Manual de Procesos by Garabato (Estudio Gráfico)

Manual de Procesos

UNIVERSIDAD METROPOLITANA

INTRODUCCIÓN

Con la finalidad de apoyar el crecimiento de la Universidad Metropolitana, el Departamento de Desarrollo Institucional pone a disposición el presente manual de procesos y funciones, mismo que tiene el objetivo de permitir a todo el recurso humano conocer las diferentes actividades existentes para garantizar un servicio de excelencia y calidad en todo requerimiento. Su desarrollo, se basa en la generación de valor agregado en cada una de las actividades existentes, mismas que están formuladas para superar las expectativas de servicio tanto de estudiantes, personal administrativo y docentes. Su utilización permitirá mantener ciclos de tiempo idóneos para brindar información, servicio y agilidad en todos las necesidades generadas permitiendo de esta manera garantizar cumplimiento de todos los aspectos legales y administrativos que garanticen a la Universidad Metropolitana alcanzar un posicionamiento de liderazgo dentro de las instituciones de educación superior del Ecuador y el Mundo. Para su funcionalidad, se han utilizado diversas técnicas administrativas que permitan dar a conocer las responsabilidades, funciones y controles a todo el personal a cargo del desarrollo y desenvolvimiento de los diferentes procesos necesarios para alcanzar el concepto de calidad desarrollado. Seguros de contribuir al desarrollo de la Universidad Metropolitana mediante el conocimiento de nuestra institución, queda a disposición el presente trabajo.

ÍNDICE Visión: Misión: Organigrama Categorización

7 8 9 12

13 13 13 14 14 14 14

Rectorado Cancilleria Dirección general Directores Subdirectores Contador Asistentes

Funciones

Rectorado Cancillería Procurador Dirección financiera Dirección general Directores Dirección marketing Contabilidad Voz del estudiante Data center Coordinación general Finanzas Desarrollo institucional

16 17 20 20 21 22 24 24 24 25 27 28 30

Flujogramas

34 35 35 35 36 37 38 39 39 40

Cadena de valor Administrativos Mantenimiento de equipos Mantenimiento preventivo Mantenimiento correctivo Custodio equipos tecnológicos Movimiento de equipos tecnológicos Procesos y control Levantamiento y análisis de procesos Entrenamiento interno programa 5 estrellas

Bienestar institucional Permisos personal administrativo Contratación de personal Registro de entrada / salida de personal Movimiento de bienes muebles Financiero Cobro solicitudes Rol de pagos Pago a docentes por servicios profesionales Pago a proveedores Adquisición abastecimiento Calificación a proveedores Compra de insumos Abastecimiento de materiales y suministros Mercadeo Visitas a colegios Encuesta a estudiantes Emisión de publicidad Académicos Matriculación alumnos nuevos Información Facturación Matrícula Información académica a estudiantes Emisión de certificados Certificados homologación - convalidación - equiparación Certificado IECE Certificado asistencia Certificado aptitud de tesis Certificado de ciclos cursados Certificado créditos aprobados Servicios Seguimiento de solicitudes Matriculación alumnos existentes Certificado de matrícula Certificado juzgado segundo de lo civil Homologación Convalidación

41 41 42 43 44 45 45 46 47 48 49 49 50 52 53 53 54 55 56 56 56 57 58 59 60 60 61 62 63 64 65 66 66 67 68 69 70 71

Equiparación Ingreso de notas Ingreso de notas Ajustar y corregir notas Aprobación de tema y plan de tesis Autorización y empastado de tesis Defensa de tesis e incorporación Coordinación e incorporación de grados Registro de títulos de tercer nivel Refrendación y legalización de titulos de pregrado Reconocimiento de titulos del extranjero Orientación y acompañamiento estudiantil Planificación Planificación académica

72 73 74 76 78 80 82 84 86 88 90 92 93 93

VISIÓN:

La Universidad Metropolitana será líder de la Universidad Ecuatoriana. En cada una sus sedes inculcan principios y valores, busca la excelencia académica e imparte a sus estudiantes, una formación crítica y ética para afianzar la conciencia de sus responsabilidades sociales y cívicas. Comprometida incondicionalmente para diagnosticar, evaluar, interpretar y transformar la realidad educativa, social, cultural, política y económica del país.

MISIÓN:

Dirigir su funcionamiento a la formación del talento humano, el desarrollo de la investigación científica, tecnológica, y la proyección social de su labor. Contribuir con la afirmación de los ideales de nacionalidad, justicia social, democracia, paz, defensa, de los derechos humanos y la protección ambiental. Proyectarse como una comunidad del saber, comprometida con la búsqueda de la verdad, la promoción de los valores y derechos fundamentales, que sustenten un espíritu y un carácter multicultural en su comunidad.

ORGANIGRAMA

CATEGORIZACIÓN

DETALLE FUNCIONAL CATEGORIZACIÓN

RECTORADO AA - 1

CANCILLERÍA A – 1 CANCILLER A - 2 VICECANCILLER

DIRECCIÓN GENERAL A – 3 DIRECTOR GENERAL

DIRECTORES (B1) ACADÉMICO • • • • • • • •

Director académico Director de derecho Director de comunicación social Director de gestión empresarial Director de hotelería y turismo Director de diseño grafico Director de sistemas de información Director de agronegocios

ADMINISTRATIVO • • • •

Director de marketing Director financiero Director de desarrollo institucional Director de administración y servicios

SUBDIRECTORES (B2) ACADÉMICO • •

Subdirector de diseño gráfico Subdirector de sistemas de información

ADMINISTRATIVO •

Subdirector de recursos humanos

CONTADOR (B3) •

Contador

ASISTENTES • •

C – 1 asistente administrativo C – 2 asistente administrativo

FUNCIONES

RECTORADO CARGO: RECTOR NIVEL AA - 1: RESPONSABILIDAD a) Presidir Consejos.- Convocar y presidir el Honorable Consejo Universitario Superior y el Consejo Consultivo, dirimir con su voto los empates que se produjeren en las votaciones de éstos órganos colegiados e intervenir orientando los debates, sugiriendo propuestas y recomendaciones. b) *Cumplir con el ordenamiento jurídico.- Cumplir y hacer cumplir la Constitución Política de la República del Ecuador, la Ley de Educación Superior y sus reglamentos, el presente Estatuto, el Reglamento General, los reglamentos internos de la Institución, las resoluciones y decisiones del Honorable Consejo Universitario Superior. c) *Contrataciones.- Suscribir convenios a nombre de la Universidad y autorizar la contratación y firmar los contratos con los docentes en calidad de Representante Legal de la Universidad. d) Delegar.- Delegar a su representante ante organismos o eventos en los que la Universidad Metropolitana tenga participación con carácter permanente o transitorio. e) *Convocar a referéndum.- Convocar a referéndum para consultar asuntos trascendentales de la Universidad Metropolitana. f) *Expedir y refrendar títulos.- Expedir y refrendar los títulos universitarios de pregrado y postgrado conjuntamente con el Secretario General - Procurador, la Autoridad Académica local y el Decano respectivo, de acuerdo con la Ley de Educación Superior, sus reglamentos, el presente Estatuto y su Reglamento General. g) Coordinación general.- Presidir la coordinación general entre el domicilio principal y las sedes. h) Presidir actos solemnes.- Presidir los actos solemnes de la Universidad Metropolitana.

i) Comunicaciones oficiales.- Dirigir las comunicaciones oficiales de la Universidad Metropolitana ante los distintos entes públicos y privados. j) Solicitar creación de Vicerrectorados.- Solicitar al Consejo Universitario Superior la creación de vicerrectorados para consolidar la gestión institucional, las funciones y atribuciones de los mismos se determinarán en el Reglamento General. k) *Expulsión de estudiantes.- Ejercer la facultad excepcional de expulsión de estudiantes que atenten contra la integridad de los miembros de la comunidad universitaria, sus bienes o que con sus acciones u omisiones dentro o fuera de los predios universitarios afecten el prestigio y buen nombre de la universidad, siempre enmarcándose en el proceso establecido en el Capítulo 3 del Título VI, que trata sobre el Régimen Disciplinario. l) Otros deberes y atribuciones.- Las demás que señale la Ley de Educación Superior, este estatuto y los reglamentos pertinentes.

CANCILLERÍA CARGO: CANCILLER NIVEL A1: CARGO:VICECANCILLER NIVEL A2 RESPONSABILIDAD 1. Dirigir la Universidad (sede), desarrollando políticas administrativas, económicas y financieras para el cumplimiento de sus objetivos y el buen gobierno de la Sede. 2. Convocar y presidir el Directorio de Sede 3. Cumplir y hacer cumplir la Constitución Política de la República del Ecuador, la Ley de Educación Superior y sus reglamentos, el presente Estatuto, su Reglamento General y los reglamentos internos de la institución, así como las disposiciones del CONESUP. 4. Integrar el Consejo Universitario Superior, el Consejo Consultivo, el Directorio de Sede y las comisiones permanentes, ocasionales y especiales. 17

5. Proponer al Directorio de Sede, la designación de dignidades: Vicecanciller de Sede, Directores de Áreas Académicas o Decanos, Secretario y más autoridades de la Sede, posesionarlos en sus cargos, aceptar sus excusas o renuncias y declarar caducados sus nombramientos o vacantes sus cargos de acuerdo con la ley. 6. Contratar y nombrar bajo responsabilidad administrativa y económica de la Sede al personal académico, al personal docente, al personal administrativo y de servicios; posesionarlos en sus cargos, aceptar sus excusas o renuncias y declarar caducados sus nombramientos o vacantes sus cargos de acuerdo con la Ley, el Estatuto y el Reglamento General. 7. Formular el presupuesto anual de la Sede. 8. Conocer, evaluar y aprobar los informes de las actividades presentadas por las autoridades académicas, administrativas y financieras de la Sede. 9. Gestionar y preservar los recursos y bienes de la Sede. 10. Proponer del Directorio de Sede la conformación de las comisiones permanentes, ocasionales o especiales que sean necesarias, presidiendo y coordinando sus labores por sí o por delegación. 11. Sancionar las faltas o infracciones cometidas por las autoridades bajo su competencia. 12. Conceder licencia a las autoridades bajo su competencia, personal docente, administrativo y de trabajadores. 13. Resolver la creación, restructuración y supresión temporal o definitiva de las unidades administrativas, financieras, técnicas y de apoyo de la Sede. 14. Suscribir contratos y convenios de cooperación y de intercambio académico y cultural, con organismos nacionales o extranjeros, bajo la responsabilidad académica, administrativa y financiera de Sede, conjuntamente con la coordinación general entre las sedes en el campo académico. 15. Disponer la fiscalización y autoría de los bienes y fondos de las dependencias de la Sede. 18

16. Posesionar en sus funciones a los delegados de los docentes, estudiantes y trabajadores ante el Directorio de Sede. 17. Presidir ceremonias y actos oficiales de la Sede y designar delegados oficiales a organismos o eventos en los que la Sede tenga participación con carácter permanente o transitorio. 18. Vigilar la actividad académica y administrativa de la Sede y establecer anualmente los costos de matrículas y aranceles universitarios. 19. Formular los planes programas y estrategias de gestión de acuerdo con las orientaciones y políticas fijas por el presente Estatuto, el Reglamento General y el Directorio de Sede. 20. Convocar a referéndum para consultar asuntos trascendentes de la Sede de acuerdo a lo que establezca el Reglamento General. 21. Refrendar los títulos universitarios de pregrado y postgrado, conjuntamente con el Rector, el Secretario Procurador y el respectivo Decano. 22. Someter a aprobación del Directorio de Sede la creación, integración, reorganización y supresión temporal o definitiva de programas académicos de pregrado y postgrado, unidades académicas y centros académicos de la Sede. 23. Informar anualmente o cuando sea requerido a la sociedad y a la comunidad universitaria acerca del desempeño de su cargo y de la marcha de Sede, respecto a la situación académica, administrativa y financiera. 24. Tramitar los programas de pregrado en las modalidades presencial, semipresencial, a distancia o virtual y los programas de postgrado de la Sede, para su aprobación por el Consejo Nacional de Educación Superior (CONESUP). 25. Autorizar gastos y suscribir contratos respaldados por el presupuesto y patrimonio de la Sede de acuerdo a lo que establezca el Reglamento General y reglamentos internos de la institución. 26. Imponer las preseas y distinciones a profesores y estudiantes que se hayan destacado en el ámbito académico, cultural, deportivo de la Sede. 19

27. Proponer al Directorio de Sede la nómina de los Directores de Área Académica o Decanos, Docentes, Estudiantes y Trabajadores designados como representantes de la Sede ante el Consejo Universitario Superior. 28. Enviar la información académica, administrativa y financiera al Presidente del Consejo Consultivo por iniciativa propia o a petición del Rector o cualquiera de los Cancilleres. 29. Separar al docente de la sede, que hubiere incurrido en cualquiera de las fallas establecidas en el presente Estatuto, en el Reglamento General, reglamentos internos de la institución o en la Ley de Educación Superior y sus reglamentos, siempre que se haya levantado expediente administrativo que garantice su derecho a la defensa.

PROCURADOR SECRETARIO PROCURADOR RESPONSABILIDAD 1. Asistir y asesorar a los órganos de gobierno y autoridades de la Universidad en los asuntos judiciales y extrajudiciales que requieran su pronunciamiento, representación, patrocinio y en general los que señale el presente Estatuto, el Reglamento General y los reglamentos internos de la institución. 2. Apoyar a la gestión del Consejo Universitario Superior y del Presidente del Consejo Consultivo. 3. Dar fe pública de los actos de la Universidad, a través de la certificación, legalización, y archivo de los títulos que expide la institución.

DIRECCIÓN FINANCIERA CARGO: DIRECTOR FINANCIERO RESPONSABILIDAD 1. Control Ejecución de Presupuesto 20

2. 3. 4. 5.

Control Inversiones Generales Control Cumplimiento de Obligaciones Tributarias Control Ingresos y Egresos Generales Ejecución y control de políticas referente a pago de proveedores

DIRECCIÓN GENERAL CARGO: DIRECTOR GENERAL NIVEL: A-3 RESPONSABILIDAD ÁREA: ADMINISTRATIVA 1. Control del Tiempo de Ciclo Procesos Estudiantes. • Planificación de Materias- Tiempo Planificación- Ingreso a Sistema EMATSYS • Matriculación • Ingreso de Notas • Convalidaciones- Homologaciones-Equiparaciones • Digitalización –Técnica de Archivo • Tiempo de Atención Solicitudes • Control de Satisfacción Alumnos (Eworkflow) 2. Control Mejoramiento Continuo • Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-Shitsuke • Desarrollo de Programas de Mejoramiento Continuó 3. Control Cumplimiento Mercadeo • Metas de Crecimiento por Ciclo • Análisis de Eficiencia de Estrategias • Análisis de Posicionamiento de Imagen • Control Seguimiento Potencial • Seguimiento Estándares de Mercadeo y Competencia 4. Control de Proyectos Tecnológicos • Planificación Administración de Redes y Servicios • Planificación Mantenimiento Preventivo Correctivo 5. Control de Talento Humano (Desempeño de Recursos) 6. Desarrollo de Indicadores de Gestión (Medir – Analizar) MA 7. Control Proceso de Capacitación Infraestructura Interna de Aprendizaje 21

8. Control de Proceso de Adquisición General 9. Controlar proyectos de Desarrollo entre la Universidad Metropolitana y la Fundación 10. Control de Difusión de Programas Realizados ÁREA: ACADÉMICA 1. 2. 3. 4.

5. 6.

7. 8.

Desarrollo y Control de Proyectos en base a la Integración de Facultades Desarrollo y Control de Incubadoras de Empresas Desarrollo y Control de Proyectos por Facultad Control de Ciclo de Tiempo • Presentación de planificación • Entrega de Notas Desarrollo y Control de Proyectos de Formación Complementaria Control de Proyectos de Investigación y Desarrollo • Desarrollo de Foros y Eventos • Publicaciones de Conocimiento Análisis Estadístico de Estándares de Docentes en Base a Cumplimiento de Metas. Control de Proyectos de Vinculación Externa

DIRECTORES CARGO: DIRECTOR ACADÉMICO NIVEL B1 RESPONSABILIDAD • • • • • • • 22

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias y las emitidas por las autoridades. Fijar los objetivos académicos, formativos y sociales, y las políticas de docencia, investigación y extensión. Proponer reformas de reglamentos académicos. Planificar y Coordinar la aplicación correcta de los planes de estudio de las diferentes modalidades. Actualizar Planes y Programas Académicos en coordinación con los decanos y Directores de Escuela Orientar y realizar investigación académicas de nuevas especialidades. Coordinar acciones para la formulación, implementación, cumplimiento, evaluación y actualización de planes y programas de estudio.

• •

• • • • • • •

• • • • •

Proponer las políticas de desarrollo académico en base del estudio ocupacional de las necesidades de desarrollo del país. Vigilar el estricto cumplimiento del proceso de Homologación, Convalidación, validación y ubicación de niveles de estudios y demás procedimientos de admisión a la Metropolitana. Fijar los procedimientos de la planificación educativa para el inicio de cada semestre y ciclo. Orientación en la elaboración de calendarios de actividades académicas. Presidir las reuniones de orden Académico. Dictar clases en el área de su especialización. Diseñar y Desarrollar sistema de planeación que permita prever, orientar, ordenar y distribuir las actividades, Organizar, dirigir y ejecutar las actividades de planeación académica. Coordinar el desarrollo del Plan Estratégico de la Metropolitana, tomando en cuenta los planes nacionales y sectoriales del desarrollo, las políticas emitidas por la los organismos de control. Coordinar, con las Direcciones de las Facultades, la instrumentación de los planes de desarrollo. Diseñar planes, programas y mallas curriculares en las diferentes modalidades y especialidades. Diseñar formularios para el control y evaluación académicas Tramitar documentación académica. Revisión y análisis de materiales didácticos.

CARGO: DIRECTOR DE ESCUELA NIVEL B1 CARGO: SUBDIRECTOR DE ESCUELA NIVEL B2 RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4. 5.

Asistir a solicitudes recibidas Realizar equiparaciones, convalidaciones, homologaciones Autorizar a los estudiantes en cuanto a número de materias a tomar en el ciclo Planificar materias Contratar a docentes 23

DIRECCIÓN MARKETING CARGO: DIRECTOR NIVEL: B1 RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4. 5.

Coordinar eventos y ferias Coordinar investigación de mercados Coordinar y planificar visitas a colegios Coordinar manejo de publicidad y promoción Desarrollo de producto

CONTABILIDAD CARGO: CONTADOR NIVEL B3 RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4. 5.

Definir cuentas contables: Activos – Pasivos – Patrimonio – Gastos Desarrollo de libros diarios Mayorización Generación de balances: Comprobación – General – Pérdidas y Ganancias Cumplimiento pago de impuestos.

VOZ DEL ESTUDIANTE NIVEL C1: ASISTENTE ADMINISTRATIVO PROCESO: ASESORÍA E INFORMACIÓN AL ESTUDIANTE RESPONSABILIDAD 1. Receptar solicitudes para Directores administrativas y académicas en el sistema EWORKFLOW. 2. Controlar y realizar seguimiento a cada solicitud ingresada 3. Realizar ampliación de información en el caso de solicitudes que así lo ameriten 24

4. Brindar información al estudiante solicitante referente a la respuesta obtenida del responsable de la solicitud 5. Brindar información al estudiante referente: • Reporte de notas • Reporte de convalidaciones, equiparaciones, homologaciones 6. Brindar información referente: • Inicio y término de ciclo • Valores y costos 7. Brindar información de materias matriculadas en cada ciclo

PROCESO: MATRICULACIÓN RESPONSABILIDAD 1. Informar al estudiante acerca de las materias del ciclo a abrirse (horario, hora, materia, docente, requisitos) 2. Matricular a cada estudiante en las materias seleccionadas conforme a malla académica 3. Realizar cambios de materias seleccionadas autorizadas por cada Director de escuela

PROCESO: CAPTACIÓN DE ALUMNOS RESPONSABILIDAD 1. Generación de banco de datos de alumnos potenciales 2. Coordinación y realización de charlas informativas a alumnos potenciales 3. Solicitud al estudiante de cierre positivo de los documentos requeridos para apertura de files 4. Ingreso de datos al sistema de ingreso de alumnos EMATSYS

DATA CENTER CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: CONTROL Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABILIDAD 25

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Control y verificación por muestreo de ingreso de notas Controlar veracidad de información Controlar files de estudiantes: codificación y archivo Control y verificación de digitalización de documentos Verificación de archivos de graduados generados para el CONESUP Reportar labores del área

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: ADMINISTRATIVO RESPONSABILIDAD 1. Asistencia en atención de solicitudes 2. Verificación y control de la información académica existente con respaldo digital (sistema) y físico (documentación) 3. Verificar el cumplimiento legal y administrativo en le proceso académico 4. Apoyo y soporte en la digitalización de documentos 5. Controlar la existencia física de documentación requerida en cada file 6. Manejo de archivo

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: TITULACIÓN - REFRENDACIÓN RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 26

Verificación de carpeta de estudiantes para declaración de egresamiento Elaborar listado de alumnos a graduarse para el CONESUP Preparar documentos para Defensa de Tesis Elaborar notificación al docente que participará como parte del Tribunal de Grado Emisión de sustentos al CONESUP sobre información de graduados Instalar y cerrar los Tribunales de Grado Elaborar y refrendar actas de grado Elaborar listado de alumnos graduados y enviar a la imprenta para la elaboración de los títulos

9. Elaborar informe para Presidente de la Función Rectoral de los alumnos que van a recibir el título 10. Elaborar listado de los alumnos que recibirán los títulos para las autoridades que van a firmar los mismos 11. Sellamiento y refrendación de títulos 12. Entregar y receptar togas y birretes en la ceremonia de graduación 13. Preparar informe para registro de títulos de tercer nivel y enviar al CONESUP 14. Preparar informe para reconocimiento de títulos del extranjero y enviar al CONESUP

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C2: PROCESO: ASISTENCIA A C1 RESPONSABILIDAD 1. Control y codificación files de estudiantes 2. Control y depuración de registros (notas, convalidaciones, homologaciones, equiparaciones) 3. Digitalizar documentos y manejar archivo físico 4. Asistencia general a C1

COORDINACIÓN GENERAL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: ASISTENCIA A DIRECTORES Y DOCENTES RESPONSABILIDAD 1. Soporte en respuesta de solicitudes recibidas por cada escuela 2. Ingresar al sistema: Convalidaciones, Homologaciones, Equiparaciones conforme solicitud de Director de Escuela 3. Comunicar a Docentes información general 4. Entregar listas de asistencia y notas a Docentes 5. Informar fechas de entrega de notas y procesos académicos 6. Emitir reportes de notas de docentes y recepción de facturas por servicios profesionales 27

7. 8. 9. 10.

Emitir reporte de facturas recibidas de docentes y entrega al departamento financiero Receptar tesis de grado (borrador) Notificar a docente que hará de tutor para calificación de tesis de grado Coordinar Desarrollo de grados

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: ASISTENCIA A CANCILLERÍA RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4.

Asistencia a Rectorado y Cancillería Coordinar el protocolo de eventos Coordinar manejo de agenda ejecutiva áreas responsables Control de oficios recibidos y enviados

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C2: ASISTENCIA RESPONSABILIDAD 1. Adquisición y distribución de materiales y suministros de oficina 2. Información a Docentes

FINANZAS CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: ASISTENCIA CONTABLE RESPONSABILIDAD

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Receptar facturas de proveedores y Docentes Revisar cuadre caja del día anterior y elaborar reporte Ingresar información al sistema TRIPLE A (asientos) Realizar cartas de transferencia para pagos Realizar reporte de cuentas por cobrar y cuentas por pagar y enviar por e mail a Directora Financiera Cargar pagos a BIZBANK Realizar retenciones en la fuente Elaborar cheques Elaborar reporte del I E S S Preparar documentos del SRI Elaborar certificados financieros Elaborar de rol de pagos Aprobar solicitudes de renovación de becas Elaborar de Décimos Elaborar cierre de mes para contadores Supervisar depósitos de caja Coruña y Centro Norte Confirmar pasajes aéreos para personal de la universidad Supervisar base de alumnos matriculados Manejo de archivo

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: ASISTENCIA CONTABLE (CENTRO NORTE) RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Facturar Venta de solicitudes Revisar cuentas del Banco Bolivariano y Produbanco Ingresar al SAT alumnos Receptar facturas de proveedores y Docentes Elaborar retenciones en la fuente Cuadrar caja Realizar pagos por transferencia Elaboración de pagos Realizar reporte de caja chica 29

11. 12. 13. 14.

Elaborar rol de pagos Elaborar cierre de mes Realizar reporte de venta de hojas universitarias Manejo de archivo

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C2: ASISTENCIA (CAJA) RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Facturar Facturar y actualizar datos de Institutos con convenios Red Metropolitana Venta de solicitudes Cuadrar caja Pago a proveedores Realizar reporte de venta de hojas universitarias Entrega de retenciรณn en la fuente Archivo

DESARROLLO INSTITUCIONAL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 30

Planificar, coordinar, organizar el levantamiento de los procesos Diagramar procesos levantados Realizar manuales de procesos Controlar el cumplimiento de los procesos Asistir en proyectos y convenios establecidos Asistir en proyectos de investigaciรณn y desarrollo Desarrollar รกmbitos de control mediante indicadores de gestiรณn Dar soporte a la Direcciรณn General

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1: ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS RESPONSABILIDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Desarrollo de software Encargado de política de seguridad de base de datos Instalar software y control de uso de usuarios Controlar cumplimiento de programa de mantenimiento de preventivo y correctivo de equipos Elaboración de activos tecnológicos Controlar asistencia a usuarios Control de administración de redes y servicios Administración de hosting, front end – back end

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C2: ASISTENCIA RESPONSABILIDAD 1. Atender a estudiantes en laboratorios 2. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo según planificación 3. Realizar mantenimiento de redes

FLUJOGRAMAS

CO1 ADMINISTRATIVOS TECNOLÓGICO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS CO1111 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

CO1112 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

CO112 CUSTODIO EQUIPOS TECNOLÓGICOS

CO113 MOVIMIENTO DE EQUIPOS TECNOLÓGICOS

PROCESOS Y CONTROL CO121 LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE PROCESOS

CO122 ENTRENAMIENTO INTERNO PROGRAMA CINCO ESTRELLAS

BIENESTAR INSTITUCIONAL CO131 PERMISOS PERSONAL ADMINISTRATIVO

CO132 CONTRATACIÓN DE PERSONAL

CO133 REGISTRO DE ENTRADA / SALIDA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

CO134 MOVIMIENTO DE BIENES MUEBLES

FINANCIERO CO141 COBRO SOLICITUDES

CO142 ROL DE PAGOS

CO143 PAGO A DOCENTES POR SERVICIOS PROFESIONALES

CO144 PAGO A PROVEEDORES

ADQUISICIÓN ABASTECIMIENTO CO151 CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

CO152 COMPRA DE INSUMOS

CO153 ABASTECIMIENTO DE MATERIALES Y SUMINISTROS

MERCADEO CO161 VISITAS A COLEGIOS

CO162 ENCUESTA A ESTUDIANTES

CO163 EMISIÓN DE PUBLICIDAD

CO2 ACADÉMICOS CO211 MATRICULACIÓN ALUMNOS NUEVOS (A) INFORMACIÓN CO2111 INFORMACIÓN

CO211 MATRICULACIÓN ALUMNOS NUEVOS (B) FACTURACIÓN CO2112 FACTURACIÓN

CO211 MATRICULACIÓN ALUMNOS NUEVOS (C) MATRÍCULA CO2113 MATRÍCULA

CO212 INFORMACIÓN ACADÉMICA A ESTUDIANTES

CO213 EMISIÓN DE CERTIFICADOS CO2131 CERTIFICADO HOMOLOGACIÓN - CONVALIDACIÓN –EQUIPARACIÓN

CO2132 CERTIFICADO I E C E

CO2133 CERTIFICADO ASISTENCIA

CO2134 CERTIFICADO APTITUD DE TESIS

CO2135 CERTIFICADO DE CICLOS CURSADOS

CO2136 CERTIFICADO CRÉDITOS APROBADOS

CO222 SERVICIOS CO221 SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES

CO222 MATRICULACIÓN ALUMNOS EXISTENTES

CO2137 CERTIFICADO DE MATRÍCULA

CO2138 CERTIFICADO JUZGADO SEGUNDO DE LO CIVIL

CO223 HOMOLOGACIÓN

CO224 CONVALIDACIÓN

CO225 EQUIPARACIÓN

CO226 INGRESO DE NOTAS (A)

CO226 INGRESO DE NOTAS (B)

CO227 AJUSTAR Y CORREGIR NOTAS

CO228 APROBACIÓN DE TEMA Y PLAN DE TESIS

CO229 AUTORIZACIÓN Y EMPASTADO DE TESIS

CO2210 DEFENSA DE TESIS E INCORPORACIÓN

CO2211 COORDINACIÓN E INCORPORACIÓN DE GRADOS

CO2212 REGISTRO DE TÍTULOS DE TERCER NIVEL

CO2213 REFRENDACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE TÍTULOS DE PREGRADO

CO2214 RECONOCIMIENTO DE TÍTULOS DEL EXTRANJERO

CO2215 ORIENTACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO ESTUDIANTIL

CO23 PLANIFICACIÓN CO231 PLANIFICACIÓN ACADÉMICA