Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
Rhagair Fel y Cynghorydd arweiniol ac Aelod y Cabinet sy’n gyfrifol am weithgarwch masnachol Cyngor Abertawe, mae’n bleser gennyf gyflwyno’r canllaw hwn sy’n rhoi trosolwg o’r ffordd rydyn ni yn Abertawe yn gweithio gyda’n cyflenwyr i gaffael ein gwasanaethau a’n nwyddau. Edrychwn ymlaen at weithio gyda chi i sicrhau bod Abertawe yn elwa o’r atebion gorau sydd ar gael wrth i ni weithio’n barhaus i wella Abertawe yn lle i’n cymuned gyfan fyw a gweithio ynddo.
Credwn fod cefnogi busnesau lleol yn hanfodol i ddyfodol Dinas a Sir Abertawe ac felly gobeithiwn y bydd y canllaw hwn o ddefnydd wrth egluro ‘sut i wneud busnes gyda Chyngor Abertawe’. Chris Williams Pennaeth Gwasanaethau Masnachol
Y Cyng David Hopkins Aelod y Cabinet dros Gyflawni
Prif ddiben y ddogfen hon yw darparu cyngor a gwybodaeth am brosesau caffael y Cyngor i gyflenwyr presennol a phosib, a helpu cyflenwyr i gynyddu eu cyfleoedd o gyflwyno cais am gyfleoedd tendro’r Cyngor ac i ddod i wybod amdanynt.
1
Cyngor Abertawe Cynnwys 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 16.0 17.0 18.0
Ynghylch y canllaw hwn............................................................ 3 Ynghylch Cyngor Abertawe....................................................... 3 Pam gwneud busnes gyda Chyngor Abertawe?........................ 4 Dod i wybod am gyfleoedd contract.......................................... 5 Pa Reolau a Rheoliadau y mae’n rhaid i’r Cyngor eu dilyn?........ 6 Ydy’r Cyngor yn defnyddio cytundebau fframwaith?.................. 7 Tendro ar gyfer Contract............................................................ 8 Cynigion Consortia a Chynigion Cydweithredol.......................... 11 Rheoli Contractau...................................................................... 11 Yr Iaith Gymraeg........................................................................ 11 Cyflenwyr Lleol.......................................................................... 12 Budd Cymunedol / Y Tu Hwnt i Frics a Mortar........................... 12 Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015................ 13 Bunes Cymru............................................................................ 14 Cyngor ar Dendro...................................................................... 14 Cysylltu â ni............................................................................... 15 Gwefannau Defnyddiol.............................................................. 15 Cysylltiadau Defnyddiol.............................................................. 16
19.0 Y Tîm Masnachol....................................................................... 17
2
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
1.0 Ynghylch y canllaw hwn
2.0 Ynghylch Cyngor Abertawe
Lluniwyd y canllaw hwn i helpu cyflenwyr a chontractwyr sy’n dymuno cyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith i Gyngor Abertawe, a bydd yn gwneud y canlynol:
Abertawe yw’r ail ddinas fwyaf yng Nghymru a chanolfan fasnachol ranbarthol de-orllewin Cymru. Mae’n cynnwys arwynebedd tir o 379.7 cilometr sgwâr gyda phoblogaeth o ryw 246,500 o bobl a 108,200 o aelwydydd.
• helpu cyflenwyr i ddeall sut mae’r Cyngor yn caffael nwyddau a gwasanaethau. • nodi’r mathau o nwyddau a gwasanaethau i’w caffael. • nodi lle rydym yn hysbysebu ac yn gosod hysbysiadau. • amlinellu’r prosesau y mae’n rhaid i’r Cyngor eu dilyn wrth brynu nwyddau a gwasanaethau h.y. dyfynbrisiau, gweithdrefnau tendro a dyfarnu contractau. Gan fod y Cyngor yn prynu nwyddau a gwasanaethau ag arian cyhoeddus, mae gofyniad llym i sicrhau’r gwerth gorau, ar yr un pryd â sicrhau didwylledd a thegwch ymhlith cyflenwyr sy’n dymuno gwerthu i ni. I gyflawni’r gofynion hyn, rhaid i bob contract a ddyfernir gydymffurfio â’r rheolau a nodir yng nghyfansoddiad y Cyngor (a elwir yn ffurfiol yn Rheolau Gweithdrefnau’r Contract) yn ogystal â chyfarwyddebau caffael cyhoeddus yr UE (e.e. Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015).
3
Mae’r Cyngor yn gwario dros £250 miliwn y flwyddyn ar gyfartaledd ar ystod amrywiol o nwyddau, gwaith a gwasanaethau gan sefydliadau allanol. Mae’r Cyngor wedi dilyn ymagwedd Rheoli Categori wrth drefnu ei wariant, sef dull caffael strategol drwy grwpio cynhyrchion a gwasanaethau cysylltiedig gyda’i gilydd a threfnu adnoddau’r tîm caffael i ganolbwyntio ar wariant sefydliadau mewn categorïau penodol. Mae gan y Cyngor 9 categori o wariant ac mae’r rhain wedi eu rhannu’n 3 chategori cyffredinol: Gofal Cymdeithasol, yr Amgylchedd ac Adnoddau Corfforaethol.
Cyngor Abertawe 3.0 Pam gwneud busnes gyda Chyngor Abertawe?
L O H T E RA
h
7% Rheoli Cyfleusterau Ad Cym dysg dei a G tha ofa sol l Pla nt
G O F
7% Deuny Adeiladddiau u
%
26
9%
sol ha
9%
%
21
Mae’r Cyngor wedi ymrwymo i sicrhau bod ei weithgareddau caffael yn cael eu cyflawni’n effeithlon, yn gyfreithiol ac yn foesegol wrth gyfrannu at les economaidd, cymdeithasol, diwylliannol ac amgylcheddol preswylwyr Abertawe. Yn gyffredinol, gwneir penderfyniadau nid yn unig ar sail y gost isaf ond ar sail gwerth am arian; gan ystyried ffactorau ansawdd a chostau oes gyfan, er enghraifft. Caiff yr holl gyflenwyr eu trin yn gyfartal a’u hasesu yn ôl rhinweddau eu tendr trwy ei werthuso yn ôl meini prawf dyfarnu datganedig.
eit md Cy fal ion Go edol iO
ion hen aethol g n A ffor Cor
u
a eth a n asa u Gw eilad Ad
AL
3% TGC
EDD CH YL
6%
AM G
u naetha Gwasa ol n iy Proffes th ae idi fn flyd Tra ’r F a
%
12
DDAU COR O N FF D A O
Nodir categorïau gwario’r Cyngor yn y siart canlynol:
4
MDEITHASO CY L
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
4.0 Dod i wybod am gyfleoedd contract Er mwyn gweld cyfleoedd contract cyfredol ac ymateb i gyfleoedd tendro a gyhoeddir gan y Cyngor bydd angen i chi gofrestru eich sefydliad ar GwerthwchiGymru ac eDendroCymru (gweler y dolenni isod). Mae’r Cyngor yn defnyddio’r dull hwn o gyhoeddi contractau yn unol â Datganiad Polisi Caffael Cymru. Mae GwerthwchiGymru yn wasanaeth ar-lein rhad ac am ddim i’ch helpu i ddod o hyd i wybodaeth am gontractau a chyfleoedd gyda’r Cyngor a chyrff eraill yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Gallwch ddefnyddio GwerthwchiGymru i: • chwilio am gyfleoedd contract cyfredol. • derbyn rhybuddion am gyfleoedd newydd a cheisiadau am ddyfynbrisiau (RFQ.) • cysylltu â phyrth caffael eraill i gynnal eich tendrau (gweler eDendroCymru isod). • gweld hysbysiadau gwybodaeth ymlaen llaw (PIN) a chyfleoedd yn y dyfodol. • dod o hyd i wybodaeth gyswllt a phroffiliau cyrff cyhoeddus eraill.
Yn ystod y cofrestriad bydd gofyn i chi ddewis categorïau, mae’n hanfodol eich bod yn dewis y categorïau sy’n berthnasol i’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau y mae eich sefydliad yn eu darparu er mwyn derbyn rhybuddion perthnasol. Gweler www.sell2wales.gov.uk. Defnyddir eDendroCymru gan y Cyngor ar gyfer cyflwyno pob tendr electronig. System dendro electronig yw hon sy’n galluogi cyflenwyr sydd wedi’u cofrestru ar y safle i lawrlwytho dogfennaeth dendro a chyflwyno ymatebion tendro. Bydd angen eich bod wedi’ch cofrestru os ydych yn dymuno cael a lawrlwytho tendr sydd wedi’i hysbysebu, dilynwch y ddolen isod i gofrestru: https://etenderwales.bravosolution.co.uk Os oes angen unrhyw gymorth arnoch i gofrestru neu os oes gennych unrhyw ymholiadau am y safle, cysylltwch â desg gymorth Bravo Solutions: 0800 368 4850 neu anfonwch e-bost i help@bravosolution.co.uk. Fel arall, cysylltwch â Busnes Cymru i gael cymorth a chefnogaeth rhad ac am ddim (a ariennir gan Lywodraeth Cymru).
Sylwer na chodir tâl am gofrestru ar y naill wefan na’r llall.
5
Cyngor Abertawe 5.0 Pa reolau a rheoliadau y mae’n rhaid i’r Cyngor eu dilyn? Mae’n ddyletswydd ar y Cyngor i sicrhau bod yr holl waith caffael yn cael ei wneud mewn modd priodol sy’n sicrhau’r gwerth gorau i’r Cyngor wrth sicrhau bod rheolau gweithdrefnau presennol yn cael eu dilyn. Fel arfer, caiff y broses gaffael ei harwain gan dîm caffael corfforaethol y Cyngor a chan Reolwr Categori priodol (arbenigwr sector). Mae’r holl wahoddiadau i dendro a cheisiadau am ddyfynbris a gyhoeddir gan y Cyngor yn ddarostyngedig i’r rheolau a’r rheoliadau a nodir yn ein rheolau gweithdrefnau contract mewnol a chan y cyfarwyddebau a’r ddeddfwriaeth a nodir yng Nghyfarwyddebau Caffael yr Undeb Ewropeaidd (UE) a chyfraith y DU. Mae gofyniad cyfreithiol ar y Cyngor i gydymffurfio â chyfarwyddebau caffael yr UE, sy’n rheoli’r ffordd y caiff gwaith caffael y sector cyhoeddus ei gynnal ar gyfer contractau dros drothwyon yr UE isod. Gallwch weld rheolau gweithdrefn contract y Cyngor yma https://democracy.swansea.gov.uk/ieListDocuments. aspx?CId=546&MId=7394&Ver=4&Info=1&LLL=0
Trothwyon presennol yr UE (gwerthoedd sy’n effeithiol o 1 Ionawr 2020 am ddwy flynedd):
Math o Gontract
Trothwy
Gwasanaeth a Chyflenwi
£189,330
Gwaith
£4,733,252
Cymdeithasol a gwasanaethau penodol eraill
£663,540
Nid oes angen i gontractau islaw’r gwerthoedd hyn gydymffurfio â gweithdrefnau’r UE ond mae’n rhaid iddynt gydymffurfio â Rheolau Gweithdrefnau Contract y Cyngor, ac ag egwyddorion Tryloywder, Cymesuredd, Dim gwahaniaethu a Thriniaeth Gyfartal.
Mae’r canllaw hwn yn cydnabod bod y Deyrnas Unedig yn gadael yr Undeb Ewropeaidd (“Brexit”) ac unrhyw effeithiau ar bolisïau caffael a deddfwriaethau perthnasol o ganlyniad i Brexit. Nid yw’r effaith yn hysbys ar hyn o bryd ond caiff ei monitro’n gyson gan y cyngor.
6
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
Mae gwerthoedd contract gwahanol yn ddarostyngedig i brosesau caffael gwahanol yn ôl rheolau gweithdrefnau contract y Cyngor. Mae Tabl 1 isod yn nodi’r gweithdrefnau y bydd y Cyngor yn eu dilyn, yn dibynnu ar werth y contract.
Tabl 1 – Prosesau Caffael O dan £10,000 <£10,000 Dyfynbris neu Dendr Proses
Hysbysebu
Nwyddau a Gwasanaethau £10,001 £25,000
Dyfynbrisiau a wneir gan Brynwyr mewn meysydd gwasanaeth ac fel arfer byddant yn anfon cais am ddyfynbris drwy’r e-bost Ystyriaethau gwerth gorau Ni fydd hysbysebu fel arfer, y prynwr i benderfynu, yn ôl ei ddisgresiwn ei hun, a ddylid hysbysebu’r cyfle
Gwahodd lleiafswm o 4 dyfynbris
Y prynwr i benderfynu, yn ôl ei ddisgresiwn ei hun, a ddylid hysbysebu’r cyfle
Gwaith
Uwchlaw trothwy’r UE
£25,001 £140,000
£140,001 Trothwy’r UE
£10,000 £140,000
£140,001 £500,000
£500,001EU Threshold
Dyfynbrisiau
Tendr
Dyfynbrisiau
Tendr
Tendr
Tendr
Gwahodd lleiafswm o 4 dyfynbris
Gweithdrefnau tendro yn berthnasol
Gwahodd lleiafswm o 4 dyfynbris
Gweithdrefnau tendro yn berthnasol
Gweithdrefnau tendro yn berthnasol
Cyfarwyddebau'r UE yn berthnasol
Hysbysebu’n agored ar GwerthwchiGymru
Dylid cael o leiaf 4 dyfynbris ysgrifenedig gan gyflenwyr priodol gan ddefnyddio GwerthwchIGymru neu gyflenwyr wedi’u cofrestru ar Construction Line
Hysbysebu’n agored ar GwerthwchiGymru neu fel arall, ceisir tendrau gan gyflenwyr sydd wedi’u cofrestru ar Constructionline
Hysbysebu’n agored ar GwerthwchiGymru
Rhaid i’r hysbysebion gael eu cyhoeddi yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) drwy GwerthwchiGymru
Hysbysebu’n agored ar GwerthwchiGymru, gydag eithriadau a ganiateir gan yr Adran Gaffael
6.0 Ydy’r Cyngor yn defnyddio Cytundebau Fframwaith? Pan fo’n briodol, ar gyfer nwyddau a gwasanaethau penodol gall y Cyngor weithredu cytundebau fframwaith gyda nifer o gyflenwyr lle gall y Cyngor ‘ddiddymu’ y nwyddau a’r gwasanaethau hynny ar gostau y cytunwyd arnynt, ar yr adeg briodol. Mae cytundebau fframwaith
7
yn nodi’r amodau a thelerau bras y seilir y penderfyniad i ddiddymu contractau arnynt. Gall fod gan gytundebau fframwaith un cyflenwr neu gyflenwyr lluosog ac am hyd at 4 blynedd ar y mwyaf, yn ôl Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.
Cyngor Abertawe Bydd y broses o ddewis cyflenwyr o fewn y cytundebau hyn yn ddarostyngedig i’r holl reolau sy’n llywodraethu hysbysebu, gwahoddiadau i dendro, cymhwyster ac ailwerthusiad fel y nodir uchod. Efallai y bydd dewis y cyflenwr ar gyfer contract penodol dan gytundeb fframwaith yn amodol ar gystadleuaeth bellach, mae hyn yn golygu cynnal ymarfer ymysg y cyflenwyr a benodwyd i’r cytundeb fframwaith. Mae’r Cyngor hefyd yn defnyddio fframweithiau o gonsortia prynu eraill megis y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (GCC), Gwasanaeth Masnachol y Goron (CCS) ac ESPO i brynu nwyddau a gwasanaethau er mwyn sicrhau’r gwerth gorau.
Systemau Prynu Deinamig (DPS) Mae’r DPS yn debyg i gytundeb fframwaith ond mae’n caniatáu i gyflenwyr newydd ymuno ar unrhyw adeg yn ystod y DPS, cyn belled â bod y cyflenwr yn bodloni’r meini prawf ar gyfer dewis. Mae proses wahanol i’w dilyn ar gyfer y DPS a bydd y Cyngor yn glir o fewn dogfennau tendro os yw’n defnyddio un o’r cytundebau hyn, ac yn rhoi arweiniad llawn i gyflenwyr.
7.0 Tendro ar gyfer contract Y camau canlynol yw’r rhai cyffredinol a ddilynir gan y Cyngor i ddethol a phenodi cyflenwr:
1
2
3
4
Rhoi gwybod i gyflenwyr am gyfleoedd contract
Cyflenwyr yn cwblhau dogfennaeth dendro
Cyflwyno ymateb i’w werthuso
Dyfarnu’r contract
1. Rhoi gwybod i gyflenwyr am gyfleoedd contract Gall y Cyngor hysbysu cyflenwyr am gyfle contract mewn un o ddwy ffordd. Bydd y Cyngor naill ai: 1. Yn cyflwyno cais am roi hysbysiad o ddyfynbris drwy e-bost drwy ddewis cyflenwyr priodol i’w dyfynnu yn unol â thabl 1 yn Rhan 5 uchod, neu 2. Yn rhoi hysbyseb ar GwerthwchiGymru/Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) sy’n nodi’r gofyniad y gall unrhyw gyflenwr ei weld. Bydd yr hysbyseb yn cyflwyno cyfarwyddiadau penodol i’r cyflenwr ar sut i gael y dogfennau caffael a sut i gyflwyno ymateb.
8
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
Bydd angen i ddarpar gyflenwyr gofrestru gyda GwerthwchiGymru ac eDendroCymru er mwyn cael gafael ar y ddogfennaeth berthnasol a derbyn hysbysiadau am gyfleoedd contractau.
2. Cyflenwyr yn llenwi dogfennaeth dendro Yn dibynnu ar werth y contract, bydd y Cyngor naill ai’n cyhoeddi cais am ddyfynbris (RFQ) neu wahoddiad i dendro (ITT). Mae RFQ a ITT yn eithaf manwl ond ni fwriedir iddynt atal cyflenwyr posib rhag tendro ar gyfer busnes y Cyngor. Yn hytrach, fe’i lluniwyd i helpu’r Cyngor i wneud gwiriadau ffurfiol o’r busnes i asesu ei addasrwydd, ei brofiad a’i arbenigedd, a’i sefydlogrwydd ariannol fel cyflenwr posib i’r Cyngor. Yn fras, bydd y Cyngor yn gofyn am wybodaeth am y canlynol (fodd bynnag, gall hyn fod yn wahanol ar gyfer contractau penodol): • Derbynioldeb cyflenwr: seiliau gorfodol ar gyfer gwahardd ar sail troseddau megis methdaliad, twyll, llwgrwobrwyo, ansolfedd; • Gallu a chapasiti technegol y sefydliad (e.e. profiad perthnasol, cymwysterau ac ati) • Sefyllfa economaidd ac ariannol • Yswiriant: tystiolaeth o lefelau isaf atebolrwydd cyflogwr, Atebolrwydd Cyhoeddus ac Yswiriant indemniad Proffesiynol. • Agweddau eraill gan gynnwys y Gymraeg, diogelu, cynaliadwyedd, iechyd a diogelwch, cyfle cyfartal a rheolaeth. Fel arfer, cyfeirir at hyn yn Abertawe fel Holiadur Addasrwydd Cyflenwyr. Mae’r Cyngor wedi mabwysiadu’r Ddogfen Caffael Sengl Ewropeaidd
9
(ESPD). Bydd y Cyngor yn defnyddio’r ESPD, ynghyd â chwestiynau o’r Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (SQuID) i benderfynu pa gyflenwyr sydd fwyaf addas a chymwys i’w dewis i gyflwyno tendr neu ddyfynbris. Os bydd cyflenwyr yn bodloni’r gofynion uchod, byddant yn symud ymlaen i gam gwerthuso a dyfarnu’r broses. Bydd y rhan fwyaf o gynghorau a chyrff cyhoeddus eraill ac yn wir, busnesau eraill yn gofyn am wybodaeth debyg yn rhan o’u proses dendro felly mae’n syniad da paratoi’r dogfennau angenrheidiol ymlaen llaw a sicrhau eu bod ar gael i’w wneud yn haws ac yn gyflymach i’w gwblhau wrth ymateb i wahoddiad i dendro neu gais am ddyfynbrisiau. Bydd yr RFQ a’r ITT yn cynnwys manylion gofynion y Cyngor ar gyfer y contract penodol, gan gynnwys: • disgrifiad o’r gwasanaethau, y cyflenwadau neu’r gwaith sy’n cael eu caffael (manyleb y gofynion). • yr amserlen gaffael, gan gynnwys dyddiad ac amser y ffurflen dendro. • manylion am sut y mae’r tendr i’w gyflwyno (h.y. drwy eDendroCymru). • cyfarwyddiadau ynghylch a ddylid caniatáu unrhyw amrywiolion. • amodau a thelerau’r contract. • ffurf y tendr. • meini prawf gwerthuso neu feini prawf dyfarnu (pris/ansawdd). • dull prisio. • cwestiynau datganiad dull (holi ynghylch sut y caiff y gofynion eu cyflawni). • a yw TUPE yn debygol o fod yn berthnasol. • unrhyw wybodaeth bellach a allai fod o gymorth i gyflenwyr wrth baratoi cyflwyniadau.
Cyngor Abertawe 3. Cyflwyno ymateb a gwerthuso Caiff y cyfarwyddiadau ar gyfer cyflwyno tendrau a dyfynbrisiau eu cynnwys yn y ddogfennaeth. Rhaid cwblhau ymatebion y cyflenwr yn unol â’r cyfarwyddiadau yn yr RFQ neu’r ITT ac erbyn y dyddiad a’r amser cau a nodir. Rhaid i gyflenwyr sicrhau bod yr holl ddogfennau’n cael eu cwblhau a’u cyflwyno yn ogystal ag unrhyw wybodaeth ychwanegol arall y mae’r Cyngor wedi gofyn amdani yn rhan o’r broses gaffael. Ni chaiff unrhyw dendrau na dyfyniadau a dderbynnir ar ôl y dyddiad cau a’r amser penodedig eu hystyried. Bydd swyddog enwebedig o’r Cyngor yn agor pob tendr a dyfynbris ar ôl y dyddiad a’r amser cau. Bydd pob tendr a dyfynbris yn cael eu gwerthuso yn unol â’r meini prawf a nodir yn y dogfennau caffael yn nhrefn pwysigrwydd. Gellir gwerthuso tendrau a dyfynbrisiau ar naill ai: • Pris/cost (sgôr y pris isaf); neu • Ansawdd (sgôr ansawdd uchaf); neu • Pris/cost ac ansawdd. Defnyddir pris ac ansawdd ar gyfer y rhan fwyaf o gontractau a’r enw ar hwn yw’r Tendr Mwyaf Manteisiol o Safbwynt Economaidd (MEAT). Caiff y pwysoliadau eu pennu ar gyfer pris ac ansawdd a chaiff y ddwy elfen eu gwerthuso ar wahân. Caiff pob elfen sgôr ganrannol uchaf, sy’n cael ei phwysoli yn ôl y pwysigrwydd cymharol a roddir iddi. Nid oes cydbwysedd sefydlog rhwng y ddau; mae’n amrywio rhwng pob ymarfer caffael ac mae’n dibynnu ar y math o nwyddau neu wasanaeth a geisir.
cyflenwr i’r ffordd y caiff y gofyniad ei gyflawni yn wahanol i’r ESPD sy’n gwerthuso gallu a chapasiti’r cyflenwyr o brofiad yn y gorffennol.
4. Dyfarnu’r Contract Bydd y Cyngor yn hysbysu pob cyflenwr sy’n cyflwyno cais am ganlyniad y broses gaffael, os ydych wedi bod yn llwyddiannus neu’n aflwyddiannus. Os yw’r broses gaffael yn dendr OJEU, mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor ddilyn chyfnod llonydd o 10 niwrnod. A fydd y cyflenwyr aflwyddiannus yn cael adborth? Mae gan gyflenwyr aflwyddiannus yr hawl i gael adborth ar ganlyniad y broses gaffael a dyfarnu’r contract, gan gynnwys sut y cafodd eu cyflwyniad tendr ei sgorio o’i gymharu â’r cyflenwr llwyddiannus. Sylwer na fydd y Cyngor yn datgelu unrhyw wybodaeth sy’n fasnachol sensitif mewn perthynas â thendr y cyflenwr llwyddiannus. Caiff cyflenwyr llwyddiannus eu gwahodd i ymrwymo i gontract ar yr amodau a thelerau a nodir yn y ddogfen gaffael. Bydd hyn naill ai ar ffurf contract ffurflen safonol neu amodau contract safonol y Cyngor. Yn gyffredinol, ni fydd y Cyngor yn ystyried unrhyw ddiwygiadau i amodau a thelerau’r contract, naill ai yn ystod y cam cyflwyno tendr neu ar ôl dyfarnu’r contract. Caiff unrhyw gyflwyniadau tendr sy’n ceisio amrywio’r telerau a’r amodau eu trin yn rhai nad ydynt yn cydymffurfio ac felly ni chânt eu hystyried.
Mae’r gwerthusiad o gwestiynau’r datganiad dull yn seiliedig ar ymateb y
10
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
8.0 Cynigion consortia a chynigion cydweithredol Mae Cyngor Abertawe yn croesawu ac yn annog cynigion gan sefydliadau a hoffai weithio gyda’i gilydd ar ffurf consortiwm neu bartneriaeth gydweithredol ar gyfer gwaith y Cyngor, yn enwedig ar gyfer contractau mwy eu gwerth neu gymhleth. Fe’ch cynghorir i gymryd eich cyngor cyfreithiol eich hun ar yr hyn sydd orau ar gyfer eich amgylchiadau penodol mewn perthynas â chonsortia a chynigion ar y cyd.
Mae cymorth a chefnogaeth ar gael ar gyfer sefydlu consortiwm i wneud cais am gontract cyhoeddus, cysylltwch â Chanolfan Cydweithredol Cymru 0300 111 5050 neu ar Fusnes Cymru 03000 603 000 Datblygwyd canllaw ceisiadau ar y cyd gan Lywodraeth Cymru i gynorthwyo cyflenwyr ac mae ar gael yn y ddolen ganlynol https://gov. wales/sites/default/files/publications/2019-09/joint-bidding-guide. pdf
11
9.0 Rheoli contractau Caiff cyflenwyr eu monitro i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â meini prawf perfformiad y contract. Bydd nwyddau, gwaith a gwasanaethau yn cael eu darparu yn unol â’r gofynion a nodir yn y contract, ac i’r safonau penodedig. Cynhelir cyfarfodydd rheolaidd â chyflenwyr lle gellir trafod perfformiad a materion perthnasol eraill er mwyn sicrhau bod y contract yn rhedeg yn esmwyth ac y gellir ymdrin â materion yn brydlon er budd gorau’r Cyngor. Tynnir sylw at berfformiad gwael yn brydlon, er mwyn i’r cyflenwyr allu mynd i’r afael â’r problemau a’u cywiro. Os na fydd cyflenwyr yn mynd i’r afael â pherfformiad gwael, gallai hyn arwain at ddod â’r contract i ben. Felly mae’n bwysig bod cyflenwyr yn deall gofynion y contract yn glir, yn teimlo y gallant eu darparu ac yn darllen yr amodau a thelerau cyn tendro am gontractau’r Cyngor.
10.0 Yr iaith Cymraeg Bydd angen i gontract sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru gydymffurfio â thelerau Cynllun Iaith Gymraeg y Cyngor. Gellir cael rhagor o wybodaeth ar wefan y Cyngor: www.abertawe.gov.uk. Os bydd angen, caiff y gofynion o ran y Gymraeg eu nodi’n glir mewn hysbysiadau contract a dogfennau’r tendr neu’r dyfynbris.
Cyngor Abertawe 11.0 Cyflenwyr lleol Mae’r Cyngor wedi ymrwymo i ddatblygu’r economi leol a chefnogi cyflenwyr lleol ac mae’r canllaw hwn yn rhan o’r gwaith hwnnw. Lle bynnag y bo’n bosib, gwahoddir cyflenwyr lleol i roi dyfynbris am gontractau gwerth isel ac fe’u hanogir i ymgeisio am dendrau. Anogir yr holl gyflenwyr i gofrestru ar GwerthwchiGymru ac eDendroCymru i sicrhau eu bod yn derbyn hysbysiadau ynghylch y caffaeliadau sydd ar y gweill. Ni chaiff y Cyngor ffafrio cyflenwyr lleol; dyfernir contractau ar sail y meini prawf gwerthuso a nodir yn y gwahoddiad i roi dyfynbris/tendr. Fodd bynnag, rydym yn annog sefydliadau lleol i gynnig am gontractau gyda’r Cyngor.
12.0 Budd Cymunedol / Y Tu Hwnt i Frics a Mortar Mae Y Tu Hwnt i Frics a Mortar (BBM) yn fenter bwysig i sicrhau budd cymunedol o holl weithgareddau addas y Cyngor yn Ninas a Sir Abertawe er lles parhaol y cymunedau. Drwy gyflwyno cymalau budd cymunedol megis recriwtio sydd wedi’i dargedu a hyfforddiant i gontractau, ein nod yw sicrhau bod aelodau ein cymuned, yn enwedig pobl ifanc a’r rhai sydd wedi bod allan o’r farchnad swyddi ers peth amser yn cael cyfleoedd hyfforddiant a chyflogaeth ystyrlon.
Mae Polisi Budd Cymunedol y Cyngor, a ddiweddarwyd ym mis Gorffennaf 2016, bellach yn cael ei ehangu er mwyn sicrhau bod manteision ychwanegol a gwerth ychwanegol yn cael eu sicrhau o bob gweithgaredd a chontract addas a bennir gan y Cyngor, nid dim ond adeiladu ac adfywio. Mae cymalau budd cymunedol yn cynnig dull newydd o gaffael cyhoeddus a gellir eu diffinio’n ofynion a wneir o ddatblygiad neu gontract na fyddent fel arfer yn eu cynnwys yn ganlyniad diffiniedig neu fesuredig. Gellir cynnwys cymalau i ddylanwadu ar y meysydd canlynol: • • • •
Hyfforddiant a recriwtio wedi’u targedu, e.e. pobl ddi-waith hirdymor Mentrau’r gadwyn gyflenwi, ymrwymo i gyrchu lleol Ymgynghori â’r gymuned (contractwyr ystyriol) Cyfraniadau i addysg a phobl ifanc
• Hyrwyddo mentrau cymdeithasol • Manteision amgylcheddol yn ystod gwaith ac ar ôl cwblhau Mae budd cymunedol yn flaenoriaeth allweddol i Lywodraeth Cymru ac yn un o ddeg egwyddor yn Natganiad Polisi Caffael Cymru. Bydd dull gweithredu Abertawe yn sicrhau y bydd yr holl brosiectau a chontractau posibl yn cael eu hystyried ar gyfer manteision cymunedol, gan fanteisio i’r eithaf ar gyfleoedd i sicrhau gwerth ychwanegol o wariant y sector cyhoeddus yn Abertawe. I gael gwybodaeth bellach ffoniwch 01792 637243 neu e-bostiwch: beyondbricksandmortar@abertawe.gov.uk.
12
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
13.0 Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (LlCD) yn canolbwyntio ar wella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol Cymru. Mae’n gosod dyletswydd ar gyrff cyhoeddus, megis y Cyngor, i feddwl mwy am yr hirdymor, gweithio’n well gyda phobl, cymunedau, a chyda’i gilydd, ceisio atal problemau a gweithredu mewn ffordd fwy cydlynol. Bydd hyn yn helpu i greu cymuned y mae pawb am fyw ynddi nawr ac yn y dyfodol. Mae pum ffordd o weithio sy’n sail i bopeth a wnawn i sicrhau ein bod yn gweithredu mewn modd sy’n ceisio sicrhau bod anghenion y presennol yn cael eu diwallu heb beryglu gallu cenedlaethau’r dyfodol i ddiwallu eu hanghenion eu hunain’. Mae pum ffordd o weithio’r egwyddor datblygu cynaliadwy yn sicrhau bod model darparu cyson ar waith. Y pum ffordd o weithio yw integreiddio, cydweithio, cymryd rhan, tymor hir ac atal. Er mwyn sicrhau cynifer o ganlyniadau llesiant ag y bo modd, mae’r Ddeddf yn gosod saith nod llesiant: • • • • • • •
13
Cymru lewyrchus Cymru wydn, Cymru iachach Cymru fwy cyfartal Cymru o gymunedau cydlynus Cymru o ddiwylliant bywiog lle mae’r Gymraeg yn ffynnu Cymru sy’n gyfrifol yn fyd-eang
Mae’r ‘nodau llesiant’ hyn i bawb yng Nghymru weithio tuag atynt, ac mae’n rhaid i Gyngor Abertawe, fel corff cyhoeddus, ddangos hefyd ei fod yn gwneud penderfyniadau ac yn cymryd camau i sicrhau’r cyfraniad mwyaf posibl i’r nodau hyn. Bydd y Tîm Caffael Corfforaethol yn ymdrechu i gyflawni nodau Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol drwy fabwysiadu ymagwedd gyfannol tuag at ei phroses gaffael, gan gynnwys pan fo darpariaethau penodol yn y trefniadau yn y dogfennau caffael. Datganodd Cyngor Abertawe argyfwng hinsawdd ym mis Mehefin 2019, caiff y dyheadau i leihau carbon sy’n sail i’r egwyddor datblygu cynaliadwy eu hymgorffori mewn arferion caffael fel y bo’n briodol.
Cyngor Abertawe 14.0 Busnes Cymru Mae gwasanaeth Busnes Cymru Llywodraeth Cymru yn cefnogi busnesau newydd a hen yng Nghymru. Mae’r llinyn ‘Cymorth Tendro Busnes Cymru’ yn cynnig cymorth ymarferol rhad ac am ddim i fusnesau bach a chanolig yng Nghymru i helpu i ddeall y broses gaffael, ac i ddarparu cymorth wrth baratoi holiaduron a thendrau cyn cymhwyso. I gael help a chyfarwyddyd, gellir cysylltu â llinyn Cymorth Tendro Busnes Cymru naill ai ar 03000 6 03000 neu drwy’r porth gwe businesswales.gov.wales
15.0 Cyngor ar dendro I’w wneud
I beidio â gwneud
Darllen y dogfennau’n ofalus i wneud yn si ŵr eich bod yn gallu cyflawni’r contract cyn cwblhau’r dogfennau tendr
Gadael y gwaith o gwblhau eich cyflwyniad i’r funud olaf, rhowch ddigon o amser. Ni dderbynnir cyflwyniadau hwyr
Gwirio’r amser a’r dyddiad terfyn ar gyfer cyflwyno tendrau. Ni chaiff estyniadau eu rhoi, rhowch ddigon o amser
Cynnwys llenyddiaeth a llyfrynnau diangen nad oes gofyn amdanynt
Gofyn am eglurhad os ydych yn ansicr ynghylch unrhyw beth yn y dogfennau tendr. Anfonwch gwestiynau eglurhaol drwy’r system negeseua yn eDendroCymru neu GwerthwchiGymru
Tybio ein bod yn gwybod amdanoch eisoes gan y caiff tendrau eu gwerthuso ar yr hyn a gyflwynwyd yn unig
Atebwch yr holl gwestiynau’n glir a darparwch yr holl wybodaeth y gofynnwyd amdani
Gadael i’r dogfennau tendro wneud i chi beidio â gofyn am gefnogaeth gan Fusnes Cymru
Costio’r tendr mor gywir â phosib
Cyflwyno prisiau anghynaladwy na ellir eu sicrhau drwy gydol y contract
Gofyn am adborth
Anghofio cyflwyno’r holl ddogfennau y gofynnir amdanynt yn y dogfennau tendr 14
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
16.0 Cysylltu â ni Nod y canllaw hwn yw helpu sefydliadau sydd am weithio gyda Chyngor Abertawe i gael dealltwriaeth gliriach o sut i wneud cais am gontractau a’r hyn sy’n ofynnol yn ystod y broses dendro.
neu os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch ymdrin â Chyngor Abertawe ar faterion caffael, gallwch gysylltu â ni ar caffael@abertawe. gov.uk neu yn www.abertawe.gov.uk/cysylltwchâni
Os hoffech gysylltu â ni i roi adborth ar y welliannau a awgrymir i’r canllaw
17.0 Gwefannau Defnyddiol Constructionline
www.constructionline.co.uk
Cyngor Abertawe
www.abertawe.gov.uk
GwerthwchiGymru
https://www.gwerthwchigymru.llyw.cymru/
eDendroCymru
www.etenderwales.bravosolution.co.uk
SSIP (Iechyd a Diogelwch)
www.ssip.org.uk
Budd Cymunedol
https://llyw.cymru/y-sector-cyhoeddus
Tendrwyr Electronig Dyddiol (TED)
www.ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do
Y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol
https://llyw.cymru/y-gwasanaethau-caffael-cymru?_ga=2.158201400.307461766.15873734861126588966.1547821429
Canllaw Cyflwyno Ceisiadau ar y Cyd Llywodraeth Cymru
https://gov.wales/sites/default/files/publications/2019-09/joint-bidding-guide.pdf
Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol
https://futuregenerations.wales/about-us/future-generations-act/
15
Cyngor Abertawe 18.0 Cysylltiadau Defnyddiol Y Tu Hwnt i Frics a Morter
01792 637243 BeyondBricksandMortar@abertawe.gov.uk • https://www.abertawe.gov.uk/YTuHwntiFricsaMorter
Tîm Caffael
caffael@abertawe.gov.uk https://www.abertawe.gov.uk/caffael
Busnes Cymru
03000 603000 https://businesswales.gov.wales/cy
eDendroCymru
Desg Gymorth: 0800 3684 852 help@bravosolution.co.uk
Siambr Fasnach De Cymru
Abertawe: 01792 793686. Casnewydd: 01633 254041 info@southwaleschamber.co.uk • www.southwaleschamber.co.uk
Y Tîm Masnachol
Tel: 01792 633808 sales@abertawe.gov.uk • https://www.abertawe.gov.uk/cyfleoeddnoddiamasnach
Y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol
0300 7900170 nationalprocurementservice@wales.gsi.gov.uk • https://llyw.cymru/y-gwasanaethau-caffael-cymru?_ga=2.123605513.307461766.1587373486-1126588966.1547821429
GwerthwchiGymru
0800 222 9004
Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru
Gwasanaethau Cwsmeriaid: 0800 2888 329 help@wcva.org.uk • www.wcva.org.uk
Canolfan Gydweithredol Cymru
0300 111 5050 info@walescooperative.org • www.walescooperative.org 16
Gwerthu i’r Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
19.0 Y Tîm Masnachol Mae gan Dîm Masnachol Cyngor Abertawe amrywiaeth o gyfleoedd noddi a marchnata i chi godi proffil eich cwmni ac atgyfnerthu’ch brand i gwsmeriaid ac i’r gymuned yn yr ardal. Mae’r cyfleoedd yn ddiddiwedd ac yn perthyn i bedwar categori:
Hysbysebu
amrywiaeth o lwyfannau hysbysebu dan do ac awyr agored amlwg.
Nawdd
cyfleoedd ymwybyddiaeth o frand unigryw o gylchfannau i gerbydluoedd.
Hyrwyddiadau
popeth o gyflenwi personél hyrwyddo a rhoi nwyddau am ddim i samplu, hyrwyddo nwyddau i’w gwerthu a dosbarthu taflenni.
Cyfnewid
cyfnewid cynnyrch neu wasanaethau.
I gael gwybod sut gallwch chi ddatblygu partneriaeth tymor hir gyda Chyngor Abertawe
ffoniwch: 01792 633808 neu e-bostiwch: gwerthiannau@abertawe.gov.uk.
17