Ο
Π Α Σ ΔΗΓΟ
Ν Ω Λ ΟΣΤΟ
Συγγραφή Βασίλης Μόρντο Νίκος Αβραμίδης Τεχνική Επιμέλεια Βασίλης Τσενές Σεπτέμβριος 2017
2
Συντονισμός και προετοιμασία ελληνικών αποστολών σε συνέδρια του εξωτερικού Ο συντονισμός και η προετοιμασία μιας αποστολής είναι μια διαδικασία που απαιτεί εξαιρετική συνεργασία και ροή των πληροφοριών μεταξύ όλων των εμπλεκομένων (μαθητές, γονείς, καθηγητές, Head-Organisers των αντίστοιχων συνεδρίων και το ίδιο το EYP Greece που έχει καθήκον να προετοιμάσει την αποστολή). Το σύνολο της διαδικασίας ονομάζεται Coordina�ng.
Υπεύθυνος Αποστολών – Na�onal Coordinator Ο Υπεύθυνος Αποστολών – σύμφωνα και με το ψήφισμα του ΔΣ 2006-07 όπου αναφέρεται ως «Υπεύθυνος Αποστολών Εξωτερικού» - είναι μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου. Συνήθως, υπάρχουν δύο υπεύθυνοι αποστολών μέσα στο εκάστοτε Διοικητικό Συμβούλιο, ο ένας υπεύθυνος για τη Νότια Ελλάδα (κυρίως για την Αθήνα) και ο άλλος υπεύθυνος για τη Βόρεια Ελλάδα (κυρίως για τη Θεσσαλονίκη). Καθήκον του Υπεύθυνου Αποστολών είναι να προωθούνται οι επιτυχόντες των ελληνικών Εθνικών Συνδιασκέψεων Επιλογής σε συνόδους του εξωτερικού (Regional Sessions, Na�onal Sessions, Interna�onal Fora), συμπεριλαμβανομένων των εκάστοτε Διεθνών Συνόδων (Interna�onal Sessions).
Ο Υπεύθυνος Αποστολών: i. Ελέγχει το email του Σωματείου για προσκλήσεις σε συνόδους του εξωτερικού, ii. Επικοινωνεί με την οργανωτική επιτροπή της εκάστοτε συνόδου του εξωτερικού, ρωτώντας πόσους delegates μπορούν να δεχτούν από εμάς, προσπαθώντας να κρατήσει ικανοποιητικό αριθμό θέσεων, iii. Επικοινωνεί με τη λίστα επιτυχόντων από τη χρονικά αντίστοιχη ελληνική Εθνική Συνδιάσκεψη Επιλογής και, με λίστα προτεραιότητας, ενημερώνει τους επιτυχόντες για την αντίστοιχη σύνοδο, iv. Συνεχίζει την επικοινωνία με τους οργανωτές της ξένης συνόδου,και παίρνει πληροφορίες για registra�on, par�cipa�on fees, topics, travel details κ.α., τα οποία και προωθεί στον Academic Coordinator, v. Σε συνεργασία με τους delegates έρχεται σε επικοινωνία με τους καθηγητές που ενδιαφέρονται να συνοδέψουν την αποστολή και βρίσκει τον πλέον κατάλληλο για να συνοδέψει την αποστολή. Είναι πάγια πολιτική του Σωματείου μας να υπάρχει συνοδός στις αποστολές μας, κατά προτίμηση καθηγητής. Αξίζει να σημειωθεί πως σε περιπτώσεις που δε βρίσκεται εύκολα ο συνοδός καθηγητής, ενημερώνονται σχετικά οι γονείς και βρίσκεται κάποια λύση π.χ. κάλυψη μέρους ή ολόκληρου του ποσού που χρειάζεται για τη συμμετοχή στην αποστολή που ενδεχομένως να αποτελέσει κίνητρο για κάποιον καθηγητή να συμμετάσχει. Εναλλακτικά, επιλέγεται είτε κάποιος σχετικά έμπειρος Έλληνας συμμετέχοντας άνω των 18 που βρίσκεται στη συγκεκριμένη σύνοδο σαν official είτε κάποιος γονέας,
3
vi. Eνημερώνει τους γονείς και απαντά σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις τους τονίζοντας τις ευθύνες που έχει το ελληνικό σωματείο, ο συνοδός καθηγητής και οι οργανωτές του συνεδρίου, vii. Ενημερώνει γονείς και υποστηρίζει την έκδοση της Ευρωπαικής Κάρτα Ασφάλισης ή σε περίπτωση που η αποστολή πηγαίνει σε χώρα που δεν καλύπτεται ξεχωριστής ταξιδιωτικής ασφάλισης, viii. Ενορχιστρώνει τη μεταφορά των fees για τα Interna�onal Sessions στο εξωτερικό σε συνεργασία με τον Ταμία του σωματείου, ix. Συγκεντρώνει από γονείς, παιδιά και συνοδούς τα στοιχεία επικοινωνίας τους (σταθερό, κινητό και email) και στη συνέχεια τα μοιράζεται με όλους τους προαναφερθέντες, x. Σε συνεννόηση με τους γονείς, βρίσκει και κλείνει εισιτήρια στα συνεργαζόμενα με το σωματείο πρακτορεία ταξιδιού. Για το έτος 2017, τα συνεργαζόμενα ταξιδιωτικά γραφεία είναι το Arimar Travel (κ. Κουλπαλίδη) και Travel Mall (κ. Παπαδάκη) για Αθήνα & Travel Look για Θεσσαλονίκη, ενω ανανεωμένα στοιχεία επικοινωνίας μπορείτε να βρείτε με μία γρήγορη έρευνα στο Google, xi. Εξακριβώνει το καθεστώς μεταφοράς μαθητών στο εξωτερικό μέσω των αρμόδιων υπηρεσιών Δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης και όλων των τυπικών λεπτομερειών, xii. Είναι υπεύθυνος για τη συλλογή και συμπλήρωση από όλους τους γονείς μιας υπεύθυνης δήλωσης, που έχει πιστοποιηθεί στα ΚΕΠ ή στο αστυνομικό τμήμα, που ουσιαστικά μεταβιβάζει την ευθύνη μεταφοράς των παιδιών από το συνοδό προς τους ιδίους. Το κείμενο π.χ. για την περίπτωση του IF Riva Del Garda 2016 ήταν το εξής: “Επιτρέπω στο/στην γιο/κόρη μου ...... να συμμετάσχει στο Διεθνές Φόρουμ Riva Del Garda 2016 και για το σκοπό αυτό να ταξιδέψει από 6 Νοεμβρίου 2016 μέχρι 12 Νοεμβρίου 2016 στη Riva Del Garda της Ιταλίας μέσω Μιλάνου με τη συνοδεία των κυριών Κοντογιάννη και Καρκαντίδου. Έχω λάβει γνώση του προγράμματος και συναινώ στη συμμετοχή του σε όλες τις δραστηριότητες.”
Academic Coordinator Η θέση του Academic Coordinator ανατίθεται σε κάποιον μετά από πρόταση του Διοικητικού Συμβουλίου. Ο Academic Coordinator, συνήθως μη μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου, έχει κάποια εμπειρία chairing, έχει κάποια σωματειακή εμπειρία όπως και μια τουλάχιστον εμπειρία συμμετοχής σε σύνοδο του εξωτερικού. Αρμοδιότητα του Academic Coordinator είναι ο συντονισμός της κάθε αποστολής (delega�on) που φεύγει για το εξωτερικό με έμφαση στο ακαδημαϊκό σκέλος της προετοιμασίας τους. Οι delegates,στο τέλος του coordina�ng, θα πρέπει να είναι επαρκώς ενημερωμένοι για το θέμα της επιλογής τους, να έχουν γνώση του τι συνιστά μια σύνοδος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Νέων στο εξωτερικό και ποια θα πρέπει να είναι η συμπεριφορά τους, καθώς επίσης θα πρέπει να έχουν γίνει μια δεμένη ομάδα, ένα delega�on. Για να τα επιτύχει αυτά, ο Academic Coordinator: i. Καθορίζει έναν αριθμό συναντήσεων, ανάλογα με την διαθεσιμότητα των delegates, όπου
4
πραγματοποιείται ο βασικός κορμός του coordina�ng, ii. Βρίσκει/επιλέγει προσεκτικά coordinators και τους αναθέτει σε κάθε delegate. Συνίσταται η χρήση της διεύθυνσης email που έχει φτιαχτεί για το σκοπό αυτό και είναι η εξής: coordinating@eypgreece.org, iii. Εξηγεί στους coordinators ποια είναι η δουλειά τους και πώς θα ήθελε να την κάνουν, θέτοντας όρια στην ελευθερία του τρόπου δράσης που έχει ο κάθε coordinator, iv. Συνεργάζεται με τον υπεύθυνο αποστολών, διοχετεύοντας στους delegates τις απαραίτητες πληροφορίες για το συνέδριο, τα topics, κ.α.
Coordina�ng - Η διαδικασία O Academic Coordinator αναλαμβάνει το συντονισμό των μαθητών – μελών της αποστολής και των υπόλοιπων coordinators. Για να το πετύχει, θα πρέπει ταυτόχρονα να είναι αρκετά προσιτός ώστε να κερδίζει την συμπάθεια και την εμπιστοσύνη των delegates, αλλά και αρκετά σοβαρός ώστε να ολοκληρώνεται εγκαίρως και σωστά η δουλειά που του έχει ανατεθεί. Παρακάτω παρατίθενται κάποιες σχετικές προτάσεις ανά συνάντηση. Φυσικά, κάθε Academic Coordinator μπορεί να διαμορφώσει τη δομή του coordina�ng σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες και τα παρακάτω είναι απλά ένα από τα παραδείγματα που έχουν εφαρμοστεί στο παρελθόν με επιτυχία. Στο παράδειγμα, ο αριθμός των συναντήσεων είναι ενδεικτικός για την προετοιμασία αποστολών σε Διεθνείς Συνόδους. Η δομή των συναντήσεων δεν είναι υποχρεωτικό να έχει την παρακάτω μορφή.
1η Συνάντηση Η πρώτη συνάντηση πραγματοποιείται παρουσία μαθητών, γονέων και υποψήφιων συνοδώνκαθηγητών. Παρόντες είναι οι υπόλοιποι coordinators και ο Υπεύθυνος Αποστολών ή κάποιο άλλο μέλος του ΔΣ και ο υπεύθυνος αποστολών της περιοχής. Σε αυτή τη συνάντηση : Ο Υπεύθυνος Αποστολών/το μέλος του ΔΣ ενημερώνει τους παρευρισκόμενους για το τι είναι το EYP. Γίνεται προσπάθεια ώστε στη συνάντηση αυτή να βρίσκονται και άλλα μέλη του Δ.Σ., ο Academic Coordinator αλλά και ο συνοδός καθηγητής. Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στο θέμα των ευθυνών: πού ξεκινούν και πού σταματούν οι ευθύνες του Σωματείου όσον αφορά την προετοιμασία του delega�on και κυρίως όσον αφορά το ταξίδι της αποστολής στη Διεθνή Σύνοδο, καθώς και ποιες είναι οι ευθύνες των γονέων και ποιες είναι οι ευθύνες του καθηγητή-συνοδού. Επίσης, ενημερώνει για τη βασική δομή της συνόδου. Τέλος: i. Ενημερώνει τους γονείς για τα οικονομικά ζητήματα (εισιτήρια, κόστος συμμετοχής, λοιπά έξοδα), ii. Συγκεντρώνει στοιχεία των γονέων (όνομα, τηλέφωνο, e-mail) όπως και αυτά των μαθητών για να δημιουργήσει μια λίστα επαφών που θα περιλαμβάνει και στοιχεία των coordinators,
5
iii. Ενημερώνει τους γονείς για τον αριθμό και τη διάρκεια των συναντήσεων. Π.χ. 3-4 επιπλέον συναντήσεις των δύο ωρών αρκούν για την προετοιμασία μιας αποστολής σε Διεθνή Σύνοδο. Τονίζει ότι η μέρα και η ώρα είναι θέμα που αποφασίζουν τα παιδιά καθώς έχουν σχολικές υποχρεώσεις. Στην ακριβώς επόμενη συνάντηση, παρουσιάζει τους υπόλοιπους coordinators ονομαστικά, με την ιδιότητα/επάγγελμά τους και τονίζει την εμπειρία που έχουν στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο Νέων. Γενικά, οι υπόλοιπες συναντήσεις είναι καλό να έχουν μια δομή που θα βοηθήσει τα παιδιά να γνωριστούν μεταξύ τους, αλλά και να καταρτιστούν τόσο στο θέμα τους όπως και γενικότερα στους θεσμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Έτσι, στην πρώτη συνάντηση ή με email, ζητείται από τα παιδιά να ετοιμάσουν μια παρουσίαση Power Point για το θέμα της συνόδου-session theme (5διαφάνειες, 5λεπτά,στα ελληνικά), μιας και δε θα έχουν ανακοινωθεί τα θέματα των επιτροπών (topics). Από τη στιγμή που έχει αποφασιστεί ποιος θα είναι ο καθηγητής-συνοδός τότε είναι απαραίτητο το Διοικητικό Συμβούλιο να αποστείλει στα σχολεία των παιδιών του delega�on τα ακόλουθα: i. Υπεύθυνη Δήλωση (Άρθρο8 Ν.1599/1986) η οποία υπογράφεται από τον/την συνοδό καθηγητή/-ρια, ii. Βεβαίωση του Προέδρου του ΕΚΝΕ ότι οι συγκεκριμένοι ν μαθητές επελέγησαν να εκπροσωπήσουν την Ελλάδα στη ΧΧ Διεθνή Σύνοδο συνοδευόμενοι από τον/την καθηγητή/-ρια ΤΑΔΕ, iii. Πρόσκληση από την οργανωτική επιτροπή της Χχης Διεθνούς Συνόδου προς τους επιλεγέντες delegates (ελληνική αποστολή), iv. Πρόγραμμα της συνόδου. Συνήθως η διοργανωτική επιτροπή έχει ήδη δημοσιεύσει κάποιο πρόγραμμα της Διεθνούς Συνόδου. Είναι χρήσιμο να προωθηθεί προς τα σχολεία, πέρα από γονείς και delegates.
2η Συνάντηση
Tips
Εδώ οι delegates και οι coordinators μπορούν να παίξουν κάποιο παιχνίδι teambuilding.
Η αναλογία μαθητών – coordinators είναι 1 προς 1.
Οι delegates κάνουν τις θεματικές παρουσιάσεις, ενώ κάποιος από τους coordinators αναλαμβάνει να μιλήσει για την Ε.Ε. και τους θεσμούς της (υπάρχει σχετικό ppt).
Στο μέρος όπου θα πραγματοποιούνται οι συναντήσεις καλό είναι να γίνεται κράτηση μια μέρα πριν και να υπάρχει ησυχία ώστε οι delegates να μπορούν να συγκεντρωθούν και να μιλήσουν με ευκολία με τον coordinator τους.
Όταν ο Υπεύθυνος Αποστολών προωθήσει τα θέματα των επιτροπών στον Academic Coordinator, αυτός τα στέλνει με email στους delegates και τους coordinators ξεχωριστά, ζητώντας λίστα προτίμησης. Κάνει την κατανομή σύμφωνα με τις προτιμήσεις του καθενός και έτσι προκύπτουν τα ζευγάρια. Μπορεί να ζητήσει επιπλέον από τους delegates να προετοιμάσουν από μια παρουσίαση για το θέμα τους.
Οι coordinators πρέπει να διατηρούν το στοιχείο της έκπληξης και να μην αναλύουν εξονυχιστικά ό,τι πρόκειται να γίνει στη σύνοδο. Οι coordinators είναι προφανές ότι επιλέγουν θέμα σύμφωνα με τις προτιμήσεις τους στο ίδιο το θέμα και χωρίς να γνωρίζουν ποιος είναι ο αντίστοιχος delegate.
6
3η Συνάντηση Στην Τρίτη συνάντηση κι εφόσον έχουν ανακοινωθεί τα θέματα των επιτροπών γίνεται παρουσίαση από τους μαθητές των θεμάτων τους με Power Point (5 διαφάνειες, 5 λεπτά, στα αγγλικά). Αν υπάρχει χρόνος, παίζουν κάποιο παιχνίδι teambuilding.
4η Συνάντηση Στην τέταρτη συνάντηση οι coordinators συζητούν με τα παιδιά έχοντας κάνει έρευνα και οι ίδιοι για το θέμα.
5η Συνάντηση Στην πέμπτη συνάντηση (τελευταία) συζητούν πάλι για τα θέματα. Επίσης, γίνεται ο συντονισμός της ομάδας για την προετοιμασία του Eurovillage. Σημαντικό είναι να παρευρίσκεται σε αυτή την συνάντηση και ο συνοδός-καθηγητής.
Γενικά, αξίζει να σημειωθεί πως αν κάποιος συμμετέχοντας αδυνατεί να παραστεί στις συναντήσεις ή και μόνο σε μία σημαντική συνάντηση (π.χ. γιατί σπουδάζει στο εξωτερικό), συνήθως δίνεται η δυνατότητα επικοινωνίας με τον υπεύθυνο αποστολών, τον Academic Coordinator και τον Coordinator μέσω skype. Είναι ευνόητο ότι οι ίδιες διαδικασίες ακολουθούνται και στην περίπτωση που η Διεθνής Σύνοδος διοργανώνεται από το EYP Greece.
7