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Das macht Schule – der neue Opacc OnlineShop beim Lehrmittelverlag Zürich
1851 gründet der Erziehungsdirektor Alfred Escher auf Antrag der Lehrerschaft den Lehrmittelverlag Zürich. Eine Pioniertat, die bis heute Schule macht. Was vor rund 170 Jahren begann, hat mit dem neuen Online-Shop von Opacc eine erfolgreiche Fortsetzung gefunden. Damit ist der Lehrmittelverlag für die Digitalisierung im Schulwesen bestens aufgestellt. Bestnoten verdiente sich der Online-Shop bereits bei seiner Feuertaufe, als während der Pandemie die Nachfrage nach digitalen Medien schlagartig anstieg.
>> Christian Bühlmann | schmid+siegenthaler consulting gmbh
Mathematik, Französisch, Natur und Technik oder Medien und Informatik? Kaum ein Schulfach, welches der Lehrmittelverlag Zürich nicht abdeckt. Unzählige Schülerinnen und Schüler haben mit dem vielfältigen Angebot aktuelles Wissen erworben. Der Verlag ist der Bildungsdirektion des Kantons Zürich unterstellt. Rund 65 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind am Standort im Binzquartier beschäftigt. Im Sortiment des Lehrmittelverlags Zürich befinden sich ca. 2300 Artikel. Während der Verlag in seinen Anfängen ausschliesslich Lehrmittel für den Kanton Zürich herstellte, hat sich das Unternehmen inzwischen zum Marktleader in der schweizerischen Lernmedienlandschaft entwickelt. Dabei wurden mehrmals die internationalen Bildungspreise Worlddidac Award und Best European Learning Materials Award für qualitativ hochstehende und innovative Bildungsprodukte gewonnen.
Ausgangslage
Der Lehrmittelverlag Zürich muss gleich zwei Herausforderungen meistern. Einerseits verändern sich die Anforderungen an Lehrmittel kontinuierlich, andererseits verändert sich auch die Form des Lehrens und Lernens.
Erfahren Sie...
... wie sich Bestellprozesse mit einem modernen Online-Shop automatisieren lassen. ... welche Möglichkeiten moderne IT-Technologie einem Unternehmen bietet. ... warum es sich für Anwender lohnt, Cloud-Services zu nutzen.
Das Projekt
Anwender: Lehrmittelverlag
8045 Zürich www.lmvz.ch
Mitarbeiter: 65
User: 30
Branche: Verlagswesen
Thema: Online-Shop + ERP
Anbieter: Opacc Software AG
6023 Rothenburg LU www.opacc.ch
Lösung: Opacc ERP, Opacc EnterpriseShop,
Opacc OXAS, Opacc OXAS DMAS, Opacc CloudCenter
Beide Themenkreise sind eng verbunden mit der Digitalisierung des Schulwesens. Zwar hat der Lehrmittelverlag bereits in den 1990-er Jahren seine digitalen Hausaufgaben gemacht und die Unternehmenslösung von Opacc eingeführt. 2015 war es jedoch an der Zeit für eine Erneuerung. Der damalige Online-Shop war als iFrame in die bestehende Website eingebunden, was die Möglichkeiten hinsichtlich Funktionen, Design und Technologie stark einschränkte. Zu stark, wie Stefanie Kerber, Leiterin Marketing und Vertrieb beim Lehrmittelverlag Zürich, erklärt: «Der Online-Shop war in die Jahre gekommen und verlangte nach einem Relaunch. Insbesondere auf technischer Ebene wollten wir den Anschluss an die Zukunft nicht verpassen. Hinzu kam, dass 2016 ein Rebranding unseres Verlags stattfand, welches sich auch auf den Online-Auftritt auswirkte und einen frischen Look verlangte.»
Ziele
Technisch bereit sein für die Digitalisierung im Schulwesen, so die Devise des Lehrmittelverlags bei der Erneuerung des OnlineShops. Musste früher jede Online-Bestellung noch von Hand bearbeitet werden, sollte der gesamte Prozess künftig weitgehend integriert ablaufen. Auch die teilweise sehr komplexen Produktstrukturen und Medienformate mussten im Online-Shop abgebildet werden können. Gleiches galt für die individuellen Kundenprofile mit ihren spezifischen Adressen, Kontaktpersonen oder Bestellungen, so Stefanie Kerber: «Für uns ist das durchgängige Zusammenspiel von ERP und Online-Shop als E-Commerce-Plattform wichtig. Kundendaten wie zum Beispiel Bestellkonditionen müssen in beiden Bereichen zur Verfügung stehen, ohne dass dafür extra eine Schnittstelle nötig ist. Ebenfalls von grosser Bedeutung sind die Zuverlässigkeit der Systeme und die einfache Handhabung.» Die Optimierung der gesamten User-Experience lag dem Team des Lehrmittelverlags besonders am Herzen.
Vorgehen
Der Vorschlag, die langjährige Zusammenarbeit mit Opacc fortzusetzen, wurde nach sorgfältigen technischen und funktionalen Abklärungen befürwortet. Für die Umsetzung setzte man auf eine Projektorganisation aus Kunde, Systemlieferant und einem externen Berater, welcher als Projektleiter das Projektteam des Lehrmittelverlags entlastete. «Dieser Mix hat sehr gut funktioniert. Mit Opacc konnten wir uns auf einen sehr angenehmen Systempartner verlassen, der nicht nur gut zuhört, sondern sich konstruktiv einbringt und offen für neue Ansätze ist», lobt Stefanie Kerber das Projektteam. Anhand eines Grobkonzepts wurden die Ziele definiert und erste Vorarbeiten geleistet. Im Jahr 2020 galt es dann ernst. Das System wurde auf den neuesten Stand gebracht und eingerichtet. Als Vorgehen bewährte sich eine Mischung aus klassischer Wasserfallmethode und agilem Vorgehen. Bei der Umsetzung war Eile geboten, denn der Bestell-Boom von Lehrmitteln im Frühling musste bewältigt werden. Dem kam entgegen, dass das Projekt bereits zwei Monate vor Go-live am 1.1.2020 startklar war. So konnten die Anwender geschult und das System anhand von 1200 Test-Cases ausgiebig getestet werden.
Lösungskonzept
Um die Schulen zur Zeit der Pandemie zu unterstützen, bot der Lehrmittelverlag Zürich während des Fernunterrichts kostenlose Sonderlizenzen für digitale Produkte an. Das Angebot wurde ab 16. März 2020 über 140'000mal genutzt! Möglich machten dies nicht zuletzt die automatisierten Bestellprozesse des Opacc EnterpriseShop. Die heutige Gesamtlösung beim Lehrmittelverlag Zürich besteht aus dem Opacc ERP mit 30 Usern als Rückgrat der betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse, aus dem erwähnten Opacc EnterpriseShop mit zahlreichen Zusatzfunktionen und individuellen Ergänzungen sowie Opacc OXAS als Datenplattform und Opacc OXAS DMAS für ein integrales Dokumentenmanagement, ohne das die Bereitstellung der kostenlosen digitalen Lizenzen während der Pandemie kaum zu bewältigen gewesen wäre.
Möglichst nahe am Standard bleiben, ist die Strategie des Lehrmittelverlags Zürich in Sachen Business Software. Trotzdem will man möglichst auf die Kundenwünsche eingehen. Eine Besonderheit ist der digitale BestellAssistent des Online-Shops und steht stellvertretend für die Flexibilität des Lösungskonzepts. Mit dem Assistenten können Lehrkräfte im Doodle-Prinzip für ihre Schulklassen die gewünschten Lehrmittel bestellen. Der Zugang erfolgt über einen Link, welcher per Mail verschickt wird. Auch der Freigabeprozess, zum Beispiel durch die Schulleitung oder Gemeindeverwaltung, ist geregelt. Die Pakete werden für den Versand individuell etikettiert, so dass jede Klasse ihre eigenen Bestellungen erhält.
Die Bereitstellung der Applikationen sowie die Datenspeicherung erfolgt im Opacc CloudCenter. Der Betrieb wird durch Opacc als Systembetreiberin gewährleistet. Das Angebot umfasst auch alle Updates, inklusive der Anwendungen. Für den Lehrmittelverlag Zürich ist dies nicht nur eine grosse Erleichterung, sondern bietet auch die Gewähr, dass alle Daten in der Schweiz bleiben. «Wir haben uns für das Rundum-Sorglos-Paket von Opacc entschieden», schmunzelt Stefanie Kerber.
Anwender-Tipp
«Die Fähigkeit des Zuhörens, des Mitdenkens und des Mitgestaltens seitens des Systemlieferanten ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor auf dem Weg zur Digitalisierung.»
Stefanie Kerber, Leiterin Marketing und Vertrieb, Lehrmittelverlag Zürich Das Sortiment des Lehrmittelverlags Zürich umfasst rund 2300 Artikel, welche mit der E-Commerce-Plattform von Opacc verwaltet und ausgeliefert werden.
Fazit
Der Lehrmittelverlag Zürich hat sich mit den Anwendungen von Opacc optimal auf die digitalen Anforderungen der Customer Journey ausgerichtet. Auf die Frage, was für sie den grossen Nutzen des Projekts ausmacht, muss Stefanie Kerber nicht lange überlegen: «Mit der E-Commerce-Plattform von Opacc können 80 % aller Bestellungen automatisiert verarbeitet werden. Das bietet den Kunden ein optimales, digitales Einkaufserlebnis, entlastet unsere limitierten Ressourcen und gibt uns Zeit, auf die übrigen 20 % der Spezialfälle einzugehen und uns vermehrt um die Anliegen der Kunden zu kümmern.» Auch wenn ein solches Projekt immer ein Kraftakt ist, zeigt sie sich froh darüber, dass man sich rechtzeitig dafür entschieden hat. Stefanie Kerber ist zu Recht stolz auf die Leistungen ihres Teams und gibt zum Schluss noch einen Tipp mit auf den Weg: «Die Digitalisierung bewirkt Veränderungen, welche eine Organisation nicht nur technologisch, sondern auch kulturell bewältigen muss.» <<
Die natürli zürioberland ag ist seit fast 30 Jahren mit dem Vertrieb und Verkauf von Käse aus dem Zürcher Bergland erfolgreich. Um sein stetiges Wachstum zu steuern, setzt das Unternehmen auf die GUS-OS Suite. Mit ihr verfügt es nun über ein sicheres IT-Fundament für das Geschäft der kommenden Jahre.
Die Chance
Die natürli zürioberland ag übernimmt für viele Kleinmolkereien des Zürcher Oberlands Aufgaben wie Vermarktung, Vertrieb oder Logistik. Mit diesem Konzept war das Unternehmen sehr schnell erfolgreich. Doch je mehr das Geschäft wuchs, umso grösser wurden auch die Anforderungen an das Management der Geschäftsprozesse.
Das lange Jahre im Einsatz befindliche und zum Teil selbsterstellte «ERP-System» auf Excel- und Access-Basis war dieser Komplexität am Ende einfach nicht mehr gewachsen. Das Unternehmen suchte deshalb nach einer mittelstandsorientierten, professionellen Lösung, die zudem auf die Prozesse der Lebensmittelindustrie zugeschnitten ist.
Einerseits sollte es eine seit Langem am Markt etablierte Standardlösung sein, die zahlreiche vordefinierte Funktionen bietet. Andererseits sollte der Anbieter kurze und direkte Kommunikationswege ermöglichen.
IT – neu gedacht
Heute steuert die neue ERP-Lösung alle wesentlichen Geschäftsabläufe – angefangen bei den acht Tonsteinkellern für die Käsereifung über deren Verbindung mit der Distribution oder die Bestellvorgänge beim Innendienst bis hin zu Auslieferung und Logistik. Jede Materialbewegung und jeder Schritt fliessen direkt ins System ein. Zudem gibt es nun feste Rollen für die einzelnen Mitarbeiter, etwa für den Einkauf oder die Logistik.
Nach einer gründlichen Einführungsphase ging die Lösung live, wobei natürli zürioberland zusammen mit den GUS-Experten vor allem auch auf das Testen fokussierten. Das umfassende Onboarding stellte nicht nur einen reibungslosen Ablauf der Software im LiveBetrieb sicher, sondern machte auf diese Weise auch die Anwender des Systems Schritt für Schritt mit der neuen Software vertraut. Die Einbindung der Fachabteilungen trug auch wesentlich dazu bei, die zuvor unzähligen Einzellösungen und Behelfsmittel im Unternehmen in eine einheitliche Lösung zu überführen.
Die GUS-OS-Suite
«Bei unserer Neueinführung der GUS-OS Suite handelt es sich um viel mehr als nur einen Software-Wechsel. Die Lösung bietet dem gesamten Unternehmen weit über die IT hinaus viele neue Möglichkeiten und schafft somit die Voraussetzung für weiteres Wachstum.» Gino Barille, IT-Leiter natürli zürioberland ag
Fit für die Zukunft
Die natürli zürioberland ag profitiert mit der GUS-OS Suite vor allem von folgenden Vorteilen: • Standardisierte Prozesse und eine unternehmensweit einheitliche Datenbasis sparen viel Zeit und Redundanzen für manuelle
Tätigkeiten ein. Die Fachmitarbeiter können sich verstärkt ihren
Kernaufgaben widmen. • Die GUS-OS Suite vermeidet viele Fehler im Betriebsablauf, sodass zum Beispiel weniger Ware abgeschrieben werden muss. • Feste Rollen etwa für den Einkauf oder die Logistik schaffen
Transparenz und ermöglichen eine gezielte und datengestützte
Produktionsplanung. • Zentrale Kennzahlen wie Verfügbarkeit, Bestellkosten oder Preise kann das Unternehmen heute wesentlich schneller und zuverlässiger abrufen/errechnen. • Die GUS-OS Suite schafft eine durchgängig stringente Bedienführung, die zudem komplett dokumentiert ist. • Die GUS-OS Suite stellt all jene fachlichen Standardfunktionen bereit, die natürli zürioberland als Lebensmittelunternehmen benötigt. • Der Workflow Designer der GUS-OS Suite ermöglicht es, Anpassungen an Prozessen und Funktionen ohne Programmierkenntnisse vorzunehmen. • Die GUS-OS Suite bietet das notwendige IT-Fundament für das
Unternehmenswachstum der kommenden Jahre.
100 % Investitionssicherheit
Die GUS-ERP bietet ihren Kunden die Möglichkeit, zwischen drei Installations-Modellen zu wählen. Investitionssicherheit ist dabei garantiert, denn alle drei Modelle werden auch in Zukunft vollumfänglich unterstützt:
OnPremise
Lokale Installation auf Ihren Unternehmens-Servern: • hoher Investitionsschutz • volle Plattformunabhängigkeit • immer auf dem neusten Stand durch regelmässige Updates aus der Cloud
Hybrid
Kombination aus Cloud-Lösung & lokaler Installation: • reibungslose Vernetzung • externer Zugriff und Bereitstellung von Services über die Cloud • kritische Daten bleiben auf internen Systemen
Cloud / SaaS
Betrieb der GUS-OS Suite durch GUS in der Cloud: • kein Administrationsaufwand • keine Investition in Hardware und
Software nötig • flexibel und skalierbar • Zugriff jederzeit von jedem Ort
Weitere Infos zur GUS-OS Suite finden Sie über diesen QR-Code:
