CÓMO TOMO EL PULSO A UNA ACTIVIDAD O PROYECTO
ACTUAR ANTE LAS REACCIONES DEL INTERLOCUTOR
La gestión de un proyecto o actividad requiere un sistema de indicadores de gestión (KPIs – Key Perfomance indicators) que faciliten la toma de decisiones y el control de proyecto. Establecerlo en la misma planificación del proyecto facilitará el control de desviaciones en plazo, presupuesto y calidad. Este sistema de indicadores puede organizarse en forma de cuadro de mando para facilitar este control y seguimiento del proyecto. Un cuadro de mando introduce el análisis de cuatro perspectivas: Perspectiva financiera: Debe incluir indicadores que te ayuden a tomar medidas en las otras perspectivas y en el proyecto en su conjunto, ya que uno de los objetivos críticos es conseguir los mejores resultados financieros. Perspectiva del cliente: Se trata de identificar los usuarios o clientes potenciales del proyecto y de establecer indicadores que nos permitan medir y controlar su nivel de satisfacción así como el valor añadido aportado por el proyecto. Perspectiva del proceso interno: Consiste en identificar los proceso procesos internos con mayor impacto en la satisfacción del cliente y en el logro de los objetivos financieros del mismo. Deben evaluarse tres dimensiones: El proceso operativo (coste, calidad, tiempo, etc), la innovación y el servicio post-venta o seguimiento. Perspectiva del aprendizaje y crecimiento: Alcanzar los objetivos de las tres perspectivas anteriores y superarlos depende de la capacidad de aprovechar el aprendizaje como oportunidad de mejora y crecimiento. Los objetivos financieros, de clientes y de procesos internos, revelarán las diferencias entre las capacidades existentes y las deseadas, así como posibles acciones a emprender para optimizarlas.
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¿Cómo elaborar un cuadro de mando? En cada de una de estas perspectivas deben considerarse los siguientes parámetros: Objetivos que se pretenden conseguir: En cada una de las perspectivas descritas. Indicadores: Qué parámetros vamos a utilizar para medir el logro de cada uno de los objetivos, especificando la unidad de medida Periodicidad: En qué momentos y con qué periodicidad vamos a medir los avances del proyecto para tener mayor capacidad de corrección desviaciones. Resultados esperados: Distinguiendo entre el resultado optimo (meta) que pretendemos obtener, el aceptable (precaución) y el mínimo (peligro). Responsable del seguimiento: Debemos precisar qué persona/s dentro del equipo van a ser responsables de lograr el indicador y quién va a ser responsable de su seguimiento.
Para aplicarlo te recomendamos que construyas una tabla Excel que te facilitará el seguimiento posterior del proyecto. Un ejemplo podría ser el siguiente:
Perspectiva
Objetivo
Indicador
Objetivo
Frecuencia medición
Optimo
Tolerable
Deficiente
Avance
Responsable
Financiera
Garantizar la sostenibilidad
Incremento facturación
20 %
Trimestral
20%
10 %
5%
6%
Jefe de proyecto
-2-
del proyecto FInanciera
Mejorar los márgenes
Incremento de margen
10 %
Trimestral
10%
5%
2’5%
5%
Jefe de proyecto
Cliente
Incrementar satisfacción cliente
Mejorar tiempos de entrega parciales
3 días
Semanal
3 dias
5 días
6 días
4 días
Consultor Sr.
Procesos
Uso de la intranet para la descripción de productos
Incremento descargas disminución de llamadas al centro de soporte
40 %
Mensual
40 %
30%
20%
42%
Responsable del centro de soporte al usuario interno
Aprendizaje
Incrementar la movilidad interna
Incremento rotaciones en tarea
50 %
Trimestral
50 %
30%
10%
25 %
Jefes equipo
-3-
de