7289-257-9 by Sveriges Kommuner och Landsting

Upphandling av transporter - för säker trafik och bra miljö -

? /

Förord Kommunernas och landstingens arbete med trafiksäkerhet och tillgänglighet är framgångsrikt. Många av Svenska Kommunförbundets skrifter inom området fungerar som stöd och inspiration i strävan mot ökad tillgänglighet och säkrare trafik: Lugna gatan, Tillgänglig stad, Fri sikt, Bättre busshållplatser och Skolskjutshandboken är några av dem. Det ökade intresset för säkrare trafik kombinerat med den ständiga strävan mot bättre miljö påverkar också kommunernas och landstingens upphandling av transporter, där skolskjutsar och färd~änst är några av mest betydelsefulla, både för människors välfärd och rent ekonomiskt. Det är mot denna bakgnmd föreliggande handbok i upphandling av trafiksäkra och miljöanpassade transporter har tagits fram. Skriften avser alla typer av transporter, inte bara skolskjutsar och färd~änst, och vänder sig framför allt till kommuners och landstings upphandlande enheter och dem som ansvarar för olika verksamheter som behöver transporter. Skriften kan också vara av intresse för de entreprenörer som utför transporterna - taxiföretag, bussföretag med flera. Det är vår förhoppning att skriften ska komma till nytta även i de minsta kommunerna. Därför har två särskilda avsnitt ägnats åt en översiktlig beskrivning av upphandlingsprocessen - något som många uppfattar som en rätt komplicerad procedur som blir än mer sammansatt när nya krav ska ställas och följas upp. För innehållet svarar Per Nybom, NTF konsult. Per Kågeson, Nature Associates, har bidragit med avsnitt 8, Uppföljning av miljö- och trafiksäkerhetskrav. Björn Jerkert, Gazetta Media, har svarat för redigeringen. Projektet har letts aven styrgrupp bestående av Roland Jenssen, Färd~änsten i Göteborgs stad, Per Junesjö, Färd~änsten vid Stockholms läns landsting och Anders Berge, Taxiförbundet. Till alla som bidragit till projektets genomförande riktas ett varmt tack!

Svenska Kommunförbundet i juni 2004

Innehåll Förkortningar

................................................................................................................. 3

Sammanfattning

...... 4

1. Växande intresse för miljö och trafiksäkerhet .. 2. Nationella mål för miljö och trafiksäkerhet

2.1 Nollvisionen - färdriktning för trafiksäkerhel 2.2 Agenda 21 - färdriktning för miljö

3. Så ställs krav på miljö och trafiksäkerhet - en sammanfattning

... 8 8 9 10

4. Miljö.......................................... . . . . 1 3 4.1 Krav på entreprenören/organisationen.. 4.2 Krav på personal.. 4.3 Krav på tordon

. . .

5. Trafiksäkerhet 5.1 Krav på entreprenören/organisationen 5.2 Krav på personal... 5.3 Krav på fordon .

21 21 23 ..26

. .

6. Förberedelser för upphandlingen 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Ansvar och planering Behovsanalys .. Marknadsanalys.. Projektorganisalion.......................... Intör förfrågningsunderlaget

. . .

7. Upphandlingsprocessen 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

Förfrågningsunderlag . Mottagning och öppning av anbud.. .. Kvalificering och utvärdering - en process i tva steg. Förhandlingar.. Beslut. .. Avtal.. .

.. . ..

8. Uppföljning av miljö- och trafiksäkerhetskrav .. 8.1 8.2 8.3 8.4 85 8.6

Former tör uppföljningen Entreprenörens egenkonlroll Sparsam körning och hastighet.... .. Uppföljning genom besök hos entreprenören Uppföljning på annat sätt Sanktioner

.. ..

9. Lagar och förordningar..................... .. 9.1 Lagen om offentlig upphandling (LOU) 9.2 Lagar som paverkar upphandlingar och törfaranden

© Svenska Kommunförbundet 2004 11882 Stockholm· Tfn 08-452 71 00 E-post: gata@svekom.se • Webbplats: www.svekom.se ISBN: 91-7289-257-9 Tryckeri: NRS Tryckeri AB Projektledning: Örjan Eriksson Text: Per Nybom och Per Kågeson, (samt Björn Jerkert, Örjan Eriksson, Inga Beckeman, redigering) Form och illustrationer: Beckeman & Wenner AB Distribution: Tfn 020-31 3230, fax 020-31 3240 www.svekom.se (välj Publikationer)

13 15 16

31 ..31 . 32 34 35 40 41 42 .43 44 .. .. 47 49 49 51 51 53 .. .. 56 58 58 59

60 60 ....................... 62

Förkortningar ADR Europeiska överenskommelsen om internationell transport av farligt gods på väg (på franska: Accord Europeen relatif au Transport International des Marchandises Dangereuses par Route, på engelska: European Agreement concerning the International Carriage of Dangerous Goods by Road). CE-märkning Produkter som uppfyller de krav på hälsa och säkerhet som fastställs i olika EU-direktiv är CE-märkta. CE-märkningen utfärdas enligt Commite European de Normalizations bestämmelser. E-certifiering av däck Material och däcksdimension är typgodkända. EGT Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

EMAS Eco Management and Audit Scheme, EUs miljöledningssystem. Euro-NCAP European New Car Assessment Programme, oberoende sammanslutning för krocktestning. ISA Intelligent Stöd för Anpassning av hastighet. ISO 14001 Internationell standard för miljöledningsarbete utfärdad av International Standarisation Organisation. ISO 9000 Internationell standard för kvalitetsarbete utfärdad av International Standardisation Organisation. LOU Lagen om offentlig upphandling. NOU Nämnden för offentlig upphandling. NTF Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens främjande. PAH-oljor Oljor som innehåller polycykliska aromatiska kolväten. TED Europeiska gemenskapernas officiella databas. WTO World Trade Organisation, Världshandelsorganisationen.

Förkortningar

Sammanfattning Intresset för trafiksäkerhet och miljöfrågor ökar och därmed också intresset för trafiksäkra och miljöanpassade transporter. De flesta av kommunernas och landstingens transporter utförs av entreprenörer upphandlade i konkurrens. Entreprenörerna har ansvar för trafiksäkerhet och miljö, men för att stärka utvecklingen måste beställarna utveckla sina krav och förbättra uppföljningen av att kraven efterlevs. Att ställa krav på miljö och trafiksäkerhet i upphandlingar av transporter kräver omsorg och noggrannhet. Det är möjligt att ställa högre krav än vad som anges i gällande lagar och förordningar, men kraven får inte vara så högt ställda att de endast kan mötas av enstaka beställare. Kraven kan då anses vara konkurrensbegränsande. De måste också vara rimliga med tanke på vad verksamheten avser. Det är också viktigt att kraven kan utvärderas på ett tydligt och för anbudsgivarna begripligt sätt och att kraven följs upp. För att få en god översikt av kraven på trafiksäkerhet och miljöanpassning kan de lämpligen delas upp på entreprenören/organisationen, personalen och fordonen. Det är inte tillåtet att kräva att entreprenören har certifierade miljölednings- eller kvalitetsledningssystem. Däremot kan man kräva att det finns miljöpolicy och miljömål. Vare sig system, policys eller mål innebär dock några garantier för att arbetet bedrivs på ett miljö- eller kvalitetsmässigt riktigt sätt, varför sådana krav inte kan ersätta mer preciserade krav. Kraven på miljö och trafiksäkerhet måste vara relevanta i förhållande till målet med upphandlingen. Beställaren kan inte ställa högre krav på en entreprenör än vad som är rimligt med tanke på transportens innehåll och omfattning. Man får heller inte kräva sådant som är omöjligt att följa upp eller som inte har förankring i beställarens egen organisation. Man brukar skilja på kvalificeringskrav och utvärderingskriterier. Samtliga kvalificeringskrav måste uppfyllas för att ett anbud ska gå vidare från kvalificeringsfasen till utvärderingsfasen. Utvärderingskriterierna behöver inte uppfyllas men utgör en grund för utvärderingen av anbuden. Priset kan vara det viktigaste kriteriet och bör, visar erfarenheten från många kommuner och landsting, vara den dominerande faktorn i utvärderingen. En upphandling kan uppdelas i behovsanalys, marknadsanalys, utformning av förfrågningsunderlag, utvärdering, förhandlingar,

Upphandling av transporter

beslut och tecknande av avtal. Alla faser är inte aktuella i alla upphandlingar. Utformningen av förfrågningsunderlaget är den viktigaste uppgiften och helt avgörande för kvaliteten på de anbud som lämnas. Vikten av ett väl utformat förfrågningsunderlag kan inte nog understrykas - här ska verksamheten beskrivas tydligt samt krav och önskemål formuleras på ett sätt som inte bara är begripligt för potentiella anbudsgivare utan också inspirerande och utmanande. Lika betydelsefullt som förfrågningsunderlaget är för en framgångsrik upphandling är uppföljningen av avtalet för utvecklingen av transport~änsten under kontraktstiden. Man brukar skilja på entreprenörens egenkontroll och övrig uppföljning av bland annat förare, fordon och drivmedel samt sparsam körning och hastighet. Det är viktigt att både beställare och entreprenör uppfattar uppföljningen som ett stöd för utveckling av transport~änsten, inte som en kameral kontroll av detaljer i avtalet. Likväl måste möjligheter till sanktioner finnas liksom möjligheten att helt häva avtalet. Det senare bör dock tillgripas endast i undantagsfall eftersom kostnaderna för beställaren ofta blir stora och konsekvenserna för kunderna avsevärda.

Sammanfattning

Växande intresse för miljö oc trafiksä kerhet Kommuner och landsting står för en betydande del av transportemapå våra vägar. De utförs till största delen av upphandlade entreprenörer, men kommunerna och landstingen har ett ansvar för det som upphandlas. Ansvaret omfattar inte bara själva transporterna utan också hur trafiksäkra och miljövänliga de blir. Detta fråntar dock inte entreprenören deIU1es ansvar och skyldighet att verka för minskad miljöbelastning och ökad trafiksäkerhet. Trafikskadorna orsakar stora mänskliga lidanden och stora kostnader för samhället. Ärligen dör cirka 500-600 personer i trafiken. I den officiella statistiken anges antalet skadade till cirka 24 000 per år varav 4 000 skadas allvarligt, ofta med livslånga men som följd. Detta innebär att det i genomsnitt dödas nästan två människor per dag och att tio får så svåra skador att de inte kan återgå till ett normalt arbetsliv. Under de senaste åren har de direkta kostnaderna för trafikolyckorna beräknats till ungefär tolv miljarder och de samhällsekonomiska förlusterna till cirka 40 miljarder kronor per år. De materiella kostnaderna drabbar i huvudsak fordonsägare, medan kommuner, landsting och staten har utgifter för sjukvård, sjukskrivningar, förtidspensioneringar, rehabilitering med mera, samtidigt som skatteinkomsterna minskar. Precis som i världen i övrigt har transportsektorn i Sverige ökat sina koldioxidutsläpp. År 1994 svarade transporterna för drygt en tredjedel av de svenska utsläppen av koldioxid från fossila bränslen, varav merparten kommer från trafiken på vägarna. Arbetsmaskiner och jordbruk står för ungefär sju procent. För att få en mer hållbar utveckling måste de fossila bränslena successivt bytas ut.

Koldioxid-

utsläpp frAn övrigt

Transportsektorns andel av energiförbrukningen växer. Främst beror det på att trafiken ökar, men också på att andra samhälls-

Upphandling av transporter

sektorer lyckats minska sin energikonsumtion mer än transportsektorn. På transportområdet svarar fossila bränslen för över 90 procent av energin. Vägtrafiken står ensam för en dryg tredjedel av landets oljeförbrukning. Ansvar

Kommunerna och landstingen tillhandahåller bland armat skolskjutsar, färd~änst och sjukresor som ska kurma utföras utan risker för märmiskans hälsa och miljö. De har ansvar för förutsättningarna för säkra och rniljöanpassade transporter. Ä ven om entreprenören sköter mycket av planering, logistik, vägval och dylikt, har kommunen ändå alltid det yttersta ansvaret som köpare av transporttjänsten. Som arbetsgivare har kommunerna även ansvar för att de egna transporterna utförs på ett trafiksäkert sätt och med liten miljöpåverkan. Personal som reser i tjänsten eller utför transportuppdrag har rätt till en god och säker arbetsmiljö. Kommunerna och Vägverket har ett ansvar för att bygga och underhålla gator och vägar och ett ansvar för att trafiksystem fungerar säkert och miljöanpassat. Kommunerna och landstingen har ett ansvar för invånarnas hälsa, vilket bland armat betyder att alla åtgärder som kan öka trafiksäkerheten och förbättra miljön måste utnyttjas. Ekonomiskt motiv

Kommuner och landsting har ekonomiska motiv att arbeta med trafiksäkerhet och miljö. Kommunernas kostnader för miljöförstöring - och framförallt trafikskador - är betydande. Det är därför viktigt att alla nämnder och styrelser i kommuner och landsting tar sitt ansvar för trafiksäkerhet och miljö inom respektive verksamhetsområde. Beställarens viktiga roll

Beställaren kan, genom sina krav i upphandlingarna, exempelvis få yrkestrafiken att sänka hastigheten, vilket irmebär en minskad miljöpåverkan. Det ger också entreprenören lägre drivmedelskostnader och medför en högre trafiksäkerhet för förare, passagerare och medtrafikanter.

1. Växande intresse för miljö och trafiksäkerhet

ationella mål för miljö och trafiksäkerhet De krav som ställs vid upphandling bör i första hand möta de mål som satts upp och är särskilt prioriterade i Vägverkets arbete med kvalitetssäkring av vägtransporter. Detta innebär:

• Minskade utsläpp av hälsoskadliga ämnen • Ökad bilbältesanvändning • Ökad andel säkra fordon • Anpassad hastighet • Nyktra och drogfria förare Hur omfattande miljö- och trafiksäkerhetskrav som ska ställas bestämmer varje enskild kommun eller landsting. I följande kapitel ges exempel på olika kravnivåer och hur de kan ingå i förfrågningsunderlaget. Det finns två beslut som särskilt påverkat kommuner och landsting att förbättra vägtransporternas säkerhet och miljö: nollvisionen som beslutades av riksdagen 1997 och Agenda 21 som är FN:s handlingsprogram för miljö och hållbar utveckling, antagen under konferensen i Rio de Janeiro 1992.

2.1 Nollvisionen - färdriktning för trafiksäkerhet Nollvisionen innebär att helst ingen ska dödas eller skadas allvarligt i vägtrafiken. År 1995 presenterades nollvisionen för första gången offentligt under trafiksäkerhetsdagarna i Tylösand. Den är idag grunden för trafiksäkerhetsarbetet i Sverige. Visionen utgår

Upphandling av transporter

frän att olyckor inte helt kan förhindras, eftersom människor gör misstag. Därför måste vägar, gator och fordon utformas så att misstagen inte leder till död eller allvarliga personskador. Politiker, planerare, Vägverket och kommunerna, polisen, fordonstillverkare, transportföretag med flera, ska alla ta sitt ansvar för att vägtrafiken ska bli säker. De flesta kommuner utgår från den här visionen. Oavsett om transporterna genomförs i egen regi eller upphandlas har kommunen ansvar för att utforma kraven sa att trafiksäkerheten upprätthalls. Kraven gäller inte bara leverantörerna utan också kommunen själv, som kan bidra med en trafiksäker planering. Nollvisionen är för trafiksäkerheten vad Agenda 21 är för miljöfragorna, dvs en färdriktning.

2.2 Agenda 21 - färdriktning för miljö Agenda 21 kallas det handlingsprogram för miljö och hållbar utveckling som antogs vid FN:s konferens om miljöfrågor i Rio de Janeiro ]992.

Flertalet av de svenska kommunerna och landstingen har miljökrav som utgår från Agenda 21. En av agendans ideer är att genomförandet ska ske nära verksamheten. Ansvaret för miljöarbetet ligger därför ofta på förvaltnings-, avdelnings- eller enhetsniva. Det är där som verksamheten ska präglas av de miljöprogram och miljömål som upprättats i den enskilda kommunen eller landstinget. Både de och leverantörerna har ett ansvar för att leva efter miljökraven. De krav som ställs påverkar leverantörernas beteenden och miljösyn. Detta medför att upphandlare av transport~änster alltid har ansvar för att ställa miljökrav som svarar mot uppsatta mål.

2. Nationella mål för miljö och trafiksäkerhet

3. Så ställs krav på miljö och trafiksäkerhet - en sammanfattning Ett gott upphandlingsresultat förutsätter tydliga krav, god konkurrens mellan leverantörerna och en väl utarbetad kravspecifikation för de aktuella transporterna. Vidare behövs ett strukturerat och lättillgängligt förfrågningsunderlag och en beskrivning av hur uppföljningen kommer att göras. De flesta krav som kan ställas för att främja miljön och trafiksäkerheten kan användas på alla typer av vägtransporter. Kraven ska om möjligt vara mätbara. De kan utgå från förordningar och lagar, men också från normer som till exempel EG-domstolens utslag. Beställaren kan ställa högre krav än lagar och förordningar föreskriver, på till exempel bälteskrav i skolbussar, extra säkerhetsutrustning, bromskontroller med mera. De som ansvarar för upphandlingen måste dock veta när och hur de får ställa sådana krav. Alla krav måste vara konsekventa, eftersom det vid transporter kan finns en konflikt mellan å ena sidan effektivitet och tid och å andra sidan miljö och trafiksäkerhet. De förra bör inte offras för de senare. Kännedom om nya produkter

Vilka miljö- och trafiksäkerhetskrav som kan ställas är något som ständigt utvecklas till exempel genom att det kommer nya produkter på marknaden. Det är därför viktigt att de som upphandlar transport~änsterutvecklar rutiner för att hålla sig uppdaterade. Detta kan göras genom kontinuerliga marknadsanalyser. Många av dagens krav är inte reglerade i lagar eller förordningar, men är ändå allmänt accepterade. Vissa krav kan inte ställas

Det är viktigt att känna till vilka krav som kan och vilka som inte

Upphandling av transporter

kan ställas i en upphandling. Om ett kvalificeringskrav bara kan uppfyllas aven leverantör eller ett märke betraktas kravet oftast som konkurrensbegränsande och kan därför inte ställas i en offentlig upphandling. Det går heller inte att kräva att leverantören måste finnas i närområdet för att minska transportavstånden. Däremot kan krav ställas pa att kommunens transporter, oavsett vem som utför dem, ska samordnas för att minska trafiken i kommunen.

Kvalificeringskrav och utvärderingskriterier

Kraven ska vara formulerade i förfrågningsunderlaget och avtalet. Man talar dels om tvingande krav - kvalificeringskrav - dels om potentiella krav - utvärderingskriterier (begreppen skallkrav respektive börkrav förekommer också, men i denna skrift har vi genomgående valt benämningen kvalificeringskrav respektive utvärderingskriterium, eftersom de används i lagstiftningen).

Entreprenören Önskemål Skall ha

Kvalificeringskraven ska antingen vara uppfyllda i samband med att anbudet avlämnas eller utformas så att de ska uppfyllas under avtalstiden, så kallade tillkommande kontraktsvillkor. Exempel på sådana villkor kan vara att viss utbildning ska vara genomförd senast ett visst antal månader efter det att avtalet börjat tillämpas. Utvärderingskriterierna behöver inte uppfyllas, utan är kriterier som ska utvärderas. Ett av dem är alltid priset, men det kan också finnas andra kriterier.

När transporten ingår som en del i en större upphandling, kan det vara svårt att ställa detaljerade krav på trafiksäkerhet och miljö. Därför är det bra att - om möjligt - upphandla transporterna separat. Då kan till exempel miljökraven enklare integreras i verksamheten och anpassas till de långsiktiga målen.

Undvik missförstånd

Man bör undvika krav som kan missförstås av anbudsgivarna. Sådana kan exempelvis vara krav som uttrycks i kemiska beteckningar, komplicerade beräkningsgrunder, eller gränsvärden som är svåra att kontrollera. Förekommer ändå sådana krav måste de förklaras så att de är begripliga för anbudsgivarna. Ibland kan det vara klokt att ordna en informationsträff med tänkbara anbudsgivare för att de ska ha möjlighet att ställa frågor kring förfrågningsunderlaget. I så fall måste information om mötet finnas i upphandlingsannonsen. Alla frågor och svar måste sedan skriftligt dokumenteras av kommunen och skickas ut till dem som begär underlaget. Man bör också, innan upphandlingen påbörjas, diskutera förslagen till krav med leverantörer och företag i branschen. 3. Så ställs krav på miljö och trafiksäkerhet - en sammanfattning

Speca gränsvärden

I förfrågningsunderlag och avtal bör gränsvärden preciseras. Exempelvis kan det anges att drivmedel ska motsvara minst miljödiesel klass 1, alternativt miljöklass 1 eller bättre, däck ska vara Ecertifierade o.s.v. Det är tveksamt att formulera avtal så att köpare och säljare har rätt att omförhandla de krav som berör miljö och trafiksäkerhet. Därför är det viktigt att noga avväga kraven med beaktande av avtalstiden. Balans mellan krav och mål Det är alltid målet för upphandlingen som styr vilka krav som kan ställas. Beställaren får således inte ställa högre krav än vad som kan anses relevant för att genomföra transport~änsten. I kommande exempel De flesta trafiksäkerhets- och miljökrav är generella. Några som kommer att redovisas här används emellertid bara vid specifika transporter.

Upphandling av transporter

4. Miljö Vägtransporter påverkar högst påtagligt vår miljö i form av mycket stora utsläpp av koldioxid. De orsakar också utsläpp av kväveoxider, partiklar och kolväten samt buller, läckage av olja, bränsle, kylarvätska och föroreningar från däckslitage. Därutöver fiIU1s särskilda risker med transporter av kemikalier och miljöfarligt avfall. Bet är därför viktigt att kommunen som upphandlare av transporttjänster har både en lång- och en kortsiktig strategi för att nå miljömålen. Miljökraven måste preciseras för att möjliggöra en korrekt anbudsutvärdering. För att tydliggöra dem bör de struktureras, till exempel genom att delas upp på entreprenör/organisation, förare respektive fordon. De miljökrav som redovisas nedan ska i första hand ses som exempel på allmäIU1a krav inom miljöområdet. Bara en del av dem är reglerade i lagar och förordningar, resten har växt fram genom olika beställarkrav och genom utveckling av teknik och produkter. De krav som redovisas nedan kan inte ställas i alla upphandlingar av transporttjänster.

4.1 Krav på entreprenören/organisationen Miljöledningssystem syftar till att steg för steg minska miljöbelastning och resursförbrukning, men är ingen garanti för att ett företag väljer bästa miljöalternativ. Ett företag som har ett certifierat miljöledningssystem har endast förbundit sig att följa gällande lagar och förordningar avseende miljö och dylikt och att ständigt förbättra sitt miljöarbete enligt en särskild plan. Det företag som använder miljöledningssystem bedriver dock i allmänhet ett aktivt miljöarbete. Man får inte ställa kravet att en leverantör ska ha ett miljöledningssystem av typen ISO 14001 (internationell standard för miljöled4. Miljö

ningsarbete) eller EMAS (EU:s miljöledningssystem) i en upphandling. Däremot kan vissa delar i de etablerade ledningssystemen utgöra mer specifika krav.

Miljöpolicy kräver följdkrav

Även om ett ledningssystems miljöpolicy i sig inte utgör någon garanti för entreprenörens miljöarbete, så är det ändå bra om en sådan finns. Den utgör en gnmd för det praktiska miljöarbetet. Policyn måste dock vara kopplad till riktlinjer och rutiner för att den ska kunna ses som ett faktiskt verktyg. Att bara kräva en miljöpolicy är inte meningsfullt, om man vill försäkra sig om att transporten utförs enligt angivna normer och principer. För att policyn ska bli verkningsfull krävs att den är kopplad till följdkrav.

MiljÖpoliCY

,. Miljömål ska vara mätbara

Dat....

Det kan vara lämpligt att förstärka policyn, som ofta är av övergripande natur och saknar detaljerade mål, med miljömål som i högre grad påverkar den direkta verksamheten. Miljömålen ska vara konkreta, tidsatta och mätbara. I ett måldokument kan man ha både övergripande, långsiktiga och kortsiktiga mål. Hur tydliga dessa är har betydelse för hur verksamheten kan styras. Ibland kan det vara bra att entreprenören har satt upp miljömål som kan knytas till de aktuella transporterna.

Dat. Dat

Det kan dock finnas skillnader mellan olika entreprenörers ambitioner och förutsättningar. De större har i allmänhet bättre möjligheter att redovisa mer kostnadskrävande miljömål.

Känsliga transporter

Särskilda krav bör ställas i upphandlingar av exempelvis skolskjutsar, färd~änst, sjukresor samt transporter av farligt gods, så kallade ADR-transporter (ADR- den europeiska överenskommelsen om internationell transport av farligt gods på väg). Entreprenören bör redovisa hur ansvar, befogenheter och delegering för de specifika transporterna ser ut inom de delar av organisationen som sysslar med dem. Detta kan bli en grund för en effektiv styrning av transporterna och en förutsättning för en tillförlitlig och fungerande information mellan beställaren och entreprenören.

4nsvar

3efogenhet ~Ödlägesplan

lesväg

För enmans- och familjeföretag utan anställda, räcker det med en redovisning av vem som är ansvarig. Vid exempelvis ADR-transporter finns föreskrifter om säkerhetsrådgivare för transport av farligt gods, se Statens Räddningsverks Författningssamling, SRVFS 1999:1. Vid upphandlingar av ADR-transporter är det viktigt med

Upphandling av transporter

nödlägesplaner. Dessa upprättas utifrån en analys om vilka olyckor som kan tänkas uppkomma och miljöeffekterna av dessa. Ibland sköter entreprenören ensam, eller i samverkan med beställaren, planering av resvägar, lastning och lossning av gods eller persontransporter som kräver olika stopp, exempelvis på- och avstigning för skolbarn. Då måste entreprenören ha resurser och rutiner för att genomföra planeringen. Den syftar till att genomföra effektiva logistiklösningar som minimerar miljöpåverkan och innebär att transporttiderna inte medför hastighetsöverträdelser. I vissa fall kan den upphandlande enheten ta in förslag på transport- och logistiklösningar i anbudet.

Förare skall h, Utbildning ..

4.2 Krav på personal

Kompetens

Beställaren bör upprätta en kravspecifikation på vilken utbildning och kompetens som varje förare ska ha för att kunna fullgöra sina uppdrag utifrån ett miljöperspektiv. Det bör även finnas planer för introduktion av nyanställda samt informations- och utbildningsplaner för befintliga förare. Det är viktigt att förarna har teoretiska kunskaper och praktiska erfarenheter om sparsamt körsätt. Ett sådant krav på ekonomisk körning kan bidra till att skapa en miljömedvetenhet hos förarna. För att minska bränsleförbrukningen och bidra till ett mjukare körsätt, krävs en kombination av olika åtgärder. Om beställaren kräver en viss utbildning måste detta preciseras till innehåll och omfattning. Det är en fördel om beställaren själv kan ordna utbildningen.

Exempel: Entreprenörens personal som arbetar med de aktuella transporterna, skall delta i följande utbildninJ{ar som anordnas av Beställaren. Tiden för dem är följande ..... Entreprenören svarar för sina personalkostnader. Detta kriterium utformas som ett kvalificeringskrav. I de fall beställaren själv håller i utbildningarna ska det framgå om de omfattar all aktuell personal och är obligatoriska eller inte och hur lång tid de tar. Särskilda krav vid miljörisker

Vid transporter med miljörisker förekommer behörighetsbevis - ADR-intyg - som specialkrav. Det finns olika typer av intyg för olika sorters gods. Enligt EU-direktiv, ska de som kör farligt gods på väg, ha minst en säkerhetsrådgivare. När sådana transporter upphandlas bör entreprenören därför beskriva vem eller vilka som 4. Miljö

ska utföra transporten, vilken typ av ADR-intyg som finns och vem som är säkerhetsrådgivare.

Exempel: Entreprenören skall i anbudet redovisa vilka erforderliga behörighetsbevis, exempelvis körkortsstatus och ADR-intyg, som entreprenörens förare innehar, samt vem som är säkerhetsrådgivare. Tde fall någon av de angivna personerna under avtalstiden ersätts, skall entreprenören informera Beställaren om detta. Detta kriterium kan endast utformas som ett kvalificeringskrav.

4.3 Krav på fordon På de fordon som används kan ställas en rad krav. Kraven kan avse ålder, avgasentissioner, bränsleförbrukning, typ av bränsle, typ av däck, övriga tillbehör samt tillsyn och service.

Ålder

Beställaren kan formulera krav i form av gränser för fordons ålder. Sådana krav kan vara: • Personbilar och minibussar för upp till åtta passagerare, får vara högst fem år gamla. • Bussar under 3,5 ton får vara högst sex år gamla.

Fordon kall ha Önskemål

der ······ lotor ····· vgasrening.

.................

Iränslef.. .... ·

..................

)rivmede\..,

Däck, .. ·.... , Ölr tillbehör, TillSyn/Service

Ider Motor

• Specialfordon (fordon som kör personer i rullstolar) får vara högst åtta år gamla.

···,·· ..

• För bussar över 3,5 ton, kan kravet på högsta ålder vara elva år. Här kan ett krav också vara att de har EuroII-motorer eller bättre, vilket motsvarar 19% års krav.

'" Bränsle!... ..

ö;;;;';:;;,d~i'

6~;·\i,it;;;hÖ;'

• För tunga fordon, över 3,5 ton kan också krävas EuroII-motorer eller bättre.

i~;;;~,;~~~rleverantör

Exempel: Entreprenören skall i anbudet ange vilka fordon som kommer att användas för de aktuella transporterna. De personbilar som används skall vara max fem år och de specialjordon som används skall vara max åtta år. Om Entreprenören under avtalstiden köper nya fordon för de aktuella transporterna, skall dessa uppfylla Miljöklass 2005 (direktiv 99/96EG) för tun~a fordon och Miljöklass 2005 (direktiv 98/69/EG) för lätta fordon. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav.

Upphandling av transporter

Avgasemissioner

Dagens krav på avgasutsläpp från bilar med olika miljöklasser återfinns i Lag om Motorfordons Avgasrening och motorbränslen (LMA2001:1080). Lagen följer gällande EU-direktiv inom området. Observera att olika direktiv gäller för diesel- respektive bensindrivna fordon. För de krav som gäller från 2005 hänvisar ovannämnda lag till EU:s direktiv 1998/69/EG för bensin- och dieseldrivna fordon med en totalvikt upp till 3,5 ton och till direktiv 1999/96/EG för dieseldrivna, tyngre fordon. Den som vill ställa EU-kraven som gäller från 2005 i en upphandling redan i dag, bör betänka att inte alla nya fordon i dag (februari 2004) uppfyller dessa krav. Avser upphandlingen transporttjänster som genomförs under 2004 kan därför krav på uppfyllande av EU:s avgaskrav för 2005 formuleras som ett utvärderingskriterium, men inte som ett kvalificeringskrav. Avser upphandlingen transporttjänster som ska genomföras från 2005 och framåt, ska kravet formuleras som ett kvalificeringskrav. LMA kommer också att anpassas till det nya EU-direktivet. Bränsleförbrukning

Avgasemissionernas storlek är som bekant kopplad till bränsleförbrukningens storlek. Därför är det viktigt att sträva efter lägsta möjliga bränsleförbrukning, oavsett vilken typ av bränsle som används. Entreprenören måste kunna kontrollera bränsleförbrukningen. Han ska ha rutiner och metoder för att begränsa - och om möjligt - minska förbrukningen som också ska dokumenteras för varje fordon. Kontrollen kan göras med hjälp av mätare som avläser fordonets bränsleförbrukning eller genom manuell avläsning. Entreprenören måste också kontinuerligt sammanställa och utvärdera resultaten. För att minska drivmedelsförbrukningen måste förarna utbildas i ett sparsamt körsätt. Även tekniska åtgärder som justeringar av motorer kan behövas. Riktvärden för fordonets bränsleförbrukning kan vid behov inhämtas från fordonstillverkaren eller officiella källor. Drivmedel

Fossila drivmedel har en negativ miljöpåverkan varför alternativen bör premieras. Det kan göras på olika sätt, exempelvis genom bonussystem som gynnar fordon som körs på miljöanpassade driv4. Miljö

medel. En satsning på sådana drivmedel kan vara ett av flera krav på entreprenören. Innan kommunen inför sådana krav i sina upphandlingar bör kommunen ha antagit en strategi för val av drivmedel. Det är viktigt att komma ihåg att låg bränsleförbrukning är viktigare än valet av drivmedel. Om en större bil eller en större motor måste väljas för att till exempel kunna köras på naturgas, minskar kanske inte koldioxidutsläppen alls. Observera också att de flesta av alternativen ännu är i en forsknings- och utvecklingsfas. En ensidig satsning på förnyelsebara drivmedel kan också ge ökade kostnader.

Bonus

För att miljöarbetet på sikt ska bli hållbart måste ekonomin beaktas. Att skynda långsamt kan vara bra, eftersom man inte kan byta ut alla fordon eller motorer alltför snabbt. Beställaren bör därför i upphandlingen ange färdriktningen utan absoluta krav. Han bör inte heller ta ställning till vilket alternativt drivmedel som ska premieras, eftersom det finns olika alternativ, såsom el, etanol, metangas med mera. I vilken takt fordon kan börja använda förnyelsebara drivmedel är inget som kan bestämmas av beställaren ensam eftersom det avgörs av tillgång, pris med mera. Då bränsleflexibia fordon, Flexible Fuel Vehicles, används är det bra att i en uppföljning av avtal och kvalitet speciellt kontrollera att fordonen körs på de alternativa drivmedel som man kommit överens om. Ange alltid att endast drivmedel miljöklass I ska användas. Kom också ihåg att bara nyare fordon kan köras på vissa förnyelsebara drivmedel. Det är viktigt att göra en noggrann avvägning av hur kraven utformas. Beställaren kan exempelvis utgå från att en viss andel av de fordon som används för de aktuella transporterna, ska drivas med förnyelsebara bränslen. För dem kan beställaren utforma en bonus per körd kilometer.

Exempel: Alt. 1. X procent av de fordon som används för de aktuella transporterna skall drivas med förnyelsebara bränslen. Entreprenören skall för övriga fordon använda drivmedel som utgörs av bästa miljöklassade diesel eller bästa miljöklassade bensin. För att kunna ställa sådana krav måste det finnas förnyelsebara drivmedel i närheten. Dessa ska också anses lämpliga med hänsyn till effektivitet, pris med mera.

Exempel: Alt. 2. I de fall transporterna genomförs med bensin- eller dieseldrivna fordon skall Entreprenören alltid använda bästa miljöklassade diesel eller bästa miljöklassade bensin. Entreprenören skall under avtalstiden, vid anskaffande av fordon för de aktuella trans-

Upphandling av transporter

parterna, förvissa sig om att dessa kan köras på alternativa drivmedel och att de uppfyller miljöklass 2005. Vid minst två tillfällen under avtalsperioden kommer Beställaren att kräva redovisningar av entreprenörens strävan att använda förnybara drivmedel. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav. Typ av däck

Däcken ska vara E-certifierade. E-certifiering av däck innebär att material och däcksdimension är typgodkända. Ett krav bör också vara att däckens innehåll av oljor som innehåller polycykliska aromatiska kolväten (PAH-oljor) begränsas. För sommardäck till personbilar fiIms idag endast ett begränsat urval som har tillräckligt låga PAH-värden, dvs högst tre procent. För personbilar kan därför behöva göras undantag från gränsvärdet högst tre procent. PAH-oljorna i däcken mäts vanligtvis med två metoder, lP 346, där det högst får vara tre procent, och lP 391, där man bör ligga under femton procent. E-certifieringen gäller även regummerade däck, som är gyImsamma ur resurssynpunkt. De spar råvaror och kan lättare förses med en ny slitbana, utan giftiga PAH-oljor. Å andra sidan kan rullmotståndet ibland vara sämre, vilket ökar bränsleförbrukningen. Övriga tillbehör

Entreprenören ska förvissa sig om att den extra utrustning som används är CE-märkt (uppfyller olika ED-direktivs krav på hälsa och säkerhet) och inte försämrar trafiksäkerhet och miljö. Extrautrustning kan vara bakgavel-lift, ramp etc.

Exempel: Entreprenören skall förvissa sig om att den extrautrustning som används är CE-märkt och inte har en negativ miljöpåverkan.

Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav. CheCklista

Tillsyn och service

Det är viktigt att det ställs miljökrav även på hur fordonen ses till och servas. Kraven kan omfatta kontinuerlig tillsyn och service, tillsyn och kontroll av däck samt åtgärdsrutiner.

........

Kontinuerlig tillsyn av fordon bör göras veckovis eller minst var fjortonde dag. Som underlag för tillsynen bör det finnas en checklista som anger vad som ska kontrolleras samt entreprenörens minimivärden för mönsterdjup på däck. Listan ska följas upp så att man bland annat kan avläsa förbrukning av olja och kylarvätska, 4. Miljö

........

. ...............

för att upptäcka eventuella läckage. Checklistorna ska sparas som dokument som kan revideras. Kontinuerlig service görs vanligtvis så ofta som tillverkaren anger. Entreprenören ska förbinda sig att följa rekommendationerna. Dokumenterade rutiner ska finnas för att åtgärda skador och felaktigheter på fordon. Servicerapporterna ska sparas. Tillsyn av däck ska ingå i kontinuerlig tillsyn och omfatta kontroll av mönsterdjup, lufttryck och eventuella skador på däcken. Den kontinuerliga tillsynen ersätter inte säkerhetskontrollen, som alltid ska göras före körning. Det är svårt att kräva att entreprenören alltid ska använda sådant som påverkar miljön minst. Kravet bör istället vara att det finns en etablerad vetenskaplig miljömärkning på de produkter som ska användas. Om underleverantörer anlitas ska entreprenören förvissa sig om att de produkter man avtalat om också är de som används. Det kan göras genom intyg från - eller avtal med - underleverantören. Om entreprenören själv står för service och underhåll ska rutiner upprättas om att avfallsprodukter tas om hand på bästa sätt.

Exempel: Entreprenören skall ha dokumenterade rutiner för kontinuerlig tillsyn av de fordon som används. Entreprenören skall förbinda sig att följa tillverkarens rekommendationer för service av fordon. Däcken skall inte ha mer än tre procent PAH-oljor (enligt lP 346) och vara E-certijierade. Tillsyn av skador och kontroll av lufttryck på däck skall göras kontinuerligt. För sommardäck till personbilar kan avsteg från kravet på max tre procent PAH-oljor godkännas. Om Entreprenören själv genomför service och underhåll som ger

upphov till avfallsprodukter, skall rutiner finnas för att eliminera en negativ miljöpåverkan. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav.

Upphandling av transporter

I";

5. Trafiksäkerhet I upphandlingar är några av kraven för att uppnå en bätt e 'r"afiksäkerhet reglerade i lagar och förordningar. Annat har växt fram genom olika former av beställarkrav och genom utveckling av teknik och produkter. Kraven som ställs måste vara av betydelse för hur transporterna utförs. Det går till exempel inte att kr"va att en leverantör har ett kvalitetsledningssystem som ISO 9000 (inter!nationell standard för kvalitetsarbete) eller liknande. Det är ju inte säkert att det ökar trafiksäkerheten. De krav som redovisas nedan kan inte ställas i alla upphandlingar.

5.1 Krav på entreprenören/organisationen Trafiksäkerhetspolicy

Det är bra om entreprenören har en trafiksäkerhetspolicy eftersom detta i regel utgör en grund för företagets trafiksäkerhetsarbete. En policy måste vara väl förankrad i hela entreprenörens organisation och kunna påverka verksamheten. Att det ska finnas en policy kan vara ett kvalificeringskrav, under förutsättning att det anses som betydelsefullt för verksamheten. Om entreprenörens policy är ett utvärderingskriterium, ska det tydligt anges hur den kommer att utvärderas. Policyn i sig är dock ingen garanti för att principer och normer följs. Precis som när det gäller miljökrav måste den vara kopplad till riktlinjer och rutiner, för att den ska kunna ligga till grund för det konkreta arbetet.

Tratiksäkerhets_ POlicy

Dat..

Dat....

Dat..

Rapport ......................... ................. "'., -,., ....

............

Trafiksäkerhetsmål

Atgärder

Att ha uppsatta trafiksäkerhetsmål kan vara lika viktigt som att ha miljörnål. Trafiksäkerhetsmålen ska vara konkreta och mätbara. För att kunna kräva trafiksäkerhetsmål maste de vara betydelsefulla för verksamheten. 5. Trafiksäkerhet

Informationsöverföring

För både trafiksäkerhet och miljö kan det vara viktigt att det sker en informationsöverföring vid exempelvis specifika persontransporter och ADR-transporter. Syftet är att säkra den interna informationen mellan ledning och förare vid till exempel persontransporter. Det kan handla om sekretessbestämmelser och tystnadsplikt, förartillsyn, känsliga uppgifter om gods och godshantering med miljö- och hälsorisker med mera. Det är viktigt att beställaren känner till och har förtroende för hur entreprenören sköter informationen till förarna.

Tillbudsrapport

Tillbudsrapportering används för att förebygga olyckor. Det är därför viktigt att entreprenörerna har rutiner för rapporteringen. Rutinerna ska exempelvis beskriva hur en rapport ska se ut. Rapporten kan beskriva tillbudet, orsaken till det, eventuell skada, datum, tidpunkt, plats, inblandade personer och fordon. I rutinen ska också framgå hur rapporteringen behandlas hos entreprenören samt att det finns en handlingsplan för åtgärder. Om en viss tillbudssituation återkommer eller ett tillbud orsakat någon form av onormalt handlande ska det rapporteras. Det kan göras då förare upplever att en händelse kan komma att upprepas och leda till person- eller egendomsskada. Orsaken kan också vara att vägarna eller trafiken upplevs som en fara för trafiksäkerheten. Det är viktigt att tillbudsrapporteringen överlämnas till beställaren.

Olycksfallsrapport

Olyckor med alla typer av skador ska rapporteras. Tillbuds- och olycksfallsrapportering finns reglerat i Arbetsmiljöverkets Föreskrifter om Systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1.

Exempel: Alt. 1. Entreprenören skall vid tillbud eller olycka skriftligen rapportera till beställaren. Exempel: Alt. 2. Entreprenören skall, efter det att avtal slutits, tillsammans med beställaren utveckla rutiner för tillbuds- och olycksfallsrapportering. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav.

Nödläges- och krishanteringsplan

För specifika transporter såsom skolskjutsar, färd~änst och sjukresor bör nödlägesplaner upprättas. En nödlägesplan är en hand-

Upphandling av transporter

lingsplan som ska användas när en olycka inträffar. Planerna kan knytas till ett fordon, en viss typ av fordon eller transportuppdrag. Först ska ('n analys göras av vilka olyckstillbud som kan tänkas uppstå. Utifran analysen ska en nödlägesplan utvecklas som syftar till att begränsa och förebygga personskador. Krishanteringsplaner bör om möjligt upprättas i samverkan mellan beställare och entreprenör (se Arbetsmiljöverkets föreskrift).

Exempel: Alt. 1. Entreprenören skall under avtalsperioden, i samråd med beställaren, upprätta nödlägesplaner för de aktuella transporterna. Exempel: Alt. 2. Entreprenören skall i anbudet redovisa nödlägesplaner för de aktuella transporterna. Detta kan utformas som ett kvalificeringskrav.

5.2 Krav på personal Behörighetsbevis

Entreprenören bör ha rutiner för att kontinuerligt, genom egna kontroller, förvissa sig om att förarna har behörighetsbevis, till exempel rätt typ av körkort, taxiförarlegitimation och ADR-intyg. Egenkontrollerna kan exempelvis göras genom fysiskt besök på arbetsplatsen eller med hjälp av uppgifter från Vägverket. Tidpunkter för kontrollerna och uppgifter om vem som gjorde dem samt eventuella avvikelser ska dokumenteras. Egenkontroller kan till exempel genomföras minst fyra gånger per år och omfatta samtliga förare.

Drogkontroll

Det är viktigt att entreprenören har rutiner för att kontrollera att förare inte är alkohol- eller drogpåverkade under arbetstid. Man kan till exempel använda alkoläs i de aktuella fordonen eller avtala med någon om att genomföra drogtester. Kontroller av droger kan lämpligen göras vid nyanställningar och vid misstanke om drogmissbruk. Pa sikt är det viktigt att alla fordon i yrkesmässig trafik utrustas med alkolås.

Exempel: Entreprenören skall redovisa hur manga av de fordon som används för de aktuella transporterna som har alkaliIs. Detta kan utformas som ett utvärderingskriterium eller kvalificeringskrav. 5. Trafiksäkerhet

Hastighetskontroll

Höga hastigheter ligger bakom de flesta olyckor och tillbud. Hastigheten är helt avgörande för hur svåra konsekvenserna aven olycka blir. En upphandling som medför att transporterna sker vid olagliga hastigheter, eller som inte ger utrymme för att hastigheten i vissa fall, till exempel halka, är betydligt lägre än hastighetsbegränsningen, kommer delvis att vara ett slag i luften. Merparten av den förbättrade säkerhet som upphandlingen kan ge, kommer att gå förlorad. Entreprenören ska därför upprätta rutiner eller metoder för att förvissa sig om att det inte sker hastighetsöverträdelser och att anpassningen till halka förbättras. En kontinuerlig och dokumenterad avläsning av färdskrivarblad är en metod för kontroll som ska användas. Andra sätt är tekniska och elektroniska system eller avtal om hastighetskontroller. Rutinen, som upprättas av entreprenören, ska även gälla avvikelserapportering och åtgärder. Sådana krav på entreprenören kan bidra till att denne skaffar sig kunskap om hur fort fordonen körs och därmed ser till att minska antalet hastighetsöverträdelser. Entreprenören förmås också att aktivt arbeta med att öka motivation och medvetenhet inom företaget. Både om entreprenören själv kontrollerar hastigheterna eller anlitar någon annan för uppgiften, så ska det anges hur täta och hur omfattande kontrollerna är. De kan exempelvis genomföras minst fyra gånger per år och omfatta tio procent av de aktuella fordonen.

Exempel: Entreprenörens fordon skall på utsidan och inne i fordonet vara utrustade med tydliga skyltar eller dekaler som klart visar att fordonen inte får köras fortare än gällande hastighetsgräns och med ett telefonnummer som kan ringas om detta trots allt observeras. Bältesanvändning

I över hälften av alla olyckor med personskador har förarna eller passagerarna inte använt säkerhetsbälten. Entreprenören bör därför upprätta rutiner för att förvissa sig om att förare och i förekommande fall även passagerare använder bältena. Han kan exempelvis rutinmässigt kontrollera bältesanvändningen rent fysiskt. Lagen kräver bälteskudde vid transporter av barn under sex år. För barn upp till femton år är det förarens ansvar att kontrollera bältesanvändningen (§7 SFS 1970:340 Skolskjutsförordningen).

Exempel: Entreprenörens fordon som används för uppdraget skall vara utrustade med bältespåminnare på samtliga platser. (Observera att dessa endast finns i ett fåtal fordon idag). Undantag från detta

Upphandling av transporter

gäller bussar som tar mer än åtta passagerare. Förare skall alltid använda bälte och uppmana passagerare att använda bälte. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav. Utbildning och kompetenshöjande åtgärder

Utbildning och kompetenshöjande åtgärder är ett medel för att höja trafiksäkerheten. Entreprenören bör därför skriva en kravspecifikation på vilken kompetens som varje förare ska ha för att kunna köra trafiksäkert. Entreprenören kan årligen upprätta utbildningsplaner. Det kan vara utbildningar som höjer förarnas motivation att köra trafiksäkrare eller teoretiska kurser, som ökar förarnas mentala förutsättningar att nå trafiksäkerhetsmålen. Utbildningen kan även innehålla praktiska moment som halkkörning, övningar i nödlägessituationer, första hjälpen med mera. Det är viktigt att det även finns planer för introduktion av nyanställda. Alla förare bör ha utbildning i trafiksäkerhet, nollvisionen samt första hjälpen. Utryrnnings- och nödlägesövningar kan vara viktiga för förare av persontransporter. Genom att ställa dessa krav säkerställer beställaren kvaliteten på transporterna. Information och utbildningar om hur säkerhetsutrustning och övrig fordonsutrustning ska användas och fungera är viktiga. Det gäller särskilt för nyinköpta fordon. Entreprenören bör dokumentera vad utbildningen omfattar och vilka förare som deltagit i den. Om entreprenören själv ordnar utbildningen måste beställaren kontrollera innehåll, omfattning och uppläggning. Det är viktigt att detta beskrivs i avtalet. Det är också viktigt att beställaren formulerar syfte, krav och mål för utbildningarna. I flera fall genomför beställaren utbildningarna.

Exempel: Beställaren kommer under avtalstiden att organisera utbildningar i syfte att säkerställa trafiksäkerheten för de aktuella transporerna. Utbildningarna kommer att innehålla trafiksäkerhet, nollvisionen, första hjälpen och halkkörning. Den totala tiden för utbildningen är .... timmar. Beställaren bekostar utbildningarna. Entreprenören ansvarar för sina personalkostnader. Utbildningarna är obligatoriska för den personal som omfattas av avtalet. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav. Förarens hälsa

Yrkestrafiken har ett högre krav än privattrafiken på förarnas fysiska och medicinska status. Kraven innebär att det behövs rutiner och riktlinjer som måste upprätthållas. Entreprenören ska 5. Trafiksäkerhet

därför fastställa vilka krav som anställda eller anlitade förare ska uppfylla för att kunna fullgöra transporterna. Grunden för kJ:aven är typen av transport, de olika kundbehoven samt Vägverkets föreskrifter. Vägverkets föreskrift 2§ 1998:89 VVFS, Grupp II och III är minimikrav. Entreprenören bör kontinuerligt kontrollera förarnas fysiska och medicinska status, tillfälliga medicineringar eller tillstånd och annat som kan påverka förmågan att framföra fordon. Detta bör regleras i entreprenörens rutiner. Hälsostatus hos förare över 45 år kan till exempel kontrolleras vart femte år och vartannat år för förare över 65 år. Krav på åldersgränser får inte ställas i upphandlingen.

Exempel: Kontroll av hälsostatus skall göras med följande intervaller: fem år för förare över 45 år och två år för förarr över 65 år. Kontrollerna skall utgå från Vägverkets föreskrift § 2 1998:89 VVFS Grupp II och III. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav. (Det är viktigt att beställaren anger en minimigräns, i detta fall Vägverkets Författningssamling, VVFS 1998:89. Där anges kontrollernas omfattning). Speciella törarkrav

Vissa typer av transporter ställer speciella förarkrav. För persontransporter kan det gälla bemötande, service och kunskaper i svenska. Dessa är inte direkta trafiksäkerhetskrav men kan vara viktiga för resenärens känsla av trygghet och allmänna upplevelse. Det handlar om förmågan att kunna ge resenärerna stöd, förtroende och personlig service. Kraven är svåra att precisera och beskrivs därför ofta mer generellt. Det kan dock vara bra att precisera vissa krav som exempelvis personlig hjälp för funktionshindrade och andra som behöver det. Då och då bör kund utvärderingar göras för att mäta resenärernas upplevelser av bemötande och service. Om beställaren avser att göra kundutvärderingar under avtalsperioden ska detta framgå av avtalet.

5.3 Krav på fordon Bältesutrustning

Förutsättningen för att använda bilbälten är att det finns godkända sådana i fordonet. I nyare bilar och bussar finns typgodkända utrust-

Upphandling av transporter

ningar. I fordon under 3,5 ton ska alla passagerarplatser, inklusive rullstolsplatser, vara utrustade med trepunktsbälten. Undantag är mittplatserna på bussar där tvåpunktsbälten godkänns. För nya bussar över 3,5 ton finns bälteskrav från och med 2004, med undantag för bussar i klass l, dvs bussar avsedda för stadstrafik. För äldre bussar över 3,5 ton kan beställaren ändå kräva bältesutrustning. Man bör dock vara medveten om att det ofta är mycket dyrt att eftermontera bälten i bussar. Det är viktigt att eftermonterade bälten uppfyller Vägverkets rekommendationer (se vidare Vägverkets rapport 2003:15, Eftermontering av bälten i bussar). Övriga bälteskrav som kan ställas i en upphandling är: • För personbilar och specialfordon kan kravet vara trepunktsbälten på alla platser. • För bussar med upp till åtta passagerare kan kravet vara trepunktsbälten på alla platser, med undantag för mittplatserna där tvåpunktsbälte godkänns. • I övriga bussar kan kravet vara minst tvåpunktsbälten på samtliga platser. • För tunga fordon, över 3,5 ton, kan man kräva trepunktsbälten och bältespåminnare. Sådana finns dock för närvarande bara i några fordon. Tillsyn och kontroll

Bussar med en totalvikt över tio ton och lastbilar med en totalvikt över tolv ton är enligt lag försedda med hastighetsregulatorer. Det händer att dessa kopplas ur, vilket är förbjudet. Därför kan man kräva att hastighetsregulatorerna alltid ska vara inkopplade och inte manipulerade. För tillsyn och service kan det krävas säkerhetskontroller, kontinuerlig tillsyn, kontrollbesiktningar, bromskontroller samt kontroll av däckstandard.

Checklista .

Den dagliga tillsynen och säkerhetskontrollen utförs i samband med att fordonet tas i bruk. Entreprenören ska ha rutiner för detta, men det är inte nödvändigt att rutinerna dokumenteras.

................. .

Kontinuerlig tillsyn av fordon bör genomföras minst var fjortonde dag. Som underlag för tillsynen ska en checklista finnas.

. .......................

................. ., . . .................. ................

Alla aktuella fordon ska genomgå lagstadgad kontrollbesiktning. Eftersom bromskontrollerna är frivilliga ska beställaren ta ställning till om det under avtalstiden ska krävas extrakontroller utöver den som sker vid den årliga besiktningen. Extrakontroller rekommen5. Trafiksäkerhet

deras för bussar för persontransporter. Entreprenören ska i anslutning till kontrollerna ha rutiner för att åtgärda eventuella brister.

Exempel: Entreprenören skall för samtliga fordon över 3,5 ton samt för fordon som tar mer än åtta passagerare genomföra godkända extra bromskontroller en gång per år hos Svensk Bilprovning eller ackrediterad verkstad. Protokoll från besiktningar och extra bromskontroller skall sparas som underlag vid avtals- och kvalitetsuppföljningar. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav. Däckmönster När däcken slits och däckmönstret blir mindre än tre millimeter ökar bromssträckan och risken för vattenplaning. Mönsterdjupet för sommardäck ska enligt lag vara minst 1,6 mm och för vinterdäck minst 3 mm. Vid persontransporter är det viktigt att ställa högre krav än vad som är lagstadgat. Ett minsta mönsterdjup för både sommar- och vinterdäck kan sättas till 3 mm och för fordon över 3,5 ton till S mm. Dubbdäck bör ha ett minsta mönsterdjup på Smm.

Exempel: För sommardäck skall det minsta mönsterdjupet vara 3 mm. För vinterdäck skall det minsta mönsterdjupet vara 5 mm. För fordon över 3,5 ton skall det minsta mönsterdjupet vara 5 mm. Specialutrustning

Olika specialutrustningar kan öka trafiksäkerheten. Exempel är hastighetspåminnare, alkolås, bältespåminnare, lastförskjutningsskydd, klimatanläggning, airbags, högt placerade bromsljus, ABSbromsar, backsignal för fordon som har begränsad sikt bakåt och alternativ monitor. En del utrustning ingår som standard i många fordonsmodeller. Beställaren kan i vissa fall kräva att de aktuella fordonen ska vara utrustade till exempel med kommunikationsutrustning med hands-free då avtalet börjar tillämpas. Beställaren kan också kräva viss utrustning i nyanskaffade fordon. Det kan exempelvis vara bra med ett krav på att dörrar i bussar över 3,5 ton ska vara utrustade med klämskydd. Säkerhetsutrustning

En förteckning ska upprättas över vilken säkerhetsutrustning som ska finnas i respektive fordon. Det ska också ställas krav på att den fungerar. Utrustningen ska vara anpassad till transporterna. Fordonen ska vara utrustade med minst godkänd brandsläckare, förbandsutrustning med innehållsförteckning, foliefilt, handlampa,

Upphandling av transporter

bälteskniv, nödbloss, skyddsväst med reflekterande material samt i förekommande fall fastsättningsanordning för rullstolar. Säkerhetsutrustning som kräver kontinuerlig översyn, exempelvis brandsläckare och handlampa, ska regelbundet kontrolleras. Kontrollerna ska dokumenteras. För passagerare i rullstol kan ett så kallat komfortbälte (midjebälte som säkrar passageraren i rullstolen) vara en viktig säkerhetsutrustning.

Exempel: Entreprenören skall för de aktuella transporterna ha nödvändig skydds- och säkerhetsutrustning. Som minimikrav skall respektive fordon vara utrustat med brandsläckare av godkänd typ, förbandsutrustning, foliefilt, handlampa, bälteskniv, nödbloss och skyddsväst med reflekterande material. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav.

Överdrivna krav motverkar konkurrens

Beställaren kan inte ha alltför långtgående krav på ett fordons beskaffenhet eller utrustning. De måste stå i relation till transportens innehåll, omfattning och utförande. Utgångspunkten är lagar och förordningar. Om det ställs högre krav än så, måste beställaren kunna motivera detta. Speciella förutsättningar eller säkerhetskrav måste vara väsentliga för att den aktuella transporten ska kunna genomföras på ett önskvärt sätt. Att ställa alltför omfattande krav på fordonen kan innebära att man urholkar konkurrensen samtidigt som effekten ur trafiksäkerhetssynpunkt kanske blir begränsad. Det är därför bättre att ställa krav på entreprenörens kontroll, underhåll och skötsel av fordonen samt på att transporten ska utgå från ett trafiksäkerhetsperspektiv. Det kan vara svårt att redan i upphandling kräva att transporten ska ske med fordon som uppfyller vissa specifika krav, i synnerhet om dessa inte är vedertagna. Ibland vill kommunen kanske åstadkomma något som entreprenören inte klarar av omedelbart. Beställaren kan då i avtalet förorda att den aktuella utrustningen ska anskaffas under avtals tiden eller att den ska finnas i eventuellt nya fordon. I nedanstående exempel hänvisas till Euro-NCAP, en oberoende sammanslutning för krock testning.

Exempel: Vid nyanskaffning av personbilar under avtalsperioden förordas att de fordon som skall användas för de aktuella transporterna uppfyller minst fyra stjärnor i klassningen Euro-NCAP eller motsvarande. Det finns olika typer av klassning, varför det är viktigt att inte bara ange en specifik klassning. Alla bilmodeller är heller inte testade. 5. Trafiksäkerhet

Entreprenörens dokumentation

Man kan kräva att entreprenören dokumenterar mycket, till exempel genom behörighetsdokumentation, tillbudsdokumentation, registrering av bränsleförbrukning, servicedokumentation, besiktningsprotokoll och protokoll från extra bromskontroller samt dokument som bevisar att kör- och vilotider hålls. För att kunna följa upp kraven i anbudsförfrågan och avtalet måste entreprenören ha relevant dokumenta tion. Behörighetsdokumentation visar olika typer av tillstånd som gäller entreprenören och fordonen samt dokument från kontroller av körkort och andra personliga behörighetsbevis. Registrering av bränsleförbrukning är statistik och utvärderingar av denna. Servicedokumentation omfattar fordonsservice, checklistor för tillsyn av fordon och reparationer. Besiktningsprotokoll och protokoll från bromskontroller ska sparas tillsammans med servicedokumentationen. Dokumentation avseende vilotider, färdskrivarblad och liknande kan sparas separat. Av praktiska skäl kan det behövas två nivåer på dokumentationen. Dokument som är direkt kopplade till respektive fordon kan ingå i en så kallad fordonsbok. Sådana dokument kan vara körjoumal, rutiner för tillsyn, försäkringshandlingar, registreringsbevis samt nödlägesplaner. Andra dokument är sådana som kan förvaras hos entreprenören. Dessa kan med fördel sparas så att de lätt kan kopplas till respektive fordon.

Exempel: Entreprenören skall dokumentera alla händelser som är av betydelse för fordonen eller transporterna. Följande dokument skall sparas och finnas tillgängliga under avtalstiden: behörighetsdokument såsom olika typer av tillstånd avseende entreprenören och fordonen, dokument från kontroller av körkort och andra personliga behörighetsbevis, statistik och utvärderingar av bränsleförbrukningen, servicedokumentation som omfattar fordonsservice, sammanställning av checklistor för tillsyn av fordon, dokumentation från reparationer, besiktnings- och bromsprotokoll och dokumentation som bevisar att vilotider upprätthålls. Detta kriterium kan utformas som ett kvalificeringskrav. Det ska vara kopplat till att beställaren kommer att göra avtals- och kvalitetsuppföljningar hos leverantören.

Upphandling av transporter

\ 6. Förberedelser för upphandlingen

Förberedelserna för en upphandling kan delas upp i ansvar ,?~h .' planering, behovsanalys, marknadsanalys och upprättande av förfrågningsunderlag.

6.1 Ansvar och planering Kommuner och landsting har ofta policys och program både för miljö och trafiksäkerhet. Huvudansvaret ligger i regel på en enskild nämnd, men i arbetet deltar egentligen alla förvaltningar. Varje nämnd eller styrelse som tillhandahåller eller upphandlar transporter har ett ansvar för att de sker så säkert som möjligt och ger minsta möjliga miljöpåverkan. Ett medvetet trafiksäkerhets- och miljöarbete måste därför finnas i alla delar av organisationen. Övergripande ansvar

För att tydliggöra och hålla samman arbetet är det angeläget att det finns någon som har det övergripande ansvaret och är pådrivande. r många kommuner och landsting finns därför en tjänsteman eller en enhet med de uppgifterna. För att ambitionerna ska få genomslag i kommunernas och landstingens arbete och för att de ansvariga ska ges mandat för sitt arbete, krävs ofta att fullmäktige beslutar om miljö- och trafiksäkerhetsmålen för transporterna. Om beslut har fattats av kommun- eller landstingsstyrelsen finns dokument som kan ge miljö- och trafiksäkerhetsarbetet hög prioritet samtidigt som det kan ge förutsättningar för att det anslås pengar i budgeten. Delegerad planering

Utifrån policydokumenten kan miljö- och trafiksäkerhetsplaner och kvalitetssäkring av transporter formuleras. Arbetet med att planera 6. Förberedelser tör upphandlingen

och upphandla transporter delegeras till lämplig förvaltning, till exempel upphandlingsenheten, tekniska förvaltningen, sjukreseenheten eller skolförvaltningen. Det är nödvändigt att planeringen sker i nära samverkan med de förvaltningar, som på olika sätt är berörda av - eller arbetar med - upphandling av transporter. Upphandling - ett av flera ben

I kostnaderna för en upphandling ingår kostnaderna för själva upphandlingen, de köpta ~änsterna och uppföljnjngar. Transporter ska vara snabba, effektiva, trygga, flexibla, funktionella och billiga. De ska både ge god service och innebära effektiv resurshushållning. Det är alltså många olika krav som ska uppfyllas då transporterna planeras. Dessutom ska lagen följas och en rad olika intressen tillgodoses, till exempel kraven på delaktighet och förankring. En bra upphandling gynnas aven processyn där arbetet med transport~änsterna sker kontinuerligt. Själva upphandlingen är således bara en av flera viktiga delar när beställaren köper ~änsterna. I olika delar av processen finns ett antal formkrav som måste beaktas, till exempel lagen om offentlig upphandling, LOV, och krav på uppföljrung av transporterna. Nedan redovisas hur centrala aspekter och perspektiv kan fångas upp under planeringen före själva upphandlingen. Under planeringen utarbetas förfrågningsunderlaget, som ligger till grund för upphandlingen. Innan dess är det nödvändigt att genomföra en behovsanalys och ofta också en marknadsanalys. Vpphandlingsprocessens olika steg illustreras av figuren på sid 33.

6.2 Behovsanalys I behovsanalysen bestäms behoven, dvs vilken typ av transport det är fråga om, transportens omfattning, hur transporterna ska utföras etc. För att analysen ska bli bra krävs en dialog med de enheter som ansvarar för transporterna, med andra berörda enheter och med resenärerna. Ofta finns erfarenheter från uppföljningar av tidigare, liknande transporter som kan komma till nytta när det nya förfrågningsunderlaget tas fram. Behovsanalysens omfattning varierar beroende på vad transporterna avser: skolskjuts, färd~änst, sjukresor, transport av livsmedel,

Upphandling av transporter

1. Behovsanalys Analys av förutsättningar. Bedömning av reellt behov, kapacitetsbehov. Policy och styrande dokument dvs vad kommunen/landstinget vill uppnå.

2. Förfrågningsunderlag Anbudstid. Annonsering. Kravspecifikation. Metod för uppföljning.

Marknadsanalys. Val av upphandlingsform. Förekommande miljö- och trafiksäkerhetskrav. Kravspecifikation.

3. Anbudsutvärdering och beslut Anbudsöppning.

Kvalificeringskrav och utvärderingskriterier.

Utvärdering före beslut.

Kommersiella villkor/Kontraktsvillkor.

(Förhandling.) Beslut om val av entreprenör. Information om tilldelningsbeslut. Avtal.

4. Uppföljning

Intern uppföljning. Uppföljning hos entreprenör.

Tillkännagivande av beslut. Efterannonsering (om avslutad upphandling).

Upphandlingsprocess

transport av avfall eller material till och från anläggningsarbeten. Persontransporter kräver ofta mer planering och analys än andra transporter. Bland annat måste resenärernas säkerhet utanför fordonet beaktas, till exempel vid hållplatser och skolor. Behovsanalysen ska beskriva: • Typ av transport. • Omfattningen av transporten. • Avtalstid. • När transporterna ska utföras samt start- och sluttider. • Typ av fordon ink!. fordonens lastförmaga. • Transporternas längd i kilometer eller i preciserade transportsträckor. 6. Förberedelser tör upphandlingen

• Geografiska och fysiska förutsättningar. • Administrativa förutsättningar som planeringssystem, fakturering etc. • System för kommunikation och information, till exempel mobitex. • Resenärens behov av stöd och service. I behovsanalysen ska också kvalificeringskrav och eventuella utvärderingskriterier tas fram. Ersättningsformerna varierar mellan persontransporter och varutransporter. Vid persontransporter kan ersättningen bestå av fasta avgifter eller baseras på tid och avstånd. Vid varutransporter utgår ersättningen ofta från godsvolymer och inhyrningstid (till exempel timtaxa). Det är en fördel om ersättningsformerna stimulerar miljöhänsyn och trafiksäkerhet. I ersättningen för skolskjutsar kan till exempel bonussystem byggas in som stimulerar ett trafiksäkert beteende genom olika starttider under sommar- och vinterhalvåren. I behovsanalysen har man stor nytta av eventuella utvärderingar av gamla avtal eller avtal som just löper ut. Utvärderingarna blir tillförlitligare om de utförs tillsammans med de entreprenörer som svarat för transporterna och med organisationer för resenärerna. Här kan kartläggas problem, avvikelser och synpunkter på olika faktorer som påverkat de tidigare transporterna.

6.3 Marknadsanalys Efter behovsanalysen kan en marknadsanalys göras. Den ingår i den förberedande upphandlingsprocessen. Genom rätt utförda marknadsanalyser kan kommunen på sikt spara betydande belopp samtidigt som man också får hjälp att formulera sina krav. Marknadsanalysen beskriver hur många leverantörer som kan tänkas lägga anbud, vilka fordon som finns tillgängliga på marknaden, kostnadsläget, krav på kvalitet, miljö med mera. Efter behovsanalysen avgör den upphandlande enheten om en marknadsanalys ska göras eller inte. Erfarenheter från tidigare upphandlingar inom området är viktiga, både egna och andras. Man kan exempelvis ta kontakter med andra kommuner, landsting eller trafikhuvudmän. Material utifrån måste emellertid alltid anpassas efter de egna förutsättningarna och den lokala marknaden. En marknadsanalys görs i regel då transport~änstenär ny eller marknaden är okänd. Alternativet är

Upphandling av transporter

att anlita branschorganisationer, personer eller företag med marknadserfarenhet. Hur omfattande marknadsanalysen blir beror på förekomsten av konkurrens och transportens omfattning. I många fall måste köparen uppmärksamma tänkbara leverantörer pä upphandlingen för att få önskad konkurrens, vilket i sin tur kan ge bättre kvalitet och pris. Dokumentation

Det är viktigt att marknadsanalysen dokumenteras. Den ska dels utgöra ett underlag för upphandlingen och dels arkiveras som en informationskälla inför kommande upphandlingar. En viktig del av marknadsanalysen är de ekonomiska förutsättningarna. Anvisningar bör tas fram om hur man ska agera om de bud~eterade kostnaderna väsentligt överskrids i anbuden. Det är viktigt att också ha med de övergripande riktlinjerna, policy och trafiksäkerhetsprogram. En noggrann analys av marknad och kostnaden för de olika kraven kan ge en god bild av vad upphandlingen kommer att kosta.

6.4 Projektorganisation Arbetet med upphandlingen sker lämpligen i en projektgrupp som sammankallas av den förvaltning som är ansvarig för upphandlingen. Gruppen bör ges möjlighet att använda sig av personer som kan till exempel hälso- och sjukvård, kollektivtrafikplanering, färdtjänst, skolskjutsar, skolan i allmänhet, socialtjänst med mera. Därutöver kan det finnas skäl att knyta juridisk och teknisk kompetens till gruppen, men också sakkunniga frän till exempel Vägverkets regioner, trafikhuvudmän, kommunalförbund eller fristående konsulter. Eftersom en transportupphandling kan vara relativt omfattande bör projektgruppen spegla olika delar i processen. I exempelvis en skolskjutsupphandling kan både planerare av skolskjutsar och sakkunniga inom upphandling och miljö- och trafiksäkerhet behövas. Ansvaret i gruppen kan fördelas efter respektive kompetens. Det är en fördel om man tidigt bestämmer vem som ska göra vad och hur ansvaret ska fördelas mellan medlemmarna. Projektgruppens uppgifter

Med utgångspunkt från policydokument, behovsanalys, en eventuell marknadsanalys och ekonomiska ramar utarbetas ett underlag för upphandlingen. Förfrågningsunderlaget är avgörande 6. Förberedelser tör upphandlingen

för resultatet av upphandlingen. Underlaget bör utformas i nära dialog både med ansvarig närrmd eller styrelse och med olika förvaltningar, organisationer eller myndigheter som berörs. Vid sidan av kommunen finns ett antal andra aktörer som har intresse av att arbeta med trafiksäkerhet och miljö. Nedan redovisas ett exempel på en projektorganisation för en upphandling. De olika aktörerna i projektorganisationen har indelats i fyra kategorier:

1. Ansvariga. De som har ansvaret för transportupphandlingar är kommuner och landsting inklusive närrmder och ~änstemän samt trafikhuvudmannen i länet. 2. Övriga förvaltningar och nämnder. Övriga förvaltningar och närrmder inom kommunen och landstinget är de som ansvarar för den ~änst som upphandlas eller vars verksamhet påverkas av ~äns ten. 3. Direkt berörda. Bland de direkt berörda finns handikapporganisationer, föräldraföreningar, äldreorganisationer, elevråd med flera. 4. Indirekt berörda. Till de indirekt berörda hör övriga offentliga aktörer dvs myndigheter, andra kommuner, trafikföretag etc. Hit hör även enskilda trafikanter med nedsatt funktionsförmåga och deras anhöriga som ledsagar och skjutsar dem, men också skolbarn, näringsidkare, föreningar, intresseorganisationer etc. Formella och informella arenor

Det är bra att skapa formella arenor för samverkan mellan ansvariga, övriga närrmder och förvaltningar. Ä ven informella diskussioner och kontakter kan bidra till att den ~änst som upphandlas blir så bra som möjligt för medborgarna. Trafikhuvudmannen och olika förvaltningar har olika kompetenser som kan medverka till ett bra resultat. Bland de direkt och indirekt berörda finns aktörer som inte tillhör förvaltningarna men som bör vara aktiva i själva projektarbetet. Samverkan med dessa grupper sker under särskilda villkor. Kommunen och landstinget kan argumentera och motivera, men inte kräva att andra aktörer gör något som inte ligger inom deras kompetens- eller ansvarsområden. Detta gäller främst följande organisationer och myndigheter: • Handikapporganisationer, föräldraföreningar och äldreorganisationer har detaljerad sakkunskap och lokalkännedom som är särskilt värdefull vid val av till exempel fordon och krav på entreprenören.

Upphandling av transporter

• Miljöorganisationer och trafiksäkerhetsorganisationer, som till exempel Gröna bilister, Naturskyddsföreningen, NTF och Motormännen har ofta kunskap som kan vara till nytta i upphandlingen. De vet i regel vilka utbildningar i till exempel trafiksäkerhet och sparsamt körsätt som kan arrangeras lokalt. Organisationerna kan också bidra med fakta i olika frågor. • Vägverket har ett sektorsansvar för vägtransportsystemet inklusive ett övergripande ansvar för miljö och trafiksäkerhet. Vägverket ska bland annat följa upp och verka för en positiv utveckling av trafiksäkerhets- och miljöarbetet inom transportsektorn. Verket arbetar också med tekniska krav på fordon och kan vara användbara vid upphandlingen. • Andra aktörer som till exempel Hjälpmedelsinstitutet kan även bidra. Institutet är ett nationellt kunskapscentrum inom området hjälpmedel och tillgänglighet för människor med funktionsnedsättning. De har också ett välsorterat bibliotek.

Projektplan

En del av förberedelserna inför upphandlingen är att projektgruppen upprättar ett förslag till projektplan, som därefter justeras och godkänns av den ansvariga nämnden. I planen ska alla delar av upphandlingsprocessen beskrivas. En sådan plan bidrar till att arbetet löper smidigt och att olika behov identifieras. Det är också viktigt att kompetensbehoven för projektets olika skeden beskrivs tydligt, så att man kan utnyttja medarbetarnas kunskap. Samtidigt klargörs behovet av utomstående experter och konsulter. Projektplanen är gruppens rättesnöre. Gruppens stora insats sker vid behovsanalysen och övrigt förarbete samt i utvärderingen av anbuden. Nedan redovisas exempel på projektplan för en öppen transportupphandling över tröskelvärdet. Projektplanen bör utöver processbeskrivningen redovisa följande: Organisation. Nämnd/förvaltning som ska vara ansvarig för upphandlingen. Projektledare. Övriga nämnder / förvaltningar som ska vara representerade i projektgruppen. Andra aktörer som ska ingå i projektgruppen och i en referensgrupp. Behov av externa experter och konsulter liksom behov av särskild personal för inventeringen ska redovisas.

Observera att om en upphandling görs gemensamt av till exempel två eller fler kommuner är det nödvändigt att besluten fattas på samma nivåer i respektive kommun. Tidplan. Här anges tidsåtgången för de olika skedena: tidpunkter 6. Förberedelser tör upphandlingen

för behandling i den politiska nämnden, för själva upphandlingens olika skeden, när upphandlingen ska vara klar och när verksamheten ska vara igång. Entreprenören måste få tid att förbereda sig innan avtalet träder i kraft. Beställaren bör därför göra en avstämning med entreprenörerna så att verksamheten kan komma igång utan några störningar. Utgångspunkten för tidplanen i tabellen nedan är att det mellan avtalsskrivning och det att avtalet börjar gälla ska finnas tid för att lösa personalfrågor och anskaffning av lättare fordon. Om tunga fordon behöver anskaffas behövs i allmänhet längre tid än de fem månader som anges i tabellen.

Resursbehov. Resursbehov för planeringen ska redovisas inklusive eventuella arvoden till experter, konsulter och inventeringspersonal. Förslag till budgetdispositioner för upphandling och uppföljning ska också redovisas.

Exempel på tidplan

Verksamhet

Ansvarig

Projektledare tillsätts

Förvaltningschef

Projektgrupp tillsätts

Projektgrupp

Behovsanalys

Projektledare

Marknadsanalys

Projektledare

Förslag till anbudsförfrågan

Projektledare

Anbudsförfrågan

Projektledare

Annonsering O.J. (TED)

Projektledare

Sista anbudsdag

Projektledare

Utvärderingar före beslut

Projektledare

Beslut om val av entreprenör

Projektledare

Tilldelningsbesked

Projektledare/nämnd etc.

Avtal med entreprenör

Förvaltningschef

Resultatet, annons O.J. (TED)

Projektledare

Avtal börjar tillämpas

Projektledare

Avtals- kvalitetsuppföljning

Verksamhetsansvarig

Upphandling av transporter

För att nå ett bra slutresultat är det en fördel att tidigt identifiera frågor som är särskilt viktiga i upphandlingen. Dessa bör noteras och besvaras i projektplanen. Det kan vara fråga om: • Hur samarbetet ska organiseras med ansvariga utanför kommunen och landstinget, med trafikhuvudmän och med direkt berörda. • Hur åtgärderna kan samordnas i tiden. • Vilket underlag som behövs för politiska beslut och hur en kontinuerlig dialog med berörda nämnder tillförsäkras. Har kommunen avsatt tillräckliga resurser för planeringsarbetet? Vilka krav lagen ställer på offentligt upphandling.

Referens

Tidsomfattning

Slutdatum 2001-09-20 2001-09-25

Projektgrupp

2 veckor

2001-10-15

Projektgrupp

2 veckor

2001-11-01

Projektgrupp

2001-11-15

Projektgrupp

2001-12-01 min 52 dagar

2001-12-10 2002-02-01

Projektgrupp

3 veckor

2002-02-05 2002-03-01

Projektgrupp min 10 dagar

2002-03-01 2002-03-15 2002-03-30 2002-08-01 2003-03-01

6. Förberedelser för upphandlingen

6.5 Inför förfrågningsunderlaget Innan man skapar förfrågningsunderlaget behövs ett underlag som definierar alla miljö- och trafiksäkerhetskrav som ska gälla för de upphandlade transporttjänsterna. Egen Miljöpolicy

Innehållet i förfrågningsunderlaget styrs till stor del av de policydokument, till exempel miljöpolicy eller trafiksäkerhetsplan, som har lagts fast av fullmäktige eller av kommun- eller landstingsstyrelsen. En central del av planeringsarbetet är att förankra underlaget i berörda politiska nämnder. Utgå från verksamhetens behov

Dialogen och behovsanalysen ska utgå från verksamhetens specifika behov av service, fordon eller andra funktioner som ska uppfyllas. Kraven ska stämma med kommunens eller landstingets övergripande riktlinjer och nämndens eller styrelsens mer detaljerade anvisningar. I förfrågningsunderlaget utarbetas konkreta krav utifrån lagar och förordningar och de lokala målsättningar som finns i olika policydokument som fullmäktige antagit - till exempel trafiksäkerhetspolicy, miljöpolicy, trafiksäkerhetsplaner, miljöplaner, handikapppolitiska program eller liknande. Dessa krav måste entreprenörerna uppfylla för att komma i fräga. En ansvarig nämnd eller styrelse ställer alltså specifika trafiksäkerhets- och miljökrav för en upphandling. Det är viktigt att den enhet som gör upphandlingen har en kontinuerlig dialog med nämnden eller styrelsen. Ofta krävs en prioritering mellan olika målsättningar, till exempel mellan trafiksäkerhet, miljö och service. Kraven måste också ställas mot de tillgängliga resurserna. Kraven ska vara tydliga och mätbara

De flesta krav ska först identifieras och därefter beskrivas. Det är viktigt att anbudsgivarna förstår alla krav och hur de kommer att följas upp. Kraven ska vara mätbara och kontrollerbara eller utgöras aven kvalitets- eller miljönorm som kan revideras, som till exempel EDRa-normen för dieselmotorer. Kraven måste anpassas till den rådande konkurrensen. Ofta är den så begränsad att det i vissa fall endast kommer in ett anbud. Beställaren får då bedöma vilka krav som är rimliga. Även i större kommuner är vissa transportomräden representerade av bara ett fåtal entreprenörer. Det finns också sammanslutningar mellan entreprenörer exempelvis åkeriföreningar, beställningscentraler eller liknande. Om de är dominerande på en ort eller inom en verksamhet kan konkurrensen vara begränsad.

Upphandling av transporter

Upphandling~~rocessen

I detta avsnitt berörs de viktigaste delarna av uPI'~dlingsproces sen i kronologisk ordning: förfrågnings underlag, anbudsll\Qttagning, kvalificering och utvärdering, förhandlingar, beslut och avlal. Inledningsvis ges en orientering om olika upphandlingsformer. Inom offentlig verksamhet finns alla upphandlingsformer utom direktupphandling reglerade i LOU och EUs regerverk för upphandling. Det finns sex olika former för offentlig upphandling. De är: • öppen upphandling • selektiv upphandling • förhandlad upphandling • urvalsupphandling • förenklad upphandling • direktupphandling

Upphandlingens innehåll och värde samt tillgången på entreprenörer styr valet av upphandlingsform. Valet bör göras tidigt. Vid upphandlingar över tröskelvärdet gäller öppen upphandling, där alla leverantörer får lämna anbud, selektiv upphandlin~, där vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud, eller förhandlad upphandling, där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem. Öppen upphandling är huvudregel. Om många anbudsgivare väntas lämna anbud, kan selektiv upphandling tillämpas. Vid upphandling av linjetrafik används dock i regel förhandlad upphandling. Vid urvalsupphandling har alla leverantörer rätt att ansöka om att få lämna anbud. Efter att ett urval gjorts inbjuds vissa leverantörer att göra detta. Förhandlingar kan ske med en eller flera av dem. 7. Upphandlingsprocessen

Vid[orenklad upphandling har alla leverantörer rätt att delta. Förhandlingar med en eller flera anbudsgivare kan göras.

Urvalsupphandling och förenklad upphandling får göras av varor och tjänster upp till tröskelvärdet. Urvalsupphandling rekommenderas då man väntar sig många anbudsgivare och förenklad upphandling när det ser ut att bli färre. Direktupphandling innebär att bara en entreprenör tillfrågas om uppdraget. Upphandlingsformen får endast användas under tröskelvärdet och bör användas enbart vid lägre belopp och där beställaren är övertygad om att konkurrensen är liten och entreprenören duglig.

Schematisk bild på upphandlingsformer relaterad till beställarens egna beloppsgränser och tröskelvärden:

Under tröskelvärdet

ÖVer tröskelvärdet

Värdet av upphandlingen

Förslag på upphandlingsform

Lågt värde (bestäms av respektive upphandlande enhet och uttrycks ofta i basbelopp), beslutas av upphandlande enhet

Direktupphandling

Över lågt värde, enligt ovan och upp till tröskelvärdet

Förenklad upphandling Urvalsupphandling

överstiger upphandlingsvärdet 1 845000 kr

Öppen upphandling

(upphandlingsvärdet fastställdes 2004-02-15 och gäller två år framåt)

Selektiv upphandling I undantagsfall kan förhandlad upphandling tillämpas

7.1 Förfrågningsunderlag Ett förfrågningsunderlag ska alltid upprättas, utom vid direktupphandling. Det är den upphandlande enhetens skriftliga underlag för anbudet. Grunden för ett korrekt förfrågningsunderlag är en god struktur, som kan bestå av:

Upphandling av transporter

• Allmän orientering och information • Upphandlingsföreskrifter Allmänt

• Kravspecifikation

UPPhandlings/orm

• Kommersiella föreskrifter och kontraktsvillkor

Up,

Upphandlings föreskrifter

Allmän orientering och information beskriver vilken upphandlingsform som tillämpas och vad leverantören kan eller ska lämna anbud på. Upphandlingsföreskrijter handlar om formalia för upphandlingen, och ska bland annat innehälla sista dag för anbud och hur länge det ska vara giltigt.

SiSla dag för anmälan...

Entreprenören Skall ha Önskemål

Kravspecifikationen är förfrågningsunderlagets centrala del. Här beskrivs den verksamhet som ska bedrivas, vilka krav som leverantören ska uppfylla (kvalificeringskraven) och utvärderingskriterierna. Kvalificeringskrav och utvärderingskriterier ska vara uppfyllda i anbudet, innan avtal tecknas eller uppfyllas under avtalstiden. I det slutliga avtalet ska alla krav finnas med.

Kommersiella föreskrifter och kontraktsvillkor

.••.................

Kommersiella föreskrifter och kontraktsvillkor beskriver avtalet och verksamhetens kommersiella förutsättningar.

.................

Tilläggsinformation kan lämnas sedan förfragningsunderlaget offentliggjorts. Sådan information maste meddelas samtliga presumtiva anbudsgivare samtidigt. Annonsering ska alltid göras utom vid direktupphandling.

7.2 Mottagning och öppning av anbud Anbudsöppningen ska genomföras i anslutning till att anbudstiden har gått ut. Formerna för anbudsöppningen regleras i LOD. Anbudsmottagning

I förfrågningsunderlagets Upphandlin:;;sföreskrifter anges en sista dag för när anbuden ska vara avlämnande till den upphandlande enheten. Samtliga anbud ska stämplas med ankomstdatum. Ett anbud kan lämnas fram till kl. 24.00 den dag dä anbudsfristen löper ut. Ett anbud som lämnas direkt i beställarens brevlåda anses ha inkommit senast 24.00 denna dag, vilket innebär att post som beställaren hämtar i sin brevlåda på måndag morgon anses ha inkommit senast 24.00 på fredag kväll. Ett anbud som inte inkom7. Upphandlingsprocessen

. ....................

mer i rätt tid får inte tas upp till prövning. Det ankommer på leverantören att bevisa att anbudet inkommit i rätt tid. Vid förenklad upphandling gäller att sekretessen om uppgift i anbud alltid upprätthålls fram till dess att tilldelningsbeslut lämnats. Sekretess

Anbud omfattas av sekretesslagen varför de måste behandlas med särskild försiktighet och hela tiden förvaras på ett betryggande sätt. I vissa fall kan delar av ett anbud, efter särskild prövning, vara sekretessbelagda även efter det att upphandlingen avslutats. Anbudsöppning

Alla anbud ska öppnas vid ett och samma tillfälle, så att inte någon anbudsgivare särbehandlas eller innehållet i anbudet blir känt för obehöriga. Anbuden ska öppnas snarast möjligt. Minst två personer som är utsedda av den upphandlande enheten, ska delta i öppningen. På begäran aven leverantör får även en representant från handleskammaren närvara .

öppningsprotokoll

. l

lat)

rOlkvallspOrt AB

Ett så kallat öppningsprotokoll, dvs en sammanställning över inkomna anbud, ska upprättas efter öppningens slut och undertecknas av samtliga deltagande personer. Anbuden numreras löpande i protokollet allt eftersom de öppnas. Varje blad i anbudet bör förses med signaturer. Bilagor, broschyrer och dylikt, kan signeras på första eller sista sidan. Det kan vara lämpligt att i protokollet notera antal sidor för varje anbud.

3 sidor

1 sidor 8 sIdor

8>9 AB

RJsk HB

7.3 Kvalificering och utvärdering - en process i två steg Innan beställaren fattar beslut om vilken eller vilka entreprenörer som ska tilldelas kontraktet ska kvalificering och utvärdering genomföras. Kvalificering

Kvalificeringen är en bedömning av om: • ställda formkrav uppfylls och • kvalificeringskraven uppfyllts. De anbudsgivare som uppfyller kraven klarar kvalificeringen och går vidare till utvärderingen. Utvärderingskriterierna, varav ett är

Upphandling av transporter

priset, används för att få fram det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Formkraven gäller sista dag för anbudsinfordran, anbudets giltighetstid, vilket språk som anbudet ska skrivas på och andra regler för anbudsgivnin~en. De kvalificeringskrav som kan ställas i en upphandling anges i LOU:s första kapitel:

17 § En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om han 1 är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2 är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3 är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, 4 har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, S inte har fullgjort sina åli~ganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6 i något väsentli~t hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf eller 18 §. Enheten får begära att en leverantör visar att det inte finns någon grund för att utesluta honom med stöd av första stycket 1-3 eller 5. Enheten får också begära att en leverantör visar att han är registrerad i det land där han driver verksamhet enligt landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Lag (1997: 1068).

18 § En leverantör kan visa att han uppfyller krav som uppställts med stöd av 17 § genom skriftliga bevis som är lämpade för ända-

målet. Om det finns särskilda skäl, får ett skriftligt bevis ersättas av en utsaga som har av~etts på heder och samvete eller under annan liknande försäkran. 7. Upphandlingsprocessen

Den upphandlande enheten ska i aIIDOnSen om upphandling eller inbjudan till anbudsgivning ange vilka bevis den vill ha om en leverantörs finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska förmåga och kapacitet.

Övriga kvalificeringskrav anger vad anbudsgivaren måste uppfylla för att få delta i upphandlingen. Hit hör alla kvalificeringskrav som diskuterats i kapitlen om miljö respektive trafiksäkerhet. Att skriva att en anbudsgivare som inte uppfyller ett visst krav kan uteslutas, är inte bra då det är otydligt hur kravet kommer att

bedömas och ger beställaren möjlighet att godtyckligt utesluta en entreprenör. Det är således viktigt att beställaren är mycket tydlig i sina krav. Ett kvalificeringskrav som inte kan infrias innebär att anbudet ska uteslutas från upphandlingen.

Utvärderingen

Om ett anbud klarat kvalificeringen går det vidare till utvärderingen. Där används endast de utvärderingskriterier som beskrivits i förfrågningsunderlaget. När det finns flera utvärderingskriterier är det viktigt att ha ett strikt objektivt förhållningssätt till exempel genom att redan i förfrågningsunderlaget definiera vad som ska uppnås för att få en viss bedömning. Eftersom priset alltid utgör ett utvärderingskriterium, måste pris och övriga kriterier kunna viktas inför beslutet. Utvärderingskriterierna måste också kunna värdebestämmas i förhållande till varandra dvs delas upp i pris och övriga kriterier. Det kan dock vara svårt att få de storheterna jämförbara. De metoder eller beräkningsgrunder som används utgör ett stöd i utvärderingsfasen. För att kunna göra bra utvärderingar krävs dock stor erfarenhet både av olika utvärderingsmetoder och av upprättande av förfrågningsunderlag. Den som inte är van att göra utvärderingar bör anlita erfaret folk för att undvika misstag.

Rangordning och beräkning

Nedan ges ett exempel på rangordning i förfrågningsunderlag, samt system och beräkningsgrunder vid utvärdering av anbud. Att man använder kvalitativa utvärderingskriterier kan anges i förfrågningsunderlaget så här:

Exempel: Beställaren kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till följande utvärderingskritener...

Upphandling av transporter

Utvärderingskriterierna ska vara rangordnade. Endast där en rangordning inte är möjlig kan den slopas. För att tydliggöra rangordningen kan den göras genom viktning. Viktningen ska alltid redovisas i förfrågningsunderlaget. De olika utvärderingskriterierna ska därför värdebestämmas, dvs beställaren offentliggör i förväg hur angeläget varje kriterium är. I förfrågningsunderlaget kan detta redovisas sa här:

Exempel: Beställaren kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till [oljande utvärderingskriterier som är viktade utifrån en procentuell skala, vilket anges i texten intill utvärderingskriterierna. Anbudspris 70% (ett lämpligt intervall är 65-85%) Fordon och drivmedel 10% (lämpligt intervall 5-15%) Tidigare erfarenheter och referenser 10% (lämplig intervall 5-10%) Rutiner för miljöledning/säkring av transportuppdraget 5% Rutiner för kvalitetsledning/säkring av transport uppdraget 5%.

Det finns naturligtvis även andra utvärderingskriterier för att bedöma inkomna anbud. Utvärderingskriterierna kan användas så att man på förhand bestämt vad som ska uppnås för att få olika poäng. Beställaren använder en fastlagd bedömningsskala, som lämpligen läggs in i en tabell för att ge en god översikt. En annan metod är att det anbud som kan uppvisa det bästa resultatet på ett kriterium får den högsta poängen, och de andra ges poäng i en fallande skala efter placering. I båda fallen krävs en stor noggrannhet för att på ett affärsmässigt objektivt sätt bedöma kriterierna i de olika anbuden. Risken för en felbedömning i detta skede kan leda till att fel anbud antas. Tillvägagångssättet vid utvärderingen bör beskrivas i förfrågningsunderlaget.

7.4 Förhandlingar Vid upphandlingar av offentliga transporttjänster sker förhandlingar endast undantagsvis. Det är endast tillåtet att förhandla vid förenklad upphandling och urvalsupphandling under tröskelvärdena och förhandlad upphandling över tröskelvärdena. I vissa fall 7. Upphandlingsprocessen

får förhandling också användas vid öppen eller selektiv upphandling om avgivna anbud inte motsvarar uppställda krav. Detta förutsätter att kontraktsvillkoren i förfrågningsunderlaget inte nämnvärt ändrats. Den upphandlande enheten avgör hur många det är intressant att förhandla med. En förhandling kan endast genomföras utifrån förfrågningsunderlaget. Beställaren bör därför vara noga med om och när man ska förhandla. En förhandling kräver noggranna förberedelser och tar tid. Den upphandlande enheten är inte skyldig att förhandla vid förenklad upphandling. I förfrågningsunderlaget måste det därför framgå att anbud kan komma att antas utan förhandling. Målen och kraven i förfrågningsunderlaget får inte förändras vid förhandlingen. I så fall måste upphandlingen göras om. Man får inte anta ett anbud, som vid förhandling blir så förändrat, att det i praktiken kan anses som ett nytt anbud. Innehållet i ett anbud får inte yppas innan upphandlingen är avslutad. Uppgifter om konkurrerande anbud får inte lämnas ut för att därigenom erhålla förmånligare villkor.

Särskilda skäl för förhandling

Förhandlingar innebär alltid risk för särbehandling av anbudsgivare och bör därför bara ske om det finns särskilda skäl. Sådana kan vara: • Svårigheter att utforma ett fullständigt och tydligt förfrågningsunderlag. • Affärsmässigt godtagbara villkor kan inte uppnås på grund av bristande konkurrens. • Uppdrag måste läggas ut trots stor osäkerhet om kostnaderna. • Tilläggsbeställning där villkoren inte reglerats i det ursprungliga avtalet. • Tilläggsbeställning som ska anpassas till befintligt system eller befintlig produkt där det är viktigt att samordning sker.

Förhandlingsunderlag

För ett lyckat resultat behövs ett genomarbetat förhandlingsunderlag som innehåller det som ska avhandlas, exempelvis: • Hur ska leverantören prestera det som efterfrågas? • Hur kan leverans ske i rätt tid och med rätt kvalitet?

Upphandling av transporter

• Hur ska ersättning till leverantören ske? • Vem/vilka ska delta i förhandlingen? • Tidpunkt och plats. • Förhandlingsupplägg, exempelvis först leverantörens åtagande sedan affärsmässiga villkor, sist ersättningsformer. • Dokumentation över förhandlingarna. Det kan vara en fördel att förhandla sist med den leverantör som är mest intressant.

7.5 Beslut Beslutet ska alltid dokumenteras i ett beslutsprotokoll med underskrifter av dem som deltagit i beslutet. Här ska anges skälen till valet av leverantör och vilka omständigheter beställaren tagit mest hänsyn till. Att bara hänvisa till priset i motivering till val av leverantör, kan ske i de fall då det bara finns kvalificeringskrav och priset är det enda utvärderingskriteriet. Tilldelningsbesked och offentlighet

Så snart som möjligt efter beslutet ska samtliga anbudsgivare underrättas om beslutet. Detta sker i ett så kallat tilldelningsbesked. Beskedet ska innehålla samma information som beslutsprotokollet om skälen till att en viss leverantör valts. Ett upphandlingsbeslut måste, utom vid direktupphandling, också offentliggöras innan avtal fär tecknas. Offentliggörandet ska ske i minst tio dagar. Den första dagen räknas som dagen efter att det sista meddelandet med upplysningar om tilldelningsbeslut sändes ut.

7.6 Avtal För att reglera förhållandet mellan beställaren och entreprenören ska ett skriftligt avtal, som är undertecknat av båda parter, alltid upprättas. Vid upphandlingar över tröskelvärdena ska en rapport, efterannonsering, om resultatet sändas till TED (Europeiska gemenskapernas officiella databas) senast inom 48 dagar efter det att avtal tecknats. Avtalets olika avsnitt bör finnas klara redan i förfrågningsunderlaget. Den huvudsakliga avtalstexten kan finnas med i förfrågningsunderlagets avsnitt Kommersiella föreskrifter och kontraktsvillkor. Ett 7. Upphandlingsprocessen

färdigt avtalsförslag som bilaga i förfrågningsunderlaget, ger upphandlingen ett starkt fundament. I mindre kommuner, där konkurrensen kan vara begränsad, är det ofta svårt att ställa samma långtgående krav som där det finns många presumtiva leverantörer. Ett avtal ska alltid upprättas av beställaren, som måste ha fullständig kontroll över avtalets innebörd och dess konsekvenser. Det ska vara lätt att förstå och att hitta i.

Innehållet i ett avtal om transporttjänster kan delas upp i olika avsnitt där det i flera av dem kan ingå trafiksäkerhets- och miljökrav. Om bonussystem används så måste beställaren ange vad som ska uppnås för att bonusen ska utfalla, omfattningen av bonusen och hur kontrollen av att entreprenören infriar kraven genomförs. Viten kan utdömas då entreprenören inte uppfyller villkoren i avtalet. Det är viktigt att ange vilka delar i avtalet som omfattas av eventuella viten, hur dessa ska regleras mellan parterna och beloppen. Vitesbelopp kan kopplas till förseningar, till miljö- och trafiksäkerhetskrav eller till andra punkter i avtalet som är mätbara och som beställaren kan kontrollera.

Beställaren kan i vissa fall ålägga entreprenören att ta olämpliga fordon eller förare ur tjänst. Om entreprenören grovt åsidosätter sina åtaganden kan avtalet hävas. Då krävs det väsentliga avtalsbrott och att rättelse inte skett inom föreskriven tid. Att häva ett avtal medför omfattande störningar och bör helst undvikas.

Upphandling av transporter

8. Uppföljning av miljöoch trafiksäkerhetskrav Uppföljningen av kommunernas och trafikhuvudmännens entreprenadavtal är ofta eftersatta, trots att uppföljning är det enda sättet för köparen att försäkra sig om att verksamheten bedrivs som man kommit överens om. Avtalsuppföljningar är också viktiga för att säkerställa rättvis konkurrens mellan olika entreprenörer. Ett ytterligare syfte med uppföljningen är att bidra till entreprenörens utveckling inom de områden som kraven omfattar. Genom uppföljningen fär beställaren dessutom bättre överblick över de upphandlade ~änsterna och underlag för en bedömning av hur kraven ska formuleras i nästa upphandling. Uppföljningen utgår från avtalet samt från de lagar och förordningar som är styrande för verksamheten. Den bör omfatta alla krav som beställaren har ställt på entreprenören i avtalet. Det är viktigt att entreprenörerna förbereds för uppföljningen. Beställaren kan redan i anbudsförfrågan eller i en bilaga till avtalet klargöra hur den kommer att genomföras. Vid fleråriga avtalsperioder bör uppföljningar genomföras minst en gång per år för de mest frekventa transporterna. I övrigt kan det räcka med en uppföljning under avtalsperioden. Den kan genomföras av den upphandlande enheten eller aven oberoende konsult. Fördelen med det senare alternativet är att både beställare och entreprenör kan bli föremål för granskning. Det är viktigt att den som utför kontrollen både har goda kunskaper om upphandlingsförfaranden och sakkunskap om det transportområde som granskas.

8.1 Former för uppföljningen Omfattningen av uppföljningen bör relateras till hur stor transport~änsten är och hur den påverkar beställarens verksamhet. Då en 8. Uppföljning av miljö- och säkerhetskrav

entreprenör har flera offentliga uppdragsgivare, till exempel kommuner och/eller trafikhuvudman, kan dessa överväga att samordna uppföljningsarbetet.

Uppföljningsplan

Uppföljningen bör utformas och genomföras på ett sätt som inger förtroende. Uppläggningen bör, åtminstone vid mera omfattande upphandling, framgå i en uppföljningsplan som redovisas för entreprenören redan i förfrågningsunderlaget. Uppföljningsplanen bör kortfattat beskriva den process som uppföljningen utgör. Uppföljningen kan utformas som ett projekt, där representanter från berörda förvaltningar och enheter bildar en referensgrupp.

Uppföljningsplan

..........................••. .

En första kontakt, i syfte att förbereda entreprenören för uppföljningsarbetet, bör tas redan några veckor innan avtalet träder i kraft. Den första kontrollen av verksamheten bör tas i ett tidigt skede av avtalstiden i syfte att säkerställa att leverantören inte väntar med att anskaffa överenskommen utrustning eller uppbyggnad av nödvändiga rutiner för sin egenkontroll.

Uppföljningsledare

Uppföljningen kan utföras aven eller flera personer. En ansvarig uppföljningsledare/projektledare bör alltid utses. Det är viktigt att hela uppföljningen upplevs som en del i entreprenörens utvecklingsarbete, med syfte att deIille ska bli en äIillu bättre leverantör av transport~änster. Utöver kontroll av att entreprenören följer avtalade villkor, bör därför uppföljningen så långt möjligt utformas som en dialog, där uppföljningsledaren kan läfIU1a förslag om förbättringar och där entreprenören kan få svar på frågor och lämna synpunkter. Det kan därvid vara en fördel om uppföljningsledaren har en oberoende och opartisk ställning i förhållande till både beställaren och entreprenören. Uppföljningsrapport

Rapport

Om uppföljningen omfattar flera entreprenörer görs separata entreprenörsrapporter. Varje entreprenör bör få yttra sig om innehållet i sin rapport innan den slutgiltigt fastställs. I den ska det också finnas utrymme för kommentarer och förslag från entreprenören. När samtliga uppföljningar är genomförda sammanställs entreprenörsrapporterna till en slutrapport med resultatet av uppföljningen. När dokument som berör en entreprenör upprättas ska beställaren göra en bedömning om huruvida rapporten eller någon del av den behöver beläggas med sekretess.

Upphandling av transporter

Åtgärd vid brister

Om uppföljningen påvisar brister hos en entreprenör bör denne i första hand åläggas att åtgärda dessa. Uppföljningsledaren sätter då en bortre tidsgräns för när det ska vara gjort. Om bristerna är omfattande sker en ny uppföljning. Om entreprenören fortfarande inte har åtgärdat bristerna får beställaren överväga sanktioner. Vid mycket stora brister kan det bli aktuellt att häva avtalet. Vanligtvis förekommer mindre avvikelser, där entreprenören bara delvis uppfyllt sina åtaganden enligt avtalet. I dessa fall kan saken noteras i rapporten utan att någon ny uppföljning behöver göras. Entreprenören får förbinda sig att själv rätta till felen. Om en konsult genomför uppföljningen är det viktigt att fastställa dennes ansvar och befogenheter. Det är dock alltid beställaren som avgör eventuella viten eller andra sanktioner. Beställaren ska, innan uppföljningsarbetet påbörjas, ha lagt fast vilka rutiner som ska tillämpas.

8.2 Entreprenörens egenkontroll För att underlätta beställarens uppföljning är det viktigt att entreprenören upprättar goda rutiner för dokumentation av sin egenkontroll. Det kan vara en fördel om entreprenadavtalet lämnar anvisningar om hur detta ska gå till. Här följer förslag till vad egenkontrollen och dokumentationskravet normalt bör omfattas av. Om entreprenadavtalet föreskriver att entreprenören ska vidta vissa systeminriktade åtgärder, till exempel med inriktning på logistik, samlastning eller ruttplanering, behövs särskilda regler om hur detta arbete ska rapporteras. Förarna

Det bör alltid finnas en förteckning över anlitade förare, inklusive sjuk- och semestervikarier, och deras ålder. Entreprenören bör ha en eller flera pärmar som med systematisk uppdelning innehåller alla relevanta uppgifter om all personal som berörs av avtalet. Pärmarna måste förvaras så att ingen obehörig kan ta del av materialet eller ta bort någon del av det. Personalpärmen bör innehålla följande uppgifter om berörda personer: 1 Personnummer och eventuellt anställningsnummer. 2 Typ av körkort och uppgifter om övrig behörighet samt infor8. Uppföljning av miljö- och säkerhetskrav

mation om när detta senast kontrollerades (bör ske kvartalsvis genom att körkortet visas upp eller via kontroll hos körkortsregistret). 3 Fysisk och medicinsk status inklusive uppgift om vem som utfört kontrollen. Det kan vara svårt att utforma detta riktigt med hänsyn till den personliga integriteten - här måste anges vilka uppgifter som ska finnas och gärna varför. 4 Intyg från kontrollant om resultat av alkoholtest, alternativt uppgift om att alkolås finns monterade i samtliga bilar som den anställde använder i ~änsten (med angivande av fordonens registreringsnummer). Observera att användningen av alkotester i vissa fall är reglerade i kollektivavtal och endast kan användas på förekommen anledning. Innan alkotest genomförs bör därför kollektivavtal kontrolleras och frågan diskuteras med den lokala arbetstagarorganisationen. 5 Intyg på genomgången utbildning, alternativt utbildning i beställarens regi. Här måste utbildningens omfattning och innehåll anges. 6 Arbetsjournal för kontroll av arbetsoch vilotider (kan eventuellt förvaras separat eller i elektronisk form, om detta visar sig vara mera praktiskt). Här används, för tung trafik, vanligtvis samma metod som för kontroll av hastigheter, se sid 56 under Tunga fordon. 7 Uppgifter om hur och när företaget kontrollerat att den anställde använder bilbälte i ~änsten. Detta bör ske genom dokumenterade bältesmätningar minst en gång per kvartal och vid varje tillfälle omfattande förslagsvis 20 procent av berörda fordon. Omfattar mätningarna högre andel av fordonsparken blir kostnaderna höga. Förekomsten av slumpvisa kontroller är viktigare än en hög andel kontrollerade fordon. 8 Uppgifter om uppföljning av utbildning i sparsam körning (se vidare sid 56-57). 9 Uppgifter om kontroll av efterlevnaden av gällande hastighetsbestämmelser (för detaljer se vidare sid 56-57). 10 Uppgifter om alla olyckor och incidenter som den anställde

varit inblandad i och som lett till anspråk på försäkringsbolag. 11 Fällande domar för trafikförseelser, inklusive brott mot arbetsoch vilotidsbestämmelser samt böter för trafikförseelser i ~änsten.

Upphandling av transporter

Observera att alla egenkontroller och uppföljningar i stycket ovan måste beskrivas mer detaljerat för att de inte ska ge utrymme till olika tolkningar. Fordon och drivmedel

Det bör alltid firmas en förteckning över de fordon som används med registreringsnummer, årsklass och miljöklass. Entreprenören bör ha en eller flera pärmar som, med systematisk uppdelning, innehåller alla relevanta uppgifter om alla fordon som berörs av avtalet. Fordonspärmen bör innehäJJa följande uppgifter: 1 Modellbeteckning, årsklass, registreringsnummer och miljöklass samt uppgifter om eventuellt eftermonterad avgasutrustning och utbytta motorer. 2 Uppgift om icke lagstadgad säkerhetsutrusming, till exempel bälten, bilbarnstolar /barnkuddar, bältespåminnare, alkolås, underkörningsskydd och utrusming för lastsäkring samt brandsläckare och förbandsutrustning. 3 Uppgift om eventueJJ motor- och/eller kupevärmare samt tidur till dessa. 4 Uppgift om kommunikationsutrustning, inklusive handsfreeutsrustning för mobiltelefon. S Typ av däck samt monteringsdag och kontroller av slityta och mönsterdjup. 6 ProtokoJJ från de senaste kontrollbesiktningarna och extra bromskontrollerna hos Svensk Bilprovning eller ackrediterad verkstad. 7 Underhällsplan och protokoll/uppgifter om utfört underhåll (inklusive tidpunkt). 8 Uppgift om vilka smörj- och hydrauloljor som används. 9 Uppgift om vilken eller vilka typer av drivmedel som fordonet utnyt~ar.

10 Uppgift om fordonets färds träcka och specifika bränsleförbrukning (tiJJ exempel manads- eller kvartalsvis). Om entreprenören genom avtal bundit sig att använda andra bränslen än diesel och bensin, bör kopior av fakturor avseende inköp av alternativa bränslen förvaras i särskild pärm.

8. Uppföljning av miljö- och säkerhetskrav

8.3 Sparsam körning och hastighet Utbildning i sparsam körning är sannolikt den åtgärd, vid sidan av valet av fordon, som har störst potential när det gäller att reducera koldioxidutsläppen från trafiken. Utbildningen blir dock föga meningsfull om inte transportföretagen utvecklar former för kontinuerlig uppföljning varigenom man kan säkerställa att effekten blir bestående. En förbättrad efterlevnad av hastighetsbestämmelserna är av central betydelse för möjligheterna att minska antalet döda och svårt skadade i vägtrafikolyckor till den målnivå som riksdagen fastställt. Tunga fordon

För uppföljning av utbildning i sparsam körning och efterlevnad av hastighetsbestämmelser behövs viss fordonsutrustning. För tunga fordon kan man i avtalet föreskriva att entreprenören ska använda färdskrivarens uppgifter för egenkontroll och spara färdskrivarbladen (nuvarande typ av färdskrivare) för efterkontroll samt vid upptäckt av överträdelser eller olämplig körstil vidta åtgärder. Färdskrivarbladen bör avläsas minst en gång per kvartal. Avläsningen ska vara dokumenterad och vid varje tillfälle slumpmässigt omfatta minst 50 procent. För fordon i fast rutt eller tidtabellagd rutt kan man därvid upptäcka såväl överträdelser av lägre hastighetsgränser (30, 50 och 70 km/h) som överträdelse av maximalt tillåten hastighet för respektive fordonskategori. För övriga fordon kan man sannolikt bara upptäcka överträdelser av maximalt tillåten hastighet. Det bör också gä att upptäcka, i varje fall i stadskörning, om föraren accelererar och bromsar bort en massa energi. För bussar i linjetrafik gäller dock begränsningen att de enligt EUs regler bara behöver ha färdskrivare om linjesträckan överskrider 50 km. Enligt uppgift från Vägverket saknas godtagbara skäl till undantaget. Sverige har därför i förhandlingarna om ändring av förordningen förordat att undantaget stryks. Hos Volvos nya bussar kan fordonets dator programmeras så att den mäter och lagrar uppgifter om hastigheten och bränsleförbrukningen. För bussar i linjetrafik kan man koppla uppgiften till var på linjen fordonet befinner sig (s k logisk position), eftersom fordonsdatorn har linjesträckor och tidtabell i sitt minne. Uppgifterna kan registreras på sekundnivå, vilket kan behövas om man vid uppföljning av sparsam körning vill studera förarens sätt att hantera gas och broms. Registrering på sekundnivå ställer dock krav på stor minneskapacitet. Det kan dock avhjälpas genom att man

Upphandling av transporter

med jämna mellanrum tömmer fordonsdatorn på sådan information med hjälp av till exempel GSM/GPRS. Därefter lagras informationen i entreprenörens centraldator. Scania uppger att deras system mäter och visar momentan hastighet på skärm i fordonet, men endast registrerar snitt- och maxhastighet i datorn. För övrigt har Scania en särskild mjukvara för förarträning där sekundhastighet och bränsleförbrukning registreras. Systemet kan dock maximalt spara fyra timmars körning per gång. Därefter analyseras körningen med hjälp aven dator. Lätta fordon

För lätta fordon är bilden mer komplicerad. Här skulle behövas en enklare motsvarighet till färdskrivaren som registrerar tid och hastighet samt momentan bränsleförbrukning och eventuella överträdelser av skyltad hastighet. Experiment med sådan utrustning har ägt rum inom Vägverkets ISA-projekt (ISA - Intelligent Stöd för Anpassning av hastighet). En allmän installation av utrustning som registrerar hastighetsöverträdelser förutsätter dock att Vägverkets elektroniska vägdatabas NVDB blir färdig. Den förväntas få rikstäckning mot slutet av 2004. För närvarande (februari 2004) finns bara en kommersiell produkt som klarar hastighetskontroll och viss uppföljning av Sparsam körning. Den marknadsförs av Secure Traffic in Sweden (www. securetraffic.se) och kostar "nyckelfärdig" ca 15000 kronor exklusive moms per styck vid köp om tio anläggningar. Då ingår också kartor och bilnavigering (i den utsträckning som den elektroniska vägdatabasen är utbyggd). Utrustningen har testats i två av McDonalds tunga lastbilar och kommer inom kort att installeras i tio bilar hos Uppsala Taxi samt tio fordun hos DalaBuss. För övriga personbilar och andra lätta fordon kan föraren i manga fall få en viss feedback i form av redovisning på instrumentpanelen av momentan bränsleförbrukning och genomsnittlig bränsleförbrukning. Någon lagring av informationen är dock inte möjlig. Den genomsnittliga bränsleförbrukningen för bilen kan man dock beräkna genom att dividera inköpt bränslevolym med antalet körda kilometer. Den metoden för egenkontroJl fungerar dock bara över längre periuder och den ger ingen möjlighet att identifiera körstil och bränsleförbrukning hos enskilda förare (om det är mer än en person som använder fordonet).

8. Uppföljning av miljö- och säkerhetskrav

8.4 Uppföljning genom besök hos entreprenören Vid besök hos entreprenören kan uppföljaren genom att ta del av innehållet i pärmarna förvissa sig om att personalen har överenskommen behörighet och utbildning samt att fordonen har den standard och utrustning som avtalats. Uppföljaren kan också begära att få besiktiga utvalda fordon i den park som omfattas av avtalet. Det är dock viktigt att detta sker pa ett sätt som inte äventyrar entreprenörens möjligheter att utföra sina uppdrag. Därutöver bör entreprenören tmder besöket medges möjlighet att ställa fragor och lämna synpunkter. Om företagets dokumentation av utrustningen, de anställda och egenkontrollen är oklar, är det viktigt att uppföljaren begär klarlägganden och vid behov kontrollerar en del uppgifter hos extern part, till exempel företag som ansvarar för alkoholtester, läkarintyg och utbildningar av olika slag. Beträffande externt beställda varor och tjänster (till exempel service, extra bromskontroll, syntetiska smörjoljor och biologiskt nedbrytbara hydrauloljor) kan uppföljaren begära att fa se fakturor eller kvitton. Den uppföljning som sker genom besök hos entreprenören ska alltid dokumenteras (se avsnitt 8.1). Dokumentationen utgör underlag för kommande upphandlingar och en grund för fortlöpande dialog mellan beställare och entreprenör.

8.5 Uppföljning på annat sätt Kontroll av fordon, utrustning och förare säger inte mycket om hur passagerarna upplever den tjänst för vilken kommtmen eller landstinget betalar, även om uppföljning av sparsam körning och övervakning av hastigheter bidrar till att färden blir säkrare och upplevs som trygg och bekväm. Om man vill få en säkrare grund för att bedöma resenärernas upplevelse, maste man fråga dem. Det kan ske genom intervjuer eller enkäter till slumpmässigt utvalda medborgare. Man kan också stimulera allmänheten att anmäla överträdelser som de upptäcker som passagerare. Bevisbördan kan dock bli ett problem om ord står mot ord. Det är bra att i fordonen tydligt ange vart resenärerna ska vända sig om de vill lämna synpunkter (kritiska eller berömmande) pa entreprenörens sätt att sköta uppdraget. Fordonen kan också förses med yttre dekaler så att allmänheten ser att företaget förpliktigat sig att köra lagligt. Den som har synpunkter pä fordonens framfart kan därvid uppmanas att ringa ett visst nummer eller att maila till en uppgiven adress.

Upphandling av transporter

Om efterlevnaden av hastighetsbestämmelserna inte kontrolleras genom färdskrivare eller annan utrustning ombord pa fordonen, kan beställaren överväga att uppdra åt uppföljaren (eller annan konsult) att utföra stickprov på ställen längs det väg- och gatunät där man vet att avtalstrafik ofta förekommer. NTF:s Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens främjande) lokala och regionala organisationer har utrustning för hastighetsmätning och kan utnyt~as som underkonsulter.

8.6 Sanktioner Det ska framgå av upphandlingsunderlaget och entreprenadavtalet vad som händer om entreprenören bryter mot bestämmelser i avtalet. Brott som utförs av företaget eller företagsledningen, till exempel felaktig information, ej genomförd utbildning eller alkoholkontroll eller brott mot vilotidsbestämmelser bör om avvikelsen är ringa föranleda avdrag pa överenskommen betalning. Kanske bör man komma överens om en skiljeman som får förtroendet att bestämma summans storlek. Alternativt far man fastställa tariffer för olika avvikelser från avtalade krav. I fall av svåra brott eller avvikelser bör avtalet kunna sägas upp med skyldighet för entreprenören att utföra arbetet till dess ny entreprenör utsetts. Ringa överträdelser från de anställdas sida bör föranleda krav pa att företaget ska vidta atgärder sa att överträdelsen inte upprepas. Atgärderna ska dokumenteras. Vid upprepade eller allvarliga överträdelser måste sanktionen riktas mot den anställde. Tänkbara varianter är: • Att den anställde inte far köra fordon som ren.

utnyt~as av

beställa-

• Att den anställde bara får köra fordon med ISA-utrustning, i svara eller upprepade fall av överträdelser med så kallad aktiv gaspedal (vid överträdelser av skyltad hastighet). Att den anställde bara får köra fordon med alkolås (i fall där positivt resultat från akoholtest föreligger).

8. Uppföljning av miljö- och säkerhetskrav

9. Lagar och förordningar Det är nödvändigt att de som ansvarar för en upphandling vet vilka lagar och förordningar som reglerar upphandlingen samt har kunskaper om vad upphandlingen gäller.

9.1 Lagen om offentlig upphandling (LOU) LOU reglerar i det närmaste all offentlig upphandling. Detta medför att bland andra kommuner och landsting ska följa lagen vid upphandling som avser köp, hyra eller leasing av varor och ~änster. Lagen reglerar inte i sin helhet hur en upphandling ska genomföras eller hur anbud ska utvärderas, men i vissa delar beskrivs ingående tidsramar och förfaranden som måste följas. Lagen bygger på principen om affärsmässighet, som ska ses som ett rättesnöre för all offentlig upphandling. Lagen, som är anpassad till EU:s direktiv för offentlig upphandling, innehåller sju kapitel.

Tillämpning, tolkningar och rättspraxis av LOU kan erhällas från Nämnden för offentli~ upphandling (NOD). NOD är en statlig myndighet, vars uppgifter är att utöva tillsyn över LOU, verka för en effektiv offentlig upphandling, sprida information och följa utvecklin~en på upphandlingsområdet inom EU och WTO (Världshandelsorganisa tionen). Tjänsterna är i LOD uppdelade i A- och B-~änster där upphandlin~ av A-~änster över tröskelvärdet medför större formkrav. Upphandling av transport~änster är A-~änster. De mest framträdande principerna i LOD är:

- Principen om icke-diskriminering vilket bland annat innebär att man inte får ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess ~eografiska läge. • Likabehandlingsprinciper. Alla måste till exempel få samma information vid samma tillfälle. • Principen om transparens. Anbudsgivarna ska till exempel ~es

Upphandling av transporter

samma förutsättningar för anbudsgivning, och förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav.

• Proportionalitetsprincipen dvs kraven i kravspecifikationen måste stå i rimlig proportion till det som upphandlas. • Principen om ömsesidigt erkännande innebär bland annat att intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i de övriga länderna. Några förutsättningar och krav i LOU är att all upphandling ska vara affärsmässig med utnyt~ande av tillgänglig konkurrens. Alla anbudsgivare ska tävla på lika villkor och anbuden ska bedömas sakligt och objektivt. Inga andra hänsynstaganden än de som har med själva affärsförbindelsen får göras. Anbudsansökningar och anbud ska lämnas skriftligt. En anbudsansökan ska normalt bekräftas skriftligen. All offentlig upphandling förutom direktupphandling ska normalt sett annonseras. En upphandlande enhet ska dokumentera skälen för sina beslut. Ett förfrågningsunderlag ska upprättas för alla upphandlingar utom vid direktupphandling. Om upphandlingen utgörs aven kombination av varor och ~änster ska den upphandlande enheten följa de regler som gäller för den typ som dominerar värdemässigt. Detsamma gäller också om det är en blandning av A- och B-tjänster. Tröskelvärdena för varor och ~änster år 2004 är 1845000 kr. Tröskelvärdet beräknas exklusive moms. Det är tröskelvärdet som avgör hur upphandlingen kan genomföras. Värdet varierar över tiden och fastställs i en särskild förordning. Upphandlingskontrakt är ett skriftligt avtal som den upphandlande enheten ingår efter en offentlig upphandling. Kontraktet ska undertecknas av parterna eller signeras med en elektronisk signatur. En anbudsgivare kan begära överprövning så länge kontrakt inte är tecknat. En leverantör kan begära överprövning hos länsrätten. Vid skadestånd ska anbudsgivare väcka talan i allmän domstol, tingsrätt. Skadestånd kan begäras inom ett år. Om anbudsgivare som anser att han lidit skada vinner i skadeståndsmålet, kan ersättning utgå för nedlagda kostnader för att förbereda anbud och i övrigt delta i upphandlingen eller för utebliven vinst. 9. Lagar och förordningar

Mer om LOU och förordningarna finns på NOUs hemsida, www.nou.se

9.2 Lagar som påverkar upphandlingar och förfaranden Förutom en rad generella lagar så finns det mycket som gäller transportområdet specifikt. Det finns flera lagar och förordningar som omgärdar transportupphandlingar, bland annat speciella förordningar för transporter av farligt gods, så kallade ADR-transporter, för skolskjutsar, för yrkesmässig trafik. För transporter som upphandlas av kommun och landsting är de vanligaste lagarna och förordningarna följande: • Körkortslagen, SFS 1977:477. • Medicinska krav för innehav av körkort, taxiförarlegitimation med mera, VVFS 1996:200. Utifrån 2§, tillämpliga delar. • Kompetenskrav för förare, kör- och vilotider etc, EEG 3820/85. • Färd tjänstlagen, SFS 1997:736. • Förordningen om skolskjutsning, SFS 1970:340. • Fordonslagen, SFS 2002:574. • Förordningen om vägtrafikdefinitioner, SFS 2001:559. • Transportrådets föreskrifter TPRFS 1989:4, handikappanpassning avseende färdtjänstfordon. Avsnitt 20. • Yrkestrafikiagen, 1998:490. • Yrkestrafikförordningen, SFS 1998:779. • Lagen om transport av farligt gods, ] 982:821. • Förordning om transport av farligt gods, SRV FS ]982:923. • Svenska Räddningsverkets föreskrifter om transport av farligt gods, SRVFS 2001:1. Uppdateras vartannat år. • Svenska Räddningsverkets föreskrifter om säkerhetsrådgivare för transport av farligt gods, SRVFS ] 999:1. • Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1. • Färdskrivare, EEG 3821/85. Vissa transporter kan ibland omgärdas av andra regelverk.

Upphandling av transporter

Besök Kommun- & Landstingsförbundets "publikationssajt"! Gå till www.svekom.se och välj Publikationer. Där kan du söka på flera olika sätt efter det som intresserar dig. Välj till exempel "Trafik" i fältet "Sök på kategori", och du får en träfflista över alla de ideskrifter, handböcker och rapporter som Kommunförbundet givit ut i ämnet. På webbsidan är det också enkelt att beställa det du vill läsa. I vissa fall finns bilagor att hämta i elektronisk form utan kostnad .

.g PublIkahoner -litteratur & mulhmedlö for kommun och landstlRO

rJ ArlW

Redgera

Vrsa

..... Bak.8t • . . .

I1Adr.ss

Favoriter

Verktyg

.t\5ök

Hj3Ip

riJFavo.t..-

lID http://uno.svel<om.se/sl<publJindex.htm

följande träffar hittades: (träff 1

.;.

Denna InrormatiOn

Publikationer

ar gemensam fOr bAda förbunden dV

(f~~~1

Tillqänqlig stad - En idcskrift 001 0181, strategier och arbehsätt när kommunen upprättar en

tillgänglighetsplan för trafiknät

5bk

fIltext eller

kal~O(l

Fritext (ex ISBN. titel) best nr) Jtill'liin'lli'l stad

Ett av m.Klet med den "nationella handlingsplanen för handikappolitik" som antagits av riksdagen} är att människor med funktionsnedsSttninQllr och i alla Aldrar ska kunna blI fullt delaktiga i samhäll::;livet. Det h~ndikappoliliska arbetet s.ka inriktas p! att identifiera och undanröja hinder för ~gdan delaktiQhet. för att kunna undanröja hinder och problem, måste mdn forst identifiera dessa. När det g~ller kommunens trafiknät. som denna skrift behandlar, kan det handla om allt ifr:n ojämn g3ngvägsbel~99nin'ltill glappande kollektivtrafik. lillgangrig stad'" dr p~ samnid gJng en "grundkurs r tillganiJligher", och en ideskrift inför arbetet med de kommunala tillganglinhetsplanerna for trafiknätet. En systematisk planering~- och forc1lnkringsprocess beskrivs, som har som m~l att ge maximal nytta for satsade resurs~r. Skriften är resultatet av ett samarbete mellan landets ledande experter p~ tilliJänqlighet. Med skriften foljer en inventeringsmanual i fickformat, och en cd med en databastillämpninq för insamling och analys av data.

Sak

:.:J Sok For detaljerad soknlnQ

SenaSLInkomna •

Verksamhetspl~n

2004 - I

korthet • Goda an;Jument for kommunal och re~lIonaJ sJ~lvstyre .. • StatIstIsk årsbol.< fdr landstmg 2004 • Handledning for IntagolnQ 2004 - 2005 : 'l"II.nde b ...

Förfat'tare/org: Svenska Kommunforbundet, Thuresson Lars, Berner Anders, Hansson Jon, Jonsson Gustaf

• LednmQ p~ dlst.!linS - Att skapa kunskap for pohtls ...

Ämnesord: funktlonshsndrade} HandIkappade, Synskadade, Trafik, Gator.

• Kort om Sveriges kommuner, landsting och regIoner. • Vilka formgner har Jag som kommunanstalld' • r--ledborQannflytande i kommunalpolitIken - En fr~ga.

G~ngbanorJ G~ngvågar

Förlag: Svenska Kommunförbundet

UtgiIJoingsår: 2003

Pris: 1·4 st: 295 kr/st 5 st eller fler: 195 kr/st

ISBN~nr:

La,,:: meor om hur GIS och

4 Äter sökresultat

handd~tor k"lo anv~ndas

91-72:69-143-2

for lnve:ntennQ och

Lägg

~nal'fs

;.. >

varukorg . .

Din varukoro

IDin lJuukor9 är tom GJ till kassan

Tryck.ak.be.tällnino Tfn: 020-31 32 30 Fax: 020-31 32 40 I Webbredaktionen ~KI",

~ Lokalt intraf'lAt

Upphandling av transporter - för säker trafik och bra miljö På senare år har intresset för upphandlingar av trafiksäkra och miljöanpassade offentliga transporter ökat, men att upphandla transporter är ofta en komplicerad procedur. Det krävs kunskap om lagstiftning, miljö och trafiksäkerhet och om den verksamhet som transporterna ska betjäna. Vilka krav som kan och får ställas, hur dessa kan formuleras, hur anbuden kan värderas och hur kvaliteten kan följas upp, är centrala frågor. Den här skriften riktar sig i första hand till de chefstjänstemän och handläggare, som ansvarar för upphandlingen av transporter i kommuner, landsting och hos trafikhuvudmän. Målgruppen är också ledamöter i berörda nämnder och styrelser, som beslutar om målsättningar och kravnivåer. Handboken kan delvis också användas av de entreprenörer som levererar transporttjänster. Skriften är ett fakta- och arbetsdokument samt förhoppningsvis också en inspirationskälla vid upphandlingar.

Fler exemplar av denna skrift kan beställas på tfn 020-31 32 30 eller fax 020-31 32 40, samt på Svenska Kommunförbundets webbplats www.svekom.se - välj Publikationer. ISBN 91-7289-257-9