Xpert.Commune Le contrôle de l’habitant au coeur de la solution ! S’il permet de gérer toutes les données relatives au suivi des habitants et personnes morales, ainsi que les adresses des contacts de la commune, il n’en reste pas là.
Jugez plutôt : Conçu de manière à faciliter le travail de l’utilisateur dans ses différentes démarches, il intègre notamment un didacticiel qui guide l’utilisateur lors de chaque mutation. Toutes les transactions étant historisées, l’utilisateur pourra en un clic de souris se repositionner sur la situation exacte de l’habitant à la date choisie. L’utilisation d’icônes confère à l’application un visuel parlant. En un coup d’oeil, l’utilisateur dispose ainsi des principales informations de sa fiche habitant.
D’autres fonctions viennent faciliter le travail de l’utilisateur : • Recherche phonétique • Recherche sur tous les noms (actuels, avant mariage, etc.) • Echéancier des permis pour le suivi des renouvellements avec édition des documents de relance adéquats • Mise à jour automatique et quotidienne du fichier des électeurs sur la base des différentes mutations de la journée • Mise à jour automatique de la forme vocative de la personne en fonction de son âge ou de son état civil. • Depuis l’interrogation d’un habitant, possibilité d’afficher directement la fiche des personnes en relation (enfants, époux/se, personnes du même ménage, tuteurs) • Mise à disposition de listes de données officielles (rues, localités, professions harmonisées, codes papiers-permis, etc.) • Mutations groupées pour plusieurs personnes d’un même ménage (changement d’adresse, départ, etc.) • Etc.
Le contrôle de l’habitant permet également d’éditer de manière dynamique de nombreuses statistiques, dont certaines agrémentées de graphiques, ainsi que tous les documents officiels unitaires ou de masse, dont vous pouvez avoir besoin. Les documents unitaires (attestations, formulaires, etc.) sont quant à eux édités dans Word afin de pouvoir être modifiés avant envoi si nécessaire. Le document ainsi créé peut ensuite être imprimé ou envoyé par messagerie électronique. Il est également possible d’automatiser l’archivage des documents souhaités dans le dossier de l’habitant concerné, afin de disposer d’un dossier habitant complet. Enfin, son intégration avec les modules financiers, de
Xpert.Commune gestion de contenu (Enterprise Content Management - ECM) ou encore du cadastre et du Système d’Information du Territoire (SIT) offre un accès rapide à l’information recherchée (situations débiteurs, fiches propriétaires, valeurs fiscales, visualisation de la parcelle, dossier de l’habitant, etc.) et ce directement depuis l’interrogation de l’habitant.
Xpert.Commune Dépouillement des élections Pour répondre aux besoins de votre commune en terme de dépouillement des élections, Xpert.Commune vous propose deux modules : • Xpert.Dépouillement (GF), depuis la Grande Feuille • Xpert.Dépouillement (BV), depuis le Bulletin de Vote
Xpert.Dépouillement : Que vous choisissiez l’option de dépouillement depuis la Grande Feuille ou depuis le bulletin de vote, Xpert. Dépouillement permet d’accélérer et de fiabiliser grandement le processus de dépouillement des élections communales, cantonales et fédérales. A la différence du module de dépouillement GF où le calcul des résultats de cette dernière se fait manuellement, le module de dépouillement BV permet de démarrer le dépouillement électronique depuis le bulletin de vote afin d’automatiser le calcul des résultats des Grandes Feuilles. Convivial et très simple à utiliser, Xpert.Dépouillement vous fournit rapidement au format désiré (Word, Excel, PDF, XML, etc.) les résultats, listes et statistiques dont vous avez besoin.
Les plus d’Xpert.Dépouillement : • Ergonomie conviviale et utilisation intuitive. • Prise en main simple et rapide, ce qui est un avantage certain pour une application que l’on utilise de manière ponctuelle. • Economie de temps, grâce à l’importation de la liste des candidats et l’exportation des résultats au canton (pour les élections cantonales et fédérales). • Tests de cohérence à toutes les étapes. • Gestion du tirage au sort des candidats en cas d’égalité. • Large choix de listes et statistiques. • Résultats disponibles dans les différents formats standard (Word, Excel, PDF, HTML ou XML). • Possibilité d’envoi direct des résultats par courriel aux • Différents formats exprimés ci-dessus. • Gestion du processus de dépouillement des lots. • Historisation des transactions sur les lots. • Etc.
Xpert.Commune Xpert.Dépouillement, un module qui a fait ses preuves : Extrait de références : • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Ardon Chippis Finhaut Grimisuat Isérables Leytron Monthey Nendaz Orisères Port-Valais Riddes Sierre Troistorrents Val d’Illiez Venthône Vex Vouvry Etc.
Xpert.Commune Le concept de centralisation (ASP) Votre informatique, notre souci ! Soucieux de répondre aux attentes des communes et forts d’une expérience de plus de 25 ans dans le domaine des administrations publiques et communales, nous avons mis sur pied le concept de centralisation. Si son but premier est de vous décharger du souci de la gestion informatique, il permet également à votre commune de réaliser des économies de coûts et de temps tout en gagnant en sécurité, en fonctionnel et en prestations. Pour un coût fixe par habitant et par an, nous vous offrons : • • • • •
Le droit d’accès à des serveurs centralisés La mise à disposition d’un choix de packs d’applications La maintenance et la mise à jour des applications et des serveurs Le support lié aux applications La formation centralisée dans nos salles de cours.
Notre personnel spécialisé veille à vous apporter un service de qualité et assure, par la mise en place et la maintenance d’une infrastructure moderne, la sécurité et la confidentialité des données de votre commune. Plus pour moins d’argent ! Si ce nouveau concept remporte un franc succès auprès des communes de Suisse romande, ce n’est pas dû au hasard, mais aux nombreux avantages qu’apporte la centralisation : • Le lissage des coûts informatiques et la disparition des factures multiples et imprévues • Une solution adaptée à vos besoins • Plus de fonctionnel pour moins d’argent • Un environnement à jour et sécurisé, géré par des professionnels • Aucun souci de sauvegarde des données, celles-ci étant prises en charge par nos techniciens • Des applications et un service de qualité • Une équipe compétente à votre écoute • La possibilité pour les utilisateurs de se former sans coûts supplémentaires • Plus de temps pour vous consacrer à vos activités premières • Etc. Vous souhaitez juger par vous-mêmes ? C’est volontiers que nous vous mettrons en contact avec l’une de nos communes centralisées qui pourra vous faire part de son expérience en la matière !
Xpert.Commune Facturation diverse & Taxes Pour répondre aux besoins de votre commune en terme de facturation, Xpert.Commune vous propose deux modules : • Xpert.Facturation, pour les factures unitaires • Xpert.Taxes, pour les factures périodiques
Xpert.Facturation : Convivial et simple à utiliser, ce module de facturation diverse permet à l’utilisateur de paramétrer ses propres canevas de factures. Au moment de la création d’une nouvelle facture, celuici peut ainsi faire appel à ces canevas et, si nécessaire, saisir uniquement les données variables. Son intégration avec les modules de gestion des débiteurs, comptabilité générale et contrôle de l’habitant évite toute saisie redondante et vous fera gagner de précieuses minutes.
Les plus d’Xpert.Facturation : • Ergonomie conviviale et utilisation intuitive • Paramétrisation aisée des textes figurant sur la facture • Création d’un nombre illimité de lignes par facture • Pour chaque ligne de la facture, possibilité d’attribuer un compte de ventilation différent • Sauvegarde de données par défaut en cas de création de plusieurs factures contenant les mêmes valeurs. • Saisie de factures par plusieurs utilisateurs simultanément • Gestion simplifiée des factures « annule et remplace » • Visualisation de l’ensemble des factures en cours ainsi que de l’historique des factures par personnes ou sociétés • Processus facilité de contrôle, impression et comptabilisation. • Gestion intégrée de la TVA • Intégration avec le module d’Enterprise Content Management (gestion de contenu) Xpert.ECM : • archivage automatique de la facture dans le dossier du débiteur • depuis la facturation diverse, affichage de la facture archivée • Etc.
Xpert.Taxes : Conçu pour faciliter les tâches liées à la facturation de masse, Xpert.Taxes ne se limite pas à la gestion des taxes communales. Il permet en effet de calculer et facturer l’ensemble des éléments récurrents devant être perçus par votre commune tels que, par exemple, les taxes, locations, abonnements, entretiens, etc. La possibilité offerte par Xpert.Taxes d’aller récupérer les données nécessaires à l’établissement de la facture dans des programmes annexes (contrôle de l’habitant, cadastre, tableaux Excel, etc.) vous économisera de longues heures de saisie. Comme pour Xpert.Facturation, toutes les factures produites par Xpert.Taxes sont automatiquement transférées dans les modules financiers (débiteurs et CG) et archivées dans Xpert.ECM.
Xpert.Commune Les plus d’Xpert.Taxes : • Ergonomie conviviale et utilisation intuitive • Grande souplesse de paramétrisation • Importation de données • Depuis un autre module Xpert.Commune (ex : contrôle de l’habitant, cadastre, etc.) • Depuis un fichier externe (ex : Excel, Access, etc.) • Depuis une application tierce (ex : compteur d’eau) • Copie des éléments de facturation d’une année sur l’autre • Exportation des données sous Excel • Saisie rapide des données devant être modifiées (ex : modification de tarif, gestion des exceptions, etc.) • Gestion des exceptions, prorata temporis, % de soumission, etc. • Gestion des achats-ventes en cours d’années (ex : à la vente d’un immeuble, report d’une taxe sur un autre débiteur avec répartition au prorata temporis) • Gestion des références librement paramétrables (n°immeuble, n° parcelle, etc.) • Nombreuses possibilités de recherche (par type de facturation, par personne, par références, etc.) • Processus facilité de contrôle, impression et comptabilisation. • Gestion intégrée de la TVA. • Intégration avec le module d’archivage et de gestion électronique des documents Xpert.ECM. • Etc