INSTRUCTIVO
Solicitud de
PRORROGA
CONTENIDO 1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................................ 3 2 SOLICITUD DE PRIMERA PRÓRROGA AUTOSERVICIO BANNER .............................. 3 2.1 Envio de solicitud Autoservicio Banner......................................................................................... 3 2.2 Aprobación de solicitud de Prórroga............................................................................................. 8 2.3 Finalización Solicitud de Primera Prórroga............................................................................... 15 3 SOLICITUD DE SEGUNDA PRÓRROGA AUTOSERVICIO BANNER.............................. 16 3.1 Envio de solicitud Autoservicio Banner......................................................................................... 16 3.2 Aprobación de solicitud de Prórroga............................................................................................. 21 3.3 Cargar Valores. .............................................................................................................................................. 26 3.3 Notificación Seguimiento de Pago................................................................................................. 29 3.4 Pago de la Prórroga. ................................................................................................................................. 29 3.5 Revisar Pago. .................................................................................................................................................. 30 3.6 Finalización Solicitud de Segunda Prórroga. ........................................................................... 33 4 SOLICITUD DE TERCERA PRÓRROGA AUTOSERVICIO BANNER............................... 33 4.1 Envio de solicitud Autoservicio Banner......................................................................................... 33 4.2 Aprobación de solicitud de Prórroga............................................................................................. 38 4.3 Cargar Valores. .............................................................................................................................................. 44 4.4 Notificación Seguimiento de Pago................................................................................................. 47 4.5 Pago de la Prórroga. ................................................................................................................................. 47 4.6 Revisar Pago. ................................................................................................................................................. 48 4.7 Finalización Solicitud de Tercera Prórroga. .............................................................................. 51 5 CONDICIONES.................................................................................................................................................. 53
01
ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN Este instructivo indica el funcionamiento de la solicitud de prórroga que el maestrante realiza a través del auto servicio en Banner para activar el flujo en Workflow, de esta manera el coordinador del programa de posgrados aprobará la solicitud y dependiendo del número de prórroga, sea la segunda o tercera prórroga, esta se desviará para PIF solicitando un pago para el Maestrante. El área encargada de tomar la decisión de que número de prórroga estas se debe seguir es el Asistente de Procesos Estudiantiles.
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SOLICITUD DE PRIMERA PRÓRROGA AUTOSERVICIO BANNER Maestrante 2.1 Envio de solicitud Autoservicio Banner El maestrante deberá ingresar al portal de autoservicios. En el cual seguirá los siguientes pasos: Ingresar al portal de Banner con el siguiente link: https://banner.udla.edu.ec/ Presionar en “Portal de Autoservicio”.
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Clic aquí
Seleccionar Menú de Servicios y posteriormente Solicitud de servicio.
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En Categoría seleccionar “Solicitudes Académicas”:
En el apartado de Servicio, seleccionar “Solicitud de Prórroga”.
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Presionar en “Continuar” para seguir con el proceso.
A continuación, se deberá ingresar un breve comentario explicando el motivo de la solicitud.
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Presionar en “Guardar” una vez que el comentario se haya redactado, de esta manera, la solicitud será emitida, si se presiona en “Anular” la solicitud no se enviará.
Una vez emitida la solicitud, se redireccionará a la pantalla del estado de la solicitud donde se podrá apreciar el estado de la solicitud.
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Una vez que se complete la solicitud, se notificará al correo electrónico.
Asistente Procesos Estudiantiles
2.2 Aprobación de solicitud de Prórroga. El Asistente de Procesos Estudiantiles recibirá un correo electrónico indicando que tiene actividades pendientes por realizar en Workflow.
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A su vez el Director, Coordinador y Mentor de Posgrados será notificado de la solicitud del Mestrante, únicamente será una notificación, no tendría ninguna actividad por cumplir en Workflow.
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El Asistente de Procesos estudiantiles ingresará a Workflow en donde encontrará la actividad pendiente de Solicitud de Prórroga con el ID Banner del maestrante solicitante, se muestra a su vez la actividad que debe realizar el coordinador la cueal es “confirmar prórroga”. Presionar en la opción indicada.
A continuación, se mostrará la siguientes pantallas: En este apartado se mostrará el comentario que el maestrante ingresó en la solicitud de la prórroga.
El asistente deberá seleccionar el periodo inicio y fin de la prórroga.
En este apartado se muestra la cantidad de Prórrogas que se pueden emitir, en ese caso solo son hasta 3 PRT, donde el “Número de Prórroga” seleccionará el Asistente de acuerdo con el periodo de prórroga en el que se encuentre. El Asistente deberá colocar la fecha de inicio y fin de la prórroga. El Asistente podrá redactar un comentario al final.
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En el apartado de “Número de Prorrogas”, el Asistente deberá seleccionar la prórroga en la que se encuentre el Maestrante de acuerdo con el periodo de prórroga.
En el apartado de Perido Inicio y Perido Fin, unicamente se deberá seleccionar los periodos de Posgrados.
Asistente Procesos Estudiantiles
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Después de seleccionar el periodo de inicio y fin se tiene que especificar la fecha de inicio y fin del periodo de prórroga en el formato dd/mm/aa. Agregar un comentario para finalizar la acción.
Al final se podrá anexar un archivo que complemente la decisión del estudiante. Se abrirá la siguiente ventana presionando en el botón “Anexar archivo”.
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Presionar en “Examinar” para buscar el archivo dentro de nuestro ordenador. A continuación, se llenará el apartado de “Nombre” y “Comentarios”. Presionar en “Anexar” para adjuntar el documento.
Al finalizar el proceso presionar “Completar” para enviar la aprobación de la solicitud, presionando en “Guardar y cerrar” la actividad quedrá inconclusa y en la bandeja de las actividades, si se presiona en “Anular” la actividad será anulada.
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Maestrante
2.3 Finalización Solicitud de Primera Prórroga El maestrante una vez que la solicitud fue aprobada por el Asistente de Procesos Estudiantiles, recibirá un correo electrónico con la siguiente información.
El Director, Coordinador y Mentor serán notificados indicando que el proceso de primera prórroga ha sido culminado con el siguiente correo electrónico.
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SOLICITUD DE SEGUNDA PRÓRROGA AUTOSERVICIO BANNER
Maestrante 3.1 Envío de solicitud Autoervicio Banner El maestrante deberá ingresar al portal de autoservicios. En el cual seguirá los siguientes pasos: Ingresar al portal de Banner con el siguiente link: https://banner.udla.edu.ec/ Presionar en “Portal de Autoservicio”
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Seleccionar Menú de Servicios y posteriormente Solicitud de servicio.
En Categoría seleccionar “Solicitudes Académicas”
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En el apartado de Servicio, seleccionar “Solicitud de Prórroga”.
Presionar en “Continuar” para seguir con el proceso.
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A continuación, se deberá ingresar una breve explicación del motivo por el cual se está solicitando la prórroga.
Presionar en “Guardar” una vez que el comentario se haya redactado, de esta manera, la solicitud será emitida, si se presiona en “Anular” la solicitud no se enviará.
3 SOLICITUD DE SEGUNDA PRÓRROGA AUTOSERVICIO BANNER
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Una vez emitida la solicitud, se redireccionará a la pantalla del estado de la solicitud donde se podrá apreciar el estado de la solicitud.
Se notificará a su vez al correo electrónico con la siguiente información
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Asistente Procesos Estudiantiles
3.2 Aprobación de solicitud de Prórroga. El Asistente recibirá un correo electrónico indicando que tiene actividades pendientes por realizar en Workflow.
A su vez el Director, Coordinador y Mentor será notificado de la solicitud del Mestrante, únicamente será una aviso, no tendría ninguna actividad por cumplir en Workflow.
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El Asistente ingresará a Workflow en donde encontrará la actividad pendiente de Solicitud de Prórroga con el ID Banner del maestrante solicitante, se muestra a su vez la actividad que debe realizar el coordinador la cueal es “confirmar prórroga”. Presionar en la opción indicada.
A continuación, se mostrará la siguiente pantalla: En este apartado se mostrará el comentario que el maestrante ingresó en la solicitud de la prórroga.
El asistente deberá seleccionar el periodo inicio y fin de la prórroga.
En este apartado se muestra la cantidad de Prórrogas que se pueden emitir, en ese caso solo son hasta 3 PRT, donde el “Número de Prórroga” seleccionará el Asistente de acuerdo con el periodo de prórroga en el que se encuentre. El Asistente deberá colocar la fecha de inicio y fin de la prórroga. El Asistente podrá redactar un comentario al final.
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En el apartado de “Número de Prorrogas”, el Asistente deberá seleccionar la prórroga en la que se encuentre el Maestrante de acuerdo con el periodo de prórroga.
Después de seleccionar el periodo de inicio y fin se tiene que especificar la fecha de inicio y fin del periodo de prórroga en el formato dd/mm/aa. Agregar un comentario para finalizar la acción
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Al final se podrá anexar un archivo que complemente la decisión del estudiante. Se abrirá la siguiente ventana presionando en el botón “Anexar archivo”.
Presionar en “Examinar” para buscar el archivo dentro de nuestro ordenador
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A continuación, se llenará el apartado de “Nombre” y “Comentarios”. Presionar en “Anexar” para adjuntar el documento.
Al finalizar el proceso presionar “Completar” para enviar la aprobación de la solicitud, presionando en “Guardar y cerrar” la actividad quedará inconclusa y en la bandeja de las actividades, si se presiona en “Anular” la actividad será anulada.
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PIF (Procesos Financieros)
3.3 Cargar Valores Una vez que el coordinador envíe la confirmación, llegará un correco a todos los encargados de PIF, donde la primera persona que tome la actividad en Workflow será la encargada de todo el proceso.
El asistente de PIF deberá ingresar al Workflow para realizar la actividad, aquí se mostrará el nombre de esta que es “cargar valores”.
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Una vez ingresada en la actividad se mostrará la siguiente ventana con esta información:
Se mostrará el comentario que envió el solicitante. Se podrá apreciar el número de prórroga con el que el asistente de financiamiento esta tratando, en este caso es el de segunda prórroga Se colocará el valor de la prórroga por cancelar del maestrante.
El asistente de financiamiento deberá ingresar un comentario acerca del ingreso de los valores
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Una vez ingresada la información, se apreciará de esta manera. Presionar en “Completar” para finalizar la actividad.
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Mentor
3.3 Notificación Seguimiento de Pago. El Mentor recibirá un correo electrónico indicándole que el estudiante solicitante tiene un valor pendiente de pago. El Mentor deberá identificar si el estudiante solicitante está a cargo de el para tomar el seguimiento de pago. Hasta que el estudiante no page no se podrá notificar a PIF que el pago se ha realizado. Este será el correo que va a recibir:
Maestrante
3.4 Pago de la Prórroga. El Maestrante será notificado vía correo electrónico indicando que tiene que cancelar el valor de la prórroga.
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PIF (Procesos Financieros)
3.5 Revisar Pago. El asistente de financiamiento, una vez que el pago se haya hecho, recibirá una notificación vía correo electrónico indicando que tiene una actividad pendiente en Workflow.
Una vez ingresado en Workflow se apreciará la actividad pendiente que se tiene, con su respectivo nombre de acitividad “revisar pago”.
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El asistente de financiamiento deberá revisar que el pago se realizó efectivamente y completar la pantalla siguiente de Workflow.
Ingresar un comentario de haber revisado los valores cancelados.
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NOTA: Si el pagó no se ha realizado, el asistente deberá presionar en “Guardar y cerrar” para que la actividad quede en pausa y una vez que el pago este hecho, retomar dicha actividad. Una vez que se haya ingresado toda la información la pestaña se verá de la siguiente manera. Presionar en “Completar” para finalizar la actividad.
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Maestrante
3.6 Finalización Solicitud de Segunda Prórroga. El Maestrante será notificado vía correo electrónico indicando que su solicitud de segunda prórroga ha sido existosamente gestionada.
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SOLICITUD DE TERCERA PRÓRROGA AUTOSERVICIO BANNER Maestrante
4.1 Envio de solicitud Autoservicio Banner El estudiante deberá ingresar al portal de autoservicios. En el cual seguirá los siguientes pasos: Ingresar al portal de Banner con el siguiente link: https://banner.udla.edu.ec/ Presionar en “Portal de Autoservicio”
33
Seleccionar Menú de Servicios y posteriormente Solicitud de servicio.
34
En Categoría seleccionar “Solicitudes Académicas”
En el apartado de Servicio, seleccionar “Solicitud de Prórroga”.
35
Presionar en “Continuar” para seguir con el proceso.
Se abrirá la siguiente pestaña, donde se deberá ingresar una breve descripción del motivo de la prórroga.
36
Presionar en “Guardar” una vez que el comentario se haya redactado de esta manera la solicitud será emitida, si se presiona en “Anular” la solicitud no se enviará.
Una vez emitida la solicitud, se redireccionará a la pantalla del estado de la solicitud donde se podrá apreciar el estado de la solicitud.
37
Se notificará a su vez al correo electrónico con la siguiente información
Asistente Procesos Estudiantiles 4.2 Aprobación de solicitud de Prórroga. El Asistente recibirá un correo electrónico indicando que tiene actividades pendientes por realizar en Workflow.
38
A su vez el Director, Coordinador y Mentor será notificado de la solicitud del Maestrante, únicamente será una aviso, no tendría ninguna actividad por cumplir en Workflow.
39
El Asistente ingresará a Workflow en donde encontrará la actividad pendiente de Solicitud de Prórroga con el ID Banner del maestrante solicitante, se muestra a su vez la actividad que debe realizar el coordinador la cual es “confirmar prórroga”. Presionar en la opción indicada.
A continuación, se mostrará la siguiente pantalla:
En este apartado se mostrará el comentario que el maestrante ingresó en la solicitud de la prórroga. El asistente deberá seleccionar el periodo inicio y fin de la prórroga.
En este apartado se muestra la cantidad de Prórrogas que se pueden emitir, en ese caso solo son hasta 3 PRT, donde el “Número de Prórroga” seleccionará el Asistente de acuerdo con el periodo de prórroga en el que se encuentre. El Asistente deberá colocar la fecha de inicio y fin de la prórroga. El Asistente podrá redactar un comentario al final.
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En el apartado de “Número de Prorrogas”, el Asistente deberá seleccionar la prórroga en la que se encuentre el Maestrante de acuerdo con el periodo de prórroga.
En el apartado de Periodo Inicio y Periodo Fin, únicamente se deberá seleccionar los periodos de Posgrados.
41
Después de seleccionar el periodo de inicio y fin se tiene que especificar la fecha de inicio y fin del periodo de prórroga en el formato dd/mm/aa. Agregar un comentario para finalizar la acción.
Al final se podrá anexar un archivo que complemente la decisión del estudiante. Se abrirá la siguiente ventana presionando en el botón “Anexar archivo”.
42
Presionar en “Examinar” para buscar el archivo dentro de nuestro ordenador A continuación, se llenará el apartado de “Nombre” y “Comentarios”. Presionar en “Anexar” para adjuntar el documento.
Al finalizar el proceso presionar “Completar” para enviar la aprobación de la solicitud, presionando en “Guardar y cerrar” la actividad quedará inconclusa y en la bandeja de las actividades, si se presiona en “Anular” la actividad será anulada.
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PIF (Procesos Financieros) 4.3 Cargar Valores. Una vez que el coordinador envíe la confirmación, llegará un correo a todos los encargados de PIF, donde la primera persona que tome la actividad en Workflow será la encargada de todo el proceso.
El asistente de PIF deberá ingresar al Workflow para realizar la actividad, aquí se mostrará el nombre de la misma que es “cargar valores”.
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Una vez ingresada en la actividad se mostrará la siguiente ventana con esta información:
Se mostrará el comentario que envió el solicitante. Se podrá apreciar el número de prórroga con el que el asistente de financiamiento está tratando, en este caso es el de segunda prórroga.
Se colocará el valor de la prórroga por cancelar del maestrante.
El asistente de financiamiento deberá ingresar un comentario acerca del ingreso de los valores.
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Una vez ingresada la información, se apreciará de esta manera. Presionar en “Completar” para finalizar la actividad.
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Mentor 4.4 Notificación Seguimiento de Pago. El Mentor recibirá un correo electrónico indicándole que el estudiante solicitante tiene un valor pendiente de pago. El Mentor deberá identificar si el estudiante solicitante está a cargo de el para tomar el seguimiento de pago. Hasta que el estudiante no page no se podrá notificar a PIF que el pago se ha realizado. Este será el correo que va a recibir:
Maestrante 4.5 Pago de la Prórroga. El Maestrante será notificado vía correo electrónico indicando que tiene que cancelar el valor de la prórroga.
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PIF (Procesos Financieros) 4.6 Revisar Pago. El asistente de financiamiento, una vez que el pago se haya hecho, recibirá una notificación vía correo electrónico indicando que tiene una actividad pendiente en Workflow.
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Una vez ingresado en Workflow se apreciará la actividad pendiente que se tiene, con su respectivo nombre de actividad “revisar pago”.
El asistente de financiamiento deberá revisar que el pago se realizó efectivamente y completar la pantalla siguiente de Workflow.
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NOTA: Si el pagó no se ha realizado, el asistente deberá presionar en “Guardar y cerrar” para que la actividad quede en pausa y una vez que el pago este hecho, retomar dicha actividad. Una vez que se haya ingresado toda la información la pestaña se verá de la siguiente manera. Presionar en “Completar” para finalizar la actividad.
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Maestrante 4.7 Finalización Solicitud de Tercera Prórroga. El Maestrante será notificado vía correo electrónico indicando que su solicitud de segunda prórroga ha sido exitosamente gestionada.
NOTA: En caso de que el maestrante ingrese una cuarta solicitud el Asistente de Procesos Estudiantiles rechazará la solicitud de prórroga.
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CONDICIONES
05 Las condiciones mostradas en el siguiente apartado aplican para cada proceso de prórroga que se emita desde Autoservicio de Banner a Workflow. 1. La solicitud de prórroga será individual para cada maestrante independientemente de la maestría que esté cursando. No se pueden realizar solicitudes grupales si el trabajo de titulación es grupal. 2. Los periodos de prórroga son acumulativos, esto quiere decir que si un estudiante recae sobre la tercera prórroga este deberá pagar por la segunda y tercera para poder acceder a su última oportunidad de prórroga. 3. En caso de que el trabajo de titulación sea grupal y se necesite un periodo de prórroga, se respetará el grado del maestrante que si pago la prórroga si está recaer en una segunda o tercer que requieren pago. 4. Si el maestrante que no paga el valor indicado de la prórroga no se le aprobará el proceso de prórroga solicitado.
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