GINES PROPIEDAD HORIZONTAL NIT 901105142-8 ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL LEY 675 DE 2001 ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL PLAN DE TRABAJO ASPECTOS ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD
Verificar y cumplimiento en la entrega de facturación, la cual de be ser entregada en los primeros 5 días hábiles de cada mes. Verificar que la entrega de los Estados Financieros se entreguen con fecha máxima el tercer miércoles de cada mes. Verificar que la información que requiere contabilidad para realizar la facturación y los Estados Financieros este oportunamente, es decir, utilización de los salones comunales, parqueaderos, cuotas extraordinarias, etc., a más tardar el último día de cada mes. Estar pendiente del pago puntual de los impuestos de la copropiedad. Dar respuesta en coordinación con el Contador a todos y a cada uno de los requerimientos de asuntos contables de parte de la Revisora Fiscal, Presidente de Consejo de Administración y clientes. Vigilar porque las funciones del Contador se cumplan en todo lo referente a la Copropiedad. Velar porque la cartera de los pagos de cuotas de administración este al día, en caso de presentarse morosidad de parte del cliente, coordinar para hacer el recordatorio de pago respectivo o él envió a cobro jurídico. Estar enterada de forma permanente del Balance de la Copropiedad, con el fin de saber si se pueden adelantar trabajos locativos, si hay inconvenientes citar a Asamblea extraordinaria para solicitar cuotas extraordinarias. Coordinar con tiempo prudencial el pago de facturas a proveedores.
PERSONAL
Verificar que los funcionarios designados a la Copropiedad, (guardas de seguridad, personal de aseo, todero, etc.) estén cumpliendo adecuadamente con sus funciones, de no ser así tomar las medidas correctivas pertinentes. Verificar que el operario de mantenimiento cumplan adecuadamente con los trabajos asignados. Realizar trimestralmente una evaluación y calificación al personal que labora en la Copropiedad. Responsable de hacer cumplir el manual de funciones de cada Copropiedad, verificar que el personal este bien uniformado, cumpla con sus funciones, que las minutas se estén llevando bien en cada puesto de trabajo, que el personal este entrenado y capacitado para operar los equipos del edificio tales como los ascensores, puertas eléctricas, luces, Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860
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registros de agua, y que estén enterados de los requerimientos de la Copropiedad. Capacitar a todo el personal que labora en la Copropiedad sobre su manual de funciones; presentación de un informe mensual sobre este tema.
ADMINISTRACION
Coordinar todas las actividades administrativas, correspondencia, circulares, gestiones ante entidades como alcaldías, DIAN, DAMA, etc. Velar por la elaboración y entrega puntual de los informes trimestrales de la Copropiedad. Controlar él envió de recordatorios de cartera morosa y gestionar el cobro jurídico cuando sea el caso. Constante comunicación con el Presidente del Consejo y demás integrantes del mismo. Coordinar las actividades de los asistentes de operaciones. Coordinar las actividades de reparaciones locativas. Recibir los trabajos de mantenimiento que realicen los subcontratistas. Atender todas las solicitudes y requerimientos de todos los clientes de la Copropiedad. Actualizar la personería jurídica de la Copropiedad. Realización de Reuniones de Consejo de Administración y Asamblea. Informar al Consejo de Administración por escrito instrucciones cuando por falta de recursos económicos no se le puedan ordenar reparaciones locativas diferentes a las esenciales o cuando por disposición de la Copropiedad todas las reparaciones y compras deban ser aprobadas por la Asamblea General. Programar las reuniones de Consejo de Administración de acuerdo a los requerimientos del mismo. Elaboración de las actas de Asamblea en un término no mayor a ocho (8) días. Cumplir con las gestiones y trabajos que se hayan acordado en cada reunión de forma inmediata. Llevar de forma adecuada el archivo de la Copropiedad. Verificar que la Copropiedad tenga sus libros de contabilidad y actas debidamente registradas e impresos. Elaboración cuadro informativo de la Copropiedad que contiene la información necesaria y actualizada en temas como pólizas de seguros, proveedores de mantenimiento de ascensores, puertas eléctricas, plantas eléctricas, citofonos, equipo hidroneumático, alarma, etc., Tener la Copropiedad con el equipamiento mínimo necesario como llaves marcadas, tacos e interruptores eléctricos marcados, letreros de utilización de shut de basuras, etc., Revisión diaria de los libros de minuta que manejan los guardas de Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860
GINES PROPIEDAD HORIZONTAL NIT 901105142-8 ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL LEY 675 DE 2001 seguridad, con el fin de revisar las entregas de los puestos que realizan, las novedades presentadas, control de aseo, control de visitas técnicas y demás información que contienen dichas minutas. CORRESPONDENCIA
Cada tres meses presento un informe del resumen de las actividades de mi administración. Cada tres meses, entrego una copia de los estados financieros para todos los residentes y/o se publican en cartelera según lo indique el Consejo de Administración. Entrega de la facturación a más tardar los primeros cinco (5) días de cada mes. Conocimiento de los ciclos de facturación de los servicios públicos, y si por algún motivo la facturación no llega a la Copropiedad, conseguir la copia en el CADE más cercano. Verificación de que toda la correspondencia que se entregue a los residentes debe ser firmada y guardar una copia en el archivo de la Copropiedad. Elaborar la correspondencia que sea necesaria para la Copropiedad; de igual forma informar con una periocidad de tres (3) meses un informe de gestión, informe contable etc., Realización de una circular para información de lavado de tanques, información de trabajos que lo ameriten, (pintura de áreas comunes, recarga de extintores). En la eventualidad de que se presente un cambio en el personal que labora para la Copropiedad (aseadora, guardas de seguridad, todero, jardinero) informar por escrito a la Copropiedad.
COTIZACIONES
Coordinación de la obtención de cotizaciones para las diferentes actividades a realizar en la Copropiedad; realización del marco de referencia con el fin de lograr que todas las cotizaciones sean en los mismos términos, realizar los diferentes cuadros comparativos y presentarlas al Consejo de Administración y/o Asamblea; Presento como mínimo tres (3) cotizaciones, y el plazo máximo para la obtención de las mismas son ocho (8) días
SEGUROS DE AREAS COMUNES
Teniendo en cuenta que la Copropiedad debe tener contratada una póliza de áreas comunes y a través de esta póliza se tiene el servicio de asistencia domiciliaria para daños de plomería, cerrajería, eléctricos; en todos los casos agoto en primera instancia este servicio, considerando que con este servicio se logra realizar las reparaciones casi de inmediato y a un Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860
GINES PROPIEDAD HORIZONTAL NIT 901105142-8 ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL LEY 675 DE 2001 costo bajo o sin costo dependiendo del daño ocasionado; en caso de que la reparación este excluida de la póliza, procedo a realizar las cotizaciones pertinentes. REUNIONES DE CONSEJO DE ADMINISTRACION
Presentación del informe de gestión administrativa del mes. Realización de las citaciones a reunión y enviarlas por lo menos con cinco (5) días de antelación o según lo indique el Consejo de Administración. La periocidad de estas reuniones va de acuerdo a la solicitud del Consejo de Administración.
REUNIONES DE ASAMBLEA
Programación de la reunión antes del 30 de marzo de cada año, se puede realizar a partir del 15 o máximo 20 de enero de cada año. Envió de la citación mínimo con quince (15) días calendario de antelación, envió el proyecto de presupuesto, orden del día y la información contable de Balance y PyG de la Copropiedad e informe de gestión. Elaboración de las ayudas didácticas necesarias para la Asamblea. Realización del acta de Asamblea y enviarla para su respectiva revisión y firma por parte de los asignatarios de la misma y el Presidente del Consejo. Una vez se encuentre el acta debidamente firmada, realizo la respectiva publicación en la Copropiedad o enviar una copia de la misma a cada uno de los residentes según lo disponga el Consejo de Administración. Citación de Asambleas extraordinarias de acuerdo a las instrucciones del Consejo de Administración o por las necesidades de la Copropiedad, esta citación se debe hacer previo acuerdo con el Presidente del Consejo de Administración.
ANOMALIAS DE LA COPROPIEDAD
Como Administradora debo tener siempre a mano una copia de los números telefónicos de las porterías, NIT, compañía de seguros, numero de atención a emergencias, proveedores, para poder coordinar la atención de emergencias en caso de que se requiera.
ASPECTOS GENERALES DE LA EDIFICACION CUBIERTA
Es importante la reglamentación de estas zonas, como lo es la restricción de personal no autorizado, el ingreso debe ser con zapato plano y que no sea de material y/o tacones. Revisión general de los cables de señal de televisión los cuales deben estar Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860
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organizados. Supervisar el aseo de las cubiertas, el cual no debe ser inferior a quince (15) días con una escoba suave, teniendo en cuenta que los sifones deben estar completamente limpios. Si se aprecian abombamientos en el manto se debe cotizar de inmediato la reparación pertinente.
PISOS
Deben permanecer en perfecto estado de limpieza. De acuerdo con la Copropiedad, se debe, se debe realizar una rutina para que el personal de aseo lo cumpla. Supervisión del aseo y mantenimiento de las caras de las puertas de zonas comunes, supervisión de la aplicación de cubre rasguños y limpieza de la nomenclatura de los mismos como mínimo una vez a la semana. Si la Copropiedad tiene decoración (cuadros) limpieza general. Si la Copropiedad tiene matas o jardineras, supervisión de la aplicación de agua de acuerdo con las necesidades y se debe limpiar el polvo de las hojas una vez por semana. Cumplimiento general de las normas particulares y específicas de las áreas comunes de la Copropiedad
ASCENSORES
Supervisión de la limpieza de los ascensores como mínimo dos veces al día (mañana-tarde). En el caso de presentarse una mudanza, se supervisa la instalación de la carpa protectora de la misma. Supervisión del mantenimiento preventivo (una vez al mes) y en el caso de presentarse un ruido extraño o un desperfecto programación inmediata de un mantenimiento correctivo. Supervisar que la empresa de mantenimiento realice la limpieza del foso del ascensor mensualmente y en el caso de que se esté presentando alguna fuga que lo informe de inmediato para tomar la medida correctiva pertinente. Capacitar a los guardas de seguridad para que operen el ascensor en caso de presentarse una emergencia.
EXTINTORES Y RED DE INCENDIO
Supervisar la norma general de la tenencia de extintores, por ley debe haber un extintor por piso, debe tener la señalización de uso y debe estar al día en la recarga. Si la Copropiedad tiene red de incendio, supervisar que al equipo se le debe hacer mantenimiento cada seis meses por la empresa que realiza el Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860
GINES PROPIEDAD HORIZONTAL NIT 901105142-8 ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL LEY 675 DE 2001 mantenimiento de las bombas y solicitar la certificación por escrito de que el equipo está en óptimas condiciones, esta certificación se debe publicar en la cartelera y elaboración de un registro de esta actividad. FACHADAS Y VIDRIOS
Revisión general del registro de fisuras que presenten en las fachadas y cotización del arreglo de las mismas con el fin de solicitar las autorizaciones respectivas por parte del Consejo de Administración para prevenir las filtraciones en las unidades residenciales. Con relación al lavado de los vidrios se debe tener en cuenta si en el presupuesto de la Copropiedad está contemplado este rubro, y si lo esta se debe hacer una vez al año. Registro de estas actividades.
RECEPCION
Debe permanecer en perfecto estado de limpieza y elaboración de un inventario de los objetos que hay en ella, para que los guardas se responsabilicen de estos. Bajo ningún motivo se debe permitir que la recepción se convierta en sitio de reunión de empleadas de servicio, conductores y escoltas, de presentarse alguno de estos casos, elaboración de un oficio personalizado con el fin de que se corrijan estas anomalías. En las épocas (navidad-día de los niños) se deben decorar; en caso de que la Copropiedad no tenga adornos, presentación de las cotizaciones respectivas para presentar al Consejo de Administración para su autorización. Supervisión de limpieza de todas las zonas en general (techos-paredes), tener en cuenta que en los rincones de los techos no hayan telarañas. Supervisar que en los mesones no permanezcan objetos como directorios telefónicos, cajas, trapos, revistas, etc., esta zona debe estar libre de cualquier objeto por presentación de la Copropiedad. Exigir a los guardas de seguridad el correcto uso de la silla, que no dañen las paredes, uso adecuado de los citofonos, CCTV, controles, etc., Entregar a los guardas de seguridad un listado con los teléfonos de emergencia tales como Policía, CAI más cercano, bomberos, ambulancia, compañía de alarma, etc., Exigir a los guardas de seguridad que los cajones estén limpios y ordenados. Actualización constante del listado de los residentes, parqueaderos, llaves. Establecer horarios de encendido y apagado de luces. Inventario general de toso lo objetos de la Copropiedad.
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GINES PROPIEDAD HORIZONTAL NIT 901105142-8 ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL LEY 675 DE 2001 INTERRUPTORES
Supervisar que todos los interruptores estén marcados con cintas de la rotuladora. Supervisar que todos los tacos de igual forma deben tener su respectiva identificación, esto facilita el desempeño de los porteros y cuando hay algún cambio la inducción es más rápida. En el caso de que se dañe algún letrero, reemplazarlo inmediatamente.
LLAVES - CASILLEROS
Supervisión de la marcación de las llaves, ubicación en un llavero metálico. Supervisión de la limpieza de los casilleros y verificación de la entrega de correspondencia Supervisar el listado de entrega de periódicos y facturas de servicios públicos.
BAÑO Y COCINETA DE PORTEROS
Supervisar que estén limpios y ordenados, el aseo se debe realizar a diario, se les debe exigir a los guardas de seguridad un adecuado uso, determinar si el guarda es limpio o no. Observar si están utilizando adecuadamente el sanitario, si usan el adecuado papel o no y si lo taponan por mal uso. Supervisar que por ningún motivo los guardas cocinen en la cocineta, es una zona para calentar la comida, y verificar que únicamente estén preparando café o agua de panela.
SALON COMUNAL
Revisar que exista un inventario del mismo el cual incluya el estado de paredes, elaboración de un formato de entrega y de recibo cuando se presta y/o alquila el salón social, debe existir una carpeta con el instructivo de uso de no tenerlo en la Copropiedad elaboración del mismo; registro de la utilización del mismo y cobrar el respectivo alquiler y presentar el respectivo soporte de depósito del mismo. En caso de presentarse algún daño se debe registrar en el formato de entrega, ordenar el arreglo correspondiente el cual deberá ser asumido por el residente que lo alquilo. El depósito de alquiler debe corresponder al fijado por El Consejo de Administración según instructivo.
CITOFONOS
Supervisar que estén en buen estado de funcionamiento ya que es un Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860
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equipo de seguridad y servicio a los usuarios, por ningún motivo debe estar fuera de servicio más de 24 horas. Se debe hacer énfasis en que el guarda debe utilizarlo permanentemente, toda visita debe ser anunciada. Elaboración de un registro de mantenimiento de este equipo.
CCTV
Supervisar que este en correcto funcionamiento, si el equipo posee grabación capacitación en el uso del mismo, están pendiente del cambio de cintas y elaboración de un registro de estos cambios. En caso de daño de este equipo no debe tener más de 2 días fuera de servicio. Elaboración de un registro de mantenimiento.
STRIP TELEFONICO
Control permanente del acceso a este equipo por cuanto las autorizaciones; se debe supervisar que de una empresa a otra no se pueden hacer revisiones con el fin de evitar daños, el ingreso sin control a este equipo implica posibles daños y desorden de la misma; se debe elaborar un registro de ingresos y de las nuevas líneas telefónicas instaladas, Verificar que en las cajas de paso de los pisos de teléfonos, citofonos, televisión no se debe permitir el ingreso sin autorización y sin supervisión.
CUARTO DE BASURAS
Este espacio es muy neurálgico, ya que si presenta desaseo es foco de insectos, roedores y malos olores en la Copropiedad, por lo tanto se debe supervisar que las canecas se laven por lo menos tres veces a la semana y el espacio en general mínimo una vez a la semana. Supervisar que exista la señalización de prohibido fumar y la ubicación de un extintor cerca a este cuarto. Supervisar que existan canecas para el reciclaje y cada tres meses hay enviar circulares informando como se debe reciclar. Supervisar que las canecas se entregue a la empresa encargada antes de que se llenen por completo y así se evita mala presentación y desaseo. Verificar que en el acuarto de basuras exista un carro para transportar las canecas de no existir, presentar al Consejo de administración las cotizaciones correspondientes para autorización de esta compra. Verificar que el todero tenga guantes de carnaza para esta labor. Verificar que el cuarto de basuras por ninguna circunstancia se debe convertir en depósito de objetos y de arrimadero de cosas inservibles ni de Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860
GINES PROPIEDAD HORIZONTAL NIT 901105142-8 ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL LEY 675 DE 2001 basura. Se debe llevar registro de mantenimiento. CUARTO DE BOMBAS
Verificar que en el cuarto de bombas no exista ningún tipo de objetos, debe permanecer completamente limpio. Supervisar que a este cuarto se le haga aseo una vez por semana, con un trapo seco se limpia el polvo a las bombas, letreros, tableros, tuberías. Verificar que una vez por semana se alternen las bombas, es decir, la bomba que esta como número uno debe pasar a la dos y las dos a la uno; hay que tener en cuenta que los equipos que tienen cargador y de ser necesario solicitar asesoría técnica. Supervisar que a los equipos se les haga mantenimiento por lo menos cada seis meses. De presentarse ruidos extraños o si las bombas se están prendiendo muy seguido, programar de inmediato el servicio correctivo. Elaboración de un registro de mantenimientos y reparaciones de estos equipos.
TANQUES DE AGUA POTABLE
Supervisar que se laven los tanques de agua potable como mínimo una vez al año y solicitar certificado de lavado del mismo. Elaboración de un registro de esta actividad.
BOMBAS EYECTORAS
Considerando que están bombas sirven para evacuar las aguas lluvias y las aguas negras se deben alternar una vez por semana, limpiar el tablero de control. Supervisar que se laven por lo menos cada dos años Elaboración de un registro de esta actividad.
PLANTA ELECTRICA
Se debe supervisar que el mantenimiento se realice bimensual o trimestralmente, según el presupuesto de gastos de la Copropiedad. Supervisar que la planta siempre este con ACPM, y programar el cambio de aceite y filtro de combustible cada año, el filtro de aire según los requerimientos y el estado del mismo. Supervisar que la planta se prenda una vez por semana durante 15 minutos, ´para evitar incomodidades a los residentes se realiza entre semana, al medio día. Supervisar que por ningún motivo se desconecte la batería del sistema Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860
GINES PROPIEDAD HORIZONTAL NIT 901105142-8 ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL LEY 675 DE 2001 eléctrico. SOTANOS
Verificar que estén limpios, evitar que los residentes pongan objetos en estas zonas, dando cumplimiento a la ley. Supervisar la limpieza de los ductos que pasan por esta zona, la cual se debe realizar bimensualmente Supervisar que el barrido se haga con aserrín húmedo, con poquita agua; el aserrín lo regalan en la carpintería.
JARDINES
Verificar que esta actividad se haga una vez al mes, sin excepción, no solamente es cortar el pasto es arreglar las jardineras, las matas internas que estén en materas. Organizar el rociado de las jardineras, pasto, materas, de acuerdo a los requerimientos, mínimo dos veces por semana.
EXTERIOR DE LA COPROPIEDAD
Supervisar que los andenes, jardines, pasto, y en fin todo lo que tenga que ver con el exterior de la Copropiedad debe permanecer en perfecto estado de limpieza, los equipos exteriores tales como citofonos, timbres, cámaras de CCTV, de igual forma deben estar en perfecto funcionamiento.
ELEMENTOS DE ASEO
Controlar que los elementos de aseo que se suministren estén de acuerdo con las necesidades de la Copropiedad, verificar que el pedido llegué una vez al mes, el primer día hábil de cada mes. De igual forma supervisar que los equipos como brilladoras, aspiradoras estén en correcto funcionamiento y que su uso sea el adecuado.
Quedo atenta a cualquier inquietud Atentamente,
Mauro Luzardo Díaz Guzmán Administrador De Empresas Ingeniero Industrial Calle 65A No 80-20 - Barrio San Marcos Bogotá 3543003/3187739860