2016
Migraciรณn de archivos planos (*.txt)
MIGRACION A MS EXCEL, MS ACCESS Y SPSS VALERIA VILLALVA
PUCE | Herramientas Informรกticas
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS
Contenido Introducción .................................................................................................................................. 2 Migración de archivos *.txt hacia MS Excel .................................................................................. 3 Migración de archivos *.txt hacia MS Access................................................................................ 6 Migración de archivos *.txt hacia SPSS ....................................................................................... 10 Conclusión ................................................................................................................................... 15
1
Elaborado por: Valeria Villalva
Página
1
Bibliografía .................................................................................................................................. 16
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS
Introducción Esta revista es creada con el objetivo de guiar a los usuarios a través de instrucciones para migrar archivos planos a diferentes programas como MS Excel, MS Access y SPSS. Migrar información es importante para poder manejar de una mejor manera los archivos planos y poder interactuar con ellos de acuerdo a lo que necesite la empresa o persona. Esta herramienta es útil, ya que la información de años atrás se almacenaba en archivos planos, y gracias a esta opción que nos brindan algunos programas, podemos modificar y analizar dicha información. Archivos planos son una colección de información que está almacenada y es accedida de forma organizada en una base de datos. Se suele usar para almacenar información en una forma no estructurada.
2
Elaborado por: Valeria Villalva
Página
2
Normalmente se presenta en bloc de notas
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS
Migración de archivos *.txt hacia MS Excel Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
1. Abrir un archivo nuevo en Excel
3
Elaborado por: Valeria Villalva
Página
3
2. Dar clic en archivo y abrir el archivo plano. Se debe tener en cuenta que para la búsqueda, debe estar habilitado archivos de texto para que sea más sencillo encontrar el archivo.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS 3. A continuación, aparece el asistente para importar texto. Se debe escoger las opciones que más se adecuen a nuestras necesidades y forma de trabajo. Se puede optar por tipo de archivo delimitado o de ancho fijo y también podemos seleccionar si los datos tienen encabezado. Para seguir con el proceso, dar clic en siguiente.
4
Elaborado por: Valeria Villalva
Página
4
4. En esta sección aparece los tipos de separadores que consideramos el archivo de texto tiene. En este caso es tabulación y nos dirigimos a la siguiente sección.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS 5. Este asistente muestra el formato que se puede dar a cada columna, de acuerdo a nuestro criterio. En este caso, la columna de RUC se coloca en formato de texto, ya que no se puede realizar operaciones con estos números, y en las columnas de fecha, se coloca formato tipo fecha.
5
Elaborado por: Valeria Villalva
Página
5
6. Una vez que hayamos dado formato a las columnas que se considere necesarias dar un formato específico, damos clic en finalizar y en la hoja de Excel, aparecerá la información del archivo plano.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS
Migración de archivos *.txt hacia MS Access Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.
1. Abrir un nuevo archivo en Access, por lo que damos clic en Base de datos del escritorio en blanco. A continuación, nos pide dar un nombre al archivo para poder crearlo.
6
Elaborado por: Valeria Villalva
Página
6
2. Así como en Excel, damos clic en archivo y abrir para poder migrar el archivo plano. Para que la búsqueda sea más sencilla, se puede dar la opción de archivos tipo texto o todos los archivos como en este caso. Damos clic en abrir.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS 3. Al igual que en Excel, aparece un asistente para vinculación de texto, donde el primer cuadro nos permite elegir el formato; delimitado o ancho fijo, de acuerdo a las necesidades. Dar clic en siguiente
7
Elaborado por: Valeria Villalva
Página
7
4. La siguiente ventana permite elegir los separadores, en este caso es tabulación. También tenemos otra opción que la podemos activar en caso de ser necesaria, la cual es si la primera fila contiene los nombres de las columnas.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS 5. A continuación, se puede elegir el tipo de formato de cada columna. En este caso, en número de RUC, el tipo de dato es texto corto, mientras que en las columnas de fechas, colocamos el formato fecha con hora.
8
Elaborado por: Valeria Villalva
Página
8
6. La siguiente ventana nos permite colocar una clave principal con la cual se puede identificar de forma única cada registro. Para poder agregar la clave, se debe tomar en cuenta que los datos no se pueden repetir para que cada uno tenga su propia clave.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS 7. La siguiente ventana permite dar un nombre a la tabla vinculada. Damos en clic en finalizar y en cerrar en la prรณxima ventana.
9
Elaborado por: Valeria Villalva
Pรกgina
9
8. Se puede observar como los datos del archivo plano, ahora se encuentran en una tabla de Access.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS
Migración de archivos *.txt hacia SPSS SPSS es un programa estadístico utilizado comúnmente en las ciencias sociales y también en empresas que realizan investigación de mercado.
1. Abrir el programa SPSS, donde aparecerán tres ventanas pero se deberá trabajar con la que se presenta a continuación, al mismo tiempo tener en cuenta de tener la vista de variables activada.
Página
10
Elaborado por: Valeria Villalva
10
2. Dar clic en archivo, abrir, datos y buscar el archivo plano con el que se desea trabajar. Al igual que en Excel y Access, para facilitar la búsqueda, escoger como tipo de archivo, el tipo texto. Dar clic en abrir
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS 3. A continuación aparece el asistente para la importación de texto. En este caso como es el primer archivo que se realiza, damos clic en siguiente con el botón ‘no’ habilitado.
Página
11
Elaborado por: Valeria Villalva
11
4. En la siguiente ventana escogemos el que más se ajuste a la necesidad, en este caso se escogió delimitado y se activó la casilla Si porque los nombres de las variables si están incluidas.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS 5. Si estamos de acuerdo con las opciones predefinidas damos clic en siguiente o modificamos de acuerdo a nuestro criterio y tipo de datos.
Pรกgina
12
Elaborado por: Valeria Villalva
12
6. Al igual que los anteriores casos, elegimos el separador.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS 7. La siguiente ventana muestra el formato de datos que se puede dar a cada columna. En el caso de RUC, se coloca cadena y 13 caracteres. Mientras que en las fechas, el formato es fecha y hora, y con la forma de fecha que se desee.
Pรกgina
13
Elaborado por: Valeria Villalva
13
8. Si estamos de acuerdo con las opciones elegidas, se puede dar clic en finalizar.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS
Pรกgina
14
Elaborado por: Valeria Villalva
14
9. En las siguientes ventanas se puede observar como la migraciรณn de datos fue exitosa. A continuaciรณn se presenta la migraciรณn en la vista de datos, vista de variables y en la ventana de resultados.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS
Conclusiรณn
Pรกgina
15
Elaborado por: Valeria Villalva
15
La migraciรณn de archivos planos (*.txt) es importante no solo para estudiantes o investigadores, sino para cualquiera que desee trabajar con este tipo de archivos de una manera mรกs dinรกmica y sencilla, si sabemos usar los programas de manera correcta.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES HERRAMIENTAS INFORMATICAS
Bibliografía http://definicion.de/. (s.f.). Obtenido de http://definicion.de/access/ http://definicion.de/. (s.f.). Obtenido de http://definicion.de/excel/
Página
16
Elaborado por: Valeria Villalva
16
http://www.ordenadores-y-portatiles.com/. (s.f.). Obtenido de http://www.ordenadores-yportatiles.com/archivos-planos.html