7289-230-7 by Sveriges Kommuner och Landsting

Årsredovisningar – något för medborgaren? Metoder och erfarenheter i kvalitetsarbetet Nr 10

rapporten kan beställas från: trycksaksbeställningen tel: 020-31 32 30 fax: 020-31 32 40 beställningsnummer: 7289-230-7 pris: 95 kronor, frakt och moms tillkommer

© svenska kommunförbundet 1:a upplagan isbn 91-7289-230-7 grafisk form, produktion: gunnar ståhl legus projekt & media tryck: katarina tryck stockholm 2004 svenska kommunförbundet 118 82 stockholm besöksadress: hornsgatan 20 tel: 08-452 71 00 fax: 08-452 72 29 www.svekom.se e-post: sk@svekom.se

Innehåll

Förord Bakgrund Syfte Vilka har deltagit och hur har vi arbetat? Deltagare Arbetformer Arbetsgång Vad menas med kvalitetsmått? Några inspirationskällor Kollegiegranskning Granskningsmallen Fokusgrupper Populärversioner – enkla redovisningar till medborgarna Resultat med olika exempel från årsredovisningarna 1 Mål och resultat 2 Kvalitativa mått per verksamhet 3 Resultat av brukaroch medborgarundersökningar 4 Välfärdsbokslut 5 Service- och kvalitetsdeklarationer Kommunernas synpunkter 1 Viktiga ändringar 2000–2002 2 Verklighet kontra projektmålsättning 3 Matnyttigheter i projektet 4 Framtid Diskussion Bilaga 1 Kollegiegranskningsmall Kontaktpersoner i projektet

5 7 8 11 11 11 12 15 17 19 20 23 27 29 29 30 30 31 31 33 33 35 37 38 41 43 47

Förord

Årsredovisningen borde vara ett av de mest spännande och för medborgarna mest centrala dokumenten att ta del av. Här skall ju kommunen återberätta vad som åstadkommits med de resurser som medborgarna ställt till politikens förfogande. Tyvärr är väl detta sällan situationen. Årsredovisningen i kommunen är ofta en produkt som är riktad till ett begränsat antal personer. Att vidga intresset för redovisningen till en större grupp, exempelvis till alla medborgare i kommunen, kan upplevas som ett ouppnåeligt mål. Samtidigt är det inte orimligt att kommunen presenterar sina resultat för kommuns medborgare, de som med sina skattepengar finansierat verksamheterna. Som ett steg för att stimulera till en utveckling i denna riktning har projektet ”Kvalitativa årsredovisningar” drivits tillsammans med åtta kommuner. I denna skrift avrapporteras några av de resultat som dessa kommuner gjort i sin strävan att utveckla sina årsredovisningar. Förhoppningen är att dessa erfarenheter skall komma andra till nytta och dessutom fungera som en stimulans till en fortsatt diskussion och utveckling av årsredovisningen. Följande kommuner har deltagit i projektet: Alvesta, Bollebygd, Hudiksvall, Kungsbacka, Lomma, Norrtälje, Kristianstad och Rättvik. Ett stort tack till er för era strävanden och allt det arbete ni lagt ned. Projektet har letts av Bo Gertsson, BOGEKO Konsult, och Lars Strid, Svenska Kommunförbundet. Bo och Lars har även sammanställt denna skrift. Projektet har drivits som en del i Kvalitetsprojektet. Lennart Hansson Sektionen för ekonomistyrning

Bakgrund

Den kommunala årsredovisningen är i dag huvudsakligen en ekonomisk resultatsammanställning. Utan överdrift kan vi konstatera att intresset från medborgarna i kommunerna för dessa redovisningar är mycket begränsat. Orsakerna till det låga intresset är givetvis flera. Grundläggande är att årsredovisningen inte presenterar för medborgaren tillräckligt intressant information. Medborgarens intresse ligger sannolikt i att få en enkel och överskådlig information om vad skattepengarna har använts till och vilka kvalitativa resultat dessa satsningar lett till, det vill säga en presentation av nyttan som åstadkommits med de satsningar/resurser som medborgaren bidragit med. Ett resultat med ett kvalitativt innehåll och värde kopplat till kostnader är i dag sällan presenterade i dessa redovisningar. Därtill har även formen, språket m.m. en stor betydelse för att medborgaren ska kunna ta till sig informationen. En snabb utblick inom det kommunala Sverige ger mycket få exempel på en utveckling åt detta håll. Årsberättelserna förblir i de flesta fallen en produkt som trycks och sprids i en relativt liten upplaga för politiker, ledande tjänstemän och några delar av det lokala näringslivet. Egentligen skulle man kunna se årsredovisningen som den kanske mest betydelsefulla redovisningen under året till ”ägarna” av de kommunala tjänsterna, de skattebetalande medborgarna. En redovisning som på ett tydligt och enkelt sätt redovisar hur vi handskats med de uppdrag vi fått. Har det utförts på ett bra sätt? Vad har man fått för pengarna? Har man fått ut maximalt av varje skattekrona? En sådan redovisning skulle kunna skapa en plattform för en utvecklad dialog mellan medborgare och kommunens ledning. Frågan är om detta är en illusion och därmed inte något som vi skall lägga ned krut på eller om årsredovisningarna trots allt rymmer en otydliggjord potential för medborgardialog. Vi har i detta projekt valt att se årsredovisningen som en möjlighet och relevant utmaning att pröva tan7

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

ken för att se hur långt man kan komma. Inspirationen har vi ursprungligen hämtat från den engelska kommunen Braintree – en kommun som internationellt utmärkt sig med ett systematiskt utvecklingsarbete för att bland annat öppna upp kommunen och göra medborgarna mer delaktiga. Deras initiativ för ett par år sedan var att ta fram en enkel beskrivning som förutom de ekonomiska resultaten även redovisade kvalitativa resultat. För att få fram en skrift som var intressant för med medborgarna genomförde man i den engelska kommunen flera fokusgrupper med olika medborgargrupper under temat ”vad vill medborgarna veta?” Resultatet blev en mindre skrift som skickades ut till alla hushåll. Förutom olika resultat lät kommunen även jämföra sina resultat med andra kommuner. För att veta hur skriften mottogs frågade man strax efter utskicket till hushållen medborgarna om man hade läst den och vad man tyckte om innehållet. Resultatet blev över förväntan. Över 50 procent hade läst skriften och hälften av dessa hade sparat den för att de ansåg den vara intressant. Kan dessa erfarenheter överföras till svenska kommuner? Detta projekt försöker svara på den frågan. Samtidigt ser vi denna strävan som ett uttryck för att medborgaren i allt större utsträckning, nationellt och internationellt, kräver att få insyn och en ökad kunskap om hur kommunen hanterar medborgarnas pengar. Den information som vi i dag producerar har en tendens att bli alltför intern. Den är sällan utformad och anpassad för att medborgaren ska kunna ta del av den. Vi måste därför utveckla nya former och kanaler i vår informationsgivning. En sådan utveckling i de kommunala verksamheterna ligger i linje med vår strävan att sätta medborgaren i centrum.

Syfte Projektet har flera syften. Dels skall projektet ta fram exempel på och modeller för redovisningar med fokus på kostnader, resultat och kvalitet ur ett medborgarperspektiv, dels ska någon form av enkel sammanställning presenteras för kommunens medborgare. Redovisningarna ska givetvis inte enbart lyfta fram det positiva utan även redovisa eventuella brister som kan finnas i kommunen. Därtill ett förtydligande av vad kommunen tänker prioritera i sina ansträngningar att förbättra. 8

BAKGRUND

En sådan strävan bör ses som ett sätt för kommunledningen att förbättra sin informationsgivning till medborgaren och därmed öka medborgarens möjligheter att påverka de kommunala tjänsterna. Det skulle kunna ge en ny plattform för politiker och tjänstemän att diskutera med medborgaren samtidigt som det kan öka legitimiteten för de kommunala tjänsterna.

Vilka har deltagit och hur har vi arbetat? Deltagare Under en längre tid har årsredovisningens roll i kvalitetsarbetet diskuterats i olika sammanhang. Flera kommuner har i underhandsdiskussioner uttryckt sitt intresse för att arbeta särskilt med denna fråga. Detta var bakgrunden till den inbjudan som Svenska Kommunförbundet gjorde sommaren 2001. Av dem som anmälde intresse har slutligen åtta kommuner deltagit i projektet. Dessa åtta kommuner representerar både stora och små kommuner och har dessutom en stor spridning över landet: Alvesta, Bollebygd, Hudiksvall, Lomma, Kristianstad, Kungsbacka, Norrtälje och Rättvik. En central utgångspunkt för projektet har varit att kommunernas deltagande måste vara förankrat i kommunens högsta politiska ledning. Detta ville vi skulle manifesteras bland annat genom att de förtroendevalda både deltog i själva projektarbetet och i arbetet på hemmaplan. I arbetet under de dryga två projektåren har kommunstyrelsepolitiker deltagit. Detta har gett projektarbetet i respektive kommun en stor tyngd. Man kan utan tvekan konstatera att projektet har lett till en reell påverkan och medverkat till en tydlig utveckling av årsredovisningsdokumentet och andra produkter som redovisar ekonomi, volym, kvalitet och resultat. Enligt vår uppfattning har projektförankringen hos kommunernas politiska ledningar varit en förutsättning för detta framgångsrika utvecklingsarbete.

Arbetsformer I projektarbetet har vi haft omfattande exempelpresentationer i form av idéseminarier vid ett par tillfällen. Detta och kommunvisa presentationer, kompletterat med deltagande kommuners egna produkter och erfarenheter, har sedan utgjort underlag för gruppdiskussioner av olika 11

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

slag. Mellan mötena har kommunerna haft olika arbetsuppgifter av inventerande och analyserande karaktär, bland annat framtagande av kvalitetsmått. En omfattande och betydelsefull del i arbetet har varit kollegiegranskningen av kommunernas årsredovisningar. Arbetet har vidare präglats av många möten och däremellan många mellankommunala kontakter, som det skall vara i ett lyckat nätverksbygge. Kommunerna har också fått möjlighet till utbildning i att arbeta med fokusgrupper, något som flera sedan har använt sig av.

Arbetsgång Arbetssättet i projektet utarbetades tillsammans med de deltagande kommunerna efter en grundidé, som hade följande utseende: • Inbjudan. Projektförväntningar och -målsättning presenteras. Intressant och värdefullt för både politiker, tjänstemän och medborgare. Deltagarna presenterar sina nuvarande dokument. • Exempel, smörgåsbord. Projektledningen presenterar en omfattande exempelsamling över hur man gör och hanterar informations- och redovisningsmaterial, både i andra kommuner och hos andra huvudmän samt visar på internationella erfarenheter av olika slag, allt i avsikt att inspirera deltagarna. • Kvalitetsnyckeltal. Inledningsvis diskuteras nyckeltals och särskilt kvalitetsnyckeltals fel och förtjänster. Kommunernas eget årsredovisningsmaterial utgör utgångspunkt. • Kollegiegranskningar I (2000). (Se bilaga 1.) Att arbeta med autentiskt material är det bästa. Deltagande kommuners egna årsredovisningar för år 2000 är utgångspunkt för den första kollegiegranskningen. Som underlag för kollegiegranskningen används en mall som arbetats fram inom projektet. • Populär- och lightversioner. Parallellt med arbetet med årsredovisningar har behovet av särskilda produkter, riktade mot den ”breda” allmänheten, uppmärksammats allt mer. De deltagande kommunerna har redovisat sina sätt att sprida sådan information, samtidigt som man inspirerats av kollegor till vidareutveckling. • Kollegiegranskningar II (2002). Årsredovisningarna för 2002 utgjorde underlag för en förnyad kollegiegranskning som också jämfördes 12

VILKA HAR DELTAGIT OCH HUR HAR VI ARBETAT?

med tidigare gjord. Projektets påverkan på de senare produkterna var tydlig. • Slutsatser och erfarenheter diskuteras och redovisas och får ligga till grund för fortsatt arbete.

Vad menas med kvalitetsmått?

Resultat och kvalitet är begrepp som ofta väcker förvirring och osäkerhet. Vad lägger man för betydelse i begreppen och hur ska de definieras? Kvalitet är till sin natur ett svårt begrepp eftersom det bygger på värderingar som ofta skiftar från person till person. Begreppet kan därför upplevas som diffust och därmed svårt att mäta. För att få rätsida på begreppet är det nödvändigt att få ett enande om dess innehåll och mening. En framkomlig väg är att ena sig om vilket perspektiv vi vill lägga i begreppet kvalitet. Erfarenhetsmässigt diskuteras kvalitet ur främst två perspektiv. Dels ett professionellt perspektiv, där de som arbetar i de olika verksamheterna formulerar kvaliteten utifrån sitt perspektiv, och dels ett medborgar-/ brukarperspektiv. Professionens värderingar överensstämmer inte alltid med de värderingar som medborgaren/brukaren lägger i kvalitetsbegreppet. Detta är inget att förvåna sig över utan är högst naturligt. Poängen är att kunna lyfta fram båda perspektiven. Erfarenheten pekar emellertid på att det allra oftast blir det professionella perspektivet som dominerar. Ett medborgar-/brukarperspektiv har visat sig svårare att lyfta fram och diskussionen kan ibland tendera att det professionella perspektivet hävdar att medborgarperspektivet inte är så väsentligt. ”Man är ju ändå sakkunnig i frågan.” Vi har i diskussionerna valt att försöka formulera ett medborgarperspektiv på kvalitetsbegreppet – detta givetvis med tanke på att kvalitetsredovisningen ska få en mening och betydelse för den som läser årsberättelser, dvs. målgruppen bestämmer perspektivet. De kommunala verksamheterna ska därför kunna granskas ur detta perspektiv för att kunna lyfta fram ett mindre antal mått som inte beskriver helheten utan ett par, ur medborgarens perspektiv, viktiga kvalitativa egenskaper. Exempelvis sådana enkla, men för medborgaren viktiga aspekter, som hur lång tid tar det att få ett beslut i en enkel bygglovs15

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

ansökan? Hur lång tid tar det att få en plats i förskolan? Hur många oplanerade stängningar av dagis har vi gjort under året? Vilka är kunskapsresultaten inom skolorna? etc. Dessa frågor kan mätas och ges ett svar. Samtidigt är svaren på dessa frågor en del av ett resultat. De är ett uttryck för hur vi lyckats med våra prestationer utifrån de förutsättningar vi har. Därmed blir de ytterligare en dimension av kommunens resultatredovisning. Det finns i detta sammanhang en viktig frågeställning att fundera över. Finns det gemensamma värderingar om kvaliteten inom de olika perspektiven? Erfarenheterna pekar på detta. Ur ett medborgarperspektiv finns det ofta ”självklara” kvalitetsaspekter, såsom exempelvis väntetid i myndighetsutövning, kunskaper inom skolan, kötid till förskolan osv. I en internationell utblick förekommer dessa kvalitetsaspekter som olika kvalitetsmått i ett flertal olika kommuner och länder världen över. Samtidigt ska vi vara medvetna om att medborgarnas kunskapsintresse och värderingar alltid kan förändras. Vad som under en viss tid i en kommun är väsentligt kan i en annan upplevas som relativt oväsentligt. Det har därför varit naturligt i projektet att inventera nationella och internationella erfarenheter kring olika kvalitetsmått. Denna inventering har sedan varit en inspirationskälla och ett underlag för diskussioner i projektet. Kvalitetsmått sorteras ofta in i två grupper. Den första gruppen är subjektiva mått som utgår från vad den enskilde anser om verksamheten, dvs. mer en attityd. Detta mäts oftast i enkäter eller intervjuer. I kommunerna har detta använts sedan flera år tillbaka, men resultatet redovisas tyvärr mycket sällan i årsberättelserna och ej heller på kommunens webbsidor. Detta förefaller som något märkligt med tanke på både de resurser som läggs ned på enkäterna och på att de ofta dessutom visar på goda resultat. Den andra gruppen är de objektiva mått som exemplifierades ovan. Resultaten av dessa mått har oftast hämtats från den egna organisationen. Måtten kräver inte mycket resurser för att tas fram och möjliggör en kontinuerlig uppföljning år för år. Kombinationen av dessa två grupper är styrkan och ger en mer pålitlig resultatbild. Ett resultat måste på något sätt värderas. Om exempelvis kommunen 16

VAD MENAS MED KVALITETSMÅTT?

redovisar att under föregående år kunde man erbjuda en plats inom förskolan inom två månader, är det då ett bra resultat? För att värdera detta måste det ställas i relation till något, det måste jämföras. Antingen i förhållande till ett likadant mått i en annan kommun eller i förhållande till tidigare års resultat i den egna kommunen. Först när detta görs får resultatet ett värde och en betydelse, samt vara underlag för analys och därmed utgöra grund för att vidta förändringar och bidra till verksamhetsutveckling.

Några inspirationskällor 1 Inom den anglosaxiska världen har man sedan flera år tillbaka använt sig av begreppet ”performance indicators”. Detta är mått som dels används på nationell nivå, dels är lokalt utformade. Flera av dessa mått är att hänföra till aktivitets- och kostnadsmått, men det finns även en hel del mått som enligt vårt synsätt är att betrakta som kvalitetsmått. Måtten är definierade och testade och kan i en hel del fall vara till nytta för svenska kommunala behov. Om du vill botanisera i denna intressanta exempelsamling så kan du lämpligen gå in på följande webbsida: www.local-pi-library.gov.uk 2 Svenska Kommunförbundets projekt ”Jämförande kvalitetsnätverk” består i dag av flera olika kommunala nätverk och har under flera år på ett innovativt sätt tagit fram ett stort antal kvalitetsmått i sina jämförelser. Måtten har tagits fram ur ett medborgarperspektiv och har genom ett flertal undersökningar testats och värderats. Alla kommunala verksamheter har inte undersökts, men dock flertalet och de större kommunala verksamheterna. En fördel med att använda dessa mått är att kommunen med automatik får en jämförelsekälla. Ett eget resultat kan, förutom över tiden, också jämföras med flera andra kommuners. Alla undersökningar är offentliggjorda och finns att hämta på följande webbsidor: www.svekom.se/ekonomi/kvalitet/Jamforande/kvali tet.htm 3 Ytterligare en intressant inspirationskälla är de kommuner som har tagit fram servicedeklarationer och tjänstegarantier. Dessa är som regel 17

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

framtagna i dialog med medborgare och har ofta ett tydligt medborgarperspektiv. Ett stort antal är mycket konkreta och därmed mätbara. Här har flera exempel hittats samtidigt som det för många av dessa kommuner har varit självklart att ta fram resultaten av dessa i sina årsberättelser. Exempel på dessa deklarationer och garantier hittar du i våra skrifter och länkar på www.svekom.se/ekonomi/kvalitet/Tjanste garantier/Garantiindex.htm 4 Ytterligare en inspirationskälla har den danska staten bidragit med i sitt betänkande nr 1399. Detta omfattande betänkande har som tema jämförbar medborgarinformation. Ett stort arbete har lagts ned på en omfattande dialog med brukare och medborgare för att ta fram exempel på information som medborgarna upplever som värdefulla och har nytta av. Många exempel finns dokumenterade och kan hämtas som pdf-filer på www.im.dk/publikationer/bet1399/forside.htm 5 I linje med detta finns även Göteborgs stads intressanta arbete med ”Balansen”. Kommunen har här samlat information till stadens medborgare om olika kommunala verksamheter för att de ska kunna göra medvetna och rationella val när det gäller olika verksamheter. Balansen hittar du på www.balansen.goteborg.se 6 Ytterligare ett givet område att få inspiration från är statens initiativ att skapa en nationell kommundatabas. Mestadels har informationen hittills inom databasen avsett olika kostnadsmått och aktiviteter. Kvalitetsmått ur ovanstående perspektiv finns det ännu relativt få av. Se vidare på www.kommundatabas.nu Förutom detta finns även de sammanställningar som gjorts av olika statliga verk, såsom exempelvis Skolverket, www.jmftal.artisan.se

Kollegiegranskning1

Kollegiegranskning har under senare år blivit en alltmer använd och beprövad metod i det kommunala kvalitets- och förbättringsarbetet. I all sin enkelhet utgår den från att ett antal personer/kollegor från till exempel olika kommuner kommer överens om att en gemensam och ömsesidig granskning skall utföras. Inom detta projekt har vi använt metoden för att försöka förbättra framför allt produkten Årsredovisning. I detta projekt inleddes arbetet med recensioner och exempel på hur årsredovisningar kunde utformas och se ut. Detta användes sedan som underlag i diskussioner för att ta fram ett förslag till granskningsmall. Granskningsmallen arbetades fram gemensamt under de inledande mötena och har tjänat som mall vid samtlig kollegiegranskning och är framtagen med fokusering på projektets huvudinriktning: • att årsredovisningen i större utsträckning bör redovisa kvaliteter och resultat av den verksamhet som bedrivits under året (till exempel kvalitetsmått av olika slag) och • att årsredovisningens budskap är viktigt. Innehållet/budskapet behöver i större utsträckning göras mer tillgängligt, bland annat för kommunens medborgare. Kollegiegranskningens inriktning var i enlighet med detta projekts övergripande mål och syften, att lyfta fram kvalitets- och resultataspekter. Vidare att presentera materialet på ett sådant sätt så att det blev tillgängligt, aptitligt och attraktivt även för den läsare som ”bara” är en vanlig medborgare.

1 Läs mer i Kollegiegranskning av kvalitetsarbete, Svenska Kommunförbundet, 2003.

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

Kollegiegranskningen genomfördes i tre grupper av kommuner med följande sammansättning: Grupp 1 Alvesta Kristianstad Lomma

Grupp 2 Hudiksvall Norrtälje Rättvik

Grupp 3 Bollebygd Kungsbacka

Inom varje grupp granskade varje kommun de andras årsredovisning och fick i gengäld sin egen årsredovisning granskad från ett respektive två kvalificerade håll. Att granska och att bli granskad är både att utsätta andra för kritik och att själv bli utsatt för kritik. I ”spelreglerna” för kollegiegranskningen ingick därför • att kritik skulle självklart ges både med positiva och konstruktiva, negativa kritiska ansatser, • ärliga, uppriktiga reflektioner och kommentarer förväntades kring varje punkt, eftersom kollegiegranskning bygger på ärlighet och uppriktighet. Synpunkterna i kollegiegranskningen dokumenterades både skriftligt och var underlag för ingående diskussioner vid gemensamma möten. De flestas uppfattning är också att den gemensamma dokumentationen och diskussionerna var mycket värdefulla även för de övriga inom projektet – man lär sig mycket av andras mer eller mindre lyckade produkter.

Granskningsmallen Vid granskningen av årsredovisningarna skulle granskande kommun i första hand, utifrån ovannämnda två huvudinriktningar, titta på och bedöma: • förvaltningarnas/nämndernas verksamhetsberättelser. I vissa fall kan det också vara intressant att granska kommunens förvaltningsberättelse, men i första hand nämndernas verksamhetsberättelser. • årsredovisningens läsbarhet, tillgänglighet, pedagogik m.m. 20

KOLLEGIEGRANSKNING

Granskningsmallen är följaktligen indelad i två huvudavsnitt med hänvisning till ovanstående, en Allmän om läsbarhet, tillgänglighet och pedagogik och en om Verksamhetsberättelserna. Granskningsmallen redovisas i Bilaga 1.

Fokusgrupper2

I arbetet med att ta fram förbättringar både i den ordinarie årsredovisningen och i enklare ”populärversioner” av årsredovisningar skapade flera kommuner i projektet olika fokusgrupper. Tekniken med att arbeta med fokusgrupper finns i dag relativt väl dokumenterad, bland annat i Svenska Kommunförbundets skrift ”Fokusgrupper”. KUNGSBACKA KOMMUN genomförde två fokusgrupper med politiker med frågeställningen: ”Vad tycker du är viktigt för att vi ska få en bra årsredovisning?” Deltagarna i grupperna har initialt föreslagit kännetecken på en bra årsredovisning. Därefter har kännetecknen grupperats genom att gruppen bestämt vilka kännetecken som hör ihop. Steget efter detta blev att värdera betydelsen av de olika kännetecknen för att i slutet betygsätta den nuvarande årsredovisningen utifrån kännetecknen. Resultaten sammanställdes i en matris med axlarna betyg och betydelse. Betyg: Högt

Håll ett öga på Åtgärda på sikt

Bevara utveckla Åtgärda nu Betydelse: Hög

Fokusgruppernas arbete ledde till ett antal direkta åtgärder, som exempelvis: • att redovisningen skulle ha ett bättre ”klarspråk”, dvs. enkel och tydlig, • att redovisningen ska följa redovisningsrådets anvisningar, • att presentationerna ur nämnderna kommer i bokstavsordning och • att det ska finnas jämförbarhet mellan åren i tabellerna m.m. 2 Läs mer i Fokusgrupper – en metod i kommunalt kvalitetsarbete, Svenska Kommunförbundet, 1999.

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

I HUDIKSVALLS KOMMUN genomfördes sex olika fokusgrupper med pensionärer, politiker (gruppledare och andra förtroendevalda), näringsliv, organisationer, ungdomar och medborgare. I varje grupp var det cirka tio deltagare. Frågeställningen man arbetade med var ”Vad vill du veta om hur skattepengarna används?” Eftersom grupperna hade mycket varierande sammansättning har det även kommit fram många synpunkter, idéer och förbättringstips. Generellt påpekade alla grupperna att årsredovisningen ska vara enkel och lättbegriplig. Behovet av två produkter, en omfattande årsredovisning och en enklare populärversion, underströks. Den enklare ska delas ut till alla hushåll och vara ett hjälpmedel att förklara ekonomin. Den omfattande versionen används som en uppslagsbok för att fördjupa sig. Behov fanns att förklara termer och förslag framkom om ett ”kommunalekonomiskt ABC”. Gruppen efterlyste även enhetlighet. Den enskilda nämndens detaljer upplevdes vara mindre intressanta än helheten. Redovisningen av måluppfyllelse ansågs även vara central. Till den redovisningen hade man även önskemål att den görs i jämförelse över tiden, både med nyckeltal och med analyser. Måluppfyllelsen skulle även tydligare än tidigare kopplas till ekonomin. I grupperna framkom även att man ville se kopplingen mellan demografi och kostnader/intäkter, personalredovisningar som redogör vad som händer med sjuktalen i kommunen, redovisningar som tydliggör vilka prioriteringar som görs och varför, kommunens insatser för företagen etc. Erfarenheterna av fokusgrupperna bedömdes som mycket goda. Ett roligt arbete som gav många konkreta uppslag till förbättringar. Deltagarna upplevde att de kände sig lyssnade till, särskilt ungdomarna uttryckte detta. Arbetet upplevdes som inspirerande och det finns i dag en önskan om att arbeta liknande med andra frågor. ALVESTA KOMMUN genomförde fyra fokusgrupper, två grupper med fullmäktigeledamöter och två grupper med medborgare. Resultatet från grupperna ledde fram till ett stort antal förbättringsområden, såsom exempelvis: 24

FOKUSGRUPPER

• skrivningar kring viktiga händelser under året som ska göra läsaren nyfiken, • jämförelser med resultat fem år tillbaka, • en sammanhållen framtidsdiskussion och • mer bilder och diagram m.m. Flera av dessa områden har man sedan förbättrat. Erfarenheterna av fokusgrupperna är goda och man vill gärna framhålla några viktiga erfarenheter för att få bra träffar: • Den utformning och formulering som inbjudan till fokusgrupperna ges är viktig, eftersom den ska fånga intresset. • Frågeställningen till grupperna är givetvis viktig, samtidigt som det finns svårigheter eftersom man vill fånga både bredd och samtidigt vara enkel. • Den som leder diskussionen måste hela tiden se till att diskussionen rör själva frågeställningen. Det är lätt att diskussionen ”flyter iväg” åt andra håll.

Populärversioner – enkla redovisningar till medborgarna Ett av projektets syften var att lyfta fram exempel på årsredovisningar som är speciellt utformade för att lätt och enkelt kunna läsas av medborgarna. Årsredovisningarna behöver förmodligen begränsas i omfattning och särskilt visa på den information som medborgaren i första hand efterfrågar. Skriften/broschyren skickas därefter ut till alla hushåll i kommunen. Detta har även skett i de flesta kommunerna i projektgruppen. Ambitionerna varierar stort, alltifrån där kommunen har gjort en enkel sammanställning av hur mycket servicen kostade fördelat mellan kommunens verksamheter till en produkt som förutom kostnaderna även lyfter fram resultat ur kvalitativa aspekter och gör analyser, tillbakablickar och för framtidsresonemang. LOMMA KOMMUN är i detta avseende ett gott exempel. Deras 16sidiga fyrfärgsprodukt ger smakfulla inblickar på ett intressant sätt av de olika kommunala verksamheterna. Här redovisas ekonomi och kvalitativa resultat ur flera perspektiv, samtidigt som flera resultat jämförs med andra kommuner. Skriften skickades ut till alla hushåll under våren 2003. Kort därefter ringde kommunens politiker upp ett slumpmässigt urval på 300 av kommunens invånare för att höra om de hade läst skriften och om de tyckte den var intressant. Resultatet visade att • hela 70% uppmärksammat eller läst skriften, • 93% ansåg att helhetsintrycket var bra eller mycket bra, • 92% tyckte att man fått en bra bild över vad som hänt, • 61% kom ihåg speciella avsnitt i skriften, • 95% tyckte det var viktigt att man informerade årligen. HUDIKSVALLS KOMMUN gjorde, förutom årsredovisningen, en enklare årsberättelse på fyra sidor i tidningsformat. Tidningen har sänts ut till alla hushåll. Här har varje verksamhet gjort en enkel beskrivning 27

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

vad som hänt under året, där bland annat resultat av brukarenkäter m.m. finns redovisade. Man har även visat på graden av måluppfyllelse inom de olika verksamheterna, samtidigt som man redovisat eventuella avvikelser gentemot budget. Kommunstyrelsens ordförande ger inledningsvis en övergripande bedömning av kommunens resultat och de förestående utmaningarna i kommunen. Här uppmanas även medborgarna att ge förslag till kommunfullmäktige i olika frågor. Tidningen ger på ett enkelt och överskådligt sätt en beskrivning av vad som hänt under året. Gå gärna in på kommunernas webbsidor och hämta de olika skrifterna. • www.alvesta.se • www.bollebygd.se • www.hudiksvall.se • www.kungsbacka.se • www.lomma.se

Resultat med olika exempel från årsredovisningarna Hur har då kommunerna lyckats med sitt arbete? Har de tagit fram kvalitetsmått i sina berättelser och redovisningar? Inledningsvis får vi konstatera att alla kommuner har tydligt förbättrat sina årsredovisningar, inte bara när det gäller kvalitetsredovisningar utan även ur en mängd andra aspekter. Detta visas tydligt i kommentarerna till de kollegiegranskningar som gjorts vid två tillfällen. En översiktlig granskning av årsredovisningarna visar på att kvalitet kan mätas på en mängd olika sätt. Vi har här delat upp de kvalitativa redovisningarna och måtten i fem olika grupper. Utifrån projektets inriktning kan nedanstående exempel vara en inspirationskälla till den egna kommunens utvecklingsarbete. Vi vill dock rekommendera dig som läsare att gå till varje kommuns webbsidor och ladda ned årsredovisningen. Där finns de konkreta exemplen.

1 Mål och resultat Den första gruppen av kvalitativa mått faller inom gruppen mål och resultat. Denna grupp borde vara självklar för alla kommuner att redovisa, eftersom alla under flera år har arbetat med målstyrning. Så är dock inte fallet. Det är i dag mycket ovanligt att resultaten av de beslutade målen inte redovisas i årsberättelsen. Här redovisar alla projektkommuner olika mål och dess resultat. Förutsättningen för att redovisa ett intressant resultat är att målet är tydligt, konkret och mätbart – om inte är man ofta nödgad att ge ett mer svepande svar. Kommunerna redovisar under denna rubrik en hel skala av olika svar. Ofta förekommer dock att man gör en värdering om målet är uppfyllt eller inte. Här finns även flera exempel på redovisningar där flera av målen inte är uppfyllda. Säkerligen är detta en viktig del av redovisningarna för att öka trovärdigheten. En del kommuner har även i sina resultat gjort en beskrivande text om innehållet och vad som gjorts inom målformuleringen samt vad som ska göras i framtiden. 29

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

2 Kvalitativa mått per verksamhet En andra grupp av mått är kvalitativa mått som visar på konkreta resultat av verksamheterna, mått som dessutom har betydelse för den som nyttjar tjänsten. En annan närliggande benämning för dessa mått är nyckeltal. Vi har inte valt att använda detta begrepp eftersom det ofta förknippas med ekonomiska mått. Det blir därmed lätt förvirrande. En del av dessa mått har kopplats till mål, men detta är inte regel. Vanligaste området att redovisa resultat från är skolan. Här finns exempelvis mått om antalet elever med godkända betyg i årskurs 9, andelen elever med behörighet till gymnasieskolan, antalet elever som fullföljt utbildning i gymnasiet, antalet simkunniga i årskurs 6 osv. Inom detta område finns även exempel där man jämför kommunen med exempelvis resultatet från hela riket. Exempel finns även på att man redovisar resultaten i tidsserier för att se hur utvecklingen varit under flera år. Inom socialtjänsten finns även exempel på mera konkreta kvalitetsmått, såsom antalet trycksår, fallskador och läkemedelsavvikelser inom äldreomsorgen, väntetider inom olika verksamheter som exempelvis familjerådgivning, akuthjälpen inom individ- och familjeomsorg, väntetider till plats på särskilt boende m.m. Inom kultur- och fritidsområdet finns exempel på bibliotekens utlåning per invånare, bibliotekens tillgänglighet i öppettider, antalet turistbesök i kommunen m.m. Inom plan-, bygg- och miljöverksamheten finns bland annat exempel på handläggningstider av bygglov, livsmedelsinspektioner m.m. Det finns med andra ord ett stort antal exempel att botanisera i och kommunernas arbete får bedömas som en intressant start för det fortsatta arbetet framöver.

3 Resultat av brukaroch medborgarundersökningar En tredje grupp av kvalitativa mått är presentationer av resultat hämtade från kommunens egna undersökningar av vad brukare och medborgare anser om verksamheterna. Sådana undersökningar har under en lång tid genomförts i alla kommuner. Det är däremot sällsynt att resultaten presenteras. Ett urval måste givetvis göras för att informationen ska bli han30

RESULTAT MED OLIKA EXEMPEL FRÅN ÅRSREDOVISNINGARNA

terlig. Kungsbacka kommun redovisar exempel på hur sådan redovisning kan se ut, exempelvis medborgarens uppfattning om kommunens simhallar och fritidsgårdar när det gäller tillgänglighet, bemötande, trygghet och inflytande. Ett annat exempel från en brukarundersökning är när medborgarna betygsatt om man blivit bemött med respekt och om man alltid fått träffa sin handläggare.

4 Välfärdsbokslut Välfärdsbokslut finns för närvarande endast i ett fåtal kommuner i landet. Bakom dessa bokslut ligger ofta ett gediget arbete på att ta fram mått som har ett värde för att följa utvecklingen i kommuner. Speciellt utifrån ett övergripande perspektiv för kommunens invånare och där ofta flera aktörer och huvudmän kan påverka resultatet. Utifrån ett internationellt perspektiv finns flera exempel att finna under begreppet ”Quality of Life”. Flera av dessa mått är givetvis att betrakta som viktiga kvalitetsmått, även om de direkt inte är ett resultat av enbart kommunens verksamhet. Lomma kommun ger i projektgruppen ett intressant exempel på ett välfärdsbokslut. Här finns bland annat mått på tandstatus hos barn och ungdom, ungdomars attityd till alkohol, försörjningsstödets utveckling, antalet sjukskrivningar, föreningsverksamhetens omfattning, kriminalitetens utveckling, deltagande i val till riksdagen m.m. Resultaten är genomgående presenterade i tidsserier och i flera fall i jämförelse med andra kommuner i riket.

5 Service- och kvalitetsdeklarationer I projektet har två kommuner, Rättvik och Lomma, utvecklat service- och kvalitetsdeklarationer. Detta arbete har genomförts i dialog med medborgare och deklarationen är ofta tydliga, konkreta och mätbara. Det har därför varit naturligt att dessa tas upp och utvärderas i årsberättelsen. Båda dessa kommuner lyfter fram deklarationerna på ett tydligt sätt, samtidigt som det görs en utvärdering av resultaten. I redogörelserna presenteras även vad kommunen ska förbättra under det nästkommande året. Båda kommunerna redovisar även tydligt vad som inkommit när det gäller klagomål, synpunkter, förslag och beröm.

Kommunernas synpunkter

I samband med projektets avslutning ställde vi fyra frågor om projektet till de deltagande kommunerna, nämligen: 1. Vilka är de två, tre viktigaste förbättringarna mellan era egna årsredovisningar och kringprodukter i form av populärversioner och liknande för år 2000 respektive år 2002 som projektarbetet lett till? 2. De två huvudsakliga projektmålen var: a. presentera i årsredovisningen nyttan (resultat och kvalitet) av vad som åstadkommits med de satsningar/resurser som medborgaren bidragit med, och b. utforma årsredovisningen språkligt, layoutmässigt och intresseväckande så att produkten blir mera tilltalande. Hur tycker ni att projektresultatet, dvs. er årsredovisning 2002 och er planerade årsredovisning för 2003, lever upp till dessa målsättningar? 3. Vilka delar inom projektet har ni tyckt vara mest matnyttiga under projekttiden? 4. Inom vilka delar av årsredovisningen finns de viktigaste fortsatta förbättringsmöjligheterna?

1 Viktiga ändringar 2000–2002 Kristianstad • Inte så stora förändringar mellan åren 2000 och 2002. • Årsredovisningen är allmänt uppskattad och vi hade en ganska snygg årsredovisning vid projektets början, vilket har gjort förändringsarbetet svårare än om man haft ett annat utgångsläge. Kort sagt kan man uttrycka det som ”årsredovisningen är så snyggt förpackad att dess innehåll överskuggas”. • Mindre justeringar till det bättre har dock skett, kanske mest som en konsekvens av bättre direktiv till textförfattarna. 33

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

• Rubriksättningen och vad som behandlas under varje rubrik har förbättrats.

Norrtälje • Det viktigaste är det förhöjda intresset för uppföljning och därmed att arbetet med årsredovisningen har fått högre prioritet. • Layouten har förbättrats något.

Kungsbacka • Förbättrad och för nämnderna gemensam struktur på årsredovisningen. • I redovisningen har verksamhetens resultat fått större vikt, bland annat genom användande av kvalitativa nyckeltal. • En populärutgåva vid sidan av den traditionella årsredovisningen, baserade på förvaltningsberättelser med gemensam struktur, gav en förändrad dialog vid bokslutspresentationerna.

Rättvik • Layouten har blivit mycket bättre. • Mycket bättre struktur på verksamhetsberättelserna. Själva innehållet, dvs texten, är också bättre skriven än tidigare. • Vi har dessutom fått en bättre arbetsprocess. Det är numera förvaltningscheferna som själva ansvarar för verksamhetsberättelserna.

Lomma • Förbättrad, helt annan layout och struktur på årsredovisningen än tidigare. Detta är delvis ett resultat av projektet. • Genom projektet har vi fått idéer om hur en populärversion skall utformas och vad den bör innehålla.

Hudiksvall • Vi har fastlagt en primär målgrupp med vidhängande informationsbehov. • Bättre fokusering och minskad textvolym. • Projektet har lett till ett ökat samarbete mellan ekonomi, information 34

KOMMUNERNAS SYNPUNKTER

och personalfunktionerna. Positivt! • Förbättrad dialog med verksamhetsansvariga har lett till mer strukturerade texter med mer relevant innehåll.

Alvesta • Populärversion togs fram för åren 2001 och 2002 och distribuerades till hushållen. • Redovisning och bedömning av måluppfyllelse samt översiktlig analys har införts. • Mer enhetlig struktur och layout samt jämförelser i tabeller med treårsperspektiv.

Bollebygd • Tack vare projektarbetet har vi nu tagit fram en kortversion av årsredovisningen, något som vi annars förmodligen inte hade gjort. Kortversionen är nu etablerad och vi kommer att fortsätta med att ta fram den.

2 Verklighet kontra projektmålsättning Kristianstad • Ett förbättringsarbete har inletts. • Vi har arbetat mycket med bilder, diagram, rubriker och ingresser, intresseväckande citat och konsekventa sifferrutor.

Norrtälje • Innehållet i årsredovisningen har förbättrats (främst resultatredovisningen). • Vi tycker också, trots att det har blivit bättre, att vi språkligt och layoutmässigt ännu inte har nått dit vi tänkte med årsredovisningen.

Kungsbacka • Vi har kommit en bit på väg. Deltagandet i projektet har varit värdefullt främst genom nya idéer som presenterats och diskuterats.

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

Rättvik • Konsekvent användning av nyckeltal. • Måluppföljningen har strukturerats. • Att utforma årsredovisningen språkligt, layoutmässigt och intresseväckande tycker vi att vi har lyckats med. • Projektdeltagandet har startat en hel process där fokus har satts på hela uppföljningsprocessen. Förvaltningschefer har involverats tidigare och mer frekvent i hela arbetet.

Lomma • Årsredovisningen har utvecklats vad gäller språk och layout. • Den har blivit mer tillgänglig och intresseväckande, men när gäller att presentera nyttan finns det fortfarande mycket kvar att göra. • Vi ser en fortsättning i utformning av kvalitativa nyckeltal och jämförelser med andra kommuner.

Hudiksvall • Det pågår ett omfattande arbete ute i verksamheterna för att få kvalitativa mått med ”kvalité”. Vi planerar för att få fram jämförelsetal, till exempel med riket, vilket efterlystes i våra fokusgrupper. • Väsentligt minskat omfång. • Ökad tydlighet och kommunfullmäktige som uttalad målgrupp.

Alvesta • För vissa förvaltningar tydligare redovisning av måluppfyllelsen, där många av målen är kvalitativt orienterade. • Layoutmässiga förbättringar.

Bollebygd • Projektet har medfört att vi numera har med mål och måluppfyllelse i årsredovisningen. • Tack vare kollegiegranskningen har vi mer medvetet arbetat med både språket i skriften och layouten, även om vi har långt kvar till en ”flashig” produkt.

KOMMUNERNAS SYNPUNKTER

3 Matnyttigheter i projektet Kristianstad • Kollegiegranskningarna. • Att ta del av andra kommuners lösningar och angreppssätt. • Kul att se så många olika tänk på populärversioner.

Norrtälje • Kollegiegranskning. • Nätverksmöten med diskussioner.

Kungsbacka • Kollegiegranskningen. Vi ser gärna att kollegiegranskningen fortsätter. • Fokusgruppsarbetet.

Rättvik • Utbytet med de övriga kommunerna, ta del av övriga kommuners produkter, presentationer, tankar och erfarenheter. • Kollegiegranskningarna. Att tvingas tränga in i ett sådant material gör också att man automatiskt gör reflektioner på arbetet med sin egen motsvarande produkt.

Lomma • Idéer och exempel på populärutgåvor. • Bra exempel på kvalitativa nyckeltal som vi kan använda i vårt fortsatta arbete.

Hudiksvall • Projektet har fått oss att samverka bättre internt, något som nog inte inträffat annars. • Kollegiegranskningarna har varit väldigt betydelsefulla. • De gemensamma träffarna har givit möjlighet att ta del av kollegors arbetssätt och funderingar, vilket ger inspiration.

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

Alvesta • • • •

Fokuseringen på medborgarperspektivet har varit tydlig. Fokusgruppsmetoden . Kollegiegranskningen. Många matnyttiga tips och idéer har gett större medvetenhet.

Bollebygd • Kollegiegranskningen har varit matnyttig, både den vi själva gjort och den vi utsatts för. • Värdefullt erfarenhetsutbyte. • Nya tankar och frågor som fått oss att fundera vidare.

4 Framtid Kristianstad • Göra budget och årsredovisning mer enhetliga så att mål och måluppfyllelse följer en röd tråd. • Kvalitetspresentationen, dvs. att få in fler och bra kvalitetsmått. • Layoutmässig strukturering.

Norrtälje • Större krav på ”bra” nyckeltal och analys av dessa. • Framtidsperspektivet. • Integrera särskilda kvalitetsredovisningar med årsredovisningen.

Kungsbacka • Bearbeta texten så att den blir mera lättläst. • Förbättra nyckeltal och kvalitetsmått med möjlighet till jämförelser med andra kommuner. • Fortsatt arbete med fokusgrupper som utvärderingsinstrument för årsredovisningen. • Fortsatt arbete med fokusgrupper för att finna ”rätt innehåll” till populärversionen.

KOMMUNERNAS SYNPUNKTER

Rättvik • Strukturera bättre. • Servicegarantierna redovisas särskilt. • Använda bilder och bildtexter bättre.

Lomma • Redovisa nyttan (resultat och kvalitet) för medborgarna – årsredovisningen utvecklas med kvalitativa nyckeltal. • Våga redovisa när vi inte når upp till uppsatta mål. • Visa vilka politiska prioriteringar man gör. • Få bättre/jämnare kvalitet på nämndernas verksamhetsberättelser.

Hudiksvall • Utveckla de kvalitativa måtten i verksamheterna. • Mer jämförelser. • Försöka jobba mer journalistiskt.

Alvesta • Utveckla den samlade förvaltningsberättelsen. • Nya nyckeltal som speglar ”kundnyttan”. • Fortsatt arbete med att få till mer enhetlig struktur och layout, framför allt i nämndernas textdelar.

Bollebygd • Vår största förbättringspotential ligger i att få hela kedjan BUDGET – VERKSAMHETSPLAN – VERKSAMHETSBERÄTTELSE – ÅRSREDOVISNING att hänga ihop.

Diskussion

Projektet väcker frågan om vad en kommunal årsredovisning skall innehålla och vad den kan och skall användas till. Frågan är inte enkel att besvara, eftersom årsredovisningen har flera syften och målgrupper. Vi kan givetvis inte bortse från kravet på en ordentlig ekonomisk redovisning som visar hur vi hanterat pengarna. Därutöver finns det otvivelaktigt ett behov och krav från inte bara skattebetalare utan även organisations- och näringsliv med flera på en redovisning av vad som har åstadkommits för dessa stora summor. Om denna kvalitets- och resultatredovisning ska biläggas eller ingå i årsredovisningen är kanske av sekundär betydelse. Det viktiga måste ändå vara att dessa båda delar behövs och har ett direkt samband. Kvalitets- och resultatredovisningen av kommunens tjänster är i dag den sida som är minst utvecklad. Här behövs ett nytänkande, vilket detta projekt har haft som syfte att bidra till. Utifrån ett målgruppsperspektiv förefaller det som givet att den egna kommunala organisationen behöver en redovisning för att få en samlad bild och en feedback. Genom redovisningar får man en bild av vad man lyckats med och inte under det gångna året. Att hålla budget kan inte vara det enda målet med verksamheten. Den andra målgruppen är självklart medborgarna, invånarna i kommunen, som bidragit med sina skattepengar. Hur visar vi dem att vi hanterat pengarna på ett effektivt sätt? Här visar projektet flera exempel på nytänkande. Erfarenheterna pekar på behovet att ta fram en helt ny produkt. Detta med tanke på att det inte är rimligt att medborgaren ska läsa och orientera sig i ett ofta 50-sidigt dokument. En årsredovisning kan därför med ovanstående resonemang ses som tre produkter. Hur vi kombinerar dessa finns det säkert flera lösningar på. Centralt är dock att vi ser medborgarna som en målgrupp och att vi hittar nya sätt och former för att stärka medborgarnas inflytande och del41

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

aktighet. Där kan exemplen från Lomma, Hudiksvall med flera vara intressanta att ta del av. En sådan förenklad redovisning ställer även frågan hur kommunledningen kommunicerar med medborgarna. Redovisningen kan vara ett hjälpmedel för en kontinuerlig diskussion, en diskussion som väcker frågan om nya sätt att föra dialog med medborgarna. Lommas telefonkontakter med medborgarna kan vara ett sådant sätt. Fokusgrupper, kommunens internetsidor, medborgarpaneler, intervjugrupper med mera kan vara andra vägar att få fram synpunkter, åsikter, feedback från medborgarna utifrån redovisningens innehåll. Vi hoppas att projektet kan fungera som avstamp och inspirationskälla till ett fortsatt utvecklingsarbete. Framöver kommer vi att fortsätta att diskutera dessa frågor på förbundets internetsidor. Delge oss gärna dina erfarenheter!

Bilaga 1 Kollegiegranskningsmall Granskningsmallen utarbetades under projektets inledning och användes sedan i all kollegiegranskning som gjordes inom projektet. Granskningsmallen var underlag både för den skriftliga rapporteringen och för diskussionerna inom projektet. Följande rubriker och frågeställningar formulerades med ett antal stödfrågor:

1 Allmänt – Läsbarhet, tillgänglighet och pedagogik hos årsredovisningen som helhet 1.1 Språk • Finns det någon uttalad och tydlig målgrupp som årsredovisningen vänder sig till? • Används och behandlas språket med hänsyn till eventuell målgrupp? • Är det ett lätt eller svårt språk?

1.2 Layout • Är årsredovisningens layout tilltalande? Ger den ett professionellt eller hemmagjort intryck?

1.3 Bilder och bildtexter • • • •

Används bilder eller saknas bilder? Förekommer bildtexter? Är bilderna och bildtexterna adekvata? Förstärker de produktens budskap eller distraherar de?

1.4 Tryck • Hur är trycket? 43

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

• Stencil, kopiering eller professionellt fyrfärgstryck? Vilket intryck ger det?

1.5 Pedagogik • Använder man sig av ett pedagogiskt upplägg hos årsredovisningen? • Hur används modeller, diagram m.m. för att tydliggöra budskapet? • Är de alltid tydliggörande?

1.6 Innehållsförteckning • En innehållsförteckning kan se ut på många olika sätt. Utnyttjas den på något smart sätt ur informationsgivningssynpunkt?

1.7 Övriga synpunkter

Förvaltningars verksamhetsberättelser i årsredovisningen 2 Verksamhetsberättelsens avsändare • Vem har skrivit verksamhetsberättelsen? • Vem ansvarar för verksamhetsberättelsen? • Framgår detta i årsredovisningen?

3 Verksamhetsberättelsens omfång • (Här anges verksamhetsberättelsens antal sidor i förhållande till totala antalet sidor.) Är det ett lämpligt omfång på verksamhetsberättelsernas andel av årsredovisningen, med hänsyn till det man vill uppnå?

4 Ordningsföljd i respektive verksamhetsområdes verksamhetsberättelse • De olika nämndernas/verksamheternas presentationer i verksamhetsberättelsen brukar vara strukturerade på något sätt. Är de det och är det i så fall en ändamålsenlig indelning? • Är rubriksättningen tydlig, enhetlig och konsekvent? 44

BILAGA 1 KOLLEGIEGRANKNINGSMALL

5 Verksamhetsberättelsens innehåll 5.1 Respektive nämnds ansvarsområde • Här redovisas vilka verksamhetsområden som man ansvarar för. Är det med och ska det vara med?

5.2 Mål och måluppfyllelse • • • •

Är det och ska det vara med? Saknas något? Vilken omfattning har detta avsnitt? Finns det några kommentarer och dras det några slutsatser?

5.3 Viktiga händelser under året • Redovisas sådana händelser? • Är alla verkligen viktiga? • Används rubriksättning för att förtydliga och lyfta fram de viktiga händelserna?

5.4 Verksamheternas ekonomiska resultat Detta avsnitt brukar vara ganska omfattande och många gånger komprimerat. Vad är med och vad saknas? • Hur redovisas det ekonomiska resultatet? Med nämnds-/verksamhetsvis Resultaträkning, Balansräkning och Finansieringsanalys? • Görs någon ekonomisk analys? • Sker någon avstämning mot budget? • Kommenteras avvikelser och överensstämmelser på något satt? • Redovisas gjorda investeringar under året? • Jämförs kostnader med andra kommuner eller görs inomkommunala jämförelser? • Vilka analyser görs och vilka slutsatser dras?

5.5 Verksamhetens kvalitativa resultat • Förekommer kvalitativa resultatmått? Vad är med och vad saknas? • Ange antal objektiva mått på kvalitet! • Är det väsentligheter som redovisas? 45

ÅRSREDOVISNINGAR – NÅGOT FÖR MEDBORGAREN?

• Är måtten intressanta för målgruppen? • Redovisa förekomst av subjektiva mått på kvalitet (ex. enkäter). • Förekommer analys, kommentarer och slutsatser som en konsekvens av redovisade mått? • Finns jämförelser inom kommunen, med andra kommuner, med riket eller liknande? • Ange hur många kvalitetsmått det finns i förhållande till totala antalet jämförelsetal. • Lista alla kvalitetsmått.

5.6 Framtiden • • • •

Finns det något särskilt avsnitt om framtiden? Är den relevant beskriven? Vilken tidsperiod omfattas, 1, 3 eller 5 år? Är avsnittet lagom omfattande?

6 Andra delar i årsredovisningen Förekommer det andra delar i årsredovisningen och hur bedöms dessa i så fall utifrån projektets två huvudinriktningar? • Personalekonomisk redovisning. • Miljöredovisning. • Livskvalitetsredovisning (välfärdsbokslut).

7 Andra produkter och publiceringsformer I vissa kommuner tar man fram särskilda produkter, som till exempel vänder sig till medborgarna (populärbokslut, specialnummer av kommuntidning eller liknande). Om detta finns (kontrollera med respektive kommun) ska också dessa produkter avhandlas enligt denna granskningsmall. Sök också på kommunens hemsida för att recensera utlagd bokslutsinformation avseende verksamhetsåret.

Kontaktpersoner i projektet Alvesta kommun

Kjell Rosenlöf kjell.rosenlof@kommun.alvesta.se

Bollebygds kommun

Annica Perlöv annica.perlov@bollebygd.se

Hudiksvalls kommun

Lillemor Granath lillemor.granath@hudiksvall.se

Kristianstads kommun

Rolf Gustavsson rolf.gustavsson@kristianstad.se

Kungsbacka kommun

Rolf Klintestam rolf.klintestam@kungsbacka.se

Lomma kommun

Christine Feuk christine.feuk@lomma.se

Norrtälje kommun

Mari Lustig mari.lustig@norrtalje.se

Rättviks kommun

Anne Bälter anne.balter@rattvik.se

BOGEKO Konsult

Bo Gertsson bogeko@telia.com