Directora la UGEL N° 03 Lic. María M. Pachas Requena Jefe del Área de Supervisión y Gestión del Servicio Educativo Luis Rafael Hoyle Ganoza EQUIPO DE SOPORTE DEL SERVICIO EDUCATIVO Especialista SIAGIE LIC. FREDY H.VEGA SEGURA
Mesa de Ayuda LIC. SABINA ARTEAGA VALERIANO LIC. ROCIO QUILCA O.
NORMAS LEGALES
NORMAS R.M. Nº 572–2015-MINEDU “Normas y orientaciones del año escolar 2016” R.M. Nº 0516-2007-ED “Lineamientos para el proceso de matrícula”
NORMAS DIRECTIVA N° 004-VMGP-2005 “Evaluación de los aprendizajes de los estudiantes en la Educación Básica Regular”
R.V.M. N° 0018-2007-ED Cuadro de equivalencias EBA-EBR
NORMAS R.M. Nº 0028–2013-ED Permanencia de niños en nivel inicial Ley 29733 Ley de Protección de Datos Personales de los menores de edad. Decreto Supremo – 004-98 “Reglamento de sanciones e infracciones IEP”
Para tener en cuenta
¿Porqué los estudiantes deben tener el DNI validado ? • Para asegurar un solo historial del estudiante. • Para asegurar una matrícula efectiva. • El estudiante podrá participar los diferentes programas del gobierno. Si el DNI no valida, es probable que el estudiante tenga dos o más códigos. La Unificación de los cogidos lo hace la UGEL, presentar Oficio adjuntando copia del DNI del estudiante.
¿Qué hacer para unificar ID? En caso que no se pueda validar un DNI en la IIEE
Esta unificación lo hace Mesa de ayuda de la UGEL 03, solicitado con oficio y adjuntando la copia de DNI del estudiante.
¿Puede quedar un estudiante sin matrícula a falta de documentos? En caso que el director de la II.EE de destino observe que el PPFF no cuenta con la Resolución de Traslado y la ficha de matrícula, éste solicitará al PPFF la declaración jurada, el formato de autorización de búsqueda del estudiante, copia del DNI del declarante y del alumno, documentos con los cuales podrá solicitar a la UGEL correspondiente la situación final del estudiante. Con la situación final del estudiante y el último registro de matrícula del alumno, el director emitirá la Resolución Directoral de inclusión, autorizando la matrícula
¿Cuál es el proceso para un traslado? - El PPFF Solicita vacante a la Institución Educativa. La IIEE de destino otorga la constancia de vacante de manera física y con periodo de caducidad de 07 días calendario. - El PPFF solicita el traslado a IIEE de origen, quien emite RD traslado y devuelve documentos del estudiante al PPFF, en un plazo de 48 horas. - La IIEE de destino, registra el traslado en SIAGIE, en un plazo no mayor de cinco días y matricula al estudiante.*
RESOLUCIÓN MINISTERIAL N° 572-2015 B. Traslado de Matrícula
El traslado de matrícula se realiza hasta dos meses antes de la finalización del año escolar a través del siguiente procedimiento: El padre o madre, tutor legal o apoderado (en estos casos se debe acreditar tal condición), según corresponda, del estudiante solicita por escrito al Director de la IE origen el traslado de matrícula y la entrega de documentos de escolaridad del niño(a): Partida de nacimiento, copia de DNI o Pasaporte, Carné/Constancia de salud, Certificado de estudios y Ficha de Matrícula generada por el SIAGIE. Pág.. 34
El Director de la IE de origen autoriza bajo responsabilidad mediante Resolución Directoral el traslado de matrícula y la entrega de los documentos de escolaridad del niño(a) en un plazo de 48 horas recibida la solicitud escrita.
El padre o madre, tutor legal o apoderado (en estos casos se debe acreditar tal condición) del estudiante hace entrega de los documentos de escolaridad del niño(a) a la IE de destino. El Director de la IE destino, con la documentación del estudiante, aprueba mediante resolución Directoral la inclusión en la respectiva Nómina de Matrícula y registra el traslado del estudiante en el SIAGIE, en un plazo no mayor de cinco días. De ninguna manera se puede impedir el traslado de matrícula por deuda. Las IIEE privadas solo pueden retener los certificados de estudio de los periodos no pagados siempre y cuando hayan informado a los padres de familia al momento de la matrícula. Pág.. 35
Tipos de traslado y cuando se efectúan • TRASLADO CAMBIO DE AÑO • TRASLADO EN EL MISMO AÑO • TRASLADO CAMBIO DE NIVEL NOVIEMBRE, DICIEMBRE NO EXISTEN TRASLADOS AUTOMÁTICOS
Aprobación de nóminas adicionales • 1° grupo ………antes del 30 de junio • 2° grupo ……… antes del 31 de octubre
ÂżPor quĂŠ al abrir el mes para registrar ASISTENCIA, sale un mensaje " 500 Internal server error "?
Es una alerta, porque existe doble registro de las fechas especiales. Verificar y proceda a eliminar la duplicidad de las fechas encontradas y se solucionarĂĄ el problema.
¿Porqué y cómo borrar los
temporales?
ELIMINAR ARCHIVOS TEMPORALES Los archivos temporales quedan automáticamente en una carpeta de nuestro Windows llamada con el mismo nombre Temporales, cuando instalamos programas, cuando visitamos páginas de Internet, por lo consiguiente se van acumulando y llegan a ocupar un espacio considerable en el Disco duro, podemos emplear varias formas para visualizarlos y para borrarlos. La forma mucho más fácil de acceder para borrarlos, es utilizando la combinación de teclas Windows + R.
Digite %temp% y presione el botón “Aceptar”.
Al presionar el botón “Aceptar” verás todos los archivos temporales.
Para borrar los archivos temporales utiliza la combinación de teclas Ctrl + E, para seleccionarlos todos y de seguido usa la tecla Suprimir, con la que los borrarás del todo los archivos temporales
¿Porqué es importante la validación de datos del director(a) en el SIAGIE? Los directores de las IIEE y profesoras coordinadoras de programas no escolarizados son los únicos responsables de la información que se registra en el sistema. Por lo tanto, es deber de cada director tener actualizado sus datos como: teléfono, celular y correo electrónico.
¿Cómo debo solicitar usuario SIAGIE? 1.Oficio firmado por el Director(a) de la IE, dirigido al Director de la UGEL. Indicar en el oficio correo electrónico de la IE o Director(a). 2.RD de autorización de funcionamiento de la IE (solo IIEE privadas) 3.RD de la designación del Director(a) de la IE 4.Ficha de Datos de la Institución Educativa (emitida por Estadística) 5.Copia de DNI del director. La entrega de usuario y contraseña se da solo a los directores(as) de la IE
¿Qué hacer frente al cambio de apellidos o nombres de un estudiante? • El PPFF solicita a la IE presentando el nuevo DNI y partida de nacimiento original del estudiante. • La IIEE presenta a la UGEL expediente: Oficio dirigido a la directora de la UGEL, RD (02) de rectificación de apellido o nombre, solicitud del padre, DNI y partida de nacimiento, con la indicación del porqué de la rectificación. • Si la rectificación es por error administrativo, deberá adjuntar un Informe explicando el cambio de nombre y/o apellido del estudiante.
ÂżCĂłmo debo proceder frente a una solicitud de convalidaciĂłn?
CONVALIDACIร N DE ESTUDIOS La convalidaciรณn de estudios procede para los estudiantes que realizaron estudios en el extranjero El proceso de convalidaciรณn consiste en el reconocimiento automรกtico, por equivalencia, de los estudios aprobados que se acrediten mediante los correspondientes certificados.
REQUISITOS • Solicitud del PPFF a la Dirección de la IIEE adjuntando. (Directiva 004-VMGP-2005, Inc 5.12.4) - Certificado de estudios legalizado por los ministerios de Educación y de Relaciones Exteriores (del país de origen) - Traducción oficial visada por el Consulado o la Embajada del país donde se emitieron. - Resolución Jefatural emitida por el MINEDU. • R.D. de la IIEE Aprobando la conformación de la Comisión de CONVALIDACIÓN. • Actas de convalidación generada en formato Excel de la subsanaciones (si lo requiere) • Oficio y Resolución de aprobación de convalidación por la I.E. dirigido a la UGEL. • Recibo de la visación de Actas (IIEE Privadas)
Directiva N° 004- 2005- VMGP-ED (Numeral 5.12) Nota: Toda IIEE que realice el proceso de CONVALIDACIÓN sin ajustarse a la Directiva, se le aperturará proceso por incumplimiento a la norma vigente. Presentar el Expediente a la UGEL, y luego acercarse a mesa de Ayuda de SIAGIE para el registro del estudiante en el SIAGIE. El proceso de CONVALIDACIÓN solo se realiza durante los meses de Enero a Marzo.
Inicio
PPFF Presenta solicitud adjuntando: . CERTIFICADO DE ESTUDIOS LEGALIZADOS POR M.EDUC. Y MINIST. RREE DEL PAIS DE ORIGEN . RESOLUCIÓN JEFATURAL
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONVALIDACIÓN DE ESTUDIOS
Director IIEE Evalúa solicitud. NO
Rechaza solicitud y aplicará el proceso de PRUEBA DE UBICACIÓN
Mesa Partes Genera la RD de conformación de la SI COMISIÓN de convalidación. Genera OFICIO y RD de aprobación de la convalidación y actas según corresponda. Registra convalidación en el sistema, en la oficina de SIAGIE y matricula al estudiante.(EN LA UGEL)
Recepciona el expediente
SIAGIE Verifica el proceso de CONVALIDACIÓN
Visa las actas (Excel, si lo requiere)
Directiva N° 004-VMGP-2004-ED Informe N° 265-2015/MINEDU/VMGP-DIGEBR 1. Nuestra legislación no autoriza efectuar modificación alguna a documentos oficiales que certifican los estudios efectuados en el extranjero… 2. No es procedente generar actas y certificados oficiales en el Perú en base a las evaluaciones efectuadas por los países de procedencia… 3. Los procesos de revalidación o convalidación no generan actas y menos pueden generar certificados de estudios con dichos calificativos… 4. Toda evaluación efectuada en un proceso de convalidación o revalidación, como consecuencia de subsanación de áreas o cursos necesariamente generan actas comprendiendo solo las áreas autorizadas por la resolución , debiendo registrarse solo estas notas en el certificado de estudios.
¿Cómo debo proceder frente a una solicitud de ubicación?
PRUEBA DE UBICACIÓN Es un proceso que se utiliza para determinar el grado de estudios en que debe matricularse el estudiante que no se incorporó oportunamente al sistema escolarizado, siempre que tenga 7 a más años de edad. También se aplica para quienes interrumpieron sus estudios por más de un año lectivo y desean reiniciar sus
REQUISITOS • Solicitud del PPFF a la Dirección de la IIEE adjuntando - Partida de Nacimiento o DNI del estudiante. • R.D. de la IIEE Aprobando la conformación de la Comisión de UBICACIÓN. • Informe de la Comisión evaluadora y exámenes del estudiante (que se anexarán al expediente) • Oficio y Resolución de aprobación de prueba de ubicación por la I.E. dirigido a la UGEL. • Recibo de la visación de Actas (IIEE Privadas)
Directiva N° 004- 2005- VMGP-ED (Numeral 5.15) Nota: Toda IIEE que realice el proceso de UBICACIÓN sin ajustarse a la Directiva, se le aperturará proceso por incumplimiento a la norma vigente. Presentar el expediente por Mesa de partes y luego acercarse a SIAGIE para el registro del estudiante en el sistema para generar las Actas. El proceso de UBICACIÓN solo se realiza durante los meses de Enero a Marzo.
Edad
Grados que se evalúan Educación Primaria 7 años Primer Grado 8 años Segundo Grado 9 años 10 años 11 años
Tercer Grado Cuarto Grado Quinto Grado
12 años Sexto Grado Educación Secundaria 13 años Primer Grado 14 años 15 años
Segundo Grado Tercer Grado
16 años 17 años
Cuarto Grado Quinto Grado
Inicio
PPFF Presenta solicitud adjuntando: . PARTIDA DE NACIMIENTO O DNI
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PRUEBA DE UBICACIÓN DE ESTUDIOS
Director IIEE Evalúa solicitud NO
Rechaza solicitud
Mesa Partes SI Genera la RD de conformación de la
COMISIÓN de UBICACIÓN
Genera OFICIO y RD de aprobación de la UBICACIÓN y actas según corresponda. Registra UBICACIÓN en el sistema, en la oficina de SIAGIE y matricula al estudiante.
Recepciona el expediente
SIAGIE Verifica el proceso de UBICACIÓN Visa y entrega las actas de los grados ubicados
¿Qué debo tener en cuenta para un proceso de ubicación?
2014 situación final RETIRADO Edad: 9 años
2014 situación final DESAPROBADO 2016 matriculado en 1° año de secundaria Edad: 12 años
CRONOGRAMA DE PROCESOS DE TRASLADOS-APROBACIÓN DE NÓMINAS ADICIONALES EN SIAGIE Oficio Mult. Nº 059-2016-DRELM-OSSE
Instituciones educativas de gestión pública y privada N° 1
2
3
4
PROCESOS Y REPORTES
Relación de estudiantes que a la fecha no están matriculados. Registro de traslados de estudiantes en el SIAGIE Nominas adicionales (generación y aprobación). Registros de evaluación de subsanación en el SIAGIE.
FECHAS A CONSIDERAR
Hasta el 21 de setiembre -2016 Hasta el 15 de octubre - 2016 Hasta al 31 de octubre - 2016. Hasta el 30 de setiembre-2016
Formatos
BÚSQUEDA DEL ÚLTIMO REGISTRO DEL ESTUDIANTE EN EL SIAGIE Yo, ESTHER INGA QUISPE, identificado con DNI N° 45454545, madre de la menor SOFIA SOLORZANO INGA con DNI N° 77777777, AUTORIZO al director(a) de la Institución Educativa “MI CAMINITO” a realizar la búsqueda del último registro en el SIAGIE de mi menor hija, para ser matriculada, en el grado que le corresponda según el registro de SIAGIE, en el presente año escolar 2016.
Lima,……………de…………………del 2016
……………………………………………………………………. Firma del PPFF
Huella digital
DECLARACIÓN JURADA R.M. N° 572-2015 Yo, ESTHER INGA QUISPE, identificado con DNI N° 45454545, madre de la menor SOFIA SOLORZANO INGA con DNI N° 77777777, quien en el año escolar 2015 ha cursado sus estudios en la Institución Educativa “MI CAMINITO”. ME COMPROMETO en entregar dentro de los 30 días calendario, los siguientes documentos:
Partida de nacimiento Certificado de estudios Ficha de Matrícula generada por SIAGIE Copia de DNI Resolución Directoral de traslado Toda vez que estoy gestionando los trámites en la Institución Educativa de origen.
……………………………………………………………………. Firma del PPFF
Huella digital
Resoluciรณn Jefatural de Convalidaciรณn sin subsanaciรณn
MODELO DE CERTIFICADO DE CONVALIDACIÓN/REVALIDA CIÓN DE ESTUDIOS
Proceso de Convalidación de Estudios según RJ N° -----2014MINEDU/SG-OACIGED. Alumna procedente del Colegio estatal “-----” Italia.
Resoluciรณn Jefatural de Convalidaciรณn con subsanaciรณn
MODELO DE CERTIFICADO DE REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS CON SUBSANACIONES
La menor estudio del 1ro al 3ro año en Italia. Solicita Revalidación de estudios mediante RJ de MINEDU. Resolución Jefatural. 1. Revalidar los grados del 1 al 3ro 2. Subsanar las área indicadas en la resolución Jefatural.
I Capacitación Virtual 2016 Dirigido a los Directores de las IIEE Públicas y Privadas. Inicio – Intermedio – Avanzado Mediante la Plataforma MOODLE
Inicio de Inscripciones: 01 de Octubre
ESPECIALISTA Lic. Fredy H. Vega Segura 996104038 fvega@ugel03.gob.pe
MESA DE AYUDA E. Rocio Quilca O.
Sabina Arteaga V.
equilca@ugel03.gob.pe
sarteaga@ugel03.gob.pe