Slimmer online werken in 60 minuten by Uitgeverij Haystack

Slimmer online werken in 60 minuten

Slimmer online werken in 60 minuten Stephan ten Kate

in samenwerking met

‘Verwar bezig zijn nooit met handelen’ Ernest Hemingway

Eerste druk mei 2013 Uitgeverij Haystack Postbus 308 5300 AH Zaltbommel 0418-680180 www.haystack.nl needle@haystack.nl In samenwerking met Frankwatching www.frankwatching.com/60 redactie@frankwatching.com Auteur: Stephan ten Kate Corrector: Carolien van der Ven Vormgeving: Levin den Boer ISBN: 9789461260529 | NUR 801 © 2013 Uitgeverij Haystack | Stephan ten Kate Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaardt schrijver noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.

INHOUD

Inleiding 1

Informatiestress verminderen in twee stappen

1.1 Informatie centraal verzamelen

18 21

1.2 Informatie verwerken: de inboxen regelmatig legen

Online lijstjes en agenda: overzicht houden

2.1 Online takensysteem

2.2 Digitale agenda

De online werkplek op orde

3.1 Een plezierige en verantwoorde fysieke werkplek

3.2 Sneltoetsen en tovertypen

3.3 Veilig online werken

E-mail: op naar een lege en slimme inbox

4.1 Vier mappen, meer niet

4.2 E-mailtrucs

4.3 Handige tools voor Outlook en Gmail

Online informatie zoeken, verwerken en opslaan

5.1 RSS: de onbekende parel van internet

5.2 Lees het later!

5.3 Online informatie opslaan, terugvinden en delen

5.4 Gericht zoeken: filter die berg aan online informatie

Plaatsonafhankelijk werken: flexibele informatie en communicatie

6.1 E-mail en agenda: eigenlijk werk je al jaren in de cloud

6.2 Mobiele toegang tot je bestanden: je virtuele usb stick

6.3 Op elke plek aan je bestanden werken

103

6.4 Overal bij je ideeĂŤn en papieren

106

Online samenwerken & communiceren

112

7.1 Informatie en bestanden delen

113

7.2 Samen aan documenten werken

115

7.3 Online met elkaar communiceren

117

7.4 Afspraken en events plannen

121

Sociale media: de kracht van menselijke techniek

124

8.1 Je socialemedia-accounts centraal aansturen

126

8.2 De socialemediacockpit: overzicht en inzicht

128

8.3 Mensen volgen en relaties beheren

132

Dankwoord

140

Apps & tools

144

INLEIDING

Een afspraak maken? Tot enkele jaren geleden gebruikte je daarvoor een agenda, nu je smartphone. Een vergadering met een collega in een andere stad? Skype. Een nieuw product presenteren? YouTube. Het merendeel van ons werk en onze communicatie vindt inmiddels plaats via beeldschermen. Deze digitalisering biedt veel voordelen. Je kunt bijna overal werken wanneer je maar wilt. Apparaten, software en mensen staan met elkaar in verbinding, waardoor je altijd en overal toegang hebt tot online informatie en bestanden. Alles is digitaal en mobiel beschikbaar. De kunst is slechts om slim met al die beschikbare informatie en online mogelijkheden om te gaan. De digitale versnelling van de afgelopen jaren zorgt namelijk ook voor uitdagingen. Een berg aan informatie, een overvolle inbox en een wirwar INLEIDING | 13

van online tools zijn de keerzijden van ons online leven. Er dreigt zelfs een digitale kloof tussen internetters, want de een vindt sneller zijn weg op het web dan de ander. Uit onderzoek blijkt dat we zo’n acht procent aan werktijd verliezen door onze gebrekkige digitale vaardigheden. Dat is niet vreemd: we hebben er op school nooit les in gehad en niet iedereen heeft tijd en zin om alle nieuwe mogelijkheden bij te houden. Gelukkig is het niet zo moeilijk. In dit boek heb ik de belangrijkste mogelijkheden op een rij gezet, zodat jij ook slimmer online kunt werken. Gebruik alle tips en tools in dit boek, zodat het ‘online gewoontes’ worden. Informatie verzamelen en zoeken zal makkelijker gaan, je bespaart tijd met het standaardiseren van taken en e-mailstress is verleden tijd. Je zult meer focus hebben én je leert gebruik te maken van de kracht van sociale media. 14 | SLIMMER ONLINE WERKEN IN 60 MINUTEN

Zo, ben je klaar voor de toekomst? In 60 minuten op weg naar de wondere wereld van de kenniswerker 2.0! Hoe je dit boek kunt gebruiken Dit boek is opgedeeld in acht hoofdstukken, die allemaal een onderdeel van jouw werk(dag) behandelen. Je kunt daarom rustig bladeren en lezen wat jij op dat moment nuttig acht. De genoemde tools en apps zijn vaak gratis (je bent tenslotte Nederlander!) maar hebben soms betaalde uitbreidingen. Bepaalde hulpmiddelen zijn multifunctioneel en die kom je in meerdere hoofdstukken tegen. Achter in het boek vind je alle genoemde apps en tools in een handig overzicht. Google de naam van de vermelde tools en je vindt ze zonder problemen.

INLEIDING | 15

Uitdaging Ik ben Stephan ten Kate, e-businessmanager, blogger en spreker. Ik ben een online fanaat, maar wel met een focus op de essentie: waarde toevoegen en uitgaan van de mens als gebruiker. Web 2.0 en sociale media worden immers al genoeg gehypet. Ik ga de uitdaging aan door te stellen dat je uit dit boek minimaal vijf handige tips en tools haalt, waar je binnen 48 uur al plezier van hebt. Heb je vragen of wil je jouw ervaringen delen? Ik hoor ze heel graag: t 7PFH NF UPF PQ 5XJUUFS !TUFOLBUF +F LVOU voor tips en/of vragen ook de hashtag #sow60 gebruiken. t -BBU KF IPSFO WJB NJKO 'BDFCPPLQBHJOB facebook.com/stephantenkate t 0G MBBU FFO CFSJDIU BDIUFS PQ NJKO CMPH www.stephantenkate.nl

16Â Â |Â Â SLIMMER ONLINE WERKEN IN 60 MINUTEN

INLEIDING | 17

INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN

HOOFDSTUK 1

In dit boek laat ik je zien dat er veel nuttige tips en tools bestaan die jouw werk gemakkelijker en leuker maken. Maar slim online werken in de huidige informatiemaatschappij, behelst meer dan het toepassen van een paar digitale trucs. Met de beschreven hulpmiddelen zal je productiviteit stijgen, maar je hoofd blijft vol zitten met (onnodige) informatie. Gevolg: tijdwinst op de korte termijn, informatiestress op de lange termijn. Om de constante stroom van informatie en taken te verwerken heb je als kenniswerker een slim systeem nodig met dagelijkse gewoontes. Door je werk goed te organiseren behoud je focus en belast je je hersenen niet met onnodige prikkels. Je hebt daardoor meer ruimte om óver iets na te denken, in plaats van continu áán iets te denken! In de woorden van de bekende managementgoeroe Steven Covey: ‘It’s not what happens to us, but our response to what happens to us that hurts us.’ INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN | 19

ONLINE LIJSTJES EN AGENDA: OVERZICHT HOUDEN

HOOFDSTUK 2

Om maar direct met de deur in huis te vallen: multitasking bestaat niet. Je bewustzijn is daar te beperkt voor. ‘Je moet stoppen met iets voordat je met iets nieuws kunt beginnen,’ schrijft hoogleraar psychologie Ap Dijksterhuis in zijn boek Het slimme onbewuste. Je kunt dus het best alles taak voor taak uitvoeren. Het enige nadeel: het zijn er zoveel! Misschien gebruik je al een to do-lijst om met die grote hoeveelheid taken om te gaan. De valkuil is echter dat die lijsten vaak bestaan uit vage eindresultaten in plaats van een omschrijving van de specifieke taken die moeten worden uitgevoerd om het eindresultaat te bereiken. Je schrijft bijvoorbeeld ‘rapport X afmaken en opsturen naar klant’. Dit is niet specifiek, omdat je wel tientallen tussenacties moet uitvoeren om het rapport af te kunnen ronden. Het gevolg is dat je alsnog alle stappen moet onthouden. Wanneer een eindresultaat meer dan drie concrete acties nodig heeft, is ONLINE LIJSTJES EN AGENDA: OVERZICHT HOUDEN | 29

DE ONLINE WERKPLEK OP ORDE

HOOFDSTUK 3

De gemiddelde Nederlandse werknemer zit bijna vier uur per dag achter zijn computer, en hierbij is het gebruik van smartphones en tablets niet eens meegerekend! Hoeveel uur breng jij achter een beeldscherm door? Geen wonder, alle beeldschermen samen vormen jouw werkplek. Aangezien je zo veel vanaf je online werkplek werkt, kan het geen kwaad om er eens kritisch naar te kijken. Hoe gebruik je deze werkplek en hoe is deze ingericht? Dit hoofdstuk biedt eenvoudige tips en tools om een gezonde werkhouding te creëren. Hierdoor vind je sneller informatie, bespaar je tijd en kun je veilig online werken.

3.1 Een plezierige en verantwoorde fysieke werkplek Door ontwikkelingen als cloud computing en Het Nieuwe Werken gaan werknemers steeds vaker buiten de deuren van hun kantoor werken. Dit DE ONLINE WERKPLEK OP ORDE | 43

E-MAIL: OP NAAR EEN LEGE EN SLIMME INBOX

HOOFDSTUK 4

Dit hoofdstuk gaat je op korte termijn de meeste tijdwinst opleveren, dat beloof ik je. E-mail is namelijk het meest gebruikte online communicatiemiddel. Hoeveel e-mails staan er nu in jouw inbox? Staan gelezen berichten tussen de ongelezen e-mails? En wat te denken van al die e-mails waar je nog iets mee moet doen? Ontdek in dit hoofdstuk hoe je elke dag een lege inbox hebt, welke slimme trucs je direct kunt toepassen en welke tools voor Outlook en Gmail je helpen om binnenkomende e-mails te prioriteren.

4.1 Vier mappen, meer niet Je hebt in hoofdstuk 1 kunnen lezen dat een eenvoudig systeem al voldoende kan zijn om met de constante toevoer van informatie om te gaan. Verminder stress door deze informatie centraal te verzamelen en daarna consequent te verwerken. Hetzelfde geldt voor e-mail. Een centrale inbox E-MAIL: OP NAAR EEN LEGE EN SLIMME INBOX | 61

ONLINE INFORMATIE ZOEKEN, VERWERKEN EN OPSLAAN

HOOFDSTUK 5

Vooral sinds de komst van sociale media hoor je steeds vaker de termen ‘informatiestress’ en ‘information overload’. Dat is niet zo vreemd – kijk maar eens naar de hoeveelheid artikelen die op een dag via Twitter worden gedeeld. In 2010 vertelde Eric Schmidt, toenmalig CEO van Google, dat we elke twee dagen meer informatie creëren dan de mensheid in zijn geheel tot 2003 heeft geproduceerd. Met andere woorden: je kunt internet nooit ‘uit’ lezen. Wel zijn er genoeg hulpmiddelen die je helpen om sneller online informatie te vinden en op te slaan in logische structuren. Om mee te komen in de kenniseconomie zul je hier je weg in moeten vinden. Dit hoofdstuk is daar een perfect startpunt voor.

5.1 RSS: de onbekende parel van internet Zou het niet handig zijn om alle voor jou relevante online informatie naar je toe te laten komen, in ONLINE INFORMATIE ZOEKEN, VERWERKEN EN OPSLAAN | 75

PLAATSONAFHANKELIJK WERKEN: FLEXIBELE INFORMATIE EN COMMUNICATIE

HOOFDSTUK 6

Vandaag de dag heb je vrijwel overal toegang tot (gratis) Wi-Fi en beschikt bijna iedereen over mobiel internet. Dit in combinatie met cloud computing maakt het voor jou als kenniswerker steeds gemakkelijker om overal te werken. Het biedt veel voordelen, maar om echt efficiënt (samen) te werken moet je je mobiele kantoor goed op orde hebben. Dit wordt steeds relevanter door ontwikkelingen als het Nieuwe Werken, waardoor medewerkers steeds minder op aanwezigheid worden beoordeeld, maar veel meer op concrete output. Het is aan jou om die output te leveren, ongeacht de plek waar je werkt. Door slim om te gaan met tools die met elkaar synchroniseren, heb je altijd en overal toegang tot je laatste informatie en contacten. Op kantoor, thuis, bij de klant of in een hotel: door jouw ‘wolk’ slim in te richten kun je snel en flexibel werken. In dit hoofdstuk worden de fundamenPLAATS ONAFHANKELIJK WERKEN: FLEXIBELE INFORMATIE EN COMMUNICATIE | 95

ONLINE SAMENWERKEN & COMMUNICEREN

HOOFDSTUK 7

In de eerste zes hoofdstukken heb ik veel tips en tools beschreven die je als moderne kenniswerker kunt gebruiken om optimaal te renderen in onze informatiemaatschappij. Maar de online wereld verbindt niet alleen bits en bytes, maar juist ook mensen! Dit hoofdstuk laat zien hoe je eenvoudig online kunt samenwerken aan bestanden en slim kunt communiceren met anderen. Je zult zien dat dat met eenvoudige tools een stuk efficiënter gaat.

7.1 Informatie en bestanden delen In de vorige hoofdstukken zijn al de nodige hulpmiddelen besproken die het opslaan van documenten vereenvoudigen. Vaak zijn deze applicaties ook prima te gebruiken voor het delen van informatie. Online opslagdiensten zoals Dropbox, Google Drive en Evernote bieden uitstekende mogelijkheden om bestanden en notities tussen ONLINE SAMENWERKEN & COMMUNICEREN | 113

SOCIALE MEDIA: DE KRACHT VAN MENSELIJKE TECHNIEK

HOOFDSTUK 8

Sociale media hebben internet menselijk gemaakt. Via platforms als Facebook, Twitter en LinkedIn zijn we in staat om verbindingen met anderen te maken, discussies aan te gaan en onszelf te uiten naar organisaties. We zijn onze eigen media, realtime! In dit hoofdstuk leg ik je niet uit hoe je meer volgers krijgt op Twitter, hoe je jezelf kunt profileren met je LinkedIn-profiel, of hoe je als organisatie het gesprek kunt aangaan via je Facebook-bedrijfspagina. Het biedt je wel tips en tools om als individu overzicht te houden over al je accounts op sociale media, om de effecten van je activiteiten te bekijken, om mensen te volgen en je online connecties te beheren. Een reis door de sociale technologieën dus. Maar pas op dat je geen robot wordt die alles automatiseert: jij als mens staat centraal! Wil je op alle socialemediaplatforms dezelfde SOCIALE MEDIA: DE KRACHT VAN MENSELIJKE TECHNIEK | 125