Catalogue des successs stories HRM by Groupe T2i

HRM

SUCCESS STORY ... XPERT.HRM ET JD EDWARDS MARCHENT MAIN DANS LA MAIN

partement des Ressources humaines travaille avec la solution du Management de Personnel PERSONAL/400 de Soreco (partenaire de TI Informatique) et cela doit être conservé. Monsieur Stocker en explique les raisons: «Il était clair pour tout le monde qu’il fallait rompre avec nos anciennes habitudes. Mais nous étions très contents de Soreco. Ceci n’était pas seulement une question de logiciel, mais d’un partenariat prospère depuis de nombreuses années. Notre conseiller de longue date, M. Thomas Tanner de Soreco, sait exactement de quelle façon nous fonctionnons et connaît tous les rouages d’Emmi. C’est ainsi que nous sommes arrivés à

Dans le projet, il y avait les modules d’Xpert.HRM pour le traitement des salaires, le recrutement, Job Plan, révision des salaires, Human Capital ainsi que les formations qui ont été intégrées petit à petit. De plus, Emmi a décidé d’utiliser également la plateforme pour le Business Process Management d’Xpert.IVY. Le but étant de poursuivre la méthode de travail orientée processus de l’entreprise en la soutenant grâce à ce logiciel.

Perla conclusion qu’avec le Management du Per sonnel, nous suivrions notre propre chemin et nous introduirions un autre produit. Après une démonstration très convaincante des vastes fonctionnalités et de la grande capacité d’intégration d’Xpert.HRM, la direction de l’entreprise Emmi s’est aussi laissée convaincre.

Le coup d’envoi de la migra migration de PERSONAL/400 à Xpert.HRM a été donné début avril 2005. Dans un premier temps, les décomptes salariaux ont été transférés.

En 1992 Emmi, le leader suisse des groupes agroalimentaires laitiers, mise sur la solution de Gestion du Personnel de la gamme Classic.Line. Dans le cadre d’un renouvellement de l’environnement IT dans toute l’entreprise, durant lequel Emmi a introduit la solution-ERP «JD Edwards EnterpriseOne», Emmi désirait garder son système de Gestion du Personnel PERSONAL/400. Celuici a simplement été soumis à une cure de jouvence et remplacé par son successeur Xpert.HRM. Depuis janvier 2006, les EMMI nouveaux logiciels JD Edwards et Xpert. HRM travaillent main dans la main. Le LES AGROALIMENTAIRES département du personnel d’Emmi traite environ 2’800 décomptes mensuels.

«Never change a winning team» voilà les mots des collaborateurs autour du chef du personnel Rolf Stocker, lorsqu’il s’agissait de savoir, début 2005, dans quels départements d’Emmi la solution ERP EnterpriseOne devait être introduite. Depuis plus de 13 ans, le dé-

«Les informations du service du personnel sont utilisées partout. C’est pourquoi, le flux des données ne devrait pas s’arrêter aux limites des modules, mais aller là où elles sont nécessaires. Et cela en te temps voulu et de la mannière la plus appropriée ssoit par le système soit vvia l’Intranet», selon M. SStocker.

Emmi

L’entreprise agroalimentaire Emmi est le plus grand fournisseur Suisse de produits frais, laitiers et fromages. Avec des produits «lifestyle» gge innovants dans le domaine du inn plaisir gustatif, Functional Food et ppla Wellness, Wellness Emmi est deve devenu le Leader novateur non seulement en Suisse mais aussi en Europe. Emmi emploie en Suisse, Europe et Amérique du nord 2’765 collaborateurs (sur une base plein temps). Le siège principal d’Emmi est à Lucerne. Une migration qui, malgré l’énorme quantité de données et les différentes structures d’entreprise, s’est déroulée sans problème. Seule l’interface entre les systèmes situés en amont et en aval devaient être adaptés. Cela s’est réalisée très rapidement grâce à l’ouverture d’Xpert.HRM. L’intégration la plus importante fut le transfert des données d’Xpert. HRM aux modules enterpriseOne pour la comptabilité financière et la comptabilité analytique. Il s’agit d’une part de livrer les données comptables du personnel avec une très haute granularité de manière à tenir compte de la transparence des coûts exigées par Emmi. D’autre part, le système ERP est alimenté avec des données personnelles actuelles concernant les adresses et les informations de compte. De cette ma-

nière, d’éventuels engagements de collaborateurs peuvent se dérouler automatiquement. Une autre plaque tournante de l’information est le rattachement du système de gestion des temps et des accès «E3». A travers cette interface, Xpert.HRM obtient toutes les informations sur les heures de travail effectuées, le travail de nuit, les heures supplémentaires ainsi que les vacances. Ceci est nécessaire au paiement des salaires et des rémunérations. De plus, la solution RH reprend tous les soldes dus, les évalue et transmet ces informations au service comptable pour un provisionnement et une ventilation analytique. Finalement, il a été créé un lien entre Xpert. HRM et la gestion des accidents, maladies et absences «UKa». A travers une interface standard individuellement paramétrable, l’application Xpert.HRM alimente le système tiers avec toutes les données nécessaires à la déclaration d’un accident ou d’une maladie. Après l’achèvement des travaux d’intégration, la feuille de paie d’Xpert.HRM a fonctionné en «live» en janvier 2006. Aujourd’hui env. 30 utilisateurs d’Emmi travaillent avec la Solution RH.

L’AVENIR ARRIVE À GRAND PAS Après l’introduction avec succès de la partie essentielle d’Xpert.HRM, les prochaines étapes sont déjà en phase d’analyse détaillée. Avec le module Recrutement, Emmi introduit un Workflow-Tool très perfomant qui permet d’accroître l’efficacité du recrutement tout en diminuant le coût par candidat. Une extension pour l’envoi d’une réponse négative en masse assure en même temps l’accélération du déroulement du travail. Pour 2006, l’extension des modules d’Xpert. HRM, «Job Plan» et «Revision « est également prévue. Le but étant de reproduire hiérarchiquement toute l’organisation des collaborateurs jusqu’au niveau des personnes et de poser les bases d’une révision salariale. Le processus de révision en soit est reproduit par l’Intranet. Les outils BPM d’Xpert.IVY ve veilleront à la supervision et l’o l’observation du processus. Fin Finalement les modules «Huma man Capital» et «Education and training» suivront. suivron Ici aussi Xpert.IVY dirigera lles processus dde travail des deux composants.

SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch

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SUCCESS STORY ... Le groupe Swiss Life est un des principaux fournisseurs de solutions de prévoyance et d’assurances vie. En Suisse, pays dans lequel l’entreprise est leader et dans divers pays européens, le groupe Swiss Life propose à ses clients privés et entreprises un conseil complet en relation avec un large éventail de produits. Des consortiums multinationaux profitent d’un encadrement sur mesure grâce à un vaste réseau de partenaires dans plus de 40 pays.

dépenses administratives et simultanément augmenter la qualité du service. Parallèlement à ce changement de paradigme, les exigences envers les infrastructures IT se sont considérablement déplacées et ont continuellement augmenté. Malgré le fait que Swiss Life soit actif dans différents pays européens, une décision stratégique a été prise de renoncer à une solution englobant tout le groupe et de choisir une voie pragmatique, celle qui correspond à la Suisse.

Au sein du plus grand assureur vie en Suisse, la division «Human Resources» s’est considérablement transformée avec le temps. Aujourd’hui, elle a acquis une position SWISS LIFE stratégique forte, et son organisation est implantée à proximité de la direction du LES ASSURANCES groupe. Le but de Swiss Life est d’améliorer continuellement le service au personnel en l’amenant vers le HR-Managementt En arrière plan se profilait profilait, selon le chef de intégré. Avec le nouveau HR Business Model, projet général Swiss Life, Gustav Lee, la reconl’ambition est de délocaliser certaines parties naissance que seules des données administrades processus vers les employés (Employee tives RH, pour un groupe spécifique de perSelfService - ESS) et les cadres (Manager sonnes (Management Expatriates), devaient Desktop ou MSS), de manière à réduire les être échangées au-delà des frontières et que

les énormes dépenses pour une solution intégrée européenne ne seraient pas justifiables. Même si cette thématique a été fortement discutée avant le début du projet, la décision prise alors, est aujourd’hui incontestée et portée par toutes les sociétés étrangères. De cette façon, il n’y a pas de pression pour une intégration plus forte des différents systèmes de chaque pays. La décision de miser sur Xpert.HRM, un produit développé pour le marché suisse et de renoncer à des fonctionnalités cconçues pour une utililisation internationale qqui coûtent chères, s’est ré révélée adéquate, effic ciente et économique. visio Grâce à l’architecture visionnaire et à une couverture fonctionnelle complète, Swiss Life a décidé, suite à un processus d’évaluation précis , de remplacer la solution HR PERSONAL/400 utilisé jusqu’alors, par la solution Xpert.HRM.

Gustav Lee chef de projet général HRIT Swiss Life De notre point de vue, le projet HRIT est un grand succès et la collaboration avec LEHMANN+PARTNER Informatik AG ainsi qu’avec SORECO AG est optimale. Nos ambitieux objectifs ont tous pu être atteints. Nos attentes à propos d’Xpert.HRM ont également été comblées sous tous les aspects. Les principaux facteurs de succès pour ces projets étaient, l’avancement par étapes, un consensus général clair du Swiss Life Management et le choix d’un partenaire stratégique adéquat. La réaction des utilisateurs, surtout par rapport à l’interface moderne et intuitive, est généralement positive et l’enthousiasme pour les nouvelles applications est général. Martin Lehmann PDG Lehmann + Partner Lors de projets de la dimension du projet HRIT, il est important de planifier déjà lors du design du projet des étapes raisonnables. Ici, Gustav Lee, chef de projet général a démontré qu’avec une planification professionnelle, une anticipation des actions et une direction conséquente, un projet doit sans arrêt et dès le début être amené et ramené sur le droit chemin. Des expériences communes positives sont très importantes pour l’avancement des projets, et seule l’acceptation des utilisateurs par rapport au nouveau produit amène la plus-value dont a besoin l’entreprise, de façon à pouvoir s’adapter rapidement à un environnement changeant. LEHMANN+PARTNER Informatik AG dont le siège est à Lucerne, est un partenaire «implémentation» de longue date du SORECOgroup. Elle est spécialisée dans les domaines du personnel et des processus de management assistés par IT et conseille depuis 10 ans différentes grandes entreprises suisses dans les branches bancaires, assurances, gestion immobilières et industrielles.

Lors de cette prise de décision, il a aussi été retenu que la longue et prospère collaboration avec LEHMANN+PARTNER Informatik AG serait prolongée. Cette décision a été motivée par le fait que tous les projets avec LEHMANN+PARTNER Informatik AG ont convaincu tant au point de vue de la qualité que du respect des délais et des budgets. LEHMANN+PARTNER Informatik AG disposait également de références pour des projets de grandeurs semblables. S’en suivit après une phase d’évaluation et de tests par Swiss Life, le coup d’envoi du projet HRIT. Le chef de projet Swiss Life, Gustav Lee, résume les objectifs principaux de la manière suivante: •

Optimisation des processus RH et leur soutien par un système IT

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Réunion des nombreuses solutions «Software» isolées

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Soutien IT des nouveaux concepts comme p.ex. Human Capital Portfolio Management, Employee self-service, Manager Desktop etc.

ETAPES - PROJET •

Les modules de traitement des salaires, gestion du recrutement, des systèmes d’absences et Reporting ont été introduits jusqu’à mi-2005 pour le «service intérieur» (env. 2200 collaborateurs). La base de données commune a été réalisée pour l’introduction du Manager Desktop. De cette façon, la première étape du HRIT a pu être terminée avec succès.

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Lors de la deuxième étape, ont été introduits la révision des salaires et un module élargi pour l’administration du Capital Humain, soit sur un plan administratif soit sur un plan stratégique.

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Lors de la troisième étape, des systèmes déjà existants pour la gestion des partenaires commerciaux et des données organisationnelles ont été intégrés à la solution RH. Lors de cette intégration, Xpert. HRM a joué un rôle conducteur pour récupérer les données collaborateurs et organisationnelles.

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Lors de la quatrième et pour l’instant dernière étape, l’expansion d’Xpert.HRM a été prévue pour la division «service extérieur» (env. 700 collaborateurs). Comme défi supplémentaire, des interfaces automatisées ont été réalisées entre Xpert.HRM et les systèmes de services extérieurs.