Introducción El Consejo Directivo de Comfenalco Antioquia, en uso de sus facultades y mediante Acta 941 del 25 de abril de 2018, adoptó la nueva versión del Manual de Contratación que entra en vigencia el 1 de julio de este año. Es responsabilidad de toda la organización su adecuada implementación, por eso te invitamos a leer esta guía que resume los principales puntos del manual. En esta guía encontrará los objetivos principales del nuevo Manual de Contratación, un resumen de los principales cambios y del contenido general, así como un ABC o preguntas frecuentes que harán más fácil su comprensión. El Manual completo puedes consultarlo en la Intranet y en nuestra página web.
Los objetivos del Manual: a) Integrar en un solo marco normativo los diferentes aspectos que regulan la forma como la Corporación se relaciona y obliga contractualmente con terceros en calidad de contratante, contratista, asociado y aliado estratégico o comercial. b) Establecer reglas y directrices de obligatorio cumplimiento para todos los actores que participan en las diferentes etapas de los procesos de contratación. c) Determinar los roles y las responsabilidades asociadas a aquellos que intervienen en la estructuración, formalización, ejecución, liquidación y cierre de los procesos de contratación. d) Asegurar el cumplimiento de los principios que rigen la gestión contractual de la Corporación. e) Brindar herramientas gerenciales y de control para realizar una adecuada gestión de los contratos. f) Orientar los procesos de contratación a la protección jurídica de COMFENALCO ANTIOQUIA y de sus Representantes Legales, así como a su sostenibilidad financiera y al cumplimiento de sus compromisos con la población afiliada, los entes de vigilancia y control, los aliados, asociados, contratantes, contratistas y demás grupos de interés.
1
Principales cambios en esta versión: Este nuevo manual trae consigo mejoras significativas en la gestión de proveedores, gestión de los procesos de egreso, optimización del capital humano para la gestión de los procesos de ingreso y la implementación del nuevo modelo de Seguimiento y Control a la ejecución de los contratos. Podrás conocer la forma como la Caja realizará una gestión integral de proveedores, contratistas y subcontratistas, también tendrás en contexto las nuevas formas de selección de proveedores y el relacionamiento de la Caja en materia de contratación, con el entorno. De igual forma, entenderás el nuevo modelo de operación para la gestión de los procesos de ingreso (prestación de servicios y convenios de asociación). En este nuevo manual se empoderan a diferentes colaboradores de la Caja, ya no solo el sistema líder es responsable directo del seguimiento y control de los contratos que se generen en sus áreas de trabajo.
Contenido del Manual de Contratación versión 2: Una primera parte que contiene las disposiciones generales del Manual, estructura del modelo contractual de la Caja, cuales son los grandes tipos de contratos y sus etapas, los roles y responsabilidades en el proceso, en que consiste el seguimiento y control de contratos y que es el comité de contratación. La segunda parte del Manual hace referencia a los contratos de egreso y administración que manejamos en Comfenalco Antioquia, en esta parte encontraremos todo lo relacionado al proceso de abastecimiento de bienes y servicios, la gestión integral de proveedores, la etapa precontractual del proceso de egreso y la forma como se articula, la formalización y el proceso de ejecución hasta su cierre y liquidación. Por último, la tercera parte del Manual contiene todo lo relacionado con la contratación del ingreso y la asociación, su etapa inicial, el proceso de formalización y la ejecución de los contratos.
2
A partir del julio de 2018, en la Plataforma “Aprendemos” encontraras el curso virtual para entender de una forma fácil y didáctica lo que significa este universo que es la Contratación en Comfenalco Antioquia. Recuerda descargar la nueva versión del Manual de Contratación para tu manejo y consulta, la cual se encontrará disponible a partir del 30 de junio en la página www.comfenalcoantioquia.com y en Intranet. Esperamos contar con la participación de todos para avanzar en los módulos del curso y entender de forma general el proceso del que somos parte todos.
El ABC de la nueva versión del Manual de Contratación: 1. ¿Quién puede comprometer el nombre de la Caja en procesos de contratación? Según el artículo 9, en Comfenalco Antioquia solo se encuentran autorizados para comprometer el nombre de la Caja en procesos contractuales el Director administrativo, sus suplentes y los apoderados generales. 2. ¿Tiene el Director, sus suplentes y los apoderados limitaciones para contratar? Si, existen varios tipos de limitantes: •
•
• •
Cuando la cuantía del contrato supera el valor autorizado por la Asamblea General de Afiliados, el Director, sus suplentes o apoderados requieren aprobación previa por parte del Consejo Directivo. Cuando el contrato corresponde a proyectos de inversión o negocios que requieren autorización previa del Consejo Directivo o de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Cuando existan causales de inhabilidad o incompatibilidad, excepto cuando la contratación se realice por obligación legal o en condiciones comunes al público. Cuando exista conflicto de interés.
3
Finalmente, la Caja tiene prohibido, salvo que se haga para el pago del subsidio familiar o en virtud de autorización expresa de la ley, facilitar, ceder, dar en préstamo o entregar a título gratuito o a precios subsidiados, bienes o servicios a cualquier persona natural o jurídica. 3. ¿Cuándo un contrato es viable? Todo contrato requiere para su firma contar con aprobaciones técnicas, financieras y jurídicas. La aprobación técnica corresponde al área que requiere la contratación; la aprobación financiera corresponde al Departamento de Proyecciones Financieras; y la aprobación jurídica corresponde al Departamento Jurídico. No contar con estos vistos buenos pone en riesgo los intereses de la Caja. 4. ¿Cuáles son los principios que rigen la contratación en la Caja? En COMFENALCO ANTIOQUIA, la contratación se rige bajo los principios de buena fe, legalidad, moralidad, transparencia, economía, responsabilidad, planeación y selección objetiva. 5. ¿Cuál es la política general de contratación de la Caja? Las decisiones y conductas en todo proceso de contratación que adelante COMFENALCO ANTIOQUIA deberán estar siempre soportadas en la ley, en las buenas prácticas, en los contratos celebrados y en las normas que definen el marco interno de actuación. Los empleados tienen el deber de administrar siempre las relaciones contractuales de una forma transparente, responsable y eficiente, velando por el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Caja y exigiendo los derechos que los contratos le han otorgado a la Corporación. En COMFENALCO ANTIOQUIA queda proscrito todo comportamiento o actuación contraria a la ley y el orden público, las buenas costumbres, o que implique el ejercicio abusivo del poder para obtener el beneficio propio o de terceros.
4
6. ¿Cuáles prácticas anticorrupción se adoptan expresamente con este Manual? • • •
• •
•
Asegurar el cumplimiento de las normas anticorrupción. Abstenerse de adelantar cualquier tipo de relación contractual con personas naturales que hayan sido condenadas por actividades ilícitas. Abstenerse de solicitar, aceptar, recibir, ofrecer, prometer, autorizar en forma directa o indirecta dar efectivo, regalos, entretenimiento, ofertas de trabajo, préstamos, favores personales o cualquier cosa de valor tangible o intangible con la finalidad de acceder o incidir en el resultado de un proceso contractual en beneficio propio o de un tercero. Aplicar las limitaciones derivadas de las causales del régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés del Sistema del Subsidio Familiar. Abstenerse de adquirir bienes o servicios a nombre de la Corporación cuando no cuente con la calidad de representante legal o apoderado debidamente autorizado para ello. Abstenerse de prestar servicios o ejecutar contratos que no se ajusten a las leyes, a lo dispuesto en el Manual de Ética y Buen Gobierno, al Manual de Gestión Contra el Riesgo de Fraude, al presente Manual y demás normas que regulan la actividad contractual de la Caja.
7. ¿Cuáles prácticas son prohibidas en los procesos de compras? •
• • • •
Elaborar invitaciones a ofertar, términos de referencia, cláusulas en contratos marco de adhesión o cualquier tipo de documento de selección a la medida de un tercero. Manipular información o condiciones de la contratación para facilitar la adjudicación de un contrato. Filtrar información sensible para el resultado de un proceso de selección. Direccionar un proceso de selección a partir de las especificaciones técnicas, jurídicas o económicas construidas por o para beneficiar a un futuro oferente. Realizar adendas que modifiquen condiciones generales del proceso de selección buscando beneficiar a un proponente en particular o que amplíen injustificadamente términos para presentación de las propuestas.
5
•
• •
Permitir la participación, o su continuidad en el proceso de selección, de terceros que no cumplan con los requisitos exigidos en este Manual, en la invitación a ofertar, los términos de referencia, el contrato marco de adhesión o en cualquier tipo de procedimiento de selección. Influenciar el proceso de evaluación de las propuestas o ajustar los resultados para favorecer alguno de los participantes. Sugerir, pedir o recibir cualquier tipo de comisión en dinero o en especie para favorecer uno o varios proponentes.
8. ¿Dónde podemos denunciar contratación?
incumplimientos
al
manual
de
Al correo lineaetica@comfenalcoantioquia.com, aquí podemos expresar los posibles incumplimientos al manual de contratación que detectemos en nuestro día a día, un equipo se encargará de analizar y evaluar las conductas a la luz del código de ética y buen gobierno de la Caja. 9. ¿Cuáles son los tipos de contrato existen en Comfenalco Antioquia? En la Caja tenemos cuatro grandes grupos de contratos: • Contratos de Egreso: Son los contratos que se generan para la compra de bienes o servicios, arrendamientos, consultorías y todos aquellos que generen una salida de dinero de la Caja. • Contratos de Administración: Son contratos que se realizan en la Caja con el fin de poder operar, muchas veces no representan una salida de dinero. • Contratos de Ingreso: Son los contratos que generan un beneficio económico a la Corporación, aquellos que garantizan la permanencia de la Caja en el tiempo. • Contratos de Asociación: Son aquellos que firmamos con un tercero, con el fin de beneficiar a la comunidad, son los que permiten ejecutar la razón de ser de nuestra Caja.
6
10.
¿Quién en la Caja participa en la celebración de los contratos de Egreso?
•
Todas las áreas de la Caja que requieran adquirir bienes o servicios serán los responsables de liderar el proceso para la satisfacción de la necesidad. El departamento de Logística será el encargado de buscar en el mercado el proveedor que satisfaga la necesidad del área. El departamento de Proyecciones Financieras, se encarga de evaluar la viabilidad financiera del negocio. El departamento Jurídico se encargará de la elaboración del contrato, una vez el Departamento de Logística y el área que tiene la necesidad determinen la forma de selección del proveedor. El área que reciba el servicio, será el responsable de realizar el seguimiento y control al contrato.
• • •
•
11.
¿Quién en la Caja participa en la celebración de los contratos de Ingreso y Asociación?
•
La etapa precontractual corresponde al área de la Gerencia Comercial, Gerencia de Servicios Sociales o Gerencia de Servicios Inmobiliarios que identifiquen una oportunidad de negocio o de asociación. El Departamento de Logística realizará las compras necesarias para poder prestar servicios. El Departamento de Proyecciones Financieras evalúa la viabilidad financiera del negocio. El Departamento Jurídico evaluará la viabilidad legal y jurídica del negocio, con el fin de proteger a la Caja en la ejecución del contrato. De igual forma, gestionará las garantías que solicite el cliente o el asociado. El área que presta el servicio o coordine el convenio, será el responsable de realizar el seguimiento y control al contrato.
• • •
•
7
12.
¿Quién realiza el seguimiento a los contratos de la Caja?
En Comfenalco Antioquia el seguimiento y control a la ejecución los contratos está a cargo de: •
•
•
13.
Supervisor. Empleado designado por la Caja para realizar el seguimiento y control a la ejecución, liquidación y cierre de los contratos, bien sea en calidad de supervisor líder o concurrente. Equipo interno de interventoría. Grupo de empleados adscritos al Departamento Jurídico que cumplen funciones de seguimiento y control al correcto ejercicio de supervisión, al cumplimiento de la interventoría externa, y la evaluación al desempeño del proceso de supervisión e interventoría de contratos en la Corporación. Interventor. Persona natural o jurídica contratada por Comfenalco Antioquia para realizar seguimiento técnico especializado al cumplimiento de los contratos. ¿Qué es el Comité de Contratación?
Es un equipo interdisciplinario responsable de definir las políticas, los criterios y las estrategias que permitan a la Caja cumplir con el Manual de Contratación. Conformado por el Secretario General, el Gerente Administrativo Financiero y el Gerente de Desarrollo Corporativo. 14.
¿Qué debo tener presente para adquirir un bien o servicio?
Para adquirir bienes o servicios debo tener presente varios aspectos, pero principalmente, si se encuentra en el Plan anual de Adquisiciones, pero ¿Qué es esto? Antes de continuar definamos que es. El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta de control que está amarrada al plan de inversiones, con el fin de realizar una gestión eficiente del recurso de la Caja. En este se encuentran las compras transversales a toda la Caja, las compras de los proyectos de inversión y lo que necesita cada gerencia. Si lo que necesito adquirir no se encuentra en este plan, necesitamos del Departamento de Logística para encontrar en el mercado un proveedor que cumpla con los requisitos. Esto se realiza a través de un estudio de mercados. 8
De igual forma, debemos garantizar que tenemos el recurso financiero para la compra, esto lo validamos a través de la Constancia de Disponibilidad Presupuestal, documento que venimos utilizando en Comfenalco Antioquia desde enero de 2016. 15.
¿Quién autoriza la compra de bienes o servicios?
a) Nivel de autorización otorgado por la Asamblea General de Afiliados: Monto Máximo por Nivel Ordenador del gasto Transacción Directivo Director Administrativo y Podrá ordenar el gasto por Director Administrativo cualquier cuantía en forma Suplente. autónoma hasta 2.000 SMMLV. Montos superiores requieren autorización previa del Consejo Directivo. b) Nivel de autorización otorgado por el Director Administrativo: Monto Máximo por Transacción del Nivel Podrán ordenar el gasto hasta 500 y Secretario SMMLV.
Nivel
Ordenador del gasto
Directivo
Gerentes Corporativo General. Jefe Departamento de Logística. Jefes de Departamento y Gerentes Regionales. Coordinador de Abastecimiento Gerentes de Parques y Hoteles y Coordinadores Administrativos y Financieros de las Sedes Regionales.
Directivo Medio
Coordinadores
9
Podrá ordenar el gasto hasta 200 SMMLV. Podrán ordenar el gasto hasta 50 SMMLV. Podrá ordenar el gasto hasta 50 SMMLV. Podrán ordenar el gasto hasta 20 SMMLV.
16.
¿Cómo Antioquia?
se
seleccionan
los
proveedores
en
Comfenalco
A través de los siguientes mecanismos, cada uno con su propio cronograma de trabajo establecido por el Departamento de Logística: • Concurso abierto. • Convocatoria con precalificación. • Instrumentos de agregación de demanda. • Selección Directa. 17.
¿Cómo se formaliza la relación con un proveedor?
Existen dos formas de formalizar esta relación, a través de un pedido de compra, si la adquisición no supera 50 SMMLV, o a través de un contrato. Si la formalización es a través del contrato, el Departamento de Logística es quien solicita al Departamento Jurídico la elaboración del contrato, una vez se reúne la documentación exigida y el cumplimiento de todos los pasos del proceso, recuerda todas las áreas que participan del mismo. 18.
¿Quién realiza el seguimiento a la relación con el proveedor?
La Secretaría General nombrará un supervisor en el área que está recibiendo el servicio, posterior a la aprobación de las garantías entregadas por el proveedor y la firma del acta de inicio; para que se encargue de todo el seguimiento y control de esta relación. El supervisor tendrá la obligación de realizar un seguimiento técnico al objeto del contrato y sus obligaciones, administrar el recurso disponible, entregar los informes solicitados, y garantizar que el proveedor cumpla con lo que se comprometió a la firma del contrato y velar porque se le pague al proveedor por lo efectivamente desarrollado. De esta forma ayudamos a la continuidad de la Caja cuidando uno de los recursos más importantes, los aportes de los afiliados. 19.
¿Cómo logramos contratos que generen ingreso para la Caja?
Por la gestión de la fuerza de ventas y con la revisión de convocatorias públicas y privadas, ten presente, para participar en estas convocatorias necesitas conocer los indicadores 10
financieros solicitados por el contratante y revisar si los que tiene la Caja actualmente le permite participar. 20.
¿Cómo se presenta la Caja ante un posible cliente o socio?
Nos presentamos a través de propuestas de servicios u ofertas, estás se vuelven ley entre las partes por lo que debes garantizar que todas las propuestas que recibe un posible cliente cuentan con visto bueno técnico de quien va a prestar el servicio, si no supera los 50 SMMLV, de superar esta cuantía deben tener visto bueno técnico, financiero y jurídico; y si supera 2000 SMMLV debe contar con autorización expresa del Consejo Directivo. 21.
¿Cómo contratar con un cliente o socio?
Existen dos formas de formalizar esta relación, a través de órdenes de servicio generadas por Comfenalco Antioquia, las cuales deben estar firmadas solamente por quien tenga facultades para hacerlo en el cliente, o a través de un contrato. Si la formalización es a través del contrato, las coordinaciones administrativas y financieras de cada regional, o las áreas técnicas de servicio, solicitan al Departamento Jurídico la elaboración o revisión del contrato, una vez se reúne la documentación exigida y el cumplimiento de todos los pasos del proceso, recuerda todas las áreas que participan del mismo. Ten presente, si se trata de entidades públicas o estatales, siempre deben firmar un contrato. Si estos contratos se encuentran cargados en SECOP II corresponderá al Departamento Jurídico cargar la información entregada por las áreas. 22.
¿Quién realiza el seguimiento a la relación contractual con el cliente o asociado?
La Secretaría General, nombrará un supervisor en el área que está entregando el servicio o coordinando el convenio para que se encargue de todo el seguimiento y control de esta relación. El supervisor tendrá la obligación de realizar un seguimiento técnico al objeto del contrato y sus obligaciones, administrar el recurso disponible entregado por el asociado o controlando los egresos de la prestación de servicio, entregar los informes solicitados por el cliente o el asociado, y garantizar que la Caja cumpla con lo que se comprometió a la firma del contrato y velar porque se le pague a la Caja lo establecido en el contrato.
11
Si no encuentras respuesta a tus inquietudes por favor descarga el manual de contratación de la Caja y recuerda que el manual de contratación es un documento de obligatorio cumplimiento para todos.
SI TIENES DUDA O INQUIETUDES SOBRE ESTE TEMA Y EN GENERAL SOBRE EL NUEVO MANUAL DE CONTRATACIÓN, PUEDES COMUNICARTE DIRECTAMENTE CON EL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN JURÍDICA DE LA CAJA.
12