PERSONERÍA DE BOGOTÁ, D.C.
MANUAL DE VEEDURÍAS Lineamiento Metodológico para el Desarrollo de una Veeduría RICARDO MARÍA CAÑÓN PRIETO 01/01/2013
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MANUAL DE VEEDURÍAS
CONTENIDO
PRESENTACIÓN La Personería de Bogotá, comprometida con su función de veedor, presenta este manual elaborado por la Personería Delegada para la Coordinación de Veedurías, que contiene los lineamientos conceptuales y la estructura metodológica para la organización interna del proceso de Veeduría. Este manual pretende fortalecer el proceso de vigilancia a las políticas públicas, las cuales deben estar enmarcadas en la constitución y la ley, bajo los principios de eficacia y
eficiencia, buscando salvaguardar el interés público y garantizando la protección, de los derechos humanos de los habitantes del Distrito Capital.
INTRODUCCIÓN Para la Personería de Bogotá, D.C. la función de actuar como veedora está contemplada en la Constitución Política Art. 118, el Decreto Ley 1421 de 1993 Art. 100, el Acuerdo Distrital 34 de 1993 Art. 5 y el Acuerdo Distrital 514 de 2012 Art. 5. A través de las veedurías se hace revisión a las políticas públicas distritales, con el fin de velar por los derechos ciudadanos; así mismo, determina la eficacia de esas políticas, teniendo en cuenta los resultados alcanzados en torno al bienestar del ciudadano y la eficiencia en la ejecución de los programas y proyectos. Deben hacer referencia al seguimiento a la gestión de las entidades distritales a un frente permanente y amplio de búsqueda de respuesta, dentro de un contexto general, las delegadas deben buscar cada veeduría tendrá sus límites claros en un campo de acción, un enfoque y unos procedimientos que aquí se pretenden estandarizar; Esta propuesta intenta unificar el procedimiento de Veeduría, independientemente del origen y naturaleza que la propicie. Las veedurías deben realizarse en tres fases, procurar desarrollarse de manera transversal. 3
CRITERIOS Y RESPONSABILIDADES Comité de Veedurías Es el cuerpo colegiado integrado por el Personero Delegado para la Coordinación, los personeros con atribuciones de veeduría1 y los funcionarios designados por el Coordinador. Este Comité tendrá como responsabilidad asignar, priorizar y evaluar lo concerniente al proceso de veeduría y se reunirá de manera periódica.
Criterios de Asignación Para la asignación de una veeduría el comité tendrá en cuenta los siguientes criterios:
1 El Coordinador de Personerías Locales establecerá que personeros locales integrarán su Comité de Veedurías.
•
La competencia de cada dependencia y su grado de responsabilidad en la vigilancia de la política pública.
•
La localización territorial (distrital o local)
Cuando se plantee una veeduría transversal, es decir entre dos o más dependencias, deberá existir un responsable líder que será definido por el Comité.
Criterios de Priorización Para la priorización de las veedurías se tendrán en cuenta los siguientes criterios: • • • • •
Vulneración de derechos. Recursos públicos involucrados. Cobertura. Características poblacionales. Percepción social de la situación.
Criterios de Evaluación Para la evaluar el proceso de veedurías se tendrán en cuenta los siguientes criterios: •
Cumplimiento del objetivo
•
Cumplimiento del alcance
•
Cumplimiento de la metodología
•
Cumplimiento del cronograma
•
Coherencia en los resultados
Nota: En caso de presentarse algún conflicto en el proceso de asignación, priorización o de evaluación, este será resuelto por el Coordinador.
FASES Y PROCEDIMIENTOS 5
A continuación se describen las tres fases, por medio de las cuales se establece el proceso para el desarrollo de una veeduría:
FASE I IDENTIFICACIÓN, PLANTEAMIENTO Y APROBACIÓN Para esta etapa, se diseñó un formato el cual facilita la identificación y planteamiento de la veeduría, en el cual se debe definir: 1. TÍTULO: Asunto a tratar 2. ENTIDAD: Establecer las entidades distritales que les corresponde resolver
la
problemática, satisfacer la necesidad o garantizar un derecho. 3. OBJETIVO: ¿Qué se quiere?, es un enunciado declarativo, que se expresa mediante
una acción. 4. JUSTIFICACIÓN: ¿Por qué se quiere? Indica la relevancia del tema o problema
sujeto a revisión. 5. DIAGNÓSTICO: •
Marco normativo, se debe referir al deber ser (aplicable al caso)
•
Identificar problemática o necesidad.
•
Identificar los Derechos posiblemente vulnerados.
•
Establecer la entidad o entidades en la cual le corresponde la resolución de la problemática o satisfacción de la necesidad.
6. ALCANCE:
Determina hasta dónde debe llegar la veeduría.
7. METODOLOGÍA: •
Como se va a hacer (técnicas, procedimientos e instrumentos) de forma puntual.
•
Transversalidad (describir el equipo de apoyo de otras delegadas)
•
Recursos humanos y físicos.
8. DELEGADA RESPONSABLE: Delegada que lidera la veeduría 9. DURACIÓN
De acuerdo a la información anterior AJUSTES AL DOCUMENTO: ELABORACIÓN CRONOGRAMA: Después de dado el concepto de viabilidad, la Delegada Responsable junto al equipo de trabajo procederé a la incorporación de las observaciones y la elaboración del cronograma (ver anexo 1) debidamente detallado el cual deberá remitirse de manera definitiva a la Delegada para la Coordinación de Veedurías. Diligenciamiento y presentación del instrumento de identificación de la Veeduría (Delegadas o Locales) Evaluación del instrumento (Coordinación) ¿Veeduría aprobada? SI NO Ajuste y Sugerencias, definición final del cronograma) Comité de veedurías Comité de Coordinación INICIO EJECUCION VEEDURÍA
FASE II. DESARROLLO O EJECUCION DE LA VEEDURIA. Ya definida la Veeduría se procede a su ejecución y desarrollo: Recolección de la Información: La obtención de la información se podrá hacer mediante: Requerimientos escritos a las entidades, Visitas administrativas, con o sin trabajo de campo. Observación directa. Diseño y aplicación de instrumentos adicionales
para recolección de más
información.
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Revisión en los Sistemas de Información y otras Tecnologías de la Información.
(SEGPLAN, PREDIS, SECOC, Contratación a la Vista, entre otros) Nota: La información obtenida debe estar relacionada directamente con el alcance definido en la primera fase. Análisis de la Información: Corresponde al estudio, contrastación e interpretación cuantitativa y cualitativa de la situación encontrada. Informe de Avance: El informe de avance es un mecanismo de control y seguimiento del superior inmediato que facilita el redireccionamiento, ajuste o apoyo al proceso de la veeduría. Este debe contener las ideas claves, ha de ser muy concreto y breve. De su lectura, el destinatario tiene que poder extraer los puntos más importantes de la veeduría. No debe contener más de tres páginas de contenido. Debe ser elaborado en Word con letra Arial 12 e interlineado sencillo. Para su elaboración se sugiere la siguiente estructura básica: 1. Título, nombre de los integrantes de la veeduría, su dependencia y la fecha en la que se presenta. 2. Contenido: Debe contener una descripción básica del tema sujeto a veeduría, el resumen del avance logrado hasta la fecha, los obstáculos y las estrategias usadas para superarlos así como el cumplimiento del cronograma. Nota: De presentarse obstáculos que impliquen la modificación de la metodología, se deberá poner a consideración del Coordinador de Veedurías. Inicia ejecución de la veeduría Recolección de información (Delegadas o Locales ) Análisis de información (Delegadas o Locales) Informe parcial de avance (Delegadas o Locales)
Figura 2. Diagrama de flujo proceso veeduría. Segunda etapa (Desarrollo).
FASE III. ENTREGA DE RESULTADOS DE LA VEEDURIA. Superada la etapa de análisis de la información se procederá a evaluar los hallazgos frente al cumplimiento normativo, la garantía de la defensa del interés público y los derechos ciudadanos. Del ejercicio de análisis y evaluación de la información se deberán plasmar concretamente los resultados de la veeduría realizada. Informe Final: Se caracteriza por presentar los resultados consolidados en un documento que debe tener las siguientes características: Título de la Veeduría: Definido en la Fase I. Responsables de la Veeduría: Contiene el nombre de la Delegada Responsable y de las Delegadas de apoyo, se debe incluir el nombre de los funcionarios que participaron en orden alfabético. Resumen: El resumen debe describir en forma breve en máximo media cuartilla la situación y las conclusiones principales de la veeduría. Palabras Claves: Estas facilitan el acceso al documento, su selección permite la labor de indización, se recomienda entre tres y cinco palabras claves. Objetivo: Señale el objetivo establecido en la fase I. Introducción: Enmarca el problema objeto del informe y señala la importancia y orientación del estudio. La introducción debe ser creada a partir de una esquematización del desarrollo de la veeduría. Antecedentes y Diagnóstico: Partiendo del diagnóstico planteado en la fase I se deberá describir los antecedentes de la situación encontrada, apoyándose en cifras o en un marco normativo que permitan determinar su relevancia. Adicionalmente se relacionaran las posibles causas que originaron la situación (variables). 9
Metodología: Se describe la metodología utilizada en el desarrollo de la veeduría. Resultados: Es lo más relevante del informe final, la información o datos procesados, se presentara en forma clara y comprensible utilizando si es del caso, herramientas y medios que destaquen los esquemas tales como: tablas, gráficos, figuras y fotografías para sustentar el análisis pertinente. Debe contener la evaluación del cumplimiento normativo, la salvaguarda del interés público y la protección de los derechos Conclusiones: Se referirán concretamente al tema objeto de la veeduría, evitando las especulaciones y divagaciones sobre el tema. Deben ser el fruto de los resultados y evaluación, no su repetición, son en esencia lo más importante de la Veeduría. Recomendaciones: Estas sugieren las acciones que puede tomar la entidad respecto a los resultados y conclusiones de la veeduría, pueden ser: •
Iniciación de medidas disciplinarias.
•
Seguimiento a la veeduría.
•
Surgimiento de nuevas veedurías cuando un tema relevante no se ha podido profundizar debido al alcance establecido inicialmente. Entrega Informe Final Presentación y socialización de la veeduría
¿Necesita ajustes? Inicia entrega de resultados Se finaliza la fase III con la presentación ante el comité de Coordinación de Veedurías quienes evaluaran su presentación o no al Señor Personero distrital.
Figura 3. Diagrama de flujo proceso veeduría. Tercera etapa (Finalización).
ANEXOS FORMATO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE VEEDURÍA TRANSVERSAL TÍTULO ENTIDAD OBJETIVO JUSTIFICACIÓN DIAGNÓSTICO
ALCANCE METODOLOGÍA DELEGADA RESPONSABLE DURACIÓN Espacio destinado para la Coordinación CONCEPTO VIABILIDAD OBSERVACIONES
DE
SI
NO
Fecha
NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE EMITE EL CONCEPTO 11