna medför. För att kvalitetssäkra denna process finns ofta väl utvecklade investeringsprocesser som systematiskt analyserar behov och kostnadssätter olika alternativ. Det är sedan upp till verksamheten att väga nytta mot kostnader, dvs. att genomföra sin nyttoanalys. Det faktum att organisation och styrsystem gör att fastighetsorganisationerna tappar initiativet till att genomföra nyttoanalyser är däremot inte liktydigt med att de saknar utvecklingsmöjligheter inom området. Grundläggande för att verksamheterna ska kunna fatta optimala strategiska och taktiska lokalbeslut är att de har tillgång till fastighetsorganisationens expertkunnande. Verksamheternas nyttoanalyser för lokalinvesteringar är i hög grad beroende av god rådgivning och medverkan från fastighetsorganisationen. PENG och PENG-liknande modeller kan vara bra verktyg i detta arbete.

10 Nyttoanalyser fรถr lokalinvesteringar

Inledning 11

k a pitel 1

Inledning

Eftersom investeringar i lokaler binder kapital under många år är det av stort intresse för olika offentliga huvudmän att konsekvenser av olika investeringsalternativ blir allsidigt belysta och att besluten grundas på både breda och djupa beslutsunderlag. Ytterst handlar det om optimal nytta för medborgarna och värde för pengarna för skattebetalarna. Vilken eller vilka nyttor skapas vid investeringar i offentliga lokaler? Kan man mäta och gradera olika nyttor och ställa dem bredvid varandra när man ska fatta investeringsbeslut? Hur vet man att man får största möjliga nytta per investerad krona? Huvudsyftet med denna skrift är att försöka svara på dessa principiellt viktiga frågor. Denna skrift undersöker om offentliga fastighetsföretag kan använda så kallade nyttoanalyser för att skapa allsidiga beslutsunderlag. Med nyttoanalyser menas då att man verkligen försöker beskriva alla relevanta effekter av en investering – inte bara ett behov – samt vilka hyresintäkter och förvaltningskostnader som följer av en investering. Det kan handla om det monetära värdet av effektivare arbetsprocesser hos nyttjare av lokaler eller samhällskostnader i form av minskade resor m.m. Kort sagt: hur man fångar upp och bedömer både direkta och indirekta effekter av en lokalinvestering.

12 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

En bransch som av olika skäl arbetat förhållandevis mycket med nyttoanalyser är IT-branschen. Bakgrunden till att sådana metoder utvecklats inom ITbranschen är att företagsledningarna ville skaffa sig kontroll över skenande (och ineffektiva) IT-investeringar i mitten av 1990-talet. En metod som utvecklades för att beskriva nyttor förknippade med olika investeringsalternativ är den så kallade PENG-modellen. I skriften ges en utförlig beskrivning av hur PENGmodellen fungerar. Samtidigt som man kan konstatera att exempelvis IT-branschen arbetat med nyttoanalyser har det under arbetet med skriften framgått tydligt att nyttoanalyser vare sig som begrepp eller arbetsmetod haft något större genomslag i fastighetssektorn. De undersökningar som genomförts inom ramen för arbetet med skriften har endast funnit ett par tillämpningar av PENG-modellen eller liknande metoder i offentliga fastighetsorganisationer. Dessa tillämpningar och erfarenheterna från dem redovisas särskilt i skriften. Det finns dock många företag och organisationer som arbetar med beslutsunderlag inför större investeringar enligt särskilt utarbetade investeringsprocesser. I dessa processer finns ofta aktiviteter som tangerar nyttoanalys och som handlar om att beskriva behov och kostnader. I viss mån handlar det därför om semantik – vad lägger man i begreppet nyttoanalys kontra traditionell behovsanalys med tillhörande kostnadsanalys? Fastlagda investeringsprocesser tycks i många fall utgöra branschens tolkning av hur nyttor och kostnader bör beskrivas och hur dessa kan ställas mot varandra inför olika beslut. Det finns också olika UFOS-projekt som resulterat i skrifter där ”best practice” för sådana processer och aktiviteter beskrivits. Skriften sammanfattar några exempel från olika organisationer och tidigare relevanta UFOS-skrifter. I ett antal företag och organisationer har man som konstaterats utarbetat tydliga investeringsprocesser som måste följas för att ett investeringsbeslut ska kunna fattas. Samtidigt tycks det vara så att fastighetsorganisationens engagemang i frågor om olika direkta och särskilt indirekta nyttor varierar utifrån den roll fastighetsorganisationen tilldelats i lokalförsörjningsprocessen. Huvudintrycket är att de intervjuade fastighetsorganisationerna i de flesta fall inte fått i uppdrag att genomföra nyttoanalys ur ett ”koncernperspektiv”. Fastighetsorganisationens uppgift framstår som mer begränsad – den ska leverera lokaler under förutsättning att den nyttjande förvaltningen beställer. Ansvaret för ”nyttoanalysen” ligger då hos koncernledningen som fattar större investeringsbeslut eller hos den nyttjande förvaltningen eller motsvarande när de ekonomiska konsekvenserna kan hanteras inom befintliga ekonomiska ramar. Fastighetsorganisationens bidrag till nyttoanalysen handlar då ofta om konkreta hyres- och kostnadskalkyler. Det framstår alltså som om fastighetsorganisationens engagemang i nyttoanalysen är beroende av övergripande organisation och styrsystem. Det betyder att i en mer traditionell hierarkisk organisation får breda nyttoanalyser ett större spelrum också hos fastighetsorganisationen, medan nyttor förväntas skapas mer indirekt genom prissignaler, explicita kontrakt och genom att respektive resultatenheter optimerar sina egna resultat i mer marknadsliknande organisationer. I arbetet med skriften har främst organisationer i den senare kategorin intervjuats.

Inledning 13

Kanske kan denna skrift inspirera fler offentliga fastighetsorganisationer – oavsett organisations- och styrform – att pröva på nyttoanalys eller införande av nyttoanalys i nuvarande arbetsprocesser inför kommande investeringar? Skriften har delats in i följande avsnitt:

Vad är nytta? Inledningsvis ges en kortfattad beskrivning av begreppet nytta så som det tolkats i exempelvis filosofin och nationalekonomin. Det handlar bland annat om att förstå vilka intressenter som påverkas, vilka mått man kan använda och om nyttan ska kvantifieras i pengar eller upplevt välbefinnande? I avsnittet diskuteras vilken tolkning eller definition som kan vara konstruktiv när det gäller investeringar i offentliga lokaler. PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys. PENG-modellen är en etablerad och standardiserad metod för renodlad nyttoanalys. I detta kapitel ges en beskrivning av metoden och centrala begrepp såsom intressenter, nettonytta, bruttonytta, nyttofaktor och årsnytta beskrivs och definieras. I syfte att ytterligare undersöka för- och nackdelar med PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys i samband med investeringar i offentliga lokaler har två olika tillämpningar studerats. Det handlar dels om investeringar i Östergötlands läns landstings sjukvårdslokaler och dels inom Statens fastighetsverk. Behovsanalys i tidigare UFOS-arbete. I detta avsnitt sammanfattas exempel på behovs- och nyttoanalys som beskrivits i den tidigare UFOS-skriften Rätt beslut från år 1998. Hur väl anpassade är de beskrivna metoderna utifrån en mer renodlad syn på nyttoanalys?

Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer. Här presenteras några fallstudier från organisationer som har definierat krav på beslutsunderlag och investeringsprocess. Hur nära ligger dessa praktiska tillämpningar det man kan kalla nyttoanalys? Finns det brister i de tillämpade modellerna om man analyserar dem ur ett ”nyttoanalysperspektiv”? Eller ter sig nyttoanalyser svåra att förena med traditionella investeringsprocesser? Diskussion och slutsatser. Skriften avslutas med en sammanfattande diskussion och slutsatser om nyttoanalyser som verktyg i offentliga fastighetsorganisationer. Elektroniska bilagor. I skriften hänvisas till ett antal bilagor, som också listas i slutet av skriften. Bilagorna redovisas inte i den tryckta versionen men kan enkelt laddas ned från SKL:s hemsida.

14 Nyttoanalyser fรถr lokalinvesteringar

Vad är nytta 15

k a pitel 2

Vad är nytta?

Inför en analys och utvärdering av vilka nyttobedömningar som offentliga fastighetsorganisationer genomför måste man klargöra vad som egentligen menas med begreppen ”nytta” och ”nyttoanalys”. Detta avsnitt syftar till att ge några hållpunkter i en diskussion kring dessa begrepp och hur begreppen kan relateras till investeringar i offentliga fastigheter. Nationalencyklopedin redovisar följande definition: Nytta – inom ekonomin den behovstillfredsställelse som konsumtionen av en viss kombination av varor och tjänster ger. Inom moralfilosofin är nytta en handlings förmåga att tillgodose preferenser eller att öka kännande varelsers välbefinnande och/eller minska deras lidande. I filosofi, ekonomi och samhällsvetenskaperna är nytta ett centralt begrepp. Inom nationalekonomin används nytta som ett mått på relativ tillfredsställelse. Nationalekonomin har som utgångspunkt att nytta är ett mått vilket betyder att man kan diskutera kring att öka eller minska nyttan och därmed förklara ett ekonomiskt beteende som ett försök att öka sin nytta. Nytta modelleras ofta för

16 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

att påverkas av konsumtion av varor och tjänster, förmögenhet och fritidssysselsättning. Nyttobegreppet är också centralt i de flesta mikroekonomiska modeller som en del i att beskriva konsumenten. När konsumenten konsumerar en viss produkt erhålls en viss nytta. Enligt mikroteorin gör de flesta beslutsfattare, såsom hushåll och enskilda företag, sina val för att maximera nyttan över kostnaden. Koordineringen mellan alla dessa beslut genomförs på marknaden av marknadsmekanismen. Marknaden är alla arrangemang som tillgodoser möjligheterna att köpa och sälja varor eller tjänster – alla arrangemang där nyttor och kostnader vägs samman. Baserat på efterfrågan och utbudet på marknaden etableras priset. Priset kan därmed sägas fungera som budbärare där konsumentens vilja att betala avspeglar nyttan av varan eller tjänsten och producentens vilja att sälja avspeglar kostnaderna. När dessa båda möts i ett gemensamt pris är båda nöjda och har efter avvägning av sina nyttor och kostnader konstaterat att det är ett klokt utnyttjande av resurserna. Ekonomisk välfärdsteori är en viktig del av ekonomisk teori och fungerar som grund för många delar av nationalekonomisk teori. Det är med bakgrund i välfärdsekonomin som man gör utsagor om marknadsekonomins funktion och vilka villkor som bör styra såväl produktions- som konsumtionssektorn. För att analysera effekter av åtgärder som ligger utanför marknadsekonomin, t.ex. statliga investeringar, används den ekonomiska välfärdsteorin klädd i ett analytiskt skal som går under namnet samhällsekonomisk kalkyl, samhällsekonomisk kostnads-/intäktsanalys, kostnad- nyttoanalys, eller på engelska Cost Benefit Analysis (CBA). CBA är en analysmetod som används för att väga fördelar mot kostnader i samhällsprojekt. Olika aspekter som kan räknas som vinster eller förluster skapade av projektet vägs in i syfte att välja det bästa eller mest lönsamma alternativet. Detta innebär exempelvis att man sätter en prislapp på hur mycket en bra miljö eller en god hälsa kostar. Aspekterna uttrycks i monetära termer, alltså i kronor, och justeras för tidsfaktorn genom en nuvärdesberäkning. CBA används av regeringar världen över för att utvärdera samhällsprojekt genom analys av kostnadseffektiviteten hos olika alternativ. Uppvägs kostnaderna av nyttorna? Kostnader och nyttor av en insats utvärderas med avseende på allmänhetens vilja att betala för dem (nyttor) respektive betalningsvilja för att slippa dem (kostnader). Resultatet av en CBA är självklart i hög grad beroende av hur korrekt kostnader och nyttor har uppskattats. En annan utmaning för en kostnads- och intäktsanalys är att bestämma vilka kostnader som bör inkluderas i en analys (de betydande kostnadsdrivarna). Vid sidan om mer grundläggande akademiska teorier där nyttobegreppet är centralt, finns också exempel på sammanhang där man av praktiska skäl tvingats definiera nytta som begrepp. Ett exempel på senare år är regeringens e-delegation som under våren 2011 tog fram en ”Vägledning i nyttorealisering”. I denna definierades en nytta som: resultatet av en förändring som upplevs som positiv av dess intressenter. Oftast har en nytta ett kvantifierbart värde uttryckt i pengar, resurser eller kvalitetsmått (t.ex. tid, volymer, nöjd kund). E-delegationen konstaterar vidare att realiseringen av nyttor förutsätter förändringsakti-

Vad är nytta 17

viteter med involvering av berörda intressenter. Dessa förändringar kan handla om att förbättra, öka, reducera eller sluta göra något eller att göra någonting nytt. Resultatet kan ibland leda till negativa effekter för vissa intressenter. Dessa negativa effekter kallas ibland onyttor och behöver identifieras och beskrivas på samma sätt som förväntade nyttor vid planeringen av ett förändringsarbete.1

Sammanfattande slutsatser om en definition av begreppet nyttoanalys Efter en genomgång av förekommande definitioner av begreppet ”nytta” eller ”nyttoanalys” kan man försöka utveckla definitionen utifrån kontexten offentliga fastighetsinvesteringar. Med en sådan utvecklad och anpassad definition är det sedan möjligt att ställa krav på vad en nyttoanalys bör innehålla men också undersöka i vilken utsträckning faktiskt tillämpade investeringsprocesser möter den anpassade definitionens krav? Kan man säga att de nuvarande investeringsprocesserna i allt väsentligt innehåller nyttoanalys? Eller är detta ett uppenbart utvecklingsområde för många offentliga fastighetsorganisationer? Frågan är då hur nyttoanalys bör definieras vid investeringar i offentliga fastigheter? I den allmänna ekonomiska teorin uttrycks nytta som en grundläggande behovstillfredsställelse. Att tillfredsställa uttalade eller underförstådda behov är därför centralt för att skapa nytta. En definition av nyttoanalys bör därför innehålla något om behovstillfredsställelse. Också moralfilosofin är inne på en variant av behovstillfredsställelse men uttrycker det som ökat välbefinnande eller minskat lidande. I sammanhanget offentliga lokalinvesteringar kan dessa begrepp anses utgöra varianter av behovstillfredsställelse. I nationalekonomin menar man att nytta är ett mått på relativ tillfredsställelse, dvs. nytta är något man kan mäta och olika lösningar medför olika nivåer av mätbar nytta. En utvecklad definition av nyttoanalys bör därför innehålla något om gradering, mått eller mätning. I företagsekonomin eller mikroteorin tillförs också ett konsumentperspektiv som innebär att konsumenter tenderar att maximera nytta över kostnader. En vara eller tjänsts nytta sätts i relation till kostnaden för att möjliggöra rationella val. På detta sätt tillförs ytterligare en dimension till den utvecklade definitionen: olika lösningar har olika prislappar uttryckta i monetära termer. Den statliga e-delegationen som utredde nyttobegreppet menade att nytta föreligger när resultat av förändringar upplevs som positiva av olika intres-

1. Vägledning i nyttorealisering, E-delegationen, 2011. Med nyttorealisering avses en process med syfte att förverkliga de identifierade nyttoeffekter som ligger till grund för att en satsning genomförs. Detta omfattar att kartlägga behov, krav och möjligheter, beskriva lösningsförslag samt att identifiera, planera, realisera och följa upp nyttan med en (IT-)satsning.

18 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

senter. Man valde här att införa begreppet intressenter. Olika intressenter kan uppleva olika nyttor eller rent av ”onyttor” av samma lösning. Intressentbegreppet blir därför centralt i en utvecklad definition av nyttoanalys. Nyttobegreppet diskuteras också inom den så kallade välfärdsteorin. Inom välfärdsteorin har särskilda metoder för bland annat samhällsekonomisk analys utvecklats som brukar kallas Cost Benefit Analys, CBA. Den centrala tanken inom välfärdsteorin och CBA-analyser är att väga fördelar mot kostnader. Också denna teori menar därför att nyttor kan graderas och ställas mot kostnader. Mot denna bakgrund kan en definition anpassad till investeringar i offentliga fastigheter uttryckas på följande sätt: n analys som utifrån relevanta intressenters perspektiv värderar och i monetära E termer mäter graden av behovstillfredsställelse för alternativa lösningar. Definitionen kräver att man beslutar sig för vilka intressenter som ska beaktas i analysen och den poängterar också att man måste ställa olika alternativ mot varandra. Intressenter kan vara hyresgäst, användare i form av medborgare eller skattebetalare, andra offentliga förvaltningar, koncernledning i form av kommun-, landstings- eller statsledning m.fl. Alternativen utgörs normalt av ett så kallat nollalternativ, dvs. man fortsätter med nuvarande lösning men genomför också investeringar av olika omfattning samt alternativ till investeringar såsom inhyrningar, verksamhetsförändringar etc.

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys 19

k a pitel 3

Peng-modellen

som verktyg för nyttoanalys

PENG står för Prioritering Efter NyttoGrunder, och är ett hjälpmedel och en modell som används såväl inom det privata näringslivet som inom den offentliga sektorn för att analysera utfallet av planerade, pågående eller redan genomförda investeringar. Modellen kan också användas för att analysera en verksamhets behov av förbättringar. Resultatet kan då användas för att skapa projektidéer, som sedan behandlas i verksamhetens normala projekthantering. Metoden innebär att man – i en kreativ analysprocess – identifierar och värderar nyttoeffekter i pengar. Med stöd av PENG-modellen kan man bryta ner större problemkomplex i mindre och hanterbara delar. PENG-modellen utvecklades under mitten av 1990-talet som ett hjälpmedel för företagsledningar att skaffa sig kontroll över skenande och ibland ineffektiva IT-investeringar. Modellens upphovsmän var Lars Erik Dahlgren, Göran Lundgren och Lars Stigberg som såg ett behov av ett praktiskt och enkelt hjälpmedel för att kunna identifiera och i pengar värdera framtida eller redan uppnådd nytta. En bok som beskrev PENG kom ut 1997. Modellen har därefter vidareutvecklats och användningsområdet har vidgats från att i princip endast behandla

20 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

IT-investeringar till att omfatta även andra områden. Flera hundra företag, förvaltningar, organisationer, sjukhus och myndigheter har använt modellen vid alla slags investeringar, främst där IT spelar en central roll, men även i samband med andra investeringar.

Figur 1: Redovisningsprincip för PENG-modellen. Bilden visar PENGmodellens s.k. nyttostapel.

Bruttonytta SEK

Svårvärderad nytta Indirekt resultatpåverkande nytta Indirekt resultatpåverkande nytta

Årsnytta

}

Nettonytta = Bruttonytta - kostnad Nyttofaktor = Bruttonytta/kostnad

Nettonytta

Kostnad för nyttan Årskostnad

Genom att använda sig av PENG-modellen är det möjligt att värdera alla nyttor i kronor. Summan av värderingen blir bruttonyttan för investeringen. Kostnaden för investeringen subtraheras från bruttonyttan och vi får fram nettonyttan av investeringen. Man beräknar även en nyttofaktor, genom att dividera bruttonyttan med kostnaden, som bland annat kan användas som mått vid diskussioner om en investering ska genomföras eller inte.

Nyttan av en PENG-analys En PENG-analys ska helst göras i ett tidigt skede, gärna som en del av en förstudie. Den kan då påverka hela projektet från början, vilket leder till bättre beslutsunderlag och korrektare krav på den nya lösningens innehåll. Genom tidigt fokus på nyttan underlättas engagemang både från ledning och medarbetare. En PENG-analys ger, enligt upphovsmännen, större nytta och måluppfyllelse genom bland annat: • Bättre beslutsunderlag • Bättre helhetssyn • Bättre samsyn

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys 21

• • • • • • •

Mer fokusering på vad som är viktigt i verksamheten Bättre kravspecifikationer Mer kompetent upphandling Större insikt och ledningsengagemang Större motivation bland medarbetarna Effektivare genomförandeprocess Strukturerat underlag för uppföljning och hemtagning

Resultatet av en PENG-analys Resultatet av en PENG-analys ger en helhetsbild över vilka nyttoeffekter som är möjliga att skapa i en verksamhet. Varje enskild nyttoeffekt utgör dessutom ett förbättringsmål. Eftersom dessa värderas i pengar framgår tydligt vilka effekter som är viktigast att realisera och som man bör fokusera på. Även ”mjuka” nyttor synliggörs och värderas i pengar. Resultatet sammanfattas och visualiseras på ett pedagogiskt och lättkommunicerat sätt i ett stapeldiagram och en nyttostruktur. I stapeldiagrammet visas den årliga summan av nyttoeffekterna fördelade i tre klasser: • Säker, direkt resultatpåverkande nytta (grön nytta) – När dessa realiseras uppstår nyttan direkt, t.ex. effektivare lokalutnyttjande som kan mätas som antal kvadratmeter per arbetsplats eller elev etc. • Mindre säker, indirekt resultatpåverkande nytta (gul nytta) – Ofta måste en förbättring uppnås innan den gula nyttan kan realiseras, t.ex. förbättrad logistik som ger effektivare verksamhet, förkortade restider och reskostnader för skolskjutsar m.m. • Osäker, svårvärderad nytta (röd nytta) – Till exempel bättre image för verksamheten, lättare att rekrytera kompetent personal pga. attraktiva lokaler m.m. I den blå stapeln visas alla årliga kostnader, inklusive kostnader för investeringar och s.k. hinderskostnader. Med hinderskostnader avses kostnader för åtgärder som krävs för att till fullo uppnå nyttan. Det kan t.ex. handla om kompetensutveckling eller förändring av arbetssätt. Skillnaden mellan de två staplarna är nettonyttan. Alla värden är genomsnittsvärden per år under den period som nyttan beräknats. Följande synliga resultat visas: • Rapport med bland annat värderingen av olika nyttoeffekter • Stapeldiagram med bruttonytta, nettonytta och nyttofaktor • Nyttostruktur med alla nyttoeffekter, deras samband och värden • Beskrivning av nödvändiga investeringar och kostnader • Hindersanalys • Beskrivning av hemtagning Det osynliga resultatet är enligt upphovsmännen den process som analys-

22 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

gruppens deltagare skapar. De menar även att processen skapar samsyn och motivation för ett genomförande med hög kvalitet.

Figur 2: Exempel på nyttostruktur för en PENG-analys som omfattade installation av brandvarnare i Stockholm.

51,8 7,2 0,2 59,2

Ökad nytta för hushållen

28,6

Färre dödsfall

0,01

Lägre patientavgifter

22,5

Ökad trygghetskänsla

0,1

Lägre kostnad för självrisk

7,2

Lägre återställn. kostn

0,72

Minskad förlust av minnessaker

51,3 7,2 61,1 120,1

Ökad bruttonytta 9,4

1,6

49,3

0,61

Ökad nytta för fastighetsägaren (lägenheter)

Ökad nytta för Räddningstjänsten

0,7

Enklare insats/ kortare insatstid

0,7

Färre larm/ utryckningar

0,24

Färre traumatiska upplevelser

47,3

Lägre kostn: Bostäder

Lägre kostnader för försäkringsbolagen

Lägre kostnader för samhället

0,31 0,05 0,25

Lägre kostn: Personskador

Vården Socialtjänsten Polis/ambulans

Färre/enklare personskador

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys 23

Hur går en PENG-analys till? En PENG-analys genomförs vanligen på 3-4 halvdagar under en månads kalendertid. Under respektive halvdagsseminarium behandlas endera av analysens tre faser. En avgörande framgångsfaktor för en bra PENG-analys är att analysgruppen består av ”rätt personer”, dvs. några personer som kan verksamheten och några som kan ta ansvar för gjorda värderingar! Någon bör också vara väl insatt i den tänkta lösningen, t.ex. projektledaren eller motsvarande. De valda personerna ska ha förtroende i den egna organisationen och bör vara de som har de bästa kunskaperna om de berörda processerna. I gruppen bör också finnas två personer i beslutsmässig/ledande ställning. Gruppstorleken bör vara 5-8 personer. PENG-modellen är varumärkesskyddad, vilket innebär att terminologi, definitioner, dokumentationsstandard och kvalitetskrav måste tillgodoses för att en nyttovärdering ska få kallas PENG-analys. Om det finns behov av att genomföra och kommunicera analysen som en s.k. PENG-analys bör analysen ledas av en certifierad PENG-ledare, som genomgått såväl praktisk som teoretisk utbildning i modellens tillämpning. Den formella PENG-modellen är indelad i tre faser: Förberedelsefasen, Genomförandefasen och Kvalitetssäkringsfasen.

Förberedelsefasen 1. Bestäm mål för projektet och syftena med PENG-analysen 2. Skapa insikt 3. Bestäm och avgränsa objektet 4. Beskriv objektet

Genomförandefasen 5. Identifiera nyttoeffekter 6. Strukturera nyttoeffekterna 7. Värdera nyttoeffekterna 8. Beräkna kostnaderna för nyttan

Kvalitetssäkringsfasen 9. Validering och hindersanalys 10. Beräkna nettonytta och fastställ hemtagningsansvar Stegen kan utföras kronologiskt, parallellt eller på det sätt som är mest lämpligt i det aktuella projektet, exempelvis genom att slå ihop steg eller hoppa mellan dem. Ett iterativt förfarande är ibland att rekommendera. På så sätt säkerställs att informationen man arbetar med är så korrekt som möjligt. Förberedelsefas

Steg 1: Bestämma syftet. Att reda ut varför man ska genomföra en nyttoanalys. Är det en bedömning av en potentiell nytta eller uppföljning av en redan gjord förändring? Vilket område/process/system är det som ska analyseras?

24 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Har huvudmål definierats? Vilka tidsaspekter ska gälla? Vad är nolläge som vi kan jämföra emot? Ska vi värdera flera alternativ? Steg 2: Skapa insikt. Kvaliteten i nyttoanalysens resultat är till stor del beroende på om rätt personer deltar i analysen, dvs. personer med stor verksamhetskunskap om det område som ska analyseras. För att få med rätt personer måste man skapa motivation för deltagande och förankra insikten om behovet i ledningen. Steg 3: Bestämma och avgränsa analysobjektet. Tydliggöra vad som ska analyseras och samla in faktauppgifter för de faktorer där man förväntar de viktigaste nyttorna, t.ex. kostnader, ledtider, kvalitetsnivåer och volymuppgifter. Steg 4: Beskriva analysobjektet. Målet är att jämföra nyttan mellan NOLLläge (dvs. det läge som förväntas gälla vid implementeringen av lösningen) och BÖR-läge. Ju bättre man kan beskriva processerna före och efter desto lättare blir nyttoanalysen. Genomförandefas

Steg 5: Identifiera nyttoeffekter. Genomförs i workshop, ofta med ”bottomup”-princip. Deltagarna söker efter nyttoeffekter som skrivs på ”post it”lappar, vilket underlättar struktureringen i nästa steg. Använd olika färg för nyttoeffekter som ökar intäkter och för nyttoeffekter som minskar kostnader. Steg 6: Strukturera nyttoeffekter. Gruppera lapparna i huvudområden som t.ex. effektivare lokalutnyttjande, energieffektivisering, minskade personalkostnader, bättre kundservice, kortare ledtider eller bättre logistik, kortare resor m.m. Diskutera och flytta om lapparna tills samstämmighet uppnås. Eventuellt kan vissa effekter behöva brytas ner ytterligare. Verben ”kräver” och ”ger” används för att underlätta såväl vid skapandet av strukturen som vid läsning om den. Steg 7: Värdera nyttoeffekter. Detta är det svåraste steget. Många anser att vissa nyttoeffekter inte går att värdera. Erfarenheten visar att det går att få fram en subjektiv värdering, en bästa möjliga uppskattning, om den är gjord av rätt personer. Det värde som söks är nyttan per år vid nyttoperiodens slut. Både kostnadssänkningar och intäktsökningar uppskattas. För offentlig verksamhet handlar det också om medborgarnytta och samhällsnytta. Ett knep för att beskriva nyttan i pengar kan vara att analysera skadekostnaden om en process eller ett system inte fungerar. Nyttan bedöms också över tid. Hur många procent kan uppnås år 1, år 2 osv. En del nyttor kan uppstå dag 1 efter implementering, men flertalet uppstår successivt under nyttoperioden. Framtagna värden förs in i strukturen. Det är också viktigt att dokumentera hur man kommit fram till de olika nyttovärdena. Struktur och beräkningar dokumenteras i Excel. Steg 8: Beräkna kostnader för nyttan. Målet är att komma fram till en

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys 25

årsnivå för de kostnader som behövs för att åstadkomma den nytta som beskrivits. Det kan vara personalkostnader för utredning/utveckling, investeringskostnader, ombyggnader, driftskostnader, etc. Kvalitetssäkringsfas

Steg 9: Validera risker och hinder. Deltagarna måste kritiskt granska värderingen. Är summan av alla effekter realistisk när det gäller intäktsökningar och kostnadssänkningar? För att öka möjligheten att bedöma karaktären på nyttoeffekterna används, som tidigare nämnts, tre klasser av nytta: • Grön nytta = direkt resultatpåverkande nytta • Gul nytta = indirekt resultatpåverkande nytta • Röd nytta = svårvärderad nytta I PENG fokuseras på den nytta som förändringen kan föra med sig. Men finns det faktorer som kan hindra att nyttoeffekterna uppnås? En hinderanalys med identifikation av möjliga hinder och med förslag till åtgärder för att eliminera hindren ska också beskrivas. Kostnader för att avhjälpa hinder läggs till de tidigare identifierade kostnaderna för att uppnå nytta. Steg 10: Beräkna nettonyttan och fastställa hemtagningsansvar. Nyttoanalysens slutresultat redovisas i ett eller flera stapeldiagram. Nettonyttan är skillnaden mellan bruttonyttan och kostnaden för nyttan. Dessutom kan en nyttofaktor beräknas som bruttonyttan dividerad med kostnaden. En viktig framgångsfaktor för att nyttopotentialen ska uppnås är att utse en ansvarig för varje nyttoeffekt, eller grupp av nyttoeffekter, och att utforma en plan för hemtagande av nyttan. En projektledare utses som övergripande följer upp hur nyttan utvecklas över tiden.

26 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Exempel på tillämpning av PENG-modellen i offentliga fastighetsorganisationer Exempel 1: Statens fastighetsverk – Kvarteret Krubban Statens fastighetsverk genomförde 2009 en nyttoanalys med hjälp av PENG-modellen. Analysen var tänkt att komplettera det beslutsunderlag som arbetades fram vid fastighetsutveckling av en större fastighet, kvarteret Krubban på Östermalm i Stockholm, se vidstående beskrivning. Statens fastighetsverk genomför löpande ett stort antal projekt som omfattar underhåll och anpassning av byggnader men även nybyggnad. Gemensamt för investeringsprocesserna är att avtal med hyresgäst ska finnas innan beslut om genomförande av investering kan fattas. Konceptet som föreslogs för utveckling av kvarteret Krubban innehöll investeringar som inte omedelbart medförde ökade hyresintäkter. Däremot ansågs utvecklingen av fastigheten bidra till stadens och stadsdelens utveckling och det kunde även göras kopplingar till det uppdrag som Statens fastighetsverk har, som består i att vårda det nationella kulturarvet och göra det tillgängligt för allmänheten. Arbetsgruppen kring PENG-analysen utgjordes av sex personer med bred

Statens fastighetsverk Statens fastighetsverk förvaltar omkring 2 miljoner kvadratmeter lokaler och 6,5 miljoner hektar mark. Värdet av fastigheterna uppgår till drygt 13 miljarder kronor. Statens fastighetsverks uppgift är att med god ekonomi förvalta statens byggnader så att det nationella kulturarvet finns tillgängligt för allmänheten och att kulturvärden vårdas och bevaras. Många av byggnaderna är idag ett levande inslag i det svenska samhället såsom teatrar, museer, slott och residens. Andra har redan haft sin storhetstid som gamla borgar, fästningar och försvarsverk.

Kvarteret Krubban och förslaget på koncept för utveckling Kvarteret Krubban ligger centralt på Östermalm i Stockholm och inhyser bl.a. Historiska museet. Kvarteret är ett stort och öppet kvarter med blandad bebyggelse från tre olika epoker: 1700-talets malmgård, 1800-talets regemente och 1930-talets museibyggnad. Stora delar av kvarteret är klassificerat som byggnadsminne. Det innebär att byggnadernas och miljöns kulturella värde ska bevaras och vårdas. Samtidigt vill Statens fastighetsverk att kvarteret Krubban ska vara ett levande område med verksamheter som lockar besökare. Vid tidpunkten för analysen befarade SFV att de inom ett antal år riskerade att stå med stora vakanser i kvarteret alternativt kortare avtal som förlängs löpande, vilket kun-

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys 27

kunskap om objektet och Statens fastighetsverks interna villkor. Tillsammans representerar de ett både djupt, brett och kvalificerat verksamhetskunnande. Följande funktioner och kompetenser var representerade: • Projektledare • Projektchef samt före detta förvaltare för kvarteret Krubban • Kulturarvsspecialist • Kommunikationsspecialist • Verksamhetsutvecklingsenheten • Ekonomi Nyttovärderingen genomfördes under totalt fem halvdagar. Visst arbete genomfördes även mellan sammankomsterna.

Nyttovärderingen Här redovisas ett sammandrag av nyttoanalysen. För en utförligare beskrivning se bilaga 1. De tre övergripande nyttorna som utkristalliserats är ”Ökad intern nytta för SFV”, ”Ökad extern nytta” samt ”Större samhällsnytta”. I slutet av detta avsnitt finns en översiktlig nyttostruktur. Resultatet av analysen visade att det fanns tre övergripande nyttor, som benämndes: ”ökad intern nytta för SFV”, ”ökad extern nytta” och ”större samhällsnytta”. Nedan finns en figur som hierarkiskt visar hur olika nyttor principiellt

de bli kostsamt för SFV. En möjlighet att hantera denna problematik var att utveckla kvarteret och göra det mer attraktivt. Ett koncept arbetades fram med förslag, som enligt beskrivningen, skulle ”leda till att hyresgästerna i kvarteret utvecklar en levande kulturell miljö”. Verksamheterna i kvarteret skulle som helhet vara attraktiva och välbesökta av såväl närboende som mer långväga besökare. Vidare skulle kvarteret upplevas som annorlunda och berikande i förhållande till den omgivande staden och bli känt som en attraktiv del av SFV. Kvarterets kulturhistoriska värden skulle tas tillvara och utvecklas genom en rad offentliga rum och mötesplatser med olika karaktär. Moderna tillskott skulle ha en hög arkitektonisk kvalitet som ytterligare förstärkte dessa värden. Kvarteret Krubban skulle avslutningsvis uppvisa en balans mellan kulturella kvaliteter och ekonomi, vilket i sin tur möjliggör en långsiktigt hållbar fastighetsförvaltning med god kvalitet.

28 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

förhåller sig till varandra, en nyttostruktur, redovisad på det sätt som är vanligt i PENG-analyser. I analysen har en nyttoperiod på 20 år valts, dvs. genomsnittlig årlig nytta är beräknad för denna tidsperiod. Tidsperioden ansågs rimlig för investeringens karaktär och omfattning. Förutom SFV fastställde arbetsgruppen att det fanns sex andra intressenter, dvs. parter som skulle kunna tillgodogöra sig nyttan av ett genomfört projekt: • Hyresgästerna Historiska museet och Riksantikvarieämbetet men även andra hyresgäster i och runt kvarteret • Näringsidkare, t.ex. restauranger i området • Stockholms stad, Östermalms stadsdelsförvaltning • Boende på Östermalm och i Stockholm • Turister och andra besökare • Förskola och skola i närområdet

Högre intern nytta Konceptet för utveckling av kvarteret Krubban uppskattades öka den interna nyttan med sammanlagt 11,7 mkr årligen. En del av den interna nyttan härleddes från lägre kostnader, t.ex. genom lägre underhållskostnader och lägre kostnader för rekrytering. Högre hyresintäkter Den största delen av den ökade interna nyttan bestod av ökade hyresintäkter. Genom minskade vakanser, förändrad fastighetsbildning och större uthyrbar yta bedömdes hyresintäkterna öka med sammanlagt 9,2 mkr per år. Lägre underhållskostnader Varje hyresgästbyte innebär mer underhållskostnader. Om SFV kan attrahera mer långsiktiga hyresgäster kan underhållskostnaderna minska. I utgångsläget inträffade byte av hyresgäst ungefär vart femte år, men med det nya konceptet ansågs det rimligt att flera hyresgäster skulle kunna stanna i 20 år. Uppskattningsvis kunde det handla om två till tre (i kalkylen valdes två) hyresgäster. Underhåll kostar i genomsnitt cirka 5 mkr per omflyttning. Under den 20-åriga nyttoperioden sparades därmed fyra underhållsomgångar in. I detta ingick även lägre kostnader för färre antal hyresgästanpassningar. Lägre kostnader för rekrytering Fastighetsverket står under de närmaste åren inför ökade rekryteringsbehov av bl.a. driftspersonal och projektledare. Personer som söker sig till Statens fastighetsverk är i många fall intresserade av kulturmiljöfrågor. Kanske skulle projekt av den typ som kvarteret Krubban representerade kunna bidra till att fler kategorier söker sig till verket? Ett genomförande av projektet Krubban ansågs medföra att rekryteringar skulle kunna genomföras mer effektivt och att rätt personer snabbare skulle söka sig till SFV samt att personalomsättningen skulle kunna minska. Enligt SFV:s HR-personal kostar rekrytering av driftspersonal

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys 29

i genomsnitt 160 000 kr. Uppskattningsvis ansågs värdet per år uppgå till en halvering av kostnaderna för rekrytering av två personer, vilket skulle motsvara 80 000 kr per person.

Högre extern nytta Bättre affärer för SFV:s hyresgäster motsvarande 3,4 mkr Förändringarna bedömdes leda till att området skulle få ytterligare 100 000 besökare och av dem skulle cirka 10 000 utgöra nya besökare till museet. Varje besökare är värd 100 kr för museet vilket ger en summa om totalt 1 mkr per år. De nya hyresgästernas ökade vinst ansågs svår att beräkna då detta avsåg verksamhet som inte fanns i utgångsläget, men uppskattningsvis bedömdes värdet för de andra nya hyresgästerna vara det dubbla, dvs. 2 mkr. Genom det nya konceptet för kvarteret Krubban skulle det finnas större möjligheter att som hyresgäst kunna utforma vissa lokaler som kontorslandskap, dvs. erhålla mer kostnadseffektiva kontorsarbetsplatser. Totalt kunde cirka 600 kvm på fyra våningar göras om till kontorslandskap, vilket bedömdes ge en effektivisering av ytorna motsvarande 10 procent. Bättre affärer för affärsidkare på Östermalm motsvarande 1,5 mkr I närområdet är utbudet av butiker starkt begränsat. Besökare till kvarteret Krubban innebär enligt analysen möjlighet till ökad försäljning. En uppskattning gjordes där varje besökare ansågs spendera ytterligare 15 kronor. Summan 1,5 mkr erhölls genom att 100 000 personer uppskattades spendera dessa 15 kr extra per år på Östermalm tack vare Krubbans förändrade innehåll. Mer nöjd kommun Genom att det nya konceptet för kvarteret Krubban tillförde en ny förskola och ett mindre grönområde m.m. påstods att nöjdheten med boendet skulle öka bland östermalmsborna. Värdet uppskattades till 100 kr per person och år för hälften av stadsdelens medborgare. För turismen i kommunen ansågs konceptet, och vad det senare skulle kunna innebära, värt minst lika mycket som den ökade boendenöjdheten. Minst 10 000 extra turister förväntades bara till museet. En uppskattning av denna nytta som ansågs försiktig var att 100 turister av dessa 10 000 tillbringar en natt extra på hotell (1 000 kr) och äter ytterligare en middag (400 kr). Konceptet skulle även kunna förlänga säsongen så att turister skulle attraheras till Krubban vid andra årstider än sommaren.

Kostnad för nyttan Total kostnad för den uppskattade nyttan beräknades uppgå till 142 miljoner kronor och var av karaktären investeringskostnad. Kostnaden i PENG-modellen beräknades som ett årsgenomsnittsvärde, vilket blev 7,1 miljoner kronor per år under nyttoperioden (dvs. 142 mkr dividerat med 20 år).

22,0

10,3 3,0 8,7

7,1

Högre bruttonytta Krubban

MKr

Kräver

1,6 2,2 7,9 11,7

8,5 0,8 0,8 10,2

Högre extern nytta för medborgare, besökare, boende, hyresgäster mfl

MKr

Ökad intern nytta för SFV: Och större uppskattning från SFV:s ägare

MKr

Ger

Bättre affärer för SFV:s hyresgäster

• Bättre affärsklimat • Mer nöjda hyresgäster

Bättre affärer för affärsidkare på Östermalm

Mer kostnadseffektiva lokaler, lägre kostnad per anställd

Klustereffekt av kulturmiljöer ger högre intäkter

• Stärkt självkänsla för SFV • Ökat NKI och NMI

• F ärre lokalvakanser • F örändrad fastighetsbildning som inbringar mer hyra • Fler antal kvm uthyrt

• Mer flexibla arbetsplatse • Fler arbetsplatser med öppna kontorslandskap

•B ättre mix/synergieffekter med hyresgäster •M er attrakt. besöksmål •M er nöjda grannar •V ärdehöjande borätter •M er levande och öppet kvarter •N ytt landmärke i området/-staden • S törre andel levandegjort • S törre förståelse för kulturarvet • F ler besökare till kvarteret/ Historiska Mus. •B ättre tillgänglighet i kvarteret •T revligare grannskap, restauranger •Ö kat ekologiskt utbud • F ler besökare större del av dygnet • S äkrare område

•M er nationell och inter-nationell uppmärksamh./PR •Ö kat antal pressklipp • S törre kännedom om och uppskattning av SFV

• Mer långsiktiga hyresgäster • Bättre byggnadsvård

Färre förgävesprojekt

Lägre underhållskostnader

Mer långsiktig förvaltning

Lägre rekryteringskostnader

Högre måluppfyllelse SFV och starkare varumärke

Högre hyresintäkter

Lägre kostnader

• Mer attraktiv arbetsplats • Mer nöjda hyresgäster • Lättare rekrytering • Mindre personalomsätt. • Högre image/förtroende • Mer nöjd personal • Högre kvalitet i förvaltningen

30 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

figur 3. Nyttostruktur för utveckling av kvarteret Krubban.

Kräver

0,1 0,0 0,0 0,1

Ger

Högre samhällsnytta

MKr

Mindre miljöpåverkan

• högre måluppfyllelse av de nationella målen • Bättre folk-hälsa med grön miljö

Bättre hälsa med kultur och grön miljö för besökarna

Mer nöjd kommun

• Bättre ny teknik för lägre energiförbrukning • Färre antal km att att köra för att leta parkering • Mer miljösmarta lösningar, spjutspetstankar

• F ler personer får del av kulturarvet •B ättre hälsa hos trädgårds-besökare, barn och föräldrar

• Bättre utemiljö/parkområde/ lekområde/rekreationsplats för barn mfl • Bättre närmiljö • Trevligare ”grön lunga” • Mindre ”stenöken” • Mer öppna gröna ytor • Bättre parkområde • ”Finare pendang Djurgården” • Bättre tillvarataget kulturarv

Mer attraktiv och säker huvudstad

Mer nöjd ”turistförvalt”, Stockholm Visitors Board

Mer nöjd stadsdelsförvaltning

• Mer tydliggjort kulturarv • Mer positiv klustereffekt för historiskt intresserade: såsom Armé, Nordiska, Historiska, Vikinga… • Mer kraftfull turistmagnet • Bättre arkitektur • Fler exempel på spännande statlig arkitektur • Bättre utemiljö/lekområde/-rekreationsområde för barn och andra • Trevligare ”grön lunga” • Mindre ”stenöken”

• Fler p-platser (garage) • Bättre inlastningsmöjl. • Färre bilar Exercisplats • Bättre förutsättningar för Exercisplatsen som evenemangsplats • Bättre nyttjande av marken • Mindre trafik inom omr. • Öppnare och säkrare kvarter • Bättre tillgänglighet

•B ättre utemiljö/parkområde/lekområde/rekreationsplats för barn mfl • Bättre närmiljö •B ättre tillgänglighet •M er attraktivt besöksmål •M er affärsverksamhet, restauranger, affärer etc.

Mer nöjda Östermalmsbor (föräldrar/barn/andra)

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys 31

32 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Resultat Den totala snittnyttan (skillnaden mellan årsgenomsnittsnyttorna och årsgenomsnittskostnaderna) för kvarteret Krubban uppskattades till 15 mkr per år under nyttoperioden. Den gröna nyttan, dvs. nyttan som bedömdes som säker, uppskattades bli större än kostnaden per år. Fyrtio procent av total nytta var av typen grön och knappt hälften var röd, dvs. svår att värdera. Endast en mindre del av nyttan var av typen gul, dvs. mindre säker eller indirekt nytta, totalt 14 %. Nyttofaktorn, kvoten mellan nyttor och kostnader, uppgick till tre.

Figur 4. Årsgenomsnittsnytta för kvarteret Krubban. MKr . , ,

,

,

,

,

,

,

Nettonytta:  /

, Nyttofaktor: 

Analysen konstaterade att det var angeläget att prioritera de största gröna och gula nyttorna vid ett genomförande samt hemtagning som ger de snabbaste och största nyttoeffekterna. Den enskilt största gröna nyttan var ”HÖGRE INTERN NYTTA - Högre hyresintäkter - Fler kvm uthyrt, Västra stallet” som ensamt stod för cirka 60 % av total grön nytta. Helt avgörande för konceptets lönsamhet blev därmed om SFV skulle lyckas hyra ut denna lokal på ett sådant sätt som beskrivs i konceptet. De fyra största gröna nyttorna dominerade med nästan 90 % av den totala gröna nyttan och var följande: 1. ”HÖGRE INTERN NYTTA - Högre hyresintäkter - Fler kvm uthyrt, Västra stallet” 2. ”HÖGRE EXTERN NYTTA - Bättre affärer för SFV:s hyresgäster” 3. ”HÖGRE INTERN NYTTA - Lägre kostnader - Färre förgävesprojekt” 4. ”HÖGRE INTERN NYTTA - Högre hyresintäkter - Färre lokalvakanser”

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys

Erfarenheter När större investeringar genomförs inom Statens fastighetsverk krävs enligt interna rutiner och beslutsprocesser ett hyresavtal. Det föreslagna fastighetsutvecklingskonceptet för kvarteret Krubban syftade till att öka attraktiviteten i kvarteret och bädda för framtida hyresgäster, och det fanns således inga nya hyreskontrakt påskrivna. Man sökte därför efter ett sätt att få ett ”kvitto på” eller en värdering av mjuka värden och fördelar inom det framtagna fastighetsutvecklingsprojektet för att förankra ett investeringsbeslut internt. PENG-analysen ledde inte till att man lyckades motivera en investering och resultatet kunde inte användas på det sätt som man inledningsvis hade förväntat sig. Projektledarens bedömning är att grundidén i PENG är bra, men erfarenheten är att nyttovärderingen blev alltför omfattande och omständlig. Mycket tid och energi lades ner på att värdera samhällsnyttor och indirekta nyttor som, jämfört med andra nyttor, hade ett relativt litet bidrag. En, för SFV, bättre och mer användbar slutprodukt hade erhållits om majoriteten av dessa nyttor med mycket litet bidrag hade skurits bort. Flera av de bedömningar som gjordes upplevdes som svåra att verifiera och vid redovisning riskerade dessa att påverka trovärdigheten för analysen som helhet. Att t.ex. uppskatta värdet av förändrade boendekvaliteter är inte okomplicerat, samtidigt som det finns vedertagna metoder för just detta, som en analys av den här typen rimligen bör utnyttja istället för att med oklar precision utföra egna skattningar. Övergripande var kommentaren från projektledarens sida att anslaget blev för brett och att en mer avgränsad analys sannolikt hade uppfattats som mer vederhäftig och enklare att kommunicera. För det affärsområde som hanterar Kvarteret Krubban har PENG-analysen haft vissa positiva effekter. Via den representant som satt med i projektgruppen har positiva erfarenheter från analysen spridits till kollegor inom affärsområdet och förvaltningen har använt den som produkt såväl internt som i externa kontakter.

34 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Exempel 2: Landstinget i Östergötland – Samlokalisering av Laboratoriemedicinskt centrum Under 2008 genomförde landstinget i Östergötland en nyttoanalys med hjälp av PENG-modellen. Analysen genomfördes för att utvärdera nyttor och kostnader för att samlokalisera laboratorieverksamheten inom Laboratoriemedicinskt centrum (LMC) till ett hus. Detta skulle kunna möjliggöra samutnyttjande av ytor, utrustning och personal på ett effektivare sätt. Syftet med nyttoanalysen var att kunna värdera kommande investeringar mot lönsamhetsförbättringar. Fastighetsförvaltningen och byggavdelningen hade helhetsansvar inför investeringsbeslut tillsammans med LMC. Resultatet av nyttoanalysen blev en del av beslutsunderlaget för Landstingsstyrelsen om huruvida de föreslagna investeringarna skulle genomföras.

Laboratoriemedicinskt centrum i Östergötland Laboratoriemedicinskt centrum i Östergötland (LMC) driver kliniska laboratorier på samtliga sjukhus och på de flesta vårdcentralerna i länet. LMC har ett bassortiment av analyser som utförs vid laboratorieserviceenheter på sjukhusen och vid laboratorier på vårdcentralerna samt ett specialsortiment som utförs på olika speciallaboratorier. LMC sysslar i första hand med provanalyser men också med blodkomponenter, patientbehandlingar och bårhusverksamhet. Målet med den eventuella flytten av LMC var att: • Samla huvuddelen av laboratorieverksamheten till ett flertal plan i ett hus. Då skulle samutnyttjande av ytor, utrustning och personal på ett effektivare sätt vara möjligt • Få en förbättrad arbetsmiljö för medarbetare • Få samlokaliseringsfördelar mellan mikrobiologi, kemi och farmakologi • Få effektivare hantering av prover och annat material • Förbättra tillgänglighet till analyssortiment • Minska svarstiden på prover • Minska kostnaderna för prover • Använda ”Banan” för både kemi, mikrobiologi och farmakologi • Förbättrad preanalytisk behandling av prover

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys

Arbetsgruppen kring PENG-analysen utgjordes av nio personer med nedanstående funktioner/roller. Gruppstorleken vid en PENG-analys bör vara 5-8 personer, men eftersom en eventuell flytt skulle beröra flera olika verksamheter inom landstinget ansågs det befogat att utöka gruppen för att få en mer heltäckande och realistisk beskrivning av nyttor och kostnader. • Centrumchef LMC • Verksamhetschef Klinisk mikrobiologi • Verksamhetschef Klinisk kemi • Verksamhetschef Laboratorieservice • Överläkare klinisk kemi • Ekonom • Projektledare • Lokalplanerare/Arkitekt • Fastighetsförvaltare Nyttovärderingen genomfördes på fyra halvdagar. Visst arbete genomfördes även mellan sammankomsterna.

Nyttovärderingen Här redovisas ett sammandrag av nyttoanalysen. För en utförligare beskrivning se bilaga 2. I slutet av detta avsnitt finns en översiktlig nyttostruktur. Den nyttoperiod som analysen baserades på sattes ursprungligen till fyra år. Men med investeringar som skrivs av på femton respektive trettio år, konstaterade arbetsgruppen under arbetets gång att det är rimligt med en längre nyttoperiod på åtminstone tio år. Denna nyttoperiod lades till och analysen genomfördes med två olika scenarier där nyttoperioden sattes till 4 respektive 10 år. Arbetsgruppen identifierade inledningsvis att projektets intressenter var LMC:s kliniker samt patienter och egen personal. Till intressenterna räknades dessutom vårdavdelningar och vårdcentraler som nyttjar eller kan komma att nyttja någon av LMC:s tjänster. Universitet och delar av näringslivet ansågs också bli berörda.

Högre intern nytta En samlokalisering av LMC uppskattades öka den interna nyttan med sammanlagt 9,4 mkr årligen. Denna nytta härleddes dels från att läkare, sjuksköterskor, biologer och annan personal ansågs få mer frigjord tid. Andra delar av den interna nyttan härleddes från lägre kostnad per analys, högre intäkter och bättre/ bibehållen kvalitet och image. Lägre kostnader per analys Genom samlokalisering uppskattades den totala areaminskningen bli drygt 600 kvm. Snitthyran var 1160 kr/kvm vilket skulle ge en besparing på omkring 700 tkr. Med ny teknik uppskattades att det skulle vara möjligt att spara ca 50 pro-

36 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

cent för el och belysning jämfört med de gamla delarna, det vill säga ej ombyggda delar. Då huset hade ett nyare ventilationssystem med återvinning ansågs det inte möjligt att räkna med någon besparing avseende fjärrvärme. Genom samlokaliseringen minskade dessutom kostnaderna för städning, serviceavtal, instrument och personal. Högre intäkter Större möjlighet för externa prover och tjänster skulle kunna uppstå. Andra marknader, med annan prissättning, ansågs kunna anlita LMC för kliniska prövningar, prover, tjänster, etc. Denna möjlighet värderades till 1,2 mkr per år. Bättre/bibehållen kvalitet och image Genom att LMC lämnade yta i huvudblocket förbättrades förutsättningarna för verksamhetsutveckling inom landstinget i Östergötland. Frigjord yta: 1300 kvm à 6000 kr/kvm (skillnad mellan antagen nybyggnadskostnad och ombyggnadskostnad). Genom ökad patientsäkerhet antogs att en vårdplats à 5000 kr/dygn skulle kunna sparas in årligen.

Högre extern nytta Nyttan för patienter, anhöriga och leverantörer/näringsliv uppfattades som svårbedömd och landade på blygsamma 300 tkr. Även samhällsnyttan uppskattades till ett lågt belopp, 100 tkr.

Kostnad för nyttan Den totala kostnaden för den uppskattade nyttan beräknades uppgå till över 106 miljoner kronor. Avskrivningstiden för merparten av kostnaderna var femton respektive trettio år med en ränta på 5 %. I PENG-modellen används ett årsgenomsnittsvärde vilket blev knappt sju miljoner kronor per år. Detta värde bygger på kostnaderna med avskrivningar och ränta. Enligt deltagarna i analysgruppen fanns det tre alternativa vägar, som innebar olika kostnadsnivå, att välja mellan avseende LMC-verksamheten: 1. Flytt med viss ombyggnad och tillbyggnad, 6-7 mkr per år 2. Renovering av befintliga lokaler, 2-3 mkr per år 3. Nybyggnad, >10 mkr per år Huvudfokus i PENG-analysen var en eventuell flytt, men det ansågs dessutom av vikt att belysa renoveringsalternativet. För en renovering bedömdes kostnaderna uppgå till över 36 miljoner kronor. Skillnaden mellan kostnaderna för flytt respektive renovering uppgick då till närmare 70 mkr. Denna skillnad gav förutsättningarna för den uppskattade nyttan i analysen.

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys

fig 5. Nyttostruktur för samlokalisering av LMC. Läkare

Kräver

BMA och Biologer

Ger

USK och SSK Mer frigjord tid Administrativ personal Kemister Ingenjörer

MKr, nyttoperiod 10 år 7,5 4,4 2,1

Ökad intern nytta LMC, US och LIÖ

Lägre lokalkostnader

Lägre kostnader per analys 11,8

13,9

Lägre kostnad för serviceavtal Lägre kostnad för instrument Lägre personalkostnader

Högre brutto nytta LMCflytten

Högre intäkter

Större möjlighet till LIÖexterna prover och tjänster Bättre förutsätt. f verksamhetsutv. inom LIÖ

Bättre/bibehållen kvalitet och image

Optimal analyskvalitet Ökad patientsäkerhet

Bättre vård och service till patienter och anhöriga Högre nytta för patienter, anhöriga och leverantörer/näringsliv

Högre samhällsnytta

Ökad service/tillgänglighet utanför kontorstid Kortare vårdtid

Bättre stöd till klinisk forskning

Bättre biobankshantering

Bättre sam-verkan med HU och andra universitet

Bättre handledning av projektarbete för studenter

Ökat förtroende för svensk vård

Ökad vårdeffektivitet

Bättre miljö

Mindre energiåtgång

38 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Resultat Nyttoperiod fyra år Den totala årssnittnettonyttan för samlokalisering av LMC uppskattades till ett par miljoner kronor högre än den totala årssnittkostnaden per år. Storleksordningen på snittnettonyttan var -2 mkr per år och knappt hälften av nyttan var av karaktären grön och gul (dvs. säker och mindre säker) och den andra hälften av karaktären röd (svårvärderad).

Figur 6. Snittnytta och årskostnad med nyttoperiod 4 år. MKr . . ,

,

, , , ,

, , , Nettonytta: - 

Nyttofaktor: 

Nyttoperiod tio år Den totala årssnittnettonyttan för samlokaliseringen beräknat med en nyttoperiod på tio år, blir sex miljoner kronor högre än den totala årssnittkostnaden per år. Storleksordningen på snittnettonyttan var 2 Mkr per år och knappt hälften av nyttan var av karaktären grön och gul (dvs. säker och mindre säker) och den andra hälften av karaktären röd (svårvärderad).

PENG-modellen som verktyg för nyttoanalys

Figur 7. Snittnytta 10 år. MKr .

,

,

, ,

, ,

,

Nettonytta:  

Nyttofaktor: 

De fyra största enskilda gröna nyttorna som dominerar med över 90 % av den totala gröna nyttan, oavsett om nyttoperioden är fyra eller tio år, var: 1. ”Lägre lokalkostnader” 2. ”Lägre kostnader för serviceavtal” 3. ”Lägre kostnad för instrument” 4. ”Mer frigjord tid” Den största gröna nyttan var ”Lägre lokalkostnader” som utgjorde omkring hälften av den totala gröna nyttan oberoende av tidsperspektivet. De två största gula nyttorna var ”Bättre/bibehållen kvalitet och image” och ”Ökad patientsäkerhet”. Den gula delen av dessa två nyttor dominerade med över 80 % av den totala gula nyttan. Resultatet av PENG-analysen visade att en samlokalisering av LMC skulle innebära flera nyttor. Dock skulle den totala lönsamheten i förändringen bli tveksam med en snittnettonytta på -2 respektive 2 mkr per år (beroende på nyttoperiodens längd). Förutsättningarna för att samlokaliseringen skulle bli en strategisk och riktig investering var att all nytta skulle uppnås - även all den röda, svårvärderade, nyttan.

40 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Erfarenheter Resultatet blev att samlokaliseringen aldrig genomfördes. Enligt processledaren, som genomfört hundratals PENG-analyser, har ett så tydligt ”nej” aldrig erhållits varken förr eller senare. Förutom att byggnationen inte genomfördes har tid och pengar sparats genom en betydligt kortad projekteringstid - det blev i ett tidigt skede klart att byggnationen inte skulle bli lönsam och projektet kunde avblåsas. Enligt projektledaren blev det dessutom ett tydligt beslutsunderlag, vilket medförde en samsyn där i princip ingen ifrågasatte beslutet efteråt. Analysen blev dessutom ett bra underlag för det fortsatta arbetet och gjorde det lättare att fokusera på vad som var viktigt respektive mindre viktigt. Eftersom PENG-analysen visade att en samlokalisering inte skulle bli lönsam, fattades ett beslut om att ”endast” genomföra en upprustning av befintliga lokaler - en mycket mindre investering. LMC har sedermera slagits ihop med ett annat centrum och ingår numera i vad som kallas Diagnostikcentrum (DC).

Behovsanalys i tidigare UFOS-arbete 41

k a pitel 4

Behovsanalys i tidigare UFOS-arbete Eftersom investeringar i lokaler binder kapital under många år är det, som nämndes i inledningskapitlet, av stort intresse för offentliga huvudmän att konsekvenser av olika investeringsalternativ blir allsidigt belysta och att besluten grundas på både breda och djupa beslutsunderlag. I detta kapitel sammanfattas behovs- och nyttoanalys så som beskrivits i en tidigare UFOS 2-skrift, Rätt beslut, från år 1998. Frågan är hur väl den beskrivna metoden är anpassad till den definition av nyttoanalys som gjordes i kapitel 3. I skriften Rätt beslut konstateras inledningsvis att investeringar i lokaler har stor strategisk betydelse eftersom de är långsiktiga och påverkar organisationens förmåga att tillhandahålla vård, utbildning, kultur, omsorg eller andra tjänster. De innebär också att kapital binds, vilket påverkar den ekonomiska handlingsfriheten under många år, ofta under längre tid än man kan förutse behovet av lokaler.

2 Samarbetsprojektet Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor, UFOS, startades 1994 och består idag av Sveriges Kommuner och Landsting, Fortifikationsverket, Akademiska hus AB, Samverkansforum, Specialfastigheter, Statens fastighetsverk och Energimyndigheten. UFOS bedriver utvecklingsprojekt inom områden som är angelägna och viktiga för offentliga fastighetsförvaltare.

42 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Att flytta in i nya lokaler är för det mesta en positiv händelse för organisationen. Lokalerna gör det lättare och roligare att arbeta och ledningen har visat att den är beredd att satsa på framtiden. Men de nya lokalerna kan också vara förknippade med ett stort risktagande om man binder upp sig i långa hyreskontrakt eller satsar egna pengar i byggnaden. Felsatsningar kan få mycket allvarliga följder för ekonomin under många år framöver och stå i vägen för andra och mer angelägna projekt.

Investeringar ska ge ökad koncernnytta Vidare diskuterar man i skriften att investeringsbeslut bör fattas utifrån nyttan och kostnaderna för hela organisationen och inte bara för den verksamhet som berörs direkt av investeringen. Det gäller både offentliga organisationer och privata företag. I privata företag ställs mycket hårda krav på att investeringar ska vara lönsamma och bidra till affärsnyttan. I offentliga organisationer finns inte samma fokusering på lönsamhet. Istället talar vi om att investeringarna ska leda till ökad koncernnytta. Det betyder att investeringarna ska medverka till att koncernen kan nå sina verksamhetsmål till lägsta möjliga totalkostnad. Koncerntänkandet bör omfatta samtliga förvaltningar och bolag där organisationen har ett bestämmande inflytande. I kommuner och landsting inkluderar det t.ex. kommunala bolag där kommuner, kommunalförbund eller landsting har mer än hälften av samtliga röster. Generellt gäller att man aldrig bör fatta ett investeringsbeslut utan att först pröva om behovet kan tillgodoses inom befintliga lokaler genom omflyttningar, anpassningar av inredningen och kanske en mindre ombyggnad. Det är inte självklart att alla accepterar sådana prioriteringar. Tvärtom finns det exempel på revirtänkande där olika förvaltningar konkurrerar om resurserna istället för att se till vad som är bra för helheten. Skriften konstaterar att ett pedagogiskt sätt att hantera alla delar av beslutsprocessen och skapa förutsättningar för koncernnytta är en strategisk fråga för politiker och ledande tjänstemän.

Utvärdera koncernnyttan Skriften konstaterar också att investeringarna ska medverka till att organisationen som helhet blir effektivare. Antingen genom att verksamheten lättare kan nå sina mål eller genom att investeringarna leder till besparingar. För att kunna bedöma om ett investeringsbeslut bidrar till koncernnyttan bör man utvärdera de framtida nyttorna med investeringen och investeringens ekonomiska konsekvenser.

Behovsanalys i tidigare UFOS-arbete 43

Nyttobedömning I skriften beskrivs nyttobedömning såsom att nyttan med varje handlingsalternativ värderas inom ett antal områden som är viktiga för organisationens förmåga att uppfylla verksamhetsmålen, målen för lokalförsörjningen och de aktuella lokalbehoven. Områden som värderas kan t.ex. vara lokalernas ändamålsenlighet, geografiska läge, flexibilitet eller utnyttjande. Följande frågor är exempel på vad man bör tänka igenom vid investeringar som sträcker sig flera år framåt i tiden. • Vilka delar av kärnverksamheten kommer att expandera och utvecklas? • Vilka delar kommer att minska eller avvecklas? • Var ska verksamheten vara lokaliserad? • Hur kommer lokalbehovet att utvecklas? • Hur är lokalbeståndet sammansatt idag? • Vilka förändringar i lokalbeståndet behövs? • Är den planerade investeringen en del av ett pågående förändringsarbete? Utgångspunkten är att kärnverksamheten ska kunna utnyttja och verka i lokalerna utan problem. Det förutsätter att lokalerna är ändamålsenliga och finns tillgängliga på ”rätt” plats vid ”rätt” tidpunkt samt att de har ”rätt” standard till ”rätt” kostnad. Man frågar sig vidare om det går att fatta investeringsbeslut som är bra för organisationen om 30 år. Det är många gånger omöjligt att förutsäga men det finns en del att göra för att besluten ska bli så bra som möjligt. Erfarenheten visar att följande utgångspunkter skapar förutsättningar för bra investeringsbeslut: • Utgå från koncernnyttan. • Studera samhällsutvecklingen. • U pprätta koncerndirektiv. • I nför lokalresursplanering. • H andlägg investeringarna efter en bestämd modell. • D okumentera beslutsunderlagen. I skriften föreslås att handläggningen av investeringar bedrivs som en planeringsprocess uppdelad i flera steg. Det ger ett systematiskt arbetssätt med tydliga tillfällen för beslut och förankring mellan varje steg. Kunskapen om ärendet ökar gradvis och beslutsunderlagen blir mer innehållsrika och detaljerade. Det stegvisa arbetssättet gör det möjligt att tidigt inrikta sig på handlingsalternativ som håller sig inom de ekonomiska ramar som står till buds och så långt det är möjligt undvika felsatsningar. Arbetsmodellen är tänkt att användas för alla typer av investeringar, t.ex. ny- och ombyggnader, köp eller byte av installationer. Arbetssättet är också tillämpligt vid andra förändringar i lokalbeståndet, såsom omflyttningar, inhyrningar eller avveckling av lokaler. Både små och stora organisationer kan använda modellen. Arbetsmodellen, med fokus på nyttobedömningar, beskrivs nedan. För en komplett beskrivning hänvisas till skriften Rätt beslut som kan beställas från SKL.

44 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Arbetsmodell vid lokalinvesteringar Nedan beskrivs den arbetsmodell för lokalinvesteringar som ursprungligen presenterades i skriften Rätt beslut. Arbetsmodellen går ut på att investeringarna ska vara bra för hela organisationen och bidra till den gemensamma koncernnyttan. I praktiken kan det betyda att nyinvesteringar inte kommer ifråga så länge som det finns lämpliga lokaler inom koncernens samlade lokalbestånd. För att hålla nere totalkostnaden för koncernen måste koncerntänkandet omfatta alla verksamheter och bolag inom koncernen. Modellen består av tre delar: • Förstudie • Lokalplanering • Anskaffning Varje del i arbetsmodellen leder fram till ett beslutstillfälle då man beslutar om projektet ska fortsätta och i så fall med vilken inriktning, eller om projektet ska läggas ned. Dessa beslut fattas av den verkställande eller politiska ledningen eller den enhet som har rätt att besluta om investeringar. Beslutstillfällena är: 0. Beslut om inriktning och investeringsram. Beslutas efter förstudien. 1. Preliminärt investeringsbeslut. Beslutas efter lokalplaneringsprocessen. 2. Definitivt investeringsbeslut. Beslutas under anskaffningsprocessen, inför upphandling av entreprenader eller motsvarande.

Förstudie Förstudien innebär att på kort tid och med en begränsad insats av resurser få tillräckligt med kunskaper och underlag för att besluta om inriktning och investeringsram för ett investeringsärende. Om det efter förstudien visar sig vara en riktig prioritering att gå vidare med investeringsärendet genomförs en lokalplaneringsprocess.

Behovsanalys i tidigare UFOS-arbete 45

Lokalplanering Lokalplaneringen syftar till att få fram ett preliminärt investeringsbeslut där skisser och layouter ligger till grund för bedömningen av investeringens nytta och ekonomi. Lokalbrukarnas medverkan är en viktig del i arbetet med att precisera kraven och användningen av lokalerna. Anskaffning Anskaffningsskedet syftar till att få fram ett definitivt investeringsbeslut som underlag för inhyrning eller upphandling av byggnation. I anskaffningsskedet finns ritningar och beskrivningar framme som underlag för beslut. Varje del av arbetsmodellen består av en rad delaktiviteter. Eftersom denna skrift har nyttoanalyser som huvudtema kommer här en översiktlig genomgång av arbetsmodellens förslag till nyttoanalys att göras. För beskrivning av övriga delaktiviteter hänvisas till skriften ”Rätt beslut”.

Nyttobedömning – Förstudie Den tredje aktiviteten i förstudien är att bedöma nyttan med varje handlingsalternativ. Det innebär att handlingsalternativen bedöms inom ett antal områden som har direkt betydelse för organisationens förmåga att nå sina verksamhetsmål och uppfylla koncerndirektiven för lokalförsörjningen, men som inte kan värderas direkt i kronor och ören. Områden som värderas kan t.ex. vara lokalernas ändamålsenlighet, geografiska läge, flexibilitet eller utnyttjande. Nyttobedömningen innebär att handlingsalternativen poängsätts efter hur väl de stämmer överens med organisationens krav. Därigenom kan man få fram en nyttoprofil för varje handlingsalternativ som visar inom vilka områden det har sina styrkor och svagheter. I förstudien saknas i allmänhet underlag för att göra en komplett nyttobedömning eftersom det inte finns några skisser eller andra handlingar. Därför kommer tyngdpunkten att ligga på den första delen av nyttobedömningen, nämligen att bestämma vilka områden som ska värderas och göra en analys av nuläget.

Bestäm vilka områden som ska värderas Nyttobedömningen inleds med att man bestämmer vilka områden som ska värderas. Det görs dels utifrån organisationens koncerndirektiv och dels utifrån behovsbeskrivningen. I tabellen nedan redovisas några exempel på bedömningsområden samt vilka som är intressenter och har kompetens att göra bedömningen.

46 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Exempel på bedömningsområden och intressenter: Bedömningsområden

Ledningen

Kärnverksamheten

Geografiskt läge

Ändamålsenlighet

Flexibilitet

Byggnadsteknisk status

Areafördelning

Tillgänglighet

Inre miljö Nyttjande

Fatighetsorg.

x x

Poängsätt varje bedömningsområde När man bestämt vilka bedömningsområden som ska användas, poängsätts de på en skala från 0-4, där 4 är mycket bra.

Skriftens exempel på bedömning av en utbildningslokal I detta avsnitt ges exempel på en detaljerad bedömning och poängsättning av en utbildningslokal. Exemplet visar hur man kan bryta ned varje bedömningsområde i ett antal specifika frågor som poängsätts var och en för sig. Utifrån svaren görs en samlad bedömning av nyttan med investeringen. Även om nyttobedömningen kan verka detaljerad måste man komma ihåg att det handlar om bedömningar. Avsikten är att man ska tänka igenom vilka behov som kommer att bli tillgodosedda om handlingsalternativen genomförs. I skriften ges exempel på ett antal olika bedömningsområden: • Geografiskt läge • Ändamålsenlighet • Flexibilitet • Byggnadsteknisk status • Tillgänglighet • Nyttjande • Areafördelning • Inre miljö För en beskrivning av nyttobedömningen för samtliga områden hänvisas till skriften. Nedan sammanfattas nyttobedömningen av geografiskt läge och ändamålsenlighet som principiellt får visa hur nyttobedömningen genomförs.

Behovsanalys i tidigare UFOS-arbete 47

Geografiskt läge Det geografiska läget värderas efter om lokalen ligger i rätt område i förhållande till organisationens krav och behov. Här är det viktigt att gå tillbaka och stämma av läget med det framtidsscenario som ligger till grund för verksamhetsplaneringen. Man bör t.ex. ta hänsyn till befolkningsutvecklingen, var bostäder och arbetsplatser kommer att ligga i framtiden, hur de allmänna kommunikationerna kommer att utvecklas, osv. Poängsättningen görs efter hur väl det geografiska läget stämmer med verksamhetens långsiktiga inriktning. Exempel på frågor för poängsättning: • Rätt läge utifrån organisationens framtidsscenario? • Rätt läge utifrån kärnverksamhetens långsiktiga planering? • Närhet till elevernas bostäder? • Lokalresurser kan samnyttjas? • Stödfunktioner kan samnyttjas? Bedömning av utbildningslokal Anta • Kan nås med allmänna kommunikationer? Ändamålsenlighet poäng Utrymmen för gruppundervisning? • Cykelmiljö för barn? Exempel på blankett för bedömning och poängsättning

Ändamålsenlighet Ändamålsenligheten bedöms efter hur väl handlingsalternativen tillgodoser verksamhetens funktionskrav. Givetvis är det bara befintliga eller redan projekterade byggnader som kan komma ifråga för bedömning.

Utrymmen för projektarbeten? Tysta rum för eget arbete? Lärararbetsplatser? Utrymmen för laboratorier? Utrymmen för färg och form? Anslutning till omgivande vägar? Buller, akustik och ljudisolering? Drift och underhåll? Samlad bedömning (0–4 poäng) Poängsättning

Handlingsalt:

0 = Ingen överensstämmelse 1 = Stämmer mycket dåligt 2 = Stämmer dåligt 3 = Stämmer bra 4 = Stämmer mycket bra

Exempel på frågor för poängsättning: • M otsvarar utrymmena verksamhetens behov och framtida arbetsformer? • Ligger entréer och infarter lämpligt till? • Vilka risker finns för elever och anställda när det gäller utrymning vid brand eller i trafikmiljön? • Parkeringsmöjligheter för anställda och besökare? • H ur stämmer förslaget med detaljplanen? Poängsättningen görs efter hur väl lokalerna stämmer överens med organisationens krav.

48 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Sammanställning av nyttobedömningen sammanställning av nyttobedömning Bedömningsområden

Vikttal 0,0–1.0

Värdering Nyttopoäng 0 1 2 3 4

Antal poäng (vikttal x nyttopoäng)

Geografiskt läge - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2 Ändamålsenlighet - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2 Flexibilitet - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2 Byggnadsteknisk status - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2 Areafördelning - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2 Tillgänglighet - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2 Nyttjande - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2 Inre miljö - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2 Totalt antal poäng - nuläge - handlingsalt nr 1 -handlingsalt nr 2

Nyttoprofilen kan också illustreras i ett polärdiagram. Exemplet i bilden visar att i nuläget har lokalerna hög poäng när det gäller flexibilitet men låga poäng när det gäller nyttjandet. Om alternativ ett genomförs kommer det att ge höga poäng för ändamålsenlighet, tillgänglighet och byggnadsteknisk status.

Skriften ger också exempel på hur nyttobedömningen kan sammanställas, se exempel. Sammanställningen gör det möjligt att jämföra handlingsalternativen med varandra och se inom vilka områden de har sina styrkor och svagheter. En bedömning görs också av hur viktigt varje bedömningsområde är i förhållande till de andra områdena. Denna bedömning görs på en skala från 0-1. Om alla områden är lika viktiga får de en poäng. Om något område är lite mindre viktigt än de övriga kan det få t ex 0,7 poäng. Det är givetvis inte enbart de beräknade poängen som ska vara vägledande utan det måste också göras en rimlighetsbedömning utifrån de absoluta krav som kan finnas. Om exempelvis en lokal för funktionshindrade uppfyller alla andra krav utom krav på tillgänglighet för funktionshindrade är det givetvis inget godtagbart alternativ.

Behovsanalys i tidigare UFOS-arbete 49

Bedömning av nytta och ekonomi Skriften diskuterar också hur nyttobedömningen kan kompletteras med en ekonomisk bedömning. När den ekonomiska bedömningen är genomförd frågar vi oss vilket handlingsalternativ som ger mest nytta för pengarna. För att få reda på det jämförs det årliga över- eller underskottet med nyttobedömningen för varje handlingsalternativ. För att snabbt få en uppfattning av hur handlingsalternativen ligger till vid en jämförelse används bilden nedan. I bilden kan man också lägga in linjer som visar vilken lägsta genomsnittliga nyttopoäng eller årligt underskott som kan godtas. På bilden är alternativ två, tre och fyra godtagbara alternativ. Efter förstudien fattas beslut om inriktning och ram för det fortsatta arbetet. Även steg två i arbetsmodellen innehåller en nyttobedömning, som är en fortsättning på den bedömning som gjordes i förstudien men nu på en mer detaljerad nivå. I detta skede är det de olika principlayouterna och systemutformningen som utvärderas och jämförs med varandra och med nuläget.

Diskussion Definitionen av nyttoanalys i kapitel tre lyder: En nyttoanalys är en analys som utifrån olika relevanta intressenters perspektiv värderar och i monetära termer mäter graden av behovstillfredsställelse för olika alternativa lösningar. Frågan är då i vilken grad den presenterade modellen från skriften som skrevs 1998 uppfyller rimliga krav på en nyttoanalys? Det är framförallt några nyckelkomponenter som står i centrum vid en sådan bedömning: intressenter, värderar och mäter, behovstillfredsställelse och alternativa lösningar. I modellen inleds nyttobedömningen i förstudien med att bedömningsområden och intressenter för respektive bedömningsområde utses. Med intressent avses i modellen vilka som har kompetens att göra bedömning/poängsättning – inte den eller de som har nytta av en förändring. Nästa steg är att välja områden för bedömning/poängsättning och att tilldela dessa en specifik vikt. Därefter poängsätts varje bedömningsområde. Nyttobedömningen sammanställs. Olika handlingsalternativ kan på ett överblickbart sätt ställas mot varandra i en så

50 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

kallad nyttoprofil, där man också kan jämföra med ett nuläge eller ett så kallat nollalternativ. I nästa steg genomförs en ekonomisk bedömning i monetära termer. Modellen anger ingen särskild metodik för den ekonomiska bedömningen mer än totala kostnader förknippade med respektive handlingsalternativ. Modellen presenterar ett enkelt sätt att grafiskt åskådliggöra vilket handlingsalternativ som ger mest nytta för pengarna. Med den valda definitionen kan man konstatera att modellen i stort uppfyller alla rimligt ställda krav på hur nyttobedömning och nyttoanalys kan genomföras. Fokus i modellen ligger dock på konkreta egenskaper hos själva investeringsobjekten och möjligen kan man trycka mer på bedömning och kostnadsuppskattning för effekter som uppstår i verksamheten. Men med rätt bedömningsområden kan kostnader för olika typer av externa effekter förknippade med respektive handlingsalternativ poängsättas och kostnadsbedömas.

Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer 51

k a pitel 5

Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer Detta kapitel beskriver sammanfattningsvis investeringsprocesserna som tillämpas av Locum, Malmö stad, Förvarsmakten och Statens fastighetsverk. Dessutom redovisas hur beslutsprocessen för Ramunderskolan i Söderköping genomfördes.

Exempel 1. Beslutsprocessen inför Lokalinvesteringar: Locum Locum AB är en av Sveriges större fastighetsförvaltare med ett fastighetsbestånd på omkring 2,2 miljoner kvadratmeter lokaler i Stockholms län. I uppdraget ingår att genomföra ny-, om- och tillbyggnadsprojekt i beståndet. Bland hyresgästerna dominerar sjukvården i länet. Företaget ägs av Stockholms läns landsting.

52 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Beslutsprocess Locum har utvecklat en arbetsmodell som tillämpas i lokalförsörjningsprojekt. Modellen bygger på sex olika faser i en logisk följd, från behovsanalys till överlämning och utvärdering av den färdiga lokalen. Vid tre tillfällen fattas beslut om att avbryta eller fortsätta projektet. Dessa beslutstillfällen inträffar efter behovsanalys, förstudie och programskede. Vid dessa tillfällen skrivs som regel även ett avtal om projektets fortsatta arbete. Läs mer om arbetsmodellen på Locums hemsida: www.locum.se. Underlag för behovsanalysrapport samt förstudierapport finns i bilagorna 3 och 4.

Figur 8. Locums arbetsprocess för lokalförsörjningsprojekt.

Alla deltagare i projektet ska känna till och ta hänsyn till helheten även om de bara medverkar i enskilda delar. I det som kallas ”tidiga skeden” ingår de två första stegen, dvs. behovsanalys och förstudie, och det är också dessa två steg som beskrivs mer ingående nedan.

Fas 1. Behovsanalys Behovsanalysen är i Locums process det första steget i lokalprojekt. Behovsanalysen utgör tillsammans med förstudien det som benämns tidiga skeden. Analysen ska göra det möjligt att avgöra om det är lämpligt att gå vidare med projektet eller inte. Syftet med behovsanalysen är att fastställa det verkliga behovet, vad som behöver förändras och varför. Utifrån analysen skriver förvaltaren en behovsanalysrapport som är en första mål- och strategibeskrivning för projektet. Förvaltarens behovsanalysrapport biläggs beslutsdokumentet. Verkligt behov Den viktigaste frågan i behovsanalysen är ”varför?” I beskrivningen av Locums arbetsprocess ges ett antal råd: ”Vänta med diskussioner om lösningar innan den frågan är tillfredsställande besvarad. Låt det ta tid! Vänd på alla stenar! Var kreativ och tänk fritt! Börja inte med att rita hus! Utnyttja gruppdynamiken och ta fram olika möjligheter, även sådana som inte utgår från att det är lokalen som är den kritiska faktorn! ” I Locums process för lokalförsörjningsprojekt konstateras att det alltid

Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer 53

finns mer än en lösning på ett lokalproblem. Detta medför att det är viktigt att alla infallsvinklar belyses. I arbetsprocessen beskrivs hur en verksamhet kan understödjas av i huvudsak tre komponenter, som är integrerade med varandra på olika sätt; rummet, tekniken och organisationen. Om en av komponenterna förändras, påverkar det även de andra två och slutresultatet. I den bästa av världar råder ett medvetet och effektivt samspel mellan rummets och lokalernas utformning, valet av organisation och tekniska hjälpmedel. Brister i någon av de tre komponenterna kan kompenseras genom en förändring av de två andra. För att få ut så mycket som möjligt av de samlade resurserna när det gäller att möta ett behov, måste behovet analyseras. Hur har behovet uppstått? Vilka är de bakomliggande faktorerna? Är det lokalerna som är den kritiska faktorn? Eller arbetsorganisationen? Eller kanske de tekniska hjälpmedlen? Nya lokaler ger nya möjligheter för hur arbetet kan utföras. Omvänt kan en ny arbetsorganisation och nytt arbetsinnehåll kräva förändrade lokaler.

Syftet med behovsanalysen är att: • K largöra varför en förändring behövs och specificera faktiska behov. • Formulera mål och strategier som underlag för kommande beslut

Behovsanalysen ska svara på följande frågor: • V ad ska uppnås? • Vilka begränsningar finns? • Vad ska prioriteras?

Att tänka på: • f okusera på orsaker till behovet, • övergripande sammanhang och omvärldsfaktorer påverkar, • behovsanalysen ska identifiera behov och problem – inte lösa dem.

Förändringens förutsättningar och krav

Verksamhetsbeskrivning. I Locums arbetsprocess är verksamhetsbeskrivningen hyresgästens presentation av den egna verksamheten. Här beskrivs historia och utveckling, organisationens uppbyggnad, vad arbetet innehåller och hur det utförs, bemanning samt idéer om framtiden. Det senare är viktigt med hänsyn till att lokalförsörjningen måste ses i ett längre perspektiv. Investeringen måste kunna göras lönsam både i ekonomiska och arbetsrelaterade termer. Generella krav. I processen ges uppmaningen att tänka igenom krav på funktion, teknik, gestaltning, organisation, ekonomi/driftekonomi och tid/livslängd samt att lägga ner mest kraft på kritiskt dimensionerande faktorer som har betydelse för lokalernas utformning. Gestaltning. Locum är en av Sveriges största beställare av byggprojekt med speciell inriktning på vårdlokaler. Detta medför att Locum har ett stort inflytande över och ansvar för utvecklingen av arkitektonisk kvalitet på det som byggs.

54 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Locums Arkitekturpolicy anger det förhållningssätt som gäller avseende arkitektur i lokalförsörjningsprojekt. För att kunna styra lokalförsörjningsprocessen och nå bästa resultat menar Locum att det finns några frågor som måste tas upp redan i behovsanalysen: • Finns det miljöer, kvaliteter eller andra värden som måste tas hänsyn till? På vilket sätt? Finns det dokument som beskriver förhållningssätt eller måste sådana tas fram? • Vilka intryck ska lokalen förmedla, med avseende på både interiör och exteriör? • Vilka tekniska, ekonomiska och tidsmässiga möjligheter finns för att tillgodose dessa krav? Finns det skäl till omprioriteringar?

Säker eller riskfylld investering? Kravet är att investeringar i Locums lokaler ska kunna motiveras av ekonomiska skäl. Några frågor som ställs är: Hur säker är den ekonomiska grunden för verksamheten? Kan den bära en eventuell hyreshöjning? Vilka driftkostnader klarar den? Hur lång tid dröjer det innan nya behov ger upphov till nya investeringar? Kostnads- och nyttobedömningarna ska i detta skede av processen bara handla om grova uppskattningar av max- och minimivärden, som indikerar projektets osäkerhet och ger en uppfattning om storleksordningen på intäkter och kostnader.

Formulera mål. Målformuleringen som görs i processen ska beskriva nyttan med projektet och hur det påverkar verksamheten. Här klargörs projektets bärande idé, varför det påbörjas och kärnan i innehållet. Beskrivning görs av vad som ska uppnås, vilka eventuella begränsningar som finns och vilka prioriteringar som måste göras. Tanken är att formuleringen av målen ska kunna användas för en systematisk uppföljning och utvärdering av hela projektet. Vissa mål är mätbara, andra kräver subjektiva bedömningar beträffande graden av uppfyllelse. I arbetsprocessen påpekas att ett mål som inte kan formuleras helt i objektiva termer, ändå har en styrande effekt om det är tydligt formulerat och om uppföljningen görs noggrant. Praktiskt genomförande i Locum Initiativet till en behovsanalys kan tas i en informell eller formell kontakt mellan hyresgästen och Locum. När det gäller investeringar initierade av Locum kan diskussionen starta internt inom Locum. Det ska emellertid finnas en överenskommelse med hyresgästen om genomförande av behovsanalys. Oftast är det förvaltaren som först kommer i kontakt med verksamhetens behov. Därför är det i allmänhet naturligt att förvaltaren är projektledare i analysen. Förvaltaren kan också välja att utse annan projektledare, men har alltid ansvaret för att ta fram underlag till beslut. • Styrgrupp – projektets beslutande grupp I analysskedet skapas embryot till projektorganisationen. Sammansättningen är beroende av projektets omfattning och karaktär. Återigen betonas

Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer 55

betydelsen av jämvikt mellan olika intressen i gruppen. Förvaltaren tillsammans med eventuell projektledare är alltid föredragande i styrgruppen. • Projektgrupp – projektets operativa grupp Förvaltaren är normalt projektledare i projektgruppen under behovsanalysen. Han eller hon kan vid behov delegera ansvaret. Projektgruppens storlek varierar beroende på projektets omfattning och kan utvidgas vid behov. Resultat Resultatet av arbetet i behovsanalysen är en rapport som beskriver det fortsatta arbetet. Den redovisar behov, målformulering, förslag till tidplan, budget och organisation för en förstudie. Dess omfattning är beroende av projektets komplexitet och de behov som verksamheten ger uttryck för. Rapporten ska bifogas beslutsdokumentet. I beslutsdokumentet läggs förslag till beslut att gå vidare till en förstudie alternativt avbryta. Inom Locum fattas efter samråd med hyresgästen beslut att gå vidare med en förstudie eller att avsluta projektet. Ett pdf-dokument av den mall som används för behovsanalysrapport finns som elektronisk bilaga till denna skrift.

Fas 2. Förstudie Syfte. I förstudien prövas olika alternativ till lösningar på de problem som beskrivits i behovsanalysen. För att skapa bästa möjliga lösning vägs de olika alternativen mot de lagar, speciella förutsättningar och andra krav som gäller i den aktuella situationen. Därefter väljs ett huvudalternativ som kan utvecklas vidare. Resultat. Resultatet av arbetet är en rapport som beskriver det fortsatta arbetet. Den ska redovisa det valda huvudalternativet med analys av de alternativa förslagen. Rapporten innehåller funktionsbeskrivning, lokallista, teknisk redovisning, miljökonsekvensanalys, ekonomisk redovisning, uppskattad tidsåtgång för projektet med mera. Arbetsfördelning. I förstudieskedet byggs organisationen ut till en projektorganisation som omfattar styrgrupp och projektgrupp. I större projekt kan det även bli aktuellt med konsultgrupp, referensgrupp och andra arbetsgrupper. Beslut. I beslutsunderlaget presenteras förslag till beslut om att antingen gå vidare med projektet in i programskedet eller att avbryta det. Ett pdf-dokument av den mall som används för förstudierapport finns som elektronisk bilaga till denna skrift.

Diskussion Locum har en väl genomarbetad process för sina investeringsprojekt där stor vikt läggs vid att analysera behov och ställa dem mot möjliga lösningar. Processen ansluter väl till den definition av nyttoanalys som formulerades inledningsvis i denna skrift. I processen analyseras olika intressenters behov även om

56 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

värderingen inte görs i monetära termer, vilket en nyttoanalys enligt tidigare diskussion bör omfatta. Processen lyfter även fram behovet av att undersöka ett flertal möjliga lösningar för att tillgodose identifierade behov, vilket även det är en fundamental del av nyttoanalysen, dvs. att utröna vilket alternativ som tillför störst nytta. Det framkommer samtidigt att det i praktiken finns skillnader mellan den idealbild som processen beskriver och hur projekt genomförs. I många fall återstår bara ett realistiskt alternativ när beslut ska fattas om genomförande, samtidigt som verksamheten bedömer att nyttan är tillräcklig för att motivera den hyra som investeringen medför. I en sådan situation, då hyresgästen redan har gjort sin bedömning, saknar Locum motiv att arbeta vidare med att kvantifiera nyttan, utan det handlar mer om att styra leveransen av lokallösning så att behovet tillgodoses på ett effektivt sätt.

Exempel 2. Beslutsprocessen inför Lokalinvesteringar: Ramunderskolan i Söderköping Ramunderskolan är Söderköpings största grundskola. Osäkerhet om befolkningsutvecklingen i Söderköping ställde 2002 krav på ökad flexibilitet i lokalplaneringen. Kommunstyrelsen beslutade då att genomföra en utredning för att ta reda på Ramunderskolans och fritidsverksamhetens lokalbehov. Konsultföretaget FM Konsulterna anlitades för att driva projektarbetet med behovsanalysen, och senare förstudien, och samtidigt ta hänsyn till kommunens möjligheter till utveckling och effektivisering av verksamheter och lokaler. Projektet ingick som en del i Söderköpings kommuns totala lokalresursplanering och FM Konsulterna genomförde utredningen. Nedan följer ett sammandrag av beskrivningen av tillvägagångssättet i Ramunderskolan.

Arbetsmodell Modellen går från idé till färdig produkt. Arbetet genomförs med ett inifrånoch utåtperspektiv där delarna av verksamheten kartläggs och sätts samman till en helhet. De första fyra stegen i modellen fokuserar på analyser av verksamheten och tolkningar av verksamhetens behov samt vilka krav som ställs. De senare stegen i modellen innehåller mer verkställande aktiviteter och behandlas endast mycket översiktligt.

2) Behovsbeskrivning 3) Förstudie

Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer 57 4) Lokal- och inredningsplanering 5) Projektering 6) Genomförande 7) Utvärdering Figur 9. Arbetsmodell som användes vid lokalresursplanering i Ramunderskolan

BEsLut

4. Lokal- och inredningsplanering

1. Kundbehov

2. Behovsbeskr.

3. Förstudie

Identifiering av behovet

Problembeskrivning

Behovsbeskrivning

Verksamhetsanalys

Avstämning mot plan

Verksamhetsanalys

Handlingsalternativ

Aktivitets- och sambandsanalys

Beslut

Arbetsmiljöbehov

Bedöm nytta, ekonomi

Inredningsprogram

Planer med snitt och placering inredning

Utrustningsprogram

Flyttplanering

Ekonomisk kalkyl

Förslag till inriktning

Inredningslayout

Ekonomisk bedömning

Beslut

Inredningsinventering Standardinredning

UTVä

RDER RAPPO InGSRT

BEsLut

5. Projektering

Huvudhandling

Definitivt invest. beslut

6. Genomförande

7. utvärdering

Förfrågningsunderlag

Planering av utvärderingen

Upphandling

Genomförande av utvärderingen

Anbudsvärdering Avtal Produktion In- och omflyttning

Tillämpning av utvärderingsresultatet

Inredningssystem nytta, ekonomi Prel. invest. beslut

Modellen går från idé till färdig produkt. Ett projekt börjar ofta med en idé eller ett behov av större, mindre eller annorlunda arbetsmiljö. Arbetet Kundbehov genomförs med ett inifrån och utåtperspektiv där delarna av verksamheten kartläggs och sätts samman till en helhet. De första fyra modellen Ett viktigt moment i kundbehovsfasen är att sortera utstegen vilkai behov som bör fokuserar på analyser av verksamheten och tolkningar av verksamhetens utredas vidare enligt planeringsmodellen, vilka som bör hanteras i enbe-annan hov samt vilka krav som ställs på samband, logistik, funktion av inredning, ordningteknik, och vilka som kan strykas. Kundbehovsfasen avslutas med beslut om utformning och kostnader. att gå vidare genomföra en behovsbeskrivning. Deoch senare stegen i modellen innehåller mer verkställande aktiviteter som layouter, bilder beskrivningar, detaljsnitt, detaljprojektering, upphandling, och slutligen inredning av lokaler. Mot slutet av processen sker Behovsbeskrivning överlämning och inflyttning. Det sista steget i processen innebär att man I behovsbeskrivningen preciseras problemen och verksamheten beskrivs. En utvärderar arbetsmiljön.

grov uppskattning görs av kostnaderna för att åtgärda problemen. När behovsbeskrivningen är upprättad beslutas om man ska gå vidare till nästa steg och genomföra en förstudie. Genomförandet av behovsbeskrivningen omfattar Rätt inredning 22 aktiviteter: följande • Problembeskrivning • Verksamhetsanalys • Arbetsmiljöbehov • Ekonomisk kalkyl • Beslut Behovsanalysen för Ramunderskolan genomfördes som ett första steg i arbetet och kom att vara den plattform som projektet vilade på. Visionen för den nya Ramunderskolan byggde på samverkan mellan i första hand grundskolan, fritidsverksamheten, särskolan och musikskolan. Den innebar också samverkan med andra verksamheter såsom Elevhälsan och föreningsverksamhet. Ett annat viktigt inslag var att stärka Ramunderområdet, en central stadsdel, i syfte att öka kommunens attraktionskraft genom att förbättra det egna serviceutbudet som skola och omsorg, samt förstärka samverkan med andra offentliga och enskilda servicegivare. Ramunderskolan med närhet till det planerade resecentrumet och idrottsplatsen utgjorde dessutom en viktig del i stadsförnyelsen. Verksamhetsförändringarna för skolan innebar övergång till att arbeta i arbetslag, ett mer individualiserat lärande samt ett utökat samarbete mellan

58 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

skolan och fritidsverksamheten. Skolan skulle byggas om utifrån hur skolverksamheten ser ut idag och troligen kommer att se ut, samt aktuell forskning kring utbildning och lärande. Förstudie Förstudien innebär att man utifrån behovsbeskrivningen tar reda på vilka handlingsalternativ som finns för att tillgodose behoven. Handlingsalternativen beskrivs och värderas utifrån nyttan för berörda verksamheter, tekniska förutsättningar, ekonomiska konsekvenser och tidsåtgång. I förstudien görs också en bedömning av framtida kostnader och besparingar om handlingsalternativen genomförs. Resultatet av förstudien är förslag till beslut om fortsatt inriktning och ekonomisk ram för projektet. Rekommendationen kan också vara att lägga ned projektet. Förstudien är indelad i sex aktiviteter. Om man vill göra en förenklad förstudie är det i princip bättre att gå igenom aktiviteterna översiktligt i nedan nämnd ordning, än att hoppa över någon aktivitet. De sex aktiviteterna är: 1. Analys av behovsbeskrivning 2. Möjliga handlingsalternativ 3. Nyttobedömning 4. Ekonomisk bedömning 5. Förslag till inriktning och investeringsram 6. Beslut om inriktning och ekonomisk ram Den tredje aktiviteten i förstudien är att bedöma nyttan med varje handlingsalternativ. Det innebär att handlingsalternativen bedöms inom ett antal områden som har direkt betydelse för organisationens förmåga att nå sina verksamhetsmål och uppfylla koncerndirektiven för inredning och lokaler men som inte kan värderas direkt i kronor och ören. För att hitta den optimala lösningen för Ramunderskolan genomfördes en förstudie där flera alternativ analyserades och jämfördes utifrån nyttan för verksamheten och effekterna på kommunens ekonomi. Bedömningen av nyttan för de olika alternativen gjordes med tyngdpunkt på ändamålsenlighet, ekonomi, flexibilitet och att arean skulle kunnas användas effektivare både av skolan och fritidsverksamheten. Det gjordes flera investeringskalkyler baserade på olika lösningar och med olika elevvolymer. Beräkningarna byggde också på att värdera nyttan med de olika alternativen och vilka effektiviseringar som kunde genomföras, bland annat genom att samlokalisera fritidsverksamhet och musikskola med flera verksamheter. En yttre ram sattes också för hur mycket årskostnaden för kommunen fick öka. Det valda alternativet blev att dimensionera ombyggnaden för ca 500 elever. Ett visst lokalöverskott fanns men kunde senare avvecklas om den nedåtgående elevtrenden höll i sig.

Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer 59

Diskussion Det tillämpade arbetssättet innehåller i stora delar de viktigaste komponenterna i en nyttoanalys. Flera alternativa lösningar analyseras utifrån nytta och ekonomiska effekter på kommunens ekonomi och analysen baseras på en behovsbeskrivning. Den bedömda nyttan för respektive alternativ är en sammanvägning av poäng för specificerade nyttor för de olika alternativen, och är således en relativ jämförelse. Jämfört med PENG-modellens metodik är de huvudsakliga skillnaderna att analysen fokuserar på interna nyttor och att dessa har poängsatts istället för att värderas i monetära termer.

Exempel 3. Beslutsprocessen inför Lokalinvesteringar: Malmö stad Stadsfastigheter är ett affärsområde inom Serviceförvaltningen med huvuduppgift att förvalta Malmö stads bebyggda fastigheter för skola, barn- och äldreomsorg, fritid, kultur och administration. Totalt uppgår Stadsfastigheters bestånd till 1,5 miljoner kvm och omsätter ca 1,2 miljarder kronor. Fastighetskontorets lokalförsörjningsavdelning, även kallad LiMa (Lokal i Malmö) fungerar som internkonsult för alla förvaltningar inom Malmö stad när det gäller lokalfrågor. När Stadsfastigheter ska bli hyresvärd arbetar kommunens aktörer efter en överenskommen beställningsrutin. Rutinen finns i sin helhet i bilaga 5. Inför beredning av ärenden där förhyrningen under avtalstiden överstiger 10 mkr och investeringarna överstiger 10 mkr, ska beställande förvaltning lämna skriftliga upplysningar i följande frågor: • Att de ökade lokalkostnaderna ryms inom tilldelade kommunbidrag • Att projektet medtagits i den långsiktiga lokalförsörjningsplanen • Konsekvensbeskrivning om projektet ej genomförs eller förskjuts i tiden • Alternativ till föreslagen förhyrning/investering • Vilka är de berörda nyttjarna? (barn, elever, äldre etc.) • Hur påverkas andra stadsdelar/förvaltningar? • Vad händer med eventuella lämnade lokaler? • Finns användbara lokaler i andra stadsdelar? • Vilka alternativa nyttjandemöjligheter finns för lokalen efter avtalstidens slut? • B eräknat antal nyttjare (barn, elever, äldre etc.) inom en tioårsperiod

60 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Diskussion I den redovisade modellen för lokalförsörjning i Malmö stad framgår att ansvaret för genomförande av en nyttoanalys i rapportens mening helt ligger hos den nyttjande förvaltningen eller berörda politiska nämnder och styrelser.

Exempel 4. Försvarsmakten: Lokaleffektivisering som ett led i beslutsprocessen Försvarsmakten har för 2011 ett anslag på drygt 40 miljarder kronor. Av Förvarsmaktens totala budget utgör fastighetsrelaterade kostnader ca 2,6 miljarder kronor, vilket är den tredje största kostnadsposten efter personalkostnader och materiel. Försvarsmakten har genomgått stora verksamhetsförändringar och organisatoriska förändringar under de senaste åren. Kraven på kostnadseffektivitet och direkta besparingar har skärpts. Detta har inneburit förändrade lokalbehov, som tagit sig uttryck i ett totalt sett minskat lokalbehov, men även i behov av nya, mångfunktionella lokaler. Försvarsmakten hyr lokaler, mark och anläggningar av Fortifikationsverket som har till huvuduppgift att förvalta statens fastigheter avsedda för försvarsändamål. Fortifikationsverkets verksamhet är avgränsad till att tillhandahålla och förvalta de lokaler som Försvarsmakten beställer. Fortifikationsverket har varken nödvändig information för eller i uppdrag att analysera Försvarsmaktens lokalbehov och vilken nytta som alternativa lokallösningar kan generera. Förvarsmakten bedriver ett systematiskt arbete för att uppnå vad man kallar effektivt lokalnyttjande. Med effektivt lokalnyttjande avser Försvarsmakten i huvudsak två saker: • Rätt mark och lokaler i tid till lägsta möjliga kostnad och med klart definierad nytta för organisationen • Uppnå hög kostnadseffektivitet genom att optimera nyttjande och maximera avveckling. Begreppet effektivt lokalnyttjande omfattar både effektivt utnyttjande av befintliga lokaler och att dessa används för lämplig verksamhet. Försvarsmakten genomför löpande projekt enligt en systematisk process för att identifiera förändringsmöjligheter som kan leda till effektivare lokalnyttjande. Metoden bygger på att analysera behov, förutsättningar och resurser för att identifiera graden av fastighetsbeståndets utnyttjande i nuläget, möjlig anpassning av verksamhetsplaneringen, behov av nyinvestering, möjligheter till uppsägningar och kvarvarande överkapacitet. Förvarsmakten har erfarenhet av att tillämpa sin process för effektivt lokalnyttjande på ett antal garnisoner runt om i landet, både större och mindre garnisoner. Erfarenheterna visar att garnisonsledningens engagemang är av stor

Beslutsprocessen vid lokalinvesteringar hos några olika aktörer 61

betydelse, att personalen ofta har höga förväntningar på resultatet och att det många gånger är möjligt att identifiera besparingspotential på relativt kort tid. Arbetets omfattning är vanligen en till tre veckor med uppehåll för analysarbete. En förutsättning har varit att Fortifikationsverket har kunnat tillhandahålla uppmätning av LOA innan projektet inleds. Rapporten från genomlysningen innehåller en redovisning av genomförd inventering, en analys av lokaleffektiviteten och förslag till fortsatt inriktning. Inventeringen beskriver det aktuella förbandets verksamhet, dess behov av fastigheter och slutligen dess tillgång till resurser i form av lokal- och markbestånd samt nyttjande av externa förhyrningar. Analysen av lokaleffektivitet är dels en nyttjandeanalys, dvs. i vilken omfattning lokalerna används över tiden, och dels en analys av effektivitet enligt ett antal nyckeltal som t.ex. redovisar antal kvadratmeter LOA per person för viss typ av verksamhet. Förslaget på fortsatt inriktning ger rekommendationer som avser både lokalernas användning och hur förbandets verksamhetsplanering kan förändras för att uppnå ett mer effektivt lokalnyttjande. I förslaget redovisas även behov av nyinvesteringar samt möjligheter till uppsägningar och vilken kvarvarande överkapacitet som kommer att uppstå. Det sistnämnda är en konsekvens av att byggnaderna och lokalerna i många fall är grupperade inom garnisonsområden, vilket gör att de inte på ett enkelt sätt kan avskiljas för uppsägning utan att t.ex. säkerhetsproblem uppstår.

Diskussion Denna skrifts definition av nyttoanalyser (se kapitel 3) kan relativt väl sägas spegla det arbete som Försvarsmakten genomför, dock med ett undantag. I Försvarsmaktens process värderas olika alternativa lösningar utifrån verksamheternas – de relevanta intressenternas – behov och graden av behovstillfredsställelse bestäms, dvs. i vilken mån lokalerna förmår stödja verksamheten på önskat sätt. Detta eftersom samtliga byggnader eller lokaler är anskaffade och förhyrda för ett specifikt syfte som s.k. ändamålsfastigheter. Avvikelsen från definitionen i denna skrift är den otydliga kopplingen mellan genomförda effektiviseringar och monetära konsekvenser som olika lösningar ger upphov till. I de fall uppsägningar är aktuella kan besparingar utläsas explicit, men värdet av t.ex. mer noggrann schemaläggning eller nyttjande av lokaler på ett mångfunktionellt sätt uttrycks inte i pengar. Analysen stannar vid att i huvudsak redovisa olika former av yteffektivitet och nyttjandegrad, vilket gör att varje sparad kvadratmeter värderas lika, även om det kan finnas betydande skillnader i kapital- och driftkostnader för olika byggnader eller orter. Så länge besparingar inte ska åstadkommas genom nyinvesteringar uppstår inte konkurrens om begränsade medel, varje sparad kvadratmeter är då viktig, men vid prioritering mellan olika nyinvesteringar måste rimligen nyttan uttryckas i monetära termer för att bästa beslut ska kunna fattas.

62 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

k a pitel 6

Diskussioner och slutsatser En tydlig slutsats är att nyttoanalyser där direkta och indirekta nyttors ekonomiska värde identifieras och sammanställs förekommer i mycket liten utsträckning i samband med lokal- och fastighetsinvesteringar. Detta är en naturlig följd av rådande styr- och organisationsformer. Fastighetsorganisationens uppdrag är vanligen avgränsat till att leverera lokaler som på ett kostnadseffektivt sätt uppfyller verksamheternas krav, samt att försäkra sig om att verksamheten är beredd att betala den hyra som investeringarna medför. För att kvalitetssäkra denna process finns ofta väl utvecklade investeringsprocesser som systematiskt analyserar behov och kostnadssätter olika alternativ. Det är sedan upp till verksamheten att väga nytta mot kostnader, dvs. att genomföra sin nyttoanalys. Medför detta problem eller finns det möjligheter att förbättra fastighetsorganisationernas analyser inför investeringar och i större utsträckning arbeta för att monetärt värdera nyttan för verksamheterna? De styrsystem som vanligen förekommer med tydliga beställar- och utförarroller, och där marknadskrafter balanserar nytta och kostnader på ett effektivt sätt, kräver i princip inte mer av fastighetsorganisationerna än vad som utförs i nuläget. Om däremot en mer hierarkisk styrning efterfrågas med större inslag av ansvar för koncernperspektivet, är nyttoanalyser av t.ex. den typ som PENG-modellen representerar av stort värde. Även internt inom ett verksamhetsområde, t.ex. sjukvården eller försvaret,

Diskussioner och slutsatser 63

finns det sannolikt goda möjligheter att mer utförligt skapa förståelse för investeringars totala monetära konsekvenser med hjälp av nyttoanalyser av denna typ.

Det faktum att organisation och styrsystem gör att fastighetsorganisationerna tappar initiativet till att genomföra nyttoanalyser är däremot inte liktydigt med att de saknar utvecklingsmöjligheter inom området. Grundläggande för att verksamheterna ska kunna fatta optimala strategiska och taktiska lokalbeslut är att de har tillgång till fastighetsorganisationens expertkunnande. Samverkan krävs för att alla till buds stående alternativ ska kunna identifieras eller för att utveckla verkligt innovativa och kreativa lösningar. Kunskapen om fastigheterna avseende teknik, ekonomi m.m. ägs i stor utsträckning av fastighetsorganisationen. Verksamheternas nyttoanalyser för lokalinvesteringar är i hög grad beroende av god rådgivning och medverkan från fastighetsorganisationen.

64 Nyttoanalyser för lokalinvesteringar

Bilagor I skriften hänvisas till ett antal bilagor, som också listas nedan. Bilagorna utgör en exempelsamling med material från ett antal offentliga fastighetsägare. Bilagorna redovisas inte i den tryckta versionen men kan enkelt laddas ned i elektronisk form från SKL:s hemsida. Gå in på www.skl.se/publikationer, sök på skriftens titel och klicka sedan på ”Bilagor – hämta som pdf-fil”. 1. P ENG- analys: Krubbankonceptet Slutrapport av PENG-analys av Krubbankonceptet. Rapporten innehåller en mer utförlig beskrivning av analysen än den som presenteras här och inkluderar bl.a. beskrivning av alla värderade nyttoeffekter samt hindersanalys och hemtagningsprojekt. 2. P ENG-analys rörande eventuell flytt av Laboratoriemedicinskt centrum i Östergötland Slutrapport av PENG-analys av LMC. Rapporten innehåller en mer utförlig beskrivning av analysen än den som presenteras här och inkluderar bl.a. beskrivning av alla värderade nyttoeffekter samt hindersanalys och hemtagningsprojekt. 3. L ocum – Underlag för Behovsanalysrapport Pdf-dokument av den mall som används för att göra behovsanalysrapport inom Locum. 4. L ocum – Underlag för Förstudierapport Pdf-dokument av den mall som används för att göra förstudierapport inom Locum. 5. M almö stad – Beställningsrutin och checklista för stadens förvaltningar i samarbete med Stadsfastigheter och LiMa Kortfattad beställningsrutin mellan kommunens aktörer

Bilagor • Referenser • Intervjuer 65

Referenser 1. R ätt beslut – Investeringsbeslut i offentliga organisationer, Svenska Kommunförbundet, 1998 2. P ENG-modellen, Lars Erik Dahlgren et al, 2010 3. I nredningsplanering – En planeringsmodell för inredning i skolor och förskolor, Sveriges Kommuner och Landsting, 2010 4. V ägledning i nyttorealisering, E-delegationen, 2011.

Intervjuer • C ecilia Brännvall, Statens fastighetsverk • Anders Daniels, Statens fastighetsverk • Johanna Karlsson, Scandinavian Employeeship Institute (SESI), Certifierad PENG-ledare • Thomas Karlsson, Locum • Peter Nilsson, Pne Konsult/ Landstinget i Östergötland • Per Sohl, Försvarsmakten • Lars Stigberg, Grundare PENG • Karin Wittenfelt, Malmö stad

66 Nyttoanalyser fรถr lokalinvesteringar

Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (UFOS)

Nyttoanalyser för lokalinvesteringar Investeringar i lokaler har stor strategisk betydelse eftersom de är långsiktiga och påverkar organisationens förmåga att tillhandahålla vård, utbildning, kultur, omsorg eller andra tjänster. De innebär också att kapital binds, vilket påverkar den ekonomiska handlingsfriheten under många år, ofta under längre tid än man kan förutse behovet av lokaler. Därmed är det av stort intresse för offentliga huvudmän att konsekvenser av olika investeringsalternativ blir allsidigt belysta och att besluten grundas på både breda och djupa beslutsunderlag. Denna skrift syftar till att belysa hur nyttovärderingar kan användas som besluts- och diskussionsunderlag. Skriften vänder sig till beslutsfattare inom fastighetsorganisationer och inom de verksamheter som nyttjar lokalerna. Verksamheternas nyttoanalyser av lokalinvesteringar är i hög grad beroende av god rådgivning och medverkan från fastighetsorganisationen. Skriften har initierats och finansierats av UFOS – ”Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor”. Här ingår Sveriges Kommuner och Landsting, Akademiska Hus, Fortifikationsverket, samt Samverkansforum för statliga byggherrar genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter. Skriften beställs på www.skl.se/publikationer isbn 978-91-7 164-752-8