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SUCCESS STORY La société AZUR Technology distribue les produits de TI sur tout le territoire français et jusque dans les Dom Tom. Ses références ne sont pas seulement nombreuses, mais prestigieuses. Nous vous invitons à découvrir les propos de M. Alain Cuzin, responsable informatique opérationnel de RELAIS H, filiale de Hachette Distribution Services au sein du Groupe Lagardère. C’est également une entreprise bien connue en Suisse, puisqu’elle compte une implantation dans 12 pays avec un millier de magasins qui voient passer un million de clients quotidiennement ! « Relais H., il faut d’abord le préciser, c’est le spécialiste de la vente de produits de presse et de loisirs. Nous vendons chaque jour, 400’000 quotidiens et publications, trois tonnes de barres chocolatées, 280’000 paquets de cigarettes, près de 26’000 cartes téléphoniques, 15’000 livres et 50’000 articles divers.»
L’INTERVIEW DE M. CUZIN
tâches suivantes et fastidieuses :
En choisissant Xpert.ECM quels étaient vos objectifs ? Ayant déjà mis en œuvre un système d’ EDI pour quelques gros fournisseurs, la Direction de Relais H souhaitait monter en puissance et étendre la dématérialisation (ndlr. scanner les documents pour les traiter de manière électronique) de ses factures fournisseurs aux frais généraux, au stock provenant de «Hachette livre» et à terme, aux flux de marchandises.
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Ouverture des enveloppes
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Tri des factures par fournisseur
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Annotations manuelles
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Saisie des factures dans l’application «frais généraux»
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Photocopie de celles qui n’ont pas de duplicata
RELAIS H VOTRE ENTREPRISE Quels gains avez-vous avez vous obtenus avec ce nou nouveau processus ? Auparavant, les factures arrivaient quotidiennement à la comptabilité qui procédait aux
En moyenne, Relais H traite 1’600 factures fo fournisseurs de ffrais généraux ppar mois et 200 dde plus pour la ggestion du stock H Hachette livre. U b iimportant t t dde ffactures représenté Un nombre par quelques fournisseurs entraînent ainsi un travail récurrent.
Introduite et opérationnelle depuis janvier 2006, la dématérialisation des factures nous a permis de gagner 95% du temps sur le processus d’achat et 70% pour les frais généraux.
Alain Cuzin Responsable informatique opérationnel Prochaine étape : l’extension du système à la numérisation des factures de flux de marchandises, soit plus de 160’000 factures par an.
De plus, il n’y a plus de déplacements pour les collaborateurs, comme entre autre, ceux du contrôle de gestion, car l’information est centralisée tout en étant désormais accessible de partout. Nous avons observé une totale adhésion des utilisateurs au bout de seulement deux mois. Quel est le fonctionnement de cette nouvelle application ? Concrètement, l’outil de LAD (ndlr. Lecture Automatique de Documents) se charge de la reconnaissance et de l’extraction de l’information des factures : •
Les principaux fournisseurs sont reconnus par une analyse graphique.
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Les fournisseurs nouveaux ou non récur-
rents sont reconnus par analyse syntaxique. •
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Les moteurs d’indexation recherchent et récupèrent les informations attendues en respect des contrôles de cohérence (calcul) ou des contrôles base de données mis en place. L’image du document correspondant à la facture s’affiche à côté de l’interface de validation pour faciliter la vérification et la saisie d’informations complémentaires.
Une fois la facture validée, elle est indexée sous un numéro chronologique. Il n’est plus nécessaire de regrouper les factures par fournisseur, il suffit de désagrafer les documents et de les séparer en lots pour la numérisation. Une fois numérisées, les factures font l’objet d’un archivage physique.
SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com
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SUCCESS STORY INTERVIEW DE LA DIRECTION «PROJET ORGANISATION ET PROCESS» DE LA SOCIÉTÉ APRIL À LYON. Créée en février 1988 votre société peut s’enorgueillir d’une prodigieuse évolution et d’une croissance extraordinaire. Pouvez-vous pour les lecteurs du TI Informe ouvrir votre passionnant livre d’histoire ? APRIL Assurance a été créée en 1988 par Bruno Rousset, qui est encore actuellement Président Directeur Général d’APRIL Group. Son positionnement original sur le marché de l’assurance en France lui a permis de se développer rapidement et de construire en 20 ans un groupe qui rassemble aujourd’hui plus de trente sociétés dont une dizaine à l’étranger.
Sur votre site Internet on peut lire ceci : « la force d’APRIL Assurances réside dans son état d’esprit: une volonté tenace d’offrir un service d’une qualité optimale. » Pouvez-vous nous éclairer sur votre culture d’entreprise qu’elle soit interne ou externe ?
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Prendre en compte les besoins et offrir le meilleur service.
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Délivrer un service fiable en permanence.
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Etre réactif et respecter nos délais.
APRIL Assurances est reconnue pour son implication dans la satisfaction de ses clients. Elle est certifiée ISO 9001 version 2000 pour ses activités de conception et de gestion de contrats d’assurance de personnes (Certificat attribué par BVQI sous le n°178411). Elle est également certifiée selon le Référen-
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Créer une véritable relation de proximité.
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Informer de façon claire et transparente.
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Accorder toute son attention à chaque contact. • Développer l’impplication et les ccompétences des ééquipes.
SOCIÉTÉ APRIL À LYON - FRANCE VOTRE ASSURANCE tiel Engagements Clients défini défini par APRIL GROUP, constitué de 20 engagements de résultat envers nos clients, qui se répartissent à l’intérieur de 9 grands axes :
• Favoriser l’innovvation pour mieux répondre aux attentes. •
Etre à l’écoute et s’améliorer en permanence.
ECM
APRIL Assurances cherche à tout mettre en œuvre pour satisfaire ses clients et de leur apporter un service « hors normes ».
consultation des documents dans la volonté de répondre aux objectifs suivants : •
Améliorer le délai de mise à disposition des documents et éviter les mouvements d’archives pour une réduction du temps de traitement des demandes des clients.
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Gagner en réactivité, en productivité et en qualité par un accès immédiat à l’image.
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Partager les informations, fluidifier les échanges, les tracer et les sécuriser.
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Délocaliser voire supprimer à terme l’archivage papier.
APRIL Assurances est fondée sur des valeurs de respect, de convivialité, de recherche de l’excellence, de sens du service au client… Ces valeurs sont portées par l’ensemble des collaborateurs. Quel est le processus qui vous a amené à choisir le progiciel Xpert.ECM de TI Informatique et son intégration dans vos applications métiers ? Pour accompagner de manière optimale sa croissance, APRIL Assurances a souhaité se doter d’une solution de gestion électronique et automatisée de réception, d’aiguillage et d’archivage des flux entrants (papiers, fax et mails). L’objectif fonctionnel du projet a consisté à mettre à disposition des gestionnaires un outil performant de circulation, de recherche et de
Afin de garder toute objectivité pour cette sélection, nous avons mis en place une grille de décision basée sur les critères suivants : •
Feeling général avec l’entreprise et son équipe.
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Positionnement stratégique et crédibilité du fournisseur sur le marché.
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Pertinences des références du fournisseur,
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Capacités de l’outil d’ECM et de ses services associés.
ECM : ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT ivante: La démarche a été la suivante: Après une étude de marché suivie d’une sélection de fournisseurs référents, nous avons tenu à avoir une phase de prototypage avec les sociétés retenues en short-list.
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A Architecture hi technique, h i
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Performances et évolutivité du moteur d’ECM.
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Analyse financière.
L’équipe projet
ECM
Xpert.ECM est arrivé en tête !
Les raisons de ce succès :
Les gros points forts ont été identifiés sur l’environnement AS/400 et la très bonne interopérabilité de Xpert.ECM avec notre application métier.
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La plateforme technique Xpert.ECM est identique à celle de notre applicatif métier (AS400)
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Même « culture » technique de nos équipes informatiques. La boîte à outils d’API(s) permet d’intégrer facilement Xpert.ECM avec nos fonctionnalités métiers et donne une maîtrise parfaite de l’outil à nos informaticiens.
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Côté utilisateur, l’utilisation de Xpert. ECM est quasi naturelle.
Peut-on dire que la mise en œuvre de cette nouvelle application et son intégration avec vos applications métiers s’est faite facilement et que vos équipes informatiques ont maîtrisé rapidement cette mise en place ? Oui, la mise en œuvre de ce nouvel outil, cette nouvelle technologie s’est faite très facilement. Nous nous étions préparés à rencontrer des difficultés dues à la réticence au changement côté utilisateur et côté informatique, à des difficultés d’intégration de Xpert.ECM avec notre applicatif métier … mais cela a été une réussite en tenue de délai, facilité d’intégration, maîtrise du logiciel par nos équipes informatiques et appropriation par les utilisateurs !
Avant le premier déploiement, nous avons organisé des journées de découverte de l’ECM en interne qui ont énormément rassuré nos équipes utilisateurs et fait basculer leur état d’esprit: nos collaborateurs sont devenus demandeurs de l’ECM au plus tôt et nous n’avons eu aucune réticence et difficulté d’utilisation.
Comment jugezvous l’approche de TI Informatique dans ce processus d’introduction de nouvelle application et avez-vous été satisfaits de l’assistance fournie en cette circonstance ? L’approche de TI Informatique est pragmatique et efficace. La relation est de totale proximité, nous nous sommes sentis tout de suite très proches sur la méthodologie et un climat de confiance et de synergie s’est rapidement instauré. L’équipe projet TI a su comprendre notre métier et nos besoins très rapidement, ce qui a permis une très bonne intégration de Progiciel chez April Assurances et contribué pour beaucoup à la réussite du projet.
Journée portes ouvertes
SUISSE
Pouvez-vous déjà nous parler après ce démarrage de l’évolution que vous envisagez de la gestion électronique de documents ?
TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre
Notre projet d’ECM actuel a comme périmètre nos services de gestion. Nous comptons, courant 2008, déployer l’ECM à d’autres services tels que le Juridique, les ressources humaines …
Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch
Votre groupe s’étend à de nombreuses sociétés filiales, pensez-vous les faire bénéficier de ce nouveau processus informatique ? Interview de Mme Nahtalie Desrieux
Le groupe April est constitué de sociétés gérées sur un modèle de business-unit à part entière. Aussi, chaque filiale est entièrement autonome sur le choix de ses outils. Néanmoins, nous jouons un rôle de conseil au sein du groupe auprès des sociétés qui souhaitent mettre en place un projet ECM.
FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com
Journée portes ouvertes
ECM
SUCCESS STORY Avec plus d’une centaine de collaborateurs répartis à Genève, Lausanne, Lugano et Yverdon-les-Bains, la Banque Piguet est l’un des acteurs du Private Banking en Suisse. Adossée au quatrième groupe bancaire suisse, la banque associe sa créativité, son dynamisme et sa proximité du client à la puissance d’un grand groupe.
BANQUE RESTANTE Soucieuse de toujours accroître la qualité de son service à la clientèle, la Banque Piguet a profité du remplacement de son système d’archivage électronique pour initier un projet d’automatisation de la gestion du courrier «Banque restante» qui concerne près de 50 % de sa clientèle. Après le succès de la reprise des données du précédent système d’archivage et la mise en place du module «Banque restante», d’autres fonctionnalités et de nouveaux projets sont en cours ou en préparation.
LES ENJEUX
LA SOLUTION
Une analyse méticuleuse des circuits d’information et des procédures métier a permis d’identifier les critères de réussite du projet :
Le module «Banque restante» du logiciel Xpert.GroupDoc a permis de satisfaire les attentes du client :
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Intégration avec les logiciels métiers
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Interface web
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Sécurité et traçabilité des documents
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Rentabilité du projet par une réduction des coûts administratifs (gain de place, gain de temps, économie de consommables)
Stockage automatique des documents depuis les applications métier
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Alimentation depuis la bureautique
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Numérisation de documents externes à stocker en «Banq restante» que
PIGUET & CIE SA LA BANQUE •
Amélioration de la qualité et valorisation de l’image de la banque auprès de la clientèle
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Aptitude du partenaire à travailler dans un environnement multi-sites et multipartenaires.
numérisation •
• Edition automat tique d’une déc charge «Banque re restante» et sa
Mise en place d’un module de gestion des impressions (logo, fonds de pages, ajout d’images et/ou de texte).
LE TÉMOIGNAGE A l’issue d’un appel d’offres réalisé en été 2003, c’est la solution qui répondait le mieux à nos attentes. GroupDoc avait l’avantage d’exister depuis de nombreuses années, et était disponible sur une technologie actuelle, et son coût pour un modèle financier comparable, en faisait une solution intéressante par rapport aux produits concurrents.
Régis Bioley Directeur Responsable administratif
Aujourd’hui, la banque apprécie les relations personnalisées développées depuis plus d’une année avec ce partenaire privilégié, sa forte écoute aux besoins exprimés et sa réactivité, notamment. De leur côté, les utilisateurs disposent avec Xpert.GroupDoc d’une solution facile d’utilisation dont ils ont pu rapidement tirer profit dans leurs tâches quotidiennes.
Nous avons trouvé en TI Informatique une entreprise à taille humaine désireuse d’accompagner la Banque Piguet dans son développement en lui apportant sa large expérience dans le domaine de l’Enterprise Content Management (ECM) en particulier dans le milieu bancaire.
SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com
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EN SAVOIR PLUS ... Ce module permet à tout établissement bancaire proposant ce service à ses clients de conserver en toute sécurité les documents clients entre chaque visite. Ainsi, les documents sont imprimés en présence du client qui sera invité à signer une décharge après avoir pris connaissance de ceux-ci. Dès que la décharge signée par le client a été numérisée, les documents qui y figurent seront supprimés de la Banque Restante. Un exemplaire de chacun d’entre eux subsistera dans le dossier du client pour répondre aux besoins de l’archivage long terme; les documents du dossier «client» incorporent l’ensemble de la mise en page, y compris les polices de caractères, les logos, les fonds de page et éventuellement la mention «Copie».
CONCEPT ET DESCRIPTION DE LA SOLUTION La démarche globale d’un projet «Banque Restante» se compose des étapes suivantes, classées selon leur ordre de réalisation :
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Archivage des documents «Banque Restante» avec copie complète (fonds de page, logos, etc.) de ces mêmes documents dans le dossier du client, pour tous les documents devant être conservés
FLUX D’IMPRESSION DES DOCUMENTS «BANQUE RESTANTE»
Décharge automatique au terme du délai légal de 3 ans
Une tierce personne récupère les documents pour un client donné et les transmet à ce dernier, accompagnés du document de décharge. Le client a le choix entre signer ou refuser la décharge «Banque Restante». En cas de non
A la demande du gestionnaire, le service «Banque Restante» déclenche, par client, l’impression des documents originaux. Ceux-ci • Impression des documents «Banque Ressont imprimés sur des imprimantes qui peutante» pour un ou plusieurs clients vent être dédiées afin de faciliter le travail de l’opérateur qui doit charger le bon type de pa• Affichage des documents «Banque Respier sur l’imprimante. tante» pour un ou plusieurs clients A la fin de l’impression de tous les documents, un document intitulé «Décharge Banque Res• Numérisation de la décharge «Banque tante» est imprimé pour acceptation et signaRestante» et automatisation de la supture par le client. Cette décharge C SOUS LE SIGNE DE LA CONFIDENTIALITÉ, PLACEZ répertorie la liste ré des documents d VOTRE BANQUE RESTANTE imprimés par im ordre chronoloo gique. g pression des documents livrés au client •
signature, les documents «Banque Restante» sont conservés sous leur forme originale et le document «décharge Banque Restante» est détruit. En cas de signature, le document «décharge Banque Restante» est numérisé et classé dans le dossier du client. Les documents figurant sur cette décharge sont supprimés du dossier «Banque Restante».
XPERT.ECM BANQUE RESTANTE
Pour chaque demande d’impression de documents «Banque Restante», un «enregistrement» dans une entité «Historique Banque Restante» est créé pour conserver une trace exhaustive des transactions effectuées sur chacun des documents «Banque Restante».
NUMÉRISATION DE LA DÉCHARGE « BANQUE RESTANTE » En cas d’acceptation des documents «BanqueRestante», le client signe la décharge. Sur cette décharge figure un numéro de pièce unique ainsi que le numéro du compte ou un numéro de client. Le numéro de pièce unique est alors utilisable par une option de numérisation par lot avec reconnaissance de caractères. Tous les documents référencés sous ce numéro de
pièce sont automatiquement supprimés du dossier «Banque Restante» du client. Cette manière de procéder remplace le lancement manuel de la décharge.
SÉCURITÉS D’ACCÈS La sécurité d’accès aux documents est un des points capitaux de la solution «Banque Restante». Dans Xpert.ECM, les documents «Banque Restante» seront archivés dans une base de documents et / ou sous un département, différents de ceux des documents archivés en standard. Cette approche permet de gérer les droits sur les documents «Banque Restante» de manière spécifique. Seule l’option d’affichage est généralement autorisée aux gestionnaires pour les documents du département «Banque Restante». Le service «Banque Restante» aura quant à lui les droits d’impression, de modification, d’indexation et de transfert. On voit donc que cette manière de procéder permet de réduire au strict minimum les droits d’accès sur les documents originaux. Pour les documents archivés, les droits standards d’affichage et d’impression s’appliquent.
SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com