Valentina Gómez Barrios – Angie Katherine Castaño Rojas | Gestión en gerencia empresarial – Colegio técnico maría inmaculada | Ibagué - 2013
INTRODUCCIÓN El proyecto investigativo “aplicación de los conocimientos de gestión empresarial en la formación de una empresa” llevado a cabo en el año 2013 por las estudiantes del grado undécimo Valentina Gómez Barrios y Angie Katherine Castaño Rojas del colegio técnico maría inmaculada ubicado en la calle 16 N° 6 -67 del barrio Interlaken de la ciudad de Ibagué, brinda el siguiente manual, en el cual están explicados los pasos y gestiones que se deben realizar para transformar una idea de negocios en una empresa legalmente constituida; éste se realizó gracias a los conocimientos adquiridos a lo largo de todo el proceso académico en la técnica de gerencia empresarial. Todos en algún momento de nuestras vidas hemos tenido el sueño de crear una empresa y que ésta se convierta en una multinacional generadora de grandes ingresos y empleo; pero muy pocos de nosotros alcanzamos a desarrollar ésta idea hasta verla hecha una realidad, esto sucede por diferente razones, ya sea por escasez de recursos, por no conocer adecuadamente los pasos a realizar, por no tener una visión clara de la empresa en cuestión, por no contar con el apoyo profesional adecuado y sin fin de razones por las cuales nos estancamos en tan solo la idea. Empresas como McDonald’s, Carrefour, Ford motor, Microsoft, Coca-cola company, Samsung Electronics y demás, empezaron con quizás la misma idea de negocios que alguno de nosotros ha tenido pero que gracias a la buena toma de decisiones se convirtieron, después de un largo proceso, en las multinacionales que hoy en día conocemos. Como ya lo había dicho anteriormente en el mundo de los negocios todo es un proceso, el cual lleva pasos que no pueden ser omitidos si se quiere convertir en una gran empresa, en este manual le brindamos los primeros escalones para que su idea de negocios se ponga en marcha como una pequeña empresa legalmente constituida, para que continúe avanzando hasta conseguir su sueño.
LA IDEA DE NEGOCIOS
La base de todo proyecto empresarial, también denominado “de emprendimiento y éxito” es la idea de negocios, esta surge gracias a la observación de las necesidades y la creatividad para satisfacerlas. Este paso hace referencia a la identificación de la idea de negocios que usted va desarrollar, la cual debe cumplir con las siguientes características:
1. Cubrir una necesidad, deseo o solución de problemas para el consumidor. 2. Ser innovadora y única, en algún ámbito a desarrollar. 3. Ser rentable. (Que pueda ser realizada) 4. Representar una oportunidad de ingresos a corto, mediano y largo plazo, para poder desarrollar el plan de negocios correctamente.
Para que una idea de negocios se considere como buena debe cumplir a cabalidad como mínimo los 4 puntos sumándoles que el emprendedor debe representar una persona creativa, visionaria y audaz, por el contrario al primer obstáculo que se le presente esta fracasará. Es en este punto donde se deben realizar todo tipo de preguntas sobre el negocio que se va a realizar, estas son algunas que le ayudaran a en la estructuración de su idea de negocios:
¿Mi producto, satisface deseos, necesidades o da solución a un problema? ¿Hay potenciales consumidores interesados en mi producto?
¿Es significativo el mercado al cual me estoy enfrentando? ¿Es posible llegar al consumidor? ¿Cómo? ¿En qué tipo de mercado voy a desarrollar mis actividades? ¿Existen competencia? ¿En qué me diferencio de ella? ¿Mi producto para qué sería utilizado? ¿Cuáles son las características y las tendencias de mi sector de mercado? ¿Cuento con los recursos materiales, económicos, humanos e infraestructura para llevar adelante mi idea de negocio? ¿Me generaría utilidades? ¿Existen problemas legales, éticos y morales que puedan perjudicar mi idea? ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del negocio a desarrollar? ¿puedo combatir las debilidades? ¿Necesito socios? O ¿Tengo la capacidad y recursos suficientes para formar una empresa solo?
Por último, es recomendable que comparta sus ideas con otra persona, está la ayudará a estructurarla de una mejor manera y lo más importante no se rinda nunca, analice cada una de las variables para que esta se desarrolle a cabalidad.
EL PLAN DE NEGOCIOS
No podemos constituir una empresa si no tenemos antes un plan de negocios bien fundamentado que ejecutar. Es por esto que bajo el manual para la creación de una empresa estará anexada esta pequeña guía para la elaboración de un plan de negocios estructuralmente viable.
¿QUÉ ES UN PLAN DE NEGOCIOS? También conocido como plan de empresa, consiste en un documento escrito en donde se describe un negocio o proyecto que está por realizarse y todo lo que esté relacionado con ello. Cada plan de negocios debe ser numerado para tener un registro de cada copia que se ha enviado e incluir la fecha para diferenciar cada plan de versiones futuras. Debe ser fácil de comprender, conciso pero que aborde todos los temas a cabalidad.
¿Qué debe llevar un plan de negocios? Un plan de negocios debe contener:
INTRODUCCIÓN A.
Carta introductoria: Explicación breve de la razón por la cual se realiza el
proyecto.
B.
Portada: Debe incluir:
Nombre de la empresa y logotipo. Dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección de página de internet (si la posee una). El nombre y título del gerente. Si es deseado, foto del producto o servicio. C.
Resumen ejecutivo: Es una de las partes más importantes en el plan de
negocios puesto que normalmente es lo primero en lo que el lector centra especial atención. Debe oscilar entre 1 o 2 hojas y contestar preguntas como las siguientes: ¿Qué producto o servicio brindará la empresa? ¿Qué
problemas
están
fuente de
directa y cuál es su ventaja? ¿Quiénes son sus clientes y objetivo?
la
del
producto,
idea o servicio? ¿Cuál es la visualización de
¿Quiénes es la competencia
es
en
¿Cuál es el estado actual del desarrollo
ingresos?
cuál
están
gerencia?
siendo resueltos? ¿Cuál es la
¿Quiénes
su
mercado
la empresa? ¿Qué
estructura
posee
actualmente la propiedad de la empresa?
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA: Debe comenzar con la misión de la empresa, sus objetivos y la visión de esta, de forma expresiva, desarrollando además los siguientes interrogantes: ¿Cuál es la historia de la empresa? (breve) ¿Qué tipo de negocio es? ¿Cómo y cuándo se fundó la empresa? ¿Qué tipo de empresa? ¿Posee alguna sociedad? ¿cuál? ¿Quiénes son los propietarios de la empresa? ¿Cuáles son los principales productos y qué beneficios traen a los consumidores?
MERCADEO Y PUBLICIDAD: Se describe el segmento de mercado al cual va encaminado la empresa, es decir el nicho de mercado, se debe enfocar principalmente en: El público al cual usted quiere atender. La misión principal y la proposición única de venta de su empresa.
Las realidades del mercado, que conducen cada aspecto de cómo usted estructura su empresa ¿cómo publicita y promueve su empresa? y ¿cómo maneja su empresa para lograr un crecimiento a largo plazo?
Se debe realizar una descripción del objetivo en el mercado (clientes), utilizando cualquier elemento que sirva para la identificación de este como lo son la ubicación geográfica, el estilo de vida, la edad, la cultura, el género, entre otras características. Por otra parte se toma en cuenta la competencia, sus debilidades y fortalezas frente a su empresa, si su producto o servicio tiene algún “truco secreto”,
menciónelo, recuerde que este plan de negocios es privado y es fundamental que detalle cada uno de los elementos que van a hacer parte de su empresa, para que en un futuro pueda realizar una retroalimentación más fácil y efectiva. También realice un estimado de sus ventas junto con el costo y gasto de ellas, debe de realizar un análisis unitario de cada producto como en conjunto. Y por último establezca un plan de mercadeo y publicidad que vaya acorde con los elementos tratados anteriormente.
DESARROLLO Y PRODUCCIÓN: Se realiza una descripción detallada del proceso de fabricación de cada uno de los productos a comercializar, junto con las desventajas que se presenten en dicho proceso ¿cómo pueden solucionarse? y las ventajas del mismo. Si su plan de negocios gira entorno a una empresa de servicios, debe realizar una descripción del proceso de entrega del servicio.
Especificar los métodos para la elaboración del producto junto con el establecimiento donde lo va a fabricar, también ayuda en la elaboración de un buen plan de negocios, pero es recomendable que sea conciso si decide incluir esta información.
DIRECCIÓN: En este punto debe dar a conocer la organización de la empresa, quién está a cargo la empresa, las funciones de los directores y sus empleados, las personas que esta relacionadas con esta como lo son los asesores, abogados, agencias de publicidad, entre otras. Los currículos de cada empleado o director no deben sobrepasar los dos párrafos. Se incluye además el posible organigrama de la organización. El tipo de contratación que realizará también va detallada en este punto.
FINANZAS: Este inciso es uno de los más importantes en el plan de negocios ya que en el se trabaja lo siguientes: ¿Cuánto dinero necesita para la constitución de la empresa? ¿Dónde
obtendrá
los
fondos
para
realizar
sus
actividades? Aportes del capital de los socios para el funcionamiento y desarrollo de la empresa, según sea el tipo de sociedad a la cual pertenezca. Las estimaciones de sus activos, pasivos, ingresos, gastos y costos (el salario de los empleados, junto con sus prestaciones sociales, cancelación de parafiscales, costos de producción, gastos mensuales, entre otros). Métodos de financiación de la empresa. Los elementos que utilizara en caso de una crisis, sus reservas. El análisis del flujo de efectivos que realizará. ¿Cómo
llevará
su
contabilidad?
¿manual
o
sistematizada? ¿Por qué? Y demás elementos financieros que la empresa requiera, balances de prueba, estado de resultados, cuentas T… Este es un punto importante puesto que una empresa que tenga mal planeada su financiación es propensa a no desarrollar su plan de negocios de la mejor manera y estancarse en algún punto de su actividad, hasta que se reestructure su financiación o quede ilíquida o en quiebra.
CONCLUSIONES Se realizan las determinaciones finales del plan de negocio.
RECOMENDACIONES GENERALES No se abstenga de desarrollar a cabalidad cada una de sus ideas en el plan de negocios, pero hágalo conciso para que su realización sea mucho más fácil. Realice un plan de negocios que pueda realizar, por eso es recomendable que sea corto no más de 30 páginas para una empresa en creación, pero si el plan está bien fundamentado la extensión no es importante. Tómese el tiempo necesario para elaborar su plan de negocios pues este es la base para toda empresa. Siga una línea de argumentación uniforme. Anote todas las debilidades que posea al igual que los riesgos que va a correr, puesto que esto le ayudara a esquivar barreras más fácilmente. El plan de negocios es privado, es decir, sólo los socios y directivos tienen derecho a revisarlo y modificarlo. Si usted piensa constituir una empresa solo, hágalo revisar de una o dos personas de confianza, para determinar si representa una oportunidad factible de inversión. La claridad en las ideas es importante, no escriba algo que a su vez contradiga otro elemento. Por último la presentación del plan de negocios es de suma importancia, se debe realizar de forma clara siendo elocuente, con ortografía y gramática excepcionales.
GESTIONES TRIBUTARIAS Y COMERCIALES
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• Reunir a los socios para constituir la empresa (Si necesita) y determinar el tipo de sociedad que constituirán. • Decidir si la empresa se constituirá bajo una persona natural o jurídica y que tipo de actividad económica se va a realizar (CIIU) (I) • Verificar en la cámara de comercio de ibagué si existen razones sociales iguales o similares con el formulario RUE. (II) • Elaborar minuta de constitución y presentarla en alguna de las ocho notarias a lo largo de la ciudad. (III)(IV)
• Obtener la escritura pública autenticada en la notaría. (Para las empresas unipersonales inscribir documento privado ante la CCI o la escritura publica ante un notario). • Matricular e inscribir la sociedad en el registro en la cámara de comercio.
• Solicitar formulario de registro adicional para fines tributario s. • Obtener el Certificado de Existencia y Representación Legal (personas jurídicas) o el Certificado de Matrícula Mercantil (personas Naturales).
• Registrar lo libros de contabilidad en la cámara de comercio de ibagué. • Renovar anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, la matricula mercantil de personas juridicas, naturales y establecimientos.
(1)
Cámara de comercio de Ibagué, el formulario RUE se encuentra anexado al cd.
CÁMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ SEDE PRINCIPAL Dirección: Cll 10 Nº 3-76 Teléfono: 2772000 ccibagué@ccibagué.org.co
HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO Lunes a viernes 7:30 am a 12:00am Sábados: 2:00 pm a 5:30 pm
SEDE ALAMEDA Dirección: Cll 69 Nº 5-33 Conjunto residencial Alameda. Teléfono: 2749669
Una minuta de constitución de una empresa para cualquier tipo de sociedad debe tener como mínimo los siguientes aspectos:
Nombre Razón social Objeto social Clase de sociedad Identificación de los socios Nacionalidad Duración Domicilio
Aportes de capital Representante legal y facultades Distribución de utilidades, Causales de disolución, entre otros.
(2) NOTARIAS IBAGUEREÑAS NOTARIA PRIMERA
NOTARIA SEGUNDA
Dirección: Cll 10 Nº 3-19
Dirección: Cr 3 Nº 9-43
Teléfono: 2637583
Teléfono: 2770100
www.notariaprimeradeibague.com
www.notaria2ibague.com.co
NOTARIA TERCERA
NOTARIA CUARTA
Dirección: Cll 13 Nº 2- 35
Dirección: Cll 11 Nº 4-30
Teléfono: 2620384
Teléfono: 2610698
www.notaria3ibague.com.co
www.notaria4ibague.com.co
NOTARIA QUINTA
NOTARIA SEXTA
Dirección: Cr 3 Nº 11-64
Dirección: Cll 12 Nº 3-49
Teléfono: 261 6192
Teléfono: 261 1713
www.notaria5ibague.com.co
Notaria6ibague@yahoo.com
NOTARIA SEPTIMA
NOTARIA OCTAVA
Dirección: Cll 64 Cra 5 Mz 3 Cs 1 Local 4-5
Dirección: Cra 5ª Nº 32-08
Teléfono: 274 9672 www.notaria7ibague.com.co
Teléfono: 278 2108 www.notaria8ibague.com.co
GESTIONES DE FUNCIONAMIENTO
1. Consultar el uso de suelo en la cci o en alguna de las 2 curadurias urbanas de la ciudad.(1)
2.
Solicitar si es el caso, licencia ambiental en Cortolima. (2)
3. Solicitar el concepto de bomberos. (3)
4.
Obtener el concepeto sanitario en la alcaldia y realizar curso de manipulacion de alimentos si es debido. (4)
5. Registrar en el INVIMA, los productos a comercializar (alimentos, medicamentos, cosmĂŠticos...) (5)
6. Cancelar anualmente derechos de autor en la sede de Sayco y Acinpro. (6)
(1)
CURADURIAS URBANAS
CURADURÍA URBANA Nº1
CURADURÍA URBANA Nº2
Dirección: Cra 5 Nº 6-47
Dirección: Cll 32 No. 5A-21
Teléfono: 263 9614
Teléfono: 270 1420
www.curadorunoibague.com.co
www.curadosibague.com
c
(2)
El formulario de licencia ambiental esta adjunto en el cd.
CORTOLIMA Dirección: Av Ferrocarril con 44 esquina Teléfono: 265 5378 – 265 5446 www.cortolima.gov.co ww
(3)
Cuerpo de bomberos:
BOMBEROS Dirección: Cra 3 con cll 20 esquina Teléfono: 262 1428 – 263 3333 Emergencia: 119
(4)
Sena y alcaldía.
ALCALDÍA Dirección: Calle 9 No. 2 - 59 Teléfono: 2611854 www.alcaldiadeibague.gov.co SENA Dirección: Cra. 4 Calle 44 Avenida Ferrocarril Teléfono: 01 8000 91 02 70
(5)
No existe sede del INVIMA en la ciudad de Ibagué hasta el final del presente año, es por esto que se debe realizar el registro en alguna otra ciudad donde se encuentre este organismo.
(6)
SAYCO Y ACINPRO Dirección: Cr4 12-47 Of 306 Teléfono: 2615586 www.saycoacinpro.org.co/oficinas.php?id=32
GESTIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL 1. Inscribirse ante
la administracion de riesgos profesionales o una ISS. 2. Afiliar a los trabajadores al Sistema de Seguridad Social y de Pensiones ante las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Fondo de Pensiones.
3. Afiliar a los trabajadores a los Fondos de Cesantías.
4. Inscribirse a una caja de Compensación Familiar (Pagar ICBF (3% del valor de la nómina), SENA (2%), y Cajas de compensación familiar (4%)) (pago de parafiscales).
* Inscribirse a un programa de seguridad industrial.
* Elaborar reglamento de trabajo, ante el ministerio de trabajo.
* Elaborar reglamento de higiene.
Así concluimos los pasos para la formalización de una pequeña empresa partiendo desde una idea de negocios. Como lo dije en un principio existen muchas razones por las cuales dicha idea no se desarrolla y en estas se incluye el ámbito monetario puesto que en ocasiones no se cuenta con el capital suficiente para hacerla realidad, pero no hay porqué preocuparse, en Colombia existen muchos oportunidades para las personas emprendedoras (generadoras de ingresos). Las siguientes son algunas formas de financiación que brindan entidades colombianas y el gobierno.
CAPITAL SEMILLA El Capital Semilla es un financiamiento inicial (fondos que no deben ser devueltos), para la creación de una microempresa o para permitir el despegue y/o consolidación de una actividad empresarial existente. Una vez que el proyecto ya está instalado y funcionando, se puede recurrir a otras líneas de financiamiento para hacer crecer el negocio, como por ejemplo, a través del Capital de Riesgo. Normalmente este tipo de fondos se orienta a nuevas empresas y negocios que estén en etapa de inicio y que se refieran a temas innovadores, es decir que se trate de productos o servicios que no estén disponibles en el mercado nacional, que tengan oportunidades de crecimiento en el mercado y que cumpla con ofrecer una tecnología nueva desarrollada por quien busca los fondos, o que incorpore nuevas aplicaciones o usos de
tecnologías existentes o por último, que permita abordar nuevos nichos de mercado. Esta línea de financiamiento apoya la creación de nuevas empresas, por lo que se dirige a personas naturales que estén en vías de constituir una empresa, o a empresas que han iniciado actividades hasta 12 meses antes de postular.1
FONDO EMPRENDER Es un Fondo creado por el Gobierno Nacional para financiar iniciativas empresariales que provengan y sean desarrolladas por alumnos del SENA que haya finalizado la etapa lectiva de un programa de formación, alumnos o egresados de cursos del SENA en el programa jóvenes rurales y línea de formación de líderes del desarrollo, estudiantes que se encuentren cursando los dos (2) últimos semestres en un programa de educación superior reconocido por el Estado de conformidad con las Leyes 30 de 1992 y 115 de 1994, personas que hayan concluido materias dentro de los últimos doce (12) meses, profesionales universitarios cuyo primer título haya sido obtenido durante los últimos 24 meses, estudiantes o egresados que se encuentren cursando especialización y/o maestría que hayan culminado y obtenido la certificación dentro de los últimos 12 meses. Las condiciones de beneficiarios del Fondo Emprender se establecen ampliamente en el Acuerdo 004 del 26 de marzo del 2009.2 1
Sitio web bancafacil http://www.bancafacil.cl/bancafacil/servlet/Contenido?indice=1.2&idPublicacion=3000000000000060&idCateg oria=9 2 Sitio web fondo emprender www.fondoemprender.com/BancoConocimiento/F/fondo_emprender/fondo_emprender.ASP
ETAPAS FONDO EMPRENDER 1. FORMULACION DEL PLAN DE NEGOCIOS a. Registro y Asesoría b. Aprobación Técnica c. Presentación a Convocatoria 2. EVALUACION Y ASIGNACION DE RECURSOS a. Evaluación del plan de negocios b. Asignación de recursos c. Legalización del contrato 3. EJECUCION a. Ejecución del plan de negocios b. Seguimiento y acompañamiento c. Evaluación de indicadores de gestión d. Decisión sobre reembolso de recursos
Existe la ley nº 1429, también denominada como la ley del primer empleo, esta trata principalmente de respaldar a las empresas que contraten empleados, aumentando su nómina la mitad, menores de 28 años. Las empresas que cumplan estas condiciones por menos de 2 años con el mismo trabajador podrán recibir un descuento en sus aportes parafiscales.
Además entidades como Coomeva, bancamía, fundación mundo mujer, entre otras poseen programas de financiación con tasas de interés bajas para la creación de pequeñas y medianas empresas (Pymes).
BANCAMIA Dirección: Cra 5 Nº 4125 Teléfono: 2701717 Atención al público: Sábados 8:00am – 12:00am FUNDACIÓN MUNDO MUJER COOMEVA Dirección: Cra 5 Nº 3814 Teléfono: 2888380 www.coomeva.com.co
Dirección: Cll 14 Nº 236 Teléfono: 2623952 www.fmm.org.co
Con esto concluimos el manual práctico para la creación y formalización de pequeñas empresas, siendo tan solo los primeros pasos para que su negocio se vaya convirtiendo paulatinamente en una multinacional, recuerde que todas ellas nacieron de una pequeña e innovadora idea, si usted tiene una ¿por qué no desarrollarla? Con este manual está comprobado que no es tan difícil como aparenta, depende de usted y su emprendimiento. Mucha suerte en ese largo camino a recorrer y organice su tiempo y recursos para que pueda hacer su sueño realidad. Recuerde que usted es el único obstáculo que lo puede detener, asique supérese y haga de su idea una generadora de empleo e ingresos desde ya.