i-Base als ‘backbone’ voor het huisstijlmanagement van onze overheid
TOTAL identity
i-Base als ‘backbone’ voor het huisstijlmanagement van onze overheid De uitdaging
Van centraal naar decentraal
rijkshuisstijl.nl
Nederlandse krijgsmacht
i-base
i-Base als ‘backbone’ voor het huisstijlmanagement van onze overheid
Met ingang van 2009 voeren alle organisaties van de Nederlandse overheid één rijksbrede huisstijl. De ministeries, de inspecties, de uitvoeringsorganisaties en de agentschappen. Van de Belastingdienst tot de gevangenissen, van het Centraal Planbureau tot het KNMI. Opdracht: ontwikkel een breed digitaal platform om de invoering van deze rijksbrede huisstijl te ondersteunen en te faciliteren of hoe overbruggen we afstanden, letterlijk en figuurlijk?
Na een uitgebreide Europese aanbesteding werd de i-Base van Total Identity unaniem gekozen tot het meest geschikte platform om de gestelde opdracht te kunnen invullen. De toegevoegde waarde van Total Identity als het gaat om de ontwikkeling en implementatie van grote en complexe huisstijlen speelde hierbij een belangrijke rol ten opzichte van de concurrentie. Door de grootte en diversiteit van de gebruikersgroepen, maar ook de omvang van het project was het vanaf het begin direct duidelijk dat het centrale concept van doorslaggevende betekenis voor het uiteindelijke succes zou zijn.
De uitdaging
het concept De architectuur is er op gebaseerd om informatie die voor iedereen gelijk en bindend is centraal te beheren en deze voor elke individuele organisatie decentraal te kunnen aanvullen en uitbreiden met specifieke informatie en modules. Hierdoor zien de medewerkers en leveranciers van elke organisatie de voor hun relevante informatie, bestanden en modules in hun eigen vertrouwde omgeving. De gebruikers hebben afhankelijk van hun persoonlijke inlog toegang tot onder andere: richtlijnen, achtergrond informatie, RSS, nieuws, nieuwsbrieven beheren en verzenden, huisstijl-bestanden, beeldbank, bestellen, modules voor het maken van een eigen bureaublad of visitekaartje, templategenerator voor bijvoorbeeld websites. Bovendien bestaat er ook een volledig gepersonifieerde omgeving: Mijn 1 Logo.
Fiona Atighi is nu hoofd communicatie van de Rijksgebouwen dienst. De afgelopen drie jaar heeft zij echter als projectleider 1 Logo de nieuwe huisstijl voor de Nederlandse Rijksoverheid geimplementeerd. Dit doet de Nederlandse Rijksoverheid omdat hierdoor de communicatie van de Rijksoverheid beter en goedkoper wordt. Al tijdens de implementatie werd deze veronderstelling op de proef gesteld. De nieuwe regering van Nederland heeft namelijk besloten om een aantal ministeries te reorganiseren. Door de nieuwe huisstijl en met name de huisstijlwebsite was binnen vier weken deze overstap te maken.
“ We zien de huisstijlwebsite als de ‘backbone’ van ons huisstijlmanagement. Ondertussen hebben we 107 subsites, waar 600 basisbestanden en richtlijnen staan. In de beeldbanken bewaren we meer dan 40.000 beelden. En worden per maand met de huisstijlwebsite honderden nieuwsbrieven gemaakt, verstuurd en gelezen.”
Van centraal naar decentraal
Het beheer van de informatie binnen de rijkshuisstijlsite gebeurt voor alle organisaties in centraal van uit de projectgroep 1 Logo. Vanaf 2011 zullen alle betrokken organisaties decentraal hun eigen richtlijnen en applicaties binnen i-Base gaan beheren. Total Identity ondersteunt deze organisaties hierbij, onder andere door het geven van trainingen en workshops. Moeder
Video’s en slideshows Naast de standaard richtlijnen is er veel aandacht besteed om informatie visueler aan te bieden. Zo zijn er voor de belangrijkste bouwstenen en middelen van de huisstijl instructievideo’s en slideshows met goede voorbeelden te zien.
Dochter Kleindochter
2010 Nieuw kabinet: de ultieme test
Moeder Dochter Kleindochter
Met de komst van het nieuwe kabinet in 2010 zijn een aantal ministeries samengevoegd en kregen anderen een nieuwe naam. Hierdoor moesten de logo’s van zo’n zestig organisaties worden aangepast. In minder dan vier weken tijd konden alle organisaties beschikken over hun nieuwe logo’s, aangepaste tools en samen gevoegde beeldbanken. Tergelijkertijd ging ook de nieuwe release van de rijkshuisstijlsite live. Volledig geredigeerd en voorzien van vele nieuwe afbeeldingen. Gelijkertijd werd ook het nieuwe accountaanvraagsysteem geïntroduceerd.
Rijkshuisstijl.nl
Feiten en cijfers
Logowijzer
– Meer dan 100 rijksoverheidsorganisaties – 106 subsites – 600 bestanden: richtlijnen en basisdocumenten – 40.000 beelden – 14.000 logo’s – 20.000 unieke bezoekers per maand – 200.000 pagina’s bekeken per maand – 3.000 edities nieuwsbrieven verzonden
De kracht van i-Base: modules i-Base faciliteert gebruikers door het juist toepassen van de huisstijl zo eenvoudig en efficient mogelijk te maken door het inzetten van slimme modules. Met behulp van deze module in drie stappen het juiste logo. Of het nu gaat om drukwerk, kantoorautomatisering, on-line toepassing of enkel of gedeeld afzenderschap.
Beeldbank
Veel organisaties maken gebruik van de beeldbankmodule. Bijvoorbeeld het ministerie van Defensie met meer dan 20.000 beelden. Speciaal hiervoor werd de standaard module uitgebreid met een semantische zoekmachine.
Nieuwsbriefmodule
Accountaanvragen
On-line eigen nieuwsbrieven samenstellen, verzenden en beheren. Als pdf, html of outlook formaat.
Met de nieuwe release is in december 2010 is ook een geavanceerd en geautomatiseerd accountaanvraag- en rechtenbeheersysteem ge誰ntroduceerd.
Bestellen
Taaltoets
Zelf on-line visitekaartjes aanmaken en bestellen. Maar ook bijvoorbeeld vlaggen en banieren direct bij de producent inkopen.
De rijksoverheid kiest voor helder en duidelijk taalgebruik. Speciaal voor de Belastingdienst werd een tool ontwikkeld die medewerkers ondersteund bij het zo eenduidig mogelijk communiceren met het publiek.
Nederlandse krijgsmacht Een eeuwenoude traditie De nederlandse krijgsmacht – bij de Grondwet ingesteld – neemt een bijzondere positie in binnen de rijksbrede huisstijl. De symbolen van de krijgsmachtdelen kennen eeuwenoude militaire tradities. Total Identity heeft met het ontwerp van het oranje ’lint’ de defensie organisatie binnen de huisstijl weer verbonden met behoud van hun symboliek.
i-Base
de nieuwe standaard
huisstijlmanagement
Vaak is een online huisstijlmanagementoplossing niet meer dan een digitale versie van het gedrukte huisstijlhandboek. Weliswaar online toegankelijk en eenvoudiger te actualiseren dan een gedrukt manual, maar in de praktijk toch vooral weer een ‘statisch’ naslagwerk. i-Base laat het tijdperk van het digitale huisstijlhandboek achter zich en creëert een online communicatieplatform in de breedste zin van het woord. Het biedt de basis waarmee kennis, richtlijnen en applicaties met elkaar interacteren om de gebruiker te voorzien van alle hulp middelen die nodig zijn om actief en consistent met een identiteit, huisstijl en communicatie om te gaan. Gebruikers zowel binnen als buiten de organisatie (communicatiemedewerkers, leveranciers, drukkers, ontwerpers) kunnen, op elk tijdstip en waarvandaan ook, beschikken over de complete en meest actuele gegevens en onderdelen van het corporate design- en communicatieprogramma. i-Base biedt modules zoals een beeldbank, online publishing (bijvoorbeeld posters, brochures en visitekaartjes) een digitale nieuwsbrief, een logowijzer, een schrijfwijzer of een webshop. Waarmee de traditionele huisstijlsite evolueert tot de ruggengraat van huisstijlmanagement.
basis richtlijnen basis elementen
achtergrond
Richtlijnen best practices
downloads
i-base
begrippen lijst
Kennis
Applicaties
communicatie strategie
designtools
beeldbank
grondtoon
bestellen
In het communicatieplatform i-Base komen kennis, richtlijnen en applicaties samen. Hiermee hebben medewerkers en toeleveranciers alle benodigde middelen in handen om de identiteit van een organisatie op gefundeerde wijze toe te passen en te beheren.
Als u vragen heeft over de werkwijze en/of de aanpak bij de Rijksoverheid neem dan contact op met:
Jan de Groot jdegroot@totalpublic.nl
Marcel Douw mdouw@totalpublic.nl
ALLCOMMUNICATION SOFTWARE Software development Mauritskade 1 2514 HC Den Haag Telefoon (070) 311 05 43 www.allcommunication.nl info@allcommunication.nl
TOTAL PUBLIC Be public. Be inspired. Be seen. Mauritskade 1 2514 HC Den Haag Telefoon (070) 311 05 30 www.totalpublic.nl info@totalpublic.nl
TOTAL IDENTITY Challenging ambition Pedro de Medinalaan 9 1086 XK Amsterdam Postbus 12480 1100 AL Amsterdam ZO Telefoon (020) 750 95 00 www.totalidentity.nl info@totalidentity.nl
TOTAL identity