Voceros por Obra y Gracia by tatiana leal cañón

Voceros por Obra y Gracia. Un Vocero no es solo una cara bonita.

Fabio Criales

C贸mo sobrevivir por Obra frente a los medios de comunicaci贸n con Gracia.

© 2013, Fabio Criales. Este libro no podrá ser reproducido, total ni parcialmente, sin el previo permiso del director por escrito. Todos los derechos reservados. Diseño y diagramación: Tatiana Leal Cañón Corrección de estilo: Néstor Adolfo Patiño Forero Primera Edición – Miami, FL.

Índice

·· Agradecimientos 9 ·· Prefacio 13 ·· Un Vocero sin entrenamiento

·· Escuchar antes de responder

·· Voceros arrogantes

·· El Vocero y el Tono de Voz

·· Recomendaciones y Técnicas

·· El Vocero y su Imagen

·· Un Vocero no es solo una cara bonita

·· Conclusión 59

Usted es el Vocero de su vida, el relacionista público de sus habilidades. Es hora de captar la atención del consumidor de forma correcta, el desconocimiento ya no es excusa. Les invito a poner en práctica los mensajes y recomendaciones que podrán encontrar en este libro, creado para ayudar y aportar a quienes quieran proyectar sus conocimientos de la mejor manera. —Fabio Criales.

Agradecimientos

Dios, Gracias. Voceros por Obra y Gracia

Es un libro que tenía en mente hace varios años. Le doy gracias a Dios por permitirme vivir experiencias a través del periodismo, profesión que me ha dado más satisfacciones que frustraciones. Hoy puedo entregarle a las nuevas generaciones estos aportes, que espero lleguen al lector y trasciendan.

Amada esposa

Este libro lo escribí al lado de mi esposa Carolina Correa, la encargada de escuchar todo lo que escribía. Resistió mis tiempos de quietud y no desesperó. 11 años de matrimonio y amor pegados de Dios, le ayudaron a tenerme paciencia. Fueron horas y horas de analizar, estudiar, investigar y escudriñar para entregar el mensaje indicado y eso toma tiempo.

Hija Hermosa

Isa también formó parte de este sueño; mi angelito de Dios fue el motor para seguir adelante y no detenerme frente la adversidad. Les pido perdón si les robé tiempo, estoy confiado en Dios y en el amor que nos sobrará para compartir. Finalmente y no menos especial, infinitas gracias a todos los que me han apoyado en este proyecto con sus buenos deseos y con su esfuerzo. Un libro no se hace solo.

Agradecimientos

Más Contacto Estrategias y Soluciones Es el nombre de nuestra empresa de relaciones públicas, que junto a mi esposa fundamos hace más de 10 años en Bogotá, Colombia. A través de Más Contacto, hemos podido vivir experiencias inolvidables con clientes maravillosos. De hecho, fue el trabajar como relacionista público lo que me inspiró a escribir este libro. Anécdotas a la hora del día y los errores cometidos, me llevaron a hacer un stop en el camino y a reflexionar frente a muchas inquietudes que no me dejaban dormir tranquilo. Fue así como inicié este reto, con el fin de encontrar la ruta adecuada para enfrentar la inconformidad de un trabajo en el que al final siempre aparecía un lunar negro. Eliminé el lunar negro y tomé riendas en el asunto. Decidí entrenar a los Voceros de nuestros clientes. Más Contacto Colombia - Miami, FL. gerenciamascontacto@gmail.com

Aceptar nuestros errores es un buen inicio para mejorar.

Prefacio

Prefacio Soy un periodista inconforme con el mal manejo, la forma regular y mediocre en la que los voceros enfrentan a los medios de comunicación. Levanto mi voz de protesta con el fin de aportarles a quienes algún día enfrentaron a los medios de comunicación y no lograron el objetivo previsto, a los que creen estar preparados para hacerlo y a los que quieren aprender, para no caer en los mismos errores de los que por falta de entrenamiento acabaron con el trabajo de meses o años de estrategias creativas frente a la prensa. Llevo 14 años explorando un mundo de preguntas y respuestas. Hoy puedo decir que poco sé, y que hay mucho por aprender. Soy consciente de la necesidad de quienes queremos explorar más allá de lo que nos ponen al frente.

Prefacio

¿Qué es un Vocero?

Es la persona que tiene la facultad para relacionarse con los medios de comunicación en representación interna y externa de una organización, para ser fuente de información oficial en temas de muy diversa naturaleza, potenciando las calidades de la organización con eficacia. Tiene como característica principal el conocimiento de su área de competencia y desarrolla una capacidad de comunicación que, con la práctica, se traduce en destrezas para tratar con públicos diversos con fluidez y confianza, generando valor y credibilidad a la organización. El Vocero debe recibir entrenamiento profesional para enfrentar a la prensa sobre un tema específico. Internet y los avances en tecnología han generado un boom en las relaciones públicas en el mundo. Debido a esto, el problema es que el universo es cada vez más pequeño y todo se difunde a una velocidad increíble. “Yo no dije eso”, “lo dije mal”, “no pensé lo que dije” y diversos comentarios derivados pueden llevar a consecuencias negativas y muy complejas para gobiernos, empresas y organizaciones que delegan su vocería en portavoces sin entrenamiento. Ahora, con tan solo un tweet, usted puede alzar su voz y opinar. Esto lo convierte en un vocero de marca, o “Embajador de marca”, al ser consumidor del sistema que lo rodea. En este caso usted decide si quiere ser escuchado y entrenarse para hacerlo.

Capítulo 1

Un Vocero sin entrenamiento “Es como un celular sin señal en momentos de crisis; no sabemos qué hacer para que envíe el mensaje correcto lo antes posible”.

Capítulo 1

Uno de los problemas más comunes en un vocero sin entrenamiento es el pánico que siente a la hora de enfrentar a los medios de comunicación cuando es escogido a dedo, al “pinochazo” o porque le tocó, porque no estaba en el lugar indicado, ni a la hora indicada y su jefe lo vio sin hacer nada. Ahí es cuando usted debe decir “no lo puedo hacer, no estoy preparado y no quiero dañar ni el trabajo ni la imagen de la empresa por falta de conocimiento frente al tema”. Infortunadamente la gran mayoría no piensa igual, y tampoco pretendo que así sea. A través de los años he tenido que enfrentar a voceros sin entrenamiento, y con autoridad les puedo decir que son un dolor de cabeza para quienes queremos hacer bien nuestro trabajo. He tenido la oportunidad de estar en los dos bandos, del lado de la cámara, con un micrófono en la mano buscando la noticia, pero también he tenido que estar detrás de ella como relacionista público queriendo hacer lo imposible para que el periodista entreviste a mi cliente, en este caso al vocero para la empresa que represento en ese momento. Es frustrante para el periodista, cuando a la hora de ir a la cobertura de un informe que puede ser un éxito total por su historia, contenido e innovación, se encuentra con un vocero que esta muerto del pánico y ni siquiera le han puesto la cámara en frente. Ahí comienzan los problemas de comunicación entre el periodista, el relacionista público y el vocero.

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Capítulo 1

Un periodista con experiencia huele a la distancia el miedo que siente la persona a la que va a entrevistar, y es que no se necesita ser un experto para eso. Los voceros sin entrenamiento son muy evidentes; la gran mayoría de ellos tienen un papel en sus manos con anotaciones de lo que va a responder, primer síntoma de debilidad e inseguridad. Es muy deprimente ver a un vocero frente a la cámara, al aire en un programa de televisión intentando ver al periodista, pero a la vez a la cámara y también al papel en el que tiene lo que necesita, y debe responder en esos segundos, los más eternos de su vida intentando dejar de sudar, con la voz temblorosa y apoyándola en todas las muletillas que puedan existir. Una hoja de papel en las manos arrugada de los nervios y escrita a mano, daña la imagen de seguridad que usted como Vocero debe proyectar.

Que no cunda el Pánico Otros de los síntomas que genera el pánico es el bloqueo. Ese no se lo deseo a nadie. Les pasa a quienes se sienten muy seguros y creen que al estar frente a la cámara lo van a poder lograr. Estos voceros sonríen, se muestran muy amables y crean un ambiente seguro a su alrededor, pero por dentro están que explotan, quieren que algo pase, que se caiga el techo, que se dañen los equipos de grabación, que el periodista tenga que ir a cubrir algo de última hora... en fin, sus mentes están volando en busca de ideas para poder salir de esa situación lo más rápido posible sin tener nada que ver en ello. Muchos se salen con la suya, otros lo tienen que enfrentar, llega el momento de la entrevista y cuando les lanzan la primera pregunta quedan tiesos, como si les hubiera dado un infarto al corazón, pasan por todos los colores y no logran soltar una sola sílaba. Es una situación muy difícil de controlar y es un momento que se debe manejar con mucha responsabilidad y respeto, de parte del periodista como un buen profesional y del relacionista público quien cometió el error de llevar a un vocero sin entrenamiento a un escenario que por razones obvias no podía controlar.

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La buena noticia El Bloqueo termina cuando se acepta. Ahí es cuando se entiende que la mente no esta preparada para enfrentar ese miedo. Sí, el Bloqueo es un miedo que se debe enfrentar, y estoy hablando del bloqueo escénico; para ser más puntual lo llamo “El Temible Bloqueo Escénico”. ¿Cómo dejar de sentirlo? Lo primero es no obsesionarse con el problema; cuando más se estrese buscando la solución, mayor será el bloqueo. No le de más vueltas al asunto, no es tan grave. La mejor forma de solucionar un problema es buscar el origen; cada persona es un mundo diferente, pero los problemas más comunes pueden ser los siguientes: Problemas personales y Estrés. Así es muy difícil pensar, y mucho más cuando enfrentan un reto para el que no han sido entrenados; estar frente a una cámara de televisión y al lado un periodista en muchas ocasiones reconocido, no resulta fácil. La mente esta en otra situación y las ideas no fluyen. A la mente la llamo “la loca de la casa”; si la dejamos volar puede ser un peligro latente. Un poco exagerado, pero cierto. La mente es la pista de aterrizaje de todos los mensajes que se mueven a su alrededor. Lo mejor que puede hacer en este caso es tomarlo con calma y buscar asesoría para encontrar el equilibrio adecuado; debe aprender a dejar los problemas y el estrés en otro lugar, fuera de sus pensamientos. Respirar profundamente es una buena opción. Desahogarse, no presionarse y dejar la ansiedad por querer controlarlo todo. Lo mejor es enfocarse para seguir adelante. Los Miedos y la Inseguridad. Es clave acabar lo antes posible con este frecuente motivo de bloqueo. Se presenta cuando se sienten muchas dudas sobre sus propias ideas, lo que piensan

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no les gusta, todo les parece muy malo, mediocre y creen que al final no lo van a lograr. Este es un problema que solo lo pueden solucionar ustedes en su interior; son fantasmas que deben ser ignorados, son mensajes negativos que lo único que logran es acabar con su autoestima. El Perfeccionismo Extremo. Son aquellas personas que se exigen demasiado por hacer todo lo mejor posible, que dificultan las cosas intentando encontrar la idea más brillante. Esta clase de personas, frente a una cámara, sienten que deben estar a la altura de los estándares que ellos mismos se imponen y cuando no lo logran la frustración es desgarradora. Pero todo no termina ahí... cuando la nota periodística es emitida al aire, es de los que la graban para verse una y otra vez y buscar con lupa los errores cometidos. Para dejar de pensar en esto, lo importante es dejar de creer que se va a ganar el premio Oscar de la Academia; es solo una entrevista, no la escena de la vida, y se debe dejar atrás el miedo de cometer errores. Un filósofo dijo por ahí, hace más de veinte siglos, que “errar es de humanos” y es algo que simplemente sucede. No hable más de la cuenta. Es normal que los voceros sin entrenamiento hablen más de la cuenta y se extienda en sus respuestas para delicia de los periodistas y terror de los relacionistas públicos. Cuando un vocero habla sin límites puede caer en otros errores comunes, divagar y entrar en temas que están fuera de contexto. Enfocarse en los “Mensajes Clave” es la mejor recomendación. Tener claros los objetivos “¿Qué quiero decir?” y “¿Por qué lo voy a decir?”. Haga un alto cuando sienta que la situación se esta saliendo de control. Usted a veces ni se da cuenta, pero solo quiero que piense en esto: su boca va a una velocidad incalculable y usted la quiere

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detener; inténtelo por un segundo y, si siente que le salen letreros sin abrirla, eso lo hará reaccionar. Si no quiere ser una de las próximas víctimas del escarnio público, mantenga la boca cerrada y asesórese. Es lo más conveniente.

Conclusión

Conceptos claros Recuerde adaptar el mensaje según el formato del contacto (prensa escrita, radio, televisión, on line, revista, semanario). ·· Usar siempre “usted”, no “tú” ni mucho menos “vos”. ·· Elija espacios adecuados que den ventaja a la organización. ·· Aclare y busque el momento adecuado para corregir durante el contacto. ·· Confirme los mensajes recibidos con preguntas de control. ·· Refuerce la idea principal en oportunidades. ·· Hacer analogías, dar ejemplos, metaforizar, es clave para acercar el mensaje al público. ·· Luzca amigable, empático, conocedor, accesible, interesado y sensato. ·· Confronte con valentía y cortesía. ·· Consolide relaciones abiertas y duraderas con los periodistas. ·· En casos difíciles, debe ser duro con el problema, pero muy suave con la persona.

Frente a los medios de comunicación: ·· Aprenda a ser versátil y astuto. ·· Entienda que usted o su Vocero es un facilitador de mensajes técnicos de la organización. ·· Entienda la diferencia entre ser cortés o ser confianzudo.

Para recordar Un Vocero no responde preguntas. Un Vocero transmite mensajes.

Conclusión

Y para finalizar:

Entrenarse como Vocero o entrenar a sus Voceros es una inversión. La delicada responsabilidad de esta labor puede generar satisfacciones si se hace como es debido. Nunca lo olvide. Le aseguro que, después de leer este libro, usted podrá enfrentar a los medios de comunicación con profesionalismo. ¡Éxitos!