Mr Dylan Jones Swyddog Datblygu Uned Llywodraeth yng Nghymru Bwrdd yr Iaith Gymraeg Llys Clwyd Lon Parcwr Ruthun LL15 1NJ 24 Hydref/October 2011 Annwyl Dylan Jones Mae’n bleser gen i gyflwyno adroddiad cynydd Cymdeithas Tai Taff. Amgaeaf hefyd gopi o’n Adroddiad Blynyddol a chopi o’r adroddiad monitro a gyflwynwyd i’n Bwrdd ar 30 Mehefin, 2011. Peidiwch ag oedi i gysylltu â mi yn uniongyrchol os ydych am eglurhad neu wybodaeth bellach.
Dear Dylan Jones I am pleased to present Taff Housing Association’s Progress report to you. Also enclosed is a copy of our Annual report and a copy of the monitoring report that was presented to our Board on 30 th June 2011 . Please do not hesitate to contact me should you require further explanation or information. Yn gywir/ Kind regards
Nia Bennett Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforiaethol Director of Corporate Services
Amg. Enc. Cymal/ Clause 4.1 & 7
Ymrwymiad/ Commitment
Cynydd/Progress
Cyfieithwn ein adroddiad blynyddol, llawlyfr i denantiaid ynghyd ag unrhyw ddogfen arall a gyhoeddwyd gan Gyrff Cenedlaethol i'r Gymraeg
Cyfeirio clir fel bod cwsmeriaid yn ymwybodol o wasanaethau cyfathrebu Cymraeg a ddarparwn
Our annual report, Tenant’s handbook and any other document which is published by National Bodies is translated into Welsh
Clear signposting so that customers are aware of Welsh communications services we provide Arwyddion diogelwch tân dwyieithog ar gyfer ardaloedd cymunedol o'n llety wedi eu gosod
Mae'r holl wybodaeth safonol New Bi-lingual Fire safety signs am denantiaeth ar gael yn for communal areas of our Gymraeg accommodation have been erected Arwyddion gwybodaeth dwyieithog wedi eu gosod yn ein datblygiadau newydd All standard information about tenancy is available in Welsh
Bi-lingual information signs have been placed in developments Mae'r holl staff yn ymwybodol bod unrhyw arwydd newydd i’w gynhyrchu yn ddwyieithog All staff are aware that all new public signs are to be bi-lingual Parhau i gynnig enwau Cymraeg ar gyfer pob cynllun datblygu gwrthododd yr Awdurdod Lleol Continue to offer Welsh names for all development schemes Adroddiad blynyddol Taff a dogfennau a gyhoeddir gan gyrff cenedlaethol yn ddwyieithog. Taff Annual report and documents published by national
2
bodies are bi-lingual. Mae pob dogfen ar gael yn Gymraeg ar gais
4.2
Pan fo rhywun yn dod yn denant, maent yn nodi eu dewis iaith ar gyfer gohebiaeth a chyfathrebu ar ein ffurflen monitro
When someone becomes a tenant, they note their language of preference on our monitoring form
5.1.1
Pan fyddwn yn datblygu polisïau newydd, byddwn yn sicrhau ein bod yn asesu canlyniadau ieithyddol As and when we develop new policies, we will ensure that we assess linguistic consequences
5.1.2
All documents available in Welsh on request Mae gohebiaeth â thenantiaid yn cael ei wneud yn unol a’r dewis iaith a nodwyd. Mae Taff yn ceisio sicrhau fod pob cyfathrebiad ar lafar hefyd yn cael ei gyfathrebu yn unol ar dewis iaith a nodwyd (Cymraeg neu Saesneg) Correspondence with tenants is carried out in their noted preferred language. Taff also try and ensure that verbal communication with tenant is also carried out in their noted language of choice (Welsh or English) Fe effaith asesir pob polisi a gweithdrefn Cynllun Iaith newydd wedi ei gymeradwyo gan Bwrdd yr Iaith Awst 22 2011. All policies and procedures are impact assessed
New Welsh Language Scheme has been approved by the WLB August 22 2011. Bydd Taf yn sicrhau bod staff Contractwyr wedi eu cynghori a chynghorwyr sy'n ymwneud â llunio polisi yn Contractors advised ymwybodol o'r cynllun a chyfrifoldeb y sefydliad o dan Staff wedi eu briffio y cynllun Staff briefed
Taff will ensure that staff and advisors involved in policy formation are aware of scheme and the
Fe gynnhwyswn ein Cynllun Iaith Gymraeg fel rhan o becyn Sefydlu ar gyfer staff newydd a cynhelir cwis ar y Cynllun yn ystod diwrnod Sefydlu Gorfforaethol ar gyfer staff 3
organisation’s responsibility under the scheme
newydd Welsh Language Scheme is include as part of Induction pack for new starters and quiz on the scheme takes place at Corporate Induction day for new staff Cynllun yr Iaith Gymraeg yn hygyrch i bob aelod o staff
5.1.4
Gweithio mewn partneriaeth
Partnership working
5.1.3 5.2.1 5.2.3 6.1 6.2 8.12
Rydym yn anelu i ddarparu safon uchel o wasanaeth yn y Gymraeg a'r Saesneg
We aim to deliver a high standard of service in Welsh and English
Welsh language Scheme accessible to all staff Mae mwyafrif y sefydliadau sy'n gweithio gyda Taf mewn partneriaeth yn gweithredu Cynllun Iaith Gymraeg eu hunain. Mae sefydliadau eraill yn ymwybodol o'n Cynllun Iaith Gymraeg The majority of organisations that Taff work with in partnership operate their own Welsh Language Scheme. Other organisations are made aware of our WLS Cais i gyfathrebu yn Gymraeg yn cael eu trin gan staff y rheng flaen sy'n siarad Cymraeg os yw'n fater syml. Os bydd yn fwy cymhleth, fe roddir ymateb dal ac fe wnawn drefnu cyfieithiad proffesiynnol. Request for communication in Welsh are dealt with by front line staff who are Welsh speakers if it is a straightforward issue. If more complex, a holding response is given and professional translation procured Pob gohebiaeth ysgrifenedig ac ar lafar gyda thenantiaid yn cael ei wneud yn yr iaith o'u dewis fel a nodwyd (Cymraeg neu Saesneg) neu os yw hyn yn wahanol i'r hyn a nodwyd yn yr iaith a ysgogwyd gan y tenant
4
All verbal and written correspondence with tenants is carried out in their noted preferred language (Welsh or English) or if this is different from that noted, in the language that was instigated by the tenant Mae cronfa ddata o ddewis iaith yn cael ei gynnal a'i fonitro. Rydymm newydd gwblhau y gwaith o gasglu proffil tenantiaid ac wrthi yn asesu y data ar hyn o bryd. Database of language preference is maintained and monitored. Have undertaken tenant profiling exercise- results being analysed Pan fo galwyr ar y teleffon yn dymuno siarad yn Gymraeg bydd eu galwad yn cael ei drosglwyddo i siaradwr Cymraeg o fewn y sefydliad os yw hyn yn bosibl When telephone callers wish to speak in Welsh their call will be forwarded to a Welsh speaker within the organisation if this is possible Mae'r holl swyddi gwag yn Taf yn ddatgan bod y gallu i gyfathrebu yn Gymraeg yn ddymunol All job vacancies at Taff state that the ability to communicate in Welsh is desirable Mae ymadroddion allweddol Cymraeg ar gyfer staff yn cael eu datblygu a’i roi ar y Mewnrwyd ac y mae ‘Gornel Gymraeg’ wedi ei sefydlu fel rhan o’r cylchgrawn staff Key Welsh phrases for staff are being developed placed on Intranet and ‘Y Gornel Gymraeg’
5
has been established in the monthly staff magazine Mae cardiau busnes dwyieithog wedi eu cynhyrchu Bi-lingual business cards have been produced Mae Baner Cyhoeddusrwydd Cymraeg wedi cael ei gynhyrchu A Welsh Language publicity panel has been produced
8.2
Mae Taff yn ymgymryd i gefnogi staff i ddysgu Cymraeg lle mae prinder i ddiwallu anghenion y busnes
Taff undertakes to support staff to learn Welsh where there is a shortage to meet the needs of the business
8.3
Annog siaradwyr Cymraeg i ymuno â'r Bwrdd Encourage Welsh speakers to join board
8.5
Ymrwymiad i fonitro
Bi-lingual email signature has been developed for staff to use Wedi gyrry holidadur i Reolwyr Llinell i weld pa staff fyddai gyda diddordeb cael gwersi Cymraeg, gwybodaeth pellach ar union allu a lefel staff yn cael ei gaslgu fel yr ydym yn cyflwyno system gyfrifiadurol Adnoddau Dynol. Asesu sgiliau/anghenion fel rhan o’r Cynllun Hyfforddi Have sent questionnaire via line manager to assess interest in Welsh language lessons – this can be assessed further with the introduction of a new computerised HR system and will assess as part of workforce development plan Ymgyrch flynyddol - barhaus - yn y broses o asesu sgiliau y Bwrdd fel rhan o broses hunan arfarnu – peilot – hydref 2011 Annual campaign – ongoing – assessing skills mix of Board as part of self-appraisal process being piloted in autumn 2011 Cynllun yr Iaith Gymraeg yn rhan o swyddogaeth y Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol , hefyd yn rhan o swyddogaeth pob aelod o’r tim rheoli a pob rheolwr llinell 6
Commitment to monitoring
WLS is part of Director of Corporate Services’ role also assigned as a responsibility of each member of Leadership Team and every line manager of Taff leadership team Mae monitro Cynllun yr Iaith Gymraeg hefyd yn rhan o waith blynyddol sydd wedi ei drefnu ar gyfer Grwp Busnes Cydraddoldeb Taff The monitoring of the WLS is also part of the annual cycle of works of the Equality Business Planning Group Cronfa ddata o sgiliau iaitrh Gymraeg staff yn cael ei gasglu a’i ddosbarthu Database of staff language skills collated and distributed Cyflwynir Adroddiad monitro i’r Bwrdd yn flynyddol A WLS monitoring report is presented annually to the Board
7