Wahid Omar
Gambar: Hafiz Ismail UTM
UTM Monthly Engagement 2015 (July) 7 July 2015 / 20 Ramadhan 1436 H Bertemu mesra, berkongsi rasa, mencambah minda #7 2015
drwahid@utm.my
Condolences
Ahmad Zulhilmi bin Azmi, UTM Library (Kuala Lumpur) Lailee Bin Jaafar , Operations Assistant, Office of Student Affairs and Alumni
Our Core Business
Education
Nation Building
Research Brain Power of the Nation©
Wealth Creation
Services Prosperity
© Wahid Omar 2015
The Presentations • Achievements
• Events/ Visits/ Updates • Delivery System • Concluding remarks
Congratulations!
Suzami Junaidah binti Arifin, Recipient of the prestigious Yang di-Pertuan Agong Scholarship 2015.
Muhammad Faizul bin M Nasir Gold Medal Silat 28th SEA Games 2015
Events & Visits
MoU Signing Ceremony with Huawei Technologies (Malaysia) Sdn. Bhd.
Official visit from the Mexican Ambassador to Malaysia, H.E. Carlos Isauro Felix Corona
.
MoU Signing Ceremony with Jurutera Perunding Wahba Sdn. Bhd. and PROEIGHT Sdn. Bhd.
MoU Signing Ceremony between UTM and Sustainable Energy Development Authority of Malaysia (SEDA Malaysia)
Events & Visits
MoU signing ceremony between UTM and Nvidia Corporation
ASEAN-JAPAN Workshop for Innovation, Science and Technology Cooperation in Malaysia
UTM has been awarded
SIJIL BERSIH
Insurans Perjalanan Bagi Staf Yang Menjalankan Tugas Di Luar Negara Perlindungan bagi perjalanan dan perubatan di luar negara •Kelayakan: Semua staf tetap, sementara, kontrak lantikan Universiti •Tujuan: Bertugas rasmi atau menjalani latihan/kursus luar negara yang diluluskan oleh Universiti •Urusetia: Bahagian Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar •Pekeliling :Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 17/2015
ANGGARAN PERBELANJAAN (RM52.00 / 1,615 perjalanan*)
RM83,980 *Jumlah perjalanan 2014
PERSONAL ACCIDENT MEDICAL & HOSPITAL CASH BENEFIT
MISSED DEPARTURE
BENEFITS DELAYED BAGGAGE / TRAVEL DELAY
BAGGAGE & PERSONAL EFFECTS PERSONAL LIABILITY
TRANSFORMASI PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
11
Kerangka Transformasi Sistem Penyampaian
TOP 50
(bidang Kejuruteraan & Teknologi)
PPPM (PT) (2015→2025) PGU 2 7 Bidang Tumpuan Utama Sumber Manusia
Teknologi Maklumat
Kewangan
10 Lonjakan PPPM (PT) Infrastruktur
Governan
Sumber •Perpustakaan •Makmal
Kawalan, Pemantauan & Rujukan Business Intelligence (BI)
Blue Ocean Strategic (BOS)
Audit, Risiko & PEMUDAH
Pengurusan Kejat
STAF UTM: (STAF AKADEMIK : 1585 + 400 = 1985) (STAF PPP : 3041 + 346 = 3387) Total = 5372
Pejabat Pendaftar
Entiti Penyelidikan
Perpustakaan UTM
Pengurusan & Pembangunan Modal Insan
RMC, CoE, IBD
Buku, Data
Dokumen, Rekod & Perubatan Keselamatan
Governan
Pengurusan
•Kawalan Dalaman
Online Database
Undang- Undang
Penyelidikan Penarafan
Audit Dalam
UTM-IR
•Perundangan •Perundingan •Advisory DNA
Bendahari
Budaya
High Performance Delivery (UTM)
Pengurusan Kewangan
Kualiti & Pengurusan Risiko (QRiM) •Kualiti Akademik & Perkhidmatan •Culture Catalyst
Budaya DNA
ICT(CICT)
HEMA
Infrastruktur ICT Hal Ehwal Mahasiswa/Pelajar Pengurusan ICT
Pengurusan Fasiliti & Harta (PHB)
Fakulti/Sekolah/Akade mi
Pembangunan
Elemen 7P & Akademia
Aset
Pengurusan Akademik
Infrastruktur
UTMLead
PEMEGANG TARUH DALAM = (Lembaga Pengarah, Pelajar, Alumni & Staf)
PEMEGANG TARUH LUAR = (Kementerian, Badan Berkanun dan agensi kerajaan, Pembekal, Majikan & Pihak Industri, Pihak Penaja, Ibubapa, Masyarakat Setempat, Badan Bukan Kerajaan (NGO) dan lain2)
Penyedia Perkhidmatan (PTJ)
Impact Outcomes
Productivity Efficiency
Measurable, Numbers
UTM with a
Soul
Processes Synergy, Simplified
UTM DNA
Resources Lean, Optimum Š Wahid Omar 2014
Nisbah Pegawai Akademik & Bukan Akademik UA 1 Mei 2013 (Jawatan Berwaran Sahaja)
Nisbah Akad: PPP
Nisbah Akad: PPP
Nisbah Akad: PPP
Nisbah Akad: PPP
1 : 1.6
1 : 2.3
1 : 1.5
1 : 2.1
1 : 1.5
JUMLAH PPP
5,306
5,634
3174 2,124
1,792
3546
AKADEMIK
2,353
2,184
3234 2,074
3833
4985
5,316
5,907
7,177
Nisbah Akad: PPP
JUMLAH KESELURUHAN STAF
Statistik & Pencapaian (May 2015) STAF PhD - Keseluruhan :
STATISTIK PELAJAR
1,349 (829) /1,985
Berdasarkan data Sem 1 2014/2015 dan Sem 1 2010/20111
1,182 (740)
164 (88)
STAF KONTRAK A/BANGSA Akademik
PPP
168 (132)
4 (0)
NISBAH (Berdasarkan waran sebenar) Staf Akad. (2115): Staf PPP (3277) -Waran semasa
SEMASA
1:1.7 (1:1.7)
SASARAN
1:1.3
STATISTIK STAF UTM TETAP
KONTRAK / SEMENTARA
Akademik
1,585 (1605)
400
PPP
3,041 (2569)
346
Jumlah
4,626 (4174)
746
(470)
(234)
(704)
1679 (1535)
S. Muda
10286 (13841)
Sarjana
6111 (4842)
PhD
4895 (1977)
Jumlah
22971 (22195)
RM360 juta Geran Penyelidikan (2010-RM179 million)
3,531 Sumber Tenaga R&D (2010-1,297)
281 Post Doctoral Fellows
INFO PELAJAR A/BANGSA Jumlah
3012 (752)
Negara
60 buah Negara (32)
PENGURUSAN
MyRAII – Keseluruhan : 1,346/1,682
Dip
TEKNIKAL
164 (88)
2010
6
5
5
2011
7
4
5
2012
8
3
5
2013
9
4
8
2014
10
4
6
20
29
PENSIJILAN MS ISO 9001:2008
11 PTJ
PENSIJILAN 5S
5 PTJ
GMP/GRP/GLP/ISO17025
8 MAKMAL
Maklumat dalam () adalah merujuk data tahun 2010
JUMLAH
KIK
1,185 (741)
KONVENSYEN
B/ Warga
TAHUN
Warga
>70% Penyelidik Utama (1,200 staff) (2010-644)
RESEARCH ACHIEVEMENT FOR JAN-JUN 2015
Criteria
KPI
Percent of academic staff involved as principal investigator Critical Mass (leadership) of research grants (in reviewed and funded research projects)
Target
Achievement (Jan – Jun ‘15)
% Achievement
63% 80%
79% (841/1336)
Percentages of Jurnal Q1&Q2
70%
393
49%
Journals including refereed
5010
1143
23%
Total amount of fundings from government agencies
80.92 mil
40.26mil
50%
Total amount of private fundings (including contract research)
28.62 mil
2.34mil
8%
Total amount of international fundings
33.57 mil
0.71mil
2%
Publication
Research grants for academic staff
Source From HCM : Active Staff for May 2015 = 1670
Penjanaan & Penjimatan (HCD) Penjimatan
Penjanaan Projek Khas
(Kaloborasi dengan Kolej Komuniti (KPM) & HCD
Perbelanjaan Tiket Penerbangan UTM Penyewaan Ruang Pusat Latihan UTM
Konsultansi
2013
RM 8.03M 2013 RM 2.4M
2014 RM 1.7M
Thousands
(RM)
2,500.00
2013 RM 81.6K
2014 RM 407.8 K
2012
2011 RM 3.3K
PENJANAAN
2012 RM 10K
2013 RM 31.3K
2,512.92
2,145.80
2,000.00 1,500.00 1,000.00 500.00 0.00
3.30 2011
10.00 2012
2014 RM 5.9M
2013
2014
RM 8.09M
2014 RM 38K
0.65%
9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
8.09
8.03
25.7% PERBELANJAAN TIKET PENERBANGAN UTM
5.9
2012
2013
2014
Perbelanjaan Perubatan UTM
Juta (RM)
Millions
Tahun 2011 – Mei 2015
7.00
5.69 6.00
5.40
5.75
6.15
5.00 4.00
3.15
3.00 2.00
1.00 0.00
2011
2012
2013
2014
MEI 2015
Transformasi Modal Insan
Persaraan Pembangunan Kerjaya Pembangunan Diri
Penempatan Lapor Diri
Pengambilan dan Lantikan
Program CREAM • Saringan 1 : Psykometrik • Saringan 2 : Fizikal • Saringan 3 : Kompetensi • Saringan 4 : Temuduga
1. Sijil Pentadbir Muda UTM 2. Penerapan ‘soul’ & DNA UTM 3. Program Perkhidmatan • PTM • POSB • Peperiksaaan
1. Program Perkembangan potensi • IDP • LDP 2. Program Perkembangan kompetensi • TNA • CPD • Penambahbaik an skim
1. Cuti Belajar • Sepenuh Masa • Separuh Masa 2. Attachment
1. Kumpulan Bakat • Imentoring & Coaching 2. Pelan Penggantian • Kepimpinan Strategik
1. Program Pra Persaraan 2. Knowledge Transfer • Sharing Session • Bicara Pentadbir
TANGGUNGJAWAB
HCM & HCD
HCM & HCD
HCM, HCD & PTJ
HCD & PTJ
HCM, HCD & PTJ
HCD & PTJ
Kekerapan dan Rekod Penerima APC Berdasarkan Staf Aktif Bilangan Staf Terima APC 2013
Kekerapan Penerima APC Tidak Pernah Menerima
1x
2401
83
orang
88
68
1916 orang
2x
815
3x
256
4x
Berdasarkan Tahun Perkhidmatan
52
50 38
32
Bil. Staf
orang
1-5
orang
11-15
16-20
21-25
Tahun Perkhidmatan
orang
25
6-10
56% Staf aktif terima APC
26-30
>30
Markah Penilaian Prestasi Staf Akademik dan Staf PPP STAF AKADEMIK
100%
Bilangan staf
200
125
150
146
STAF PPP
183 2010 2011
100 50
2012
2
2
0
0
1
1
1
0 STAF AKADEMIK
2138
Bilangan staf
2500
≥ 85%
2014
STAF PPP
3000
2013
2502 2581 2684 2781
2000 1500 1000
935
964 1117 1012 812
500 0 STAF AKADEMIK
< 50%
Bilangan staf
100 80 60
40
47
53
STAF PPP
80
67 32
6
20
8
6
0 STAF AKADEMIK
STAF PPP
2
9
*Termasuk PPP/PPK tidak menilai, PYD tidak “submit”
Mekanisme Check & Balance
Audit Dalam & Integriti Governance
•Akauntabiliti dan keberkesanan tadbir urus, kecekapan dan keberkesanan operasi UTM & anak syarikat
Compliance
•Pematuhan kepada dasar, prosedur, peraturan & SOP
Internal Control
•Menilai risiko, kecukupan & integriti sistem kawalan dalaman, memantapkan proses penyampaian perkhidmatan
Accountability
•Program/aktiviti dilaksana berhemat, sumber diurus dengan cekap & berkesan
Integrity
•Amalan tidak berintegriti & tidak beretika yang membawa kepada amalan penyelewengan, pemborosan, pembaziran & rasuah.
Kes Tatatertib Staf UTM
Bil.
JUMLAH KES
TAHUN
2013
4
2014
8
2015 (sehingga Mei)
8
(Sumber: Pej. Penasihat Undang-undang)
Jenis Hukuman
Jumlah Staf/Kes yang berkaitan:
2013 2014 1
Lucut Hak Emolumen / Penahanan Kerja
1
2
Tangguh Pergerakkan Gaji
1
3 4
Amaran dan turun gaji Buang Kerja Jumlah Kes
1 1 4
2015 (Till May)
-
-
1 6 2 8
* Tidak termasuk kes yang dalam proses rayuan dan prosiding mahkamah
1 2*
Impact of ICT System UTMFin & ECommerce
UTMFin
e-Commerce Number of Unreconciled Fund Transfer
Web Based •Processing of data is faster & efficient as it is accessible anywhere
Vot Book Module Able to control budget & spending
1,520
1,400
No. of Transactions
Timely reporting •Real time reporting •Reporting to central agency is made easy
1,600
1,200
1,200
1,040
1,000 800 600
480
400 200
Let Manager Manage (project)
160
0 Sem 2 12/13
Sem 1 13/14
Sem 2 13/14
Sem 1 14/15
Sem 2 14/15
No of Hours Consumed to Reconcile Fund Transfers
90%
time reduced
100 hour 87 hour 127 hour
Sem 2 12/13 Sem 1 13/14 Sem 2 13/14 Sem 1 14/15 Sem 2 14/15
Millions
Produktiviti 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0
930
900 728
53
59
76
2012
2013
2014
Jumlah staf
146
148
142
orang
orang
orang
Baucer
25,134
26,913
27,299
Hasil Langsung Geran Hasil Langsung Pelbagai Yuran
Staf dapat menjalankan tugas dengan bantuan sistem UTMFin dan e-commerce. Dengan volume hasil yuran, geran dan jumlah baucer yang makin meningkat, sistem UTMFin & e-commerce membantu dalam meningkatkan produktiviti staf.
Kenaikan jumlah staf hanya pada % yang kecil.
Volume Baucer, Hasil dari Geran dan Yuran meningkat.
Impact of EFT Time & Cost Saving Mode
No of Days
EFT
Process
Cheque
7 days
Print, Arrange & Post
Electronic Funds Transfer (EFT)
1 to 2 days
Upload, Print, Arrange & Approve
Cost on cheques RM 0.65/cheque X 6,000 (average cheques issued a month)
RM 3,900
Bilangan Cek Tamat Tempoh 2011 - 2014
1051
1162
Thousands
RM 3,900 saving (per month) and RM 46,800 (per year)
saving per month 489 539
600 500 400
288
300
875
2013
200
621
100
2012
49
54
29
2014
Bilangan Cek
2011
2012
2013
2014
Kos Yang Terlibat Mengeluarkan Cek (RM) - Emolumen Staf, Kertas, Cek dll (RM10/cek)
Ringkasan Perbelanjaan Mengurus 1505 Overhead PHB TAHUN KOD
JENIS PERBELANJAAN
28000
PENYELENGGARAAN & PEMBAIKAN
2011
2012
2013
2014
RM 26.0M RM 27.4M RM28.4M RM 27.9M RM 35.1M RM 34.1M RM 33.2M
% PERBELANJAAN
-2.63
+2.00
KAI= +/(-) 5%
PERUNTUKAN
PERBELANJAAN
RM
+2.86
RM 31.5M
+4.98
Penyelesaian Aduan (PHB) 78.8%
selesai
selesai
2013
2014
Jumlah Aduan
9408
11937
17514
17217
17734
selesai
88.7% 19745
97.1%
2015 (TILL MAY )
Aduan Selesai
Amaun Geran Penyelidikan RMK9 (2006-2010)
RMK10 (2011-2014)
Swasta 8%
Swasta 4% Antarabangsa 2%
Antarabangsa 1% Kerajaan 94%
Kerajaan 91%
Kerajaan
RMK9 (2006-2010)
RMK10 (2011-2014)
RM 111.1 M
RM 312.5M
350.00 300.00
Swasta
RM 9.6M
RM 12.4M
Antarabangsa
RM 1.8M
RM 6.2M
JUMLAH GERAN
RM 122.5M
RM 331.2M
x 3
ganda peningkatan amaun geran diuruskan
Amaun Geran (juta)
JENIS GERAN
331.17 M
250.00 200.00
122.46 M
150.00 100.00 50.00 0.00
RMK 9 (2006-2010) RMK 10 (20011-2014)
Produktiviti Staf RMC & Penjimatan Penjimatan Pelantikan Staf
Unit
Amaun (setahun)
RMK 9
Pegawai
6 orang
RM 216,000.00
Penolong Pegawai
12 orang
RM 288,000.00
42 orang
RM 504,000.00
Pembantu Tadbir
NISBAH STAF : BILANGAN PROJEK
Jumlah
Jumlah selepas kesemua modul selesai (2013 & 2014)
RMK 10
Staf Kewangan
15
Staf Projek
13
Staf Kewangan
19
Staf Projek
24
Staf:Projek
RM 2,016,000.00
94
Penjimatan Kertas & Toner RM 267,500.00
Lantikan
RM
32,000.00
Pemantauan
RM
61,000.00
Publication
RM 452,226.00
Member Management
RM
100 Bilangan Projek
Proposal
1,800.00
80 60
28
40 20
RM 814,526.00 RM 2,830,526.00
0 RMK 9
RMK 10
1 : 35 1 : 94
Bilangan Projek Penyelidikan & Principle Investigator
4500
3500 3000 2500
x 4
ganda peningkatan bilangan projek diuruskan
2000
990
1500
1020
RMK9 (2006-2010
4000
4050
PRINCIPLE INVESTIGATOR
RMK10 (2011-2014)
RESEARCH PROJECT
1000 500 0
617
RMK9 (2006-2010 RMK10 (2011-2014)
RESEARCH PROJECT
RMK9 (2006-2010)
RMK10 (2011-2014)
990
4050
0
500
1000
1500
RMK9 (2006- RMK10 (20112010) 2014) PRINCIPLE INVESTIGATOR
617
1,020
SCHOOL OF GRADUATE STUDIES (SPS)
Award Received Year 2012-2014 1000
Numbers
900
Citra Karisma 2014 -Vice Chancellor Innovation Award -Information Technology Award
900
800
Numbers of VIVA
700
PhD Graduates
600
Labor Hour Productivity
600
MOE Innovation Award (2014) â&#x20AC;&#x201C; 1st Information Technology Award & Best of the Best Award
558
500
439
400
400
Citra Karisma 2013 -Finalist of Information Technology Award
368 304
300
241
232
National EPembelajaran Universitiy Carnival (NUCEL 2014) -2 Gold Medals
200 100 0 2012
2013
Years Remarks : Data for Labor hour Productivity is 1:10000
2014
Citra Karisma 2012 -Webometrics Award
Senarai Sistem Penyampaian Prestasi Tinggi CICT Kecekapan Pengurusan (Birokrasi)
Studio Multimedia Product Software Dewan Komputer
Pengurusan Pelestarian
Governance
Data Center
Pengurusan
Internet- WIFI
UTM Cloud Storage
Keselamatan
Hotspot WIFI
Kemudahan Pelajar
ICT Profesional Certificate Program
Infrastruktur
Sistem Penyampaian Prestasi Tinggi CICT
Back Office Perkhidmatan Atas Talian
Polisi ICT
Laman Web/Portal
Multimedia
Web Portal
Pangkalan Data
Sokongan Teknikal
Sistem Aplikasi
Inisiatif Tanpa Kertas PTJ
Khidmat Pelanggan Pengajaran & Pembelajaran
Statistik Aduan (CICT) 2013 â&#x20AC;&#x201C; sehingga Mei 2015 2000
1893
Jumlah Aduan
3000
2772
Mengikut Pelajar dan Staf
Status Aduan
1800 2500 1600 2000
1200
Jumlah Aduan
Jumlah Aduan
1400
1100 976
1000 800
677
600
1454
1500
1000
488
400
274
516 500
292
200
60 80 0
81
75113
11
23
8
0 2013
Staf
2014
Pelajar
Sehingga Mei 2015
2013
Baru
Belum Siap
2014
Selesai
Sehingga Mei 2015
Batal
Jumlah Aduan Pelajar Mengikut Kategori dari 2013 sehingga Mei 2015
600
Jumlah Aduan
500
555
400
354
300
365 184
200 100 0
3
6 1
0 2 0
1 1
205
1 30 32
3 6
3
24
14
46 12 4 136 53
3 1
2013
2014
Sehingga Mei 2015
0 5
0
4
0
1 0 0
Penyelesaian Aduan (CICT) 92.6%
87.8%
selesai
64.5%
selesai
selesai
3500 3000
2994
2772
Aduan
2500 2000
1653
1500
1452
1000
755 487
500
0 2013
2014 Jumlah Aduan
Aduan Selesai
Sehingga Mei 2015
Transformasi Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan UTM
Peningkatan koleksi UTM-IR
Ranking UTM-IR mengambil kira kriteria webometrik yang utama iaitu size, visibility, rich files dan scholar.
Portal Perpustakaan
Ranking Duniaâ&#x20AC;&#x201C; 80 Ranking Terkini:
Ranking Malaysia â&#x20AC;&#x201C; 1
Peningkatan koleksi UTMRS 40000
8,478 8,398
9,000
7,648
8,000 7,000 6,000
4,981
5,000 4,000 3,549 3,000 2,000 1,000
Akses Online Database
Pengurusan Data Penerbitan Universiti
33,389
35000
24,979
25000
20,231
20000 15000
10000
9,220
5000 0 2009
2010
2011
2012
Tahun
0 2011 2011 2012 2013 2014
34,027
28,871
30000 Jumlah Kumulatif
Thousands
Perkhidmatan Perpustakaan UTM
2013
2014
The A-Z Leadership Tips ©
© Wahid Omar 2015
S Sense of Mission
S Struggle
S Sacrifice
S Sincerity
Š Wahid Omar 2015
P Passion
TOTAL ATTENDANCE OF STAFF FOR UTM MONTHLY ENGAGEMENT (SEPT 2013 – JUN 2015)
MONTH/ CATEGORY OF STAFF
SEPT’13 (920)
JAN’14 (1512)
MAY’14 (1320)
AUG’14 (2007)
JAN’15 (2556)
MARCH’15 (1666)
APR’15 (1692)
JUN’15 (1408)
%
ATT
%
ATT
%
ATT
%
ATT
%
ATT
%
ATT
%
ATT
%
ACADEMIC
282
14
333
16
317
15.7
464
23.2
731
36
442
22
472
23.8
353
17.8
PPP (NONACADEMIC)
638
19
1179
35
1003
30.1
1543
46.1
1825
53
1224
36
1220
35.5
1055
30.7
Percentage
ATT
Att = Attendance
60 50 40 30 20 10 0
Academic PPP
Months
UTM Soaring High…..
Appreciations: Prof. Dr. Ali Selamat Puan Syarifah Alwiah Syed Alwi En. Abd Jalel bin Ahmad Puan Siti Hawa bte Man Puan Punithavalli A/P Marimuthu Puan Haliza binti Abdul hamid Puan Rohayah bte Yusoff En. Azmi bin Kamis En. Mohamed Ayyub Hassan
Dr. Narina binti A. Samah En. Ahmad Hilman Borhan