Smartinfo hjälpte Carnegie Fonder med hållbar dokumenthantering

När fondbolaget Carnegie Fonder insåg att deras arkivering av papper var ohållbar började de leta efter ett digitalt alternativ som enligt Anna Hammar, Business Analyst, behövde vara lättillgängligt, användarvänligt och skalbart.

– Vi har kunnat effektivisera vår verksamhet otroligt mycket med hjälp av Smartinfo, säger hon.

Carnegie Fonders administration behandlade i slutet av 00-talet både kunddata och kundpapper analogt. Anna Hammar, Business Analyst i bolaget, berättar att det var otroliga mängder papper som hanterades – de satt på allt från förhandlingar och sälj- och köpordrar till rena bokföringsunderlag kopplade till fondernas värdering och värdepapper. De insåg snart att det behövdes ett enklare sätt att arkivera och komma åt dessa på.

– Vårt arbetssätt var väldigt individberoende och ineffektivt; om dokument skulle delas behövde pärmar hittas och skeppas i väg. 2010 började allt fler digitalisera sin pappershantering och vi behövde kunna märka upp alltmer komplexa ärenden i kategorier. Vi behövde en partner som kunde hjälpa oss och kom i kontakt med Smartinfo.

Konverterar analoga arkiv Smartinfo har i dag över 20 års erfarenhet av digitalisering av arkiv. Bolaget grundades 2001 och är en branschunik lösning för distribuerad skanning. Sedan 2005 använder de en egenutvecklad molnplattform som Bill Forssberg, företagets vd, berättar är oerhört dynamisk och unik då den kan integreras mot i stort sett alla system via smidiga API-er.

– Den konverterar analoga arkiv till digitala, vilket inte bara gör informationen mer lättillgänglig utan dessutom ökar säkerheten.

Carnegie Fonder inledde sitt digitaliseringsarbete med Smartinfos tjänster SmartScan och SmartArchive, för att sedan bygga på med ärendehanteringstjänsten SmartFlow och avtalshanteringen SmartContract.

– Vi upptäckte snabbt hur olika delar i organisationen effektiviserades och vi uppskattar verkligen anpassningsbarheten i tjänsterna. API:erna gör att vi automatiskt kan leverera handlingar från externa kanaler in i arkivet och vi har kunnat koppla ihop SmartArchive till vår kundportal så att våra kunders handlingar sparas på ett och samma ställe. Att de själva kan logga in med BankID och hitta sina ärenden ökar förstås kundnöjdheten, vilket vi verkligen ser som grädde på moset, avslutar Anna Hammar.

Smartinfo erbjuder digitalisering och molntjänster för informationshantering. Smartinfo har digitaliserat och tolkat över 30 000 000 handskrivna handlingar sedan bolagets grundande. Smartinfo är certifierade enligt ISO 9001-kvalitet och ISO 27001 informationssäkerhet. All data stannar inom Sverige och servrarna står på Bahnhof AB.

KONSULTFÖRETAGET OM BLIKK: ”EN VÄRDEFULL LÖSNING NÄR VI FORTSÄTTER ATT SKALA UPP”

I takt med Scionovas tillväxt ökade även behovet av en mer effektiv systemlösning för många av företagets administrativa funktioner. Under sommaren 2022 började de använda Blikk och idag har Scionova ett betydligt mer automatiserat administrationsflöde som hjälper företaget när de skalar upp.

– Nu kan vi lägga mer tid på det vi är bäst på, berättar Henrik Sjöström, vd för Scionova.

Scionova grundades 2005 och är ett konsultföretag inom teknikutveckling som fokuserar på uppkopplade produkter och tjänster. De senaste åren har de vuxit snabbt och då uppdagades även behovet av ett nytt systemverktyg för att underlätta arbetsflödet.

– Vi använde oss länge av Excel men när vi blev runt 30 anställda kände vi att det var dags att skaffa ett mer effektivt system. Eftersom vi är ett konsultföretag behöver vi tidrapportera vårt arbete, de anställdas arbetsbelastning och Excel blev för omständligt och tidsödande, då kom vi i kontakt med Blikk, säger Henrik Sjöström.

Vikten av bra anpassningsmöjligheter

En avgörande anledning till Scionovas val var möjligheten att interagera Blikk med andra system de använder, däribland ekonomisystemet Fortnox. En annan fördel var att Blikk kan användas både på datorn och i telefonen. Scionova har tack vare Blikks konsulter även kunnat anpassa systemet efter sina specifika behov.

– Blikk har varit väldigt hjälpsamma, bland annat med utmärkt chattsupport. De har också hjälpt oss att göra inställningar för att systemet ska vara så användbart som möjligt för oss. När vi nu använder Blikk som en naturlig del i vårt dagliga arbete har vi en mer automatiserad process med ett smidigare och tydligare arbetsflöde, säger Henrik och fortsätter:

– Ju fler vi blir desto mer användbart kommer Blikk att bli. Det är en väldigt värdefull och hållbar lösning när vi fortsätter att skala upp, avslutar han.

Testa Blikk gratis i 14 dagar: www.blikk.se

Genom att samla flera viktiga funktioner i ett system kan Blikk hjälpa företag att minska administrationen, spara tid och öka lönsamheten. Systemet håller koll på kunder, försäljning, avtal, projekt, tidrapporter, kvitton, faktura- och löneunderlag. Blikk är integrerat med marknadens vanligaste ekonomi- och lönesystem som Fortnox, Visma eEkonomi, Visma Administration och Björn Lundén.