GUÍA DE ACTUACIÓN PARA APLICAR EL DIAGRAMA DE PARETO
GUÍA DE ACTUACIÓN PARA APLICAR EL DIAGRAMA DE PARETO La ley de Pareto afirma que el 80% de los problemas tienen únicamente un 20% de las posibles causas. La consecuencia de este principio es la de priorizar esfuerzos en el 20% de las causas de problemas para mejorar el 80% de los efectos. Para aprender a utilizar esta herramienta vamos a hacerlo a través de un ejemplo que supone una aplicación práctica del Principio de Pareto. Este es el caso de una empresa con un índice de ventas insuficiente debido a que los clientes no contrataban sus propuestas. Ante esto se propuso un análisis de las causas de rechazo de sus propuestas comerciales y a continuación detectar las áreas de mejora más eficientes para aumentar las ventas. Para la búsqueda de “causas principales” se utilizó como herramienta: el Diagrama de Pareto. Las fases de este proceso se describen a continuación: 1ª. Definición de tipos de causas de rechazo. Después de analizar la información existente, se establecieron las siguientes causas de rechazo de las propuestas comerciales: • Precio (PRE). • Recomendación (REC): al cliente le han recomendado otro proveedor. Capacidad (CAP): el cliente percibe un nivel de capacidad insuficiente para realizar la propuesta. • Tiempo (TEMP): la oferta llegó más tarde que otra de la competencia. • Visita comercial (VIS): no se ha conectado con el cliente en la visita comercial. • Defensa (DEF): consideramos que no nos conviene trabajar con el cliente y no lo hacemos. • Plazo (PLA): Los plazos de realización del proyecto de la propuesta no convencen al cliente. • Otras (OTR).
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2º. Análisis y fijación de las causas de rechazo basado en datos de la realidad. Se analizaron y comprobaron todas las propuestas presentadas y las visitas comerciales que se hicieron en los últimos 6 meses, obteniendo los siguientes datos: Tipos de causas Precio (PRE) Recomendación (REC) Capacidad (CAP) Tiempo (TEMP) Visita comercial (VIS) Defensa (DEF) Plazo (PLA) Otras (OTR)
Frecuencia 3 1 4 5 2 3 5 3
3º. Ponderación de causas. A continuación, se analizó el valor de las propuestas ya que todas las ofertas no son iguales porque tienen distintos precios, no es lo mismo el rechazo de una oferta de 1.000 euros que una oferta de 15.0000 euros. Por ello se ponderó el rechazo en función del valor de la propuesta. Tipos de causas Precio (PRE) Recomendación (REC) Capacidad (CAP) Tiempo (TEMP) Visita comercial (VIS) Defensa (DEF) Plazo (PLA) Otras (OTR)
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Ponderación 3-23.000 € 1-3.00 € 4-28.000 € 5-8.000 € 2- 5.000 € 3- 1.800 € 5- 2.500 € 3- 2.970 €
4º. Decisión de las causas principales. Las dos principales causas de la no aceptación de las propuestas son: • Se está ofertando trabajos para los que la empresa no tiene la suficiente capacitación • Los clientes creen que los precios son elevados en relación a otras empresas. Estos dos factores suponen aproximadamente el 25% de las potenciales causas de rechazo, mientras que representan el 70% de las situaciones reales de rechazo. Esto se acerca a la relación 80-20 del Principio de Pareto.
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Una vez encontradas las principales causas de los problemas comerciales de la empresa, fue necesario planificar la estrategia para aumentar las ventas, basada en: • Revisión de precios tomando como referencia los precios de la competencia. • Seleccionar personal capacitado y/o formar al existente según las necesidades de los clientes.
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