Tips & Tricks voor Timemanagement
Tip 1: Haal verzamelen en beslissen uit elkaar. Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te maken, op het moment dat het je leven binnenkomt. Zet een bakje op je bureau, doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in en maak hem ééns per dag leeg. En spreek een paar vaste momenten af met jezelf om je e-mail te verwerken, in plaats van dat de hele dag door te doen. Dan heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.
Tip 2: Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af. Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. Koop een kookwekker en zet hem op je bureau. Spreek met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Bijvoorbeeld: ga twintig minuten e-mail verwerken en ga dan iets anders doen. Zo voorkom je dat je de hele dag in dat ene rapport blijft hangen, of alleen maar e-mails aan het versturen bent.
Tip 3: Leer jezelf routine aan. Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na en dat scheelt energie! Zorg dat je je werk zo gemakkelijk mogelijk kunt doen, zodat je energie over houdt voor het echte denkwerk. Leg spullen altijd op een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.
Tip 4: Zet alléén datum- en tijdgebonden zaken in je agenda. Het scheelt een hoop tijd en stress als je met één blik in je agenda weet waar je die dag aan toe bent en je niet eerst alle harde afspraken van je taken en voornemens moet scheiden. Taken kun je beter niet in je agenda zetten, maar op een aparte takenlijst. Ook dát is time-management.
Tip 5: Organiseren hoort ook bij je werk. Een goed idee is om een Wekelijks Onderhoud in te plannen. Neem elke week een uur de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht.
Tip 6: Houd rekening met ad-hoc werk. Als je weet dat je elke week twintig uur bezig bent met het blussen van brandjes, plan dan niet je agenda veertig uur vol. Als je ondanks alle drukte tijd nodig hebt voor je eigen taken, spreek dan met je collega’s momenten af dat je niet aanspreekbaar bent. Een uur je telefoon en je e-mail uitzetten kan wonderen doen voor je concentratie.
Tip 7: Houd één takenlijst bij. Je hebt een to-do lijst, een takenlijst in Outlook, post-its op je monitor en ook nog taken in je agenda gepland. Hoe weet je dan wat nú echt belangrijk is? Houd één takenlijst bij en zorg ook dat al je taken daarop terecht komen. Dan weet je altijd precies waar je aan toe bent.
Tip 8: Formuleer Eerstvolgende Acties, geen to-do’s. Denk een paar seconden langer na, voordat je een taak op je lijst zet. Wat moet je ervoor doen om die taak uit te kunnen voeren? Als je bijvoorbeeld Peter wilt bellen, vraag je dan ook even af, of je niet eerst zijn nummer op moet zoeken. Zo ja, dan is dat je Eerstvolgende Actie. Door zo concreet mogelijk te zijn, verlaag je de drempel voor jezelf om die taak op te pakken.
Tip 9: Maak afspraken over e-mail. Geconcentreerd werken als je constant je e-mail in de gaten moet houden (want er zou wel eens iets urgents bij kunnen zitten!) is moeilijk. Spreek met je collega’s af dat urgente zaken niet meer per mail gaan, maar bijvoorbeeld per telefoon. En dat als jouw naam in de CC staat, jij niet per sé iets met die e-mail hoeft te doen.
Tip 10: Leg een kladblok op je bureau en schrijf alles op, waar je op wacht. Bestellingen, vragen aan collega’s… als je dat allemaal moet onthouden, ben je zo het overzicht kwijt. Met een complete lijst weet je altijd precies of je nog ergens achteraan moet.