Comptabilité - L'analytique by x x

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COMPTABILITE – L’analytique Sommaire I.

QUELQUES INFORMATIONS ........................................................................................................2

II.

PARAMETRAGES..........................................................................................................................3 A.

Les axes ...................................................................................................................................3

Les sections .............................................................................................................................4 1.

Les sections sur un axe « simple »........................................................................................4

Les sous-sections et sections d’un axe structuré ..................................................................9

Les ventilations types ............................................................................................................ 12

Autres paramétrages ............................................................................................................. 14 1.

Paramétrage des comptes généraux .................................................................................. 14

Paramétrage des scenarios ................................................................................................ 15

Paramètres société ............................................................................................................ 15

Les modèles de restriction analytique.................................................................................... 16 1.

Le modèle.......................................................................................................................... 16

L’affectation du modèle à un compte général .................................................................... 17

L’audit des écritures .......................................................................................................... 18

III.

UTILISATION .......................................................................................................................... 19

La ventilation en saisie d’écriture .......................................................................................... 19

La saisie des écritures analytiques ......................................................................................... 22 1.

Saisie de l’en-tête .............................................................................................................. 23

Saisie des lignes ................................................................................................................. 24

Fonctions annexes ............................................................................................................. 24

La ré-imputation analytique .................................................................................................. 24

La re-ventilation analytique ................................................................................................... 26

La répartition secondaire....................................................................................................... 28 1.

Lois de répartition ............................................................................................................. 28

Traitement ........................................................................................................................ 30

IV.

Le transfert inter sections ...................................................................................................... 33 1.

Les clés de répartition........................................................................................................ 33

Le transfert intersections ................................................................................................... 34 Les fonctions annexes ........................................................................................................... 35

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Visualisation .......................................................................................................................... 35

Editions ................................................................................................................................. 36

Modifications ........................................................................................................................ 36 1.

Modification de l’écriture analytique ................................................................................. 36

Modification en série des sections analytiques .................................................................. 37

Modification en série sur tables libres ............................................................................... 39

Modification en série des dates sur contrat en cours ......................................................... 40

Modifications en série des paramètres analytiques des comptes généraux ........................ 41

Ouverture / Fermeture des sections ...................................................................................... 41

Suppression........................................................................................................................... 42 1.

Suppression des sections analytiques ................................................................................ 42

Suppression des OD analytiques ........................................................................................ 43

Préambule : Il est entendu : -

que ce document est un support de cours général. Il ne comporte en aucun cas les spécificités liés à votre entreprise, celles-ci étant définies par le consultant en charge de votre dossier que ce document ne remplace pas la formation par le consultant, formation qui reste nécessaire pour un apprentissage de l’outil plus complet et plus adapté à vos besoins que Notis décline toute responsabilité de non fonctionnement de l’outil si les paramétrages ont été faits en dehors des journées de prestation

QUELQUES INFORMATIONS

L’objectif principal de la comptabilité analytique est de retraiter l’information à des fins d’analyses autres que comptables et fiscales. Bien que saisie et traitée en même temps, la donnée analytique est indépendante de l’imputation comptable. L’activation de l’analytique rend son alimentation obligatoire dans la limite des comptes spécifiés. La comptabilité dispose de 5 axes analytiques qui sont autant de plans d’analyse. - Sur chaque axe, il est possible d’avoir un niveau d’analyse (un code service par exemple) ou plusieurs (le service et ensuite la région). - Un axe structuré peut ainsi être découpé jusqu’à 9 niveaux - Pour un même compte, il est possible d’avoir plusieurs axes Le caractère obligatoire de l’analytique permet de vérifier l’équilibre comptabilité générale et comptabilité analytique. - Dans ce cadre, l’activation de l’analytique en cours d’exercice aura pour effet de retraiter les écritures déjà passées afin de leur imputer la section d’attente. Tous droits réservés . Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation

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Support de cours XX Des outils de vérification de cet équilibre existent.

Terminologie - Les PLANS analytiques sont appelés AXES - Les NIVEAUX analytiques sont appelés SOUS SECTIONS - LE CODE analytique est également appelé SECTION - L’IMPUTATION analytique correspond à la DESTINATION du produit ou de la charge - Une répartition analytique permet d’imputer une charge ou un produit sur plusieurs destinations par éclatement par les montants ou en pourcentage

II.

PARAMETRAGES A. Les axes

La comptabilité dispose de 5 axes analytiques qui sont autant de plans d’analyse. - Sur chaque axe, il est possible d’avoir un niveau d’analyse (un code service par exemple) ou plusieurs (le service et ensuite la région). - Un axe structuré peut ainsi être découpé jusqu’à 9 niveaux - Pour un même compte, il est possible d’avoir plusieurs axes

Pour paramétrer les axes analytiques, vous devez aller dans Structures et paramètres / Société / Axes analytiques :

La fiche se présente de la manière suivante :

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1- Code : il est préparamétré et non modifiable 2- Libellé et abrégé : le libellé peut contenir jusqu’à 35 caractères, l’abrégé reprenant ses 17 premiers 3- Section d’attente : identification de la section d’attente dans laquelle seront ventilés les montants en attente de sections définitives, avec possibilité de la créer directement 4- Compte général d’attente : compte général auquel peuvent être rattachés les mouvements analytiques lors des transferts inters-sections 5- Longueur sections et caractère de bourrage : longueur maximum de 17. 6- Sections structurées : o o

si la case est décochée, vous avez une gestion « simple » de votre axe, c'est-à-dire que sous chaque axe vous avez une liste de sections. si la case est cochée, vous avez une gestion dite « structurée » de votre axe, c'est-àdire que sous chaque axe vous avez plusieurs plans avec pour chaque plan plusieurs sous-sections. Exemple : pour l’axe Services et Régions. Vous avez un plan Service avec les sous sections production, ventes ….. et un plan Régions avec les sous sections Nord, Sud…. Vos sections analytiques seront donc les concaténations suivantes : productionNord, productionSud, ventesNord, ventesSud ….

7- Saisie par sous-sections : dans le cas où vous gérez un axe structuré vous avez la possibilité ici d’activer la saisie par sous-sections. Exemple : pour l’axe Services et Régions. Avec la saisie par sous sections, vous choisirez par exemple d’abord production et ensuite Sud et pas la concaténation des deux.

B. Les sections 1. Les sections sur un axe « simple » La création des sections se fait dans Structures et paramètres / Structures / Sections analytiques :

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Vous remarquerez que dans la liste nous avons les sections « simples » mais aussi les sections des axes structurés (qui pour rappel sont la concaténation de sous-sections) La fiche section se présente de la manière suivante : * Onglet « Caractéristiques »

1- Axe : choix de l’axe auquel est rattaché la section 2- Section : code de la section (la longueur du code est défini dans la paramétrage de l’axe) 3- Libellé et abrégé : le libellé peut contenir 35 caractères, l’abrégé reprend les 17 premiers 4- Sens : Sens privilégié de la section : Débit, Crédit ou Mixte. En saisie d'écritures, le curseur se positionnera par défaut dans la colonne correspondant au sens de la section. 5- Indirecte : les sections indirectes pourront être réparties ultérieurement par la fonction de répartition secondaire. Ce sont en quelques sortes, des sections d’attente détaillées. 6- Dernier mouvement : zone d’informations concernant le dernier mouvement effectué sur cette section

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7- Exercices : Zones informatives permettant de connaître les totaux au débit et au crédit et le solde de la section sur l'exercice précédent, l'exercice en-cours et l'exercice suivant. * Onglet « Compléments »

1- Unité d’œuvre / libellé : si vous souhaitez saisir non pas les sections avec des pourcentages mais avec des quantités donc avec des unités d’œuvre 2- Tranche de comptes : pour affecter une tranche de compte, ouvrez la liste en cliquant sur et pour paramétrer une tranche de comptes, cliquez sur

et vous obtiendrez l’écran suivant :

Vous pouvez donc ici inclure ou exclure des comptes ou parties de comptes pour cette section. Dans notre exemple, pour la section labo 111, tous les comptes commençant pas 60199 sont inclus et ceux commençant pas 60188 sont exclus, on aurait pu en rajouter d’autres. Ceci signifie que lorsque je vais créer un compte commençant par 60199, il aura par défaut 100% sur la section labo 111. Si j’avais sur la section labo 222 la même tranche de compte, alors par défaut le compte créé aurait par défaut 50% sur le labo 111 et 50% sur le labo 222. Nous verrons qu’il existe les ventilations types, méthode moins contraignante pour le même résultat. Attention à noter que ce n’est pas une règle pour la saisie d’une écriture mais bien pour la ventilation par défaut lors de la création d’un compte. 3- Comptes de correspondance 1 &2 : section de correspondance associé à la section. Pour activer les plans de correspondance, il faut les activer dans les paramètres société / comptable

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Ensuite les section de correspondance sont créés dans Structures et paramètres / Paramètres / Comptes de correspondance / Axe analytique n°

Section appartenant à un plan de correspondance (1 ou 2)

Ce sont ces comptes que l’on retrouvera dans la fiche du compte général :

4- Clé de répartition : clé permettant d’effectuer les transferts inter section (méthode de calcul permettant de calculer un ration par compte général et période et quantité – exemples : en février on avait 10% sur 601 et 90% sur 602, en mars on demandera d’appliquer cette répartition, ou encore on réimpute nos ventes avec les mêmes ratios que ceux provenant des achats. Voir paragraphe suivant pour plus de précisions). Les clés de répartition sont à paramétrer dans Structures et Tous droits réservés . Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation

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paramètres / Paramètres / Analytiques / Clés de répartition. A noter que Cegid ne donne aucune indication sur la manière dont il calcule les ratios. 5- Option d’impression du grand livre : o Totaux mensuels : permet de demander le calcul du total par mois. A noter que ce sera pris en considération que si dans les éditions, la case correspondante sera cochée o Solde progressif : permet de commander le calcul d'un solde pour chaque ligne d'écriture du grand-livre. A noter que ce sera pris en considération que si dans les éditions, la case correspondante sera cochée o Saut de page : permet qu’un saut de page soit inséré avant l’édition de ce compte 6- Confidentiel : les utilisateurs qui seront hors du groupe confidentiel ne verront pas ce compte 7- Contrat : zones permettant de traiter les opérations à l’achèvement. Dans ce cas, par exemple avant le bilan, on lance les écritures sur opérations à l’achèvement (dans le menu Traitements courants) c'est-à-dire on prend toutes les écritures avec des sections qui ont un contrat non achevé et on génère une écriture de sorte à voir sur cette section des charges et produits constatés d’avance et une fois le contrat terminé, il faudra penser à extourner. * Onglet « Informations »

Vous avez ici un une zone informative concernant les dates (création, modification…) ainsi qu’un bloc note qui est une zone de saisie libre et sur lequel vous pouvez intégrer un fichier par un clic droit. * Onglet « Tables libres »

Il existe sur les sections 10 tables libres maximum à votre disposition. Ces tables sont paramétrables dans Structures et paramètres / Tables libres (voir document spécifique à ce paramétrage). Ces tables pourraient vous servir de critère de sélection, d’outils de statistiques…. Tous droits réservés . Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation

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* Fonction annexe Il est possible par la loupe d’accéder à : -

Edition de la balance section par général Consultation du détail des mouvements Cumuls mensuels

2. Les sous-sections et sections d’un axe structuré * Création avec automatismes Structurer un axe peut se faire dans Structures et paramètres / Paramètres / Analytiques / Structures analytiques :

Une section sera donc composée de la combinaison d’une valeur du premier niveau + une valeur du second … Selon le nombre de niveaux et le nombres de valeurs, les combinaisons peuvent être nombreuses . Il est alors possible d’utiliser un automate de création qui proposera les combinaisons possibles. Il est également possible de créer une section par le menu paramètres (comme vu au chapitre précédent).

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1- Choix de l’axe, le logiciel vous interdira bien sûr l’accès aux axes qui ne sont pas déclarés structurés 2- Liste des plans avec leur libellé, la position du premier caractère ainsi que le nombre de caractères le composant 3- Fonctions liées aux plans : nouveau plan, suppression d’un plan, validation d’un plan, impression 4- Nombre de caractères des sections maximum 17 5- Liste du contenu du plan sélectionné, donc les sous-sections. Un conseil pour le libellé, à partir de la 2e sous-section, le commencer par un espace, en effet il sera concaténé, l’espace aidera donc à la lecture 6- Fonctions liées aux sous-sections : nouvelle, suppression, validation, impression et : o

: génération simple des sections analytiques : à faire essentiellement lors de la mis en place de l’analytique, vous indique ici toutes les possibilités de croisement :

Vous pouvez alors ici, désélectionner certaines propositions via la barre espace (la ligne désélectionnée n’est donc plus en italique) puis valider votre choix par . Les sections se créent, vous pourriez vérifier en allant les consulter par un clic droit / sections ou Structures et paramètres / Structures / sections analytiques

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: génération des sections analytiques incluant le sous plan sélectionné : à utiliser dans le cas où l’on rajoute un sous plan et on veut créer les combinaisons uniquement avec cette nouveauté. Vous devez donc, avant de cliquer sur cet icône, sélectionner un plan et une sous-section. Ex, je rajoute comme commercial Sophie, je vais donc me positionner sur Sophie puis cliquer sur l’icône de génération

Le logiciel me demande de confirmer le traitement et ensuite il me propose toutes les combinaisons uniquement sur cette nouveauté (vous remarquez que tout ce qui est proposé contient « Sophie »)

Vous pouvez à nouveau ici, désélectionner certaines propositions via la barre espace (la ligne désélectionnée n’est donc plus en italique) puis valider votre choix par . Les sections se créent, vous pourriez vérifier en allant les consulter par un clic droit / sections ou Structures et paramètres / Structures / sections analytiques o

: génération automatique du contenu des plans : est utilisé essentiellement quand un axe analytique simple devient structuré. Attention lorsque vous lancez ce traitement a bien avoir codifier vos anciennes sections simples car Cegid créera les sections selon les découpes qu’on lui indiquera. A noter que le libellé sera « créé par l’utilisateur … »

* Création sans les automatismes Créer des sections structurées peut aussi se faire dans Structures et paramètres / Structures / Sections analytiques :

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Ici lorsque vous créez une section sur un axe structuré, vous avez un icône supplémentaire vous permet d’ouvrir un assistant de création structurée

qui

Revenons sur l’exemple de l’axe « Services et régions ». Le logiciel, suite au clic sur cet icône, vous proposera de choisir d’abord dans la liste des Services puis dans la liste des Régions :

C. Les ventilations types La commande Ventilations types permet de paramétrer des ventilations analytiques que vous jugez complexes et/ou répétitives afin de les utiliser dans la saisie ou dans les clés de répartition Tous droits réservés . Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation

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analytique. Les ventilations types sont également utilisées pour effectuer des ré-imputations ou reventilations analytiques. Pour paramétrer des ventilations analytiques, vous pouvez le faire directement en saisie comme on le verra plus loin, ou alors vous pouvez aller dans Structures et paramètres / Paramètres / Analytique / ventilation type. * Structures et paramètres / Paramètres / Analytique / ventilation type :

Vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Liste des ventilations types avec code et libellé

Création d’une nouvelle ventilation (code et libellé)

Détail de la ventilation type

Le détail de la ventilation se présente de la même manière qu’en saisie, c'est-à-dire de la manière suivante :

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Vous retrouvez un axe par onglet et pour chaque axe vous devez enregistrer des sections et leurs pourcentages (ou quantités) affectés. * Création directement en saisie : Lors de la saisie, une fois que vous avez choisi vos sections et pourcentages, il vous suffit de cliquer sur

pour enregistrer la ventilation type :

Il vous suffit de saisir un code et un libellé puis de valider, votre ventilation type est enregistrée.

D. Autres paramétrages 1. Paramétrage des comptes généraux Pour pouvoir saisir de l’analytique sur un compté général, il est nécessaire de le paramétrer dans son onglet comptable (cocher les cases « ventilable sur les axes… ») (voir le document spécifique aux comptes généraux) Vous pouvez aussi lui affecter par défaut une ventilation par l’icône Ventilation analytique

Exemple : Vous remarquerez ici que vous pouvez utiliser les ventilations types.

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A noter : dans cet enregistrement, il est possible de ne pas ventiler à 100%, il n’y aura pas de message d’erreur. Par contre lors de l’utilisation de ce compte dans la saisie des écritures, la ventilation s’ouvrira par défaut avec par exemple 50% sur A et 25% sur B, il faudra compléter les 25% restant, sans quoi la validation ne pourra pas se faire. 2. Paramétrage des scenarios Il est possible dans les scénarios de paramétrer l’ouverture automatique de la fenêtre analytique :

1- Ouverture analytique : Case à cocher permettant d'ouvrir la fenêtre de saisie des ventilations analytiques, même s'il existe une préventilation pour le compte concerné. 2- Axe préférentiel : axe sur lequel s’ouvrira a fenêtre Pour plus de détails, voir le document sur la saisie des écritures et plus spécifiquement le paragraphe sur le scénario 3. Paramètres société Par défaut vous pouvez enregistrer certains paramétrages. Pour cela, aller dans Structures et paramètres / Société / Paramètres société / Saisie :

1- Ouverture de la ventilation analytique : dans le cas où vous n’utilisez pas de scénario, sinon il prend le dessus 2- Saisie en montant : permet de pouvoir saisir des pourcentages ou des montants 3- Contrôle des quantités analytiques : permet de contrôler que la quantité saisie à la ligne sur un compte ventilable soit cohérente avec le total de celles ventilées sur les sections analytiques du compte.

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4- Passage obligatoire en saisie des zones libres analytiques : oblige la saisie des tables libres des sections lors de la ventilation, donc ouvre automatiquement la fenêtre des informations complémentaires.

E. Les modèles de restriction analytique L'objectif de La commande modèles de restrictions analytiques est d'interdire la ventilation analytique sur les sections de votre choix pour un compte général donné que ce soit en saisie d'écriture, en re-ventilation ou en ré-imputation analytique. ATTENTION : Le contrôle en saisie sur le budget est incompatible avec la création de modèles de restrictions analytiques ; raison pour laquelle, si vous souhaitez définir et mettre en place ces modèles, la case Contrôle en saisie disponible (Paramètres société, onglet Divers) doit être décochée. Dans le cas contraire, la création de modèle vous sera refusée. 1. Le modèle Vous paramétrez ces modèles de restriction dans Structure et paramètres / Paramètres / Analytique / Modèles de restriction analytique :

Un modèle de restriction analytique se présente de la manière suivante :

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1- Axe : choix de l’axe concerné par la restriction 2- Modèle et libellé : choix d’un code et d’un libellé 3- Sections saisies : autorisées ou exclues, les deux ne peuvent pas cohabiter. 4- Début / Fin : Chacune des lignes de cette partie de la fiche permet de définir les fourchettes de sections à autoriser ou exclure. Pour définir rapidement chaque section à prendre en compte, placez le curseur sur la colonne Début ou Fin, selon le cas, puis effectuez un double clic dans la liste présentée à droite dans la fenêtre, sur la section nécessaire. Vous pouvez également utiliser les caractères jokers pour définir ces fourchettes. Exemple : Pour définir une fourchette de sections dont les codes commencent par COM, vous pouvez saisir COM* à la zone Début. Dans ce cas, la zone Fin ne peut pas être renseignée. Elle est d'ailleurs inactive. Dans notre exemple, ce sont les sections commençant 111000 et 121000 qui sont exclues. Une fois le modèle saisi, il faut aller l’affecter à un compte général. 2. L’affectation du modèle à un compte général Pour cela il est nécessaire d’aller dans Ecritures / Analytiques / Modification en série des comptes généraux :

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S’aider du moteur de recherche pour restreindre les critères

Sélectionner les comptes à modifier via la barre espace, ou tout sélectionner via passent en italique

Lancer le traitement en cliquant sur Passer à l’aide des flèches, l’axe que vous voulez modifié et rechercher votre modèle de restriction :

Valider A moins d’un message d’erreur, votre modification a été prise en compte, en saisie il vous sera impossible de saisir les sections enregistrées sur le modèle

, ils

3. L’audit des écritures Vous le trouverez dans Structures et paramètres / Paramètres / Analytique / Audit des écritures. Cette commande vous permet de contrôler les imputations analytiques non autorisées sur les écritures enregistrées précédemment au rattachement de modèles de restrictions analytiques aux comptes généraux. L’édition présente pour chacun des modèles de restrictions analytiques et par compte général, la section analytique incohérente sur l’écriture. Pour lancer l’édition, choisissez vos critères dans le moteur de recherche et lancer l’édition via

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NOTIS III.

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UTILISATION A. La ventilation en saisie d’écriture

En saisie d’écriture, lorsque vous êtes sur la ligne d’un compte ventilable, vous pouvez ouvrir la fenêtre de ventilation analytique par ou par Ctrl + A, à moins qu’elle ne se soit ouverte automatiquement selon les paramétrages enregistrés dans le scénario.

La fenêtre de ventilation analytique se présente de la manière suivante : 1 2

3 4 1- Dans la première partie, vous retrouvez des informations concernant la ligne que vous venez de saisir : le compte, la référence et le libellé de l’écriture, et le montant à répartir 2- Dans une deuxième partie, vous retrouvez 5 onglets pour les 5 axes maximum. Vous les verrez toujours tous mais vous ne pourrez accéder qu’à ceux paramétrés et autorisés. Il est possible lorsque la fenêtre s’ouvre qu’il y ait déjà une ventilation par défaut, vous pouvez la conserver ou la modifier. Pour saisir une ventilation, sur chaque onglet, vous devez choisir une ou plusieurs sections et affecter un pourcentage, montant ou quantité, selon le paramétrage de votre dossier. Pour ce faire : o o

Placer le curseur dans la colonne section Par un double clic ou F5 :

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Si vous êtes sur un axe structuré et que vous souhaitez choisir par soussections : pour chaque sous-sections, un double clic ou F5 vous amène à la liste de choix, double cliquer sur celle voulu et faites la même manipulation sur la deuxième sous-sections. Une fois que toutes les sous-sections sont choisies, cliquer sur

Double clic n°1

Double clic n°2

….



Si vous êtes sur un axe structuré et que vous ne souhaitez pas choisir par sous-sections, fermez cette fenêtre de choix par la croix rouge et vous obtiendrez la liste simple des sections

Croix rouge

Double clic n°1



Si vous êtes sur un axe simple, vous accédez à la liste des sections

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Remarque : pour rappel : F5 vous ouvre les choix classés par code, Ctrl + F5 vous ouvre les choix classés par libellé o o

Un fois la section choisie, le libellé remonte automatiquement Vous devez ensuite choisir le pourcentage, montant ou quantité à affecter à cette section

3- Dans une troisième partie, vous avez accès à : o Ventilation type : vous pouvez en effet appeler une ventilation type, qui vous ramènera des sections et pourcentages préenregistrés. Attention l’appel ventilation type doit se faire axe par axe, même si dans une ventilation type X tous les axes sont enregistrés. o Enregistrer les sections et pourcentages que vous venez de saisir et créer une nouvelle ventilation type. o Consulter les montants et pourcentages des solde, reste et total saisi 4- Dans une quatrième partie, vous avez accès à : o o

: calcul du solde : appeler la dernière ventilation type. Par exemple si une même ventilation type est enregistrée pour plusieurs axes, ici en saisie, aller sur le 1er axe, choisir la ventilation type à appliquer, puis aller sur le 2e axe et appeler la dernière ventilation… : fenêtre des informations complémentaires :

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: consultation de la fiche section

: recalcul des quantités de l’axe courant

o o

: validation de la ventilation saisie. Attention elle ne pourra être validée que si par axe vous avez bien affecté 100% : annulation de la ventilation

REMARQUE IMPORTANTE pour les modifications de montants : -

En saisie normale : saisie de l’écriture à 1000 €. Ventilation 50% sur A et 50% sur B donc montants à 500 € sur A et 500 € sur B. Si je modifie le montant initial et que je le mets à 2000 €. Lorsque j’ouvre à nouveau ma fenêtre de ventilation j’ai bien 50% donc 1000 € sur A et 50% donc 1000 € sur B En saisie paramétrable : o Si dans les paramètres société / saisie la case « saisie en montants » est décochée, on a le même résultat qu’en saisie normale suite à la modification o Si dans les paramètres société / saisie la case « saisie en montants » est cochée, j’obtiens alors 25% donc garde les 500 € sur A et 25% donc garde les 500 € sur B. Il faudra donc encore attribuer les 1000 € récemment ajoutés ou alors modifier les pourcentages.

B. La saisie des écritures analytiques La Saisie des écritures analytiques permet d’enregistrer des écritures analytiques pures ou des Anouveaux analytiques, vous utiliserez respectivement les commandes Saisie (module Ecritures menu Analytiques) ou Saisie des A-Nouveaux analytiques (module Traitements - menu A-nouveaux analytiques). Les principes de saisie sont similaires d'une commande à l'autre. Il s'agit d'enregistrer des écritures sur les seules sections analytiques mais tout en rattachant la pièce à un compte général ventilable. Nous prendrons l’exemple de la saisie dans le menu Ecritures / Analytiques / Saisie :

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Présentation de l’écran :

1. Saisie de l’en-tête

1- Journal : Choix du journal de type analytique 2- Général : choix du compte général pivot, qui doit bien sûr être ventilable 3- Date : par défaut, c’est la date de connexion 4- Etablissement 5- Numéro : numéro de la pièce

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2. Saisie des lignes

Ici on fait du débit et du crédit non pas sur les comptes mais bien sur les sections analytiques. Pour la saisie il faut donc choisir à chaque ligne : la section, la référence si besoin, le libellé si besoin, le montant au débit ou au crédit

3. Fonctions annexes -

: calcul du solde : appel d’une ventilation type. Cet icône n’apparaîtra que lorsque la première ligne est saisie. Une fois la ventilation type sélectionné, le montant initial se répartit automatiquement : ouverture de la fenêtre des informations complémentaires : pour chacune des lignes saisies, vous pouvez calculer le solde pour le compte général et la section imputée à la ligne. Il s'affiche dans le pied de la pièce sur la deuxième ligne. Tant que vous n'avez pas demandé le calcul de ce solde, dans le pied de pièce, s'affiche le message « Solde Non Calculé ». : consultation des fiches section et établissement : validation ou annulation de la saisie

C. La ré-imputation analytique Cette commande vous permet de ré-imputer une écriture passée sur une section analytique à 100% (généralement la section d'attente) sur d'autres sections analytiques du même axe. Dans le menu Ecritures / Analytiques / Ré-imputation :

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Les écritures sont consultables par un double clic. Les onglets standards et compléments sont des moteurs de recherche. Il en reste pas moins obligatoire dans l’onglet standard de devoir indiquer une section car le but de cette fonction est bien de ré-imputer ce qu’il y a sur une section sur plusieurs autres. L’onglet paramètres sert comme son nom l’indique à paramétrer la ré-imputation, il se présente comme tel :

Vous pouvez donc comme vous le voyez, soit modifier l’imputation soit créer une OD. Les autres champs accessibles sont les suivants : 1- Date génération : choisir la date de génération de l’OD Tous droits réservés . Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation

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2- % à ré-imputer 3- Contrepasser en négatif 4- Journal analytique : choix du journal analytique sur lequel comptabiliser, dans le cas d’une OD 5- Référence : référence de l’écriture générer dans la cas d’une OD 6- Grille de répartition : choix de la ventilation type que vous souhaitez utiliser pour la réimputation (ventilation type que vous pouvez consulter par

Une fois que les onglets sont remplis, vous devez sélectionner via la barre espace les écritures sur lesquelles vous souhaitez faire le traitement, elles passent en italique, puis lancer le traitement par . Si vous avez choisi l’option de générer un OD, le logiciel vous proposera à la fin du traitement de visualiser l’écriture. Ils vous présentera alors la liste des écritures créées et pour plus de détails ou pour modification vous devrez cliquer sur la loupe de consultation. Attention c’est une table temporaire donc une fois que vous serez sorti de la fonction de ré-imputation, vous ne pourrez plus accéder à cette liste.

Détails et modification Liste

Attention lorsque vous générez une OD il faut être très rigoureux. En effet lorsque vous faites cette opération, il ne modifie pas la pièce d’origine et n’en fait pas de contrôle non plus. Ce qui signifie que vous pourriez très bien faire plusieurs OD sur la même écriture et par conséquent ré-imputer plus de 100% du montant initial.

D. La re-ventilation analytique La re-ventilation analytique vous permet de remplacer la ventilation analytique initiale d'un axe particulier soit par une des ventilations types définies pour le dossier, soit par celle définie pour chacun des comptes. Ce n’est donc pas une OD mais bien une modification de la pièce d’origine Vous trouverez cette fonction dans le menu Ecritures / Analytiques / Re-ventilation analytique :

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Les écritures sont consultables par un double clic. Les onglets standards et avancés vous servent de moteur de recherche tandis que l’onglet standard vous sert à paramétrer la re-ventilation :

Vous devez donc ici choisir l’axe analytique et la nouvelle ventilation, soit en appelant une ventilation type, soit en appelant celle enregistrée par défaut sur le compte. Une fois que les onglets sont remplis, vous devez sélectionner via la barre espace les écritures sur lesquelles vous souhaitez faire le traitement, elles passent en italique, puis lancer le traitement par et confirmer.

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La traitement a été effectuer, vous n’avez pas de message supplémentaire vous pouvez vérifier ce que vous avez fait par la consultation.

E. La répartition secondaire Cette fonction adaptée aux déversements des sections indirectes vers les sections directes, vous permet de générer des OD analytiques. Elle présente les caractéristiques suivantes : -

Le déversement est basé sur une loi de répartition modifiable voire même créée lors du traitement Il est possible d’apporter un correctif au montant à répartir Toutes les écritures de nature « normales » sont prises en compte pour le déversement (y compris les OD analytiques) Le traitement peut être réalisé en 2 temps : préparation et exécution - Le traitement est historisé avec possibilité de suppression et de re-génération Une section dite « indirecte » peut être utilisée dans plusieurs lois de répartition.

1. Lois de répartition Depuis la commande Répartitions secondaires/Loi de répartition du Module Ecritures :

La fiche de la loi de répartition se présente de cette manière :

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1- Axe : choix de l’axe analytique (vous remarquez que le compte général d’attente n’est pas précisé ce sera donc celui de l’axe) 2- Section indirecte : choix de la section indirecte que vous souhaitez répartir 3- Loi stricte : elle ne sera pas modifiable lors de son utilisation 4- Niveau de répartition : intermédiaire (vous aurez le choix uniquement sur les sections directes) ou secondaire (vous aurez le choix sur toutes les sections) 5- Règle de calcul : à choisir 6- Section d’équilibrage : si besoin 7- Journal d’ODA : choix du journal de type analytique 8- Sections et libellé : liste des sections dé répartition 9- Dernier traitement : informations relatives au dernier traitement qui a utilisé cette loi

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NOTIS 2.

Support de cours XX Traitement

Vous accédez ici à la liste des répartitions secondaires créées et la possibilité d’en concevoir une nouvelle :

Vous remarquerez de suite que vous êtes sur l’axe que vous aviez sélectionné dans le moteur de recherche précédent cet écran. 1- Choisir une section indirecte et le libellé de cette répartition secondaire. 2- Une fois la section indirecte choisie, vous voyez apparaître un montant calculé et donc un montant à répartir avec un signe D ou C pour débit ou crédit :

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3- Choisir une date de calcul 4- Vous avez ensuite la possibilité soit de compléter le reste de la fiche manuellement soit d’appeler une loi de répartition précédemment créée. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur de choisir celle qui convient.

5- Une fois appelée, vous voyez que toutes les informations sont renseignées : le fait que le loi soit stricte ou non, les règles à appliquer et les sections :

Rappel : si la loi n’est pas stricte, tous les critères sont modifiables 6- Correction complémentaire : exemple : vous avez 8000 dans votre section dont 1000 que vous ne savez pas encore comment répartir. Dans le champ correction complémentaire vous devez alors inscrire -1000 de la sorte il ne restera que 7000 à répartir. Attention il est important de ne pas oublier le signe négatif devant le chiffre. L’autre solution, au lieu d’utiliser ce champ, serait de mettre les 1000 dans une section d’attente, ce qui implique que dans la loi de répartition vous avez bien choisi répartition secondaire et pas intermédiaire. Tous droits réservés . Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation

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7- Saisissez alors le montant à affecter à chaque section. Si la loi n’est pas stricte, vous pouvez ajouter ou supprimer des sections via les icônes

8- Lancer le traitement en cliquant sur . Le logiciel crée autant d’OD analytiques qu’il y a de comptes généraux et vous prévient des n° de pièces. 9- Une fois la génération finie, vous restez sur la fenêtre de la répartition. A ce niveau, vous visualisez les informations sur le traitement effectué et 2 icônes sont apparus : o

: consultation des écritures générées

: recalcul des montants à répartir. Vous avez alors le message suivant :

Vous revenez ensuite sur la fenêtre de départ vous pouvez alors modifier les sections, les pourcentages, les montants … et relancer la génération. Attention une fois que vous avez fermé la fenêtre de la répartition, ces deux icônes ne sont plus disponibles. Information importante : si vous lancez le traitement par exemple au 31/12/2009, vous ne pourrez ensuite faire des traitements à des dates antérieures. L’avantage de la répartition secondaire est, comme on vient de le voir, l’historisation est le possible retour en arrière. Remarque : si vous souhaitez supprimer une ligne de répartition, vous devez d’abord supprimer les OD qui ont été générées par le traitement et ensuite vous pourrez supprimer la ligne en cliquant sur .

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F. Le transfert inter sections Méthode de calcul permettant de calculer un ratio par compte général et période et quantité – exemple : en février on avait 10% sur 601 et 90% sur 602, en mars on demandera d’appliquer cette répartition ou encore on réimpute nos ventes avec les mêmes ratios que ceux provenant des achats. A savoir que le logiciel ne donne aucune information sur les ratios qu’il calcule et donc qu’il applique. 1. Les clés de répartition Les clés de répartition sont à paramétrer dans Structures et paramètres / Paramètres / Analytiques / Clés de répartition :

Présentation de la fiche :

Sur chaque clé de répartition créée, vous retrouvez 5 onglets correspondants aux 5 axes. Vous devez sur l’axe que vous désirez, saisir un code et un libellé, un mode de répartition (sur cumul section / période, sur cumul section / général / période, sur quantité 1 ou 2 / section / période), un qualifiant quantité (mètre, linéaire …) et un filtre des comptes généraux. Vous aurez ensuite accès aux sections réceptrices via

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Une fois la clé de répartition créée, vous devez lancer le traitement 2. Le transfert intersections Dans Ecritures / Analytiques / Transfert intersections :

Vous arrivez directement sur la fenêtre de paramétrage du traitement :

Remplir les différents critères (période de référence, période visée, paramètres de génération …) :

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Et lancer le traitement en cliquant sur les visualiser et de les modifier.

IV.

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. Les écritures sont générées et vous avez la possibilité de

Les fonctions annexes A. Visualisation

Dans le menu Ecritures / Analytiques / Visualisation, vous avez accès à la consultation de toutes les écritures analytiques :

Si vous souhaitez voir le détail, double cliquez sur la ligne d’intérêt et pour voir l’écriture, cliquez sur la loupe et sélectionner « voir écriture » :

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Grâce au double clic …

Dans l’écran général de visualisation, vous trouvez l’icône d’analyse complémentaire. Activer par un clic cet icône vous permet l’ouverture d’une fenêtre d’analyse dynamique de l’analytique que vous avez sélectionné via le moteur de recherche (si vous souhaitez plus d’informations sur l’analyse dynamique, voir le document spécifique).

B. Editions Dans le menu Ecritures / Analytiques / Brouillard, vous avez une édition pré paramétrée vous permettant de voir le brouillard des écritures analytiques. D’autres éditions sont bien sûr disponibles dans le menu Editions, qui fait partie d’un document explicatif spécifique.

C. Modifications 1. Modification de l’écriture analytique Il est possible de modifier l’écriture analytique donc les OD mais aussi les ventilations via le menu Ecritures / Analytiques / Modification :

A noter : seules les écritures appartenant à une période ou un exercice non validé ainsi que les données de l'en-tête (journal, nature de pièce, date, etc.) peuvent être modifiées. Tous droits réservés . Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation

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Via le moteur de recherche, choisissez vos critères afin de retrouver l’analytique que vous souhaitez modifier. Sélectionnez ensuite cette écriture via un double clic, modifiez ce que vous souhaitez et validez par

. Votre analytique a été modifiée.

Rappel : concernant la modification de la ventilation analytique sur les écritures courantes, vous auriez tout aussi bien pu aller en modification directement de l’écriture courante puis icône de ventilation. Dans l’écran de modification, vous trouvez l’icône d’analyse complémentaire. Activer par un clic cet icône vous permet l’ouverture d’une fenêtre d’analyse dynamique de l’analytique que vous avez sélectionné via le moteur de recherche (si vous souhaitez plus d’informations sur l’analyse dynamique, voir le document spécifique).

2. Modification en série des sections analytiques Dans le menu Structures et paramètres / Structures / Modifications en série / Sections analytiques :

La manipulation que vous devez réaliser pour effectuer ce traitement est la suivante : -

Utiliser le moteur de recherche et ses critères de sélections pour restreindre votre choix. Sélectionner par la barre espace dans la liste les sections analytiques que vous souhaitez modifier, les lignes en question se mettent en italique. Si vous souhaitez tout sélectionner (ou tout désélectionner) cliquez sur

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Lancer le traitement en cliquant sur La fenêtre de modification s’ouvre :

Dans la colonne de gauche vous trouvez les champs disponibles. Vous devez les choisir, les transférer à l’aide des flèches dans la colonne de droite, et leur affecter nouvelle valeur que vous désirez voir apparaître dans vos sections. Exemple de choix :

Lancer le traitement, vous avez 2 manières possibles : o

: modification en rafale, vous modifiez donc toutes les fiches d’un coup

: modification unitaire, vous modifiez les fiches une par une, avec à chaque fois une demande de confirmation. Attention, ce traitement peut être très long si vous aviez sélectionné beaucoup de sections ; à savoir que le traitement fiche par fiche, une fois lancé, ne peut pas être annulé, vous devrez aller jusqu’au bout. Une fois le traitement fini, vous vous retrouvez sur la liste

NB : attention. Il n’y a pas de possibilité d’annulation du traitement. La seule manière serait de refaire une modification en série dans le sens inverse. Soyez donc vigilent lorsque vous faites des Tous droits réservés . Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation

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modifications en série et pour plus de précautions, vous pouvez par exemple : paramétrer la présentation de sorte à voir apparaître en colonne les comptes que vous allez modifiés ainsi que ses champs et donc leurs valeurs initiales, puis exporter cette liste. Vous aurez au moins une trace des données des sections avant modification.

3. Modification en série sur tables libres Permet la modification en série des tables libres de la ventilation analytique. Rappel, lors de la ventilation, vous avez accès aux informations complémentaires via onglets :

, qui vous donne accès à 2

Ce sont les tables libres du 2e onglet que nous pourrons modifier par cette fonction. -

Via les onglets du moteur de recherche, choisissez vos critères de sélection. Ne pas oubliez d’indiquer l’ancienne valeur de l able libre et la nouvelle que vous souhaitez attribué grâce à cette fonction. L’analytique correspondant aux critères s’affiche et se met en italique directement :

Vous pouvez toujours désélectionner / sélectionner des lignes via la barre espace

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Lancer ensuite le traitement en cliquant sur Confirmer Les lignes correspondant à votre choix ont été modifiées et donc n’apparaissent plus. Dans l’analytique de l’écriture nous avons bien dorénavant pour notre exemple :

4. Modification en série des dates sur contrat en cours Rappel, les données « contrat » se situent dans la fiche de la section analytique sur l’onglet « compléments ». Pour modifier en série ces dates, vous pouvez dans le menu Structures et paramètres / Structures / Modification en série des dates sur contrat en cours :

La manipulation que vous devez réaliser pour effectuer ce traitement est la suivante : -

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Lancer le traitement en cliquant sur La fenêtre de modification s’ouvre :

Compléter et lancer le traitement par Une fois le traitement fini, vous vous retrouvez sur la liste

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5. Modifications en série des paramètres analytiques des comptes généraux Permet pour une série de comptes généraux, de définir s’ils sont ventilable sur un axe et de déterminer la restriction analytique, voir le chapitre E.2.

D. Ouverture / Fermeture des sections Une section fermée ne pourra plus être utilisée en saisie. Attention lorsque vous fermez des sections à vérifier qu’elle n’est pas reliée à une ventilation type … Dans le menu Structures et paramètres / Structures / Ouverture/Fermeture / Ouverture ou Fermetures des sections :

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Sélectionner les sections que vous souhaitez fermer ou ouvrir grâce au moteur de recherche et à la barre espace et lancer le traitement.

E. Suppression 1. Suppression des sections analytiques Les sections peuvent être supprimées si et seulement si aucun mouvement n’y a été enregistré. Dans le menu Structures et paramètres / Structures / Suppression / Sections :

Sélectionner les sections que vous souhaitez supprimer grâce au moteur de recherche et à la barre espace et lancer le traitement.

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2. Suppression des OD analytiques Dans le menu Ecritures / Analytiques / Suppression, ici on ne supprime bien entendu que les OD analytiques et pas les ventilations saisies sur les pièces car ces dernières sont obligatoires. Sélectionner les OD que vous souhaitez supprimer grâce au moteur de recherche et à la barre espace et lancer le traitement. Attention, il est bien sûr irréversible.

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