Eficiencia de procesos
EFICIENCIA DE PROCESOS La eficiencia de procesos es orientarse permanentemente a la mejora continua de los procesos definidos en la organización o en mi propio puesto de trabajo para: -
Asegurar que dan respuesta a los requerimientos del negocio.
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Garantizar a eficacia en costes, plazos de tiempo, impacto en calidad y generación de valor añadido en mi puesto de trabajo.
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Medir el impacto de mi contribución al logro de los resultados.
Por ello, si no has definido aún los procesos de trabajo en los que estás implicado debes hacerlo, ya que de lo contrario te costará visualizar tu aportación a los objetivos. Si ya están definidos, la eficiencia de procesos te permitirá optimizarlos de forma continua. Ten en cuenta que el entorno en que desarrollamos nuestra actividad está en permanente cambio que implica una evolución constante de los requerimientos del negocio y de los objetivos estratégicos. Por ello, es necesario analizar, revisar y mejorar de forma continua los procesos en los que estamos implicados. Recuerda: Lo que ayer mismo funcionaba, puede dejar de dar respuesta hoy. La mejora continua nos permite entrar en una espiral de crecimiento y desarrollo personal y profesional, que nos permite contribuir al crecimiento del equipo y a través de él al crecimiento de la organización en su conjunto. Fases Se trata de un proceso que se desarrolla en tres fases continuas: 1. Sistematización de tu gestión: a. Identificación de procesos b. Elaboración del mapa de procesos c. Formalización de procesos d. Seguimiento y medición 2. Mejora continua del sistema de gestión: a. Identificación de procesos clave b. Mejora de procesos clave 1
c. Mejora continua de nuestra gestión diaria 3. Un camino a la excelencia: Si todos seguimos este camino, el resultado final será la excelencia en las prácticas de gestión de toda la organización en su conjunto. ¿Cuál es el valor añadido de estar orientados a procesos? 1. Evolucionar de una visión orientada a mi puesto, mi función, mi área a una visión holística de la organización que requiere y supone transversalidad entre funciones y departamentos 2. Visualizar tu unidad de negocio como una parte fundamental de la generación de valor, ya que en todos los procesos actúas bien como proveedor de input (entrada) o bien como cliente (receptor de un output). Además como todos los procesos están interconectados este output puede ser el input de otro proceso. 3. Lograr resultados concretos contribuyendo desde mi realidad a la eficacia de toda la organización. Analiza: -
Identifica todos los procesos en los que participas.
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Averigua si eres proveedor (Aportas un input, conjunto de elementos necesarios para realizar el proceso) o cliente (recibes el resultado del proceso de transformación).
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Analiza qué entregas y qué recibes y cómo puedes optimizar el input o el output.
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Reúnete con tu cliente o con tu proveedor para optimizar el proceso conjuntamente con él.
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Para tu reflexión puedes utilizar una tabla como ésta. Procesos en los que soy proveedor Proceso ¿Quiénes son mis clientes? ¿Qué les entrego? ¿Qué necesitan? ¿Lo que les entrego responde totalmente a sus necesidades y expectativas? ¿Cómo puedo mejorar su satisfacción optimizando mi proceso?
Procesos en los que soy cliente Proceso ¿Quiénes son mis proveedores? ¿Qué me entregan? ¿Qué necesito? ¿Lo que me entregan responde a mis necesidades y expectativas? ¿Cómo puedo ayudarles a optimizar su proceso
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