GERENCIA DE CALIDAD BOLETÍN DE ACTUALIZACIÓN EN CALIDAD N° 20 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS EN UNA GESTIÓN POR PROCESOS Es compromiso del Rector, en el contexto de la calidad, proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como la mejora continua de su eficacia comunicando a la comunidad universitaria la importancia de satisfacer tanto los requisitos del estudiante, previsto en los currículos de estudios de carreras profesionales y programas de posgrado, como los requisitos legales y reglamentarios. Incluso, en la determinación de los requisitos relacionados con el servicio formativo, la Universidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la ejecución curricular. En la gestión por procesos, la hoja de descripción de procesos debe incluir los elementos de entrada que deben contener los requisitos legales y reglamentarios aplicables al igual que los de salida. Los requisitos legales son los que conforman el cuerpo de leyes en su más amplio concepto derivadas de decisiones del Estado y de obligatorio cumplimiento por las organizaciones; los reglamentarios pertenecen al ámbito de la Universidad que, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 18° de la Constitución Política, le autoriza fijar su propia reglamentación en virtud de la autonomía normativa. Las jerarquías, dueños de procesos y los que participan de las actividades de los proceso en la Universidad tienen la obligación del cumplimiento de la ley, reglamentos, planes estratégicos, planes operativos, instructivos de trabajo y manuales sin excepción alguna. Las verificaciones que realizan los cuadros jerárquicos y las revisiones que efectúa la Gerencia de Calidad a través de las auditorias, permiten examinar y evaluar el cumplimiento de las normas para prevenir su incumplimiento y acatamiento, previniendo que las actividades se desarrollen sin afectar ningún aspecto normativo. Además, todo requisito normativo debe estar a disposición de la comunidad universitaria y del conocimiento público. La Universidad ha escogido como modelo de calidad, la Norma Internacional ISO 9001-2008 para orientar la mejora continua de la calidad del servicio formativo. En este sentido la Universidad debe identificar, integrar a las actividades y tareas, y controlar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio formativo en forma directa e indirectamente a la gestión administrativa. La Universidad debe demostrar que los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio que
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ofrece han sido propiamente identificados, están a disposición, y son de fácil recuperación. El Modelo de Acreditación Institucional del CONEAU también nos ayuda por incluir treinta y tres (33) estándares vinculados a normas y procedimientos con los que debe contar la Universidad para su acreditación institucional (Ver Anexo N° 01). Los cuadros jerárquicos de la Universidad como son rector, decanos, director de escuela de posgrado, directores de escuelas y jefes de división, así como los auditores de la Gerencia de Calidad deben estar conscientes de los requisitos legales y reglamentarios generales y específicos, aplicables al servicio formativo que se ofrece, que estén a disposición y se apliquen. Es así que durante la fase de preparación de las verificaciones y auditorias deben obtener información relevante de fuentes internar y externas sobre requisitos legales y reglamentarios para verificar su cumplimiento. En este sentido ellos deben:
Asegurar que los requisitos legales y reglamentarios aplicables estén integrados a la ejecución de actividades.
Asegurar que los requisitos legales y reglamentarios son utilizados como “entradas de los procesos” y cuando se da el seguimiento a las “salida de los procesos”.
Asegurar que cualquier declaración a cumplimientos de requisitos legales y reglamentarios está demostrada apropiadamente por la Universidad.
Si se encuentra evidencia, durante la verificación o revisión, de que una información sobre requisitos legales y reglamentarios no fue tomada en cuenta, los encargados deben levantar una no conformidad. Igualmente si se identifica directamente un no cumplimiento. Teniendo en cuenta que las verificaciones y revisiones son ejecutadas en la misma red de interacciones que la ejecución de los procesos, los participantes de los equipos de calidad como son los coordinadores, especialistas, profesionales, docentes y otros, deben tener conocimiento de los requisitos legales y reglamentarios, aun al mismo nivel que los cuadros jerárquicos y los auditores internos de calidad. Este conocimiento aplicado puede ser considerado como una formación en gestión universitaria básica para todos los docentes y administrativos de la Universidad ya que contribuye a la mejora de la coordinación sobre la base de un idioma común: el de los requisitos legales y reglamentarios, consolidando la gestión por procesos donde cada uno se auto regula en función a las normas y con el trabajo en equipo.
¿Por qué es útil que los docentes y administrativos comprendan y aplique los requisitos legales y reglamentarios? Las actividades en la Universidad se generan por la división del trabajo en procesos que responden a una estructura de apoyo para su realización y desempeño, asimismo requiere de la coordinación de tales tareas para su realización.
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Los requisitos legales y reglamentarios conforma un mecanismo básico para la coordinación que mantiene la cohesión y la confianza de la institución educativa en cuanto a que ordena los procesos de trabajo, siendo complementario a otros mecanismos como la adaptación mutua, la supervisión directa, la estandarización del proceso de trabajo, la estandarización de los resultados y la estandarización de las habilidades. La ausencia de estos mecanismos de coordinación hace que las organizaciones sean proclives a politizarse, en la medida en que los conflictos que por lo general surgen cuando las personas tienen que rivalizar para obtener cierta influencia en un vacío relativo de poder. La naturaleza de la norma pretende orientar lo que debe hacer cada uno en cada caso La institución universitaria tiene el propósito de que los docentes y administrativos se encuentren concienciados de la importancia de su participación en la organización y motivados para desarrollar su trabajo con la mayor calidad. Por ello la formación en los requisitos legales y reglamentarios por cada uno de ellos tienen por objetivo conocer qué hacer, el por qué y la aceptación de su rol en la organización. Es una forma de hacerles conocer los canales de coordinación o comunicación básicos que permitan una interacción eficaz no solo entre ellos sino con los estudiantes. No hay que olvidar que la Universidad es autónoma de acuerdo a las leyes por lo tanto está sujeta a regulaciones, entre otras, la que se relaciona con el estudiante. Si estas no se cumplen pueden causar grave perjuicio económico y de imagen y son generadas por no aplicar la normatividad publicada en la página Web de la Universidad.
¿Docentes y administrativos contribuyen a la responsabilidad de la universidad abordando los requisitos legales y reglamentarios? Cuando se aborda y ejerce responsabilidad social, el objetivo primordial de la organización es maximizar su contribución al desarrollo sostenible evidenciando el cumplimiento de los siguientes principios: rendición de cuentas, transparencia, comportamiento ético, respeto a los intereses de las partes interesadas respeto al principio de legalidad y respeto a los derechos humanos. El principio de legalidad se vincula con los requisitos legales y reglamentarios. Este principio se evidencia cuando en la organización se acepta que este principio es de cumplimiento obligatorio. Esto se refiere a la supremacía de los requisitos legales y reglamentarios, y en particular, a la idea de que ningún miembro de la comunidad universitaria está por encima de la norma. Este principio se contrapone con el ejercicio arbitrario del poder en cualquier nivel de la organización. Está implícito en el principio de legalidad que los requisitos legales y reglamentarios estén escritos y difundidos públicamente y se haga cumplir de manera justa, de acuerdo a los procedimientos establecidos. En el contexto de la Universidad, cumplir con el principio de legalidad implica que dentro de ella se cumplen todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables y de informar a docentes, administrativos y estudiantes de su obligación de observar e implementar esas medidas.
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En este sentido la Universidad debe:
Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios en la Sede Central, centros académicos y filiales, aun cuando no se cumplan de manera adecuada en el sector universitario.
Asegurar que sus relaciones y actividades cumplan con el marco legal previsto y aplicable.
Mantenerse informada de todas las obligaciones legales.
Revisar periódicamente el grado de cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios que le son aplicables.
Chimbote, Junio 2013
JBDG/.
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ANEXO N° 01 ESTÁNDARES DEL MODELO DE CALIDAD DE ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL RELACIONADOS CON NORMAS TOTAL DE INDICADORES DEL MODELO: 80 TOTAL DE ESTANDARES DEL MODELO: 87 PROCESO
ESTANDAR
ENUNCIADO DEL ESTANDAR La Universidad tiene un Plan Estratégico que ha sido elaborado con la participación de sus
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autoridades y representantes de docentes, estudiantes, egresados y otros grupos de
Planificación
interés. Los Planes Operativos anuales de las unidades 6
de la Universidad están alineados al Plan Operativo Institucional. Toda la estructura orgánica y funcional de la
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Universidad se encuentra implementada de acuerdo con sus documentos normativos y de gestión. La
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Universidad
tiene
normas
sobre
organización y funciones necesarias para su eficiente operación y el manual actualizado para su aplicación. La Universidad actúa en consecuencia con el
Organización, dirección y
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control
marco
normativo
existente
en
plena
observancia de las normas nacionales. La Universidad tiene políticas, normas y 16
procedimientos que contribuyen a internalizar la cultura organizacional entre los integrantes de sus unidades académicas y administrativas. La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos que promueven la generación
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de programas de motivación e incentivos para los integrantes de las unidades académicas y administrativas.
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PROCESO
ESTANDAR
ENUNCIADO DEL ESTANDAR La Universidad tiene políticas, normas y
Posicionamiento institucional
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procedimientos para su vinculación eficaz con el medio nacional e internacional. La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos para la creación y supresión
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de carreras profesionales y de programas de posgrado en base al requerimiento de desarrollo social, científico y tecnológico. La Universidad tiene políticas, normas y
24
procedimientos que orientan el proceso de enseñanza
aprendizaje
en
las
carreras
profesionales y de programas de posgrado. La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos 26
que
internacionalización
contribuyen de
las
a
la
carreras
profesionales y programas de posgrado al fortalecer
la
movilidad
académica
de
estudiantes y docentes. La Universidad tiene políticas, normas y 27
procedimientos que orientan el proceso de admisión a las carreras profesionales y programas de posgrado. La Universidad tiene políticas, normas y
Enseñanza aprendizaje
procedimientos eficaces para el acceso a los 29
mejores estudiantes de su entorno sin discriminación
por
discapacidad
física,
condición económica, racial y orientación sexual. La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos que orientan las actividades 30
universitarias de los estudiantes de las carreras
profesionales
y
programas
de
posgrado
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PROCESO
ESTANDAR
ENUNCIADO DEL ESTANDAR La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos
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que
orientan
la
implementación de programas de becas, movilidad académica, bolsas de trabajo y pasantía para estudiantes. La Universidad tiene políticas, normas y
37
procedimientos eficaces que orientan la investigación. La Universidad tiene políticas, normas y
40
procedimientos que facilita la difusión de la mayoría
de
los
resultados
de
las
investigaciones que realiza. Investigación
La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos de derecho de propiedad 41
intelectual sobre lo creado y como resultado de investigación y su registro ante INDECOPI u otros organismos internacionales. La Universidad tiene políticas, normas y
42
procedimientos eficaces que orientan la extensión universitaria. La Universidad tiene políticas, normas y
43
procedimientos eficaces que orientan la proyección social. La Universidad tiene políticas, normas y
46 Extensión Universitaria y
procedimientos eficaces con los que facilita la difusión de los resultados de la extensión universitaria y proyección social.
Proyección Social
La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos eficaces con los que facilita la 47
adquisición
de
derecho
de
propiedad
intelectual sobre lo creado y como expresión artística o cultural.
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PROCESO
ESTANDAR
ENUNCIADO DEL ESTANDAR La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos eficaces que orientan las
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actividades de enseñanza de los docentes de las carreras profesionales y programas de posgrado. La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos eficaces que orientan las
53
actividades de investigación del personal docente o investigador de las carreras profesionales y programas de posgrado. La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos eficaces con las que facilita al
Docentes
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personal docente o investigador la adquisición de sus derechos de propiedad intelectual sobre lo creado como resultado de su investigación. La Universidad tiene políticas, normas y
61
procedimientos eficaces que orientan las actividades de extensión universitaria y proyección social del personal docente. La Universidad tiene políticas, normas y procedimientos eficaces con las que facilita al
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personal docente la adquisición de sus derechos de propiedad intelectual sobre lo creado como expresión artística o cultural. La Universidad tiene políticas, normas y
Infraestructura y equipamiento
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procedimientos
para
la
ampliación,
modernización, renovación y mantenimiento de infraestructura y equipamiento. La Universidad tiene políticas, normas y
Programas de bienestar universitario
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procedimientos eficaces para el desarrollo de programas de bienestar universitario dirigido a docentes, estudiantes y administrativos.
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PROCESO
ESTANDAR
ENUNCIADO DEL ESTANDAR La Universidad tiene políticas, normas y
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procedimientos financiamiento
eficaces de
las
para
el
actividades
que
desarrolla. Recursos financieros
La Universidad tiene políticas, normas y 82
procedimientos eficaces para la rendición de cuentas a sus miembros integrantes y grupos de interés. La Universidad tiene políticas, normas y
83
procedimientos para su vinculación eficaz con los grupos de interés.
Grupos de Interés
La Universidad tiene políticas, normas y 86
procedimientos para su vinculación con los grupos de interés.
Fuente: Adecuado por Ms. Carmen Leticia Gorriti Siappo del Modelo de Calidad para la Acreditación Institucional Universitaria. CONEAU, Lima, 2010.
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