Monthly Engagement July by Universiti Teknologi Malaysia

Wahid Omar

Gambar: Hafiz Ismail UTM

UTM Monthly Engagement 2015 (July) 7 July 2015 / 20 Ramadhan 1436 H Bertemu mesra, berkongsi rasa, mencambah minda #7 2015

drwahid@utm.my

Condolences

Ahmad Zulhilmi bin Azmi, UTM Library (Kuala Lumpur) Lailee Bin Jaafar , Operations Assistant, Office of Student Affairs and Alumni

Our Core Business

Education

Nation Building

Research Brain Power of the Nation©

Wealth Creation

Services Prosperity

The Presentations • Achievements

• Events/ Visits/ Updates • Delivery System • Concluding remarks

Congratulations!

Suzami Junaidah binti Arifin, Recipient of the prestigious Yang di-Pertuan Agong Scholarship 2015.

Muhammad Faizul bin M Nasir Gold Medal Silat 28th SEA Games 2015

Events & Visits

MoU Signing Ceremony with Huawei Technologies (Malaysia) Sdn. Bhd.

Official visit from the Mexican Ambassador to Malaysia, H.E. Carlos Isauro Felix Corona

MoU Signing Ceremony with Jurutera Perunding Wahba Sdn. Bhd. and PROEIGHT Sdn. Bhd.

MoU Signing Ceremony between UTM and Sustainable Energy Development Authority of Malaysia (SEDA Malaysia)

Events & Visits

MoU signing ceremony between UTM and Nvidia Corporation

ASEAN-JAPAN Workshop for Innovation, Science and Technology Cooperation in Malaysia

UTM has been awarded

SIJIL BERSIH

Insurans Perjalanan Bagi Staf Yang Menjalankan Tugas Di Luar Negara Perlindungan bagi perjalanan dan perubatan di luar negara •Kelayakan: Semua staf tetap, sementara, kontrak lantikan Universiti •Tujuan: Bertugas rasmi atau menjalani latihan/kursus luar negara yang diluluskan oleh Universiti •Urusetia: Bahagian Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar •Pekeliling :Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 17/2015

ANGGARAN PERBELANJAAN (RM52.00 / 1,615 perjalanan*)

RM83,980 *Jumlah perjalanan 2014

PERSONAL ACCIDENT MEDICAL & HOSPITAL CASH BENEFIT

MISSED DEPARTURE

BENEFITS DELAYED BAGGAGE / TRAVEL DELAY

BAGGAGE & PERSONAL EFFECTS PERSONAL LIABILITY

TRANSFORMASI PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Kerangka Transformasi Sistem Penyampaian

TOP 50

(bidang Kejuruteraan & Teknologi)

PPPM (PT) (2015→2025) PGU 2 7 Bidang Tumpuan Utama Sumber Manusia

Teknologi Maklumat

Kewangan

10 Lonjakan PPPM (PT) Infrastruktur

Governan

Sumber •Perpustakaan •Makmal

Kawalan, Pemantauan & Rujukan Business Intelligence (BI)

Blue Ocean Strategic (BOS)

Audit, Risiko & PEMUDAH

Pengurusan Kejat

STAF UTM: (STAF AKADEMIK : 1585 + 400 = 1985) (STAF PPP : 3041 + 346 = 3387) Total = 5372

Pejabat Pendaftar

Entiti Penyelidikan

Perpustakaan UTM

Pengurusan & Pembangunan Modal Insan

RMC, CoE, IBD

Buku, Data

Dokumen, Rekod & Perubatan Keselamatan

Governan

Pengurusan

•Kawalan Dalaman

Online Database

Undang- Undang

Penyelidikan Penarafan

Audit Dalam

UTM-IR

•Perundangan •Perundingan •Advisory DNA

Bendahari

Budaya

High Performance Delivery (UTM)

Pengurusan Kewangan

Kualiti & Pengurusan Risiko (QRiM) •Kualiti Akademik & Perkhidmatan •Culture Catalyst

Budaya DNA

ICT(CICT)

HEMA

Infrastruktur ICT Hal Ehwal Mahasiswa/Pelajar Pengurusan ICT

Pengurusan Fasiliti & Harta (PHB)

Fakulti/Sekolah/Akade mi

Pembangunan

Elemen 7P & Akademia

Aset

Pengurusan Akademik

Infrastruktur

UTMLead

PEMEGANG TARUH DALAM = (Lembaga Pengarah, Pelajar, Alumni & Staf)

PEMEGANG TARUH LUAR = (Kementerian, Badan Berkanun dan agensi kerajaan, Pembekal, Majikan & Pihak Industri, Pihak Penaja, Ibubapa, Masyarakat Setempat, Badan Bukan Kerajaan (NGO) dan lain2)

Penyedia Perkhidmatan (PTJ)

Impact Outcomes

Productivity Efficiency

Measurable, Numbers

UTM with a

Soul

Processes Synergy, Simplified

UTM DNA

Resources Lean, Optimum ÂŠ Wahid Omar 2014

Nisbah Pegawai Akademik & Bukan Akademik UA 1 Mei 2013 (Jawatan Berwaran Sahaja)

Nisbah Akad: PPP

1 : 1.6

1 : 2.3

1 : 1.5

1 : 2.1

1 : 1.5

JUMLAH PPP

5,306

5,634

3174 2,124

1,792

3546

AKADEMIK

2,353

2,184

3234 2,074

3833

4985

5,316

5,907

7,177

Nisbah Akad: PPP

JUMLAH KESELURUHAN STAF

Statistik & Pencapaian (May 2015) STAF PhD - Keseluruhan :

STATISTIK PELAJAR

1,349 (829) /1,985

Berdasarkan data Sem 1 2014/2015 dan Sem 1 2010/20111

1,182 (740)

164 (88)

STAF KONTRAK A/BANGSA Akademik

PPP

168 (132)

4 (0)

NISBAH (Berdasarkan waran sebenar) Staf Akad. (2115): Staf PPP (3277) -Waran semasa

SEMASA

1:1.7 (1:1.7)

SASARAN

1:1.3

STATISTIK STAF UTM TETAP

KONTRAK / SEMENTARA

Akademik

1,585 (1605)

400

PPP

3,041 (2569)

346

Jumlah

4,626 (4174)

746

(470)

(234)

(704)

1679 (1535)

S. Muda

10286 (13841)

Sarjana

6111 (4842)

PhD

4895 (1977)

Jumlah

22971 (22195)

RM360 juta Geran Penyelidikan (2010-RM179 million)

3,531 Sumber Tenaga R&D (2010-1,297)

281 Post Doctoral Fellows

INFO PELAJAR A/BANGSA Jumlah

3012 (752)

Negara

60 buah Negara (32)

PENGURUSAN

MyRAII – Keseluruhan : 1,346/1,682

Dip

TEKNIKAL

164 (88)

2010

2011

2012

2013

2014

PENSIJILAN MS ISO 9001:2008

11 PTJ

PENSIJILAN 5S

5 PTJ

GMP/GRP/GLP/ISO17025

8 MAKMAL

Maklumat dalam () adalah merujuk data tahun 2010

JUMLAH

KIK

1,185 (741)

KONVENSYEN

B/ Warga

TAHUN

Warga

>70% Penyelidik Utama (1,200 staff) (2010-644)

RESEARCH ACHIEVEMENT FOR JAN-JUN 2015

Criteria

KPI

Percent of academic staff involved as principal investigator Critical Mass (leadership) of research grants (in reviewed and funded research projects)

Target

Achievement (Jan â&#x20AC;&#x201C; Jun â&#x20AC;&#x2DC;15)

% Achievement

63% 80%

79% (841/1336)

Percentages of Jurnal Q1&Q2

70%

393

49%

Journals including refereed

5010

1143

23%

Total amount of fundings from government agencies

80.92 mil

40.26mil

50%

Total amount of private fundings (including contract research)

28.62 mil

2.34mil

Total amount of international fundings

33.57 mil

0.71mil

Publication

Research grants for academic staff

Source From HCM : Active Staff for May 2015 = 1670

Penjanaan & Penjimatan (HCD) Penjimatan

Penjanaan Projek Khas

(Kaloborasi dengan Kolej Komuniti (KPM) & HCD

Perbelanjaan Tiket Penerbangan UTM Penyewaan Ruang Pusat Latihan UTM

Konsultansi

2013

RM 8.03M 2013 RM 2.4M

2014 RM 1.7M

Thousands

(RM)

2,500.00

2013 RM 81.6K

2014 RM 407.8 K

2012

2011 RM 3.3K

PENJANAAN

2012 RM 10K

2013 RM 31.3K

2,512.92

2,145.80

2,000.00 1,500.00 1,000.00 500.00 0.00

3.30 2011

10.00 2012

2014 RM 5.9M

2013

2014

RM 8.09M

2014 RM 38K

0.65%

9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

8.09

8.03

25.7% PERBELANJAAN TIKET PENERBANGAN UTM

5.9

2012

2013

2014

Perbelanjaan Perubatan UTM

Juta (RM)

Millions

Tahun 2011 â&#x20AC;&#x201C; Mei 2015

7.00

5.69 6.00

5.40

5.75

6.15

5.00 4.00

3.15

3.00 2.00

1.00 0.00

2011

2012

2013

2014

MEI 2015

Transformasi Modal Insan

Persaraan Pembangunan Kerjaya Pembangunan Diri

Penempatan Lapor Diri

Pengambilan dan Lantikan

Program CREAM • Saringan 1 : Psykometrik • Saringan 2 : Fizikal • Saringan 3 : Kompetensi • Saringan 4 : Temuduga

1. Sijil Pentadbir Muda UTM 2. Penerapan ‘soul’ & DNA UTM 3. Program Perkhidmatan • PTM • POSB • Peperiksaaan

1. Program Perkembangan potensi • IDP • LDP 2. Program Perkembangan kompetensi • TNA • CPD • Penambahbaik an skim

1. Cuti Belajar • Sepenuh Masa • Separuh Masa 2. Attachment

1. Kumpulan Bakat • Imentoring & Coaching 2. Pelan Penggantian • Kepimpinan Strategik

1. Program Pra Persaraan 2. Knowledge Transfer • Sharing Session • Bicara Pentadbir

TANGGUNGJAWAB

HCM & HCD

HCM, HCD & PTJ

HCD & PTJ

HCM, HCD & PTJ

HCD & PTJ

Kekerapan dan Rekod Penerima APC Berdasarkan Staf Aktif Bilangan Staf Terima APC 2013

Kekerapan Penerima APC Tidak Pernah Menerima

2401

orang

1916 orang

815

256

Berdasarkan Tahun Perkhidmatan

50 38

Bil. Staf

orang

1-5

orang

11-15

16-20

21-25

Tahun Perkhidmatan

orang

6-10

56% Staf aktif terima APC

26-30

>30

Markah Penilaian Prestasi Staf Akademik dan Staf PPP STAF AKADEMIK

100%

Bilangan staf

200

125

150

146

STAF PPP

183 2010 2011

100 50

2012

0 STAF AKADEMIK

2138

Bilangan staf

2500

≥ 85%

2014

STAF PPP

3000

2013

2502 2581 2684 2781

2000 1500 1000

935

964 1117 1012 812

500 0 STAF AKADEMIK

< 50%

Bilangan staf

100 80 60

STAF PPP

67 32

0 STAF AKADEMIK

STAF PPP

*Termasuk PPP/PPK tidak menilai, PYD tidak “submit”

Mekanisme Check & Balance

Audit Dalam & Integriti Governance

•Akauntabiliti dan keberkesanan tadbir urus, kecekapan dan keberkesanan operasi UTM & anak syarikat

Compliance

•Pematuhan kepada dasar, prosedur, peraturan & SOP

Internal Control

•Menilai risiko, kecukupan & integriti sistem kawalan dalaman, memantapkan proses penyampaian perkhidmatan

Accountability

•Program/aktiviti dilaksana berhemat, sumber diurus dengan cekap & berkesan

Integrity

•Amalan tidak berintegriti & tidak beretika yang membawa kepada amalan penyelewengan, pemborosan, pembaziran & rasuah.

Kes Tatatertib Staf UTM

Bil.

JUMLAH KES

TAHUN

2013

2014

2015 (sehingga Mei)

(Sumber: Pej. Penasihat Undang-undang)

Jenis Hukuman

Jumlah Staf/Kes yang berkaitan:

2013 2014 1

Lucut Hak Emolumen / Penahanan Kerja

Tangguh Pergerakkan Gaji

3 4

Amaran dan turun gaji Buang Kerja Jumlah Kes

1 1 4

2015 (Till May)

1 6 2 8

* Tidak termasuk kes yang dalam proses rayuan dan prosiding mahkamah

1 2*

Impact of ICT System UTMFin & ECommerce

UTMFin

e-Commerce Number of Unreconciled Fund Transfer

Web Based •Processing of data is faster & efficient as it is accessible anywhere

Vot Book Module Able to control budget & spending

1,520

1,400

No. of Transactions

Timely reporting •Real time reporting •Reporting to central agency is made easy

1,600

1,200

1,040

1,000 800 600

480

400 200

Let Manager Manage (project)

160

0 Sem 2 12/13

Sem 1 13/14

Sem 2 13/14

Sem 1 14/15

Sem 2 14/15

No of Hours Consumed to Reconcile Fund Transfers

90%

time reduced

100 hour 87 hour 127 hour

Sem 2 12/13 Sem 1 13/14 Sem 2 13/14 Sem 1 14/15 Sem 2 14/15

Millions

Produktiviti 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0

930

900 728

2012

2013

2014

Jumlah staf

146

148

142

orang

Baucer

25,134

26,913

27,299

Hasil Langsung Geran Hasil Langsung Pelbagai Yuran

Staf dapat menjalankan tugas dengan bantuan sistem UTMFin dan e-commerce. Dengan volume hasil yuran, geran dan jumlah baucer yang makin meningkat, sistem UTMFin & e-commerce membantu dalam meningkatkan produktiviti staf.

Kenaikan jumlah staf hanya pada % yang kecil.

Volume Baucer, Hasil dari Geran dan Yuran meningkat.

Impact of EFT Time & Cost Saving Mode

No of Days

EFT

Process

Cheque

7 days

Print, Arrange & Post

Electronic Funds Transfer (EFT)

1 to 2 days

Upload, Print, Arrange & Approve

Cost on cheques RM 0.65/cheque X 6,000 (average cheques issued a month)

RM 3,900

Bilangan Cek Tamat Tempoh 2011 - 2014

1051

1162

Thousands

RM 3,900 saving (per month) and RM 46,800 (per year)

saving per month 489 539

600 500 400

288

300

875

2013

200

621

100

2012

2014

Bilangan Cek

2011

2012

2013

2014

Kos Yang Terlibat Mengeluarkan Cek (RM) - Emolumen Staf, Kertas, Cek dll (RM10/cek)

Ringkasan Perbelanjaan Mengurus 1505 Overhead PHB TAHUN KOD

JENIS PERBELANJAAN

28000

PENYELENGGARAAN & PEMBAIKAN

2011

2012

2013

2014

RM 26.0M RM 27.4M RM28.4M RM 27.9M RM 35.1M RM 34.1M RM 33.2M

% PERBELANJAAN

-2.63

+2.00

KAI= +/(-) 5%

PERUNTUKAN

PERBELANJAAN

+2.86

RM 31.5M

+4.98

Penyelesaian Aduan (PHB) 78.8%

selesai

2013

2014

Jumlah Aduan

9408

11937

17514

17217

17734

selesai

88.7% 19745

97.1%

2015 (TILL MAY )

Aduan Selesai

Amaun Geran Penyelidikan RMK9 (2006-2010)

RMK10 (2011-2014)

Swasta 8%

Swasta 4% Antarabangsa 2%

Antarabangsa 1% Kerajaan 94%

Kerajaan 91%

Kerajaan

RMK9 (2006-2010)

RMK10 (2011-2014)

RM 111.1 M

RM 312.5M

350.00 300.00

Swasta

RM 9.6M

RM 12.4M

Antarabangsa

RM 1.8M

RM 6.2M

JUMLAH GERAN

RM 122.5M

RM 331.2M

x 3

ganda peningkatan amaun geran diuruskan

Amaun Geran (juta)

JENIS GERAN

331.17 M

250.00 200.00

122.46 M

150.00 100.00 50.00 0.00

RMK 9 (2006-2010) RMK 10 (20011-2014)

Produktiviti Staf RMC & Penjimatan Penjimatan Pelantikan Staf

Unit

Amaun (setahun)

RMK 9

Pegawai

6 orang

RM 216,000.00

Penolong Pegawai

12 orang

RM 288,000.00

42 orang

RM 504,000.00

Pembantu Tadbir

NISBAH STAF : BILANGAN PROJEK

Jumlah

Jumlah selepas kesemua modul selesai (2013 & 2014)

RMK 10

Staf Kewangan

Staf Projek

Staf Kewangan

Staf Projek

Staf:Projek

RM 2,016,000.00

Penjimatan Kertas & Toner RM 267,500.00

Lantikan

32,000.00

Pemantauan

61,000.00

Publication

RM 452,226.00

Member Management

100 Bilangan Projek

Proposal

1,800.00

80 60

40 20

RM 814,526.00 RM 2,830,526.00

0 RMK 9

RMK 10

1 : 35 1 : 94

Bilangan Projek Penyelidikan & Principle Investigator

4500

3500 3000 2500

x 4

ganda peningkatan bilangan projek diuruskan

2000

990

1500

1020

RMK9 (2006-2010

4000

4050

PRINCIPLE INVESTIGATOR

RMK10 (2011-2014)

RESEARCH PROJECT

1000 500 0

617

RMK9 (2006-2010 RMK10 (2011-2014)

RESEARCH PROJECT

RMK9 (2006-2010)

RMK10 (2011-2014)

990

4050

500

1000

1500

RMK9 (2006- RMK10 (20112010) 2014) PRINCIPLE INVESTIGATOR

617

1,020

SCHOOL OF GRADUATE STUDIES (SPS)

Award Received Year 2012-2014 1000

Numbers

900

Citra Karisma 2014 -Vice Chancellor Innovation Award -Information Technology Award

900

800

Numbers of VIVA

700

PhD Graduates

600

Labor Hour Productivity

600

MOE Innovation Award (2014) â&#x20AC;&#x201C; 1st Information Technology Award & Best of the Best Award

558

500

439

400

Citra Karisma 2013 -Finalist of Information Technology Award

368 304

300

241

232

National EPembelajaran Universitiy Carnival (NUCEL 2014) -2 Gold Medals

200 100 0 2012

2013

Years Remarks : Data for Labor hour Productivity is 1:10000

2014

Citra Karisma 2012 -Webometrics Award

Senarai Sistem Penyampaian Prestasi Tinggi CICT Kecekapan Pengurusan (Birokrasi)

Studio Multimedia Product Software Dewan Komputer

Pengurusan Pelestarian

Governance

Data Center

Pengurusan

Internet- WIFI

UTM Cloud Storage

Keselamatan

Hotspot WIFI

Kemudahan Pelajar

ICT Profesional Certificate Program

Infrastruktur

Sistem Penyampaian Prestasi Tinggi CICT

Back Office Perkhidmatan Atas Talian

Polisi ICT

Laman Web/Portal

Multimedia

Web Portal

Pangkalan Data

Sokongan Teknikal

Sistem Aplikasi

Inisiatif Tanpa Kertas PTJ

Khidmat Pelanggan Pengajaran & Pembelajaran

Statistik Aduan (CICT) 2013 â&#x20AC;&#x201C; sehingga Mei 2015 2000

1893

Jumlah Aduan

3000

2772

Mengikut Pelajar dan Staf

Status Aduan

1800 2500 1600 2000

1200

Jumlah Aduan

1400

1100 976

1000 800

677

600

1454

1500

1000

488

400

274

516 500

292

200

60 80 0

75113

0 2013

Staf

2014

Pelajar

Sehingga Mei 2015

2013

Baru

Belum Siap

2014

Selesai

Sehingga Mei 2015

Batal

Jumlah Aduan Pelajar Mengikut Kategori dari 2013 sehingga Mei 2015

600

Jumlah Aduan

500

555

400

354

300

365 184

200 100 0

6 1

0 2 0

1 1

205

1 30 32

3 6

46 12 4 136 53

3 1

2013

2014

Sehingga Mei 2015

0 5

1 0 0

Penyelesaian Aduan (CICT) 92.6%

87.8%

selesai

64.5%

selesai

3500 3000

2994

2772

Aduan

2500 2000

1653

1500

1452

1000

755 487

500

0 2013

2014 Jumlah Aduan

Aduan Selesai

Sehingga Mei 2015

Transformasi Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan UTM

Peningkatan koleksi UTM-IR

Ranking UTM-IR mengambil kira kriteria webometrik yang utama iaitu size, visibility, rich files dan scholar.

Portal Perpustakaan

Ranking Duniaâ&#x20AC;&#x201C; 80 Ranking Terkini:

Ranking Malaysia â&#x20AC;&#x201C; 1

Peningkatan koleksi UTMRS 40000

8,478 8,398

9,000

7,648

8,000 7,000 6,000

4,981

5,000 4,000 3,549 3,000 2,000 1,000

Akses Online Database

Pengurusan Data Penerbitan Universiti

33,389

35000

24,979

25000

20,231

20000 15000

10000

9,220

5000 0 2009

2010

2011

2012

Tahun

0 2011 2011 2012 2013 2014

34,027

28,871

30000 Jumlah Kumulatif

Thousands

Perkhidmatan Perpustakaan UTM

2013

2014

S Sense of Mission

S Struggle

S Sacrifice

S Sincerity

ÂŠ Wahid Omar 2015

P Passion

TOTAL ATTENDANCE OF STAFF FOR UTM MONTHLY ENGAGEMENT (SEPT 2013 – JUN 2015)

MONTH/ CATEGORY OF STAFF

SEPT’13 (920)

JAN’14 (1512)

MAY’14 (1320)

AUG’14 (2007)

JAN’15 (2556)

MARCH’15 (1666)

APR’15 (1692)

JUN’15 (1408)

ATT

ACADEMIC

282

333

317

15.7

464

23.2

731

442

472

23.8

353

17.8

PPP (NONACADEMIC)

638

1179

1003

30.1

1543

46.1

1825

1224

1220

35.5

1055

30.7

Percentage

ATT

Att = Attendance

60 50 40 30 20 10 0

Academic PPP

Months

UTM Soaring High…..

Appreciations: Prof. Dr. Ali Selamat Puan Syarifah Alwiah Syed Alwi En. Abd Jalel bin Ahmad Puan Siti Hawa bte Man Puan Punithavalli A/P Marimuthu Puan Haliza binti Abdul hamid Puan Rohayah bte Yusoff En. Azmi bin Kamis En. Mohamed Ayyub Hassan

Dr. Narina binti A. Samah En. Ahmad Hilman Borhan