GESTIONAR A SU JEFE
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Escrito por: Begoña Grijalvo. Consultora. Human Management Systems. Fuente: Training & Development Digest
“Cuando veáis a un hombre sabio, pensad en igualar sus virtudes. Cuando veáis un hombre desprovisto de virtud, examinaos a vosotros mismos”. Confucio
¡FINALMENTE ME HABIA SELECCIONADO ESA MULTINACIONAL TAN RELEVANTE DEL SECTOR! Después de las duras e intranquilas semanas de espera que duró el proceso de selección. El puesto poseía las características que yo buscaba a la hora de ascender profesionalmente. ¡Parecía que todo encajaba a la perfección!. Cuando fui relacionándome con mis compañeros de trabajo e iba ubicándome en mi nuevo puesto de trabajo, fui conociendo a mi jefe. Ya desde el principio me sorprendió lo parco que era en palabras, por lo que deduje: “El directivo siempre está reunido y tiene mil asuntos en la cabeza, ya tendré tiempo para conocerle y me reuniré con él en otro momento”. Iba pasando el tiempo y nuestras conversaciones no me permitían alcanzar un trato sólido con él, ya que no se alargaban más de: “Buenos días, ¿qué tal?, Vaya tiempo hace hoy, ¡cómo ha bajado la temperatura!…” Con el paso del tiempo, estas conversaciones se extendían a: ¿has finalizado el informe?, ¿Lo tienes preparado?. Era una persona que conocía bien su trabajo gracias a la experiencia de los años y a la multitud de situaciones complejas a las que se había tenido
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que enfrentar. A pesar de ello, sus habilidades humanas no alcanzaban un alto desarrollo. Algunas sensaciones que tengo: • Mi Jefe ignora mis esfuerzos y mi trabajo. • Mi Jefe critica lo que hago continuamente. • Después del esfuerzo que he realizado, nunca me propone para un ascenso. Como todos los años, se realizaba la evaluación sobre el clima organizacional, la evaluación de mis compañeros y de mi jefe. Llevaba cierto tiempo pensando que debía mejorar la relación con él. Pensé en que era una buena posibilidad para poder comentarle o sugerirle el cambio de ciertos comportamientos y actitudes con el fin de mejorar nuestra forma de relación personal, que me dedicase cierto tiempo para que me escuchase... No sabía bien cómo debía actuar. Después de todo, ¡era mi jefe!. El objetivo era expresar claramente los problemas, a fin de llegar a una comprensión racional de los mismos, para poder tomar las decisiones constructivas y adecuadas para solventarlos. Debía empezar por preparar la reunión con 3 aspectos fundamentales:
1. Listar sus puntos fuertes y débiles
2. Establecer el lugar de reunión
3. Tener clara la actitud personal
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1. Listar sus puntos fuertes y débiles.
Sabía lo que quería comentarle, la cuestión era ¿cómo? Así que cogí papel y lápiz y empecé a enumerar los aspectos a mencionar. Por ahora tenía claro que podía definir a mi jefe como una persona que: No fomentaba mucho la motivación: exige un ritmo de trabajo acelerado y no dedica ninguna recompensa verbal para el trabajo bien hecho. Tampoco se planteaba la necesidad de organizar cursos de formación para las personas de su equipo. • Le gustaba poco la innovación: no le gusta que la gente proponga nuevas formas de hacer las cosas. Considera que si no ha habido ningún problema en actuar como hasta ahora, no es necesario meditar, ni reflexionar sobre nuevos modos de hacer. Sin embargo, había empezado a abrir la mente a nuevas tecnologías, estar más atento al mercado, detección de clientes potenciales…, pero en el tema del trabajo diario las cosas se trataban igual que hace muchos años, no había muchas modificaciones para el cliente interno. • Le gustaba el trabajo bien hecho, pero era bastante crítico: consideraba que era necesario cierto perfeccionismo, pero el grado del mismo era excesivo. Sus comentarios acerca de las mejoras que se debían hacer, digamos que no eran las más correctas. Además, tal y como me explicaron una vez: la mejor manera de proponer modificaciones, cambios en los trabajos ajenos, es empezar con un tono de estímulo positivo teniendo en cuenta la labor realizada, para continuar indicando los cambios y finalizar con otro aspecto positivo. • Tomaba ciertas decisiones ante problemas de manera improvisada y sin analizarlos; como mera reacción a los mismos, de manera temporal. • Realizaba una buena planificación y organización de las tareas como directivo.
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• Por otro lado, quería comentar que me gustaría una posible promoción. Adquirir mayor autonomía para tomar decisiones. Consideraba que yo misma también tendría que poner de mi parte, pero, después de todo, un jefe debe servir de ejemplo.
2. Establecer el Lugar de reunión
Otro elemento a tener en cuenta era el lugar donde realizar esa reunión. Buscaba un ambiente agradable y cómodo para ambos; el ruido y las posibles distracciones que pudieran surgir no acompañaban a darle la seriedad que tenía el tema, así que mejor un despacho o sala de reuniones, en vez de la máquina de café o en la cafetería (aunque da cierta comodidad no es el lugar idóneo).
3. Tener clara la Actitud personal
La mutua comprensión es esencial para que la reunión se desarrolle de manera satisfactoria. Yo estaba pensando en esta forma de tratar a mi Jefe, pero pensaba también en otros Jefes que había en mi empresa. Existe el Jefe Autoritario, que impone un ritmo de trabajo fuerte y exige el cumplimiento inmediato de lo que dice. Lo importante para él son los resultados sin importarle la motivación de sus colaboradores. Normalmente tiende a cebarse con los más débiles. Otro tipo de Jefes que tenemos son los Jefes “Pro-clones”, aquellos que quieren que sus colaboradores sean unos clones de ellos mismos. Actúan de modelos para los demás y quieren que los demás actúen como ellos lo hacen. El Jefe Competente, capaz de equilibrar un alto grado de compromiso con los objetivos de la organización y con los intereses de las personas. Normalmente es un profesional bien preparado, muy exigente, que ayuda a su equipo a crecer profesionalmente. Utiliza diversos canales de
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comunicación, tanto formales como informales. El problema puede ser que a veces puede que se convierta en un visionario y necesitemos ponerle los pies en el suelo. Una de mis compañeras de trabajo me dio algunas recomendaciones para gestionar a mi jefe, comentándome cosas como las que reproduzco a continuación. Ningún Jefe responde exactamente a un solo perfil de los descritos anteriormente. La mayoría tiene combinaciones de diferentes estilos y es muy difícil generalizar la forma de tratar a un Jefe. Hay Jefes que son “trepas”. Normalmente, los directivos eficaces dedican tiempo y esfuerzo a gestionar no sólo las relaciones con sus colaboradores, sino también con sus Jefes. Es necesario tener en cuenta como directivos que, además de nuestros colaboradores también los Jefes dependen de nuestras interrelaciones. Es necesario tener en cuenta que existe una interdependencia y, por lo tanto, conviene tener en cuenta aspectos tales como: •
Conocernos bien a nosotros mismos e interpretar bien a otras personas en cuanto a sus fortalezas, debilidades, necesidades y modos de trabajar. Utilizar esta información para desarrollar una relación profesional eficaz que sea compatible con distintos modos de trabajar. Conviene que cuando pensemos en esto comprendamos a nuestro Jefe y seamos capaces de identificar: o Sus metas y objetivos. o Las presiones de que es objeto. o Cuáles son sus fortalezas y debilidades. o Cuál es su estilo de liderazgo.
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o Cómo prefiere ser informado: informes escritos, reuniones formales, llamadas telefónicas, conversaciones informales. o Para desarrollar y mantener una relación con el Jefe conviene que las expectativas estén definidas por ambas partes. o Mantener bien informado al Jefe de las cuestiones fundamentales que son de su interés. La habilidad principal es la de ajustar los principales estilos de trabajo, adaptando nuestro estilo al de nuestro Jefe y no al revés. Si consideramos que hay formas mejores de hacer las cosas, es conveniente actuar con inteligencia y habilidades suficientes para que sea el Jefe el que se percate de la necesidad de cambiar y no pretender tratar de mejorarlo o de cambiarlo a la fuerza. Lógicamente, en función del estilo de dirección de cada uno de nuestros Jefes, tendremos que buscar el estilo de interrelación complementario más adecuado. En cualquier caso, existen una serie de cuestiones básicas a trabajar (con independencia del estilo de dirección de cada Jefe): •
Para desarrollar mejor mi trabajo necesito asegurarme de tener los objetivos claros y lo que se espera de mí.
•
Necesito encajar mis objetivos con la Misión, Visión y Valores de la empresa u organización.
•
Trabajo mejor si las cosas están bien planificadas y podemos hacerlo conjuntamente.
• Facilitaré una retroinformación periódica para asegurarme de que
no me estoy desviando de lo que se espera de mí.
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•
Que cosas son importantes para mi Jefe o Jefa. Preguntárselo para que pueda buscar la complementariedad más adecuada.
•
Ante un problema, preguntarle por qué cree que nos está ocurriendo ese problema y en cada respuesta volver a preguntar “por qué” 4 ó 5 veces para determinar algunas de las causas, haciendo que sea él quien las aflore y ofrecerle nuestra ayuda, en la medida de nuestras posibilidades, para resolver ese problema.
•
Utilizar el “esquema o la secuencia DESC” para plantear algunas situaciones.