Manual de procesos y procedimientos definitivo by UGC

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FACULTAD DE POSTGRADOS

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NOMBRE: ANA CECILIA OROZCO

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.

NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK

CARGO: DECANO DE FACULTAD

CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E)

FECHA: 01/07/2014

FECHA: 01/074/2014

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

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GENERALIDADES:

1.1

INTRODUCCIÓN:

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El presente manual de la Facultad de Postgrados se establece con el fin de, Contribuir al Desarrollo del potencial humano al nivel más avanzado, fortaleciendo su capacidad analítica, operativa y ética para generar, profundizar y aplicar conocimientos en su disciplina, para trabajar en equipo interdisciplinarios promoviendo la producción de conocimiento socialmente útil a través del ofrecimiento de programas de postgrados, acordes a las nuevas realidades del contexto internacional, nacional y local. 1.2

OBJETIVO DEL MANUAL

Documentar y establecer los procesos y procedimientos de la Facultad de Postgrados, como herramienta de estandarización y de control a la ejecución de las actividades establecidas por la Facultad. 1.3

ALCANCE DEL MANUAL:

Aplica para los procesos y procedimientos de la Facultad de Postgrados de la Universidad La Gran Colombia en la Ciudad de Bogotá.

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PROCEDIMIENTOS DE LA FACULTAD DE POSTGRADOS:

2.1 PROCEDIMIENTOS INSCRIPCIÓN Y APERTURA DE PROGRAMAS: 2.1.1 ESTRATEGIA DE MERCADEO - DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1

Decanatura Coord Mercadeo Secretaria Académico

2 3

Coord Mercadeo

DECANATURA

Coord Mercadeo

Coord. Mercadeo

METAS ASIGNADAS POR PRESUPUESTO: Establece presupuesto de la facultad. PROGRAMACIÓN APERTURAS: Programar Número de Cohortes y N° de Estudiantes de acuerdo al presupuesto dela Facultad CRONOGRAMA DE INSCRIPCIONES: Cronograma fechas inscripciones y aperturas APROBACIÓN DE CRONOGRAMA DE APERTURAS: Firma y aprueba cronograma de aperturas. CRONOGRAMA DE FECHA DE INSCRIPCIONES: Se establece las fechas de cierre de inscripciones. estrategias de mercadeo interno y externo: Interno: 1. Visita de facultades de la universidad para base de datos (estudiantes de último semestre). Organización de base de datos. 2. Envió de email a los estudiantes invitándolos a realizar su postgrado. 3. Tele mercadeo. Gestión sobre la base de datos. 4. Promoción directa con los grupos. (especialización y diplomados como opción de grado). Estrategia de precio promoción. 5. Material publicitario impreso. (PoP). 6. Servicio al cliente. 7. Promoción en los eventos internos de la Universidad. 8. Estrategia de promoción y mercadeo en los eventos de graduados. Se registra para establecer una base de datos de clientes potenciales. EXTERNO: Identificación de necesidades. 1. Investigación de mercadeo. 2. Plan de comunicaciones. a. Impreso b. Televisión c. Marcketing digital d. Redes sociales 3. Mercadeo directo 4. Activación de marca 5. Mailing 6. Telemercadeo. 7. Participación de ferias educativas y empresariales. 8. Convenios interinstitucionales. ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS: Se realiza gestión y seguimiento a la base de datos del proceso.

2.2 Inscripción De Aspirantes, Admisión Y Matrículas De Postgrados REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN PARA ESPECIALIZACIÓN  Consignar en la Cuenta corriente No. 033391111 del Banco de Bogotá a nombre de la Universidad La Gran Colombia la suma de $87.000 y radicar en la Facultad de Postgrados Cra. 5 No. 12B-49 

Comprobante de pago original para la inscripción



Fotocopia de la cedula de ciudadanía ampliada al 150 %



Una foto de frente a color, tamaño 3x4



Fotocopia del diploma o acta de grado que acredite al título profesional de pregrado



Hoja de vida sencilla del aspirante



Fotocopia del carnet de la EPS



Formulario de inscripción debidamente diligenciado (se le entrega en la facultad de postgrados)



Citación a entrevista

REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN PARA MAESTRÍA

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

Consignar en la Cuenta corriente No. 033391111 del Banco de Bogotá a nombre de la Universidad La Gran Colombia la suma de $87.000 y radicar en la Facultad de Postgrados Cra. 5 No. 12B-49



Comprobante de pago original para la inscripción



Fotocopia de la cedula de ciudadanía ampliada al 150 %



Una foto de frente a color, tamaño 3x4



Fotocopia del diploma o acta de grado que acredite al título profesional de pregrado



Hoja de vida sencilla del aspirante



Fotocopia del carnet de la EPS



El certificado de las calificaciones de pregrado ( NO APLICA para Egresados de Pregrado de la Universidad La Gran Colombia)



La propuesta de investigación de conformidad con los lineamientos que para el efecto establezca la Universidad



Formulario de inscripción debidamente diligenciado (se le entrega en la facultad de postgrados)



Citación a entrevista

REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN PARA OPCIÓN DE GRADO  Consignar en la Cuenta Corriente No. 033391111 del Banco de Bogotá a nombre de la Universidad La Gran Colombia la suma de $87.000 y radicar en la facultad de postgrados Cra 5 No. 12B-49

2.2.1



Comprobante de pago original para la inscripción



Fotocopia de la cedula de ciudadanía ampliada al 150%



Una foto de frente a color, tamaño 3x4



Hoja de vida sencilla



Certificado terminación de materias y/o carta de autorización de su facultad



Paz y salvo financiero



Fotocopia del carnet de la EPS



Citación a entrevista

DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No

RESPONSABLE

ASPIRANTE

COORDINACIÓN DE MERCADEO

ASPIRANTE

COORDINACIÓN DE MERCADEO

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE PROGRAMA DE POSTGRADO: Personal o portal institucional ENTREGA DE INFORMACIÓN DE ACUERDO A PROGRAMA: Se le entrega al aspirante de postgrado la información solicitada. PAGO DE INSCRIPCIÓN Y DOCUMENTOS: Realiza pago de inscripción y entrega documentos a la facultad de postgrados. No se recibe parcial de documentación. Diligencia formulario de inscripción y formato de entrevista. APERTURA DE CARPETA: Se realiza apertura de la carpeta física y se alimenta la base de datos de inscritos en Excel. El proceso se verifica mediante lista de chequeo de datos. Una vez se tenga el cupo presupuestado lleno, se entrega comunicación al Coordinador de Programa respectivo para iniciar el

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2.2.2

COORDINADOR DE PROGRAMA

COORDINACIÓN DE MERCADEO

COORDINACIÓN GENERAL

ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL

COORDINACIÓN GENERAL

CARTERA

COORDINACIÓN GENERAL

ESTUDIANTE

COORDINACIÓN GENERAL

FLUJOGRAMA

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proceso de entrevista. Se adjunta listado de aspirantes y la hoja de entrevista. CITACIÓN Y REALIZACIÓN DE ENTREVISTA: Se realiza la entrevista por parte del Coordinador y se Diligencia el formato de entrevista. Firma de ejecución de entrevista. Entrega formato de entrevista diligenciado y firmado por la Coordinación de programa. ESPECIALIZACIONES: MAESTRÍAS: Se realiza de manera personal, se revisan los datos del Se realiza de manera personal, se revisan los datos del estudiante estudiante en el formulario: información académica e en el formulario: información académica e información laboral. Y información laboral. Y se tienen en cuenta los siguientes se tienen en cuenta los siguientes aspectos: aspectos: Interés por el programa 20% Interés por el programa 20% Trayectoria laboral y relación con el programa 20% Trayectoria laboral y relación con el programa 20% Conocimiento sobre la UGC 20% Conocimiento sobre la UGC 20% Valores éticos 20% Valores éticos 20% Valores sociales 20% Valores sociales 20% Admitido si Presenta y defiende su propuesta de Investigación Admitido si: inicio proceso de admisión (que entrega impresa) No: Entrega De Documentos De Inscripción No: Entrega De Documentos De Inscripción COMUNICACIÓN AL ASPIRANTE ADMITIDO: Se comunica a los aspirantes el resultado de su proceso y su admisión. La comunicación se realiza por medio electrónico y telefónico. Para los aspirantes que no fueron aceptados se les informa que pueden venir por sus documentos si lo desean. ENTREGA DE CARPETA DE INSCRIPCIONES: Mediante oficio se entrega la Coordinación General el listado de admitidos con sus documentos de soportes. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE INSCRIPCIONES: Recepción de carpetas de las carpetas de inscripciones del área de Mercadeo, verificar la completitud de la documentación. Si la documentación está completa, se procede a solicitar la asignación de formulario y clave al proceso de Admisiones, Registro y Control. En caso de encontrar alguna novedad se informa al área de Mercadeo. ASIGNACIÓN DE FORMULARIO Y CLAVE: El proceso genera la respectiva asignación de No. De formulario y Clave del estudiante. Remite la respectiva información para su ingreso al SIA, vía correo institucional al área de Coordinación General de postgrados. CONFIRMACIÓN DE ADMISIÓN: Registro de información en el SIA. Se confirma en el SIA la admisión del estudiante. GENERACIÓN DE MATRÍCULA: Con la confirmación de admisión del estudiante, se generan la orden de matrícula respectiva. EL proceso de Admisiones, Registro y control colabora con la remisión de las órdenes a la Coordinación General de Postgrados. NOTIFICACIÓN AL ASPIRANTE ADMITIDO DE SU MATRÍCULA: Ordenes de matrícula, Se notifica al estudiante mediante correo electrónico o en su defecto se le entrega personalmente. (El estudiante firma el recibido en la relación de matrículas generadas.) PAGO Y LEGALIZACIÓN DE MATRÍCULA: Realización de pago de matrícula y entrega de copia de la misma a la facultad de Postgrados. RELACIÓN DE ESTUDIANTES MATRICULADOS: Se expide una relación de estudiantes matriculados al secretario académico de la facultad. (Excel).

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2.3 POSTULACIÓN DOCENTE: El proceso de postulación docente aplica para todos los registros calificados de los programas de postgrados ofrecidos por la Facultad de Postgrados y la formación continuada respectivamente. Este procedimiento inicia paralelamente cuando se cuenta con los aspirantes necesarios para dar inicio a un programa de Postgrados o formación continuada y se cuenta la respectiva malla curricular y la elaboración de horarios. La elaboración de horarios es responsabilidad del Coordinador de Programa. 2.3.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

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RESPONSABLE COORDINADOR DEL PROGRAMA

COORDINADOR DEL PROGRAMA

COORDINACIÓN GENERAL

DECANO

6 7

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA CONTROL INTERNO

RECTORÍA

DESARROLLO HUMANO

COORDINADOR DE PROGRAMA

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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES SELECCIÓN DE DOCENTES: Revisión de hojas de vida docentes con los respectivos soportes, citación a entrevista. REALIZACIÓN DE ENTREVISTA A DOCENTES: Se realiza la respectiva entrevista al docente y se diligencia el formato de entrevista como soporte al proceso de selección docente. Si: se remite las hojas de vida en el formato institucional para tal fin. Se adjunta los soportes respectivos de idoneidad y formato de entrevista diligenciado. VERIFICACIÓN DE IDONEIDAD: Se verifica las hojas de los docentes postulados, los soportes de idoneidad y resultado de la entrevista ejecutada en el paso anterior. Si: ingreso al formato de docentes postulados. No: Se regresa la hoja de vida a la Coordinación de Programa. CUADRO DE POSTULACIÓN DOCENTE: Se diligencia el formato en Excel de postulación docente de acuerdo a lo estipulado. Se elabora el oficio relacionando la respectiva postulación para firma del Decano. APROBACIÓN DE POSTULACIÓN DOCENTE: Firma el oficio de postulación docente. En caso de encontrar alguna novedad se informa a la coordinación General para su modificación. APROBACIÓN DE POSTULACIÓN DOCENTE: En caso de encontrar alguna novedad se informa a la Decanatura para su modificación. APROBACIÓN DE POSTULACIÓN DOCENTE: En caso de encontrar alguna novedad se informa a la Decanatura para su modificación. APROBACIÓN FINAL DE POSTULACIÓN DOCENTE: Aprobación final para el proceso de contratación docente. CONTRATACIÓN DOCENTE: Se realiza la contratación docente de acuerdo a las normas legales vigentes y las normas internas correspondientes. CONFIRMACIÓN DE HORARIOS A LOS DOCENTES: Confirmación de los docentes. Entrega de horario y syllabus actualizado a cada docente, según la malla curricular. Entrega de formato de Socialización de syllabus que debe diligenciar el primer día de clase.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FACULTAD DE POSTGRADOS 2.3.2

2.4

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FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO DE Desarrollo De Clase De Postgrados: Aplica para los programas de postgrados aprobados bajo registro calificado. Para el inicio del desarrollo de actividades descrito a continuación es necesario haber cumplido los siguientes requisitos: a)

Confirmación de horarios de acuerdo a la malla curricular. De acuerdo al procedimiento descrito en el literal 2.3 POSTULACIÓN DOCENTE. b) Aprobado la postulación docente de acuerdo al procedimiento descrito en el literal 2.3 POSTULACIÓN DOCENTE. c) Para los programas de maestrías, aprobación de la propuesta de investigación a los estudiantes. 2.2 INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES, ADMISIÓN Y MATRÍCULAS DE POSTGRADOS

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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No

RESPONSABLE

COORDINADOR DE PROGRAMA

DOCENTE

3.1

COORDINADOR GENERAL

3.2

COORDINADOR DE PROGRAMA

COORDINADOR GENERAL COORDINADOR DE PROGRAMA

COORDINADOR GENERAL

6.1

COORDINADOR DE PROGRAMA

6.2

DOCENTE

7.1

DOCENTE

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES CONFIRMACIÓN DE HORARIOS A LOS DOCENTES: Confirmación de los docentes. Entrega de horario y syllabus actualizado a cada docente, según la malla curricular. Entrega de formato de Socialización de syllabus que debe diligenciar el primer día de clase. Se entrega una copia del horario del docente a la Coordinación General, se le informa igualmente las fechas de inicio y terminación del programa de postgrado. ACTUALIZACIÓN DEL SYLLABUS: Recepción del syllabus correspondiente. Si: Se realiza la respectiva actualización del syllabus y se comunica al Coordinador de Programa para su actualización. No: paso No. 4. PREPARACIÓN DE INDUCCIÓN: a) Definir Fecha de Apertura b) Solicitar auditorio para el evento. c) Elaborar agenda y oficios de invitación a las dependencias de la Universidad. d) Diligenciar Formato Institucional para refrigerios. PREPARACIÓN DEL LECTIO INAUGURALIS: Se realiza la agenda de la Lectio Inauguralis y se propone el experto encargado para dictar la conferencia. Impresión de agenda Impresión de horario Citación de estudiantes a la jornada de inducción a través del correo electrónico o vía telefónica EJECUCIÓN DE JORNADA DE INDUCCIÓN: Apoyo logístico a la ejecución de la jornada de inducción. Presidir y presentar al ponente central y al programa. Entregar a cada estudiante de la especialización su carpeta con el horario y carta de bienvenida. PROGRAMACIÓN DE CLASES - ASIGNACIÓN DE PLANTA FÍSICA - ASISTENCIA CONTROL DE CLASE: a) Entregar Formatos de programación de clase a coordinadores en reunión de coordinadores (Convocada por Coordinación General el primer día hábil de cada semana). b) Recibir el programador por coordinador (el mismo día de su entrega) c) Elaborar el programador general de clases de la Facultad de Postgrados. d) Verificar suficiencia y ubicación de salones para los distintos programas según el programador general semanal de clases. e) Solicitar salas de Cómputo según lo programado por el coordinador. f) Solicitar parqueaderos para profesores al Departamento de Seguridad según lo programado por el coordinador. g) Elaborar listados de asistencia según Programador de clases y Horarios. h) Elaborar o desarchivar Formato de Control de clase y anexarlos a listados de asistencia. i) Entregar formatos de asistencia y control de clase a los coordinadores de Programa. j) Recepción de Docentes (Día Sábado). k) Recibir Formatos de Control de clase diligenciados. l) Archivar Formatos de Control de clase (Entregar formato de control de clase a secretaría académica una vez se haya culminado el modulo) m) Recuperar listas de asistencia en los diferentes salones de clase. n) Chequear listas de asistencia y alimentar base de datos de asistencia por estudiante. o) Archivar listas de asistencia p) Emitir informes de asistencia de estudiantes en caso de ser requerido. q) Recibir excusas de inasistencia para ser valoradas y clasificadas. r) Entregar a los coordinadores de programa Listados de Asistencia y Controles de Clase organizados según lo programado. PRIMER DÍA DE CLASE: Recepción a los estudiantes de postgrados. Entrega de listado de asistencia de estudiantes y hoja de ruta. PRIMER DÍA DE CLASE: Socializar ante los estudiantes el syllabus del programa. (Acta de socialización). DESARROLLO DE CLASE: Ejecución del desarrollo de clase de acuerdo al syllabus. DESARROLLO DE CLASE: Recibir por parte del docente: Acta de socialización de Syllabus, Acta documentos y lecturas segunda lengua Hacer seguimiento a los docentes y estudiantes que garanticen el buen desarrollo del curso. Hacer seguimiento a los docentes y estudiantes que garanticen el buen desarrollo del curso: prestar atención oportuna PQR.

7.2

COORDINADOR DE PROGRAMA

ELECTIVAS DISCIPLINARES Y NO DISCIPLINARES El coordinador se presenta al salón de clase y presenta el Formato con las Electivas y objetivo general. Los estudiantes elijen una de las opciones presentadas. Los estudiantes hacen la elección y firman acuerdo. El Coordinador selecciona el docente especializado según la electiva y ejecuta el procedimiento de postulación docente según literal 2.3. La ejecución de Desarrollo de Clase de la electiva disciplinar y no disciplinares se realiza de la misma forma que describe este procedimiento de –desarrollo de Clase.

7.3

COORDINADOR GENERAL

PROCESO DE INVESTIGACIÓN: El proceso de investigación se realiza según lo descrito en el literal 2.6 PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN. DESARROLLO DE CLASE: ELECTIVA LIBRE (RECREATIVA Y CULTURAL) a) Definir fechas de electiva libre con el Departamento de Bienestar Universitario.

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Socializar con Coordinadores de Programa las fechas definidas para la electiva (para ser incluidas en Horarios de los programas) c) Remitir a Bienestar listado de estudiantes asistentes a la Electiva. d) Socializar con estudiantes información necesaria para la asistencia y desarrollo de las actividades que componen la electiva libre. e) Recibir calificaciones de Bienestar en lo referido a la electiva libre en su fase recreativa. f) Ensayos de la electiva libre en su fase Cultural (Seminario). g) Elaborar oficio de relación de ensayos a Coordinadores de Programa. h) Recibir de los coordinadores de programa calificaciones de la electiva libre en su fase cultural. i) Diligenciar Reporte de calificaciones con las dos notas constitutivas de la electiva libre. j) Radicar Reporte de Calificaciones a Secretaría Académica. REPORTE DE CALIFICACIONES: El reporte de calificaciones corresponde a las siguiente serie de actividades: 8

DOCENTE

COORDINADOR DE PROGRAMA 9

COORDINACIÓN DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN

a) Reporte de calificaciones numéricas de los estudiantes. b) Realizar el debido proceso de evaluación y calificación del módulo. c) Revisión y actualización del syllabus. EVALUACIÓN DOCENTE: La respectiva evaluación docente se realiza en conjunto entre el Coordinador de Programa y la Coordinación de Autoevaluación y Acreditación de acuerdo al procedimiento de Coordinación de Autoevaluación y Acreditación Literal 2.7 AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN La autoevaluación docente y la evaluación que realiza los estudiantes son entregadas a la Coordinación de autoevaluación y Acreditación.

Los respectivos controles establecidos para el desarrollo de clase en la cual se encuentran: listas de asistencia y los controles de clase son de control del Coordinador General de la faculta de Postgrados. Los reportes de notas son publicados ocultando los nombres de los estudiantes en cartelera de la facultad. Los originales reposan en la Secretaria Académica para su control. 2.4.2

FLUJOGRAMA

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2.5 PROCEDIMIENTO DE FORMACIÓN CONTINUADA: 2.5.1 INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES PARA PROGRAMAS DE FORMACIÓN CONTINUADA: REQUISITOS PARA PROGRAMAS DE FORMACIÓN CONTINUADA DOCUMENTOS  Paz y salvo académico 

Paz y salvo financiero



Comprobante original de pago de matricula



Fotocopia de la cédula ampliada al 150%

2.5.1.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No 1

RESPONSABLE FORMACIÓN CONTINUADA

FORMACIÓN CONTINUADA

FORMACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ESTUDIANTES: Recepción De Documentos Estudiantes REGISTRO DEL MATRICULADO EN BASE DE DATOS: Digitar los datos personales a) nombres y apellidos b) no. Cédula c) código estudiante d) no. Celular e) correo electrónico GESTIÓN DOCUMENTAL:

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SOPORTES ACADÉMICO: Paz y salvo académico y financiero los cuales se archivan en una a-z con las respectivas planillas de calificaciones; copia de los cuales se envían a las diferentes facultades. CONTINUADA SOPORTE FINANCIERO: Para dar trámite a las cuentas de cobro de los docentes, se requiere relación de base de datos de estudiantes y comprobante de pago original me matricula como respaldo al presupuesto.

2.5.1.2 FLUJOGRAMA:

2.5.2

Preparación De Carga Académica Y Ejecución De Desarrollo De Clases Para Programas De Formación Continuada: 2.5.2.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No

RESPONSABLE

FORMACIÓN CONTINUADA

DECANO

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

CONTROL INTERNO

FORMACIÓN CONTINUADA

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REUNIÓN COORDINADORES DE ÁREA: Previo al inicio del programa (diplomado, curso, etc.), y una vez aprobada la postulación docente (ver literal 2.3), se convoca a una reunión con el coordinador encargado del área para programar la carga académica (fechas, hora, módulos y docente. DILIGENCIAR FORMATO DE HORARIO ESTABLECIDO: Digitar en el formato establecido la información entregada por el coordinador del área en reunión previa NOTIFICACIÓN AL DOCENTE DE SU CARGA ACADÉMICA: Redactar oficios determinando la carga académica de cada uno de los docentes que dictara el modulo, en el diplomado, curso, etc y enviarlo por correo electrónico al respectivo docente. PREPARACIÓN DE LA JORNADA DE INDUCCIÓN: ELECCIÓN DEL CONFERENCISTA Determinar el área del diplomado (derecho – gestión – educación) Elegir el conferencista de las más altas calidades personales y profesionales, de ser posible un personaje de la vida pública. Seleccionar con el conferencista el tema para la lectio inaguralis Comunicación de aprobación de conferencista. APROBACIÓN DE CONFERENCISTA: Firma el oficio de postulación conferencista. En caso de encontrar alguna novedad se informa a la coordinación de Formación Continuada para su modificación. APROBACIÓN DE POSTULACIÓN CONFERENCISTA: En caso de encontrar alguna novedad se informa a la Decanatura para su modificación. APROBACIÓN DE POSTULACIÓN CONFERENCISTA: En caso de encontrar alguna novedad se informa a la Decanatura para su modificación. INVITACIÓN CONFERENCISTA: Aprobado el currículo, experiencia y perfil del conferencista, previa definición de la fecha de apertura Elaboración de la invitación al conferencista para la Lectio Inaguralis CONVOCATORIA ESTUDIANTE: Redactar oficio convocando a los estudiantes con copia al coordinador del diplomado a la inducción resaltando la calidad del conferencista que tendrá a cargo la Lectio Inagurales y enviarlo por correo electrónico. LOGÍSTICA DE LA INDUCCIÓN: a) Solicitar ante la oficina de medios audiovisuales el auditorio, el protocolo del mimo y el apoyo tecnológico que se requiera. b) Solicitar ante la oficina de servicios generales una estación de tinto que funcionara en la parte externa del auditorio. c) Elaboración de la agenda del evento d) Informar ante el departamento de seguridad el ingreso del conferencista e) Entregar al de departamento de seguridad el listado de los estudiantes y los docente de este programa que inicia f) Solicitar al conferencista el archivo virtual de la conferencia

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FORMACIÓN CONTINUADA

DOCENTE

13.1

13.2

FORMACIÓN CONTINUADA

DOCENTE

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No. REV

EJECUCIÓN DE LA INDUCCIÓN: Ejecución de acto de inducción Lectio Inaguralis, de acuerdo a la planificación establecida. PRIMER DÍA DE CLASE: Entregar a los estudiantes el primer día de clases copia del horario socializando el contenido programático de curso de Formación Continuada. El primer día de clase se entrega en el aula el listado con la base de datos del estudiante, con el fin de que cada uno verifique que la información registrada es correcta (nombres y apellidos-no. Cédula – código estudiante – no. Celular – correo electrónico). DESARROLLO DE CLASE: Al iniciar cada clase se entrega al respectivo docente el formato de hoja de ruta donde se especifica fecha de la clase, hora de inicio, hora de terminación, total de horas dictadas, tema a orientar en cada clase y firma del docente. Elaborar y entregar al docente planilla de calificaciones para su respectivo diligenciamiento. Ingresar al archivo digital las notas suministradas por el docente Publicar planilla de calificaciones DESARROLLO DE CLASE: Al iniciar cada clase se entrega al representante del grupo el formato de asistencia donde se registra el código, nombre y apellidos para que el estudiante firme su asistencia a clase. Realizar adecuadamente el registro de notas de los estudiantes. REPORTE DE CALIFICACIONES: El reporte de calificaciones corresponde a las siguiente serie de actividades:

DOCENTE

FORMACIÓN CONTINUADA

COORDINADOR DE PROGRAMA 16

COORDINACIÓN DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN FORMACIÓN CONTINUADA

d) Reporte de calificaciones numéricas de los estudiantes. e) Realizar el debido proceso de evaluación y calificación del módulo. f) Revisión y actualización del syllabus. CONTROL AL DESARROLLO DE CLASE: La responsabilidad del control al desarrollo de clase es exclusivo de la Coordinación de Formación Continuada, quien custodia: a) Control de ruta b) Registro de asistencia c) Reporte de calificaciones EVALUACIÓN DOCENTE: La respectiva evaluación docente se realiza en conjunto entre el Coordinador de Programa y la Coordinación de Autoevaluación y Acreditación de acuerdo al procedimiento de Coordinación de Autoevaluación y Acreditación Literal 2.7 AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN La autoevaluación docente y la evaluación que realiza los estudiantes son entregadas a la Coordinación de autoevaluación y Acreditación. REMISIÓN PLANILLA DE CALIFICACIONES A FACULTADES: Elaborar oficio remisorio para la respectiva facultad soportado con la planilla de notas, paz y salvo académico y paz y salvo financiero de los estudiantes. Entregar personalmente en secretaria de la facultad respectiva el oficio para su radicación

Es responsabilidad de la Coordinación de Formación continuada la gestión de pagos a docentes: a) Verificar en los horarios de cada programa la fecha de terminación de módulo por docente. b) Recepción de documentos del docente (rut – fotocopia de la cédula). c) Diligenciar documentos exigidos por formación continuada conjuntamente con el docente para el trámite de cuenta de cobro. d) Elaborar relación de cuentas de cobro respaldado por el control de ruta, con la siguiente información: no. Cuenta de cobro, cédula, nombres y apellidos, días y mes cobrado, programa, módulo, jornada, total horas, valor hora, valor total). e) Elaborar presupuesto soportado con la base de datos de estudiantes y los respectivos recibos de matrícula en original. f) Elaborar el oficio remisorio a la Vicerrectoría Academice con los respectivos vistos buenos. g) Solicitar el respectivo visto bueno de coordinación de formación continuada, secretaria académica y decanatura. h) Remitir el oficio con los soportes debidamente diligenciados ante la oficina de presupuesto. 2.5.2.2 FLUJOGRAMA

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2.6 PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN: 2.6.1 TUTORÍA 2.6.1.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No 1 2 3

RESPONSABLE COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR DE INVESTIGACIONES COORDINADOR DE INVESTIGACIONES DOCENTE INVESTIGADOR

ESTUDIANTE

DOCENTE INVESTIGADOR

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESIGNACIÓN DE DOCENTE INVESTIGADOR: De acuerdo a la postulación docente, se designan los docentes investigadores. SOCIALIZACIÓN A ESTUDIANTES DE TUTORÍAS Notificación al Docente Investigador de la lista de estudiantes que tienen derecho a tutoría SOCIALIZACIÓN DE HORARIOS DE ATENCIÓN A ESTUDIANTES: El Docente Investigador determina horario fechas de atención SELECCIÓN DE HORARIOS DE TUTORÍA: El estudiante establece los horarios de tutoría para realizar su anteproyecto de acuerdo a las fechas y horarios de atención preestablecidos por el Docente Investigador. DESARROLLO DE TUTORÍA En la primera sesión de tutorías el Docente Investigador Presenta los objetivos de la tutoría El Docente Investigador diligenciara un formato en donde se consigne las fechas, tiempo y tema tratado en cada una de las sesiones.

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ESTUDIANTE

DOCENTE INVESTIGADOR

ESTUDIANTE

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No. REV

SOCIALIZACIÓN DE AVANCE Socialización de los avances por parte de los estudiantes (anteproyecto o proyecto) SEGUIMIENTO DE TUTORÍA Revisión del (anteproyecto o proyecto de investigación) teniendo en cuenta aspectos metodológicos y/o disciplinares. Actividad de ajuste en la parte disciplinar o metodológica según criterio del Docente Investigador. Programación de una nueva tutoría si el docente investigador considera necesario o con el fin de verificar el trabajo propuesto. MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN El estudiante diligencia una encuesta de satisfacción de la tutoría y la entrega en la Coordinación de Investigaciones.

2.6.1.2 FLUJOGRAMA:

2.6.2 SUSTENTACIÓN DE ANTEPROYECTO 2.6.2.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No 1 2 3

RESPONSABLE COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR DE INVESTIGACIONES SECRETARIA ACADÉMICA COORDINADOR DEL PROGRAMA

ESTUDIANTE

DOCENTE METODOLÓGICO

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES SOCIALIZACIÓN DE FECHAS DE SUSTENTACIÓN DE ANTEPROYECTO: Realizar una reunión previa con cada Coordinador de Programa para programar fecha de sustentación de Anteproyecto. Socializar fechas con los estudiantes, docente metodológico y docente investigador TRAMITE Y ENTREGA DE PAZ Y SALVO: El estudiante trámite su paz y salvo ante la Secretaría Académica de la Facultad de Postgrados. GENERAR LISTADO DE ESTUDIANTES PARA SUSTENTACIÓN. Socialización de estudiantes que sustentan su anteproyecto. IMPRESIÓN DE FORMATO DE RESUMEN DE ANTEPROYECTO: Los estudiantes imprimen el formato de resumen del Anteproyecto, suministrado por la Coordinación de Investigaciones ENTREGA DE EJEMPLARES DE ANTEPROYECTO: Los estudiantes entregan tres ejemplares del Anteproyecto al Docente Metodológico y uno de ellos llevara anexo el Formato de resumen del Anteproyecto. LECTURA DE ANTEPROYECTO: El Docente metodológico conservará un ejemplar, hará entrega de un segundo al Coordinador del Programa y un tercer ejemplar, con anexo del Formato de resumen del Anteproyecto, lo entregara al Coordinador de Investigaciones con 15 días hábiles de anticipación para su respectiva lectura.

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ESTUDIANTE

COORDINADOR DE INVESTIGACIONES

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No. REV

SESIÓN DE SUSTENTACIÓN ANTE JURADOS: Los estudiantes ante los jurados sustentan el anteproyecto. CORRECCIONES A LOS ANTEPROYECTOS: Con el soporte de Docente Metodológico, Coordinador del Programa, Docente Investigador, Coordinador de Investigaciones; realiza as respectivas correcciones al anteproyecto. INSCRIPCIÓN DE PROYECTO: Se inscribe el Anteproyecto como proyecto oficial de la Facultad.

2.6.2.2 FLUJOGRAMA:

2.6.3 SUSTENTACIÓN DE PROYECTO 2.6.3.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No 1 2 3

RESPONSABLE COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR DE INVESTIGACIONES SECRETARIA ACADÉMICA COORDINADOR DEL PROGRAMA

ESTUDIANTE

DOCENTE METODOLÓGICO

ESTUDIANTE

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES SOCIALIZACIÓN DE FECHAS DE SUSTENTACIÓN DE ANTEPROYECTO: Realizar una reunión previa con cada Coordinador de Programa para programar fecha de sustentación de proyecto. Socializar fechas con los estudiantes, docente metodológico y docente investigador TRAMITE Y ENTREGA DE PAZ Y SALVO: El estudiante trámite su paz y salvo ante la Secretaría Académica de la Facultad de Postgrados. GENERAR LISTADO DE ESTUDIANTES PARA SUSTENTACIÓN. Socialización de estudiantes que sustentan su anteproyecto. ENTREGA DE EJEMPLARES DE PROYECTO: Los estudiantes entregan tres ejemplares del Anteproyecto al Docente Metodológico y uno de ellos llevara anexo el Formato de resumen del Anteproyecto. LECTURA DE PROYECTO: El Docente metodológico conservará un ejemplar, hará entrega de un segundo al Coordinador del Programa y un tercer ejemplar, con anexo del Formato de resumen del Anteproyecto, lo entregara al Coordinador de Investigaciones con 15 días hábiles de anticipación para su respectiva lectura. CORRECCIONES A LOS PROYECTOS: Con el soporte de Docente Metodológico, Coordinador del Programa, Docente Investigador, Coordinador de Investigaciones; en

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COORDINADOR DE INVESTIGACIONES DOCENTE METODOLÓGICO COORDINADOR DEL PROGRAMA DOCENTE INVESTIGADOR COORDINADOR DE INVESTIGACIONES

COORDINADOR DE INVESTIGACIONES

ESTUDIANTE

COORDINADOR DE INVESTIGACIONES

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No. REV

un plazo mínimo de 10 días hábiles de lectura para que se realice las respectivas correcciones y sean entregadas a cada grupo correspondiente. ACTA DE SUSTENTACIÓN: Elaborar acta de sustentación “Concepto del Jurado Evaluador sobre los Trabajo de Grado” , para ser firmada por los jurados SESIÓN DE SUSTENTACIÓN ANTE JURADOS: Sesión de sustentación

SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS DE SESIÓN DE SUSTENTACIÓN: Informar al grupo de las correcciones encontradas durante el proceso de sustentación y fijar un plazo mínimo de 15 días hábiles para presentarlas ante la Coordinación de Investigaciones ENTREGA DE CORRECCIONES DE PROYECTO Con el soporte de Docente Metodológico, Coordinador del Programa, Docente Investigador, Coordinador de Investigaciones; realiza as respectivas correcciones al proyecto. AVAL DE ENTREGA DE PROYECTO FINAL Dar aval para la entrega del CD regrabable del proyecto Final en formato PDF y WORD, juntos a los Formatos que exige la Biblioteca. ENTREGA DE DOCUMENTOS A BIBLIOTECA: La remisión de los proyectos de grados a la Biblioteca se realiza de acuerdo a los parámetros establecidos para tal fin.

2.6.3.2 FLUJOGRAMA:

2.7 PROCEDIMIENTO AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN: 2.7.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No

RESPONSABLE

COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN

COMITÉ DE AUTOEVALUACIÓN

3 4 5 6

COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR AUTOEVALUACIÓN / COORDINADOR DE PROGRAMAS

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES SENSIBILIZACIÓN HACIA UNA CULTURA DE LA AUTOEVALUACIÓN: Desarrollo de espacios de socialización y sensibilización a partir de folletos, material informativo, entre otros, relacionado con temas de pertinencia institucional como Horizonte Institucional. ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE AUTOEVALUACIÓN: De acuerdo a los resultados arrojados en proceso anteriores, se revisan los instrumentos y junto con el comité de autoevaluación se realiza u una propuesta para modificar los instrumentos actuales. APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO FRENTE A LA COMUNIDAD ACADÉMICA: Se hará la aplicación del instrumento de evaluación, así como la agrupación de la información y su respectivo análisis. ELABORACIÓN DE INFORME: Elaboración del informe de autoevaluación, así como la socialización ante la comunidad académica de la Facultad de Postgrados. FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO: Elaboración de los planes de mejoramiento a partir de los resultados encontrados en la aplicación del instrumento. SEGUIMIENTO DE EJECUCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO: Realizar el respectivo seguimiento a la ejecución de los planes de mejoramiento.

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FLUJOGRAMA:

2.7.3 2.7.4

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DOCENTE: DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No 1 2 3 4 5 6

2.7.5

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No. REV

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN

CONSTRUCCIÓN Y CONTROL DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DOCENTE Construir el instrumento de Evaluación Docente APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DOCENTE Aplicar con cada uno de los programas de especialización y maestría la evaluación de docentes en los tiempos establecidos para tal fin. APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DOCENTE: Se hará la aplicación del instrumento de evaluación, así como la agrupación de la información y su respectivo análisis. ELABORACIÓN DE INFORME: Elaboración del informe de evaluación docente, así como la socialización. FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO: Elaboración de los planes de mejoramiento a partir de los resultados encontrados en la aplicación del instrumento. SEGUIMIENTO DE EJECUCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO: Realizar el respectivo seguimiento a la ejecución de los planes de mejoramiento.

COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR DEL PROGRAMA COORDINADOR AUTOEVALUACIÓN / COORDINADOR DE PROGRAMAS

FLUJOGRAMA

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2.8 DOCUMENTOS DE REGISTROS CALIFICADOS: 2.8.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE REGISTRO CALIFICADO Coordinar el desarrollo, preparación y documentación del Registro Calificado de los diferentes programas de postgrado de la Universidad, teniendo en cuenta la exigencia de las condiciones mínimas de calidad.

COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN

DECANATURAS DE FACULTAD

5 6

2.8.2

COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN VICERRECTORÍA ACADÉMICA / COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN VICERRECTORÍA ACADÉMICA / COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN

FLUJOGRAMA:

RECEPCIÓN Y ARTICULACIÓN DE DOCUMENTOS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MAESTROS PARA RENOVACIÓN DE REGISTROS CALIFICADOS. Coordinar con las Facultades que soportan académicamente los programas de Postgrado y con las Unidades Académicas de la Universidad, la elaboración y documentación del trámite de Registro Calificado de los programas de Postgrado que requieren este proceso. DESARROLLO DE REUNIONES DE PREPARACIÓN Y ALISTAMIENTO PARA VISITAS DE PARES ACADÉMICOS. Convocar y coordinar reuniones con las diferentes dependencias de la Facultad, los diferentes estamentos de la Universidad y comunidad académica, relativas al trámite de Registro Calificado de los diversos programas de Postgrado. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES. Someter a consideración, concepto y/o aprobación de los organismos autorizados de la Universidad los diferentes documentos derivados del proceso de preparación de Registro Calificado de los diversos programas de Postgrado. CAPACITACIÓN SOBRE PROCESOS DE RENOVACIÓN DE REGISTRO CALIFICADO. Capacitar a funcionarios de la Universidad en el tema de Registro Calificado. SUBIR DOCUMENTOS DE RENOVACIÓN DE REGISTROS CALIFICADOS ANTE EL MEN. Presentar ante el Ministerio de Educación Nacional los documentos de trámite de Registro Calificado de los programas de Postgrado. SOLUCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL MEN SOBRE LOS PROCESOS DE RENOVACIÓN. Preparar respuesta a requerimientos del Ministerio de Educación Nacional derivados del proceso de Registro Calificado. DESARROLLO DE SIMULACROS Y PREPARACIÓN PREVIO A LA VISITA. Coordinar con el apoyo de las unidades académicas de la Universidad, la preparación y adecuación de la logística por visita de pares académicos amigos u oficiales.

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2.9 PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARIA ACADÉMICA: 2.9.1 ESTUDIO ACADEMICO: Estudio académico que realiza para las homologaciones, reingresos, traslados y/o transferencias. 2.9.1.1 REINGRESO DE ESTUDIANTES (SUSPENSIÓN DE ESTUDIOS MENOR A 6 MESES) Para aquellos estudiantes de reingreso que realizan su proceso de matrícula antes de 6 meses desde la fecha en que suspendió sus estudios no se realiza trámite administrativo de reingreso; solamente solicitan a la facultad, mediante comunicación su intención de retomar sus estudios. 2.9.1.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES

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RESPONSABLE

1 2 3 4 5

ESTUDIANTE DECANO SECRETARIO ACADÉMICO SECRETARIO ACADÉMICO SECRETARIO ACADÉMICO

CARTERA

SECRETARIO ACADÉMICO

ESTUDIANTE

SECRETARIO ACADÉMICO

ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

2.9.1.3

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No. REV

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES COMUNICACIÓN DE INTENSIÓN: Manifiesta su intención de retomar sus estudios de postgrado, mediante comunicación escrito o por electrónica. REPARTO DE DOCUMENTACIÓN. El decano (a) remite al secretario académico para su trámite VERIFICACION DE PEMSUM: Verificar el pensum actual vs pensum vigente en el año de estudio del solicitante. Se elabora un pre estudio académico. RESPUESTA AL ESTUDIANTE: Emitir respuesta al estudiante informando cursos pendientes por aprobar. SOLICITUD DE ORDEN DE MATRICULA Realiza comunicación a la sección de Cartera para que emita orden de matrícula en el Sistema Iceberg. EMITE ORDEN DE MATRÍCULA Realiza la orden de matrícula en el Iceberg y notifica a Admisiones que a su vez lo reporta a la Facultad. COMUNICACIÓN EMISIÓN DE MATRÍCULA: Informar al estudiante la emisión de la orden de matrícula para que la descargue de la página web y proceda al pago. PAGO DE ORDEN DE MATRÍCULA. El estudiante realiza el descargue del recibo de pago de matrícula y efectúa el pago respectivo. El estudiante radica una copia del soporte del pago en la facultad. INCLUSIÓN EN LA BASE DE DATOS: (Excel) Se incluye los datos del estudiante, en la cohorte a la cual se le autoriza el reingreso. Nota: el secretario académico actualiza semanalmente el listado de estudiantes e inscritos que legalizaron el pago de la matrícula o están dentro del plazo para realizarlo. Igualmente, envía esta información mediante correo institucional, a los diferentes coordinadores de la facultad. HISTORIA ACADEMICA: Anexar el resultado del estudio académico al protocolo de calificaciones respectivo, según el semestre en que se materialice el reingreso.

FLUJOGRAMA: 2.9.1.4 REINGRESO DE ESTUDIANTES (suspensión de estudios mayor a 6 meses) Para aquellos estudiantes que aspiran a reingresar después de haber transcurrido seis meses desde la fecha en que suspendió sus estudios, deben realizar el trámite administrativo de reingreso. 2.9.1.5 DESARROLLO DE ACTIVIDADES

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RESPONSABLE

ESTUDIANTE

DECANO

SECRETARIA ACADÉMICO

ESTUDIANTE

6 7 8

2.9.1.6

ESTUDIANTE

ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL SECRETARIO ACADÉMICO SECRETARIO ACADÉMICO

SECRETARIO ACADÉMICO

ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL

CARTERA

SECRETARIO ACADÉMICO

ESTUDIANTE

SECRETARIO ACADÉMICO

ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

FLUJOGRAMA:

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No. REV

  

Original del paz y salvo financiero. Original del pago de los derechos de reingreso.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% (verificar con admisiones doble documentación). COMUNICACIÓN DE ESTUDAINTES DE REINGRESO: Remite comunicación de los estudiantes de reingreso a la facultad de Postgrados y formación continuada. VERIFICACION DE PEMSUM: Verificar el pensum actual vs pensum vigente en el año de estudio del solicitante. Se elabora un pre estudio académico RESPUESTA AL ESTUDIANTE: Emitir respuesta al estudiante informando cursos pendientes por aprobar. ACTIVACION DEL ESTUDIANTE: Enviar documentos al Departamento de Admisiones resultado del estudio académico y la solicitud de emisión de la respectiva orden de matrícula. SOLICITUD DE ORDEN DE MATRICULA Realiza oficio a la sección de Cartera para que emita orden de matrícula en el Sistema Iceberg. EMITE ORDEN DE MATRÍCULA Realiza la orden de matrícula en el Iceberg y notifica a Admisiones que a su vez lo reporta a la Facultad. COMUNICACIÓN EMISIÓN DE MATRÍCULA: Informar al estudiante la emisión de la orden de matrícula para que la descargue de la página web y proceda al pago. PAGO DE ORDEN DE MATRÍCULA. El estudiante realiza el descargue del recibo de pago de matrícula y efectúa el pago respectivo. El estudiante radica una copia del soporte del pago en la facultad. INCLUSIÓN EN LA BASE DE DATOS: (Excel) Se incluye los datos del estudiante, en la cohorte a la cual se le autoriza el reingreso. Nota: el secretario académico actualiza semanalmente el listado de estudiantes e inscritos que legalizaron el pago de la matrícula o están dentro del plazo para realizarlo. Igualmente, envía esta información mediante correo institucional, a los diferentes coordinadores de la facultad. HISTORIA ACADEMICA: Anexar el resultado del estudio académico al protocolo de calificaciones respectivo, según el semestre en que se materialice el reingreso.

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2.9.1.7 HOMOLOGACION DE CURSOS (transferencias) Los estudios académicos de transferencia se realizan para los aspirantes que hayan realizado su proceso de inscripción. (ver proceso de inscripción). 2.9.1.8 DESARROLLO DE ACTIVIDADES No.

RESPONSABLE

ESTUDIANTE

SECRETARIA ACADÉMICA

COORDINADOR DE PROGRAMA

SECRETARIO ACADÉMICO

DECANO

SECRETARIA ACADÉMICA

ESTUDIANTE

COORDINACIÓN GENERAL

ESTUDIANTE

SECRETARIA ACADÉMICA

ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SOLICITUD DE HOMOLOGACION: Radica la solicitud de homologación de cursos de acuerdo con los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil para Programas de Postgrado. VERIFICACIÓN DE COMUNICACIÓN DEL ESTUDIANTE: Recibir del solicitante la solicitud de homologación de cursos de acuerdo con los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil para Programas de Postgrado. ANÁLISIS ACADÉMICO: Realiza el análisis académico y presenta propuesta de homologación. VERIFICAR Y AVALAR ESTUDIO ACADÉMICO: Una vez verificado y avalado el estudio académico, Si: el Secretario Académico elabora resolución de homologación. Y recoge la firma del Coordinador de Programa. No: La regresa al coordinador de programa para su replanteamiento. RESOLUCION DE HOMOLOGACION: Si: Firma su aprobación. No: La regresa al Secretario Académico para su replanteamiento.. NOTIFICACION RESOLUCION: Informar al interesado la emisión y resultado de la homologación de cursos. Se realiza personalmente o por email. ACEPTACIÓN DE HOMOLOGACIÓN: El estudiante acepta el estudio de homologación. SI: trámite de pago de matrícula. NO: se regresa a la Decanatura comunicando el porqué de su aceptación. SOLICITUD DE ORDEN DE MATRÍCULA: Ver procedimiento de inscripción y matrícula de estudiantes nuevos. PAGO DE MATRÍCULA: Realiza el pago de matrícula respectiva. REGISTRO HOMOLOGACION: Previa verificación del pago de matrícula correspondiente, registrar en el Sistema de Información Académico las calificaciones de los cursos homologados mediante resolución. HISTORIA ACADEMICA: Anexar el resultado del estudio académico al protocolo de calificaciones respectivo, según el semestre en que se materialice la transferencia.

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No. REV

2.9.1.9 FLUJOGRAMA:

2.9.2

GESTIÓN DE CALIFICACIONES: Trámite para controlar la recepción, publicación, digitación y archivo de calificaciones de programas de postgrado.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FACULTAD DE POSTGRADOS 2.9.2.1 PROTOCOLO DE CALIFICACIONES: No. RESPONSABLE 1

2 3 4 5 6 7 8 9

DOCENTE ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA SECRETARIO ACADÉMICO SECRETARIA AUTORIZADA ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA SECRETARIO ACADÉMICO ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

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No. REV

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

REPORTE DE CALIFICACIONES: Diligencia el formato establecido para el reporte calificaciones postgrados código R-07-07RCA. Cuando hay novedades diligencia de tipo financiero o académicos, debe diligenciar igualmente el formato de novedad reporte calificaciones postgrados código R-07-07NRC. RECEPCION DE CALIFICACIONES: Recibir del docente el reporte de calificaciones de acuerdo con las normas y políticas de la Universidad. REGISTRO REPORTE DE CALIFICACION: Registrar y asignar el consecutivo al reporte de calificaciones recibido. PUBLICACION DE CALIFICACIONES: Publicar fotocopia del reporte de calificaciones en las carteleras de la Facultad, indicando la fecha de publicación y enviado correo electrónico a los estudiantes respectivos informando la publicación. VERIFICACION REPORTES DE CALIFICACIONES: Revisar la información registrada en los reportes de calificaciones. REGISTRO CALIFICACIONES EN SIA: Transcribir las calificaciones reportadas por el docente al Sistema Información Académico. PROTOCOLO DE CALIFICACIONES: Elaborar carpeta de protocolo de calificaciones por semestre, programa y plan de estudios. VERIFICACION SIA: Verificar en el Sistema Información Académico la información digitada de los reportes de calificaciones. ENVIO Y EMPASTE DE INFORMACION: Enviar físico de los protocolos de calificaciones para empaste y rotulación.

2.9.2.2 FLUJOGRAMA:

2.9.2.3 CORRECIÓN DE CALIFICACIONES: No. RESPONSABLE 1

2 3

ESTUDIANTE DOCENTE SECRETARIO ACADEMICO ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA SECRETARIO ACADÉMICO

SECRETARIO ACADÉMICO Y/O CONSEJO DE FACULTAD

SECRETARIO ACADÉMICO

6 7

ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA ASISTENTE DE SECRETARIA

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

REPORTE NOVEDAD DE CALIFICACIÓN Estudiante reporta por escrito novedad o Docente diligencia formato de novedad de calificación o Secretario Académico detecta novedad en revisión RECEPCION DE SOLICITUD: Recibir los formatos de novedad de calificación de parte del docente o el reclamo del estudiante. SI la modificación es producto de la revisión que hace el Secretario Académico pasa el punto 3. VERIFICACION SIA: Verificar en el sistema académico la no conformidad presentada por el estudiante. APROBAR SOLICITUD: SI la modificación puede ser resuelta por el Secretario académico la aprueba en caso contrario la eleva a consulta con el Decano o Consejo de Facultad. Revisar y aprobar la modificación del docente o la solicitud del estudiante. ACTUALIZAR SIA: Actualizar la información en la aplicación académica para el registro oficial. En caso de no poder realizar la modificación en sistema de información académico; se debe dar trámite a la novedad mediante el formato establecido para tal fin por la Oficina de Registro y Control. SOCIALIZACION DEL REQUERIMIENTO: Informar al estudiante la respuesta al requerimiento presentado cuando sea el caso. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Archivo de documentos del proceso según sistema.

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ACADÉMICA

2.9.2.4 FLUJOGRAMA:

2.9.3

SOLICITUD ACADÉMICA: Diferentes solicitudes académicas y administrativas que el estudiante tradicionalmente requiere de la facultad.

2.9.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No. RESPONSABLE 1 2 3 4

ESTUDIANTE ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA SECRETARIO ACADÉMICO / DECANO / CONSEJO DE FACULTAD

SECRETARIA DECANATURA

ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

2.9.3.2 FLUJOGRAMA:

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RADICACIÓN SOLICITUD: Diligencia el formato establecido para la SOLICITUD ACADÉMICA POSTGRADOS código R-07-07SAP, anexando el soporte del pago correspondiente al servicio requerido. RECEPCION DE SOLICITUD: Recibe los formatos diligenciados por los estudiantes para trámite respectivo. VERIFICACION HISTORIAL ACADEMICO: Verifica en los protocolos de calificaciones y demás archivos de la Facultad para elaborar propuesta de respuesta. APROBAR SOLICITUD: Revisa y aprueba la respuesta a la solicitud del estudiante. REMISION RESPUESTA: Envía la respuesta por correo electrónico, a través de Archivo y Correspondencia o llama al solicitante para que reclame la físicamente. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Archivo de documentos del proceso según sistema.

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2.9.4

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CARPETAS DE GRADUANDOS: Preparación de carpeta de grado de los estudiantes que se envía a Secretaria General de la Universidad.

2.9.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No. RESPONSABLE 1

SECRETARIA GENERAL

ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA

ESTUDIANTE

4 5 6

ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA

SECRETARIO ACADÉMICO

ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA

9 10 11

DECANO ASISTENTE DECANATURA ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA

2.9.4.2 FLUJOGRAMA:

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

CALENDARIO DE GRADOS COLECTIVOS : Emite el calendario anual de ceremonias de grados colectivos. SOLICITUD DE HISTORIAS ACADEMICAS: Solicita a Archivo General las carpetas de los estudiantes de acuerdo con la terminación del plan de estudios de cada cohorte. RADICACIÓN DOCUMENTACION PARA GRADO Anexo a comunicación donde manifiesta para que ceremonia desea graduarse, entrega documentación requerida en la carpeta de grado RECEPCION DOCUMENTOS: Recibe los documentos requeridos para la carpeta de grado. ACTA DE TRABAJO DE GRADO: Incluir en la documentación de grado el acta de sustentación de trabajo de grado. VERIFICACION DE DOCUMENTOS: Verificar el cumplimiento de los requisitos académicos, financieros y administrativos. EXPEDIR CERITIFICADO DE PAZ Y SALVO ACADEMICO: Expedir y avalar certificado de Paz y Salvo Académico y Ficha Académica ELABORAR OPCION DE GRADO A LA HISTORIA ACADEMICA: Elaborar y anexar Registro de Opción de Grado y Resolución de envió para grado. AVALAR CERTIFICADOS: Avalar los certificados y resolución emitidos por Secretaria Académica REMITIR HISTORIAS ACADEMICAS A SECRETARIA GENERAL: Remitir la carpeta de graduandos a Secretaria General para revisión de información enviada ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Archivo de documentos del proceso según sistema

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2.9.5

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CUENTA DE COBRO: Preparación de postulación cuentas de cobro de horas de clase dictadas por los docentes que se envía a la oficina de Presupuesto.

2.9.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No. RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RADICACION CUENTA DE COBRO Los docentes de programas de postgrado con ayuda de la asistente de secretaria académica elaboran y radican la cuenta de cobro por las horas de clase dictadas una vez finalizado el curso. 1

DOCENTE Los docentes de programas de formación continuada con ayuda de la secretaria de formación continuada elaboran y radican la cuenta de cobro por las horas de clase dictadas una vez finalizado el curso.

COORDINACIÓN GENERAL / COORDINACIÓN DE FORMACION CONTINUADA ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA / ASISTENTE DE FORMACIÓN CONTINUADA ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA / ASISTENTE DE FORMACIÓN CONTINUADA ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA / ASISTENTE DE FORMACIÓN CONTINUADA COORDINACIÓN GENERAL DE POSTGRADOS / COORDINACIÓN DE FORMACIÓN CONTINUADA

CONTRO DE CLASE: Entrega el formato de control de clases diligenciado. Coordinador General de Postgrados los correspondientes a programas de Postgrado Coordinador de Formación Continuada los correspondientes a programas de esta modalidad RECEPCION DOCUMENTOS: Reciben del docente la cuenta de cobro, RUT y demás documentación que establezca el Departamento Financiero.

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Verifica que el docente previamente haya aportado el reporte de calificaciones y el syllabus si es un curso nuevo.

ELABORAR DOCUMENTO ENVIO CUENTAS DE COBRO: Elabora relación de cuentas de cobro y comunicación remisoria.

REVISAR Y AVALAR DOCUMENTACIÓN: Revisar, avalar la documentación de cada cuenta de cobro que postula para pago.

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SECRETARIO ACADÉMICO DECANO ASISTENTE DECANATURA ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA

2.9.5.2 FLUJOGRAMA

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REVISIÓN

No. REV

REVISAR POSTULACION DE PAGO: Revisar la documentación de la postulación de pago y actualizar el control del presupuesto asignado a este rublo AVALAR POSTULACION DE PAGO: Avalar la documentación de la postulación de pago y autorizar el envió a las instancias correspondientes. REMITIR A PRESUPUESTO: Remitir la comunicación de remisión junto con las cuentas de cobro respectivas. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Archivo de documentos del proceso según sistema

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DOCUMENTOS RELACIONADOS: Acuerdo 006 de 12 de mayo de 2011. Consejo Académico.

REGISTROS:

CONTROL DE CAMBIOS: No REV

FECHA 01/07/2014

DESCRIPCIÓN Emisión inicial

EMISIÓN 01/07/2014

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REVISIÓN

No. REV