CÓMO PUEDO SABER CUÁLES SONMIS PRIORIDADES
LADRONES DEL TIEMPO Nuestro peor enemigo a la hora de mantener las prioridades que hemos fijado son los ladrones del tiempo. En este recurso te ofrecemos pautas concretas para aprender a gestionarlos.
LADRONES EXTERNOS 1. Interrupciones • •
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Aprender a gestionar las interrupciones pasa por tomar conciencia de que forman parte de nuestro trabajo. Tras cada interrupción tardamos una media de 15 minutos en recuperar completamente la concentración. Supongamos que en un día te interrumpen sólo 5 veces, esto determinaría que de las 8 horas que dura la jornada laboral habrías perdido una hora y cuarto por este motivo. Además a este tiempo habría que añadir el tiempo robado por cada una de las interrupciones que te ha tocado gestionar. Consejos para optimizar su gestión: a. Busca el momento del día con menos interrupciones para hacer aquellas tareas que requieran mayor concentración b. Si tu actividad te lo permite y puntualmente necesitas concentrarte pon un cartel que diga algo así como “Por favor, si es posible, no interrumpir hasta las….” c. Cuando alguien te pregunte si tienes un momento, en lugar darle un sí inmediato, prueba a preguntarle ¿Puedes esperar hasta las…? d. Trata de agrupar todas las llamadas que emitas en un mismo momento del día.
2. Mi mail me desborda (también podríamos incluir aquí al whatsapp) •
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Para tomar conciencia de hasta qué punto el mail es un auténtico ladrón de tu tiempo, haz el siguiente cálculo: (Tiempo que tardas en leer el mail y gestionarlo + 15 minutos que tardas en recuperar la concentración tras la interrupción) x el número de mails que recibes al día. Consejos para optimizar su gestión: a. Destina espacios de tiempo fijos en tu agenda para gestionar tu mail. b. Mantén cerrado tu mail el resto del tiempo c. Elimina las alarmas de tu mail. d. No te preocupes de los que son urgentes. Si realmente lo son, el emisor te llamará para verificar que lo has recibido. 1
3. Imprevistos • •
Imprevistos que deberías haber previsto, pero que no lo has hecho: Con la práctica aprenderás a hacerlo. La habilidad clave es la proactividad trata de anticiparte a los problemas antes de que surjan. Las urgencias externas: “Ponte con esto, tenía que haber salido ayer”. Estas son las más difíciles de gestionar: - Consigue toda la información que puedas tratando de precisar cuál es el verdadero deadline y por qué ese es el deadline (hay una reunión, viene una visita, etc.). Si averiguas esto, harás milagros con las urgencias de otros. - Trata de no abandonar la tarea que estás haciendo. - Verifica que puedes asumir la tarea. Si realmente no puedes, sé sincero contigo mismo y con quien te la ha encomendado. Di que no.
LADRONES INTERNOS 1. No sé decir no • •
En este caso tendrás que aprender a hacerlo ya que de lo contrario ocurrirá lo siguiente. Tu jornada seguirá teniendo 8 horas, el día 24. Si tienes 9 tareas pendientes que requieren una hora para hacerlas bien y asumes más tareas para hoy, sólo te quedarán tres posibles opciones: - Opción 1: Dejar para mañana alguna de las tareas, con lo que se te acumularán - Opción 2: Prolongar tu jornada laboral, lo cual tendrá consecuencias en tu vida privada y en la de la de tu familia - Opción 3: Invertir menos tiempo del que deberías, lo que tendrá consecuencias en la calidad de tu trabajo.
2. Quiero hacerlo todo yo Normalmente cuando se adolece de este ladrón del tiempo hay detrás un problema de confianza en uno mismo, en los demás, o en ambos. La falta de confianza conlleva un exceso de celo en la cantidad de tareas que siento que debo realizar por mí mismo. Asumir demasiadas tareas de las que puedes o debes asumir siempre tiene consecuencias negativas. 3. Desorden Si inviertes más de media hora en buscar un archivo cuando lo necesitas puede que uno de tus objetivos de desarrollo sea el orden. • Revisa tu sistema de archivo: El objetivo es tener un sitio para cada cosa, que tú y el resto del equipo sepan cuál es ese sitio y que las cosas estén donde se supone que deben estar. • Elimina tu carpeta de pendiente de archivo. Archiva en el momento. -2-