Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
1. ¿Qué es administrar? "Administrar es lograr los objetivos de la empresa, a través del uso correcto de las personas, los bienes y los materiales" Desde este punto de vista, estaremos entrando a analizar la tarea administrativa, con el ánimo de proporcionar herramientas de conocimiento, que le permitan, no sólo conocer más del tema, sino formarlo para tener un desempeño más eficiente, en la tarea de administrar su propia microempresa. De la definición anterior, se desprende que para administrar bien una empresa debemos empezar por: Fijar metas: Determinar anticipadamente los que queremos lograr en un determinado espacio de tiempo. Planificar: Establecer etapas secuenciales de tareas, determinar los recursos disponibles, determinar quien hará qué cosas, determinar cómo se efectuarán los controles, etc. Distribuir el trabajo: Vale decir, dividir las tareas en tareas menores que puedan ser asignadas a personas específicas y delegarles responsabilidades. Esto incluye indicarle a la persona lo que se espera de ella, capacitarla si fuere necesario, establecer el límite de sus responsabilidades y por último, indicarle a quien le rinde cuentas. Controlar los procesos de gestión: Lo cual quiere decir, que se deben establecer métodos y políticas de evaluación de los procesos administrativos, productivos, comerciales, etc. A los efectos de garantizar la eficiencia de nuestros productos y servicios que ponemos a disposición de nuestros clientes. Dirigir y corregir la acción: Lo cual implica que debemos asegurarnos de que las cosas se hagan bien, por quien corresponda que haga las cosas, y que se debe tener la suficiente capacidad de autocrítica para reconocer los errores de procedimientos y efectuar los arreglos necesarios para que los errores no se vuelvan a repetir.
2. Estilos administrativos clásicos: Sus ventajas e inconvenientes Era común que en el pasado, los gerentes de empresas se dijeran a si mismos: "yo tengo mi propia manera de dirigir a la empresa y todos tienen que adaptarse a mi forma de trabajar".
1 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
En la empresa moderna, este estilo de razonamiento puede causar más de un dolor de cabeza al empresario que trabaja con personal a su cargo, ya que los funcionarios y los clientes son personas cada vez más preparadas y menos propensas a permanecer como funcionarios o como clientes de un empresario con tales ideas. Para eso es necesario conocer los estilos administrativos clásicos y pueda optar por aplicar más de un estilo administrativo, de acuerdo a las necesidades de cada caso en particular. Los estilos administrativos clásicos son cinco. Cada uno de ellos tienen sus ventajas y desventajas, en relación con los demás. Ninguno de ellos es mejor que el otro, solamente tienen cualidades diferentes y es bueno conocerlos para poder desempeñar mejor la tarea de administrar su empresa.
01) Estilo autoritario o autócrata: Se caracteriza porque toda la autoridad y poder para tomar decisiones están centradas en una sola persona. Nada se hace o se resuelve sin el consentimiento de la misma. De igual manera las opiniones de otras personas generalmente no son tomadas en cuenta. -Ventajas: el control sobre la empresa y las personas es total, las directrices se cumplen rápidamente y las jerarquías están claramente definidas. -Desventajas: tendencia a la falta de fidelidad hacia el liderazgo. El trabajo se hace a desgana. Se crean líneas administrativas paralelas a la oficial y los buenos funcionarios terminan yéndose a la competencia.
02) Estilo burocrático o burócrata: Se caracteriza porque en dicho estilo se da más importancia a los métodos y los procedimientos, que al propósito que los mismos persiguen. Todos los procedimientos de gestión ya están claramente determinados y los funcionarios no pueden apartarse de ellos. Se desmotiva la iniciativa personal y al final del proceso los clientes o usuarios permanecen insatisfechos por la forma en que fueron gestionados. - Ventajas: Las acciones de gestión están claramente definidas (a prueba de tontos), por lo tanto se garantiza la uniformidad de procedimientos ya sea en casa central como en cada una de sus sucursales. - Desventajas: Existe una fuerte resistencia al cambio en los procedimientos administrativos, los procedimientos se ralentizan y multiplican. Se anula la iniciativa privada del funcionario y al final de todo, se genera el natural descontento del cliente o usuario del sistema.
3) Estilo diplomático: La gestión generalmente se lleva a cabo en base a un procedimiento de acuerdos y compromisos. Se promueve el uso de las reuniones de 2 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
trabajo como una herramienta de gestión y las opiniones e ideas del personal son tomadas en cuenta. - Ventajas: Todas las partes se involucran, se promueve la capacidad individual, se logra un buen nivel de relación entre todos los estamentos de la empresa. El personal siente que puede "hacer carrera" dentro de la empresa y los resultados de la gestión tienden a ser excelentes. - Desventajas: Los resultados tienden a ser lentos y trabajosos en el tiempo, y se genera una cierta inestabilidad en las políticas de funcionamiento de la empresa.
4) Estilo participativo: Se caracteriza por tomar en cuenta las buenas opiniones que los funcionarios puedan aportar al sistema, cada funcionario es importante para la empresa y se lo motiva a dar lo mejor de si. - Ventajas: Todos aportan a las soluciones y aumenta por lo tanto el compromiso del funcionario con los resultados, el nivel de eficiencia de los funcionarios es excelente. - Desventajas: La única desventaja de este estilo puede estar marcada por la posibilidad de un aumento en la rivalidad de los funcionarios por los diferentes puestos de confianza dentro de la empresa.
5) Estilo de acción liberal: Se fundamenta en la confianza que el administrador tiene en la capacidad de sus funcionarios, a los cuales simplemente le da ciertas directrices y los deja trabajar, en base a controles en los procesos de gestión. - Ventajas: en la empresa quedan solamente los funcionarios de alto rendimiento y capacidad, el nivel de excelencia en los resultados logra su punto máximo en este estilo administrativo. - Desventajas: el presupuesto de sueldos y salarios del personal es muy elevado pero en compensación el alto rendimiento de los mismos, aumenta la rentabilidad de la empresa y este resultado final compensa ampliamente esta posible desventaja del estilo.
3. Trabajando por metas: Las metas a lograr son la verdadera razón de ser de una empresa y deben ser la mayor preocupación de un administrador que se precie. De hecho, la diferencia fundamental entre un buen administrador y uno que no lo es tanto, está determinada por su capacidad o incapacidad de lograr sus metas y objetivos. 3 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
Las metas pueden definirse como: Cualquier cosa que se quiere lograr en un espacio de tiempo determinado y con los recursos que se tienen o se dispondrán. Las metas están compuestas por tres elementos básicos los cuales son: - Visión de futuro - Factor tiempo - Recursos
Visión de futuro: Cuando nosotros nos fijamos una meta cualquiera para nuestra empresa o para nosotros mismos, en realidad nos estamos proyectando hacia el futuro y soñamos en como serán las cosas cuando logremos tal o cual beneficio para el cual nos estamos preparando. Se dice que esta visión a futuro se puede reconocer o identificar con un "sueño" a realizar. De hecho, cualquier cosa que existe y que fue creada por la mano del hombre, algún día fue un sueño en la mente de una persona visionaria.
Factor tiempo: Ese sueño o esa meta en la mente del ser humano, nunca pasará de ser solamente eso, mientras no se le aplique un plazo de tiempo para llevarla a cabo.
Los recursos: Para que ese sueño se concrete en un plazo de tiempo prudencial, debemos comenzar a planificar la manera de lograrlo, y es allí donde comienzan los procesos de planificación y gestión de la idea. Se entrará a analizar con que recursos contamos y en los recursos en los cuales debemos invertir, por no tenerlos. La gama de recursos es muy variada dependiendo de la meta a lograr, pero básicamente se clasifican en recursos humanos, financieros, tecnológicos, administrativos, etc. Todos estos elementos: Sueños, tiempo y recursos son los elementos que debe dominar el administrador de empresas, para lograr llevar a la misma, hacia el logro de los objetivos. Por lo tanto, ellos forman parte de la tarea administrativa, y a esto es lo que se le llama:
"trabajar por metas".
4. Concepto de empresa: "Una unidad que combina el trabajo, el esfuerzo o energía humana, con ciertos recursos: materiales, tecnológicos, financieros y administrativos, con el fin de producir un bien o servicio... Luego los comercializa y con lo obtenido adquiere mas elementos para transformarlos en nuevos productos o servicios, para así poder seguir adelante con el proceso de transformación". 4 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
Los propósitos de las empresas: Toda empresa se crea con propósitos definidos en sus inicios, los cuales no necesariamente permanecerán invariables a través del tiempo. Por ejemplo, es posible que un microempresario dé inicio a su actividad empresarial, creando una pequeña empresa comercializadora de bienes o servicios, como una forma de invertir algún dinero que se generó por su despido de la anterior empresa, en la cual desempeñaba actividades como funcionario de la misma. En ese caso en particular, el propósito de la creación de dicha empresa, es crear una fuente de trabajo con la cual mantener a su familia, a la vez que genera su propia independencia laboral. Pero con el pasar del tiempo la preocupación del microempresario no es solamente tener una fuente de ingresos, sino que su preocupación nueva es insertarse en un mercado altamente competitivo. Posteriormente se irán creando nuevas necesidades de crecimiento y desarrollo, y la meta puede llegar a ser: "adquirir un local propio", "acceder a nuevas tecnologías", "aumentar su cuota de participación en el mercado", "diversificar los servicios al consumidor", etc. Con esto se desprende el concepto de que una empresa está permanentemente abarcando nuevos propósitos y desafíos, y que por lo tanto el empresario deberá estar adaptando permanentemente la estructura de la empresa para que la misma pueda lograr los nuevos objetivos propuestos.
Estructuración por tipos de empresas: De lo establecido previamente, se desprende que la estructuración de una empresa depende de los propósitos y objetivos que persigue la misma, y que no es lo mismo el crear una estructura empresarial para una empresa de servicios, que para una industria, una fabrica, un comercio detallista, un restaurante, una discoteca, etc. Cada empresa se estructura diferente porque cada empresa es diferente. Supongamos por un instante que un equipo de fútbol en la cancha es una empresa. Dicho equipo podrá establecer la estrategia de jugar un determinado partido a la "defensiva", y establecerá una táctica: 4-4-2. Podrá en otro partido, y de acuerdo al nuevo adversario, establecer una estrategia "agresiva" y establecerá una táctica 4-3-3, o, 4.2.4, etc. Como podemos ver, esto se puede estructurar diferente de acuerdo a los objetivos que se persiga. De igual manera, una empresa será estructurada de manera diferente de otra, de acuerdo a los objetivos que persiga y con relación a sí misma. Podrá variar su estructuración en la medida que sus objetivos varíen en el tiempo.
5 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
La estructuración administrativa de toda empresa, requiere de un "organigrama", el cual es la representación esquemática de las estructuras jerárquicas de una empresa y sus canales de comunicación. La función del organigrama dentro de una empresa cualquiera, es la misma que la función del esqueleto en el cuerpo humano, es decir, el organigrama es la "estructura" que le da cuerpo y orden a la empresa, para que esta pueda funcionar adecuadamente y dentro de ciertos parámetros lógicos de funcionamiento. Sin esta estructuración administrativa, las empresas entrarían en "caos" y no podrían funcionar. Por lo que debemos ver como valerse de este esquema, para organizar y dirigir mejor a nuestra empresa. Henry Fayoll fue quien determinó que: " nadie es tan eficiente que puede hacerlo todo, hacerlo bien, sin cansarse y por siempre". De allí que nace la necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuenciales (Principio de la división del trabajo), y la necesidad de asignar a personas diferentes para que realicen dichas tareas (Principio de la Delegación de responsabilidades). Luego que en una empresa se hayan tomado los dos pasos anteriores, se crea la necesidad de organizar a las personas para que trabajen coordinadamente, de manera tal que algunos decidan lo que hay que hacer, otros lo hagan y terceros les supervisen. Cuando esta estructuración organizacional esta funcionando se puede decir que en la empresa existe un "Organigrama", vale decir, una estructuración jerárquica, que se crea con fines de organizar y facilitar el trabajo que nos llevará a lograr las metas de la empresa.
El organigrama de una empresa: Niveles Cada persona en la empresa ocupa una posición determinada desde la cual efectúa ciertas tareas y ejerce ciertos efectos sobre los resultados. Cuando esta persona trabaja coordinadamente con otras de funciones similares, se dice que estamos frente a ciertos "niveles" de estructuración jerárquica dentro de dicha empresa. Básicamente en cualquier empresa tipo, existen cuatro niveles jerárquicos que la componen, y ellos son:
01) Nivel de dirección: Compuesto por directores, socios, accionistas, propietarios, según el tipo de empresa que sea y la estructuración directiva que la componga. A ellos les corresponde fijar las metas de la empresa, establecer las directivas, las reglas internas de funcionamiento, las normas y los procedimientos administrativos.
6 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
02) Nivel de administración: Compuesta por gerencia general, gerencias de departamentos, administradores, asesores, etc. Es su responsabilidad, llevar a la empresa hacia el logro de los objetivos de la misma, según las indicaciones y directivas emanadas del nivel de dirección, a la vez que dirigen y controlan el trabajo de los niveles inferiores dentro de la escala jerárquica.
03) Nivel de mandos medios: Compuesto por ejecutivos, jefes de departamentos, capataces, jefes de planta, etc. Ellos desempeñan tareas tanto a nivel de ejecución, como a nivel de toma de decisiones para la gestión empresarial. Será su responsabilidad el asegurarse que se "ejecuten" las tareas que se deben efectuar en el día a día, para que al final se logren los objetivos establecidos por la dirección de la empresa.
04) Nivel de personal en general: Compuesto por todo el personal de la empresa en sus diferentes departamentos: funcionarios administrativos, contables de comercialización, de finanzas, de administración, de planta, de producción, de servicios, etc. Ellos son responsables de ejecutar todas las tareas que hacen funcionar a la empresa Por lo tanto cuando la dirección sabe lo que quiere para la empresa, la administración es capaz de interpretarla correctamente y canaliza las tareas y responsabilidades por los canales jerárquicos correspondientes. Los mandos medios hacen que la tareas se ejecuten y el personal hace lo que se le indica, de la manera apropiada y como se espera que se haga. Entonces los resultados llegan de manera natural y las metas de la empresa se logran con excelentes resultados.
5. El puesto de trabajo: El elemento básico de un organigrama empresarial, es el "puesto de trabajo", vale decir, la ubicación dentro del esquema administrativo por medio del cual una persona desempeña una función, cumple un rol, y efectúa tareas dirigidas al logro de ciertas metas. El puesto de trabajo es en realidad un concepto fundamental en los sistemas organizacionales. La razón por la cual se crea es consecuencia de la necesidad que tiene la empresa de delegar en alguien la responsabilidad de que ciertas tareas se hagan. Pero que se hagan por personas idóneas y preparadas para ser eficientes en esa labor. La característica primordial de un puesto de trabajo esté ocupado por personas. Las cuales tienen sus características que le son propias, y que por lo tanto cumplen con un rol. No sólo de usuario del puesto sino que cumplen con un rol que les exige el puesto, y que requiere que la persona desarrolle ciertas cualidades, en las áreas de creatividad, iniciativa, inteligencia, capacitación, etc.
7 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
Dentro del concepto puesto de trabajo, debemos incluir otros conceptos que nos ayudan a entenderlo y a actuar solventemente dentro de el. Estos conceptos son el perfil del puesto y el concepto de rol. El perfil del puesto de trabajo, digamos que se entiende por perfil del puesto, a las "características" del puesto, a las "responsabilidades" que conlleva dicho puesto, a los "límites de funcionamiento" dentro del puesto, y a las "áreas de desenvolvimiento" del puesto de trabajo. - Se entiende por características, a las tareas específicas asignadas al puesto. - Se entiende por responsabilidades, a lo que se espera que se realice a través del puesto de trabajo. - Se entiende por límites de funcionamiento, a todo lo que se permite hacer con el puesto de trabajo, y en su defecto, a todo lo que no está permitido hacerse desde el mismo. Se entiende por áreas de desenvolvimiento, a la ubicación del puesto de trabajo dentro del organigrama de la empresa, a cuales son las relaciones del mismo con los demás puestos dentro de la empresa, y a quien se rinde informe en relación con la gestión que se efectúa a través del puesto de trabajo
El concepto del rol: Cuando hablamos del rol, nos referimos al " papel" o "función" de la persona que ocupa dicho puesto de trabajo, y por lo tanto nos referimos al conjunto de "características personales" del individuo, más la relación que éste tendrá con las "normas o reglas" por las cuales se maneja durante el desempeño de sus funciones laborales. Por todo lo dicho anteriormente, es indispensable que usted como administrador de su propia empresa, siempre que contrate a alguien o delegue en alguien cierto nivel de responsabilidad, es necesario que le indique claramente estos conceptos que a continuación se enumeran: - Cuál es su puesto de trabajo - Qué posición ocupa en el organigrama de la empresa - A quién rinde cuentas de su gestión - Qué responsabilidades tendrá - Qué se espera que haga desde su puesto de trabajo 8 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
- A quién recurrir en caso de ayuda - etc. Si usted no hace estas cosas con su funcionario, no podrá en el futuro exigirle eficiencia, trabajo en equipo, excelencia en los resultados de su gestión etc.
6. Trabajando por metas: ¿Qué son y cómo importan las metas en los procesos administrativos?: El administrar comienza por fijarse metas, o en otras palabras, sin metas no hay administración, sólo hay azar, y en la tarea de administrar a una empresa nada puede ser dejado al azar, sino que cada actividad debe ser cuidadosamente planificada para que los efectos que las diferentes adversidades que el medio nos presenta, no terminen por matar a la empresa, sino que por el contrario, las adversidades puedan ser vencidas, y los objetivos puedan ser logrados. "Cuando uno no sabe donde va cualquier camino le sirve" Este proverbio popular grafica claramente lo que le puede suceder a una empresa que no trabaja por metas y objetivos, y esperemos que este nunca llegue a ser el caso en su empresa. Se puede decir entonces, que las metas y objetivos, son la razón de ser de la empresa que pretende ser exitosa. Como definición una meta es: "cualquier cosa que
se pretende lograr en un espacio de tiempo determinado y con los recursos que se tienen o invertirán". Elementos que conforman una meta: 01) Una visión de futuro: Supongamos que usted como empresario se fija la meta de tener un local propio para su negocio. Cuando usted se fija esa meta, en realidad se esta proyectando hacia el futuro y se ve a sí mismo dirigiendo una empresa para la cual no hay que destinar dineros mensuales para el pago de renta; y podrá imaginarse qué hacer con dichos recursos, como usarlos para crecer en otras áreas de la empresa, y estará sin lugar a dudas creando nuevas expectativas para su empresa, como resultado de haber logrado la meta que se ha fijado.
02) El factor tiempo: Este segundo elemento es un factor muy importante, ya que el tiempo es la medida de todas las cosas, y por lo tanto, es el padrón principal que nos ayudará a medir nuestro éxito como empresario, en el logro de nuestros objetivos.
9 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
Una meta a la cual no le hemos fijado un plazo de tiempo prudencial para llevarla a cabo, no es en realidad una meta, sino que es un ideal en nuestras mentes. Y un ideal no es medible, por lo tanto nunca sabremos si somos exitosos a menos que le pongamos un plazo de tiempo a la meta. Y ahora ésta si puede ser medida, y podremos saber si somos exitosos logrando metas, o sólo somos idealistas sin resultados tangibles. Ahora bien, si a la meta de tener un local propio le agregamos un plazo de dos años como tiempo máximo de realización, entonces estamos trabajando por algo real, algo que podemos medir, planificar, trabajar, en fin, ahora tenemos una meta.
03) Los recursos que se tienen o se invertirán: Este tercer elementos se le asocia a los procesos de planificación de la meta, y generalmente se refiere a la tenencia u obtención de personal humano, de recursos financieros, de la obtención de los materiales para la construcción, ampliación o reparación del local comercial, y de la tecnología que se aplicara para obtener los resultados. Las metas a su vez pueden ser clasificadas en diferentes tipos de categorías, como por ejemplo:
Clasificación en el tiempo: - En esta categoría, las metas pueden clasificarse en metas de corto plazo, metas de mediano plazo, y metas de largo plazo
Por orden de importancia: - Primarias, secundarias, fundamentales, prescindibles, imprescindibles.
Por áreas administrativas: - Generales, por departamentos, personales
Por periodos administrativos: - Semestrales, anuales, quinquenales, etc. Como concepto fundamental digamos que las metas siempre se gestionan desde el futuro hacia el presente. Esto quiere decir que nosotros primero tenemos que desarrollar una visión de lo que queremos en un determinado espacio de tiempo y luego dividimos el espacio de tiempo fijado en espacios menores, a los cuales le agregamos metas intermedias que nos ayudaran a lograr la meta final. En consecución de dichas metas menores, obtendremos al final, el logro de la meta fijada, en el plazo previamente establecido.
10 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
7. Tareas Administrativas. Las cuatro tareas básicas de un administrador de empresas son: - Tareas de organización - Actividades de dirección - Actividades de gestión - Actividades de ejecución
01) Las tareas de organización: Estas tareas tienen que ver con la forma en cómo constituimos el funcionamiento general de la empresa, y se relacionan directamente con nuestra capacidad para tener a la empresa bajo control tanto en el plano interno como en el plano externo de la misma.
a) Resolución de tareas internas: - Fijación de metas y objetivos (o en otras palabras, establecer para dónde va la empresa) - Políticas internas de funcionamiento (vale decir, establecer las normas y las reglas de funcionamiento permanentes, que establecerán: qué hacer y cómo hacerlo) - Control del crecimiento (determinar los cambios de estrategias que se deberán aplicar, a los efectos de encarar los nuevos desafíos y las nuevas áreas que se irán agregando a la empresa) - Inversiones (se refiere a la determinación del uso que se le darán a los recursos propios de la empresa, en la medida que estos crezcan y se acumulen) - Control del riesgo comercial y otros (determinación de las medidas que se tomarán en periodos de crisis, en periodos de abundancia, en los periodos de crecimiento y en las circunstancias de nuevas inversiones financieras, etc.) - Salvaguarda de las existencias (se refiere a las políticas de control en las adquisiciones de mercaderías, y en la venta de las mismas, en cómo almacenarlas y controlarlas en sus periodos de vida útil, como protegerlas en casos de siniestros u otros)
b) Resolución de tareas externas - Marketing (vale decir, que políticas usaré para imponer mi empresa en el mercado y cómo abarcar mayores cuotas de participación en el mismo) 11 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
- Conocimiento y evaluación del mercado (saber donde estamos parados en relación con nuestra capacidad para resolver las necesidades de nuestros clientes, y aprender a determinar qué tipos de necesidades ellos tienen, para que las podamos satisfacer mejor) - Relaciones con terceros: se refiere a las políticas de la empresa en relación con 1ª) los organismos estatales que tienen que ver con el comercio como por ejemplo el servicio de impuestos internos, oficinas del trabajo, seguros sociales, leyes del consumidor, etc. 2ª) nuestra relación con la competencia, 3ª) nuestra relación con la comunidad, 4ª) nuestra relación con las entidades bancarias y financieras, etc.) - Subcontrataciones (dícese de nuestra capacidad de recurrir a otros para la solución de problemas internos y externos de la empresa, como por ejemplo, el staff de abogados, empresas de marketing, empresas contratadoras de personal, etc.) - Etc.
02) Actividades de dirección: 1ª) Son aquellas que tienen que ver, con nuestra capacidad para influir en nuestros subordinados, a los efectos de que ellos hagan bien las tareas que deben efectuar, 2ª) Son las que tienen que ver con nuestra capacidad para tomar decisiones que afectan el desempeño de la empresa en el logro de sus objetivos. Si bien es cierto que estas dos áreas del concepto, actividades de dirección, simplifican demasiado lo que por este concepto se pueda entender, digamos que a los efectos de este curso, esas son las áreas del concepto: Actividades de Dirección, que abarcaremos en mayor profundidad. Algunas de las funciones más específicas que un administrador de empresas enfrenta en esta área, son: - Funciones de mando: Están relacionadas con los conceptos que se derivan de la autoridad que podamos ejercer sobre las personas, autoridad que puede emanar de diferentes fuentes, como lo son: 1ª- nuestra posición en la escala jerárquica, 2ª- nuestra idoneidad para resolver problemas, 3ª- nuestra relación con los altos mandos de la empresa, 4º- nuestro carácter o personalidad, 5ª- nuestra capacidad derivada de los estudios, experiencia, etc. - Programación del trabajo: Esta función se refiere a todo lo relacionado con la creación de una agenda general de trabajo, de toda la empresa, y relacionada con cada 12 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
departamento de la misma, agenda que será entregada a cada departamento en forma de directrices laborales, para ser ejecutadas por quienes corresponda. - Dirección técnica: cada empresa tiene ciertos alcances de tipo técnico que se relacionan con el tipo de productos o servicios que ofrece a la comunidad. Por ejemplo, una sociedad médica puede ofrecer servicios de primeros auxilios, maternidad, servicios quirúrgicos, atención médica, etc. Actividades que requieren del uso de materiales, maquinarias y productos técnicos, a los cuales se debe programar su uso, mantenimiento, cuidado, etc. Será responsabilidad del administrador de la empresa, el ver que los materiales existan, que sean usados de la manera apropiada, que reciban servicios de mantenimiento adecuados, que sean renovados en el plazo y condiciones apropiadas, etc.. Generalmente el administrador no hará esta tarea en forma directa, sino que delegará en un técnico dicha función, pero si será su responsabilidad el conocer los diferentes aspectos de esta responsabilidad, ya que en el fondo quien delega, no puede desligarse de sus responsabilidades, y siempre conserva la responsabilidad sobre los resultados - Dirección comercial: Se puede decir que en toda empresa, la función comercial cumple un rol prioritario, la empresa adquiere materiales con los cuales crea un producto o servicio, lo comercializa y con lo obtenido adquiere nuevos materiales con los cuales crea productos o servicios los cuales comercializa, etc. Se puede decir que si no existe esta dinámica comercial que permita obtener lucros que financien el funcionamiento de la empresa, la misma deberá desaparecer en el corto plazo. Es decir, toda empresa necesita financiamiento para poder funcionar, y dicho financiamiento en la empresa privada, deriva de la función comercial. Será entonces tarea del administrador de la pequeña y mediana empresa, el establecer las políticas comerciales por donde transitará su empresa en esta labor. Vale decir, que será el administrador de la empresa quien determinara si se venderá al contado, al crédito, en efectivo, con tarjetas de crédito, en cuotas mensuales, a consignación, etc. Digamos que la función comercial incluye, no solo las ventas, sino también las compras, y cada área tendrá sus propias políticas de funcionamiento, las cuales serán establecidas por el administrador de dicha empresa.
- Dirección de recursos humanos: En lo que tiene que ver con esta área, el administrador de empresas, entra en un terreno muy susceptible, ya que este tema se refiere a su relación con las personas que forman parte de la empresa, en cualquiera de sus puestos de trabajo dentro del organigrama de la misma.
13 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
En esta área, entran en juego conceptos tales como: delegación, motivación, controles de eficiencia, manejo de metas y objetivos, trabajo en equipo, bienestar social del funcionario, sindicatos de empleados, convenios colectivos, reuniones de trabajos, entrevistas personalizadas, visitas a terreno, etc. Del buen manejo del empresario en este área de responsabilidad de la dirección de su empresa, depende si va a ser un administrador eficiente o un mal administrador,
"Administrar es lograr los objetivos de la empresa a través del buen uso de las personas...” y estamos inmersos en un mundo laboral en el cual las personas, tienen
mayores índices de preparación y exigencias que en el pasado, por lo tanto este es realmente un terreno clave para demostrar capacidad como administrador. - Dirección administrativa: Se refiere a la capacidad del administrador para usar a sus personas de confianza, aquellas que colocó en puestos administrativos y ejecutivos dentro del organigrama de la empresa, para asegurarse que estos, a su vez, motiven al personal, gestionen las tareas, cumplan con las metas y se logren los objetivos. La dirección administrativa, es el corazón del administrador organizado y eficiente, ya que se dice que un buen administrador, es aquel que no necesita estar presente para que las cosas funcionen bien. Esto sólo se puede lograr, cuando usted ha sabido rodearse de personas eficientes y comprometidas, que serán capaces de llevar adelante a la empresa como lo haría usted mismo si estuviera presente, o aún mejor.
03) Actividades de gestión: Las actividades de gestión tienen que ver con las actividades o tareas que se desarrollan para lograr con eficiencia los objetivos: de la empresa, del departamento en cuestión o de las personas en sus puestos de trabajo. Cuando nos referimos al tema de la gestión administrativa, estamos hablando de las diferentes acciones y decisiones que se toman a los efectos de lograr que se hagan las tareas o los acontecimientos que nos llevarán al logro de nuestros objetivos. Vale decir que todo procedimiento administrativo, toda decisión que se toma, toda tarea que se realiza, todo método que se implementa, toda política que se aplica.... forman parte de la gestión administrativa, y los resultados de esa gestión pueden ser el éxito o el fracaso, según si dicha gestión logró los resultados esperados, o si no se lograron los objetivos. A los efectos de graficarlo correctamente, digamos que cuando un funcionario de atención de público saluda amablemente a un cliente, se esfuerza por entender que es lo que este cliente necesita, le ofrece todas las alternativas de satisfacción de las necesidades de ese 14 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
cliente, lo orienta correctamente hacia las diferentes opciones de posibilidades de compra (contado, crédito, etc.), y luego saluda amablemente al cliente cuando se va, invitándolo a volver de compras nuevamente, en el futuro, lo que ese funcionario está haciendo es gestionar el proceso de atención al publico. Si su gestión fue correcta, habrá salido exitoso en el proceso (habrá logrado vender), pero si este funcionario es insensible, poco amable con el cliente, lo atiende a desgana y de manera poco interesada, su gestión será pésima, y lo más probable es que no logre los objetivos que la empresa le planteó, es decir, será un vendedor con muy malos resultados. De todo lo dicho anteriormente, podemos resumir que gestión es un concepto directamente ligado a la idea de tareas que realizar, cosas que hacer, etc.
a) Determinación de tareas a realizar dentro de ciertos parámetros: Esto se refiere a la responsabilidad del administrador de asegurarse que en todos los ámbitos de la gestión de la empresa, estén establecidas las tareas que hay que efectuar, quien tiene que hacerlas y cómo deberá realizarlas, de lo contrario la empresa entrará en caos, sin que nadie sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo, etc. b) Efectuación de sistemas de controles de los resultados: En toda actividad de gestión, deben existir formas de medir los resultados de la misma, y estos se logran a través de los sistemas de controles de los resultados. Los mismos funcionan como medidores del desempeño de las personas en sus puestos de trabajo, de las maquinarias en su funcionamiento, y de las políticas de la empresa en sus desempeños. Los controles pueden realizarse a través de: 1) La observacion directa. 2) La comparación de lo que se pretende versus lo que se logra. 3) A través de entrevistas. 4) A través de planillas, gráficos, informes, etc. 5) A través de visitas al terreno, reuniones de trabajo, etc. Y será responsabilidad del administrador, el estar analizando permanentemente los resultados que se obtienen, a los efectos de poder determinar si las cosas van bien o no.
c) Modificaciones de procedimientos para aumentar la eficiencia: Decíamos en capítulos anteriores, que el administrador de una empresa debe desarrollar la capacidad de autocrítica que le permita, después de determinar que las cosas no van 15 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
tan bien como es deseado, cuales son las cosas que hay que modificar, a los efectos de revertir los resultados. Todo administrador que ve que los resultados no son los mejores, está obligado a buscar nuevas alternativas que le permitan lograr mejor, las metas que se han fijado.
04) Actividades de ejecución: En relación con este tema, digamos que las actividades de ejecución, se refieren a los aspectos prácticos de la actividad administrativa, aquellos que conforman la verdadera acción de administrar una empresa. Dentro de las actividades de ejecución, mencionaremos algunos de los aspectos que tienen que ver con la práctica de administrar, y ellos son:
a) El trabajo en equipo: Trabajar en equipo significa "trabajar en forma efectiva y productiva con otras personas", o dicho de otra manera, "trabajar en equipo incluye el ser parte de un grupo de personas que trabaja con metas y propósitos comunes" La importancia de trabajar en equipo radica en que, de esta forma podemos lograr cosas que de manera personal jamás podríamos lograr, y con un nivel de eficiencia superior. A los efectos de que esto sea posible, las personas deberán desarrollar un verdadero espíritu de equipo, el cual incluye: - Llevarse bien con todos los del equipo - Estar en "sintonía" con las personas y las tareas - Encarar juntos los desafíos Es también muy importante que cada uno de los integrantes de un equipo de trabajo aprenda a reconocer cuales son las cosas que forman parte del entorno del trabajo en equipo, como por ejemplo: - Las metas y objetivos / las comunicaciones / establecimiento de planes de acción / supervisión de la gestión / las relaciones humanas / la organización administrativa / la capacitación constante / etc. De igual manera, se debe tomar en cuenta que existen situaciones y elementos que atentan contra el éxito del trabajo en equipo, y algunos de ellos son: - El individualismo / la envidia / la falta de preparación / la desobediencia a las jerarquías administrativas / etc.
16 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
b) Las reuniones de trabajo: - ¿Por qué reunirnos como equipo de trabajo? - La creación de una agenda de reunión de trabajo - Filosofía de participación: "nos reunimos para resolver los problemas"
c) Las entrevistas personales: - Como una herramienta motivacional y de detección de problemas - La fijación de un calendario de entrevistas permanentes
d) Las visitas a terreno: - para respaldar - para controlar - para saber la realidad
8. Comercialización. 1) Definiciones conceptuales: Desde el punto de vista del marketing, la comercialización incluye, la planificación y control de los bienes y servicios que favorecen el desarrollo adecuado del producto, para asegurar que el mismo este en el lugar adecuado, en el momento oportuno y en el precio y en las cantidades requeridas, que garanticen ventas rentables a través del tiempo. Para la persona responsable del departamento de comercialización, la misma abarca la planificación del producto, como así también la gestión de ventas del mismo. Para el comerciante mayorista y para el minorista, se incluyen la selección de productos que solicita el consumidor (lo cual incluye, tareas de estudios de mercado). Forma parte fundamental de las tareas de comercialización, el asegurarse disponer de los suficientes stocks de mercancías, en los momentos oportunos, en los lugares adecuados y en las condiciones de precio y distribución acordes a las necesidades del mercado.
2) Áreas que abarca la comercialización: La comercialización de los bienes o servicios que una empresa ofrece al mercado, es una tarea global que abarca una serie de tareas secuenciales, entre las cuales se destacan: a) Las compras: Ya sea de materias primas, si es una empresa productora de bienes, o la compra de productos finales, si es una empresa comercializadora de bienes o servicios. b) Las ventas: Vale decir, la promoción, propaganda, colocación, distribución, mantenimiento, etc. de nuestros bienes o servicios, a nuestros clientes inmediatos,
17 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
a los efectos de que estos los usen o los vuelvan a comercializar de manera oportuna. c) Manejo de los stocks de mercancías: Lo cual incluye la ubicación y almacenamiento de los mismos, como así también, el manejo de los pedidos y entregas de los mismos, por los canales de distribución correspondientes, en las condiciones y características comprometidas.
3) El papel de las políticas comerciales: Se entiende por "políticas", al "conjunto de normas y de acciones permanentes" que forman parte de los procesos "aceptados" por la empresa, para efectuar determinadas gestiones, sin las cuales, la empresa no las validaría como negociaciones aprobadas `por la misma. Supongamos que una empresa cualquiera, tiene como norma las ventas exclusivamente al contado, o contra entrega de documento financiero, ya sea cheque, cartón de crédito u otro, pero uno de sus agentes de ventas efectúa una venta crédito a 30 días plazo. Lo más probable es que la empresa no validará la venta y enviará a dicho vendedor a dar las explicaciones del caso ante dicho cliente, ya que la venta especificada no se ajustó a las "políticas comerciales de dicha empresa". Las políticas comerciales son fundamentales ya que las mismas se crean con la intención de generar un orden que facilita la comercialización y la encarrila por conductos seguros y estables. La carencia de "políticas comerciales" generaría un estado de caos y descontento muy grande entre los clientes, los cuales percibirían que no todos son tratados por igual, y que no todos pueden acceder a los productos de nuestra empresa en igualdades de condiciones, lo cual sería nefasto a largo plazo, para nuestra empresa.
4) Los canales de comercialización adecuados, para tipos varios de microempresas: Los canales de comercialización cumplen con la función de facilitar la distribución y entrega de nuestros productos al consumidor final. Los canales de comercialización pueden ser directos o indirectos. Canales directos: cuando somos nosotros mismos los encargados de efectuar la comercialización y entrega de nuestros productos al cliente. Este tipo de canal de comercialización es adecuado para pequeñas y medianas empresas que se encuentran ubicadas y trabajan dentro de una ciudad que se puede abarcar con medios propios. Para los tales fines, la propia empresa crea toda una estructura de reparto de pedidos con días u horarios establecidos por áreas geográficas preestablecidas. Canales indirectos: son apropiados para medianas y grandes empresas, que están en condiciones de producir bienes o servicios para un número grande de 18 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.
Administración de la Pequeña y Mediana Empresa
consumidores, distribuidos por mas de una ciudad o país, a los cuales estamos imposibilitados de llegar en forma directa con el personal de nuestra empresa. Para los tales fines, podemos valernos de una serie de recursos comerciales establecidos, entre los cuales se destacan: A) Representantes autorizados: Empresas que se dedican a comercializar en forma exclusiva, nuestros productos, en áreas o ciudades que no son la nuestra. B) Distribuidores autorizados: Empresas mayoristas que junto a los productos de otras empresas, también trabajan nuestra línea de productos o servicios, en áreas, ciudades o países que no son los nuestros. C) Comerciantes mayoristas: Se refiere a supermercados, hoteles, mall, zonas francas o de libre comercio, cadenas de tiendas, etc. Los cuales comercializan en forma directa con el consumidor final de otras áreas, ciudades o países que no son los nuestros. D) Etc.
19 Catedrático Fco. Rogelio Morales Ruiz.