Alle hens aan dek2 by Tim Schelle

Alle hens aan dek voor de nieuwe leaseaccountingvoorstellen In de nieuwe voorstellen voor lease accounting verantwoordt de onderneming alle activa en verplichtingen uit leasecontracten op de balans en hanteert zĳ een andere methodiek voor het toerekenen van kosten en baten aan de winst-en-verliesrekening. Dit artikel gaat in op de bedrĳfsmatige gevolgen van de nieuwe voorstellen en hoe de onderneming zich kan voorbereiden op de implementatie van de nieuwe leasestandaard. Rik van Hal - Accounting and Valuation Advisory Services, Assurance Jay Tahtah - Accounting and Valuation Advisory Services, Assurance

1. De IASB heeft nieuwe voorstellen lease accounting uitgebracht Op 16 mei 2013 hebben de IASB (International Accounting Standards Board) en de FASB (Financial Accounting Standards Board) gezamenlĳk een herziene exposure draft inzake lease accounting uitgebracht. In de herziene exposure draft hebben de IASB en FASB de feedback op de eerste exposure draft in 2010 geadresseerd. Deze voorstellen zĳn relevant voor ondernemingen die rapporteren op basis van de International Financial Reporting Standards (IFRS) of op basis van de verslaggevingstandaarden die van toepassing zĳn in de Verenigde Staten (US GAAP). De aangepaste voorstellen vereisen nog steeds dat zowel lessors als lessees alle activa en verplichtingen uit

Spotlight Jaargang 20 - 2013 uitgave 3

leasecontracten op hun balans zetten. Dit zal leiden tot een verlenging van de balans bĳ met name lessees die nu veelvuldig gebruik maken van operationele leases. De belangrĳkste wĳziging ten opzichte van de eerdere exposure draft uit 2010 betreft de methodiek van resultaatverantwoording waar de IASB nu twee mogelĳkheden voorstelt. Deze betreﬀen lineaire verwerking van kosten en opbrengsten (Type B) en niet-lineaire rente- en amortisatiekosten voor de lessee en niet-lineaire renteopbrengsten voor de lessor (Type A). Dit onderscheid lĳkt voor een groot deel op de verwerking van de huidige operationele en financiële leases in de winst-en-verliesrekening, zĳ het met een andere scheidslĳn. De scheidslĳn is niet meer afhankelĳk van de vraag of de risico’s en voordelen zĳn overgedragen aan de lessee maar hangt grotendeels af van de aard van het geleasede actief (is het

vastgoed of niet). Alle leaseverplichtingen komen nog steeds op de balans van de lessee maar de veranderingen voor de winst-en-verliesrekening zullen met name voor lessors en lessees van niet-vastgoed significant zĳn. Lessee accounting Een lessee neemt voor alle leasecontracten met een maximale looptĳd van meer dan 12 maanden bĳ de aanvang van het leasecontract een gebruiksrecht en een leaseverplichting op. Zowel het gebruiksrecht als de leaseverplichting wordt initieel gewaardeerd tegen de contante waarde van de leasebetalingen. Eventuele directe kosten worden aan het gebruiksrecht toegerekend. Voor de vervolgverwerking bestaat een tweeledige benadering die afhankelĳk is van de mate waarin het leaseactief

tĳdens de duur van het contract verbruikt wordt. Indien de contante waarde van de leasebetalingen een aanzienlĳk deel van de reële waarde van het actief bedraagt of indien de leaseperiode een belangrĳk deel van de economische levensduur van het actief bedraagt, is sprake van een Type A lease. Bĳ dit type lease wordt een belangrĳk gedeelte van het actief door de lessee verbruikt. Indien de leasetermĳn slechts een beperkt gedeelte van de economische levensduur van het actief beslaat en de contante waarde van de leasebetalingen een insignificant deel van de reële waarde van het leaseactief bedraagt, is sprake een Type B lease. Bĳ dit type lease verbruikt de lessee slechts een insignificant gedeelte van het leaseactief. De herziene voorstellen geven weer dat er een weerlegbaar vermoeden bestaat dat leasecontracten van vastgoed in principe Type B leases zĳn en alle andere leasecontracten een Type A lease. Zie figuur 1.

Bĳ een Type A lease schrĳft de lessee op het gebruiksrecht af conform de systematiek die zĳ hanteert voor haar andere vaste activa. De leaseverplichting wordt gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprĳs waarbĳ de rentekosten volgens de eﬀectieve-rentemethode worden bepaald. Dit leidt tot hogere kosten aan het begin van het leasecontract en lagere kosten aan het einde van het leasecontract. Dit leidt tot kostenverantwoording van interest (over de leaseschuld) en amortisatie (van het gebruiksrecht) die grotendeels vergelĳkbaar is met de huidige financiële leases (‘interest en amortisatie’benadering). Bĳ een Type B lease worden de kosten op een systematische manier verantwoord waarbĳ de periodieke kosten in de winsten-verliesrekening gelĳk blĳven (lineairekostenbenadering). Dit leidt tot kostenverantwoording die grotendeels vergelĳkbaar is met de huidige operationele leases onder IAS 17.

Figuur 1. Type A en Type B leases

Verbruik Restwaarde

Aanvang Lease

Leasetermijn

Einde Lease

Prijsbepaling Leasebetalingen zorgen voor een rendement op de investering én terugbetaling van de investering van de lessor tot de restwaarde

Weerlegbaar vermoeden Actief wordt verbruikt

De nieuwe voorstellen voor lease accounting zĳn van toepassing op ondernemingen die IFRS of US GAAP toepassen. De voorstellen vereisen dat zowel lessors als lessees alle activa en verplichtingen uit leasecontracten op de balans opnemen. Dit zal leiden tot een verlenging van de balans voor lessees. Hiernaast zal de methodiek van resultaat en kostenverantwoording ook significant wĳzigen ten opzichte van de huidige situatie. Dit geldt ook voor de presentatie van de kasstromen. Ondernemingen passen deze voorstellen meestal per individueel leasecontract toe. Deze informatie is op dit moment veelal nog niet in dergelĳk detail beschikbaar. Hiernaast vereisen de voorstellen dat de onderneming periodiek haar inschattingen herziet en op basis hiervan de verantwoorde leasebedragen in de balans aanpast. Huidige systemen en processen binnen ondernemingen zĳn op dit moment veelal nog niet ingesteld op deze informatievereisten. Dit artikel gaat hoofdzakelĳk in op de financiële en bedrĳfsmatige gevolgen van de herziene voorstellen voor leases.

Vastgoed (Type B) Verbruik

RW of levensduur

Niet-vastgoed (Type A)

Samenvatting

Restwaarde

Aanvang Lease

Leasetermijn

Einde Lease

Prijsbepaling Leasebetalingen zorgen hoofdzakelijk voor een rendement op de investering

Weerlegbaar vermoeden Actief wordt niet verbruikt

Lessor accounting Een lessor classificeert een leasecontract op basis van dezelfde criteria als een lessee. Indien slechts een beperkt gedeelte van het actief door de lessee verbruikt wordt tĳdens de leaseperiode, wordt het contract als een Type B lease geclassificeerd. In de andere gevallen is sprake van een Type A lease. Een Type A lease leidt bĳ de lessor tot het uitboeken van het leaseactief en in plaats hiervan verantwoordt die een vordering op de lessee tezamen met een restwaardeactief. De waarde van de leasevordering is gebaseerd op de contante waarde van de leasebetalingen. Het restwaardeactief wordt bepaald op basis van de contante waarde van de verwachte

Spotlight Jaargang 20 - 2013 uitgave 3 15

restwaarde van het leaseactief aan het einde van de looptĳd van het leasecontract. Periodiek worden beide activa opgerent, wat leidt tot rentebaten bĳ de lessor. Daarnaast wordt, indien bĳ het aangaan van het leasecontract sprake is van een verschil tussen de leasevordering en het restwaardeactief enerzĳds en het leaseactief anderzĳds, een boekwinst verantwoord voor zover die verhoudingsgewĳs bĳ de leasevordering hoort. Het deel dat gealloceerd wordt aan het restwaardeactief is geen boekwinst en wordt als overlopende post in de balans verwerkt. De verwerking van een Type B lease in de winst-en-verliesrekening van de lessor is vergelĳkbaar met een operationele lease onder IAS 17. Ook nemen de toelichtingvereisten op basis van de nieuwe voorstellen fors toe en wĳzigt de presentatie in het kasstroomoverzicht van lease-gerelateerde kasstromen. Voor een nadere beschouwing van de nieuwe voorstellen van lease accounting verwĳzen wĳ naar ons artikel in Spotlight 1/2013.

2. Nieuwe voorstellen hebben financiële gevolgen voor de onderneming Sinds het uitbrengen van het discussiedocument in 2009 door de IASB en de FASB is veelvuldig door diverse partĳen bericht over de financiële gevolgen van het toepassen van een nieuwe leasestandaard. Hoewel de voorstellen in het discussiedocument en de eerste exposure draft uit 2010 sterk afwĳken van de huidige voorstellen, stond vanaf het begin al vast dat de voorstellen zouden leiden tot significante eﬀecten op het getoonde balanstotaal en resultaat. Immers, de voorstellen zullen leiden tot een toename van het balanstotaal van ondernemingen en een toename van de omvang van de schulden. Hiernaast was ook vanaf het begin duidelĳk dat de toerekening van kosten en resultaten inzake leasecontracten

Spotlight Jaargang 20 - 2013 uitgave 3

Figuur 2. De impact van de voorgestelde leasestandaard op de financiële cijfers van lessees Lineaire kostenbenadering

Interest-en-amortisatiebenadering

- Totaal van activa

- Totaal van passiva

- Leasekosten

- Afschrijvingskosten

- Interestkosten

- EBIT

- EBITDA

- Cashflow uit operationele activiteiten

- Cashflow uit financieringsactiviteiten

Balans

Winst-en-verliesrekening

Kasstroomoverzicht

voor veel leasecontracten zou gaan afwĳken van de huidige situatie. Figuur 2 geeft weer wat de gevolgen zĳn voor de balans, winsten-verliesrekening en kasstroomoverzicht van een lessee in vergelĳking met de verantwoording van operationele leases onder de huidige verslaggeving. De financiële gevolgen worden ook door ons behandeld in ons artikel in Spotlight 1/2013.

3. Nieuwe voorstellen hebben ook andere bedrĳfsmatige gevolgen Naast de financiële gevolgen zullen ondernemingen, afhankelĳk van het aantal lease- en huurcontracten die men heeft, forse bedrĳfsmatige gevolgen zien. Te denken valt aan de volgende bedrĳfsmatige aspecten:

•

creëren van bewustwording bĳ alle afdelingen die geraakt zullen worden door de wĳzigingen, zoals finance, IT, treasury, inkoop, Human Resources, tax en vastgoed;

trainen van medewerkers zodat deze bekend raken met de nieuwe vereisten;

•

verzamelen van informatie over de leasecontracten;

•

identificeren van aanpassingen in leasecontracten om de gevolgen te verkleinen en zo mogelĳk leasecontracten te standaardiseren;

•

herzien van lease-versuskoopbeslissingen en interne richtlĳnen;

•

opzetten van een systeem van interne beheersing om de betrouwbaarheid van lease-informatie te waarborgen;

•

analyseren van benodigde aanpassingen van IT-systemen om informatie inzake leasecontracten eﬃciënt te kunnen blĳven verwerken;

•

aanpassen van het vaste-activaregister en opstellen van complexe rekenmodellen om de leaseactiva

en -passiva te waarderen (initieel en vervolgwaardering);

•

identificeren van alle overeenkomsten die mogelĳk aangepast moeten worden als gevolg van gewĳzigde kengetallen, zoals financieringsovereenkomsten en beloningsovereenkomsten;

•

als lessor: in kaart brengen van de klanten die onder IFRS rapporteren;

•

in kaart brengen van de mogelĳke (internationale) belastingeﬀecten (bĳvoorbeeld thin capitalisation);

•

communiceren van de financiële eﬀecten van de nieuwe lease-accountingvereisten aan externe belanghebbenden, zoals aandeelhouders, investeerders en banken.

4. Nieuwe voorstellen leiden tot grotere informatiebehoefte Om de nieuwe lease-accountingvoorstellen succesvol te kunnen implementeren hebben ondernemingen gedetailleerde informatie per leasecontract nodig. De informatiebehoefte verschilt per fase van de lease accounting. De onderneming bepaalt aan de hand van voornamelĳk kwalitatieve informatie of sprake is van een lease. Een lease betreft een specifiek en identificeerbaar actief waarvan de lessee het gebruik kan bepalen en waarvan deze de voordelen van het gebruik ontvangt. Voor het initieel classificeren en verwerken van de lease moet de onderneming inzicht hebben in de kwantitatieve elementen van elk contract, zoals de minimale leasetermĳn, eventuele verlengingsopties en de leasebetalingen die voortvloeien uit het contract. Veelal bestaan deze betalingen naast vaste periodieke betalingen ook uit variabele betalingen en eventuele restwaardegaranties. Na de initiële verwerking maakt de onderneming periodiek aanpassingen

op de verantwoorde bedragen vanwege wĳzigingen in initiële inschattingen. Een voorbeeld hiervan is de indexatie van het periodieke leasebedrag op basis van een prĳsindexcĳfer of de wĳziging van de leasetermĳn omdat vanwege externe ontwikkelingen een significant economisch voordeel te behalen valt door het uitoefenen van een verlengingsoptie. Informatiesystemen moeten aangepast worden Momenteel beschikken ondernemingen nog niet over dergelĳke gedetailleerde informatie per leasecontract. Deze informatie wordt door de onderneming in de periode voorafgaand aan het toepassen van de nieuwe standaard verkregen. Maar dit is geen eenmalige exercitie. Omdat gedurende de looptĳd van het leasecontract de verantwoorde posten kunnen wĳzigen op basis van gewĳzigde inschattingen, werkt de onderneming periodiek de informatie over de leasecontracten bĳ naar de meest actuele situatie. Op dit moment kunnen de huidige informatiesystemen van ondernemingen deze informatie veelal nog niet bevatten. Hiernaast wordt de betrouwbaarheid van deze informatie nog niet altĳd gewaarborgd door het huidige systeem van interne beheersing. Ook een proces om de lease-informatie periodiek te herĳken is meestal niet aanwezig omdat de huidige verslaggeving dit niet vereist. Het succesvol implementeren van de nieuwe standaard betekent dan ook dat ondernemingen hun informatiesystemen en hun systeem van interne beheersing moeten aanpassen om tĳdig over betrouwbare financiële informatie te kunnen beschikken.

5. Uitvoerige training van medewerkers nodig De nieuwe leasevoorstellen wĳken sterk af van de huidige lease-accountingregels en zĳn complex van aard. Werknemers moeten getraind worden in vereisten van de nieuwe standaard en de praktische uitwerking hiervan. Hiernaast stelt de onderneming rekenmodellen op om de waardering van

de lease-gerelateerde balansposten te kunnen bepalen. Een goede kennis bĳ de werknemers van de werking van de leases en de leaseregels is van vitaal belang voor het succesvol implementeren van de nieuwe standaard.

6. Grote voordelen te behalen door tĳdig in kaart brengen van gevolgen Zoals hierboven aangegeven kunnen de gevolgen van de nieuwe leasestandaard verstrekkend zĳn. Daarnaast is dit niet slechts een boekhoudkundige verandering maar een verandertraject waar de volle breedte van de onderneming bĳ betrokken moet zĳn. De belangrĳkste en meest tĳdrovende implementatieactiviteiten zullen betrekking hebben op het verzamelen van alle lease-informatie binnen de groep, het identificeren van welke systeemaanpassingen nodig zĳn en het trainen van medewerkers in de complexe nieuwe regels. De onderneming zal tĳdig moeten starten met de implementatie van de nieuwe standaard door de bĳbehorende bedrĳfsmatige gevolgen in kaart te brengen en een gestructureerd implementatieplan op te stellen. Dit helpt een onderneming om op een gecontroleerde manier de implementatie te doen en gebruik te maken van de tĳd die men heeft tot aan de implementatiedatum. Dit heeft als voordeel dat een onderneming maximaal de intern beschikbare middelen kan benutten en de kosten van implementatie kan spreiden over meerdere budgetjaren (die fors kunnen zĳn voor een onderneming met veel leases). Door op tĳd te starten kan niet alleen voldaan worden aan de nieuwe IFRSregels. Een tĳdige start kan bovendien leiden tot het realiseren van additionele (kosten)voordelen . Door het tĳdig creëren van inzicht in de leases binnen de groep kan een onderneming kostenbesparingsmogelĳkheden identificeren door maximaal gebruik te maken van de inkoopkracht van de groep.

Spotlight Jaargang 20 - 2013 uitgave 3 17

Denk bĳvoorbeeld aan voordelen als gevolg van het herzien van lease- versus koopbeslissingen en/of heronderhandelen van gunstigere voorwaarden voor bestaande leasecontracten in de groep. Bĳkomend voordeel van het tĳdig in kaart brengen van de gevolgen is dat de onderneming er op tĳd voor zorgt dat de huidige niet uit de balans blĳkende leaseverplichtingen in de toelichtingen juist en volledig zĳn. Hiermee kan een onderneming mogelĳke verschillen ondervangen als deze straks op de balans verschĳnen. Zodra de nieuwe leasestandaard uitkomt zal er veel meer focus zĳn op deze toelichting. Significante verschillen ten tĳde van de implementatie tussen hetgeen op de balans komt en de historische toelichting van leaseverplichtingen zullen mogelĳk leiden tot vragen. De onderneming kan ook voorkomen dat zĳ door toepassing van de standaard mogelĳk niet aan haar bankconvenanten voldoet door tĳdig discussies met bĳvoorbeeld de banken op te starten over de gevolgen van de bankconvenanten voor de ratio’s. Interne en externe belanghebbenden, zoals de raad van commissarissen, auditcommissies, aandeelhouders, analisten, investeerders en financiers, zullen ruim voor de implementatiedatum vragen naar de gevolgen van een nieuwe leasestandaard. Het is daarom verstandig wanneer de onderneming proactief en tĳdig de gevolgen met haar belanghebbenden communiceert over de veranderingen in financiële kengetallen en het feit dat het toepassen van de nieuwe standaard geen gevolgen heeft voor haar daadwerkelĳk economische prestaties. Immers, haar kasstromen blĳven ongewĳzigd. Bovendien biedt een goede en tĳdige inventarisatie van de gevolgen de mogelĳkheid om leasecontracten zo nodig voor de implementatiedatum te herstructureren zodat de gevolgen beperkt blĳven.

Spotlight Jaargang 20 - 2013 uitgave 3

7. Ver weg, maar toch dichtbĳ De definitieve leasestandaard wordt in 2014 verwacht. Ondernemingen konden tot 13 september 2013 reageren op de herziene exposure draft. Hoewel de verwachting is dat de definitieve standaard pas in 2017 van kracht zal zĳn, is deze toch al dichtbĳ. Want de vergelĳkende cĳfers over 2016 moeten ook op basis van de nieuwe standaard bepaald worden. En als de onderneming leasecontracten aangaat voor langere perioden, dan zal zĳ deze onderhandelen met de nieuwe regels in het achterhoofd. De onderneming die veelvuldig gebruik maakt van lease- of huurovereenkomsten in haar bedrĳfsvoering moet vanwege de omvang van de bedrĳfsmatige gevolgen het implementatietraject tĳdig starten. Op die manier kan zĳ de nieuwe standaard beheerst en succesvol implementeren, met minder kans op verrassingen en naast het voldoen aan IFRS ook mogelĳke kostenbesparingen identificeren en realiseren als onderdeel van de implementatie. Het is wel verstandig wanneer zĳ daarbĳ een onderscheid maakt in de stappen die nu genomen kunnen worden en de stappen die pas genomen kunnen worden op het moment dat de nieuwe leasestandaard uitgebracht is.